W programie możliwe jest przesyłanie do KSeF informacji dotyczących JST powiązanych z fakturą. Funkcjonalność umożliwia spełnienie wymogów KSeF w zakresie identyfikacji podmiotów publicznych oraz ich relacji z jednostkami podległymi.
Formularz kontrahenta
Na formularzu kontrahenta, w zakładce [Ogólne], w sekcji Centralizacja jednostek budżetowych, dostępne jest pole Identyfikator wewnętrzny. Umożliwia ono uzupełnienie danych identyfikatora wewnętrznego firmy co pozwala na obsługę scenariusza, w którym jednostka podległa występuje jako odbiorca faktury.
Wysyłka dokumentu do KSeF
Jednostka budżetowa w roli sprzedawcy
Dla jednostek organizacyjnych pełniących rolę sprzedawcy należy wskazać jednostkę nadrzędną. W menu Start/Konfiguracja/Firma/Pieczątka Firmy – jednostka samorządowa możliwe jest uzupełnienie danych jednostki nadrzędnej – ręcznie lub poprzez zaczytanie z bazy REGON.
Podczas wystawiania faktury jako sprzedawca wykazywana jest jednostka nadrzędna, natomiast informacje o podmiocie podległym zostaną przeniesione na dokument handlowy do zakładki [KSeF], do podzakładki [Dodatkowe Dane]. Podmiotowi zostanie przypisana rola JST – wystawca.
Podczas wysyłki faktury do KSeF program weryfikuje, czy dla jednostki podległej bez numeru NIP uzupełniono identyfikator wewnętrzny. W przypadku jego braku pojawia się komunikat: Nie uzupełniono numeru NIP lub identyfikatora wewnętrznego dla jednostki budżetowej. Uzupełnij dane w pieczątce firmy. Czy chcesz je wprowadzić? Po wybraniu opcji Tak następuje automatyczne przejście do pieczątki firmy, gdzie można wprowadzić brakujące dane. Wybranie opcji Nie powoduje zamknięcie okna.
Aby jednostka samorządowa mogła przesłać fakturę do KSeF, musi posiadać odpowiednie uprawnienia nadane w KSeF przez jednostkę nadrzędną.
Jednostka budżetowa w roli kupującego
Na formularzu kontrahenta, w zakładce [Ogólne], w sekcji Centralizacja jednostek budżetowych, dostępne jest pole Identyfikator wewnętrzny. Dostępność pola umożliwia prawidłowe odwzorowanie relacji jednostki podległej względem jednostki samorządu terytorialnego (JST). W przypadku wystawiania faktury sprzedaży na jednostkę podległą (np. szkołę), kartoteka kontrahenta powinna zostać skonfigurowana w taki sposób, aby kontrahent jednostki podległej był przypisany do centralizacji podmiotów budżetowych — czyli podlegał jednostce nadrzędnej (JST). Dzięki temu możliwe jest poprawne przekazywanie danych do KSeF zgodnie z obowiązującą strukturą.
Podczas wskazywania dodatkowego podmiotu na dokumencie handlowym na zakładce [KSeF] w pionowej podzakładce [Dodatkowe dane] dane identyfikacyjne są automatycznie pobierane z karty kontrahenta.
Jeżeli kontrahent na swojej kartotece posiada uzupełniony Identyfikator wewnętrzny wówczas zostanie on przeniesiony na zakładkę [Dodatkowe dane] do pola Dane identyfikacyjne. Jeśli natomiast na karcie kontrahenta nie został uzupełniony Identyfikator wewnętrzny, do pola Dane identyfikacyjne zostanie przeniesiony numer NIP.
Integracja programu z KSeF pozwala na obsłużenie wysyłki części pól opcjonalnych. Od wersji 2026.1.1 umożliwione zostało przekazywanie informacji o następujących polach:
Okres umowy
Na dokumentach handlowych, w zakładce [KSeF] w podzakładce [Dodatkowe dane], dodano możliwość określania okresu obowiązywania umowy – czyli przedziału dat, którego dotyczy faktura. Wprowadzone wartości są wysyłane do KSeF i odpowiadają polom P_6_Od (data początkowa) oraz P_6_Do (data końcowa) w strukturze logicznej FA(3). Dzięki temu możliwe jest prawidłowe przesyłanie dokumentów związanych z usługami ciągłymi, abonamentowymi i okresowymi. Należy podkreślić, że wprowadzone daty obowiązują dla całej faktury, a nie osobno dla poszczególnych pozycji. Dodatkowo, jeśli na fakturze wprowadzono okres obowiązywania umowy, podczas wysyłki faktury do KSeF nie jest przekazywana data sprzedaży podana na zakładce [Ogólne] formularza dokumentu.
GTU i Procedury
Na formularzu karty cennikowej na zakładce [Dodatkowe] została dodana pionowa podzakładka [KSeF] umożliwiająca przypisanie do towaru kodu GTU oraz procedury przewidzianej w strukturze e-faktur. We wskazanych polach istnieje możliwość wybrania z listy odpowiednich wartości, które są zgodne z danymi udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów.
W momencie dodania towaru na dokument kod GTU oraz procedury są automatycznie przenoszone na formularz faktury na zakładkę [Atrybuty/JPK] oraz dodatkowo na formularz pozycji dokumentu na zakładkę [KSeF]. Jeżeli jednak kod GTU lub procedura zostanie później zmieniona z poziomu formularza pozycji dokumentu, to zmiana ta nie jest przenoszona na zakładkę [Atrybuty/JPK] formularza faktury. Oznacza to, że do KSeF zawsze trafią dane widoczne bezpośrednio na pozycji dokumentu w zakładce [KSeF], nawet jeśli różnią się od wartości przypisanych na karcie cennikowej.
W związku z dodaniem nowej podzakładki [KSeF] z formularza kartoteki cennikowej usunięta została sekcja JPK_V7 dostępna dotychczas na zakładce [Dodatkowe].
PKWiU
Jeśli na pozycji faktury wprowadzono PKWiU, dane te zostaną przekazane wraz z fakturą do systemu KSeF.
