Aby dokument mógł zostać poprawnie przyjęty przez system KSeF, sprzedawca musi uprzednio nadać nabywcy odpowiednie uprawnienie do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania bezpośrednio w systemie KSeF. W przypadku braku odpowiednich uprawnień dokument zostanie odrzucony podczas wysyłki z poziomu programu.
Zasady wystawiania dokumentów
Aktywacja trybu
Na formularzu faktury zakupu oraz korekt do niej, na zakładce [Ogólne], dostępny jest parametr Samofakturowanie. Parametr ten jest aktywny wyłącznie dla dokumentów znajdujących się w buforze.
Wygląd dokumentu
Po aktywacji tego parametru zakładka [KSeF] na dokumencie zmienia swój układ na analogiczny do tego, który występuje na dokumentach sprzedażowych. Jej szczegółowy opis znajduje się w artykule: Zakładka [KSeF] na dokumentach sprzedażowych
Dane wysyłane do KSeF:
Podmioty: Następuje zamiana ról – do sekcji Nabywca (Podmiot 2) pobierane są dane własne z pieczątki firmy, natomiast do sekcji Sprzedawca (Podmiot 1) przekazywane są dane kontrahenta wskazanego na fakturze zakupu
Numer faktury: System wysyła do KSeF wyłącznie wartość wprowadzoną w polu Numer obcy. Numer systemowy dokumentu pełni jedynie funkcję techniczną
Adnotacje: Pole Adnotacja (P_17) automatycznie przyjmuje wartość „1”, co wskazuje na tryb samofakturowania
Brak rachunku: Podczas wysyłki dokumentu do KSeF nie jest przesyłana sekcja dotycząca rachunku bankowego
Walidacja błędów i sposoby wysyłki
Przed wysyłką do KSeF system zweryfikuje poprawność danych i zablokuje operację, jeśli brakuje: Wysyłka do KSeF odbywa się: Faktury korygujące Dla korekt wystawianych do dokumentów w trybie samofakturowania parametr Samofakturowanie zaznaczany jest automatycznie, bez możliwości jego edycji. Przed wysłaniem korekty do KSeF system weryfikuje posiadanie numerów NIP oraz wypełnienie pola Numer obcy. Operacje na liście faktur zakupu Na liście faktur zakupu, w menu rozwijalnym pod ikoną KSeF, dostępna jest dedykowana sekcja Samofakturowanie. Udostępnia ona dwie opcje: Import z KSeF faktur wystawionych metodą samofakturowania Przebieg procesu importu zależny jest od roli, w jakiej występuje dana firma: Import jako sprzedawca (podmiot, w imieniu którego wystawiono fakturę) Faktury pobierane są do zakładki [Sprzedaż] na liście faktur z KSeF. Import jako nabywca (podmiot wystawiający fakturę)
System automatycznie weryfikuje na podstawie numeru KSeF czy w rejestrze VAT sprzedaży widnieje już powiązany dokument.
Jeśli dokument zostanie odnaleziony to na liście faktur z KSeF automatycznie otrzymuje kwalifikację Do rejestru VAT, oraz status V.
Jeśli program nie odnajdzie dopasowania wówczas dokument otrzyma status Niezakwalifikowany, a użytkownik może przenieść go ręcznie do rejestru VAT.
Faktury pobierane są do zakładki [Zakup] na liście faktur z KSeF.
Po pobraniu faktury system na podstawie numeru KSeF weryfikuje czy w module Handel, na liście faktur zakupu znajduje się podobny dokument.
Jeśli dokument zostanie odnaleziony to na liście faktur z KSeF automatycznie uzyskuje kwalifikację Do Handlu, oraz status FZ.
Jeżeli dokumentu nie odnaleziono na liście faktur zakupu w Handlu system weryfikuje, czy w rejestrze VAT zakupu istnieje zapis z identycznym numerem KSeF.
Jeśli dokument zostanie odnaleziony w rejestrze VAT to na liście faktur z KSeF automatycznie uzyskuje kwalifikację Do rejestru VAT, oraz status V.
W sytuacji braku jakiegokolwiek automatycznego dopasowania, faktura uzyska status Niezakwalifikowany, a użytkownik będzie mógł przenieść ją ręcznie do Handlu lub do rejestru VAT.
