U Klienta Biura rachunkowego pracującego w Comarch ERP Optima w menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja zakładka Ogólne, po wykonaniu prawidłowej aktywacji konta IWD, w polu Oddział powinien być widoczny prawidłowy symbol oddziału oraz w polu Adres prawidłowy adres tego odziału – adres Klienta.

W menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja zakładka Klienci w kolumnie:

Wymieniam dane – wybrać <z Biurem Rachunkowym>,

Numer Klienta (ID) z którym wymieniam dane –  wprowadzić numer ID Klienta Comarch Biura Rachunkowego,

Odział z którym wymieniam dane – wpisać symbol odziału Biura Rachunkowego,

Aplikacja Klienta -wybrać <Optima>.

W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona pojawia się informacja Aktywna wymiana danych przez serwer Comarch, w sekcji Praca Rozproszona zaznaczony pozostaje parametr sprzedaż/płace.

Internetowa wymiana dokumentów (IWD) to mechanizm umożliwiający elektroniczną współpracę przez Internet pomiędzy klientem a biurem rachunkowym.

Proces ten opiera się na wymianie danych poprzez pliki w strukturze pracy rozproszonej i działa w następujący sposób:

• Klient pracujący w aplikacji Comarch Bettefly lub Comarch ERP Optima wysyła ze swojej firmy dokumenty, które w formie zaszyfrowanej i podpisanej paczki trafiają na serwery Comarch.
• Biuro rachunkowe pobiera te paczki z serwerów Comarch i wczytuje je bezpośrednio do firmy Klienta na własnej instalacji programu Comarch ERP Optima.

Wymiana działa w obu kierunkach – Biuro rachunkowe może w analogiczny sposób przesyłać dane do klienta, informując go np. o wysokości podatków i opłat do zapłaty.

W ramach IWD użytkownicy mogą nie tylko wysyłać i odbierać dokumenty, ale również przeglądać dołączone do nich załączniki i notatki. Cały proces eksportu i importu paczek może być realizowany automatycznie w określonych odstępach czasu, dzięki usłudze Serwis Operacje Automatyczne.
Rozwiązanie to jest dedykowane dla systemów Comarch ERP Optima oraz Comarch Betterfly.

Jak uruchomić Internetową wymianę dokumentów w Biurze Rachunkowym?

Krok 1

Zarejestruj biuro na portalu iksiegowosc24.pl i przystąp do Programu Partnerskiego

Krok 2

Aktywuj konto Internetowej Wymiany Dokumentów w Comarch ERP Optima

Krok 3

Zamów aplikację Comarch Betterfly dla Klienta a gdy Twój Klient korzysta już z aplikacji Comarch Betterfly lub Comarch Optima dodaj go na listę Moi Klienci

Krok 4

Odbierz lub wyślij dane – automatyczna konfiguracja w Comarch ERP Optima.
Wchodząc do firmy Klienta, do której będą importowane dokumenty. W menu: Rejestry VAT oraz Kasa/Bank, jak również w Preliminarzu płatności i na liście dokumentów w rejestrze VAT dostępna jest sekcja Wymiana danych.

Sekcja zawiera trzy opcje: Wyślij dane, Odbierz dane i Historia wymiany. Wybór jednej z wymienionych opcji spowoduje automatyczną konfigurację Internetowej Wymiany Danych z Klientem oraz uruchomi procedurę wymiany danych.

Wysyłanie i odbieranie możliwe jest również z poziomu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Eksport/Import.
Biuro rachunkowe może zweryfikować konfigurację z Klientem w menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Internetowa Wymiana Dokumentów na zakładce Klienci.

Samofakturowanie to procedura, w której nabywca jest uprawniony do wystawiania faktur sprzedaży w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Poniżej znajduje się szczegółowa instrukcja, jak poprawnie zrealizować ten proces w systemie Comarch ERP Optima.

Krok 1: Nadanie uprawnień w systemie KSeF

Zanim wystawisz pierwszą fakturę, sprzedawca musi nadać Ci odpowiednie uprawnienie do wystawiania faktur w procedurze Samofakturowania bezpośrednio w systemie KSeF. Bez tego dokument wysłany z programu zostanie odrzucony.

W Aplikacji Podatnika KSeF należy wybrać:

Krok 2: Przygotowanie Faktury Zakupu (FZ)

Proces wystawiania dokumentu realizujemy na formularzu faktury zakupu.

1. Otwórz nową fakturę zakupu i na zakładce [Ogólne] zaznacz parametr Samofakturowanie.

2. Parametr ten jest aktywny dla dokumentów znajdujących się w buforze.

3. Uzupełnij pole Numer obcy: Musi on zawierać właściwy numer dokumentu uzgodniony z dostawcą. System przesyła do KSeF wyłącznie wartość z pola Numer obcy (numer systemowy FZ pełni jedynie rolę techniczną).

Krok 3: Zarządzanie danymi na zakładce KSeF

Po zaznaczeniu opcji samofakturowania, zakładka [KSeF] na dokumencie zakupu zmienia swój układ na analogiczny do tego, który występuje na dokumentach sprzedażowych.

Krok 4: Wysyłka faktury do KSeF

Dokument możesz wysłać do KSeF na dwa sposoby:

1. Przy zatwierdzaniu dokumentu: Jeśli operator posiada zaznaczony parametr Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu, faktura zostanie wysłana automatycznie w momencie zatwierdzenia.
2. Ręcznie z listy faktur: Na liście faktur zakupu pod ikoną KSeF dostępna jest dedykowana sekcja Samofakturowanie, zawierająca opcję Wyślij faktury do KSeF.

Podsumowanie: Mapowanie pól w pliku XML

Podczas wysyłki faktury wystawionej w trybie samofakturowania, system automatycznie uzupełnia kluczowe pola struktury KSeF:

Pole KSeF	Opis	Mapowanie dla Faktury Zakupu (FZ)
P_2	Numer faktury	System mapuje wyłącznie wartość z pola Numer obcy.
P_17	Adnotacja	Przyjmuje wartość „1”, co oznacza tryb samofakturowania.
Podmiot1	Sprzedawca	Dane kontrahenta wskazanego na dokumencie FZ.
Podmiot2	Nabywca	Dane własne firmy pobierane z pieczątki.

W tym trybie sekcja rachunku bankowego nie jest wysyłana do KSeF.

Krok 5: Import faktur wystawionych metodą samofakturowania

Proces importu zależy od roli, w jakiej występuje użytkownik systemu:

Oznaczenia dokumentów w pliku JPK:

System automatycznie przypisuje odpowiednie kody dla dokumentów, które nie posiadają standardowego numeru KSeF w momencie księgowania:
OFF – dla faktur wystawionych w trybie offline (np. podczas awarii po stronie podatnika), które posiadają kod QR, ale nie zostały jeszcze przetworzone przez system KSeF.
BFK – dla faktur wystawionych poza systemem KSeF (np. otrzymanych od kontrahentów zagranicznych lub podmiotów zwolnionych z obowiązku korzystania z systemu).
DI – dla dokumentów innych niż faktury, takich jak dokumenty wewnętrzne, dokumenty celne (SAD) oraz zbiorcze raporty z kas fiskalnych (RO).

Kody JPK dotyczące występowania w KSeF mogą być stosowane na następujących typach dokumentów:

Zarządzanie zakresem danych wysyłanych do KSeF odbywa się w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/KSeF

W powyższej lokalizacji znajduje się zakładka [Wysyłanie faktur]. Zawiera ona parametry podzielone na sekcje tematyczne. Zaznaczenie parametru skutkuje przesłaniem danej informacji do KSeF, natomiast jego odznaczenie powoduje pomijanie danego pola. Ponieważ parametry dotyczą pól fakultatywnych (opcjonalnych), ich pominięcie nie wpływa na poprawność dokumentu i nie generuje błędów podczas walidacji w systemie KSeF.

Sekcja: Dane podmiotów – wysyłaj opcjonalne pola

Aby dokument mógł zostać poprawnie przyjęty przez system KSeF, sprzedawca musi uprzednio nadać nabywcy odpowiednie uprawnienie do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania bezpośrednio w systemie KSeF. W przypadku braku odpowiednich uprawnień dokument zostanie odrzucony podczas wysyłki z poziomu programu.

Zasady wystawiania dokumentów

Aktywacja trybu

Na formularzu faktury zakupu oraz korekt do niej, na zakładce [Ogólne], dostępny jest parametr Samofakturowanie. Parametr ten jest aktywny wyłącznie dla dokumentów znajdujących się w buforze.

Wygląd dokumentu
Po aktywacji tego parametru zakładka [KSeF] na dokumencie zmienia swój układ na analogiczny do tego, który występuje na dokumentach sprzedażowych. Jej szczegółowy opis znajduje się w artykule: Zakładka [KSeF] na dokumentach sprzedażowych

Dane wysyłane do KSeF:

Podmioty: Następuje zamiana ról – do sekcji Nabywca (Podmiot 2) pobierane są dane własne z pieczątki firmy, natomiast do sekcji Sprzedawca (Podmiot 1) przekazywane są dane kontrahenta wskazanego na fakturze zakupu

Numer faktury: System wysyła do KSeF wyłącznie wartość wprowadzoną w polu Numer obcy. Numer systemowy dokumentu pełni jedynie funkcję techniczną

Adnotacje: Pole Adnotacja (P_17) automatycznie przyjmuje wartość „1”, co wskazuje na tryb samofakturowania

Brak rachunku: Podczas wysyłki dokumentu do KSeF nie jest przesyłana sekcja dotycząca rachunku bankowego

Walidacja błędów i sposoby wysyłki

Przed wysyłką do KSeF system zweryfikuje poprawność danych i zablokuje operację, jeśli brakuje:

Import z KSeF faktur wystawionych metodą samofakturowania

Przebieg procesu importu zależny jest od roli, w jakiej występuje dana firma:

Import jako sprzedawca (podmiot, w imieniu którego wystawiono fakturę)

Faktury pobierane są do zakładki [Sprzedaż] na liście faktur z KSeF.
System automatycznie weryfikuje na podstawie numeru KSeF czy w rejestrze VAT sprzedaży widnieje już powiązany dokument.
Jeśli dokument zostanie odnaleziony to na liście faktur z KSeF automatycznie otrzymuje kwalifikację Do rejestru VAT, oraz status V.
Jeśli program nie odnajdzie dopasowania wówczas dokument otrzyma status Niezakwalifikowany, a użytkownik może przenieść go ręcznie do rejestru VAT.

Import jako nabywca (podmiot wystawiający fakturę)
Faktury pobierane są do zakładki [Zakup] na liście faktur z KSeF.
Po pobraniu faktury system na podstawie numeru KSeF weryfikuje czy w module Handel, na liście faktur zakupu znajduje się podobny dokument.
Jeśli dokument zostanie odnaleziony to na liście faktur z KSeF automatycznie uzyskuje kwalifikację Do Handlu, oraz status FZ.
Jeżeli dokumentu nie odnaleziono na liście faktur zakupu w Handlu system weryfikuje, czy w rejestrze VAT zakupu istnieje zapis z identycznym numerem KSeF.
Jeśli dokument zostanie odnaleziony w rejestrze VAT to na liście faktur z KSeF automatycznie uzyskuje kwalifikację Do rejestru VAT, oraz status V.
W sytuacji braku jakiegokolwiek automatycznego dopasowania, faktura uzyska status Niezakwalifikowany, a użytkownik będzie mógł przenieść ją ręcznie do Handlu lub do rejestru VAT.

Bezpośrednia wysyłka dokumentów do KSeF odbywa się wyłącznie z poziomu systemu głównego – Comarch ERP Optima. Aby wysłać faktury wystawione w module Detal:

1. Zsynchronizuj dokumenty z modułu Detal do Comarch ERP Optima.
2. Zaznacz faktury na liście w Comarch ERP Optima i wybierz opcję wysyłki do KSeF.

Więcej informacji w temacie wysyłki faktur do KSeF można znaleźć w artykule Wysyłka faktur do KSeF.

Nowości

1. Kody JPK. Raporty zbiorcze (RO). Dla zapisów w Rejestrze VAT sprzedaży posiadających oznaczenie TypDokumentu = „RO” automatycznie ustawiany jest znacznik „DI”. Znacznik ten jest obowiązkowy dla wszystkich raportów z kasy fiskalnej.
2. Zapisy korekcyjne do VAT- ZD. Na zapisach korekcyjnych generowanych automatycznie z poziomu
   zawiadomienia VAT-ZD jest nadawany automatycznie kod JPK_V7: BFK. Dodatkowo, w przypadku gdy faktura została przesłana do KSeF, przenoszony jest również numer KSeF z dokumentu źródłowego.
3. Kody JPK. Dowody wewnętrzne. Rejestr VAT. Dla dowodów wewnętrznych generowanych w Rejestrze VAT, znacznik „DI” nadawany jest automatycznie. Kod ten przypisywany jest zarówno przy automatycznym, jak i ręcznym tworzeniu dowodów wewnętrznych sprzedaży lub zakupu w Rejestrze VAT, wykorzystywanych do rozliczania transakcji typu: nabycie wewnątrzunijne, nabycie wewnątrzunijne trójstronne, import, wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, pozaunijny – podatnikiem jest nabywca.
4. Wydruki sPrint. Udostępniono wydruki zestawień księgowych w formacie sPrint z menu Księgowość/ Zestawienia księgowe/ Wyniki zestawienia (Zestawienia sPrint/ Dwie kolumny oraz Kolumny 1-4)

Zmiany

1. Podgląd pliku. Poprawiono czytelność pliku dotyczącego części ewidencyjnej pliku JPK_V7 w MS Excel. Ukryte zostały zakładki: KodFormularza, KodFormularzaDekl, Podmiot1 oraz Ewidencja.
2. Wydruk VAT. Na wydruku z menu Rejestry VAT, w zakładce [Do VAT/JPK_V7], w wydruku Rejestry VAT (sPrint) dodano kolumnę z numerem KSeF.

Poprawiono

1. IWD. W specyficznych przypadkach, gdy połączenie Internetowej Wymiany Dokumentów było pomiędzy dwoma instalacjami Comarch ERP Optima, występował błąd: Nie ma oddziału [Nazwa oddziału] na serwerze Comarch, jest on nieaktywny, nieskonfigurowany, został skonfigurowany na innym komputerze lub nie została w nim skonfigurowana wymiana z naszym oddziałem.Działanie poprawiono.
2. IWD. W specyficznym przypadkach, gdy połączenie Internetowej Wymiany Dokumentów było pomiędzy aplikacją Comarch Betterfly, a Comarch ERP Optima, występował komunikat: Nie ma oddziału [] na serwerze Comarch, jest on nieaktywny, nieskonfigurowany, został skonfigurowany na innym komputerze lub nie została w nim skonfigurowana wymiana z naszym oddziałem. Działanie poprawiono.
3. IWD. Komunikat. Zaktualizowano treść komunikatu informującego o wygaśnięciu certyfikatu Internetowej Wymiany Dokumentów. Dotychczasowy komunikat: Wystąpił błąd. Wygasł certyfikat dla Internetowej Wymiany Dokumentów. W celu odnowienia certyfikatu należy w konfiguracji (gałąź Program – Ogólne – Praca rozproszona / E-faktury – konto) kliknąć przycisk Odnów certyfikat. został zastąpiony nowym komunikatem: W celu odnowienia certyfikatu należy w konfiguracji (gałąź Program – Internetowa Wymiana Dokumentów – Aktywacja) kliknąć przycisk Odnów certyfikat.
4. KSeF – Pobieranie dat na dokument w Rejestrze VAT. W specyficznych przypadkach, po przeniesieniu dokumentu do Rejestru VAT data przyjęcia była nieprawidłowo zaczytywana – działanie poprawiono. Obecnie, na fakturach zakupu oraz sprzedaży z KSeF przeniesionych do Rejestru VAT, data przyjęcia oraz data wpływu są automatycznie pobierane na podstawie numeru KSeF.
5. KSeF. Identyfikator kontrahenta. W przypadku faktur pobieranych z KSeF, gdy kontrahent nie posiada identyfikatora, podczas przenoszenia dokumentów tworzona była dotychczas karta nowego kontrahenta. Obecnie zmieniono te działanie — kontrahent jest automatycznie oznaczany jako „!NIEOKREŚLONY”.
6. KSeF. Rejestr VAT. Kwoty. W sytuacji, gdy na jednym dokumencie występowały pozycje liczone częściowo wg cen netto, a częściowo wg cen brutto, wartości były przeliczane jednolicie (tylko wg netto lub tylko wg brutto). Powodowało to rozbieżności między kwotami dokumentu a kwotami w Rejestrze VAT. Działanie poprawiono.
7. KSeF – wizualizacja. Rejestr VAT. W specyficznych przypadkach na wizualizacji faktury w kwocie netto wyświetlana była kwota brutto. Działanie poprawiono.
8. KSeF. Przenoszenie do Rejestru VAT.  W specyficznych przypadkach, podczas podglądu lub przenoszenia dokumentów do Rejestru VAT, pojawiał się komunikat: Określony argument jest spoza zakresu prawidłowych wartości. Nazwa parametru: Nieprawidłowe indeksy.  Działanie poprawiono.
9. KSeF. Przenoszenie do Rejestru VAT.  Różnice groszowe.  W specyficznych przypadkach podczas przenoszenia dokumentu z KSeF do Rejestru VAT występowała różnica 1 grosza w kwocie netto/VAT. Działanie poprawiono.
10. KSeF. Przenoszenie do Rejestru VAT.  Stawka VAT 8%. W specyficznych przypadkach podczas przenoszenia dokumentów z KSeF do Rejestru VAT dochodziło do nieprawidłowego przeniesienia kwot. Problem dotyczył faktur opodatkowanych stawką VAT 8%. Działanie poprawiono.
11. KSeF. Przenoszenie do Rejestru VAT. Zerowe wartości. W specyficznych przypadkach podczas przenoszenia dokumentów z KSeF do Rejestru VAT mogły zostać zaimportowane zerowe wartości na dokumentach w Rejestrze VAT. Działanie poprawiono.
12. KSeF. Przenoszenie do Rejestru VAT. W specyficznych przypadkach podczas przenoszenia dokumentów z KSeF do Rejestru VAT mogły zostać przeniesione nieprawidłowe wartości. Rozbieżności dotyczyły obciążeń i odliczeń na fakturze. Działanie poprawiono.
13. KSeF. Przenoszenie do Rejestru VAT. Brak kursu. W specyficznych przypadkach podczas przenoszenia dokumentów z KSeF do Rejestru VAT, pojawiał się komunikat: Właściwość [[Kwota w walucie systemowej] na płatności] jest wymagana i musi zostać wypełniona. Rozbieżności te dotyczyły faktur wystawionych w walutach obcych, dla których nie został określony kurs waluty. Działanie poprawiono.
14. Zmiana środowiska KSeF. W przypadku zmiany środowiska w sekwencji produkcyjne > demo > produkcyjne na dokumentach w Rejestrze VAT usuwane były numery KSeF oraz daty przyjęcia. Działanie poprawiono.
15. Import Rejestrów VAT. Duplikacja kontrahentów. W specyficznych sytuacjach podczas importu plików JPK_VAT lub JPK_V7 dochodziło do duplikacji kontrahentów, szczególnie gdy w bazie istniał kontrahent z prefiksem, a importowany był kontrahent o tym samym numerze NIP, lecz bez prefiksu (lub odwrotnie). Działanie poprawiono.
16. JPK_V7. Podpis zaufany. Zaktualizowano link do strony Ministerstwa Finansów, umożliwiający podpisanie pliku JPK_V7, a następnie jego wysyłkę.
17. Ewidencja Ryczałtowa. Numer KSeF. Na zapisie księgowym powstałym z zaksięgowania dokumentu w Ewidencji dodatkowej przychodów umożliwiono edycję numeru KSeF.
18. Ewidencja ryczałtowa. Filtrowanie po kolumnie. Przywrócono możliwość filtrowania i sortowania po kolumnie Kolumna / Kol.
19. Załącznik PIT/O. W specyficznych przypadkach w sekcji B pola P_42 oraz P_43 (Razem odliczenia od dochodu) nie były wykazywane w pliku XML. Działanie poprawiono.
20. PIT-36(32). Załącznik PIT/O. W sytuacji, gdy do deklaracji PIT-36(32) dołączono dwa załączniki PIT/O, podczas wysyłki pojawiał się komunikat: : Nieuzupełnione pole w załączniku PIT_O . Brak informacji o którym polu mowa. Działanie poprawiono.
21. PIT-36. Identyfikator podatkowy. W specyficznych przypadkach w bazie, w której prowadzona była Księga Podatkowa, przy jednoczesnym uzupełnieniu numeru NIP oraz PESEL na karcie właściciela, występował błąd uniemożliwiający wysłanie deklaracji PIT-36 do Ministerstwa Finansów. Działanie poprawiono.
22. PIT-36L. Podczas wydruku deklaracji PIT-36L wraz z załącznikami, formularz UPO nie był dostępny do wydruku. Działanie poprawiono.
23. Wysyłka deklaracji. Podpis niekwalifikowany. Podczas wysyłki deklaracji z poziomu listy deklaracji oraz ich podpisywania podpisem niekwalifikowanym wprowadzono rozróżnienie etykiet NIP i PESEL.

Nowości

1. KSeF – automatyczne pobieranie faktur. Wprowadzony został mechanizm automatycznego pobierania faktur z KSeF w grupach (całymi paczkami), wraz ze szczegółami dokumentów. Proces ich pobierania jest uruchamiany w tle i nie wymaga działań ze strony użytkownika. Pobierane są dokumenty przesłane do Krajowego Systemu e-Faktur od początku ubiegłego miesiąca w stosunku do daty bieżącej.
   Po wejściu na listę Faktury z KSeF od razu widoczne są już pobrane w całości dokumenty. Nie jest uruchamiany import dokumentów po otwarciu tej listy, jak miało to miejsce we wcześniejszych wersjach programu. W nagłówku okna znajduje się informacja o tym, na jaką datę i godzinę lista jest aktualna.Bezpośrednio po skonfigurowaniu współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur dokumenty nie są jeszcze zsynchronizowane, o czym informuje nagłówek okna Faktury z KSeF:
   Po uruchomieniu automatycznej synchronizacji pojawia się informacja o czasie jej rozpoczęcia:
   Proces pierwszego pobierania dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur może zająć do kilkunastu minut, w zależności od liczby faktur i wydajności serwera KSeF. Kolejne procesy zaczytywania faktur powinny trwać znacznie krócej.Trwający proces pobierania faktur jest przerywany w przypadku zmiany bieżącej firmy w programie. Jeżeli podczas synchronizacji zostanie wybrana opcja zmiany firmy bądź logowania, wyświetlany jest komunikat:Trwa synchronizacja faktur z KSeF. Zmiana firmy zatrzyma ten proces. W dowolnym momencie możesz pobrać faktury z poziomu listy „Faktury z KSeF” z opcji „Pobierz faktury” dostępnej z menu głównego. Czy na pewno chcesz zmienić firmę i przerwać pobieranie?Wybór opcji Tak przerywa proces pobierania faktur z KSeF i umożliwia zmianę bieżącej firmy. Po wybraniu opcji Nie, użytkownik pozostaje w bieżącej firmie, a proces synchronizacji danych z KSeF jest kontynuowany.

   Po zakończonej synchronizacji dokumentów w nagłówku okna widoczna jest informacja o dacie ostatniej aktualizacji:
   

   Jeżeli użytkownik potrzebuje pobrać najnowsze przesłane do KSeF dokumenty, nie czekając na ich pobranie przez automatyczny mechanizm działający w tle, może skorzystać z opcji Pobierz faktury  i dla wskazanego zakresu dat pobrać paczkę niezaimportowanych jeszcze do programu dokumentów.

   Podczas konwersji bazy z wcześniejszej wersji, jeżeli dla części pobranych z KSeF faktur brakowało ich szczegółów, są one automatycznie pobierane.

2. Faktury z KSeF – Identyfikator wewnętrzny i Podmiot 3. Na liście Faktury z KSeF udostępniono kolumny Identyfikator wewnętrzny (IDWew) oraz NIP Podmiotu 3. Nowo dodane kolumny są domyślnie ukryte.W kolumnach tych prezentowane są dane wszystkich występujących na dokumencie Podmiotów 3, oddzielone przecinkami.Dzięki dodanym kolumnom, jednostka nadrzędna lub centrala może w łatwy sposób po wyfiltrowaniu dokumentów pobranych z KSeF, przypisać je do właściwych jednostek budżetowych lub oddziałów.
3. Rachunek bankowy kontrahenta wysyłany do KSeF. Na formularzu rachunku bankowego, znajdującym się na zakładce [Płatności] formularza kontrahenta, wprowadzono nowy parametr Wysyłka do KSeF. Umożliwia on wskazanie rachunku bankowego, który ma być przekazywany do systemu KSeF. Użytkownik może zaznaczyć tylko jeden rachunek bankowy dla każdej waluty jako rachunek przeznaczony do wysyłki do KSeF. Po konwersji z wcześniejszej wersji programu żaden rachunek kontrahenta nie jest oznaczony jako wysyłany do KSeF.Na liście rachunków bankowych na zakładce  [Płatności] formularza kontrahenta dodano nową kolumnę Wysyłka do KSeF, w której prezentowane są wartości:
   • Tak – dla rachunków z zaznaczonym parametrem Wysyłka do KSeF,
   • Nie – dla rachunków, w których parametr Wysyłka do KSeF nie został zaznaczony.

   Wskazany w ten sposób rachunek bankowy jest przekazywany w fakturze sprzedaży wysyłanej do KSeF, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ KSeF na zakładce [Wysyłanie faktur] w polu Rachunek bankowy wskazana została opcja Rachunek dedykowany. Szczegóły dotyczące konfiguracji wysyłanych do KSeF danych zostały opisane w części handlowej ulotki.

Zmiany

1. Dokument z KSeF – zmiana formy płatności. Zmiana formy płatności na oknie Dokument z KSeF nie powoduje aktualizacji terminu płatności w stosunku do tego zaczytanego z dokumentu.

Nowości

1. Integracja z KSeF – Procedura samofakturowania. Wprowadzono funkcjonalność umożliwiającą  wystawianie oraz przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dokumentów realizowanych w trybie samofakturowania. W procedurze tej nabywca jest uprawniony do wystawiania faktur sprzedaży w imieniu i na rzecz sprzedawcy. 

Wysyłka faktur wystawionych metodą samofakturowania

Aby dokument mógł zostać poprawnie przyjęty przez system KSeF, sprzedawca musi uprzednio nadać nabywcy odpowiednie uprawnienie do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania bezpośrednio w systemie KSeF. 

W przypadku braku odpowiednich uprawnień dokument zostanie odrzucony podczas wysyłki z poziomu programu.

Zasady wystawiania dokumentów

Aktywacja trybu 

Na formularzu faktury zakupu oraz korekt do niej, na zakładce [Ogólne], dodany został parametr Samofakturowanie. Parametr ten jest aktywny wyłącznie dla dokumentów znajdujących się w buforze.

Wygląd dokumentu

Po aktywacji tego parametru zakładka [KSeF] na dokumencie zmienia swój układ na analogiczny do tego, który występuje na dokumentach sprzedażowych. Jej szczegółowy opis znajduje się w artykule: Zakładka [KSeF] na dokumentach sprzedażowych

Dane wysyłane do KSeF:

Podmioty: Następuje zamiana ról – do sekcji Nabywca (Podmiot 2) pobierane są dane własne z pieczątki firmy, natomiast do sekcji Sprzedawca (Podmiot 1) przekazywane są dane kontrahenta wskazanego na fakturze zakupu

Numer faktury: System wysyła do KSeF wyłącznie wartość wprowadzoną w polu Numer obcy. Numer systemowy dokumentu pełni jedynie funkcję techniczną

Adnotacje: Pole Adnotacja (P_17) automatycznie przyjmuje wartość „1”, co wskazuje na tryb samofakturowania

Brak rachunku: Podczas wysyłki dokumentu do KSeF nie jest przesyłana sekcja dotycząca rachunku bankowego

Walidacja błędów i sposoby wysyłki

Przed wysyłką do KSeF system zweryfikuje poprawność danych i zablokuje operację, jeśli brakuje:

Import z KSeF faktur wystawionych metodą samofakturowania 

Przebieg procesu importu zależny jest od roli, w jakiej występuje dana firma:

Import jako sprzedawca (podmiot, w imieniu którego wystawiono fakturę)

Faktury pobierane są do zakładki [Sprzedaż] na liście faktur z KSeF. 

System automatycznie weryfikuje na podstawie numeru KSeF czy w rejestrze VAT sprzedaży widnieje już powiązany dokument.

Jeśli dokument zostanie odnaleziony to na liście faktur z KSeF automatycznie otrzymuje kwalifikację Do rejestru VAT, oraz status V.

Jeśli program nie odnajdzie dopasowania wówczas dokument otrzyma status Niezakwalifikowany, a użytkownik może przenieść go ręcznie do rejestru VAT.

Import jako nabywca (podmiot wystawiający fakturę)

Faktury pobierane są do zakładki [Zakup] na liście faktur z KSeF.

Po pobraniu faktury system na podstawie numeru KSeF weryfikuje czy w module Handel, na liście faktur zakupu znajduje się podobny dokument. 

Jeśli dokument zostanie odnaleziony to na liście faktur z KSeF automatycznie uzyskuje kwalifikację Do Handlu, oraz status FZ.

Jeżeli dokumentu nie odnaleziono na liście faktur zakupu w Handlu system weryfikuje, czy w rejestrze VAT zakupu istnieje zapis z identycznym numerem KSeF.

Jeśli dokument zostanie odnaleziony w rejestrze VAT to na liście faktur z KSeF automatycznie uzyskuje kwalifikację Do rejestru VAT, oraz status V.

W sytuacji braku jakiegokolwiek automatycznego dopasowania, faktura uzyska status Niezakwalifikowany, a użytkownik będzie mógł przenieść ją ręcznie do Handlu lub do rejestru VAT.

2. Integracja z KSeF – parametryzacja wysyłanych danych. Wprowadzono funkcjonalność pozwalającą na określenie zakresu danych przesyłanych do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rozwiązanie to zapewnia użytkownikom większą kontrolę nad informacjami, które zostaną uwzględnione w e-Fakturze oraz pozwala na dostosowanie komunikacji z KSeF do indywidualnych potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa.

Zmiany w konfiguracji

Zarządzanie zakresem danych wysyłanych do KSeF odbywa się w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/KSeF

W powyższej lokalizacji dodana została nowa zakładka [Wysyłanie faktur]. Zawiera ona parametry podzielone na sekcje tematyczne. Zaznaczenie parametru skutkuje przesłaniem danej informacji do KSeF, natomiast jego odznaczenie powoduje pomijanie danego pola. Ponieważ parametry dotyczą pól fakultatywnych (opcjonalnych), ich pominięcie nie wpływa na poprawność dokumentu i nie generuje błędów podczas walidacji w systemie KSeF.

Sekcja: Dane podmiotów – wysyłaj opcjonalne pola

Konwersja bazy

Parametry dotyczące danych przesyłanych do KSeF zostaną automatycznie zaznaczone zgodnie z dotychczasowym, automatycznym działaniem systemu. Dzięki temu standardowa wysyłka faktur nie ulegnie zmianie bez ingerencji użytkownika.

Wyjątek : Pole Indeks – jako odpowiedź na liczne zgłoszenia użytkowników, w tym polu po aktualizacji zostanie ustawiona wartość pusta.

3. Integracja z KSeF – Dedykowany rachunek kontrahenta. Umożliwiono przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) informacji o indywidualnym (dedykowanym) rachunku bankowym kontrahenta.

Ustawienia Konfiguracji

Aby przesyłanie dedykowanego rachunku było możliwe, wymagane jest odpowiednie ustawienie parametrów systemowych w konfiguracji firmy. W menu: Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / KSeF na zakładce [Wysyłanie faktur], w sekcji Rachunek bankowy, należy wybrać opcję Rachunek dedykowany.

Zmiany na formularzu rachunku bankowego kontrahenta

Na formularzu rachunku bankowego kontrahenta, dostępnego z poziomu karty kontrahenta po przejściu na zakładkę [Płatności] dodany został parametr Wysyłka do KSeF. Rachunki bankowe oznaczone w ten sposób będą przesyłane do KSeF. Użytkownik ma możliwość wskazania jednego rachunku, który ma być przesyłany do KSeF dla każdej waluty.

Po konwersji z wcześniejszej wersji programu żaden rachunek kontrahenta nie jest oznaczony jako wysyłany do KSeF.

Zmiany na liście rachunków bankowych kontrahenta

Na liście rachunków bankowych dostępnej na karcie Kontrahenta na zakładce [Płatności] dodana została kolumna Wysyłka do KSeF. Kolumna ta prezentuje status każdego rachunku, informując o tym, czy dany numer konta został oznaczony jako właściwy do raportowania w systemie KSeF.

4. Integracja z KSeF – Wysyłka korekty danych. Umożliwiono przesyłanie oraz odbieranie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) korekty danych. W systemie KSeF nie funkcjonują tradycyjne noty korygujące. Od momentu wejścia w życie obowiązku fakturowania elektronicznego, wszelkie błędy – zarówno merytoryczne, jak i formalne (literówk, adres) – powinny być poprawiane wyłącznie poprzez faktury korygujące wystawiane przez sprzedawcę w KSeF.

Ścieżka korygowania danych zależna jest od rodzaju błędu na fakturze korygowanej:

Podczas importu faktury korygującej i przenoszeniu jej na listę faktur zakupu, bądź do rejestru VAT system automatycznie wiąże korektę z fakturą korygowaną w bazie. 

Próba powiązania odbywa się w następującej kolejności:

5. Zarządzanie automatycznymi procesami generowania i wysyłki faktur do KSeF. 

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób, w jaki system obsługuje procesy fakturowania. Kluczowym założeniem jest automatyzacja, która zapewnia, że klient otrzyma wydruk faktury (PDF) dopiero wtedy, gdy dokument zostanie poprawnie zarejestrowany w KSeF i otrzyma oficjalny numer KSeF.

Automat faktur cyklicznych 

Proces generowania faktur cyklicznych w module CRM został rozbudowany o możliwość wysyłki utworzonych faktur do KSeF. Najważniejszą zmianą jest wprowadzenie parametru Wyślij faktury do KSeF bezpośrednio na wzorcu faktury cyklicznej. Funkcja jest dostępna po uruchomieniu automatu w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat faktur cyklicznych.

Wysyłka dokumentów do KSeF przez automat wymaga spełnienia następujących warunków:

Przebieg procesu i weryfikacja UPO

W przypadku, gdy KSeF nie jest skonfigurowany lub parametr wysyłki na zadaniu pozostaje odznaczony, proces przebiega według dotychczasowych zasad – status zamówienia oraz plik PDF są przesyłane do platformy Comarch e-Sklep lub e-Sale niezwłocznie po wystawieniu faktury.

Ręczna realizacja zamówień (e-Sklep/ e-Sale)

Zasady weryfikacji statusu w KSeF obowiązują również w ręcznym procesie realizacji zamówień.

Funkcja realizacji zamówień dostępna jest z poziomu listy rezerwacji odbiorcy po wybraniu operacji seryjnej: Zrealizuj zamówienie. W oknie operacji seryjnej znajduje się parametr Wyślij faktury do KSeF.

Przenieś tylko nagłówek dokumentu

Sposób importu faktury zależy od ustawienia parametru Przenieś tylko nagłówek dokumentu:

Zasady mapowania jednostek miary

Proces przypisywania jednostek przebiega według ściśle określonej hierarchii. W każdym kroku system automatycznie normalizuje nazwę jednostki, ignorując wielkość liter, zbędne spacje oraz znaki interpunkcyjne (np. kropki).

Kolejność weryfikacji danych:

1. Karta towaru (jednostka podstawowa):

Sprawdzenie zgodności z główną jednostką miary przypisaną do danego towaru.

2. Karta towaru (jednostki pomocnicze):

Weryfikacja pozostałych jednostek przypisanych do danej kartoteki.

3. Słownik „Jednostka miary dla KSeF”:

Przeszukiwanie powiązań (synonimów) zdefiniowanych w konfiguracji programu. 

Takie podejście eliminuje potrzebę ręcznego poprawiania dokumentów oraz zapobiega powstawaniu duplikatów o różnej pisowni, ale tym samym znaczeniu.

8. Oznaczanie dokumentów handlowych nowymi kodami dla deklaracji JPK_V7(3). W związku z wprowadzeniem schematu JPK_V7(3), katalog oznaczeń na dokumentach handlowych został rozszerzony o nowe kody.

Oznaczenia dokumentów w pliku JPK: 

System automatycznie przypisuje odpowiednie kody dla dokumentów, które nie posiadają standardowego numeru KSeF w momencie księgowania:

OFF – dla faktur wystawionych w trybie offline (np. podczas awarii po stronie podatnika), które posiadają kod QR, ale nie zostały jeszcze przetworzone przez system KSeF.

BFK – dla faktur wystawionych poza systemem KSeF (np. otrzymanych od kontrahentów zagranicznych lub podmiotów zwolnionych z obowiązku korzystania z systemu).

DI – dla dokumentów innych niż faktury, takich jak dokumenty wewnętrzne, dokumenty celne (SAD) oraz zbiorcze raporty z kas fiskalnych (RO).

Nowe kody JPK mogą być stosowane na następujących typach dokumentów:

9. Integracja z KSeF – Stopka faktury.   Wprowadzono funkcjonalność dodawania własnej treści stopki bezpośrednio na formularzu faktury. Rozwiązanie to pozwala na zamieszczenie dodatkowych informacji tekstowych, które zostaną przesłane wraz z fakturą do systemu KSeF.

Aby dodać stopkę do faktury należy przejść na zakładkę [KSeF] do podzakładki [Dodatkowe dane], a następnie w sekcji informacje dodatkowe z listy pod przyciskiem zielonego plusa wybrać opcję Dodaj stopkę.

Wyświetlone zostanie pole, w którym można wprowadzić dowolny tekst mający znaleźć się na dokumencie przesłanym do KSeF.

Parametry techniczne i ograniczenia

Limit znaków: Pole stopki pozwala na wprowadzenie maksymalnie 3500 znaków.

Liczba wpisów: Zgodnie ze strukturą e-Faktury, pole stopki może wystąpić w dokumencie maksymalnie 3 razy.

W przypadku, gdy treść stopki została zdefiniowana równocześnie w konfiguracji parametrów wydruku faktury oraz na samym formularzu w zakładce KSeF, do systemu KSeF zostaną przekazane obie treści.

10. sPrint. Dodano nowe wydruki:

Zmiany

1. Karta operatora – parametry. Na karcie operatora (Parametry / Handel, Serwis) zmieniono nazwę parametru ze Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumentach na Zmiana danych dodatkowych na zatwierdzonym dok.. Nowa nazwa lepiej oddaje zakres działania tej opcji.
2. Import faktur z KSeF – jednostki miary z przecinkiem.  Umożliwiono poprawne przenoszenie dokumentów z listy KSeF do modułu handlowego w sytuacjach, gdy jednostka miary zawiera przecinek.
3. KSeF – parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF. Wprowadzono możliwość zmiany ustawienia Nie wysyłaj dokumentu do KSeF na dokumentach zatwierdzonych, które nie zostały jeszcze przekazane do systemu. Opcja ta jest dostępna dla operatorów, którzy mają zaznaczony parametr Zmiana danych dodatkowych na zatwierdzonym dok.
4. Mapowanie towarów z KSeF i OCR. Przycisk Towary przypisane podczas dodawania dokumentów za pomocą OCR lub KSeF na karcie towarowej jest teraz dostępny stale. Wyeliminowano konieczność wcześniejszego zmapowania towarów, co ułatwia zarządzanie bazą produktów
5. KSeF – Walidacja.  Uprościliśmy komunikaty pojawiające się podczas wysyłki dokumentów do KSeF. Treści błędów zostały dostosowane tak, aby były w pełni zrozumiałe dla użytkownika i ułatwiały szybką poprawę danych.
6. Detal – karta kontrahenta. Podczas dodawania kontrahenta w Comarch ERP Optima Detal, po wpisaniu numeru NIP na karcie ustawiany jest automatycznie status Podmiot gospodarczy. Na takiej karcie nie zostanie zaznaczony parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF. 
7. KSeF – numer EORI. Ograniczono przekazywanie do KSeF numeru EORI. Aktualnie numer ten  przekazywany jest wyłącznie dla transakcji oznaczonych statusem Pozaunijny.

Poprawiono

1. OCR – wizualizacja KSeF.   Usprawniono mechanizm rozpoznawania danych ze skanów, zdjęć i plików PDF zawierających wizualizacje faktur z KSeF. Dzięki tym zmianom odczyt dokumentów jest teraz jeszcze dokładniejszy.
2. Wydruki – faktura zaliczkowa sPrint.  Zapewniono poprawne wyliczanie i prezentowanie wartości brutto na wydrukach faktur zaliczkowych w formacie sPrint.
3. Wydruki – faktura rozliczająca zaliczki.  Skorygowano wyświetlanie danych na duplikatach zatwierdzonych faktur. Pola Zapłacono oraz Pozostaje prezentują teraz zawsze właściwe wartości.
4. KSeF – Faktury przekształcone z paragonu.  Zoptymalizowano przesyłanie informacji o płatnościach dla faktur wystawionych do paragonów. Obecnie każda taka faktura trafia do KSeF z automatycznym oznaczeniem „Zapłacono”, co jest zgodne z faktycznym charakterem tych transakcji.
5. KSeF – automatyczne pobieranie UPO. Umożliwiono automatyczne pobieranie UPO w przypadku gdy użytkownik pracuje w module faktury.
6. Opakowania w systemie kaucyjnym – korekta. Na wydruku Korekta ilości (sPrint) korekty wystawionej do faktury na której znajdują się opakowania w systemie kaucyjnym dodano informacje o korygowanych kaucjach.