Niekiedy zdarza się, że dane kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie odbiegają od stanu rzeczywistego, lub zostały omylnie wprowadzone do programu Comarch ERP Optima.

W takim przypadku możliwe jest skorzystanie z funkcji Aktualizacja danych kontrahenta, która powoduje zaktualizowanie danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie po wcześniejszym ich poprawieniu na jego karcie.

Należy na tym miejscu podkreślić, że Aktualizacja danych kontrahenta może być przeprowadzona dla kilku dokumentów równocześnie, pod warunkiem, że dokumenty te zostały wystawione na jednego kontrahenta.

Aby funkcja była dostępna należy w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie konkretnego Operatora -> na zakładce [Parametry] w podzakładce [Handel, Serwis] zaznaczyć parametr: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie. Wówczas opcja ta będzie dostępna na liście dokumentów w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy).

Aktualizacja danych kontrahenta, powoduje zaktualizowanie danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie, w zakładce Kontrahent tylko w sekcji ‘’Nabywca’’, sekcja ‘’Odbiorca” pozostaje niezmieniona.

W przypadku dokumentów zatwierdzonych na stałe, poprawa błędnych danych (w tym całkowita zmiana Nabywcy, Odbiorcy oraz Płatnika) możliwa jest poprzez wystawienie do takiego dokumentu standardowej Korekty danych. Zasada ta nabiera szczególnego znaczenia w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Funkcja Aktualizacja danych kontrahenta nie może być użyta dla faktur już pomyślnie wysłanych do KSeF w środowisku produkcyjnym – w takim przypadku każda pomyłka (nawet prosta literówka w adresie) wymaga wystawienia formalnej Korekty danych. W przypadku całkowitej pomyłki co do tożsamości Nabywcy (błędny numer NIP), Korekta danych jest niedozwolona – przepisy KSeF wymagają wówczas wystawienia korekty „do zera”, a następnie wystawienia nowej faktury z poprawnym numerem NIP

Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule: Korekty danych.