Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF w pierwszej kolejności należy przejść do menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.

Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfigurację integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów. W bazie zostaje zapisana informacja o dacie zaznaczenia parametru. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. Parametr jest odznaczany podczas odtwarzania bazy firmowej z kopii bezpieczeństwa.

W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:

• demo – (przedprodukcyjne) – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Opcja zaznaczana domyślnie dla nowych baz oraz baz po konwersji.  Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie, korygowanie dokumentów, aktualizacje danych kontrahenta oraz nie powoduje zapisu z Historii zmian. Środowisko demo (przedprodukcyjne) Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne pod adresem https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/i funkcjonuje w wersji 2.0.
• produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, Faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania Faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok Faktur papierowych i Faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać Faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekazywać je w tradycyjny sposób ( elektronicznie lub papierowo). Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ i funkcjonuje w wersji  2.0.

Tryb pracy systemu – pole związane z wyborem szczególnych trybów wystawiania faktur w KSeF. Możliwość wyboru spośród:

• Online – ustawiony domyślnie, pozwala na standardowe wystawienie faktury w czasie rzeczywistym oraz przesłanie jej do KSeF zgodnie z ustawieniami na karcie operatora Offline24.
• Offline24 – to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Pozwala on na wystawienie faktury w formacie ustrukturyzowanym poza systemem KSeF i przesłanie jej do KSeF w terminie do 24 godzin od daty wystawienia.
• Offline (Niedostępność KSeF) – służy do wystawiania faktur w czasie oficjalnej przerwy technicznej lub awarii po stronie Ministerstwa Finansów, o której resort informuje w specjalnym komunikacie. W takim przypadku podatnik wystawia faktury z kodem QR i ma obowiązek przesłać je do systemu w kolejnym dniu roboczym po ustąpieniu awarii KSeF.  W przypadku wyboru trybu offline użytkownik powinien wskazać datę rozpoczęcia awarii oraz datę zakończenia awarii w dedykowanych polach.

• Awaria KSeF – tryb awaryjny KSeF służy do wystawiania faktur poza systemem w trakcie niezaplanowanej awarii platformy rządowej, co pozwala zachować ciągłość sprzedaży poprzez przekazanie dokumentu nabywcy w uzgodnionej formie. Przedsiębiorca ma obowiązek przesłania takich faktur do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.W przypadku wyboru trybu awaria KSeF użytkownik powinien wskazać datę rozpoczęcia awarii oraz datę zakończenia awarii w dedykowanych polach.

• Awaria całkowita – służy do wystawiania faktur w sytuacjach kryzysowych (np. stan klęski żywiołowej) i ogłaszany jest przez Ministra Finansów, gdy system staje się całkowicie niedostępny dla wszystkich użytkowników. W tym czasie podatnicy mogą wystawiać faktury w dowolnej formie – papierowej lub elektronicznej (np. PDF) – bez zachowania struktury XML i bez konieczności ich późniejszego przesyłania do KSeF. Informacja o tym trybie jest przekazywana za pośrednictwem środków masowego przekazu, takich jak radio, telewizja czy ogólnopolskie portale internetowe.
• Numer klucza KSeF – pole umożliwiające wprowadzenie dedykowanego numeru klucza zawierającego licencję KSeF. Po wprowadzeniu klucza będzie on uwzględniony po ponownym zalogowaniu do programu.

W przypadku:

• • posiadania wyłącznie pakietu OCR&KSeF
  • lub zakupu dedykowanego pakietu KSeF, kiedy moduły Comarch ERP Optima znajdują się na kluczu wirtualnym,

nie ma potrzeby wykonywania dodatkowej konfiguracji, aby dalej korzystać z KSeF w programie. Dodatkowe czynności są wymagane tylko w przypadku, gdy moduły Comarch ERP Optima znajdują się na sprzętowym kluczu HASP a dedykowany pakiet KSeF znajduje się na osobnym kluczu wirtualnym. Wówczas pakiet KSeF należy wprowadzić w następujący sposób:

• • Klucz z pakietem KSeF powinien zostać dodany w Menadżerze Kluczy.
  • W polu Numer klucza KSeF należy wpisać numer zakupionego klucza. Powinien zostać wprowadzony sam numer klucza (bez np. poprzedzającej go nazwy serwera SQL, na którym zainstalowano Menadżer Kluczy)

Informuj, gdy liczba pozostałych dokumentów w pakiecie KSeF będzie poniżej – pole posiada domyślną wartość 50 dokumentów. W przypadku zmniejszenia liczby pozostałych dokumentów w pakiecie poniżej wpisanej wartości, wyświetlane jest powiadomienie informujące, ile dokumentów pozostało do wykorzystania. Informacja ta pojawia się przy logowaniu raz dziennie dla operatora, który posiada uprawnienia do korzystania z KSeF.

Istnieje możliwość zmiany środowiska wymiany danych z KSeF. W bazie danych zapamiętywana jest zawsze data pierwszego uruchomienia pracy w trybie produkcyjnym. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. W przypadku importu dokumentów, ograniczenie co do daty uruchomienia w trybie produkcyjnym nie ma zastosowania.
Dodatkowo po przejściu na środowisko produkcyjne, dla dokumentów, które zostały wysłane w trybie demo, automatycznie usuwane są dane z zakładki [KSeF]. Przy takiej zmianie wyświetlany jest komunikat:
Próbujesz przełączyć się na środowisko produkcyjne, co spowoduje usunięcie wszystkich informacji powiązanych z KSeF na wyeksportowanych i zaimportowanych dokumentach. Czy chcesz kontynuować?
Zmiana środowiska produkcyjnego na demo nie wiąże się z usuwaniem danych pobranych z KSeF na dokumentach, w związku z czym nie jest wyświetlany dodatkowy komunikat.

Uwierzytelnianie w KSeF dla środowiska demo (przedprodukcyjnego) oraz produkcyjnego (od dnia 01.02.2026) w wersji 2026.2.1 możliwe jest za pomocą:

• podpisu kwalifikowanego /pieczęci elektronicznej
• certyfikatu KSeF
• tokena

Wybór jednej z tych metod odbywa się za pomocą dostępnej w menu KSeF opcji Zmień sposób uwierzytelnienia