KSeF

W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy znajduje się gałąź KSeF jest to miejsce zawierające ustawienia dotyczące integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Menu składa się z trzech podzakładek: [Środowisko i tryb pracy], [Wysyłanie faktur], [Odbiór faktur]

Podzakładka [Środowisko i tryb pracy]

Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfiguracje integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów. W bazie zostaje zapisana informacja o dacie zaznaczenia parametru. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. Parametr jest odznaczany podczas odtwarzania bazy firmowej z kopii bezpieczeństwa.

W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:

• demo (przedprodukcyjne) – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Opcja zaznaczana domyślnie dla nowych baz oraz baz po konwersji. Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie, korygowanie dokumentów, aktualizacje danych kontrahenta oraz nie powoduje zapisu z Historii zmian. Środowisko demo (przedprodukcyjne) Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne pod adresem https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/ i funkcjonuje już w nowej wersji 2.0. Autoryzacja w tym środowisku możliwa jest poprzez token, certyfikat KSeF lub podpis kwalifikowany. Faktury wysyłane do KSeF 2.0 są w schemacie FA(3) i możliwe jest automatyczne pobranie dla nich Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
• produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, Faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania Faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok Faktur papierowych i Faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać Faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekazywać je w tradycyjny sposób ( elektronicznie lub papierowo).Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/  i funkcjonuje we wcześniejszej wersji 1.0. Autoryzacja w tym środowisku możliwa jest za pomocą tokenu oraz podpisu kwalifikowanego. W przypadku środowiska KSeF 1.0 faktury wysyłane są w schemacie FA(2) i nie jest możliwe automatyczne pobranie dla nich UPO.

Istnieje możliwość zmiany środowiska wymiany danych z KSeF. W bazie danych zapamiętywana jest zawsze data pierwszego uruchomienia pracy w trybie produkcyjnym. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. W przypadku importu dokumentów, ograniczenie co do daty uruchomienia w trybie produkcyjnym nie ma zastosowania.
Dodatkowo po przejściu na środowisko produkcyjne, dla dokumentów, które zostały wysłane w trybie demo, automatycznie usuwane są dane z zakładki [KSeF]. Przy takiej zmianie wyświetlany jest komunikat:

Próbujesz przełączyć się na środowisko produkcyjne, co spowoduje usunięcie wszystkich informacji powiązanych z KSeF na wyeksportowanych i zaimportowanych dokumentach. Czy chcesz kontynuować?

Zmiana środowiska produkcyjnego na demo nie wiąże się z usuwaniem danych pobranych z KSeF na dokumentach, w związku z czym nie jest wyświetlany dodatkowy komunikat.

Tryb pracy systemu – pole związane z wyborem szczególnych trybów wystawiania faktur w KSeF. Możliwość wyboru spośród:

• Online – ustawiony domyślnie, pozwala na standardowe wystawienie faktury w czasie rzeczywistym oraz przesłanie jej do KSeF zgodnie z ustawieniami na karcie operatora Offline24.
• Offline24 – to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Pozwala on na wystawienie faktury w formacie ustrukturyzowanym poza systemem KSeF i przesłanie jej do KSeF w terminie do 24 godzin od daty wystawienia.
• Offline (Niedostępność KSeF) – służy do wystawiania faktur w czasie oficjalnej przerwy technicznej lub awarii po stronie Ministerstwa Finansów, o której resort informuje w specjalnym komunikacie. W takim przypadku podatnik wystawia faktury z kodem QR i ma obowiązek przesłać je do systemu w kolejnym dniu roboczym po ustąpieniu awarii KSeF.  W przypadku wyboru trybu offline użytkownik powinien wskazać datę rozpoczęcia awarii oraz datę zakończenia awarii w dedykowanych polach.

• Awaria KSeF – tryb awaryjny KSeF służy do wystawiania faktur poza systemem w trakcie niezaplanowanej awarii platformy rządowej, co pozwala zachować ciągłość sprzedaży poprzez przekazanie dokumentu nabywcy w uzgodnionej formie. Przedsiębiorca ma obowiązek przesłania takich faktur do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.W przypadku wyboru trybu awaria KSeF użytkownik powinien wskazać datę rozpoczęcia awarii oraz datę zakończenia awarii w dedykowanych polach.

• Awaria całkowita – służy do wystawiania faktur w sytuacjach kryzysowych (np. stan klęski żywiołowej) i ogłaszany jest przez Ministra Finansów, gdy system staje się całkowicie niedostępny dla wszystkich użytkowników. W tym czasie podatnicy mogą wystawiać faktury w dowolnej formie – papierowej lub elektronicznej (np. PDF) – bez zachowania struktury XML i bez konieczności ich późniejszego przesyłania do KSeF. Informacja o tym trybie jest przekazywana za pośrednictwem środków masowego przekazu, takich jak radio, telewizja czy ogólnopolskie portale internetowe.

Automatyczne wykrywanie trybu pracy z KSeF. Jeżeli w sekcji Środowisko pracy z KSeF wskazano środowisko produkcyjne, program automatycznie weryfikuje dostępność serwisu Ministerstwa Finansów i ustawia odpowiedni tryb pracy:

• Online – gdy system KSeF jest w pełni dostępny,
• Offline (Niedostępność KSeF) – w przypadku zapowiedzianych prac serwisowych,
• Awaria KSeF – w razie wystąpienia awarii po stronie MF,
• Awaria całkowita – w sytuacji nadzwyczajnej.

Po ustąpieniu utrudnień i przywróceniu dostępności serwisu program samoczynnie przywraca tryb sprzed awarii (Online lub Offline24, o ile był wcześniej włączony).

Weryfikacja stanu KSeF odbywa się w tle nie częściej niż co 15 minut. Aktualny status można także zweryfikować w dowolnym momencie za pomocą przycisku Sprawdź stan KSeF (użycie przycisku służy wyłącznie do odczytu i nie zmienia trybu pracy).

Ręczne ustawienie trybu niezgodnego z bieżącym statusem KSeF wymaga potwierdzenia przez Użytkownika. Na środowisku produkcyjnym taki tryb zostanie nadpisany i dostosowany do stanu faktycznego przy najbliższym automatycznym sprawdzeniu.

Szczegóły opisano w artykule Tryby szczególne wystawiania faktur: offline, offline24, awaria KSeF, awaria całkowita.

Uwierzytelnianie w KSeF możliwe jest za pomocą certyfikatu KSeF (wyłącznie środowisko demo), podpisu kwalifikowanego/pieczęci elektronicznej lub tokenu. Wybór sposobu uwierzytelniania odbywa się w momencie połączenia z KSeF – przy wysyłaniu bądź pobieraniu faktur. Zostało to opisane w artykule Wybór sposobu uwierzytelniania

Numer klucza KSeF – pole umożliwiające wprowadzenie dedykowanego numeru klucza zawierającego licencję KSeF. Po wprowadzeniu klucza będzie on uwzględniony po ponownym zalogowaniu do programu.

W przypadku posiadania zakupionego pakietu OCR&KSeF lub kiedy pakiet KSeF znajduje się na tym samym kluczu, co moduły Comarch ERP Optima, nie ma potrzeby wprowadzania w tym miejscu klucza, aby dalej korzystać z KSeF w programie. Uzupełnienie pola jest wymagane tylko w przypadku, gdy dedykowany pakiet KSeF znajduje się na osobnym kluczu.

Informuj, gdy liczba pozostałych dokumentów w pakiecie KSeF będzie poniżej – pole posiada domyślną wartość 50 dokumentów. W przypadku zmniejszenia liczby pozostałych dokumentów w pakiecie poniżej wpisanej wartości, wyświetlane jest powiadomienie informujące, ile dokumentów pozostało do wykorzystania. Informacja ta pojawia się przy logowaniu raz dziennie dla operatora, który posiada uprawnienia do korzystania z KSeF.

Podzakładka [Wysyłanie faktur]

W podzakładce tej możliwe jest zarządzanie zakresem danych wysyłanych do KSeF.
Funkcjonalność została opisana szczegółowo z artykule Parametryzacja danych wysyłanych do KSeF.

Podzakładka [Odbiór faktur]

W sekcji Wybierz rodzaj dokumentów pobieranych z KSeF dostępne są parametry Odbieraj faktury zakupu oraz Odbieraj faktury sprzedaży. Pozwalają one w każdej firmie niezależnie włączyć lub wyłączyć odbiór faktur zakupu oraz faktur sprzedaży (np. w biurze rachunkowym dla klienta rozliczającego sprzedaż na podstawie innych plików, np. JPK_V7). Oba parametry są domyślnie zaznaczone. Ustawienia na poziomie firmy mogą jedynie zawęzić uprawnienia nadane operatorowi. Dla wyłączonego rodzaju dokumentów program nie odpytuje KSeF, więc pobranie nie obciąża pakietu licencyjnego. Próba wejścia na listę dokumentów zablokowaną w ten sposób kończy się komunikatem: Pobieranie faktur z KSeF zostało wyłączone w Konfiguracji Firmy (Dane firmy/ KSeF).

W podzakładce tej użytkownik ma możliwość zarządzania ustawieniami dotyczącymi mapowania pozycji podczas przenoszenia faktury z listy faktur z KSeF do Handlu.
Funkcjonalność została opisana szczegółowo w artykule Weryfikacja pozycji na dokumencie zaimportowanym z KSeF