Funkcjonalność dostępna w module Płace i Kadry Plus, umożliwia ewidencję i rozliczanie pracowników tymczasowych przez Agencje Pracy Tymczasowej. Praca tymczasowa jest stosunkiem pracy pomiędzy trzema podmiotami: pracownikiem tymczasowym – agencją pracy tymczasowej – pracodawcą-użytkownikiem. Agencja Pracy Tymczasowej zawiera umowę z osobą poszukującą pracy, przez co staje się jej pracodawcą, z tą różnicą, że praca nie jest wykonywana w siedzibie agencji, ale na rzecz i pod kierownictwem innego pracodawcy użytkownika, do którego osoba jest kierowana przez agencję. Skierowanie do pracy następuje zawsze na czas określony.
Konfiguracja typów wypłat#
W Konfiguracji typów wypłat wyliczanych algorytmem 7 i 9 na zakładce [Ogólne], w części definicja możliwe są do zaznaczenia parametry wykorzystywane przy naliczaniu składników wynagrodzenia dla pracowników tymczasowych:
- Liczony z okresu zatrudnienia – przy liczeniu typów wypłat wykorzystujących ten parametr uwzględniane są składniki wypłacone w całym bieżącym okresie zatrudnienia pracownika tymczasowego. W przypadku jednoczesnego zaznaczenia parametrów Standardowa oraz Liczony z okresu zatrudnienia w podstawie wynagrodzenia za urlop/ekwiwalentu za niewykorzystany urlop uwzględniane jest wypłacone u danego pracodawcy‑użytkownika wynagrodzenie za okres 3 miesięcy lub 90 dni zatrudnienia przypadających w okresie 6 miesięcy przed miesiącem, w którym pracownik przebywa na urlopie.
- Kwota przeliczana na dni/godziny – decyduje czy kwota dodatku ma być przeliczona na dni, czy na godziny.
Do rozliczania pracowników tymczasowych służą nowe standardowe typy wypłat. Lista nowych standardowych typów wypłat to:
- Wynagrodzenie za czas urlopu (tymczas.),
- Ekwiwalent za niewykorzyst. url. (tymcz.).
Pracownik tymczasowy – informacje w danych kadrowych#
Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce Etat są zwijane grupy Zastępowany pracownik i Pracownik tymczasowy – widoczny tylko w module Płace i Kadry Plus. Grupy widoczne są na pełnym formularzu pracownika, w przypadku właściciela oraz na formularzu dostępnym z poziomu kasy zapomogowo‑pożyczkowej jest ukryta.
Domyślnie przy dodawaniu nowego pracownika flaga Pracownik tymczasowy nie jest zaznaczona. Przy aktualizacji danych kadrowych wartość parametru jest kopiowana z poprzedniego zapisu – z możliwością zmiany przez operatora.
W części Zastępowany pracownik można wpisać lub wybrać z liczby pracowników imię i nazwisko pracownika zastępowanego. Pole to należy uzupełnić w przypadku zatrudniania pracownika na umowę o zastępstwo.
Parametr Pracownik tymczasowy służy do odnotowania pracownikowi informacji o statusie tymczasowy. Zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie się pola Pracodawca. W tym polu można wybrać z listy słownikowej nazwę firmy pracodawcy-użytkownika, do którego pracownik jest przypisany w okresie danego zapisu historycznego.
W Kadrach dla Listy pracowników oraz Listy zapisów historycznych pracownika udostępniono na liście kolumn do wyboru (w domyślnym układzie ukryte) dodatkowe kolumny dotyczące pracowników tymczasowych – dostępne do wyboru tylko w module Płace i Kadry Plus:
- Tymczasowy – z opcją Tak/Nie zależnie od tego czy pracownik ma zaznaczony parametr na zakładce [Etat],
- Pracodawca – wyświetlana jest nazwa pracodawcy – użytkownika z etatu pracownika.
Kolumny można dodać korzystając z dostępnej pod prawym przyciskiem myszy opcji Wybór kolumn.
Operacje seryjne – Seryjna zmiana wartości pola#
Do operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników, służą pola, dotyczące pracownika tymczasowego. Są one widoczne po zaznaczeniu flagi Wyświetl dodatkową listę pól. Dotyczy to następujących pól:
- Pracownik tymczasowy – z opcjami tak/nie do wyboru,
- Pracodawca – możliwość wyboru z listy słownikowej pracodawcy – użytkownika.
Limit urlopowy#
W konfiguracji znajduje się standardowy typ limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Limit ten jest liczony w dniach, bez przeliczania na godziny i bez uwzględniania wymiaru etatu. Pracownik tymczasowy nabywa prawo do urlopu w wymiarze 2 dni po każdym pełnym miesiącu pracy. Ze względu na różne interpretacje okresu, za który przysługują 2 dni w konfiguracji znajduje parametr Limit urlopu dla pracow. tymczasowego/pierwsza praca‑miesiąc z równy 30 dni. Parametr ma wpływ na naliczanie limitu urlopu wypoczynkowego dla pracowników tymczasowych:
- parametr nie zaznaczony (domyślne ustawienie) – przy wyliczaniu limitów miesięcznych pełny miesiąc, dla okresu zaczynającego się pierwszego dnia miesiąca obejmuje cały dany miesiąc kalendarzowy, w pozostałych przypadkach miesiąc liczy się jako 30 dni np. limit ma datę Okres od inną niż pierwszy dzień miesiąca.
- Parametr zaznaczony – przy wyliczaniu limitów miesięcznych dla pracowników tymczasowych za pełny miesiąc zawsze przyjmuje się 30 dni kalendarzowych.
Parametr Limit urlopu dla pracow. tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni ma wpływ na naliczenie limitu urlopu wypoczynkowego tylko w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony przez co najmniej pełny miesiąc kalendarzowy. Zaznaczenie lub odznaczenie parametru decyduje o tym, czy pierwszy 2-dniowy limit policzy się za okres np. 1-30.07, czy 1-31.07. Przy zatrudnieniu trwającym część miesiąca każde 30 dni zatrudnienia jest traktowane jako miesiąc. Zatem każdy 30-dniowy okres zatrudnienia, z jednego bądź wielu miesięcy, jeśli dotyczy tylko części miesiąca będzie traktowany jako miesiąc. W przypadkach przedstawionych poniżej naliczą się 2 dni urlopu wypoczynkowego, za okresy:
- 07-30.07 (gdy 31.07 już nie jest zatrudniony),
- 2-31.07,
- 07-15.07, a następnie po 1-dniowej przerwie 17.07-31.07,
- 07-15.07 i po przerwie 1.08-15.08.
W bazie danych zapisywana jest informacja o tym, przy jakim ustawieniu powyższego parametru był naliczony limit urlopu.
Formularz limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) różni się od standardowego formularza limitu Urlop wypoczynkowy, nie ma kolumny z przeliczeniem na godziny i są dodatkowe pola:
- korekta okresu – opcja dostępna dla limitów liczonych w dniach. Edycja korekty okresu limitu jest dostępna tylko w ostatnim limicie danego typu u pracownika. Zaznaczenie powoduje uaktywnienie się pola z datą Okres Do. Użytkownik może zmienić zakres dat limitu. Jest to istotne dla pracowników tymczasowych w sytuacji, gdy pierwszy limit Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) jest dodawany dla pracownika, który był już wcześniej zatrudniony jako pracownik tymczasowy i nabywa prawo do pierwszego 2-dniowego limitu wcześniej niż po pełnym miesiącu pracy w ramach danej umowy o pracę. Zaznaczenie tego parametru dodatkowo powoduje, że dla edytowanego okresu limitu jest doliczany należny limit za 2 dni (nawet jeśli wcześniej naliczył się w ilości 0, ze względu na to że nie kończył miesięcznego okresu zatrudnienia, za który przysługują 2 dni urlopu). Po zmianie daty Okres Do w ostatnim limicie wykonanie operacji Przelicz powoduje dodanie, przeliczenie tylko limitów od daty o 1 dzień późniejszej niż ostatni z limitów mający ustawioną ręczną korektę Aby zmodyfikować okres limitu inny niż ostatni naliczony, należy najpierw usunąć te limity, które dotyczą późniejszych okresów, tak by ten w którym ma być zmieniony okres, był ostatnim. Następnie zmienić ‘datę Do’ w tym limicie i zapisać. Po przeliczeniu doliczą się kolejne limity po nim, o ile pracownik jest nadal zatrudniony jako pracownik tymczasowy po tej dacie, którą ręcznie zmodyfikowano.
- wypłacono ekwiwalent – pole służy do ręcznego wpisania ilości dni lub godzin (w zależności od tego czy jest liczony w dniach czy w godzinach), za które wypłacono ekwiwalent. Odnotowanie informacji o wypłaconym ekwiwalencie wpływa na wysokość limitu pozostałego do wykorzystania.
Formularz limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy)
Limit Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) można dodać jedynie pracownikowi, który miał odnotowany chociaż w jednym zapisie historycznym w okresie, za który dodajemy limit status tymczasowy. W przypadku próby dodania tego rodzaju limitu pracownikowi, który nie miał statusu tymczasowy pojawia się komunikat: Nie można naliczyć tego typu limitu – pracownik nie jest zatrudniony jako pracownik tymczasowy w roku {rok, za który liczymy limit}. W przypadku próby dodania pracownikowi tymczasowemu limitu Urlop wypoczynkowy, gdy w ciągu roku zawsze miał ustawiony status tymczasowy pojawia się komunikat Nie można naliczyć tego typu limitu – pracownik jest zatrudniony wyłącznie jako pracownik tymczasowy w roku {rok, za który liczymy limit}.
Dla pracowników tymczasowych przeznaczony jest standardowy typ nieobecności Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Na formularzu nieobecności można zaznaczyć, że jest to urlop na żądanie, a w polu wykorzystano do tej pory widoczna jest ilość dni wykorzystanego urlopu na żądanie odczytana z limitu. Odnotowanie na kalendarzu (Nie)obecności Urlopu wypoczynkowego (tymczasowy) w dniu typu Pracy pomniejsza limit o 1 dzień niezależnie od wymiaru etatu pracownika i ilości godzin wg planu pracy. Limit pozostały do wykorzystania za dany miesiąc jest automatycznie przenoszony na kolejny okres (miesiąc).
Lista płac#
Na formularzu listy płac – tylko w module Płace i Kadry Plus – dostępny jest parametr Lista tylko dla pracowników tymczasowych – domyślnie niezaznaczony.
Wypłaty dla pracowników tymczasowych można naliczać na liście płac z zaznaczonym parametrem Lista tylko dla pracowników tymczasowych. Na takiej liście płac nie ma możliwości ustawienia okresu dłuższego niż 1 miesiąc, ani liczenia z opcją miesięcy wstecz. Po wybraniu w Wypłatach pracowników listy płac dedykowanej dla pracowników tymczasowych wyświetlają się jedynie osoby, które mają status pracownika tymczasowego przez co najmniej jeden dzień w okresie, za który jest dana lista płac.
Formularz listy płac – z parametrami dla pracowników tymczasowych
Na liście płac dla pracowników tymczasowych, możliwe jest rozliczenie w jednej wypłacie, wielu okresów zatrudnienia ze statusem tymczasowy, z przerwami w obrębie danego miesiąca. W przypadku aktualizacji w trakcie miesiąca. zmieniającej status pracownika ze zwykłego na tymczasowy, aby program prawidłowo naliczył wynagrodzenie należy postąpić w następującej kolejności:
- naliczamy wypłatę na zwykłej liście płac za okres, kiedy pracownik nie był pracownikiem tymczasowym,
- aktualizujemy dane pracownika,
- naliczamy drugą wypłatę na liście płac dla tymczasowych za okres, kiedy pracownik miał status tymczasowy.
Wynagrodzenie za czas urlopu#
Dla pracowników tymczasowych dedykowany jest standardowy typ wypłaty Wynagrodzenie za czas urlopu (tymczas.). Ten typ wypłaty powiązany jest z nieobecnością Urlop wypoczynkowy (tymczasowy).
Wyliczenie wynagrodzenia za czas urlopu (tymczas.):
- W podstawie wynagrodzenia za czas urlopu uwzględnia się wynagrodzenie pracownika uzyskane u pracodawcy-użytkownika, u którego jest na urlopie, za okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik przebywa na urlopie. Jeśli pracownik w okresie 3 miesięcy przed urlopem pracował u różnych pracodawców – użytkowników do podstawy przyjmujemy wynagrodzenie uzyskane u danego pracodawcy-użytkownika za okres łącznie 90 dni zatrudnienia, które przypadają w okresie 6 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc kalendarzowy, w którym pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym. Okres 90 dni ropoczyna się w dniu bezpośrednio poprzedzającym miesiąc kalendarzowy, w którym jest urlop wypoczynkowy. W przypadku, gdy pracownik przed urlopem otrzymał u danego pracodawcy-użytkownika wynagrodzenie za okres krótszy niż 3 miesiące/90 dni do obliczania wynagrodzenia za czas urlopu przyjmuje się wynagrodzenie faktycznie otrzymane w tym okresie. Do podstawy wliczane są wszystkie wypłacone elementy zdefiniowane jako wliczane do urlopu, bez względu na sposób wliczania (pomijane są tylko ustawione jako nie wliczać) – w takiej kwocie, w jakiej je wypłacono (nawet jeśli z definicji wynika, że mają być wliczane po przeliczeniu względem jakiejś stałej). W przypadku dodatków wypłacanych za pełny miesiąc, gdy pracownik w danym miesiącu pracował u kilku pracodawców i wynagrodzenie z tytułu pracy u jednego z tych pracodawców ma być wliczone do podstawy dodatek wlicza się tylko w przypadku, gdy na ‘datę od’ i ‘datę do’ tego dodatku pracownik pracował u pracodawcy-użytkownika, u którego przebywa na urlopie.
- Zsumowane wynagrodzenie dzielone jest przez liczbę godzin pracy, za które ono przysługiwało.
- Otrzymana kwotę za 1 godzinę urlopu jest mnożona przez liczbę godzin urlopu. Licza godzin urlopu jest równa liczbie godzin pracy, którą pracownik by przepracował, gdyby nie przebywał w danym dniu/dniach na urlopie.
W programie jest możliwość podglądu elementów uwzględnionych w podstawie wynagrodzenia za czas urlopu (tymczas.) na logu Naliczanie podstawy urlopu (tymcz.) – szczegóły.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop#
W przypadku wypłaty pracownikowi tymczasowemu ekwiwalentu należy użyć typu wypłaty – Ekwiwalent za niewykorzystany url.(tymcz.). Zasady liczenia podstawy i kwoty ekwiwalentu za jedną godzinę, są takie same jak dla urlopu wypoczynkowego.
Wynagrodzenie pracownika uzyskane w okresie 3 miesięcy/90 dni jest dzielone przez czas przepracowany w godzinach. Stawka za 1 godzinę urlopu jest następnie mnożona przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Liczba godzin niewykorzystanego urlopu jest ustalana jako iloczyn pozostałych dni urlopu pobranych z limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy), wartości wpisanej w polu Norma dobową do urlopu dla pełnego wymiaru etatu na formularzu pracownika oraz wymiaru etatu pracownika. Ilość godzin pozostałego urlopu zaokrągla się w górę do pełnych godzin. Stawka za godzinę urlopu pomnożona przez wyliczoną liczbę godzin pozostałego urlopu daje kwotę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Na wydruku Naliczanie podstawy ekwiw. (tymczas.) – szczegóły – wykazywane są elementy uwzględnione w podstawie naliczania ekwiwalentu za urlop (tymczas.).
Wynagrodzenie za czas choroby#
Liczba dni chorobowego, za które płaci pracodawca, długość okresu zasiłkowego oraz liczba miesięcy, z których liczymy średnią do podstawy dla pracowników tymczasowych, określana jest tak samo jak dla zwykłych pracowników.
Podstawę wynagrodzenia za czas choroby, ustala się analogicznie jak dla pracowników zwykłych z kilkoma wyjątkami:
- w przypadku, gdy pracownik tymczasowy w okresie trwania danej umowy o pracę nie ma wypłat za poprzednie miesiące, albo ma wypłatę tylko za część poprzedniego miesiąca (zatrudniony w trakcie miesiąca) w podstawie uwzględniane są kwoty z bieżącej wypłaty zależnie od ustawionej w typie wypłaty metody wliczania do podstawy zasiłków chorobowych, uwzględniane następująco:
- zdefiniowane jako Nie wliczać – nie wlicza się,
- zdefiniowane jako Wliczać – wlicza się wartość elementu wypłaty pomniejszoną o składki ZUS pracownika z tego elementu,
- zdefiniowane jako wliczane pozostałymi metodami – Dopełniać wg dni, Dopełniać wg godzin, Wliczać w pełnej wysokości i Wliczać jak zasadnicze – wlicza się składnik podstawowy pomniejszony o składki ZUS pracownika,
- wyliczoną podstawę zasiłku w przypadku pracowników tymczasowych odnosi się do minimalnego wynagrodzenia uwzględniającego wymiar etatu i pomniejszanego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.
Wydruki#
Pracownicy tymczasowi u pracodawców‑użytkowników wydruk, na którym wykazywane są osoby mające zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy w danym okresie i są przypisane do wskazanego pracodawcy – użytkownika. Wydruk wykonywany jest dla zaznaczonych pracowników w Kadrach poprzez Wydruk danych/ Lista pracowników/ Pracownicy tymczasowi u pracodawców‑użytkowników.
Świadectwo pracy dla pracownika tymczasowego – dedykowany wydruk świadectwa pracy dla pracowników tymczasowych. Wydruk jest dostępny z poziomu formularza danych kadrowych pracownika, który ma zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy w menu Wydruk danych w gałęzi Wydruki do Worda (XML) – wydruki kadrowe. W punkcie 1 świadectwa pracy wykazywane są okresy zatrudnienia pracownika obejmujące dane z zapisu historycznego, z którego wykonywany jest wydruk oraz wcześniejsze, począwszy od zapisu, który jest aktualny na dzień podany w parametrach przed wydrukiem w polu Informacje o zatrudnieniu od dnia. Dane pobierane są tylko z zapisów historycznych pracownika, w których jest zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy. W punkcie 2 zawarta jest informacja o pracodawcach-użytkownikach, u których wykonywana była praca w okresie zatrudnienia uwzględnionym w punkcie 1. W przypadku, gdy pracownik nie ma ustawionych pracodawców drukowany jest opis Brak informacji o pracodawcy–użytkowniku. Informacja o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym pobierana jest ze standardowego limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Liczba dni wykorzystanego urlopu jest sumą liczby dni urlopu wykorzystanego i liczby dni, za które wypłacono ekwiwalent zsumowanych z wszystkich limitów zawierających się w roku kalendarzowym, w którym pracownik jest zwolniony i dodatkowo zawężonych do okresu, za jaki jest wykonywany wydruk świadectwa pracy. Pozostałe informacje wykazywane na świadectwie pracy drukowane są analogicznie, jak dla pracowników niebędących pracownikami tymczasowymi.