Lista reklamacji

Na stanowisku POS możliwe jest obsłużenie procesu reklamacji artykułów, między innymi:

przyjęcie, uznanie, odrzucenie lub zamknięcie reklamacji
weryfikacja statusu reklamacji

W celu przejścia na listę wszystkich reklamacji zgłoszonych na danym stanowisku POS należy w menu głównym wybrać kafel [Reklamacje].

Na liście prezentowane są kolumny:

Numer
Kontrahent
Data utworzenia
Termin rozpatrzenia
Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Anulowany, Zamknięty, Zrealizowany
Status – przyjmuje wartości: Uznana, Do rozpatrzenia, Odrzucona, Anulowana, Zrealizowana

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego, umożliwiające przeszukiwanie listy reklamacji na podstawie numeru systemowego dokumentu.

Uwaga

W zależności od parametru Sposób wyszukiwania dokumentów w konfiguracji stanowiska POS z poziomu systemu ERP dokumenty mogą być wyszukiwane:

lokalnie w bazie danych stanowiska POS
lokalnie oraz w systemie ERP

Wyszukiwanie reklamacji można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

Stan
Status
Data

Z poziomu listy reklamacji można:

dodać nowy dokument RLS przy pomocy przycisku [Dodaj]
wydrukować dokument RLS przy pomocy przycisku [Drukuj]
wyświetlić do podglądu dokument RLS
zamknąć dokument RLS, który ma status Uznana/Odrzucona

Dodanie nowej reklamacji

W celu dodania nowego procesu reklamacyjnego (RLS) należy z poziomu listy reklamacji wybrać przycisk [Dodaj].

Uwaga

Dodanie dokumentu RLS wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Na formularzu dodawanego dokumentu RLS znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Dokument – informacja dotycząca dokumentu, z którym może zostać powiązana definiowana reklamacja. Takie powiązanie można stworzyć wybierając przycisk [Powiąż z FS/PAR] oraz wybierając dany dokument z wyświetlonej listy dokumentów handlowych. Jeżeli dokument paragonu/faktury wystawiony został wyłącznie na jedną pozycję, to zostanie ona automatycznie dodana na reklamację. W przeciwnym wypadku należy wybrać która z pozycji ma zostać uwzględniona w procesie reklamacji.
2. Wyszukaj artykuł – umożliwia ręczne dodanie reklamowanego artykułu, jeżeli nie zostało stworzone powiązanie dokumentu RLS z dokumentem handlowym. Taka sytuacja może zaistnieć w przypadku dokumentu wystawionego na innym stanowisku POS lub jego braku w systemie.

Dokument RLS może dotyczyć:

- tylko jednego artykułu
- pojedynczego elementu należącego do kompletu o zaznaczonym parametrze Pobieraj składniki na dokument
- nieaktywnego artykułu
Termin rozpatrzenia – data rozpatrzenia reklamacji
Usterka – wartości pola są definiowane w systemie ERP
Data usterki
Żądanie – wartości pola są definiowane w systemie ERP. Pole jest wymagane.
Opis usterki – umożliwia dodanie dodatkowego opisu usterki
Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

W oknie nowej reklamacji dostępne są następujące przyciski:

[Uznaj] – uznaje reklamację bezpośrednio po jej przyjęciu. Funkcja ta wymaga od operatora posiadania odpowiednich uprawnień do modyfikacji dokumentu RLS, definiowanych w systemie ERP. Po wybraniu tej opcji reklamacja zostanie dodana na listę ze statusem Uznana (w stanie Zatwierdzony).
[Zatwierdź] – zatwierdza dokument reklamacji w celu jego rozpatrzenia. Po wybraniu tej opcji reklamacja zostanie dodana na listę ze statusem Do rozpatrzenia (w stanie Zatwierdzony). Dalsza obsługa procesu reklamacyjnego może przebiegać po stronie systemu ERP.

W dalszym postępowaniu użytkownik może wystawić korektę dokumentu handlowego, który podlegał procesowi reklamacji, a następnie zakończyć cały proces reklamacyjny wybierając przycisk [Zamknij reklamację]. Wybór tej opcji spowoduje zmianę stanu dokumentu reklamacji na Zamknięty.

Uwaga

Zamknąć można reklamację, która ma status Uznana/Odrzucona.

Przycisk [Zamknij reklamację] — Przycisk [**Zamknij reklamację**]

Uwaga

Wystawienie korekty jest opcjonalne. Użytkownik musi zdecydować, czy sposób w jaki reklamacja została uznana, wymaga wystawienia korekty. Przykładowo w sytuacji naprawy towaru, wystawienie korekty nie jest konieczne.

Przykład

Klient w sklepie odzieżowym zgłasza usterkę zakupionego towaru. Operator sprawdza reklamowany towar i zgodnie z przyjętymi w firmie procedurami dodaje nowy dokument RLS. W tym celu wybiera w głównym menu kafel [Reklamacje], a następnie przycisk [Dodaj]. W pierwszej kolejności na formularzu nowo dodawanej reklamacji sprzedaży wybiera przycisk [Powiąż z FS/PAR] i wyszukuje okazany paragon (dowód zakupu) na liście dokumentów handlowych. W efekcie na RLS zostaje automatycznie dodany artykuł z paragonu. Następnie operator wybiera rodzaj usterki oraz dopisuje dodatkowe informacje. Zgodnie z życzeniem klienta, operator wybiera Żądanie: Naprawa oraz uzupełnia termin realizacji na za dwa tygodnie. Na koniec użytkownik wybiera przycisk [Zatwierdź] oraz z poziomu listy dokumentów RLS drukuje kopię dokumentu dla klienta. Reklamacja zostanie rozpatrzona w przeciągu dwóch tygodni. W przypadku uznania reklamacji, naprawa towaru zostanie zrealizowana w ciągu kolejnych trzech tygodni.

Podgląd reklamacji

W celu wyświetlenia dokumentu RLS należy z poziomu listy reklamacji zaznaczyć dokument oraz wybrać przycisk [Podgląd].

Z poziomu podglądu dokumentu użytkownik o odpowiednich uprawnieniach może:

zobaczyć informacje o przebiegu procesu reklamacyjnego
uznać reklamację o statusie Do rozpatrzenia
odrzucić reklamację o statusie Do rozpatrzenia, Uznana
wydrukować reklamację

Pod szczegółami dotyczącymi usterki wyświetlone są kolejne etapy realizacji procesu reklamacji w postaci listy wszystkich akcji reklamacyjnych, ich dat oraz statusów dokumentu.

Uwaga

Akcje reklamacyjne nowo zdefiniowane z poziomu systemu ERP prezentowane są z nazwą: Inna akcja.

Przykład

Na stanowisku POS został wystawiony dokument PAR/2019/00006/CB_POS1 na artykuł Krawat granatowy. Kilka dni później na tym samym stanowisku sprzedażowym została zgłoszona reklamacja tego towaru o numerze RLS/2019/00006/CB_POS1 zawierająca żądanie zwrotu pieniędzy.
Reklamacja trafiła do systemu ERP w celu jej rozpatrzenia. W ciągu dwóch tygodni dokument zmienił swój status na Uznana, w związku z czym została wygenerowana korekta całościowa paragonu. Po zwrocie pieniędzy proces reklamacyjny można zamknąć.