W momencie dodawania pracownika możemy określić, czy będzie on uczestniczył w PPK, rezygnuje z uczestnictwa, bądź też nie podjął jeszcze takiej decyzji.

W przypadku, gdy pracownik chce uczestniczyć w PPK należy uzupełnić datę, od której pracownik przystępuje do Pracowniczych Planów Kapitałowych, informacje o ewentualnym obniżeniu składki podstawowej oraz o wysokościach składek – podstawowych i dodatkowych pracownika oraz pracodawcy.

Aby ułatwić sobie pracę w aplikacji pracowników można zaczytać z arkusza Excel o odpowiedniej strukturze. Wzorcowy arkusz wraz z instrukcją można pobrać z aplikacji Comarch PPK z poziomu sekcji Pracownicy / Importuj pracowników / Pobierz szablon z instrukcją.

Nazewnictwo arkusza jest dowolne, jednak podczas jego uzupełniania należy pamiętać o obowiązującym w arkuszu formacie daty – RRRR-MM-DD. Pierwsze dwa wiersze powinny zostać w formie nienaruszonej – takiej, w jakiej plik został pobrany. Jeśli zawarte w nich informacje zostaną zmienione, nie uda się zaimportować danych. Informacje dotyczące pracowników, jakie możemy zaczytać do aplikacji poprzez import arkusza są podzielone na następujące obszary:

Dane osobowe

Analogicznie jak przy ręcznym dodawaniu pracowników, sekcja ta zawiera podstawowe dane o pracowniku oraz dane kontaktowe. Wymaganymi polami w tej sekcji są:

• Imię,
• Nazwisko,
• Płeć (K – kobieta, M – mężczyzna, N – nie podano),
• Obywatelstwo (obowiązują dwuliterowe kody krajów zgodne z normą ISO 3166-1 alfa-2),
• Numer PESEL (w przypadku wprowadzenia w polu Obywatelstwo wartości PL),
• W przypadku wprowadzenia obywatelstwa innego niż polskie (PL):
  • Typ dokumentu (D – dowód osobisty, P – paszport, K – karta stałego pobytu, I – inny),
  • Numer dokumentu,
  • Data urodzenia.

Adresy

Aby poprawnie zaimportować pracownika należy uzupełnić jego adres zamieszkania. Jeśli adres do korespondencji jest różny od adresu zamieszkania, również można go uzupełnić w wyznaczonych do tego polach. Jeśli adres zamieszkania i do korespondencji jest wspólny, sekcję dotyczącą adresu korespondencyjnego należy pozostawić pustą. Wymagane pola w sekcji Adres zamieszkania są następujące:

• Kraj (obowiązują dwuliterowe kody krajów zgodne z normą ISO 3166-1 alfa-2),
• Miejscowość,
• Numer domu,
• Kod pocztowy (w przypadku, gdy w polu Kraj uzupełniono wartość PL obowiązuje format 99-999, w przypadku innego kodu kraju pole przyjmuje do 9 znaków).

Zatrudnienie

Pracownicze Plany Kapitałowe obowiązują jedynie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę oraz osoby z zawartą umową cywilnoprawną podlegające ubezpieczeniom. Pola wymagane są następujące:

• Forma zatrudnienia (E – umowa o pracę (etat), U – umowa cywilnoprawna),
• Data zatrudnienia – tj. data zatrudnienia lub data zawarcia umowy cywilnoprawnej.

Uczestnictwo w PPK

Jeśli pracownik przystąpił do PPK możemy od razu w arkuszu uzupełnić te dane. Jeśli wprowadzimy w arkuszu datę przystąpienia do PPK, wymagane będzie uzupełnienie następujących pól:

• Składka podstawowa pracownika (wartość liczbowa z przedziału 0,00-2,00),
• Składka dodatkowa pracownika (wartość liczbowa z przedziału 0,00-2,00),
• Składka dodatkowa pracodawcy (wartość liczbowa z przedziału 0,00-2,50).

Wprowadzenie pierwszego pracownika można wykonać z poziomu ekranu startowego aplikacji. Po zalogowaniu się do nowo utworzonej firmy, na ekranie startowym w sekcji Pracownicy pojawi się poniższy widok:

Po kliknięciu w opcję Dodaj pierwszego pracownika aplikacja otworzy formularz do wypełnienia. Na formularzu znajdują się następujące sekcje:

Dane podstawowe

Sekcja wymagana do uzupełnienia – znajdują się z w niej m.in. imię i nazwisko pracownika, obywatelstwo, numer PESEL oraz płeć pracownika.

W przypadku wprowadzenia obywatelstwa innego niż Polskie (PL), w sekcji Dane podstawowe pojawi się pytanie Czy pracownik posiada PESEL? – jeśli zostanie wybrana opcja Tak, należy wprowadzić numer PESEL oraz opcjonalnie można wprowadzić rodzaj oraz numer i serię dokumentu tożsamości. Jeśli zostanie wybrana opcja Nie –  obowiązkowe będzie wprowadzenie rodzaju dokumentu tożsamości oraz jego numeru i serii, a także daty urodzenia pracownika.

Kontakt

Użytkownik ma możliwość wprowadzenia danych kontaktowych pracownika, tj. numeru telefonu oraz adresu e-mail. Wprowadzenie danych w sekcji Kontakt nie jest obowiązkowe.

Adres zamieszkania i Adres korespondencyjny

Sekcje te odnoszą się do miejsca pobytu pracownika. Adres zamieszkania pracownika jest sekcją wymaganą w aplikacji. W przypadku, gdy pracownik ma taki sam adres zamieszkania, jak adres do korespondencji, można zaznaczyć parametr Adres korespondencyjny jest taki sam jak adres zamieszkania. W przypadku, gdy adres do korespondencji jest różny od adresu zamieszkania, należy go uzupełnić wprowadzając analogicznie jak w poprzednich polach – kraj, miejscowość, ulicę, numer domu/ numer lokalu, kod pocztowy oraz pocztę.

Informacje o zatrudnieniu

Tutaj wprowadzamy informacje związane z zatrudnieniem – czy jest to umowa o pracę, czy umowa cywilnoprawna, a także wprowadzamy – stosownie do formy – datę zatrudnienia lub datę zawarcia umowy cywilnoprawnej.

Uczestnictwo w PPK

Sekcja ta pojawia się po uzupełnieniu daty zatrudnienia/ zawarcia umowy cywilnoprawnej. Należy wskazać, czy pracownik podjął już decyzję o uczestnictwie w programie. Po zaznaczeniu odpowiedniej opcji aplikacja albo poprosi o uzupełnienie informacji o PPK (wysokościach składek/ dacie rezygnacji) albo w przypadku wybrania opcji 'Nie wiem’ pozwoli zakończyć dodawanie pracownika lub anulowanie wprowadzonych danych.

Dodawanie kolejnych pracowników odbywa się z Listy pracowników. Pracownicy mogą zostać również zaimportowani z arkusza Excel o odpowiedniej strukturze. Więcej na ten temat znajdziesz tutaj: sprawdź.

Umowa o zarządzanie PPK zawierana jest pomiędzy pracodawcą i wybraną przez niego instytucją finansową. Powinna ona określać warunki prowadzania PPK w danej instytucji m.in. warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze, wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych. Pracodawca zawiera umowę o zarządzanie, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę, w imieniu której jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Umowę o zarządzanie PPK należy podpisać nie później niż 10 dni roboczych przed upływem terminu, w którym pracodawca jest zobowiązany zawrzeć pierwszą umowę o prowadzenie PPK. W przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 250 pracowników wchodzących do programu 1 lipca 2019 umowę o zarządzanie należy zawrzeć do 25 października 2019 r.

Po zawarciu umowy o zarządzanie PPK pracodawca podpisuje z tą samą instytucją finansową w imieniu i na rzecz osób u niego zatrudnionych umowę o prowadzenie PPK. Umowa szczegółowo reguluje kwestie uczestnictwa w programie, a jej załącznikiem jest lista uczestników PPK. Pracodawca zawiera jedną umowę o prowadzenie obejmującą wszystkich pracowników, natomiast ewentualne zmiany w liczbie uczestników PPK, będą wiązały się jedynie ze zmianą treści załącznika (listy uczestników). W przypadku pracodawców wchodzących do programu 1 lipca 2019 umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć do 12 listopada 2019r.

Deklarację rezygnacji z PPK można wydrukować z poziomu formularza pracownika zgłoszonego do PPK, z zakładki Uczestnictwo w PPK. Po wybraniu opcji Wydrukuj dokument pojawi się okno z możliwością wyboru odpowiedniego wydruku oraz wybory między wydrukiem a podglądem dokumentu w formacie PDF. Taki dokument można zapisać na dysku komputera lub od razu wydrukować na podłączonej do komputera drukarce.

Wydruk deklaracji rezygnacji z PPK można wykonać również seryjnie dla zaznaczonych pracowników z poziomu listy Pracowników. Po wybraniu opcji Drukuj… podobnie jak przy opcji dostępnej z karty pracownika, Użytkownik będzie miał możliwość wyboru rodzaju wydruku oraz opcji pobrania pliku PDF lub wydruku.