Jak zaimportować pracowników z arkusza Excel?

Aby ułatwić sobie pracę w aplikacji pracowników można zaczytać z arkusza Excel o odpowiedniej strukturze. Wzorcowy arkusz wraz z instrukcją można pobrać z aplikacji Comarch PPK z poziomu sekcji Pracownicy / Importuj pracowników / Pobierz szablon z instrukcją.

Nazewnictwo arkusza jest dowolne, jednak podczas jego uzupełniania należy pamiętać o obowiązującym w arkuszu formacie daty – RRRR-MM-DD. Pierwsze dwa wiersze powinny zostać w formie nienaruszonej – takiej, w jakiej plik został pobrany. Jeśli zawarte w nich informacje zostaną zmienione, nie uda się zaimportować danych. Informacje dotyczące pracowników, jakie możemy zaczytać do aplikacji poprzez import arkusza są podzielone na następujące obszary:

Dane osobowe

Analogicznie jak przy ręcznym dodawaniu pracowników, sekcja ta zawiera podstawowe dane o pracowniku oraz dane kontaktowe. Wymaganymi polami w tej sekcji są:

  • Imię,
  • Nazwisko,
  • Płeć (K – kobieta, M – mężczyzna, N – nie podano),
  • Obywatelstwo (obowiązują dwuliterowe kody krajów zgodne z normą ISO 3166-1 alfa-2),
  • Numer PESEL (w przypadku wprowadzenia w polu Obywatelstwo wartości PL),
  • W przypadku wprowadzenia obywatelstwa innego niż polskie (PL):
    • Typ dokumentu (D – dowód osobisty, P – paszport, K – karta stałego pobytu, I – inny),
    • Numer dokumentu,
    • Data urodzenia.
Przykład

Adresy

Aby poprawnie zaimportować pracownika należy uzupełnić jego adres zamieszkania. Jeśli adres do korespondencji jest różny od adresu zamieszkania, również można go uzupełnić w wyznaczonych do tego polach. Jeśli adres zamieszkania i do korespondencji jest wspólny, sekcję dotyczącą adresu korespondencyjnego należy pozostawić pustą. Wymagane pola w sekcji Adres zamieszkania są następujące:

  • Kraj (obowiązują dwuliterowe kody krajów zgodne z normą ISO 3166-1 alfa-2),
  • Miejscowość,
  • Numer domu,
  • Kod pocztowy (w przypadku, gdy w polu Kraj uzupełniono wartość PL obowiązuje format 99-999, w przypadku innego kodu kraju pole przyjmuje do 9 znaków).
Przykład

Zatrudnienie

Pracownicze Plany Kapitałowe obowiązują jedynie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę oraz osoby z zawartą umową cywilnoprawną podlegające ubezpieczeniom. Pola wymagane są następujące:

  • Forma zatrudnienia (E – umowa o pracę (etat), U – umowa cywilnoprawna),
  • Data zatrudnienia – tj. data zatrudnienia lub data zawarcia umowy cywilnoprawnej.
Przykład

Uczestnictwo w PPK

Jeśli pracownik przystąpił do PPK możemy od razu w arkuszu uzupełnić te dane. Jeśli wprowadzimy w arkuszu datę przystąpienia do PPK, wymagane będzie uzupełnienie następujących pól:

  • Składka podstawowa pracownika (wartość liczbowa z przedziału 0,00-2,00),
  • Składka dodatkowa pracownika (wartość liczbowa z przedziału 0,00-2,00),
  • Składka dodatkowa pracodawcy (wartość liczbowa z przedziału 0,00-2,50).
Przykład

Czy ten artykuł był pomocny?