Z poziomu listy Pracowników można wykonać następujące akcje:

•  – opcja tworzenia plików w formacie XML dostępna jest dla pracowników ze statusami Przystępuje, informacja niewysłana oraz Rezygnuje, informacja niewysłana,
•  – opcja wysyłki danych w przypadku włączonej automatycznej wymiany danych z wybranymi instytucjami finansowymi; dostępna dla pracowników ze statusami Przystępuje, informacja niewysłana oraz Rezygnuje, informacja niewysłana,
• – opcja dostępna dla pracownika niezdecydowanego w zakresie uczestnictwa w PPK, odnotowanie pracownikowi uczestnictwa w PPK,
• – podejrzenie formularza pracownika i wprowadzanie zmian, opcja dostępna po rozwinięciu ikony przy konkretnym nazwisku,
•  wyszukiwanie – wyszukiwać pracowników można według nazwiska, imienia lub numeru PESEL,
• filtrowanie – filtrować pracowników można według występujących statusów oraz po opcjach: wszyscy pracownicy, wszyscy uczestnicy, wszyscy rezygnujący, wszyscy oczekujący, uczestnicy bez numeru identyfikacyjnego,
• – wydrukowanie lub pobranie w formacie PDF następujące wydruki: Oświadczenie o zawartych umowach o prowadzenie PPK, Deklarację dotyczącą wpłat podstawowych do PPK, Deklarację dotyczącą wpłat dodatkowych do PPK, Wniosek o dokonywanie wpłat do PPK, Wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK, Deklarację rezygnacji z PPK,
• po zaznaczeniu wybranych pracowników i rozwinięciu ikony dostępna jest również możliwość utworzenia plików XML związanych z przystąpieniem/ rezygnacją z PPK,
• – wyeksportowanie listy pracowników do arkusza Excel. Do arkusza przenoszone są dane takie jak imię i nazwisko pracownika, PESEL, numery identyfikacyjne nadane przez PFR oraz przez instytucję finansową, identyfikator kadrowy, uczestnictwo w PPK, data przystąpienia, data utworzenia pliku zgłoszeniowego, data rezygnacji, data utworzenia pliku z rezygnacją, składka podstawowa pracownika, składka dodatkowa pracownika, składka podstawowa pracodawcy, składka dodatkowa pracodawcy,
• –  dodanie pracownika. Po wyborze tej opcji Użytkownik decyduje w jaki sposób chce dodać nowego pracownika (wypełnienie formularza w aplikacji lub import z arkusza Excel)

Więcej o statusach, tworzonych plikach oraz wydruku rezygnacji można przeczytać tutaj: statusy, pliki oraz wydruk rezygnacji.

Aby arkusze z pracownikami zaczytywały się automatycznie, należy w pierwszej kolejności z poziomu Danych Firmy włączyć opcję automatycznego importu danych. W sekcji Automatyczny import należy wybrać opcję Zmień, a następnie ustawić opcję Aktywny i wskazać właściwe katalogi:

• Katalog wejściowy – folder, w którym umieszczane będą arkusze Excel z nowymi pracownikami
• Katalog wyjściowy – folder, do którego zaczytane do aplikacji arkusze zostaną przeniesione po wykonaniu automatycznego importu. Po zaczytaniu do aplikacji, rozszerzenie pliku z pracownikami zmieniane jest na .bak.

Po zaczytaniu pracowników, w sekcji Dane firmy/ Importy/ Raporty importu pracowników można przejrzeć raport, w którym zawarte będą szczegółowe informacje o pracownikach zaczytanych i niezaczytanych do aplikacji.

W przypadku, jeśli wybrany pracownik nie zostanie zaczytany do aplikacji, w raporcie pod ikonką zostanie podana przyczyna niezaczytania danej osoby do aplikacji.

Raporty są również dostępne dla ręcznego importu pracowników z arkusza Excel.

Szczegóły wybranego raportu, jak i listę raportów można wyeksportować do arkusza Excel za pomocą opcji Eksportuj do arkusza. W zależności od miejsca, z którego wykonany będzie eksport, do arkusza przenoszone są następujące dane:

• eksport z listy raportów – data importu, osoba importująca, błędy walidacji, poprawnie zaimportowani,
• eksport z wybranego importu – numer rekordu, pracownik, stan, przyczyna.

W aplikacji Comarch PPK zlecenie wypłaty transferowej możliwe jest z poziomu karty pracownika po wybraniu opcji Złóż wniosek o wypłatę transferową.

Po wybraniu opcji Złóż wniosek o wypłatę transferową należy wskazać powód wypłaty:

• zmiana pracodawcy przez pracownika,
• zmiana instytucji finansowej w firmie.

W  następnym kroku podać Nazwę instutucji finansowej, z którą poprzedni pracodawca miał zawartą umowę o zarządzanie PPK oraz wskazać numer rachunku PPK. Można wskazać więcej niż jedną instytucję finansową, np. jeśli pracownik był równocześnie zatrudniony w dwóch różnych podmiotach.

Informacja o wypłatach transferowych pracownika dostępna jest na karcie pracownika na zakładce Historia wpłat w sekcji Transfery. Pod ikoną można zweryfikować szczegóły konkretnego transferu środków. Jeśli pracownik nie miał wypłat transferowych, sekcja ta nie będzie widoczna.

Jeśli informacja o przystąpieniu została wprowadzona po stronie systemu Comarch ERP HR (w przypadku aplikacji w wersji współpracującej z Comarch ERP HR) lub zaimportowano dane o przystąpieniu do PPK (i wysokości składek) z arkusza Excel bądź uzupełniono je ręcznie (w przypadku aplikacji w wersji samodzielnej) można przystąpić do generowania plików XML.

Z poziomu ekranu startowego w sekcji Pracownicy należy wejść w opcję Uczestnicy. Zostanie wyświetlona lista wszystkich uczestników PPK.

Plik ze zgłoszeniem można utworzyć:

• pojedynczo – z poziomu karty pracownika za pomocą opcji Utwórz plik,

• pojedynczo – z poziomu listy uczestników wybierając dla konkretnego uczestnika opcję Utwórz plik,

• zbiorczo – zaznaczając odpowiednie osoby i po wybraniu opcji wciskając przycisk Utwórz plik dla Twoje TFI z informacją o przystąpieniu do PPK.

Po wybraniu opcji Utwórz plik/ Utwórz plik dla Twoje TFI z informacją o przystąpieniu do PPK dane zostaną zapisane i zostanie wygenerowany plik XML (zobacz: Gdzie zapisywane są utworzone w aplikacji pliki XML?).

W okresie od 01.01.2023 do 28.02.2023 jeżeli w danej firmie w dniu logowania do aplikacji co najmniej jeden pracownik jest poza PPK z powodu rezygnacji z uczestnictwa (posiada status Zrezygnował lub Rezygnuje, informacja niewysłana) w Oczekujących zadaniach dostępne jest przypomnienie o zbliżającym się terminie autozapisu pracowników do PPK.

Począwszy od 01.03.2023 każdy pracownik, który zrezygnował z PPK przed tym dniem, będzie podlegał procesowi automatycznego wznowienia. W związku z tym będzie widoczny na liście pracowników ze statusem Do uzupełnienia (autozapis). Z kolei w Oczekujących zadaniach widoczna będzie informacja:

Część pracowników podlega automatycznemu wznowieniu uczestnictwa w PPK (autozapis).

Z tego poziomu, po wskazaniu opcji Zobacz więcej, zostaniemy przekierowani na listę pracowników o statusie Do uzupełnienia (autozapis).

Szczegółowe informacje dotyczące statusu pracownika będą widoczne po wejściu do jego karty.

Dla pracowników o statusie Do uzupełnienia (autozapis) należy odnotować datę przystąpienia do PPK lub datę rezygnacji w przypadku ponownego złożenia deklaracji rezygnacji przez pracownika.

W przypadku aplikacji w wersji współpracującej z Comarch ERP HR lub Comarch ERP XT informację o przystąpieniu do PPK lub rezygnacji należy wprowadzić odpowiednio w systemie Comarch ERP HR lub Comarch ERP XT. W wersji samodzielnej informacje te wprowadzamy bezpośrednio w Comarch PPK.

Wymiana plikowa

Po wprowadzeniu odpowiednich danych status pracownika w Comarch PPK zmieni się odpowiednio na:

– Zrezygnował – gdy Pracownik nie był uczestnikiem PPK a następnie po 01.03.2023 r. wprowadzono datę rezygnacji. W tej sytuacji nie ma konieczności wysyłania tej informacji do Instytucji Finansowej,
– Rezygnuje, informacja niewysłana – gdy Pracownik był uczestnikiem PPK, po czym zrezygnował a następnie po 01.03.2023 r. wprowadzono datę rezygnacji z PPK,
– Przystępuje, informacja niewysłana – gdy wprowadzona zostanie data przystąpienia do PPK,

Wymiana automatyczna

Po wprowadzeniu odpowiednich danych status pracownika w Comarch PPK zmieni się odpowiednio na:

– Zrezygnował – gdy Pracownik nie był uczestnikiem PPK a następnie po 01.03.2023 r. wprowadzono datę rezygnacji. W tej sytuacji nie ma konieczności wysyłania tej informacji do Instytucji Finansowej,
– Rezygnuje, informacja niewysłana – gdy Pracownik był uczestnikiem PPK, po czym zrezygnował a następnie po 01.03.2023 r. wprowadzono datę rezygnacji z PPK,
– Przystępuje, informacja niewysłana – gdy Pracownik nie był uczestnikiem PPK a następnie po 01.03.2023 r. wprowadzono datę rezygnacji po czym wprowadzona zostanie data przystąpienia do PPK,
– Zgłoszony – gdy Pracownik był uczestnikiem PPK, po czym zrezygnował a następnie po 01.03.2023 wprowadzona została data przystąpienia do PPK. W tej sytuacji nie ma konieczności wysyłania tej informacji do Instytucji Finansowej.

Wysyłka informacji/generowanie plików XML

W przypadku statusu Rezygnuje, informacja niewysłana podczas wysyłki informacji do Instytucji Finansowej (generowania pliku XML) program wygeneruje informację o rezygnacji pracownika z PPK.

W przypadku statusu Przystępuje, informacja niewysłana podczas wysyłki informacji do Instytucji Finansowej (generowania pliku XML) program na podstawie historii uczestnictwa pracownika w PPK wygeneruje odpowiednio informację o:
– zgłoszeniu pracownika do PPK (pracownik nie był do tej pory uczestnikiem PPK),
– automatycznym wznowieniu uczestnictwa w PPK (pracownik był uczestnikiem PPK, po czym zrezygnował, a obecna data zgłoszenia do PPK jest w okresie 01.03.2023 – 31.03.2023),
– wznowieniu uczestnictwa w PPK (pracownik był uczestnikiem PPK, po czym zrezygnował, a obecna data zgłoszenia do PPK jest spoza okresu 01.03.2023 – 31.03.2023).

Szczegółowe informacje związane z wysyłką plików XML ze zgłoszeniem pracowników do PPK zostały opisane w artykule: Jak wygenerować plik XML ze zgłoszeniem pracownika do PPK?