Zastosowanie ankiet

Ankiety mogą być wykorzystywane przy realizacji różnych procesów biznesowych odbywających się z wykorzystaniem systemu COMARCH ERP XL- np. ocena okresowa pracowników, rekrutacja, badanie stopnia zadowolenia klienta, ocena dostawców. Pełnią one funkcję definiowalnych szablonów zawierających zestawy pytań. Udzielanie odpowiedzi na pytania zawarte w ankietach oraz prezentacja wyników odbywa się po stronie aplikacji internetowej HR – System Ocen Pracowników.

Definiowanie ankiet

Aby korzystać z ankiet konieczne jest zdefiniowanie pytań oraz określenie procesu, w którym będzie ona wykorzystywana – odbywa się to poprzez wskazanie rodzaju ankiety.

Pytania

Lista pytań wyświetlana jest poprzez wybranie funkcji: Narzędzia/Ankiety/Pytania.

Pytania mogą być przyporządkowane do określonej grupy pytań, co umożliwia łatwiejsze nimi zarządzanie – na liście dostępny jest filtr pozwalający na wyświetlanie pytań należących do danej grupy. Istnieje także możliwość skorzystania z lokatora ograniczającego.

W oknie Lista pytań znajdują się następujące pola i funkcje:

[Nowy] – za pomocą przycisku następuje dodanie nowego pytania, które domyślnie zostaje przyporządkowane do grupy „ogólne”

[Karta] – za pomocą przycisku możliwy jest podgląd/edycja określonego pytania. Przy próbie zmiany typu pytania z zamkniętego na otwarte pojawi się informacja, iż zostaną usunięte możliwe odpowiedzi. Modyfikacja pytań zamkniętych będzie możliwa do momentu udzielenia pierwszej odpowiedzi na pytanie.

[Usuń] – za pomocą przycisku odbywa się usuwanie pytania.

Pokaż nieaktywne. Zaznaczenie pola spowoduje wyświetlenie w oknie także pytań nieaktywnych.

Pytania mogą zostać zdefiniowane jako otwarte, wielokrotnego wyboru bądź zamknięte. W przypadku pytań zamkniętych udzielenie odpowiedzi polega na wskazaniu jednej z możliwych wartości. Pytania wielokrotnego wyboru umożliwiają wybranie wielu odpowiedzi. Parametr „wielokrotnego wyboru” jest możliwy do zaznaczenia jeżeli nie został zaznaczony parametr „Pytanie otwarte”.

Zestaw możliwych odpowiedzi definiowany jest również w Słownikach kategorii, grupie: Inne/Rodzaje Odpowiedzi. W oknie Odpowiedź istnieje możliwość zaznaczenia parametru „Inna” co pozwoli po wybraniu takiej odpowiedzi na wpisanie dowolnej treści.

Udzielenie odpowiedzi na pytania i prezentacja wyników odbywa się po stronie aplikacji HR – System Ocen Pracowników.

Definicje ankiet

Okno zawiera listę zdefiniowanych ankiet dostępną po wybraniu funkcji: Ankiety/Definicje ankiet z menu: Listy.

Po podniesieniu do edycji odpowiedniej definicji ankiety, zostanie otworzone okno: Definicja ankiety.

Definicja ankiety, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się podstawowe informacje na temat definicji ankiety. Są to:

Kod – kod ankiety

Nazwa – pełna nazwa ankiety

Rodzaj ankiety – predefiniowanymi typami są: Ocena okresowa i Rekrutacja

Wymagany podmiot ankiety – parametr decydujący o tym, czy będzie istniała możliwość wygenerowania ankiety bez wskazania podmiotu

Anonimowa – zaznaczenie decyduje o tym, czy ankieta będzie anonimowa

Aktywna – zaznaczenie decyduje o statusie aktywności danego typu.

Dodatkowo z poziomu definicji aktywnej ankiety udostępniono funkcję [Tworzenie zadań], która umożliwia zlecanie zadań związanych z daną ankietą danemu pracownikowi bądź ich grupie. Po naciśnięciu przycisku w wyświetlonym oknie należy wskazać parametry, które zostaną uwzględnione podczas tworzenia zadań, m. in.:

Podmiot ankiety/Odpowiadający – w panelu wyświetlana jest lista obiektów wyznaczonych do zadania – może to być lista pracowników lub kontrahentów. W systemie domyślnie wyświetlana jest lista pracowników.

Okres ankiety – w polu tym wyświetlana jest lista dostępnych okresów ankiet

Termin realizacji – w panelu określa się dane dotyczące terminu realizacji zadania oraz generowania przypomnień.

Z poziomu okna „Generowanie zadań” dostępna jest także funkcja , która umożliwia powtarzanie zadań w określonym terminie.

Wygenerowane zadania związane z ankietami widoczne są w terminarzach pracowników. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale: Terminarze.

Definicja ankiety, zakładka: Pytania

Zakładka zawiera listę przypisanych do danej ankiety pytań. Dodając nowe pytanie do ankiety określa się między innymi jego wagę oraz definiuje odpowiedź. Od wersji 2015 możliwa jest zmiana kolejności pytań i grup pytań w definicji ankiety. Możliwość dotyczy:

przesuwania pojedynczych pytań w obrębie danej grupy – jeżeli kursor ustawiony jest na pytaniu,

przesuwania wszystkich pytań przypisanych do grupy, jeśli kursor ustawiony jest na grupie pytań,

Podczas dodawania nowych definicji ankiet można ustalić kolejność pytań od razu podczas dodawania ich do definicji. W istniejących definicjach ankiet (przed wersja 2015) ustalenie kolejności pytań możliwe tylko przy użyciu nowych przycisków.

Odnośnie sortowania pytań i grup pytań obsłużono w Administratorze nowy zakaz „Zmiana kolejności pytań w definicji ankiet”

Okresy ankiet

W oknie tym rejestruje się listę dostępnych okresów ankiet, które uwzględniane są w momencie tworzenia zadań.