Informacje ogólne

Przed rozpoczęciem pracy z modułem: Administrator oddziałów, aby zapewnić jego poprawne działanie, należy go odpowiednio skonfigurować.

Na początku należy dokonać ustawień konfiguracyjnych w module: Administrator. W module tym dokonuje się następujących ustawień:

Określenie operatorów

Aby określić operatorów, należy:

z menu: Firma, wybrać pozycję: Operatorzy. Zostanie otworzone okno: Operatorzy.

nacisnąć przycisk:  [Nowy], w oknie: Operatorzy. Zostanie otworzone okno: Operator, gdzie wprowadza się dane operatora, który będzie pracować w Comarch ERP Optima. Po wprowadzeniu niezbędnych danych należy je zapisać, naciskając przycisk:  [Zapisz]. Nowy operator zostanie dodany do listy operatorów.

Nadanie uprawnień operatorom

Aby nadać uprawnienia operatorom, należy:

Przyporządkowanie operatora do centrum

Aby przyporządkować operatora do centrum, należy:

W czasie synchronizacji, dodani do centrum operatorzy zostaną wysłani do oddziału.

Przypisanie rejestrów VAT do serii oddziałowej

Przypisanie rejestrów VAT (zakupu, sprzedaży) odbywa się w oknie: Seria, dostępnym z poziomu okna: Lista serii.

Seria oddziałowa jest tworzona dla każdego oddziału podczas jego kreacji.

Aby przypisać rejestry do serii oddziałowej, należy:

Po wykreowaniu oddziału (więcej w rozdziale: 1.13.1 Jak założyć nowy oddział), otworzyć okno: Lista serii (w module: Administrator).

W oknie: Lista serii, wybrać serię oddziałową utworzoną podczas kreowania oddziału i nacisnąć przycisk: [Zmień]

W oknie: Seria, przypisać rejestr VAT zakupu w polu: Rejestr zakupów, natomiast rejestr VAT sprzedaży w polu: Rejestr sprzedaży.

Ponadto, podczas kreowania oddziału można modyfikować parametry centrum oddziałowego. Wśród parametrów, na które należy szczególnie zwrócić uwagę jest możliwość przypisania do takiego centrum rejestrów kasowych/bankowych (z zaznaczoną opcją: Oddział) oraz możliwość definiowania form płatności dostępnych w oddziale (więcej informacji znajduje się w rozdziale: 1.13.1.6 Krok 6 – Tworzenie centrum w strukturze firmy).

Opis funkcji dostępnych w module: Administrator oddziałów

Podstawę pracy z modułem: Administrator oddziałów, stanowi Menu oraz Pasek narzędzi:

Menu główne

System

Aktywne sesje – wyświetla wszystkie sesje programu w podziale na aktywne, historyczne i przerwane

Konfiguracja – ta konfiguracja obejmuje wszystkie moduły programu Comarch ERP XL

Zmiana hasła… – służy zmianie hasła dla aktywnego operatora

Zmiana daty… – służy zmianie daty używanej w programie

Zmiana okresu… – służy zmianie okresu obrachunkowego na dostępny z listy

Zmiana kontekstu operatora – umożliwia zmianę centrum dla aktywnego operatora

Zmiana operatora – służy zmianie operatora na dostępnego z listy

Zakazy kontekstowe – służą zdefiniowaniu (określeniu) zakazów kontekstowych dla wybranych operatorów

Domyślne ustawienie okien – funkcja służy przywróceniu domyślnemu ustawieniu okien w module

Ustawienia użytkownika

Ustawienie drukarki – przygotowuje drukarkę do pracy z modułem

Dodatki – otwiera listę dodatków

Koniec pracy – powoduje zamknięcie programu.

Edycja

Wytnij – wycina zaznaczony fragment i umieszcza w schowku. Wycięty fragment można następnie wkleić w wybranym miejscu.

Kopiuj – kopiuje zaznaczony fragment i umieszcza w schowku. Skopiowany fragment można następnie wkleić w wybranym miejscu.

Wklej – wkleja fragment ze schowka.

Firma

Struktura firmy – wyświetla dane o strukturze firmy, podzielone na trzy działy: Strukturę praw, Strukturę kosztów i Strukturę podległościową

Definicje dokumentów – wyświetla cechy dokumentów wykorzystywanych podczas pracy z systemem

Operatorzy – lista stanowisk i operatorów

Pieczątka – okno z danymi firmy

Pracownicy – lista pracowników

Serie – lista serii

Magazyny – lista magazynów

Samochody – lista samochodów

Trasy – lista tras

Urządzenia zewnętrzne – lista urządzeń zewnętrznych

Rejestry kasowo/bankowe – lista rejestrów kasowych i bankowych. Dokładny opis rejestrów znajduje się w dokumentacji modułu: Księgowość

Operacje kasowo/bankowe – lista operacji kasowych/bankowych, z poziomu której można zadeklarować występujące w kasie typy operacji gotówkowych, a w banku typy operacji na rachunkach. Możliwe jest również przyporządkowanie operacji do określonych rejestrów

Listy

Kontrahenci – wyświetla listę kontrahentów podzielonych według grup, do których należą, akronimu, numeru NIP – u i akwizytora

Towary – wyświetla listę towarów, posortowanych według kodu, według nazwy i według symbolu

Wzorce wizyt- otwiera okno: Wzorce wizyt, pozwalającej na przygotowanie i wykonywanie wizyt handlowych

Słownik elementów wizyt- otwiera zdefiniowane w module Administrator, w Słowniku Kategorii dla CRM, Rodzaje elementu wizyty

Załączniki- otwiera listę załączników

Narzędzia

Awaryjny zwrot całkowity- umożliwia dokonanie awaryjnego zwrotu całkowitego ze wskazanego oddziału, w sytuacji, gdy zwykły zwrot całkowity nie jest możliwy

Atrybuty- lista atrybutów. W oknie odbywa się definiowanie atrybutów i przypisywanie ich do obiektów

Ankiety- podnosi do edycji listę pytań, listę definicji ankiet oraz listę dostępnych okresów ankiet

Dokumenty

Dokumenty handlowe – wyświetla listę dokumentów handlowych i magazynowych (Dokumentacja modułu: Sprzedaż)

Zamówienia – wyświetla listę zapytań ofertowych, ofert i zamówień

Wizyty Handlowe- wyświetla listę Wizyt Handlowych

Wydatki Pracowników- otwiera okno: Wydatki Pracowników

Plany Sprzedaży – wyświetla listę planów sprzedaży, pozwalającą na przygotowanie i przeglądanie planów sprzedaży

Umowy – wyświetla listę zawartych umów sprzedażowych i zakupowych

Oddziały

Kreator podłączenia nowego oddziału Comarch ERP Optima – uruchamia kreatora nowego oddziału Comarch ERP Optima

Kreator podłączenia nowego oddziału Comarch ERP e-Sklep – uruchamia kreatora nowego iSklepu24 (więcej informacji o iSklepie24 znajduje się w dokumentacji dotyczącej iSklepu24)

Kreator podłączenia nowego oddziału wszystko.pl – uruchamia kreatora nowego wszystko.pl

Kreator podłączenia nowego oddziału Comarch Mobile Sprzedaż – uruchamia kreatora nowego oddziału Comarch Mobile Sprzedaż

Kreator podłączenia nowego oddziału Comarch ERP Retail – uruchamia kreatora nowego oddziału Comarch ERP Retail

Lista oddziałów – otwiera okno z lista oddziałów Comarch ERP Optima, Comarch ERP e-Sklep, Comarch Mobile Sprzedaż, Comarch ERP Retail oraz wszystko.pl

Konfiguracja logowania automatu – funkcja przydatna w przypadku awarii systemu. Jej dokładny opis znajduje się w rozdziale: 1.12 Konfiguracja logowania automatu.

Okno

Służy określeniu sposobu wyświetlania okien. Możliwy jest wybór jednego z poniższych wariantów:

Sąsiadująco – ustawia otwarte okna sąsiadująco.

Kaskada – ustawia otwarte okna w formie kaskady.

Uporządkuj ikony – porządkuje zminimalizowane okna, układając je kolejno w lewym dolnym rogu.

Pomoc

Spis treści – Tematy pomocy – otwiera dokumentację systemu Comarch ERP XL.

Szukaj – służy wyszukiwaniu tematów pomocy.

O programie – wyświetla informacje o programie, posiadanej licencji, umożliwia zgłoszenie postulatu do programu, podaje informacje o posiadanym kluczu sprzętowym oraz informacje techniczne.

Oferta Comarch ERP – wyświetla informacje o pełnej ofercie systemów Comarch ERP.

Pasek narzędzi

Na pasku narzędzi znajdują się funkcje podstawowe oraz takie, które uaktywniają się po otwarciu wybranych okien. Funkcjami podstawowymi są:

[Kontrahenci] – wyświetla listę kontrahentów podzielonych według grup do których należą, akronimu, numeru NIP – u, akwizytora i rejonów.

[Towary] – wyświetla listę towarów z podziałem według kodu, nazwy, symbolu, EAN i wszystko.pl.

[Dokumenty] – lista dokumentów handlowych, magazynowych i transportowych.

[Zamówienia] – lista zapytań ofertowych, ofert i potwierdzonych zamówień.

[Kreator podłączenia nowego oddziału] – dołączenie nowego oddziału Comarch ERP do programu Comarch ERP XL.

[Oddziały] – lista oddziałów Comarch ERP.

[Konfiguracja logowania automatu synchronizacji] – identyfikacja operatora pozwalająca na zalogowanie i ustawienie okresu testów (sek.)

[Przełącz w tryb automatyczny] – włącza tryb automatycznej synchronizacji.

[Log automatycznej synchronizacji] – otwiera okno z informacjami przebiegu procesu automatycznej synchronizacji.

Pasek narzędzi – funkcje związane z aktywnym oknem

[Drukuj] – uruchamia zdefiniowany wydruk domyślny. Jeśli zostało zdefiniowanych więcej wydruków, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku: [Wybierz wydruk] lub naciśnięcie prawym przyciskiem myszy na ikonie [Drukuj]. Konfigurację wydruków uruchamia się poprzez naciśnięcie klawisza <Ctrl> i kliknięcie przycisku [Drukuj].

[Wydruk raportu] – pozwala na wydrukowanie raportu.

[Wykres] – uruchamia zdefiniowany wykres domyślny. Jeśli zostało zdefiniowanych więcej wykresów, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku: [Wybierz wykres] lub naciśnięcie prawym przyciskiem myszy na ikonie [Wykres]. Konfigurację wydruków uruchamia się poprzez jednoczesne naciśnięcie, lewym przyciskiem myszy, przycisku: [Wykres] oraz klawisza z klawiatury: <Ctrl>.

[Szybki raport SQL] – uruchamia wykonanie zdefiniowanego, domyślnego raportu SQL. Jeśli zostało zdefiniowanych więcej raportów, wyboru dokonuje się poprzez naciśnięcie prawym przyciskiem myszy na ikonie [Szybki raport SQL]. Konfigurację szybkich raportów SQL uruchamia się poprzez jednoczesne naciśnięcie przycisku [Szybki raport SQL] (lewym przyciskiem myszy) oraz klawisza <Ctrl> ( z klawiatury).

[Eksport do arkusza kalkulacyjnego] – przycisk jest dostępny (widoczny), jeśli w aktywnym oknie wyświetlona jest lista (tabela), która może być wyeksportowana do arkusza kalkulacyjnego, którego format został wybrany w oknie: Konfiguracja komputera, na zakładce: Eksport (dostępne opcje: Wybór automatyczny, Eksport do MS Excel, Eksport do Open Office Calc. Eksportowane są wszystkie pozycje listy, z uwzględnieniem filtrowania. Nie jest przy tym uwzględniane zaznaczenie pozycji.

[Pomoc] – uruchamia pomoc systemu Comarch ERP XL związaną z aktywnym oknem.

[Poprzednia pozycja z listy] – podczas edycji pozycji z listy zostanie zmieniona pozycja bieżąca na poprzednią, bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji.

[Następna pozycja z listy] – podczas edycji pozycji z listy zostanie zmieniona pozycja bieżąca na następną, bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji.

[Historia procesu] – w oknie wyświetlone są wykonane zadania procesu oraz status, w jakim obecnie znajduje się proces (jeżeli jest aktywny).

[Statystyka dokumentu] – wyświetla informacje o podstawowych danych dokumentu, takich jak wysokość marży, globalna wartość udzielonego upustu (wartość upustu wyrażona jest w walucie nagłówka) oraz o wadze i objętości towaru, będącego przedmiotem transakcji.

[Historia kontaktów] – okno wyświetla historię kontaktów dla danego kontrahenta.

[Historia kontrahenta] – otwiera okno historii kontrahenta.