Zastosowanie not memoriałowych

Noty memoriałowe to dodatkowa ewidencja w module: Księgowość, systemu Comarch ERP XL, służąca do rejestracji dokumentów innych niż dokumenty VAT (faktury VAT zakupu i sprzedaży). Mogą to być takie dokumenty jak: rachunki zwykłe od jednostek podmiotowo zwolnionych z podatku VAT, dokumenty związane z rozliczaniem delegacji, not odsetkowych otrzymanych od kontrahenta. Noty memoriałowe mogą również służyć do wprowadzania tzw. poleceń księgowych dotyczących różnego rodzaju księgowań w trakcie roku obrachunkowego np. przeksięgowania kosztu własnego na koniec miesiąca, rozliczenia podatku VAT itp.

Główne zastosowanie not memoriałowych sprowadza się do ewidencji tych wszystkich dokumentów (nievatowskich), które związane są z kontrahentem lub pracownikiem i które powinny zostać zaksięgowane na konto rozrachunkowe kontrahenta lub pracownika i rozliczone.

Jeżeli księgowość otrzymuje notę odsetkową od kontrahenta wówczas jej rejestracja powinna być przeprowadzona przez noty memoriałowe, gdzie dokumenty takie będą mogły zostać rozliczone z zapłatami z raportów kasowych, lub skompensowane z dokumentami handlowymi typu faktura VAT.

Podobnie należy postępować z dokumentami stanowiącymi załączniki do zaliczki pracownika. Jeżeli pracownik rozlicza się z zaliczki dokumentami innymi niż faktury VAT, należy je wprowadzić do not memoriałowych i rozliczyć z zaliczką pracownika w raporcie kasowym.

Definiowanie not memoriałowych

Aby korzystać z not memoriałowych konieczne jest zdefiniowanie symboli kwot, typów not memoriałowych dla każdego rodzaju dokumentów, serii dla not memoriałowych i schematów księgowych niezbędnych do właściwego zaksięgowania dokumentów.

 Symbole kwot

Lista symboli kwot wyświetlana jest poprzez wybranie funkcji: Noty memoriałowe/Symbole kwot z menu: Księgowość .

Symbole kwot oznaczonych jako: Przychód lub Rozchód, wprowadza się dla określenia wartości, jakie będą w notach memoriałowych używane dla poszczególnych dokumentów. Symbole mogą być zdefiniowane dla każdego rodzaju dokumentów, np. dla dokumentów typu nota odsetkowa może być zdefiniowany symbol kwoty: ODSETKIR jako rozchód, czyli odsetki płacone kontrahentowi i ODSETKIP jako przychód, czyli otrzymywane od kontrahenta. Symbole kwot mogą też być uniwersalne, zdefiniowane np. jako PRZYCHÓD i ROZCHÓD i wykorzystywane dla wszystkich rodzajów dokumentów.

W oknie: Lista symboli kwot, symbole są wyświetlane według symbolu i znajdują się na niej następujące informacje:

Dodatkowo w oknie tym, są dostępne następujące ikony:

[Nowy] – umożliwia dodanie nowego symbolu kwoty,

[Karta] – umożliwia podniesienie karty symbolu do edycji,

[Usuń] – umożliwia usuwanie symboli,

[Zamknij okno] – zamyka okno z listą symboli kwot.

 Definicja noty memoriałowej

Każdy rodzaj dokumentu wprowadzany do ewidencji wymaga zdefiniowania noty memoriałowej. Inaczej powinny być zdefiniowane noty dla dokumentów, które będą rozliczane z dokumentami kasowymi lub fakturami, a inaczej noty dla dokumentów pozostałych, niepodlegających rozliczeniu.

Zdefiniowane noty memoriałowe są dostępne po wybraniu funkcji: Noty memoriałowe/Definicje dokumentów z menu: Księgowość. Są one zebrane w formie listy .

W systemie istnieje możliwość archiwizowania definicji not memoriałowych. Definicje oznaczone parametrem: Archiwalny widoczne będą na liście not tylko po zaznaczeniu parametru: Archiwalne. Będą one prezentowane w kolorze szarym.

Po podniesieniu do edycji odpowiedniej definicji noty, zostanie otworzone okno: Definicja noty memoriałowej.

Definicja noty memoriałowej, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się podstawowe informacje na temat definicji noty. Są to:

Definicję noty memoriałowej można oznaczyć parametrem: Archiwalna.

Definicja noty memoriałowej, zakładka: Parametry

Na zakładce określony jest typ noty (rozchód, przychód, rozchód+przychód, nieokreślony), miejsce określenia podmiotu (nagłówek lub pozycje), rodzaj podmiotu (kontrahent, pracownik, urząd, inny).

Na tej zakładce zaznacza się również, czy dopuszczalna jest edycja pozycji oraz czy podmiot ma być wymagany, czy nie. Parametr: Sumuj płatności tego samego podmiotu decyduje o tym, czy płatności dotyczące jednego i tego samego podmiotu mają być sumowane. w przypadku jego zaznaczenia sumowanie będzie widoczne na zakładce: Płatności – płatności dla jednego kontrahenta zostaną zbite do jednej pozycji.

Na tej zakładce znajduje się też parametr Leasing. Zaznaczenie tego parametru umożliwi powiązanie takiej noty memoriałowej z konkretną ratą umowy leasingowej i środkiem trwałym.

Uwaga

Zaznaczenie pola: spowoduje, że przy dodawaniu nowej noty memoriałowej będziemy mogli samodzielnie dodawać na niej nowe pozycje.

Definicja noty memoriałowej, zakładka: Pozycje

Zakładka zawiera listę przypisanych do danej noty pozycji.

Dodając nową pozycję do definicji noty określa się:

Dla dokumentów związanych z kontrahentem, pracownikiem lub urzędem definicja powinna zawierać podmiot określony jako wymagany, ze wskazaniem na kontrahenta, pracownika lub urząd. Jest to związane z tym, że tylko noty z określonym podmiotem posiadają płatności i mogą być rozliczane.

Dla zwykłych poleceń księgowań np. przeksięgowania kosztów na koniec miesiąca albo rozliczenia podatku VAT, definicja noty nie powinna określać podmiotu.

Lista not memoriałowych

Lista wystawionych not memoriałowych jest dostępna, po wybraniu funkcji: Noty memoriałowe, z menu: Księgowość. Na liście znajdują się noty memoriałowe i uproszczone noty memoriałowe, a także korekty uproszczonych not memoriałowych. z poziomu okna możliwe jest generowanie oraz podgląd i edycja zarejestrowanych not.

Noty memoriałowe, zakładka: Wg numeru

Na zakładce noty memoriałowe są sklasyfikowane według numerów. Znajdują się na niej następujące informacje o notach:

Dodatkowo w oknie można zawęzić listę do odpowiedniego miesiąca w roku: , jednej z określonych wcześniej serii: oraz określić walutę noty zwykłej: oraz walutę, w jakiej przeliczone będą noty uproszczone (parametr: Przelicz w) – wartości przeliczone wyświetlone będą w kolumnie: Waluta.

Na liście: Noty memoriałowe możliwe jest zaznaczenie parametru: Archiwalna, wówczas do wyboru w polu seria dostępne będą również serie oznaczone parametrem Archiwalny.

Możliwe jest również filtrowanie not według ich rodzajów (Wszystkie, Zwykłe, Uproszczone).

Dodatkowo dostępne są następujące funkcje:

[Historia procesu] – w oknie wyświetlona jest informacja o procesach obsługujących zaznaczoną na liście notę. Więcej informacji o procesach znajduje się w rozdziale:  Księgowanie wsadowe oraz w dokumentacji modułu: Administrator.

[Korekta] – naciśnięcie przycisku umożliwia wygenerowanie korekty do uproszczonej noty memoriałowej.

[Nowy] – służy dodaniu nowej noty. Po rozwinięciu menu przyciskiem: [Rozwija menu dostępnych opcji] możliwy jest wybór funkcji: Dodaj notę uproszczoną, Dodaj notę.

[Karta] – służy podnoszeniu kart noty do edycji.

[Usuń] – służy usuwaniu not.

[Księguj] – służy księgowaniu not.

Noty memoriałowe, zakładka: Chronologicznie

Ta zakładka ma taki sam układ, jak zakładka: Wg numeru. Noty na niej są posortowane według daty wprowadzenia. Na zakładce nie ma możliwości zawężenia listy not do jednej serii.

Nota memoriałowa

Karta noty memoriałowej składa się z czterech zakładek.

Nota memoriałowa, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się podstawowe informacje na temat wystawianej noty:

Rodzaj dokumentu – rodzaj wybrany z listy definicji dokumentów not.

Kontrahent (ew. pracownik, urząd) – po wybraniu rodzaju noty, jeżeli nota ma być powiązana z kontrahentem, pracownikiem lub urzędem, w tym miejscu wybiera się z odpowiedniej listy (lub wpisując z klawiatury) odpowiedni podmiot.

Kontrahent docelowy – akronim kontrahenta docelowego.

Płatnik – noty memoriałowe generowane są dla płatnika, którym może być: Kontrahent, Urząd, Bank lub Pracownik. Wybranie płatnika zadecyduje o warunkach płatności (pobierane będą np. z karty kontrahenta będącego płatnikiem). Możliwa jest edycja warunków płatności, wykonywana dla noty memoriałowej z poziomu zakładki: Płatności.

Data wprowadzenia – data wprowadzenia noty (domyślnie podpowiada się tu data systemowa, którą można zmieniać).

Opis – wpisywana treść noty.

Przychód, Rozchód – wpisujemy wartość przychodu lub rozchodu.

Jeżeli na definicji noty zaznaczony jest parametr Leasing, wówczas na pozycji pojawią się dodatkowe pola:

Nota memoriałowa, zakładka: Nagłówek

Na zakładce wprowadza się serię i numer noty, numer dokumentu (z miejscem na 40 znaków) oraz daty: dokumentu i operacji. Następnie należy wybrać walutę, a w przypadku waluty obcej określić także kurs. Na zakładce zapisuje się również, kto wprowadził i ewentualnie modyfikował notę oraz wprowadza dodatkowe uwagi.

Nota memoriałowa, zakładka: Płatności

Na zakładce, wyświetlone są płatności wynikające z noty memoriałowej. Warunki płatności określone na płatności, np. forma płatności, pobierane są z karty płatnika wybranego na zakładce: Ogólne (np. w przypadku wybrania jako płatnika kontrahenta, pobierane będą warunki płatności z karty kontrahenta). Na zakładce można rozliczyć lub skompensować wartość noty.

Nota memoriałowa, zakładka: Księgowość

Po wybraniu odpowiedniego dziennika księgowań i użyciu odpowiedniego schematu księgowań można zaksięgować notę.

Nota memoriałowa, zakładka: Atrybuty

Na zakładce jest możliwość dodatkowego opisania poszczególnych not memoriałowych za pomocą atrybutów, zdefiniowanych wcześniej w module: Administrator.

Uproszczona nota memoriałowa UNM

Uproszczona nota memoriałowa to dokument, który umożliwia dokonanie prostego przeksięgowania kwot z jednego konta rozrachunkowego na inne, w celu zapewnienia zgodności między rozliczeniami i rozrachunkami. Forma dokumentu w stosunku do „zwykłej” noty memoriałowej zapewnia lepszą ergonomię pracy. Uproszczone noty memoriałowe nie mają swoich definicji, tak jak zwykłe noty memoriałowe (więcej informacji o definicjach not memoriałowych znajduje się w rozdziale: Definicja noty memoriałowej). Korzystają natomiast z tych samych serii co NM (definiowanych z poziomu okna: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Słowniki). Uproszczone noty memoriałowe oraz zwykłe noty memoriałowe będą miały również wspólną numerację. Dokument UNM generuje płatności pod warunkiem, że pozycja tego dokumentu wprowadzona będzie na konto rozrachunkowe powiązane z podmiotem.

Generowanie uproszczonej noty memoriałowej

Uproszczona nota memoriałowa może być generowana:

Nota uproszczona generowana z zapisu księgowego

Jak wspomniano wyżej nota uproszczona może zostać wygenerowana z poziomu zapisu księgowego lub listy zapisów księgowych (patrz informacje w rozdziale: Zapisy księgowe, zakładka: Dzienniki).

Wygenerowanie noty uproszczonej z zapisu księgowego będzie możliwe pod warunkiem, że żaden z dekretów nie został rozrachowany. Nota wygenerowana z zapisu księgowego będzie się odznaczała następującymi cechami:

Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się pola i funkcje:

Seria – noty uproszczone posługują się tymi samymi seriami, które zostały zdefiniowane dla zwykłych not memoriałowych. Definiowanie serii dla not odbywa się z poziomu okna: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Słowniki. Istnieje możliwość zmiany serii dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.

Numer – numer automatycznie nadany przez system, w ramach wybranej serii.

Wprowadził/modyfikował – w polach wskazany jest identyfikator operatorów dokonujących odpowiednich operacji.

Nr dokumentu – pole, w którym wprowadza się zewnętrzny numer dokumentu. Istnieje możliwość jego zmiany dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.

Id. księgowy – dodatkowy identyfikator dokumentu i zapisu księgowego nadawany dokumentom przy księgowaniu.

Data wprowadzenia – datą domyślną jest data bieżąca z możliwością zmiany. Data ta jest odpowiednikiem daty wprowadzenia zapisu księgowego. Istnieje możliwość zmiany daty wprowadzenia dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.

Data dokumentu – może nią być data dokumentu zewnętrznego, dla którego wystawiana jest nota. Data ta odpowiada dacie na zapisie księgowym. Istnieje możliwość jej zmiany dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.

Data operacji – data przenoszona do zapisu księgowego, do pola: Data operacji. Istnieje możliwość zmiany tej daty dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.

Treść – wypełnienie pola wymagalne. Opis przenoszony do nagłówka zapisu księgowego. Możliwość jej zmiany na dokumencie niezaksięgowanym. Wartość z tego pola przenoszona jest również na pole Opis pozycji UNM.

Cecha – w polu istnieje możliwość ocechowania dokumentu, także zaksięgowanego.

Url – pole przeznaczone na wprowadzenie adresu URL. Istnieje możliwość wprowadzenia adresu także na dokumencie zaksięgowanym (zgodnie z obowiązującym standardem).

Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Pozycje

Z poziomu zakładki dokonuje się dodawania, edycji i usuwania pozycji dokumentu UNM. Informacje o pozycjach wyświetlone są w kolumnach:

Na zakładce znajdują się pola i funkcje:

Dziennik – w polu wskazuje się dziennik księgowania dokumentu.

[Księguj] – za pomocą przycisku uruchamia się księgowanie dokumentu. Nota nie jest księgowana przy użyciu schematu, ponieważ predekretacja odbywa się już na poziomie pozycji UNM (dokument będzie ręcznie dekretowany). w ramach jednej pozycji nie ma możliwości wprowadzenia dwóch identycznych kont księgowych (analogicznie jak ma to miejsce na poziomie zapisu księgowego). Nie ma możliwości zaksięgowania niezbilansowanego zapisu księgowego opartego o konta bilansowe oraz wynikowe. Księgowanie UNM jest uwzględnione w mechanizmie Kontroli Kręgu Kosztów. Księgowanie odbywa się zgodnie z datą wprowadzenia (widoczną na zakładce: Ogólne).

[Włącz/Wyłącz sumowanie] – za pomocą funkcji aktywuje się podsumowanie na liście pozycji.

[Nowy] – za pomocą przycisku następuje dodanie noty memoriałowej. Dodanie nowej pozycji jest możliwe na dokumencie niezaksięgowanym. w obrębie noty dopuszcza się wprowadzenie zapisów na kontach bilansowych powiązanych z kontami pozabilansowymi, którym przypisano różne waluty. Określanie parametrów pozycji odbywa się w oknie: Pozycja noty memoriałowej (uproszczonej), którego opis znajduje się w rozdziale: Pozycja noty memoriałowej (uproszczonej).

[Karta] – za pomocą przycisku możliwy jest podgląd/edycja pozycji dokumentu. Edycja pozycji będzie możliwa, o ile nie została ona jeszcze rozliczona.

[Usuń] – za pomocą przycisku odbywa się usuwanie pozycji dokumentu.

[Włącz filtrowanie listy] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych pozycji, do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie pozycji w oparciu o zdefiniowane wcześniej parametry.

Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Płatności

Płatności będą generowane dla pozycji opartych na dekretacji zawierającej konta rozrachunkowe, powiązane z podmiotem (kontrahentem, pracownikiem, urzędem) – analogicznie jak dla zapisów Bilansu Otwarcia. Pozycja może generować tylko jedną płatność. Nie jest możliwe zatwierdzenie pozycji noty, która będzie zawierała dwa konta rozrachunkowe.

Wskazanie konta rozrachunkowego powiązanego z podmiotem po stronie WN pozwoli na wygenerowanie płatności typu: Należność, po stronie MA – płatność typu: Zobowiązanie.

Pozycja na kwotę ujemną na koncie rozrachunkowym powiązanym z podmiotem wygeneruje:

Dla każdej pozycji będą generowane osobne płatności.

Dokument będzie generował płatności w walucie obcej, jeżeli pozycja będzie oparta na dekretacji zawierającej konta bilansowe rozrachunkowe, powiązane z kontami rozrachunkowymi pozabilansowymi walutowymi. Waluta płatności musi być zgodna z walutą przypisaną do konta pozabilansowego walutowego.

Na płatności nie ma możliwości zmiany podmiotu (analogicznie jak na zapisach bilansu otwarcia).

Zakładka: Płatności, zawiera standardowe kolumny, w tym kolumnę: Podmiot, w związku z tym, że pozycje noty mogą być oparte o konta księgowe, powiązane z różnymi podmiotami. Płatności dla tego samego kontrahenta będą wyświetlone osobno.

Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Opis analityczny

Opis analityczny będzie standardowo przenoszony na zapis księgowy. Uproszczona nota memoriałowa korzysta z ustawień definicji dokumentu uproszczonej noty memoriałowej. Pola: Kategoria finansowa, data analityczna oraz parametr związany z datą księgowania, pozostają dostępne do edycji.

Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Atrybuty

Istnieje możliwość opisania pozycji UNM za pomocą atrybutów. Klasa atrybutu musi zostać uprzednio przypisana do obiektu: [Księgowe].[Uproszczone noty memoriałowe]. Dodawanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Pozycja noty memoriałowej (uproszczonej)

Pozycja UNM, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się następujące pola i funkcje:

Data dokumentu – przepisywana z nagłówka dokumentu, z możliwością zmiany.

Data operacji – data przepisywana z nagłówka dokumentu z możliwością zmiany.

Data wprowadzenia – data przepisywana z nagłówka dokumentu, pole nie jest przeznaczone do edycji.

Numer dokumentu – numer dokumentu zewnętrznego.

Wybór kont księgowych – plan kont udostępniają przyciski: , – (nazwa przycisków uzależniona jest od parametru konfiguracyjnego: Nazwy stron księgowania, np. Debet lub Credit). Jeżeli konto powiązano z podmiotem, podmiot wyświetlany jest w polu: Płatnik.

Kwota – w polu określa się kwotę pozycji. Dopuszczalna jest możliwość wprowadzenia wartości ujemnej.

Opis – wypełnienie pola z opisem jest wymagane, ponieważ dane z tego pola zostają automatycznie przeniesione do dekretu księgowego, który musi być opisany. Do tego pola przenoszony jest automatycznie opis z pola: Treść zakładki Ogólne: UNM.

Umowa leasingu – notę można powiązać z ratą umowy leasingowej.

Środek trwały – notę można powiązać ze środkiem trwałym.

Pozycja UNM, zakładka: Waluty

Zakładka jest aktywna pod warunkiem wyboru konta bilansowego powiązanego z kontem pozabilansowym, walutowym. Na zakładce wyświetlone są informacje dotyczące konta pozabilansowego powiązanego z kontem złotówkowym wybranym na zakładce: Ogólne. Za pomocą przycisku: Kurs, istnieje możliwość wskazania rodzaju kursu, po którym zostanie przeliczona kwota pozycji. Kurs może zostać również wprowadzony ręcznie.

Pozycja UNM, zakładka: Atrybuty

Istnieje możliwość opisania pozycji UNM za pomocą atrybutów. Klasa atrybutu musi zostać uprzednio przypisana do obiektu: [Księgowe].[Uproszczone noty memoriałowe].[Pozycje]. Dodawanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Atrybuty przypisane na pozycjach UNM mogą zostać skopiowane na dekrety powstałe do tego dokumentu. Definiowanie kopiowania tych atrybutów następuje z poziomu modułu Administrator przy użyciu opcji „Kopiowanie atrybutów z pozycji uproszczonej noty memoriałowej na dekrety”.

Pozycja UNM, zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Korekta uproszczonej noty memoriałowej

Z poziomu listy not memoriałowych możliwe jest wygenerowanie korekty do uproszczonej noty memoriałowej. Korygować można zarówno dokumenty zaksięgowane jak i niezaksięgowane, oraz rozliczone i nierozliczone. Nota, do której wygenerowano korektę nie będzie podlegała edycji (za wyjątkiem możliwości rozliczania, ocechowania, wprowadzenia adresu url – identycznie jak na nocie zaksięgowanej).

Aby wygenerować korektę należy w oknie: Noty memoriałowe, zaznaczyć odpowiedni dokument UNM, a następnie nacisnąć przycisk: [Korekta] lub z menu kontekstowego, rozwijanego prawym przyciskiem myszy wybrać funkcję: Korekta. Do danego dokumentu źródłowego może być wystawionych wiele dokumentów korygujących, przy czym wartość bezwzględna na „ostatnim” dokumencie korygującym nie może być większa od wartości skorygowanej o wcześniej wystawione do tego dokumentu korekty.