Przepisy ustawy określają szczególne wymagania stawiane systemom przetwarzania danych, które wspomagają prowadzenie rachunkowości. Wymagania te są ustanawiane w kontekście zasad, jakie obowiązują generalnie w rachunkowości i dotyczą wiarogodności informacji zawartych w księgach rachunkowych, ich bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Wymagania te stawiane są zarówno przyjętym rozwiązaniom technicznym, jak metodzie i staranności prowadzenia ewidencji księgowej przez Użytkownika tych systemów.

Ustawa określa zestaw cech programu, które stanowią warunki konieczne dla dopuszczenia go do użytkowania, a także czynności, które muszą być wykonywane w przypadku stosowania księgowości komputerowej.

Zgodnie z art. 13 Ustawy o Rachunkowości systemy komputerowe muszą zapewnić uzyskanie następujących rodzajów urządzeń księgowych składających się na księgi rachunkowe. Urządzeniami tymi są:

Księgi rachunkowe powinny być:

Dzienniki (Zapisy księgowe)

Dzienniki stanowią chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o znajdujących się w księgach operacjach księgowych dokonywanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły w każdym roku obrotowym. Do sprawdzania liczby operacji służy numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy (obroty dziennika), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawienia ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

W dzienniku powinno następować:

Moduł: Księgowość, systemu Comarch ERP XL pozwala na wprowadzenie zapisów księgowych do jednego lub wielu dzienników cząstkowych, grupujących operacje gospodarcze według danego rodzaju. Nazwy dzienników mogą być dowolne. Dla dokumentów bankowych Użytkownik może założyć dziennik BANK, dla dokumentów kasowych dziennik KASA, dla not memoriałowych dziennik MEMOR itp.

Przy wprowadzaniu kilku dzienników cząstkowych, zapisom księgowym program automatycznie nadaje numerację w obrębie dzienników cząstkowych.

Oprócz numeru pozycji, zapis księgowy automatycznie otrzymuje informację o osobie wprowadzającej i o osobie zatwierdzającej, czyli przenoszącej zapisy do Księgi Głównej

Do dziennika zapisy księgowe mogą być wprowadzane ręcznie lub generowane z ewidencji pomocniczych za pomocą schematów księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają dokumenty handlowe, magazynowe, kasowo/bankowe, noty memoriałowe, listy płac, dokumenty importowe itd.

W przypadku zapisów generowanych przez program Comarch ERP XL, zgodnie z art. 20 Ustawy o Rachunkowości uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Istnieje możliwość ustalenia źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Natomiast dane źródłowe w miejscu ich powstawania są chronione – nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu.

Wydruki dzienników oraz pojedynczych zapisów udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.

Księga Główna

Zgodnie z wymogami Ustawy o Rachunkowości, wydruk Księgi Głównej to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. w zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwot każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont (lub na odwrót), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym planie kont jako konta bilansowe i wynikowe, (czyli według, co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym), ich sumach łącznych (obrotach kont) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Ustawa nakazuje przeprowadzać taki sprawdzian za każdy miesiąc w drodze zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej. Zestawienie takie, nazywane także w praktyce bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność.

Wydruk Księgi Głównej udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.

Księgi pomocnicze

Wydruk ksiąg pomocniczych to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Tak więc księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, które uzupełniają te, według których operacje są gromadzone na kontach Księgi Głównej. Lista tych ksiąg nie jest stała. Są one tworzone w zależności od potrzeb jednostki lub wymagań prawa. Ustawa wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: materiałów, towarów i produktów, rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, operacji zakupu i sprzedaży, kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów, operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. w miarę potrzeby można również wyodrębnić inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze np.: Księga operacji bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów itp.

Według Ustawy o Rachunkowości (art. 16 ust. 1) księgi pomocnicze prowadzone powinny być w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach Księgi Głównej.

Sprawdzian zgodności ksiąg pomocniczych z kontami Księgi Głównej stanowi równość sumy sald kont ksiąg pomocniczych i salda właściwego konta Księgi Głównej. Technicznie sprawdzian taki powinien nastąpić:

Wydruk Ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.

Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych)

Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej zawiera następujące elementy:

Wydruk: Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.

Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (konta analityczne)

Zestawienia sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, zakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność.

Wydruk: Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.

Struktura bazy danych

Wszystkie dane związane z modułem: Księgowość znajdują się w następujących tabelach:

Zasady ochrony danych

Program Comarch ERP XL zawiera: system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych, zabezpieczenie dostępu do programu poprzez stosowanie hasła lub logowania zintegrowanego, system kontroli przebiegu przetwarzania danych (dziennika pracy systemu) oraz ma określone zasady i częstość sporządzania rezerwowych kopii zbiorów danych i odtwarzania ich zawartości w razie potrzeby. w celu tworzenia zbiorów archiwalnych w sposób zapewniający zachowanie kompletności danych program jest wyposażony w funkcje archiwizacji danych.

Ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (art.71).

Ponadto:

Warunki prowadzenia ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych księgi rachunkowe mogą być prowadzone przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W takiej sytuacji zasoby informacyjne rachunkowości, mogą zostać zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części. Zasoby takie uważa się za równoważne z księgami rachunkowymi prowadzonymi przy pomocy komputera, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Użytkownik systemu musi posiadać oprogramowanie umożliwiające uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych (art. 13 ust. 2 i 3 ustawy).

Aby księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych, mogły zostać uznane za prowadzone w sposób prawidłowy, muszą być spełnione co najmniej następujące warunki:

a) jednostka musi sprawować kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;

b) jednostka musi zapewnić identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;

c) księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco,

d) musi być zapewnione jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;

e) dane ksiąg rachunkowych muszą być skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

f) księgi rachunkowe muszą być przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę;

g) jednostka musi dysponować wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub musi mieć zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych (5 lat).

Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu systemu: Comarch ERP XL mogą być prowadzone przy użyciu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Systemu umożliwia przygotowanie dostępu bezpośredniego, nieograniczonego (on-line) do prowadzonych ksiąg. Księgi prowadzone w ten sposób są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Za prawidłowość, kompletność, rzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych w powyższy sposób pod względem merytorycznym odpowiada Użytkownik. Użytkownik ten sprawuje bezpośrednią kontrolę nad księgami rachunkowymi i dokonywanymi w nich zmianami. Opowiada on także za prawidłowość ujęcia operacji gospodarczych oraz jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowanymi.

Wprowadzanie danych do systemu finansowo – księgowego

Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych można rozróżnić wprowadzanie danych do systemu finansowo – księgowego od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Czynność wprowadzania danych do systemu finansowo – księgowego to zapisywanie danych w określony sposób. Podejmowanie decyzji o sposobie zakwalifikowania danych do ujęcia w księgach rachunkowych polega na potwierdzeniu faktu ich ujęcia w księgach. Czynność ta wchodzi w zakres sprawowania kontroli nad księgami rachunkowymi oraz tworzącymi je zapisami. Może ona mieć formę akceptowania lub korygowania wcześniej wprowadzonych zapisów. w szczególności polega to na rozdzieleniu wprowadzenia źródłowego dowodu księgowego do systemu od jego zaksięgowania.

Jeśli podczas wprowadzenia danych do systemu finansowo – księgowego nie jest podejmowana decyzja o sposobie ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych oraz równocześnie nie jest prowadzona kontrola poprawności zapisów zdarzeń dokonywanych w księgach rachunkowych, to takie wprowadzanie danych nie jest równoważne z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Utrzymywanie zapisów w stanie edycji (np. przed akceptacją w buforze) nie jest tożsame z ujęciem w księgach rachunkowych zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu dowodów księgowych.

System: Comarch ERP XL pozwala na rozdzielnie od siebie momentu wprowadzania danych do systemu finansowo – księgowego od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Zapisy wprowadzone do systemu (zarówno w stanie edycji, czyli przed akceptacją w buforze, jak już zaakceptowane) podlegają kontroli dokonywanej przez Użytkownika podczas, podejmowania decyzji na temat zakwalifikowania ich ujęcia w księgach rachunkowych.