Zapisywanie dokumentu jako załącznik

Umożliwiono zapisywanie oryginału dokumentu, na podstawie którego OCR przesyła dane do rejestru VAT, jako załącznika a typie Dokument OCR. To czy załącznik będzie dodawany, uzależnione jest od parametru, który został udostępniony w System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1.

Załącznik może zostać dodany do bazy danych – opcja Plik w bazie lub jako link do importowanego dokumentu. Zapisany załącznik będzie miał nowy Typ – Dokument OCR i nie będzie mógł być modyfikowany.

Podgląd załącznika z każdej zakładki dokumentu

Na dokumencie zaczytanym za pomocą OCR znajduje się przycisk informujący o tym, że dokument został dodany z wykorzystaniem OCR. Jeśli zgodnie z ustawieniami parametru j.w. dokument zostanie dołączany do zapisu w rejestrze VAT jako załącznik, wówczas wybierając przycisk możliwy będzie podgląd załącznika z każdej zakładki dokumentu a-vista. Podgląd załącznika z poziomu zakładki [Ogólne] pozwoli na łatwiejsze zweryfikowanie czy dane zaczytane automatycznie zgadzają się z danymi na oryginale dokumentu.

Przejście do dokumentu bezpośrednio z loga

Podczas importu dokumentów z wykorzystaniem OCR w logu wyświetlane są informacje o dodawanych dokumentach do rejestru VAT. Jeśli użytkownik ustawi kursor na numerze dodawanego dokumentu a-vista i naciśnie przycisk lupy lub wykona dwuklik wówczas zostanie przeniesiony na formatkę dokumentu w rejestrze VAT.

Wymiana danych z Comarch ERP Optima

Aby otworzyć okno wymiany danych z Comarch ERP Optima), należy:

otworzyć okno: Lista oddziałów, poprzez naciśnięcie ikony: [Lista oddziałów], znajdującej się na pasku narzędzi,

zaznaczyć oddział, dla którego ma się odbyć wymiana danych, lewym przyciskiem myszy i nacisnąć przycisk: [Synchronizacja informacji z oddziałem].

Wszystkie zaznaczone pozycje, widoczne na oknie wymiany danych z Comarch ERP Optima, ustawione są zgodnie z danymi, zapisanymi dla wybranego oddziału, np.: jeżeli w konfiguracji oddziału jest zaznaczona opcja: Różnicowa synchronizacja kontrahentów, to w oknie: Wymiany danych z Comarch ERP Optima, właśnie ta opcja zostanie domyślnie zaznaczona.

Wyjątkiem od powyższej zasady jest proces pierwszej synchronizacji.

W oknie znajdują się następujące parametry:

Magazyn, Nazwa, Akwizytor – są to dane identyfikujące magazyn wybranego oddziału (z którym nastąpi synchronizacja danych) oraz osobę akwizytora.

Plik wymiany – pole to informuje o położeniu pliku XML, pochodzącego z oddziału i jednocześnie wskazuje na miejsce, w którym zostanie wygenerowany plik z danymi dla oddziału. Aby zmienić katalog do przechowywania plików wymiany należy posłużyć się przyciskiem: [Wybór katalogu na pliki synchronizacji].

Przed przystąpieniem do procesu synchronizacji należy ustalić również parametry wpływające na to, jakiego rodzaju dane zostaną wysłane:

Eksport kontrahentów – zaznaczenie opcji spowoduje wysyłanie kontrahentów do oddziału, uaktywniając jednocześnie pola dotyczące eksportu kontrahentów.

Różnicowa synchronizacja kontrahentów – zaznaczenie powoduje wysłanie do oddziału tylko tych kontrahentów, którzy zostali dodani/zmodyfikowani od czasu ostatniej synchronizacji.

Eksport nierozliczonych płatności kontrahentów – wysłane zostają informacje o nierozliczonych płatnościach wszystkich kontrahentów.

Eksport cennika – zaznaczenie spowoduje wysłanie cennika towarów, uaktywniając jednocześnie pola dotyczące eksportu cennika.

Różnicowa synchronizacja cennika – zaznaczenie spowoduje wysłanie do oddziału tylko tych cen, które zostały dodane/zmodyfikowane od czasu ostatniej synchronizacji.

Eksport stanów zerowych – zaznaczenie spowoduje, że zostaną wysłane do oddziału również informacje o towarach z zerowym stanem na magazynie.

Eksport promocji – zaznaczenie spowoduje wysłanie promocji.

Różnicowa synchronizacja promocji – zaznaczenie spowoduje wysłanie do oddziału tych promocji, które zostały dodane/zmodyfikowane od czasu ostatniej synchronizacji. Pole jest aktywne po zaznaczeniu pola: Eksport promocji.

Eksport grup – zaznaczenie spowoduje wysłanie grupy towarów, przy czym informacje te wykorzystywane będą tylko na potrzeby liczenia rabatów w oddziale. W oddziale nie jest odtwarzane drzewo towarów z Comarch ERP XL.

Import – po zaznaczeniu tej opcji możliwy będzie import informacji z oddziału.

Eksport – po zaznaczeniu tej opcji możliwy będzie eksport informacji do oddziału.

Log automatycznej synchronizacji

Aby otworzyć okno: Log automatycznej synchronizacji, należy wybrać z paska narzędzi ikonę: [Log automatycznej synchronizacji].

Okno wyświetla informacje o działaniu automatu synchronizacji. Ponadto w oknie znajdują się funkcje:

[Zamknij okno] – zamyka okno.

[Usuń] – usuwa log synchronizacji.

[Automatyczne odświeżanie (co 5 sek.)] włącza odświeżanie log’a, dzięki czemu będą pojawiać się w nim nowe informacje.

W celu filtrowania wyświetlanych danych należy posłużyć się opcjami Filtra:

Wg daty – wyświetla informacje z zadanego dnia (od danego dnia włącznie).

Wg kodu oddziału – wyświetla informacje dla oddziału o wybranym kodzie.

Wg nawy komputera – pozwala wybrać informacje dla oddziałów synchronizowany na konkretnym komputerze.

Konfiguracja logowania automatu

Ustawienie funkcji następuje:

po wybraniu z menu: Oddziały, funkcji: Konfiguracja logowania automatu,

po naciśnięciu na pasku narzędzi przycisku: [Konfiguracja logowania automatu synchronizacji].

Funkcja polega na ustawieniu operatora, na którego system automatycznie zaloguje się, w przypadku awarii systemu oraz okresu, co jaki następuje sprawdzenie, czy zostały przysłane pliki synchronizacyjne z oddziałów.