XL036 – Daty dokumentów a zamykanie okresów operacji handlowych

Zamykanie okresów operacji handlowych

W Comarch ERP XL istnieje możliwość definiowania i zamykania okresów operacji handlowych.

Okresy operacji handlowych określa się w module Administrator na zakładce Firma po wybraniu funkcji Okresy operacji handlowych.

Okno okresów operacji handlowych.

 

Uprawnienie do określania okresu operacji handlowych i wykonywania czynności w ramach zamkniętego okresu operacji handlowych określa się na karcie operatora, na zakładce: Parametry/Handlowe.

Ustawienie na karcie operatora dotyczące uprawnienia do zamykania okresów operacji handlowych

Po zaznaczeniu parametru Zamykanie okresu operacji handlowych, operator uzyskuje prawo do dodawania, usuwania i zamykania okresu operacji handlowych co widoczne jest w aktywnych ikonach funkcji w oknie okresów operacji handlowych:


[Dodaj] – służy dodaniu nowego okresu operacji handlowych.


[Usuń] – usuwa otwarty okres operacji handlowych.

zser
[Zamknij/Otwórz] – zamyka lub otwiera wskazany okres. Aby zamknąć lub otworzyć okres, operator musi mieć zaznaczony parametr na karcie operatora: Zamykanie okresu operacji handlowych.

W oknie znajduje się lista okresów, wyświetlana w układzie kolumn:

Data – od, do – daty graniczne okresu operacji handlowych. Domyślnie wprowadzany jest okres od bieżącej daty do końca miesiąca, jednak daty graniczne okresu mogą ulec modyfikacji. Modyfikacja następuje prze kliknięcie w odpowiedniej kolumnie i wprowadzeniu właściwej daty.

Status – status okresu może być otwarty lub zamknięty. Wprowadzany okres jest zawsze otwarty, natomiast zamknięcie następuje po zaznaczeniu okresu i naciśnięciu przycisku:
zser
[Zamknij].

Data zamknięcia – wprowadzana automatycznie data zamknięcia okresu.

Operator – wprowadzany automatycznie identyfikator operatora, który dokonał zamknięcia okresu.

 

Uwaga

Niemożliwe będzie zamknięcie operacji handlowych, jeśli istnieją w nim dokumenty w buforze lub posiadające nieustalony koszt (odznaczony parametr: Ustalona wartość dostawy)

Komunikat wyświetlany przy próbie zamknięcia okresu operacji handlowej z wystawionymi niezatwierdzonymi dokumentami.

Po zaznaczeniu parametru Zamykanie okresu operacji handlowych, operator uzyskuje także prawo do wykonywania czynności, których kluczowa data mieści się w okresie zamkniętym (np. nie może wystawić faktury sprzedaży z datą, która mieści się w ramach zamkniętego okresu lub faktury zakupu, której data wpływu, również została określona w tym przedziale czasowym). Jeżeli taką czynność próbuje wykonać operator bez uprawnień, wtedy zostanie wyświetlony komunikat o zamknięciu operacji handlowych i niemożności wykonania takiej czynności, np. zmiany daty wystawienia faktury sprzedaży na taką, która mieści się w zamkniętym okresie. Jeśli operator posiada odpowiednie uprawnienia, może wystawić dokumenty, których kluczowa data zawiera się w zamkniętym okresie, lecz zostanie on o tym ostrzeżony. Również zmiana daty kluczowej na należącą do zamkniętego okresu handlowego dla dokumentu znajdującego się w buforze wymaga odpowiednich uprawnień operatora.

 

Przyklad

Określony został okres operacji handlowych – od 01.01.2019 do 31.01.2019. Okres ten został zamknięty przez operatora: HK, który ma zaznaczony parametr: Zamykanie okresu operacji handlowych. Po zamknięciu okresu, operator: WW, który na karcie operatora nie ma zaznaczonego uprawnienia: Zamykanie okresu operacji handlowych, próbuje wystawić fakturę sprzedaży z datą 28.01.2019, czyli taką, która mieści się w ramach zamkniętego okresu operacji handlowych. Po wprowadzeniu tej daty zostanie wyświetlony komunikat informujący o tym, że zmiana daty nie jest możliwa, gdyż mieści się w okresie zamkniętym dla operacji handlowych:

zmiana daty blokada

Jeżeli próbę zmiany daty na 28.01.2019 wykona operator HK z uprawnieniem, wyświetlą się komunikaty ostrzegawcze, ale zmiana daty i zatwierdzenie dokumentu będzie możliwe:

zmiana daty ostrzeenie

Zatwierdzenie dokumentu także będzie możliwe:

zatwierdzenie przez opertora z uprawnieneim


.
Daty kluczowe dokumentów

Poniższe tabele zawierają wykaz najważniejszych dat dla poszczególnych dokumentów w systemie Comarch ERP XL. Daty kluczowe wyświetlane są na czerwono

Daty kluczowe dokumentów handlowych

Dokument TrN_Data2 TrN_Data3 TrN_DataMag TrN_VatRok + TrN_VatMiesiac + TrN_VatDzien TrN_DataOdprawy/Potwierdzenia TrN_DataWysylki
FS wystawienia sprzedaży wydania rozchodu
(S) FS wystawienia sprzedaży rozchodu
FSK wystawienia korekty przyjęcia rozchodu
(S) FSK wystawienia korekty rozchodu
FSE wystawienia sprzedaży wydania – / rozchodu odprawy/ potwierdzenia wysyłki
FKE wystawienia korekty przyjęcia – / rozchodu odprawy/ potwierdzenia wysyłki
FW wystawienia sprzedaży wydania
FWK wystawienia korekty przyjęcia
FZ wystawienia zakupu przyjęcia wpływu
(S) FZ wystawienia zakupu wpływu
FZK wystawienia korekty wydania wpływu
(S) FZK wystawienia korekty wpływu
MMW wystawienia wydania
MMP wystawienia przyjęcia
PA wystawienia sprzedaży wydania
PAK wystawienia korekty przyjęcia
PW wystawienia przyjęcia
PWK wystawienia wydania
PZ wystawienia zakupu przyjęcia wpływu
PZK wystawienia korekty wydania wpływu
PZI wystawienia zakupu przyjęcia wpływu
PKI wystawienia korekty wydania wpływu
RW wystawienia wydania
RWK wystawienia przyjęcia
WZ wystawienia sprzedaży wydania
WZK wystawienia korekty przyjęcia
WZE wystawienia sprzedaży wydania
WKE wystawienia korekty przyjęcia
DP wystawienia operacji
FRR wystawienia zakupu przyjęcia wpływu
FRK wystawienia korekty wydania wpływu
RS wystawienia sprzedaży rozchodu
RSK wystawienia korekty rozchodu
KK wystawienia sprzedaży wydania
FZL wystawienia zakupu przyjęcia wpływu
KZL wystawienia korekty wydania wpływu
FSL wystawienia sprzedaży wydania rozchodu
KSL wystawienia korekty przyjęcia rozchodu
WKA wystawienia sprzedaży wydania
WKK wystawienia korekty przyjęcia
PKA wystawienia zakupu przyjęcia
PKK wystawienia korekty wydania


Daty kluczowe dokumentów importowych

Dokument ImN_DataWystawienia ImN_DataZakupu ImN_DataZakupu
FAI wystawienia zakupu wpływu
Dokument SaN_ DataZgloszenia SaN_ DataWplywu SaN_VatRok + SaN_VatMiesiac + SaN_VatDzien SaN_ DataPrzyjecia
SAD zgłoszenia wpływu
SSC zgłoszenia wpływu przyjęcia
FWS zakupu wystawienia VAT / obowiązku pod. (tooltip: data powstania obowiązku podatkowego)
FWZ zakupu wystawienia VAT (Jw.) tylko wyświetlana

Inne elementy systemu Comarch ERP XL z kontrolą daty kluczowej

Tabelka VAT dokumentów

Kontrola daty kluczowej dotyczy również tabelki VAT dokumentów. W czasie edycji tabelki VAT sprawdzane jest czy data TrN_VatRok + TrN_VatMiesiac + TrN_VatDzien nie zawiera się w zamkniętym okresie operacji handlowych.

Comarch ERP XL API

Kontrola daty kluczowej dotyczy również dokumentów handlowych wystawianych poprzez Comarch ERP XL API. Jeśli operator, na którego zalogowaliśmy się do API nie ma uprawnień do operacji w zamkniętych okresach operacji handlowych funkcje API zwrócą odpowiednie błędy (np. funkcja XLNowyDokument zwraca w tym przypadku błąd o numerze 3000 – Utworzenie dokumentu jest niemożliwe, gdyż data bieżąca należy do zamkniętego okresu operacji handlowych).

Inwentaryzacja

Zamknięcie okresu operacji handlowych ma również znaczenie przy zamykaniu inwentaryzacji. Nie jest możliwe zamknięcie inwentaryzacji jeśli data zamknięcia inwentaryzacji miałaby należeć do zamkniętego okresu handlowego.

Czy ten artykuł był pomocny?