Zapytanie ofertowe występuje w dwóch postaciach:

Obydwa zapytania nie różnią się od siebie układem i wyglądem zakładek, dlatego zostały opisane razem. Różnice między obydwoma dokumentami wynikają z ich charakteru, co należy uwzględnić przy analizie poniższego opisu.

Należy również zwrócić uwagę na fakt, że zapytanie ofertowe na zakup może zostać wygenerowane z zapytania ofertowego na sprzedaż.

Zapytanie ofertowe, zakładka: Zapytanie ofertowe

Zakładka służy określeniu podstawowych danych dla nowego zapytania ofertowego.

W punktach poniżej zostały szczegółowo opisane poszczególne pola:

[Wybierz kontrahenta] – służy wybraniu kontrahenta, który skierował zapytanie
(w przypadku zapytania zakupu) lub, do którego zostało skierowane zapytanie (w przypadku zapytania sprzedaży). W przypadku zaznaczenia na definicji dokumentu parametru Kontrahent na zakładce: Ogólne Docelowy wówczas na zakładce pojawi się przycisk Kontrahent Docelowy .

[Edycja kontrahenta] – umożliwia edycję karty kontrahenta bezpośrednio z wystawianego dokumentu. Po prawej stronie pola: Miasto kontrahenta dodano przycisk, po jego naciśnięciu otwierana jest karta kontrahenta. Po wprowadzeniu zmian w karcie i ich zapisaniu dane są automatycznie aktualizowane w dokumencie. Jeżeli na zatwierdzonym dokumencie operator będzie chciał podnieść do podglądu kartę kontrahenta, to będzie musiał nacisnąć przycisk: Edycja kontrahenta.

Numer i seria dokumentu – domyślnie, dla nowego zapytania ofertowego zostanie przypisany pierwszy wolny numer dla zapytań, jednak może on ulec zmianie, podobnie, jak wybór serii dokumentu.

[Data wpłynięcia zapytania] – służy określeniu daty rejestracji zapytania. Domyślnie ustawiona jest data bieżąca, która może zostać zmieniona przez Użytkownika (również z data wsteczną).

Numer u kontrahenta – pole, które służy podaniu numeru dokumentu, jaki został nadany przez kontrahenta.

Osoba – wskazuje osobę, odpowiedzialną za zapytanie ze strony kontrahenta. Zwykle jest to osoba, która przyjmuje zapytanie zakupu po stronie kontrahenta.

[Wyślij list] – po wskazaniu osoby, służy wysłaniu do niej wiadomości e – mail. Aby to było możliwe, w karcie osoby musi być wprowadzony adres e – mail.

Przyjął – wskazuje operatora, który przyjął zapytanie.

Odpowiedzialny – pole służy wskazaniu pracownika odpowiedzialnego za obsługę zapytania. Wypełnienie tego pola pozwala na selekcję zapytań na zakładce Do realizacji. Umożliwia wtedy wybór zapytań ze względu na kryterium osoby odpowiedzialnej (pole: Operator, na zakładce Do realizacji).

Potwierdził – pole służy wskazaniu pracownika, który dokonał potwierdzenia Zapytania.

Cecha – wskazuje cechę transakcji (wybór następuje z listy zdefiniowanej w konfiguracji).

URL – pole, w którym można wpisać adres strony internetowej kontrahenta. Po naciśnięciu przycisku: .

Treść – pole służy wprowadzeniu treści zapytania ofertowego. Jeżeli z zapytania ofertowego na sprzedaż zostanie wygenerowane zapytanie ofertowe na zakup, treść wpisana w zapytaniu na sprzedaż zostanie przeniesiona na zapytanie na zakup.

Realizacja zapytania zakończona porażką – pole zaznacza się w przypadku, gdy transakcja nie została zrealizowana.

Kod fiaska – gdy transakcja nie została zrealizowana, w polu tym można zarejestrować przyczynę niepowodzenia.

[CRM] – otwiera listę obiektów CRM związanych z dokumentem. Związanie obiektu CRM z dokumentem jest możliwe z poziomu:

Zapytanie ofertowe, zakładka: Kontrahent

Na zakładce znajdują się dwie zakładki pionowe:

Zakładka: Główny

Dotyczy głównego kontrahenta dla danego zapytania. W polach wpisane są dane kontrahenta, przeniesione automatycznie po jego wybraniu z listy kontrahentów:

[Wybierz kontrahenta] – po naciśnięciu tego przycisku możliwa jest zmiana kontrahenta dla transakcji. Przycisk: [Rozwija menu dostępnych opcji] umożliwia wybór kontrahenta z listy lub kontrahenta jednorazowego.

[Podgląd kontrahenta] – przycisk umożliwia podgląd i edycję karty kontrahenta głównego lub docelowego, w zależności którą z zakładek wybierzemy.

[Wybierz adres] – służy wybraniu adresu kontrahenta dla danej transakcji. Po naciśnięciu tego przycisku zostanie otworzone okno: Lista adresów kontrahenta. Domyślnie, w polu: Adres, ustawiony jest aktualny adres danego kontrahenta.

[Podgląd adresu kontrahenta] – przycisk umożliwia podgląd adresu karty kontrahenta głównego lub docelowego w zależności którą z zakładek wybierzemy.

[Wybierz akwizytora] – służy wybraniu akwizytora dla danej transakcji. Wyboru można dokonać po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji] z listy kontrahentów, bądź z listy pracowników. Pole: Miasto, znajdujące się obok pola: Akwizytor, wskazuje miasto akwizytora. Wypełnienie pola: Akwizytor, nie jest niezbędne.

[Wybierz opiekuna] – służy wybraniu opiekuna dla danej transakcji. Wybór dokonywany jest z listy pracowników. Pole: Miasto, znajdujące się obok pola: Opiekun, wskazuje miasto opiekuna. Wypełnienie pola: Opiekun, nie jest niezbędne.

Pola: Akwizytor i Opiekun są wspólne dla całej zakładki: Kontrahent.

Zakładka: Docelowy

Zakładka dotyczy kontrahenta docelowego. Domyślnie, na tej zakładce wprowadzany jest taki kontrahent, jaki jest kontrahentem głównym. Kontrahent docelowy może być jednak innym podmiotem. Sposób wypełniania pól w takim przypadku jest taki sam, jak przy wypełnianiu pól, na zakładce Główny.

Zapytanie ofertowe, zakładka: Atrybuty

Zakładka służy wskazaniu atrybutów dla danego zapytania. Aby możliwe było przypisanie atrybutu do danego zapytania, musi ono zostać najpierw zdefiniowane w module: Administrator (okno: Definicja atrybutów, zakładka: Obiekty). Dodawanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Po wprowadzeniu wszystkich danych, zapisujemy nowe zapytanie, naciskając przycisk: [Zapisz zmiany] lub używając klawisza <Enter> z klawiatury.

1. * Funkcjonalność niedostępna w Comarch ERP XL Start ↑