Zadaniem modułu: Administrator oddziałów, jest zarządzanie wymianą informacji między oddziałami firmy.
Z poziomu modułu Administrator oddziałów istnieje możliwość założenia oddziału Comarch ERP Optima Offline, Comarch ERP Mobile Sprzedaż, Comarch ERP Retail, Comarch ERP e-Sklep oraz wszystko.pl.
Moduł Administrator oddziałów zostanie zaprezentowany w świetle współpracy z oddziałem Comarch ERP Optima Offline.
Każdy z oddziałów obsługiwany jest przez program Comarch ERP Optima, odpowiednio przystosowany do ich potrzeb. Wymiana danych odbywa się w trybie: off-line. Oznacza to, że w oddziale prowadzona jest bieżąca obsługa działań handlowych, a w wyznaczonym czasie następuje synchronizacja danych z centralą poprzez wymianę pliku .xlo. Z centrali, do oddziału, wysyłane są dane na temat kontrahentów, wszelkiego typu rabatów, zaległych płatności oraz towarów. Do centrali wędrują z kolei wystawiane dokumenty, zapisy kasowe i nowi kontrahenci.
W przypadku wystąpienia błędów w procesie synchronizacji danych lub uszkodzenia pliku XML, możliwie jest powtórzenie wygenerowania pliku z danymi dla oddziału. Do tego celu służy retransmisja.
Gdy następuje zaprzestanie współpracy z oddziałem, dochodzi do procesu ostatniej synchronizacji, zwanej zwrotem całkowitym. Polega on na przesunięciu na jeden z magazynów centrali – magazyn zwrotny (określany w definicji oddziału) – całego towaru pozostałego jeszcze na magazynie oddziałowym (czyli magazynie dla oddziału, z którym zostanie zakończona współpraca). Ponadto zostanie zablokowana możliwość dalszego wystawiania dokumentów w oddziale.
W przypadku niemożności dokonania zwykłego zwrotu całkowitego, (np. z powodu uszkodzenia bazy danych oddziału) możliwy jest awaryjny zwrot całkowity. Wykonywany jest on po stronie centrali i powinien być wykorzystywany tylko w ostateczności.
Opisane zostały wszystkie okna występujące w module: Administrator oddziałów. Część z nich jest wspólna z innymi modułami, dlatego szczegółowy opis obejmuje te, które występują tylko w tym module.
Funkcjonalność – synchronizacja danych
Proces synchronizacji danych po stronie Comarch ERP XL (centrala) polega na odczytaniu pliku wymiany pochodzącego z oddziału i jednoczesnym zapisaniu pliku zwrotnego dla oddziału. Proces przebiegający po stronie Comarch ERP Optima (oddział) wygląda analogicznie. Wyjątkiem są synchronizacje: pierwsza i ostatnia (tak zwany zwrot całkowity).
W Comarch ERP XL, odpowiednikiem dla każdego oddziału jest magazyn oddziałowy. Po stronie Comarch ERP XL towary wysyłane do oddziału, są po prostu przenoszone na magazyn oddziałowy, związany z tym oddziałem.
Dokumenty pozwalające zmniejszyć stan towarów na magazynie oddziałowym można wystawić tylko w tym oddziale. Każda synchronizacja danych (w zależności od ustawień) może uaktualnić informacje o stanach magazynowych oddziału oraz dodaje do bazy Comarch ERP XL wszystkie wystawione i zatwierdzone w oddziale dokumenty.
Dokumenty przychodzące z oddziału mają ustawione pobieranie zasobów z magazynu metodą FIFO (niezależnie od ustawień na karcie towaru) ze względu na to, że Comarch ERP Optima właśnie w ten sposób pobiera zasoby.
Informacje wysyłane z centrali do oddziału
Podczas synchronizacji danych z centrali do oddziału wysyłane są następujące informacje:
- informacje konfiguracyjne, obejmujące: numeracje dokumentów oraz raportów kasowych, listę zdefiniowanych cen, waluty wraz z kursami oraz informacje o firmie (pieczątka firmy)
- cennik zawierający informacje o towarach oraz ich cenach (w zależności od ustawień w oknie synchronizacji) a także schematy kaucji
- promocje (w zależności od ustawień w oknie synchronizacji)
- kontrahenci (w zależności od ustawień w oknie synchronizacji)
- nierozliczone płatności kontrahentów, limity kredytowe kontrahentów i ich wykorzystanie, (w zależności od ustawień w oknie synchronizacji)
- dokumenty przesunięcia międzymagazynowego, przenoszące towar na magazyn oddziałowy (zaznaczone na liście). W przypadku sytuacji, gdy dokument MM przysłany do oddziału nie zostanie poprawnie dodany w Comarch ERP Optima przez proces synchronizacji, zostanie wysłany ponownie przy kolejnej synchronizacji
- potwierdzenia dla dokumentów przysyłanych z oddziału, (jeżeli dokument nie otrzyma potwierdzenia, to zostanie wysłany ponownie)
Wymienione informacje wysyłane są, w zależności od ustawień danej synchronizacji. W przypadku niedostarczenia z oddziału potwierdzenia dla wysłanego dokumentu MM, automatycznie nastąpi ponowne jego wysłanie.
Informacje wysyłane z oddziału do centrali
Podczas synchronizacji danych z oddziału do centrali wysyłane są następujące informacje:
- kontrahenci – dodani w Comarch ERP Optima oraz informacje o zmianach wprowadzonych na kartach kontrahentów (przysłanych z centrali),
- dokumenty
- faktury sprzedaży
- korekty faktur sprzedaży (ilościowe i wartościowe)
- paragony
- korekty paragonów
- faktury zakupu
- przyjęcia zewnętrzne (PZ)
- wydania zewnętrzne (WZ)
- rozchody wewnętrzne
- przychody wewnętrzne
- przesunięcia międzymagazynowe (zwroty do centrali)
- zamówienia zewnętrzne sprzedaży (rezerwacje odbiorcy)
- zamówienia wewnętrzne (zamówienia u dostawcy)
- arkusze inwentaryzacyjne
- dokumenty wydania i przyjęcia kaucji (PKA, WKA)
- raporty kasowe wraz z informacją o rozliczeniach dokumentów handlowych dokonanych w oddziale
- potwierdzenia dla dokumentów przesunięcia międzymagazynowego przychodzących z centrali.
Przy transferze danych przesyłane są wszystkie wymienione informacje, nawet jeśli zmiana nastąpiła tylko w jednym obiekcie. Nie ma ustawień pozwalających wysyłać część informacji. Do pliku wymiany trafiają tylko zatwierdzone dokumenty i zamknięte raporty kasowe. Synchronizacja kontrahentów po stronie oddziału jest zawsze różnicowa. Oznacza to, że wysyłane są tylko informacje o kontrahentach, dla których od czasu ostatniej synchronizacji dokonano jakiś zmian.
Kontrahenci dodawani w oddziale, podczas przenoszenia do centrali, są sprawdzani pod kątem powtarzającego się numeru NIP, nazwy i miasta. Jeżeli nowy kontrahent, pochodzący z danego oddziału, ma zapisane w danych: numer NIP, nazwę oraz miasto, identyczne z kontrahentem istniejącym w bazie Comarch ERP XL, to jest on uznawany za tego samego kontrahenta. W centrali nie pojawia się nowy zapis dotyczący tego kontrahenta, są natomiast aktualizowane jego dane zgodnie z informacjami zapisanymi w oddziale (za wyjątkiem akronimu, który pozostaje taki, jak w centrali).
W przypadku, gdy kontrahent dodany w Comarch ERP Optima otrzyma akronim, który znajduje się już w bazie Comarch ERP XL, to zostaje on w procesie synchronizacji zmieniony – do akronimu doklejany jest numer, według schematu: akronim (numer) na przykład ROLBANC(1).
W przypadku, gdy dokument przysłany z oddziału nie zostanie poprawnie dodany do bazy Comarch ERP XL przez proces synchronizacji, zostanie on ponownie wysłany, przy kolejnej synchronizacji. Mechanizm ten obejmuje zarówno dokumenty handlowe/wewnętrzne jak i raporty kasowe.
Dokumenty wystawione w oddziale można anulować – w oddziale istnieje mechanizm umożliwiający anulowanie dokumentu po wcześniejszym uzyskaniu zgody z centrali oraz korygować (możliwe wyłącznie w Comarch ERP Optima).
W przypadku dokumentów wystawionych w oddziale (Comarch ERP Optima) dla kontrahenta Nieokreślonego, po wykonaniu synchronizacji będą one widoczne w centrali (Comarch ERP XL) jako dokumenty wystawione dla kontrahenta Jednorazowego (nastąpi automatyczna podmiana kodu kontrahenta).
Spinanie dokumentów (np. wystawienie faktury do paragonu) jest możliwe w oddziale, w okresie zdefiniowanym przez Użytkownika (zdefiniowanie okresu możliwe jest poprzez podanie ilość dni na wystawienie FA z PA). Po przekazaniu prawa do spinania dla centrali, operacji takiej można dokonać wyłącznie w Comarch ERP XL. Po stronie oddziału, na spinaczu może być tylko jeden paragon.
Rozliczyć dokument w oddziale można w momencie jego zatwierdzania lub przez zapis kasowy – ale tylko do momentu jego wysłania. Po synchronizacji, dokument ten będzie również rozliczony w centrali. W sytuacji, gdy dokument nie zostanie w oddziale rozliczony, lub zostanie rozliczony częściowo, możliwe jest jego rozliczenie w Comarch ERP XL. Informacja o takim rozliczeniu wróci do oddziału.
W Comarch ERP Optima zablokowana została możliwość wystawiania dokumentów innych niż te, które można synchronizować z centralą. Nie można również zmieniać konfiguracji systemu oraz cennika (z wyjątkiem cennika autonomicznego) – określone wartości tych informacji są wyznaczane przez centralę.
Automat synchronizacji danych
Aby ułatwić proces synchronizacji danych dla firm posiadających wiele oddziałów wprowadzona została usługa automatycznej synchronizacji.
Od wersji 4.0, w systemie automat odbiera plik z oddziału, a następnie generuje plik z odpowiedzią i umieszcza go w miejscu dostępnym dla tego oddziału. Mechanizm wymiany plików oparty został na technologii Web Service Enhancements (WSE).
Po wykreowaniu oddziału (więcej: 1.13.1 Jak założyć nowy oddział), należy skonfigurować automat synchronizacji (więcej: 1.13.8.2 Jak skonfigurować automat synchronizacji dla oddziału). Dzięki temu, przy pierwszej synchronizacji do oddziału zostaną wysłane wszelkie informacje potrzebne w procesie synchronizacji danych. Można je także później uzupełnić ręcznie.
Po odebraniu pliku w oddziale można, w konfiguracji pracy rozproszonej, włączyć opcję: Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu. Dzięki temu wykonując proces eksportu (retransmisji – czyli ponownego wysłania pliku z odpowiedzią) będzie mógł zostać obsłużony przez automatyczną synchronizację.
Należy pamiętać, że to, jakie informacje będą wysyłane przez automat, uwarunkowane jest ustawieniami w definicji oddziału. Jeżeli w definicji zostaną ustanowione synchronizacje różnicowe kontrahentów, to automat będzie wysyłał informacje tylko o tych, którzy ulegli zmianie od czasu ostatniej synchronizacji.
