Zastosowanie not memoriałowych
Noty memoriałowe to dodatkowa ewidencja w module: Księgowość, systemu Comarch ERP XL, służąca do rejestracji dokumentów innych niż dokumenty VAT (faktury VAT zakupu i sprzedaży). Mogą to być takie dokumenty jak: rachunki zwykłe od jednostek podmiotowo zwolnionych z podatku VAT, dokumenty związane z rozliczaniem delegacji, not odsetkowych otrzymanych od kontrahenta. Noty memoriałowe mogą również służyć do wprowadzania tzw. poleceń księgowych dotyczących różnego rodzaju księgowań w trakcie roku obrachunkowego np. przeksięgowania kosztu własnego na koniec miesiąca, rozliczenia podatku VAT itp.
Główne zastosowanie not memoriałowych sprowadza się do ewidencji tych wszystkich dokumentów (nievatowskich), które związane są z kontrahentem lub pracownikiem i które powinny zostać zaksięgowane na konto rozrachunkowe kontrahenta lub pracownika i rozliczone.
Jeżeli księgowość otrzymuje notę odsetkową od kontrahenta wówczas jej rejestracja powinna być przeprowadzona przez noty memoriałowe, gdzie dokumenty takie będą mogły zostać rozliczone z zapłatami z raportów kasowych, lub skompensowane z dokumentami handlowymi typu faktura VAT.
Podobnie należy postępować z dokumentami stanowiącymi załączniki do zaliczki pracownika. Jeżeli pracownik rozlicza się z zaliczki dokumentami innymi niż faktury VAT, należy je wprowadzić do not memoriałowych i rozliczyć z zaliczką pracownika w raporcie kasowym.
Definiowanie not memoriałowych
Aby korzystać z not memoriałowych konieczne jest zdefiniowanie symboli kwot, typów not memoriałowych dla każdego rodzaju dokumentów, serii dla not memoriałowych i schematów księgowych niezbędnych do właściwego zaksięgowania dokumentów.
Symbole kwot
Lista symboli kwot wyświetlana jest poprzez wybranie funkcji: Noty memoriałowe/Symbole kwot z menu: Księgowość .
Symbole kwot oznaczonych jako: Przychód lub Rozchód, wprowadza się dla określenia wartości, jakie będą w notach memoriałowych używane dla poszczególnych dokumentów. Symbole mogą być zdefiniowane dla każdego rodzaju dokumentów, np. dla dokumentów typu nota odsetkowa może być zdefiniowany symbol kwoty: ODSETKIR jako rozchód, czyli odsetki płacone kontrahentowi i ODSETKIP jako przychód, czyli otrzymywane od kontrahenta. Symbole kwot mogą też być uniwersalne, zdefiniowane np. jako PRZYCHÓD i ROZCHÓD i wykorzystywane dla wszystkich rodzajów dokumentów.
![Lista symboli kwot.](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2019/12/word-image-1584.png)
W oknie: Lista symboli kwot, symbole są wyświetlane według symbolu i znajdują się na niej następujące informacje:
- Symbol – symbol nadany danej kwocie,
- Typ – typ kwoty (przychód lub rozchód),
- Opis – opis kwoty,
- Identyfikator – identyfikator nadawany kwocie przez program.
Dodatkowo w oknie tym, są dostępne następujące ikony:
[Nowy] – umożliwia dodanie nowego symbolu kwoty,
[Karta] – umożliwia podniesienie karty symbolu do edycji,
[Usuń] – umożliwia usuwanie symboli,
[Zamknij okno] – zamyka okno z listą symboli kwot.
Definicja noty memoriałowej
Każdy rodzaj dokumentu wprowadzany do ewidencji wymaga zdefiniowania noty memoriałowej. Inaczej powinny być zdefiniowane noty dla dokumentów, które będą rozliczane z dokumentami kasowymi lub fakturami, a inaczej noty dla dokumentów pozostałych, niepodlegających rozliczeniu.
Zdefiniowane noty memoriałowe są dostępne po wybraniu funkcji: Noty memoriałowe/Definicje dokumentów z menu: Księgowość. Są one zebrane w formie listy .
W systemie istnieje możliwość archiwizowania definicji not memoriałowych. Definicje oznaczone parametrem: Archiwalny widoczne będą na liście not tylko po zaznaczeniu parametru: Archiwalne. Będą one prezentowane w kolorze szarym.
![Lista definicji not memoriałowych](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2019/12/word-image-1589.png)
Po podniesieniu do edycji odpowiedniej definicji noty, zostanie otworzone okno: Definicja noty memoriałowej.
Definicja noty memoriałowej, zakładka: Ogólne
Na zakładce znajdują się podstawowe informacje na temat definicji noty. Są to:
- Kod i Opis – kod i opis dokumentu
- Schemat – wybrany schemat księgowania
- Seria – seria dokumentu
- Waluta – waluta (systemowa lub obca)
- Numer kursu – uzupełniany w przypadku not memoriałowych w walucie obcej
- Kategoria finansowa
- Data analityczna
Definicję noty memoriałowej można oznaczyć parametrem: Archiwalna.
![Definicja noty memoriałowej, zakładka: Ogólne](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2019/12/word-image-1590.png)
Definicja noty memoriałowej, zakładka: Parametry
Na zakładce określony jest typ noty (rozchód, przychód, rozchód+przychód, nieokreślony), miejsce określenia podmiotu (nagłówek lub pozycje), rodzaj podmiotu (kontrahent, pracownik, urząd, inny).
![Definicja noty memoriałowej, zakładka: Parametry](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2019/12/word-image-1591.png)
Na tej zakładce zaznacza się również, czy dopuszczalna jest edycja pozycji oraz czy podmiot ma być wymagany, czy nie. Parametr: Sumuj płatności tego samego podmiotu decyduje o tym, czy płatności dotyczące jednego i tego samego podmiotu mają być sumowane. w przypadku jego zaznaczenia sumowanie będzie widoczne na zakładce: Płatności – płatności dla jednego kontrahenta zostaną zbite do jednej pozycji.
Na tej zakładce znajduje się też parametr Leasing. Zaznaczenie tego parametru umożliwi powiązanie takiej noty memoriałowej z konkretną ratą umowy leasingowej i środkiem trwałym.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2019/12/word-image-1593.png)
Definicja noty memoriałowej, zakładka: Pozycje
Zakładka zawiera listę przypisanych do danej noty pozycji.
Dodając nową pozycję do definicji noty określa się:
- symbol i opis kwoty, pobierany z listy kwot
- czy kwota ma być wymagana
- czy kwota będzie brać udział w sumowaniu
- czy podmiot ma być wymagany
- rodzaj podmiotu
Dla dokumentów związanych z kontrahentem, pracownikiem lub urzędem definicja powinna zawierać podmiot określony jako wymagany, ze wskazaniem na kontrahenta, pracownika lub urząd. Jest to związane z tym, że tylko noty z określonym podmiotem posiadają płatności i mogą być rozliczane.
Dla zwykłych poleceń księgowań np. przeksięgowania kosztów na koniec miesiąca albo rozliczenia podatku VAT, definicja noty nie powinna określać podmiotu.
![Definicja noty memoriałowej, zakładka: Pozycje](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2019/12/word-image-1594.png)
Lista not memoriałowych
Lista wystawionych not memoriałowych jest dostępna, po wybraniu funkcji: Noty memoriałowe, z menu: Księgowość. Na liście znajdują się noty memoriałowe i uproszczone noty memoriałowe, a także korekty uproszczonych not memoriałowych. z poziomu okna możliwe jest generowanie oraz podgląd i edycja zarejestrowanych not.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2023/06/10.bmp)
Przy zawężeniu listy tylko do not zwykłych dodatkowo w oknie pojawia się parametr: Stan.
W ramach filtra udostępniono cztery opcje:
- <wszystkie> – prezentacja wszystkich not zwykłych bez względu na stan,
- Bufor – prezentacja not zwykłych będących w buforze,
- Zatwierdzony – prezentacja not zwykłych zatwierdzonych,
- Anulowany – prezentacja not zwykłych anulowanych.
Noty memoriałowe, zakładka: Wg numeru
Na zakładce noty memoriałowe są sklasyfikowane według numerów. Znajdują się na niej następujące informacje o notach:
- Numer – numer noty memoriałowej wewnętrzny, nadany przez system w ramach serii,
- Data wprowadzenia – data wprowadzenia noty
- Numer dokumentu – numer dokumentu, dla którego wprowadzono notę
- Przychody/Kwota Winien (lub Debet) – w zależności od ustawień konfiguracyjnych (okno: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Parametry 1, parametr: Nazwa stron księgowania). w kolumnie prezentowana jest suma kwot po pozycjach, po stronie Debet
- Rozchody/Kwota Ma (lub Credit) – w zależności od ustawień konfiguracyjnych (okno: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Parametry 1, parametr: Nazwa stron księgowania). w kolumnie prezentowana jest suma kwot po pozycjach, po stronie Credit
- Waluta – waluta w której wystawiono zwykłą notę memoriałową. w przypadku, gdy w ramach noty zostaną wprowadzone dwa zapisy, przy czym jeden będzie wprowadzony na konto złotówkowe powiązane w k. pozabilansowym w EUR, drugi na konto złotówkowe powiązane z k. pozabilansowym w USD, po wybraniu dla parametru: Przelicz w:
- waluty PLN – na liście będzie widoczna suma wszystkich zapisów w PLN
- waluty EUR – zostanie wyświetlona wartość sumaryczna tylko dla zapisów, które wprowadzono na konta bilansowe powiązane z kontami pozabilansowymi, w walucie EUR
- waluty USD – zostanie wyświetlona wartość sumaryczna tylko dla zapisów noty, które wprowadzono na konta bilansowe powiązane z kontami pozabilansowymi, w walucie USD
- Treść – treść.
- Identyfikator – dodatkowy identyfikator dokumentu i zapisu księgowego nadawany dokumentom przy księgowaniu.
Dodatkowo w oknie można zawęzić listę do odpowiedniego miesiąca, roku lub za wskazany okres, jednej z określonych wcześniej serii: oraz określić walutę noty zwykłej:
oraz walutę, w jakiej przeliczone będą noty uproszczone (parametr: Przelicz w) – wartości przeliczone wyświetlone będą w kolumnie: Waluta.
Na liście: Noty memoriałowe możliwe jest zaznaczenie parametru: Archiwalna, wówczas do wyboru w polu seria dostępne będą również serie oznaczone parametrem Archiwalny.
Możliwe jest również filtrowanie not według ich rodzajów (Wszystkie, Zwykłe, Uproszczone).
Dodatkowo dostępne są następujące funkcje:
[Historia procesu] – w oknie wyświetlona jest informacja o procesach obsługujących zaznaczoną na liście notę. Więcej informacji o procesach znajduje się w rozdziale: Księgowanie wsadowe oraz w dokumentacji modułu: Administrator.
[Korekta] – naciśnięcie przycisku umożliwia wygenerowanie korekty do uproszczonej noty memoriałowej.
[Nowy] – służy dodaniu nowej noty. Po rozwinięciu menu przyciskiem:
[Rozwija menu dostępnych opcji] możliwy jest wybór funkcji: Dodaj notę uproszczoną, Dodaj notę.
[Karta] – służy podnoszeniu kart noty do edycji.
[Usuń] – służy usuwaniu not.
[Księguj] – służy księgowaniu not.
Noty memoriałowe, zakładka: Chronologicznie
Ta zakładka ma taki sam układ, jak zakładka: Wg numeru. Noty na niej są posortowane według daty wprowadzenia. Na zakładce nie ma możliwości zawężenia listy not do jednej serii.
Nota memoriałowa
Karta noty memoriałowej składa się z czterech zakładek.
Nota memoriałowa, zakładka: Ogólne
Na zakładce znajdują się podstawowe informacje na temat wystawianej noty:
Rodzaj dokumentu – rodzaj wybrany z listy definicji dokumentów not.
Kontrahent (ew. pracownik, urząd) – po wybraniu rodzaju noty, jeżeli nota ma być powiązana z kontrahentem, pracownikiem lub urzędem, w tym miejscu wybiera się z odpowiedniej listy (lub wpisując z klawiatury) odpowiedni podmiot.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2022/01/9.jpg)
Jeżeli przy definiowaniu dokumentu noty określone zostanie miejsce określenia podmiotu – pozycje, wówczas przy dodawaniu nowej noty memoriałowe na zakładce: Ogólne pole: Podmiot będzie wyszarzone. Podmiot będziemy określać w momencie dodawania pozycji do not.
Kontrahent docelowy – akronim kontrahenta docelowego.
Płatnik – noty memoriałowe generowane są dla płatnika, którym może być: Kontrahent, Urząd, Bank lub Pracownik. Wybranie płatnika zadecyduje o warunkach płatności (pobierane będą np. z karty kontrahenta będącego płatnikiem). Możliwa jest edycja warunków płatności, wykonywana dla noty memoriałowej z poziomu zakładki: Płatności.
Data wprowadzenia – data wprowadzenia noty (domyślnie podpowiada się tu data systemowa, którą można zmieniać).
Opis – wpisywana treść noty.
Przychód, Rozchód – wpisujemy wartość przychodu lub rozchodu.
Jeżeli na definicji noty zaznaczony jest parametr Leasing, wówczas na pozycji pojawią się dodatkowe pola:
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2019/12/word-image-1609.png)
Nota memoriałowa, zakładka: Nagłówek
Na zakładce wprowadza się serię i numer noty, numer dokumentu (z miejscem na 40 znaków) oraz daty: dokumentu i operacji. Następnie należy wybrać walutę, a w przypadku waluty obcej określić także kurs. Na zakładce zapisuje się również, kto wprowadził i ewentualnie modyfikował notę oraz wprowadza dodatkowe uwagi.
Nota memoriałowa, zakładka: Płatności
Na zakładce, wyświetlone są płatności wynikające z noty memoriałowej. Warunki płatności określone na płatności, np. forma płatności, pobierane są z karty płatnika wybranego na zakładce: Ogólne (np. w przypadku wybrania jako płatnika kontrahenta, pobierane będą warunki płatności z karty kontrahenta). Na zakładce można rozliczyć lub skompensować wartość noty.
Nota memoriałowa, zakładka: Księgowość
Po wybraniu odpowiedniego dziennika księgowań i użyciu odpowiedniego schematu księgowań można zaksięgować notę.
Nota memoriałowa, zakładka: Atrybuty
Na zakładce jest możliwość dodatkowego opisania poszczególnych not memoriałowych za pomocą atrybutów, zdefiniowanych wcześniej w module: Administrator.
Statusy not memoriałowych.
Na formularzu dokumentu Nota Memoriałowa (NM) w prawym górnym rogu wprowadzono parametr Do bufora, który na nowo dodawanym dokumencie jest domyślnie wybrany.
Zgodnie z przyjętym standardem parametr ten wyznacza status noty. Nota (NM) może mieć trzy statusy:
- W buforze
- Zatwierdzona
- Anulowana.
Dokument o statusie Bufor
Dokument o statusie „W buforze” można modyfikować na dotychczasowych zasadach, bezśladowo usunąć. Generuje on płatności, które można rozliczyć. Nie podlega księgowaniu.
Możliwość analitycznego opisania dokumentu w buforze, podobnie jak innych typów dokumentów uzależniono od nadania odpowiednich uprawnień, tj.:
- na karcie operatora, na zakładce [Księgowość] należy wybrać parametr Opis analityczny dokumentów w buforze
- na definicji NM, na zakładce [Opis analityczny] – parametr Dozwolony opis dokumentu w buforze.
Na liście noty w buforze wyświetlane są w kolorze nadanym stanowi „W buforze” w ramach kategorii „Stany dokumentów”. Domyślnie jest to kolor zielony.
Dokument o statusie Zatwierdzony
Dokument o statusie Zatwierdzony to dokument z odznaczonym parametrem Do bufora.
Odznaczenie parametru Do bufora możliwe jest z poziomu formularza NM oraz z poziomu menu kontekstowego, za pomocą opcji Zatwierdź.
Zatwierdzenie noty jest możliwe po spełnieniu przez nią kryteriów wyznaczonych przez definicję.
Dokument o statusie Zatwierdzony w przeciwieństwie do dokumentu w buforze podlega księgowaniu.
W związku z tym, że statusy not (NM) zostały wprowadzone z uwagi na funkcjonalność bonów, dla tych Użytkowników, którzy nie będą korzystali z tej funkcjonalności, na karcie operatora, na zakładce Księgowość udostępniony jest parametr Edycja zatwierdzonych not.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2022/01/12.jpg)
Operator z nadanym prawem do edycji zatwierdzonych not ma możliwość edycji danych także na zatwierdzonym dokumencie na dotychczasowych zasadach, pod warunkiem, że nota nie została powiązana z bonem lub rozliczona lub zaksięgowana.
Operator z tego rodzaju uprawnieniem może także cofnąć notę do bufora korzystając z opcji Cofnij do bufora, udostępnionej z poziomy menu kontekstowego. Na formularzu parametr Do bufora pozostaje nieaktywny.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2022/01/13.jpg)
Na liście noty zatwierdzone wyświetlane są w kolorze nadanym stanowi Zatwierdzony w ramach kategorii Stany dokumentów. Domyślnie jest to kolor czarny.
Noty zatwierdzone i zaksięgowane wyświetlane są w kolorze niebieskim.
Dokument o statusie Anulowany
Anulowanie noty zatwierdzonej jest możliwe pod warunkiem, że nie została ona zaksięgowana, rozliczona oraz powiązana z bonem.
Anulowanie dokumentu jest możliwe z poziomu menu kontekstowego, po wybraniu opcji Anuluj.
Na liście anulowane noty wyświetlane są w kolorze nadanym stanowi Anulowany w ramach kategorii Stany dokumentów. Domyślnie jest to kolor popielaty.
Uproszczona nota memoriałowa UNM
Uproszczona nota memoriałowa to dokument, który umożliwia dokonanie prostego przeksięgowania kwot z jednego konta rozrachunkowego na inne, w celu zapewnienia zgodności między rozliczeniami i rozrachunkami. Forma dokumentu w stosunku do „zwykłej” noty memoriałowej zapewnia lepszą ergonomię pracy. Uproszczone noty memoriałowe nie mają swoich definicji, tak jak zwykłe noty memoriałowe (więcej informacji o definicjach not memoriałowych znajduje się w rozdziale: Definicja noty memoriałowej). Korzystają natomiast z tych samych serii co NM (definiowanych z poziomu okna: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Słowniki). Uproszczone noty memoriałowe oraz zwykłe noty memoriałowe będą miały również wspólną numerację. Dokument UNM generuje płatności pod warunkiem, że pozycja tego dokumentu wprowadzona będzie na konto rozrachunkowe powiązane z podmiotem.
Generowanie uproszczonej noty memoriałowej
Uproszczona nota memoriałowa może być generowana:
- Z poziomu okna: Noty memoriałowe, po wybraniu funkcji: Dodaj notę uproszczoną (więcej informacji o liście not memoriałowych znajduje się w rozdziale: Lista not memoriałowych). Dokument wystawiony z poziomu listy not memoriałowych będzie podlegał księgowaniu
- Z poziomu zapisu księgowego – istnieje możliwość wygenerowania takiej noty z poziomu konkretnego zapisu lub też listy zapisów księgowych (przycisk
[Generuj uproszczoną notę memoriałową]). Tak wystawiona nota nie podlega księgowaniu.
Nota uproszczona generowana z zapisu księgowego
Jak wspomniano wyżej nota uproszczona może zostać wygenerowana z poziomu zapisu księgowego lub listy zapisów księgowych (patrz informacje w rozdziale: Zapisy księgowe, zakładka: Dzienniki).
Wygenerowanie noty uproszczonej z zapisu księgowego będzie możliwe pod warunkiem, że żaden z dekretów nie został rozrachowany. Nota wygenerowana z zapisu księgowego będzie się odznaczała następującymi cechami:
- Nota będzie generowała płatności pod warunkiem, że dekret zostanie wprowadzony na konto rozrachunkowe powiązane z podmiotem (kontrahentem, urzędem, pracownikiem) – sposób działania analogiczny do generowania płatności na dokumencie BO
- Płatności generowane są do każdego dekretu osobno – nie będą podlegały scalaniu
- Na płatnościach nie ma możliwości zmiany podmiotu
- Płatności będą generowane zgodnie z walutą przypisaną do konta. Jeżeli dekretacja będzie wprowadzona na konto złotówkowe powiązane z kontem pozabilansowym walutowym, płatność zostanie wygenerowana w walucie konta pozabilansowego
- Dekret oparty o konto rozrachunkowe nie powiązane z podmiotem, nie będzie generował płatności, będzie go jednak można dowolnie rozrachować
- Jeżeli na płatności noty uproszczonej zostanie zaznaczony parametr: Nie rozliczaj, będzie to skutkować brakiem możliwości przeprowadzenia rozliczenia. Od strony dekretu powiązanego z tak ocechowaną płatnością będzie jednak można dokonać rozrachunku, któremu nie będzie towarzyszyło rozliczenie.
Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Ogólne
Na zakładce znajdują się pola i funkcje:
Seria – noty uproszczone posługują się tymi samymi seriami, które zostały zdefiniowane dla zwykłych not memoriałowych. Definiowanie serii dla not odbywa się z poziomu okna: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Słowniki. Istnieje możliwość zmiany serii dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.
Numer – numer automatycznie nadany przez system, w ramach wybranej serii.
Wprowadził/modyfikował – w polach wskazany jest identyfikator operatorów dokonujących odpowiednich operacji.
Nr dokumentu – pole, w którym wprowadza się zewnętrzny numer dokumentu. Istnieje możliwość jego zmiany dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.
Id. księgowy – dodatkowy identyfikator dokumentu i zapisu księgowego nadawany dokumentom przy księgowaniu.
Data wprowadzenia – datą domyślną jest data bieżąca z możliwością zmiany. Data ta jest odpowiednikiem daty wprowadzenia zapisu księgowego. Istnieje możliwość zmiany daty wprowadzenia dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.
Data dokumentu – może nią być data dokumentu zewnętrznego, dla którego wystawiana jest nota. Data ta odpowiada dacie na zapisie księgowym. Istnieje możliwość jej zmiany dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.
Data operacji – data przenoszona do zapisu księgowego, do pola: Data operacji. Istnieje możliwość zmiany tej daty dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.
Treść – wypełnienie pola wymagalne. Opis przenoszony do nagłówka zapisu księgowego. Możliwość jej zmiany na dokumencie niezaksięgowanym. Wartość z tego pola przenoszona jest również na pole Opis pozycji UNM.
Cecha – w polu istnieje możliwość ocechowania dokumentu, także zaksięgowanego.
Url – pole przeznaczone na wprowadzenie adresu URL. Istnieje możliwość wprowadzenia adresu także na dokumencie zaksięgowanym (zgodnie z obowiązującym standardem).
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2019/12/word-image-1615.png)
Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Pozycje
Z poziomu zakładki dokonuje się dodawania, edycji i usuwania pozycji dokumentu UNM. Informacje o pozycjach wyświetlone są w kolumnach:
- Lp – liczba porządkowa pozycji
- Numer konta Winien
- Podmiot – podmiot pojawi się tylko wtedy, gdy wybrano konto powiązane z podmiotem (kontrahentem, pracownikiem, urzędem)
- Numer konta Ma
- Podmiot – podmiot związany z kontem wybranym po stronie Ma
- Kwota Winien – kwota pozycji w PLN po stronie Wn
- Kwota Ma – kwota pozycji w PLN po stronie Ma
- Opis
Na zakładce znajdują się pola i funkcje:
Dziennik – w polu wskazuje się dziennik księgowania dokumentu.
[Księguj] – za pomocą przycisku uruchamia się księgowanie dokumentu. Nota nie jest księgowana przy użyciu schematu, ponieważ predekretacja odbywa się już na poziomie pozycji UNM (dokument będzie ręcznie dekretowany). w ramach jednej pozycji nie ma możliwości wprowadzenia dwóch identycznych kont księgowych (analogicznie jak ma to miejsce na poziomie zapisu księgowego). Nie ma możliwości zaksięgowania niezbilansowanego zapisu księgowego opartego o konta bilansowe oraz wynikowe. Księgowanie UNM jest uwzględnione w mechanizmie Kontroli Kręgu Kosztów. Księgowanie odbywa się zgodnie z datą wprowadzenia (widoczną na zakładce: Ogólne).
[Włącz/Wyłącz sumowanie] – za pomocą funkcji aktywuje się podsumowanie na liście pozycji.
[Nowy] – za pomocą przycisku następuje dodanie noty memoriałowej. Dodanie nowej pozycji jest możliwe na dokumencie niezaksięgowanym. w obrębie noty dopuszcza się wprowadzenie zapisów na kontach bilansowych powiązanych z kontami pozabilansowymi, którym przypisano różne waluty. Określanie parametrów pozycji odbywa się w oknie: Pozycja noty memoriałowej (uproszczonej), którego opis znajduje się w rozdziale: Pozycja noty memoriałowej (uproszczonej).
[Karta] – za pomocą przycisku możliwy jest podgląd/edycja pozycji dokumentu. Edycja pozycji będzie możliwa, o ile nie została ona jeszcze rozliczona.
[Usuń] – za pomocą przycisku odbywa się usuwanie pozycji dokumentu.
[Włącz filtrowanie listy] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych pozycji, do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.
[Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie pozycji w oparciu o zdefiniowane wcześniej parametry.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2019/12/word-image-1623.png)
Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Płatności
Płatności będą generowane dla pozycji opartych na dekretacji zawierającej konta rozrachunkowe, powiązane z podmiotem (kontrahentem, pracownikiem, urzędem) – analogicznie jak dla zapisów Bilansu Otwarcia. Pozycja może generować tylko jedną płatność. Nie jest możliwe zatwierdzenie pozycji noty, która będzie zawierała dwa konta rozrachunkowe.
Wskazanie konta rozrachunkowego powiązanego z podmiotem po stronie WN pozwoli na wygenerowanie płatności typu: Należność, po stronie MA – płatność typu: Zobowiązanie.
Pozycja na kwotę ujemną na koncie rozrachunkowym powiązanym z podmiotem wygeneruje:
- Po stronie WN – zobowiązanie
- Po stronie MA – należność
Dla każdej pozycji będą generowane osobne płatności.
Dokument będzie generował płatności w walucie obcej, jeżeli pozycja będzie oparta na dekretacji zawierającej konta bilansowe rozrachunkowe, powiązane z kontami rozrachunkowymi pozabilansowymi walutowymi. Waluta płatności musi być zgodna z walutą przypisaną do konta pozabilansowego walutowego.
Na płatności nie ma możliwości zmiany podmiotu (analogicznie jak na zapisach bilansu otwarcia).
Zakładka: Płatności, zawiera standardowe kolumny, w tym kolumnę: Podmiot, w związku z tym, że pozycje noty mogą być oparte o konta księgowe, powiązane z różnymi podmiotami. Płatności dla tego samego kontrahenta będą wyświetlone osobno.
Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Opis analityczny
Opis analityczny będzie standardowo przenoszony na zapis księgowy. Uproszczona nota memoriałowa korzysta z ustawień definicji dokumentu uproszczonej noty memoriałowej. Pola: Kategoria finansowa, data analityczna oraz parametr związany z datą księgowania, pozostają dostępne do edycji.
Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Atrybuty
Istnieje możliwość opisania pozycji UNM za pomocą atrybutów. Klasa atrybutu musi zostać uprzednio przypisana do obiektu: [Księgowe].[Uproszczone noty memoriałowe]. Dodawanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.
Pozycja noty memoriałowej (uproszczonej)
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2019/12/word-image-1625.png)
Pozycja UNM, zakładka: Ogólne
Na zakładce znajdują się następujące pola i funkcje:
Data dokumentu – przepisywana z nagłówka dokumentu, z możliwością zmiany.
Data operacji – data przepisywana z nagłówka dokumentu z możliwością zmiany.
Data wprowadzenia – data przepisywana z nagłówka dokumentu, pole nie jest przeznaczone do edycji.
Numer dokumentu – numer dokumentu zewnętrznego.
Wybór kont księgowych – plan kont udostępniają przyciski: ,
– (nazwa przycisków uzależniona jest od parametru konfiguracyjnego: Nazwy stron księgowania, np. Debet lub Credit). Jeżeli konto powiązano z podmiotem, podmiot wyświetlany jest w polu: Płatnik.
Kwota – w polu określa się kwotę pozycji. Dopuszczalna jest możliwość wprowadzenia wartości ujemnej.
Opis – wypełnienie pola z opisem jest wymagane, ponieważ dane z tego pola zostają automatycznie przeniesione do dekretu księgowego, który musi być opisany. Do tego pola przenoszony jest automatycznie opis z pola: Treść zakładki Ogólne: UNM.
Umowa leasingu – notę można powiązać z ratą umowy leasingowej.
Środek trwały – notę można powiązać ze środkiem trwałym.
Pozycja UNM, zakładka: Waluty
Zakładka jest aktywna pod warunkiem wyboru konta bilansowego powiązanego z kontem pozabilansowym, walutowym. Na zakładce wyświetlone są informacje dotyczące konta pozabilansowego powiązanego z kontem złotówkowym wybranym na zakładce: Ogólne. Za pomocą przycisku: Kurs, istnieje możliwość wskazania rodzaju kursu, po którym zostanie przeliczona kwota pozycji. Kurs może zostać również wprowadzony ręcznie.
![](https://pomoc.comarch.pl/xl/2023/wp-content/uploads/2019/12/word-image-1628.png)
Pozycja UNM, zakładka: Atrybuty
Istnieje możliwość opisania pozycji UNM za pomocą atrybutów. Klasa atrybutu musi zostać uprzednio przypisana do obiektu: [Księgowe].[Uproszczone noty memoriałowe].[Pozycje]. Dodawanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.
Atrybuty przypisane na pozycjach UNM mogą zostać skopiowane na dekrety powstałe do tego dokumentu. Definiowanie kopiowania tych atrybutów następuje z poziomu modułu Administrator przy użyciu opcji „Kopiowanie atrybutów z pozycji uproszczonej noty memoriałowej na dekrety”.
Pozycja UNM, zakładka: Załączniki
Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).
Korekta uproszczonej noty memoriałowej
Z poziomu listy not memoriałowych możliwe jest wygenerowanie korekty do uproszczonej noty memoriałowej. Korygować można zarówno dokumenty zaksięgowane jak i niezaksięgowane, oraz rozliczone i nierozliczone. Nota, do której wygenerowano korektę nie będzie podlegała edycji (za wyjątkiem możliwości rozliczania, ocechowania, wprowadzenia adresu url – identycznie jak na nocie zaksięgowanej).
Aby wygenerować korektę należy w oknie: Noty memoriałowe, zaznaczyć odpowiedni dokument UNM, a następnie nacisnąć przycisk: [Korekta] lub z menu kontekstowego, rozwijanego prawym przyciskiem myszy wybrać funkcję: Korekta. Do danego dokumentu źródłowego może być wystawionych wiele dokumentów korygujących, przy czym wartość bezwzględna na „ostatnim” dokumencie korygującym nie może być większa od wartości skorygowanej o wcześniej wystawione do tego dokumentu korekty.