Dostępne możliwości konfiguracji kluczy podziałowych
Klucze podziałowe to listy współczynników. Z definicji sumują się do 100%. Dzięki kluczom można podzielić każdą kwotę na części proporcjonalnie do wartości poszczególnych współczynników wchodzących w skład klucza. Istnieje możliwość wykorzystania kluczy w księgowaniach okresowych (KO). Dzięki temu można rozliczać produkcję za pomocą KO.
System Comarch ERP XL umożliwia definiowanie nieskończonej liczby odrębnych kluczy podziałowych dostosowanych do charakteru działalności danego podmiotu gospodarczego. Użytkownik, w oknie klucz podziałowy, ma możliwość konfiguracji odpowiedniego klucza podziałowego poprzez:
- Zapytanie SQL wprowadzone z poziomu zakładki: SQL
- Oparcie klucza o sztywno zdefiniowane elementy, wprowadzone na zakładce: Elementy
Należy dodać, iż przy próbie dodawania nowego Klucza podziałowego domyślnie proponowana jest opcja kreowania klucza w oparciu o zapytanie SQL. Elementy jak i zapytanie SQL są wzajemnie wykluczającymi się możliwościami definiowania. Wybór typu definiowania klucza wykonuje się z poziomu zakładki: Ogólne.
Definiowanie klucza w oparciu o stałe elementy
Do zasadniczych elementów klucza podziałowego zaliczamy:
- Współczynnik
- Konto
- Nazwa dodatkowa
Jeżeli na zakładce: Ogólne zostanie wybrana typ: Elementy, zakładka: SQL, zostanie wyszarzona. Na zakładce: Elementy, będzie dostępna lista elementów klucza z możliwością dodawania/kasowania/edycji każdego z elementów. Metoda stałych współczynników zakłada wprowadzenie na sztywno wartości współczynników. Może być wykorzystywana w przypadku gdy współczynniki są z góry ustalone, (przykładowo w przedsiębiorstwach w których koszty wydziałowe rozbijane są według stałych wartości procentowych) lub przyjęte na podstawie danych z poprzednich okresów. Wykorzystanie wymiarów Konto oraz Nazwa dodatkowa zostanie opisane przy omawianiu wykorzystania kluczy podziałowych w KO.
W systemie zdefiniowano klucz podziałowy z trzema elementami:
Każdy z elementów zawiera trzy kolumny: Współczynnik, Konto i Nazwę dodatkową.
Klucz został przypisany do księgowania okresowego. Przypisanie klucza do pozycji KO można wykonać poprzez naciśniecie przycisku: Klucz podziałowy, który znajduje się na formatce: Pozycja księgowanie okresowego. Pozostawienie pustego pola oznacza niewykorzystanie klucza w KO.
W księgowaniu okresowym do którego przypisano klucz podziałowy, do tych wartości możemy się odwoływać przez zmienne:
- WartośćKlucza – odwołuje się do danych z kolumny Współczynnik
- KontoKlucza – odwołuje się do danych z kolumny Konto
- NazwaKlucza– odwołuje się do danych z kolumny Nazwa dodatkowa
Wygenerowany na podstawie powyżej zdefiniowanego księgowania okresowego dekret wygląda następująco:
- Współczynnik znormalizowany klucza – jest obliczany na podstawie pierwszej kolumny klucza podziałowego. Jest to wartość wiersza podzielona przez sumę całej pierwszej kolumny.
- Elementy klucza podziałowego
Dla powyższego klucza podziałowego wartości poszczególnych współczynników wynoszą:
20/(20+30+50)=2/10
30/(20+30+50)=3/10
50/(20+30+50)=5/10
Jeżeli przeksięgowujemy wartość 1000 i pomnożymy ją przez współczynnik znormalizowany klucza (zmienną *Klucz) to otrzymamy na dekrecie wartości 200, 300,500.
Definiowanie klucza w oparciu o zapytanie SQL
Z poziomu zakładki SQL możliwe jest definiowanie klucza za pomocą odpowiedniego zapytania SQL, dostosowanego do planu kont i charakteru działalności poszczególnych przedsiębiorstw. Zapytanie powinno zwracać minimum jedną, maksimum trzy kolumny. Pierwsza z nich będzie określała wartość klucza, tym samym musi być numeryczna ( jest to odpowiednik kolumny Współczynnik). Druga i trzecia kolumna to symbole pozycji (Konto oraz Nazwa dodatkowa). SELECT powinien zapewnić, aby były one unikalne. Jeżeli SELECT zwróci tylko pierwszą kolumnę (współczynnik), symbole w kolumnie drugiej(Konto) zostaną nadane automatycznie (np. 1,2,3…), w wyniku czego kolumna ta będzie zawsze niepusta. Natomiast trzecia kolumna (Nazwa), jeżeli nie zostanie zdefiniowana, pozostanie pusta. Dwie kolumny z symbolami mogą być wykorzystywane np. do określania konta i nazwy wymiaru.
Istnieje możliwość wprowadzenia odpowiednich parametrów, które będą determinowały SELECTA wprowadzonego na zakładce: SQL. Jest to dość wygodna funkcjonalność, gdyż umożliwia zmianę pewnych ograniczeń zapytania SQL bez zasadniczej jego przebudowy.
Zdefiniowana lista parametrów umożliwia uzależnienie wartości współczynników od np. daty, wydziału czy numeru zlecenia. Prawidłowe obliczenie poszczególnych współczynników klucza będzie wymagało podania wartości wszystkich parametrów wykorzystanych w zapytaniu SQL. Aby współczynniki były rzeczywiście zależne od wartości parametrów, zapytanie definiujące klucz powinno je wykorzystać. Parametry można wprowadzić z poziomu zakładki: Parametry, jednak ich całkowite obliczenie za pomocą odpowiedniego wyrażenia realizowane jest z poziomu księgowania okresowego.
Przy wprowadzaniu zapytania SQL należy pamiętać aby na początku SELECTA dodać „set nocount on” i zakończyć go „set nocount off”.
Zdefiniowano klucz podziałowy wykorzystując zapytanie SQL w którym użyte są dwa parametry @rok oraz @miesiac. Parametry te będą wyliczane dynamicznie w zależności od tego w którym miesiącu i roku będzie wykonywane księgowanie okresowe. Te dane możemy odczytać na podstawie daty generacji księgowania okresowego czyli pola ksn_datanast.
Pozycja księgowania okresowego wygląda analogicznie jak w przypadku klucza podziałowego zbudowanego w oparciu o elementy.
Przypisanie klucza do pozycji KO można wykonać poprzez naciśniecie przycisku: Klucz podziałowy, który znajduje się na formatce: Pozycja księgowanie okresowego. Pozostawienie pustego pola oznacza niewykorzystanie klucza w KO.
W chwili wyboru klucza zakładka: Parametry klucza zostanie odszarzona. Na zakładce tej znajduje się lista zawierająca ich nazwy i wyrażenia niezbędne do ich obliczenia, które należy właśnie w tym miejscu dodać. Nazwy parametrów są kopiowane z definicji klucza i nie ma możliwości ich dodania z poziomu zakładki: Parametry klucza, natomiast są one istotne przy wykorzystywaniu kluczy zdefiniowanych przy użyciu zapytania SQL.
Jeżeli SELECT zwracający współczynniki klucza wykorzystuje parametry, w chwili jego obliczania nazwy ich będą podmieniane na odpowiednie wartości, wygenerowane przez wyrażenia definiujące poszczególne Parametry. Zmiana klucza przypisanego do elementu KO powoduje skasowanie listy parametrów poprzedniego klucza i zastąpienie jej nową listą z niezdefiniowanymi wartościami Parametrów.
Poszczególna pozycja KO generuje jeden zapis księgowy (pozycje zapisu zbiorczego jeżeli jest kilka elementów KO). W przypadku podpięcia klucza podziałowego, zostanie wygenerowane tyle zapisów ile współczynników ma klucz (dokładnie tyle – ile pozycji liczbowych zwróci zapytanie SQL w pierwszej kolumnie SELECT. Może być to także ilość na sztywno wprowadzonych współczynników w definicji klucza).
Wykorzystanie kluczy podziałowych w księgowaniu okresowym
Przeksięgowanie w oparciu o klucz podziałowy dla danego konta
Pierwszym krokiem w konfiguracji KO z wykorzystaniem wcześniej zdefiniowanego klucza jest określenie kwoty, która zostanie rozksięgowana. Można to wykonać wprowadzając w polu: Kwota wyrażenie obliczające wymaganą wartość(przykładowo saldo DT konta (SDT(’580-01’)). Następnie należy użyć zmiennej: Klucz – która oznacza bieżącą wartość współczynnika klucza – wpisując bezpośrednio *klucz lub klikając w przycisk: Wyrażenie i wybierając Współczynnik znormalizowany klucza. Konta, na które zostanie wykonane rozksięgowanie odpowiedniej kwoty mogą być wprowadzone ręcznie, a także mogą być założone w trakcie generacji KO. System umożliwia zakładanie kont z wykorzystaniem zmiennych: KontoKlucza oraz NazwaKlucza, które są ściśle powiązane z elementami definicji klucza.
Reasumując w wyniku wygenerowania KO nastąpi przeksięgowanie salda DT konta 580-01 w oparciu o odpowiednie współczynniki klucza na nowo założone konta 580-… (‘580-‘&KontoKlucza).
Dla kluczy podziałowych skonfigurowanych w oparciu o sztywne elementy KontoKlucza to wartość w polu: Konto na zakładce: Elementy klucza podziałowego , natomiast NazwaKlucza to wartości odpowiadające polu: Nazwa dodatkowa.
Wobec powyższego w przypadku wykorzystania zmiennych do zakładania kont należy pamiętać, aby odpowiednie kolumny zwrócone przez SELECT były niepuste, oraz odpowiednie pola na zakładce Elementy klucza podziałowego były wypełnione.
Przeksięgowanie w oparciu o klucz podziałowy dla kilku kont
W polu: Oblicz dla, istnieje możliwość wprowadzenia odpowiedniego warunku, który rozszerzy zakres KO na konta spełniające go. W wyniku takiej operacji, czyli wypełnienia pola Oblicz dla i Klucz podziałowy, zostanie wygenerowanych tyle zapisów, ile współczynników posiada dany klucz pomnożone przez ilość kont spełniających warunek Oblicz dla. Reasumując dla KO nastąpi przeksięgowanie sald DT kont spełniających warunek, czyli sald kont 401,402,403….itd. w oparciu o odpowiednie współczynniki klucza na nowo założone konta 580-…(580-NazwaKlucza).
Zdefiniowano klucz podziałowy wykorzystując zapytanie SQL. Podstawą do obliczenia współczynników klucza podziałowego stanowi SELECT:
set nocount on
declare @zasoby table
(Typ smallint, Numer int, Produkt int, Czynnosc int, Zasob int, Czas int)
insert into @zasoby
select PZA_TwrTyp, PZA_TwrNumer, PZA_Id, PCZ_Id, PZA_Id, PCZ_CzasRozliczeniowy from CDN.ProdZasoby
inner join CDN.TraSElem on TrS_ZlcTyp=14346 and TrS_ZlcNumer=PZA_Id
inner join CDN.TraNag on TrN_GIDNumer=TrS_GIDNumer
and TrN_Data2 between @DataOd and @DataDo
inner join CDN.ProdCzynnosci on PCZ_Id=PZA_Czynnosc
where PZA_TypZasobu=0
while 1=1
begin
insert into @zasoby
select Typ, Numer, Produkt, PCZ_Id, P.PZA_Id, PCZ_CzasRozliczeniowy
from @zasoby
inner join CDN.ProdZasoby S
on S.PZA_Czynnosc=Czynnosc and S.PZA_TypZasobu=1
inner join CDN.ProdZasoby P
on P.PZA_Id=S.PZA_Zasob
inner join CDN.ProdCzynnosci
on PCZ_Id=P.PZA_Czynnosc
where not exists(select * from @zasoby where Zasob=P.PZA_Id)
if @@rowcount=0 break
end
select sum(Czas)*1.0, Twr_Konto1, Twr_Kod
from @zasoby
inner join CDN.TwrKarty on Twr_GIDTyp=Typ and Twr_GIDNumer=Numer
group by Typ, Numer, Twr_Kod, Twr_Konto1
having sum(czas) > 0
set nocount off
Powyższy SELECT zwraca sumę czasów wszystkich czynności zrealizowanych do wyprodukowania poszczególnych produktów, które zostały przyjęte na magazyn dokumentem PW, wystawionym w terminie określonym parametrami. Na kluczu wpisano parametry:
- DataOD
- DataDO
Następnie do KO, którego pozycja przedstawiona jest na poniższym rysunku, podpięto odpowiedni klucz o nazwie Przeks. wg czynności.
W chwili skonfigurowania KO w oparciu o klucz podziałowy Przeks. wg czynności na zakładce: Parametry klucza pojawiły się parametry wprowadzone uprzednio podczas definiowania klucza. Następnie z poziomu tej zakładki wprowadzono odpowiednie wyrażenia, obliczające parametry klucza.
Parametr DataOd obliczony jest jako pierwszy dzień miesiąca, w którym występuje generowanie KO, natomiast parametr DataDo zwraca datę generacji KO. W analizowanym przykładzie datą generacji KO jest 2014-01-31. Wobec tego nastąpi zawężenie obliczeń SELECTA do okresu miedzy 2014-01-01 a 2014-01-31.
Zapytanie SQL zwróci następujące współczynniki klucza:
SELECT zwróci sumę czasu wszystkich zrealizowanych czynności odpowiednio dla towaru MAKA, CIASTO, ZBOZE. W drugiej kolumnie dodatkowo wystąpią konta magazynów podpięte do towarów, o które alternatywnie można oprzeć wyrażenie zakładające konto.
W wyniku wygenerowania KO nastąpi przeksięgowanie salda DT konta 502-431 na nowo założone konta 501-NazwaKlucza-431. Zakładając, iż saldo Dt 502-431 wynosi 1000 wygenerowanie KO spowoduje:
Zaksięgowanie kwoty 1000 po stronie Ct na konto 502-431
Zaksięgowanie kwoty 1000*0,020986 czyli 20,98 po stronie Dt na konto 501-MAKA-431
Zaksięgowanie kwoty 1000*0,630189 czyli 630,19 po stronie Dt na konto 501-CIASTO-431
Zaksięgowanie kwoty 1000*0,348826 czyli 348,83 po stronie Dt na konto 501-ZBOZE-431
Na poniższym rysunku przedstawiono zapis księgowy wygenerowany przez KO.
