Faktury zaliczkowe

Informacje ogólne

W systemie Comarch ERP XL możliwe jest wygenerowanie następujących faktur zaliczkowych:

W obrocie krajowym:

W obrocie zagranicznym:

Faktury zaliczkowe w obrocie zagranicznym to faktury, które zostały wygenerowane do zamówienia sprzedaży/zakupu ze wskazanym rodzajem transakcji: Wewnątrzwspólnotowa lub Inna zagraniczna.

Wygenerowana faktura zaliczkowa (FEL) będzie bardzo podobna do faktury eksportowej. Podobnie jak w przypadku obrotu krajowego, różnice polegają na tym, że dokument taki nie posiada elementów i nie można z niego wygenerować dokumentu magazynowego.

Podczas generowania zamówienia sprzedaży (z rodzajem transakcji: Wewnątrzwspólnotowa lub Inna zagraniczna) należy zwrócić uwagę na parametr: VAT C (0%), znajdujący się na zakładce: Nagłówek, który decyduje o zastosowaniu dla towarów na zamówieniu, eksportowej stawki podatku VAT w wysokości 0%. Zaznaczony parametr decyduje o tym, że na fakturze zaliczkowej zostanie naliczony VAT eksportowy.

Przy odznaczonym parametrze wygenerowany zostanie dokument naliczający VAT wg stawek krajowych. Należy jednak pamiętać o tym, że podczas generowania korekty do faktury (KEL), możliwa jest również korekta stawki podatku VAT. Jeżeli na dokumencie znajdują się towary w różnych stawkach, wtedy, po wykonaniu korekty stawek VAT dla wszystkich towarów zostanie naliczona jedna stawka VAT w wysokości maksymalnej (krajowej) stawki zastosowanej dla towaru na dokumencie (uwzględniane będą stawki zdefiniowane dla towaru na karcie towaru).

Więcej informacji o Korekcie faktury eksportowej zaliczkowej znajduje się w rozdziale: Generowanie faktury zaliczkowej.

Do wymienionych dokumentów możliwe jest wygenerowanie następujących korekt:

Faktury zaliczkowe wystawiane są do części płatności wynikającej z zamówienia (do zaliczki). Zaliczka ta, definiowana jest na zamówieniu, na zakładce: Płatności/Zaliczki, w panelu: Harmonogram płatności (więcej w rozdziale: Rozbicie płatności/Wygenerowanie zaliczki). Zapłacona kwota wynikająca z faktury zaliczkowej zostanie uwzględniona na końcowym dokumencie handlowym, którym zostanie zrealizowane zamówienie.

Od wersji 7.0 faktury zaliczkowe posiadają swoje definicje dokumentów.

Zaliczki w walucie innej niż waluta systemowa

Możliwe jest wygenerowanie zaliczek w walucie innej niż waluta systemowa – jeśli kwota zaliczki jest określana jako:

Dokument faktury zaliczkowej utworzony do takiej zaliczki zostanie przeliczony i wyrażony w walucie systemowej, a wynikająca z niego płatność zostanie wyrażona w walucie obcej.

Generowanie faktury zaliczkowej

Niezależnie od rodzaju faktury zaliczkowej – czy zostanie wygenerowana w obrocie krajowym, czy zagranicznym, tryb jej wystawiania jest taki sam i przebiega w następujących etapach:

Możliwe jest również wygenerowanie faktury zaliczkowej do zamówienia niezrealizowanego, jak również do zrealizowanego częściowo.

Szczegółowe informacje dotyczące generowania faktury zaliczkowej znajdują się w rozdziale: Jak wystawić fakturę zaliczkową do zamówienia.

Wystawianie oraz generowanie dokumentu będzie możliwe tylko dla rodzajów kontrahentów, którzy są zdefiniowani w definicji danego dokumentu.

Modyfikacja „tabelki VAT” podczas generowania faktury zaliczkowej.

Podczas generowania faktury zaliczkowej do wskazanej/ych płatności zamówienia system tworzy tabelkę VAT na fakturze na podstawie stawek podatku użytych na elementach zamówienia, rozdzielając kwotę pomiędzy te stawki wg proporcji wartości elementów zamówienia w tych stawkach. Taka funkcjonalność obsługuje scenariusz,
w którym zamówienie dotyczy towarów objętych jedną stawką VAT.

W przypadku, gdy zamówienie dotyczy towarów objętych różnymi stawkami VAT, w przypadku, gdy Klient wpłaca zaliczkę na poczet tylko jednego z nich (Takim przykładem jest zamówienie na mieszkanie i grunt pod to mieszkanie i konieczność „zaliczkowania” tylko mieszkania), możemy wskazać, jaka część zaliczki ma zostać przypisana danej stawce VAT, z możliwością całkowitego wykluczenia „danej stawki” z zaliczki.

W momencie generowania FEL/FSL gdy zamówienie dotyczy towarów objętych różnymi stawkami VAT, pojawia się okno: Ustal wartość faktury zaliczkowej.

W górnej części okna prezentowany jest symbol i pełny numer zamówienia, do którego jest generowana faktura zaliczkowa oraz Suma płatności (suma zaznaczonych płatności dla których generowana jest faktura zaliczkowa, przeliczona na walutę nagłówka zamówienia) i symbol waluty nagłówka zamówienia. Dla dokumentów FSL/FZL kwoty prezentowane są w PLN.

Rekordy właściwe dla poszczególnych stawek VAT „występujących” na zamówieniu prezentowane są w podziale na:

Pod rekordami właściwymi dla stawek VAT prezentowany jest rekord Razem z wartością wyliczoną jako suma wartości brutto dla wszystkich stawek VAT. To pole jest nieedytowalne, ponieważ wartość faktury zaliczkowej jest zgodna z sumą płatności dla których jest generowana.

Po dokonaniu zmiany wartości dla danej stawki VAT zostaną odpowiednio przeliczone wartości dla pozostałych stawek VAT, tak, aby wartość Razem była nadal zgodna z sumą płatności, dla których generowana jest faktura zaliczkowa, czyli zostanie zachowana zasada, zgodnie z którą w wyniku edycji wartości dla danej stawki VAT system dokona zmiany wartości dla tych stawek VAT, które dotąd nie były edytowane wg proporcji ich wartości. Jeżeli nie ma już takich stawek, które nie były edytowalne, wówczas system zmieni wartość na stawkach edytowalnych wg proporcji ich wartości, a w przypadku, gdy wszystkie one mają wartość 0, wówczas wg proporcji z zamówienia. To, czy wartość dla danej stawki była edytowana będzie rozpoznawane po tym, czy wartość dla tej stawki jest zgodna z wartością ustaloną na podstawie zamówienia.

Przycisk [Przelicz] – po jego uruchomieniu zostanie ponownie ustalona wartość brutto dla wszystkich stawek VAT na podstawie proporcji wartości elementów zamówienia.

Po użyciu przycisku [Zapisz] zostanie uruchomiona operacja generowania faktury zaliczkowej.

Jeżeli istnieją stawki, które nie były przez operatora edytowane, wówczas:

Wartość będzie stosownie zwiększana (przypadek, gdy operator zmniejsza wartość na jednej ze stawek VAT), lub zmniejszana (przypadek, gdy operator zwiększa wartość na jednej ze stawek VAT) dla stawek VAT wg ustalonej proporcji („kwota zmiany” x współczynnik z proporcji).

Jeżeli nie istnieją „nieedytowane” stawki VAT, wówczas:

Wartość będzie stosownie zwiększana (przypadek, gdy operator zmniejsza wartość na jednej ze stawek VAT), lub zmniejszana (przypadek, gdy operator zwiększa wartość na jednej ze stawek VAT) dla stawek VAT wg ustalonej proporcji („kwota zmiany” x współczynnik z ww. proporcji).

Ustalanie tabelki VAT oraz wartość generowanego dokumentu odbywa się wg poniższych zasad:

Dla dokumentu FEL:

Wartość brutto w walucie dokumentu rekordu tabelki VAT jest ustalana dla każdej stawki VAT na poziomie wartości ustalonej w oknie: Ustal wartość faktury zaliczkowej (dla danej stawki, z zastrzeżeniem j.n.:

Na podstawie wartości pozostałych wartości rekordu tabelki VAT (VAT od brutto, netto…)

Ustalenie wartości nagłówkowej dokumentu na podstawie utworzonej tabelki VAT

Dla dokumentu FSL/FZL

Wartość dla danej stawki VAT, ustaloną na formatce: Ustal wartość faktury zaliczkowej, jest przeliczana na walutę systemową wg kursu z ZS/ZZ lub tabeli, z zastrzeżeniem j.n.:

Tak wyliczona wartość jest przyjęta jako wartość brutto dla danej stawki.

Od ww. wartości jest naliczany VAT i wartość netto, na podstawie ww. wartości ustalane są rekordy tabeli VAT.

Wyliczana jest wartość netto i brutto dokumentu w PLN.

Częściowe rozliczanie faktur zaliczkowych

Uwagi ogólne

Faktury zaliczkowe wystawiane są do części płatności wynikającej z zamówienia. W związku z tym, płatność na takiej fakturze jest częścią płatności na fakturze końcowej, którą realizowane jest zamówienie. Kwota zaliczki, jaka zostanie rozliczona na dokumencie końcowym jest dostępna do edycji. Wyjściowa kwota zaliczki do rozliczenia będzie sumą wszystkich kwot do rozliczenia, wynikających z faktur zaliczkowych rozliczanych dokumentem końcowym. Po dokonaniu edycji kwoty rozliczenia na fakturze końcowej, system ponownie ustali kwoty rozliczane z poszczególnych faktur zaliczkowych, rozliczając je w kolejności ich pobrania do rozliczenia.

Zmiana wartości rozliczonej przez operatora – przykład

Wystawiono zamówienie na wartość 488 PLN (brutto). Do zamówienia wystawiono dwie faktury zaliczkowe: na 100 PLN i 50 PLN. Następnie wygenerowano fakturę końcową do tego zamówienia. Wartość rozliczona (wyświetlona na zakładce: Płatności) wynikająca z faktur zaliczkowych uwzględnionych na fakturze końcowej wynosi: 150 PLN.

Wartość ta uwzględniona jest oczywiście na zakładce: VAT.

Kwota ta może ulec zmniejszeniu – w zależności od decyzji operatora. W przykładzie została zmniejszona do 140 PLN (edycja parametru: Wartość rozliczona na zakładce: Płatności).

Zmniejszenie wartości rozliczonej uwzględnionej z faktur zaliczkowych spowodowało powstanie płatności na 10 PLN po stronie faktury końcowej.

Edycja została również uwzględniona na zakładce: VAT.

Przycisk: [Rozliczaj całość], umożliwia przywrócenie maksymalnej wartości rozliczonej wynikającej z faktur zaliczkowych, co umożliwia ewentualną korektę, gdy okaże się, że wykonana przez operatora modyfikacja wartości rozliczonej była niepotrzebna. W przypadku pozostawienia zmodyfikowanej wartości rozliczonej, istnieje możliwość wygenerowania korekty do faktury zaliczkowej, której wartość została zmniejszona. Aby ją wygenerować, należy zaznaczyć na zakładce: Płatności, faktury zaliczkowej, której wartość rozliczona została zmniejszona i nacisnąć przycisk: [Korekta].

Zmiana warunków transakcji na fakturze końcowej

Obsłużona jest sytuacja, kiedy na fakturze końcowej zostaną zmienione warunki transakcji – np. edycji ulegnie ilość towaru, lub jego cena, co spowoduje modyfikację wartości dokumentu.

W takiej sytuacji, jeżeli operator nie edytował wartości rozliczanej, wówczas po zmianie warunków transakcji system ponownie przeliczy wartości rozliczane. Natomiast jeżeli operator modyfikował ww., wartość, wówczas zmianie ulegnie wartość transakcji, natomiast wartość rozliczana pozostanie bez zmian.

Przykład

Wygenerowano zamówienie sprzedaży na wartość 244 PLN (brutto), do której wystawiono fakturę zaliczkową na 100 PLN. Następnie z zamówienia wygenerowana została faktura końcowa. Na fakturze uwzględniono wystawioną wcześniej fakturę zaliczkową. W związku z tym, płatność na fakturze końcowej wyliczona zostanie po uwzględnieniu wartości rozliczonej fakturą zaliczkową.

Następnie operator, modyfikuje wartość rozliczoną z faktury zaliczkowej na 80 PLN. Po tej zmianie, zmieniono cenę sprzedaży na fakturze końcowej, co spowodowało zwiększenie wartości dokumentu o 68,80 PLN. Pomimo tego, nie została zwiększona wartość rozliczona z faktury zaliczkowej, która nadal pozostanie na poziomie 80 PLN, czyli na takim, jaki ustalił wcześniej operator.

Możliwa jest również sytuacja, w której wartość transakcji zostanie zmniejszona. W takim przypadku system przeliczy wartość rozliczaną, wynikającą z faktury zaliczkowej, jeśli wartość ta zmniejszy się na tyle, że zajdzie potrzeba uszczuplenia wartości rozliczonej.

Korekty faktur zaliczkowych

Generowanie korekt faktur zaliczkowych

Korekty do faktur zaliczkowych generowane są z poziomu list dokumentów:

Ponadto możliwe jest generowanie korekty do faktur zaliczkowych z poziomu:

Faktura zakupu zaliczkowa korygująca (KZL)/Faktura sprzedaży zaliczkowa korygująca (KSL)

Do dokumentów KSL i KZL możliwe jest wykonanie częściowej korekty wartościowej. Dokonuje się jej poprzez edycję kwot na zakładce: VAT lub wartości na zakładce: Ogólne, dokumentu korekty. Korekta odbywa się po wprowadzeniu w polu: Wartość brutto korekty, odpowiedniej wartości (w granicach możliwych do skorygowania).

Korekta faktury eksportowej zaliczkowej (KEL) dla transakcji Wewnątrzwspólnotowa/Inna zagraniczna.

Dokumentem KEL wykonuje się korektę faktury zaliczkowej poprzez:

Korekta wartości brutto dokumentu

Korektę wartości brutto dokumentem KEL dokonuje się w ten sam sposób, jak w przypadku KSL czy KZL – na zakładce: VAT oraz na zakładce: Ogólne, znajduje się udostępnione do edycji pole: Wartość brutto korekty.

Zmiana naliczania VAT na dokumencie

Dokonaniu zmiany naliczania VAT na dokumencie służy funkcja: [Zmiana naliczania VAT], znajdująca się na zakładce: Ogólne, dokumentu: Korekta faktury eksportowej zaliczkowej.

Korekta faktury eksportowej zaliczkowej (KEL) dla transakcji krajowej

W odróżnieniu od dokumentu KEL dla transakcji Wewnątrzwspólnotowa/Inna zagraniczna, na dokumencie KEL krajowym mamy: