Rozliczenia i rozrachunki

Podstawą rozrachunków w systemie Comarch ERP XL są płatności (należności, zobowiązania) generowane przez dokumenty źródłowe. W oparciu o zaksięgowane płatności można prowadzić rozrachunki na kontach księgowych. Dostarczają one informacji, z jakich nierozliczonych zapisów księgowych składa się saldo konta rozrachunkowego. Dzięki połączeniu rozrachunków z płatnościami daną transakcję rozlicza się tylko raz.

W rozrachunkach bardzo istotne są następujące terminy:

Płatność – należność lub zobowiązanie wynikające wprost z dokumentu źródłowego

Dekret na konto rozrachunkowe – zaksięgowana płatność na koncie rozrachunkowym lub dekret wprowadzony bezpośrednio do dziennika księgowego na konto rozrachunkowe,

Rozliczenie – skojarzenie płatności z zapłatą,

Rozrachunek – powiązanie dwóch dekretów księgowych na koncie rozrachunkowym, które powstały automatycznie na skutek zaksięgowania płatności oraz zapłaty,

Kompensata – szczególny rodzaj rozliczenia dokonany pomiędzy dokumentami tego samego typu (np. płatności – należności z płatnością – zobowiązaniem) lub dwoma dekretami księgowymi dotyczącymi płatności lub zapisów kasowych/bankowych.

Płatności

Informacje o należnościach oraz zobowiązaniach generowane są przez dokumenty źródłowe. Dokumenty w walucie systemowej generują domyślnie płatności w walucie systemowej, natomiast dokumenty w walucie obcej generują płatności w tej samej walucie obcej.

Wszystkie płatności są wyświetlane w oknie: Lista nierozliczonych płatności. Aby otworzyć okno, należy wybrać funkcję: Płatności, z menu: Rozliczenia/Rozrachunki. Poza tym, w systemie Comarch ERP XL płatności można rozliczać i kompensować również z poziomu dokumentu źródłowego, zapisu kasowego/bankowego, historii kontrahenta.

Zakładka: Nierozliczone

Na zakładce znajdują się nierozliczone płatności, dla których widoczne są dane, podzielone na następujące kolumny:

Dokument – W tej kolumnie podany jest numer dokumentu źródłowego,

Dokument obcy – Prezentuje numer faktury wystawionej przez dostawcę, który przepisany jest z zakładki Nagłówek, dokumentu źródłowego. Występuje on na dokumentach rodzących zobowiązanie (w przypadku dokumentów rodzących należności przepisywany tu jest systemowy numer faktury).

Akronim – Pokazuje akronim kontrahenta, który na dokumencie jest określony jako płatnik.

Miasto – Nazwa miasta przepisywana z adresu kontrahenta.

Nazwa i adres kontrahenta – nazwa i adres kontrahenta przekazywane z karty kontrahenta

Termin – Termin płatności (czerwona data oznacza płatności przeterminowane).

Kwota – Jest to kwota należności lub zobowiązania, na którą wystawiono dokument.

Pozostaje – Pokazuje kwotę, która pozostaje nierozliczona (w przypadku dokumentów nierozliczonych, kwota ta jest równa wartości brutto, na którą wystawiono dokument, w przypadku dokumentów rozliczonych częściowo jest to różnica pomiędzy wartością brutto należności lub zobowiązania i wartością, która została już rozliczona).

Waluta – w kolumnie tej wyświetlana jest waluta płatności. W zależności od ustawienia parametru Waluta, w kolumnie wyświetlane jest:

Waluta z dokumentu źródłowego – jeżeli wybrana została opcja <Wszystkie>

Waluta PLN – jeżeli wybrana została opcja <Wszystkie w PLN>

Kod wybranej waluty

Parametry na liście:

Waluta – parametr służy określeniu zakresu wyświetlanych dokumentów, wg kryterium waluty.

Do wyboru są poszczególne waluty oraz opcje: Wszystkie i Wszystkie w PLN.

<Wszystkie> – przy takim ustawieniu wartość w kolumnach: kwota i pozostaje prezentowana jest w walucie dokumentu.

<Wszystkie w PLN> – przy takim ustawieniu wartość w kolumnach: kwota i pozostaje przeliczana jest na walutę systemową (PLN) zgodnie z kursem z dokumentu źródłowego.

W sytuacji, kiedy zostanie wybrana waluta inna niż systemowa, uaktywni się dodatkowy obszar, w którym, po zaznaczeniu parametru: Kwota pozostaje w PLN, można wskazać, po jakim kursie powinna przeliczać się kwota, która pozostaje do rozliczenia. W oknie widoczne są wówczas dwie dodatkowe kolumny, w których kwota do rozliczenia wyliczana jest odpowiednio: wg kursu z dokumentu i wg kursu aktualnego, czyli wskazanego przez operatora. Operator może wskazać konkretny kurs z tabeli, bądź wprowadzić ręcznie odpowiednie wartości i przeliczyć wartość kolumn za pomocą przycisku: .

W sytuacji, kiedy zostanie wybrana opcja <Wszystkie> uaktywni się parametr: Kwota pozostaje w PLN. Po jego zaznaczeniu możliwy jest tylko wybór rodzaju kursu, po którym kwota pozostaje ma być przeliczona na PLN. W tym przypadku kwota pozostaje w PLN przeliczana jest po ostatnim wprowadzonym kursie wskazanego rodzaju.

Zobowiązania, Należności – Wszystkie płatności są wyświetlane w podziale na zobowiązania lub należności, w zależności od zaznaczenia wybranej opcji. Dodatkowo mogą być pokazywane dokumenty niepodlegające rozliczeniu ( po zaznaczeniu parametru: )

Status przelewów – Służy określeniu zakresu wyświetlonych dokumentów, wg kryterium wysłania (dostępny tylko dla zobowiązań).

Wszystkie, Dzisiejsze, Przeterminowane – Pola służą określeniu zakresu wyświetlania dokumentów, wg kryterium terminu.

[Dodaj zapłatę] – umożliwia dokonanie zapłaty za zaznaczony na liście dokument. Po naciśnięciu przycisku: znajdującego się przy ikonie [Dodaj zapłatę], zostanie rozwinięta lista dostępnych form zapłaty, z której Użytkownik może dokonać wyboru. Po wybraniu odpowiedniej formy płatności zostanie otworzone okno: Wypłata. W aktywnym oknie zostaje wyświetlona kwota pozostająca do rozliczenia. W tym miejscu istnieje możliwość modyfikacji kwoty zapłaty (możliwość modyfikacji istnieje tylko przy zaznaczonym parametrze: Potwierdzenie gotówki na karcie Operatora).

[Włącz filtrowanie] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych dokumentów do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie dokumentów w oparciu o pewne, zdefiniowane wcześniej parametry.

[Dodaj rozliczenie] – umożliwia dodanie rozliczenia zaznaczonego dokumentu. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], znajdującego się przy ikonie, zostanie wyświetlona lista typów rozliczeń.

Z listy tej następuje wybór sposobu rozliczenia.

Uwaga

Aby było możliwe częściowe rozliczenie i częściowa kompensata należy w konfiguracji systemu, na zakładce: Księgowość/Parametry 1, zaznaczyć opcję: Dozwolone częściowe rozliczenia/rozrachunki.

[Zmień] – umożliwia dokonywanie zmian na karcie płatności. Po naciśnięciu ikony zostanie wyświetlone okno: Płatność – zostanie zmieniona.

Płatność, zakładka: Ogólne

Z poziomu zakładki istnieje możliwość modyfikacji formy płatności, daty, rejestru do którego trafi płatność, spodziewanego terminu płatności oraz maksymalnego terminu płatności. W tym miejscu można też nadać danej płatności status płatności niepodlegającej rozliczeniu, poprzez zaznaczenie pola: Nie rozliczaj. W przypadku płatności o charakterze zobowiązań, istnieje również możliwość określenia, czy płatność jest: wysłana, przeznaczona do wysłania czy wstrzymana.

Dla dokumentów wyrażonych w PLN istnieje możliwość zaznaczenia parametru Podzielona płatność (MPP).

Od wersji 2017.0 ze względu na wprowadzenie obsługi przelewów euroregulowanych (SEPA) na płatności o typie zobowiązanie i dla rejestru bankowego, który obsługuje Webservice jest dostępny i widoczny parametr SEPA. W sekcji Stan zlecenia przelewu widoczny jest status przelewu wysłanego usługą sieciową.

W oknie płatności znajduje się też sekcja VAT-ZD dotycząca załącznika do deklaracji VAT – 7. Jeżeli płatność zostanie ujęta na załączniku VAT-ZD, wówczas wypełnione zostaną pola w tej sekcji.

Powyższe parametry można też zmieniać seryjnie, dla wielu płatności jednocześnie. Należy wówczas
z poziomu listy płatności z zakładki: Nierozliczone lub Przelewy zaznaczyć płatności, które mają być modyfikowane. Spod prawego przycisku myszy należy wybrać opcję: Zmień seryjnie płatność, otworzy się okno, w którym należy oznaczyć, który z parametrów ma być zmodyfikowany:

W oknie Płatności możliwa jest również zmiana podmiotu. Jest ona dostępna, jeśli płatność nie jest rozliczona (ani całkowicie, ani częściowo) i dokument źródłowy nie jest zaksięgowany lub zapredekretowany. Jeśli podmiotem jest kontrahent, dostępna jest również zmiana jego adresu (jeśli płatność nie jest całkowicie rozliczona). Powiązanie płatności z adresem umożliwi wskazanie numeru rachunku kontrahenta (przypisanego do adresu), na który ma być wysłany przelew. Funkcja ta wykorzystana jest w generowaniu plików poleceń przelewów.

Płatność, zakładka: Atrybuty

Na zakładce istnieje możliwość przypisania do płatności zdefiniowanych wcześniej module: Administrator, atrybutów.

[Włącz/Wyłącz sumowanie] – uruchomienie funkcji powoduje sumowanie kwot wszystkich pozycji listy w kolumnach: Kwota i Pozostaje.

[Dokument źródłowy] – umożliwia podgląd nierozliczonego dokumentu źródłowego.

[Zamknij okno] – służy zamknięciu aktywnego okna.

[Usuń] – umożliwia usunięcie rozliczenia, jeżeli nie zostało ono rozrachowane w module księgowym (aktywne tylko w przypadku dokumentu częściowo rozliczonego przy podświetlonym rozliczeniu).

Zakładka: Przelewy

Na zakładce wyświetlane są listy przelewów.

Obok funkcji, które występują również na zakładce Nierozliczone znajdują się tu następujące pola:

Rachunek – Służy wskazaniu rachunku, z którego dokonywany jest przelew.

Status – Służy określeniu zakresu wyświetlonych dokumentów, wg kryterium wysłania.

Jeżeli na liście zostanie wybrana waluta inna niż PLN i zaznaczony zostanie parametr: Kwota pozostaje w PLN pojawią się dodatkowe kolumny, w których wartości zostaną przeliczone na PLN po kursie z dokumentu pierwotnego i po kursie wskazanym przez operatora.

Na zakładce Przelewy, analogicznie jak na zakładce Nierozliczone, możliwa jest seryjna zmiana parametrów płatności.

[Generuj paczkę przelewów] – umożliwia wygenerowanie paczki przelewów dla zaznaczonych płatności. Po naciśnięciu przycisku: znajdującego się przy ikonie [Generuj paczkę przelewów], zostanie rozwinięta lista dostępnych opcji generowania paczki. Oprócz domyślnej opcji „Utwórz paczkę przelewów”, istnieje możliwość wyboru opcji „Utwórz paczkę przelewów z tytułami korekt”. Jej wybranie skutkuje dodaniem przelewów do paczki z uwzględnieniem korekt dokumentów w tytule przelewu. Opcja aktywna wyłącznie dla statusu: nie wysłane.

[Eksport płatności] – uruchamia eksport przelewów w wybranym formacie. Po wybraniu przycisku sprawdzone zostaną wszystkie płatności, których łączna wartość przekroczyła kwotę limitu gotówkowego. Następnie zostanie otworzone okno: Eksport przelewów.

[Importuj statusy przelewów] – aktualizuje status zlecenia przelewu wysłanego za pomocą usługi sieciowej

Okno: Eksport przelewów

W oknie znajdują się pola:

Format eksportu – możliwy jest wybór jednego z formatów eksportu. Definiowanie formatów eksportu przelewów odbywa się w oknie: Edycja formatu pliku wymiany danych (moduł: Administrator). Dokładny opis kreacji nowego formatu znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.

Eksportuj – możliwe są dwa typy eksportu:

wszystkie – zaznaczenie opcji spowoduje eksport wszystkich dokumentów,

zaznaczone – zaznaczenie opcji spowoduje eksport zaznaczonych dokumentów.

Data przelewu – zaznaczenie tej opcji spowoduje eksport przelewów ze wskazaną datą. Możliwy jest eksport przelewów z datą:

dzisiejsza – zostaną wyeksportowane przelewy z datą dzisiejszą,

termin płatności – zostaną wyeksportowane przelewy zgodnie z terminami płatności na  zaznaczonych dokumentach,

inna – zostaną wyeksportowane przelewy z datą określoną w tym miejscu przez Użytkownika,

data wystawienia dokumentu – w pliku zostanie zapisana data wystawienia dokumentu.

Plik eksportu – wskazuje miejsce położenia pliku wymiany danych.

Zastąp istniejący plik/Dopisz pozycje do istniejącego pliku – opcja zostanie uaktywniona przy próbie powtórnego wysłania zaznaczonego przelewu. Wybór opcji zadecyduje o tym, czy nowy plik zastąpi poprzedni, czy też do poprzedniego zostaną jedynie dopisane pozycje.

Płatność ekspresowa – umożliwia eksport przelewu krajowego oraz MPP w trybie natychmiastowym (Express Elixir).  Opcja jest dostępna wyłącznie dla Formatu eksportu: CDFF kraj, CDFF MPP, Citi Elixir, Citi Elixir MPP, Citi Handlowy – API.

Przelewy zbiorczo dla poszczególnych kontrahentów – po zaznaczeniu tego parametru nastąpi zsumowanie do jednej pozycji wszystkich faktur dotyczących danego kontrahenta

Uwaga

Aby wystawienie przelewu było możliwe, na płatności musi być określony bank oraz numer konta kontrahenta. Dane te są zaciągane z karty kontrahenta

.

Przelewy za zobowiązania podatkowe

W systemie Comarch ERP XL istnieje możliwość exportu płatności dotyczących zobowiązań podatkowych i wykorzystanie rachunków bankowych z karty urzędu skarbowego do poszczególnych tytułów zobowiązań.

Na karcie urzędu, na zakładce: Rachunki możliwe jest dodanie banku oraz numeru rachunku bankowego odpowiedniego dla następujących typów zobowiązań:

Przy eksporcie płatności dla banku system będzie pobierał rachunek w zależności od dokumentu generującego daną płatność (deklaracja VAT-7, CIT itd.).

Eksport przelewów przez Webservice

W Comarch ERP XL istnieje też możliwość wymiany danych z bankami za pomocą usługi Webservice. Aby skorzystać z tej funkcjonalności należy analogicznie, jak dla eksportu przelewów za pomocą plików, zdefiniować format przelewów, przy czym nie definiuje się w nim poszczególnych pól, a jedynie wskazuje adres usługi sieciowej.

Przelewy za zobowiązania celne realizowane przez Webservice

Przy eksporcie poprzez WebService płatności do urzędu celnego konieczne jest wypełnienie danych w dodatkowym oknie:

Zakładka: Dokumenty

Na zakładce znajdują się nierozliczone dokumenty typu: spinacz.

Podobnie jak na zakładce: Nierozliczone, można w tym miejscu dokonać zapłaty oraz rozliczenia odpowiednich dokumentów, po wcześniejszym wybraniu waluty rozliczeń. W tym miejscu istnieje również możliwość zawężenia listy, do listy dokumentów z danego miesiąca i roku oraz do dokumentów zakupu lub sprzedaży.

Preliminarz płatności

W systemie Comarch ERP XL Preliminarz płatności pełni dwie role:

W ramach preliminarza istnieje możliwość ustalenia przepływów gotówkowych na dany dzień oraz analizy tych przepływów. Dzięki preliminarzowi istnieje również możliwość planowania przez firmę jej zapotrzebowania na środki pieniężne oraz zarządzania płatnościami i zasobami gotówkowymi.

Aby otworzyć okno: Preliminarz płatności należy wybrać funkcję: Preliminarz płatności z menu: Rozliczenia/Rozrachunki.

W związku z możliwością stosowania preliminarza w tak szerokim zakresie nie może on składać się tylko z jednej listy. Wynika to z kwestii odmiennego ujmowania zapisów kasowych/bankowych na liście dedykowanej rozliczeniom oraz na liście preliminarza płatności. Na pierwszej z wymienionych list zapisy przychodowe powinny być prezentowane po stronie zobowiązań, rozchodowe po stronie należności. Z kolei na preliminarzu płatności, którego zadaniem jest pokazanie przepływów gotówkowych zapisy przychodowe powinny być ujmowane po stronie wpłat, a rozchodowe po stronie wypłat.

Na dwóch pierwszych zakładkach: Rozliczenia i Preliminarz, funkcjonuje sortowanie po kolumnach.

Preliminarz płatności, zakładka: Rozliczenia

Lista: Rozliczenia, służy do zwiększenia ergonomii rozliczeń. Prezentowane są na niej zarówno płatności wynikające z dokumentów źródłowych, jak i zapisy rejestrów kasowych/bankowych. Dodatkowo można na niej wyświetlić:

przewidywane płatności:

przewidywane:

Na liście prezentowane są płatności wynikające z dokumentów wygenerowanych w systemie:

Po wybraniu w polu: Waluta, opcji: Wszystkie PLN, na liście wyświetlone zostaną dokumenty różnic kursowych (więcej informacji o dokumentach RK znajduje się w rozdziale: Dokumenty różnic kursowych).

Ponadto na liście: Rozliczenia, istnieje możliwość różnorakiego zawężania wyświetlanych danych. Istnieje tu możliwość:

Uwaga

W celu posortowania według wybranej kolumny należy dwukrotnie kliknąć na nagłówek danej kolumny.

Z poziomu listy Preliminarza, zarówno z zakładki Rozliczenia, jak i Preliminarz można seryjnie modyfikować płatności. Modyfikacja możliwa jest tylko wtedy, jeżeli lista zawężona jest do należności
i zobowiązań. W zależności od rodzaju zaznaczonych dokumentów modyfikacji podlegać będzie:

Lista: Rozliczenia składa się z 11 głównych kolumn. Są to:

Jeżeli wybrana zostanie waluta inna niż PLN i zaznaczony zostanie parametr: Pozostaje w PLN, to pojawią się dodatkowe kolumny, w których wartości zostaną przeliczone na PLN wg kursu
z dokumentu pierwotnego i wg kursu wskazanego przez operatora. Wartości w walucie wyświetlane są w podziale na należności i zobowiązania. W kolumnie: Pozostaje w PLN, nie ma takiego podziału, stąd kwoty należności prezentowane są z plusem, a kwoty zobowiązań z minusem.

Jeżeli zostanie zaznaczony parametr „Pokazuj zablokowany VAT”, wówczas na zakładce Rozliczenia wyświetlona dodatkowa kolumna „Kwota na rach. VAT” z podkolumnami Należności, Zobowiązania. Wartości w tych kolumnach są wypełniane kwotą VAT dotyczącą MPP.

System umożliwia również dodawanie własnych kolumn definiowanych przez Użytkownika.

Ponadto na zakładce Rozliczenia znajdują się następujące ikony:

[Dodaj zapłatę] – umożliwia dokonanie zapłaty za zaznaczony na liście dokument. Po naciśnięciu przycisku: znajdującego się przy ikonie [Dodaj zapłatę], zostanie rozwinięta lista dostępnych form zapłaty, z której Użytkownik może dokonać wyboru. Po wybraniu odpowiedniej formy płatności zostanie otworzone okno: Wypłata. W aktywnym oknie zostaje wyświetlona kwota pozostająca do rozliczenia. W tym miejscu istnieje możliwość modyfikacji kwoty zapłaty (możliwość modyfikacji istnieje tylko przy zaznaczonym parametrze: Potwierdzenie gotówki na karcie Operatora).

[Rozliczaj wszystkie zaznaczone pozycje] – umożliwia rozliczenie zaznaczonych pozycji w proporcji 1:1, 1:n, n:n

[Dodaj rozliczenie] – umożliwia dodanie rozliczenia zaznaczonego dokumentu. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], znajdującego się przy ikonie, zostanie wyświetlona lista typów rozliczeń.

Uwaga

Aby możliwe było częściowe rozliczania i częściowa kompensata należy w konfiguracji, na zakładce: Księgowość/Parametry zaznaczyć pole: Dozwolone częściowe rozliczanie/rozrachunki.

Z aktywnej listy należy wybrać odpowiedni sposób rozliczenia. W zależności od wybranej opcji zostanie otwarta lista nierozliczonych zobowiązań/należności lub lista nierozliczonych zapisów k/b odpowiedniego podmiotu (kontrahenta, pracownika, urzędu, banku, innego).

[Edycja płatności/zapisu kasowego] – umożliwia edycję odpowiedniego zapisu lub płatności.

[Edycja dokumentu] – umożliwia edycję dokumentu źródłowego.

[Usuń rozliczenie] – umożliwia usunięcie rozliczenia (aktywne tylko w momencie zaznaczenia odpowiedniego rozliczenia).

[Zamknij okno] – Zamyka okno: Preliminarz płatności.

[Podsumowanie] – uaktywnia okno: Podsumowanie preliminarza płatności (przycisk jest aktywny tylko na listach zawężających płatności, zapisy kasowe/bankowe do jednej waluty). W oknie następuje podsumowanie należności i zobowiązań w ramach kolumn: Pozostaje oraz Kwota w zależności od ustawień i filtrów użytych na Preliminarzu.

[Pozostaw okno na wierzchu] – przyciśnięcie tego przycisku umożliwia manipulowanie ustawieniami w oknie: Preliminarz płatności, bez potrzeby zamykania okna: Podsumowanie preliminarza płatności.

Zakładka Rozliczenia jest dodatkowo podzielona na trzy zakładki dolne służące do zawężania listy wyświetlanych dokumentów.

Preliminarz płatności, zakładka: Preliminarz

Zakładka ma charakter analityczny. Lista płatności i zapisów kasowych/bankowych znajdująca się na tej zakładce będzie mogła być w tym miejscu poszerzona o zapisy dotyczące planowanych przychodów i rozchodów, tzw. zapisy preliminarza. Zapisy te będzie można uwzględniać w analizie wpływów i wydatków środków pieniężnych. Dodatkowo z poziomu tej listy będzie możliwe generowanie przelewów, w tym w oparciu o zapisy preliminarza.

Na zakładce można wyświetlić:

przewidywane płatności:

przewidywane

Lista: Preliminarz składa się z 12 kolumn głównych:

Dokument – numer dokumentu nadany przez system,

Dokument obcy – numer nadany przez użytkownika (z FZ, FZL, FAI, SAD, BO, BOK, NM),

Podmiot – (w podziale na akronim/nazwę i miasto) – akronim lub nazwa podmiotu(w przypadku kontrahenta w zależności od ustawień w konfiguracji – zakładka pionowa Ogólne/Parametry 1 – Wyświetlanie danych kontrahenta) i miasto z adresu podmiotu,

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu,

Termin płatności (w przypadku zaznaczenia pola: Według spodziewanego terminu na zakładce dolnej: Okres jest to spodziewany termin płatności),

Dni zwłoki – kolumna widoczna w przypadku zaznaczenia parametru: Dni zwłoki,

Wpływy – płatności typu: Należność, Zapisy kasowe/bankowe typu: Przychód, Planowane przychody.

Wydatki – płatności typu: Zobowiązanie, Zapisy kasowe/bankowe typu: Rozchód, Planowane rozchody.

Waluta – waluta płatności

Status – wyświetlany jest status płatności: wysłana, nie wysłana, wstrzymana.

Rejestr – rejestr kasowy/bankowy (z możliwością wyboru rejestru archiwalnego po zaznaczeniu parametru; Archiwalne).

MPP – w kolumnie wyświetlona jest informacja „Tak” w przypadku, gdy na płatności wybrano parametr Podzielona płatność (MPP) lub „Nie” jeżeli parametru nie wybrano.

Jeżeli wybrana zostanie waluta inna niż PLN i zaznaczony zostanie parametr: Wpływy/Wydatki w PLN, to pojawią się dodatkowe kolumny, w których wartości zostaną przeliczone na PLN wg kursu z dokumentu pierwotnego i wg kursu wskazanego przez operatora. Wartości w walucie wyświetlane są w podziale na wpływy i wydatki. W kolumnie: Wpływy/Wydatki w PLN, nie ma takiego podziału, stąd kwoty wpływów prezentowane są z plusem, a kwoty wypływów z minusem.

Po zaznaczeniu parametru „Pokazuj zablokowany VAT”, wyświetlona zostanie dodatkowa kolumna „W tym na rach. VAT”, z podzakładkami Wpływy, Wydatki. Wartości w tych kolumnach są wypełniane kwotami VAT dla MPP.

Listę można dodatkowo zawęzić do przelewów: wysłanych, wysłanych usługą sieciową, nie wysłanych, wstrzymanych, bądź wszystkich.

Jeżeli w filtrze Przelewy wybrano opcję wysłane usługą sieciową, na liście preliminarza zostanie wyświetlona dodatkowa kolumna Stan zlecenia przelewu z trzema podkolumnami: Kod, Opis i Data aktualizacji.

Ponadto, na zakładce: Preliminarz, znajdują się następujące ikony:

[Generuj paczkę przelewów] – umożliwia wygenerowanie paczki przelewów dla zaznaczonych płatności. Po naciśnięciu przycisku: znajdującego się przy ikonie [Generuj paczkę przelewów], zostanie rozwinięta lista dostępnych opcji generowania paczki. Oprócz domyślnej opcji „Utwórz paczkę przelewów”, istnieje możliwość wyboru opcji „Utwórz paczkę przelewów z tytułami korekt”. Jej wybranie skutkuje dodaniem przelewów do paczki z uwzględnieniem korekt dokumentów w tytule przelewu.

[Eksport płatności] – uruchamia eksport przelewów w formacie Eliksir lub dowolnym zdefiniowanym wcześniej formacie. Po wybraniu przycisku sprawdzone zostaną wszystkie płatności, których łączna wartość przekroczyła kwotę limitu gotówkowego. Następnie zostanie otwarte okno: Eksport przelewów.

[Nowy] – umożliwia dodanie nowego zapisu preliminarza.

[Edycja płatności/zapisu kasowego] – służy do edytowania płatności/zapisu kasowego.

[Edycja dokumentu] – służy do edytowania dokumentu źródłowego.

[Usuń] – służy do usuwania zapisów (aktywne tylko w przypadku zapisów z preliminarza).

[Podsumowanie] – uaktywnia okno: Podsumowanie preliminarza płatności (przycisk jest aktywny tylko na listach zawężających płatności, zapisy kasowe/bankowe do jednej waluty). W oknie następuje podsumowanie kolumn: Wpływy oraz Wydatki wraz z wyliczeniem salda, w zależności od ustawień i filtrów użytych na Preliminarzu. Podsumowanie odbywa się osobno dla zapisów kasowych/bankowych, płatności wynikających z dokumentów oraz planowanych płatności i przychodów/rozchodów. Wyjątkiem jest tutaj pozycja: Stan początkowy, która wyliczana jest dla wszystkich kontrahentów na dzień wybrany w polu: Od na zakładce: Okres, według algorytmu: SP= Stan początkowy rejestrów (wybranych na zakładce: Rodzaj w polu: Rejestr)+(suma zapisów kasowych/bankowych typu przychód-suma zapisów kasowych/bankowych typu rozchód)+(suma nierozliczonych należności-suma nierozliczonych zobowiązań)+(suma przewidywanych przychodów-suma przewidywanych rozchodów).

[Pozostaw okno na wierzchu] – wybranie tego przycisku umożliwia manipulowanie ustawieniami w oknie: Preliminarz płatności bez potrzeby zamykania okna: Podsumowanie preliminarza płatności.

Zakładka: Preliminarz jest dodatkowo podzielona na trzy zakładki dolne: Rodzaj, Okres, Konstruktor filtra.

Zakładki te mają analogiczną budowę jak na zakładce: Rozliczenia.

Preliminarz płatności, zakładka: Kalendarz

Zakładka posiada strukturę drzewiastą i maksymalnie może się składać z trzech poziomów.

Zakładka składa się z 7 głównych kolumn:

Okres/dokument – dla poziomu pierwszego – okres zadeklarowany przez użytkownika (dzień, tydzień, itd.), dla poziomu trzeciego – numer dokumentu/zapisu.

Dokument obcy – numer dokumentu obcego.

Podmiot – (w podziale na akronim/nazwę i miasto) – akronim lub nazwa podmiotu (w przypadku kontrahenta w zależności od ustawień w konfiguracji – zakładka pionowa Ogólne/ Parametry 1 – Wyświetlanie danych kontrahenta) i miasto z adresu podmiotu,

Wpływy – kwoty przychodów generowane przez zapisy kasowe/bankowe o typie przychód, należności w części nierozliczonej, zapisy preliminarza o typie: Planowany przychód.

Wydatki – kwoty rozchodów generowane przez zapisy kasowe/bankowe o typie rozchód, zobowiązania w części nierozliczonej, zapisy preliminarza o typie: Planowany rozchód.

Bilans – różnica pomiędzy kwotą wpływów oraz wydatków.

Saldo – różnica pomiędzy kwotą wpływów oraz wydatków z uwzględnieniem stanu początkowego dla zapisów kasowych/bankowych oraz nierozliczonych płatności, pod warunkiem, że lista nie będzie ograniczona do przepływów pieniężnych konkretnego rejestru.

Wg struktury wpływów i wydatków – zaznaczenie tego pola powoduje, że wyświetlany jest drugi poziom drzewa Kalendarza, czyli podział strukturalny przepływów.

Pod listą pozycji znajduje się parametr „Skoryguj o podatek VAT”. Po zaznaczeniu parametru wartości poszczególnych pozycji zostaną odpowiednio skorygowane o wartość kwoty VAT wynikającej z zaznaczenia parametru Split Payment na płatności dokumentów

Ponadto, na zakładce: Kalendarz znajdują się następujące ikony:

[Edycja płatności/zapisu kasowego] – umożliwia edycję płatności lub zapisu kasowego.

[Edycja dokumentu] – umożliwia edycję dokumentu źródłowego.

[Podsumowanie] – uaktywnia okno: Podsumowanie preliminarza płatności (przycisk jest aktywny tylko na listach zawężających płatności, zapisy kasowe/bankowe do jednej waluty).

Kalendarz jest dodatkowo podzielony na trzy zakładki dolne: Rodzaj, Okres i Konstruktor filtra. Zakładka Rodzaj i Konstruktor filtra jest analogiczna do zakładek na Rozliczeniach i Preliminarzu.

Preliminarz płatności, zakładka: Korekta podatku dochodowego

Zakładka ta prezentuje listę płatności oraz listę zapisów księgowych powiązanych z płatnościami. Podobnie jak pozostałe zakładki, zawierała trzy podzakładki: Rodzaj, Okres, Konstruktor Filtra wzbogacone o dodatkowe filtry niezbędne do wyszukania dokumentów wymagających skorygowania zgodnie z przepisami dot. tzw. „złych długów”.

Użytkownik może odkrywać i ukrywać dostępne listy za pomocą przycisków: , przy czym zawsze musi być zaznaczona jedna z list.

Korekta podatku dochodowego, lista: Płatności

Lista prezentuje płatności , zgodnie z wybranymi w oknie filtrami.

Składa się z następujących kolumn:

Ponadto pod listą Płatności znajdują się następujące ikony:

[Rozliczaj wszystkie zaznaczone pozycje] – umożliwia rozliczenie zaznaczonych pozycji w proporcji 1:1, 1:n, n:n

[Dodaj rozliczenie] – umożliwia dodanie rozliczenia zaznaczonego dokumentu. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], znajdującego się przy ikonie, zostanie wyświetlona lista typów rozliczeń.

[Dodaj zapłatę] – umożliwia dodanie zapłaty

[Generuj KPD/KPPD] – do zaznaczonych płatności zostaną wygenerowane zapisy typu korekta podatku dochodowego.

Z menu rozwijanego obok ikony [Generuj KPD/KPPD] możliwe jest też wybranie opcji generuj zgodnie z parametrami.

[Edycja płatności] – umożliwia edycję odpowiedniego zapisu lub płatności.

[Edycja dokumentu] – umożliwia edycję dokumentu źródłowego.

[Usuń rozliczenie] – umożliwia usunięcie rozliczenia (aktywne tylko w momencie zaznaczenia odpowiedniego rozliczenia).

[Zamknij okno] – Zamyka okno: Preliminarz płatności.

Korekta podatku dochodowego, lista: Zapisy księgowe

Lista wyświetla zapisy księgowe powiązane z wyfiltrowanymi płatnościami, wg wybranych kryteriów.

System pozwala na wyświetlenie zapisów księgowych powiązanych z dokumentami będącymi źródłem wyszukanych płatności zgodnie z wybranymi kryteriami.

System pozwala wyszukać:

Aby wyszukać dekrety kosztowe powiązane bezpośrednio z dokumentami zakupu, które wymagają skorygowania należy wybrać parametry jak:

To jakie dekrety zostaną zwrócone zależy od ustawień parametrów sekcji księgowanie:

Lista zapisów księgowych składa się z następujących kolumn:

Pod listą Zapisy księgowe znajdują się ikony:

[Generuj KPD/KPPD] – dla wyfiltrowanych dekretów nie będących korektami pod. dochod. zostaną wygenerowane zapisy typu Korekta pod. dochod. na kwotę pozostającą do korekty

[Edycja zapisu księgowego] – umożliwia podgląd zapisu księgowego

[Usuń dekret] – umożliwia skasowanie dekretu typu Korekta pod. dochodowego

[Zamknij okno] – Zamyka okno: Preliminarz płatności.

Dodatkowo istnieje możliwość zawężenia dekretów zaksięgowanych po stronie DT i/lub CT oraz wskazania konkretnego dziennika księgowego.

Pod listą znajduje się także kontrolka Rodzaj pozwalająca na wyświetlenie zapisów źródłowych oraz zapisów korygujących:

Korekta podatku dochodowego, dodatkowe filtry

Na zakładce Korekta podatku dochodowego w ramach dolnej podzakładki Rodzaj wprowadzono dodatkowe filtry ułatwiające wyszukanie płatności dokumentów podlegających obowiązkowi zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów.

Sekcja „Zobowiązania powiązane z dostawami udokumentowanymi” zawiera grupę parametrów pozwalających na wyszukanie Zobowiązań powiązanych z dokumentami sprzedaży rozchodowującymi dostawę przyjętą dokumentem zakupu:

• • Dok. Handlowymi – W ramach tego parametru zostają udostępnione kolejne parametry typu czek pozwalające na wskazanie dokumentów rozchodu dostawy: FS, FSK, FSE, FKE, PA, PAK, FW, FWK
  • Dok. Handl/magaz. – W ramach parametru dostępne są kolejne parametry typu czek pozwalające na wskazanie dokumentów: WZ, WZK, WZE, WKE, Rw, RWK

Z poziomu podzakładki: Okres można wyfiltrować płatności nierozliczone według kryterium:

[Ustaw filtry domyślne do korekty podatku dochodowego] – parametr ten uławia wyszukanie dokumentów, do których powinny być wygenerowane korekty podatku dochodowego zgodnie z wytycznymi zawartymi w Ustawie deregulacyjnej.

Dolne zakładki na preliminarzu płatności

Na preliminarzu płatności występują zakładki dolne, takie same dla każdej zakładki preliminarza.

Preliminarz płatności, zakładka: Rodzaj

Podmiot – pozwala na wybór podmiotu, dla którego będą prezentowane płatności i zapisy kasowe/bankowe.

Po naciśnięciu przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] przy przycisku zostanie rozwinięta lista dostępnych podmiotów.

Z wyświetlonej listy można wybrać: wszystkie podmioty, wszystkich lub konkretnego kontrahenta, pracownika, bank, urząd lub nieokreślony podmiot inny.

Jeżeli w tym miejscu zostanie wybrany jeden określony podmiot, wówczas zostanie otwarta odpowiednio lista kontrahentów, pracowników, urzędów lub banków, z której należy wybrać odpowiedni podmiot i zatwierdzić wybór przyciskiem [Wybierz].

Rodzaj podmiotu – w tym miejscu należy określić, czy lista ma być wyświetlana dla Podmiotu głównego, czy Płatnika

Waluta – pozwala na wybór waluty płatności i zapisów kasowych/bankowych

Rejestr – pozwala na zawężenie płatności, zapisów kasowych/bankowych do określonego rejestru kasowego/bankowego (z możliwością wyboru rejestru archiwalnego po zaznaczeniu parametru: Archiwalne).

Grupa parametrów dotyczących Płatności:

Zobowiązania/Należności – pozwala na zawężenie płatności w zależności od ich rodzaju (tylko zobowiązania, tylko należności, zobowiązania i należności razem).

Nierozliczone/Rozliczone/Nie podlegające rozliczeniu – pozwala na zawężenie płatności ze względu na status rozliczeń (zawężenie możliwe po wcześniejszym wybraniu rodzaju płatności).

Status – pozwala na zawężenie płatności ze względu na status zaksięgowania (wszystkie, niezaksięgowane, zaksięgowane).

Na zakładce głównej: Korekta podatku dochodowego dla płatności zaksięgowanych aktywna staje się kontrolka Zobowiąz., służąca do zawężenia płatności powiązanych z zapisami księgowymi, według dostępnych opcji: skorygowane, nieskorygowane, nieistotne.

Księgowanie – zaznaczenie parametru uaktywnia sekcje:

Zapisy na kontach powiązanych z kontami typu Korekta podatku dochodowego – pozwala na wyświetlenie płatności powiązanych z dokumentami zaksięgowanymi na konta powiązane z kontami typu Korekta podatku dochodowego

Konto zap.księg. – służy do wyszukania płatności powiązanych z dokumentami zaksięgowanymi na wskazane konto syntetyczne, analityczne lub zgodnie z wybraną maską konta, np. 4%.

Grupa parametrów dotyczących Zapisów:

Przychody/Rozchody – pozwala na zawężenie zapisów ze względu na ich rodzaj (tylko przychody, tylko rozchody, przychody i rozchody razem).

Nierozliczone/Rozliczone/Nie podlegające rozliczeniu – pozwala na zawężenie zapisów ze względu na status rozliczeń (zawężenia możliwe po wcześniejszym wybraniu rodzaju zapisów).

Status – pozwala na zawężenie zapisów ze względu na status zaksięgowania (wszystkie, niezaksięgowane, zaksięgowane).

Grupa parametrów dotyczących Planowanych przepływów pieniężnych:

Należności/Zobowiązania – pozwala na zawężanie przewidywanych przepływów pieniężnych (tylko należności, tylko zobowiązania, należności i zobowiązania razem).

Przychody/Rozchody – pozwala na zawężenie przewidywanych przepływów pieniężnych (tylko przychody, tylko rozchody, przychody i rozchody razem).

Uwaga

Obsługa funkcjonalności związanej z planowanymi przepływami, umożliwiająca edytowanie i wprowadzanie zdarzeń bezpośrednio do preliminarza ( bez powiązania z dokumentami, zapisami kasowymi/bankowymi) lub wygenerowanych przez zatwierdzone zamówienie, zostanie wprowadzona w kolejnych wersjach systemu.

Grupa parametrów wspólnych dotyczących Płatności, Zapisów i Planowanych przepływów pieniężnych:

Stan na dzień – pozwala na wyświetlenie stanu rozliczenia dokumentów na wybrany dzień (prezentacja historyczna)

Okres – umożliwia zawężenie edytowanych dokumentów do danego zakresu czasowego

MPP – filtr ogranicza listę względem zaznaczenia parametru MPP na dokumentach (Nieistotne, Tak, Nie, Niezgodne z nagłówkiem)

Pokaż zablokowany VAT– zaznaczenie parametru spowoduje wyświetlenie w oknie preliminarza dodatkowych kolumn, których funkcjonalność została opisana we wcześniejszej części tego rozdziału

Preliminarz płatności, zakładka: Okres

Dla płatności przeterminowanych dostępny jest dodatkowy parametr: Dni zwłoki, który pozwala na określenie przedziału przeterminowania. Natomiast przy wybraniu opcji płatności wg. daty księgowania pojawia się możliwość ograniczenia wyświetlanych płatności zgodnie z podaną liczbą dni od daty księgowania.

Na dolnej zakładce: Okres, wyświetlanej dla zakładki: Kalendarz znajdują się dodatkowe parametry:

Grupuj – umożliwia określenie zakresów czasowych, za które prezentowane są wpływy i wydatki. Do wyboru jest prezentacja: dzienna, tygodniowa, miesięczna, kwartalna i roczna.

Pomijaj okresy bez obrotów – zaznaczenie tego pola spowoduje, że nie będą wyświetlane okresy, w których nie ma obrotów

Na zakładkach: Rodzaj i Okres, znajdują się następujące ikony:

[Odśwież listę] – służy do odświeżania listy po zmianie ustawień.

[Włącz odświeżanie na bieżąco] – wciśnięcie tej ikony powoduje, że po zmianie ustawień lista sama się odświeża bez potrzeby używania ikony [Odśwież listę].

[Ukryj/Pokaż filtry dodatkowe] – możliwość zawężenia sekcji z dodatkowymi filtrami

Preliminarz płatności, zakładka: Konstruktor filtra

Na zakładce tej możliwe jest wprowadzanie własnych filtrów umożliwiających dodatkowe zawężanie listy. Możliwe jest zawężanie listy tylko według filtra lub razem z ustawieniami z zakładki Rodzaj i Okres. Służy do tego pole .

[Włącz/wyłącz filtrowanie] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych dokumentów do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie dokumentów w oparciu o pewne, zdefiniowane wcześniej parametry.

Uwaga

Zakładka: Konstruktor filtra, działa identycznie na wszystkich zakładkach Preliminarza płatności.

Zapis preliminarza płatności

Zapis preliminarza płatności, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się następujące pola:

Numer –seria i numer zapisu preliminarza (jako numer podpowiada się kolejny numer w systemie),

Numer obcy – numer nadawany przez Użytkownika.

Podmiot – pozwala na wybranie podmiotu, z którym związany jest dany zapis. Po naciśnięciu przycisku domyślnie otwiera się lista: Kontrahenci. Naciśnięcie przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] powoduje rozwinięcie listy opcji, z której można wybrać kontrahenta, pracownika, urząd lub bank. Jeżeli zostanie wybrana opcja: Inny, wówczas dany zapis nie będzie powiązany z podmiotem.

Kontrahent docelowy – umożliwia wybór kontrahenta docelowego z listy kontrahentów.

Płatnik – umożliwia wybór płatnika

Data wystawienia – umożliwia podanie daty wystawienia (domyślnie podpowiada się data systemowa, którą można modyfikować).

Data wpływu – umożliwia podanie daty wpływu (domyślnie podpowiada się data systemowa, którą można modyfikować).

Forma płatności – umożliwia wybór formy płatności z listy płatności zdefiniowanej w konfiguracji (zakładka: Sprzedaż/Formy płatności).

Rejestr – umożliwia wybór rejestru kasowego/bankowego.

Konto – umożliwia wybór rachunku bankowego (po wyborze podmiotu domyślnie zostaje pobrany Podstawowy numer rachunku z karty podmiotu, możliwy jest również wybór z Listy rachunków bankowych)

Termin – umożliwia ustalenie terminu płatności.

Spodziewany termin – umożliwia ustalenie spodziewanego terminu płatności.

Kwota – umożliwia ustalenie kwoty zapisu.

Waluta – umożliwia wybór zapisu.

Kurs – pole uaktywnia się w momencie wyboru innej waluty niż systemowa.

Kwota (PLN) – wartość w PLN wyliczona na podstawie wartości w walucie i kursu

Podzielona płatność (MPP) 

Parametr jest aktywny po spełnieniu następujących warunków:

Typ – umożliwia ustalenie typu wprowadzanego zapisu,

Status – umożliwia ustalenie statusu płatności

Wysłano – pole nie jest aktywne. Zostaje zaznaczone w momencie dokonania przelewu.

Zapis preliminarza płatności, zakładka: Właściwości

Na zakładce istniej możliwość wprowadzenia notatek do zapisu. Ponadto są tu wyświetlone dane dotyczące operatora wystawiającego zapis oraz dokonującego modyfikacji.

Zapis preliminarza płatności, zakładka: Podmiot

Na zakładce wyświetlone są szczegółowe dane Podmiotu i Płatnika, wybranego na zakładce: Ogólne. Z poziomu zakładki możliwa jest zmiana tych podmiotów. Na zakładce istnieje możliwość wskazania jednego z adresów kontrahenta, co umożliwia wygenerowanie zapisu na wybrany numer rachunku kontrahenta. Fakt ten obsłużony jest w pliku umożliwiającym wymianę elektroniczną z bankami.

Zapis preliminarza płatności, zakładka: Atrybuty

Na zakładce istnieje możliwość opisania preliminarza za pomocą atrybutów. Opisanie za pomocą atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach. Aby atrybut mógł zostać przypięty do konkretnego zapisu, musi zostać przypisany do obiektu: [Księgowe].[Zapisy preliminarza].

Paczki przelewów

Paczki przelewów są kolejnym elementem mającym na celu poprawę zarządzania płatnościami w firmie. Paczka grupuje zobowiązania, które mają zostać zapłacone z tego samego rachunku bankowego, w tym samym terminie. Zgrupowanie płatności pozwala na lepszą kontrolę nad zobowiązaniami – uprawniony operator na jednej liście widzi wszystkie przelewy, które mają zostać danego dnia wysłane z firmy. Ponadto z poziomu tej listy może część z nich odrzucić, a resztę zleceń zatwierdzić do eksportu.

Generowanie paczek przelewów możliwe jest z poziomu menu: Rozrachunki/Rozliczenia, opcja: Paczki przelewów oraz z listy Preliminarza płatności ( zakładka: Preliminarz) i Listy nierozliczonych płatności.

Lista paczek przelewów składa się z sześciu kolumn:

Dostępne opcje na liście:

Rejestr – umożliwia wskazanie odpowiedniego rejestru bankowego. Możliwy jest również wybór opcji: Wszystkie

Waluta – umożliwia wskazanie waluty rejestru

Status – filtruje listę według statusu: Bufor, Propozycja, Zaakceptowana, Zrealizowana, Anulowana

Archiwalne – zaznaczenie parametru skutkuje możliwością wyboru w polu: Rejestr, rejestru bankowego oznaczonego parametrem Archiwalny

Okres – pozwala na wskazanie okresu za jaki będą wyświetlane dokumenty paczek

Pokaż sumę płatności w paczkach – zaznaczenie tej opcji powoduje dodanie dodatkowej kolumny: Kwota, w której prezentowana jest suma płatności w paczkach

[Eksport paczki] – umożliwia wyeksportowanie zaakceptowanej paczki. Paczka może być przekazana do banku w formie pliku tekstowego (np. Elixir-O), bądź też za pośrednictwem infrastruktury WebService.

[Import statusu paczki] – umożliwia zaimportowanie statusu paczki wysłanej za pomocą usługi Webservice. Opcja dostępna dla statusu paczki: Zrealizowana.

[Nowy] – pozwala na dodanie nowej paczki

[Zmień] – pozwala na edycję paczki

[Usuń] – umożliwia usunięcie paczki o statusie: Bufor

[Włącz/Wyłącz filtrowanie] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych paczek do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra]- umożliwia filtrowanie listy w oparciu o pewne, zdefiniowane wcześniej parametry.

Uprawnienia do paczek przelewów

Generowanie paczek przelewów ma na celu m.in. zapewnienie większej kontroli nad operacjami finansowymi.

W związku z tym na karcie operatora zostały dodane dwa nowe uprawnienia:

 

Paczka przelewów

Zakładka podzielona jest na 10 kolumn:

Dostępne opcje:

[Grupuj automatycznie] -umożliwia automatyczne grupowanie zaznaczonych płatności w ramach paczki

[ Grupuj pozycje]- umożliwia ręczne grupowanie zaznaczonych płatności w ramach paczki

[ Rozgrupuj ]- umożliwia usunięcie grupowania zaznaczonych płatności

[Nowy] – pozwala na dodanie płatności do paczki. Po naciśnięciu przycisku: , zostanie rozwinięta lista dostępnych opcji dodania płatności do paczki. Oprócz domyślnej opcji „Dodaj płatność”, istnieje możliwość wyboru opcji „Dodaj płatność (uwzględniaj korekty)”. Jej wybranie skutkuje dodaniem płatności do paczki z uwzględnieniem korekt dokumentów w tytule dla danej płatności.

W przypadku korekt in plus, które dodawane są za pomocą opcji “Uwzględnij korekty” w tytule przelewu pobierany jest numer obcy korekty.

Przyklad

Do FZ-5/17 o numerze obcym FV12345 o wartości 1000 zł wystawiono korektę wartościową o numerze obcym FVK111 i wartości -400 zł. Następnie wystawiono kolejną korektę na -250 zł o numerze obcym FVK222.

Dokumenty te rozliczono ze sobą, przez co kwota pozostaje zobowiązania dla FZ-5/17 wynosi 350 zł. Dodanie takiego przelewu do paczki z uwzględnieniem korekt spowoduje powstanie płatności o wartości 350 zł i tytule: FV12345, FVK111, FVK222.

[Zmień] – pozwala na edycję dokumentu z paczki

[Usuń] – umożliwia usunięcie płatności z paczki

[ Włącz\Wyłącz sumowanie]- włącza/wyłącza sumowanie w kolumnie kwota przelewu

Po zmianie statusu paczki z Bufor na status wyższy, na zakładce: Ogólne pojawia się dodatkowy parametr: Pozycje odrzucone.

Po jego zaznaczeniu zakładka zostaje podzielona na dwie sekcje. W górnej sekcji znajdują się płatności które będą realizowane, a w dolnej płatności odrzucone.

Użytkownik ma możliwość przenoszenia płatności pomiędzy obiema sekcjami za pomocą przycisków: [Przenieś do proponowanych/Przenieś do odrzuconych].

Grupowanie ręczne

Wybranie tej opcji dla kilku zaznaczonych płatności jednego kontrahenta powoduje utworzenie jednej pozycji będącej sumą wartości poszczególnych płatności. Dodatkowo system automatycznie nada proponowany tytuł przelewu będący połączeniem tytułów nadanych poszczególnym płatnościom. Podlega on edycji analogicznie jak każda inna pozycja paczki.

Przyklad

W paczce znajdują się płatności dla kontrahenta ABC za faktury

451/17/B o wartości 1230 zł, 483/17/B o wartości 750 zł oraz 45/17/D o

wartości 240 zł.

Po ich zgrupowaniu powstaje nowa płatność dla ABC o wartości 2220 zł oraz

proponowanym tytule:

451/17/;483/17/B;45/17/D.

Użytkownik może zmienić tytuł przelewu na: Zapłata za usługi w marcu na

podstawie faktur 451/17/, 483/17/B oraz 45/17/D

Grupowanie automatyczne

Wybranie tej opcji dla zaznaczonych płatności spowoduje otwarcie okna parametrów grupowania:

W tytule przelewu można przeplatać własny tekst z wykorzystaniem zmiennych parametrów:

@Dok– numer obcy dokumentu

@Data – data wystawienia dokumentu

@Kwota – kwota płatności

@Tytuł – tytuł z pozycji paczki

SQL – możliwość zastosowania zapytania SQL

Poszczególne tytuły przelewów w jednej grupie są oddzielane zdefiniowanym znakiem separatora, który również może zostać zdefiniowany w oknie grupowania.

Dodatkowo możliwe jest uruchomienie automatycznego dzielenia grup płatności, gdy zostanie przekroczony limit znaków. Służy do tego parametr: „Podziel grupę gdy tytuł zawiera większą ilość znaków niż”.

Przyklad

W paczce znajdują się płatności dla kontrahenta ABC za faktury 451/17/B o wartości 1230 zł, 483/17/B o wartości 750 zł oraz 45/17/D o wartości 240 zł.

Użytkownik definiuje:

Tytuł przelewu jako “Zapłata za @Dok o wartości @Kwota z @Data

Separatorem ma być podwójny średnik ;;, a grupa ma być dzielona jeśli tytuł przekroczy 140 znaków.

W przypadku przekroczenia łącznej długości grupy 140 znaków otrzymamy następujące zlecenia przelewu:

1. Płatność dla kontrahenta ABC o łączne wartości 1980 zł z tytułem:

ZAPŁATA ZA 451/17 O WARTOŚCI 1230 z 2017-03-15 ;; ZAPŁATA ZA 483/17/B O WARTOŚCI 750 z 2017-03-17.

2. Płatność dla kontrahenta ABC o łącznej wartości 240 zł z tytułem:

ZAPŁATA ZA 45/17/D O WARTOŚCI 240 z 2017-03-22

Uwaga

W przypadku grupowania płatności podlegających mechanizmowi podzielonej płatności system sprawdza, czy nie istnieją inne dokumenty wystawione w okresie, który pokrywa się z realizowanym zobowiązaniem. Jeśli tak, wówczas grupowanie nie dojdzie do skutku.

Za pomocą paczek przelewów umożliwiono realizację płatności za pomocą komunikatu zbiorczego, co opisane jest w rozdziale: Eksport przelewów MPP.

Paczka przelewów, zakładka: Nagłówek

Dostępne pola:

Opis- opis paczki przelewów

Status- paczka może przyjmować status: Bufor, Propozycja, Zaakceptowana, Zrealizowana, Anulowana.

W przypadku gdy osiągnięty zostanie status Propozycja, wszystkie zmiany na paczce zaczynają być rejestrowane. Odrzucane pozycje nie są już bezpowrotnie usuwane, jak w trybie bufor, natomiast przenoszone są do listy płatności odrzuconych. Dzięki temu można łatwo prześledzić, które pozycje z pierwotnie założonych nie zostały zrealizowane, czy to na podstawie decyzji operatora, czy też z powodu ich odrzucenia na etapie eksportu do systemu bankowego.

Rejestr- rejestr bankowy z którego wykonywany będzie przelew

Numer- numer systemowy dokumentu nadawany przez system

Data dokumentu- data wystawienia paczki

Data realizacji- oczekiwana data realizacji paczki. W momencie zmiany statusu paczki na zrealizowana, będzie to data eksportu płatności z systemu.

Waluta- waluta rejestru bankowego

Wystawił– dla dokumentu w statusie bufor oznacza operatora, który utworzył paczkę przelewów. Dla wyższych statusów oznacza operatora który oznaczył paczkę jako Propozycja.

Modyfikował– informacja o operatorze, który modyfikował paczkę

Zatwierdził- informacja o operatorze, który zaakceptował paczkę i przekazał ją do realizacji.

Zrealizował – pole uzupełniane tylko dla paczek o statusie Zrealizowana/Anulowana. Oznacza operatora, który zrealizował paczkę.

Url – wypełnienie pola nie jest wymagalne

Uwagi- możliwość wprowadzenia dodatkowych uwag,

Paczka Przelewów, zakładka: Atrybuty

Na zakładce można dodatkowo opisać paczkę zdefiniowanymi wcześniej w module: Administrator, atrybutami.

Paczka Przelewów, zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących paczki przelewów. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Rozrachunki

Rozrachunki związane są z ewidencją i rozliczaniem zapisów księgowych, powiązanych z dokumentami generującymi płatności lub zapisami wprowadzonymi bezpośrednio do dziennika księgowego na kontach rozrachunkowych.

Zapisy księgowe przeznaczone do rozrachunków powstają na skutek księgowania należności lub zobowiązań wynikających z dokumentów źródłowych takim schematem księgowym, w którym do zaksięgowania zobowiązań lub należności posłużono się prymitywem kwoty: Płatność, Należność, Zobowiązanie (w przypadku kont rozrachunkowych). Zapisy takie powstają również na skutek wprowadzania dekretacji bezpośrednio w dzienniku księgowym, na konta rozrachunkowe.

Prowadzenie rozrachunków jest możliwe w oknie: Rozrachunki oraz w oknie: Zapisy księgowe. Okno: Rozrachunki można otworzyć wybierając opcję: Rozrachunki w menu Rozliczenia/Rozrachunki.

Konto – służy określeniu konta rozrachunkowego, dla którego zostaną wyświetlone zapisy księgowe. Dla każdego zapisu są podawane następujące dane:

W polu Konto można wprowadzić również konto syntetyczne. Spowoduje to wyświetlenie rozrachunków wszystkich kont analitycznych, które podpięte są pod wskazanym kontem syntetycznym.

W polu tym można również wskazać określoną grupę kont poprzez zastosowanie maski konta, wówczas w oknie zapisów pojawią się rozrachunki znajdujące się na wskazanych kontach.

Uwzględniaj okres– ta część służy określeniu okresu, za jaki mają zostać wyświetlone zapisy.

– służy określeniu dolnego zakresu dla terminu, za jaki mają zostać wyświetlone zapisy.

– służy określeniu górnego zakresu dla terminu, za jaki mają zostać wyświetlone zapisy

Zapisy księgowe–  filtry w tej części służą wyświetleniu zapisów, wg następujących kryteriów:

– po zaznaczeniu parametru prezentowany jest stan rozrachunków na dzień wskazany w polu obok przycisku: Rozrachunki na dzień.

Jeżeli zostanie aktywowany czek: Rozrachunki na dzień i wybrano parametr:

– po zaznaczeniu parametru i naciśnięciu ikony: Warunki dekretów zostaje otwarte okno: Warunek dekretów, gdzie należy uzupełnić wartości dla atrybutów i/lub wymiarów analitycznych. Po zapisaniu zmian, w oknie: Rozrachunki pojawią się tylko te zapisy, które ocechowane są zadanymi wymiarami bądź atrybutami.

[Rozrachuj] – rozwijane menu dostępnych opcji umożliwia wybór jednej z funkcji: Rozrachuj lub Rozrachuj bez rozliczenia. W oknie istnieje możliwość rozliczenia między sobą zaznaczonych dekretów (jeżeli są to zapisy po różnych stronach księgowych). W ten sposób można rozliczać dekrety:

Aby w ten sposób rozrachować wybrane dekrety, należy:

• na liście zapisów księgowych, zaznaczyć zapisy, które mają zostać rozrachowane
• nacisnąć przycisk: [Rozrachuj] lub z rozwijanej listy wybrać opcję Rozrachuj bez rozliczenia

W wyniku tej operacji zaznaczone dekrety zostaną rozrachowane i znikną z listy nierozliczonych zapisów. Wariant: Rozrachuj powinien być wykorzystywany wtedy, gdy wraz z rozrachunkiem dekretów Użytkownik chce automatycznie powiązać płatności dokumentów źródłowych. Jeśli na dokumentach źródłowych zaksięgowanych na konto rozrachunkowe podmiotu płatność nie będzie rozliczana, lub dekret wprowadzony jest na konto rozrachunkowe nie powiązane z podmiotem, do dokonania rozrachunku na koncie należy użyć opcji: Rozrachuj bez rozliczenia.

Przyklad

Wprowadzono uproszczoną notę memoriałową jednopozycyjną na konto rozrachunkowe 1 powiązane z podmiotem (na nocie powstanie płatność) oraz konto rozrachunkowe 2 nie powiązane z podmiotem (na koncie nie powstanie płatność). Rozrachunek dekretu tej noty z innym dekretem na koncie 2 należy wykonać przy użyciu opcji: Rozrachuj bez rozliczenia (gdyż nie ma płatności do powiązania), a rozrachunek na koncie 1 – opcją: Rozrachuj (jest płatność do powiązania).

[Rozrachunki automatyczne] – służą automatycznemu wyszukaniu i rozliczaniu dekretów, wg jednego z poniższych kryteriów:

Aby dokonać rozrachunku automatycznego: należy:

nacisnąć przycisk: [Rozrachunki automatyczne]. Zostanie otworzone okno: Rozrachunki automatyczne.

W aktywnym oknie należy zaznaczyć dekret, który ma zostać rozrachowany.

Skojarz dekrety- zaznaczenie tej opcji ma wpływ na to, jaki dekret ma zostać rozrachowany:

Sposób kojarzenia. Służy określeniu, w jaki sposób dekret ma zostać skojarzony z zapisami:

Równa się – program skojarzy zapisy, gdzie opis dekretu jest identyczny z podanym (np. „FS 1/2010”)

Zawiera się – program skojarzy zapisy, jeżeli w opisie dekretu zawierał się będzie podany ciąg znaków

Okres – służy określeniu okresu, za jaki mają zostać wyświetlone zapisy.

służy określeniu dolnego zakresu dla terminu, za jaki mają zostać wyświetlone zapisy.

służy określeniu górnego zakresu dla terminu, za jaki mają zostać wyświetlone zapisy.

[Szukaj dekretów] – służy wyszukaniu dekretów, po wypełnieniu wyżej opisanych pól.

Po wyświetleniu listy dekretów następuje wybór tych, które podlegają rozrachowaniu. Wyboru tego można dokonać na dwa sposoby:

[Zaznacz wszystkie do rozrachunku] – naciśnięcie przycisku spowoduje zaznaczenie wszystkich dekretów.

[Zaznacz do rozrachunku] – naciśnięcie tego przycisku spowoduje zaznaczenie, wybranego wcześniej lewym przyciskiem myszy, dekretu.

[Podgląd zapisu] – służy otwarciu okna: Zapis księgowy, do podglądu.

[Rozrachuj dekrety] – powoduje dokonanie rozrachunku lub rozrachunku bez rozliczenia (opcja dostępna z rozwijanego menu dostępnych opcji). Przycisk ten powinien zostać naciśnięty po wykonaniu opisanych wyżej czynności.

Dekrety z danego konta można również rozrachowywać z dekretami z innego, wybranego konta. W tym celu, w oknie: Rozrachunki, po zaznaczeniu przeznaczonych do rozrachowania zapisów należy nacisnąć przycisk: [Dodaj rozrachunek]. W otwartym oknie: Zapisy księgowe, należy podać numer konta, z którego nastąpi wybór zapisów i zatwierdzić wybór.

Uwaga

Z poziomu listy rozrachunków oraz zapisu księgowego (zakładka: Rozrachunki) dostępna jest funkcja: Rozrachuj bez rozliczenia. Pozwala ona na dokonanie rozrachunku z pominięciem rozliczenia. Zadziała w przypadku, gdy dekret przeznaczony do rozrachunku będzie powiązany z nierozliczoną w całości płatnością lub zapisem kasowym/bankowym.

Kompensaty

Saldo należności od danego kontrahenta może być skompensowane ze zobowiązaniami wobec tego samego lub innego kontrahenta. W ramach kompensat można wyróżnić kompensowanie należności
z zobowiązaniami w ramach tego samego podmiotu lub w ramach różnych podmiotów. W pierwszym przypadku są to kompensaty jednostronne, a w drugim kompensaty wielostronne. Do ewidencjonowania różnego rodzaju kompensat służy dokument kompensaty.

W Konfiguracji, zakładka: Księgowania cd, należy ustawić podstawowe parametry dotyczące księgowania kompensat:

Zadaniem dokumentu kompensaty jest:

Uwaga

Kompensata (bez dokumentu kompensaty, czyli dekret kompensacyjny) powstaje również w trakcie automatycznego kompensowania.

Lista kompensat

Dokument kompensaty można wystawić z pozycji listy kompensat lub preliminarza płatności. Lista kompensat jest dostępna po wybraniu opcji: Kompensaty z menu: Rozliczenia/Rozrachunki.

Lista kompensat składa się z sześciu kolumn:

Całą listę kompensat można zawęzić do określonej serii lub okresu.

W oknie: Lista Kompensat możliwe jest zaznaczenie parametru: Archiwalna, wówczas do wyboru
w polu seria dostępne będą również serie oznaczone parametrem Archiwalna.

Dodatkowo z poziomu listy kompensat dostępne są następujące opcje:

[Księguj] – służy do księgowania dokumentów kompensaty.

[Nowy] – służy do dodawania nowych dokumentów kompensaty.

[Karta] – służy do edytowania dokumentów kompensaty.

[Usuń] – służy do usuwania dokumentów kompensaty.

[Włącz/Wyłącz filtrowanie] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych dokumentów do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie dokumentów w oparciu o pewne, zdefiniowane wcześniej parametry.

[Historia procesu] – wyświetla historię procesu związaną z danym dokumentem

Dokument kompensaty

W zależności od ustawień parametru: Obsługa propozycji kompensat na karcie operatora (zakładka: Parametry/ Księgowe), operator może dodawać dokumenty kompensaty lub dokumenty propozycji kompensat.

Dokument kompensaty składa się z pięciu zakładek:

Kompensata, zakładka: Ogólne

Zakładka: Ogólne, dokumentu kompensaty zawiera informacje o skompensowanych dokumentach.

Zakładka jest podzielona na trzy części: Należność, Zobowiązanie, Kompensata.

Części dotyczące należności i zobowiązań podzielono na pięć kolumn:

Część dotycząca kompensaty zawiera wartość kompensaty oraz walutę.

Na zakładce: Ogólne można również wpisać treść kompensaty.

Dodatkowo na zakładce tej dostępne są następujące opcje:

[Usuń] – służy do usuwania wygenerowanych pozycji kompensat.

[Dodaj] – umożliwia dodanie kompensaty lub częściowej kompensaty. Po naciśnięciu przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] zostanie rozwinięta lista opcji dodania kompensaty.

Po wybraniu odpowiedniej opcji zostanie podniesiona lista preliminarza płatności z płatnościami zawężonymi wyłącznie do płatności nierozliczonych. Listę można dodatkowo zawęzić do odpowiedniego podmiotu, rejestru, waluty. Na liście preliminarza należy wskazać, które z płatności i/lub zapisów mają być ze sobą skompensowane. Po wskazaniu n płatności zostaną one skompensowane w porządku chronologicznym (kwotą kompensaty będzie zawsze kwota mniejszej płatności). Po wybraniu płatności oraz naciśnięciu przycisku [Kompensuj zaznaczone] wygenerowane zostaną płatności po stronach przeciwnych. W efekcie, na zakładce: Ogólne, dokumentu kompensaty pojawi się informacja o płatnościach pierwotnych, które zostały ze sobą skompensowane oraz o kwocie kompensaty.

Kompensata, zakładka: Nagłówek

Zakładka: Nagłówek, pełni rolę informacyjną.

Znajdują się na niej następujące informacje:

Seria – seria dokumentu kompensaty (wypełnienie pola nie jest wymagalne).

Numer – numer nadawany automatycznie przez system. Numeracja odbywa się w ramach okresu obrachunkowego.

Numer dokumentu – numer nadawany przez Użytkownika (np. numer dokumentu kompensaty otrzymanego od kontrahenta).

Status – określenie stanu, w jakim znajduje się dokument kompensaty:

W zależności od ustawień parametru: Obsługa propozycji kompensat na karcie operatora ( zakładka: Parametry/ Księgowe) dostępne są dwa dodatkowe statusy: propozycja lub propozycja w akceptacji. Zostały one opisane w rozdziale:  Dokument propozycji kompensaty

Data dokumentu – data wystawienia dokumentu. Domyślnie system podpowiada datę systemową z możliwością zmiany.

Data kompensaty – domyślnie podpowiadana jest data bieżąca. Użytkownik ma możliwość zmiany daty.

Cecha – możliwość ocechowania dokumentu,

Url – wypełnienie pola nie jest wymagalne,

Uwagi – możliwość wprowadzenia dodatkowych uwag,

Modyfikował – informacja o operatorze ostatnio modyfikującym dokument,

Zatwierdził – informacja o operatorze zatwierdzającym dokument.

Kompensata, zakładka: Płatności

Na zakładce znajdują się płatności wygenerowane przez dokument kompensaty, powiązane z płatnościami pochodzącymi z dokumentów źródłowych.

Kompensata, zakładka: Księgowość

Zakładka służy do predekretowania i księgowania dokumentów.

Kompensata, zakładka: Atrybuty

Na zakładce można dodatkowo opisać dokument kompensaty zdefiniowanymi wcześniej w module: Administrator, atrybutami.

Kompensata, zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących kompensaty. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Dokument propozycji kompensaty

Dokument propozycji kompensaty dodawany jest z tej samej listy co dokumenty kompensaty i posiada wspólną z nimi numerację. Różnica jest natomiast w statusie takiego dokumentu i wyglądzie zakładki: Ogólne. Dokument ten może mieć status: propozycja, bądź propozycja w akceptacji, natomiast zakładka Ogólne podzielona została na dwie listy;

Dokument propozycji kompensaty nie tworzy par rozliczeń, a jedynie informuje o możliwych pozycjach kompensaty, jakie zostały kontrahentowi przedstawione. Jeżeli kontrahent się na nie zgodzi, to propozycja staje się pełnoprawną kompensatą, w której generowane są już rozliczenia płatności.

Sama propozycja kompensaty posiada dwa statusy: propozycja oraz propozycja w akceptacji. Propozycja w akceptacji w dalszym ciągu pozwala na odrzucenie pozycji przez przesunięcie ich na dolną listę, bądź też ich przywracanie, ale nie jest już możliwe ich całkowite usunięcie z dokumentu. Pozwala to na zachowanie kontroli nad kształtem kompensaty, podczas procesu uzgadniania jej ostatecznej formy.

Ze statusu kompensaty: Propozycja w akceptacji możliwe jest przejście do bufora, co tworzy już odpowiednie rozliczenia. Z bufora możliwy jest również powrót do statusu propozycja, który usuwa już utworzone rozliczenia.

Uwaga

Propozycja kompensaty nie blokuje możliwości rozliczania dokumentów. Może się zatem zdarzyć, że nie będzie możliwe utworzenie płatności z powodu wcześniejszego rozliczenia dokumentu, który znajdował się w propozycji kompensaty. Mimo, że dokument przejdzie do statusu bufor nie będzie możliwe jego dalsze zatwierdzenie. W takim przypadku konieczny jest powrót kompensaty do statusu propozycja i odrzucenie tych płatności, które nie mogły zostać rozliczone.

Uwaga

Z dokumentu kompensaty w buforze, który powstał na bazie propozycji, nie można usuwać poszczególnych pozycji. W takim celu należy powrócić do statusu propozycji

Dokument kompensaty a dekret kompensacyjny

Dekret kompensacyjny może być wynikiem kompensaty przeprowadzonej w tradycyjny sposób lub kompensaty z użyciem dokumentu kompensaty. W przypadku dokumentu kompensaty moment jego zaksięgowania będzie zależał od ustawień konfiguracyjnych, przy czym jego zaksięgowanie będzie możliwe pod warunkiem, że zaksięgowano wszystkie płatności stanowiące źródło kompensaty. Dokument kompensaty może być zaksięgowany z datą bieżącą, datą wystawienia lub datą kompensaty.

Dekret powstały w wyniku zaksięgowania dokumentu kompensaty, zawiera analogiczne pozycje jak dokument kompensaty, przy czym usuwać można tylko całe dekrety (nie można usuwać pojedynczych pozycji dekretu).

Podczas kasowania dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu kompensaty istnieje możliwość jednoczesnego skasowania rozliczeń powiązanych z tym zapisem. Pojawi się komunikat o kasowaniu dekretu z pytaniem czy wraz z rozrachunkami skasować rozliczenia. Jeżeli zostanie wybrana opcja: Tak, rozliczenie zostanie skasowane. Wykasowanie dekretu odblokowuje dokument kompensaty. Z poziomu dokumentu kompensaty można teraz zmienić jego status na: Anulowany lub bufor, w zależności od wcześniejszego statusu oraz uprawnień operatora.

Dekret kompensacyjny powstaje w wyniku rozrachunku dekretów, których płatności zostały zaksięgowane na różne konta.

Uwaga

Jeżeli powiązanie dekretów następuje z poziomu zapisów księgowych, to bez względu na ustawienie w konfiguracji, zawsze powstanie dekret kompensacyjny bez dokumentu kompensaty.

Upomnienia i noty

System Comarch ERP XL umożliwia generowanie upomnień oraz not odsetkowych. Miejscem generowania upomnień i not odsetkowych jest okno: Generowanie not i upomnień.

Generowania not i upomnień

Aby otworzyć okno, należy z menu: Rozliczenia/Rozrachunki, wybrać pozycję: Generowanie not i upomnień.

Ponaglenie zapłaty (upomnienie) generowane jest w oparciu o nierozliczone płatności, a noty odsetkowe w oparciu o płatności rozliczone. Jeżeli dokument został częściowo rozliczony, system pozwala na automatyczne wygenerowanie dla części nierozliczonej – ponaglenia zapłaty, a dla części rozliczonej – noty odsetkowej. Możliwe jest również wygenerowanie zbiorczych upomnień oraz not odsetkowych tzn. w oparciu o dowolną liczbę zaznaczonych na liście płatności. Dostępna jest również funkcja stopniowania upomnień w zależności od okresu przeterminowania (w zależności od wprowadzonych w konfiguracji systemu stopni upomnień: Konfiguracja, zakładka Księgowość/Słowniki opcja Rodzaje not i upomnień). Noty i upomnienia można też wygenerować po określeniu minimalnych wartości liczby dni zwłoki, kwoty odsetek oraz minimalnej kwoty pozostającej do rozliczenia. Generacja odsetek odbywa się według różnych stóp procentowych, które determinowane są różnymi typami odsetek.

Upomnienia można generować do należności nierozliczonych w walucie systemowej lub w walucie obcej.

Noty odsetkowe można generować do należności rozliczonych po terminie wyrażonych w walucie systemowej lub w walucie obcej.

Zarówno dla upomnień jak i not odsetkowych można naliczyć koszt w dowolnej walucie.

Lista upomnień i not odsetkowych składa się z trzech zakładek.

Generowanie upomnień i not odsetkowych, zakładka: Płatności

Na zakładce znajdują się płatności wszystkich kontrahentów. Są one podzielone na następujące kolumny:

Na zakładce znajdują się następujące funkcje:

Obliczaj odsetki i upomnienia – zaznaczenie powoduje, że na liście, dla poszczególnych dokumentów wyświetlane są informacje o kwocie odsetek oraz ostatnio wystawionych notach i upomnieniach wraz z odsetkami. Z parametrem powiązana jest kontrolka umożliwiająca wybór następujących predefiniowanych opcji:

Wyświetlaj odsetki w PLN – odsetki mogą być wyświetlone w walucie obcej i w PLN. Po zaznaczeniu parametru uaktywniona zostanie na liście kolumna: Odsetki w PLN, w której wyświetlone są przeliczone na PLN odsetki według kursu wskazanego w części: Kurs waluty.

Typ – Odrębnie wyświetlane są listy należności i zobowiązań.

Dokumenty – Wypełnienie tych pól służy określeniu zakresu wyświetlanych dokumentów:

Kurs waluty – w tej części wskazuje się kurs po jakim mają być liczone koszt upomnień i odsetek:

Okres – Służy określeniu okresu, za jaki mają zostać wyświetlone dokumenty.

– służy określeniu dolnego zakresu dla terminu, za jaki mają zostać wyświetlone dokumenty.

– służy określeniu górnego zakresu dla terminu, za jaki mają zostać wyświetlone dokumenty.

[Upomnienia i noty dla płatności] – służy wyświetleniu wszystkich upomnień i not wystawionych dla danego dokumentu. Aby je wyświetlić, należy zaznaczyć wybrany dokument i nacisnąć przycisk: [Upomnienia i noty dla płatności].

[Generuj upomnienia] – służy wygenerowaniu odpowiednio upomnienia lub noty odsetkowej. W tym celu należy zaznaczyć dokument, dla którego ma zostać wygenerowana nota lub upomnienie, a następnie nacisnąć ikonę: [Generuj upomnienia]. Możliwe jest generowanie :

Noty i upomnienia w walucie obcej generowane są wg tych samych zasad, które obowiązują dla not i upomnień krajowych (sposób liczenia odsetek, dni zwłoki, itd.).

[Dokument] – służy do podglądu dokumentów.

[Włącz/Wyłącz sumowanie] – Sumuje/Kasuje sumowanie wartości z poszczególnych kolumn.

[Włącz/Wyłącz filtrowanie] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych dokumentów do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie dokumentów w oparciu o pewne, zdefiniowane wcześniej parametry.

[Odśwież listę] – służy do odświeżania listy po zmianie ustawień.

[Włącz odświeżanie na bieżąco] – wciśnięcie tej ikony powoduje, że po zmianie ustawień lista sama się odświeża bez potrzeby używania ikony [Odśwież listę].

Generowanie upomnień i not odsetkowych, zakładka: Upomnienia

Na zakładce wyświetlona jest lista upomnień, wygenerowanych z listy wyświetlonej na zakładce: Płatności.

Upomnienia wyświetlane są w następujących kolumnach:

Zakładka prezentuje parametry odnoszące się do stanu rozliczeń:

Status płatności upomnień – dotyczący stanu płatności utworzonych na podstawie kosztów powiązanych z upomnieniami (koszt upomnienia). W ramach parametru dostępne są do wyboru cztery opcje:

Status płatności dokumentów – dotyczący stanu dokumentów, dla których utworzono upomnienie. W ramach parametru dostępne są do wyboru cztery opcje:

Na zakładce znajdują się również parametry decydujące o wyświetlaniu upomnień w wybranej walucie:

Koszty w PLN – opcja odnosi się do upomnień wystawionych w walucie innej niż PLN (o wyświetleniu upomnień w walucie innej niż PLN decyduje ustawienie waluty innej niż PLN w opcjach: Koszty w walucie oraz Odsetki w walucie). Po zaznaczeniu opcji, w oknie wyświetlona będzie dodatkowa kolumna: Koszty upomnienia PLN (wyświetlona będzie wartość upomnienia przeliczona w PLN).

Odsetki w PLN – opcja odnosi się do upomnień wystawionych w walucie innej niż PLN (o wyświetleniu upomnień w walucie innej niż PLN decyduje ustawienie waluty innej niż PLN w opcjach: Koszty w walucie oraz Odsetki w walucie). Po zaznaczeniu opcji, w oknie wyświetlona będzie dodatkowa kolumna: Kwota odsetek w PLN (wyświetlona będzie kwota odsetek przeliczona na PLN).

Koszty w walucie – opcja umożliwia wybranie waluty, w której wystawione zostały upomnienia. Na liście zostaną wyświetlone upomnienia w wybranej walucie. Wybranie waluty innej niż PLN spowoduje uaktywnienie opcji: Koszty w PLN.

Odsetki w walucie – opcja umożliwia wybranie waluty w której wystawione zostały upomnienia. Na liście zostaną wyświetlone upomnienia w wybranej walucie. Wybranie waluty innej niż PLN spowoduje uaktywnienie opcji: Odsetki w PLN.

[Księguj] – pozwala na zaksięgowanie zaznaczonych upomnień. W tym celu należy zaznaczyć upomnienia przeznaczone do zaksięgowania i przycisnąć przycisk: [Księguj]. Zostanie otworzone okno: Księgowanie upomnień.

Generowanie upomnień i not odsetkowych, zakładka: Noty odsetkowe

Na zakładce wyświetlona jest lista not, wygenerowanych do dokumentów z listy wyświetlonej na zakładce: Płatności.

Lista ta składa się z identycznych kolumn jak lista upomnień, z wyjątkiem pierwszej kolumny – na tej zakładce jest to kolumna: Nota i są tu prezentowane numery not odsetkowych.

Noty – ta część okna, służy określeniu rodzaju wyświetlanych not:

[Historia procesu] – po naciśnięciu przycisku zostanie otworzone okno: Historia procesu, w którym możliwy jest podgląd procesu obsługującego zaznaczoną na liście notę. Więcej informacji o procesach znajduje się w rozdziale: 1.8 Księgowanie wsadowe oraz dokumentacji modułu: Administrator.

[Księguj] – pozwala na zaksięgowanie zaznaczonych not. W tym celu należy zaznaczyć noty przeznaczone do zaksięgowania i przycisnąć przycisk: [Księguj]. Zostanie otworzone okno: Księgowanie not odsetkowych.

Koszty w PLN – opcja odnosi się do not odsetkowych wystawionych w walucie innej niż PLN (o wyświetleniu not odsetkowych w walucie innej niż PLN decyduje ustawienie waluty innej niż PLN w opcjach: Koszty w walucie oraz Odsetki w walucie). Po zaznaczeniu opcji, w oknie wyświetlona będzie dodatkowa kolumna: Koszty noty PLN (wyświetlona będzie wartość noty przeliczona w PLN),

Odsetki w PLN – opcja odnosi się do not odsetkowych wystawionych w walucie innej niż PLN (o wyświetleniu not odsetkowych w walucie innej niż PLN decyduje ustawienie waluty innej niż PLN w opcjach: Koszty w walucie oraz Odsetki w walucie). Po zaznaczeniu opcji, w oknie wyświetlona będzie dodatkowa kolumna: Kwota odsetek w PLN (wyświetlona będzie kwota odsetek przeliczona na PLN).

Koszty w walucie – opcja umożliwia wybranie waluty, w której wystawione zostały noty odsetkowe. Na liście zostaną wyświetlone noty odsetkowe w wybranej walucie. Wybranie waluty innej niż PLN spowoduje uaktywnienie opcji: Koszty w PLN.

Odsetki w walucie – opcja umożliwia wybranie waluty, w której wystawione zostały noty odsetkowe. Na liście zostaną wyświetlone noty odsetkowe w wybranej walucie. Wybranie waluty innej niż PLN spowoduje uaktywnienie opcji: Odsetki w PLN.

Okno: Księgowanie not odsetkowych

W oknie znajdują się następujące pola:

Zastosuj schemat – pozwala na wybór schematu, według którego dana nota będzie zaksięgowana. Może to być schemat określony wcześniej na dokumencie, schemat, który zostanie zastosowany, jeżeli na dokumencie nie wybrano schematu lub schemat, który będzie stosowany bez względu na to, czy na dokumencie został określony schemat czy też nie.

Do dziennika – pozwala na wybór dziennika księgowego, do którego będą trafiać zapisy powstałe po zaksięgowaniu not. Może to być dziennik określony wcześniej na dokumencie, dziennik, który zostanie zastosowany, jeżeli na dokumencie nie wybrano dziennika lub dziennik, który będzie stosowany bez względu na to, czy na dokumencie został określony dziennik, czy też nie. Zastosuj datę – pozwala na zaksięgowanie dokumentów pod datami różnymi od dat wynikających ze schematów księgowań. Możliwe jest księgowanie zgodnie z datami wskazanymi na dokumentach, określenie daty księgowania poprzez jej wpisanie w okienku księgowania, zaksięgowanie zgodnie z datami wynikającymi ze schematów księgowań bez względu na to, czy na dokumentach została wskazana inna data, lub pobranie w pierwszej kolejności daty księgowania z dokumentów, a jeśli nie została określona, wówczas zgodnie ze schematem. Sposób księgowania – określa, czy księgowanie ma odbywać się natychmiast, czy też nota księgowana będzie procesem.

Księgowanie odbywa się po naciśnięciu przycisku [Rozpocznij księgowanie].

Upomnienie

Upomnienie można wystawić w PLN oraz walucie innej niż PLN. Upomnienie walutowe zostanie wygenerowane zarówno w walucie jak i w PLN. Oznacza to, że naliczone odsetki będą na dokumencie upomnienia wyświetlone zarówno w walucie jak i w PLN.

Upomnienie, zakładka: Ogólne

Na tej zakładce wyświetlane są wszystkie dokumenty, których dotyczy dane upomnienie. Zawiera ona następujące informacje o dokumentach (w kolumnach):

Pozostałe pola w oknie:

Numer/Seria – w polach wyświetlony jest numer i seria dokumentu.

Podmiot – wskazuje podmiot, którego dotyczy upomnienie.

Data wystawienia – służy określeniu daty wystawienia dokumentu.

Data doręczenia – służy określeniu daty doręczenia upomnienia.

Koszt upomnienia –prezentuje koszt upomnienia w walucie wskazanej w polu Waluta kosztu.

Koszt upomnienia PLN – w polu wyświetlona jest wartość kosztu upomnienia w PLN. W przypadku kosztu upomnienia w walucie, prezentowana jest kwota w walucie systemowej przeliczona po wskazanym dla kosztu upomnienia kursie.

Upomnienie można wystawić w PLN oraz walucie innej niż PLN. Upomnienie walutowe zostanie wygenerowane zarówno w walucie jak i w PLN. Oznacza to, że naliczone odsetki będą na dokumencie upomnienia wyświetlone zarówno w walucie jak i w PLN. Istnieje również możliwość generacji odsetek wg różnych stóp procentowych, determinowanych różnymi typami odsetek.

Rodzaj kursu, po jakim przeliczona będzie wartość upomnienia będzie zależała od ustawienia opcji: Kurs waluty, w oknie: Generowanie upomnień i not odsetkowych:

Wprowadził – określa operatora, który upomnienie wygenerował.

Waluta – waluta, w jakiej wystawiony został dokument upomnienia (pole niedostępne do edycji – patrz opis parametru: Koszt upomnienia w PLN).

Kurs – kurs, według którego zostanie przeliczona wartość upomnienia walutowego w PLN (pole niedostępne do edycji – patrz opis parametru: Koszt upomnienia w PLN).

Typ odsetek – typ odsetek wskazany podczas generacji upomnienia.

Cecha – Przypisuje cechę z listy zdefiniowanej w konfiguracji (zakładka: Ogólne/Cechy transakcji).

[Włącz/Wyłącz sumowanie] – sumuje/likwiduje sumowanie kwot z poszczególnych kolumn.

Upomnienie, zakładka: Płatności

Na zakładce znajdują się płatności wygenerowane przez dokument upomnienia na podstawie Kosztu upomnienia oraz opcjonalnie odsetek. Na zakładce można dodać płatność, rozliczenie lub kompensatę.

Upomnienie, zakładka: Księgowość

Na zakładce istnieje możliwość wprowadzenia predekretacji dla danego upomnienia, według wybranego schematu księgowań oraz zaksięgowania upomnienia do wybranego dziennika.

Upomnienie, zakładka: Opis

Na zakładce można wprowadzać wszystkie dodatkowe informacje dotyczące upomnienia.

Upomnienie, zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Upomnienie, zakładka: Atrybuty

Na zakładce można dodatkowo opisać upomnienie zdefiniowanymi wcześniej w module: Administrator, atrybutami.

Nota odsetkowa

Notę odsetkową można wystawić w PLN oraz walucie innej niż PLN. Oznacza to, że naliczone odsetki będą na dokumencie noty odsetkowej wyświetlone zarówno w walucie jak i w PLN. Rodzaj kursu, po jakim przeliczona będzie wartość noty odsetkowej będzie zależała od ustawienia opcji: Kurs waluty, w oknie: Generowanie upomnień i not odsetkowych:

Podczas przeliczenia uwzględniana jest wartość kursu z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu.

Istnieje również możliwość wprowadzenia kosztu noty w dowolnej walucie oraz generacji odsetek wg różnych stóp procentowych, determinowanych różnymi typami odsetek.

Okno: Nota odsetkowa, składa się z sześciu zakładek.

Nota odsetkowa, zakładka: Ogólne

Zakładka ma taki sam wygląd, jak zakładka: Ogólne, w oknie: Upomnienie (w kolumnie: stopień zawsze znajduje się nazwa – Nota odsetkowa).

Nota odsetkowa, zakładka: Płatności

Na zakładce znajdują się wszystkie zapisy związane z płatnościami powiązanymi z daną notą odsetkową. Na zakładce można dodać płatność, rozliczenie lub kompensatę.

Nota odsetkowa, zakładka: Księgowość

Na zakładce istnieje możliwość wprowadzenia predekretacji dla danej noty, według wybranego schematu księgowań oraz zaksięgowania noty do wybranego dziennika.

Nota odsetkowa, zakładka: Opis

Na zakładce można wprowadzać wszystkie dodatkowe informacje dotyczące noty odsetkowej.

Nota odsetkowa, zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Nota odsetkowa, zakładka: Atrybuty

Na zakładce można dodatkowo opisać notę odsetkową zdefiniowanymi wcześniej w module: Administrator, atrybutami.

Prolongaty

System Comarch ERP XL umożliwia wystawienie dokumentu prolongaty. Prolongata jest dokumentem umożliwiającym zmianę terminu płatności dla należności, w tym pochodzących z zaksięgowanych faktur sprzedaży. Występuje ona w dwóch wariantach:

Prolongatę można wystawić z poziomu Listy Prolongat.

Uwaga

Zmiana terminu płatności za pomocą zarówno prolongaty informacyjnej, jak i płatnościowej przesuwa termin ewentualnego ujęcia dokumentu na VAT-ZD. Jeżeli płatność została już ujęta na VAT-ZD, to do takiego dokumentu już nie można wystawić prolongaty.

Lista prolongat, zakładka: Ogólne

Aby otworzyć okno, należy z menu: Rozliczenia/Rozrachunki wybrać pozycję: Prolongaty.

Na zakładce Ogólne znajdują się prolongaty wszystkich kontrahentów. Jest ona podzielona na następujące kolumny:

Na zakładce znajdują się następujące funkcje:

[Włącz/Wyłącz filtrowanie] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych dokumentów do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie dokumentów w oparciu o pewne, zdefiniowane wcześniej parametry.

[Księguj] – pozwala na zaksięgowanie zaznaczonych prolongat. W tym celu należy zaznaczyć prolongaty przeznaczone do zaksięgowania i nacisnąć przycisk: [Księguj]. Zostanie otworzone okno: Księgowanie dokumentów Prolongaty.

[Korekta] – umożliwia wygenerowanie korekty prolongaty.

[Dodaj] – umożliwia wygenerowanie prolongaty. Po naciśnięciu przycisku zostanie podniesiona lista kontrahentów, na której należy wybrać jednego kontrahenta, dla którego ma zostać wystawiona prolongata. Po wybraniu kontrahenta i naciśnięci przycisku akceptacji zostanie podniesiona Historia wybranego kontrahenta – zakładka Rozliczenia / Płatności. Po wybraniu płatności do prolongowania oraz naciśnięciu przycisku akceptacji zostanie podniesione okno: Generowanie prolongat.

[Zmień] – służy do edytowania dokumentu prolongaty.

[Usuń] – służy do usuwania dokumentu prolongaty.

Dodatkowo istnieje możliwość zawężenia listy prolongat ze względu na:

• Status – Bufor, Zaakceptowane, Odmowa;
• Typ – Informacyjna, Płatnościowa.

Księgowanie dokumentów Prolongaty

W oknie znajdują się następujące pola:

Zastosuj schemat – pozwala na wybór schematu, według którego dana prolongata będzie zaksięgowana. Może to być schemat określony wcześniej na dokumencie, schemat, który zostanie zastosowany, jeżeli na dokumencie nie wybrano schematu lub schemat, który będzie stosowany bez względu na to, czy na dokumencie został określony schemat czy też nie.

Do dziennika – pozwala na wybór dziennika księgowego, do którego będą trafiać zapisy powstałe po zaksięgowaniu prolongat. Może to być dziennik określony wcześniej na dokumencie, dziennik, który zostanie zastosowany, jeżeli na dokumencie nie wybrano dziennika lub dziennik, który będzie stosowany bez względu na to, czy na dokumencie został określony dziennik, czy też nie.

Zastosuj datę – pozwala na zaksięgowanie dokumentów pod datami różnymi od dat wynikających ze schematów księgowań. Możliwe jest księgowanie zgodnie z datami wskazanymi na dokumentach, określenie daty księgowania poprzez jej wpisanie w okienku księgowania, zaksięgowanie zgodnie z datami wynikającymi ze schematów księgowań bez względu na to, czy na dokumentach została wskazana inna data, lub pobranie w pierwszej kolejności daty księgowania z dokumentów, a jeśli nie została określona, wówczas zgodnie ze schematem.

Sposób księgowania – określa, czy księgowanie ma odbywać się natychmiast, czy też prolongata księgowana będzie procesem.

Księgowanie odbywa się po naciśnięciu przycisku [Rozpocznij księgowanie].

Generowanie prolongat

Generowanie prolongat, zakładka: Ogólne

Zakładka służy do ustawienia parametrów generacji prolongaty. Znajdują się na niej następujące parametry:

Do bufora – określa jaki status otrzyma wygenerowana prolongata

Seria – określa serię dla dokumentu prolongaty

Typ prolongaty – określa typ prolongaty z dwoma opcjami do wyboru:

Nowy termin płatności – określa nowy termin płatności z dwoma opcjami do wyboru:

Koszt prolongaty – określa koszt wystawienia dokumentu prolongaty w PLN lub w walucie obcej. Na podstawie podanej wartości zostanie wygenerowana nowa płatność dokumentu prolongaty, widoczna na zakładce Płatności.

Oblicz odsetki od prolongaty – określa czy podczas generacji prolongaty mają zostać naliczone odsetki za okres przedłużenia płatności oraz z jaką stawką. Dodatkowo możliwość ustawienia minimalnej kwoty odsetek oraz naliczania odsetek na podstawie terminów maksymalnych lub prolongowanych.

Treść – umożliwia wpisanie dowolnej informacji np. podstawy wystawienia dokumentu.

Po wciśnięciu przycisku [Zatwierdź] zostanie podniesione okno utworzonego dokumentu prolongaty.

Generowanie prolongat, zakładka: Generator rat

Zakładka jest dostępna po zaznaczeniu opcji „Płatność w ratach” na zakładce: Ogólne.

Generator rat pozwala na rozbicie dowolnej ilości należności na zbiorcze raty, proporcjonalnie do okresu spłaty. Raty są wyliczane wg harmonogramu metodą FIFO tzn. najpierw rozliczane są płatności najstarsze, a później najnowsze. Na zakładce dostępne są do edycji następujące parametry:

Okres spłaty – ustala okres spłaty rat. Lista rozwijalna składa się z opcji miesięcy, tygodni i dni.

Na koniec miesiąca – zaznaczenie ustawia parametr „Następna rata” na ostatni dzień miesiąca.

Następna rata – ustala od którego dnia zaczyna się spłata rat.

Forma płatności – ustala formę płatności spłaty rat.

Rejestr – ustala rejestr k/b.

Przycisk [Generuj harmonogram] umożliwia wygenerowanie albo usunięcie harmonogramu spłaty rat. Przycisk generacji powoduje przeliczenie płatności na zakładce: Harmonogram.

Przyklad

Od kontrahenta K1 mamy trzy niezapłacone faktury na łączną wartość 15 tysięcy złotych:

FS-1 o wartości 3000 zł z terminem płatności 30 stycznia 2017

FS-2 o wartości 7000 zł z terminem płatności 15 marca 2017

FS-3 o wartości 5000 zł z terminem płatności 20 kwietnia 2017

Ustawiam generuj harmonogram od 31.10.2017 z okresem spłaty 3 miesiące

Ustawiony zostaje harmonogram spłat w 3 ratach po 5 tysięcy – z terminami 31.10, 30.11 i 31.12. Harmonogram spłat w podziale na faktury będzie zatem wyglądał następująco:

FS-1 o wartości 3000 zł z terminem płatności 30 stycznia 2017

Przelew 3000 zł – 31.10.2017

FS-2 o wartości 7000 zł z terminem płatności 15 marca 2017

Przelew 2000 zł – 31.10.2017

Przelew 5000 zł – 30.11.2017

FS-3 o wartości 5000 zł z terminem płatności 20 kwietnia 2017

Przelew 5000 zł – 31.12.2017.

Generowanie prolongat, zakładka: Harmonogram

Zakładka jest dostępna po zaznaczeniu opcji „Płatność w ratach” na zakładce: Ogólne.

Na zakładce Harmonogram znajduje się lista harmonogramu spłaty rat. Jest ona podzielona na następujące kolumny:

Na zakładce znajdują się następujące funkcje:

[Dodaj] – dodanie raty do harmonogramu

[Zmień] – edycja parametrów raty w harmonogramie

[Usuń] – usunięcie raty z harmonogramu

Uwaga

Nie jest możliwe wygenerowanie prolongaty (przycisk pioruna jest nieaktywny) w przypadku, gdy w jakiejkolwiek pozycji harmonogramu wartość „Pozostaje” jest różna od zera.

Dokument prolongaty

Dokument prolongaty składa się z pięciu zakładek:

Prolongata, zakładka: Ogólne

Na zakładce wyświetlana jest lista prolongowanych płatności, pokazująca jakie dokumenty i do kiedy są prolongowane. Lista składa się z następujących kolumn:

Dla listy prolongowanych płatności dostępne są następujące funkcje:

[Rozbij na raty] – rozbicie płatności na raty z wykorzystaniem generatora rat albo indywidualnego harmonogramu

[Dodaj płatność do prolongaty] – dodanie nowej płatności do prolongowania

[Edycja parametrów prolongaty] – edycja parametrów prolongaty

[Podgląd dokumentu źródłowego] – podgląd dokumentu źródłowego

[Usuń] – odrzucenie płatności z prolongaty

[Włącz/Wyłącz sumowanie] – uruchomienie podsumowań na liście

Pozostałe pola w oknie:

Numer – numer prolongaty

Seria – seria prolongaty

Numer dokumentu – wewnętrzny identyfikator nadany przez operatora

Status – status prolongaty (Bufor, Zaakceptowana, Odmowa)

Wprowadził – operator, który utworzył prolongatę

Zatwierdził – operator, który zmienił status prolongaty na Zaakceptowana

Data wystawienia – data wciśnięcia przycisku generacji prolongaty, data programu

Koszt prolongaty – wartość kosztu prolongaty w walucie wskazanej w polu Waluta kosztu

Koszt prolongaty w PLN – wartość kosztu prolongaty w PLN przeliczona po wskazanym dla kosztu prolongaty kursie

Typ – typ prolongaty (płatnościowa, informacyjna)

Podmiot – akronim oraz pełna nazwa kontrahenta, któremu wystawiono prolongatę

Treść – pole tekstowe, uzupełniane wartością z pola Treść okna: Generowanie prolongat

Cecha – przypisana cecha z listy zdefiniowanej w konfiguracji (zakładka: Ogólne/Cechy transakcji)

Prolongata, zakładka: Płatności

Na zakładce znajdują się płatności wygenerowane przez dokument prolongaty. Płatności dzielą się na następujące typy:

Na zakładce można dodać rozliczenie lub kompensatę.

Prolongata, zakładka: Księgowość

Na zakładce istnieje możliwość wprowadzenia opisu analitycznego oraz predekretacji dla danej prolongaty, według wybranego schematu księgowań oraz zaksięgowania prolongaty do wybranego dziennika i pod wybraną datą księgowania.

Prolongata, zakładka: Opis

Na zakładce można wprowadzać wszystkie dodatkowe informacje dotyczące prolongaty.

Prolongata, zakładka: Atrybuty

Na zakładce można dodatkowo opisać dokument prolongaty zdefiniowanymi wcześniej w module: Administrator, atrybutami.

Prolongata, zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących prolongaty. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Okno windykatora

Okno windykatora to miejsce, w którym zebrano wiele kluczowych informacji na temat kontrahentów i operacji z nimi przeprowadzanych.

Okna windykatora ma za zadanie zebranie w jednym miejscu informacji, które dotychczas były dostępne w różnych miejscach systemu. W oknie tym zebrane zostały najważniejsze informacje z punktu widzenia zarządzania przeterminowanymi płatnościami. Celem wprowadzenia okna windykatora jest zatem usprawnienie pracy związanej z tym procesem.

W celu wyświetlenia okna windykatora należy wybrać przycisk: [Okno windykatora]. Funkcjonalność ta udostępniona została w module Księgowość- Rozliczenia i Rozrachunki oraz w module Sprzedaż- Księgowość.

Aby zablokować Operatorowi możliwość korzystania z tej funkcjonalności należy wybrać zakaz „Okno windykatora.”

Sekcja Kontrahenci

W oknie prezentowana jest lista kontrahentów, zawierająca podstawowe dane na ich temat (akronim, nazwę, NIP, oraz wartość należności i zobowiązań). Lista ta jest zawężona według filtra podstawowego.

Pod listą kontrahentów znajdują się następujące ikony:

[Włącz filtrowanie] – pozwala na ograniczenie listy wyświetlanych dekretów do takich, które zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – pozwala konstruować nowe, logiczne do filtrowania warunki.

[Osoba kontaktowa do windykacji] – umożliwia wyświetlenie danych osoby kontaktowej odpowiedzialnej za płatności lub utworzenie wiadomości e-mail do tej osoby.

[Edytuj kontrahenta] – umożliwia podgląd karty kontrahenta.

[Dołącz kontrahenta do kampanii CRM] – umożliwia dodanie kontrahenta do kampanii CRM.

[Włącz/Wyłącz sumowanie] – umożliwia przeliczenie na liście kontrahentów wartości zgodnych z filtrami.

W oknie udostępnione zostało menu kontekstowe, z poziomu którego możliwe jest wykonanie dodatkowych czynności.

W menu kontekstowym udostępnione zostały następujące funkcje:

Konwersacja – pozwala wyświetlić historię kontaktów.

Historia – umożliwia wyświetlenie historii kontrahenta.

Sprawdź NIP w VIES – pozwala na sprawdzenie statusu VIES kontrahenta.

Przypisz opiekuna czasowego – umożliwia przypisanie/zmianę opiekuna czasowego.

Dodaj kolumny – parametr służący zdefiniowaniu własnych dodatkowych kolumn w oknie.

Formaty list – umożliwia zdefiniowanie własnego formatu list.

Dodatkowo, klikając w nagłówek sekcji z listą kontrahentów, możliwe jest ukrycie/ odkrycie/ zablokowanie/ odblokowanie dowolnej kolumny (również standardowej).

Uwaga

Z poziomu okna windykatora możliwe jest odwołanie do historii kontaktów, historii kontrahenta, oraz zweryfikowanie limitu kredytowego kontrahenta. Funkcje te zostały udostępnione na pasku narzędzi. Są one wywoływane dla aktualnie zaznaczonego/podświetlonego kontrahenta.

W Oknie Windykatora istnieje możliwość zawężania wyświetlanych rekordów, zgodnie z potrzebami. Umożliwiają to następujące parametry:

Data obliczeń – data, na jaką obliczane są wartości; domyślnie data systemowa.

Waluta – lista rozwijalna; domyślnie data systemowa.

Okres – możliwość zawężenia listy do wybranego przedziału; domyślnie od początku rozpoczęcia okresu obrachunkowego do daty bieżącej.

Uwzględnij prolongaty – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony dni zwłoki liczone są od nowego terminu płatności (po wystawieniu dokumentu prolongaty).

Należności/Zobowiązania – pozwala na zawężenie płatności w zależności od ich rodzaju (tylko zobowiązania, tylko należności, zobowiązania i należności razem).

Przeterminowane należności– lista rozwijalna z opcjami Tak/Nie/Nieistotne; widoczna po zaznaczeniu parametru „Należności”.

Przeterminowane zobowiązania – lista rozwijalna z opcjami Tak/Nie/Nieistotne; widoczna po zaznaczeniu parametru „Zobowiązania”.

Obszar „Dokumenty” :

Dokumenty rozliczone/nierozliczone – umożliwia prezentację dokumentów według stanu rozliczenia; domyślnie zaznaczony parametr nierozliczone; służy również do określenia czy tworzone będą noty odsetkowe czy upomnienia.

Zapisy k/b – parametr widoczny po zaznaczeniu opcji „Nierozliczone”; umożliwia wyświetlenie nierozliczonych zapisów k/b.

Wg maksymalnego terminu – po zaznaczeniu parametru sprawdzane będzie przeterminowanie dokumentów pod względem maksymalnego terminu płatności a nie pod względem terminu płatności.

Dni zwłoki – parametr jest aktywny gdy dla pól „Przeterminowane należności” i „Przeterminowane zobowiązania” zostanie wybrana opcja „Tak”; umożliwia określenie przedziału liczby dni zwłoki.

Minimalna kwota pozostaje – określa minimalną kwotę do uregulowania, poniżej której nie należy wyświetlać dokumentów.

Obszar „Działania CRM” :

Planowane działania – pozwala na określenie okresu, w którym ustawione są działania CRM.

Stan działania CRM – lista rozwijalna z opcjami Nieistotne/Aktywne/Zakończone, określająca status działań CRM.

Sekcja Płatności

W sekcji tej prezentowane są dokumenty w zawężeniu do kontrahentów zaznaczonych w oknie „Kontrahenci.”

Bezpośrednio pod listą umieszczone zostały następujące ikony:

[Generuj upomnienia] – umożliwia wygenerowanie upomnień/not odsetkowych dla zaznaczonych pozycji (na analogicznych zasadach jak w oknie „Generowanie not i upomnień”); rozróżnienie, czy generowana będzie nota czy upomnienie będzie zależne od ustawienia filtrów w sekcji „Dokumenty rozliczone/nierozliczone” – dla nierozliczonych pozycji generowane będzie upomnienie, a dla pozycji rozliczonych nota odsetkowa; ikona będzie wyszarzona gdy w sekcji „Waluta” nie zostanie wskazana konkretna waluta, lub gdy nie zaznaczono żadnej pozycji na liście.

[Rozlicz zaznaczone] – umożliwia kompensowanie/rozliczanie zaznaczonych pozycji.

 [Nierozliczone zapisy kontrahenta] – otwiera listę nierozliczonych zapisów kontrahenta; naciśnięcie przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji], powoduje rozwinięcie listy dostępnych opcji rozliczenia.

Uwaga

Aby możliwe było częściowe rozliczania i częściowa kompensata należy w konfiguracji, na zakładce: Księgowość/Parametry 1 zaznaczyć parametr: Dozwolone częściowe rozliczanie/rozrachunki.

[Edycja płatności] – umożliwia podgląd płatności podświetlonej pozycji.

[Edycja dokumentu] – umożliwia podgląd podświetlonego dokumentu.

[Włącz filtrowanie] – umożliwia ograniczenie listy wyświetlanych płatności do takich, które zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – pozwala konstruować nowe, logiczne do filtrowania warunki.

Większość opisanych opcji jest również dostępna w menu kontekstowym.

Pod listą płatności umieszczone zostały parametry pozwalające określić kurs waluty.

Sekcja ta jest odszarzona w momencie, gdy wskazana zostanie waluta różna od PLN. Zasada działania tej sekcji jest analogiczna jak w oknie „Generowanie upomnień i not odsetkowych.”

Zaznaczenie parametru [Obliczaj odsetki], spowoduje wyświetlenie dodatkowej kolumny („Odsetki”) w oknie Płatności. Odsetki będą obliczane na podstawie ustawienia typu na liście rozwijalnej.

Sekcja Noty i Upomnienia

W oknie tym prezentowane są dokumenty zawężone do zaznaczonych kontrahentów. Pod listą znajdują się następujące ikony:

[Zmień] – umożliwia podgląd i edycję podświetlonego dokumentu.

[Usuń] – pozwala na usunięcie zaznaczonego rekordu/rekordów.

[Włącz filtrowanie] – umożliwia ograniczenie listy wyświetlanych płatności do takich, które zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – pozwala konstruować nowe, logiczne do filtrowania warunki.

Większość opisanych opcji jest również dostępna w menu kontekstowym.

Dodatkowo listę można zawęzić według dodatkowych filtrów. Zaznaczając parametr [Wg dokumentów] oraz wybrany dokument w oknie „Płatności”, można zweryfikować czy do danej płatności zostało już wygenerowane upomnienie/nota odsetkowa.

W sekcji [Status płatności upomnień], wskazać można następujące statusy: Rozliczone, Rozliczone częściowo, Nierozliczone, Wszystkie.

Sekcja [Status płatności dokumentów], odszarzona będzie gdy parametr „Wg dokumentów” zostanie odznaczony. W filtrze tym wskazać można następujące statusy: Rozliczone, Rozliczone częściowo, Nierozliczone, Wszystkie.

Sekcja CRM

W sekcji tej prezentowana jest lista kontaktów z kontrahentami. Pod listą kontaktów umieszczone zostały następujące przyciski:

[Dodaj wątek] – umożliwia dodanie nowej konwersacji.

[Dodaj] – pozwala na dodanie nowego kontaktu. Jeśli zostanie uzupełniona sekcja Kontakt za, to tak ustalony termin staje się datą planowanego kontaktu. Taka informacja jest wyświetlana na liście CRM.

 

Datę tą można również wykorzystać do filtrowania listy kontrahentów w celu odszukania tych podmiotów, w stosunku do których mamy zaplanowanie działanie. Do filtru Stan zadania CRM dodano również opcję Brak, która wyszukuje kontrahentów, którzy nie mają żadnych zaplanowanych działań, pomimo zaległych płatności.

[Zmień] – umożliwia podgląd i edycję wprowadzonego rekordu.

[Usuń] – pozwala na usunięcie zaznaczonego rekordu/rekordów.

[Włącz filtrowanie] – umożliwia ograniczenie listy wyświetlanych płatności do takich, które zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – pozwala konstruować nowe, logiczne do filtrowania warunki.

Dodatkowo listę można filtrować według dodatkowych parametrów. Zaznaczając parametr [Wg dokumentów], w oknie wyświetlone zostaną tylko te konwersacje, które są powiązane ze wskazanymi dokumentami. Listę pozycji można również filtrować według statusu: Aktywne, Zakończone, Wszystkie, Dzisiejsze. Można także wyświetlić listę wszystkich konwersacji, lub ograniczyć ją wyłącznie do pozycji wprowadzonych przez operatora przeglądającego okno. Pomocny będzie tutaj filtr: . Rekordy można również podzielić odpowiednio na Kontakty lub Konwersacje: .

Dzięki oknu windykatora można także podjąć czynności dla jeszcze nieprzeterminowanych należności od potencjalnie nierzetelnego klienta. Filtry dokumentów odszukują te płatności, które wymagają największej kontroli, czyli z dużym przeterminowaniem i znacznej wartości. Jeśli zachodzi potrzeba podglądu i przypomnienia klientowi również o innych należnościach, można w tym celu skorzystać z parametru Pokaż wszystkie płatności, który natychmiast rozszerzy listę o jego pozostałe dokumenty

Równocześnie parametr ten nie ma wpływu na listę kontrahentów, pozostawiając ją zawężoną do podmiotów o największych przeterminowaniach.

Integracja z Comarch Apfino

Comarch Apfino to platforma, która zapewnia łatwy dostęp online do gamy usług. Pierwszym z elementów, do których użytkownik ma dostęp jest proste zlecenie windykacji należności przez wyspecjalizowany podmiot.

Platforma Comarch Apfino pełni tutaj rolę pośrednika, czyli otrzymuje zestawienie faktur dzięki integracji z systemem ERP a następnie przekazuje te informacje do windykatora.

Windykacja należności

Zgłoszenie należności do windykacji odbywa się z poziomu Okna windykatora. Z tego poziomu można wskazać przeterminowane faktury, które spółka chce przekazać do windykacji. Służy do tego przycisk Windykacja – odzyskaj pieniądze.

Przekazanie faktur

Platforma Comarch Apfino oprócz windykacji należności świadczy także inne usługi. Jedną z nich jest bezpłatne monitorowanie faktur.

Faktury można synchronizować za pomocą opcji Comarch Apfino – przekaż faktury dostępnej z listy rozwijalnej na oknie windykatora.