XL026 – Schematy księgowe

Wstęp

Schematy księgowań bazują na powtarzalności pracy w księgowości. W każdym miesiącu dokumenty są księgowane w pewien powtarzalny sposób, na takie same konta księgowe. Zastosowanie mechanizmów schematów księgowań usprawnia sam proces księgowania dokumentów powodując, że dekrety na konta księgowe tworzone są w sposób automatyczny.

Każdy dokument w systemie Comarch ERP XL podlega księgowaniu przy użyciu schematów księgowań. Schematy księgowań wymagają zdefiniowania na samym początku pracy z programem, aby dokumenty mogły zostać automatycznie rozksięgowane na konta.

Budowa prostych schematów nie jest trudna, jednak ich zaawansowane stosowanie wymaga znajomości budowy bazy danych.

W poniższym dokumencie zostaną podane scenariusze tworzenia schematów księgowań wraz z ewentualnymi wskazówkami.

Warunki w nagłówku schematu księgowego

W systemie Comarch ERP XL w nagłówku schematu księgowego dostępne jest definiowanie warunków dla dzienników oraz dat księgowania umożliwiające ograniczenie liczby schematów księgowych.

Na zakładce Ogólne dostępne są przyciski pozwalające na:

Warunek dla dziennika

Na zakładce Ogólne dostępny jest przycisk pozwalający na wybór konkretnego dziennika lub utworzenie warunków dla dzienników.

Po wybraniu przycisku <Dodaj> zostanie udostępnione okno Warunek dla dziennika, z poziomu którego można zbudować warunki dla wybranych dzienników przy użyciu konstruktora filtra lub zapytania SQL.

• Jeżeli chcemy zbudować warunek w oparciu o konstruktor filtra należy wybrać opcję Warunek dla dziennika, wskazać dziennik oraz wybrać przycisk Konstruktor filtra, który zgodnie z obowiązującym standardem pozwoli na zdefiniowanie warunku dla wybranego dziennika.

• Warunki można także tworzyć za pomocą zapytania SQL wybierając opcję: Zapytanie SQL.

Warunek daty księgowania

Na zakładce Ogólne schematu księgowego dostępne są parametry pozwalające na wskazanie konkretnej daty księgowania lub utworzenia warunków dla dat księgowania.

Po wybraniu opcji Warunek: daty księgowania oraz przycisku <Dodaj> zostanie udostępnione okno: Warunek daty księgowania, z poziomu którego można zbudować warunki dla wybranych dat przy użyciu konstruktora filtra lub zapytania SQL.

Zakładanie kont z wykorzystaniem schematów księgowań

Księgowanie dokumentów generujących płatności

Przy księgowaniu wartości brutto dokumentu na konto rozrachunkowe kontrahenta należy bezwzględnie pamiętać, że w schemacie księgowym tworzymy pozycję, które odwołuje się do Płatności tzn. w polu: Oblicz dla, wybieramy Płatność.

Nie należy księgować wartości na konta rozrachunkowe w oparciu o nagłówek (kwota Brutto). Księgowanie w oparciu o nagłówek, bądź też poprzez ręczną predekretację na dokumencie, może spowodować rozbieżności pomiędzy rozrachunkami a rozliczeniami. Mogą powstać błędy, związane z brakiem rozrachunku pomimo istnienia rozliczenia i odwrotnie, niemożnością dokonania rozrachunku (rozliczenia), naliczaniem różnic kursowych w niewłaściwych wysokościach.

Schemat księgowy może zakładać zarówno konta podane w formie liczby np. 220-01 jak i konta zdefiniowane w formie wyrażenia. Warunkiem założenia konta w planie kont przy użyciu schematu księgowego jest zaznaczenie na pozycji schematu pola: Załóż konto. Należy pamiętać, że konta zakładane przez schemat księgowy zakładane są na jednym poziomie (gdy w planie kont istnieje tylko syntetyka główna oraz w konfiguracji nie został zaznaczony parametr: Tworzenie kont pośrednich).

Zakładanie kont pośrednich, a więc kont na różnych poziomach zostanie omówione w osobnym rozdziale.

Tworząc wyrażenie można odwołać się do dostępnych pól z tabel.

W zależności czy odwołujemy się w pozycji schematu księgowego do Płatności, Nagłówka, Elementów, VAT-u czy opisu analitycznego dostępne są różne tabele:

Pola z innych tabel, pozostających w relacjach z dostępnymi tabelami, również można wykorzystywać przy użyciu odpowiednio skonstruowanych zapytań SQL-owych.

Kilka wyrażeń można łączyć ze sobą za pomocą znaków &. Dodatkowo, gdy już w polu konto mamy wprowadzone jakieś wyrażenie np. ‘700-‘&Tre_typTwr i teraz chcę dodać kolejną część związaną z kontem magazynowym zapisanym na karcie towaru, wystarczy jak ustawię kursor na końcu wprowadzonego wyrażenia i prawym klikiem myszy wybiorę z dostępnej listy opcję: Towaru-magazyn wówczas doklejone zostanie: TWR_Konto1.

Przykłady odwoływania się do dostępnych pól w wyrażeniu konta księgowego:

• Płatności

Konto kontrahenta zakładane w oparciu o gidnumer, 6 znakowa analityka (syntetyka istnieje już w planie kont): ‘202-‘&format(Knt_gidnumer, @n06)

Konto zakładane w oparciu o akronim kontrahenta: ‘202-‘&Knt_akronim

Konto zakładane w oparciu o dostępne pola z bazy danych: ‘202-‘&TrP_Waluta&’-‘&Knt_Akronim

Używając takiego wyrażenia możemy założyć konto np. 202-EUR-COMARCH.

• Elementy

Konto przychodów ze sprzedaży zakładane według klucza:

syntetyka-konto sprzedaży z karty towarowej-konto magazynu z karty magazynu-kod towaru.

W polu Konto wystarczy wpisać następujące wyrażenie: ‘720-‘&TWR_Konto2&’-‘&MAG_Konto&’-‘&Twr_Kod

W powyższym wyrażeniu odwołano się do tabel: TwrKarty i Magazyny, które wprawdzie nie są bezpośrednio dostępne dla opcji: Elementy, ale pola wykorzystane w tym wyrażeniu są dostępne z poziomu pozycji schematu księgowego, listy wyboru konta. Przedstawia to poniższy rysunek:

W sytuacji, gdy będzie zaznaczone pole: wyrażenie i wybierzemy jedną z dostępnych opcji, np. Magazynu, to w polu konto podane zostanie wyrażenie: Mag_Konto.

Funkcje sub, choose w schematach księgowych

W wyrażeniach zakładających konta można odwoływać się również do funkcji typu: sub, choose.

Funkcja sub

Funkcja choose

Może zdarzać się, że pozycje pewnych dokumentów będą księgowane na określone konto pobierane z określonej lokalizacji, a w przypadku braku wskazania konta zaksięgujemy dokument na jedno zbiorcze konto.

Opis analityczny

W przypadku opisu analitycznego mamy możliwość odwoływania się do wymiarów standardowych typu: centrum, lokalizacja, kategoria, projekt, a także do wymiarów zdefiniowanych we własnym zakresie.

Księgowanie w oparciu o opis analityczny najczęściej wykorzystywane jest do rozksięgowania wartości netto dokumentu na odpowiednie wymiary kosztowe, przychodowe. Wartości dokumentów, w zależności od zdefiniowanych wymiarów, można rozbić na właściwe centra, lokalizacje, projekty według obranego klucza.

Przyklad

Firma posiada 3 centra kosztowe: dział produkcji, dział logistyczny, dział administracji. Dodatkowo posiada lokalizację w Krakowie i Wrocławiu, w których to znajdują się przedstawiciele każdego centrum.

Dokumenty kosztowe oraz przychodowe są opisywane analitycznie tak, aby właściwe rozłożyć koszty i przychody na określone centra.

Dodatkowo plan kont ma dostosowaną strukturę kont zespołu 5 i 7 do podziału zgodnego z centrami oraz lokalizacją.

Struktura kont zespołu 5 wygląda następująco:

Syntetyka- centrum- lokalizacja- kategoria

Centra mają na kartach przypisane właściwe konta: administracja: 501, logistyka: 502, produkcja: 503

Lokalizacje mają w polu konto zapisane wyrażenie, które będzie wykorzystywane przy zakładaniu kont tj: Kraków: KR, Wrocław: WR.

Konta zespołu 5 będą zakładane poprzez schemat księgowy. Pozycja schematu księgowego zakładająca konta będzie wyglądała następująco:

produkcja: 503

Lokalizacje mają w polu konto zapisane wyrażenie, które będzie wykorzystywane przy zakładaniu kont tj: Kraków: KR, Wrocław: WR.

Konta zespołu 5 będą zakładane poprzez schemat księgowy. Pozycja schematu księgowego zakładająca konta będzie wyglądała następująco:

gdzie na liście kategorii finansowych odzwierciedlone zostaną konta analityczne zespołu 4 np. amortyzacja własnych śr. trwałych konto 400-01, zużycie materiałów 401-03 itd. W wyrażeniu zakładającym konto zespołu 5, wykorzystano funkcję „sub” po to, aby z kategorii finansowej wziąć pod uwagę tylko oznaczenie dotyczące syntetyki, czyli np. 400, 401 itp.

Zapytanie SQL w polu Kwota, Konto, Opis

W  polach: Kwota, Konto (Debet, Credit) oraz Opis istnieje możliwość skorzystania z opcji: Zapytanie SQL

Warto korzystać z tej opcji jeśli kwota, czy też konto/opis mają być budowane w oparciu o uprzednio przygotowane zapytanie SQL. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno: Zapytanie SQL do którego możemy wkleić przygotowanie zapytanie, przy czym jeżeli zapytanie ma dynamicznie odnosić się do księgowanego obiektu zamiast konkretnych  “gidnumerów” księgowanego obiektu, używamy znaku “@”. System księgując dany dokument zastąpi wyrażenie danymi konkretnego obiektu:

Po zapisaniu okna system sam przekształci zapytanie sql do poniższej postaci:

Wyksięgowanie różnic groszowych

W procesie księgowania dokumentów zdarzają się sytuacje związane z tym, że strony księgowe nie bilansują się pomimo, że schemat jest właściwie skonstruowany. Przyczyną tego stanu rzeczy mogą być zaokrąglenia np. pomiędzy wartością netto liczoną dla elementów, a wartością netto liczoną dla nagłówka.

Bardzo często tego typu różnice groszowe ujawniają się właśnie podczas predekretacji dokumentu. Powinny one zostać wyksięgowane specjalnie skonstruowanymi pozycjami na konta techniczne.

Przykładowo, jeśli na nagłówku dokumentu wystąpiła kwota wyższa o jeden grosz niż na elementach, to należy dodać następujące dwie pozycje: 1. Oblicz dla: Nagłówka, kwota: Netto 2. Oblicz dla: Elementów, kwota: -Netto (minus netto) Obydwie pozycje należy zaksięgować na techniczne konto po stronie, na której schemat proponuje kwotę niższą o ten jeden grosz. Przy zaznaczonym parametrze: Sumuj kwoty o tych samych kontach, obydwie pozycje dadzą w sumie brakujący grosz. Analogicznie można postąpić przy różnicy groszowej występującej między innymi tabelami.

Istnieje również możliwość wyksięgowania takich różnic poprzez dodanie w schemacie księgowym pozycji opartej o zapytanie sql, które będzie wyliczać takie różnice groszowe.

Schemat księgowy dla faktury końcowej pochodzącej z faktury zaliczkowej zawierający pozycję dotyczącą wyksięgowania kwoty netto faktur zaliczkowych z konta przychodów przyszłych okresów na konto przychodów bieżących za pomocą sql-a. Wprowadzenie pozycji przy użyciu SQL-a, pomaga wyeliminować różnice groszowe, które uniemożliwiają zaksięgowanie dokumentu – strony nie bilansują się. Poniżej przykład takiego schematu księgowego:

Kwota netto zaliczki

Zmienna Zaliczka pozwala na wyksięgowanie kwoty netto zaliczki. Można wybrać ją w polu: Kwota pozycji schematu, podczas księgowania na podstawie nagłówka lub elementów:

Zmienna ta pozwala na bezpośrednie wyksięgowanie kwoty zaliczki z dokumentów związanych z fakturą zaliczkową, bez konieczności użycia zapytania SQL przedstawionego w poprzednim rozdziale. Przy jej pomocy kwotę netto zaliczki można wyksięgować z:

Po stronie sprzedaży:

Po stronie zakupu:

Pole warunek na pozycji schematu księgowego

Na pozycji schematu istnieje możliwość zdefiniowania warunku po spełnieniu którego nastąpi księgowanie na definiowaną pozycję. W polu istnieje możliwość skorzystania z konstruktora filtra, który umożliwi wybranie odpowiednich kolumn z tabeli, która jest dostępna dla danej pozycji. Przykładowo dla pozycji zbudowanych dla Płatności będą to kolumny tabel: cdn.TraPlat i  cdn.KntKarty

Kwoty VAT-u

Na dokumentach “vatowskich”, na zakładce: VAT, istnieje kilka elementów pozwalających na określenie, do jakiego miesiąca zaliczymy VAT, czy będzie to miesiąc równy miesiącowi wpływu dokumentu. Możemy określić parametry związane z odliczeniami VAT-u, a także, czy ujmujemy określoną kwotę na deklaracji VAT-7 czy też nie.

W zależności od zaznaczenia określonych parametrów kwota VAT-u jest księgowana na inne konto.

Przyklad

Na konto 221-01 księgujemy wartości VAT-u z faktur zakupu w przypadku gdy miesiąc ujęcia na deklaracji VAT-7 jest równy miesiącowi wpływu dokumentu oraz gdy odliczenia VAT-7 są ustawiona na tak lub warunkowo.

Taką pozycję w schemacie księgowym można zapisać następująco, wykorzystując pole warunek:

Kwoty netto

Przykładowo zakładamy konto sprzedaży (zespół 7) w zależności od serii wybranej na dokumencie, stawki podatku VAT na elemencie oraz typu towaru określonego na karcie (towar, produkt, usługa koszt).

Przykładowa pozycja takiego schematu może wyglądać następująco:

W schematach księgowych można wykorzystywać również atrybuty.

Zapytanie SQL w polu warunek

W polu: Warunek wpisujemy wyłącznie tę część zapytania SQL która występuje po wyrażeniu “where” . Warunkiem jest, aby na dalej liście mieć bezpośrednie odwołanie do danej tabeli.

Przyklad

Księgowanie w oparciu o Nagłówek (dostępna tabela cdn.TraNag)

1. select * from cdn.TraNag where exists(select tno_trnnumer from cdn.TrNOpisy where TnO_TrnNumer=TrN_GIDNumer and TnO_TrnTyp=trn_gidtyp)
2. select * from cdn.TraNag  where trn_gidnumer in (select tno_trnnumer from cdn.trnopisy join cdn.TraNag Nag on Nag.Trn_GidTyp=Tno_TrNTyp and Nag.TRN_GIDNumer=Tno_TrNNumer where TnO_Opis LIKE ‘%’ + ‘reklamacja’ + ‘%’ )

 

Księgowanie dokumentów związanych z realizacją zadań produkcyjnych

W systemie Comarch ERP XL nie ma możliwości przyjęcia na magazyn wyrobów wg Technicznego Kosztu Wytworzenia (w skrócie TKW). Wyroby mogą być przyjęte wg kosztów surowców bezpośrednich lub w cenach ewidencyjnych. Sposób ewidencji wyrobów, wg TKW lub wg cen ewidencyjnych wyznacza różne sposoby ewidencji na kontach księgowych wyrobów i rozliczania z nimi kosztów.

W związku z tym, że na poziomie modułu „Produkcja” nie można dokonać wyceny i przyjąć na magazyn wyrobów wg TKW, zalecamy ewidencję wyrobów w cenach ewidencyjnych oraz rozliczanie kosztów na kontach księgowych celem ustalenia Technicznego Kosztu Wytworzenia.

W tym wariancie koszty muszą być rozliczane za pośrednictwem konta ‘580’ – Rozliczenie produkcji. Po stronie Ma konta 580 księgowana jest wartość wyrobów (półfabrykatów) przyjętych na magazyn wg kosztu ewidencyjnego, a po stronie Wn księgowany jest rzeczywisty koszt wytworzenia wyprodukowanych i przyjętych na magazyn wyrobów gotowych oraz półfabrykatów. Saldo konta ‘580’ wyksięgowywane jest na konto „Odchylenia od stałych cen ewidencyjnych’ (621). Zatem na wartość bilansową wyrobów gotowych (półfabrykatów) składać się będzie suma sald kont: „Wyroby gotowe” (601) i „Odchylenia od stałych cen ewidencyjnych” (621).

W związku z tym, że z poziomu modułu „Produkcja” istnieje możliwość odniesienia w koszty produkcji podstawowej wyłącznie kosztów surowców bezpośrednich (z możliwością przypisania ich do poszczególnych asortymentów), pozostałe koszty (wydziałowe, zarządu, itp.) należy rozliczyć na poziomie modułu księgowego za pomocą księgowań okresowych, z wykorzystaniem lub nie kluczy podziałowych.

W systemie Comarch ERP XL dokumentami związanymi z realizacją produkcji są:

RW – Wydanie surowców, półfabrykatów do produkcji;

PW – Przyjęcie wyprodukowanych wyrobów gotowych, półfabrykatów na magazyn lub zwrot nadmiaru pobranego do produkcji surowca lub półfabrykatu;

ZP – Zlecenie Produkcje dokumentujące przebieg produkcji z podziałem na: czynności, zużyte do produkcji surowce (w cenie zakupu lub w cenie ewidencyjnej), półprodukty (w cenie ewidencyjnej, lub koszcie wg zużytych surowców) oraz wyprodukowane w ramach zlecenia produkcyjnego wyroby gotowe, półprodukty tzw. półfabrykaty (w koszcie ewidencyjnym oraz koszcie wg zużytych surowców).

Wszystkie powyższe dokumenty można zaksięgować korzystając ze schematów księgowych. Należy się jednak zastanowić i podjąć decyzję, czy będą księgowane wszystkie dokumenty: RW, PW, ZP, czy też tylko RW, PW. Pomocną w tym zakresie będzie analiza scenariuszy, jaka ma miejsce w przedsiębiorstwie.

Wyżej wspomniana wiedza jest istotna, ponieważ przekłada się na ujmowanie dokumentów na kontach księgowych także w aspekcie czasowym. Z poziomu dokumentu RW oraz zlecenia produkcyjnego można dokonać wyksięgowania kosztu zużytych surowców wg cen zakupu – wartość zużytych surowców w produkcji. Z poziomu PW i zlecenia produkcyjnego udostępniono natomiast możliwość wyksięgowania kosztu zużytych do produkcji surowców wg cen zakupu, oraz wg kosztu ewidencyjnego w podziale na poszczególne wyroby – koszt poszczególnych wyrobów wg zużytych surowców bezpośrednich, jak również przyjęcie wyrobów wg cen ewidencyjnych. Należy zatem uważać, aby przez nieuważne zdefiniowanie schematów księgowych nie zdublować informacji na kontach księgowych.

Księgowanie dokumentów RW

Dokument RW dokumentuje przesunięcie surowców z magazynu do produkcji. Poniżej przedstawione zostały przykłady schematów księgowych zdefiniowanych dla dokumentu RW.

Przyklad

Przesunięcie surowców w cenie zakupu do produkcji (konto 312 – Materiały w przerobie), a następnie ujęcie na koncie kosztowym – Zużycie materiałów (411)

Legenda:

312 – materiały w przerobie

*MAGKONTO – magazyn surowców na stanie

411 – koszty zużycia materiałów

Kwota Netto:

– w przypadku surowców – cena zakupu

– w przypadku półproduktów – koszt wg surowców, lub koszt ewidencyjny (wyliczany lub z góry ustalony)

Przyklad

Przesunięcie do produkcji od razu księgowane jest w koszty konta zespołu „4”.

Księgowanie dokumentu PW

Dokument PW pozwala na zaksięgowanie wyrobów gotowych oraz półproduktów wg cen ewidencyjnych na konto zespołu „6”, np. 601- Wyroby gotowe. Za jego pośrednictwem można także dokonać wyksięgowania wartości wyrobów wg zużytych do ich produkcji surowców. Służy do tego celu kwota „Koszt surowców”. Kwotę tą wprowadzono z myślą o scenariuszu, w którym zlecenie zamykane jest w innym miesiącu aniżeli zostało otwarte, a ponadto produkty przyjmowane są na magazyn na przestrzeni kilku miesięcy.

Poniżej przykłady schematów księgowych:

Przyklad

Pozycja 1 – zaksięgowanie wyrobów w cenie ewidencyjnej na konto Magazyn Wyrobów (601)

Pozycja 2 – zaksięgowanie wyrobów w wartości zużytych surowców na konto Produkcji podstawowej

Pozycja 3 – zaksięgowanie wyrobów w wartości zużytych surowców na konto Rozliczenie produkcji (580) i wyksięgowanie z konta produkcji podstawowej.

Poniżej definicja pozycji schematu księgowego pozwalająca na zaksięgowanie wartości wyrobów wg surowców bezpośrednich.

Przyklad

Pozycja 1 – zaksięgowanie wyrobów w cenie ewidencyjnej na konto Magazyn Wyrobów (601). Zaksięgowanie wyrobów w wartości zużytych surowców na konto produkcji podstawowej oraz konto Rozliczenie produkcji (580) nastąpi z poziomu Zlecenia Produkcji.

Księgowanie dokumentu ZP

Funkcja księgowania dla zlecenia produkcyjnego jest udostępniana po jego zamknięciu.

Z poziomu zlecenia produkcyjnego mamy możliwość wyksięgowania:

1. Kwoty odchyleń

Ideą rozliczenia zlecenia produkcyjnego jest rozłożenie wszystkich kosztów poniesionych w ramach zlecenia na wytworzone w nim produkty. Jeżeli tak się nie stanie, wówczas część kosztów, która nie znalazła odzwierciedlenia w koszcie produktów zostanie ujęta w pozycji: Odchylenie kosztu oraz Odchylenie kosztu surowca na zakładce: Ogólne, zlecenia produkcyjnego.

Kwoty odchyleń można księgować wybierając jedną z kwot dostępnych w opcji: Oblicz dla: Nagłówka:

Odchylenia kosztu surowca

Odchylenia kosztu ewidencyjnego

Wybierając jedną z dostępnych „dla Nagłówka” kwot, system pobierze wartość z analogicznego pola na zleceniu produkcyjnym (patrz poniższy rysunek).

2. Pozostałe kwoty

Oprócz kwot odchyleń, z poziomu Zlecenia Produkcji można wyksięgować następujące wartości:

Zanim omówione zostaną poszczególne kwoty udostępnione dla opcji: „Surowców”, „Produktów” parę słów o znaczeniu poniższych pojęć wykorzystywanych w nazewnictwie poszczególnych kwot:

1. Produkt finalny – produkt przyjmowany na magazyn dokumentem PW. Może nim być produkt gotowy, jak również półprodukt przyjęty na magazyn celem sprzedaży lub wykorzystania w innym zleceniu produkcyjnym;
2. Półprodukt własny– produkt wykorzystany w dalszym cyklu produkcyjnym w ramach tego samego zlecenia;
3. Półprodukt obcy – produkt wykorzystany w cyklu produkcyjnym, który został wyprodukowany w ramach innego zlecenia produkcyjnego. Półprodukt obcy może być przyjęty na magazyn dokumentem PW, ale nie musi – może zostać powiązany z zasobem na innym zleceniu. W pierwszym przypadku półprodukt obcy będzie traktowany jako surowiec, w drugim przypadku jako półprodukt obcy.

Kwoty dla opcji „Oblicz dla: Surowców”

Wybierając opcję „Oblicz dla surowców” dostępne są następujące kwoty:

1. Koszt surowca finalny – koszt obejmuje wyłącznie koszt surowców produktów, półproduktów finalnych tj. wyrobów, które są produktem finalnym procesu produkcyjnego, udokumentowanym przyjęciem na magazyn dokumentem PW;
2. Koszt surowca półproduktów własnych – koszt obejmuje koszt surowców wg ceny zakupu półproduktów wyprodukowanych i zużytych w ramach tego samego zlecenia do produkcji innego produktu (półproduktu);
3. Koszt surowca półproduktów obcych – koszt obejmuje koszt surowców wg ceny zakupu półproduktów wyprodukowanych w ramach jednego zlecenia a zużytych do produkcji wyrobu finalnego w innym zleceniu, przy czym tego rodzaju półprodukty nie są przyjmowane na magazyn dokumentem PW, ma natomiast miejsce powiązanie pomiędzy zleceniami;
4. Koszt ewidencyjny finalny – patrz objaśnienie do „Koszt surowca finalny”. Różnica polega na tym, że nie jest to kosz wg ceny zakupu lecz koszt ewidencyjny.
5. Koszt ewidencyjny półproduktów własnych – patrz objaśnienie do „Koszt surowca półproduktów własnych”. Różnica polega na tym, że nie jest to kosz wg cen zakupu, lecz koszt ewidencyjny;
6. Koszt ewidencyjny półproduktów obcych – patrz objaśnienie do „Koszt surowca półproduktów obcych”. Różnica polega na tym, że nie jest to kosz wg cen zakupu, lecz koszt ewidencyjny.

Kwoty dla opcji: „Oblicz dla: Produktów”

Identyczne kwoty udostępniono dla opcji Oblicz dla: Produktów. Różnica polega tylko na tym, że w ramach kwot ma miejsce grupowanie wg produktów.

Poniżej przedstawiono przykładowy schemat księgowania dokumentu ZP.

Przyklad

Pozycja 1 – zaksięgowanie kosztu surowców zużytych do realizacji danego zlecenia (411)

Pozycja 2 – zaksięgowanie kosztu surowców zużytych do produkcji poszczególnych wyrobów na konto produkcji podstawowej (z podziałem na poszczególne produkty)

Pozycja 3 – zaksięgowanie kosztu surowców zużytych do produkcji poszczególnych wyrobów na konto Rozliczenie produkcji (580) i wyksięgowanie z konta produkcji podstawowej

Sposoby dokumentowania operacji produkcyjnych oraz ich ujęcie na kontach

Poniżej lista operacji, które powstają w procesie produkcyjnym, sposób ich ujęcia na kontach księgowych oraz sposób dokumentowania.

Scenariusz 1

Surowce wydawane do produkcji nie pod konkretne zlecenia.

Obieg dokumentów: RW, Zlecenie Produkcyjne, PW – z poziomu Zlecenia produkcyjnego.

Scenariusz 2

Surowce wydawane do produkcji pod konkretne zlecenia. Zamknięcie zlecenia w tym samym miesiącu, w którym zostało otwarte.

Obieg dokumentów: Zlecenie Produkcyjne, RW, PW generowane z poziomu Zlecenia produkcyjnego

Dokument różnic kursowych

W zależności od ustawień konfiguracyjnych księgowanie różnic kursowych odbywa się:

1. bez pośrednictwa dokumentu RK – dekret różnicy kursowej
2. za pośrednictwem dokumentu RK – jeżeli zostanie wybrany parametr konfiguracyjny

Księgowanie automatyczne

Automatyczne księgowanie dokumentu różnic kursowych jest uruchamiane po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów źródłowych. Sposób ujmowania dokumentu Różnic Kursowych na kontach księgowych odbywa się na identycznych zasadach jak księgowanie wygenerowanego automatycznie dekretu różnic kursowych. Różnica kursowa księgowana jest na tym koncie rozrachunkowym i po tej stronie konta, na którą została zaksięgowana płatność, zapis kasowy/bankowy o mniejszym kursie walut (kontrola kursów walut).

Poniżej przykład liczbowy dot. wygenerowania RK w przypadku rozrachunku.

Poniżej przykład liczbowy dot. wygenerowania RK w przypadku kompensaty:

Księgowanie schematem

W celu zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej należy spełnić następujące wymogi:

1. Dokumenty źródłowe muszą być zaksięgowane;
2. Kwota Różnic Kursowych (dodatnia, ujemna) musi być zaksięgowana po odpowiedniej stronie konta rozrachunkowego zgodnego z „kontem dokumentu źródłowego. (Bierzemy pod uwagę konto zapisu o mniejszym kursie);
3. Jeżeli w wyniku księgowania RK błędnym schematem, nie doszłoby do powstania rozrachunku – system uniemożliwi księgowanie;
4. Predekretacja nie może zawierać kilku tych samych kont rozrachunkowych. Jeżeli pojawią się co najmniej dwa takie same konta rozrachunkowe, próba księgowania zakończy się niepowodzeniem i standardowym komunikatem – „Brak możliwości ustalenia kont rozrachunkowych”;
5. Nie dojdzie do zaksięgowania dokumentu RK także w sytuacji gdy jeden z dekretów związanych z dokumentem źródłowym zostanie rozrachowany z dekretem „z poza kręgu rozliczeń” – wprowadzonym „z ręki” lub związanym z dokumentem nie biorącym udziału w rozliczeniach;
6. Musi być spełniona zasada bilansowania się.

W schematach księgowych dla Różnic kursowych udostępnione zostały następujące kwoty:

Przykładowy schemat dla dokumentu różnicy księgowej został zamieszczony poniżej.

Zakładanie kont pośrednich przez schemat księgowy

Zakładanie kont pośredniego poziomu może odbywać się za pomocą schematów księgowych, podczas przenoszenia planu kont oraz z poziomu karty kontrahenta. Warunkiem założenia konta pośredniego jest zaznaczony w konfiguracji parametr Tworzenie kont pośrednich (Księgowość/Parametry 1). W celu założenia konta pośredniego poziomu należy przy włączonym w konfiguracji parametrze Tworzenie kont pośrednich, posłużyć się znakiem ‘-‘ oddzielającym od siebie kolejne poziomy. Z kolei dwa myślniki ‘–’ oznaczają konto zakładane na tym samym poziomie. Poniższy rysunek prezentuje pozycję schematu księgowego, zakładającą konto: 510-001-ADM-404-01, gdzie 510 to konto syntetyczne, 001 konto analityczne pierwszego poziomu, ADM – konto analityczne drugiego poziomu, 404-01 – konto analityczne trzeciego poziomu. Żeby poprawnie przebiegło założenie tego typu konta, w schemacie wyrażenie zakładające konto musi być zdefiniowane następująco: ‘510-001-ADM-404–01’.

W sytuacji, kiedy akronim kontrahenta zawiera myślnik i schemat księgowy zakłada konto kontrahenta po akronimie: ‘201-‘&knt_akronim, żeby uniknąć tworzenia konta pośredniego poziomu, przy włączonym w konfiguracji parametrze “Tworzenie kont pośrednich”, należy skorzystać z funkcji zk – zmiana kreski, która zamienia jeden myślnik na dwa myślniki, tym samym uniemożliwiając tworzenie konta pośredniego poziomu. Wyrażenie w schemacie księgowym powinno wyglądać następująco: ‘201-‘&zk(knt_akronim).

Dostępne parametry w schematach księgowych funkcji księgującej dokumenty TraNag

Zmodyfikowano i uporządkowano dostępne parametry w schematach księgowych funkcji księgującej dokumenty TraNag. Księgowanie po opisie analitycznym nie uległo zmianie w stosunku do wcześniejszych wersji. Poniżej przedstawiono zastosowanie parametrów w schematach księgowych dla określonych typów dokumentów.

Księgowanie dokumentów niespiętych, np. WZ, PZ

Księgowanie spinaczy, np. (S) FZ, (S) FS

Księgowanie dokumentów RS

Księgowanie po poziomach

Księgując spinacz można za pomocą predefiniowanych zmiennych schematu księgowego sięgnąć bezpośrednio do dokumentu spiętego. Na definicji pozycji schematu księgowego zostało dodane pole: Poziom, w którym dokonujemy wyboru, z jakiego poziomu księgowanego dokumentu będzie pobierana wartość na predekret. Funkcjonalność ta została udostępniona w schematach księgujących dokumenty TraNag, dla opcji:

W ramach funkcjonalności dla poszczególnych opcji udostępniono następujące poziomy:

Dla Nagłówka:

Dla Elementów:

Dla Płatności:

Poziomy dostępne dla Nagłówka

Dokumentu księgowanego:

Tak zdefiniowana pozycja schematu księgowego odwołuje się do Nagłówka dokumentu księgowanego, niezależnie od tego czy dokument jest spinaczem, spinaczem spinaczy, czy dokumentem niespiętym. Jest to domyślny poziom opcji Oblicz dla: Nagłówka.

Księgowanie dokumentów niespiętych, np. WZ, PZ

Dokumentu początkowego:

Pozycja schematu odwołuje się do nagłówka dokumentu księgowanego.

Poziom 1:

Poziom nie występuje w tym przypadku, na pozycję dekretu nie zostanie pobrana żadna wartość.

Poziom 2:

Poziom nie występuje w tym przypadku, na pozycję dekretu nie zostanie pobrana żadna wartość.

Księgowanie spinaczy, np. (S)FS, (S)FZ

Dokumentu początkowego:

Pozycja schematu odwołuje się do nagłówka dokumentu początkowego, w tym przypadku jest nim dokument spięty.

Poziom 1:

Pozycja schematu odwołuje się do nagłówka dokumentu spiętego do spinacza.

Poziom 2:

Poziom nie występuje w tym przypadku, na pozycję dekretu nie zostanie pobrana żadna wartość.

Księgowanie dokumentów RS

Przypadek dokumentu RS jest szczególny, w związku z faktem, że istnieje możliwość spinania do niego zarówno dokumentów, które same są spinaczami oraz dokumentów, które spinaczami nie są. Taką sytuację przedstawia dokument RS, do którego spięto: paragon PA, oraz dokument (S)FS, który jest spinaczem dokumentu WZ. Poniższa tabela obrazuje, do jakiego dokumentu będzie odwoływać się pozycja schematu księgującego dokument RS, w zależności od poziomu wybranego w definicji tej pozycji:

Poziomy dostępne dla Elementów

Wszystkie:

Tak zdefiniowana pozycja schematu księgowego odwołuje się do Elementów, niezależnie od tego na którym poziomie księgowanego dokumentu elementy występują: czy na poziomie dokumentu do niego spiętego, na poziomie jego dokumentu początkowego, czy na samym księgowanym dokumencie. Jest to domyślny poziom opcji Oblicz dla: Elementów.

Księgowanie dokumentów niespiętych, np. WZ, PZ

Dokumentu księgowanego:

Pozycja schematu odwołuje się do elementów dokumentu księgowanego.

Poziom 1:

Poziom nie występuje w tym przypadku, na pozycję dekretu nie zostanie pobrana żadna wartość.

Poziom 2:

Poziom nie występuje w tym przypadku, na pozycję dekretu nie zostanie pobrana żadna wartość.

Księgowanie spinaczy, np. (S)FS, (S)FZ

Dokumentu księgowanego:

Elementy transakcji na tym poziomie nie występują, na pozycję dekretu nie zostanie pobrana żadna wartość.

Poziom 1:

Pozycja schematu odwołuje się do elementów dokumentu spiętego.

Poziom 2:

Poziom nie występuje w tym przypadku, na pozycję dekretu nie zostanie pobrana żadna wartość.

Księgowanie dokumentów RS

Na dokumentach RS elementy transakcji mogą występować jednocześnie na różnych poziomach. Taką sytuację przedstawia dokument RS, do którego spięto: paragon PA, oraz dokument (S)FS, który jest spinaczem dokumentu WZ. Dokumenty, do których bezpośrednio przyłączone są elementy transakcji w systemie, to w tym przypadku PA i WZ. Dokument księgowany: RS oraz spinacz: (S)FS własnych elementów transakcji nie posiadają. Poniższa tabela obrazuje, do jakiego dokumentu będzie odwoływać się pozycja schematu księgującego dokument RS, w zależności od poziomu wybranego w definicji tej pozycji:

Poziomy dostępne dla Płatności

Wszystkie:

Tak zdefiniowana pozycja schematu księgowego odwołuje się do płatności księgowanego dokumentu, niezależnie od tego, czy płatność powstała na poziomie dokumentu do niego spiętego, na poziomie jego dokumentu początkowego, czy na samym księgowanym dokumencie. Jest to domyślny poziom opcji Oblicz dla: Płatności.

Księgowanie dokumentów niespiętych, np. WZ, PZ

Dokumentu księgowanego:

Pozycja schematu odwołuje się do płatności dokumentu księgowanego. Jeżeli dokument nie generuje płatności, wtedy na pozycję dekretu nie zostanie pobrana żadna wartość.

Poziom 1:

Poziom nie występuje w tym przypadku, na pozycję dekretu nie zostanie pobrana żadna wartość.

Poziom 2:

Poziom nie występuje w tym przypadku, na pozycję dekretu nie zostanie pobrana żadna wartość.

Księgowanie spinaczy, np. (S)FS, (S)FZ

Dokumentu księgowanego:

Pozycja schematu odwołuje się do płatności dokumentu księgowanego. Jeżeli płatność została wygenerowana na poziomie dokumentu spiętego (WZ, PZ), wtedy na pozycję dekretu nie zostanie pobrana żadna wartość.

Poziom 1:

Pozycja schematu odwołuje się do płatności dokumentu spiętego. Jeżeli dokument spięty (WZ, PZ) nie generuje płatności, wtedy na pozycję dekretu nie zostanie pobrana żadna wartość.

Poziom 2:

Poziom nie występuje w tym przypadku, na pozycję dekretu nie zostanie pobrana żadna wartość.

Księgowanie dokumentów RS

Na dokumentach RS płatności mogą występować jednocześnie na różnych poziomach. Taką sytuację przedstawia dokument RS, do którego spięto: paragon PA, oraz dokument (S)FS, który jest spinaczem dokumentu WZ. Dodatkowo, w zależności od ustawień systemowych dokument WZ może generować płatność lub nie. Wobec tego rozróżnia się dwie sytuacje:

Jeżeli dokument WZ generuje płatność, wtedy płatność znajdująca się na (S)FS nie jest jego własną płatnością, lecz pochodzi z dokumentu WZ. Własnych płatności nie generuje też sam dokument księgowany: RS. Dokumentami, do których bezpośrednio przyłączone są płatności w systemie, to w tym przypadku PA oraz WZ. Poniższa tabela obrazuje, do jakiego dokumentu będzie odwoływać się pozycja schematu księgującego dokument RS, w zależności od poziomu wybranego w definicji tej pozycji:

Jeżeli dokument WZ nie generuje płatności, wtedy płatność wygenerowana zostaje na dokumencie (S)FS spinającym ten WZ. Dokument księgowany: RS własnych płatności nie generuje, zatem dokumentami, do których bezpośrednio przyłączone są płatności w systemie, to w tym przypadku PA oraz (S)FS. Poniższa tabela obrazuje, do jakiego dokumentu będzie odwoływać się pozycja schematu księgującego dokument RS, w zależności od poziomu wybranego w definicji tej pozycji:

Tworzenie sum na poziomie dokumentów spinanych

W systemie dostępna jest funkcjonalność dotycząca parametru: Sumuj kwoty o tych samych kontach. Sumowanie można dodatkowo zawęzić do danej pozycji schematu poprzez zaznaczenie parametru: Dla danej pozycji schematu. Dodatkowo dla opcji Oblicz dla: Nagłówka, Elementów i Płatności możliwe jest wskazanie poziomu, w ramach którego odbywać się będzie sumowanie dla pozycji.

Przyklad

Księgowanie spinacza (S)FZ spinającego kilka dokumentów PZ: Użytkownik systemu księgując w oparciu o elementy wartość zakupu na jedno konto, np. rozliczenie zakupu, chciałby uzyskać na dekrecie osobne pozycje związane z poszczególnymi dokumentami PZ.

Ponieważ dokumenty PZ są w tym przypadku zarówno poziomem pierwszym w stosunku do spinacza (S)FZ, jak i dokumentami bezpośrednio związanymi z elementami transakcji, zamierzony efekt można osiągnąć poprzez zastosowanie na pozycji schematu jednego z dwóch poniższych ustawień:

Pozycja schematu księgowego – tworzenie sum na poziomie dokumentów PZ

Możliwe jest albo zsumowanie kwoty do jednej pozycji (przy włączonym sumowaniu), albo rozbicie na n pozycji, po jednej dla każdego z elementów znajdujących się na dokumentach PZ.

Różnicę pomiędzy sumowaniem pozycji po Poziomie 1 księgowanego dokumentu, a po poziomie Nagłówka dokumentu elementu, można zaobserwować na dokumencie RS:

Przyklad

Księgowanie spinacza spinaczy – dokumentu RS:

Przykład dotyczy dokumentu RS, który spina dwa paragony oraz dwa spinacze, gdzie każdy ze spinaczy spina dwa dokumenty WZ. Użytkownik systemu księguje na to samo konto kwotę netto elementów transakcji.

Stosując na pozycji schematu księgowego sumowanie po Poziomie 1, na dekrecie powstanie po jednej pozycji dla każdego dokumentu spiętego bezpośrednio do RS, czyli 4 pozycje z kwotami netto odpowiednio dla paragonów i dokumentów (S)FS:

Stosując na pozycji schematu sumowanie po poziomie Nagłówka dokumentu elementu, na dekrecie powstanie 5 pozycji, po jednej dla każdego z dokumentów posiadającego bezpośrednie powiązanie z elementami transakcji, czyli dla poszczególnych paragonów i dokumentów WZ:

Sumowanie dla pozycji schematu podczas księgowania po poziomach

W związku z możliwością odwołania się na pozycji schematu księgowego do różnych poziomów księgowanego dokumentu, od wyboru poziomu uzależniona jest opcja sumowania w ramach pozycji. Zależność tą ilustrują poniższe tabele:

Możliwości sumowania po poziomach są analogiczne dla Elementów oraz Płatności:

Wybór poziomu księgowania daje możliwość wyksięgowania z danego dokumentu wartości tylko dla konkretnego poziomu, a jeżeli księgowanie odbywa się na to samo konto, opcja sumowania pozycji po poziomach pozwala na zsumowanie na dekrecie wyksięgowanych wartości według poziomu innego niż poziom księgowania, czy poziom dokumentu księgowanego. Ilustruje to poniższy przykład:

Przyklad

Sumowanie pozycji po poziomie innym niż wybrany poziom księgowania.

Sumowanie danej pozycji schematu księgowego możliwe jest po wybranym w polu: Poziom poziomie księgowania, lub każdym innym wyższym poziomie. Zastosowanie na pozycji schematu księgowego opcji:

– Oblicz dla: Elementów Poziomu 2

– Sumuj kwoty o tych samych kontach dla danej pozycji dla Poziomu 1,podczas księgowania dokumentu RS przedstawionego w poprzednim przykładzie, da następujący efekt:

Księgowanie dotyczy Elementów Poziomu 2 dokumentu RS, w związku z tym wyksięgowane zostaną kwoty tylko dla dokumentów WZ, ponieważ tylko one znajdują się na Poziomie 2 w stosunku do księgowanego dokumentu RS, posiadają też bezpośrednie połączenie z elementami transakcji. Pozycje na dekrecie zostaną zsumowane po Poziomie 1 dokumentu RS, czyli w tym przypadku po poziomie spinaczy (S)FS. Wobec tego na predekrecie RS powstaną dwie pozycje, po jednej dla każdego z dokumentów (S)FS, z kwotami pobranymi ze spiętych do nich dokumentów WZ, a konkretnie z elementów dokumentów WZ.

Uwaga

Jeżeli podczas predekretacji zwracane są błędy do łatwiejszej analizy można uruchomić testowanie wyrażeń schematu. Testowanie uruchamiane jest na konkretnym schemacie (z obszaru sprzedaż) po wybraniu przycisku: [Włącz testowanie wyrażeń schematu przy kolejnej predekretacji dokumentu]. Testowanie zadziała jednorazowa przy kolejnej predekretacji.Sprawdzane są wyrażenia na konkretnym dokumencie. Można za jego pomocą wychwycić błędy, które zależą od konkretnych danych. np. błędy konwersji typów lub zwracanie przez zapytania SQL(‘…’) więcej niż jednego rekordu. Tryb zostaje wyłączony po każdorazowym predekretowaniu z użyciem danego schematu.