Korzyści wynikające z wykorzystania funkcjonalności Księgowania wsadowego
Księgowanie wsadowe zostało zaimplementowane, w celu poprawy ergonomii pracy oraz zwiększenia wydajności systemu Comarch ERP XL. Dzięki wprowadzeniu tej funkcjonalności, Użytkownicy uzyskali narzędzie umożliwiające automatyzację procesu księgowania. Przede wszystkim możliwe będzie księgowanie poza godzinami pracy z programem, w wyniku czego minimalizujemy obciążenie systemu i zwiększamy jego wydajność. Poza tym uzyskujemy dodatkowy czas na pracę w systemie, który dotychczas należało wykorzystać na czynności związane z księgowaniem.
Wykorzystanie funkcjonalności Procesy w ramach definiowania i parametryzowania funkcjonalności Księgowanie wsadowe
Księgowanie wsadowe wykorzystuje zaimplementowaną funkcjonalność modelowania procesów. Przy definiowaniu procesu księgowania wsadowego obowiązują reguły opisane w biuletynie: Definiowanie i obsługa procesów.
Nowością i cechą właściwą przy konstruowaniu procesu dla księgowania wsadowego w systemie są predefiniowane akcje kluczowe: Uruchomienie księgowania, Uruchomienie księgowania domyślnie, Księgowanie, Predekretacja.
Konsekwencje wyboru akcji kluczowych
Do zadania predefiniowanego START o nazwie: Status początkowy procesu, należy podpiąć akcję kluczową: Uruchomienie księgowania lub Uruchomienie księgowania domyślnie.
Rodzaj zdefiniowanej akcji kluczowej: Uruchomienie księgowania oraz Uruchomienie księgowania domyślnie będzie istotny w momencie rozpoczęcia księgowania wsadowego.
Księgowanie wsadowe, Użytkownik może uruchomić tylko i wyłącznie używając przycisku: 
, dostępnego na dokumencie, lub liście dokumentów.
Uruchomienie księgowania – Jeżeli w trakcie definiowania procesu księgowania wsadowego, jako akcję kluczową startującą cały proces wybierzemy: Uruchomienie księgowania, to po naciśnięciu przycisku: 
, w oknie: Księgowanie dokumentów handlowych, w części: Sposób księgowania należy wybrać opcję: Księguj za pomocą procesu. Dzięki temu odszarzony zostanie przycisk: Proces. Po jego uruchomieniu wyświetli się lista dostępnych procesów ze zdefiniowaną akcją startową Uruchomienie księgowania. Z listy dostępnych procesów księgowania wsadowego należy wybrać właściwy dla typu dokumentów i rozpocząć przyciskiem: 
, proces księgowania wsadowego.
Uruchomienie księgowania domyślnie – Jeżeli w trakcie definiowania procesu księgowania wsadowego, jako akcję kluczową startującą cały proces wybierzemy Uruchomienie księgowania domyślnie, to po wyborze książeczki, w oknie: Księgowanie dokumentów handlowych, w części Sposób księgowania, należy wybrać opcję: Księguj za pomocą domyślnego procesu. Kolejnym krokiem powinno być rozpoczęcie procesu księgowania wsadowego – po naciśnięciu przycisku: 
.
Bardzo istotną sprawą jest poprawne zdefiniowanie opiekuna czynności, która wykorzystuje akcje kluczowe: Uruchom księgowanie i Uruchom księgowanie domyślnie. Wymagane jest podanie opiekuna, który znajduje się w strukturze firmy. Związane jest to z koniecznością wydania polecenia rozpoczęcia księgowania przez konkretnego Użytkownika systemu.
Dla pozostałych akcji kluczowych wykorzystywanych na etapie budowy procesu księgowania wsadowego, zgodnie z ideą automatyzacji procesu księgowania, powinno się wybierać opiekuna automatycznego.
Konsekwencje definicji zadania startującego proces księgowania wsadowego dla działania czynności księgowania wsadowego
Funkcjonalność: Księgowanie wsadowe, współpracuje z XL Work Automat (więcej informacji w biuletynie: Definiowanie i obsługa procesów oraz w Dokumentacji Użytkownika), który jest odpowiedzialny za wykonanie automatycznego księgowania zgodnie z definicją, którą wprowadził Użytkownik, na zakładce: Ogólne, okna: Definicje zadania procesu.
Proces księgowania wsadowego wybranej grupy dokumentów uruchamiamy przyciskiem: 
i startujemy poprzez naciśnięcie przycisku: 
, z poziomu okna: Księgowanie dokumentów handlowych. Czynność ta powinna zostać poprzedzona wybraniem schematu księgowania dla dokumentu lub grupy dokumentów, dziennika oraz sposobu, w jaki ma być uruchomiony proces księgowania.
Konfiguracja Definicji zadania procesu w polach: Termin realizacji, Data realizacji, Czas realizacji zachowuje się zgodnie z opisem w biuletynie: Definiowanie i obsługa procesów oraz w Dokumentacji Użytkownika do modułu: Administrator. Jest to niezwykle ważne okno z punktu widzenia zarządzania czynnością związaną z księgowaniem dokumentu lub grupy dokumentów. Data realizacji zadania księgowania wsadowego jest liczona od momentu przypięcia procesu księgowania wsadowego i wyświetlana zgodnie z funkcją: data systemowa + data realizacji. Taką wartość daty otrzymamy w kolumnie: Data realizacji z poziomu Skrzynki Automatu XL.
Z datą otrzymaną w sposób opisany powyżej będą realizowane poszczególne akcje kluczowe, przy założeniu ciągłej pracy XL Work Automat.
Księgowanie automatyczne
Na definicji dokumentu jest możliwość wyboru domyślnego schematu i dziennika księgowań w ramach opcji „księgowanie automatyczne”.
Parametry “księgowania automatycznego” mają zastosowanie w stosunku do dokumentów, których księgowanie jest obsługiwane przez proces. Chodzi więc o taką sytuację, kiedy księgowanie wsadowe stanowi etap innego procesu.
Dzięki tym ustawieniom możliwa jest pełna automatyzacja procesu, wraz z księgowaniem dokumentu, ponieważ schemat księgowy i dziennik wybrany jest już na definicji dokumentu.
