XL093 – Migrator do obiektów księgowych

Import danych księgowych do systemu Comarch ERP XL przy pomocy programu Migrator

Program Migrator umożliwia import następujących danych do modułu Księgowość systemu Comarch ERP XL:

oraz import do modułu Środki Trwałe:

Do migracji danych do systemu Comarch ERP XL wykorzystywane są arkusze programu Excel. Każdy arkusz zawiera, w zależności od przedmiotu migracji, określone kolumny. Kolumn tych nie można zmieniać.

Import bilansu otwarcia

Migrator umożliwia wprowadzenie bilansu otwarcia na konta księgowe poprzez import dokumentów BO. Migrowane są one ze statusem Bufor.

Kolumny A do C arkusza dotyczą nagłówka dokumentu BO, kolumny D do H – pozycji tego dokumentu, natomiast w kolumnach I do S umieszczamy informacje dotyczące zakładki: Kwoty w obrębie danej pozycji dokumentu BO. System rozpoczyna kolejny dokument BO jeśli oba pola: LP_pozycji i LP_kwoty mają wartość 1.

Przykładowy arkusz może wyglądać następująco:

W wyniku zaimportowania powyższego arkusza w bazie utworzone zostaną następujące dokumenty BO:

Aby na zaimportowanym dokumencie BO została utworzona płatność na dany podmiot, należy w polu: Konto arkusza wskazać konto, które jest rozrachunkowe oraz powiązane z tym podmiotem – płatność utworzy się po zaakceptowaniu tak zmigrowanej pozycji dokumentu BO

Aby wprowadzić bilans otwarcia na konto walutowe, należy wprowadzić bilans otwarcia na powiązane z nim konto w walucie systemowej. Migrator umożliwia dwie opcje takiego wypełnienia arkusza do importu dokumentów BO, aby bilans otwarcia został wprowadzony na oba powiązane konta.

W opcji pierwszej wypełnione powinny zostać następujące kolumny arkusza do migracji: Kwota – gdzie umieszczamy kwotę bilansu w PLN, Waluta – wprowadzamy tu symbol waluty obcej konta walutowego oraz kolumna: NrKursu. Bilans na konto walutowe zostanie wprowadzony w kwocie przeliczonej po wskazanym kursie z dnia wprowadzenia dokumentu BO.

Wynik importu powyższego arkusza jest następujący:

W opcji drugiej należy postąpić analogicznie jak w pierwszej, lecz podać kwotę bilansu otwarcia w walucie – należy umieścić ją w kolumnie: KwotaWal arkusza. Nie wypełnia się kolumny: Kwota. Kwotę w PLN system wyliczy zgodnie ze wskazanym kursem i datą wprowadzenia BO.

Wynik importu powyższego arkusza:

Import dekretów księgowych

Migrator umożliwia wprowadzenie zapisów na konta księgowe poprzez import zbiorczych dekretów księgowych.

Konieczne jest uzupełnienie przynajmniej jednego z pól KontoDebet/KontoCredit. System decyduje o założeniu dla kolejnej pozycji następnego dekretu zbiorczego, jeżeli pole: LP_pozycji ma wartość 1. Migrator pozwala na import zapisów do Bufora lub od razu do Księgi Głównej.

Przykładowy arkusz może wyglądać następująco:

W wyniku zaimportowania powyższego arkusza w dzienniku DZK powstaną następujące zapisy:

Import uproszczonych not memoriałowych

Migrator umożliwia  zaimportowanie uproszczonych not memoriałowych do systemu Comarch ERP XL.

Na pasku Menu Migratora znajduje się opcja Noty memoriałowe, skąd wczytywany jest arkusz excelowy na kanwę do importu dokumentów UNM. Przed zmigrowaniem UNM należy wskazać okres obrachunkowy:

Przykładowy arkusz do importu dokumentów UNM wygląda następująco:

W wyniku zaimportowania powyższego arkusza w bazie utworzą się dwie noty:

W przypadku migrowania na konta powiązane z kontami walutowymi w arkuszu należy dodatkowo wskazać walutę – odpowiednio w polu: WalutaDT i/lub WalutaCT, oraz kwotę pozycji wyrażoną w walucie – w polach: KwotaDTWal i/lub KwotaCTWal. Nie podaje się kursu – jest on obliczany automatycznie.

Import zwykłych not memoriałowych

Migrator umożliwia też zaimportowanie zwykłych not memoriałowych do systemu Comarch ERP XL.

Przykładowy arkusz do importu dokumentów NM wygląda następująco:

W wyniku zaimportowania powyższego arkusza w bazie utworzy się nota:

Import planu kont

Migrator nie wymaga importowania całego planu kont jednorazowo. Można importować fragmenty planu kont lub konta do planu już istniejącego – pod warunkiem, że takich kont nie ma jeszcze w bazie.

Przed przystąpieniem do importu planu kont, należy wskazać w Migratorze w oknie: Import planu kont okres obrachunkowy, w którym będą tworzone konta – wpisujemy datę rozpoczęcia danego okresu:

Przykładowy arkusz do migracji planu kont może wyglądać następująco:

W wyniku zaimportowania powyższego arkusza w bazie utworzą się następujące konta we wskazanym okresie obrachunkowym:

Migrator daje również możliwość powiązania konta księgowego z kontrahentem, pracownikiem, urzędem poprzez uzupełnienie kolumn: Akronim oraz Typ akronimu arkusza do migracji.

Import kart środków trwałych

Migrator umożliwia import danych do modułu Środki Trwałe systemu Comarch ERP XL. Dostępna jest opcja migracji kart środków trwałych.

Przykładowy arkusz do importu kart środków trwałych może wyglądać następująco:

Pierwsze trzy kolumny arkusza odnoszą się do grupy inwentarzowej, do której przyporządkowany zostanie dany środek trwały (tabela CDN.SrtGrupy), następne trzy zawierają dane dotyczące pracownika firmy materialnie odpowiedzialnego za dany obiekt inwentarzowy (tabela CDN.PrcKarty). Pozostałe kolumny arkusza dotyczą już samej karty środka trwałego, zawartości tych pól będą migrowane do bazy do tabeli CDN.SrtKarty.

W wyniku zaimportowania przedstawionego przykładowego arkusza, w bazie utworzą się dwie karty środków trwałych:

Na dodatkową uwagę zasługuje grupa kolumn w arkuszu kalkulacyjnym zawierających w swojej nazwie przyrostek „Am”: StawkaAm, MetodaAm, MsNaliczaniaAm, WspUmAm, WspDegrAm – dotyczą one amortyzacji podatkowej i mogą pozostać nieuzupełnione. System przyjmie wtedy, że migrowany środek trwały będzie amortyzowany jednotorowo, czyli w ten sam sposób do celów podatkowych jak do bilansowych. Aby Migrator zinterpretował pola dotyczące amortyzacji podatkowej należy obowiązkowo wypełnić pole: StawkaAm w arkuszu kalkulacyjnym. Pozostawienie tego pola pustego będzie skutkować przyjęciem dla zaimportowanego środka trwałego amortyzacji jednotorowej, pomimo wypełnienia pól amortyzacji podatkowej arkusza.

Zmigrowana karta środka trwałego podlegająca amortyzacji dwutorowo wygląda następująco:

Istotnymi kolumnami arkusza są także: WspUmAm oraz WspAm, czyli w systemie odpowiednio: Współczynnik korekty amortyzacji bilansowej oraz Współczynnik korekty amortyzacji podatkowej. Dodatkowa możliwość uzupełnienia tych dwóch kolumn dostępna jest z poziomu interfejsu Migratora, już po wczytaniu arkusza środków trwałych. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na nagłówku kolumny spowoduje powstanie formatki uzupełniania tej kolumny:

Funkcjonalność ta umożliwia uzupełnienie wprowadzoną wartością albo wszystkich pól w danej kolumnie, albo tylko tych, które nie zostały uzupełnione z poziomu arkusza.

Wypełniając arkusz należy również pamiętać, aby metoda amortyzacji odpowiadała rodzajowi środka trwałego. Przykładowo, dla wyposażenia nie jest możliwa amortyzacja liniowa i degresywna, więc wprowadzenie do kolumny: MetodaUm lub MetodaAm wartości 1 lub 2 przy jednoczesnym wprowadzeniu do kolumny: Rodzaj wartości 3 spowoduje problemy podczas migracji arkusza. Poniżej prawidłowo zmigrowana karta środka trwałego będącego wyposażeniem:

Funkcjonalność Migratora umożliwia także przypisanie właściwości importowanym środkom trwałym. Służą do tego następujące pola arkusza kalkulacyjnego: Atr1, Atr2, Atr3 oraz Atr4.

Import dokumentów środków trwałych

Migrator umożliwia również import dokumentów wykorzystywanych w tym module takich jak np. OT, LT czy MW.

Przykładowy arkusz do importu dokumentów środków trwałych może wyglądać następująco:

Zmigrowane dokumenty środka trwałego wygląda następująco:

Przy dodawaniu dokumentu OT konieczne jest uzupełnieniE pola KwotaInw.

Przy dodawaniu dokumentu AM konieczne jest uzupełnienie pola KwotaUM i/lub KwotaAM.

Przy dodawaniu dokumentu MW należy dodatkowo uzupełnić przynajmniej pole PodstawaAM.