XL154 – Krajowy System e-Faktur

W zakresie integracji z Krajowym Systemem e-Faktur w wersji 2022.1 Systemu udostępniono elementy funkcjonalne o charakterze demonstracyjnym, mające na celu zapoznanie Użytkowników z planowanym sposobem obsługi tej integracji. W wersji 2023.0 udostępniono pełną integrację z KSeF w zakresie eksportu faktur i ich korekt zarówno na środowisko Demo jak i środowisko produkcyjne.

Wysyłka faktur na środowisku Demo służy do przygotowania Firmy do planowanej od 2024 roku obligatoryjności systemu KSeF. Wysłanie faktury na środowisko produkcyjne zaś jest jednoznaczne z wprowadzeniem takiej faktury do obiegu gospodarczego i należy go dokonywać w sposób rozważny.

Funkcjonalność eksportu faktur do KSeF jest dostępna w ramach jednej z poniższych metod licencjonowania:

Uwierzytelnianie Użytkownika w KSeF

Komunikacja z Systemem KSeF wymaga stosownego uwierzytelnienia Użytkownika na platformie KSeF. W Comarch ERP XL udostępniono możliwość dokonywania takiego uwierzytelniania za pomocą tokena oraz za pomocą certyfikatu. O tym, z której z ww. metod korzysta dany Użytkownik decyduje stosowny parametr na jego karcie.

Tokeny przypisywane są na poszczególnych pieczątkach firmy. Użytkownik ma możliwość samodzielnego wprowadzenia/wklejenia tokena wygenerowanego bezpośrednio w KSeF, jak również możliwość wygenerowania go przy użyciu operacji Generuj, dostępnej na niearchiwalnej pieczątce na której podano NIP, a na której dotąd takiego tokena nie wygenerowano/nie przypisano.

Tokem generowany jest w oparciu o numer NIP pieczątki i certyfikat wskazany przez Użytkownika. Tak generowany token otrzymuje wszystkie role: dostęp do faktur, wystawianie faktur, przeglądanie uprawnień, zarządzanie uprawnieniami.

Użytkownik ma możliwość usunięcia tokena z pieczątki poprzez usunięcie zawartości kontrolki Token KSeF. Usunięcie tokena z pieczątki nie oznacza jego dezaktywacji w KSeF. Takiej dezaktywacji należy dokonywać bezpośrednio w KSeF, np. na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/ oraz https://ksef.mf.gov.pl/ udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Token jest kopiowany na pieczątkę tworzoną w wyniku archiwizacji poprzedniej pieczątki oraz podczas kopiowania pieczątki metodą <Ctrl>+<Insert>. Sama zmiana tokena nie powoduje natomiast archiwizacji pieczątki.

Na pieczątce z przypisanym tokenem niedostępna jest edycja numeru NIP, aby więc dokonać na niej zmiany NIP‑u należy najpierw usunąć z niej token.

Jeżeli na pieczątce firmy przypisanej do centrum, w kontekście którego zalogowany jest Użytkownik przypisano token i w karcie tego Operatora włączony jest parametr Uwierzytelnienie za pomocą tokena, wówczas taki Operator jest uwierzytelniany w KSeF automatycznie. Jeżeli do danego centrum nie przypisano pieczątki, wówczas do autoryzacji pobierany jest token przypisany na pieczątce centrum głównego.

Jeśli ww. parametr karty Operatora jest wyłączony lub na pieczątce nie zdefiniowano tokena, wówczas przed operacją wysłania faktury, czy też pobrania UPO wymagane jest wskazanie certyfikatu przez Użytkownika.

Wskazany przez Użytkownika certyfikat jest przez System zapamiętywany aż do zamknięcia modułu, czy też zmiany kontekstu pracy Operatora.

Sesje KSeF

Komunikacja z Systemem KSeF odbywa się w ramach konkretnej sesji KSeF danego Użytkownika. W przypadku wysyłki interaktywnej, tj. dokonywanej dla pojedynczego dokumentu czy też wysyłki seryjnej dokonywanej przy opcji Sesja interaktywna sekcji Eksport wielu dokumentów, o której mowa w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu sesja nawiązywana jest podczas wysłania pierwszego dokumentu po zalogowaniu się do aplikacji Comarch ERP XL. Wysyłka kolejnych faktur odbywa się już w ramach tej sesji, aż do jej zamknięcia. Sesja zamykana jest podczas/wskutek:

Informacja o aktualnej sesji interaktywnej bieżącego Operatora dostępna jest w menu System/Sesja KSeF. Użytkownik ma tutaj możliwość samodzielnego zakończenia danej sesji, czy też pobrania UPO dla dokumentów wysłanych w ramach tej sesji.

W przypadku wysyłki dokonywanej w trybie wsadowym, czyli wysyłki seryjnej dokonywanej przy opcji Plik wsadowy sekcji Eksport wielu dokumentów, o której mowa w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu każda taka wysyłka dokonywana jest w ramach odrębnej sesji.

Numer sesji KSeF w ramach której został wysyłany dany dokument jest prezentowany na zakładce [KSeF] formatki dokumentu.

Parametry KSeF w Konfiguracji systemu

W oknie Konfiguracji udostępniona została nowa zakładka [KSeF] a na niej parametry dotyczące integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Środowisko pracy KSeF

Ww. opcja decyduje o tym, czy Firma jedynie testuje funkcjonalność wysyłki faktur do KSeF pracując na wersji Demo, tj. wysyłając faktury na serwer demo Ministerstwa Finansów, czy też używa tej funkcjonalności produkcyjnie, tj. rejestruje w pełni ustrukturyzowaną e-fakturę i wysyła ją na serwer produkcyjny MF.

Zmiana środowiska z Demo na Produkcyjne powinna być świadomą decyzją Użytkownika, wysłanie bowiem faktury na środowisko produkcyjne oznacza wprowadzenie faktury do obiegu gospodarczego. Podczas zmiany środowiska na produkcyjne System usuwa z pieczątek wszystkie zdefiniowane tokeny oraz wszystkie informacje dotyczące dotychczasowych operacji KSeF na dokumentach. Po wysłaniu faktury na środowisko produkcyjne KSeF powrotna zmiana środowiska na Demo nie jest już możliwa. Zmiany środowiska KSeF należy dokonywać wówczas, gdy żaden inny Użytkownik nie pracuje w Systemie. Operator dokonujący zmiany środowiska KSeF na produkcyjne musi potwierdzić, że jest świadom ww. operacji.

Podczas wysyłania do KSeF jednego dokumentu wysyłka taka dokonywana jest w ramach sesji interaktywnej. Podczas wysyłki seryjnej wielu zaznaczonych dokumentów natomiast o sposobie dokonywanie tej wysyłki decyduje ustawienie opcji w sekcji Eksport wielu dokumentów. Wybór opcji Sesja interaktywna oznacza, że każda z zaznaczonych faktur zostanie wysłana w oddzielnym pliku, wybór opcji Plik wsadowy natomiast oznacza, że wszystkie one zostaną wysłane w jednej paczce.

W wersji 2023.0 obsłużona została funkcjonalność podpinania pliku .xml wysyłanej faktury oraz pliku .xml pobieranego UPO jako załączników do faktury. Załączniki te tworzone są o ile włączony jest stosowny parametr sekcji Zapisuj jako załącznik. Tak tworzone załączniki oznaczane są nowym typem załącznika – Plik KSeF.

Jeżeli Użytkownik decyduje się na tworzenie ww. załącznika/załączników wówczas ma możliwość wyboru, czy ma być on zapisywany w bazie, czy jako link do pliku zapisanego na dysku. W tym ostatnim przypadku Użytkownik może wskazać katalog, w którym mają być te pliki zapisywane. Katalog ten można wskazać również w Parametrach komputera/[Wymiana danych].

Zasada zapisywania plików jest następująca: tworzony plik zapisany zostaje w katalogu wskazanym dla danego Użytkownika w Parametrach komputera, a jeżeli go tam nie wskazano, wówczas w katalogu ogólnym wskazanym w Konfiguracji systemu. Jeżeli i tej ścieżki nie wskazano, wówczas pliki te umieszczane są w katalogu o nazwie KSeFXML katalogu instalacyjnego Comarch ERP XL. We wskazanych jw. katalogach tworzone są podkatalogi dla każdej daty z jaką tworzone są pliki i w tychże podkatalogach są one umieszczane.

W ww. sekcji Użytkownik decyduje, czy dla poszczególnych elementów faktury ma być wysyłana ilość/cena dla jednostki głównej, czy jednostki pomocniczej użytej na elemencie, a także ma możliwość wskazania czy System ma wysyłać w pliku opis z elementu faktury.

Parametry KSeF na definicji dokumentu

Na definicję dokumentów FS, FSE, FSL i FEL dodane zostały stosowne parametry dotyczącej obsługi tego typu dokumentu w danym centrum w zakresie wysyłki do KSeF.

Stosowna opcja decyduje o tym, czy domyślnie dokument tego typu ma być oznaczony jako podlegający wysyłce do KSeF. Użytkownik ma możliwość wyboru jednej z czterech opcji:

Ostatnia z opcji, w połączeniu z parametrami na karcie kontrahenta decyduje o tym, czy faktury rejestrowane dla danego kontrahenta podlegają wysyłce do KSeF, a jeżeli tak, to czy będzie ona dokonywana z Systemu Comarch ERP XL czy poza nim. Domyślnie parametr Wysyłaj dokumenty do KSeF kart kontrahentów jest włączony, natomiast parametr Poza systemem wyłączony. Użytkownik może zmienić ich ustawienie czy to bezpośrednio na karcie/kartach kontrahentów, czy też z użyciem wzorca kontrahenta.

Parametr Automatycznie podczas zatwierdzania definicji dokumentu, jak sama nazwa wskazuje decyduje o tym, czy podczas zatwierdzania dokumentu czy to z formatki czy to z listy ma być on automatycznie wysłany do KSeF. Obsłużona została również opcjonalna kontrola poprawności semantycznej dokumentu ze schemą KSeF przed jego zatwierdzeniem. Jest ona dokonywana o ile na definicji dokumentu włączony jest parametr Weryfikuj w KSeF przed zatwierdzeniem. W związku z tym, że przed wysłaniem dokumentu do KSeF System najpierw wstępnie weryfikuje jego poprawność, po zaznaczeniu parametru wysyłki podczas zatwierdzania parametr weryfikacji w KSeF jest automatycznie włączany.

Prawa z zakresu KSeF na karcie operatora

Nie każdy Operator może dokonywać wysyłki dokumentów do KSeF/pobierać UPO z KSeF. O takiej możliwości decyduje prawo Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO na jego karcie. Parametr Edycja numeru KSeF natomiast decyduje o tym, czy Operator może wprowadzić na dokument numer KSeF dokumentu i inne informacje dotyczące wysyłki dokumentu do KSeF. Taka edycja możliwa jest wyłącznie na tych dokumentach, które są oznaczone jako wysłane do KSeF poza systemem (np. zostały wysłane przez inny system/aplikację), omówione w dalszej części dokumentu. Parametr Uwierzytelnienie za pomocą tokena decyduje o tym, czy dany Operator ma być uwierzytelniany za pomocą tokena, o czym napisano powyżej.

Parametry KSeF na formatkach faktur sprzedaży i ich korekt

Na formatkach faktur sprzedaży i formatkach korekt faktur sprzedaży udostępniona została zakładka [KSeF], na której prezentowane są poniższe informacje dotyczące wysyłki dokumentu do KSeF.

Ww. parametry ustalane są domyślnie na podstawie opcji wybranej w sekcji Wysyłanie dokumentu do KSeF definicji dokumentu. Jeżeli na definicji wybrano opcję Nie wysyłaj, wówczas ww. parametry są domyślnie wyłączone, jeżeli wybrano opcję Wysyłaj, wówczas parametr Wyślij do KSeF zostaje włączony a Poza systemem wyłączony, jeżeli w definicji wybrano opcję Poza systemem, wówczas oba parametry na dokumencie zostają włączone. Jeżeli zaś na definicji wybrano opcję Zależnie od kontrahenta, wówczas parametry ustalana są zależy od ustawienia parametrów KSeF na karcie kontrahenta, dla którego rejestrowana jest faktura.

Ww. zasada ustalania parametrów na podstawie definicji dokumentu dotyczy również tworzenia nowego dokumentu poprzez kopiowanie <CTRL>+<Insert>, natomiast na korektach ww. parametry ustalane są na podstawie dokumentu korygowanego.

Edycja parametru Wyślij do KSeF jest możliwa pod poniższymi warunkami:

Użytkownik może dokonać zmiany ustawienia ww. parametru również w sposób seryjny, przy użyciu stosownych opcji menu kontekstowego listy FS/FSE.

Edycja parametru Poza systemem jest możliwa na dokumencie, który nie został dotąd wysłany do KSeF, przy czym

Zaznaczenie parametrów Wyślij do KSeF/Poza systemem na dokumencie oznacza, że dokument został/zostanie wysłany do KSeF poza Systemem Comarch ERP XL. Na tak oznaczonym dokumencie Operator z prawem Edycja numeru KSeF na dokumentach może samodzielnie wprowadzić dane dotyczące KSeF: numer KSeF dokumentu, status KSeF, numer sesji, numer referencyjny dokumentu oraz daty wysłania/przyjęcia/odebrania UPO.

Ww. numer jest to numer identyfikujący fakturę, nadawany przez KSeF i zapisywany na dokumencie po pobraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).

Status KSeF zmieniany jest automatycznie podczas operacji wysyłania faktury i pobierania UPO i może przyjąć jedną z poniższych wartości:

Ww. zakładka dostępna jest na formatkach poniższych typów dokumentów:

Użytkownik ma możliwość dokonania poniższych operacji bezpośrednio z formatki ww. dokumentów. Służą do tego stosowne opcje dostępne na prawej belce zakładki [KSeF] dokumentu. Operacje te zostały omówione w dalszej części dokumentu.

Na uproszczonej formatce dokumentu (A)FS podstawowe dane z zakresu KSeF prezentowane są w sekcji KSeF zakładki [Ogólne}, a ww. operacje z zakresu weryfikacji/wysyłki do KSeF/pobierania UPO dostępne są z każdej zakładki tej formatki. Wysyłka, w tym seryjna z listy Rejestru VAT planowana jest w jednej z kolejnych wersji.

Wysyłanie faktur do KSeF

Wysyłanie dokumentów do KSeF obejmuje poniższe typy dokumentów:

O tym, czy wysyłka jest wysyłką testową, mającą na celu jedynie weryfikację poprawności danych wprowadzonych w Systemie Comarch ERP XL, poprawności ich interpretacji, poprawności procedur wdrożonych w Firmie czy też jest rzeczywistym wprowadzeniem faktury do obiegu gospodarczego decyduje opisane wyżej ustawienie opcji Środowisko pracy na zakładce [KSeF] Konfiguracji systemu.

Wysłania dokumentu do KSeF może dokonać wyłącznie Operator z prawem Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO.

Wysłanie dokumentu może być dokonane jedną z poniżej opisanych metod.

Automatyczne wysyłanie faktur podczas ich zatwierdzania

Operacja automatycznej wysyłki dokonywana jest wówczas, jeżeli na definicji tego typu dokumentu włączony jest parametr Automatycznie podczas zatwierdzania i dokument oznaczony jest jako podlegający wysyłce w systemie Comarch ERP XL, tj. parametr Wyślij do KSeF jest włączony, a parametr Poza systemem jest wyłączony. Taka wysyłka realizowana jest zarówno podczas zatwierdzania dokumentu z jego formatki, jak i podczas jego zatwierdzania opcją menu kontekstowego listy dokumentów, w tym podczas seryjnego zatwierdzania wielu zaznaczonych dokumentów.

Przed zatwierdzeniem dokumentu połączonym z automatyczną wysyłką System weryfikuje jego datę, w przypadku, gdy data wystawienia dokumentu jest inna niż bieżąca prezentowane jest stosowne pytanie/ostrzeżenie.

Jeżeli Operator nie ma prawa do wysyłania faktur do KSeF, wówczas zatwierdzenie dokumentu oznaczonego jako podlegający automatycznej wysyłce do KSeF jest niemożliwe, podobnie w przypadku gdy zatwierdzany dokument nie przejdzie pozytywnie wstępnej weryfikacji zgodności ze schemą e-faktury.

Wysyłka faktury dokonywana z jej formatki

Operacja Wyślij do KSeF dostępna jest na zakładce [KSeF] formatek faktur sprzedaży i ich korekt, natomiast na uproszczonej formatce faktury A-vista (A)FS na każdej z nich. Przycisk dostępny jest o ile spełnione są wszystkie poniższe warunki

Seryjna wysyłka faktur z listy FS/FSE

Użytkownik może dokonać wysłania faktury przy użyciu stosownego przycisku pod listą dokumentów oraz za pomocą opcji Wyślij do KSeF menu kontekstowego listy FS/FSE, w tym seryjnie dla wielu zaznaczonych dokumentów.

Ww. przycisk pod listą dokumentów FS/FSE jest aktywny o ile kursor wskazuje na zatwierdzony dokument i Operator ma prawo do wysyłania dokumentów do KSeF, pozostałe warunki niezbędne do wysłania dokumentu są sprawdzane już po uruchomieniu operacji. Natomiast zasady dostępności opcji w menu kontekstowym są identyczne jak opisane dla przycisku formatki dokumentu.

Warunki skutecznej wysyłki dokumentu do KSeF

System dokonuje wysyłki danego dokumentu, o ile spełnione są wszystkie poniższe warunki. Spełnienie niektórych z nich decyduje o dostępności opcji wysyłki, niektóre zaś sprawdzane są już po jej wywołaniu. Poniżej znajduje się ich pełna lista:

Faktury wysłane do KSeF są dostępne w aplikacji podatnika udostępnionej przez Ministerstwo Finansów na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/ oraz https://ksef.mf.gov.pl/.

Każdą z przesłanych faktur można w niej obejrzeć, jak również pobrać.

Mapowanie danych na strukturę logiczną e-faktur wg schemy FA(1)

Wszystkie dane przesyłane przez System do KSeF ustalane są za pomocą stosownych funkcji/procedur, które mogą być stosownie modyfikowane przez Partnerów/zespoły IT na potrzeby konkretnego Klienta.

Szczegółowe informacje dotyczące sposobu mapowania danych wprowadzonych w Systemie Comarch ERP XL na strukturę logiczną e-faktur zostaną opisane w odrębnym dokumencie. W niniejszym rozdziale opisano jedynie te, które wymagają szczególnej uwagi Użytkowników.

Numer faktury

Jako numer faktury wysyłany jest numer obcy dokumentu. Przyjęto tutaj identyczną zasadę, jaka obowiązuje w JPK_FA, CUK i innych deklaracjach. W jednej z kolejnych wersji zachowanie Systemu zostanie w tym względnie sparametryzowany i wysyłany będzie numer własny (systemowy) lub numer obcy dokumentu.

Dane Sprzedawcy

Ww. dane ustalane są na podstawie danych z pieczątki przypisanej do dokumentu, a jeżeli dokument nie ma przypisanej pieczątki, wówczas z pieczątki przypisanej do centrum głównego struktury Firmy. Nazwa i adres pobierane są z zakładki [Deklaracje] i [Deklaracje cd.], czyli wg zasad obowiązujących dla JPK_FA i innych deklaracji. Na wydrukach faktur dane Sprzedawcy pobierane są z zakładki [Ogólne] tejże pieczątki, w związku z czym Użytkownicy powinni zadbać o zgodność tych danych na poszczególnych zakładkach pieczątki. W przypadku Sprzedawcy będącego osobą fizyczną jako nazwisko przyjmowana jest ta wartość z pola Nazwa, po której występuje pierwszy przecinek, a jako imię przyjmowana jest wartość pomiędzy pierwszym a drugim przecinkiem pola Nazwa.

Imię i nazwisko Nabywcy będącego osobą fizyczną

W przypadku kupującego będącego osobą fizyczną wysyłane jest imię i nazwisko Nabywcy, przy czym każda z tych danych przesyłana jest w osobnym polu. W związku z tym, że w Systemie dane te zapisywane są w jednej kontrolce/jednym polu przyjęto poniższe zasady ustalania tych danych: wartość z kontrolki Nazwa formatki adresu kontrahenta do 1-wszej spacji jest traktowana jako Imię, natomiast wartość po 1-wszej spacji jako Nazwisko. Takie mapowanie jest niedoskonałe w przypadku nietypowych danych np. posługiwania się przez Nabywcę dwoma imionami. W związku z tym dodatkowo odsłużone zostało ustalania tych danych na podstawie atrybutów o nazwach KSEF_Nabywca_ImiePierwsze, KSEF_Nabywca_Nazwisko przypisanych do wysyłanego dokumentu. System w pierwszej kolejności pobiera dane z ww. atrybutów, a jeżeli ich nie zdefiniowano, wówczas z pola Nazwa, mapując je wg ww. zasad.

Opublikowana w dniu 2022-12-01 i będąca obecnie na etapie konsultacji nowa wersja schemy e-fakturowej FA(2) przewiduje przekazywanie danych nabywcy (imię i nazwisko lub nazwa nabywcy) w jednym polu, w związku z czym po jej wprowadzeniu ww. umowne mapowanie danych nabywcy nie będzie już potrzebne, dane będą pobierane wprost z kontrolki Nazwa.

Adres nabywcy

Schemat e-faktury przewiduje przesyłanie danych dotyczących ulicy, numeru domu i numeru lokalu w osobnych liniach, tymczasem w systemie Comarch ERP XL dane te zapisywane są w jednym polu formatki adresu kontrahenta. Do mapowania danych adresowych wykorzystywana jest stosowna funkcja wyodrębniająca ulicę, nr domu i nr lokalu z całej zawartości pola adresowego. Funkcja ta nie jest doskonała np. w przypadku gdy nazwa ulicy zawiera w sobie cyfry, a także w przypadku miejscowości w których nie wyodrębniono ulic. Aby umożliwić Użytkownikom obsługę takich specyficznych przypadków obsłużona została dodatkowa identyfikacja ww. składowych adresu na podstawie stosownych atrybutów przypisanych do nagłówka dokumentu: KSEF_Nabywca_Ulica (w tym z wartością Brak, co oznacza, że nazwa ulicy ma pozostać pusta), KSEF_Nabywca_NrDomu, KSEF_Nabywca_NrLokalu. System w pierwszej kolejności pobiera dane z ww. atrybutów, a jeżeli ich nie zdefiniowano, wówczas z pola Ulica, mapując je wg ww. zasad

Ww. dodatkowe mapowanie danych z Systemu na schemę e-faktury nie będzie już potrzebne jeżeli wejdzie w życie planowana schema FA(2), zgodnie z którą wszystkie dane adresowe Nabywcy będą przesyłane w jednym polu.

Elementy- towary na fakturze

O tym, czy System prześle do KSeF ilość i cenę dla jednostki głównej czy pomocniczej elementu transakcji decyduje stosowa opcja w Konfiguracji Systemu, omówione we wcześniejszej części dokumentu.

Sekcja zawierająca informację o formie i terminie płatności oraz rachunku bankowym Sprzedawcy zostanie obsłużona w jednej z kolejnych wersji

Informacje dodatkowe można umieszczać w Opisie czy to nagłówka faktury, czy to jej elementów i/lub w stopce przypisanej do definicji dokumentu. Opis z nagłówka wysyłany jest zawsze, natomiast opis elementu dokumentu jest wysyłany o ile w Konfiguracji/KSEF/Podczas eksportu wysyłaj włączony zostanie parametr Opis elementu

Spinacze zawierające korekty z tytułu zwrotu towaru a KSeF

Użytkownicy korzystających z KSeF powinni unikać spinania do (S)FS/FSE/RA dokumentów WZK/WKE/PAK innych niż korekta ilościowa na plus, System nie dokonuje bowiem żadnego grupowania elementów lecz wysyła każdy z nich oddzielnie, co w przypadku ww. spiętych korekt oznacza przesłanie zerowej lub ujemnej ilości elementu. Dla takich WZK/WKE/PAK rekomendowane jest rejestrowane (S)FSK/FKE/RAK lub na okoliczność takich przypadków zarejestrowanie spinacza elementów (s)FS, (s)FSE zamiast spinacza nagłówkowego

Korekta kontrahenta/NIP-u kontrahenta

Zgodnie z objaśnieniami do schemy faktura na niewłaściwego kontrahenta (lub pomyłka w jego NIP-e) nie powinna być rejestrowana i przesyłana jako korekta danych, należy wystawić korektę całościową i nową fakturę

Pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru – UPO

Pewność i potwierdzenie tego, że faktura została faktycznie przyjęta w Systemie KSeF Użytkownik uzyskuje po odebraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Wówczas to na fakturze zapisywany jest numer KSeF dokumentu, a status dokumentu zmieniany na Wysłano/odebrano UPO.

Pobrania UPO może dokonać wyłącznie Operator z prawem Wysyłanie faktur/Pobieranie UPO, a może to uczynić jedną z poniżej opisanych metod.

Pobranie UPO dokonywane z formatki dokumentu

Operacja Pobierz UPO dostępna jest na zakładce [KSeF] formatki faktur sprzedaży/korekt faktur sprzedaży, natomiast na uproszczonej formatce faktury A-vista (A)FS na każdej z nich. Przycisk dostępny jest o ile spełnione są poniższe warunki:

Pobranie UPO dokonywane jest w kontekście sesji KSeF, w ramach której dany dokument został wysłany. Jest ono pobierane kolejno dla wszystkich dokumentów wysłanych w ramach tej sesji. Tak więc, nawet jeżeli operacja pobrania UPO zostanie wywołana z formatki dokumentu, System pobierze UPO nie tylko dla niego, ale również dla innych dokumentów wysłanych w tej sesji, co obrazuje drugi z umieszczonych poniższej rysunków.

Po pobraniu UPO System zapisuje poniższe dane na fakturze/fakturach, której to UPO dotyczy:

Opcjonalnie plik .xml pobranego UPO może zostać podpięty jako załącznik faktury. Więcej na ten temat napisano w rozdziale dotyczącym Konfiguracji systemu.

Pobieranie UPO z listy FS/FSE

Użytkownik może dokonać pobrania UPO przy użyciu stosownego przycisku pod listą dokumentów oraz opcji Pobierz UPO menu kontekstowego listy FS/FSE, w tym seryjnie dla wielu zaznaczonych dokumentów.

Ww. opcja w menu kontekstowym pozostaje aktywna jeżeli kursor wskazuje na dokument o statusie Wysłano/nie odebrano UPO i Operator ma prawo do pobierania UPO. Aktywność opcji przy przycisku natomiast warunkowana jest ww. prawem Operatora oraz stanem dokumentu (dokument zatwierdzony), status KSeF dokumentu weryfikowany jest już po wywołaniu operacji.

Jak już napisano powyżej pobranie UPO dokonywane jest w kontekście konkretnej sesji KSeF, tj. dla wszystkich dokumentów wysłanym w ramach tej sesji. Operacja pobrania UPO z listy dokumentów, w tym dla wielu zaznaczonych polega więc na pobraniu UPO dla dokumentów wysłanych w ramach tych sesji, na które wskazują zaznaczone dokumenty. Może się więc przykładowo zdarzyć, że Użytkownik zaznaczy kilka dokumentów, natomiast UPO zostanie pobrane dla kilkunastu. Użytkownik jest informowany o każdym dokumencie, dla którego pobrano UPO.

.

Pobieranie UPO dla bieżącej sesji KSeF

Pobrania UPO można dokonać również dla bieżącej sesji KSeF Użytkownika, tj. wszystkich dokumentów, które zostały w ramach tej sesji wysłane. Służy to tego przycisk Pobierz UPO formatki dostępnej w menu System/Sesja KSeF.

Weryfikacja poprawności faktury wg schemy KSeF

Operacja Sprawdź poprawność w KSeF polega na sprawdzeniu poprawności semantycznej dokumentu tj. zgodności ze schemą e-faktury.

Dzięki tej funkcjonalności Użytkownik ma możliwość dokonania weryfikacji dokumentu przed jego zatwierdzeniem.

Ww. funkcjonalność dostępna jest na formatkach faktur sprzedaży i formatkach korekt sprzedaży oraz w menu kontekstowym listy FS/FSE.

Obsłużona została również automatyczna weryfikacja poprawności dokumentu wg schemy KSeF podczas zatwierdzania dokumentu. Jest ona dokonywana wówczas, jeżeli dokument jest oznaczony jako podlegający wysyłce i na definicji dokumentu włączono parametr Weryfikuj w KSeF przed zatwierdzeniem.

Jeżeli weryfikacja dokumentu przebiegnie pozytywnie, wówczas zatwierdzanie dokumentu jest kontynuowane, w przypadku negatywnej weryfikacji zatwierdzenie dokumentu nie jest możliwe.

W ramach ww. weryfikacji dokumentu System sprawdza jego datę, w przypadku, gdy data wystawienia dokumentu jest inna niż bieżąca prezentowane jest stosowne pytanie/ostrzeżenie.

Informacje z zakresu KSeF na liście faktur

Na liście dokumentów handlowych, na zakładkach [FA] i [FSE] udostępniono nowe kolumny z informacjami dotyczącymi integracji z KSeF: Status, Numer, Data wysłania.

Dokumenty mogą przyjmować jeden z poniższych statusów KSeF:

Udostępniony został filtr pozwalających na ograniczanie listy dokumentów wg Statusu KSeF. W filtrze udostępniono ww. wartości a dodatkowo wartość Wysłano, obejmującą wszystkie wysłane dokumenty bez względu na to czy pobrano już dla nich UPO czy dopiero zostanie ono pobrane.

Numer KSeF oryginału na korekcie ręcznej

Na formatce korekty ręcznej FSK/(A)FSK/FKE udostępniona została kontrolka pozwalająca na wprowadzenie przez Użytkownika numeru KSeF oryginału, zarejestrowanego poza Systemem Comarch ERP XL. Na niezatwierdzonym dokumencie numer ten może wprowadzić każdy z Operatorów posiadający prawo do edycji tego dokumentu, natomiast po zatwierdzeniu dokumentu może to uczynić Operator z prawem Edycja numer KSeF na dokumentach. Edycja kontrolki zostaje zablokowana po wysłaniu dokumentu do KSeF.

Numer KSeF dokumentu na wydrukach faktur sprzedaży i ich korekt

Fakturę wysłaną do KSeF można uznać na skutecznie wystawioną dopiero po odebraniu dla niej UPO i otrzymaniu numeru nadanego tej fakturze w KSeF. Z dotychczasowych publikacji, w tym również odpowiedzi na najczęstsze pytania dostępnych na stronach Ministerstwa Finansów https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/ wynika, że wysłanie faktury poprzez System KSeF nie oznacza, że nie można jej przekazać Nabywcy również w tradycyjny sposób, papierowo, czy też elektronicznie, kanałami, jakimi dotąd posługiwały się podmioty. Kluczowa jest tutaj jednak kolejność poszczególnych operacji, tj. przekazanie Klientowi faktury w sposób tradycyjny powinno się odbyć już po tym, jak faktura taka otrzyma numer KSeF, tylko wówczas bowiem taką fakturę można uznać za wystawioną i z tą chwilą dopiero wchodzi ona do obiegu gospodarczego. Być może ww. zasady zostaną zmienione z chwilą, gdy System KSeF stanie się obowiązkowy.

W Systemie Comarch ERP XL nie przewiduje się żadnej formy blokowania drukowania faktur, czy też ostrzegania przed dokonaniem takiego wydruku, to w gestii Użytkowników leży przyjęcie odpowiednich procedur w zakresie wysyłania/drukowania faktur.

Aby ułatwić wprowadzenie/przestrzeganie ww. procedur, na wydrukach faktur sprzedaży i ich korekt obsłużone zostało opcjonalne drukowanie numeru KSeF dokumentu. O tym, czy taki numer ma zostać wydrukowany decyduje ustawienie parametru Drukuj numer KSeF dokumentu w oknie parametrów drukowania. Parametr ten jest dostępny wówczas, jeżeli Firma dokonuje wysyłki na serwer produkcyjny KSeF.

Drukowanie numeru KSeF zostało obsłużone na podstawowych wydrukach dostępnych dla poniższych typów dokumentów:

Ograniczenie w zakresie edycji dokumentu wysłanego do KSeF

Dokumentów wysłanych na środowisko produkcyjne KSeF nie można anulować, a dokumentów A-vista usunąć. System blokuje taką operację, prezentując stosowną informację:

Dotychczas uprawniony do tego Użytkownik mógł zmieniać poniżej wymienione dane na zatwierdzonych dokumentach sprzedaży. Dane te stanowią część informacji przekazywanych do KSeF, w związku z czym jeżeli dany dokument został wysłana na środowisko produkcyjne KSeF, wówczas ich edycja nie jest już możliwa. Tymi danymi są:

Dokumenty rejestrowane w aplikacji Detal a KSeF

Opisane wyżej funkcjonalności z zakresu integracji z KSeF nie są dostępne w aplikacji Detal. Niezależnie od definicji dokumentu nie jest również dokonywana weryfikacja poprawności KSeF, ani też automatyczna wysyłka dokumentu. Dokumenty rejestrowane w Detalu należy wysyłać do KSeF z modułu Sprzedaż.

Tryb awaryjny rejestrowania faktur

Opublikowany w dniu 2022-12-01 projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dotyczący funkcjonowania e-fakturowania w okresie obowiązkowego stosowania KSeF zakłada poniższe zasady postępowania w przypadku awarii systemu KSeF i innych sytuacji szczególnych:

Niedostępność KSeF związana z serwisem tego systemu

O planowanych pracach serwisowych i związanej z nimi niedostępności KSeF Podatnicy mają być odpowiednio wcześniej informowani. Niedostępność systemu ma być krótkotrwała. W tym okresie nie będzie możliwości wystawiania faktur, ani faktur korygujących.

Awaria KSeF

Informacja o awarii KSeF również będzie publikowana komunikatami na BIP MF. W okresie awarii podatnik będzie stosował ten sam wzór faktury, który będzie stosowany powszechnie po wdrożeniu obligatoryjnego e-fakturowania. Wypełniony przez podatnika wzór faktury wraz z wprowadzoną w polu P_1 datą wystawienia faktury będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą następnie podatnik jest zobowiązany przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Po zakończeniu awarii KSeF faktury wystawiane w tym okresie wystawca będzie miał obowiązek przesłać do KSeF w terminie do 7 dni od dnia zakończenia awarii KSeF.

Zdarzenia nie związane z awarią systemu – sytuacje kryzysowe

W ww. sytuacjach faktury/faktury korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom wg dotychczasowych zasad tj. w postaci papierowej lub elektronicznej.

Dalsze plany w zakresie integracji z KSeF

W kolejnych wersjach Systemu planowany jest dalszy rozwój funkcjonalności z zakresu integracji z KSeF, obejmujący: