Obsługa w systemie

W programie CDNXL została dodana nowa funkcjonalność służąca do obsługi zwrotu podatku VAT nabywcom indywidualnym spoza UE, którzy wywożą zakupiony towar poza granice Unii.

Podstawa prawna …

Art. 126. 1. Osoby fizyczne niemające stałego miejsca zamieszkania na terytorium Wspólnoty, zwane dalej "podróżnymi", mają prawo do otrzymania zwrotu podatku zapłaconego przy nabyciu towarów na terytorium kraju, które w stanie nienaruszonym zostały wywiezione przez nie poza terytorium Wspólnoty. … Art. 128. 1. Zwrot podatku może być dokonany, jeżeli podróżny wywiózł zakupiony towar poza terytorium Wspólnoty nie później niż w ostatnim dniu trzeciego miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonał zakupu.

2. Podstawą do dokonania zwrotu podatku jest przedstawienie przez podróżnego imiennego dokumentu wystawionego przez sprzedawcę, zawierającego w szczególności kwotę podatku zapłaconego przy dostawie towarów. Wywóz towaru powinien być potwierdzony na tym dokumencie przez urząd celny stemplem zaopatrzonym w numerator. Do dokumentu powinien być dołączony wystawiony przez sprzedawcę paragon z kasy rejestrującej, o której mowa w art. 111 ust. 1.
3. Urząd celny potwierdza wywóz towaru na dokumencie, o którym mowa w ust. 2, po okazaniu przez podróżnego wywożonego towaru i sprawdzeniu zgodności danych dotyczących podróżnego zawartych w tym dokumencie z danymi zawartymi w przedstawionym paszporcie lub innym dokumencie stwierdzającym tożsamość.
4. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio do potwierdzania wywozu z terytorium Wspólnoty towarów nabytych przez podróżnego na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.
5. W przypadku, gdy podróżny opuszcza terytorium Wspólnoty z terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, zwrot podatku przysługuje, jeżeli dokument, o którym mowa w ust. 2, został potwierdzony przez urząd celny, przez który towary zostały wywiezione z terytorium Wspólnoty.
6. Sprzedawcy oraz podmioty, o których mowa w art. 127 ust. 5, dokonujący zwrotu podatku podróżnemu mają prawo do pobrania od podróżnego prowizji od zwracanej kwoty podatku.
7. Rozliczenia między podmiotem, który dokonał zwrotu, a sprzedawcą towaru regulują zawarte przez nich umowy.

Procedura sprzedaży Tax Free

Sprzedawca wystawia nabywcy paragon fiskalny z podatkiem VAT naliczonym według stawek krajowych. Do paragonu dołącza wypełniony formularz Tax Free z wyszczególnionymi towarami, ich cenami oraz kwotą zapłaconego podatku. Formularz jest imienny. Nabywca wywożąc towar przedstawia UC granicznemu dokument Tax Free z paragonem i zakupione okazuje towary. Urząd Celny potwierdza fakt wywiezienia towarów stemplem na formularzu Tax Free. Następnie występuje jeden z dwóch możliwych scenariuszy

 Zwrotu VAT-u dokonuje sprzedawca:

Zwrotu VAT-u dokonuje firma pośrednicząca, z którą sprzedawca podpisał stosowną umowę:

Dokument Tax Free

Obsługa powyższych scenariuszy w systemie została zrealizowana poprzez dodanie nowego dokumentu handlowego: Tax Free. Dokument jest kolejnym z grupy handlowych, o strukturze opartej o tabelę TraNag. Ma nagłówek, płatności, tabelę VAT. Dokument ten nie ma elementów.

Obok daty wywozu umieszczony jest checkbox „Potwierdzenie wywozu”.

Spinanie TF do RSK

Przy spinaniu dokumentu TF do RSK, zastosowane zostały następujące zasady:

Obsługa prowizji

Przy zapisywaniu zatwierdzonego dokumentu Tax Free z zaznaczoną opcją „Potwierdzenie wywozu” zostaje wygenerowany automatycznie paragon, jeśli kwota prowizji jest niezerowa. Paragon na prowizję od zwrotu VAT-u. będzie mieć płatność (należność), która zostanie automatycznie skompensowana z płatnością wynikającą z dokumentu TF, pomniejszając tym samym zobowiązanie z tytułu zwrotu podatku.

W definicji dokumentu TF będzie można ustawić procentową stawkę prowizji pobieranej przy zwrocie podatku.

Uwaga

Jeśli płatnik na dokumencie TF jest różny od kontrahenta głównego, dokument ten będzie wyświetlał zerową stawkę i zerową kwotę prowizji.  

Deklaracja VAT-7

Dokument RSK jest  uwzględniany w deklaracji VAT-7 w następujący sposób: Rekordy tabeli VAT z typem transakcji krajowa zalicza się do kwoty sprzedaży krajowej opodatkowanej odpowiednią stawką (pola 25,27,29), Rekordy o typie transakcji tax free zalicza się do „Dostawy na terytorium kraju...  opodatkowanej stawką 0%, o której mowa w art. 129 ustawy” (pole 23).

Ogólny opis funkcji: naprawa stanów towarów

Naprawa stanów towarów jest funkcją specjalną służącą do naprawy błędów w bazie dotyczących obrotem towarów. Może również służyć do analizy historii dostaw towaru.

Parametry konfigurujące działanie Naprawy stanów towarów

W oknie Naprawa Stanów Towarów, w module Administrator, na zakładce: Test, znajdują się parametry służące do ustalenia zakresu wykonywanego testu oraz towaru, dla którego będzie on wykonywany.

Poprzez zaznaczenie opcji: Wszystkie towary/Wybrany towar, Użytkownik decyduje, czy test ma być wykonany dla wszystkich towarów, czy też dla wybranego towaru/grupy towarów. W nowszych wersjach dostępna jest również opcja wskazania konkretnej dostawy.

Zakres tabel, które będą przeglądane można ustalić poprzez opcje znajdujące się w grupie Sprawdzaj.

Parametry decydujące dla jakich dokumentów wykonywane są wybrane testy

Parametry odpowiadające za rodzaj wykonywanych testów

TrE=TrS: porównuje sumę wartości z subelementów (tabela cdn.TraSElem) z odpowiednimi wartościami na elemencie (tabela cdn.TraElem). W ramach testu kontrolowane są wartości następujących pól: TrE_Ilosc=sum(TrS_Ilosc),TrE_KosztKsiegowy=sum(TrS_KosztKsiegowy), TrE_KosztRzeczywisty=sum(TrS_KosztRzeczywisty)

Opcja: Historia

Jej zaznaczenie uruchamia tryb historyczny Naprawy stanów towarów. Ten tryb pracy nie wyszukuje błędów dla towarów. Służy on do analizy historii dostaw.

Tryb wyszukiwania uszkodzonych stanów towarowych

Aby uruchomić test w trybie wyszukiwania błędów należy odznaczyć opcję: Historia oraz ustalić dla jakich dokumentów ma być wykonany test. Wykonanie testu powoduje wygenerowanie listy towarów, dla których występują błędy. Lista ta wyświetlana jest w grupie: Naprawa uszkodzonych towarów. Aby indeks towarowy znalazł się na liście towarów uszkodzonych, wartości na zasobach muszą różnić się od odpowiednich wartości wynikających z historii dokumentów. Podświetlenie towaru z listy powoduje wyświetlanie stanu wg zasobów oraz stanu wg historii dokumentów. Różnica w którymkolwiek z pól (Stan: handlowy, magazynu, ilości, wartość; Stan: celny, wartość) powoduje uznanie towaru za uszkodzony. Lista błędów dla towaru wybranego z listy uszkodzonych znajduje się na zakładce: Szczegóły.

Znajdujące się tutaj błędy można odbudować przy użyciu funkcji: Odbuduj, wywoływanej spod menu kontekstowego. W tym przypadku mamy do czynienia z sytuacją kiedy ilość na zasobie jest większa niż ilość w historii, dlatego naprawa polega na prostym odbudowaniu zasobu.

W celu wykonania ręcznej modyfikacji wartości na dostawach lub zasobach należy użyć funkcji Szczegóły dostawy/Szczegóły zasobu. Funkcje te powodują otwarcie formatki z wyświetlonymi wartościami z tabel cdn.Dostawy/cdn.TwrZasoby.

Uwaga

Uwaga: Modyfikacja wartości na formatce oraz jej zapisanie powoduje zaktualizowanie odpowiednich wartości w tabelach.

Nie wszystkie błędy mogą być naprawione na podstawie historii dokumentów. Automatyczna odbudowa części z błędów spowodowałaby występowanie wartości niedopuszczalnych przez system CDN XL (np. ujemne stany na zasobie). W takim przypadku należy przeanalizować historię dostawy na zakładce: Historia.

Na zakładce: Historia, znajduje się lista wszystkich subelementów wskazujących na dostawę podświetloną na zakładce: Szczegóły. W menu kontekstowym wywoływanym dla pozycji z listy znajdują się funkcje pozwalające na modyfikację nagłówka, elementu oraz subelementu wskazanego przez operatora.

Tryb historyczny naprawy stanów towarów

W celu uruchomienia Naprawy stanów towarów w trybie historycznym należy w grupie Sprawdzaj zaznaczyć opcję: Historia. Tryb historyczny nie wyszukuje błędów dla towarów. Jest to narzędzie służące do analizy historii dostawy dla towarów. Wykonanie testu w trybie historycznym, powoduje zapełnienie zakładki Szczegóły listą wszystkich dostaw towaru. Po wskazaniu interesującej dostawy, na zakładce Historia wyświetlane są wszystkie subelementy korzystające z niej. Analiza historii dostaw pozwala na odszukanie przyczyn stanów, które nie są uznawane za błąd (nie wynikają z utraty spójności bazy danych), np. niezgodność ilości handlowych i magazynowych towaru.

Przykłady zastosowania Naprawy stanów towarów

Nie można anulować korekty ilościowej dokumentu sprzedaży

Komunikat:

Zasób, z którego korzystała korekta został rozchodowany przez inny dokument. Zamienić dostawę na jednym z dokumentów rozchodowujących towar, korzystającym z tej samej dostawy co korekta, której nie można anulować. Należy uruchomić test Naprawa stanów towarów, w trybie historycznym. Na zakładce: Szczegóły znajdują się wszystkie dostawy dla towaru.

Zaznaczenie dostawy spowoduje wyświetlenie na zakładce: Historia, wszystkich subelementów, które wskazują na dostawę założoną dokumentem PW-5/01/2019. Na liście tej występuje RWK-3/01/2019, który chcemy anulować.

Na subelemencie dokumentu ZWM-5/01/2019 podpiętego do RW-4/01/2019 należy zmienić numer dostawy, na dostawę założoną przez inny dokument, np. dokument PW-4/01/2019. W celu wyedytowania tej formatki należy na określonej pozycji z menu kontekstowego wybrać: Szczegóły subelementu i przejść na zakładkę GIDy. W grupie: Dostawa, należy podać GIDNumer nowej dostawy.

Aby sprawdzić numer dostawy PW-4/01/2019 należy w sposób na zakładce Szczegóły zaznaczyć tę dostawę oraz przejść na Historię i z tego poziomu sprawdzić GIDNumer dostawy. W tym przypadku będzie to numer 144267.

Zmieniamy numer dla dokumentu magazynowego na zakładce GIDy na subelemencie.

Analogicznie należy zamienić numer dostawy dla subelementu RW.

Dla subelementu oraz elementu RW należy zamienić również wartości w grupie: Koszty (zakładka: Wartości), w przypadku, gdy różnią się one dla starej i nowej dostawy.

Uwaga

Uwaga: Jeśli zostały zmienione koszty na subelemencie należy pamiętać o poprawie kosztów na elemencie. W tym celu dla pozycji z listy, z menu kontekstowego należy wybrać: Szczegóły elementu i na zakładce: Ogólne, wypełnić wartości w grupie Koszty.

Następnie należy ponownie wykonać test dla towaru w trybie wyszukania błędów. Na zakładce: Szczegóły, zostanie wyświetlona lista błędów dotycząca ilości na zasobach. Należy poprawić te błędy korzystając z funkcji: Odbuduj, wywoływanej z menu kontekstowego. W celu weryfikacji poprawności wykonanych prac oraz spójności bazy danych konieczne jest ponowne wykonanie testu dla towaru.

Nie podano kosztów na korekcie ręcznej faktury sprzedaży; dostawa założona przez ten dokument została częściowo rozchodowana

Proponowane rozwiązanie

Należy ustalić koszt na dostawie oraz odpowiednio zmodyfikować koszty na dokumentach rozchodujących tą dostawę.

Aby zmodyfikować koszt na dostawie, po uruchomieniu testu w trybie historycznym na zakładce: Szczegóły, należy wyświetlić szczegóły dostawy założonej modyfikowaną korektą faktury sprzedaży.

W grupie: Wartości księgowe, znajdują się koszty określone na dostawie, które mają zostać zmodyfikowane. Wartości wyświetlone w kontrolkach zaznaczonych odpowiadają następującym polom w tabeli cdn.Dostawy: Dst_KsiegowaNetto, Dst_KsiegowaBrutto, Dst_RzeczywistaNetto.

Po zapisaniu zmian na dostawie zmienione zostaną koszty.

Uwaga

W wyniku wykonania tej operacji baza utraci spójność.

Następnym krokiem będzie wykonanie poprawek na elementach i subelementach dokumentów.

Z zakładki: Historia, należy wyedytować szczegóły subelementu dla dokumentu zakładającego dostawę. W grupie: Koszty subelementu powinny znajdować się wartości równe – co do znaku (!)- wartościom zapisanym na dostawie w polach: Dst_KsiegowaNetto, Dst_RzeczywistaNetto.

Uwaga

Dla korekty ręcznej faktury sprzedaży koszty zapisane w subelemencie, zakładającym dostawę powinny mieć przeciwny znak (ujemny) do wartości księgowej/rzeczywistej dostawy. Dla dokumentów zakupowych koszty na subelemencie mają ten sam znak co zapisane w tabeli cdn.Dostawy.

Analogiczną operację wykonujemy dla elementu. Należy tutaj zauważyć, że koszt w elemencie powinien być sumą kosztów zapisanych w subelementach związanych z tym elementem.

Następnym krokiem jest poprawa kosztów na subelementach i elementach dla dokumentów handlowych rozchodujących tą dostawę. Lista wszystkich dokumentów (subelementów) korzystających z tej dostawy wyświetlona jest na zakładce: Historia.

W celu wykonania dalszych poprawek należy ponownie wykonać test bez zaznaczonej opcji: Historia (poszukiwanie błędów). Test zwraca na zakładce: Szczegóły, błędy związane z zasobami, które można odbudować funkcją: Odbuduj, dostępną w menu kontekstowym.

Uwaga

Poprawa kosztów na dokumentach handlowych wiąże się z ponownym zaksięgowaniem dokumentów.

Stan magazynu na dzień bieżący nie zgadza się ze stanem wg zasobów

Przyczyn występowania tego typu problemów może być wiele. Przykład ten ma na celu przedstawienie ścieżki postępowania w celu odszukania ich przyczyny oraz sposobu poprawy błędu. Na liście towarów wyświetlany stan towaru do sprzedaży i magazynowy jest sumą jego zasobów. Stan magazynu na dzień dla towaru (raport: Stan magazynu na dzień) jest wyliczany na podstawie historii dokumentów. Jeśli nie istnieją dokumenty z analizowanym towarem na datę późniejszą niż wykonywany raport, stany magazynowe i handlowe powinny być zgodne z sumą zasobów. Niezgodność stanów jest często spowodowana błędnymi ilościami handlowymi i magazynowymi dla zasobów (tabela cdn.TwrZasoby, pola TwZ_IlSpr, TwZ_IlMag, TwZ_Ilosc). Na rysunku pokazano ilości handlowe i magazynowe dla towaru wyliczone wg zasobów. Ilości magazynowe nie zgadzają się z wyliczonymi przez raport Stan magazynu na dzień.

Aby odnaleźć przyczynę występowania niezgodności należy uruchomić naprawę stanów towarów w trybie wyszukiwania błędów.

Na zakładce: Szczegóły, znajduje się lista błędów. Kolejne błędy pokazują, dla których dostaw ilości na zasobach są nieprawidłowe W tym przypadku ilość magazynowa na zasobach, wyliczona wg historii dokumentów powinna być ujemna co jest sytuacja nieprawidłową. Możemy przypuszczać, że istnieje dokument magazynowy nieprawidłowo wydający towar.

Na zakładce: Historia, można odszukać subelement, który nieprawidłowo rozchodowuje towar. Jak można zauważyć dostawa przyjęta dokumentem FZ opiewa na 30 szt. Została ona całkowicie rozchodowana dokumentami FS, do której podpięty był dokument magazynowy (nie pokazany na rysunku). Dokument WM, niezwiązany z handlowym, nieprawidłowo rozchodowuje towar, powodując wyliczenie ujemnych stanów magazynowych na zasobie.

Okazało się, że dokument ten nieprawidłowo korzysta również z innych zasobów. Ilość analizowanego towaru znajdująca się na nim w pełni wyjaśniała różnicę między stanem magazynowym wyliczonym wg historii dokumentów a ilością wynikającą z zasobów.

W celu naprawy stanów można anulować ten dokument lub podpiąć subelement do innej dostawy. Nie można anulować korekty ilościowej dokumentu sprzedaży). Następnie należy ponownie wykonać test Naprawa stanów towarów i odbudować błędy przyciskiem: Odbuduj zasoby na podstawie historii dokumentów, dostępnym na zakładce: Test.

Po wykonaniu odbudowy można ponownie wystawić dokument WM identyczny z anulowanym.

Aby przyspieszyć wystawienie takiego dokumentu, przed anulowaniem można wczytać go do Notatnika i wygenerować ponownie przy użyciu tej funkcjonalności.

Uwaga

Wszelkie naprawy dokonywane przy użyciu Naprawy stanu towarów ingerują w bazę danych. Nieprawidłowo przeprowadzona naprawa może spowodować występowanie jeszcze większej ilości błędów niż przed jej wykonaniem.

Dla bezpieczeństwa proponujemy wykonywać wszelkie operacje na kopii bazy. Jeśli przyniosą one spodziewany efekt można wykonać je na bazie produkcyjnej.

 

Wstęp

Funkcjonalność dotycząca rabatów została uporządkowana w Systemie. Stało się to dzięki: Struktura udzielonego rabatu jest wyświetlana w trybie zaawansowanym. Funkcjonalność ta jest dostępna dla operatora, który na swojej karcie, na zakładce: Parametry/Ogólne, ma zaznaczony parametr: Otwieraj okno w trybie zaawansowanym. Ponadto w Konfiguracji systemu na zakładce Sprzedaż> Rabaty i Promocje wymagane jest zaznaczenie parametru: Rejestruj strukturę udzielonego rabatu. Funkcjonalność rabatowania umożliwia odliczanie udzielonego rabatu od wartości początkowej dokumentów przychodowych, co powoduje zmianę wartości końcowej tych dokumentów. Za możliwość tą odpowiedzialny jest parametr Licz upusty dla dokumentów przychodowych od wartości początkowych umieszczony w Konfiguracji systemu na zakładce Sprzedaż> Rabaty i Promocje. Funkcjonalność rabatowania umożliwia również udzielenie promocji dla pakietów, liczonej od wartości początkowych. Możemy uruchomić tą funkcję, za pomocą parametru Realizacja pakietów liczona od wartości początkowych umieszczony w Konfiguracji systemu na zakładce Sprzedaż> Rabaty i Promocje. Promocje mogą być naliczane dla kontrahenta głównego, albo dla kontrahenta docelowego. Poszczególne ustawienia wskazywane są w konfiguracji. Dla promocji możemy ustalić naliczanie wg daty z zamówienia lub z daty sprzedaży. Możliwe jest również określenie jak rabaty mają być naliczane w przypadku zastosowania KGO. Naliczanie rabatów może być ustalone w systemie od ceny, która zawiera KGO lub bez KGO.

Rodzaje promocji

Na liście promocji, na zakładce ‘Promocje’ można wybrać daną podlistę: Rabaty pozycji, Rabaty nagłówka, Cena początkowa, Budżety rabatowe. Wybierając zakładkę ‘Rabaty retro’ otworzy się lista zdefiniowanych w systemie rabatów retro.

Po zaznaczeniu „Rabaty pozycji” wyświetlą się rabaty typu: GLO, KNU, PRM, (TWU) Po zaznaczeniu „Rabaty nagłówka” wyświetla się rabaty typu: KNT, PLT, WTR Po zaznaczeniu „Cena początkowa” wyświetlą się promocje typu: CEN Po zaznaczeniu ,,Budżety rabatowe” wyświetlą się rabaty typu: BUDŻET KNT, BUDŻET OPE Po wybraniu zakładki ,,Rabaty retro” wyświetlą się rabaty retrospektywne sprzedaży i rabaty retrospektywne zakupu W chwili obecnej zdefiniowanie rabatów w dowolnym miejscu w systemie, skutkuje umieszczeniem odpowiedniego zapisu na liście promocji. To, w jaki sposób i w jakim miejscu nastąpiło zdefiniowanie rabatów decyduje o typie  promocji: Promocja GLO – UPUST GLOBALNY DOKUMENTU, rekord ten tworzony jest automatycznie. Jest to specjalny rodzaj promocji, będący rabatem procentowym nagłówka dokumentu, w skład którego wchodzą promocje: KNT, PLT oraz rabat procentowy Użytkownika, ręcznie wprowadzony na dokumencie, w przypadku faktur na zakładce Nagłówek, w przypadku zamówień na zakładce Ogólne. Rabat ten wchodzi w skład rabatu pozycji dokumentu, jako jedna pozycja (właśnie promocja GLO) i traktowany jest wówczas tak, jak każda inna promocja. Istotą tej promocji jest fakt, że ustalony dla niej priorytet skutkuje nadaniem takiego priorytetu wszystkim promocjom typu KNT, PLT, niezależnie od tego jaki priorytet został ustalony na konkretnej promocji. Priorytety ustalone na promocjach KNT i PLT mają znaczenie na liście promocji rabatu nagłówka. Promocja KNT – UPUST GLOBALNY KONTRAHENTA, definiowany na zakładce: Karta kontrahenta> Handlowe> Rabaty. Na promocji umieszczeni są wszyscy kontrahenci którzy mają, zdefiniowane rabaty (na kartach kontrahentów), stąd w systemie jest tylko jedna promocja typu KNT. Zmian w wysokości rabatu globalnego kontrahenta można dokonywać na karcie kontrahenta lub bezpośrednio na promocji. Każdorazowo, zmiana rabatu na karcie kontrahenta znajdzie odzwierciedlenie w promocji typu KNT i odwrotnie, zmiana bezpośrednio na promocji spowoduje zmianę zapisu na karcie kontrahenta. Do promocji KNT można dodać grupę kontrahentów. Nie znajdzie to jednak odzwierciedlenia w zapisach na karcie kontrahentów, ani na grupie kontrahentów. Jeżeli zdefiniowano rabat dla kontrahenta oraz dla grupy, do której on należy, zastosowany zostanie rabat właściwy dla kontrahenta. Promocja PLT – UPUSTY GLOBALNE FORM PŁATNOŚCI, promocja ta zostaje utworzona automatycznie w wyniku konwersji lub kreacji bazy. W systemie istnieje zawsze jedna promocja typu PLT, bez względu na to, dla ilu form płatności rabat został zdefiniowany. Zmian w wysokości rabatu dla określonej formy płatności, czy też dodania rabatu dla kolejnej formy płatności należy dokonać w Konfiguracja> Sprzedaż> Formy Płatności. Zmiany z poziomu promocji PLT nie są możliwe. Promocja WTR – promocja należąca do promocji „Rabaty nagłówka”, która jest naliczana przy zapisie dokumentu, po akceptacji użytkownika. Jest to promocja typu „Upust procentowy”, po spełnieniu zdefiniowanego progu. Użytkownik ma również możliwość dodania dowolnych Gratisów, które zostaną dołączone po spełnieniu określonych wymogów. Promocja KNU – promocja powstała w wyniku zdefiniowania upustów na określony towar/y, lub grupę/y towarową na zakładce: Upusty, karty kontrahenta, stąd na liście promocji jest tyle promocji typu KNU, dla ilu kontrahentów zdefiniowano w ten sposób upusty. Modyfikacja upustów możliwa jest bezpośrednio na karcie kontrahenta, lub na promocji zakładka Towary, a zmiany dokonane na karcie kontrahenta znajdą odzwierciedlenie w promocji i odwrotnie. Promocja PRM – typowa promocja definiowana przez Użytkownika z poziomu listy promocji. Zawiera ona funkcjonalność upustów TWU, KNU oraz innych, nowych elementów. Promocję definiujemy na liście promocji. Do promocji PRM należą również Promocje pakietowe (elastyczne i stałe) oraz promocje limitowane. Promocja TWU – promocje tego typu, powstały w systemie automatycznie, w wyniku konwersji z wersji 3.2 do 4.0 i są one odzwierciedleniem upustu zdefiniowanego na zakładce: Upusty, karty towarów. W wyniku konwersji powstało tyle promocji typu: TWU, ile było zakresów czasowych obowiązywania upustów na wszystkich kartach towarowych. Nie ma możliwości definiowania upustów na karcie towaru, zastąpiły je promocje PRM. Można jednak modyfikować zdefiniowane upusty bezpośrednio na promocji typu TWU, dokonane tu zmiany będą miały odzwierciedlenie również na karcie towaru. Funkcjonalność promocji TWU nie będzie rozwijana. Promocja CEN – promocja typu Cennik, pozwala określić cennik, który będzie stosowany do pobierania ceny wyjściowej oraz do naliczania rabatów, bez względu na inne cenniki, np. domyślny na karcie towarowej. Cennik ten wybiera się spośród wszystkich typów cen zdefiniowanych w systemie. Promocja typu cennik ma zastosowanie wyłącznie do dokumentów rozchodu. Promocja ta nie obejmuje zestawów. W przypadku zestawu cena początkowa będzie ustalana osobno dla każdego składnika, zgodnie z regułami ogólnymi, stosowanymi dla każdego towaru. Przy wykorzystaniu promocji CEN, po wyborze cennika należy przypisać do niej kontrahenta lub grupy kontrahentów, towar albo grupy towarów oraz określić w jakim centrum struktury praw obowiązuje. Promocje typu Cennik zostaną wyświetlone na liście promocji, po zaznaczeniu opcji: Cena początkowa. Rabat BUDŻET KNT, BUDŻET OPE – rabaty budżetowe kontrahenta i operatora pozwalają określić konkretną wartość budżetu, w ramach którego będzie nadawany rabat. Budżet definiujemy dla konkretnego Operatora (BYDŻET OPE) lub dla kontrahenta (BUDŻET KNT). Charakterystyczną cechą opisywanego rabatu jest to, że jest on nadawane ręcznie, według uznania przez Operatora. System nie nalicza rabatu automatycznie, ale czyni to Operator w sposób świadomy i wg własnego uznania. Budżety rabatowe dotyczą wyłącznie dokumentów sprzedaży i mogą być udzielana na: zamówieniu sprzedaży ZS, fakturze sprzedaży: FS, FSE, paragonie PA oraz wydaniach zewnętrznych WZ i WZE. Rabat retrospektywny – rabat retrospektywny zakupu i sprzedaży służy do nadania rabatu za dokonane już wcześniej transakcje w ustalonym przez Operatora okresie. Rabat retrospektywny sprzedaży został obsłużony dla transakcji rejestrowanych dokumentami: FS, WZ, FSE i WZE, rabat retrospektywny zakupu, którego podstawą jest zakup u dostawcy, dla transakcji dokonanych dokumentami FZ i PZ.

Definiowalne parametry promocji na przykładzie PRM

Zakładka {Nagłówek}

Na zakładce definiowalne są parametry: Nazwa promocji – nadawana przez operatora Data początkowa i Data końcowa – określa czas trwania danej promocji Rodzaje dokumentów – określa, dla jakich dokumentów dana promocja będzie przypisywana Sposób łączenia z poprzednią – przy zaznaczonym parametrze „Dodaj” upusty i promocje będą się dodawały, natomiast przy zaznaczonym parametrze „Mnóż” promocje będą się naliczały kolejno.

Przyklad

Przykład: Dany towar ma zdefiniowane dwie promocje 11% i 2% oraz cenę początkową 100zł. Przy naliczaniu promocji z zaznaczonym „Dodaj” wyliczy się 13% ze 100 zł. Cena po rabacie będzie wynosiła: 100 zł – 13 zł = 87 zł. Przy zaznaczonym parametrze „Mnóż”, system uwzględnia promocję jedną po drugiej: 11% z 100 zł, czyli 89 zł, kolejno 2% z 89 zł, co daje cenę po rabacie: 87,22 zł.

Priorytet promocji – domyślnie przepisywany jest priorytet promocji zdefiniowany w module: Administrator, (Listy> Słowniki kategorii> Transakcje> Rodzaje rabatów z możliwością jego zmiany. Im niższy stopień priorytetu, tym waga promocji jest większa, np.: promocja o priorytecie 10 jest “ważniejsza” od promocji o priorytecie 20. Promocje są porządkowane również w ramach tego samego priorytetu, wg zasady, że “ważniejsza” jest ta promocja, która na liście promocji na zakładce {Wg priorytetu} znajduje się wyżej, stąd na zakładce tej istnieje możliwość bąbelkowania, czyli przesuwania promocji na liście. Wykonujemy to za pomocą przycisków: Przesuń w dół pozycję na liście, Przesuń w górę pozycję na liście. Pomiń następne promocje – opcja ta obsługiwana jest następująco: zaznaczenie na konkretnej promocji powoduje, że żadna z promocji o niższym priorytecie (o wartości priorytetu większej, niż dana promocja) oraz żadna promocja o tym samym priorytecie, ale znajdująca się na liście promocji niżej, niż wskazana promocja, nie zostaną uwzględnione. Wymienioną zależność widać z pozycji zakładki {Wg priorytetu} listy promocji: - pominięte zostaną wszystkie promocje, znajdujące się poniżej promocji, na której zaznaczono pole: Pomiń następne promocje, - uwzględnione zostaną wszystkie promocje, znajdujące się na wskazanej liście powyżej promocji, na której zaznaczono opcję: Pomiń następne promocje.

Uwaga

Uwaga: W przypadku promocji PLT i KNT to, czy promocja będzie uwzględniana czy nie zależy od tego, gdzie na liście promocji wg priorytetu umieszczona jest promocja GLO. Jeżeli jest poniżej promocji, na której określono opcję: Pomiń następne promocje, wówczas promocja PLT i promocja KNT nie zostaną uwzględnione.

Przyklad

Przykład: Na liście Rabaty pozycji promocja KNU posiada priorytet 30, natomiast promocja GLO ma priorytet 50. Na karcie KNU zaznaczono parametr „Pomiń następne promocje”. Promocje KNT i PLT mają odpowiednio priorytety 10 i 20. Przy wystawianiu dokumentu system naliczy rabaty tylko (chyba, że istnieją promocje o priorytetach „ważniejszych” (1-29)) z promocji KNU, pomijając GLO, mimo tego, że priorytety PLT i KNT są „ważniejsze” od KNU.

Promocja pakietowa – Możliwość wyboru promocji pakietowej o typie Elastyczna lub Stała. Więcej o promocji pakietowej w Rozdziale 5. Limit - Wprowadzono funkcjonalność pozwalającą na definiowanie na promocji limitów, po wyczerpaniu których promocja przestaje obowiązywać. Sekcja aktywna dla promocji PRM nie-pakietowych. Więcej o promocjach limitowanych w Rozdziale 10.

Cykliczność promocji

Udostępniona została funkcjonalność wprowadzenia promocji powtarzanych cyklicznie. Dzięki niej Użytkownicy systemu nie będą musieli dodawać kolejnych promocji określając w ten sposób okresy ich aktywności. Nowa funkcjonalność pozwala, by w ramach jednej promocji wskazać regularność, z jaką będzie ona występowała. Do promocji typu: PRM, WTR oraz CEN/CENNIK została dodana możliwość wskazania jej aktywności wykraczająca poza określenie daty rozpoczęcia i zakończenia promocji, czy też godzin jej obowiązywania. Udostępniona została konfigurowalność promocji występujących z regularnymi odstępami czasu. Ustalenie zakładanej regularności sprowadza się do wskazania okresów, w których promocja będzie aktywowana, a które to okresy będą cyklicznie powtarzane. Wyróżniamy 4 rodzaje promocji cyklicznych: Według dni

Na promocji ustalono zakresy obowiązywania jak poniżej: Data początkowa: 01.11.2013 Data końcowa: 30.11.2013 Powtarzać co: 2 dni Oznacza to, że potwierdzona promocja będzie obowiązywała co drugi dzień w okresie 01.11.2013 – 30.11.2013. Poza tym zakresem promocja nie będzie naliczana. Według tygodni

Na promocji ustalono zakresy obowiązywania jak poniżej:

Data początkowa: 01.11.2013

Data końcowa: 30.11.2013

Powtarzać co: 2 tygodnie, czwartek

Oznacza to, że potwierdzona promocja będzie obowiązywała w co drugi czwartek pomiędzy 01.11.2013 i 30.11.2013.

Według miesięcy

Na promocji ustalono zakresy obowiązywania jak poniżej:

Data początkowa: 01.11.2013

Data końcowa: 30.11.2014

Powtarzać co: 1 miesiąc, od 10. do 15.

Oznacza to, że potwierdzona promocja będzie naliczana w każdym miesiącu począwszy od 01.11.2013 w dniach 01.-15. Promocja przestanie obowiązywać po 30.11.2014.

Według lat

Na promocji ustalono zakresy obowiązywania jak poniżej:

Data początkowa: 01.11.2013

Data końcowa: Brak ograniczenia

Powtarzać co: 4 lata, lipiec, od 07. do 21.

Oznacza to, że potwierdzona promocja będzie naliczana co 4 lata, w lipcu, od 07 do 21 dnia miesiąca.

Zakładka {Kontrahenci}

Promocja będzie miała zastosowanie wyłącznie wobec kontrahentów dodanych w tym miejscu do promocji, a jeżeli dodano tu grupę kontrahentów, to wobec wszystkich kontrahentów należących do tej grupy i wszystkich znajdujących się w niej “podgrup” kontrahentów. Kontrahentów do promocji można dodać również poprzez opcję „z listy”. Wybranie takiej opcji spowoduję wyświetlenie okna „Kontrahenci”, po czym należy zaznaczyć konkretnych kontrahentów, do których będzie przypisana promocja. Dana promocja może zostać naliczona na elemencie dokumentu tylko jeden raz, tak, więc dodanie do promocji grupy kontrahentów oraz kontrahenta, który znajduje się w tej grupie spowoduje, że naliczenie promocji nastąpi tylko raz.

Zakładka {Towary}

Promocja będzie miała zastosowanie wyłącznie wobec towarów dodanych w tym miejscu do promocji, a jeżeli dodano tu grupę towarów to wobec wszystkich towarów należących do tej grupy i wszystkich znajdujących się w niej „podgrup” towarów. Istnieje tutaj możliwość wielokrotnego dodania tego samego towaru, czy tej samej grupy towarowej, jednak wg zasady, że dla tego samego towaru można zdefiniować ten sam próg jeżeli typ rabatu będzie różny (upust procentowy/upust wartościowy/stała cena/narzut na cenę zakupu). W takim przypadku w pierwszej kolejności o tym, w jakiej wysokości zostanie udzielony rabat, decydują warunki zdefiniowane dla towaru, dopiero, jeżeli warunek (czyli próg) nie jest spełniony, sprawdzane są warunki zdefiniowane dla grupy towarowej, do której towar należy. Została wprowadzona zmiana w zakresie kolejności w jakiej System ustala wielkość należnego dla towaru rabatu z tytułu danej promocji, jeżeli została ona oparta na grupach towarowych. O tym, czy System będzie „rozpoczynał analizę” od grupy, do której towar bezpośrednio należy decyduje parametr: ‘Grupa towaru ważniejsza niż grupa nadrzędna’. Jeżeli parametr jest włączony, wówczas grupa towaru zostanie potraktowana priorytetowo w stosunku do grupy nadrzędnej, w przeciwnym razie będą one traktowane tak samo. Parametr dostępny jest na poniższych formatkach promocji na zakładce ‘Towary’:

Przyklad

Przykład 1: Towar T1 należy do dwóch grup: Grupa A Grupa B – domyślna Zdefiniowano promocję PRM1 z elementami j.n.: Grupa A, próg 5szt, rabat 10% Grupa B, próg 5szt, rabat 8% T1, próg 6szt, rabat 6% Scenariusz: Parametr „Grupa towaru ważniejsza niż grupa nadrzędna” Wyłączony: FS na T1 x 6szt -> Rabat 6% FS na T1 x 5szt -> Rabat 10% Włączony: FS na T1 x 6szt -> Rabat 6% FS na T1 x 5szt -> Rabat 10% Przykład 2: (grupa, do której towar należy ważniejsza, niż grupa do niej nadrzędna) Towar T1 należy do dwóch grup: Grupa A Grupa B – domyślna Zdefiniowano promocję PRM2 z elementami j.n.: Grupa główna, próg 4szt, rabat 9% Grupa A, próg 2szt, rabat 10% Grupa B, próg 7szt, rabat 8% T1, próg 7szt, rabat 6% Scenariusz: Parametr „Grupa towaru ważniejsza niż grupa nadrzędna” Wyłączony: FS na T1 x 8szt -> Rabat 6% FS na T1 x 5szt -> Rabat 9% Włączony: FS na T1 x 8szt -> Rabat 6% FS na T1 x 5szt -> Rabat 10% Przykład 3: Towar T1 należy do dwóch grup: Grupa A Grupa B – domyślna Grupa C jest bezpośrednio nadrzędna w stosunku do grupy A Zdefiniowano promocję PRM2 z elementami j.n.: Grupa główna, próg 4szt, rabat 9% Grupa A, próg 2szt, rabat 10% Grupa B, próg 7szt, rabat 8% Grupa C, próg 4szt, rabat 7% T1, próg 7szt, rabat 6% Scenariusz: Parametr „Grupa towaru ważniejsza niż grupa podrzędna” Wyłączony: FS na T1 x 8szt -> Rabat 6% FS na T1 x 5szt -> Rabat 9% Włączony: FS na T1 x 8szt -> Rabat 6% FS na T1 x 5szt -> Rabat 10%

Uwaga

Uwaga: Progi mają zastosowanie w przypadku każdego rodzaju rabatu, czyli rabatu procentowego, wartościowego i promocji typu: stała cena.

Dodając towar do promocji PRM mamy możliwość określenia jaki będzie rodzaj naliczanej promocji: Typy promocji PRM: Dla promocji PRM, nie pakietowej istnieje możliwość określenia na elemencie promocji limitu ilości dla poszczególnych elementów promocji. Opcja ‘Limit’ jest aktywna na pozycji promocji, jeżeli wcześniej na tej promocji nie ustalono limitu w nagłówku. Więcej o promocjach limitowanych w rozdziale 10 Promocja limitowana.

Promocja na konkretny zasób

Udostępniono funkcjonalność przypisywania dostaw do promocji. Opisana funkcjonalność pozwala na rejestrację danej promocji na konkretną dostawę danego towaru. Do pozycji typu ,,towar” elementu promocji PRM, innej niż pakietowa, mamy możliwość przypisania konkretnej dostawy, dla której zdefiniowane warunki promocji mają obowiązywać. Dostawę wskazujemy na elemencie promocji, na zakładce {Dostawy}. W efekcie wybranie konkretnej dostawy lub kilku dostaw na zakładce {dostawy} elementu promocji będzie oznaczać to, że rabat zostanie naliczony wyłącznie, jeżeli na danym elemencie transakcji sprzedaży rozchód nastąpi wyłącznie z tych dostaw. Na elemencie transakcji, na zakładce {Dostawy} dostawa objęta promocją będzie odpowiednio oznaczona symbolem procenta.  Można również pozostawić domyślną wartość ‘Wszystkie’, czyli bez wskazania konkretnej dostawy, dla której ma obowiązywać promocja.

W przypadku elementów zamówienia sprzedaży ZS, promocja zdefiniowana dla konkretnych dostaw zostanie naliczona wyłącznie na elemencie niepotwierdzonego ZS, dla którego włączono tworzenie rezerwacji na niepotwierdzonym zamówieniu i wszystkie te rezerwacje są zasobowe i wskazują na dostawy przypisane do danej pozycji promocji. Jeżeli rezerwacje są tworzone dopiero podczas potwierdzania zamówienia ZS, wówczas System nie nalicza promocji zasobowych nawet wówczas, jeżeli rezerwacje te zostaną utworzone jako zasobowe i będą dotyczyć zasobów „promocyjnych”. Jest to podyktowane tym, że potwierdzanie zamówienia jest już operacją zatwierdzającą wcześniej przyjęte warunki handlowe i przeliczanie na tak późnym etapie zamówienia mogłoby być nieoczekiwane dla Użytkownika. Jeżeli więc promocje na konkretny zasób mają działać już na ZS, Użytkownik powinien pracować na ZS tworzącym rezerwacje na niepotwierdzonym zamówieniu.

Zakładka {Zestawy}

Zestawy można dodać do promocji z listy towarów, lub z listy zestawów promocyjnych. Zestawy promocyjne to zestawy, które są “używane” na innych, aktywnych promocjach. W przypadku zestawów nie są określane progi, promocja będzie miała zastosowanie dla transakcji na dowolną ilość zestawów, pod warunkiem, że dodanie zestawu na dokument odbędzie się z użyciem polecenia: Dodaj zestaw. Wysokość rabatu należy ustalić pojedynczo dla każdego składnika tego zestawu.

Uwaga

Uwaga: Jeżeli na dokumencie zmieniona zostanie np. ilość jednego ze składników zestawu, zestaw taki zostanie rozpięty i rabaty zdefiniowane dla tego zestawu nie zostaną naliczone. Użytkownik zostanie poinformowany przez system o takim zdarzeniu odpowiednim komunikatem: Edytowany element jest składnikiem zestawu ZESTAW. Zapisanie pozycji spowoduje rozpięcie zestawu oraz przeliczenie pozostałych składników zestawu wg aktualnych promocji. Czy kontynuować?

Zakładka {Formy płatności}

Naliczanie promocji można dodatkowo uzależnić od formy płatności, jaka jest na dokumencie. Na zakładce określa się formę płatności oraz maksymalny termin spłaty lub konkretną datę płatności – jest to kolejny warunek dla naliczenia promocji (termin nie może przekroczyć terminu przypisanego do danej formy płatności), by promocja została przeliczona. Ze względu na wybór typu na formie płatności – Ilość dni lub Data, Operator ma możliwość określenia warunku daty na formie płatności. Wybierając typ ‘Ilość dni’ mamy możliwość określenia maksymalnego terminu zapłaty. Istnieje możliwość wybrania również opcji ‘Brak ograniczeń’ wtedy termin nie będzie ograniczony. Wybierając typ ‘Data’ mamy możliwość określenie konkretnej daty lub zakresu dat. W tej sytuacji aby promocja była naliczona jeżeli data na płatności będzie się mieścić pomiędzy wskazanym zakres lub będzie taka sama jak wskazana (konkretna data) promocja zostanie naliczona przy spełnieniu pozostałych warunków promocji.

Przyklad

Przykład: Na formatce ‘Forma płatności’ na danej promocji określono następujące zakresy dat: - Od: 25/06/2017, Do: 31/06/2017 – czyli jeżeli na płatności data będzie pomiędzy 25/06/2017 – 31/06/2017 to promocja zostanie naliczona; przy spełnieniu pozostałych warunków promocji - Od: Brak ograniczenia, Do: 25/06/2017 – czyli jeżeli na płatności data będzie nie późniejsza niż 25/06/2017 to promocja zostanie naliczona - Od: 25/06/2017, Do: Brak ograniczenia - czyli jeżeli na płatności data będzie nie wcześniejsza niż 25/06/2017 to promocja zostanie naliczona - Od: Brak ograniczenia, Do: Brak ograniczenia – w praktyce brak ograniczenia, wszystkie dokumenty będą się kwalifikowały

Termin i forma płatności będzie pobierana z dokumentu z zakładki {ogólne}.

Do każdej promocji domyślnie dodana zostaje opcja dla płatności <Wszystkie> oraz termin <Brak ograniczenia>. Chcąc ustalić promocję uwzględniającą wybraną formę płatności, należy za pomocą przycisku lupy (lub dwuklikiem) podnieść do edycji domyślny wpis i z rozwijanego menu wybrać docelową formę, następnie wybrać odpowiedni typ: ‘Ilości dni’ (wtedy uzupełniamy maksymalny termin) lub typ ‘Data’ (wtedy określamy zakres dat dla płatności).

Uwaga

Uwaga: Dana forma płatności, będzie mogła wystąpić więcej razy wówczas, gdy na żadnym z rekordów nie będzie ustalonego typu: Ilość dni. Ponadto dla danej formy płatności, kolejne rekordy muszą mieć rozłączny zakres dat.

Obsługa promocji na konkretny dzień płatności

Aby dana promocja, uwarunkowana płatnością na konkretny dzień mogła zostać naliczona, należy ustalić datę płatności na dokumencie widoczną na nagłówku dokumentu, jako data Do. Jeżeli ta data mieści się w zakresie dat ustalonym na promocji, wówczas ta promocja będzie naliczona (przy zgodności pozostałych warunków). Dodatkowy warunek nie ma znaczenia podczas ustalania ceny na dokumentach: ofert, zamówień, umów, zleceń serwisowych. Na tych dokumentach elementy mają cenę ustalaną z uwzględnieniem istniejących promocji, przy czym nie umożliwiają one wskazania konkretnej daty płatności, która w dalszej kolejności byłaby przekazywana na płatność podczas generowania dokumentu handlowego. Na tych dokumentach termin płatności jest zapisywany jako ilość dni od wystawienia lub sprzedaży faktury (w zależności od definicji dokumentu). Dopiero na fakturze, w oparciu o przekazaną ilość dni jest ustalana konkretna domyślna data płatności.

Zakładka {Sposób dostawy}

Naliczenie promocji można również uzależnić od sposobu dostawy, jaki jest na dokumencie. Na zakładce określa się sposób dostawy, który spowoduje przeliczenie promocji na dokumencie. Do każdej promocji domyślnie dodany zostaje Sposób dostawy z opcją <Wszystkie>. Chcąc ustalić promocję uwzględniającą konkretny sposób dostawy, należy dwuklikiem przejść do edycji automatycznie dodanego rekordu i z rozwijanej listy zdefiniowanych sposobów dostawy wybrać docelowy. Definiowanie sposobów dostawy odbywa się w konfiguracji, zakładka Ogólne> Słowniki> Sposoby dostawy.

Uwaga

Uwaga: Rekordu <Wszystkie> na zakładce spowoduje usunięcie pozostałych wpisów z listy określających sposoby dostawy.

 Zakładka {Magazyny}

Naliczenie promocji można również uzależnić od magazynu, jaki został wybrany na dokumencie. Do każdej promocji domyślnie dodany zostaje Magazyn z opcją <Wszystkie>. Chcąc ustalić promocję uwzględniającą konkretny magazyn, należy dwuklikiem przejść do edycji automatycznie dodanego rekordu i z rozwijanej listy zdefiniowanych magazynów wybrać docelowy.

Zakładka {Miejsce w strukturze firmy}

Promocja będzie miała zastosowanie w centrum, które zostanie w tym miejscu zdefiniowane oraz we wszystkich centrach poległych dla tego centrum.

Zakładka {Atrybuty}

Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do promocji. Aby możliwe było przypisanie atrybutów do konkretnej promocji, należy uprzednio przypisać je do obiektu: Promocje, w module: Administrator (okno: Definicja atrybutów).

Promocja typu Stała cena

W systemie istnieje możliwość parametryzowania naliczania promocji typu Stała cena na elementach dokumentów. Nowe parametry pozwolą na dodatkową konfigurację tej promocji.

Łączenie innych promocji ze stałą ceną

Istnieje możliwość łączenia innych promocji z promocją typu stała cena. Aby odpowiednio skonfigurować takie działanie systemu należy przejść do Konfiguracja/Sprzedaż/Rabaty i promocje, w sekcji ‘Dla promocji typu stała cena’ mamy możliwość zaznaczenia parametru ‘Naliczaj inne promocje/rabaty’. Zaznaczenie lub odznaczenie tego parametru będzie decydowało o tym, czy podczas naliczania promocji stała cena system ma pomijać inne promocje czy tez naliczyć je wraz z promocją typu stała cena. Jeżeli Użytkownik wybierze opcję naliczania innych promocji/rabatów dla stałej ceny to ze względu na specyfikę promocji typu stała cena należy mieć na uwadze odpowiednie ustalenie priorytetów takich ,,łączonych’’ promocji w ten sposób, aby promocja typu stała cena była naliczana przed dodatkowymi promocjami.

Kontrola marży minimalnej przy stałej cenie towaru

Operator ma możliwość ustalenia w konfiguracji systemu czy dla promocji typu stała cena system ma kontrolować marżę minimalną czy też nie. Jeżeli parametr będzie zaznaczony system wykona kontrolę i poinformuje użytkownika w trakcie dodawania towaru jeżeli towar nie osiągnie marży minimalnej.

Definiowane parametry promocji na przykładzie Promocji Pakietowych

Promocje pakietowe polegają na sprzedaży towarów w określonych zestawach, gdzie wysokość naliczonego rabatu na dokumencie będzie uzależniona od ilości sprzedawanych towarów lub wartości sprzedawanych towarów. W ramach promocji pakietowej można również przyznać gratisy. Promocje pakietowe można podzielić przede wszystkim na dwie grupy: Operator ma możliwość definiowania dodatkowych warunków dla promocji pakietowej między innymi wskazanie towarów z pakietu, które muszą być nabyte, określenie ile różnych towarów ma być nabytych, definiowanie minimalnej ilości pozycji dla poszczególnych grup towarowych. Pakiety stałe Promocja typu „Pakiet stały” polega na tym, iż użytkownik musi zakupić wszystkie towary wchodzące w skład promocji według zdefiniowanych warunków, aby otrzymać stosowany rabat. W pakiecie stałym, oprócz naliczania rabatów, użytkownik może dołączyć do pakietów towarowych tzw. gratisy po bardzo zaniżonej cenie lub obniżonej o określony procent. Pakiety elastyczne Promocja typu „Pakiet elastyczny” polega na tym, iż użytkownik może nabyć dowolne towary z listy, na które udzielony zostanie upust, jeżeli wartość lub ilość zakupionych towarów osiągnie określony próg. Wartość upustu może być taka sama dla każdej pozycji albo dla każdej pozycji upust może być różny. Dodatkowo do pakietu można dodać gratis, jeżeli spełniony został próg pakietu. Wymaganym warunkiem do naliczenia promocji pakietowej elastycznej jest spełnienie określonego progu wartościowego lub ilościowego. W związku z tym wyróżniamy następujące promocje pakietowe: Aby rabaty liczyły się od wartości początkowych, po spełnieniu przez użytkownika wskazanego progu, należy w Konfiguracji> Sprzedaż> Rabaty i promocje, zaznaczyć parametr „Realizacja pakietów liczona od wartości początkowych”. W przeciwnym razie rabat będzie liczony od wartości końcowych, już z uwzględnieniem upustu:

Zakładka {Nagłówek}

Aby zdefiniować Promocje Pakietową należy wybrać zakładkę Zestawienia> Promocje> Listy promocji, następnie zaznaczyć w podliście „Rabat pozycji”. W wyświetlonym oknie „Promocja – zostanie dodana” po zaznaczeniu parametru „Promocja pakietowa”, użytkownik wybiera rodzaj pakietu „Stały” lub „Elastyczny”.

Na zakładce definiowalne są parametry: Nazwa promocji – nadawana przez operatora Data początkowa i Data końcowa – określa czas trwania danej promocji Rodzaj pakietu – określony przez operatora Pomiń rabaty nagłówka (GLO) – zaznaczony parametr pomija rabaty nagłówka podczas zastosowania  Promocji Pakietowych. Jeżeli zostanie odznaczony, spowoduje naliczenie promocji GLO. Dla Promocji Pakietowych odznaczenie parametru oznacza, że rabaty nagłówka zostaną wliczone do promocji, dopiero po uzupełnieniu (wprowadzeniu)  rabatu w oknie „Ogólny” w  „Rabat nagłówka”, jn.

W przypadku promocji typu WTR, funkcjonalność systemu umożliwia przypisanie dodatkowo rabatu nagłówka dla promocji WTR, który będzie naliczany podczas zarejestrowania dokumentu handlowego. Wartość wynikająca z promocji WTR zostanie zsumowana z rabatami nagłówka.

Uwaga

Uwaga: w przypadku naliczenie promocji pakietowych przyjęto zasadę, że całość ,,korzyści” wynikająca z zakupu określonego pakietu Klienta zostanie zdefiniowane jako rabat na tymże pakiecie, dlatego promocja pakietowa łączy się tylko z promocjami nagłówkowymi, jeżeli takowe mają zastosowanie (rabat % w nagłówku dokumentu, ustalony na postawie rabatu z karty kontrahenta, rabatu formy płatności, czy też wpisany tam ręcznie przez Operatora) i to wyłącznie na tych pakietach, na których parametr „Pomiń rabaty nagłówka GLO” jest wyłączony.

Maksymalna ilość pakietów

Dla promocji pakietowych możliwe jest określenia maksymalnej ilości pakietów dostępnych w ramach danej promocji. Ilość maksymalna może być rozumiana jako ilość łączna (zasada kto pierwszy, ten lepszy) lub jako ilość dla kontrahenta (zasada, każdy kontrahent, do którego kierowana jest dana promocja pakietowa może z niej skorzystać maksymalnie X razy). W tym ostatnim przypadku tak określona maksymalna ilość pakietów jest taka sama dla wszystkich kontrahentów przypisanych do danej promocji pakietowej. Funkcjonalność ta dostępna jest zarówno dla pakietów stałych, jak i elastycznych.

Przyklad

Przykład: Przy zakupie określonych ilości towarów Klient otrzyma 10%rabatu. Z promocji tej dany Klient może jednak skorzystać tylko dwukrotnie

Promocje pakietowe objęte limitem maksymalnej ilości pakietów nie są dostępna na ofercie sprzedaży. Jest podyktowane tym, że nie istnieje ścisłe powiązanie pomiędzy elementami ofert i zamówień, nie ma też kontroli ilości dokumentów, elementów, ilości na elementach zamówień wygenerowanych z oferty, trudno więc byłoby na podstawie ofert kontrolować stopień „wykorzystania” ilości pakietów. W oknie wyboru pakietów, dostępnym z formatki dokumentu sprzedaży prezentowane są wszystkie pakiety należne danemu kontrahentowi, również te, dla których ilość maksymalna został już wykorzystana. To podczas próby użycia takiego pakietu na bieżącym dokumencie System kontroluje, czy przyznanie pakietu jest jeszcze możliwe, czy też nie. Rozwiązanie to jest podyktowane względami wydajnościowymi. W przypadku pakietów elastycznych niemożliwe jest zaznaczenie pakietu, którego ilość maksymalna została już wykorzystana, w przypadku pakietów stałych zaś niemożliwe jest zaznaczenie pakietu z ilością większą, niż ilość pozostająca do wykorzystania. Różnica ta wynika ze specyfiki pakietów stałych, dla których System niejako proponuje ilość pakietów na podstawie „zawartości” dokumentu. System nadal tą ilość proponuje, pozwala ją również wprowadzić Użytkownikowi, nawet, jeżeli przekracza ona ilość pozostającą do wykorzystania, natomiast podczas zaznaczania pakietu kontroluje możliwość jego użycia we wskazanej ilości. W zależności od opcji ustalonej na danej promocji pakietowej ww. kontrola dotyczy łącznej ilości udzielonych pakietów, niezależnie komu zostały one udzielone lub dokonywana jest w zakresie pakietów udzielonych temu konkretnego Klientowi.

Aby ułatwić Klientowi pracę z pakietami limitowanymi, udostępniona została kontekstowa informacja o ilości maksymalnej pakietu, ilości już wykorzystanej oraz ilości pozostającej do wykorzystania.

Zakładka {Kontrahenci}

Promocja będzie miała zastosowanie wyłącznie wobec kontrahentów dodanych w tym miejscu do promocji, a jeżeli dodano tu grupę kontrahentów, to wobec wszystkich kontrahentów należących do tej grupy i wszystkich znajdujących się w niej „podgrup” kontrahentów. Do promocji można dodać również kontrahenta nieokreślonego. Wybranie takiej opcji spowoduje naliczenie się zdefiniowanej promocji na dokumenty, na których nie określono kontrahenta. Wskazanie kontrahenta nieokreślonego na promocji ma szczególne zastosowanie dla paragonów, na których kontrahent nie jest wymagany. Kontrahentów do promocji można dodać również poprzez opcję „z listy”. Wybranie takiej opcji spowoduję wyświetlenie okna „Kontrahenci”, po czym należy zaznaczyć konkretnych kontrahentów, do których będzie przypisana promocja. Dana promocja może zostać naliczona na elemencie dokumentu tylko jeden raz, tak, więc dodanie do promocji grupy kontrahentów oraz kontrahenta, który znajduje się w tej grupie spowoduje, że naliczenie promocji nastąpi tylko raz.

Zakładka {Towary/Gratisy}

Zakładka Towary/Gratisy różni się wyglądem, w zależności od rodzaju wybranego pakietu na zakładce {Nagłówek}.

Zakładka Towary/Gratisy w Promocji pakietowej, typu Stały

Zakładka Towary/Gratisy dla pakietu stałego składa się z dwóch grup:

Przyklad

Przykład: Jeżeli użytkownik do promocji pakietowej dodał gratis w ilości 2 sztuk i włączył opcję ‘Mnóż’ wówczas: - dla pakietu zrealizowanego w 100% system doda Gratis w ilości 2 szt. - dla pakietu zrealizowanego w 200% system doda Gratis w podwójnej ilości (4 szt.) Bez zaznaczonej opcji ‘Mnóż’ system wyliczy Gratis w obu przypadkach w ilości 2 sztuk.

Zakładka Towary/Gratisy w Promocji pakietowej, typu Elastyczny

Zakładka Towary/Gratisy dla pakietu elastycznego składa się z czterech sekcji:

Uwaga

Uwaga: Podczas edytowania ilości nadawanych gratisów system kontroluje, aby łączna ilość przyznanych gratisów nie przekroczyła ilości należnej, rozumianej jako suma ilości wszystkich gratisów przypisanych do danego progu promocji.

Aby rabaty liczyły się od wartości początkowych, po spełnieniu przez użytkownika wskazanego progu, należy w Konfiguracji> Sprzedaż> Rabaty i promocje, zaznaczyć parametr „Realizacja pakietów liczona od wartości początkowych”. W przeciwnym razie rabat będzie liczony od wartości końcowych, już z uwzględnieniem upustu. Operator ma możliwość dodania do progów wg grup grupy towarowe rzeczywiste jak i dodanie grupy wirtualnej ,,inne”. Funkcja użycia grupy ,,innej” służy do ustalenia progu dla towarów spoza dodanych grup. Progi ogólne dla pakietu będą miały zawsze ten sam rodzaj (albo wszystkie będą dotyczyły ilości albo wartości), jednak dla poszczególnych grup progi mogą się różnić, czyli dla jednej grupy może być zastosowany próg ilościowy, dla innej wartościowy.

Uwaga

Uwaga: System będzie pilnował, aby suma wielkości progów zdefiniowanych na grupach nie przekraczała wielkości progu ogólnego, może być zaś od niego mniejsza. To samo dotyczy minimalnej ilości pozycji.

Operator określa poszczególne rodzaje progów na promocji pakietowej elastycznej wraz z wartościami. Wyróżniamy następujące rodzaje progów dla promocji pakietowej elastycznej: Próg wartościowy – należy określić wartość progu, za jaką kwotę należy zakupić towary, aby uzyskać rabat/gratisy.

Próg ilościowy – należy określić wartość progu, jaką ilość sztuk towaru należy zakupić, aby uzyskać rabat/gratisy.

Próg ilościowy promocji pakietowej wyrażony w jednostce pomocniczej

Dla elastycznych promocji pakietowych z progiem typu „ilościowy” można zdefiniować jednostkę miary. Przypisanie tej jednostki oznacza, że zarówno progi ogólne tej promocji, jak i ilościowe progi dla grup towarowych, o ile je zdefiniowano, są wyrażone w tejże jednostce. Podczas sprawdzania stopnia realizacji poszczególnych progów System „sprowadza” ilości poszczególnych pozycji towarowych z dokumentu do tejże jednostki progu i dopiero tak ustaloną ilość porównuje z wielkością progu. Ww. pozwala na obsługę przypadków, kiedy to poszczególne towary mają różne przeliczniki do jednostki pomocniczej, w stosunku do której Firma chce zdefiniować próg promocji.

Przyklad

Przykład: Firma sprzedaje farby dostępne w różnych pojemnikach np. farba A w pojemniku 0,5 litra, farba B w pojemniku 1litr , farba C w pojemniku 5litrów itp. Promocja ma obowiązywać, jeżeli łączna sprzedaż farb przekroczy 10 litrów.

Dodatkowo, udostępniony został parametr Wymagaj użycia jm. z progu, którego ustawienie decyduje o tym, czy skorzystanie z danej promocji pakietowej oznacza, że na elementach dokumentu z tym pakietem ma zostać użyta ta jednostka (jako jednostka główna lub pomocnicza), czy też nie ma takiego wymagania, a wystarczy, aby jednostka taka była jedynie przypisana do karty towaru. Na liście promocji pakietowych możliwych do zastosowania na dokumencie, opcjonalnie prezentowana jest kolumna z ilością w jednostce pomocniczej, zdefiniowanej na promocji pakietowej elastycznej. Stanowi ona wsparcie dla Użytkownika w zakresie ustalania/porównywania ilość w tejże jednostce z wymaganiem ilościowym progu. Pomimo wprowadzenia ww. dodatkowy informacji, kolumny z ilością dostępną, z ceną przed i po rabacie itp. nadal dotyczą jednostki podstawowej towaru. Aby dany towar brał udział w promocji pakietowej ze zdefiniowaną jednostką na karcie towaru należy przypisać tą jednostkę, czy to jako jednostkę podstawową, czy też pomocniczą. Dla towarów, do których nie przypisano tej jednostki, w kolumnie Ilość ustalana jest wielkość 0,0000, nawet, jeżeli towar ten znajduje się na dokumencie i edycja kolumny z ilością w oknie wyboru pakietu jest zablokowana. Towar taki nie jest uznawany jako wchodzący do pakietu, ani podczas ustalania % realizacji progu, ani podczas wybierania pakietu na dokument. Wskazanie jednostki na promocji pakietowej, czy też podanie ilości towaru w tejże jednostce w oknie wyboru pakietu nie oznacza, że pozycje towarowe będą dodawane na dokument w tejże jednostce. Stanie się tak wyłącznie wówczas, jeżeli na promocji tej włączony został wcześniej omówiony parametr Wymagaj użycia jm. z progu.

Jednostka pomocnicza dla gratisów pakietu elastycznego

Jednostka miary została udostępniona również dla gratisów promocji pakietowej elastycznej. Jednostkę tą można przypisać o ile włączony jest parametr Edycja ilości wydawanych gratisów, bowiem tylko wówczas, gdy to Operator na etapie wydawania gratisów decyduje które i ile gratisów wydać, sensowne jest operowanie łączną ilością wyrażoną we wspólnej jednostce pomocniczej tychże gratisów.

Przyklad

Przykład: Ciąg dalszy przykładu jw. Jeżeli Klient kupi co najmniej 10 litrów farb, wówczas dodatkowo otrzyma 2litry farb po symbolicznej cenie 1zł. Zdefiniowanie litrów jako jednostki gratisów pozwoli na operowanie farbami A i B sprzedawanymi w różnych pojemnikach w taki sposób, aby łącznie wydać 2 litry farby .

Definiowanie jednostki miary dla gratisów dokonywane jest dla poszczególnych progów promocji. Niezależnie od tego, czy dla gratisów zdefiniowana zostanie jednostka pomocnicza, czy też nie, ilości dla gratisów nadal zapisywane jest w jednostce podstawowej. Jeżeli dla gratisów zdefiniowano konkretną jednostkę, wówczas gratisami tymi mogą być wyłącznie te towary, które mają przypisaną tą jednostkę, czy to jako jednostkę podstawową, czy to pomocniczą. Jednostka pomocnicza honorowana jest podczas ustalania i kontrolowania łącznej należnej ilości gratisów w danym progu. To w tejże jednostce prezentowana jest również informacja o ilości należnej gratisów, ilości dotąd przyznanej oraz pozostającej do przyznania. Jednostka pomocnicza ustalona dla gratisów jest przypisywana na element dokumentu handlowego dla tego gratisu.

Zakładka {Formy płatności}

Naliczenie promocji można dodatkowo uzależnić od formy płatności, jaka jest na dokumencie. Na zakładce określa się formę płatności oraz maksymalny termin spłaty, które muszą być spełnione (termin nie może przekroczyć terminu przypisanego do danej formy płatności), by promocja została przeliczona. Dla maksymalnego terminu można wybrać również opcję ‘Bez ograniczeń’. W takim przypadku termin nie będzie ograniczony. Termin i forma płatności będzie pobierana z dokumentu z zakładki {ogólne}. Do każdej promocji domyślnie dodana zostaje opcja dla płatności <Wszystkie> oraz termin <Brak ograniczenia>. Chcąc ustalić promocję uwzględniającą wybraną formę płatności, należy za pomocą przycisku lupy (lub dwuklikiem) podnieść do edycji domyślny wpis i z rozwijanego menu wybrać docelową formę oraz termin płatności. Po wybraniu formy płatności automatycznie przepisany zostanie domyślny dla niej termin płatności (określony w konfiguracji na zakładce: Sprzedaż/Formy płatności).

Uwaga

Uwaga: W przypadku dodania formy płatności z opcją <Wszystkie> pozostałe rekordy dotyczące wyszczególnionych form płatności zostaną usunięte z listy.

Zakładka {Sposób dostawy}

Naliczenie promocji można również uzależnić od sposobu dostawy, jaki jest na dokumencie. Na zakładce określa się sposób dostawy, który spowoduje przeliczenie promocji na dokumencie. Do każdej promocji domyślnie dodany zostaje Sposób dostawy z opcją <Wszystkie>. Chcąc ustalić promocję uwzględniającą konkretny sposób dostawy, należy dwuklikiem przejść do edycji automatycznie dodanego rekordu i z rozwijanej listy zdefiniowanych sposobów dostawy wybrać docelowy. Definiowanie sposobów dostawy odbywa się w konfiguracji, zakładka Ogólne> Słowniki> Sposoby dostawy.

Uwaga

Uwaga: Rekordu <Wszystkie> na zakładce spowoduje usunięcie pozostałych wpisów z listy określających sposoby dostawy.

Zakładka {Magazyny}

Naliczenie promocji można również uzależnić od magazynu, jaki został wybrany na dokumencie. Do każdej promocji domyślnie dodany zostaje Magazyn z opcją <Wszystkie>. Chcąc ustalić promocję uwzględniającą konkretny magazyn, należy dwuklikiem przejść do edycji automatycznie dodanego rekordu i z rozwijanej listy zdefiniowanych magazynów wybrać docelowy.

Zakładka {Miejsce w strukturze firmy}

Promocja będzie miała zastosowanie w centrum, które zostanie w tym miejscu zdefiniowane oraz we wszystkich centrach poległych dla tego centrum.

Zakładka {Atrybuty}

Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do promocji. Aby możliwe było przypisanie atrybutów do konkretnej promocji, należy uprzednio przypisać je do obiektu: Promocje, w module: Administrator (okno: Definicja atrybutów).

Realizacja Promocji Pakietowych oraz WTR

Promocje Pakietowe oraz Promocja typu WTR realizowane są w różny sposób na dokumentach handlowych, w zależności od rodzaju promocji. Poniższe prezentacje przedstawiają przykładowe realizacje tych promocji, na zamówieniu sprzedaży.

Promocje Pakietowe – rodzaj pakietu Stały

Aby zrealizować Promocje Pakietową, typu „Stały”- należy w pierwszym kroku zaznaczyć parametr na Definicji dokumentu> Inne „Stosuj promocje pakietowe”. Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie promocji w Zestawienia> Promocje i rabaty> Lista promocji, a następnie uruchomienie Listy dokumentów handlowych i zarejestrowanie określonego dokumentu. Poniżej został opisany proces realizacji Promocji Pakietowej, typu „Stały” na dokumencie ZS: Została zdefiniowana promocja na towary T3 1szt. oraz T4 2szt. Jeżeli zostaną spełnione warunki klient zapłaci 45 PLN za towar T3, na towar T4 otrzyma rabat w wysokości 30%, oraz otrzyma Gratis T5 1szt. za kwotę 2 PLN.

Podczas rejestrowania dokumentu ZS, po wybraniu kontrahenta, dla którego została zdefiniowana promocja zostanie automatycznie wyświetlone okno „Promocje pakietowe dla kontrahenta”, w którym zostały zlokalizowane wszystkie promocje przypisane dla wybranego kontrahenta W wyświetlonym oknie „Promocje pakietowe dla kontrahenta”, w prawym górnym rogu znajduje się parametr ”Automatyczna edycja okna”, który umożliwia parametryzację działania okna. Pozwala określić czy okno będzie otwierane automatycznie po wybraniu kontrahenta, czy tylko poprzez naciśnięcie ikony  na dokumencie. Zaznaczenie parametru oznacza, że okno będzie otwierane po wybraniu kontrahenta na dokumencie Odznaczenie parametru oznacza, że okno będzie otwierane tylko po naciśnięciu ikony  na dokumencie.

Uwaga

Uwaga: Parametr „Automatyczna edycja okna” jest domyślnie zaznaczony w oknie „Promocje pakietowe dla kontrahenta”

Po określeniu ilości pakietu przy nazwie promocji, automatycznie zostanie wygenerowana ilość spełniająca minimalne warunki zdefiniowanej promocji przy każdym towarze. Zgodnie z przykładem powyżej ustalono ilość pakietu równą 1. Automatycznie uzupełniono ilość dla towarów: T3 w ilości 1 szt. i T4 w ilości 2 szt. Jest to zgodne ze zdefiniowanymi progami. Nie ma możliwości ustalenia dowolnej ilości dla każdego  towaru z osobna.  Przy nazwie promocji wyświetlony jest procentowy poziom ‘realizacji’ pakietu. Promocja typu „Stały” jest promocją sztywną,  aby została zrealizowana musi zostać zakupiona taka ilość towarów, jaka została zdefiniowana w promocji. Po zaznaczeniu pakietu promocji nastąpi automatyczne zamknięcie okna i powrót do edycji rejestrowanego dokumentu. Na liście elementów będą widoczne towary, które zostały zdefiniowane w promocji, dodane z określonym upustem oraz gratisem. Ikona  dostępna z poziomu zakładki Ogólne dokumentu  daje możliwość ponownego otwarcia okna „Promocje pakietowe dla kontrahenta” i modyfikację pakietu.

Dodawanie towarów z poziomu dokumentu

Podczas dodawania towarów bezpośrednio z poziomu dokumentu, elementy są identyfikowane z towarami zdefiniowanymi w pakietach. Jeżeli w pakietach znajduje się towar, który został dodany na dokument, wówczas ilość tego towaru zostanie przepisana na elementy pakietu z towarem. Podczas dodawania towarów naliczane są zdefiniowane dla nich standardowe promocje. Podczas dodania towaru z pozycji dokumentu, w oknie Promocje pakietowe cały rekord z dodanym  towarem zostanie wyświetlony w kolorze niebieskim. Wyliczenie procentu realizacji poszczególnych promocji pakietowych następuje względem ilości towarów wprowadzonych na dokument, towarów będących elementem promocji. Uwzględnienie promocji pakietowej na dokumencie będzie miało miejsce po wskazaniu przez użytkownika, który z pakietów ma zostać zastosowany. Jeżeli pakiet zostanie zastosowany na dokumencie, wówczas dla pozycji, dla której naliczono pakiet, zostanie wycofany wcześniej zastosowany rabat.

Przyklad

Przykład: Dokument ZS oraz zdefiniowane dla wybranego kontrahenta Promocje pakietowe. Na dokumencie ZS dodano towar T3 w ilości 1 szt. w związku z tym na elementach pakietu z towarem T3 kolumna „Ilość” powinna zostać wypełniona ilością 1 szt. Jeżeli użytkownik ponownie doda element z towarem T4 w ilości 2 szt., to ilość w elementach pakietu dotyczącego tego towaru powinna zostać zmieniona na 2 szt.

Parametr „Dla elementu” w sekcji Pakiety umożliwia prezentacje pakietów dla dodanego elementu z pozycji dokumentu.

Promocje Pakietowe - rodzaj pakietu Elastyczny

Aby zrealizować Promocje Pakietową, typu „Elastyczny”- należy w pierwszym kroku zaznaczyć  parametr na Definicji dokumentu> Inne „Stosuj promocje pakietowe”. Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie promocji w Zestawienia> Promocje i rabaty> Lista promocji, a następnie uruchomienie Listy dokumentów handlowych i zarejestrowanie określonego dokumentu. Poniżej został opisany proces realizacji Promocji Pakietowej, typu „Elastyczny” na dokumencie zamówienia sprzedaży:

Próg od wartości

Została zdefiniowana promocja, próg od wartości 300 PLN gdzie minimalna ilość pozycji jest równa 2. Promocja została zdefiniowana na towary T1, T6, T7. Jeżeli zostaną spełnione warunki promocji klient otrzyma rabat w wysokości 10% dla towaru T1, 5% dla towaru T6, 7% dla towaru T7 oraz otrzyma Gratis T3 1 szt. za 1 PLN.

Podczas rejestrowania dokumentu ZS, po wybraniu kontrahenta, dla którego została zdefiniowana promocja zostanie automatycznie wyświetlone okno „Promocje pakietowe dla kontrahenta”, w którym zostały zlokalizowane wszystkie promocje przypisane dla danego kontrahenta. W wyświetlonym oknie „Promocje pakietowe dla kontrahenta”, w prawym górnym rogu znajduje się parametr ”Automatyczna edycja okna”, który umożliwia parametryzację działania okna. Pozwala określić czy okno będzie otwierane automatycznie po wybraniu kontrahenta, czy tylko poprzez naciśnięcie ikony  na dokumencie. Zaznaczenie parametru oznacza, że okno będzie otwierane po wybraniu kontrahenta na dokumencie Odznaczenie parametru oznacza, że okno będzie otwierane tylko po naciśnięciu ikony  na dokumencie

Uwaga

Uwaga: Parametr „Automatyczna edycja okna” jest domyślnie zaznaczony w oknie „Promocje pakietowe dla kontrahenta”

Na promocji pakietowej elastycznej mamy możliwość określenia wybranych ilości dla towarów z promocji w kolumnie ‘Ilość’. W trakcie uzupełniania ilości dla promocji pakietowej kontrahenta system przy nazwie promocji wyświetla procentowy wskaźnik spełnienia warunków danej promocji pakietowej. Promocja typu „Elastyczny od wartości” nie wymaga zakupu wszystkich towarów objętych promocją, lecz konieczny jest zakup na kwotę progową. Okno promocji pakietowej dla kontrahenta może być odpowiednio modyfikowane o wyświetlane kolumny. Zaznaczenie ich lub odznaczenie będzie miało wpływ na pojawienie się lub zniknięcie kolumn na formatce. W podanym przykładzie zaznaczono kolumny ‘Cena początkowa’, ‘Cena po rabacie’, ‘Wartość końcowa’. Ponieważ zostały spełnione warunki promocji elastycznej od wartości system naliczył odpowiedni rabat i wyświetlił cenę i wartość po nadaniu rabatu. To czy dana promocja pakietowa będzie możliwa do zastosowania zależy od tego, czy zostaną spełnione warunki tej promocji. Obok nazwy pakietu system wyświetla zdefiniowane progi. Przy progach znajduje się procentowy wskaźnik spełnienia warunków tego progu. W tym przypadku system wyświetlił spełnienie progów promocji na poziomie (250%/150%) 300.0000/2 co oznacza: Po zaznaczeniu pakietu nastąpi automatyczne zamknięcie okna i powrót do edycji rejestrowanego dokumentu. Na liście elementów będą widoczne towary, które zostały zdefiniowane w promocji, dodane z określonym upustem oraz gratisem. Ikona  dostępna z poziomu zakładki Ogólne dokumentu daje możliwość ponownego otwarcia okna „Promocje pakietowe dla kontrahenta” i modyfikację pakietu.

Uwaga

Uwaga: Aby rabaty liczyły się od wartości początkowych, po spełnieniu przez użytkownika wskazanego progu, należy w Konfiguracji> Sprzedaż> Rabaty i promocje, zaznaczyć parametr „Realizacja pakietów liczonych od wartości początkowych”. W przeciwnym razie rabat będzie liczony od wartości końcowych, już z uwzględnieniem upustu.

Próg od ilości

Została zdefiniowana promocja, ze zdefiniowanymi progami ilościowymi: 20.0000, 30.0000, 40.0000. Dla każdego z progów ustalono odpowiedni typ promocji i wartość. Okno z listą towarów i gratisów jest kontekstowe, co oznacza, że po wybraniu kursorem odpowiedniego progu po lewej stronie okna system wyświetli odpowiednie towary i gratisy dla tego progu po prawej stronie okna.

W wyświetlonym oknie „Promocje pakietowe dla kontrahenta”, w prawym górnym rogu znajduje się parametr ”Automatyczna edycja okna”, który umożliwia parametryzację działania okna. Pozwala określić czy okno będzie otwierane automatycznie po wybraniu kontrahenta, czy tylko poprzez naciśnięcie ikony  na dokumencie Zaznaczenie parametru oznacza, że okno będzie otwierane po wybraniu kontrahenta na dokumencie Odznaczenie parametru oznacza, że okno będzie otwierane tylko po naciśnięciu ikony  na dokumencie.

Uwaga

Uwaga: Parametr „Automatyczna edycja okna” jest domyślnie zaznaczony w oknie „Promocje pakietowe dla kontrahenta”

Zgodnie z przedstawiony powyżej przykładem, dla promocji określono kilka progów ilościowych. W zależności od tego, który z warunków progu zostanie spełniony taki zostanie naliczony rabat i gratisy.  Po zaznaczeniu progu promocji nastąpi automatyczne zamknięcie okna i powrót do edycji rejestrowanego dokumentu. Na liście elementów będą widoczne towary, które zostały zdefiniowane w promocji, dodane z określonym upustem oraz gratisem. Po zaznaczeniu progu promocji nastąpi automatyczne zamknięcie okna i powrót do edycji rejestrowanego dokumentu. Na liście elementów będą widoczne towary, które zostały zdefiniowane w promocji, dodane z określonym upustem. Po zaznaczeniu tego progu Operator uzyska odpowiednią informację o niespełnieniu warunków promocji.

Ikona  dostępna z poziomu zakładki Ogólne dokumentu daje możliwość ponownego otwarcia okna „Promocje pakietowe dla kontrahenta” i modyfikację pakietu.

Dodawanie towarów z poziomu dokumentu

Podczas dodawania towarów bezpośrednio z poziomu dokumentu, elementy są identyfikowane z towarami zdefiniowanymi w pakietach. Jeżeli w pakietach znajduje się towar, który został dodany na dokument, wówczas ilość tego towaru zostanie przepisana na elementy pakietu z towarem. Podczas dodawania towarów naliczane są zdefiniowane dla nich standardowe promocje. Podczas dodania towaru z pozycji dokumentu, w oknie Promocje pakietowe cały rekord z dodanym towarem zostanie wyświetlony w kolorze niebieskim. Wyliczenie procentu realizacji poszczególnych promocji pakietowych następuje względem ilości towarów wprowadzonych na dokument, towarów będących elementem promocji. Uwzględnienie promocji pakietowej na dokumencie będzie miało miejsce po wskazaniu przez użytkownika, który z pakietów ma zostać zastosowany. Jeżeli pakiet zostanie zastosowany na dokumencie, wówczas dla pozycji, dla której naliczono pakiet, zostanie wycofany wcześniej zastosowany rabat.

Po zaznaczeniu okna przy nazwie promocji, została naliczona zdefiniowana promocja na towary wybrane na dokumencie, gdyż warunki promocji zostały zrealizowane. Parametr „Dla elementu” w sekcji Pakiety umożliwia prezentacje pakietów dla dodanego elementu z pozycji dokumentu.

Promocja typu WTR

Aby zrealizować Promocję Nagłówka, typu WTR - należy w pierwszym kroku zdefiniować promocję w Zestawienia> Promocje i rabaty> Lista promocji. Następnie uruchomić Listę dokumentów handlowych i zarejestrować określony dokument. Poniżej został opisany proces realizacji Promocji WTR, na dokumencie ZS: Została zdefiniowana promocja dla kontrahenta „Kontrahent” na główną grupę towarów. Wartości upustu wynosi 20%, przy spełnieniu progu w wysokości 2 szt. Jeżeli zostaną spełnione warunki klient otrzyma rabat oraz otrzyma Gratis T5 1 szt. za kwotę 2 PLN.

Wygenerowano dokument ZS, gdzie dodano kontrahenta, dla którego została zdefiniowana promocja oraz towar T4 w ilości 3 szt. Przy próbie zatwierdzenia dokumentu system wyświetli automatycznie okno „Aktualne promocje od wartości transakcji”, na którym prezentowane będą wszystkie promocje WTR przypisane dla danego kontrahenta.

Aby nadać rabat i gratis wynikający z WTR należy zaznaczyć parametr znajdujący się obok nazwy promocji oraz  parametr znajdujący się obok gratisu. Po zapisaniu zmian, promocja oraz ewentualne gratisy zostaną uwzględnione na potwierdzanym dokumencie.

Budżet rabatowy Operatora i Kontrahenta

Promocja typu Budżet operatora/kontrahenta polega na określeniu konkretnej kwoty (dla Operatora lub Kontrahenta), którą ten będzie miał możliwość wykorzystania w postaci rabatu. Funkcjonalność można wykorzystać, przykładowo określając budżet rabatowy dla danego handlowca w firmie. Budżet rabatowy kontrahenta natomiast można zdefiniować jako kwotę rabatową dla dobrego Klienta w danej firmie. Istotą opisanej promocji jest to, że System nie nalicza jej automatycznie, ale czyni to Operator w sposób świadomy i wg własnego uznania. Tego typu promocja naliczana jest jako ostatnia na elemencie i zawsze metodą „Dodaj”, tj. od wartości początkowej transakcji. Budżety rabatowe dotyczą wyłącznie dokumentów sprzedaży i mogą być udzielana na: zamówieniu sprzedaży ZS, fakturze sprzedaży: FS, FSE, paragonie PA oraz wydaniach zewnętrznych WZ i WZE. Poszczególne zakładki nowego typu promocji i ich obsługa nie różni się od innych promocji, z wyłączeniem zakładek {Nagłówek}, {Kontrahenci}, {Operatorzy} i {Towary}, omówionych w dalszej części dokumentu.

Zakładka {Nagłówek}

Promocję typu budżet operatora i budżet kontrahenta dodajemy z poziomu Listy promocji i rabatów/Promocje/Rabaty budżetowe. Na liście będą widoczne zdefiniowane już wcześniej budżety rabatowe. Istnieje możliwość odpowiedniego filtrowania zdefiniowanych rabatów m.in. przez wybór operatora, datę obowiązywania, typ, stan.

Na zakładce ‘Nagłówek’ Operator wybiera typ definiowanego budżetu. Wyróżniamy dwa typy rabatu budżetowego: 

Zakładka {Kontrahenci}

Definiując promocję budżet rabatowy operatora, zakładka Kontrahenci będzie podobna do tej samej zakładki w innych promocjach. Standardowo na omawianej zakładce będzie możliwe zdefiniowanie odpowiednich kontrahentów lub grup kontrahentów, wobec których tę promocję będzie można zastosować. W tej sytuacji, tworząc transakcję sprzedaży, budżet rabatowy operatora będzie mógł być użyty dla kontrahenta przypisanego do promocji lub do kontrahenta, który należy do grupy kontrahentów przypisanej do promocji. Dla promocji typu budżet rabatowy kontrahenta omawiana zakładka będzie wykazywała różnice. Podstawową zmianą jest fakt, że przy tym rodzaju promocji możliwe będzie przypisanie jedynie konkretnego kontrahenta, bez możliwości przypisania grupy kontrahentów. Dla dodanego kontrahenta możliwe będzie określenie wartości budżetu rabatowego. Budżet rabatowy określony zostanie jako wartość netto, w walucie systemowej. Wartość rabatu może być wpisywana ręcznie lub ustalona dla pozostałych kontrahentów metodą Wypełnij wszystkie wg bieżącego. Metoda ta pozwala na ustalenie wartości budżetu dla wszystkich kontrahentów promocji na podstawie budżetu kontrahenta, który obecnie wskazujemy kursorem. Udostępniona została również opcja sprawdzenia aktualnego stanu budżetu rabatowego kontrahenta. Użycie ikony Wykorzystanie budżetu zwraca wartość budżetu, wartość wykorzystaną oraz wartość do wykorzystania. Informacja o tym, że dla danego kontrahenta określona została promocja typu rabat budżetowy KNT lub OPE będzie dostępna, tak jak w przypadku innych promocji na zakładce Upusty na karcie kontrahenta.

Zakładka {Operatorzy}

Zakładka Operatorzy będzie dostępna tylko dla promocji budżet rabatowy operatora. Służy ona do definiowania odpowiednich operatorów, którym chcemy przyznać rabaty budżetowe. Wartość budżetu rabatowego dla danego operatora określana jest podobnie jak w przypadku promocji budżetu KNT dla danego kontrahenta. Określenie budżetu może nastąpić w formatce dodania/edycji operatora. Umożliwiona jest również opcja ,,Wypełnij wszystkie wg bieżącego”, która pozwoli na wypełnienie wartości budżetu zgodnie z budżetem operatora, który aktualnie jest wybrany kursorem. Podobnie jak w promocji budżet KNT, udostępniona została opcja sprawdzenia aktualnego stanu budżetu rabatowego operatora. Wykorzystanie budżetu zwraca wartość budżetu, wartość wykorzystaną oraz wartość do wykorzystania.

Zakładka {Towary}

Na zakładce ‘Towary’ Operator ma możliwość przypisania odpowiednich towarów lub grup towarowych, które będą obowiązywać dla tej promocji. W tej sytuacji, dana promocja o typie budżet rabatowy będzie mogła być zastosowana, jeżeli towar, którego dotyczy ta transakcja będzie dodany do promocji lub będzie należeć do grupy towarów, która została dodana do promocji. Zakładka ‘Towary’ na promocji budżetowej działa podobnie jak dla innych promocji w systemie z tą różnicą, że wartość rabatu oznacza maksymalną wartość rabatu możliwą do przyznania przez Operatora w ramach danego budżetu rabatowego. W tej sytuacji definiujemy rabat maksymalny dla danego towaru lub grupy towarowej. Może być zdefiniowany w formie upustu procentowego lub upustu wartościowego. Wartość rabatu maksymalnego może być uzupełniona metodą edit-in-place, przez dedykowaną formatkę lub metodą ‘Wypełnij według bieżącego’.

Realizacja Budżetu rabatowego Operatora i Kontrahenta

Specyfiką promocji typu Budżet rabatowy Operatora/Kontrahenta jest to, że rabat z tytuły tej promocji nie jest nadawany przez system automatycznie. Aby nadać rabat wynikający ze zdefiniowanej promocji budżetowej musi zostać nadany ręcznie przez operatora według uznania. Dla poprawnej obsługi promocji typu Budżet rabatowy konieczne jest rejestrowanie struktury udzielonego rabatu (parametr ‘Rejestruj strukturę udzielonego rabatu’ w konfiguracji). Tylko bowiem w takim wypadku możliwe jest kontrolowanie stopnia wykorzystania poszczególnych budżetów. Z tego względu, jeżeli w Systemie istnieje potwierdzona promocja tego typu, niemożliwe będzie odznaczenie parametru „„Rejestruj strukturę udzielonego rabatu” w konfiguracji Systemu.

Udzielenie rabatu budżetowego

Rabat budżetowy KNT oraz OPE może zostać udzielony wyłącznie na dokumentach: ZS, FS, WZ, PA, WZE i FSE. Przyznanie promocji budżetowej na dokumencie odbywa się poprzez kliknięcie ikony [Rabaty budżetowe] na dokumencie. Po wciśnięciu ikony automatycznie otwiera się okno Budżety rabatowe. Okno podzielone jest na dwie sekcje. W górnym oknie prezentowana jest lista budżetów rabatowych kontrahenta i operatora, które są możliwe do wyboru. Dla danej promocji budżetowej prezentowana jest informacja o wartości budżetu, o wartości wykorzystanej z budżetu oraz o pozostałej wartości budżetu. W sekcji dolnej wyświetlone zostaną elementy dokumentu. Dla elementu będzie również prezentowana informacja o maksymalnym rabacie, jaką ustalono na danym rabacie budżetowym oraz wielkość udzielonego rabatu budżetowego. Informacja dotycząca danego elementu będzie prezentowana kontekstowo, czyli dla budżetu, który jest aktualnie wskazany kursorem w górnej sekcji okna. Naliczenie rabatu wykonujemy poprzez edycję rabatu (procentowego i kwotowego), ceny końcowej i wartości końcowej na dolnej liście. Możliwe jest również zaznaczenie odpowiednich elementów i użycie opcji ‘Udziel maksymalnego rabatu’. Funkcja ta pozwala nadać wszystkim wskazanym elementom z dolnej sekcji maksymalny rabat możliwy do naliczenia z danego budżetu rabatowego. Jeśli Operator będzie chciał powrócić do stanu sprzed edycji należy wybrać opcję ‘Zeruj rabat’.

Przyklad

 Przykład: Zdefiniowano promocję BUDŻET OPE dla Operatora OP1, gdzie wartość budżetu rabatowego to 5 000 PLN. Promocja obowiązuje dla towarów jak poniżej: T1 – rabat maksymalny 5 PLN T3 – rabat maksymalny 15 PLN T4 – rabat maksymalny 15% T5 – rabat maksymalny 7% Operator OP1 wystawił dokument FS. W ramach zdefiniowanego rabatu budżetowego Operator może nadać rabat: - według uznania, do górnej granicy zdefiniowanego rabatu maksymalnego dla każdej z pozycji - nadać pozycji rabat maksymalny przez użycie funkcji ‘Udziel max rabatu z bieżącego budżetu na wskazanym elemencie’

W przedstawionym powyżej przykładzie widzimy, że Operator nie nadał na każdej pozycji rabatu maksymalnego, a wykonał to według uznania. Kolumna ‘rabat maksymalny’ nie oznacza rabatu, jaki każdorazowo musi być nadawany dla pozycji, a jedynie określa górną granicę rabatu. Wartość nadanego rabatu sumarycznie w ramach danego rabatu budżetowego wyświetlana jest w kolumnie ‘Naliczona’. Istnieje możliwość nadania rabatu łącznie z dwóch budżetów rabatowych np. w ramach promocji budżet rabatowy operatora  a następnie w ramach budżetu rabatowego kontrahenta.

Parametryzacja obsługi budżetów rabatowych podczas zmiany ilości na elemencie

W Konfiguracja/Sprzedaż/Rabaty i promocje udostępnione zostały stosowne parametry decydujące o obsłudze budżetu rabatowego przy zmianie ilości na elemencie dokumentu. Wybrany przez Operatora parametr będzie decydowała o tym, czy podczas zmiany ilości na elemencie System ma utrzymywać kwotę udzielonego rabatu budżetowego, czy też procent tego rabatu. Zdefiniowany parametr będzie działał zarówno dla dokumentu wygenerowanego z innego dokumentu, jak i dokumentu dodawanego ręcznie.

Przyklad

Przykład: Dla kontrahenta K1 zdefiniowano budżet rabatowy o wartości 500,00, przypisano do niego towary j.n.: T1 rabat maksymalny 30% T2 rabat maksymalny 80% Zarejestrowano ZS1, na którym naliczono z ww. budżetu rabat 50,00 Zarejestrowano ZS2: T1 10szt cena początkowa 100,00, naliczono rabat budżetowy 100,00, czyli po rabacie: 10szt x 90,00= 900,00 Operator generuje FS na całość FS1 10szt x 90,00 = 900,00 naliczony rabat budżetowy 100,00 Teraz Operator zmniejsza ilość na 4szt, w wyniku czego: 1. Jeżeli parametr w konfiguracji ustawiony jest na „Wartość…”, wówczas 4szt x 75,00 = 300,00, rabat budżetowy 100,00 2. Jeżeli parametr w konfiguracji ustawiony jest na „Procent..”, wówczas - ustalenie Wartości X1, gdzie X1 to maksymalny możliwy rabat budżetowy dla danego towaru: 120,00 - ustalenie Wartości X2, gdzie X2 to kwota pozostająca niewykorzystana z danego budżetu (bez elementu bieżącego: 500-50=450,00 - ustalenie Wartości X3, gdzie X3 to ustalona „należna” wielkość rabatu budżetowego dla nowej ilości:: 100/10*4=40,00 Naliczony zostanie rabat budżetowy 40,00 4szt x 90,00 = 360,00, rabat budżetowy 40,00

Promocja limitowana

Wprowadzona została funkcjonalność pozwalającą na definiowanie na promocji limitów, po wyczerpaniu których promocja przestaje obowiązywać. Limit taki będzie mógł przybrać jedną z poniższych postaci: Ww. funkcjonalność dotyczy promocji nie-pakietowych typu PRM. W przypadku dwóch pierwszych typów limitów funkcjonalność została obsłużona zarówno na dokumentach sprzedaży, jak i zakupu, w przypadku ostatniego z nich, na dokumentach sprzedaży. Promocje limitowane j.w. zostały obsłużone na zamówieniach, dokumentach handlowych oraz zleceniu serwisowym ZSR, nie będą zaś naliczane na ofertach. Poniżej zostaną opisane szczególne parametry dla tej promocji. Zakładki standardowe dla promocji, które zostały opisane już wcześniej nie będą przytaczane.

Promocja do wyczerpania ilości

Promocja z limitem typu „Ilość” może przyjąć dwie formy: limitu zdefiniowanego dla całej promocji oraz limitu zdefiniowanego na poszczególnych elementach promocji, czyli poszczególnych towarach w promocji. Limit ilościowy zdefiniowany na nagłówku promocji oznacza, że promocja ta dotyczy łącznej ilości określonej na promocji, niezależnie od tego, na jakich towarach z promocji zostanie ona naliczona. Limit ilościowy zdefiniowany zaś na elemencie promocji oznacza, że promocja dla tego towaru obowiązuje do wyczerpania ilości zdefiniowanej na tym konkretnym towarze.

W przypadku limitów ilości/wartości definiowanych na poszczególnych towarach przyjęto zasadę, zgodnie z którą, jeżeli towar ten jest dodany do promocji wielokrotnie (np. z uwagi na różne rabaty w zależności od progu minimalnego), limit na wszystkich pozycjach wskazujących na ten towar jest taki sam. Limitów nie można definiować na grupach towarowych w promocji.

W przypadku refundacji możliwe jest jej zdefiniowanie na różnym poziomie dla tego samego towaru, możliwe jest również jej określenie na grupie towarowej w promocji.

Uwaga

Uwaga: Ww. limity funkcjonują rozłącznie, tj. jeżeli zdefiniowano limit ilościowy na nagłówku, wówczas nie można go określić na elementach i odwrotnie.

Promocja do wyczerpanie wartości rabatu

Promocja z limitem typu „Wartość rabatu” również może przyjąć dwie formy: limitu zdefiniowanego dla całej promocji oraz limitu zdefiniowanego na poszczególnych towarach w promocji. Limit „Wartości rabatu” zdefiniowany na nagłówku promocji oznacza, że łącznie, z tytułu tej promocji System może naliczyć rabat w kwocie netto w walucie Systemowej nie większej, niż kwota określona w nagłówku promocji, niezależnie na jakim towarze zostanie ona naliczona. Limit „Wartości rabatu” zdefiniowany na elemencie promocji (taki sam dla wszystkich rekordów wskazujących na dany towar) oznacza, że łączna kwota rabatu naliczona dla tego towaru nie może przekroczyć kwoty określonej na tym towarze w promocji. Ww. limity będą funkcjonować rozłącznie, tj. jeżeli limit zdefiniowano na nagłówku, wówczas nie jest on definiowany na elementach i odwrotnie. Podobnie jak dla promocji z limitem ilościowym, również dla promocji z określoną wartością maksymalną rabatu udostępniona została informacja o kwocie już wykorzystanej oraz pozostającej do wykorzystania z tej promocji.

Promocja refundowana

Promocja refundowana jest szczególnym rodzajem promocji sprzedażowej, w której część kosztów udzielonego w jej ramach rabatu ponosi Dostawca/Producent, lub inny Podmiot. W nagłówku takiej promocji definiowana jest maksymalna wartość refundacji dla danej promocji, rozumiana jako wartość netto w walucie Systemowej, natomiast na towarach w tejże promocji definiowany jest sposób ustalanie kwoty refundowanej dla transakcji dokonanej danym towarem, na którym tej promocji udzielono. Promocja będzie naliczana aż do wyczerpania kwoty refundowanej określonej w nagłówku promocji. Promocję nie-pakietową PRM można oznaczyć jako refundowaną poprzez zaznaczenie checkboxa „Limit” i wskazanie opcji „Kwota refundowana” jako rodzaju limitu. Jeżeli daną promocję oznaczono jako promocję refundowaną, wówczas na jej poszczególnych pozycjach (towarach w promocji) Operator może definiować zasady refundacji, czyli określać jaka część naliczonego przez Firmę rabatu, zostanie zwrócona przez Dostawcę, Producenta, lub inny podmiot ponoszący częściowo koszty danej promocji. Inaczej niż w przypadku limitów ilości/wartości, na promocji refundowanej można określić różne zasady refundacji dla tego samego towaru (z innym progiem, czy też wielkością rabatu), można je określać również na rekordach wskazujących na grupy towarowe. Wielkość refundacji można określić jako konkretną wielkość (kwotę) rabatu od elementu transakcji, kwotę rabatu od każdej „sztuki” towaru, lub jako % wielkość udzielonej kwoty rabatu:

Przyklad

Przykład 1: PRM1 T1: rabat 20%; wielkość refundacji: Wartość 10,00PLN Bez względu na ilość na elemencie transakcji, kwota refundowana wyniesie 10,00 PLN: FS1 T1 10szt, naliczono promocję PRM1 w kwocie 100,00, kwota refundacji: 10,00 PLN FS2 T1 20szt, naliczono promocję PRM1 w kwocie 200,00, kwota refundacji 10,00 PLN Przykład 2: PRM2 T1: rabat 10%; wielkość refundacji 10,00 PLN/szt Podczas sprzedaży 1szt towaru, kwota refundacji wyniesie 10,00PLN, podczas sprzedaży 3szt: 30,00PLN itp. Przykład 3: PMR3 T1 rabat 8%; wielkość refundowana: 50% Ww. oznacza, że połowa kwoty udzielonego rabatu będzie refundowana przez Dostawcę/Producenta. Jeżeli więc cena początkowa towaru wynosi 100,00PLN, sprzedane zostaną 3szt towaru, System naliczy 8% rabatu, czyli kwotę 24,00, kwota refundowana wyniesie 12,00. Przykład 4: Operator definiuje promocję na towar T2 w wysokości 6%, z czego 2% pokrywa Dostawca/Producent, pozostałe 4% zostaną poniesione przez Firmę. W takim wypadku wielkość refundacji należy zdefiniować na poziomie 33,33% (2/6*100)

Obsługa promocji limitowanej i jej rozliczenie

Obsługa na dokumentach

Promocje refundowane zostały obsłużone na dokumentach sprzedaży: zamówieniach sprzedaży ZS, zleceniu serwisowym ZSR, dokumentach handlowych sprzedaży: FS, WZ, PA, FSE, WZE, WKA, oraz formatce łatwej sprzedaży. Dla poprawnej obsługi promocji „limitowanej” konieczne jest rejestrowanie struktury udzielonego rabatu, tylko bowiem w takim wypadku możliwe jest kontrolowanie stopnia wykorzystania poszczególnych limitów zdefiniowanych na promocji. Z tego względu, jeżeli w Systemie istnieje potwierdzona promocja tego typu, niemożliwe będzie odznaczenie parametru „Rejestruj strukturę udzielonego rabatu” w konfiguracji Systemu, o czym Użytkownik jest informowany podczas próby wyłączenia tego parametru. Z kolei jeżeli ww. parametr w konfiguracji jest wyłączony, wówczas nie uda się potwierdzić promocji limitowanej.

Promocje z limitem ilościowym

Promocje z limitem ilościowym zostały obsłużone na zamówieniach sprzedaży i zakupu ZS, ZZ, zleceniu serwisowym ZSR, dokumentach handlowych sprzedaży i zakupu: FS, WZ, PA, FSE, WZE, WKA, FZ, PZ, PZI, FRR, PKA oraz formatce łatwej sprzedaży. Oprócz sprawdzania dotychczasowych warunków, koniecznych do naliczenia danej promocji, System będzie sprawdzał, czy ilość na elemencie transakcji nie przekracza ilości pozostałej, niewykorzystanej z tej promocji. Nie przewiduje się „częściowego” naliczenia promocji w sytuacji, gdy co prawda promocja nie została jeszcze „wyczerpana”, jednak ilość niewykorzystana jest mniejsza niż ilość, jakiej dotyczy bieżąca transakcja.

Przyklad

Przykład: W PRM1 dla T1 zdefiniowano rabat 10%, limit 100szt. Dotychczas naliczono już promocję dla 97szt, Ilość pozostająca to 3szt. Jeżeli teraz Operator zarejestruje FS na 6szt T1, wówczas promocja nie zostanie naliczona, bowiem ilość na elemencie przekracza ilość, dla której promocja może jeszcze zostać naliczona, System nie będzie naliczał np. 5% (połowę), byłoby to bowiem dość nieoczekiwane i niezgodne z warunkami promocji. Aby promocja została naliczona, Operator musi zmniejszyć ilość na elemencie na 3szt a pozostałą ilość dodać na odrębnym elemencie.

Promocje z limitem wartościowym

Promocje z limitem wartościowym zostaną obsłużone na tych samych dokumentach, co promocje z limitem ilościowym – różnica miedzy będzie polegała na samym mechanizmie kontroli ich naliczania. System, podobnie jak w przypadku promocji z limitem ilości sprawdzi dotychczasowe warunki, koniecznych do nadania promocji. Następnie System będzie sprawdzi, czy naliczenie danej promocji na elemencie transakcji nie spowodowałoby przekroczenia dozwolonej kwoty rabatu. Do takiego porównania stosowne będą wielkości netto w walucie Systemowej, niezależnie od waluty, w jakiej zostały zarejestrowane wcześniejsze transakcje „konsumujące” zdefiniowany limit wartości rabatu. Nie przewiduje się „częściowego” naliczenia promocji w sytuacji, gdy co prawda promocja nie została jeszcze „wyczerpana”, jednak pozostająca z niej wartość jest niewystarczająca dla zastosowania promocji dla bieżącej ilości/wartości transakcji. W przypadku Limitu zdefiniowanego w nagłówku promocji, zdefiniowana na niej Wartość rabatu będzie „konsumowana” każdorazowo przy naliczeniu tej promocji udzielanej na dowolnym towarze, niezależnie od tego, czy towar został do niej przypisany wprost, czy też poprzez grupę towarową, do której należy. W przypadku limitów definiowanych na towarach w promocji, określona na nim wielkość rabatu będzie dotyczyła wyłącznie promocji naliczonej na transakcjach z tym towarem.  Promocja naliczona na towarze, który nie został dodany bezpośrednio do promocji, lecz jedynie należy do grupy towarowej na promocji, będzie udzielana bez żadnego limitu. Dopiero dodanie towaru i zdefiniowanie dla niego limitu spowoduje, że naliczana dla niego promocja będzie „konsumowała” limit promocyjny zdefiniowany na towarze, niezależnie od tego, czy została naliczona na podstawie elementu promocji typu „towar”, czy w związku z przynależnością towaru do grupy na promocji.

Promocje refundowane

Promocje refundowane zostaną obsłużone na dokumentach sprzedaży: zamówieniach sprzedaży ZS, zleceniu serwisowym ZSR, dokumentach handlowych sprzedaży: FS, WZ, PA, FSE, WZE, WKA, oraz formatce łatwej sprzedaży. W pierwszej kolejności zostanie sprawdzone spełnienie warunków promocji jakie zostały na niej zdefiniowane przez Operatora. Następnie, System będzie sprawdzał, czy udzielenie promocji „refundowanej” na danym elemencie nie spowoduje przekroczenia maksymalnej wielkości kwoty refundowanej z tej promocji. Jeżeli wielkość refundacji zostałaby w ten sposób przekroczona, wówczas promocja nie zostanie zastosowana. Nie przewiduje się „częściowego” naliczenia promocji w sytuacji, gdy co prawda kwota refundacji nie została jeszcze „wyczerpana”, jednak pozostająca z niej wartość jest niewystarczająca dla zastosowania promocji dla bieżącej ilości/wartości transakcji.

Sprawdzanie wykorzystanego limitu

Na promocji limitowanej, która został już potwierdzona, Operator ma możliwość sprawdzenia dla jakiej ilości/wartości/kwoty refundowanej towaru została już naliczona promocja oraz dla jakiej ilości/wartości/kwoty refundowanej można będzie ją jeszcze naliczyć. W zależności od rodzaju limitu i sposobu jej ustalenia będzie możliwe sprawdzenie opisanego ‘wykorzystania’ zdefiniowanego limitu na zakładce ‘Nagłówek’ (jeżeli limit ustalono dla całej promocji w nagłówku) lub na poszczególnym elemencie promocji (jeżeli ustalono limit na konkretny element promocji).

Rozliczenie promocji refundowanej

Promocja limitowana z kwotą refundowaną może być rozliczona przez Operatora.  Na potwierdzonej promocji refundowanej dostępna jest zakładka {Rozliczenie refundacji}, na której prezentowana jest informacja o refundacji już wykorzystanej, obliczonej na podstawie transakcji objętych tą promocją oraz refundacji pozostającej do wykorzystania. Operator będzie mógł zarejestrować dokument a-vista (A)FS lub (A)FZK, rozliczający kwotę refundowaną w tej promocji, lub związać z promocją dokument wcześniej wystawiony z tytułu refundacji. Na tej podstawie System obliczy i zaprezentuje wielkość refundacji rozliczonej oraz pozostającej do rozliczenia.

Zakładka będzie podzielona na trzy sekcje:  W sekcji „Refundacja wykorzystana” prezentowana będzie lista towarów przypisana do promocji, z wyliczoną kwotą należnej refundacji dla każdego z nich. W sekcji „Rozliczenie” prezentowana jest lista dokumentów przypisanych do promocji, za pomocą których Firma rozlicza refundację z Dostawcą/Producentem, czy też innym Podmiotem. Użytkownik może taki dokument wystawić samodzielnie, poza promocją, a następnie przyciskiem węzła dostępnym w tej sekcji dokonać jego powiązania z promocją, lub też, wystawić taki dokument wprost z tej zakładki, wybierając stosowną opcję w menu przycisku plusa. Operację „Dołącz” przewidziano dla dokumentów z rejestru VAT oraz „tranagowych” dokumentów handlowych, natomiast wystawić można dokument (A)FS oraz (A)FZK. Podczas wystawienia dokumentu „Faktura sprzedaży a-vista” System tworzy nagłówek (A)FS i dodaje do niego element z towarem a-vista na ilość 1 i wartość ustaloną na poziomie mniejszej z wartości: suma kwot refundacji wykorzystanej” na pozycjach towarowych, lub wartość refundacji pozostającej „do rozliczenia” . W przypadku wystawiania dokumentu „Korekta ręczna FZ a-vista” zaś, System tworzy nagłówek (A)FZK i dodaje na niego element z towarem a-vista na ilość 0 i wartość zgodną z wartością „przeciwną” do wartości ustalonej j.w.

Przyklad

Przykład: Dla promocji PRM1 kwota refundacji „Do rozliczenia” wynosi 700,00. Jeżeli Operator wykona operację dodania Faktury sprzedaży a-vista, wówczas utworzony zostanie dokument (A)FS na wartość 700,00 Jeżeli Operator wykona operację dodania Korekty ręcznej FZ a-vista”, wówczas utworzony zostanie dokument (A)FZK na wartość -700,00

W sekcji podsumowania prezentowana jest informacja o maksymalnej wielkości refundacji zdefiniowanej dla promocji, wartości refundacji należnej (suma z kwot Refundacji towarów), wielkości pozostającej do wykorzystania oraz o refundacji rozliczonej i pozostającej do rozliczenia. Refundacja pozostająca do rozliczenia to różnica pomiędzy wielkościami „Wykorzystana” a „Rozliczona”.

Promocje limitowane – limit wg kontrahenta

Na promocji z określonym limitem ilości, czy też wartości rabatu udostępniona została możliwość określenia, czy tak zdefiniowany limit ma dotyczyć łącznie wszystkich Klientów, dla których udostępniono tą promocję, czy też każdego z nich oddzielnie. W tym ostatnim przypadku zdefiniowany limit jest taki sam dla każdego Kontrahenta w promocji. Funkcjonalność ta dotyczy zarówno limitów zdefiniowanych w nagłówku promocji, jak i limitów zdefiniowanych na poszczególnych towarach w promocji.

W przypadku promocji limitowanej z opcją Dla kontrahenta System traktuje zdefiniowany limit ilości/wartości rabatu oddzielnie dla każdego Klienta, dla którego przewidziano promocję, bez względu na to, czy został do niej dodany wprost, czy poprzez grupę kontrahentów. Informacja o stopniu wykorzystania limitu danej promocji została odpowiednio dostosowana. Dla promocji z limitem Dla kontrahenta jest ona prezentowana dla poszczególnych kontrahentów, z tym, że ze względów wydajnościowych dostępna jest wyłącznie dla tych kontrahentów, którzy zostali dodani do promocji wprost, a nie poprzez grupę kontrahentów. Informacja ta dostępna jest z poziomu:

Rabat retrospektywny

Rabaty retrospektywne sprzedażowe oraz zakupowe służą do nadania rabatu za dokonane wcześniej transakcje w ustalonym okresie. Rabat retrospektywny sprzedaży został obsłużony dla transakcji rejestrowanych dokumentami: FS, WZ, FSE i WZE, rabat retrospektywny zakupu, którego podstawą jest zakup u dostawcy, dla transakcji dokonanych dokumentami FZ i PZ. Transakcje importowe (FAI,PZI) nie są obsłużone w omawianej funkcjonalności. Poniżej zostaną omówione charakterystyczne cechy i zakładki definiowanych retro rabatów. Zakładka {Formy dostawy}, {Magazyn}, {Miejsce w strukturze firmy}, {Atrybuty i załączniki} działają na podobnych zasadach jak w pozostałych promocjach w systemie.

Lista rabatów retrospektywnych

Przechodząc na ‘Promocje i rabaty’ a następnie na zakładkę ‘Rabaty retro’ wyświetlimy listę zdefiniowanych rabatów retrospektywnych odpowiednio dla ‘Sprzedaży’ oraz ‘Zakupu’. Na zakładce ‘Ogólne’ wyświetlone zostaną nagłówki istniejących w systemie rabatów. Na omawianej liście udostępniona została operacja „Generuj okresy” dla zaznaczonych przez Operatora rabatów retro, pozwalająca na automatyczne utworzenie przez System wszystkich okresów retro, które dla żądanej daty powinny zostać utworzone. Dla tej funkcji przeznaczona została osobna formatka ‘Generuj okresy’. Pozwala na określenie daty oraz (opcjonalnie) kontrahenta, dla którego mają być utworzone okresy. Na tej podstawie System odszuka potwierdzone Rabaty retro, których data końcowa nie wykracza poza datę podaną na formatce i na których włączono parametr ‘okresy rozliczeniowe’. W omawianym oknie można również opcjonalnie wskazać Kontrahenta z listy kontrahentów, dla którego mają być utworzone okresy lub też pozostawić pole z wartością <Wszyscy> jeżeli okresy mają zostać utworzone dla wszystkich kontrahentów, dla których zdefiniowano Rabaty retro. Jeżeli zostanie zaznaczone radio ,,Nalicz rabat” to dla każdego tworzonego okresu retro zostanie naliczony rabat.

Na zakładce ‘Okresy retro’ prezentowana będzie lista okresów retro dla sprzedaży lub zakupu (w zależności na jakiej zakładce znajduje się Operator). Okres retro to okres rozliczeniowy z tytułu nadanego rabatu retrospektywnego. W ramach tego okresu wyliczany będzie i rozliczany rabat należny. W omawianym oknie możliwe jest wykonanie operacji, w tym seryjnych, takich jak usunięcie okresów, naliczenie rabatu dla okresów, generowanie dokumentów rozliczających okresy, czy też oznaczanie okresów jako „zamkniętych”, czyli takich, których naliczanie i rozliczanie zostało już zakończone. Dodatkowo na liście udostępniono operację „Generuj okresy retro” , pozwalająca na automatyczne utworzenie przez System wszystkich okresów retro, które dla żądanej daty powinny zostać utworzone. Z poziomu listy okresów retro możliwe będzie również naliczenie rabatu dla jednego lub kilku wskazanych retro okresów. Udostępniona została również opcja pozwalająca na wygenerowanie dokumentu rozliczającego dany okres retro, czy też wiele zaznaczonych okresów retro.

Zakładka {Nagłówek}

Na zakładce ‘Nagłówek’ należy określić podstawowe dane dotyczące rabatu retro. Nadajemy wartości w odpowiednich polach: Nazwa – nazwa definiowanej promocji; Typ – pole służące do dodatkowego oznaczenie rabatu jedną z wartości zdefiniowanych w Słowniku kategorii; Data początkowa, Data końcowa - ogólny zakres obowiązywania danego retro bonusu, który można dowolnie podzielić na okresy rozliczeniowe; Typ daty - radio decydujące o tym, którą z dat – wystawiania, czy zakupu/sprzedaży uznawać za datę transakcji rozliczanych w danym okresie retro bonusu; Okresy rozliczeniowe - radio „Okresy rozliczeniowe” oraz dwie kontrolki z ilością w cyklu i typem cyklu (dzień/miesiąc/kwartał/rok) - dane pomocnicze dla operacji generowania okresów dla kontrahenta/kontrahentów z retro bonusu; Typ progu: Lista progów - lista progów z przypisanymi rabatami; Podstawa rabatu - sekcja istotna na retro bonusie zakupu, odpowiadająca za to, czy rabat należy się z tytułu zakupu towarów u dostawcy, czy też z tytułu dokonania sprzedaży towarami dostawcy; Typ kalkulacji - istotny na retro bonusie zakupu, decydujący o sposobie kalkulacji podstawy rabatu.

Zakładka {Kontrahenci i okresy} ‘wg kontrahentów’

W górnej części, w sekcji z listą kontrahentów należy zdefiniować odpowiednich kontrahentów, dla których rabat ma obowiązywać – nabywcy na retro bonusie sprzedaży oraz dostawcy na retro bonusie zakupu. Jeżeli chodzi o rabat retrospektywny sprzedaży to dodatkowo pojawi się waluta rozliczenia. Oznacza to, że tylko transakcje dokonywane w tej walucie będę podlegały danemu rabatowi retro, a także, że zdefiniowany na retro bonusie próg rabatowy oraz wartość rabatu (jeżeli jest wyrażona w formie upustu wartościowego), będzie rozumiana jako wartość w tejże walucie. W odróżnieniu do rabatu retrospektywnego zakupu – tutaj waluta będzie rozumiana zawsze jako waluta systemowa. W tym wypadku zarówno próg, jak i upust wartościowych traktowany będzie jako wartość w walucie systemowej, jak również wartość transakcji podlegająca retro bonusowi zakupu będzie traktowana jako wartość w walucie systemowej, bez względu na walutę wybraną na PZ lub FZ. Dokumenty importowe nie będą podlegały rabatom retrospektywnym. W sekcji listy okresów wyświetlone zostaną okresy zdefiniowane dla kontrahenta, na który wskazuje w danej chwili kursor na górnej liście. Jako dokument rozliczający okres kontrahenta na retro bonusie sprzedaży będzie można wystawić korektę zbiorczą (Z)FSK, (Z)FKE, lub dokument a-vista (A)FSK, (A)FZ. Korekta zbiorcza wystawiana będzie dla jednego okresu, natomiast dokument avista może być wystawiony do wielu okresów danego kontrahenta. Na retro bonusie zakupu zaś będzie można wystawić dokumenty avista: (A)FZK i (A)FS oraz korektę zbiorczą (Z)FZK, ale wyłącznie, jeżeli podstawą rabatu na tym retro bonusie będzie „Zakup od dostawcy”. Operacja „Zamknij” w menu kontekstowym to operacja polegająca na zakończeniu rozliczania danego okresu. Dany okres rozliczeniowy będzie można oznaczyć jako „Zamknięty” przez wybranie takiej opcji w menu kontekstowym. W tej sytuacji Operator decyduje się na zakończenie naliczania i rozliczania rabatu. Będzie to również możliwe w przypadku nie całkowitego rozliczenia rabatu dokumentami rozliczającymi. Zamknięty w ten sposób okres będzie można również otworzyć przez wybranie funkcji ,,Otwórz” w menu kontekstowym. W ten sposób okres zostanie ponownie otwarty i będzie możliwe dokończenie jego rozliczania. Opisana operacja będzie możliwa do wykonanie przez Operatora z odpowiednimi uprawnieniami. Za nadanie takiego uprawnienie decydować będzie parametr na karcie Operatora ,,Otwieranie zamkniętych okresów”. W sekcji z listą dokumentów rozliczeniowych prezentowane są dokumenty powiązane z danym okresem retro odpowiedniego kontrahenta, a dokładniej są to dokumenty którymi został rozliczony rabat należy z danego okresu. Omawiane dokumenty będą automatycznie wiązane podczas wystawianie dokumentów dla danego okresu. Możliwe jest również dołączenie i odłączenie dokumentu przez Operatora. W sekcji dolnej prezentowane jest ,,podsumowanie” stopnia rozliczenia danego okresu retro bonusu. Jeżeli Operator w kontrolce „Uzgodniony” wprowadzi inną wartość rabatu, niż rabat naliczony przez System, wówczas będzie mógł skorzystać funkcji [Rozbij na elementy] po to, aby System rozbił „różnicę” na poszczególne elementy, czyli aby naliczył rabat w innej wartości, niż wynikałaby z rabatu należnego. W sekcji górnej Operator ma możliwość wykonania funkcji [Generuj okresy] Jeżeli na formatce generowania okresów parametr „Okresy rozliczeniowe” będzie odznaczony, wówczas System uruchomi operację dodania kolejno dla każdego ze wskazanych kontrahentów jednego nowego okresu, z datami Od-Do zgodnymi z datami podanymi na formatce. Podczas takiej operacji System sprawdzi, czy taki okres nie koliduje z dotychczasowymi okresami kontrahenta i doda go tylko w przypadku stwierdzanie braku takiej kolizji. W przypadku, gdy ww. parametr będzie zaznaczony, czyli wskazany zostanie na formatce typ okresu i jego długość, wówczas System podzieli czas zdefiniowany przez daty Od-Do formatki na okresy wynikające z tego typu i długości, czyli dla każdego ze wskazanych kontrahentów spróbuje dodać wiele nowych okresów. Również i w tym wypadku odbędzie się to pod warunkiem, że nowe okresy nie będą kolidować z dotychczasowymi.

Przyklad

Przykład: Na retro bonusie zdefiniowano dla kontrahenta K1 okresy j.n. Okres A: 2015-06-01 - 2015-06-20 Okres B: 2015-07-01 - 2015-07-20 Okres C: 2015-08-01 – 2015-08-20 Operator uruchamia formatkę tworzenia okresów i podaje na niej: Od 2015-06-10 – do 2015-06-22 – okres nie zostanie utworzony, ponieważ koliguje z Okresem A Od 2015-06-21 – do 2015-07-01 - okres nie zostanie utworzony, ponieważ koliguje z Okresem B Od 2015-06-22 – do 2015-07-22 - okres nie zostanie utworzony, ponieważ koliguje z Okresem B Od 2015-06-22 – do 2015-06-30 – okres zostanie utworzony

Zakładka {Kontrahenci i okresy} ‘wg okresów’

Na zakładce tej prezentowana jest lista wszystkich okresów danego Rabatu retro, bez względu na to, dla jakiego kontrahenta zostały zdefiniowane. Z tego miejsca dostępna jest również kontekstowo, dla okresu, na który wskazuje kursor, informacja dotycząca rabatu należnego, naliczonego, rozliczonego. Można tutaj również dokonać operacji rozliczenia okresu, czy to poprzez wygenerowanie dokumentu, czy to poprzez jego przyłączenie.

Zakładka {Towary}

Zakładka ‘Towary’ dla retro bonusu sprzedaży i zakupu działa w podobny sposób. Na zakładce dodajemy towary i grupy towarowe, których dany retro bonus ma dotyczyć. Odpowiednie towary, grupy towarowe, dla których rabat ma obowiązywać definiujemy w górnej liście. Natomiast dolna lista służy zdefiniowaniu włączeń. W ten sposób możliwe jest określenie grupy towarowej, dla której rabat ma obowiązywać z wyłączeniem poszczególnego towaru. Dodanie towarów może odbyć się przez dodanie towaru, dodanie grupy towarów, dodanie towarów z listy lub prze import towarów z arkusza kalkulacyjnego.

Rabat retrospektywny, zakładka: Odbiorcy

Zakładka pojawia się tylko dla rabatu retrospektywnego zakupu, na którym jako podstawę rabatu zdefiniowano ,,Sprzedaż towarów dostawcy”. W opisanym przypadku na zakładce przypisywani będę ci Odbiorcy, lub ich grupy, do których sprzedaż towarów dostawcy ma być podstawą naliczania należnego rabatu od dostawcy.

Rabat retrospektywny, zakładka: Formy płatności

Zakładka służy zdefiniowaniu dla danego retro rabatu obowiązującej formy płatności i terminu. Po określeniu konkretnej formy płatności i terminu System będzie sprawdzał wskazaną formę i termin w nagłówku dokumentu. Termin maksymalny to dodatkowe kryterium, dotyczące ilości dni, która została określona jako termin zapłaty na dokumencie. Termin maksymalny będzie interpretowany w zależności od wybranego radia jako planowana ilość dni na zapłatę lub maksymalną wielkość opóźnienia. Na zakładce możliwe jest również zaznaczenie parametru ,,Wymagana zapłata”. Jeśli zostanie on zaznaczony to naliczone zostaną w danym rabacie retro wyłącznie faktury, które zostały już zapłacone.

Przyklad

Przykład: Na Rabacie retro zdefiniowano parametry j.n. na zakładce {Formy płatności} Gotówka; termin: 3 dni Przelew; termin: 4 dni Włączono „Wymagana zapłata” , Termin: „Ilość dni zwłoki” Zarejestrowano FS z formą płatności w nagłówku „gotówka”, z płatnościami j.n. 100,00 gotówka 200,00 przelew 50,00 kredyt Dla wszystkich ww. płatności dokumentu System sprawdzi, czy zapłata do nich dokona została nie później niż 3 dni po planowanym terminie na każdej z tychże płatności.

Rabat retrospektywny, zakładka: SQL

Na zakładce tej będzie można zdefiniować inne, niż wyżej opisane warunki konieczne do spełnienia, aby dana transakcja podlegała danemu rabatowi retro. Warunek ten powinien być zbudowany w formie zapytania SQL typu „exist”. Zostanie on dołączony jako kolejny element warunku „where” zapytania zwracającego listę transakcji podlegających rabatowi retro.

Przyklad

Przykład: Rabatowi retro mają podlegać wyłącznie transakcje z dokumentów, na których opisie umieszczono adnotację „TEST”. Aby spełnić ten warunek, na zakładce SQL należy umieścić zapytanie j.n., w którym s.trn_gidNumer odwołuje się do dokumentu typu spinacz, o.trn_gidnumer zaś do oryginału (WZ, WZE) and exists(select tno_trnlp from cdn.trnopisy where tno_trnnumer=isnull(s.trn_gidnumer, o.trn_gidnumer) and tno_opis='TEST')

Okres retro kontrahenta dla retro bonusu sprzedaży

Formatka przedstawia zbiorcze informacje dla Operatora dotyczące transakcji sprzedaży, dla których retro rabat został naliczony (czyli transakcje spełniające warunki zdefiniowanego rabatu), stopniu spełnienia poszczególnych progów rabatu retro, rabacie należnym, naliczonym, rozliczonym oraz inne informacje. Lista transakcji, na których naliczono rabat będzie wyświetlona w górnej części formatki. Lista omawianych transakcji może być prezentowana w różny sposób ze względu na wybraną przez Operatora pod-zakładkę. Na zakładce {Wg elementów} prezentowane będą elementy transakcji, na zakładce {Wg dokumentów} prezentowane będą te same dane, z tym, że pogrupowane wg zgodności dokumentu, do którego należą, a na zakładce {Wg oddziałów} zbiorcze informacje o oddziałach (centrach struktury firmy), które wypracowały dany obrót i dany rabat. W sekcji dolnej możliwe jest sprawdzenie stopnia spełnienie poszczególnych progów rabatu retro, dane dotyczące rabatu należnego/naliczonego/uzgodnionego/rozliczonego/do rozliczenia oraz lista dokumentów rozliczających dany okres retro. W sekcji podsumowanie okresu retro prezentowane są informacje dotyczące stopnia spełnienie poszczególnych progów rabatu retro, dane dotyczące rabatu należnego/naliczonego/uzgodnionego/rozliczonego/do rozliczenia.

Należny	Naliczony	Uzgodniony
Wielkość rabatu obliczona przez System na podstawie największego spełnionego progu.	Wartość rabatu naliczonego, tj. zapisanego już w bazie danych.	Wartość rabatu, na jaką umówiły się strony (F-ma -Nabywca), edytowana przez Użytkownika.
Rozliczony: Wartość, która znalazła już pokrycie w dokumencie rozliczającym dany okres retro
Do rozliczenia
Wg należnego	Wg naliczonego	Wg uzgodnionego
Różnica: Należny - Rozliczony	Różnica: Naliczony - Rozliczony	Różnica: Uzgodniony - Rozliczony

Obok kontrolki „Uzgodniony” udostępniony został przycisk „Rozbij na elementy”, aktywny na okresie, na którym naliczono już rabat, a który jeszcze nie oznaczono jako „zamknięty”. Jeżeli Operator w kontrolce „Uzgodniony” wprowadzi inną wartość rabatu, niż rabat Naliczony przez System, wówczas będzie mógł skorzystać z tej opcji po to, aby System rozbił „różnicę” na poszczególne elementy, czyli aby naliczył rabat w innej wartości, niż wynikałaby z rabatu należnego. Operacja polega więc na próbie „wyrównania” rabatu Uzgodnionego i Naliczonego. Przeliczenie rabatu odbywa się wyłącznie dla tych elementów, na których już naliczono rabat, czyli na podstawie już istniejących rekordów RetroStrukturaRabatu, System nie szuka „nowych”, ani nie sprawdza, czy dotychczasowe elementy nadal spełniają warunki retro bonusu. Mechanizm działa następująco: System ustala różnicę pomiędzy rabatami Uzgodniony a Naliczony, a następnie rozbija ją na rekordy RetroStrukturaRabatu proporcjonalnie do podstawy rabatu tychże elementów. Operacja ta powinna być wykonana zwłaszcza, jeżeli Użytkownik chce później śledzić (np. przy pomocy raportów BI) rabaty retro w rozbiciu na poszczególne towary, kontrahentów itp. W sekcji z dokumentami prezentowane są dokumenty rozliczające dany okres retro. Wartość powiązana, czyli rozliczająca dany okres retro, prezentowana jest w dwóch kolumnach, w pierwszej z nich w walucie dokumentu, w drugiej zaś, w walucie kontrahenta w okresie retro. Dokument rozliczający dany okres retro można wygenerować wprost z formatki okresu retro, lub dokonać powiązania wcześniej wystawionego dokumentu za pomocą opcji „Dołącz”, pozwalającej na dołączania do okresu retro dowolnego dokumentu handlowego „tranagowego”. Nieprawidłowo wystawiony dokument można usunąć, o ile pozwala na to jego stan, można go odłączyć, można go również edytować, w tym, w zakresie jego powiązania z danym rabatem retro. Jako dodatkowa opcja przy przycisku lupy dostępna jest „Karta powiązania”, pozwalająca na powiązanie z okresem nie nagłówka, ale poszczególnych elementów dokumentu, o ile dokument taki posiada elementy (czyli przykładowo nie jest spinaczem, czy też dokumentem a’vista bez elementów). Użytkownik może również wybrać operację generowania dokumentu rozliczającego przez System. Jako dokument rozliczający okres kontrahenta na retro bonusie sprzedaży można wystawić korektę zbiorczą (Z)FSK, (Z)FKE, lub dokument a-vista (A)FSK, (A)FZ. Korekta zbiorcza generowana jest dla jednego okresu, natomiast dokument a’vista może być wystawiony do wielu okresów danego kontrahenta.

Elementy realizujące retro bonus „zakup od dostawcy”

Jeżeli Operator zdefiniuje rabat retrospektywny zakupu z zaznaczonym parametrem ,,Zakup u dostawcy” System będzie sprawdzał transakcje zarejestrowane z tym dostawcą dokumentami PZ i FZ zarówno te wystawione w walucie systemowej jak i te wystawione w innej walucie. W tej sytuacji dla dokumentów PZ, FZ w walucie będzie brana pod uwagę wartość końcowa na ich elementach, która zawsze wyrażona jest w walucie Systemowej. W przypadku retro bonusu warunkowanego zakupem u dostawcy z ustawionym typem kalkulacji „Wartość zakupu” System będzie ustalał wielkość transakcji objętej retro bonusem na podstawie ceny, po jakiej towar został kupiony, czyli na podstawie wartości końcowej elementów FZ lub PZ z uwzględnieniem ewentualnych korekt. Natomiast typ kalkulacji „Katalogowa cena zakupu” oznacza, że wielkość transakcji objętej retro bonusem zostanie ustalona w oparciu o cenę „katalogową” dostawcy, czyli cenę przed ewentualnymi rabatami i promocjami.

Generowanie dokumentów do retro okresu

Generowanie korekty zbiorczej

Generowanie korekty zbiorczej odbywa się dla tych elementów, dla których naliczono już rabat retro w tym okresie i dla których „korekta rozliczeniowa” nie została dotąd utworzona. Wartość, o jaką należy skorygować dany element transakcji ustalana jest na podstawie naliczonego rabatu, czyli zawartości kolumny Rabat dla danego elementu listy {Wg elementów}. Tworzenie korekty do poszczególnych elementów transakcji podlegających retro bonusowi odbywa się o ile nie ma przeszkód do ich generowania, identycznych, jak podczas generowania korekty zbiorczej poza formatką rabatu retro. System sprawdza więc stan dokumentu, do którego należy element, jego spięcie do spinacza, jeżeli element należy do WZ/WZE itp. Opisane generowanie korekty zbiorczej będzie odbywało się do jednego, wskazanego okresu.

Przyklad

Przykład: Zdefiniowano rabat retrospektywny sprzedaży dla kontrahenta KS1 na towary T11, T33, T7 z następującymi progami wartościowymi: - 5,000 Upust procentowy 2% - 20,000 Upust procentowy 3% Wygenerowano okresy rozliczeniowe (5 dni) od 01-08 do 31-10-2016. Typ daty – wystawienia. W systemie dla kontrahenta KS1, istnieją zarejestrowane dokumenty z datą wystawienia 16-08-21-08.2016: - FS-101/16 na towar T7 i wartość netto 22,000 - WZ-28/16 na towar T11 w wartości 12, 845.53 i towar T33 w wartości 4,406.50 Za pomocą funkcji ‘Nalicz rabat’ Operator naliczył rabat w okresie 16-08-21-08.2016. System naliczył rabat dla FS-101/16 i WZ-28/16, ponieważ dokumenty mają datę wystawienia znajdującą się w okresie (tj. od 01-08 do 31-10-2016), spełniły wymagania ustalonego progu wartościowego drugiego oraz resztę warunków ustaloną dla promocji (Rys. Okres retro kontrahenta KS1, wg elementów). System wyliczył dla każdego z elementów należny rabat w kolumnie ‘Rabat’. Ponieważ w okresie spełniono warunki progu drugiego, dla pozycji zostanie naliczony upust procentowy 3%: - dla T7 rabat należny to 600 pln - dla T11 rabat należny to 385.37 pln - dla T33 rabat należny to 132.19 pln Operator może: a) Metodą edit-in-place może edytować rabat uzgodniony – przykładowo z 1,177.56 zmienić na 1,300. Taka zmiana rabatu uzgodnionego wymagać będzie użycia funkcji ‘Rozbij na elementy’ . Rozbicie na elementy pozwoli na uwzględnienie nowego rabatu uzgodnionego (tj. 1,300.00 pln) na elementach (Rysunek 8 Użycie funkcji ‘Rozbij na elementy’). Po rozbiciu można przystąpić do generowania dokumentów rozliczających rabat. b) Od razu przystąpić do wygenerowania dokumentów rozliczających rabat.

Przyklad

Cdn. Przykładu: Dla rabatu retrospektywnego sprzedaży ‘Retro Jesień’, dla okresu 01-08-31-10-2016 został naliczony na pozycjach następujący rabat: - dla T7 rabat należny to 600 pln - dla T11 rabat należny to 385.37 pln - dla T33 rabat należny to 132.19 pln Operator chce rozliczyć należny rabat wystawiając dokument (Z)FSK. Dokument generujemy z rozwijanego menu (Rysunek 8 Funkcja utwórz dokument, rozwijane menu dokumentów) Wartość, o jaką dany element będzie skorygowany ustalony zostanie na podstawie naliczonego rabatu. Opisane generowanie korekty zbiorczej będzie odbywało się do jednego, wskazanego okresu.

Generowanie dokumentów A-vista do okresu kontrahenta na retro bonusie sprzedaży i zakupu

Rozliczenie danego okresu retro możliwe jest również za pomocą faktur „marketingowych” typu a’vista (A)FSK, (A)FZ. W takim przypadku System nie koryguje poszczególnych transakcji podlegających retro bonusowi, a jedynie wystawia zbiorczy dokument rejestrujący zobowiązanie wobec Nabywcy. Wartość dokumentu ustalana jest w oparciu o wielkość rabatu Uzgodniony/Do rozliczenia (różnica pomiędzy rabatem Uzgodnionym i Rozliczonym). Jeżeli ww. fakturą „marketingową” jest dokument (A)FSK, wówczas System dodaje na niego element z towarem a-vista, nazwą towaru „Rabat retro”, opisem zgodnym z nazwą danego rabatu retro. Element ten ma charakter korekty wartościowej na wartość wynikającą z ww. rabatu Uzgodniony/Do rozliczenia. Jeżeli ww. fakturą „marketingową” jest dokument (A)FZ, wówczas System dodaje na niego element j.w. z tym, że ustala na nim ilość 1.

Zmiany ergonomiczne w rabatach Retro

W ramach funkcjonalności rabatów retrospektywnych wprowadzono poniższe nowości wpływające na ergonomię pracy z tego typu rabatami:

Na formatce okresu retro udostępnione zostały kolumny o charakterze informacyjnym: Cena sprzedaży/zakupu, w której prezentowana jest cena z elementu transakcji, podlegającej rabatowi, a także Cena po korekcie, czyli cena z elementu transakcji po uwzględnieniu korekt zarejestrowanych przed rozliczeniem rabatu. Dodatkowo, udostępniona została edytowalna kolumna Cena po rabacie, alternatywnie więc, zamiast podawać wielkość rabatu retro dla danej pozycji, Użytkownik może podać cenę po tymże rabacie. Ww. kolumny prezentowane są na okresie retro sprzedaży, natomiast w przypadku rabatu retro zakupu wyłącznie na rabacie typu „zakupowy” z metodą kalkulacji w oparciu o wartość zakupu.

Operacja rozbijania różnicy pomiędzy rabatem naliczonym a uzgodnionym została wzbogacona o nowe opcje, dostępne w menu przycisku Rozbij na elementy. Użytkownik może w ten sposób zdecydować, czy różnica ma zostać rozbita proporcjonalnie na wszystkie elementy, czy tylko na odfiltrowane, czy też wyłącznie na zaznaczone pozycje.

Na formatce Okresu retro prezentowana jest informacja o terminie płatności transakcji, podlegającej rabatowi. Poprawiono również sortowanie po poszczególnych kolumnach listy elementów okresu retro

Rabat retrospektywny dla grupy kontrahentów

W wersji 2021.0 Comarch ERP XL funkcjonalność rabatów retro została wzbogacona o możliwość jego naliczania dla wirtualnej grupy, złożonej z kilku kontrahentów, będących czy to oddziałami tej samej firmy, czy to spółkami jednej grupy kapitałowej, zarejestrowanymi w Systemie na odrębnych kartach kontrahentów. Kontrahenci należący do takiej grupy rabatowej będą wspólnie wypracowywać próg rabatowy, natomiast rozliczani będą oddzielnie.

Ww. funkcjonalność dostępna jest na rabacie retrospektywnym sprzedaży oraz rabacie retrospektywnym zakupu innym niż ODSPRZEDAŻ.

Tworzenie, zmiana i usuwanie grup rabatowych retro

Aby zdefiniować grupę rabatową należy dodać kontrahentów do rabatu retro, zaznaczyć stosowne rekordy, a następnie przy użyciu opcji Utwórz grupę rabatową menu kontekstowego stworzyć na ich podstawie grupę. Do utworzonej w ten sposób grupy można przypisywać kolejnych, uprzednio dodanych do rabatu retro kontrahentów, wystarczy zaznaczyć kontrahenta/kontrahentów, użyć opcji Przypisz do grupy rabatowej menu kontekstowego i w pod-menu wskazać grupę do której mają być przypięci kontrahenci.

Jeżeli kontrahent niesłusznie znalazł się w grupie rabatowej, wówczas wystarczy wykonać dla niego operację Odłącz od grupy rabatowej. Odłączenie kontrahenta od grupy nie oznacza jego usunięcia z rabatu retro, zostaje on jedynie odłączony od grupy. Oznacza to, że taki kontrahent samodzielnie będzie pracował na próg rabatowy.

 

Do całkowitego usunięcia kontrahenta z rabatu retro służy opcja Usuń. Operacji usunięcia można dokonać również dla grupy rabatowej, co oznacza usunięcie z rabatu nie tylko tej grupy, ale również wszystkich przypisanych do niej kontrahentów. Usuwanie grypy odbywa się również automatycznie, podczas odłączania oraz usuwania jedynego kontrahenta z danej grupy.

Podczas tworzenia grupy rabatowej na podstawie danego kontrahenta, jak również podczas przypisywania kontrahenta do istniejącej grupy rabatowej System usuwa wszystkie okresy retro zdefiniowane dotąd dla tego kontrahenta oraz naliczony na nich rabat. Oznacza to, że w przypadku przypisania kontrahenta do grupy dla której istnieją już okresy retro należy je ponownie przeliczyć.

Dla ww. operacji wprowadzono pewne restrykcje:

Uwaga

Jeżeli grupa rabatowa zawiera wielu kontrahentów, wówczas odłączenie/usunięcie jednego z nich jest możliwe niezależnie od tego, czy na podstawie tego kontrahenta naliczono już rabat dla grupy oraz niezależnie od tego, czy zarejestrowano już dla niego dokument rabatowy. Po odłączeniu takiego kontrahenta Użytkownik powinien nie tylko przeliczyć okresy retro tej grupy, ale również zmodyfikować/usunąć/anulować dokument rozliczający rabat retro zarejestrowany dla tego kontrahenta, jeżeli takowy został już wystawiony. Operacja odłączania/usuwania kontrahenta z naliczonym rabatem z grupy jest poprzedzona stosownym pytaniem.

W związku z możliwością definiowania grup rabatowych zmianie uległ wygląd listy kontrahentów rabatu retro. Odtąd najpierw prezentowane są na niej grupy rabatowe a pod nimi przypisani do nich kontrahenci, a następnie kontrahenci samodzielnie pracujący na rabat retro.

Kontrahent nadal może być przypisany do danego rabatu retro jeden raz, niezależnie od tego, czy został do niego dodany w ramach jakiejś grupy rabatowej, czy też jako samodzielny podmiot rabatu.

Okres retro dla grupy rabatowej

Użytkownik ma możliwość zmiany akronimu grupy rabatowej. Odbywa się to metodą edit-in-place na liście kontrahentów rabatu retro. Tak ustalona wartość prezentowana jest na górnej belce formatki okresów retro dla grupy, jak również na liście okresów retro.

Grupy rabatowe zostały uwzględnione podczas filtrowania listy okresów retro przy użyciu filtra Kontrahent. Lista okresów ograniczana jest wówczas do okresów zdefiniowanych dla kontrahenta z filtra oraz okresów tych grup rabatowych, do których ten kontrahent należy.

Funkcje odpowiedzialne za naliczanie rabatu na okresie retro zostały stosownie zmodyfikowane, uwzględniając odtąd przypadki naliczania rabatu dla transakcji zarejestrowanych dla wielu różnych kontrahentów. Dla każdej z takich transakcji naliczany jest rabat na podstawie wspólnie wypracowanego progu.

Na listę ww. transakcji, prezentowaną na formatce okresu retro dodana została kolumna z akronimem kontrahenta, dla którego zarejestrowano poszczególne transakcje. Użytkownik ma również możliwość filtrowania listy transakcji wg kontrahenta z użyciem filtra prostego.

 

Zmiany w zakresie generowania dokumentów z okresów retro

 

Rozliczenie należnego rabatu grupy retro przy użyciu korekt zbiorczych odbywa się dla poszczególnych kontrahentów tej grupy, tj. po wywołaniu operacji generowania korekty zbiorczej System generuje oddzielne korekty zbiorcze dla poszczególnych kontrahentów tworzących grupę. Na każdej z takich korekt ustalana jest wartość zgodna z wartością rabatu należnemu danemu kontrahentowi.

Generowanie dokumentu A-vista odbywa się na podstawie wartości rabatu pozostającego do rozliczenia w stosunku do rabatu uzgodnionego.

Ww. zasada została utrzymana również dla grup rabatowych. Wartość tak wygenerowanego dokumentu opiewa więc na całą wartość Do rozliczenia.

Powyższe oznacza, że w przypadku takich okresów Użytkownik powinien samodzielnie generować dokument A-vista wielokrotnie, na każdym z nich ustalając kontrahenta i wartość dokumentu adekwatnie do wypracowanego przez niego rabatu. Automatyzacja takiego fakturowania dla wielu kontrahentów nie jest przewidywana.

 

Maksymalny rabat Operatora

Na kartach Operatorów możliwe jest zdefiniowanie maksymalnego rabatu procentowego, jaki mogą oni udzielić na wystawianych i edytowanych przez siebie dokumentach sprzedaży. Rabat ten należy rozumieć, jako dodatkową obniżkę ceny dokonaną przez danego Operatora, udzieloną niezależnie od rabatów wynikających z obowiązujących promocji, czy też przyznanego budżetu rabatowego. Maksymalny rabat Operatora może być nieograniczony – w takich przypadkach nie jest wskazana procentowa wielkość rabatu a należy zaznaczyć parametr ,,Bez ograniczeń”.

Kontrola maksymalnego rabatu Operatora

Kontrola maksymalnego rabatu Operatora dotyczy ofert sprzedaży, zamówień sprzedaży, zleceń serwisowych ZSR oraz dokumentów handlowych: FS, (A)FS, WZ, PA, WZE, FSE, WKA. Maksymalny rabat Operatora, który został zdefiniowany na jego karcie będzie kontrolowany przez System zarówno podczas dokonywanie przez niego zmiany ceny, wartości czy też próby obniżenia ceny na transakcji sprzedaży poprzez zmianę marży, rabatu itp., jak i podczas udzielania rabatu procentowego, czy też kwotowego na nagłówku dokumentu. Jeżeli na karcie Operatora, w polu ‘Maksymalny rabat na dokumentach sprzedaży’ zaznaczono parametr ,,Bez ograniczeń” rabat jaki będzie mógł zastosować dany Operator będzie nieograniczony. W przypadku udzielenia rabatu procentowego lub kwotowego w nagłówku dokumentu, System co prawda pozwoli na podanie rabatu procentowego w dowolnej wielkości, ale rabat ten zostanie naliczony na elementach wyłącznie w granicach możliwych do nadania przez Operatora, rozumianego jako Operator edytujący dokument w danej chwili.

Maksymalny rabat Operatora nie jest kontrolowany podczas generowania dokumentów z innych dokumentów sprzedaży np. ZS z OS, czy też generowania dokumentów handlowych z ZS, ZSR oraz z dokumentów magazynowych wygenerowanych z ZS/ZSR. Dzięki temu można zachować warunki handlowe przyjęte z Klientem na zamówieniu, niezależnie od tego, jaki Operator ostatecznie to zamówienie zrealizuje.

Promocja z warunkiem wymaganego progu transakcji

Mamy możliwość takiego zdefiniowania promocji, aby jednym z wymagalnych warunków naliczenia się promocji był wymagalny próg transakcji już zarejestrowanych. W tej sytuacji, aby promocja mogła być naliczona system będzie sprawdzał czy dany kontrahent osiągnął wymagany próg transakcji zarejestrowanych w systemie. Wymagany próg transakcji warunkujący naliczenie danej promocji może przyjąć dwie formy: próg ilości, dotyczący minimalnej ilości towaru/towarów na transakcjach już zarejestrowanych oraz próg wartości, dotyczący minimalnej wartości towaru/towarów na transakcjach już zarejestrowanych.

Uwaga

Uwaga: Ww. progi będą funkcjonować rozłącznie, tj. jeżeli próg zdefiniowano na nagłówku, wówczas nie jest on definiowany na elementach i odwrotnie.

Operator ma możliwość określenia ram czasowych na osiągnięcie przez kontrahenta wymaganego progu transakcji. Może być on wskazany:

Wymagany próg transakcji na nagłówku promocji

Na nagłówku promocji PRM dodano sekcję ‘Wymagany próg transakcji’. Przez zaznaczenie tej opcji mamy możliwość uzależnienia nadawania danej promocji od warunku dokonanych transakcji. W zależności od tego jaki typ progu zostanie wybrany (ilość lub wartość transakcji) system będzie warunkował ilość lub wartość transakcji już zarejestrowanych w systemie. Transakcje jw. będą ustalane zbiorczo dla wszystkich elementów dodanych do promocji. Dokumentami, które będą wpływały na tenże poziom uzyskanych transakcji będą: FS, FSE, WZ, WZE, PA, WKA oraz FZ, FRR, PZ, PKA, PZI.

Uwaga

Uwaga: Podczas zmiany typu progu z Ilość/Wartość transakcji na Wartość transakcji/Ilość, a także zmiany wielkości tego progu na promocji potwierdzonej, która została już naliczona, System kontroluje, aby Operator nie ustalił go na poziomie większym, niż ten, który miał miejsce podczas naliczania promocji na elementach transakcji. W przypadku promocji niepotwierdzonej, a także takiej, która nie została jeszcze naliczona, taka weryfikacja jest zbędna.

Uwaga

Uwaga: W przypadku wycofania się z warunku wymagalności progu transakcji na promocji, a następnie (po czasie) jego przywrócenia, wielkość progu jest ustalana jak na nowej promocji.

Nie funkcjonuje blokada anulowania, korygowania dokumentów, których transakcje zostały ujęte podczas ustalania zdobytego wymaganego progu transakcji, a w efekcie promocja została naliczona na dokumentach. W przypadku, gdy po wycofaniu transakcji wielkość progu będzie niewystarczająca, promocja nie będzie naliczana na kolejnych dokumentach.

Ustalanie okresu czasu na wymagane transakcje, gdy wymagalność na nagłówku promocji

Jeżeli wybieramy opcję wymagalnego progu transakcji na nagłówku promocji to tym samym ustalamy ramy czasowe na dokonanie tych transakcji. Okres ten jest wspólny dla wszystkich kontrahentów dodanych do promocji. Datą na dokumencie, która decyduje czy dokument będzie uwzględniany w zestawieniu wymaganych transakcji jest data sprzedaży/zakupu. W sytuacji, gdy na kontrahentach dodanych do promocji zostały ustalone jakieś indywidualne okresy, po zaznaczeniu checku: Wymagany próg transakcji na nagłówku promocji, przestaną one obowiązywać na rzecz jednego wspólnego okresu czasu ustalanego na nagłówku.

Podgląd zdobytego progu transakcji na nagłówku promocji

W przypadku wymaganego progu transakcji ustalonego na nagłówku promocji, w sekcji konfiguracji tejże wymagalności, udostępniona została lista, zbiorczo dla wszystkich dodanych do promocji elementów, która zwraca informację o wielkości już dokonanych transakcji i jednocześnie ilości jakiej brakuje, by promocja mogła zostać naliczona. Transakcje te są wykazywane per kontrahenci, którzy zostali dodani do promocji. W sytuacji, gdy wymagany poziom transakcji zostanie już osiągnięty kolumna: Pozostało będzie przekazywała ilość/wartość 0,00.

Wymagany próg transakcji na elemencie promocji

Wymagalny próg transakcji może być także ustalony na konkretnym elemencie promocji. Aby było to możliwe ważnym elementem jest aby promocja nie była pakietowa, rodzaj dokumentu wybrany jako Rozchód lub Przychód oraz na danej promocji nie była zaznaczona wymagalność na nagłówku. Wskazanie wymaganego progu transakcji jest możliwe wyłącznie na pozycjach towarowych, nie jest możliwe na grupach towarowych. Towar dodany poprzez grupę (gdy wymagalność progu nie jest ustalana na nagłówku promocji) nie ma weryfikowanego warunku na wymagany poziom transakcji. Przy czym w przypadku, gdy towar zostanie dodany poprzez grupę oraz jawnie, po spełnieniu wymaganego progu, promocja będzie naliczana bez względu na to, czy zostanie ona naliczona w kontekście dodanej grupy czy towaru. Jeżeli promocja ma dotyczyć grupy towarowej, wówczas zaleca się ustalenie wymaganego progu na poziomie nagłówka promocji. Wówczas ustalenie wymaganego progu transakcji będzie zarówno, gdy towar będzie dodany jawnie do promocji jak i wyłącznie poprzez grupę towarową. Ograniczenie to podyktowane jest względami wydajnościowymi funkcjonalności.

Przyklad

Przykład 1: Towar T1 należy do grupy Grupa A Zdefiniowano promocję PRM z wymaganym progiem transakcji określanym na elementach j.n. Kontrahent K1 Towar T1; próg 6 szt.; rabat 10%; wymagany próg transakcji 100 szt. Grupa A; próg 3 szt.; rabat 8%; wymagany próg transakcji nie jest określany na grupie Użytkownik rejestruje FS dla K1 na 4 szt. T1 System weryfikuje zakupy kontrahenta K1, ustalono, że wymagany próg transakcji dla T1 został spełniony Na FS na T1 System nalicza rabat 8% Mimo, że grupa nie ma określanego wymaganego progu taka weryfikacja ma miejsce, gdyż towar został dodany wprost do promocji. Przykład 1: Towar T1 należy do grupy Grupa A Zdefiniowano promocję PRM z wymaganym progiem transakcji określanym na elementach j.n. – odznaczony check na nagłówku promocji Kontrahent K1 Grupa A; próg 3 szt.; rabat 8%; Użytkownik rejestruje FS dla K1 na 4 szt. T1 System nie weryfikuje zakupów kontrahenta K1, gdyż wymagany próg transakcji dla T1 nie został określony wprost na elemencie promocji dodanym jako towar Na FS na T1 System nalicza rabat 8% Rabat jw. zostanie naliczony bez względu na wcześniejsze transakcje kontrahenta K1.

W zakresie tego samego towaru w promocji, przyjęta została zasada, zgodnie z którą w danej promocji będą dla niego obowiązywać takie same reguły co do typu i wielkości wymaganego progu transakcji niezależnie od tego, na ilu elementach promocji, z jakimi progami, dostawami, czy typem rabatu ten towar się znajduje. Zmiana dokonana więc na jednym rekordzie, zostanie uwzględniona również na innych rekordach wskazujących na ten sam towar.

Uwaga

Uwaga: W przypadku wycofania się z warunku wymagalności progu transakcji na elmencie promocji, a następnie (po czasie) jego przywrócenia, wielkość progu jest ustalana jak na nowej promocji.

Ustalanie okresu czasu na wymagane transakcje, gdy wymagalność określana na elemencie

W sytuacji, gdy wymagany próg transakcji nie jest ustalany na nagłówku promocji lecz per element towarowy, wówczas okres czasu na zdobycie wymaganego progu transakcji może być ustalany indywidualnie dla dodanych w promocji kontrahentów. Okresu czasu na wymagane transakcje nie można zdefiniować na grupie kontrahentów w promocji. W przypadku, gdy w nagłówku promocji nie jest określany okres czasu, wówczas jeżeli kontrahent nie zostanie wprost dodany do promocji, a jedynie wskutek dodania grupy kontrahentów, okres czasu będzie dla niego liczony jako bez ograniczeń.

Podnosząc formatkę ‘Kontrahent’ możemy określić indywidualne okresy czasu dla wymaganych transakcji. Mamy również możliwość zmiany seryjnej okresy czasu na wymagane transakcje dla wybranych kontrahentów dodanych do transakcji. Na okoliczność seryjnej zmiany ustalonego czasu na transakcje, gdy wymagalność określana jest na elemencie, udostępniona została formatka: Edycja kontrahentów. Istnieje również możliwość użycia funkcji ‘Wypełnij wszystkie wg bieżącego’.

Podgląd zdobytego przez kontrahenta progu transakcji

W celu sprawdzenia poziomu osiągniętych transakcji przez kontrahenta wystarczy użyć funkcji ‘Podgląd zdobytego progu transakcji’ dostępnej na formatce ‘Kontrahent’. Okno z podglądem pojawi się w przypadku określenia wymagalnego progu transakcji na elemencie. W zestawieniu uwzględniane są te pozycje towarowe, dla których ustalono jakiś wymagany próg transakcji. Zestawienie nie jest udostępniane dla grupy kontrahentów.

Dodatkowy warunek SQL ograniczający dokumenty uwzględniane podczas ustalania wymaganego progu transakcji

Do nagłówka promocji dodana została zakładka [SQL], na której można wprowadzić zapytanie, które będzie dodatkowym warunkiem dla dokumentów logowanych do tabeli transakcji, czyli dokumentów które są brane podczas liczenia progu transakcji. Do tabeli logowane będą transakcje, które muszą dodatkowo spełnić warunek wynikający z wprowadzonego zapytania SQL (np. uwzględniać tylko dokumenty z określoną serią). Wprowadzone zapytanie musi zwracać wartość 0 lub 1 oznaczające czy uwzględniać czy nie daną promocję oraz musi udostępniać zmienne {FiltrSQL} z warunkiem na element, dokument oraz {PrmID} z ID promocji. Przykład poniżej.

Przyklad

Przykład: SELECT CASE WHEN TrN_TrNSeria = '' THEN 1 ELSE 0 END FROM CDN.TraNag JOIN CDN.TraElem ON TrE_GIDNumer = TrN_GIDNumer WHERE {FiltrSQL}

Obsługa promocji z wymaganym progiem transakcji

Aby móc porównać już osiągnięte transakcje z wymaganym progiem ustalonym w warunkach promocji, nie przeliczając każdorazowo całej historii transakcji danego kontrahenta, w dedykowanej tabeli są zapisywane niezbędne dane, pomocne do wyliczenia osiągniętego progu. Tabela PrmTransakcje pozwala na szybkie ustalenie: Wyliczenie osiągniętego progu jest potrzebne podczas: Podczas zatwierdzania nw. dokumentów odpowiednio są zapisywane/aktualizowane informacje o aktualnym poziomie transakcji w ww. tabeli: Taki zapis jest wykonywany wówczas, gdy istnieje potwierdzona, niezamknięta promocja uwarunkowana zdobytym poziomem transakcji. Zakłada się, że podczas potwierdzania, modyfikacji promocji PRM z ustalonym wymaganym progiem transakcji, czy to na nagłówku promocji czy na elementach, należy dokonać weryfikacji istniejących transakcji pod kątem zdefiniowanej promocji i dla każdego z dodanych kontrahentów ustalić transakcje towarami dodanymi do promocji, w ustalonym okresie. W przypadku korekt, do utworzonej tabeli logowany jest nowy wpis różnicowy ze wskazaniem na korektę (tak by podczas sumowania uzyskać odpowiednią ilość/wartość).

Uwaga

Uwaga: Ponieważ korekty nie wołają rabatów, przyjęte zostało założenie, że korekta jest logowana wówczas, gdy w tabeli PrmTransakcje będzie wpisany korygowany dokument (oryginał).

Inne

Podgląd wartości osiągniętego progu transakcji możliwy jest również z  poziomu karty Kontrahenta. Po podniesieniu karty Kontrahenta, zakładka Upusty, będzie widoczna funkcja ‘Podgląd zdobytego progu transakcji’. Po użyciu funkcji Operator uzyska zestawienie dotyczące wymagalnego progu.

Uzyskanie informacji o już zdobytym i brakującym poziomie do naliczenia promocji jest możliwy także z poziomu elementu dokumentu, gdzie dodany został przycisk: Przycisk jw. obsłużony został w kontekście dokumentów, które są uwzględniane w nowej tabeli tj.:

Import towarów do promocji

Opisywana funkcjonalność ma na celu ułatwienie definiowania poszczególnych promocji. Funkcjonalność dotyczy wczytywania pozycji towarowych z pliku zewnętrznego. Importu towarów na promocje będzie dotyczyć promocji typu: PRM, KNU, CEN, BUDŻET KNT, BUDŻET OPE oraz promocja pakietowa elastyczna i stała.

Import towarów do promocji pozwala operatorowi na wczytanie listy towarów z pliku zewnętrznego przygotowanego w postaci arkusza kalkulacyjnego Excel. Arkusz Powinien być przygotowany w odpowiedni sposób (opis poniżej).

Możliwe jest wczytanie samych towarów na podstawie kodu towaru – wówczas promocje zostaną ustawione domyślnie. Opcja bardziej zaawansowana pozwala na wczytanie listy towarów wraz z określonymi parametrami: typ promocji, próg, wartość, cena itd.

Towary można wczytać na nowe promocje jak również na już istniejące w systemie. W celu zaimportowania arkusza z towarami należy w oknie Promocji na zakładce Towary wcisnąć przycisk [Importuj towary z arkusza kalkulacyjnego]. Po wciśnięciu pojawi się okno Wyboru pliku. Należy wskazać plik z towarami w formacie MS Excel (xls lub xlsx). Po wykonaniu importu towar pojawi się na zakładce towary. Taką sama operacje można wykonać z poziomu karty Kontrahenta na zakładce Upusty.

Struktura pliku do importu towarów do promocji: : PRM, KNU, CEN, BUDŻET KNT, BUDŻET OPE, promocja pakietowa stała

Arkusz do importu towarów powinien mieć odpowiednią strukturę. Arkusz do importu towaru powinien zawierać następujące kolumny (jak poniżej). Uzupełniając wartości wskazanych kolumn Operator powinien mieć na uwadze typ promocji, do której będą importowane towary.

Kolumna w arkuszu	Kolumna z wartością
Kod	Kod towaru
Rodzaj	1 - rabat procentowy 2 - rabat wartościowy 3 - stała cena 4 – rabat typu cennik 5 – narzut procentowy 6 – narzut wartościowy
Wartość	Wysokość rabatu, narzutu lub cena
Próg	Wysokość progu, od jakiego zaczyna się dana promocja
TypNB	Flaga ceny – netto czy brutto N – netto B – brutto
Waluta	Symbol waluty
Rodzaj ceny	Nazwa ceny, wg której ma działać dana promocja typu Cennik
Gratis	TAK (dotyczy tylko promocji pakietowych)
Typ limitu	Typ limitu ilościowy lub wartościowy (1,2)
Limit	Wartość limitu

Struktura pliku do importu towarów do promocji z warunkiem wymaganego progu transakcji

Ustalenie typu i wielkości wymaganego progu transakcji na elemencie promocji możliwe jest także podczas importu towarów z arkusza kalkulacyjnego. Stosowna interpretacja została obsłużona w przypadku wystąpienia w pliku kolumn: Typ progu transakcji i Próg transakcji. Interpretacja dodatkowych kolumn jest przewidziana wyłącznie w przypadku spełnienia warunków:

Jednocześnie, zgodnie z wcześniej przedstawionym założeniem, jeżeli w trakcie dodania pozycji z arkusza do promocji System zinterpretuje dla niej rodzaj i wielkość wymaganego progu transakcji, zostanie ona nie tylko ustalona na dodawanym rekordzie, ale, również na innych rekordach promocji wskazujących na ten sam towar.

Kolumna w arkuszu	Kolumna z wartością
Kod	Kod towaru
Rodzaj	1 - rabat procentowy 2 - rabat wartościowy 3 - stała cena 4 – rabat typu cennik 5 – narzut procentowy 6 – narzut wartościowy
Wartość	Wysokość rabatu, narzutu lub cena
Próg	Wysokość progu, od jakiego zaczyna się dana promocja
TypNB	Flaga ceny – netto czy brutto N – netto B – brutto
Waluta	Symbol waluty
Rodzaj ceny	Nazwa ceny, wg której ma działać dana promocja typu Cennik
Gratis	TAK (dotyczy tylko promocji pakietowych)
Typ limitu	Typ limitu ilościowy lub wartościowy (1,2)
Limit	Wartość limitu
Typ progu transakcji	1 – ilość 2 – wartość transakcji
Próg transakcji	Wartość progu

Struktura pliku do importu towarów do promocji pakietowej elastycznej

Dla promocji pakietowych elastycznych możliwe jest importowanie nie tylko towarów i gratisów, ale także importowanie progów dla pakietów oraz progów wg grup. Opcja importu jest dostępna na zakładce ‘Towary’ na promocji. Plik MS Excel do importu towarów do promocji pakietowych został poszerzony o dodatkowe informacje, które są konieczne do poprawnego importu promocji elastycznych. Plik do importu promocji pakietowych elastycznych może składać się z trzech arkuszy:

Arkusz: Towary

W przypadku promocji pakietowych elastycznych nazwa arkusza z towarami powinna być określona: „Towary”

Istniejąca struktura arkusza służącego do importu towarów została uzupełniona o następujące pola oznaczone w tabeli poniżej:

Kolumna w arkuszu	Kolumna z wartością	Import do promocji pakietowej elastycznej
Kod	Kod towaru	Wymagane
Rodzaj	1 - rabat procentowy 2 - rabat wartościowy 3 - stała cena 4 – rabat typu cennik 5 – narzut procentowy 6 – narzut wartościowy	Wymagane Może występować tylko wartość 1 lub 3
Wartość	Wysokość rabatu, narzutu lub cena	Wymagane
Próg	Wysokość progu, od jakiego zaczyna się dana promocja/ilość gratisów w promocji (dot. gratisów na promocjach pakietowych)	Dotyczy tylko gratisów
TypNB	Flaga ceny – netto czy brutto N – netto B – brutto	Nie dotyczy
Waluta	Symbol waluty	Jeśli brak, przyjmuje PLN
Rodzaj ceny	Nazwa ceny, wg której ma działać dana promocja typu Cennik	Nie dotyczy
Gratis	TAK (towar jest gratisem)	Dotyczy tylko gratisów
Typ limitu	Typ limitu ilościowy lub wartościowy (1,2)	Nie dotyczy
Limit	Wartość limitu	Nie dotyczy
Wymagany	TAK oznacza, że dany towar jest wymagany w pakiecie	Dotyczy progów pakietów/ nie jest wymagane
Domyślny	TAK – oznacza, zaznaczenie opcji Domyślny	Dotyczy gratisów/ nie jest wymagane
Mnóż	TAK – oznacza, zaznaczenie opcji Mnóż	Dotyczy gratisów/ nie jest wymagane
Próg pakietu	Próg, do którego ma być przypisany gratis (jedna z wartości znajdująca się na arkuszu Progi w kolumnie WARTOŚĆ PROGU)	Wymagane

Aby towary zostały poprawnie zaczytane, w pliku muszą znaleźć się zapisy towarów dla wszystkich progów umieszczonych na zakładce progi bądź dla progów dodanych wcześniej do promocji.

Arkusz: Progi

Arkusz zawierający progi dla pakietu musi nazywać się „Progi”. Na arkuszu Progi należy umieścić wszystkie progi promocji, do jakich mają być dodane towary. Opcjonalnie zamiast arkusza z progami dopuszczalne jest wprowadzenie odpowiednich progów bezpośrednio na formatkę promocji. Dodanie progów na promocję musi mieć miejsce przed rozpoczęciem importu. Zawartość arkusza Progi:

Kolumna w arkuszu	Wartość kolumny	Czy wymagana
Wartość progu	Wartość progu	Wymagane
Minimalna ilość	Minimalna ilość pozycji konieczna do zastosowania pakietu	Wymagane
Edycja gratisów	Tak – jeśli edycja gratisów dla progu ma być ustawiona	Dotyczy tylko gratisów/ nie jest wymagane

Arkusz: Progi wg grup

Arkusz progi wg grup pozwala na dodanie grup towarów do poszczególnych progów promocji. Nazwa arkusza: „Progi wg grup”.

Kolumna w arkuszu	Wartość kolumny	Czy wymagana
Grupa	Ścieżka do grupy w postaci: \\kod grupy\kod podgrupy….. np. \\KOMPUTERY\AKCESORIA\MYSZY	Wymagane
Typ progu	0 – wartościowy, 1 – ilościowy	Wymagane
Wartość progu	Wartość progu	Wymagane
Minimalna ilość	Minimalna ilość pozycji konieczna do zastosowania pakietu	Wymagane
Próg pakietu	Próg, do którego ma być przypisany próg wg grup (jedna z wartości znajdująca się na arkuszu Progi w kolumnie WARTOŚĆ PROGU)	Wymagane

Inne parametry

Jeżeli dla danego towaru nie chcemy naliczać żadnych promocji zdefiniowanych w systemie, wówczas na karcie takiego towaru na zakładce: Upusty, należy zaznaczyć pole: Nie stosuj żadnych upustów. Jeżeli dana promocja nie powinna być już stosowana, należy ją zamknąć, zaznaczając pole: Zamknięta, na tej promocji. W takim wypadku ponowna aktywacja takiej promocji nie będzie możliwa. Jeżeli stosowana promocja ma być zawieszona na pewien czas, wystarczy usunąć jeden z parametrów wymaganych, aby promocja miała zastosowanie, np. usunąć wszystkie centra z promocji. Jeżeli po pewnym czasie promocja znowu ma być stosowana, wystarczy ponownie dodać centra. Ten sam efekt można uzyskać poprzez usunięcie wszystkich towarów, czy kontrahentów, jednak w takim przypadku późniejsze odtworzenia warunków promocji będzie trudniejsze. Pożądany efekt można uzyskać również odpowiednio sterując datami obowiązywania promocji, tak, aby naliczenie rabatów miało miejsce tylko w ściśle określonym czasie. Okno „Promocje pakietowe dla kontrahenta” Nastąpiła zmiana w ikonach/przyciskach, w oknie rozchodowym dokumentów FS, WZ, FSE, WZE, PA, ZS. Została wprowadzona ikona ,dzięki której można uruchomić okno „Promocja pakietowe dla kontrahenta”, w którym prezentowane są aktualne promocje pakietowe dla kontrahenta docelowego lub głównego wskazanego na dokumencie. Ikona  widoczna jest tylko na dokumentach wystawionych w centrum, w którym na definicji dokumentów zaznaczony jest parametr „Stosuj promocje pakietowe”. Ikona  jest aktywna na dokumencie, który znajduje się w buforze lub na ZS/OS niepotwierdzonym.  

Okno „Promocje pakietowe dla kontrahenta” otwiera się automatycznie, gdy zostanie wprowadzony kontrahent na dokument, dla którego przypisane są promocje pakietowe.

W oknie, oprócz prezentacji dostępnych promocji pakietowych istnieje możliwość dodawania towarów lub pakietów na dokument bezpośrednio z poziomu tego okna. W wyświetlonym oknie „Promocje pakietowe kontrahenta” istnieje tylko możliwość wprowadzenia ilości towarów w kolumnie ‘Ilość’. Dla pakietów elastycznych ilość zostanie wprowadzona dla elementów, natomiast dla pakietów stałych ilość zostanie określona dla całego pakietu, a ilość na elementach tego pakietu zostanie obliczona automatycznie.

Wprowadzona ilość dla jednego towaru w jednym pakiecie, zostanie przypisana na elementy z tym towarem w innych pakietach, również w pakietach, dla których możliwość wyboru jest nieaktywna (nieprawidłowa forma płatności). Po uzupełnieniu ilości w innych elementach, automatycznie zostanie przeliczona wartość pakietu oraz procent realizacji pakietu.

Przyklad

Przykład: W oknie promocji prezentowane są trzy pakiety (Pakiet X, Pakiet Y, Pakiet Z), w każdym pakiecie występuje towar T1: 1. Jeżeli użytkownik wprowadził ilość 3szt. dla T1 dla pakietu Z, to system automatycznie przepisze tą ilość do wszystkich elementów z towarem T1 w innych pakietach. 2. Po uzupełnieniu innych elementów z towarem T1, dla każdego elementu wyliczana jest wartość i procent realizacji pakietu. 3. Jeżeli użytkownik zmieni ilość w dowolnym elemencie pakietu, to ilość ta zostanie zaktualizowana na pozostałych elementach promocji i na elemencie dokumentu. W przypadku pakietu sztywnego, gdy użytkownik wskaże ogólna liczbę pakietów np. dla Pakietu X 2 szt. x pakietu, to ilość dla elementów zostanie obliczona, jako ilość min x ilość pakietu, a więc dla T1 będzie to 2 x 2 = 4szt.. Tak wyliczona ilość powinna być przepisana na inne pozycje z T1. Elementy innych towarów z pakietu sztywnego powinny tez być uzupełnione.

Oprócz wskazania ilości towaru, istnieje możliwość wskazania, które gratisy zostaną dołączone do pakietu poprzez zaznaczenie okienka znajdującego się przy gratisie. Dla elastycznych promocji pakietowych Operator ma możliwość ustalenia czy będzie możliwa zmiana ilości poszczególnych gratisów wydawanych Klientowi. Odpowiada za to parametr na promocji elastycznej ‘Edycja ilości wydawanych gratisów’. Jeżeli chceck będzie włączony, Operator będzie miał możliwość edytowania ilości danego gratisu podczas nadawania promocji pakietowej. System będzie kontrolował czy łączna ilość przyznanych gratisów nie przekroczyła sumy.

Uwaga

Uwaga: Podczas edytowania ilości nadawanych gratisów system kontroluje, aby łączna ilość przyznanych gratisów nie przekroczyła ilości należnej, rozumianej jako suma ilości wszystkich gratisów przypisanych do danego progu promocji.

W oknie „Promocje pakietowe dla kontrahenta”, na zakładce „Aktualne Pakiety” definiowalne są parametry: Filtr: Pakiet stały – możliwość wyświetlenia lub ukrycia pakietów stałych, Pakiet elastyczny – możliwość wyświetlenia lub ukrycia pakietów elastycznych, Towary – możliwość wyświetlenia lub ukrycia towarów, Gratisy – możliwość wyświetlenia lub ukrycia gratisów. Kolumny: Nazwa towaru – kolumna z nazwą towarów objętych promocją, Ilość dostępna – kolumna z ilością towarów do sprzedaży, na wskazanym w dokumencie magazynie, Cena początkowa – cena początkowa towaru, Cena po rabacie – cena początkowa pomniejszona o wartość rabatu, Wartość początkowa – iloczyn ceny towaru x ilość, Wartość końcowa – iloczyn ceny towaru po rabacie x ilość. Pakiety: Wszystkie – wyświetlenie wszystkich rodzajów pakietów Zastosowane – wyświetlenie pakietów już zastosowanych Niezastosowane – wyświetlenie pakietów jeszcze niezastosowanych Dla elementu – wyświetlenie pakietów dla podświetlonego elementu na dokumencie.

Podczas rejestracji dokumentu handlowego, przy wyborze pakietu promocji elastycznej jeżeli nie zostało zaznaczone okno rekordu Gratis zostanie wyświetlone okno z komunikatem „Nie wskazano towaru gratisowego. Czy chcesz kontynuować?”

Jeżeli zostanie wybrana odpowiedź „Tak” to elementy promocji zostaną przypisane na dokument bez dodania gratisu, jeżeli zostanie wybrana odpowiedź „Nie” spowoduje powrót do okna Promocje pakietowe. W celu przełączenia się z okna Promocji pakietowych do okna dokumentu handlowego należy nacisnąć  skrót klawiszowy Ctrl+Q. Natomiast w celu podświetlenia określonego rekordu Pakietu Promocji należy nacisnąć Enter, co umożliwi edycję pola z ilością, po wprowadzeniu ilości aby zatwierdzić zmiany należy nacisnąć Enter/Tab. W celu zaznaczenia okna przy wyborze Pakietu Promocji lub przy wyborze Gratisu należy nacisnąć skrót klawiszowy Ctrl+Enter.

Najczęściej spotykane problemy

Pomimo zdefiniowania promocji pakietowej „Elastyczny od ilości”, na dokumencie handlowym promocja nie została uwzględniona

Opis problemu Została zdefiniowana promocja typu „Elastyczny od ilości” dla konkretnego kontrahenta. Pomimo tego promocja nie została uwzględniona na dokumencie handlowym. Możliwe sposoby rozwiązania problemu Należy sprawdzić, w oknie „Aktualne promocje dla kontrahenta” czy proces realizacji promocji wyniósł 100%. Jeżeli nie został uzyskany proces realizacji 100%, należy wybrać minimalną ilość towarów jaka została zdefiniowana w promocji.

Jeżeli został spełniony warunek progu natomiast promocja nie została uwzględniona na dokumencie handlowym, należy wyświetlić okno „Promocje pakietowe dla kontrahenta” i zweryfikować czy parametr obok nazwy promocji został zaznaczony.

Pomimo zdefiniowania promocji pakietowej „Elastyczny od  wartości”, na dokumencie handlowym promocja nalicza się od wartości końcowych towarów z uwzględnieniem upustu

Opis problemu Została zdefiniowana promocja typu „Elastyczny od wartości” dla konkretnego kontrahenta. Pomimo tego w oknie „Aktualne promocje dla kontrahenta” promocja nalicza się od wartości końcowych towarów z uwzględnieniem upustu.

Przyklad

Przykład: Ustalono próg od wartości 100 PLN, na towary T3 oraz T4. Jeżeli zostaną spełnione warunki klient zapłaci 45 PLN za towar T3, na towar T4 otrzyma rabat w wysokości 30%, oraz otrzyma Gratis T5 2szt. za kwotę 2 PLN

Po wybraniu towaru T4 w ilości 1 szt. realizacja procentowa pakietu wynosi 42% zamiast 60%.

Możliwy sposób rozwiązania problemu W promocji pakietowej „Elastyczny od wartości” naliczanie rabatu od wartości końcowych towarów z uwzględnieniem upustu, jest spowodowane tym, iż parametr „Realizacja pakietów liczonych od wartości początkowych” został odznaczony w Konfiguracji> Sprzedaż> Parametr1. Dopiero po zaznaczeniu tego parametru, promocja zostanie naliczona od wartości początkowej.

Po zaznaczeniu parametru „Rabaty liczone od wartości początkowych”, promocja zostanie naliczona od wartości początkowych.

Pomimo zdefiniowania promocji i udzielenia rabatu na nagłówku, cena końcowa pozycji nie uległa zmianie

Opis problemu Zdefiniowana została promocja, a ponadto na nagłówku dokumentu udzielono rabat. Pomimo tego, cena końcowa dla pozycji nie uległa zmianie. Możliwe sposoby rozwiązania problemu Jeżeli sytuacja opisana w tytule dotyczy dokumentów przychodowych, prawdopodobnie nie zaznaczono pola: Licz upusty dla dokumentów przychodowych od wartości początkowych. Udzielony rabat wpłynął wówczas na ceną początkową elementu.

Towar nie posiada ceny początkowej, a więc jakikolwiek rabat procentowy, liczony od ceny równej 0, wynosi 0 (nie ma wpływu na cenę końcową). W przypadku dokumentów przychodowych istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia ceny początkowej na zakładce {Kalkulacja} elementu. W przypadku dokumentów rozchodowych, nie ma takiej możliwości. Dla poprawnego wyliczania rabatów należy odpowiednio zdefiniować cenę katalogową towaru.

Jedynie rabat udzielony kwotowo w nagłówku dokumentu może w takiej sytuacji mieć wpływ na jego wartość końcową.

Upłynęła już data obowiązywania promocji, lub data początkowa jest określona w przyszłości. Centrum, które wystawia dokument, nie zostało ujęte na promocji. Na promocji o wyższym priorytecie lub o tym samym priorytecie, ale znajdującym się wyżej na liście promocji zaznaczono opcję: Pomiń następne. Zadziałała kontrola marży minimalnej, która nie pozwoliła na udzielenie rabatu na dokumencie rozchodowym (informacja ta jest zapisywana w strukturze udzielonego rabatu). Promocja nie została zdefiniowana dla tego typu dokumentów (np. rozchodowych). Promocja nie została potwierdzona. Nie spełniono innych warunków promocji (kontrahent, towar nie został ujęty na promocji, nie spełniono warunku progowego).

Cena na elemencie transakcji z 2-ma miejscami po przecinku

Opis problemu Na karcie dostawcy danego towaru zdefiniowano cenę, wyrażoną z 4-ma miejscami po przecinku. Na dokumencie FZ pomimo odznaczenia parametrów: Cena z dokładnością do groszy oraz Kontrola (ilość x cena = wartość), cena na elemencie podawana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Możliwe sposoby rozwiązania problemu Przyczyną takiego zachowania programu może być ustalony w systemie sposób liczenia rabatów od wartości, a nie od ceny, czyli odznaczony parametr: Rabaty liczone od ceny.

Przyklad

Przykład: Cena zakupu od dostawcy A wynosi 1,1256. Rabaty obliczane od wartości: 1x1,1256=1,1256, wartość zostaje zaokrąglona do 1,13. Rabat liczony od ceny: 1x1,1256 rabat zero wartość 1,1256 zaokrąglona do 1,13 ale cena nie musi być już przeliczana, pozostaje jako 1,1256.

Pomimo przyznanego rabatu 40%, rabat udzielony ulega zmianie

Opis problemu Na dokument WZ na kontrahenta, który ma ustalony rabat 40% dodano 10 szt. towaru o cenie 1,20EUR po kursie 100PLN = 406,83EUR. Rabat na zakładce: Kalkulacje, zostaje ustalony na poziomie innym niż 40%. Możliwe sposoby rozwiązania problemu Wysokość (procentowa) rabatu wyliczana jest w sposób dynamiczny. Po odliczeniu rabatu od ceny/wartości, następuje wyliczenie ceny elementu po rabacie, która w zależności od zaznaczenia parametru: Cena z dokładnością do groszy, jest zaokrąglana odpowiednio do dwóch, lub czterech miejsc po przecinku, a następnie wyliczana jest faktyczna wysokość (procentowa) udzielonego rabatu, poprzez porównanie ceny początkowej i ceny po rabacie (po zaokrągleniu). Stąd korekta udzielonego 40% rabatu będzie większa, gdy cena ma być prezentowana z dwoma miejscami po przecinku i mniejsza, gdy cena jest wyrażona z czterema miejscami po przecinku.

Znaczenie parametru: Od księgowych, na elemencie transakcji

Parametr ma znaczenie w przypadku transakcji, dokonywanych w walucie innej, niż systemowa. Decyduje o tym, czy naliczenie rabatu nastąpi od ceny/wartości wyrażonej w walucie obcej, czy też od ceny/wartości przeliczonej na PLN, a w przypadku, gdy sprawdzane jest równanie: ilość x cena = wartość, decyduje o tym, która cena (do równania) jest pobierana: przy parametrze zaznaczonym - cena/wartość początkowa jest przeliczana na PLN i dopiero od takiej ceny/wartości liczony jest rabat. Jeżeli parametr jest odznaczony, wówczas rabat liczony jest od ceny/wartości wyrażonej w walucie, następnie tak obliczona wartość jest zaokrąglana i dopiero przeliczana na PLN; w przypadku sprawdzania równania ilość x cena = wartość i zaznaczonego parametru, sprawdzana jest równość: cena księgowa x ilość = wartość w przypadku parametru odznaczonego sprawdzane jest równanie: cena po rabacie x ilość = wartość.

Podczas generowania FS z ZS elementy na dokumencie zostały przeliczone według standardowych promocji, zamiast według promocji pakietowej

Opis problemu Na dokumencie ZS zostały zapisane towary, na które zdefiniowano promocje pakietową typu „Stały”. Podczas generowania dokumentu FS, elementy na nowym dokumencie zostały przeliczone na nowo według standardowych promocji zamiast według zdefiniowanej wcześniej promocji pakietowej. Możliwe sposoby rozwiązania problemu W przypadku generowania FS, WZ, FSE, WZE, PA z ZS kopiowanie informacji o promocjach pakietowych jest uzależnione od parametru na definicji ZS „ Przeliczaj wartości przy generowaniu dokumentów z zamówień” analogicznie do standardowych promocji.

Jeżeli parametr jest zaznaczony, to w momencie generowania FS elementy ZS zostaną ponownie przeliczone według standardowych promocji czyli ceny zostaną na nowo przeliczone. Jeżeli parametr „Przeliczaj wartości przy generowaniu dokumentów z zamówień” jest odznaczony to na elementy generowanego dokumentu przenoszą informacje o pakiecie. Jeżeli z ZS generowane jest WM, a następnie FS, to na dokument FS elementy zostaną dodane zgodnie z ustawieniem parametru na ZS „Przeliczaj wartości przy generowaniu dokumentów z zamówień”. Jeżeli parametr jest odznaczony, to elementy zostaną według warunków ustalonych na ZS ale bez powiązania do pakietów.

Scenariusze

W jaki sposób uwzględnić dodatkowo promocję WTR podczas zastosowania Promocji Pakietowych

Aby uwzględnić dodatkową promocję WTR podczas zastosowania Promocji Pakietowych, należy odznaczyć parametr na Definicji Promocji> Nagłówek> „Pomiń rabaty nagłówka (GLO)”.

Podczas rejestrowania dokumentu ZS, po wybraniu kontrahenta, dla którego została zdefiniowana promocja zostanie automatycznie wyświetlone okno „Promocje pakietowe dla kontrahenta”, w którym zostały zlokalizowane wszystkie promocje przypisane dla danego kontrahenta.

Po zaznaczeniu pakietu promocji nastąpi automatyczne zamknięcie okna i powrót do edycji rejestrowanego dokumentu. Na liście elementów będą widoczne towary, które zostały zdefiniowane w promocji, dodane z określonym upustem oraz gratisem.

Rabaty nagłówka zostaną wliczone do promocji, dopiero po uzupełnieniu (wprowadzeniu)  rabatu w oknie „Ogólny” w parametrze „Rabat nagłówka” jw. Rysunek 45. Przy próbie wyciągnięcia dokumentu z bufora, zostanie automatycznie wygenerowane okno z pytaniem czy zastosować zdefiniowany Rabat nagłówka.

Po zatwierdzeniu, promocja WTR zostanie uwzględniona podczas naliczania Promocji Pakietowej.

Naliczenie promocji uzależnione od wybrania magazynu na dokumencie handlowym

Została dodana zakładka Magazyny na Definicji Promocji. Dzięki tej zakładce istnieje możliwość wybrania magazynu, dla którego będzie zastosowana promocja.

Podczas naliczania rabatów dla towarów podczas zarejestrowania dokumentu handlowego, oprócz bieżących parametrów sprawdzane jest również ustawienie magazynu na dokumencie. Kontrola magazynu obowiązuje zarówno na dokumentach przychodowych i rozchodowych, i opiera się o magazyn w nagłówku dokumentu.

Przeliczanie rabatów po zmianie magazynu na dokumencie jest uzależnione od parametru, który znajduje się na Definicji dokumentu> Parametry.

Jeżeli parametr został zaznaczony to podczas zmiany magazynu na dokumencie zostanie otworzone okno „Zmiany na dokumencie”.

W jaki sposób ustalić cenę sprzedaży, od której będą naliczane rabaty

Funkcjonalność systemu umożliwia przypisanie konkretnej ceny sprzedaży dla kontrahentów i towarów, która będzie podstawą do naliczania rabatów na dokumentach rozchodowych. W celu uzyskania takiej funkcjonalności należy zdefiniować promocję typu Cennik, dostępną z menu Zestawienia> Promocje. Promocja typu Cennik spowoduje, iż na dokumenty rozchodowe dla określonego kontrahenta, towaru i centrum będzie pobierana wybrana cena sprzedaży.

Przyklad

Przykład: Do towaru Walizka są przypisane trzy ceny sprzedaży, m.in. cena HURTOWA. Dla wymienionego asortymentu została stworzona promocja typu Cennik, w której dla towaru Walizka przypisano cenę HURTOWA równą 100 PLN. Następnie dla wskazanego towaru utworzono promocję typu PRM. Klient otrzyma 10% rabatu, jeśli zakupi minimum cztery walizki. Kontrahent zdecydował się na zakup 6 szt. towaru. Na wystawioną fakturę sprzedaży (po określeniu kontrahenta i towaru) pobrała się automatycznie cena sprzedaży HURTOWA. Cena ta jest podstawą do naliczenia rabatów wynikających z promocji typu PRM. Tak więc, klient kupił 6 walizek po 90 PLN na każdą.

Sytuacja, w której na dany towar obowiązuje inny próg i rabat, niż na grupę, do której towar należy

W przypadku, gdy dla danego towaru ma obowiązywać inny rabat, niż dla grupy towarowej, do której on należy, sytuację taką można obsłużyć jednym ze wskazanych sposobów: Należy zdefiniować dwie promocje: jedną o nazwie: Towary (tu należy umieszczać towary, wobec których prowadzona jest inna polityka rabatowa, niż dla grup, do której towar należy), drugą o nazwie: Grupy (tu należy umieszczać grupy towarowe, wraz z warunkami stosowanych dla nich rabatów). Promocja: Grupy, powinna mieć niższy priorytet (większą wartość w polu: Priorytet, promocji), niż promocja: Towary. Na promocji: Towary, należy zaznaczyć pole: Pomiń następne. Jeżeli towar ma mieć inne warunki rabatowania, niż zdefiniowane na promocji: Grupy, dla jego grupy towarowej, wówczas towar taki należy umieścić w promocji: Towary. Zaznaczony parametr: Pomiń następne promocje, zabezpieczy przed dwukrotnym naliczeniem rabatów. Na tej samej promocji należy dodać grupy towarowe oraz pojedynczo towary, należące do tych grup. Zasada promocji jest taka, że nie można naliczyć dwukrotnie tej samej promocji dla tego samego towaru, w związku z czym, w pierwszej kolejności sprawdzane są warunki promocji zdefiniowane dla towaru, dopiero, a gdy nie są one spełnione, sprawdzone są warunki zdefiniowane dla grupy, do której ten towar należy. W przypadku tego rozwiązania należy jednak pamiętać o tym, że gdy warunek (próg) zdefiniowany na towarze nie został spełniony, może zostać naliczony rabat właściwy dla grupy towarowej, do której on należy, co może być niezgodne z oczekiwaniami Użytkownika. Dla promocji TWU, KNU, PRM, CEN wprowadzono dodatkowy parametr ‘Grupa towaru ważniejsza niż grupa nadrzędna’. Parametr może okazać się potrzebny jeżeli promocja została zdefiniowana zarówno dla grypy, do której dany towar należy wprost, jak i dla grupy do niej nadrzędnej. Jeżeli parametr jest włączony, wówczas grupa towaru zostanie potraktowana priorytetowo w stosunku do grupy nadrzędnej, w przeciwnym razie będą one traktowane tak samo.

Jak zdefiniować dla kontrahenta upust typu Stała cena, wyliczany każdorazowo jako ostatnia cena zakupu + określony procent marży

Dla obsłużenia takiej sytuacji można posłużyć się rozwiązaniem, wykorzystującym aktualizację ceny sprzedaży towaru, dokonywaną przy nowej dostawie: dla towaru definiujemy cenę, z zaznaczony parametrem: Aktualizuj cenę przy nowej dostawie, określając wysokość marży, na karcie kontrahenta (zakładka: Handlowe) wybieramy tą cenę, definiujemy promocję na ten towar i dla tego kontrahenta, przy czym zarówno próg jak i ilość ustalamy jako 0. Na promocji zaznaczamy parametr: Pomiń następne promocje i odpowiednio wysoki priorytet, tak, aby promocja znalazła się odpowiednio wysoko na liście promocji. Celem tak skonstruowanej promocji jest zapewnienie, że od ustalonej ceny na towar, aktualizowanej podczas zakupu, nie zostały naliczone żadne promocje. Dla tak opisanej sytuacji, sprzedaż określonego towaru dla określonego kontrahenta odbędzie się po cenie równej: cena zakupu + marża. Sytuację tą można uzyskać również definiując promocję PRM, w której na towarze należy wybrać opcję Narzut na cenę zakupu i wskazać odpowiedni procent lub kwotę, o którą ma zostać zmieniona cena sprzedaży w stosunku do ceny zakupu.

Jak określić dla promocji pakietowej elastycznej dodatkowe progi ilościowe/wartościowe dla grup towarowych

Istnieje możliwość zdefiniowania dodatkowego warunku dla promocji pakietowej elastycznej w postaci zdefiniowanych progów dla wybranych grup towarowych. Funkcjonalność daje możliwość dodania grup towarowych i określenia dla nich progu ilościowego lub wartościowego. Dodatkowo można również dodać grupę ,,Inne” kiedy chcemy dodać próg dla grupy towarów spoza grup dodanych na promocję.

Przyklad

Przykład: Przykład: Hurtownia z chemią gospodarczą chce ustalić promocję pakietową elastyczną dla pewnej grupy klientów ‘Grupa Hurt I’. Warunkiem udzielenia promocji będzie ogólny próg ilościowy 10 sztuk towaru, w tym 3 sztuk towaru z grupy towarów ‘Chemia specjalistyczna’ , 3 sztuk towaru z grupy towarowej ‘Szczotki’ i zakup towarów z pozostałych grup towarowych na wartość co najmniej 300 pln. Taką promocję możemy zdefiniować w następujący sposób: Na nagłówku promocji ustalam promocję pakietową elastyczną. Na zakładce {Kontrahenci} dodaję grupę kontrahentów ‘Grupa Hurt I’. Na zakładce {Towary}: dodaję grupy towarowe: - Określam ogólny próg ilościowy równy 10 sztuk Dodaję grupy towarowe z następującymi progami - ‘Chemia specjalistyczna’ próg ilościowy 3 sztuki - ‘Szczotki’ próg ilościowy 3 sztuki - ‘Inne’ próg wartościowy 300 pln

Jak edytować gratisy na promocji pakietowej elastycznej

Na elastycznej promocji pakietowej Operator ma możliwość edycji ilości wydawanych gratisów po zaznaczeniu parametru ‘Edycja ilości wydawanych gratisów’. Zaznaczenie parametru oznacza, że w przypadku skorzystania przez Klienta z danego pakietu, Operator będzie miął możliwość przyznania dowolnej ilości gratisów, które zostały przypisane do progu. Operator ma możliwość zmianę ilości gratisów domyślnych jak i nie domyślnych. Ilość przyznanych gratisów nie może być większa niż suma zdefiniowanych gratisów dla danego progu. W przypadku pakietów, gdzie Operator ustawił edytowalną ilość gratisów, system wyświetli odpowiednią informację co do ilości gratisów przyznanej i pozostającej do przyznania.

Wystawiając dokumenty FS, WZ, PA, WZE, FSE należy mieć na uwadze, że edycja ilości gratisów będzie ograniczona do dostępnej ilości do sprzedaży. Kontrola ta występuje również przy domyślnym ustalaniu przez System ilości gratisów domyślnych.

Na formatce promocji pakietowych wprowadzona została również możliwość zmiany kolejności na liście gratisów promocji pakietowej. Będzie ona miała wpływ na kolejność gratisów prezentowaną w oknie wyboru pakietu na dokument.

Obsługa programu lojalnościowego

W wersji 2017.1 dodane zostały proste mechanizmy do obsługi programów lojalnościowych, polegające na gromadzeniu punktów przez kontrahentów i ich wykorzystywaniu w postaci nagród lub budżetów rabatowych.

Konfiguracja programu lojalnościowego

W zależności od programu lojalnościowego firmy liczenie punktów ze sprzedaży możemy ustawić za pomocą: Przelicznik punktów pozwala na ustawienie wielkości sprzedaży, za którą naliczona zostaje określona ilość punktów. Dodanie przelicznika w odpowiednim miejscu systemu warunkuje sposób wyliczania i zapisywania punktów na dokumentach. Przy czym w pierwszej kolejności sprawdzane jest ustawienie w konfiguracji CRM. Jeśli na dany dzień nie został tam ustawiony przelicznik, wówczas ‘przeszukiwane’ są karty towarów znajdujących się na dokumencie.

Ustawienie przelicznika w konfiguracji

W konfiguracji Systemu na zakładce CRM w obszarze Program lojalnościowy za pomocą plusa należy dodać przelicznik naliczania punktów lojalnościowych.

Konfiguracja przelicznika pozwala określić:

Ustawienie przelicznika na karcie towaru

Na wzorcu towaru lub na karcie towaru na zakładce Inne za pomocą plusa należy dodać przelicznik naliczania punktów lojalnościowych.

Konfiguracja przelicznika pozwala określić:

Oznaczanie uczestnictwa w programie lojalnościowym

Na karcie kontrahenta, na zakładce CRM umożliwiono określenie uczestnictwa w programie lojalnościowym.

Aby na dokumentach naliczane były punkty należy wypełnić datę przystąpienia do programu (data Od) oraz opcjonalnie numer karty lojalnościowej. Po wystąpieniu z programu należy wypełnić datę Do, czyli dokumenty wystawione po tej dacie nie będą już naliczały punktów takiemu kontrahentowi. Obok udziału w programie w tym samym miejscu prezentowane są punkty przypisane do kontrahenta:

Wyliczanie punktów na dokumentach

Wyliczanie punktów na dokumentach oraz ich przenoszenie na kartę kontrahenta może odbywać się w trakcie bieżącej pracy z dokumentami lub z opóźnieniem. Warunkiem koniecznym jest tu jednak posiadanie licencji serwerowej: XL Program lojalnościowy. Bieżące naliczanie punktów możliwe jest na następujących dokumentach rozchodowych: paragonach, FS, FSE oraz ich spinacze i korekty. W tym celu na definicji dokumentów FS, FSE oraz PA (zakładka Inne) dodany został parametr Naliczaj punkty w programie lojalnościowym. Dopiero jego zaznaczenie spowoduje, że punkty będą naliczane na dokumentach wystawionych kontrahentowi przypisanemu do programu lojalnościowego, czyli dokument musi być wystawiony w okresie uczestnictwa w programie. Punkty zostaną wyliczone od razu dla dokumentów w buforze na podstawie ustawionych przeliczników, a następnie zapisane i wyświetlone na nagłówku lub pozycjach takich dokumentów.

Punkty liczone dla pozycji dokumentów uwzględniają sumaryczną wartość z pozycji tego dokumentu obejmujących ten sam towar.

Przyklad

Przykład: Dokument ma 2 pozycje z towarem ST_XSQ B, na wartość brutto 60 zł i 70 zł. Dla towaru ustawiony jest przelicznik 1 pkt/15 zł brutto i sposób liczenia ‘progowy’. Wyliczenie sumy z pozycji: 60 zł +70 zł =130 zł. Wyliczenie punktów dla sumy z pozycji: 130 / 15 = 8,67, czyli progowo 8 pkt. Wyliczenie punktów dla pozycji: a) Pierwsza pozycja: 60 / 15 = 4pkt. b) Druga pozycja: 8 pkt za całość – 4 pkt dla pierwszej pozycji = 4 pkt, chociaż wyliczenia z wartości tej pozycji dałyby inną ilość punktów.

Punkty będą naliczane na spinaczach (S)FS, (S)FSE lub korektach FSK, FKE pod warunkiem, że w definicji odpowiednio dokumentów FS i FSE zostało ustawione naliczanie punktów. Przy tworzeniu korekty dokumentu ilość punktów jest wyliczana względem przeliczników pobranych na dzień wystawienia dokumentu źródłowego. Przy zmianie ilości, wartości lub podatku VAT na dokumentach korekt, punkty przeliczane są również wg tych samych przeliczników. Ważne jest zatem, aby nie zmieniać ustawień przeliczników z datą wsteczną tak, aby wszystkie wyliczenia były poprawne. Na spinaczach dokumentów, ze względu na ich szczególny charakter, punkty są zawsze zapisywane na nagłówku dokumentu. Wyliczanie ilości punktów oparte jest na tych samych zasadach, co na pozostałych dokumentach, czyli dla każdego spinanego dokumentu pobierane są przeliczniki i przeliczane punkty. Jednak przez wzgląd na brak typowych pozycji na spinaczach, istnieje konieczność zapisu i wyświetlenia na nagłówku sumarycznie wyliczonej ilości punktów. Przy anulowaniu dokumentów wszystkie naliczone na nich punkty zostają usunięte. Możliwe jest również naliczanie punktów na dokumentach ‘z opóźnieniem’, z wykorzystaniem nowej akcji automatycznej Punkty na dokumentach. Wówczas nie ma potrzeby włączania na definicjach dokumentów parametru Naliczaj punkty w programie lojalnościowym. Wystarczy tylko w definicji akcji wskazać wszystkie dokumenty, na których punkty mają być naliczane.

Wskazówka

Wskazówka: Jeśli w definicji akcji wybrano dokumenty FS/FSK oraz FSE/FKE, wówczas punkty naliczane są również na spinaczach będących odpowiednikami tych dokumentów, czyli odpowiednio: (S)FS/(S)FSK oraz (S)FSE/(S)FKE.

Następnie należy włączyć akcje automatyczne CRM (w oknie konfiguracji systemu, zakładka CRM) oraz XLWork Automat w module Administrator. Przeliczniki do naliczania punktów są pobierane wg tej samej logiki, co dla naliczania punktów na bieżąco. Lista dokumentów, na których możliwe jest naliczanie punktów za pomocą akcji również jest analogiczna, jak dla naliczania na bieżąco.

Przeliczanie punktów kontrahenta

Aby wyliczone na dokumencie punkty zostały przyznane kontrahentowi, dokument musi zostać całkowicie rozliczony. Wówczas ilość punktów z dokumentu automatycznie powiększy pulę punktów naliczonych kontrahentowi. W sytuacji odwrotnej, czyli usunięcia całkowitego rozliczenia dla dokumenty, punkty na nim naliczone zostaną ‘odebrane’ kontrahentowi, czyli pomniejszą pulę punktów naliczonych. W przypadku, gdy naliczanie punktów na dokumentach odbywa się z opóźnieniem, z wykorzystaniem nowej akcji automatycznej CRM Punkty na dokumentach, wówczas punkty gromadzone przez kontrahenta również powinny być wyliczane za pośrednictwem akcji automatycznej. W tym celu utworzona została nowa akcja Punkty kontrahenta, która domyślnie nalicza kontrahentom punkty wg tych samych założeń. Istnieje jednak możliwość modyfikacji sposobu wyliczania punktów, z uwzględnieniem szczególnych potrzeb firmy (na definicji akcji lojalnościowej na zakładce SQL).

Pod przyciskiem dostępnym z poziomu listy kontrahentów oraz z otwartej karty kontrahenta umieszczona została informacja prezentująca sumaryczną ilość punktów przyznanych i odebranych kontrahentowi. Powyżej znajduje się lista dokumentów stanowiących źródło punktów dodatnich i ujemnych, wraz z datą ich przyznania. Za pomocą dodatkowych filtrów listę można zawężać do punktów przyznanych lub nieprzyznanych w ściśle określonym czasie.

Z poziomu tej listy możliwy jest podgląd dokumentów na niej umieszczonych oraz jej wydruk. Lista jest niedostępna do podgląd w przypadku braku licencji serwerowej XL Program lojalnościowy.

Odbieranie punktów lojalnościowych

Punkty przyznane kontrahentowi można wykorzystać na dwa różne sposoby: w postaci nagrody lub kwoty do wykorzystania zapisanej na budżecie rabatowym kontrahenta. Dostęp do tych operacji jest możliwy tylko w przypadku posiadania licencji serwerowej XL Program lojalnościowy.

Nagroda

Aby móc odebrać nagrodę, należy najpierw zdefiniować katalog nagród, czyli na właściwych kartach towarowych ustawić, że dany towar jest Nagrodą wraz z ilością punktów należnych za wydanie jednostki danego towaru (wartości zawsze ujemne!). Informacja ta jest przechowywana w tym samym miejscu, co przeliczniki do naliczania punktów i jest ustawiana na konkretny okres czasu.

Uwaga

Uwaga: Towar w danym okresie czasu nie może stanowić jednocześnie źródła naliczania i odbierania punktów. Dlatego przy oznaczeniu go jako Nagroda ustawienia przelicznika punktów stają się nieaktywne.

Nagrodę można zamówić jedynie na zamówieniu sprzedaży.  W tym celu na definicji dokumentu ZS (zakładka Inne) dodany został parametr Naliczaj punkty w programie lojalnościowym. Jego zaznaczenie uaktywnia na dokumencie ZS nową opcję dodawania pozycji Dodaj nagrodę. Po jej wybraniu wyświetla się lista towarów zawężonych do nagród, z której można wskazać jeden rekord. Wówczas na pozycję ZS zostają przepisane punkty pobrane z karty towaru (wartość ujemna!), które przeliczają się każdorazowo przy zmianie ilości towaru na pozycji. Przy zapisie pozycji z nagrodą automatycznie porównywana jest ilość punktów wyliczonych na pozycji z ilością punktów zgromadzonych przez kontrahenta (Suma punktów na karcie kontrahenta). W przypadku, gdy ilość na pozycji jest większa niż ilość punktów zgromadzonych przez kontrahenta, wyświetlany jest stosowny komunikat. Użytkownik sam decyduje, czy pozwolić na zamówienie danej nagrody. Jeśli zamówienie zostanie zapisane, wówczas ilość punktów naliczonych na pozycji z nagrodą zostanie uwzględniona na karcie kontrahenta w polu Odebrane (zakładka CRM / Program lojalnościowy) i automatycznie pomniejszy ilość punktów zgromadzonych przez kontrahenta. Każda pozycja ZS z nagrodą ma również automatycznie naliczany rabat w wysokości 100% tak, aby odbiór nagrody nie wiązał się z koniecznością zapłaty. Jest to nowo utworzony typ rabatu Nagroda w programie lojalnościowym. Po przekształceniu takiego zamówienia na dokument handlowy przeniesione zostanie oznaczenie pozycji jako Nagroda oraz rodzaj i wysokość naliczonego rabatu.

Budżet rabatowy

Inną opcją odbioru zgromadzonych punktów jest przeliczenie ich na budżet rabatowy. Operacja Przeliczaj punkty lojalnościowe na budżety dostępna jest pod przyciskiem  z dwóch poziomów: Przed wykonaniem operacji zawsze wyświetlane jest okno z parametrami:

   

Wstęp

OCR czyli Optyczne Rozpoznanie Znaków (ang. Optical Character Recognition) to technologia przeznaczona do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym. Comarch opracowuje unikatową usługę, która przyspieszy wprowadzanie danych w systemach ERP Comarch. Dzięki Comarch OCR, możliwe będzie błyskawicznie wprowadzenie do rejestrów VAT każdej papierowej faktury – potrzebny będzie jedynie skaner lub aparat fotograficzny i połączenie z Internetem. Jeszcze prościej będzie, jeśli faktury przesyłane są w formie plików pdf bądź graficznych.

Zadaniem Comarch OCR jest rozpoznanie danych (np. kontrahentów, kwot netto/brutto/VAT, dat czy numeru faktury) z zeskanowanych faktur a następnie przeniesienie ich do systemu. Jedną z głównych korzyści jest znacząca oszczędność czasu przy wprowadzaniu faktur kosztowych do systemu księgowego. Usługa dostępna od wersji Comarch ERP XL 2019.1.0.

Uwaga

Do uruchomienia usługi należy zapoznać się z regulaminem, uzupełnić dane, potwierdzić zgodę. Każdy z Użytkowników może skorzystać z pakietu DEMO (50 dokumentów na okres jednego miesiąca). Cennik usługi dostępny jest na https://www.comarch.pl/ocr/

Zachęcamy do zapoznania się z dokumentacją ogólną dotyczącą Comarch OCR https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2019_5/index.php/dokumentacja/comarch-ocr-poradnik-korzystania-z-uslugi/  oraz strony

https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2019_5/index.php/kategorie/ocr-faq/

Rozpoznawanie i odczytywanie dokumentów

Comarch OCR rozpoznaje dane z faktur w walucie PLN dodawanych do rejestru VAT zakupu. Rozpoznawane są faktury jedno- i wielostronicowe z pojedynczych oraz ze zbiorczych plików, w których zapisane są skany wielu faktur (jedna faktura to jeden plik). Dokumenty zaczytywane są jako faktury a-vista, czyli (A)FZ.

Comarch OCR potrafi rozróżnić następujące pozycje z faktury:

Dodano również odpowiednie pole w bazie na tabeli cdn.TraNag TrN_OCR, gdy wartość TrN_OCR=1 oznacza to że dokument był zaczytany przez Comarch OCR.

Dokumenty jakich nie potrafi rozpoznać usługa Comarch OCR:

Podczas pracy z Comarch OCR aby zmaksymalizować poprawność rozpoznawania danych trzeba zwrócić uwagę na poniższe informacje:

Zastosowanie Comarch OCR w Comarch ERP XL

Funkcjonalność importu faktur z plików graficznych możliwa jest z poziomu rejestru VAT zakupu poprzez przycisk pod listą zapisów. Przed zaczytaniem wybieramy rejestr VAT zakupu, do którego będą zaczytane dokumenty. Po wybraniu opcji: OCR - Pobierz dokumenty do przetworzenia zostanie otwarte okno wyboru dokumentów. Należy wskazać jeden lub więcej plików z fakturami do przetworzenia. Zaczytywane pliki muszą być zapisane na dysku. Comarch OCR zwraca dokumenty w postacie plików XML, które są następnie zaczytane za pomocą API przez Comarch ERP XL.

Uwaga

W momencie gdy na definicji dokumentu FZ wybrana jest seria domyślna, natomiast na serii wybrany jest rejestr zakupowy, dokumenty będą zaczytywane do rejestru z serii nie wybranego ręcznie w oknie rejestr VAT.

Po wskazaniu plików należy wybrać opcje Otwórz i dokumenty zostaną dodane do listy zapisów w rejestrze VAT zakupu. Przed dodaniem dokumentu konieczne jest zidentyfikowanie kontrahenta. Kontrahent sprawdzany jest na podstawie numeru NIP. Aby kolejne importy nie dodawały nowych kart kontrahenta zalecanym jest ustawienie parametru w Konfiguracji: Blokada przy zapisie karty o tym samym numerze NIP (Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 2). Jeśli takiego kontrahenta nie ma w bazie danych wówczas zostanie dodana nowa karta kontrahenta, gdzie w polu kod zostanie umieszczony NIP kontrahenta. Kod ten można zmienić wg własnego uznania. Dane kontrahenta weryfikowane są w bazie GUS i na tej podstawie wypełniane są informacje na karcie kontrahenta. Jeśli kontrahent istnieje w bazie wówczas porównywane są dane adresowe w bazie ERP XL z danymi przekazanymi z GUS i jeśli różnią się, dodawany jest nowy adres kontrahenta.

Dokumenty są zapisywane w rejestrze VAT jako faktury zakupu a-vista (A)FZ. Możliwe jest odczytywanie zarówno samych faktur, jak i ich korekt.

Każdy dokument wczytany automatycznie powinien być jednak zweryfikowany pod względem merytorycznym i finansowym przed przekazaniem go do zaksięgowania. Dlatego na liście zapisów rejestru VAT dodano filtr: Dokumenty wczytane z użyciem OCR, w celu wyszukania dokumentów wczytanych automatycznie. Dodatkowo oznaczenie OCR widoczne jest na zakładce [Nagłówek], obok numeru dokumentu.

Zmieniono działanie filtra na liście zapisów w rejestrze VAT zakupu, tak aby można było oddzielnie wyfiltrować dokumentu zweryfikowane i niezweryfikowane.

Domyślnie po zaznaczeniu opcji Dokumenty wczytane z użyciem OCR, filtrowane będą jak do tej pory wszystkie dokumenty dodane za pomocą usługi OCR. Aby odszukać tylko dokumenty np. niezweryfikowane w celu ich weryfikacji, należy wybrać odpowiednią opcję z rozwijanej listy.

Po sprawdzeniu poprawności dokumentu można skorzystać z opcji zaznaczenia parametru Zatwierdził pod względem Merytorycznym na zakładce Księgowość/ Dekretacja (parametr aktywny po zaznaczeniu na operatorze odpowiedniego uprawnienia Operator/ Parametry/ Księgowe/ Zatwierdzanie dokumentów pod względem merytorycznym.

Wyróżnienie i dostępność usługi Comarch OCR

Na liście zapisów w rejestrze VAT zakupu zmieniono przycisk do uruchamiania usługi Comarch OCR umożliwiającej automatyczne wczytywanie dokumentów do rejestru na podstawie otrzymanych plików faktur bądź ich skanów. Oprócz tego przycisk OCR dostępny jest kontekstowo w menu górnym (wstążka) okna programu.

Na oknie rejestru VAT – zakup dodano nową opcję odczytu dokumentów: Pobierz dokument z pozycjami. Opcja ta dostępna jest przy przycisku OCR, w rozwijanym menu lub z poziomu górnego paska.

Po wybraniu opcji Pobierz dokument z pozycjami, oprócz dotychczas pobieranych informacji, odczytywane są również pozycje dokumentu i zapisywane jako pozycje A-Vista. Dla każdej pozycji odczytywana jest nazwa, ilość, jednostka, cena, stawka VAT i na tej podstawie ustalane są elementy (A)FZ.

 

Jeśli jakieś elementy nie zostaną rozpoznane przez OCR, wówczas pozycja nie jest dodawana. Dotyczy to braku nazwy, ceny, ilości czy stawki VAT. Informacja o tym, że pozycja nie mogła zostać dodana, prezentowana jest w logu odczytu. W przypadku braku jednostki miary podstawiamy szt.

Brak odczytu jakiejkolwiek pozycji nie wpływa na wartość całkowitą dokumentu. Kwoty podsumowania w podziale na stawki VAT importowane są zgodnie z danymi przesłanymi dla podsumowania faktury.

W przypadku odczytywania faktur z pozycjami obsługiwane jest również dzielenie pliku pdf, jeśli zawierał więcej niż jedną fakturę. W takiej sytuacji do każdej zapisanej faktury dołączony jest plik pdf zawierający tylko daną fakturę. W przypadku gdy ustawiono w konfiguracji Konfiguracja/Sprzedaż/Parametry 1 zapis załączników OCR w postaci linków do pliku, po imporcie pdf’y cząstkowe zapisywane będą w tej samej lokalizacji co importowany pdf.

Dodanie komunikatu przy wejściu na listę zapisów w rejestrze Vat zakupu, informującego o możliwości skorzystania z opcji automatycznego odczytu dokumentów zakupowych.

Komunikat ten będzie pojawiał się przy każdym wejściu do rejestru VAT zakupu, aż do momentu zaznaczenia opcji: Nie informuj mnie więcej o tym.

Wczytywanie dokumentów FZ przy pomocy OCR

Na liście faktur zakupu udostępniony jest przycisk pod listą dokumentów oraz na Ribbonie, służący do wczytywania FZ za pomocą usługi OCR.

Podobnie jak to ma miejsce w Rejestrze VAT, również na liście FZ operacja polega na wskazaniu pliku/plików z dysku i ich wczytaniu tj. tworzeniu na ich podstawie dokumentów FZ. Użytkownik ma możliwość wskazania wielu plików naraz, jak również wczytania plików wielostronicowych, w tym, zawierających wiele faktur. Obsłużone zostało wczytywanie faktur zakupu FZ na podstawie plików .pdf oraz plików graficznych .jpg, .jpeg, .tiff, .png, .tif, .bmp, .gif. Użytkownik ma możliwość wczytania faktur w walucie PLN oraz w walucie obcej, przy czym usługa rozpoznaje faktury zarejestrowane w EUR, GBP i USD.

Uwaga

W przypadku dokumentów walutowych Użytkownik powinien mieć świadomość, że ceny/wartości prezentowane na zakładce [Ogólne] utworzonego dokumentu FZ będą się różniły od cen/wartości na zdjęciu/skanie, gdyż ceny/wartości FZ prezentowaną są w walucie systemowej. Wielkości walutowe prezentowane są na szczegółach elementów – zakładce [Kalkulacje] formatki elementu FZ.

Rejestrowane ww. metodą faktury nie są w żaden sposób wiązane z wcześniej zarejestrowanymi przyjęciami PZ, tak więc Klienci korzystający ze ścieżki PZ-(S)FZ/(S)FZ z tej usługi nie skorzystają. System nie dokonuje również powiązania pomiędzy tak rejestrowaną fakturą a zamówieniem złożonym u Dostawcy. Jeżeli wczytywana faktura jest związana z zamówieniem, wówczas po jej utworzeniu Użytkownik powinien dokonać stosownego powiązania przy użyciu opcji Spinaj z zamówieniem w menu kontekstowym listy faktur zakupu. W wersji 2022.0 obsłużone zostało wczytywanie faktur zakupu, korekty faktur nadal należy rejestrować w tradycyjny sposób. Operacji wczytywania faktur zakupu może dokonywać każdy Użytkownik uprawniony do rejestrowania FZ. Jeżeli jednak w Firmie istnieje potrzeba ograniczenia prawa do tej usługi wystarczy dla tych Operatorów, którzy nie powinni z niej korzystać przypisać stosowny zakaz: Dodawanie dokumentu za pomocą mechanizmu OCR. Podczas wczytywania poszczególnych dokumentów Użytkownik otrzymuje szereg informacji z zakresu poprawności odczytania dokumentu, identyfikacji poszczególnych informacji na dokumencie itp., a dodatkowo przy każdej takiej operacji prezentowana jest informacja o pozostałej, dostępnej w danym pakiecie ilości stron do wczytania. Ilość dostępną w pakiecie można sprawdzić w każdej chwili, wystarczy skorzystać z dostępnej w menu ww. przycisku opcji Sprawdź ilość stron do wykorzystania.

Numery tworzonych przez System faktur prezentowane są formie linków, pozwalających na podniesienie formatki utworzonego dokumentu bezpośrednio z loga.

Oryginał dokumentu, na podstawie którego tworzona jest faktura zapisywany jest jako załącznik faktury, o ile w konfiguracji Systemu System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1 włączony jest parametr Zapisuj faktury dodawane za pomocą OCR jako załączniki. Zależnie od wybranej opcji ww. parametru załącznik dodawany jest do bazy lub jako link do importowego dokumentu.

Weryfikacja dokumentów utworzonych metodą OCR

Każdy dokument FZ utworzony przy pomocy usługi OCR powinien zostać przez Użytkownika zweryfikowany w zakresie jego zgodności z oryginałem. Aby ułatwić taką operację formatka dokumentu FZ utworzonego przy użyciu ww. metody wyposażona została w pogląd oryginału, dostępny na poszczególnych zakładkach formularza FZ. Jego włączenia/wyłączenia dokonuje się przy użyciu przycisku OCR dostępnego na prawej belce formatki. Wygląd przycisku odzwierciedla aktualny status dokumentu: na dokumencie niezweryfikowanym przez Operatora prezentowany jest przycisk  na dokumencie zweryfikowanym prezentowany jest przycisk Użytkownik po dokonaniu weryfikacji poprawności dokumentu powinien oznaczyć taki dokument statusem zweryfikowany. Jeżeli tego nie uczyni, wówczas niemożliwe będzie zatwierdzenie dokumentu. Zweryfikowany dokument można cofnąć do statusu dokumentu niezweryfikowanego do chwili zatwierdzenie dokumentu. Zmiany statusu dokumentu można dokonać przy użyciu stosownej opcji: w menu ww. przycisku na belce dokumentu w menu przycisku pod listą dokumentów FZ w menu kontekstowym listy FZ Opcje dostępne w menu kontekstowym oraz przy przycisku pod listą dokumentów FZ obsłużone zostały jako operacje seryjne, dla wielu zaznaczonych dokumentów. Aktywność danej opcji uzależniona jest od stanu/statusu, w jakim znajduje się wskazany dokument.

Status poszczególnych dokumentów prezentowany jest w nowej kolumnie OCR listy dokumentów FZ. Obsłużony został nowy filtr na liście, pozwalający na jej ograniczenie do dokumentów wczytanych za pomocą usługi OCR:

• Wszystkich wczytanych z OCR
• Niezweryfikowanych
• Zweryfikowanych

Dane nagłówkowe tworzonej faktury FZ

System wspiera Użytkownika w zakresie ustalania poniższych parametrów nagłówkowych na tworzonym dokumencie FZ oraz prezentuje stosowne ostrzeżenia w przypadkach budzących wątpliwości: Kontrahenci na dokumencie FZ Usługa OCR odczytuje NIP sprzedawcy z wczytywanej faktury, a następnie ustala jego pełne dane na podstawie danych w rejestrze GUS. Tak zidentyfikowany sprzedawca, z ustalonymi jw. danymi adresowymi ustalany jest jako kontrahent główny tworzonej faktury FZ. Jeżeli taki kontrahent nie jest zarejestrowany w Systemie, wówczas tworzona jest jego karta. Akronim tak tworzonej karty ustalany jest na podstawie NIP-u kontrahenta. Jeżeli kontrahent o danym NIP-ie jest zdefiniowany w Systemie, ale jego dane nie są zgodne z danymi pobranymi z GUS, wówczas System tworzy nowy adres dla tego kontrahenta. Zasady ustalania kontrahenta głównego i jego adresu na tworzonej FZ przedstawia poniższa tabela

Zasady ustalania kontrahenta głównego na FZ
NIP sprzedawcy na wczytywanej fakturze		Kontrahent główny	Adres kontrahenta głównego
Brak NIP-u Sprzedawcy lub NIP jest niepoprawny		Jednorazowy	Pierwszy niearchiwalny adres Jednorazowego
NIP jest prawidłowy, ale w GUS nie ma podmiotu o takim NIP-ie		Jeżeli w bazie zarejestrowany jest kontrahent o tym NIP-ie, wówczas to on jest ustalany jako kontrahent główny dokumentu, w przeciwnym wypadku na FZ ustalany kontrahent Jednorazowy	W przypadku głównego Jednorazowego – jw. W przypadku kontrahenta nie-jednorazowego – aktualny adres podstawowy kontrahenta
NIP kontrahenta zidentyfikowanego w GUS		Jeżeli w bazie zarejestrowany jest kontrahent o tym NIP-ie, wówczas to on jest ustalany jako kontrahent główny dokumentu. Jeżeli ww. kontrahenta nie ma, wówczas dodawana jest nowa karta kontrahenta i jest on przypisywany na FZ jako kontrahent główny	Adres kontrahenta zgodny z danymi z GUS, jeżeli takowy adres w Systemie istnieje. Jeżeli brak ww. adresu, wówczas dodawany jest nowy adres „Inny” z danymi zgodnymi z GUS

W przypadku, kiedy w Systemie nie został dotąd zarejestrowany kontrahent o NIP-ie zgodnym z NIP-em sprzedawcy i System zakłada jego kartę, prezentowane jest stosowne ostrzeżenie.

Kontrahent docelowy na tworzonym FZ jest zgodny z ustalanym jw. kontrahentem głównym, adres kontrahenta docelowego zaś w standardowy sposób, tj. na podstawie domyślnego adresu wysyłkowego tego kontrahenta, a jeżeli takowy nie istnieje, wówczas 1-wszego spośród adresów wysyłkowych. Jeżeli kontrahent nie posiada adresów wysyłkowych, wówczas ustalany jest aktualny podstawowy adres kontrahenta. Płatnik ustalany jest w standardowy sposób, tj. na podstawie Płatnika przypisanego na karcie kontrahenta głównego ustalanego jw. Adres Płatnika ustalany jest wg zasad: Jeżeli w karcie kontrahenta głównego ustalonego na FZ jako Płatnik przypisany jest ten sam kontrahent, wówczas adres zgodny z adresem ustalonym jw. dla kontrahenta głównego na FZ Jeżeli w karcie kontrahenta głównego ustalonego na FZ jako Płatnik przypisany jest inny kontrahent, wówczas aktualny adres podstawowy tego kontrahenta

Jeżeli w karcie kontrahenta głównego jako Płatnik przypisany jest kontrahent z Knt_Archiwalny=1, wówczas jako Płatnika ustalać kontrahenta głównego

Daty dokumentu FZ Data wystawienia i data zakupu tworzonego dokumentu FZ ustalane są na podstawie odpowiednich dat odczytanych z dokumentu, data wpływu zaś oraz data przyjęcia ustalane są na poziomie daty bieżącej. Obsłużone zostało stosowne ostrzeżenie w przypadku, gdy data na wczytywanym dokumencie (wystawienia i/lub sprzedaży) jest datą z miesiąc innego niż bieżący lub poprzedni.

Numer wczytywanego dokumentu i kontrola duplikatów Numer wczytywanej faktury zapisywany jest jako numer obcy na tworzonej fakturze FZ. Obsłużone zostało stosowne ostrzeżenie w przypadku wczytywania faktury o takim samym numerze jak zarejestrowana już faktura od tego Dostawcy.

Ostrzeżenie podczas wczytywania faktury o numerze już zarejestrowanym w Systemie

Waluta i kurs Usługa OCR rozpoznaje dokumenty w PLN, USD, EUR i GBP. Waluta odczytana z dokumentu ustalana jest jako waluta na tworzonej przez System fakturze FZ. Kurs na tak tworzonym dokumencie ustalany jest na podstawie kursu NBP z dnia poprzedzającego mniejszą z dat: wystawienia/sprzedaży. Forma i termin płatności Forma i termin płatności ustalane są na podstawie danych odczytanych przez usługę OCR, przy czym, jeżeli z faktury odczytany zostanie numer rachunku, wówczas jako forma płatności przyjmowany jest przelew. Ustalona jw. forma i termin ustalana jest zarówno w nagłówku dokumentu FZ jak i na tworzonej płatności. Kierunek VAT Metoda naliczania VAT od netto/od brutto ustalana jest na podstawie rodzaju odczytanych cen/wartości dokumentu. Jeżeli są to ceny/wartości netto, wówczas na tworzonej FZ ustalana jest metod od netto, jeżeli zaś odczytane zostaną ceny/wartości brutto, wówczas na tworzonej FZ ustalana jest metod od brutto. Rachunek bankowy kontrahenta Obsłużone zostało automatyczne dodawanie do karty kontrahenta numeru rachunku bankowego odczytanego z dokumentu. Numer ten jest przypisywany o ile taki rachunek nie został dotąd dla tego kontrahenta zdefiniowany. Zidentyfikowany na wczytywanej fakturze rachunek jest przypisywany na tworzonej płatności dokumentu FZ. Weryfikacja statusu w VAT sprzedawcy W trakcie odczytywania danych o kontrahencie przez usługę OCR kontrahent ten jest weryfikowany pod kątem statusu w podatku VAT. Jeżeli weryfikacja przebiegnie prawidłowo, wówczas informacja ta jest zapisywana w karcie adresu kontrahenta.

Nabywca na wczytywanej fakturze Podczas wczytywania faktur System weryfikuje, czy nabywcą (kupującym) na tej fakturze jest Firma, która tą fakturę wczytuje. Weryfikacja ta dokonywana jest poprzez porównanie NIP-u kupującego odczytanego na wskazanym dokumencie z NIP-em zdefiniowanym na pieczątce Firmy. W przypadku braku zgodności w logu prezentowane jest stosowne ostrzeżenie.

Elementy FZ – identyfikacja towaru

System dodaje na tworzoną fakturę FZ te elementy (towary), dla których udało się odczytać ilość oraz cenę/wartość. Identyfikacja towaru odbywa się na podstawie odczytanego z faktury: numeru EAN, Kodu lub Nazwy. Jeżeli żadnej z tych informacji nie uda się odczytać, wówczas dodawany jest element z towarem A-vista. W przypadku odczytania ww. informacji identyfikacja karty towarowej odbywa się wg poniższych zasad: Obowiązuje następująca kolejność interpretacji danych odczytanych z faktury: w pierwszej kolejności interpretowany jest odczytany EAN, następnie Kod, a na koniec Nazwa W ramach informacji odczytanych w EAN i Kod System poszukuje towaru o kodzie własnym, EAN-ie własnym (przypisanym do karty towaru i do jednostek pomocniczych towarów) oraz kodzie u kontrahenta (formatka Dostawcy towaru) zgodnym z odczytanym i jeżeli takowy towar zidentyfikuje, wówczas przypisuje go na element FZ Jeżeli ww. towar nie zostanie zidentyfikowany, wówczas System poszukuje towaru o nazwie własnej zgodne z Nazwą odczytaną z oryginału, następnie o nazwie u kontrahenta lub kodzie u kontrahenta (formatka Dostawcy towaru) zgodnej z Nazwą odczytaną z oryginału i jeżeli takowy towar zidentyfikuje, wówczas przypisuje go na element FZ Jeżeli ww. towar nie zostanie zidentyfikowany, wówczas dalsze zachowanie Systemu zależy od parametru Dodaj karty towarów w System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1. Parametr ten decyduje o tym, czy w przypadku gdy System nie zidentyfikuje towaru o podanym EAN-ie, kodzie, nazwie, ma samodzielnie utworzyć kartę towarową. Przy włączonym parametrze Użytkownik ma możliwość wskazania grupy towarowej, w kontekście której taka kartoteka ma zostać utworzona. Dzięki temu Użytkownik może utworzyć i wskazać specjalną grupę towarową, dedykowaną takim kartom, po weryfikacji których przesunie towary do właściwej grupy.

Uwaga

Użytkownik powinien mieć świadomość, że na kartotece użytej na dokumencie nie można zmieniać już typu (towar/usługa) ani jednostki podstawowej towaru, tak więc w przypadku konieczności zmiany tych parametrów powinien on usunąć towar z elementu FZ, zmienić ww. parametry na karcie towaru po czym raz jeszcze przypisać go na element FZ. Weryfikacji poprawności karty towaru w zakresie typu i jednostki należy więc dokonać zanim zostanie zatwierdzony dokument FZ, który tą kartę założył.

Jeżeli ww. parametr zostanie wyłączony, wówczas dla elementów wczytywanej faktury, dla których nie uda się zidentyfikować towaru na dokument FZ dodawany jest towar A-vista, nowe karty towarowe nie są zakładane.

W przypadkach, kiedy nie udało się zidentyfikować towaru prezentowane jest stosowne ostrzeżenie o zakładanej przez System karcie, którą należy zweryfikować lub o dodaniu na elemencie towaru A-vista, zależnie od ww. parametru.

Dla kart towarowych dodawanych automatycznie przez System przyjęte zostały poniższe zasady ustalania poszczególnych parametrów: Kod towaru ustalany jest na podstawie numeru EAN, a jeżeli nie zostanie on odczytany, wówczas na podstawie Kodu produktu. Jeżeli i kod nie zostanie odczytany, wówczas jako kod zostaje ustalonych 40 znaków z Nazwy towaru Nazwa towaru zostaje ustalona na podstawie Nazwy odczytanej z faktury Jednostka podstawowa towaru ustalana jest na podstawie jednostki odczytanej z dokumentu, o ile taka jednostka jest zdefiniowana w Systemie. W przypadku braku takiej jednostki przypisywana jest jednostka z grupy towarowej, w kontekście której dodawana jest karta Stawka Vat (zakupu/sprzedaży) ustalana jest na podstawie stawki odczytanej z dokumentu, o ile takowa stawka istnieje w Systemie. W przeciwnym razie ustalana jest stawka przypisana do ww. grupy towarowej Do tworzonej karty towarowej przypisywany jest EAN towaru, o ile takowy zostanie z dokumentu odczytany Pozostałe parametry towaru ustalane są na podstawie ww. grupy towarowej.

Inne parametry dodawanego elementu FZ

System wspiera Użytkownika w zakresie ustalania poniższych parametrów na elementach FZ dodawanych na podstawie wczytywanego dokumentu: Jednostka pomocnicza Jeżeli odczytana z oryginału jednostka jest przypisana jako jednostka pomocnicza towaru, wówczas jest ona ustalana na elemencie FZ. W pozostałych przypadkach, tj. gdy jednostki nie uda się odczytać, odczytana jednostka nie jest przypisana do towaru, lub odczytana jednostka jest jednostką główną towaru, jako jednostka pomocnicza na elemencie FZ zostaje ustalona domyślna jednostka zakupu tego towaru, jeżeli takowa została zdefiniowana, w przeciwnym wypadku jednostka pomocnicza jest zgodna z podstawową. Przelicznik jednostki zostaje ustalony standardowo tj. na podstawie przelicznika zdefiniowanego na ustalonej jw. jednostce pomocniczej. W przypadku gdy odczytana z oryginału jednostka nie jest przypisana do towaru w logu pojawia się stosowne ostrzeżenie.

Ilość i precyzja ilości Jeżeli odczytana z faktury jednostka jest jednostką pomocniczą towaru, wówczas odczytana ilość elementu traktowana jest jako ilość w tejże jednostce pomocniczej. W takim wypadku System ustala ilość w jednostce podstawowej na podstawie odczytanej ilości i przelicznika jednostki. W pozostałych przypadkach odczytana z faktury ilość traktowana jest jako ilość w jednostce podstawowej. Podczas ww. ustalania ilości na elemencie System nie bierze pod uwagę ani parametru Rejestruj w jednostkach całkowitych, ani też precyzji ilości zdefiniowanej na karcie towaru/formatce jednostki, honoruje bowiem ilość odczytaną z dokumentu. Precyzja ilości na elemencie (zarówno dla podstawowej jak i pomocniczej) ustalana jest wtórnie, na podstawie większej z precyzji: z karty towaru/jednostki lub właściwej dla ilości ustalonej na elemencie. Stawka VAT Jeżeli uda się odczytać z faktury stawkę VAT elementu i taka stawka w Systemie istnieje, wówczas to ona zostaje ustalona na elemencie, w przeciwnym razie ustalana jest stawka zakupu z karty towaru. Cena i wartość System honoruje wartość (netto/brutto) odczytaną z faktury dla danego elementu. Cena na elemencie dodawanym na FZ ustalana jest wtórnie, na podstawie ww. wartości i ilości elementu. Odczytana przez usługę OCR wartość rozumiana jest jako wartość w walucie odczytanej z wczytanego dokumentu. Aby możliwe było ustalenie wartości elementu zgodnej z odczytanym na elemencie FZ, niezależnie od definicji FZ parametr Kontrola (ilość * cena= wartość) jest wyłączany.

Tabela VAT na dokumencie FZ

Aby obsłużyć przypadki, kiedy to Dostawcy korzystają z innej metody naliczania podatku Vat niż stosowana w Systemie przyjęta została zasada, zgodnie z którą tabela VAT utworzona przez System na podstawie dodanych na FZ elementów jest następnie modyfikowana zgodnie z tabelą VAT odczytaną z oryginału, o ile różnica pomiędzy kwotą VAT wyliczoną dla danej stawki przez System a odczytaną z dokumentu różni się o 0,01PLN.

Przyklad

Dla stawki 23% i dokumentu od netto: T1 3,33 netto; vat 0,77 T2 3,33 netto; vat 0,77 Netto: 6,66 VAT liczony jako suma VAT-u elementów: 0,77+0,77=1,54, Brutto: 8,20 VAT liczony od suma wartość: 6,66×0,23=1,53; Brutto 8,19

Przyklad

Dla stawki 23% i dokumentu od brutto: T1 4,03 brutto; Vat 0,75 T2 4,03 brutto; Vat 0,75 Brutto: 8,06 VAT liczony jako suma VAT-u elementów: 0,75+0,75=1,50, Netto: 6,56 VAT liczony od suma wartość: 8,06*23/123=1,51; Netto: 6,55 VAT liczony jako suma VAT-u elementów: 0,77+0,77=1,54, Brutto: 8,20 VAT liczony od suma wartość: 6,66×0,23=1,53; Brutto 8,19

Wczytywanie dokumentów PZ przy pomocy OCR

Na liście przyjęć zewnętrznych udostępniony został stosowny przycisk na Ribbonie oraz pod listą dokumentów, służący do wczytywania PZ za pomocą usługi OCR.

Operacja polega na wskazaniu pliku/plików z dysku i ich wczytaniu tj. tworzeniu na ich podstawie dokumentów PZ. Użytkownik ma możliwość wskazania wielu plików naraz.

Obsłużone zostało wczytywanie dokumentów PZ na podstawie plików .pdf oraz plików graficznych .jpg, .jpeg, .tiff, .png, .tif, .bmp, .gif. Użytkownik ma możliwość wczytania zarówno dokumentu w walucie PLN jak i w każdej walucie obcej zgodnej ze standardem ISO, o ile w Systemie dodano tą walutę.

Uwaga

W przypadku dokumentów walutowych Użytkownik powinien mieć świadomość, że ceny/wartości prezentowane na zakładce [Ogólne] utworzonego dokumentu PZ będą się różniły od cen/wartości na zdjęciu/skanie, gdyż ceny/wartości PZ prezentowaną są w walucie systemowej. Wielkości walutowe prezentowane są na szczegółach elementów - zakładce [Kalkulacje] formatki elementu PZ.

Rejestrowane ww. metodą dokumenty PZ nie są w żaden sposób wiązane zamówieniem złożonym u Dostawcy. Jeżeli wczytywany dokument jest związany z zamówieniem, wówczas po jego utworzeniu Użytkownik powinien dokonać stosownego powiązania przy użyciu opcji Spinaj z zamówieniem w menu kontekstowym listy przyjęć zewnętrznych. Operacji wczytywania przyjęcia zewnętrznego może dokonywać każdy Użytkownik uprawniony do rejestrowania PZ. Jeżeli jednak w Firmie istnieje potrzeba ograniczenia prawa do tej usługi wystarczy dla tych Operatorów, którzy nie powinni z niej korzystać przypisać stosowny zakaz: Dodawanie dokumentu za pomocą mechanizmu OCR.

Podczas wczytywania poszczególnych dokumentów Użytkownik otrzymuje szereg informacji z zakresu poprawności odczytania dokumentu, identyfikacji poszczególnych informacji na dokumencie itp., a dodatkowo przy każdej takiej operacji prezentowana jest informacja o pozostałej, dostępnej w danym pakiecie ilości stron do wczytania. Ilość dostępną w pakiecie można sprawdzić w każdej chwili, wystarczy skorzystać z dostępnej w menu ww. przycisku opcji Sprawdź ilość stron do wykorzystania.

Numery tworzonych przez System dokumentów prezentowane są formie linków, pozwalających na podniesienie formatki utworzonego dokumentu bezpośrednio z loga.

Oryginał dokumentu, na podstawie którego tworzone jest przyjęcie zewnętrzne zapisywany jest jako załącznik dokumentu PZ, o ile w konfiguracji Systemu System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1 włączony jest parametr Zapisuj dokumenty dodawane za pomocą OCR jako załączniki. Zależnie od wybranej opcji ww. parametru załącznik dodawany jest do bazy lub jako link do importowego dokumentu.

Weryfikacja dokumentów utworzonych metodą OCR

Każdy dokument PZ utworzony przy pomocy usługi OCR powinien zostać przez Użytkownika zweryfikowany w zakresie jego zgodności z oryginałem. Aby ułatwić taką operację formatka dokumentu PZ utworzonego przy użyciu ww. metody wyposażona została w pogląd oryginału, dostępny na poszczególnych zakładkach formularza PZ. Jego włączenia/wyłączenia dokonuje się przy użyciu przycisku OCR dostępnego na prawej belce formatki. Wygląd przycisku odzwierciedla aktualny status dokumentu:

Użytkownik po dokonaniu weryfikacji poprawności dokumentu powinien oznaczyć taki dokument statusem zweryfikowany. Jeżeli tego nie uczyni, wówczas niemożliwe będzie zatwierdzenie dokumentu. Zweryfikowany dokument można cofnąć do statusu dokumentu niezweryfikowanego do chwili zatwierdzenia dokumentu. Zmiany statusu dokumentu można dokonać przy użyciu stosownej opcji:

Opcje dostępne w menu kontekstowym oraz przy przycisku pod listą dokumentów PZ obsłużone zostały jako operacje seryjne, dla wielu zaznaczonych dokumentów. Aktywność danej opcji uzależniona jest od stanu/statusu, w jakim znajduje się wskazany dokument.

Status poszczególnych dokumentów prezentowany jest w nowej kolumnie OCR listy dokumentów PZ. Obsłużony został nowy filtr na liście, pozwalający na jej ograniczenie do dokumentów wczytanych za pomocą usługi OCR:

Dane nagłówkowe tworzonego dokumentu PZ

System wspiera Użytkownika w zakresie ustalania poniższych parametrów nagłówkowych na tworzonym dokumencie PZ oraz prezentuje stosowne ostrzeżenia w przypadkach budzących wątpliwości:

Usługa OCR odczytuje dane sprzedawcy/dostawcy z wczytywanego dokumentu. Tak zidentyfikowany sprzedawca, ustalany jest jako kontrahent główny tworzonego dokumentu PZ. Jeżeli taki kontrahent nie jest zarejestrowany w Systemie, wówczas tworzona jest jego karta. Akronim tak tworzonej karty ustalany jest na podstawie NIP-u kontrahenta. Jeżeli kontrahent o danym NIP-ie jest zdefiniowany w Systemie, ale jego dane nie są zgodne z danymi odczytanymi przez OCR, wówczas System tworzy nowy adres dla tego kontrahenta.

Zasady ustalania kontrahenta głównego i jego adresu na tworzonym dokumencie PZ przedstawia poniższa tabela:

NIP sprzedawcy na wczytywanym dokumencie	Kontrahent główny	Adres kontrahenta głównego
Brak NIP-u Sprzedawcy lub nie udało się go odczytać	Jednorazowy	Pierwszy niearchiwalny adres Jednorazowego
NIP został odczytany, ale nie udało się odczytać nazwy i/lub miasta kontrahenta	Jeżeli w bazie zarejestrowany jest kontrahent o tym NIP-ie, wówczas to on jest ustalany jako kontrahent główny dokumentu, w przeciwnym wypadku na PZ ustalany kontrahent Jednorazowy	W przypadku głównego Jednorazowego – jw. W przypadku kontrahenta nie-jednorazowego – aktualny adres podstawowy kontrahenta
Został odczytany NIP i nazwa kontrahenta oraz w zakresie danych adresowych co najmniej miasto	Jeżeli w bazie zarejestrowany jest kontrahent o tym NIP-ie, wówczas to on jest ustalany jako kontrahent główny dokumentu Jeżeli ww. kontrahenta nie ma, wówczas dodawana jest nowa karta kontrahenta i jest on przypisywany na PZ jako kontrahent główny	Adres kontrahenta zgodny z danymi odczytanymi przez OCR, jeżeli takowy adres w Systemie istnieje Jeżeli brak ww. adresu, wówczas dodawany jest nowy adres „Inny” z danymi zgodnymi z odczytanymi przez OCR

W przypadku, kiedy w Systemie nie został dotąd zarejestrowany kontrahent o NIP-ie zgodnym z NIP-em sprzedawcy i System zakłada jego kartę, prezentowane jest stosowne ostrzeżenie.

Kontrahent docelowy na tworzonym PZ jest zgodny z ustalanym jw. kontrahentem głównym, adres kontrahenta docelowego zaś w standardowy sposób, tj. na podstawie domyślnego adresu wysyłkowego tego kontrahenta, a jeżeli takowy nie istnieje, wówczas 1-wszego spośród adresów wysyłkowych. Jeżeli kontrahent nie posiada adresów wysyłkowych, wówczas ustalany jest aktualny podstawowy adres kontrahenta.

Płatnik ustalany jest w standardowy sposób, tj. na podstawie Płatnika przypisanego na karcie kontrahenta głównego ustalanego jw. Adres Płatnika ustalany jest wg zasad:

Data wystawienia i data zakupu tworzonego dokumentu PZ ustalane są na podstawie odpowiednich dat odczytanych z dokumentu, data wpływu zaś oraz data przyjęcia ustalane są na poziomie daty bieżącej. Obsłużone zostało stosowne ostrzeżenie w przypadku, gdy data na wczytywanym dokumencie (wystawienia i/lub sprzedaży) jest datą z miesiąca innego niż bieżący lub poprzedni.

Numer wczytywanego dokumentu zapisywany jest jako numer obcy na tworzonym przyjęciu zewnętrznym. Obsłużone zostało stosowne ostrzeżenie w przypadku wczytywania dokumentu o takim samym numerze jak zarejestrowane już dokument od tego Dostawcy.

Podczas wczytywania dokumentu PZ System weryfikuje, czy nabywcą (kupującym) na tym dokumencie jest Firma, która ten dokument wczytuje. Weryfikacja ta dokonywana jest poprzez porównanie NIP-u kupującego odczytanego na wskazanym dokumencie z NIP-em zdefiniowanym na pieczątce Firmy. W przypadku braku zgodności w logu prezentowane jest stosowne ostrzeżenie.

Elementy PZ – identyfikacja towaru

System dodaje na tworzony dokument PZ te elementy (towary), dla których udało się odczytać ilość. Identyfikacja towaru odbywa się na podstawie odczytanego z dokumentu: numeru EAN, Kodu lub Nazwy. Jeżeli żadnej z tych informacji nie uda się odczytać, wówczas dodawany jest element z towarem A-vista.

W przypadku odczytania ww. informacji identyfikacja karty towarowej odbywa się wg poniższych zasad:

Jeżeli ww. towar nie zostanie zidentyfikowany, wówczas dalsze zachowanie Systemu zależy od parametru Dodaj karty towarów w System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1. Parametr ten decyduje o tym, czy w przypadku, gdy System nie zidentyfikuje towaru o podanym EAN-ie, kodzie, nazwie, ma samodzielnie utworzyć kartę towarową. Przy włączonym parametrze Użytkownik ma możliwość wskazania grupy towarowej, w kontekście której taka kartoteka ma zostać utworzona. Dzięki temu Użytkownik może utworzyć i wskazać specjalną grupę towarową, dedykowaną takim kartom, po weryfikacji których przesunie towary do właściwej grupy.

Uwaga

Użytkownik powinien mieć świadomość, że na kartotece użytej na dokumencie nie można zmieniać już typu (towar/usługa) ani jednostki podstawowej towaru, tak więc w przypadku konieczności zmiany tych parametrów powinien on usunąć towar z elementu PZ, zmienić ww. parametry na karcie towaru po czym raz jeszcze przypisać go na element PZ. Weryfikacji poprawności karty towaru w zakresie typu i jednostki należy więc dokonać zanim zostanie zatwierdzony dokument PZ, który tą kartę założył.

Jeżeli ww. parametr zostanie wyłączony, wówczas dla elementów wczytywanego PZ, dla których nie uda się zidentyfikować towaru na dokument PZ dodawany jest towar A-vista, nowe karty towarowe nie są zakładane.

W przypadkach, kiedy nie udało się zidentyfikować towaru prezentowane jest stosowne ostrzeżenie o zakładanej przez System karcie, którą należy zweryfikować lub o dodaniu na elemencie towaru A-vista, zależnie od ww. parametru.

Dla kart towarowych dodawanych automatycznie przez System przyjęte zostały poniższe zasady ustalania poszczególnych parametrów:

Inne parametry dodawanego elementu PZ

System wspiera Użytkownika w zakresie ustalania poniższych parametrów na elementach PZ dodawanych na podstawie wczytywanego dokumentu:

System honoruje wartość (netto/brutto) odczytaną z dokumentu dla danego elementu. Cena na elemencie dodawanym na PZ ustalana jest wtórnie, na podstawie ww. wartości i ilości elementu. Odczytana przez usługę OCR wartość rozumiana jest jako wartość w walucie odczytanej z wczytanego dokumentu.

Aby możliwe było ustalenie wartości elementu zgodnej z odczytanym na elemencie PZ, niezależnie od definicji PZ parametr Kontrola (ilość * cena= wartość) jest wyłączany.

Jeżeli na dokumencie nie podano cena/wartości lub nie udało się ich odczytać, wówczas cena ustalana jest standardowo na podstawie ceny u tego dostawcy lub ostatniej ceny zakupu i obowiązujących rabatów/promocji.

Obsługa faktur w języku angielskim podczas rejestracji FZ przy użyciu Comarch OCR

Od wersji 2023.2 funkcjonalność rejestracji dokumentów FZ/(A)FZ przy użyciu mechanizmu OCR została wzbogacona o interpretację plików graficznych w języku angielskim. Zasada wczytywania takich dokumentów jest bardzo podobna do dotychczasowego mechanizmu stosowanego dla dokumentów w języku polskim, poza wyjątkami opisanymi w dalszej części dokumentu.

Wskazówka

Na podstawie faktur w języku angielskim można zarejestrować dokumenty FZ/(A)FZ, funkcjonalność ta stanowi więc wsparcie dla tych Uzytkowników, którzy rejestrują faktury importowe/faktury nabycia wewnątrzwspólnotowego poza modułem Import.

Identyfikacja kontrahenta i jego adresu

Zmiany w ww. zakresie obejmują:

W przypadku faktur w języku polskim OCR odczytuje i zwraca nazwę i dane adresowe kontrahenta pobrane z GUS, w przypadku faktur w języku angielskim zaś dane pobierane są z VIES (VAT Information Exchange System). Jeżeli jednak w VIES nie ma tego kontrahenta, wówczas OCR odczytuje nazwę/dane adresowe z faktury. Jeżeli więc uda się odczytać NIP Sprzedawcy, lecz nie uda się odczytać pozostałych podstawowych danych Sprzedawcy tj. jego nazwy i/lub miasta, wówczas, jeżeli w bazie znajduje się kontrahent o tym NIP-ie, wówczas to on zostanie ustalony jako kontrahent główny dokumentu, a jako adres przypisany zostanie jego adres aktualny. Jeżeli zaś takiego kontrahenta w bazie nie ma, wówczas na FZ ustalony zostanie kontrahent Jednorazowy. W przypadku niepełnych danych kontrahenta jego karta nie jest więc zakładana.

Typ kontrahenta ustalany jest na podstawie języka dokumentu – dla dokumentów w języku polskim kontrahent zakładany jest jako podmiot krajowy, w przypadku dokumentów w języku angielskim zaś odpowiednio: jako kontrahent unijny, jeżeli odczytany prefiks NIP wskazuje na kraj należący do Unii Europejskiej lub jako kontrahent poza-unijny, jeżeli kraju tego nie udało się odczytać lub jest to kraj spoza UE.

Identyfikacja pozycji towarowych

Dla faktur w języku angielskim obsłużono dodatkowe kryterium identyfikacji towarów - jeżeli nie uda się zidentyfikować towaru w oparciu o dotychczasowe kryteria, wówczas System identyfikuje towar na podstawie angielskiego tłuczenia nazwy towaru.

Po ww. zmianach identyfikacja towaru podczas wczytywania faktury w języku angielskim przebiega więc następująco:

Jeżeli ww. towar nie zostanie zidentyfikowany, wówczas jak dotychczas dalsze zachowanie Systemu zależy od parametru Dodaj karty towarów w System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1. Jeżeli ww. parametr jest włączony, wówczas zakładana jest nowa karta towaru, jeżeli zaś wyłączony, wówczas dla elementów wczytywanej faktury, dla których nie uda się zidentyfikować towaru na dokument FZ dodawany jest towar A-vista.

Identyfikacja jednostki pomocniczej towaru

Zmiana w zakresie interpretacji odczytanych przez OCR danych z faktury w języku angielskim dokonana została również w zakresie jednostek towarów, będących przedmiotem takiej transakcji. System ustala na elemencie jednostkę pomocniczą zgodną z jednostką odczytaną z takiej faktury o ile do karty towaru przypisano jednostkę o odczytanym symbolu lub jednostkę z angielskim tłumaczeniem zgodnym z odczytanym z dokumentu.

Podobna zasada dotyczy ustalania jednostki głównej podczas zakładania karty nowego towaru – jeżeli w bazie zdefiniowano jednostkę o odczytanym symbolu lub jednostkę z angielską nazwą zgodną z odczytaną, wówczas to ta jednostka jest ustalana na dodawanej karcie towaru.

Zasady ustalania stawki VAT na elemencie

Zasady ustalania stawki VAT na elementach tworzonej FZ pozostają niezmienne niezależnie od języka dokumentu. Jeżeli stawka zostanie odczytana i taka stawka istnieje w bazie, wówczas jest ona ustalana na elemencie. Jeżeli stawka nie zostanie odczytana lub takiej stawki nie ma w bazie, wówczas na elemencie ustalana jest stawka VAT zakupu z karty towaru.

Uwaga

Ww. zasada ustalania stawki VAT na elemencie dotyczy również faktur otrzymywanych od Dostawców zagranicznych, na których eksportowa stawka VAT rzadko jest podawana. W takim wypadku na tworzonej FZ ustalona zostanie stawka krajowa, naliczony więc zostanie VAT po stronie zakupu. Zasada ta wynika z proponowanego postępowania w przypadku rejestracji faktur importowych/faktur nabycia wewnątrzwspólnotowego poza modułem Import.

Możliwość oznaczania dokumentów zaimportowanych za pomocą OCR jako zweryfikowanych

Na formatce (A)FZ w rejestrze VAT pod przyciskiem Dokument wczytany za pomocą OCR – przejdź do podglądu oryginału dokumentu, dodano rozwijane menu:

Podgląd załącznika – dotychczasowe działanie przycisku, pozwala otworzyć plik z zapisanym dokumentem na zakładce [Załączniki]. Naciśnięcie przycisku OCR domyślnie podnosi do podglądu załącznik. Oznacz jako zweryfikowany – pozwala oznaczyć dokument, który został zweryfikowany pod względem merytorycznym oraz formalno- rachunkowym. Na przycisku zweryfikowanego dokumentu pojawi się zielony znacznik

Cofnij do: niezweryfikowany – w przypadku, gdy po weryfikacji ujawnione zostaną dodatkowe nieścisłości możliwe jest wycofanie oznaczenia poprawnej weryfikacji. Po cofnięciu przycisk oznaczony będzie czerwonym znakiem zapytania

Uwaga

Wszystkie dokumenty odczytane przez OCR domyślnie będą oznaczone jako niezweryfikowane.

Zapisywanie dokumentu jako załącznika

Umożliwiono zapisywanie oryginału dokumentu, na podstawie którego OCR przesyła dane do rejestru VAT, jako załącznika a typie Dokument OCR. To czy załącznik będzie dodawany, uzależnione jest od parametru, który został udostępniony w System/ Konfiguracja/ Sprzedaż/ Parametry 1.

Załącznik może zostać dodany do bazy danych – opcja Plik w bazie lub jako link do importowanego dokumentu – Link do pliku. Zapisany załącznik będzie miał nowy Typ – Dokument OCR i nie będzie mógł być modyfikowany.

Po podniesieniu danego dokumentu zaczytanego przez Comarch OCR (A)FZ, na wszystkich zakładkach jest dostępny przycisk , za pomocą którego możemy otworzyć załącznik, czyli plik, za pomocą którego dokument został zaczytany.

W celu jeszcze łatwiejszej weryfikacji dokumentów wczytanych z użyciem OCR umożliwiono podgląd załącznika dodanego podczas importu danych, bezpośrednio na oknie dokumentu.

Opcja ta jest dostępna dla formularza standardowego (zakładki: [Ogólne], [Kontrahent], [Płatność], [Nagłówek], [Księgowość], [VAT]) oraz dla formularza uproszczonego (zakładki: [Ogólne], [Księgowość]).

Aby uzyskać podgląd załącznika z poziomu dokumentu należy wybrać przycisk znajdujący się po prawej stronie okna. Przestrzeń przeznaczoną na podgląd załącznika można zmniejszać i zwiększać przesuwając pionową kreskę podziału pomiędzy sekcjami. Po prawej stronie oraz na dole okna podglądu załącznika znajdują się belki umożliwiające przesuniecie obrazu, gdy nie mieści się w oknie. Oprócz tego dla załączników typu PDF obraz można pomniejszać i powiększać korzystając ze scrolla wraz z przyciskiem <CTRL> . Opcja widoczna w lewym, górnym rogu podglądu pozwala na poruszanie się pomiędzy stronami w przypadku dokumentów wielostronicowych.

Uwaga

Umożliwiono podgląd załączników zapisanych jako linki bezpośrednio na oknie dokumentu (A)FZ, analogicznie jak ma to miejsce w przypadku załączników zapisanych do bazy. Pogląd ten jest możliwy zarówno na pełnym jak i uproszczonym formularzu faktury. Dostępny jest po wybraniu przycisku OCR dostępnego po prawej stronie okna.

Praca asynchroniczna podczas odczytywania dokumentów przez Comarch OCR

Umożliwiono wykonywanie innych operacji podczas odczytywania faktur z OCR. Po wskazaniu większej ilości faktur do odczytu, można przejść do wykonywania innych operacji bez konieczności oczekiwania na zakończenie procesu odczytu faktur z OCR.

Co zrobić, jeżeli dane ze skanu/zdjęcia nie zostały rozpoznane za pomocą usługi Comarch OCR lub zostały rozpoznane niepoprawnie?

W przypadku, kiedy dane z faktury nie zostały rozpoznane bądź zostały rozpoznane niepoprawnie prosimy o wysłanie zgłoszenia poprzez System Obsługi Zgłoszeń lub wiadomość na adres ocr@comarch.pl wraz ze skanem faktury oraz opisem problemu.

RS, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajduje się lista paragonów spiętych do dokumentu RS. Do dokumentu RS można podpinać kolejne paragony do momentu jego zatwierdzenia. Na zakładce znajdują się pola i funkcje:

Uwaga

Spięty paragon nie może zostać anulowany.

RS, zakładka: Płatności

Dokument RS nie generuje płatności. Płatności na RS wynikają z płatności na paragonach. Za pomocą przycisku: [Zapłata] istnieje możliwość rejestrowania wpłat odpowiadających wskazanym należnościom. Przycisk: [Dodaj płatność] umożliwia dodanie płatności w wybranej walucie.

RS, zakładka: Nagłówek

Na zakładce znajdują się dane nagłówkowe dokumentu, takie jak numer dokumentu, wskazanie centrum, w którym został wystawiony (pole: Właściciel) oraz daty wystawienia i sprzedaży. Ponadto na zakładce, po wyjęciu dokumentu z bufora zostanie wyświetlony parametr: Ustalono koszt własny sprzedaży. W przypadku spiętych paragonów, które mają zaznaczony parametr: Ustalono koszt własny sprzedaży, parametr ten na RS zostanie automatycznie zaznaczony. Jeśli spięte dokumentu nie będą miały ustalonego kosztu sprzedaży (parametr odznaczony), wtedy jego zaznaczenie na dokumencie RS spowoduje jego zaznaczenie na wszystkich dokumentach spiętych.

RS, zakładka: VAT

Dokument RS będzie umieszczany w rejestrze VAT sprzedaży. Tabela VAT tworzona jest przez sumowanie wartości brutto (z podziałem na stawki) z tabel VAT składników, czyli spinanych dokumentów. Dla każdej sumy wartości brutto obliczona zostanie kwota VAT.

RS, zakładka: RKZ

Zakładka, podobnie jak analogiczna zakładka na FS, zawiera listę pozycji faktury z wartością sprzedaży netto (księgowa netto), kosztem zakupu wyliczonym jako koszt średni pobranych zasobów (koszt księgowy), marżą kwotową i procentową. W górnej części okna wyświetlone są sumy tych wartości dla całego dokumentu.

Korekta raportu sprzedaży (RSK)

RSK jest dokumentem handlowym o charakterze spinacza. Jego składnikiem są korekty paragonów, w związku z tym nie ma on dokumentu źródłowego (dokument nie koryguje konkretnego RS). RSK jest zestawieniem korekt do paragonów wystawionych w danym okresie. Tabela VAT dokumentu RSK jest tworzona przez sumowanie odpowiednich wartości z tabel VAT składników. Funkcją dokumentu jest umieszczanie korekt do paragonów w rejestrze VAT. Wygląd dokumentu RSK jest bardzo podobny do dokumentu RS. Różnica polega na innym typie dokumentów spinanych do RSK. Dokument RSK, podobnie jak RS nie generuje płatności. Płatności na RSK wynikają z płatności na korektach paragonów. Wygenerowanie dokumentu RSK może nastąpić poprzez:

Korekta danych do RA a Paragony

Korekta danych zarejestrowana do faktury typy spinacz paragonów: RA nie wpływa na kontrahenta na spiętym w nim paragonie. Dla paragonów korekta danych nie jest dostępna. Jeżeli ustalono na nim niewłaściwego kontrahenta, wówczas Użytkownik powinien zarejestrować fakturę RA do takiego paragonu i to na niej ustalić prawidłowego kontrahenta i parametry płatności, jeżeli zaś taka faktura została już utworzona i zatwierdzona, wówczas zarejestrować stosowną korekty danych do tejże faktury.

Blokada zatwierdzania RA do PA z niezgodnym NIP

Na definicji dokumentu FS znajduje się parametr „Blokada zatw. RA do PA z niezgodnym NIP”. Parametr ten określa czy można wystawić fakturę do paragonu, na którym nie został wydrukowany właściwy numer NIP. Po zaznaczeniu parametru podczas wystawiania faktury do paragonu dla podmiotu gospodarczego, sprawdzana będzie zgodność pomiędzy numerem NIP zapisanym na paragonie, a numerem NIP zapisanym na fakturze sprzedaży RA. Stosowny komunikat i blokada zatwierdzenia faktury pojawi się w następujących przypadkach: W wersji 2020.0 zmieniono datę obowiązywania blokady wystawienia faktury do paragonu, jeśli na tym paragonie nie był wykazany NIP lub wykazany NIP był inny niż na Fakturze. Przepis a także działanie parametru obowiązują od 01.01.2020 r.

Faktury fiskalne w rejestrach VAT

W związku ze zmianami w Ustawie o VAT, które weszły w życie od 1 stycznia 2017r. wszystkie faktury wystawione na płatników podatku VAT, bez względu na to, czy zostały zarejestrowane na urządzeniu fiskalnym czy też nie, powinny zostać wykazane w rejestrze VAT wraz z pełnymi danymi kontrahenta. Faktury te musza być również wykazywane w JPK_VAT. W wersji 2016.3.3 została dodana funkcjonalność umożliwiająca wykazywanie faktur fiskalnych w rejestrach VAT. W konfiguracji na zakładkach Księgowość/Parametry1 znajduje się parametr: Uwzględniać Faktury fiskalne/RA w rejestrach VAT. Po zaznaczeniu parametru możliwe będzie umieszczanie faktur fiskalnych oraz faktur wystawionych do paragonów (RA) w rejestrze VAT i deklaracji VAT-7.

  Przez dokumenty fiskalne rozumiemy faktury FS, (S)FS, FSL oznaczone jako fiskalne oraz korekty do nich, faktury wystawione do paragonów RA (spinacze paragonów) oraz RAK (spinacze korekt paragonów). Do wersji 2016.3.3 dla dokumentów fiskalnych niemożliwe było określenie rejestru VAT oraz parametrów związanych z deklaracją VAT-7 na zakładce VAT. Były one nieaktywne. Dokumenty trafiały do rejestru VAT za pośrednictwem dokumentów RS i RSK. Po zaznaczeniu w konfiguracji parametru Uwzględniaj faktury fiskalne/RA w rejestrach VAT zakładka VAT będzie wypełniana wg standardowych zasad. Dokumenty będą trafiać do rejestru VAT. Dokumenty, dla których określono rejestr VAT nie będą mogły być dodawane do dokumentu RS, aby nie dublować sprzedaży. Jeśli jednak na fakturze fiskalnej, na zakładce VAT zostanie zaznaczony parametr: Nie uwzględniaj na Deklaracji VAT-7, wówczas faktura będzie mogła być ujęta w RS. Bardzo ważne jest, aby faktura fiskalna nie została ujęta dwukrotnie w deklaracji VAT-7. Aby faktura fiskalna (RA, RAK) została jednak ujęta w JPK_VAT, parametr musi zostać odznaczony. Należy pamiętać o pomniejszeniu wartości wskazanych na RS lub RSK o kwoty wynikające z wystawionych faktur RA, RAK, faktur fiskalnych. Można to zrobić w następujący sposób:

Ustawienie rejestru VAT na dokumentach wystawionych we wcześniejszych wersjach

W przypadku, gdy istnieją faktury fiskalne (FS, FSK, FSL, KSL, RA, RAK) wystawione w poprzednich wersjach (przed 2016.3.3) możliwe jest uzupełnienie rejestru VAT bezpośrednio na dokumencie na zakładce VAT lub poprzez operację seryjną. Operacja seryjna dostępna jest na liście faktur w menu kontekstowym, pod prawym przyciskiem myszy: Ustaw rejestr VAT na wskazanym. Należy zaznaczyć dokumenty, na których chcemy dokonać zmiany i wybrać odpowiednią opcję, po jej wybraniu pojawi się okno, na którym można wybrać konkretny rejestr, który ma być przypisany do dokumentów lub wybrać opcję wg serii.

Za pomocą operacji Ustaw rejestr VAT na wskazanym możliwe jest ustawienie rejestru VAT na dokumentach, które rejestru jeszcze nie mają. Nie można zmieniać rejestru na dokumentach, które mają ustalony rejestr. Do tego służy operacja seryjna dostępna w Księgowości, w rejestrach VAT (Zmień seryjnie faktury). W przypadku, gdy rejestr VAT będzie ustawiany na dokumentach, które są już ujęte w RS lub RSK, parametr Nie uwzględniaj na Deklaracji VAT-7 będzie z automatu zaznaczany.        

Obrazują to poniższe przykłady:

Przyklad

Przykład: FZ 10szt po 100,00 FS 5szt FS 2szt Zasób : 3szt o wartości 300,00 Korekta od Dostawcy: korekta dla 3szt, cena po korekcie 80,00. Operator zarejestruje w Systemie FZK, na której dokona zmiany ceny dla 3szt, ustalając ją na poziomie 80,00, w wyniku czego: - koszt sprzedaży ww. 7szt nie ulegnie zmianie - zmieniona zostanie wartość ww. 3szt w magazynie, która wyniesie łącznie 240,00

Przyklad

Przykład: FZ 10szt po 100,00 FS 5szt FS 2szt Zasób : 3szt o wartości 300,00 Korekta od dostawcy: korekta dla 5szt, cena po korekcie 80,00, wartość korekty -100,00 Wariant I: Operator chce, aby korekta wpłynęła w taki sam sposób na koszt własny sprzedaży oraz na wartość pozostającą w magazynie, rejestruje więc: FZK 10szt, korekta wartości -100,00 - System ustali cenę „ma być” na poziomie 90,00, wygeneruje KK na 70,00, zmodyfikuje wartość zasobu, ustalając ją na poziomie 270,00 Wariant II: Operator chce, aby cała wartość korekty obniżyła wartość dostawy niesprzedanej, rejestruje więc: FZK na 3szt, korekta wartości -100,00 - System nie zmieni kosztu własnego sprzedaży, obniży zaś wartość zasobu pozostającego na magazynie do poziomu 200,00 Wariant III: Operator chce, aby wycena zasobu pozostającego na magazynie była zgodna z ceną „po korekcie” dokumentu od dostawcy, rejestruje więc dwa dokumenty FZK: - FZK1 3szt cena „ma być” 80,00 (wartość korekty -60,00): System ustali wartość zasobu na poziomie 240,00 - FZK2 7szt, wartość korekty ustalona na poziomie „pozostałej” kwoty korekty od dostawcy czyli -40,00: System wygeneruje KK na wartość -40,00

Aby umożliwić Użytkownikowi dokonanie zmiany ceny dla tej części dostawy, która nadal znajduje się w Firmie, ale jest „niedostępna” dla danego Operatora, ponieważ znajduje się w magazynie, do którego nie ma on prawa, lub jest zarezerwowana na zamówieniu, lub zleceniu, zachowanie Systemu podczas ustalania ilości, dla której można dokonać takiej korekty jest nieco odmienne od przypadków, gdy Operator koryguje element ilościowo, a mianowicie:

Ignorowanie prawa do magazynu

System umożliwia dokonanie zmiany ceny dla części ilości dostawy, która znajduje się w magazynie, do którego Operator dokonujący takiej korekty nie ma prawa. Taka sytuacja ma miejsce wówczas, gdy w chwili tworzenia dokumentu korekty, czyli wówczas, gdy System nie ma jeszcze pełnej informacji, jakiego typu korekta zostanie wystawiona, System utworzy „zerowe” subelementy na takie magazyny. Jeżeli tak się stanie, wówczas podczas wykonywania korekty ceny dla części ilości i zapisywania formatki System zignoruje prawa do magazynów i pobierze ilość na dotychczasowe „zerowe” subelementy z tymi magazynami. Jeżeli zaś owe zerowe subelementy nie zostaną przez System utworzone, wówczas Operator nie będzie mógł dokonać korekty C/I dla takich magazynów.

Przyklad

Przykład: W Centrum A dokument FZ mam prawo do magazynu MAG1, nie ma zaś prawa do magazynu MAG2, na definicji dokumentu ustawiono opcję „wszystkie” dla magazynów. Operator rejestruje FZ na 10szt na MAG1. Następnie towar zostaje przesunięty na MAG2 w ilości 4szt. Na generowanym FZK do ww. FZ System utworzy subelement -6szt MAG1 i 0szt MAG2. Jeżeli teraz Operator będzie wykonywał na tym elemencie korektę C/I System pozwoli na jej dokonanie w ilości np. 9szt

Przyklad

Przykład 2: W Centrum B dokument FZ mam prawo do magazynu MAG1 i MAG2, sprzedaż z „jednego” magazynu. Operator rejestruje FZ na 10szt na MAG1. Następnie towar zostaje przesunięty na MAG2 w ilości 4szt. Na generowanym FZK do ww. FZ system utworzy subelement -6szt, nie utworzy zerowego subelementu na MAG2, w związku z czym na wykonanej dla tego elementu korekcie C/I System nie pozwoli na ustalenie ilości np. 7, 8, a jedynie 6 lub mniej, lub pełne 10. W tym ostatnim przypadku System dokona „zwykłej” korekty wartości całego elementu.

Podmiana dostaw

Podmiana dostawy jest dokonywana przez System automatycznie podczas generowania korekty dokumentu przychodu, czyli wówczas, gdy typ korekty nie jest jeszcze ostatecznie ustalony. Dochodzi do niej wówczas, gdy część ilości z oryginalnej dostawy nie jest już dostępna, istnieją zaś inne dostawy tego samego towaru, które można wykorzystać do dokonania zwrotu towaru do dostawcy. Podczas dokonywania korekty ceny dla części ilości Użytkownik również może skorzystać z ww. obcych dostaw. Będzie to miało miejsce wówczas, gdy System dokona ww. automatycznej podmiany, a ilość, dla której dokonywana jest zmiana ceny „wymaga” skorzystania z takowych dostaw. Tak przyjęta zasada podmieniana dostaw może spowodować, że System podmieni dostawy pomimo, że oryginalna dostawa fizycznie jest w magazynie, ale jest związana z rezerwacją, czy też znajduje się w magazynie, do którego dokument nie ma prawa. „Wyłączanie” sprawdzania praw do magazynów, czy też automatyczne przepinania dostaw w rezerwacjach uruchamiane jest przez System dopiero przy tworzeniu korekty zmiany ceny dla części ilości i to pod warunkiem, że potrzebne będzie „zwiększenie” ilości „technicznego” zwrotu, w przeciwnym razie, jeżeli istnieją już subelementy z „wystarczającą” ilością, do modyfikacji już nie dojdzie i System faktycznie wykorzysta obcą dostawę. O tym, że podczas dokonywania zmiany ceny dla części ilości System skorzystał z obcej dostawy Użytkownik jest informowanym przy zapisie formatki, aby więc tego uniknąć, powinien dokonać operacji „zeruj zwrot” na takim elemencie i dokonać na nim korekty C/I raz jeszcze.

Przyklad

Przykład: FZ 10szt MAG1, FZ nie ma prawa do MAG2 MMW/MMP 4szt na magazyn MAG2 PZ 10szt MAG1 FZK – System automatycznie utworzy element na -10szt: -6szt z dst FZ MAG1 0 z dst FZ MAG2 (brak prawa do magazynu) -4szt z dst PZ z MAG1 Jeżeli teraz Operator dokona korekty ceny dla ilości np. 9 szt, wówczas system zmodyfikuje subelementy jn. -6szt z dst FZ MAG1 0 z dst FZ MAG2 -3szt z dst PZ MAG1 System nie pobierze wiec zasobów z FZ z MAG2, ale skorzysta z podmienionej dostawy. Aby tego uniknąć Operator powinien „wyzerować” element i ponownie wykonać dla niego zmianę ceny dla części: Wyzerowanie elementu 0 szt z dst FZ MAG1 0 z dst FZ MAG2 0 z dst PZ z MAG1 Wykonanie operacji „zmiana ceny dla części ilości” dla 9szt. Podczas ustalania ilości na subelementach System zignoruje prawo do magazynów oryginalnej dostawy: -6szt z dst FZ MAG1 -3szt z dst FZ MAG2

Przepinanie dostaw w rezerwacjach

Jeżeli dostępna ilość z dostawy, dla której Użytkownik wykonuje korektę ceny dla części ilości jest niewystarczająca, wówczas System sięga do tej części zasobu, która jest blokowana przez ważną rezerwację towaru, odpinając od niej korygowaną dostawę, a przypinając dostawę założoną przez drugi z elementów korekty C/I. Oznacza to, że do chwili zatwierdzenia takiej korekty nie uda się takiej rezerwacji zrealizować, np. wygenerować FS z ZS, ponieważ fizycznie nowe zasoby tworzone są podczas zatwierdzania takiej korekty. Podczas próby realizacji takiej rezerwacji System poinformuje o braku zasobu, w takim wypadku Użytkownik powinien zatwierdzić korektę, lub ją usunąć, ewentualnie samodzielnie zmienić dostawę przypisaną do rezerwacji, którą chce realizować. Podczas usuwania, czy też anulowania takiej korekty oraz podczas zmniejszania na niej ilości, System uruchamia „przywracanie” dotychczasowej dostawy na ww. rezerwacjach. Powyższe nie oznacza, że lista rezerwacji po takiej operacji będzie „taka sama” jak przed dokonaniem korekty dla części ilości. Podczas przepinania dostaw System mógł bowiem taką rezerwację podzielić, np. w sytuacji, gdy potrzebna do przepięcia ilość była mniejsza, niż dana rezerwacja, podczas przywracania dotychczasowej dostawy rezerwacje zaś nie są „sklejane”.

Przyklad

Przykład: FZ 10szt, rezerwacje powiązane z dostawą: Rez1 Rez_Ilosc=4 Rez2 Rez_Ilosc=5 FZK/PZK. Operacja „Korekta ceny dla części ilości” i ustalenie na formatce ilości 7szt. System dokona modyfikacji na rezerwacjach: Rez1 Rez_Ilosc=4: przepięcie dostawy System dokona rozbicia rezerwacji REZ2 Rez2 Rez_Ilosc=3 dotychczasowa dostawa Rez3 Rez_Ilosc= wskazanie na nową dostawę Jeżeli teraz Użytkownik usunie ww. FZK w Systemie pozostaną trzy rezerwacje jn., wszystkie związane z oryginalną dostawą z FZ Rez1 Rez_Ilosc=4 Rez2 Rez_Ilosc=3 Rez2 Rez_Ilosc=2

Korekta ceny dla części ilości a dokumenty magazynowe

W wyniku dokonania korekty ceny dla części ilości elementu zakupu System dokonuje rozbicia oryginalnej dostawy, zmniejszając dostawę pierwotną i tworząc nową dostawę, „wycenioną” po nowej cenie. Towarzyszyć temu muszą stosowne zmiany w zakresie zasobów magazynowych. Zostały one obsłużone poprzez generowanie par dokumentów magazynowych WM/PM, lub odpowiednio: ZWM/AWD, jeżeli Firma korzysta z obsługi WMS. Pary dokumentów tworzone są podczas zatwierdzania korekty C/I dokumentu przychodu o ile na dokumencie nie wybrano opcji „nie generuj” dokumentów magazynowych. Jeżeli zaś są one generowane, wówczas powstają od razu jako dokumenty zatwierdzone, których dodatkowo nie można anulować inaczej, niż anulując dokument korekty. Ograniczenie te zostały wprowadzone z powodu konieczności zachowania spójności pomiędzy WM a PM, dokumenty te mają bowiem charakter techniczny. Ilość, na jaką System generuje dokumenty magazynowe determinowana jest z jednej strony ilością, dla jakiej dokonano zmiany ceny, z drugiej zaś ilością dostępną. Jeżeli więc do oryginalnego dokumentu przychodu np. FZ nie wygenerowano całościowego dokumentu PM/ZWD, wówczas System wygeneruje jedynie częściowy dokument WM/ZWM, w szczególnych przypadkach może go nie wygenerować w ogóle. W takim wypadku, gdy zasób magazynowy będzie już dostępny (Użytkownik zarejestruje PM do dokumentu przychodu) Użytkownik będzie mógł samodzielne dokonać generowania ww. par dokumentów magazynowych używając do tego stosownej opcji dostępnej dla tego typu korekt.

Tego typu dokumenty magazynowe mają stosowną adnotację w opisie, który prezentowany jest również na ich liście.

Z uwagi na specyfikę tworzenia par dokumentów magazynowych elementy korekt, dla których dokonano zmiany ceny dla części są pomijane w dotychczasowych funkcjach generowania WM/PM oraz w funkcjach spinania dokumentów handlowych z magazynowymi. Ponieważ dokumenty magazynowe mają charakter „techniczny”, podczas ich tworzenia System nie sprawdza prawa do magazynów. W przypadku korekt dokumentów sprzedaży została wprowadzona analogiczna funkcjonalność, z tym, że zgodnie z charakterem operacji, System generuje najpierw dokument PM/AWD, a na jego podstawie dokument WM/ZWM.

Korekta ceny dla części ilości elementu rozchodu a koszt własny sprzedaży

Zmiana ceny dla części ilości na korekcie dokumentu rozchodu powoduje utworzenie dwóch elementów korekty: ilościowej na minus („przyjmującej zwracany towar”) oraz nowego elementu, rozchodowującego tą samą ilość, z tych samych dostaw. Oba te elementy są „wrażliwe” na zmiany wartości dostaw, które na nich występują. System zachowuje się w tym zakresie identycznie, jak dla „zwykłych” elementów korekty rozchodu, odpowiednio: ilościowej na minus oraz ilościowej na plus.

Korekta ceny dla części ilości a procedura odwrotnego obciążenia podatkiem VAT

Jeżeli operacja zmiany ceny dla części ilości dotyczy zakupu towaru podlegającego procedurze odwrotnego obciążenia, Użytkownik musi się liczyć z pewnymi utrudnieniami w zakresie dalszej obsługi takiego elementy, a dokładniej, w zakresie stosownego naliczenia/odliczenia podatku VAT. Podczas generowania FKS do takiego elementu, jak również do jego kolejnej korekty System nie uwzględni na dokumencie FKS nowododanego na taką korektę elementu, ponieważ nie było go na dokumencie FWS. W takim przypadku tego typu towarów Użytkownik albo powinien wykonać korektę wartości dla całego elementu, albo, jeżeli zdecyduje się na korektę ceny dla części ilości –naliczyć/odliczyć podatek VAT na dokumencie FWS rejestrowanym samodzielnie. Zarówno podczas wykonywania korekty C/I dla tego typu towarów, jak i podczas generowania dokumentu FKS do tego typu transakcji System prezentuje stosowne ostrzeżenia.

 

Korekta ceny dla części ilości na koszty dodatkowe dostaw

Koszty dodatkowe „rozbijanej” dostawy

Jeżeli do dostawy, dla której dokonywana jest zmiana ceny dla części ilości przypisano koszty dodatkowe dokumentem KDZ, wówczas podczas zatwierdzania korekty C/I System przenosi koszty dodatkowe z dostawy oryginalnej, na dostawę tworzoną w wyniku ww. częściowej zmiany ceny. Dokonuje tego poprzez tworzenia dokumentu KDZ, który dodaje do nowej dostawy koszty dodatkowe na podstawie kosztów dodatkowych przypisanych do dostawy oryginalnej, proporcjonalnie do „korygowanej ilości”. Taki dokument KDZ jest od razu przez System zatwierdzany i nie jest „łączony” z KDZ powstającym dotąd przy zatwierdzaniu korekty dla pozycji „kosztowych” korygowanych bieżącym dokumentem. Zmodyfikowana została również dotychczasowa operacja „Przypisz KDZ zwracanego towaru do dostawy”, dostępna w menu kontekstowym listy dokumentów przychodowych. Mianowicie, dla elementów dotyczących zmiany ceny dla części ilości, ustalone na podstawie „zwracanej dostawy” koszty są przypisywane nie do dostawy korygowanej, jak to się dzieje dla „zwykłych” korekt ilościowych, ale do nowej dostawy, powstającej w wyniku korekty C/I.

Przyklad

Przykład: FZ 10szt, Dst 1 KDZ, przypisano koszt 10,00 FZK: zmiana ceny dla 5szt: -5szt DST1 5szt DST2 Podczas zatwierdzania ww. FZK System generuje KDZ o wartości 5,00, przypisując je do DST2

 

Przypisywanie kosztów dodatkowych do dostawy z korektą ceny dla części ilości

Jeżeli Użytkownik zechce przypisać koszty dodatkowe do dostawy po tym, jak dokonał dla niej zmiany ceny dla części ilości, wówczas może liczyć na wsparcie Systemu w zakresie identyfikacji również tych dostaw, które powstały w wyniku dokonania tejże korekty. Wystarczy, że Użytkownik wskaże dokument oryginalny, a System doda na KDZ zarówno tą dostawę, jak i dostawy powstałe w wyniku korekty C/I. Dzieje się tak zarówno podczas operacji dodawania dostaw z formatki KDZ „z listy dokumentów”, jak i „z listy dostaw”, jak również przy wywołaniu operacji „dodaj dostawy na KDZ” i „dodaj dokumenty na KDZ” z menu kontekstowego listy dokumentów przychodowych.

Przyklad

Przykład: FZ1 T1 10szt dst1 FZK2 zmiana ceny dla 6szt -6szt dst1 6szt dst 2 FZK3 System proponuje: T1 -4szt T1 -6szt Operator usuwa 1-wszy element, dokonuje zmiany ceny dla 3szt dla 2-go z ww. elementów -3szt dst2 3szt dst3 Użytkownik następnie tworzy KDZ do dokumentu FZ, System dodaje na niego elementy jn: FZ1: T1 4szt dst1 FZK2: T1 3szt dst2 FZK3: T1 3szt dst3

Operacja „KDZ na podstawie źródłowego” a korekta wartości usługi/kosztu dla części ilości

Dotychczasowa funkcjonalność pozwalająca na przypisanie wartości korekty dokumentu „kosztowego” do dostaw, którym przypisano koszt z oryginału została rozbudowana w sposób pozwalający obsłużyć przypadek, gdy ww. korekta nośnika kosztu dotyczy niepełnej ilości. Zostało to osiągnięte poprzez przypisanie tymże dostawom wartości wynikającej z obu elementów takiej korekty, składających się na korektę ceny dla części ilości.

Przyklad

Przykład: FZ za transport 5 x 200 = 1.000,00, z tego na dostaw przypisano kwotę 800,00 jn. Do PZ1 100,00 Do PZ2 300,00 Do PZ3 400,00 FZK za transport: zmiana ceny dla 3 przejazdów, cena po rabacie 100,00 El.A -3x200=-600 El.B 3x100=300 Podczas tworzenia KDZ do ww. FZK (automatycznego, czy też na żądanie Operatora) System przypisuje koszty do ww. dostaw w wartościach jn.: Do PZ1: -75,00 i 37,50, łącznie -37,50 Do PZ2 [-225+112,50]= -112,50 Do PZ3[-300 +150]=-150,00

Historia zasobu pierwotnego oraz utworzonego w wyniku częściowej zmiany ceny dostawy

Dokonanie zmiany ceny dla części ilości dostawy oryginalnej powoduje powstanie nowej dostawy oraz nowych zasobów, z parametrami, w tym z datą utworzenia, zgodną z datą dostawy oryginalnej. Dokumentem zakładającym taką nową dostawę oraz nowy zasób jest ww. korekta, jednak dla tego typu zasobów System udostępnia zarówno informację o dokumencie pierwotnym, jak i o pełnej historii zasobu pierwotnego oraz powstałego w wyniku dokonania tego typu korekty. Informacja taka udostępniona została na formatce „Zasób towaru”, a pełna historia prezentowana jest po włączeniu stosownego parametru na tej formatce.

 

Korekta ceny dla części ilości w historii towaru

Nie przewiduje się specjalnej prezentacji „wirtualnego” elementu korekty będącego połączeniem elementów powstałych w wyniku dokonania zmiany ceny dla części ilości. System prezentuje się w historii towaru oba elementy takiej korekty.

Wydruki korekt ilościowo-wartościowych

Dokonano stosownych zmian na wydrukach korekt sprzedaży i zakupu, uwzględniające nowy typ korekty elementu. Dla tych pozycji, dla których dokonano zmiany ceny dla części ilości w sekcji „Przed korektą” drukowana jest jedna pozycja – podlegająca tego typu korekcie, w sekcji „Korekta o” drukowana jest zbiorczo informacja o zmianie wartości oraz zmianie podatku VAT, natomiast w sekcji „Po korekcie” drukowane są dwa elementy, każdy z właściwa dla siebie nową ilością, ceną, wartością oraz kwotą podatku VAT.

Obsługa korekty ceny dla części ilości w wymianie EDI

Eksport FSK/(S)FSK

Podczas eksportu korekty, na której dokonano zmiany ceny dla części ilości przyjęto zasadę wysyłania pełnych informacji o obu tworzonych w wyniku takiej korekty elementach, również z zakresu danych „sprzed korekty”. Dla nowego elementu tworzonego na takiej FSK System wysyła zerową ilość, cenę, wartość „previous”. Jeżeli więc Firma dokonuje elektronicznej wymiany faktur oraz ich korekt za pomocą mechanizmu EDI z danym podmiotem, wówczas zanim zacznie stosować dla niego tego typu korekty, powinna upewnić się, czy dany odbiorca tych dokumentów będzie umiał tak przesyłane dane zinterpretować. Jeżeli będzie to niemożliwe, wówczas Firma nie powinna stosować tego typu korekt z podmiotem, z którym wymienia się elektronicznie, lub powinna „dostarczać” tego typu korekty poza wymianą EDI.

Import FZK

Zmodyfikowana została funkcjonalność importu FZK z EDI w zakresie „interpretacji” elementów, które odzwierciedlają zmianę ceny dla części ilości. Mechanizm taki działa wówczas, gdy w importowanym pliku przesyłane są po sobie: element ilościowy na minus oraz nowy element (z zerową ilością Previous) na taką samą ilość bezwzględną. Operacja powiedzie się więc, jeżeli obie firmy – podmioty wymiany elektronicznej pracują na Systemie Comarch ERP XL, może się natomiast nie udać, jeżeli System, na którym pracuje firma przesyłająca korektę traktuje tego typu zdarzenia w odmienny sposób.    

Limity kredytowe – parametry

Limity kredytowe zostały wprowadzone w ERP XL w celu kontroli płatności Kontrahentów – płatności zaległych, płatności przeterminowanych, a co z się z tym wiąże – zablokowania możliwości wystawiania kolejnych dokumentów dla Kontrahenta zalegającego z płatnościami ponad ustaloną kwotę lub powyżej ustalonego terminu zapłaty.

Operator, zakładka: Parametry / Uprawnienia (limit operatora)

Przyznawanie limitu kredytowego – pola w tej części określają uprawnienia operatora do przyznawania kontrahentowi kredytu dla dokonywanych z nim transakcji:

Bez ograniczeń – po zaznaczeniu parametru operator będzie mógł przyznawać kontrahentom limit kredytowy bez ograniczeń. Jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony, wtedy na kartach kontrahentów, na zakładce: Handlowe, parametr: Kredyt - Nieograniczony pozostanie nieaktywne. Limit na ZS, OS – zaznaczenie tego parametru pozwoli na zdefiniowanie czy operator ma prawo ustalać limity kredytowe na dokumentach ZS i OS oraz do jakiej wysokości może stosować limit. Więcej informacji o limicie kredytowym dla kontrahenta znajduje się w dokumentacji modułu: Sprzedaż, przy opisie zakładki: Handlowe, na karcie kontrahenta. Maksymalny rabat na dokumentach sprzedaży: Rabat operatora - umożliwia przypisanie poszczególnym Operatorom maksymalnego rabatu procentowego, jaki mogą udzielać na wystawianych/edytowanych przez siebie dokumentach sprzedaży. Taki rabat należy rozumieć jako dodatkowa obniżka ceny dokonana przez danego operatora udzielona niezależnie od rabatów wynikających z obowiązujących promocji.

Definicja dokumentu

Zatwierdzanie dokumentów po przekroczeniu limitu kredytowego:

W definicji dokumentu jest możliwość konfiguracji, co konkretnie ma być uwzględniane w wyliczaniu wartości limitu kredytowego. W limicie kredytowym uwzględniaj: Parametry: Dokumenty bez płatności (WZ, WZE, PZ), Niezrealizowane zamówienia (ZS, ZZ) są możliwe do edycji w definicjach dokumentów: FS, FSE, OS, PA, WKA, WM, WZ, WZE, ZOS, ZS. Ich edycja jest możliwa tylko w centrum głównym. W centrach podrzędnych jest wyświetlane tylko ustawienie tych parametrów, bez możliwości edycji. Parametr: Saldo płatności, jest informacyjny i nie jest możliwy do odznaczenia na żadnym dokumencie.

Karta kontrahenta, zakładka: Limity kredytowe

Istnieje możliwość dodania wielu limitów kredytowych dla Kontrahenta. Kredyt - jeśli saldo należności od kontrahenta przekroczy ustalony limit, to przy próbie zarejestrowania transakcji (potwierdzenia dokumentu sprzedaży) sprzedaży system zareaguje stosownie do uprawnień Użytkownika, a ściślej do ustawień w definicji dokumentu: uniemożliwi zarejestrowanie transakcji lub wyświetli ostrzeżenie (okno: Definicja dokumentu, zakładka: Ogólne). Uwzględniane są przy tym ustawienia w definicji dokumentu dla centrum struktury praw, do którego należy zalogowany operator. Do wyliczenia salda porównywanego z limitem uwzględniane są zobowiązania wobec kontrahenta oraz nierozliczone wpłaty. Operator może przydzielać kontrahentowi limit nie większy od wartości ustalonej indywidualnie dla każdego operatora w jego karcie (moduł: Administrator, okno: Operator, zakładka: Parametry). Limit nieograniczony - zaznaczenie tego pola oznacza, że limit kredytowy Kontrahenta jest nieograniczony. Dozwolone przeterminowanie - parametr umożliwia kontrolę maksymalnego możliwego przeterminowania. Polega ona na tym, że jeśli pojawi się płatność przeterminowana o większą niż wskazano ilość dni, wtedy system zachowa się jak po przekroczeniu limitu kredytowego (parametru możliwi zarejestrowanie, ale uniemożliwi zatwierdzenie transakcji (lub wyświetli ostrzeżenie).

Uwaga

Przy wyliczaniu kredytu przeterminowanego oprócz globalnej tolerancji terminu płatności (Konfiguracja/Sprzedaż/Formy płatności) również brane jest pod uwagę Dozwolone przeterminowanie z Kontrahenta (zakładka Limity kredytowe).

Sprawdź wykorzystanie limitu u kontrahenta - przycisk otwiera okno: Wykorzystanie limitu kredytowego. Wszystkie informacje wyświetlane w oknie są niedostępne do edycji.

W oknie widoczne są następujące Kwoty: Limitu - odzwierciedla kwotę udzielonego kredytu

Wykorzystana - odzwierciedla wykorzystaną kwotę kredytu. Limit wykorzystany jest wyliczany na bieżąco podczas wystawiania dokumentów handlowych dla danego kontrahenta, wprowadzania zapisów kasowo/bankowych oraz dokonywania rozliczeń.

Pozostaje do wykorzystania - odzwierciedla kwotę kredytu możliwą do wykorzystania. Jeżeli kwota będzie ujemna, to zostanie wyświetlony czerwony wykrzyknik obok kwoty. Wyliczana jest następująco: kwota limitu - kwota wykorzystana.

Dozwolona po terminie - odzwierciedla kwotę dozwoloną po terminie.

Przeterminowana - odzwierciedla kwotę przeterminowanych płatności. Jeżeli kwota przeterminowana będzie większa od kwoty dozwolonej po terminie, to obok tej kwoty jest wyświetlany czerwony wykrzyknik.

Grupa parametrów w kwotach uwzględniono (wg definicji FS) - jest przepisywana z ustawień parametrów z grupy: W limicie kredytowym uwzględniaj, z definicji dokumentu FS z zakładki: Ogólne. Parametry są niedostępne do edycji. Limit z dokumentów ZS - W sekcji tej prezentowany jest łączny limit z dokumentów ZS tego kontrahenta, który nie został jeszcze wykorzystany. Po wybraniu ikony lupy możliwe jest przejście bezpośrednio na listę Dokumentów ZS, na której prezentowane będą tylko te dokumenty, na których pozostaje jakakolwiek kwota limitu do wykorzystania. W dodatkowej kolumnie Pozostały limit prezentowana jest kwota limitu pozostającego do wykorzystania dla każdego dokumentu. Kolumna Pozostały limit dostępna jest standardowo na liście dokumentów ZS.

Na zakładce Limity kredytowe widoczna jest tabela z listą limitów, z kolumnami: Przyciski: Dodaj – przycisk pozwala dodać limit kredytowy. Po jego naciśnięciu pojawia się okno: Limit kredytowy.

Wszystkie pola zostały opisane powyżej. Dodatkowo po kliknięciu na przycisk Data od/ Data do zostanie wyświetlony kalendarz. Obok przycisku data do jest rozwijane menu z opcjami do wyboru: Wybierz z kalendarza, Brak ograniczenia. Opcja Brak ograniczenia oznacza, że dany limit jest bezterminowy. Jeżeli zostanie dodany limit bezterminowy nie można dodać nowego limitu, dopóki nie zostanie wprowadzona konkretna data do. Nie ma możliwości definiowania limitów, które obowiązują w tym samym okresie. Jeżeli Operator wybierze datę, która nakłada się z innym okresem zostanie wyświetlony komunikat: „Zdefiniowany okres jest niepoprawny”. Po zatwierdzeniu komunikatu zostanie przywrócona poprzednia wartość ostatnio zmienianej daty. Przycisk „dodaj” jest aktywny tylko jeśli nie został zaznaczony parametr Limit nieograniczony dla tego Kontrahenta. Zmień – przycisk jest aktywny jeżeli nie został zaznaczony parametr Limit nieograniczony dla tego Kontrahenta, na liście jest przynajmniej jeden limit kredytowy. Usuń – przycisk jest aktywny jeżeli nie został zaznaczony parametr Limit nieograniczony dla tego Kontrahenta, na liście jest przynajmniej jeden limit kredytowy.

Karta kontrahenta, zakładka: Limity akwizytora

Zakładka aktywna jest tylko wtedy, gdy kontrahent, na zakładce: Ogólne, ma zaznaczony parametr: Akwizytor. System umożliwia przydzielanie limitów kredytowych akwizytorom. Kontrahent oznaczony jako: Akwizytor może mieć przypisaną listę limitów kredytowych, przy czym każdy limit jest związany z centrum struktury praw, co oznacza, że jego wielkość może zależeć od tego, do którego centrum należy operator. Limit akwizytora jest maksymalną kwotą kredytu, jaką mogą mieć łącznie wszyscy kontrahenci związani z akwizytorem. Jeśli w konfiguracji wybrano opcję: Sprawdzaj limit akwizytora, to przy wystawianiu dokumentu sprzedaży wymagane jest podanie akwizytora. Jeśli limit jest przekroczony, to system zareaguje stosownie do uprawnień Użytkownika, a ściślej do ustawień w definicji dokumentu; uniemożliwi zarejestrowanie transakcji lub wyświetli ostrzeżenie. Brak limitu oznacza, że limit nie jest sprawdzany (jest nieograniczony). Uwzględniane są przy tym ustawienia w definicji dokumentu dla centrum struktury praw, do którego należy zalogowany operator. Do wyliczenia salda porównywanego z limitem uwzględniane są zobowiązania wobec kontrahentów oraz nierozliczone wpłaty.

 

Karta kontrahenta, zakładka: Handlowe

Parametr Forma i termin płatności oraz limit kredytowy z karty – zależnie od wskazania podmiotu, na dokument wystawiany dla kontrahenta przenoszone będą forma i termin płatności, zdefiniowane:

Limit celowy – limit kredytowy pod konkretne zamówienie

Funkcjonalność limitu kredytowego pod konkretne zamówienie czyli limitu celowego przewiduje obsługę scenariusza, w którym niezależnie od ustawionego głównego limitu kredytowego kontrahenta/płatnika możliwe będzie przyznanie dodatkowego limitu pod konkretne zamówienie sprzedaży, bez względu na stopień wykorzystania ogólnego limitu. Jedyna dodatkowa kontrola, oprócz wielkości limitu celowego będzie dotyczyła limitu operatora. Z limitu pod konkretne zamówienie będzie mógł skorzystać tylko operator posiadający wystarczający limit własny, czyli limit przypisany do zamówienia nie będzie mógł być większy niż limit operatora. Limit do zamówienia nie będzie mógł być przenoszony na inne zamówienia. Po zrealizowaniu lub zamknięciu zamówienia limitu nie będzie można już wykorzystać. Na formularzu zamówienia sprzedaży został dodany parametr Limit kredytowy z możliwością określenia kwoty limitu, waluty limitu oraz terminu, do kiedy będzie obowiązywał. Limit może być przyznany w wysokości nie większej niż wartość brutto zamówienia. Na zamówieniu, na którym będzie zaznaczony celowy limit kredytowy nie będą obowiązywały inne limity, tzn. taki dokument zostanie zatwierdzony nawet wówczas, gdy dla zamówień została określona blokada lub ostrzeżenie związane z limitami kontrahenta/płatnika. Na ofercie również został dodany parametr dot. limitu kredytowego na takich samych zasadach jak na ZS. Informacje o limicie dokumentu będą przenoszone z OS na ZS. Na ZS utworzonym do OS, ustalony limit oraz termin będzie można zmienić jak również wyłączyć opcję limitu celowego. Na dokumentach handlowych i magazynowych generowanych do ZS, na którym ustalono limit celowy w miejscu gdzie prezentowany jest pozostały limit, będzie prezentowany limit z zamówienia. W przypadku, gdy limit celowy zostanie przekroczony wówczas zgodnie z ustawieniami na definicji dokumentu (brak, ostrzeżenie, blokada) zostanie wykonana odpowiednia akcja. Jeśli dokument nie będzie realizował zamówienia w całości wówczas na kolejnych dokumentach powstałych z ZS, dostępny limit będzie pomniejszany o limit wykorzystany na wcześniej wystawionych dokumentach.

Parametr na karcie operatora dotyczący limitu na ZS, OS

Na karcie operatora zostały dodane parametry, które pozwolą na zdefiniowanie czy operator ma prawo ustalać limity kredytowe na dokumentach ZS i OS oraz do jakiej wysokości może stosować limit. Są to parametry Bez ograniczeń (odnosi się do opcji limitu kredytowego na ZS i OS) i Limit na ZS, OS (powiązany z opcją Bez ograniczeń).

  Parametr Bez ograniczeń jest domyślnie odznaczony, poprzedzony kontrolką do zaznaczenia. Zaznaczenie tego parametru dezaktywuje kontrolkę do wpisania kwoty Limit na ZS, OS. Parametr Limit na ZS, OS wraz z kontrolką do wpisania kwoty limitu – pole do wpisania kwoty aktywne tylko wówczas, gdy parametr Bez ograniczeń pozostaje odznaczony. Limit ustalany jest w walucie systemowej. Domyślna wartość limitu to 0,00 PLN, możliwość uzupełnienia wartości przez wpisanie lub z poprzez przewijanie kwoty strzałkami w dół i w górę, brak możliwości wprowadzenia kwoty ujemnej. Analogiczne parametry zostały wprowadzone na wzorcu operatora. Jeśli opcja Bez ograniczeń zostanie zaznaczona wówczas użytkownik będzie mógł udzielać limitu do wysokości brutto dokumentu. Jeśli opcja Bez ograniczeń zostanie odznaczona, a kwota pozostanie ustalona na 0,00 wówczas kontrolki związane z limitem kredytu na dokumentach ZS i OS powinny być nieaktywne, co oznacza, ze operator nie może udzielać limitów na zamówieniach i ofertach. Jeżeli opcja Bez ograniczeń zostanie odznaczona i wskazana konkretna kwota limitu, wówczas podczas wprowadzania limitu na dokument ZS lub OS należy kontrolować wprowadzana kwotę i komunikować, jeśli przekroczy ustalony limit, co opisano w dalszej części projektu.

Parametry dotyczące limitu kredytowego na formatce OS

Na formatce OS, na zakładce Płatności zostały dodane parametry dotyczące limitu kredytowego dokumentu.

Parametr Limit kredytowy dokumentu: Parametr Ważny do z opcjami do wyboru: Wprowadzana data nie może być wcześniejsza niż data wystawienia dokumentu.

Parametr Limit kredytowy dokumentu domyślnie jest odznaczony na nowo wystawianych dokumentach. Pola dotyczące kwoty, waluty i daty są aktywne dopiero po zaznaczeniu checku Limit kredytowy dokumentu. Domyślna wartość w polu kwoty to 0,00. Kwota nie może być większa niż limit operatora dla ZS, OS. Po wpisaniu kwoty większej niż limit na karcie operatora wyświetlać komunikat: „Limit nie może zostać zapisany. Kwota limitu kredytowego dla dokumentu jest większa niż kwota limitu ustalona dla operatora.” W przypadku, gdy kwota limitu na dokumencie wyrażona jest w innej walucie niż waluta systemowa, dokonywane są standardowe przeliczenia wg kursu bieżącego jak przy obsłudze limitu kontrahenta. Kwota nie może być większa niż wartość brutto dokumentu. Waluta domyślnie ustawiona jest zgodna z walutą dokumentu, możliwa jest zmiana waluty limitu kredytowego. Zmiana waluty na dokumencie nie skutkuje zmianą waluty limitu. Podczas kopiowania dokumentów nie są przenoszone ustawienia związane z limitami kredytowymi – ustawienia są takie jak podczas wystawiania nowego dokumentu. Ponowna edycja limitu na OS Ponowna edycja pól związanych z limitem kredytowym na zatwierdzonym OS uzależniona jest od zaznaczenia (lub nie) parametru na karcie operatora: Operacje na potwierdzonych: ZS. Jeśli parametr jest zaznaczony to jest możliwość edycji danych dotyczącego limitu - kwoty, waluty, daty ważności limitu kredytowego (wszystkie pola są aktywne). Jeśli parametr jest odznaczony to nie ma możliwości edycji kontrolek związanych z limitem kredytowym (pola są nieaktywne).

Parametry dotyczące limitu kredytowego na formatce ZS

Na formatce ZS na zakładce Płatności/Zaliczki dodane zostały parametry do określenia limitu kredytowego dokumentu (podobnie jak na formatce OS).

  Działanie parametrów związanych z limitem kredytowym na ZS jest analogiczne jak w przypadku OS (dokładny opis w dziale Parametry limitu kredytowego na formatce OS).

Korekta do dokumentu ZS a kwota limitu

Korekta do ZS polega na zamknięciu korygowanego ZS i utworzeniu nowego na niezrealizowane pozycje z tego ZS, w związku z tym, jeśli parametr Limit kredytowy dokumentu jest zaznaczony, to niewykorzystana kwota limitu, waluta i data ważności przenoszone są na nowo tworzony dokument ZS. Niewykorzystana kwota limitu wyliczana jest jako różnica pomiędzy limitem ustalonym na korygowanym ZS, a kwotami wykorzystanymi na dokumentach wystawianych do korygowanego ZS.

Kontrola limitu na ZS i OS

W przypadku gdy parametr Limit kredytowy dokumentu nie jest zaznaczony na ZS to kontrola limitu działa w dwojaki sposób: Na OS komunikat pojawia się tylko wówczas, gdy limit jest przekroczony. W przypadku zaznaczenia parametru Limit kredytowy dokumentu na ZS/OS to kontrola limitu kredytowego ulega zmianie: Dodany został mechanizm kontroli wielkości limitu celowego podczas zatwierdzania ZS i OS na trwałe.

Przenoszenie parametrów limitu kredytu pomiędzy OS a ZS

Parametry limitu ustalone na ofercie (OS) są przenoszone na tworzone do niej zamówienie ZS. W sytuacji, gdy ZS będzie generowane do wielu ofert, wówczas limit będzie łączony i zostanie ustalony wspólny termin obowiązywania. Jeśli zaznaczony jest na OS parametr Limit kredytowy dokumentu to na tworzone ZS z tego OS będą przenoszone: kwota ustalonego limitu, waluta ustalonego limitu, data z pola Ważny do. Ustalanie i przenoszenie limitu ma wyłącznie funkcję podpowiedzi. Limit na ZS powinien zostać zweryfikowany przez użytkownika. Program będzie sprawdzał, czy wysokość limitu nie przekracza wielkości zamówienia, co może mieć znaczenie szczególnie w przypadku tworzenia ZS do części oferty. Tworzenie ZS do wielu OS: Ponieważ w przypadku tworzenia ZS na podstawie pojedynczych elementów OS nie będzie możliwe ustalenie, jaka kwota limitu przypada na te pozycje, limity nie będą przenoszone.

Limit na dokumentach wynikowych do ZS

Dokumenty handlowe: FS, WZ, PA, WKA, S(FS), RA, FSE, WZE W przypadku łączenia wielu ZS do jednego dokumentu wynikowego nie ma możliwości łączenia ZS z limitem i ZS bez limitu – jeśli na niektórych zaznaczonych ZS będzie zaznaczony parametr Limit kredytowy dokumentu a na części nie to nie ma możliwości wygenerowania dokumentu. Informacja o tym przekazywana jest w logu w części Sprawdzanie zgodności zamówień.

Na dokumentach handlowych tworzonych do ZS zmieniony został sposób sprawdzania limitu kredytu: Limit kredytu jest odpowiednio pomniejszany o wykorzystanie limitu na innych dokumentach wynikowych, a w przypadku gdy do ZS wystawione są faktury zaliczkowe – limit jest powiększany o zapłaconą część faktur zaliczkowych. W przypadku gdy są różne waluty limitu i dokumentu – przeliczenia dokonywane są wg bieżącego kursu NBP. Dokumenty magazynowe WM Na WM oraz ZWM generowanych do ZS nie jest sprawdzany limit kredytowy, tak jak ma to miejsce przy wystawianiu dokumentów magazynowych „z ręki” (komunikat pojawia się podczas wystawiania dokumentu, jeśli inne dokumenty przekroczyły wysokość limitu). Dodatkowa kontrola limitu kredytu i limitu przeterminowanych płatności podczas generowania dokumentów z ZS W Systemie możliwe jest dodatkowe informowanie o przekroczonym limicie kredytowym lub limicie przeterminowanych płatności już na etapie generowania dokumentu do zamówienia ZS. Informacja o przeterminowaniu będzie pojawiać się w logu przed utworzeniem właściwego dokumentu.

Uwaga

Warunkiem, aby taki komunikat pojawił się, jest ustawienie na formularzu Operatora odpowiednich parametrów, które odpowiadają za pojawianie się logów w programie. Na karcie Operatora na zakładce [Parametry] w sekcji Log systemowy należy wybrać opcję Wyświetlaj błędy, ostrzeżenia i informacje oraz odznaczyć parametr: Zamknij, gdy brak błędów.

Informacja o przekroczonym limicie pojawi przy generowaniu z zamówienia następujących dokumentów: FS, PA, WZ, FSE, WZE, WM, ZWM, o ile na definicji tych dokumentów zaznaczono w sekcji Zatwierdzanie dokumentów po przekroczeniu limitu kredytowego opcję Ostrzegaj lub Zablokuj. Bez względu na to czy zaznaczono opcję Ostrzegaj czy Zablokuj w logu pojawi się informacja (ostrzeżenie). Nie będzie możliwości zablokowania dokumentu przed jego wygenerowaniem. Pełna blokada pojawi się w momencie zatwierdzania dokumentu.

Prezentowanie pozostałego limitu na dokumentach tworzonych do ZS (dotyczy: FS, WZ, PA, WKA, S(FS), (s)FS, RA)

Jeśli dokument ma powiązanie do zamówienia czyli został wygenerowany bezpośrednio (np. ZS -> FS, ZS -> WZ) lub pośrednio (np. ZS -> WM -> FS, ZS -> WZ -> (S)FS) a na zamówieniu został ustawiony limit wówczas na zakładce Ogólne limit kredytu będzie wyświetlany w stosunku do limitu na powiązanym zamówieniu/zamówieniach.

Wyliczanie limitu na spinaczach

W przypadku spinaczy zastosowane zostały te same zasady wyliczania limitu oraz pozostałego limitu jak na dokumentach handlowych powstałych do ZS z zaznaczonym parametrem Limit kredytowy dokumentu – dotyczy (S)FS, RA, (S)FSE. W wykorzystanym limicie kredytowym Klienta nie są uwzględniane dokumenty wydania/przyjęcia objęte fakturowaniem za pomocą spinaczy elementów, przy czym nieistotne jest, jaka część takiego wydania/przyjęcia została zafakturowana, a jaka pozostaje do fakturowania. W limicie uwzględniane są natomiast spinacze elementów.

Sprawdzanie przekroczenia wartości limitu na dokumencie WM

Na dokumentach WM kontrola limitu kredytowego odbywa się w taki sposób, aby w trakcie zatwierdzania dokumentu WM była możliwa kontrola czy limit kredytowy został przekroczony na dokumentach handlowych. Nie powinno być możliwości zatwierdzenia dokumentu WM jeżeli dla kontrahenta wybranego na WM został przekroczony limit kredytowy.

Uwaga

W trakcie zatwierdzania dokumentu WM jest sprawdzane przekroczenie limitu kredytowego, ale nie jest wyświetlana wartość dostępnego limitu. W zależności od wyboru parametru na definicji dokumentu: Zablokuj bądź Zezwalaj, będzie wyświetlany stosowny komunikat. Elementy wydania magazynowego nie są uwzględniane w wyliczeniu wartości dostępnego limitu kredytowego – na dokumencie WM nie ma wartości. Kontrola limitu na dokumencie WM ma na celu sprawdzenie, czy limit został przekroczony przed wystawieniem tego dokumentu.

Dodatkowo, gdy na zakładce Handlowe karty kontrahenta wskazanego na dokumencie WM zostanie wskazana jako Płatnik kartoteka innego kontrahenta i parametr “Forma i termin płatności oraz limit kredytowy z karty: płatnika” będzie zaznaczony, wówczas przekroczenie limitu sprawdzane będzie dla płatnika ustawionego na karcie kontrahenta.

Sztuczna inteligencja w limitach kredytowych

Sztuczna Inteligencja w limitach kredytowych, czyli produkt polegający na automatycznym obliczaniu limitów kredytowych, scoring'ów, rating'ów oraz wskazywaniu rekomendacji dla poszczególnych klientów. Zalety produktu:

• bardziej precyzyjne określenie poziomu kredytu kupieckiego,
• ograniczenie opóźnień w płatnościach,
• minimalizowanie ryzyka wystąpienia nieściągalnych należności.

W Comarch ERP XL do tej pory możliwe było definiowanie wysokości kredytu kupieckiego przyznawanego konkretnym klientom przez uzupełnienie odpowiedniej informacji na Karcie kontrahenta. Ustawienie wysokości limitu kredytowego odbywało się jednak ręcznie - to operator  wskazywał wysokość limitu. Komponent Comarch Al Windykacja (Inteligentnej Windykacji) zapewnia przyznawanie limitów oraz wskaźników w sposób automatyczny na podstawie zaszytych w nim algorytmów oraz poprzez ciągłe doskonalenie się na bazie informacji zwrotnej w przypadku, gdy operator zmieni wartości limitów zaproponowanych przez Komponent Inteligentnej Windykacji. Wyliczenie kwoty limitów odbywa się m.in. przy pomocy rating'u uzyskanego przy okazji oceny wiarygodności klienta, wartości uzyskanych ze scoring'u oraz proponowanych rekomendacji, jak i również historii rozrachunków. Dodatkowe informację są zawarte w biuletynie XL163 - Comarch AI Windykacja

Przygotowanie systemu

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji w systemie Comarch ERP XL należy uporządkować stany ilościowe towarów na magazynie, na którym będzie wykonywana inwentaryzacja tak, aby ilości handlowe i magazynowe były zgodne. W tym celu należy w pierwszej kolejności zatwierdzić wszystkie dokumenty handlowe, których subelementy korzystają z danego magazynu.

W celu odnalezienia interesujących nas dokumentów handlowych znajdujących się w buforze warto przygotować odpowiedni filtr na listę dokumentów zwracający takie pozycje lub wykonać zapytanie z poziomu SQL Query. Zapytanie może mieć przykładową postać:

Przyklad

SELECT cdn.NumerDokumentuTRN (Trn_gidtyp, Trn_SpiTyp, Trn_TrnTyp, Trn_TrnNumer, Trn_TrnRok, Trn_Trnseria) FROM cdn.tranag JOIN cdn.traselem ON TrN_GIDTyp=TrS_GIDTyp AND TrN_GIDNumer=TrS_GIDNumer WHERE TrN_Stan IN (1,2) AND TrS_MagNumer=GidNumerMagazynu

Kolejnym krokiem, jaki należy wykonać jest wygenerowanie do istniejących dokumentów handlowych brakujących dokumentów magazynowych oraz spięcie istniejących i niezwiązanych dokumentów magazynowych z dokumentami handlowymi. W ten sposób uzyskamy zgodność ilości handlowych i magazynowych poszczególnych towarów, co jest niezbędne dla prawidłowego przeprowadzenia procesu inwentaryzacji. Każdy z dokumentów przychodowy musi mieć ustaloną wartość dostawy.

Uwaga

Aby wyszukać dokumenty warto posłużyć się gotowym wydrukiem: Rozbieżności ilości handlowych i magazynowych, który jest dostępny z poziomu Listy towarów, zakładki: Wszystkie wg kodu, a także Arkusza Inwentaryzacyjnego, zakładki: Ogólne. Wydruk ten zwraca listę dokumentów wymagających uzgodnienia. W przypadku wygenerowania go z poziomu Arkusza Inwentaryzacyjnego, jest on zawężony do towarów znajdujących się na wygenerowanym arkuszu.

Tworzenie inwentaryzacji

Możliwość utworzenia inwentaryzacji w zamkniętym okresie operacji handlowych, zależna jest od zaznaczenia na karcie operatora (tworzącego inwentaryzację) parametru: Zamykanie okresu operacji handlowych:

Tworzenie nagłówka inwentaryzacji

Nową inwentaryzację można dodać z poziomu modułu: Sprzedaż w menu Zastawienia, Inwentaryzacja lub modułu: Administrator w menu Firma, Magazyny, wskazując właściwy magazyn, a następnie korzystając z opcji: [Inwentaryzacja]. Jeżeli pojawi się komunikat z informacją na temat dokumentów w buforze lub rozbieżności stanów, to należy sprawdzić istniejące dokumenty pod kątem treści ostrzeżenia i ponownie wykonać czynności opisane wcześniej. Więcej w temacie uzgadniania stanów magazynowych znajduje się w rozdziale: 1 Przygotowanie systemu.

Na oknie nagłówka inwentaryzacji możemy odnaleźć informacje na temat inwentaryzowanego magazynu, dat rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji oraz związanych z nią dokumentów.

Uwaga

Od wersji 10.5 Comarch ERP XL inwentaryzacja przeprowadzana może być na wielu magazynach jednocześnie. Aby zinwentaryzować wszystkie magazyny, należy w oknie „Nagłówek inwentaryzacji” wybrać, które magazyny mają brać udział w inwentaryzacji.

Nagłówek inwentaryzacji – zakładka Ogólne:

Dostępne są tutaj również parametry, na podstawie których będzie przeprowadzana inwentaryzacja. Poniżej krótka charakterystyka tychże parametrów.

Numer – zawiera on symbol dokumentu, pole z kolejnym numerem dokumentu inwentaryzacji, rok oraz serię.

Dokument - jest to pole tekstowe, w którym można wprowadzić zapis jednak z ograniczeniem do 40 znaków.

Data otwarcia – pole zawiera datę oraz godzinę otwarcia dokumentu inwentaryzacyjnego.

Data zamknięcia – pole zawiera datę oraz godzinę zamknięcia inwentaryzacji.

- zaznaczenie parametru Zamknięta powoduje zmianę statusu inwentaryzacji na zamkniętą oraz uzupełnienie pól Daty zamknięcia. Parametr ten widoczny jest na każdej zakładce dokumentu IMT.

Inwentaryzacja blokuje: w momencie przeprowadzania inwentaryzacji ruch na magazynie powinien zostać wstrzymany. W związku z tym na zasoby danego magazynu zostaje założona blokada, która uniemożliwia operacje na nich. Parametr ten pozwala określić, czy blokada będzie dotyczyła wszystkich towarów na danym magazynie, czy tylko tych umieszczonych na arkuszu inwentaryzacyjnym.

Parametr Rodzaj Odczytów: pozwala wybrać sposób przeprowadzania inwentaryzacji przez firmę. W przypadku metody: Porównawczej, dane z kolejnych odczytów są zastępowane przy przepisywaniu do arkusza. W efekcie ilości zostaną ustalone na podstawie ostatniego odczytu. Metodę: Przyrostową można zastosować, jeśli te same towary znajdują się w różnych obszarach magazynu, które są inwentaryzowane oddzielnie. Stosując metodę przyrostową, ilości z poszczególnych odczytów zostaną zsumowane przy dodawaniu do arkusza.

W praktyce metoda porównawcza jest stosowana, jeżeli inwentaryzacja jest przeprowadzana kilkukrotnie w celu weryfikacji wprowadzonych wcześniej danych. Z kolei metoda przyrostowa pozwala na wprowadzanie odczytów przez kilku operatorów jednocześnie.

Generowanie arkuszy z wybraną opcją: Tylko stany niezerowe, sprawia, że na arkusz zostaną dodane wyłącznie towary, które fizycznie są dostępne na magazynie.

Uwaga

Arkusze inwentaryzacyjne zawsze są agregowane w sposób przyrostowy.

Z praktycznego punktu widzenia spis powinien być dokonywany po ilościach magazynowych. Inwentaryzacja po ilościach handlowych dotyczy przede wszystkim przedsiębiorstw, które nie korzystają z dokumentów magazynowych w obrocie towarów.

Generowanie arkuszy: Z podziałem na partie: parametr dostępny od wersji Comarch CDN XL 9.6, kiedy to została dodana możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji bez podziału na partie. Wcześniejsze wersje systemu pozwalały jedynie na inwentaryzowanie z takim podziałem. Odznaczenie parametru skutkuje tym, że towary dodawane na arkusz będą rozróżniane jedynie po kodzie (w przypadku inwentaryzacji według ilości handlowej) lub po kodzie i położeniu (w przypadku inwentaryzacji według ilości magazynowej). Dana pozycja na arkuszu inwentaryzacyjnym będzie przedstawiać towar i jego ilość, jako sumę ilości z wszystkich partii tego towaru, jakie znajdują się na magazynie.

Użytkownicy korzystający z funkcjonalności Magazynu Wysokiego Składowania powinni wybrać opcje Magazynowa -> Według położenia, gdyż umożliwia ona spis towarów według miejsca składowania. Wówczas arkusz inwentaryzacyjny będzie generowany dla określonego zakresu adresów.

Przeprowadzenie inwentaryzacji jest możliwe dla ilości handlowych lub magazynowych, o tym decyduje parametr: Ilość inwentaryzowana. Tworząc spis dla określonych grup towarowych należy wskazać opcję Handlowa lub Magazynowa -> Według towarów.

Wycena nadwyżek wg: określa w jakiej cenie zostaną przyjęte towary, dla których inwentaryzacja wykazała, że ilość rzeczywista jest wyższa niż ilość magazynowa/handlowa. Niedobór towaru zostanie uzupełniony dokumentem PW, przyjmującym towar po Średniej cenie zasobów lub Ostatniej cenie zakupu w zależności od ustawień tego parametru. Należy pamiętać, aby określić prawidłową wartość tego parametru przed zamknięciem inwentaryzacji. Obecnie można ustalić wycenę nadwyżek dla każdego magazynu oddzielnie.

Nagłówek inwentaryzacji – zakładka Arkusze

Na zakładce Arkusze prezentowana jest lista arkuszy inwentaryzacyjnych. Lista ta zawiera następujące kolumny:

Lp. – liczba porządkowa arkusza na liście

Data utworzenia – data utworzenia arkusza

Nazwa – nazwa arkusza

Poniżej listy znajdują się opcje:

[Dodaj] – umożliwia dodanie nowego arkusza inwentaryzacyjnego.

[Zmień] – umożliwia podniesienie arkusza do edycji.

[Usuń] – umożliwia usunięcie arkusza inwentaryzacji.

Nagłówek inwentaryzacji – zakładka Dokumenty

Zakładka prezentuje listę dokumentów inwentarzowych, które zostały wygenerowane na podstawie różnic inwentaryzacyjnych

Na zakładce znajdują się również opcje:

[Zmień] - umożliwia podniesienie dokumentu do edycji.

[Przychód wewnętrzny] – umożliwia wygenerowanie dokumentu PW

[Rozchód wewnętrzny] – umożliwia wygenerowanie dokumentu RW

[Korekta]

Nagłówek inwentaryzacji – zakładka Opis

Na zakładce Opis możliwe jest sporządzenie opisu charakteryzującego inwentaryzację.

Nagłówek inwentaryzacji – zakładka Atrybuty

Zakładka umożliwia opisanie za pomocą cech/atrybutów zdefiniowanych wcześniej w module: Administrator

Tworzenie arkuszy inwentaryzacyjnych

Aby utworzyć nowy arkusz należy na oknie nagłówka inwentaryzacji przejść na zakładkę: Arkusze i dodać nowy element do listy. Zostanie utworzone okno: Arkusz inwentaryzacyjny, na którym należy wpisać nazwę arkusza oraz wybrać towar/grupę towarów, dla której będzie wykonywana inwentaryzacja.

Na liście, informacje o ilości towarów wyświetlone są w kolumnach:

Magazynowa/Handlowa – ilość towaru na inwentaryzowanym magazynie wynikająca z dokumentów

zarejestrowanych w systemie (wprowadzona na arkusz po uruchomieniu funkcji: [Dodaj towar z

grupy do arkusza])

Rzeczywista – ilość towaru, wprowadzona do arkusza ręcznie po fizycznym sprawdzeniu towaru na

magazynie

Różnica – różnica ilości towaru pomiędzy ilością magazynową a rzeczywistą.

Wiersze arkusza prezentowane są w kolorze czarnym jeżeli Różnica = 0; w kolorze czerwonym gdy

Różnica < 0; w kolorze zielonym jeżeli Różnica > 0.

Pod listą pozycji inwentaryzacji znajdują się pola:

Ilość rzeczywista – ilość rzeczywista z możliwym zawężeniem listy zgodnie z checkami:

Na arkuszu (przed dodaniem pozycji na arkusz) pojawia się parametr Dozwolone powielanie towarów w odczycie, który aktywuje się podczas wyboru opcji Rodzaj odczytów: Przyrostowe. Zaznaczenie parametru umożliwia dodanie tego samego towaru na jednym odczycie więcej niż raz. Przy odznaczonym parametrze, podczas próby dodania istniejącego już towaru ponownie na odczyt, system wyświetli odpowiedni komunikat informujący o tym zdarzeniu. Oczywiście towar nie zostanie powtórnie dodany.

Nowododany arkusz należy nazwać, następnie wskazać towar lub grupę towarową, która ma podlegać inwentaryzacji. Dodawanie wskazanych elementów odbywa się po potwierdzeniu, czemu służy przycisk: . W efekcie na arkusz zostaną dodane odpowiednie towary. Aby do powstałej listy dodać kolejny towar należy wybrać kolejną grupę towarową lub towar w obszarze Generowanie i ponownie użyć pioruna.

Jeżeli operator do wstępnie wygenerowanego arkusza będzie próbował dodać kolejny towar, który znajduje się już na liście dodanych towarów, system wyświetli odpowiedni komunikat informujący o tym zdarzeniu. Oczywiście towar nie zostanie powtórnie dodany.

Uwaga

Od wersji 8.0 Comarch ERP XL istnieje możliwość edycji odczytu jednocześnie przez wielu operatorów, niezależnie od rodzaju odczytów. Oznacza to, że w przypadku podnoszenia odczytu do edycji lub podczas próby usunięcia edytowanej na innym stanowisku inwentaryzacji wyświetlane jest ostrzeżenie. Zamknięcie odczytu może nastąpić tylko w przypadku, gdy odczyt edytowany jest przez jedno stanowisko.

Inwentaryzacja wg położeń

Szczególnym przypadkiem jest inwentaryzacja wg położeń. Opcja ta jest możliwa w przypadku wyboru ilości inwentaryzowanej: magazynowej. Różnica, w stosunku do opcji generowania arkuszy wg towarów polega na tym, że zamiast towarów określa się obszary magazynu oraz zakres adresów, na których będzie wykonywana inwentaryzacja.

Na gotowym arkuszu prezentowane są towary z uwzględnieniem poszczególnych cech. W przypadku inwentaryzacji z podziałem na partie, pozycję będą przedstawione z dokładnością co do partii. Kolejno widoczne są następujące dane: Położenie, Kod towaru, EAN towaru, EAN partii, Klasa cechy, Cecha, Data ważności, Ilość, Cena, Nazwa.

W przypadku inwentaryzacji bez podziału na partie, widoczność ograniczona jest do: Położenia, Kodu towaru, EAN’u towaru, Ilości, Nazwy, Ceny.

W kolumnach Ilość zostaną przedstawione następujące informacje:

- Ilość Magazynowa/Handlowa: w zależności od ustawienia ilości inwentaryzowanej na nagłówku inwentaryzacji, zostanie wyświetlona ilość magazynowa lub handlowa, zgodnie ze stanem zapisanym w systemie

- Ilość Rzeczywista: kolumna ta przedstawia ilość danego towaru wyliczona na podstawie zamkniętych odczytów

- Różnica: przedstawia różnicę pomiędzy ilością magazynową/handlową a ilością rzeczywistą z odczytów.

Kolumna Cena zwraca informację o cenie danego towaru. Jest ona wyliczona jako:

- średnia cena z istniejących zasobów w partii

- średnia cena ze wszystkich zasobów, jeśli dana partia nie istnieje

- ostatnia cena zakupu, jeśli dany zasób nie istnieje

Uwaga

Jeżeli wartość istniejących zasobów wynosi zero, wówczas do wyliczenia średniej przyjmuje się, że wartość wszystkich zasobów wynosi: ilość x ostatnia cena zakupu tego towaru. W przypadku, gdy cena zakupu jest wyrażona w walucie innej niż systemowa, wówczas do wyliczenia ceny stosuje się kurs bieżący.

Uwaga

W przypadku, gdy w wyniku inwentaryzacji zostanie stwierdzony niedobór jakiegoś towaru, to zostanie on przyjęty dokumentem PM/PW, przy czym cena na dokumencie PW nie musi być taka sama jak ustalona w tej kolumnie. To, jaka cena zostanie na PW jest konsekwencja wyboru opcji wyceny nadwyżek na nagłówku inwentaryzacji.

Inwentaryzacja kilku magazynów równocześnie

Od wersji 10.5 możliwe jest sporządzanie inwentaryzacji dla kilku magazynów równocześnie.

- przycisk wyświetlany tylko dla inwentaryzacji dla wielu magazynów. Wartość

inwentaryzacji obliczana jest jako suma z wartości pozycji. Wartość pozycji zaś jako iloczyn kolumn

Różnica i Cena. Dla inwentaryzacji na jeden magazyn (czyli również dla inwentaryzacji Wg położeń) wyświetlana jest informacja o wartości, brak przycisku. Po naciśnięciu przycisku „Wartość” prezentowana jest wartość na poszczególnych magazynach w oknie Wartość magazynów:

W oknie prezentowana jest lista składająca się z kolumny Magazyn i Wartość. Pod oknem znajduje się parametr „Wycena wg średniej ceny zasobów dla magazynu”. Jeżeli parametr jest odznaczony wartość liczona jest jako suma wartości pozycji na magazynie pośredniej cenie zasobów inwentaryzowanych magazynów. Po zaznaczeniu parametru dla każdego magazynu obliczana jest wartość jako suma wartości pozycji na magazynie wg średniej ceny zasobów dla tego magazynu.

[ Pokaż / Ukryj stany towaru na magazynach] - pozwala na wyświetlenie listy „Rozbicie pozycji na poszczególne magazyny”. Jeżeli inwentaryzacja jest wykonywana w obrębie jednego magazynu przycisk ten jest ukryty.

Okno Rozbijanie ilości rzeczywistych na poszczególne magazyny Lista składa się z kolumn: Magazyn, Cena, Wartość, Ilość Magazynowa, Rzeczywista, Różnica.

Kolumna Ilość Rzeczywista jest dostępna do edycji na niezamkniętej inwentaryzacji. Zmiana ilości w jednym wierszu powoduje automatyczne przeliczenie ilości w innych wierszach, w tej kolumnie. Suma ilości z wiersza musi być zgodna z łączną ilością z odczytu. W kolumnie Cena istnieje możliwość ręcznej zmiany ceny na niezamkniętej inwentaryzacji.

Sposób rozbijania ilości na poszczególne magazyny przez system Comarch ERP XL jest następujący: Pobierana jest ilość z odczytu; Zaczynając od ostatniego magazynu system sprawdza czy ilość magazynowa jest mniejsza bądź równa ilości rzeczywistej z odczytu. Jeżeli warunek ten jest spełniony ilość rzeczywista jest ustalana na poziomie ilości magazynowej; Na kolejnym magazynie system sprawdza czy ilość magazynowa na tym magazynie jest mniejsza lub równa pozostałej ilości rzeczywistej z odczytu. Warunek ten jest sprawdzany dla każdego magazynu; W przypadku nadwyżek powtarzana jest powyższa operacja dla kolejnych magazynów na liście z wyjątkiem pierwszego. Dla pierwszego magazynu przypisywana jest pozostała ilość; W przypadku niedoborów powtarzana jest również powyższa operacja dla kolejnych magazynów na liście aż do momentu przypisania pełnej ilości z odczytu. Dla pozostałych magazynów ilość rzeczywista będzie wynosić zero.

Tworzenie odczytów

Odczyt służy do przeprowadzenia właściwego spisu z natury, tak więc w oknie odczytu inwentaryzacyjnego należy wpisywać rzeczywiste ilości towaru na inwentaryzowanym magazynie. Odczyt dodaje się z poziomu okna: Arkusz inwentaryzacyjny, zakładki: Odczyty za pomocą [Dodaj] lub [Odczyt z kolektora]. Analogicznie jak to miało miejsce w przypadku arkuszu, odczyt należy odpowiednio nazwać.

Odczyt od razu zawiera identyczną z arkuszem listę towarów, przy czym kolumna z ilością jest wypełniona zerami.

W oknie wprowadza się nazwę odczytu, a następnie wprowadza się rzeczywiste ilości inwentaryzowanych towarów (ilości danego towaru na magazynie). W przypadku wyboru opcji Rodzaj odczytu: Porównawcza, proces ten można przyspieszyć klikając w ikonę: . W efekcie, na odczyt zostaną przepisane ilości magazynowe lub handlowe z arkusza inwentaryzacyjnego.

Istnieje możliwość dodania pojedynczej pozycji, przy użyciu przycisku: .

Towar można dodać poprzez wpisanie jego kodu lub wybranie go z listy towarów otwieranej przyciskiem: . Dla wybranego towaru można podać cechę z wybranej klasy cech. Istnieje możliwość określenia położenia towaru. W polu: Ilość, wskazuje się ilość towaru wprowadzanego na odczyt. Jest również pole z domyślną jednostką miary z karty towaru. Zapisanie okna powoduje dodanie pozycji odczytu, o ile takiej nie ma. Może też spowodować dodanie pozycji arkusza, jeśli takiej nie ma, pod warunkiem, że pozycja będzie unikalna w inwentaryzacji (nie ma jej na innym arkuszu). Zostanie przy tym ustalone wskazanie na partię towaru (system podczas dodawania pozycji odczytu będzie sprawdzał, czy istnieje już taka pozycja odczytu - o takim samym wskazaniu na partię towaru i adres w magazynie; jeśli takiej pozycji nie odnajdzie, sprawdzi, czy istnieje taka pozycja na arkuszu i jeśli jest zostanie do niego dodana pozycja odczytu, jeśli nie – zostanie dodana pozycja arkusza przy sprawdzeniu czy nie ma takiej pozycji arkusza na innej inwentaryzacji; w przypadku, gdy partia taka nie istnieje zostanie założona partia i dodana zostanie pozycja arkusza i odczytu).

Jeśli przy odczycie danych z kolektora odczytany zostanie kod jednostki pomocniczej, a na odczycie występuje partia tego towaru wówczas zostanie powiększona ilość tego towaru na pozycji, która już występuje na odczycie. Podobnie, jeśli odczytany zostanie kod towaru, a na odczycie występuje partia tego towaru bez kodu EAN, również odpowiednio zostanie powiększona ilość towaru na odczycie.

Uwaga

Do arkusza inwentaryzacyjnego otwartego na innym stanowisku można dodać odczyt zarówno z kolektora jak i ręcznie, ale pod warunkiem, że inwentaryzacja jest przyrostowa.

Pod listą towarów na odczycie znajdują się również przyciski:

[Zeruj wszystkie pozycje] służy do zerowania ilości w kolumnie Ilość Rzeczywista.

[Usuń], który jest aktywny, jeśli odczyt jest otwarty i odczytywana ilość jest zerowa.

Następnie należy wydrukować odczyt z wprowadzonymi ilościami i sprawdzić poprawność danych (opcjonalnie).

Kolejną czynnością jest zamknięcie odczytu (należy go oznaczyć jako: Zamknięty i zapisać).

Do jednego arkusza można utworzyć wiele odczytów. Przy zapisywaniu odczytu ilości z niego są przepisywane do arkusza. Jeśli odczyt jest kolejnym do tego samego arkusza i wybrano inwentaryzację porównawczą, to przy jego zamykaniu zostanie wyświetlona lista różnic w stosunku do ilości zliczonych zapisanych już w arkuszu. Na liście różnic pobierane są pozycje z odczytu. Aby zamienić dotychczasowe ilości (z poprzedniego odczytu) należy zaznaczyć pozycje na liście (zaznaczona pozycja zostanie zaktualizowana) i zatwierdzić wybór przyciskiem: [Zatwierdź]. Zaznaczenie pozycji spowoduje, że nowa ilość zostanie przepisana do arkusza. Ilości, które ostatecznie znajdą się na arkuszu widoczne są w kolumnie: Po zapisie.

Jeżeli ilości wpisane na odczyt są poprawnie wprowadzone, należy zapisać zmiany zaznaczając wcześniej parametr: Zamknięty, na oknie: Odczyt inwentaryzacyjny.

Tak utworzony odczyt pojawia się na liście odczytów. Po zatwierdzeniu odczytu ustalone ilości zostaną automatycznie dopisane do arkusza.

Możliwe jest także utworzenie nowego odczytu poprzez zaczytanie informacji z kolektora danych. W tym celu należy na zakładce Odczyty użyć opcji Odczyt z kolektora, dostępnej pod przyciskiem: . Wczytanie danych z kolektora spowoduje dodanie odczytu z ilościami magazynowymi zgodnymi z uzupełnionymi w kolektorze. Jeśli wśród pozycji w kolektorze znajdują się takie, których nie ma na arkuszu, do którego generowany jest odczyt, to zostaną one automatycznie dodane również do arkusza. Tak dodawany odczyt nie jest zatwierdzony, zatem aby ilości zostały przeniesione na arkusz należy go zatwierdzić.

Utworzony odczyt zawiera tę samą listę towarów, co odpowiadający mu arkusz jeżeli jest tworzony z zakładki w przypadku generowania za pomocą przycisku [Generuj odczyt dla zaznaczonych] znajdującego się na Arkuszu inwentaryzacyjnym, będzie zawierał zaznaczone pozycje. Wyświetlana i dostępna do edycji ilość, to ilość rzeczywista, czyli zliczona. Ilość rzeczywista wprowadzona dla pozycji odczytu może być liczbą ujemną, jeśli odczyt jest przyrostowy. Lista jest wyświetlana według:

Możliwe jest również wykorzystanie ogólnego filtra.

Na odczycie inwentaryzacyjnym możliwe jest, by w prosty sposób odróżnić pozycję, w której edytowana jest ilość. W pierwszej kolejności zaznacza się cały wiersz na niebiesko, a dwuklik w kolumnę otwiera kolumnę Ilość do edycji, natomiast cały wiersz jest podświetlony na szaro.

Na odczycie możliwe jest przepisanie ilości z arkusza – czyli ilości magazynowej/handlowej jaka z niego wynika. Przepisanie odbywa się po naciśnięciu przycisku: [Przepisz ilości z arkusza].Następnie należy wydrukować arkusz spisowy (odczyt) i przeprowadzić spis (zliczyć ilości) towarów według wydruku.

Zliczone ilości należy wprowadzić do odczytu. Odszukiwanie odpowiednich pozycji przy wprowadzaniu danych ułatwia lokator, czyli ustawianie kursora przy pomocy ciągu znaków wpisanego z klawiatury. Wpisany ciąg jest wyświetlany pod opisem kolumny z kodem, na której działa.

Rodzaje odczytów

Istnieje możliwość utworzenia wielu odczytów inwentaryzacyjnych w ramach jednego arkusza. W zależności od wybranego sposobu agregacji, ilości z kolejnych odczytów będą sumowane lub porównywane. O tym jak system będzie się zachowywał zależy wybór odpowiedniej opcji na nagłówku inwentaryzacyjnym w obszarze Rodzaj odczytów: Porównawcza lub Przyrostowa.

Rysunek 14 Rodzaj odczytu

Rodzaj odczytów: metoda Porównawcza

Metoda porównawcza najczęściej stosowana jest w sytuacji, gdy inwentaryzacja przeprowadzana jest kilkukrotnie w celu weryfikacji poprawności wprowadzonych danych w kolejnych odczytach.

Wybierając ten typ agregacji zasobów, podczas zamykania kolejnych odczytów pojawi się okienko z towarami wraz ze wskazaniem różnic pomiędzy ostatnio zatwierdzoną ilością a ilością wynikającą z aktualnie potwierdzanego odczytu. Zaznaczając check przy poszczególnych pozycjach mamy możliwość wskazania, które towary zostaną, a które nie zostaną (poprzez odznaczenie danej pozycji na Liście różnic) zaktualizowane względem ilości aktualnie zapisanej na arkuszu. W ostatniej kolumnie: Po zapisie jest przedstawiona ilość, która zostanie ostatecznie przepisana na arkusz inwentaryzacyjny. Ilość ta jest również widoczna w postaci wytłuszczonej.

Rodzaj odczytów: metoda Przyrostowa

Dla odczytów przyrostowych system Comarch ERP XL sprawdza czy istnieje ilość rzeczywista przypisana już do danego magazynu. W związku z tym, aby przypisać ilość do magazynu należy sprawdzać czy na tym magazynie ilość magazynowa minus ilość rzeczywista jest większa od zera oraz czy ilość magazynowa minus ilość rzeczywista jest mniejsza bądź równa zbiorczej ilości rzeczywistej z odczytu.

Rozpoczęcie inwentaryzacji metodą przyrostową odbywa się poprzez wybór opcji Przyrostowe dla parametru: Rodzaj odczytu na nagłówku inwentaryzacji. Metoda ta jest stosowana podczas inwentaryzacji prowadzonej przez kilku operatorów jednocześnie na wydzielonych obszarach w magazynie. W jej wyniku ilości wprowadzane przez operatorów na poszczególnych odczytach są na arkuszu sumowane. Korekta ilości rzeczywistej wynikającej z zatwierdzonych odczytów W systemie Comarch ERP XL istnieje możliwość skorygowania już zatwierdzonych odczytów poprzez wystawienie nowego odczytu.

W metodzie porównawczej, w celu skorygowania błędnej ilości rzeczywistej dla towaru, wynikającej z zatwierdzonych odczytów wystarczy, aby odczyt korygujący miał wypełnione ilości jedynie dla błędnych pozycji. Zatwierdzenie takiego odczytu spowoduje podniesienie listy różnic. Zaznaczenie parametru przy pozycjach, które mają być skorygowane spowoduje zmianę ilości rzeczywistej na zgodną z ilością wypełnioną na odczycie korygującym.

Z kolei w metodzie przyrostowej, ilości uzupełniane w odczycie korygującym powinny być równe różnicy między prawidłową ilością a rzeczywistą występującą w arkuszu. Zatwierdzenie takiego odczytu spowoduje dodanie różnicy wpisanej na odczycie korygującym. Ilość wpisana w odczycie korygującym może być ujemna.

Po zapisaniu odczytu, należy zapisać arkusz i wydrukować go, jeśli jest to wymagane przez procedury przyjęte w firmie. Następnie należy zaznaczyć: Zamknij inwentaryzację, w jej nagłówku i zapisać ją. Zamknięcie inwentaryzacji jest możliwe, jeśli zamknięte są wszystkie odczyty. Spowoduje ono utworzenie pary dokumentów PW (przyjęcie nadwyżek) i RW (wydanie niedoborów) – w przypadku inwentaryzacji ilości handlowych lub PM/WM/MP w przypadku inwentaryzacji ilości magazynowych oraz odblokowanie magazynu. Dla inwentaryzacji zbiorczej generowanych może być kilka dokumentów różnicowych. Dla każdego magazynu, na którym powstały rozbieżności są generowane dokumenty. Podgląd tych dokumentów jest możliwy z zakładki: Dokumenty nagłówka inwentaryzacji. Na zakładce widoczne są kolumny: Dokument, Magazyn, Data wystawienia, Wartość netto. Magazyn wyświetlany jest tylko dla dokumentów wygenerowanych z inwentaryzacji.

Inwentaryzacja magazynu WMS z obsługą położeń zbiorczych.

W systemie Comarch ERP XL nie będzie możliwa inwentaryzacja pojedynczego lub kilku wybranych (nie wszystkich) magazynów składowych, które wchodzą w skład magazynu zbiorczego obsługującego położenia zmienne (funkcjonalność aplikacji Comarch WMS). W sytuacji, gdy wybrany w nagłówku inwentaryzacji magazyn będzie stanowił magazyn składowy magazynu zbiorczego obsługującego położenia zmienne, wówczas użytkownik zostanie poinformowany o charakterze wybranego magazynu i będzie musiał zadecydować czy chce by pozostałe magazyny składowego wchodzące w skład magazynu zbiorczego, do którego należy wybrany przez niego magazyn zostały dodane do inwentaryzacji czy też rezygnuje z inwentaryzacji wybranego uprzednio magazynu. W sytuacji, gdy któryś z magazynów składowych stanowiących ten sam magazyn zbiorczy, co wybrany do inwentaryzowania magazyn, nie będzie dostępny w kontekście centrum, w którym jest zakładana inwentaryzacja, przeprowadzenie inwentaryzacji jest blokowane. Po zrealizowaniu w Comarch WMS inwentaryzacji nastąpi przekazanie wyniku do Comarch ERP XL. Odczyt przekazywany będzie jako jeden formularz, z informacją o łącznej ilości danego towaru na wszystkich inwentaryzowanych magazynach. Jest to tożsame działanie z dotychczasową funkcjonalnością inwentaryzacji zbiorczej wielu magazynów. Po przekazaniu ilości (odczytu), w tym także w rozbiciu na magazyny, nie będzie możliwa zmiana przesłanej ilości.

Zamykanie inwentaryzacji

Jeżeli wszystkie odczyty zostały wprowadzone do systemu, inwentaryzacja może zostać zamknięta. Aby to uczynić należy na oknie nagłówka inwentaryzacji zaznaczyć parametr: Zamknięta.

Dokumenty różnic inwentaryzacyjnych

Na skutek zaznaczenia parametru zostaną wygenerowane dokumenty rejestrujące nadwyżkę lub niedobór. Dokumenty związane z inwentaryzacją są widoczne, poza listą poszczególnych dokumentów, także na zakładce: Dokumenty nagłówka inwentaryzacji. Z tego poziomu można edytować dokument rozliczający. W tym miejscu można także dogenerować dokumenty magazynowe z handlowych i handlowe z magazynowych, w zależności od tego, które dokumenty powstały w wyniku zatwierdzenia dokumentu Inwentaryzacji.

Dokumenty inwentaryzacyjne powstają w stanie: do bufora lub są automatycznie zatwierdzane. Jest to uzależnione od ustawienia w oknie: Konfiguracja, modułu: Sprzedaż (zakładka: Sprzedaż/Parametry 2), parametru: Automatyczne zatwierdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych.

W zależności od sposobu tworzenia inwentaryzacji (według stanów handlowych lub według stanów magazynowych) różnica pomiędzy stanem systemowym a stanem rzeczywistym towaru regulowana jest poprzez wygenerowanie dodatkowych dokumentów na powstałe różnice. W systemie Comarch ERP XL dokumentami różnic inwentaryzacyjnych są:

- podczas generowania inwentaryzacji według stanów handlowych: Rozchód Wewnętrzny (RW), Przychód Wewnętrzny (PW)

- podczas generowania inwentaryzacji według stanów magazynowych: Wydanie Magazynowe (WM), Przyjęcie Magazynowe (PM), Przesunięcie Wewnątrzmagazynowe (MP).

W sytuacji, gdy inwentaryzacja jest wykonywana po stanach magazynowych wg położenia, to wygenerowane mogą zostać dokumenty Wydania Magazynowego, jeżeli inwentaryzacja wykaże nadmiar danego towaru na danym adresie oraz Przyjęcia Magazynowego w przypadku niedoboru towaru na danym adresie lub dokument Przesunięcia Wewnątrzmagazynowego, jeżeli na jednym adresie występuje nadmiar a na innym adresie występuje niedobór danego towaru z tej samej partii jednocześnie. W takiej sytuacji system wygeneruje dokument Przesunięcia Wewnątrzmagazynowego z adresu, na którym występuje nadmiar na adres, na którym występował niedobór danego towaru z tej samej partii.

Uwaga

W przypadku inwentaryzacji wg stanów magazynowych do powstałych dokumentów różnic: PM i WM należy jeszcze do generować odpowiednio dokumenty handlowe PW i RW

Na powstałym w wyniku zamknięcia inwentaryzacji dokumencie przyjęcia PW cena jest ustalana zgodnie w wyborem opcji na nagłówku inwentaryzacji w obszarze Wycena nadwyżek wg: Średniej ceny zasobu lub Ostatniej ceny zakupu.

Dokumenty wygenerowane z inwentaryzacji posiadają specjalny opis, który wskazuje na identyfikator inwentaryzacji, z której zostały wygenerowane. Opis, że dokument został wygenerowany automatycznie podczas zamykania inwentaryzacji widoczny jest również na liście dokumentów magazynowych lub handlowych w zależności od rodzaju inwentaryzacji. Dokumentów wygenerowanych z inwentaryzacji nie można anulować.

Przy próbie anulowania dokumentu pojawi się komunikat:

Dokumentów PM, WM, MP, PW i RW wygenerowanych przez zamknięcie inwentaryzacji nie można usunąć ani anulować. Przed zatwierdzeniem można jednak edytować ich pozycje, w szczególności zmieniać ilość.

Uwaga

W przypadku inwentaryzacji na magzynie WMS do dokumentów różnic RW, PW nie powstają dokumenty magazynowe. Inwentaryzacja na takim magazynie może być wyłącznie handlowa.

Korekta inwentaryzacji

W systemie Comarch ERP XL nie ma możliwości modyfikacji zamkniętej inwentaryzacji, jej otwarcia ani anulowania zatwierdzonych dokumentów różnic inwentaryzacyjnych. Korektę zamkniętej inwentaryzacji można wykonać poprzez skorygowanie powstałych dokumentów różnic inwentaryzacyjnych albo poprzez wykonanie kolejnej inwentaryzacji dla towarów, które wymagają skorygowania.

Korekta dokumentów różnic inwentaryzacyjnych

Wykonanie korekty dokumentów spowoduje zmianę zarówno ilości towarów jak i wartości magazynu ustaloną w wyniku zamknięcia inwentaryzacji. W przypadku dokumentów RW możliwe jest utworzenie jedynie korekty ilościowej, a więc należy wykonywać ją w przypadku, gdy ilość rzeczywista dla towaru ustalona z inwentaryzacji została zaniżona. Dla dokumentów PW można korygować zarówno wartość jak i ilość przyjętego towaru. Korektę PW można wykonać, jeśli nadwyżki zostały przyjęte wg niewłaściwej ceny (korekta wartości elementów dokumentu) lub ilość rzeczywista dla towaru została zawyżona. Wykonanie kolejnej inwentaryzacji Nie wszystkie przypadki błędnie uzupełnionych inwentaryzacji można skorygować przez korektę dokumentów różnic inwentaryzacyjnych. W sytuacji, gdy dla towaru zostało wygenerowane RW a powinno być PW nie ma możliwości prawidłowego skorygowania dokumentów różnic. Takie, jak i inne przypadki związane z błędnie wypełnionymi ilościami rzeczywistymi można skorygować poprzez wykonanie kolejnej inwentaryzacji. Inwentaryzację można wykonać jedynie dla błędnych indeksów towarowych.

Korygowanie dokumentów z inwentaryzacji na magazynach WMS

Z uwagi na to, że do dokumentów inwentaryzacyjnych WMS (RW, PW) nie powstają dokumenty magazynowe – nie powinno się zmieniać ilości na tych dokumentach, ponieważ nie powstanie dokument różnicowy do WMS.

Korekty należy wykonywać wyłącznie przez RWK / PWK do zatwierdzonych wcześniej dokumentów z inwentaryzacji na magazynie WMS.

Inwentaryzacja towaru z partiami oznaczonymi identyfikatorami dostaw

Zmiana ma na celu zmniejszenie ryzyka powstawania rozbieżności pomiędzy partiami w Comarch ERP XL oraz Comarch WMS. Sprowadza się ona do tego, że w przypadku towarów z oznaczaniem partii numerami dostaw, dokument rejestrujący nadwyżki inwentaryzacyjne przyjmuje zasoby na te same partie (co do ID) co wskazane na arkuszu (zgodnie z WMS), a co za tym idzie w ramach już utworzonych wcześniej dostaw. Cena na tak utworzonym elemencie PW jest ustalana zgodnie z ceną na źródłowej dostawie (czyli dostawie, która założyła daną partię).

Dodatkowo w przypadku gdy wprowadzana na odczycie w Comarch WMS nadwyżka zakłada nową partię, również jest ona przekazywana i zapisywana w ERP i tworzona nowa dostawa przyjmuje jej ID. Jednocześnie następuje aktualizacja zakładającego dokumentu handlowego dla partii.

Kompensata braków i nadwyżek inwentaryzacyjnych

Niżej opisana funkcjonalność ma na celu umożliwienie skompensowania powstałych różnic inwentaryzacyjnych. Stwierdzone braki można sparować z uznanymi nadwyżkami, przez co możliwym jest ustalenie rzeczywistych wartości braków na magazynie. Jednocześnie można oznaczyć elementy dokumentów inwentaryzacyjnych jako rzeczywiste braki/nadwyżki. Procedura może korzystać z następujących modułów: Sprzedaż, Import, Serwis, Księgowość, Produkcja, Projekty, Kompletacja, Rejestracja produkcji. Jeżeli operator ma zaznaczone inne moduły, wówczas dostęp do okna edycyjnego KBN jest blokowany. Powyższego będzie można dokonać na nowym typie dokumentu (z odrębną definicją), tj. Kompensata braków i nadwyżek inwentaryzacyjnych (KBN), dostępnym na liście dokumentów handlowych, na dedykowanej zakładce tj. {KBN} dostępnej jako ostatnia, za zakładką {DP}.

Na liście prezentowane są podstawowe informacje dotyczące dokumentu, tj.: numer, data wystawienia, wartość skompensowanych elementów, stan dokumentu, magazyn oraz cecha i opis transakcji. Kolumna wartości jest sumowana oraz ukrywana dla Operatora bez uprawnienia: Widzi ceny zakupu.

Dokumenty na liście mogą być ograniczane wg zdefiniowanego własnego filtra, a także wg magazynu, stanu, właściciela, cechy, miesiąca wystawienia. Dokument KBN może występować w pięciu możliwych stanach, tj. w buforze (niezatwierdzony), w realizacji, jako zatwierdzony, zaksięgowany, anulowany. Stan w realizacji jest stanem roboczym, automatycznie ustalanym po pierwszym parowaniu lub oznaczeniu elementu jako trwały brak/nadwyżka. Usunięcie wszystkich parowań, potwierdzeń braku/nadwyżki przywraca stan w buforze (niezatwierdzony).

Zaksięgowanie dokumentu jest możliwe po zatwierdzeniu dokumentu. Anulowanie jest możliwe pod warunkiem, że KBN nie jest zaksięgowany ani rozliczany. Usunięty może być dokument KBN w buforze oraz w realizacji. Po anulowaniu KBN, sparowane na nim elementy, także te oznaczone jako trwały brak/nadwyżka będzie ponownie mogły być „użyte” na nowym KBN.

Dokument KBN posiada zakładkę [Elementy], [Nagłówek], [Księgowość] (widoczna po zatwierdzeniu) oraz standardowo [Atrybuty], [Załączniki], a gdy zgodnie z definicją dokumentów ma być generowana płatność, wówczas także zakładkę [Płatność].

KBN – zakładka Elementy

Głównym miejscem działania dokumentu KBN jest zakładka [Elementy], na której dostępne są filtry, w oparciu o które ustalane i prezentowane są elementy dokumentów inwentaryzacyjnych. A dokładniej, poszczególne dokumenty RW, PW, z których elementy będą ustalane w sekcji 1 i 2 na zakładce [Elementy] szukane są wg filtrów: data, magazyn, seria. Zarówno w przypadku magazynu jak i serii, można wskazać wiele z listy. Ustalanie elementów nastąpi po użyciu stosownej opcji (piorun). Zakładka [Elementy] została podzielona na sekcje zgodnie z poniższym opisem.

Udostępnione zostały następujące wydruki dotyczące KBN (w przypadku, gdy Operator nie ma prawa: Widzi ceny zakupu, wówczas nie jest prezentowana wartość kompensaty):

Generowanie KBN możliwe jest również z poziomu nagłówka inwentaryzacji po potwierdzeniu związanego dokumentu PW i RW.

Operacje na zakładce Elementy

Uwaga

Po sparowaniu/potwierdzeniu elementu jako brak/nadwyżka nie jest możliwe anulowanie dokumentu źródłowego tegoż elementu. Po sparowaniu/potwierdzeniu elementu jako brak/nadwyżka nie jest możliwe korygowanie tegoż elementu źródłowego (blokada korygowania dotyczy całego elementu, nawet wówczas, gdy sparowana została tylko cześć ilości)

Przyklad

Operator zaznaczył do sparowania w sekcji Braki (1) pozycję A1 oraz A2, natomiast w sekcji Nadwyżki (2) pozycję T2: Następnie dokonał parowania zaznaczonych elementów. Ponieważ dla zaznaczonych pozycji suma ilości w sekcji 1 jest mniejsza od sumy zaznaczonych pozycji w sekcji 2, po parowaniu w sekcji 1 pozycji A1, A2 nie ma, natomiast w sekcji 2 pozostaje niesparowana część elementu T2: Po sparowaniu w ilości mniejszej z sum zaznaczonych elementów, zostają one “przeniesione” do sekcji 3 i 4 elementów sparowanych: Jednocześnie wyliczona zostaje sekcja Różnica (5) w wartości: dla pary A1 + T2: będzie to różnica 5,46 (wartość RW) i 14,50 (wartość PW) czyli po stronie PW 9,04 dla pary A2 + T2: będzie to różnica 35,10 (wartość RW) i 43,50 (wartość PW) czyli po stronie PW 8,40 Wartość kompensaty, jako wynik mniejszej ilości i niższej ceny będzie wynosiła odpowiednio: dla pary A1 + T2: będzie to wartość 5,46 (1 x 5,46) dla pary A2 + T2: będzie to wartość 35,10 (3 x 11,70) Globalna wartość kompensaty będzie wynosiła 40,56 (5,46 + 35,10). Po usunięciu parowania w sekcji 3-5 jest pusto, natomiast sekcja 1 i 2 wygląda jak na wstępie przykładu:

Rozliczanie dokumentu KBN

Generowanie płatności – jeżeli tak wynika z definicji dokumentu KBN, może on tworzyć płatności. Płatność powstaje w kwocie potwierdzonych braków inwentaryzacyjnych, które oznaczone zostały jako zawinione (po użyciu opcji: Potwierdź brak zawiniony). Podmiot dla płatności ustalany jest na podstawie listy pracowników j.n.

W przypadku generowania płatności, na zakładce {Płatności} dostępna jest lista osób odpowiedzialnych za magazyn, zawierająca akronim pracownika i jego % odpowiedzialności (edytowalny) za konkretny (wykazany) magazyn. Lista jest tworzona w oparciu o wskazania osób odpowiedzialnych na karcie magazynu, z możliwością zmiany, tj. dodania nowego, usunięcia istniejącego pracownika. Kwota płatności jest dzielona na wszystkich wskazanych pracowników odpowiedzialnych za magazyn, zgodnie z ich % udziałem w strukturze odpowiedzialności za magazyn w momencie zatwierdzania KBN.

Generowanie płatności odbywa się wraz z zatwierdzaniem dokumentu KBN. Do tego czasu, na zakładce prezentowana jest „wirtualna” (czerwona) płatność odpowiadająca sumie przyszłych płatności. Termin i forma generowanych płatności domyślnie jest ustalana wg wskazań na zakładce {Elementy} danego dokumentu KBN. W przypadku, gdy dokument kompensaty dotyczy kilku magazynów, pracownik/pracownicy są obciążani wyłącznie wartością braków na „jego/ich” magazynie.

Osoba na karcie Magazynu - na karcie Magazynu, w kontrolce: Osoba można wskazać pracownika odpowiedzialnego za dany magazyn. Funkcjonalność ta została rozbudowana w ten sposób, że na dodatkowej liście (ukrywanej) można wskazać wiele osób/pracowników, dla których można ustalić procentowo podział odpowiedzialności.