Sprzedaż

Archiwalne stany towarów

W oknie wyświetlona jest lista archiwalnych stanów towarów dla wskazanej grupy towarów. Informacje wyświetlone są w kolumnach: Kod – kod towaru. Nazwa – nazwa towaru. Magazyn – magazyn, dla którego wyświetlone są stany towarów.

  Data – dzień, na jaki wyświetlony jest stan towaru. Handlowa – ilość handlowa towaru na magazynie (przeznaczone do sprzedaży). Magazynowa – ilość magazynowa towaru na magazynie. Księgowa – księgowa wartość towaru. Rzeczywista – rzeczywista wartość towaru. W oknie znajdują się pola i funkcje: Grupa – wskazuje grupę towarów, dla której zostanie wyświetlona lista archiwalnych stanów towarów. Data – wskazuje datę, do jakiej zostaną wyświetlone stany towarów. Magazyn – wskazuje magazyn, dla jakiego zostaną wyświetlone stany towarów. [Aktualizuj listę] – inicjuje procedurę aktualizacji stanów historycznych wyświetlanych na liście. [Przelicz] – po naciśnięciu, zostanie wyświetlona lista archiwalnych stanów towarów. [Podgląd] – umożliwia podgląd karty towaru zaznaczonej na liście. [Włącz/Wyłącz sumowanie] – włączona funkcja sumuje wartość pozycji na liście.    

Zarządzanie położeniem w magazynie - Opis funkcjonalności

Zarządzanie położeniem w magazynie umożliwia rozmieszczenie towaru w odpowiedniej lokalizacji magazynu, która uwzględnia wielkość i nośność przyjmowanego towaru. Rozmieszczenie to jest proponowane przez System, jednak może zostać zmienione przez Użytkownika. Sprawowana jest przy tym kontrola, która nie pozwoli przyjąć do danej lokalizacji towaru o wielkości bądź nośności przekraczającej parametry dla niej zdefiniowane. Funkcjonalność zarządzania położeniem dotyczy nie tylko towaru przyjmowanego, ale również wydawanego z magazynu.

Warunkiem automatycznego rozmieszczenia przyjmowanych towarów na magazynie jest uaktywnienie na nim funkcjonalności zarządzania położeniem (więcej informacji w rozdziale: Ustawienia na karcie magazynu).

Dla magazynu, dla którego zostanie uruchomione zarządzanie położeniem, określa się jego strukturę (obszary i adresy), czyli listę miejsc w których towar może być składowany. Dla każdego z tych miejsc których określa się zdolności magazynowe. Definiuje się je jako wielkość magazynu dla konkretnego adresu (głębokość, wysokość, szerokość, nośność) oraz rodzaj jednostki, które mogą we wskazanej lokalizacji podlegać magazynowaniu. Strukturę magazynu definiuje się w oknie: Struktura magazynu (więcej informacji w rozdziale: Struktura magazynu).

Korzystanie z funkcjonalności uzależnione jest od posiadania odpowiedniej opcji w kluczu licencyjnym.

Konfiguracja i uprawnienia

Uruchomienie funkcjonalności zarządzania położeniem magazynu wymaga odpowiednich ustawień na karcie operatora oraz na karcie magazynu, którego ma dotyczyć zarządzanie.

Uprawnienia operatora

Operator będzie mógł dokonywać edycji struktury magazynu, po zaznaczeniu na jego karcie (okno: Operator, zakładka: Parametry/Ogólne) parametru: Edycja struktury magazynu. Zaznaczenie parametru decyduje o tym, czy operator będzie mógł definiować i edytować obszary i adresy magazynu, czyli określać parametry mające wpływ na określanie położenia towaru na magazynie.

Ustawienia na karcie magazynu

Aby na konkretnym magazynie możliwe było zarządzanie położeniem, konieczne jest zaznaczenie na karcie tego magazynu (okno: Karta magazynu, zakładka: Ogólne) parametru: Zarządzanie położeniem. Zaznaczenie parametru spowoduje, że podczas przyjęcia towaru (dokumentem PM) System zaproponuje rozmieszczenie towaru w odpowiednich lokalizacjach, według algorytmu optymalizującego. Użytkownik może ręcznie rozmieszczać towar, wskazując odpowiednie lokalizacje. Umieszczenie towaru w danej lokalizacji jest możliwe, jeśli ma ona odpowiednie wymiary, pojemność i nośność. Podobnie przy wydaniu towaru (dokumentem WM) System zaproponuje pobranie towarów z odpowiednich lokalizacji. Użytkownik może jednak w drodze edycji wskazać inne lokalizacje. Jeśli zarządzanie jest nieaktywne (parametr jest odznaczony), podczas tworzenia dokumentu PM system zaproponuje umieszczenie towaru w jego domyślnej lokalizacji. Użytkownik będzie mógł ręcznie wskazywać inne położenie towaru podczas edycji dokumentu. Nie będzie jednak wtedy kontroli Systemu wskazania lokalizacji oraz kontroli parametrów lokalizacji (np. pojemności, nośności).

Jednostki składowania towaru

Towar umieszczany w konkretnym adresie na magazynie może być składowany w różnych jednostkach. Podczas definiowania adresu dla magazynu, wskazuje się również typ jednostki składowania, w jakiej towar może zostać przyjęty na konkretny adres.

W systemie zostały predefiniowane jednostki składowania: europaleta, paleta przemysłowa. Użytkownik może zdefiniować kolejne jednostki składowania w oknie: Słowniki kategorii, dostępnym z poziomu modułu: Administrator. Dla każdej jednostki określa się następujące dane:

Dane te będą uwzględniane podczas przyjmowania towaru w danej jednostce do magazynu, czyli towar na europaletach będzie mógł zostać umieszczony tylko w takiej lokalizacji (adresie), którego parametry pomieszczą te europalety.

Wskazanie, w jakiej jednostce ma być składowany towar następuje na elemencie dokumentu PM, na zakładce: Położenie, w kolumnie: Jednostka składowania.

Jeżeli Użytkownik nie wskaże innej jednostki składowania, domyślną będzie: Towar luzem. Należy o tym pamiętać, gdyż, jeśli adresy magazynu będą mogły przyjmować tylko towar np. w europaletach, wtedy bez wskazania takiej jednostki na dokumencie PM towar nie zostanie umieszczony w tych adresach.

Podczas umieszczania towaru w magazynie, uwzględniane są parametry dla jednostki składowania zdefiniowane w oknie: Kategorie, jednak z poziomu elementu PM możliwa jest edycja tych parametrów dla konkretnej partii towaru. Edycji tej dokonuje się w oknie: Położenie, otwieranym po naciśnięciu przycisku: [Zmień], w oknie: Element transakcji (dokumentu PM).

Nazwy segmentów adresu

Adres to ostateczna lokalizacja, w której może być składowany towar. Parametry tego adresu zostały domyślnie nazwane w Systemie jako:

W konfiguracji Systemu (okno: Konfiguracji, zakładka: Sprzedaż/Parametry 1) można jednak je zastąpić przez dowolne, zdefiniowane przez Użytkownika, np. platforma, segment, półka. Wprowadzenie nowych nazw odbywa się poprzez ich wpisanie w oknie konfiguracji w miejsce dotychczasowych. Nowe nazwy zajmą miejsce zgodnie z kolejnością zastąpionych.

Struktura magazynu

W oknie: Struktura magazynu, określa się listę miejsc (obszarów) w magazynie, w których może być składowany towar. W ramach obszarów możliwe jest definiowanie poszczególnych adresów. Adresy to konkretne lokalizacje mające określoną wielkość i nośność. Adresem może być np. sektor w danej lokalizacji magazynowej, półka, regał itp.

Struktura przestrzenna magazynu wygląda zatem w ten sposób, że na magazyn składają się obszary (części magazynu), a te z kolei podzielone są na adresy, czyli konkretne miejsca składowania towarów. Parametry lokalizacyjne adresu magazynowego to: Regał, Sekcja, Poziom, Miejsce. Ich nazwa może jednak zostać zmieniona przez Użytkownika (więcej informacji w rozdziale: Nazwy segmentów adresu).

Struktura magazynu, zakładka: Ogólne

Na zakładce definiuje się lista obszarów dla wybranego magazynu (w panelu lewym) i adresów (czyli lokalizacji w których można umieszczać towar) dla zaznaczonego obszaru (w panelu prawym), czyli strukturę przestrzenną magazynu. Adresy wyświetlone w kolorze zielonym oznaczają lokalizacje, które są całkowicie wolne (czyli bez zasobów).

Na zakładce znajdują się parametry i funkcje:

Magazyn – służy wybraniu magazynu, dla którego zostanie wyświetlona lista obszarów i adresów.

[Wizualizacja 3D] – przycisk uruchamia wizualizację 3D magazynu.

[Dodaj] – za pomocą przycisku oraz przez wybranie odpowiedniej funkcji wyświetlonej w menu uruchamianym przyciskiem: , możliwe jest przypisanie do magazynu obszaru, lub adresu do obszaru. Możliwe jest również wygenerowanie wielu adresów jednocześnie (więcej w rozdziale: Generowanie wielu adresów jednocześnie).

[Zmień] – funkcja umożliwia edycję zaznaczonej na liście (w lewym lub prawym panelu) pozycji (obszaru lub adresu). Po rozwinięciu menu za pomocą przycisku: , można również wybrać funkcję: Aktualizuj adresy (więcej informacji w rozdziale: Aktualizacja adresów).

[Usuń] – umożliwia usunięcie zaznaczonej pozycji (obszaru/adresu) z listy miejsc przypisanych do magazynu.

Filtr – pole umożliwia wyfiltrowanie adresów, które są wolne lub wyświetlenie wszystkich adresów niezależnie od tego czy są wolne, czy zajęte.

Towar – w polu wskazuje się towar, dla którego zostaną wyświetlone adresy, w jakich się znajduje.

Struktura magazynu, zakładka: Typy adresów

Na zakładce definiowane są typy adresów, które mogą zostać przypisane do obszarów, wyświetlonych na liście obszarów, na zakładce: Ogólne. Zgodnie z przypisanym typem adresu zostaną wygenerowane konkretne adresy, czyli lokalizacje, na które będzie przyjmowany towar. Lokalizacje te będą miały parametry określające ich zdolność magazynową, dziedziczone z typu, zgodnie z którym zostały wygenerowane.

Przyklad

Jeżeli zostanie zdefiniowany typ adresu: Paleta, dla którego zostaną ustalone parametry: głębokość 1 m, wysokość 1 m, szerokość 1 m i nośność 10 kg, to konkretne adresy, które zostaną wygenerowane na podstawie tego typu będą miały te same parametry, czyli: głębokość 1 m, wysokość 1 m itd. bez możliwości ich edycji.

Na zakładce znajdują się funkcje:

[Dodaj] – umożliwia dodanie nowego typu adresu.

[Zmień] – umożliwia edycję zaznaczonego na liście typu adresu.

[Usuń] – usuwa pozycję zaznaczoną na liście. Niemożliwe będzie usunięcie typu adresu, który został przypisany do jakiegoś obszaru.

Obszary

Definiowanie obszarów w magazynach

Dla magazynu można zdefiniować jego strukturę, w której obszary stanowią pierwszy stopień jego podziału. Te z kolei dzielą się na adresy, czyli lokalizacje, w których składowany jest towar.

Aby zdefiniować obszar dla magazynu, należy:

W oknie: Struktura magazynu, na zakładce: Ogólne, wybrać magazyn, dla którego ma zostać zdefiniowany obszar (w polu: Magazyn).

Po zaznaczeniu magazynu, nacisnąć przycisk: [Dodaj] lub wybrać z menu (rozwijanego przyciskiem: ) funkcję: Dodaj obszar.

Zostanie wyświetlone okno: Obszar, w którym należy wypełnić pola zgodnie z opisem podanym poniżej.

Zapisać obszar przyciskiem: [Zapisz zmiany].

Obszar, zakładka: Ogólne

Dla obszaru definiuje się następujące parametry:

Magazyn – pole wypełniane automatycznie wskazuje magazyn, dla którego definiowany jest obszar.

Kod – kod definiowanego obszaru.

Nazwa obszaru – nazwa definiowanego obszaru.

Towary i grupy towarów – w panelu tym można wskazać, które towary, lub grupy towarów mogą być składowane w danym obszarze. Wprowadzenie na listę przynajmniej jednej pozycji uaktywnia opcje, które pozwalają określić, czy dozwolone będzie przyjmowanie towarów innych niż wymienione (opis poniżej)

Składowanie towarów innych niż wymienione – opcja zostanie uaktywniona, jeśli w panelu: Towary i grupy towarów zostanie utworzona lista towarów, które podlegają składowaniu na definiowanym obszarze. Zaznaczenie opcji: Dozwolone, umożliwi udostępnienie przyjmowania do obszaru innych towarów niż wskazane na liście. Natomiast zaznaczenie opcji: Zabronione, ograniczy ten dostęp dla towarów innych niż określone na liście.

Towary wymienione jako dozwolone do składowania w obszarze zostaną wyświetlone również w oknach adresów, generowanych dla tego obszaru.

Obszar, zakładka: Atrybuty

Na zakładce istnieje możliwość opisania obszaru atrybutami. Aby było to możliwe, klasa tego atrybutu musi zostać przypisana do obiektu: [Magazyn].[Obszar], z poziomu modułu: Administrator. Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Adresy

Definiowanie typu adresu

Definiowanie typu adresu odbywa się z poziomu okna: Struktura magazynu (zakładka: Typy adresów), po naciśnięciu przycisku: [Dodaj].

Typ adresu będzie wzorcem dla adresów wygenerowanych na jego podstawie. Dla typu adresu definiuje się następujące parametry:

Kod – kod typu.

Nazwa – nazwa typu.

Rodzaj – możliwe są dwa rodzaje typów adresów:

Gniazdo – dla którego definiuje się zdolności magazynowe (parametry lokalizacji) oraz wskazuje rodzaje jednostek składowania, jakie mogą być przyjmowane na magazyn.

Pole odkładcze – dla pola odkładczego nie określa się parametrów określających jego zdolność magazynową. Ten typ wskazuje dowolną, nieokreśloną przestrzeń magazynową. Można mu jedynie przypisać priorytet, który będzie decydował o pierwszeństwie w składowaniu towaru na magazynie.

Głębokość – głębokość lokalizacji w metrach.

Szerokość – szerokość lokalizacji w metrach.

Wysokość – wysokość lokalizacji w metrach.

Nośność – nośność lokalizacji w kg.

Priorytet składowania – przy tych samych parametrach, o kolejności przyjmowania towaru na poszczególne adresy zadecyduje priorytet. Domyślnie zdefiniowane są trzy priorytety: niski, standardowy, wysoki. Z poziomu okna: Słowniki kategorii, można zdefiniować kolejne priorytety.

Priorytet pobrania – priorytet pobrania wybierany będzie z listy priorytetów składowania. Ustawienie parametru decyduje o priorytecie pobierania towaru z danego adresu (czyli z adresu, który został wygenerowany na podstawie typu adresu). W obrębie tego samego priorytetu zasoby będą pobierane w kolejności malejącej ilości (tak, aby zasób był pobierany z jak najmniejszej ilości miejsc składowania), a w obrębie tej samej ilości w alfabetycznej kolejności adresów.

Przyklad

Pobieranych jest 100 szt. towaru T 1. Towar ten znajduje się na adresach A,B,C i D o tym samym priorytecie w ilościach:

A - 5 szt.

B – 50 szt.

C – 90 szt.

D – 150 szt.

Etapy pobrania:

D: 150 > 100, zasób pominięty

C: 90 <= 100, pobranie całości (zwolnienie adresu), do pobrania: 10

B: 45 > 10, zasób pominięty A: 5 <= 10, pobranie całości (zwolnienie adresu), do pobrania: 5,

Ponowne rozpoczęcie analizy od największego zasobu D: 150 > 5, zasób pominięty

B: 45 > 5, ale to ostatni zasób, więc pobranie 5 szt.

Dozwolone jednostki składowania – w panelu wskazuje się, które jednostki składowania mogą być przyjmowane na magazyn oraz w jakiej ilości. Dodawanie odbywa się po naciśnięciu przycisku: [Dodaj] i wybraniu z listy zdefiniowanej w oknie: Słowniki kategorii odpowiedniej jednostki składowania (więcej informacji o jednostkach składowania znajduje się w rozdziale: Jednostki składowania towaru). Wskazanie ilości odbywa się poprzez edycję w kolumnie: Ilość maksymalna.

Dla jednostki: Towar luzem, niemożliwe jest określenie ilości maksymalnej. Natomiast dla innych jednostek, domyślną wartością będzie 1. Można ją modyfikować w przedziale od 1 do 9999.

Uwaga

Możliwa jest sytuacja, w której Użytkownik dołoży towar luzem znajdującej się już w adresie jednostki składowania, np. palety (jeżeli parametry jednostki, np. waga towaru, zdefiniowana na karcie towaru, na to pozwalają).

Przyklad

30 sztuk towaru T1 (po 1 kg. sztuka) przyjęto na adres o nośności 30 kg. Następnie sprzedano 5 sztuk towaru T1, pobierając zasoby z tego adresu. Zasób w adresie zmniejszył się do 25 sztuk. Oznacza to, że w przypadku dostawy towaru luzem można będzie jeszcze go przyjąć na ten adres, jeśli jego waga nie przekracza 5 kg, czyli tyle by nie została przekroczona nośność adresu wynosząca 30 kg. Wskazanie położenia odbywa się w takim przypadku ręcznie, z poziomu zakładki: Położenie, elementu dokumentu PM, po naciśnięciu przycisku: [Wybierz położenie].

Uwaga

Aby na adres przyjmować towar, musi on mieć zdefiniowane jednostki składowania.

Zapis okna odbywa się po naciśnięciu przycisku: [Zapisz zmiany]. Tak zdefiniowany typ adresu może zostać przypisany do obszaru, który został zdefiniowany w oknie: Struktura magazynu, na zakładce: Ogólne.

Definiowanie adresu

Po zdefiniowaniu dla magazynu obszaru, należy określić dla niego adresy, w których będzie mógł być składowany towar. Adresy to przyjęta w Systemie nazwa dla półek, regałów lub innych lokalizacji.

Dodawanie adresu odbywa się w oparciu o zdefiniowany wcześniej typ adresu (więcej w rozdziale: Definiowanie typu adresu).

Aby zdefiniować adres, należy:

w oknie: Struktura magazynu, na zakładce: Ogólne, zaznaczyć w lewym panelu obszar, dla którego zostanie zdefiniowany adres

z menu, rozwijanego przyciskiem: , wybrać funkcję: Dodaj adres

zostanie otworzone okno: Adres, w którym należy wypełnić pola zgodnie z opisem poniżej

po wprowadzeniu danych, zapisać okno przyciskiem: [Zapisz zmiany].

Generowanie wielu adresów jednocześnie

Definiowanie adresów w obrębie obszaru magazynu może się odbywać pojedynczo (rozdział: Definiowanie adresu). Możliwe jest jednak również wygenerowanie wielu adresów jednocześnie. Adresy generowane są wtedy na podstawie jednego typu adresu, zdefiniowanego na zakładce: Typy adresów (więcej informacji w rozdziale: Definiowanie typu adresu). Podczas generowania wielu adresów jednocześnie należy określić ich parametry lokalizacyjne poprzez podanie przedziałów, w których mają się mieścić, np. jeśli generowane są adresy dla 5 regałów, w polach: Regał od-do, wskazuje odpowiednio 1-5. Dzięki temu zostaną wygenerowane adresy, które będą miały numer regałów 001, 002, 003, 004, 005. To samo dotyczy kolejnych segmentów adresu, czyli jeżeli ustalimy jak poprzednio ilość Regałów od 1-5, a następnie określimy dla Sekcji numery od 1-2, to zostaną wygenerowane adresy o następujących parametrach lokalizacyjnych (uwzględniając w przykładzie tylko dwa pierwsze segmenty, czyli Regał i Sekcję):

001-001-…

001-002-…

002-001-…

002-002-…

003-001-…

003-002-…

itd.

Aby wygenerować wiele adresów jednocześnie, należy:

w oknie: Struktura magazynu, na zakładce: Ogólne, rozwinąć menu za pomocą przycisku: , znajdującego się obok ikony: [Dodaj]

z menu wybrać funkcję: Generuj adresy

zostanie wyświetlone okno: Generuj/Aktualizuj adresy

po wypełnieniu pól, w oparciu o które zostanie przeprowadzony proces generowania adresów należy nacisnąć przycisk: [Wykonaj]

wygenerowane adresy zostaną wyświetlone w prawym panelu okna: Struktura magazynu (zakładka: Ogólne) po zaznaczeniu w panelu lewym typu adresu, w oparciu o które zostały wygenerowane.

Pole: Generuj/Aktualizuj adresy, zawiera parametry, które służą określeniu kryteriów, według których zostaną wygenerowane adresy:

Obszar – w polu tym wskazuje się obszar, dla którego zostaną wygenerowane adresy.

Regał od/do, Sekcja od/do, Półka od/do, Miejsce od/do – segmenty adresu, które stanowią parametry lokalizacyjne adresu. Sposób ich wprowadzania został opisany powyżej.

Typ – typ adresu, w oparciu o który zostaną wygenerowane adresy. Wybór typu oznacza, że generowane adresy będą się charakteryzowały takimi parametrami zdolności magazynowej oraz będą mogły przyjmować towar w takich jednostkach składowania, jak zostało to zdefiniowane dla typu.

Głębokość, Szerokość, Wysokość, Nośność – parametry określające zdolność magazynową generowanych adresów. Dziedziczone są z typu adresu, w oparciu o które zostaną wygenerowane (wskazanego w polu: Typ).

Opis – w polu można wprowadzić opis, który będzie przenoszony na generowane adresy.

Aktualizacja adresów

Funkcja aktualizacji adresów powoduje zmianę typu dla wybranego zakresu adresów. W efekcie zostaną zmienione również parametry określające zdolność magazynową oraz jednostki jakie mogą być składowane w zaktualizowanych magazynach.

Aby zaktualizować adresy, należy:

W oknie: Struktura magazynu, na zakładce: Ogólne, rozwinąć menu za pomocą przycisku: , znajdującego się obok ikony: [Podgląd].

Z menu wybrać funkcję: Aktualizuj adresy.

W otworzonym oknie, należy wskazać obszar, z którego aktualizowane będą adresy (pole: Obszar)

Następnie, w polach: Regał, Sekcja, Półka, Miejsce, należy wskazać zakres adresów, dla których ma zostać dokonana aktualizacja

W polu: Typ, należy wskazać typ adresu, do którego zostaną zaktualizowane adresy o podanych wcześniej zakresach

Aby uruchomić aktualizację, po wskazaniu wyżej opisanych danych, należy nacisnąć przycisk: [Wykonaj].

Aktualizacji podlega również opis, wprowadzony w polu: Opis, znajdującym się w oknie: Aktualizuj adresy.

Adres – opis parametrów

Dla adresu definiuje się opisane niżej parametry.

Adres, zakładka: Ogólne

Na zakładce definiuje się parametry lokalizacyjne adresu. Ponadto są tu wyświetlone dane określające zdolność magazynową adresu, dziedziczone z typu adresu, na podstawie którego adres został wygenerowany.

Dane umieszczone są w następujących polach:

Magazyn – pole, wypełniane automatycznie, wskazuje magazyn, w ramach którego położony jest adres.

Obszar – pole, wypełniane automatycznie, wskazuje obszar, w ramach którego położony jest adres.

Regał, Sekcja, Półka, Miejsce – parametry te wskazują konkretne miejsce składowania towaru. Nazwy systemowe mogą zostać zastąpione przez dowolne, zdefiniowane przez Użytkownika, np. platforma, segment, półka. Wprowadzenie nowych nazw odbywa się poprzez ich wpisanie w oknie konfiguracji (okno: Konfiguracja, zakładka: Słowniki/Parametry 1) w miejsce dotychczasowych. Nowe nazwy zajmą miejsce poprzednich zgodnie z kolejnością zastąpionych.

Typ – w polu można wybrać typ adresu. Podczas generowania adresów automatycznie, wybiera się jeden typ dla wielu, generowanych jednocześnie, adresów.

Rodzaj – w polu wyświetlana jest informacja o rodzaju adresu, dziedziczona z typu adresu, na podstawie którego został zdefiniowany bieżący adres.

Priorytet składowania – informacja o priorytecie, który decyduje o kolejności składowania towaru w określonej lokalizacji wobec tych samym parametrów lokalizacji.

Głębokość, Szerokość, Wysokość, Nośność – parametry, które określają zdolności magazynowe lokalizacji. Dane dziedziczone są z typu adresu, na podstawie którego został wygenerowany dany adres.

Opis – w polu można umieścić opis bieżącej lokalizacji.

Dozwolone jednostki składowania – w panelu wyświetlane są informacje o tym, jakie jednostki składowania mogą być przyjmowane do danej lokalizacji. Dane te, podobnie jak parametry określające zdolności magazynowe lokalizacji dziedziczone są z typu adresu, na podstawie którego został zdefiniowany dany adres. W przypadku wybrania jednostki składowania: Towar luzem, dla ilości maksymalnej zostaną wyświetlony znak „----„, gdyż dla lokalizacji, która nie ma określonej jednostki składowania towaru niemożliwe jest ustalenie jego jednostki maksymalnej.

Towary i grupy towarów – w panelu zostaną wyświetlone te towary i grupy towarów, których składowanie zostało przewidziane w obszarze, w którym znajduje się adres. O tym, czy składowanie towarów innych, niż wymienione będzie dozwolone decyduje również ustawienie na obszarze, dla którego adres został wygenerowany.

Adres, zakładka: Zasoby

Na zakładce znajdują się informacje o zasobach składowanych w bieżącej lokalizacji. Na zakładce znajduje się przycisk: [Podgląd], który umożliwia wyświetlenie do podglądu okna: Zasób magazynowy. W oknie tym znajdują się informacje o zasobie, takie jak: kod EAN, jednostka składowania, czy data ważności składowanego towaru. To samo okno, wyświetlane jest z poziomu karty towaru, z zakładki: Zasoby/Wg położenia.

Adres, zakładka: Operacje

Na zakładce wyświetlona jest lista dokumentów, którymi dokonywano operacji przyjęcia lub wydania towaru z bieżącej lokalizacji. Przycisk: [Podgląd] umożliwia wyświetlenie do podglądu zaznaczonego na liście dokumentu.

Adres, zakładka: Atrybuty

Na zakładce istnieje możliwość opisania adresu atrybutami. Aby można było przypisać atrybut do adresu, należy przypisać klasę tego atrybutu do obiektu: [Magazyn].[Adres]. Dodawanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

 

Informacje ogólne

W systemie Comarch ERP XL istnieje funkcjonalność pozwalająca na rejestrowanie kontroli jakości dla produktów lub materiałów znajdujących się na zleceniach produkcyjnych.

Funkcjonalność ta pozwala m. in. na:

W wersji 2021.0, do istniejącej już obsługi kontroli jakości w produkcji, dodano możliwość rejestrowanie kontroli jakości w logistyce. Biuletyn ten został podzielony na dwie części. Pierwsza opisuje funkcjonalność kontroli jakości w produkcji, druga zaś przedstawi wyłącznie zmiany wprowadzone do systemu w ramach udostępnienia kontroli jakości w logistyce.

 

Kontrola jakości w produkcji

Parametry kontroli jakości

Parametr kontroli jakości określa normy, wg których sprawdzana będzie zgodność wyrobu lub materiału podczas wykonywania kontroli jakości. Nowe parametry można dodawać w systemie z poziomu:

Dodanie nowego parametru z innego poziomu niż Lista parametrów kontroli jakości spowoduje, że parametr ten zostanie uwzględniony także na liście parametrów kontroli jakości.

W oknie nowego parametru na zakładce [Ogólne], dostępne są następujące informacje:

Do parametru można przypisywać atrybuty, a także załączniki, odpowiednio w ramach zakładek [Atrybuty] i [Załączniki].

Uwaga

Uwaga: Załączniki i atrybuty przypisane do parametrów KJ, dodanych do materiału w technologii, będą odpowiednio kopiowane na odpowiadające im parametry, dodawane automatycznie do dokumentu PKJ, wystawianego z poziomu danego wyrobu lub materiału, znajdującego się na dokumencie ZP.

Możliwe jest zdefiniowanie trzech typów parametrów kontroli jakości:

W obszarze: Norma definiujemy listę wartości oraz zaznaczamy, która z wartości jest zgodna. Można także określić, która z wartości ma być domyślnie prezentowana na liście parametrów dla danego parametru. Jeśli nie zaznaczymy, która z wartości ma być domyślna, wówczas na liście parametrów prezentowana będzie pierwsza wartość.

Dodatkowo, jeśli w oknie danego parametru nie będzie zaznaczona opcja: Lista zamknięta, wówczas podczas wykonywania KJ będzie można dla danego parametru podać wynik inny niż te, które zostały zdefiniowane na liście norm dla tego parametru. Jeśli natomiast parametr: Lista zamknięta będzie zaznaczony, wówczas wynikiem KJ dla danego parametru będzie mogła być jedynie wartość znajdująca się na liście norm.

 

Lista parametrów kontroli jakości

Na liście parametrów kontroli jakości widoczne będą wszystkie parametry KJ zdefiniowane przez Użytkownika, na potrzeby rejestrowania kontroli jakości w systemie.

Listę można otworzyć za pomocą opcji: Parametry KJ znajdującej się w menu na zakładce [Kontrola jakości]

Z poziomu listy można dodawać, modyfikować lub usuwać parametry, przy czym usuwać można tylko te parametry, których nie dodano do wzorca, technologii lub protokołu kontroli jakości.

Za pomocą przycisków:

Niektóre modyfikacje wykonane na parametrach znajdujących się na liście, zostaną także uwzględnione we wszystkich miejscach w systemie, w których dany parametr został użyty (tzn. w technologii, we wzorcu, na PKJ ). Ww. aktualizacja obejmuje:

Pozostałe dane nie będą aktualizowane w kontekście obiektów, do których już przypisano dany parametr. Jeśli przykładowo, na liście parametrów zmienione zostaną obowiązujące dla danego parametru normy, wówczas zmiana ta będzie widoczna tylko na parametrze znajdującym się na liście i zostanie uwzględniona w kontekście obiektów, do których przypisywany będzie parametr tylko w momencie jego przypisywania. Na wzorcu, materiale w technologii, czy dokumencie PKJ, na których już występuje dany parametr, zmiana nie zostanie ujęta, chyba że parametr zostanie ponownie przypisany do danego obiektu.

Elementy prezentowane na liście można zawężać, poprzez stosowanie dostępnych filtrów:

Dodatkowo z poziomu listy parametrów za pomocą metody Edit in Place można zmieniać normy określone dla parametrów.

 

Wzorce kontroli jakości

Parametry KJ zdefiniowane na liście parametrów, można grupować w ramach wzorców kontroli jakości.

Listę wzorców kontroli jakości można uruchomić za pomocą opcji: Wzorce KJ znajdującej się w menu, na zakładce [Kontrola jakości]:

Nowy wzorzec KJ można dodać:

Na wzorcu KJ na zakładce [Ogólne] dostępne są następujące dane:

Z poziomu wzorca KJ, z zakładki [Towary], za pomocą opcji: można przypisać towary do wzorca. Samo przypisanie towarów do wzorca jest tylko informacyjne - nie będzie powodowało ograniczeń podczas rejestrowania KJ dla danego wyrobu/materiału w systemie.

Za pomocą przycisku: Oznacz jako domyślny dla towaru można zaznaczyć, że dany wzorzec KJ jest wzorcem domyślnym dla wybranych towarów, co będzie później skutkowało tym, że podczas wiązania takiego towaru z kartą materiału w technologii, będzie on automatycznie w niej oznaczany jako materiał/wyrób, który podlega KJ i przypisane zostaną do niego parametry KJ z wzorca domyślnego.

Za pomocą przycisku Odepnij towar od wzorca można odpiąć dany towar od wzorca.

Przypisywanie towarów do wzorca lub ich odpinanie od wzorca, a także oznaczanie wzorców, jako domyślne będzie także widoczne i możliwe do wykonania z poziomu karty/grupy towarowej.

 

Przypisywanie wzorców KJ do grup towarowych i towarów

Wzorce KJ można przypisywać do grup towarowych, tzn. do wszystkich towarów w danej grupie lub do wybranych kart towarowych. Operacja przypisania wzorca KJ do karty towaru będzie tożsama z przypisaniem towaru do wzorca KJ.

Na wzorcu towarowym oraz na karcie towaru udostępniono nową zakładkę [KJ], z poziomu której można przypisywać wzorce KJ do towarów.

Na wzorcu oraz na karcie towaru, na zakładce [KJ] obsłużono następujące opcje:

Przypisz wzorzec KJ - za pomocą opcji otwierana będzie lista wzorców KJ, z której można wybrać i przypisać wzorce do grupy towarowej. Przypisanie wzorca do grupy będzie oznaczało przypisanie go do wszystkich kart towarowych należących do tej grupy.

Odepnij wzorzec KJ - za pomocą opcji będzie można odpiąć wzorzec od grupy towarowej lub od karty towaru.

Zmień - za pomocą opcji będzie można otworzyć dany wzorzec KJ w trybie do edycji/podglądu.

Oznacz wzorzec jako domyślny dla towaru>/<Oznacz wzorzec jako domyślny dla towarów z tej grupy - za pomocą opcji wybrany wzorzec zostanie oznaczony jako domyślny dla towarów.

Przypisywanie parametrów KJ do wyrobów lub materiałów w technologii

W oknie: Materiał w technologii, po zaznaczeniu nowego parametru Podlega KJ pojawi się zakładka [KJ], na której będzie można zdefiniować wstępny schemat kontroli jakości dla wyrobu lub materiału.

Jeśli karta towarowa wyrobu lub materiału ma przypisany wzorzec domyślny, wówczas podczas wybierania tej karty w oknie: Materiał w technologii, automatycznie zaznaczany będzie parametr: Podlega KJ, a na zakładce [KJ] w obszarze: Parametry dodane zostaną wszystkie parametry zdefiniowane na danym wzorcu domyślnym.

W oknie Materiał w technologii, na zakładce [KJ], za pomocą opcji znajdujących się w pop-up menu obok plusa można przypisać parametry z wybranego wzorca lub z listy parametrów, lub też zdefiniować nowy parametr.

Dodatkowo, wyłącznie w przypadku wyrobów w obszarze: Niezgodne oznacz jako można wskazać, z jaką kartą towaru ma być powiązany ewentualny wyrób niezgodny i na jaki magazyn powinien być przyjęty, a także określić, czy ma on być produktem ubocznym. Domyślnie pola będą wypełniane kodem danego produktu i magazynem ustawionym dla tego produktu w oknie Materiał w technologii na zakładce [Ogólne]. Dane z obszaru: Niezgodne oznacz jako będą domyślnie przenoszone na dokument PKJ, dodawany z poziomu danego wyrobu na ZP.

W oknie Materiał w technologii, na zakładce [KJ], udostępniono opcję: Utwórz wzorzec na podstawie parametrów, za pomocą której można utworzyć nowy wzorzec KJ, na którym automatycznie dodane zostaną parametry KJ, jakie określono na materiale w technologii.

 

Oznaczanie operacji jako kontroli jakości

W oknie Operacja w technologii, udostępniono nowy parametr: Kontrola jakości. Zaznaczenie parametru spowoduje, że dana operacja będzie na dokumencie ZP wyróżniana dodatkowym znacznikiem „KJ”. Oznaczenie to jest wyłącznie informacyjne - nie będzie powodowało ograniczeń związanych z możliwością rejestrowania kontroli jakości dla wyrobów/materiałów.

Na harmonogramie operacji dodano nowy filtr Kontrole jakości, po zaznaczeniu którego na liście prezentowane będą tylko te operacie, które oznaczono jako kontrole jakości.

Listę operacji, które zostały oznaczone jako kontrole jakości, można także otworzyć, za pomocą nowej opcji: Operacje KJ, dostępnej w menu na zakładce [Kontrola jakości].

 

Protokół kontroli jakości

Protokół kontroli jakości (PKJ) to dokument, za pomocą którego można zarejestrować w systemie wykonanie kontroli jakości dla wyrobów lub materiałów, znajdujących się na zleceniach produkcyjnych. Dokument PKJ posiada osobną definicję.

Protokół kontroli jakości można dodawać w systemie:

Protokół kontroli jakości może przyjmować dwa stany: Niepotwierdzony i Potwierdzony.

Rejestracja kontroli jakości odbywa się na niepotwierdzonym dokumencie PKJ. Po potwierdzeniu dokumentu nie można na nim wykonywać zmian poza standardowym dodawaniem atrybutów i załączników. Proces potwierdzania dokumentu jest jednak odwracalny. W przypadku gdy zachodzi potrzeba dodania/zmiany informacji na dokumencie PKJ, który został już potwierdzony, można taki dokument otworzyć za pomocą odpowiedniej funkcji.

Na zakładce [Ogólne], na dokumencie PKJ, znajdują się następujące informacje:

Jeśli PKJ dodawany jest dla wyrobu, który podlega KJ, wówczas pola Produkt oraz Magazyn wypełniane są domyślnie wartościami określonymi w analogicznych polach w oknie: Materiał w technologii na zakładce [KJ]. Dodatkowo, poprzez zaznaczenie parametru Uboczny można określić czy wyrób niezgodny ma być produktem ubocznym. Obok pola Magazyn, znajduje się funkcja: Podziel zasób na zgodny i niezgodny, której uruchomienie spowoduje, że na realizacji operacji ilość wyrobu, dla którego wykonywana jest kontrola jakości, zostanie zmieniona na taką, jaką określono w polu Zgodnych, oraz dodatkowo dodana zostanie pozycja do danej realizacji operacji na wyrób niezgodny, w ilości określonej w polu: Niezgodnych. Dodany automatycznie produkt niezgodny zostanie powiązany z kartą towaru, którą wskazano w polu Produkt.

Uwaga

Uwaga: Zmiana ilości wyrobu znajdującego się na realizacji operacji za pomocą funkcji: Podziel zasób na zgodny i niezgodny, będzie możliwa tylko w takim zakresie, w jakim będą na to pozwalały warunki systemowe. Przykładowo, jeśli dany wyrób będzie w całości związany z innym zasobem, wówczas zmiana ilości nie będzie możliwa.

Jeśli dokument PKJ będzie dodawany z poziomu wyrobu/materiału, znajdującego się na ZP i dla tego materiału/wyrobu określono w technologii parametry KJ, wówczas te parametry zostaną domyślnie przepisane na dokument PKJ. W przeciwnym przypadku parametry, wg których ma być prowadzona kontrola jakości należy dodać ręcznie na dokument PKJ.

Do momentu zatwierdzenia dokumentu PKJ za pomocą przycisków , parametry można przesuwać w górę i w dół.

Za pomocą opcji: Podaj wynik KJ kontekstowo dla danego parametru otwierane będzie okno, w którym można podać wynik kontroli. Formatka Wynik kontroli jakości będzie miało różną postać, w zależności od typu parametru.

Wynik kontroli jakości można również podać z poziomu okna danego elementu (parametru) PKJ.

Dodatkowo w ramach kolumny/pola Dla ilości dla danego parametru można podać, dla jakiej ilości materiału/wyrobu wystąpił dany wynik KJ.

Na zakładce [Nagłówek] na dokumencie PKJ prezentowane są informacje dotyczące numeru dokumentu, właściciela, operatora, który utworzył, modyfikował i zatwierdził dokument, opisu i URL.

Wszystkie zmiany wykonywane na dokumencie PKJ są rejestrowane w ramach zakładki [Historia zmian]. Na tej zakładce mamy informacje o tym, który operator wykonał daną modyfikację i kiedy ją wykonał.

Zakładki [Atrybuty] oraz [Załączniki] na dokumencie PKJ, obsłużono analogicznie jak dla innych obiektów w systemie.

Listę wszystkich dokumentów PKJ, wystawionych w systemie, można otworzyć, za pomocą opcji Protokoły KJ, znajdującej się w menu.

Na liście: Protokoły kontroli jakości obsłużono:

Lista dokumentów PKJ przypisanych do konkretnego zlecenia produkcyjnego znajduje się na zakładce [KJ] na tym dokumencie.

Na dokumencie PKJ dodawanym z poziomu dokumentu ZP automatycznie będzie wypełniane powiązane ze zleceniem.

Lista dokumentów PKJ przypisanych do konkretnego wyrobu lub materiału znajdującego się na zleceniu produkcyjnym widoczna jest na zakładce [KJ] w oknie Edycja Wyrobu/Edycja Surowca.

Na dokumencie PKJ dodawanym z poziomu materiału/wyrobu znajdującego się na ZP automatycznie będzie wypełniane powiązane ze zleceniem, operacją i danym zasobem.

Kontrola jakości w logistyce

W wersji 2021.0 dodano możliwość obsługi kontroli jakości dla obiektów logistycznych. Poniżej opisano najważniejsze funkcje udostępnione w ramach tego rozszerzenia funkcjonalności.

Kontrola Jakości w module sprzedaż

Dostęp do zakładki [Kontrola jakości], możemy również uzyskać z modułu Sprzedaż. Opcje dostępne na tej zakładce, będą identyczne, jak te na zakładce dostępnej z modułu Produkcja, czyli:

Logistyczny protokół kontroli jakości

Lista PKJ

Ze względu na to, że lista protokołów kontroli jakości może zawierać zarówno PKJ produkcyjne, jak i logistyczne na raz, zdecydowano nie udostępniać osobnej listy z różnymi kolumnami dla obu typów protokołów. Dlatego też, standardowo, nawet jeśli użytkownik korzysta wyłącznie z PKJ produkcyjnych, lista będzie posiadała kolumny typowo logistyczne t.j. Kontrahent, Towar.

W celu wyświetlenia wyłącznie jednego typu protokołów kontroli jakości, w dolnej części okna udostępniono filtr, umożliwiający wyświetlanie:

Generowanie logistycznego PKJ

Protokół kontroli jakości logistyczny możemy dodać w systemie:

Uwaga

W tym przypadku, generowanie PKJ odbędzie się dla tych elementów zatwierdzanego dokumentu, które dotyczą towarów z przypisanym domyślnym wzorcem kontroli jakości. Pozycje bez takiego wzorca zostaną pominięte. System utworzy więc tyle dokumentów PKJ, dla ilu towarów z tegoż dokumentu taki wzorzec przypisano.

 

Uwaga

W związku z tym, że ewentualna kontrola jakości w sprzedaży odbywa się raczej przed samą sprzedażą (zanim dokument zostanie zatwierdzony), zdecydowano, że w wersji 2021.0 nie zostanie udostępniona możliwość obsługi kontroli jakości dla dokumentów rozchodowych.

W każdym przypadku, samo wygenerowanie dokumentu PKJ i dodanie do niego dostawy, nie sprawi, że zostanie ona automatycznie zablokowana. Blokady dostawy dokonuje uprawniony operator ręcznie. Więcej o tym w rozdziale Blokowanie dostaw.

Formatka logistycznego PKJ

Protokół kontroli jakości dla obiektów logistycznych posiada formatkę różniącą się od tej używanej w produkcji. Za przełączanie się między formatką logistyczną, a produkcyjną, służy parametr Obszar KJ. Puste PKJ tworzone z poziomu modułu Sprzedaż i PKJ generowane z innych dokumentów / pozycji towarowych / dostaw, będą miały automatycznie zaznaczony obszar: logistyka.

Poniżej opisano przypisywanie towaru / dokumentu / dostaw, do logistycznego protokołu kontroli jakości, czyli główna funkcjonalność odróżniająca go od produkcyjnego protokołu kontroli jakości. Pozostałe pola, takie jak parametry, zostały opisane w rozdziale: Kontrola jakości w produkcji / Protokół kontroli jakości.

Towar na PKJ

Przypisanie na PKJ dokumentu handlowego nie jest obowiązkowe. Użytkownik może zarejestrować protokół bez wskazywania konkretnego elementu dokumentu, wprowadzając na niego jedynie towar (kontrola Urządzenia / Narzędzia zarejestrowanego przy pomocy karty towarowej itp.).

Przypisania towaru można dokonać poprzez wybór towaru z listy otwieranej stosowny przyciskiem lub poprzez podanie stosownego kodu w kontrolce z towarem. Jeżeli Użytkownik poda kod, wówczas System przypisze na PKJ towar zidentyfikowany wg poniższych zasad i kolejności:

W przypadku identyfikacji towaru na podstawie EAN zasobu / dostawy, system przypisuje na PKJ nie tylko towar, ale również dostawę oraz dokument, który tą dostawę założył. Jeżeli dostaw z podanym numerem EAN jest wiele, wówczas ustalana jest najpóźniejsza z nich.

Jeżeli identyfikacja towaru się nie uda, wówczas podnoszona jest lista towarów w trybie do wyboru, na której Użytkownik powinien samodzielnie wskazać towar.

Po przypisaniu towaru na PKJ System dodaje do protokołu te parametry KJ, które znajdują się w domyślnym wzorcu KJ danego towaru, o ile takowy został dla tego towaru zdefiniowany. Dotychczasowe parametry nie są natomiast usuwane ani przy zmianie towaru, ani przy jego usuwaniu z PKJ. Decyzja o ewentualnym usunięciu parametru/ów pozostaje po stronie Użytkownika.

Element dokumentu handlowego na PKJ

Przypisanie dokumentu handlowego, a tak naprawdę elementu dokumentu handlowego na PKJ jest możliwe, o ile na protokole wskazano towar. Odbywa się to przy użyciu przycisku Dokument otwierającego historię towaru. Wskazany przez Użytkownika element oraz wszystkie jego dostawy / subelementy zostają wówczas przypisane do protokołu. Jeżeli kontrola ma dotyczyć tylko niektórych spośród wielu dostaw elementu, wówczas zbędne dostawy mogą zostać usunięte przyciskiem kosza/stosowną opcją menu kontekstowego listy subelementów PKJ.

Podczas przypisywania elementu handlowego oraz podczas dodawania/usuwania subelementów PKJ System modyfikuje Ilość podlegającą kontroli jakości o ile użytkownik nie podał dotąd ani ilości zgodnej, ani ilości niezgodnej.

Usuwanie przypisanego dokumentu

Przypisany na formatkę PKJ dokument można usunąć o ile nie dokonano na nim blokady dostawy, o czym więcej w rozdziale Blokada dostaw. Do usunięcia dokumentu z PKJ służy przycisk kosza przy kontrolce dokumentu. W przypadku, gdy na PKJ dokonano blokady dostawy Użytkownik najpierw powinien ją odblokować i dopiero po wykonaniu tej operacji będzie mógł odłączyć dokument z PKJ.

Uwaga

Wszystkie dokumenty PKJ związane z danym dokumentem handlowym będą prezentowane na zakładce [PKJ] listy związanych.

Generowanie reklamacji zakupu z dokumentu PKJ

Udostępniona została możliwość generowania reklamacji zakupu na podstawie protokołów kontroli jakości, w tym dla wielu zaznaczonych PKJ. Reklamacja taka tworzona jest dla elementu dokumentu zakupu FZ, PZ, PZI, PKA, FRR przypisanego na danym PKJ, pod warunkiem, że dokument zakupu został już zatwierdzony.  Podczas tworzenia reklamacji jw. zastosowane zostały identyczne zasady, jakie obowiązują obecnie przy generowaniu RLZ z listy dokumentów zakupu, w przypadku, gdy dokumenty zakupu dotyczą różnych kontrahentów pojawia się stosowne pytanie i od odpowiedzi udzielonej przez użytkownika zależy czy System wygeneruje jeden, wspólny dokument RLZ bez kontrahenta, czy też odrębne RLZ dla każdego z tych kontrahentów.

Otwieranie, zamykanie i edycja potwierdzonego PKJ

Uprawniony Operator może edytować potwierdzony PKJ w zakresie oceny jakościowej kontrolowanego obiektu tj. podać wynik kontroli oraz ilość dla poszczególnych parametrów KJ, wynik KJ, ilości zgodnych, niezgodnych, przyczynę odrzucenia dla całego nagłówka protokołu, a także zmienić jego Status i Opis. Taki Operator może również dokonać operacji zamknięcia PKJ. Operacja ta, dostępna w menu kontekstowym ustala status PKJ na Zamknięty, co oznacza, że żaden Operator nie może już dokonać żadnej zmiany na danym protokole.

Zachowana została obecna możliwość otwierania PKJ tj. cofania potwierdzonego (ale niezamkniętego) dokumentu do bufora.

Dla wszystkich ww. operacji tj. edycji potwierdzonego PKJ, otwierania potwierdzonego PKJ oraz zamykania potwierdzonego PKJ konieczne jest prawo operatora Operacje na potwierdzonych/PKJ.

Dodatkowo zostały dodane zakazy: Otwarcie potwierdzonego PKJ i Zamknięcie potwierdzonego PKJ, po to, aby możliwe było przyznanie operatorowi tylko jednego/dwóch z ww. uprawnień.

Przyklad

Po wprowadzeniu ww. praw i nowego stanu PKJ udostępniona została następująca ścieżka procesu kontroli jakości:

• Operator A zleca kontrolę jakości, tj. rejestruje PKJ wprowadzając na niego kontrolowany obiekt oraz listę parametrów, które należy dla niego sprawdzić, a następnie potwierdza taki PKJ, co oznacza, że przedmiot i zakres kontroli został ustalony i zatwierdzony i nie może ulec zmianie;
• Operator B dokonuje kontroli jakości tj. dokonuje stosownych pomiarów i podaje ich wyniki dla poszczególnych parametrów. Do chwili zamknięcia protokołu wyniki kontroli mogą być jeszcze zmieniane przez uprawnionego/ych operatorów;
• Po zakończeniu wszystkich badań i podaniu ich wyników na PKJ Operator dokonuje operacji zamknięcia PKJ, co oznacza, że wyniki kontroli są ostateczne.

Blokowanie dostaw

Przypisanie dostawy/dostaw na PKJ nie oznacza ich automatycznego blokowania. Takiej blokady może dokonać samodzielnie uprawniony do tego Operator, używając przycisku kłódki po ustawieniu kursora na dostawie, którą chce zablokować lub poprzez użycie stosownej opcji menu kontekstowego.

Blokowanie dostaw zostało obsłużone poprzez tworzenie rezerwacji zasobowych wskazujących na tą dostawę. Powstanie tyle rezerwacji, na ilu magazynach znajdują się w danej chwili zasoby założone przez tą dostawę. Blokada taka dokonywana jest dla całej ilości dostawy, a dokładniej – pełnej ilości w zasobach na nią wskazujących, bez względu na to, jaka ilość towaru z tej dostawy podlega kontroli.

Zablokowanie dostawy protokołem kontroli jakości oznacza, że nie będzie jej można sprzedać, przesunąć na inny magazyn, użyć jako surowca do produkcji itp.

Dostawę odblokowujemy również z poziomu blokującego ją protokołu kontroli jakości.

Rezerwacje zakładane przez PKJ

Rezerwacja utworzona w wyniku blokady dostawy na PKJ ma charakter techniczny, a co za tym idzie Użytkownicy mają do nich ograniczony dostęp.

Ilość towaru zablokowanego na PKJ ujmowana jest w łącznej ilości rezerwacji prezentowanych na liście towarów oraz liście zasobów. Lista rezerwacji PKJ prezentowana jest na zakładce [Rezerwacje] historii towaru przy wartości: <wszystkie> filtra: Zakres, oraz po wyborze nowej wartości w filtrze: Protokoły kontroli jakości. Formatka takiej rezerwacji podnoszona jest wyłącznie w trybie do poglądu, bez możliwości jej edycji.

Ilości zablokowanej protokołem kontroli jakości nie można zwolnić na potrzeby rozchodu czy też korekty przychodu, ilość ta jest również blokowana podczas generowania RW zamykającej Inwentaryzację.

Obsługa zablokowanych dostaw w BST

Informacja o ilości zablokowanej dla poszczególnych towarów obsłużona została przy pomocy nowego składnika BST: Zablokowana protokołem kontroli jakości. Ilość z takich dostaw prezentowana jest w kolumnie: Zamówiona, stosownie pomniejsza więc saldo dla danego towaru. Udostępniona została również kontekstowa informacja o numerach dokumentów PKJ, na których takiej blokady dokonano. Informacja ta dostępna jest w sekcji: Dokumenty, po ustawieniu kursora na ww. składniku.

Uwaga

Aby wyróżnić zablokowane dostawy / zasoby obsłużone zostało prezentowanie stosownego znacznika Zablokowany na szczegółach dostawy / zasobu oraz stosownej ikony na liście dostaw / zasobów.

Prawo Operatora do blokowania/zwalniania dostaw

Zarówno blokowanie  jak i odblokowanie dostaw dostępne jest wyłącznie dla Operatora ze stosownym prawem Blokowanie/zwalnianie dostaw. Wynika to m.in. z faktu, że blokada taka dokonywana jest niezależnie od prawa do danego magazynu, stąd nie każdy Użytkownik powinien jej dokonywać.

Ograniczenia związane z kontrolą jakości w logistyce

Przyjęto poniższe ograniczenia w zakresie edytowania, usuwania i anulowania dokumentów PKJ oraz dokumentów handlowych z nimi związanych:





Rodzaje dokumentów kaucji

Dokumentami kaucji są dokumenty:

oraz korekty tych dokumentów:

Dokumenty wyświetlane są w podziale rodzajowym na liście dokumentów handlowych na zakładce: Kaucje.

Dokumentami kaucji mogą być również dokumenty MMW i MMP wystawione na kaucje związane z towarem z innych dokumentów MMW i MMP. Więcej informacji znajduje się w rozdziałach dotyczących kaucji oraz w rozdziale: Przesunięcie międzymagazynowe wydanie (MMW)/ Przesunięcie międzymagazynowe przyjęcie (MMP).

Generowanie dokumentów kaucji

Wygenerowanie dokumentu może nastąpić poprzez:

Wiązanie dokumentów kaucji

Dokumenty kaucji mogą być wiązane z handlowymi, magazynowymi i wewnętrznymi (MMW/MMP). Wiązanie to może nastąpić poprzez:

Jeżeli dokument handlowy/magazynowy jest już związany z innym dokumentem kaucji, przed spięciem z nowym dokumentem kaucji, zostanie wyświetlone okno z informacją o istniejącym związaniu i zapytaniem czy kontynuować wiązanie. Potwierdzenie polecenia wiązania dokumentu, spowoduje związanie nowego dokumentu kaucji.

Generowanie dokumentów z dokumentów kaucji

Z zatwierdzonych dokumentów kaucji mogą być generowane dokumenty WM (Wydanie magazynowe) i PM (Przyjęcie magazynowe). Z zatwierdzonych dokumentów WM PM można generować dokumenty kaucji.

Generowanie spinaczy z dokumentów kaucji

Z dokumentów przyjęcia/wydania kaucji mogą powstać faktury sprzedaży/zakupu. Odpowiada to sytuacji, w której kaucje nie zostały rozliczone w terminie i ich przedmiot zostaje sprzedanym/zakupionym towarem, co wymaga wystawienia faktury. Fakturowanie kaucji polega na utworzeniu dokumentu (S)FS, (S)FSK, (S)FZ, (S)FZK, (S)FSE, (S)FKE, jako spinacza dokumentów WKA/PKA/WKK/PKK.

Generowanie spinaczy (S)FS, (S)FSK, (S)FZ, (S)FZK, (S)FSE, (S)FKE z dokumentów kaucji, następuje poprzez:

Ponadto na liście składników spinacza prezentowana jest kolumna z numerem dokumentu źródłowego lub obcego.

Płatności i termin rozliczenia na dokumentach kaucji

Dokumenty kaucji mogą, na żądanie operatora, generować płatności. O tym czy dokument kaucji wygeneruje płatność zdecyduje zaznaczenie parametru: Płatność, na karcie kontrahenta (zakładka: Handlowe), dla którego jest wystawiany ten dokument. Jeżeli dokument kaucji będzie generował płatność, wówczas dokument kaucji będzie zawierał dodatkowo zakładkę: Płatności.

Uwaga

Wybranie opcji: Płatność, dla konkretnych dokumentów będzie możliwe tylko wtedy, gdy na definicji dokumentu (PKA/WKA) zaznaczony zostanie parametr: Ma generować płatności.

Termin płatności dla dokumentu kaucji, również może zostać zdefiniowany na karcie kontrahenta (zakładka: Handlowe). Termin ten pobierany jest według terminu płatność zdefiniowanego dla sprzedaży – w przypadku dokumentów WKA i terminu płatności zdefiniowanego dla zakupu – dla dokumentów PKA.

Termin rozliczenia kaucji to termin, po upływie, którego kaucje muszą być zwrócone lub zafakturowane. Termin ten określa się również na karcie kontrahenta, na zakładce: Handlowe,w polu: Termin rozliczenia. Wskazany w ten sposób termin, jest terminem wprowadzanym domyślnie na dokument kaucji i może zostać bezpośrednio na nim modyfikowany.

Korekty dokumentów PKA/WKA

Korektami dokumentów PKA i WKA, są:

Korekty te generowane są poprzez:

Korekty dokonuje się według ogólnych zasad rejestrowania korekt dokumentu. Możliwa jest korekta ilości i wartości kaucji.

Przy generowaniu korekt przyjęcia i wydania kaucji, obowiązuje zasada, że jeden dokument WKK/PKK będzie zawsze związany z jednym dokumentem źródłowym, ale jedna korekta dokumentu handlowego będzie mogła być związana z wieloma WKK/PKK.

Uwaga

Dokument korekty WKA/PKA będzie generował płatność, wtedy, gdy płatność będzie generował dokument źródłowy.

Uwaga

Korektę ręczną WKK dla dokumentu WKA można dodać z menu kontekstowego na zakładce Kaucje/WKA lub z menu przycisku Korekta. Tworzenie dokumentu WKK przebiega według zasad jak dla korekty ręcznej dokumentu FS z uwzględnieniem następujących zasad: VAT zawsze naliczany metodą brutto, elementem korekty może być tylko towar typu kaucja, płatność nagłówka dokumentu jest dostępna według reguł stosowanych dla WKA.

Automatyczne korekty WKA/PKA

Dla WKA/PKA istnieje możliwość generowania automatycznych korekt, tak jak dla innych dokumentów rozchodu: FS i WZ. Generowanie automatycznych korekt dla WKA/PKA odbywa się z poziomu listy dokumentów handlowych, z zakładki: Kaucje/WKA, poprzez:

wybranie z menu, rozwijanego po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], znajdującego się obok przycisku: [Korekta], funkcji: Automatyczne korekty lub

wybranie z menu kontekstowego funkcji: Automatyczne korekty.

Generowanie korekt odbywa się tak, jak dla dokumentów rozchodowych FS i WZ, według zasad opisanych w rozdziale: Ręczna korekta wartościowa dostawy wyprzedanej

W Systemie istnieje możliwość zarejestrowania ręcznej korekty wartościowej FZK/FRK do dostawy, która została już w całości wyprzedana.

Jeżeli nie ma zasobu danego towaru, System odszukuje jego dostawę i jeżeli takowa istnieje, wówczas tworzy się element z zerową ilością, wskazujący w subelemencie na tę wyprzedaną dostawę. Dzięki temu Operator może dokonać korekty wartościowej takiej dostawy. Wartość takiej korekty determinowana jest wartością korygowanej dostawy. Podczas zatwierdzaniu takiej korekty System stosownie koryguje koszt własny sprzedaży za pomocą dokumentu KK.

Użytkownik ma możliwość dokonania zmiany dostawy na elemencie ręcznej korekty wartościowej FZK/FRK, czyli dokonać korekty wartości dostawy innej niż ustalona domyślnie przez System, w tym również wskazać dostawę w całości wyprzedaną. Służyć do tego operacja Zmień dostawę dokonywana na zakładce [Dostawy] elementu ręcznej FZK/FRK.

Warunkiem koniecznym do zarejestrowania tego typu korekty jest wcześniejsze zarejestrowanie dostawy danego towaru.

Uwaga

Jeżeli żadna dostawa towaru nie została w Systemie dotąd zarejestrowana, a klient otrzymał od Dostawcy korektę wartościową, wówczas należy dostawę zarejestrować , w całości rozchodować (np. za pomocą dokumentów PW-RW), a następnie zarejestrować korektę ręczną.

 

Anulowanie dokumentów kaucji

Dokumenty kaucji mogą być anulowane tak jak inne dokumenty handlowe. Jednak w odróżnieniu od nich, nie ma możliwości anulowania dokumentów kaucji z pozostawieniem związanych dokumentów magazynowych.

Przyjęcie kaucji (PKA)/Wydanie kaucji (WKA)

Przyjęcie kaucji, a właściwie przyjęcie towarów kaucjonowanych – PKA, rejestruje przyjęcie opakowań od dostawcy. Natomiast Wydanie kaucji (Wydanie towarów kaucjonowanych) – WKA rejestruje wydanie opakowań odbiorcy.

Sposób generacji dokumentów został opisany w rozdziale: Generowanie dokumentów kaucji.

Ze względu na to, że w interfejsie obydwu dokumentów występują jedynie niewielkie różnice, wynikające z odmiennych, pełnionych przez nie funkcji, dokumenty zostaną opisane razem, z zastrzeżeniem tych odmienności.

Dokument składa się z czterech lub pięciu zakładek, w zależności od tego, czy dokument będzie generował płatność. Ponadto na liście składników spinacza prezentowana jest kolumna z numerem dokumentu źródłowego lub obcego. Płatności i termin rozliczenia na dokumentach kaucji.

PKA/WKA, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się następujące pola i funkcje:

Kontrahent – pole służy określeniu kontrahenta głównego na dokumencie. Jeżeli dokument kaucji został wygenerowany z dokumentu handlowego, wtedy przepisze się kontrahent z dokumentu źródłowego. Możliwa jest modyfikacja kontrahenta i jego wybór z listy kontrahentów. W przypadku zaznaczenia na definicji dokumentu parametru Kontrahent na zakładce: Ogólnej Docelowy wówczas na zakładce pojawi się przycisk Kontrahent Docelowy .

Kraj wysyłki (dla PKA)/Kraj przeznaczenia (dla WKA) – kraj wysyłki/przeznaczenia określany jest odpowiednio do rodzaju transakcji.

Transakcja – jeżeli w definicji dokumentu został odznaczony parametr: Tylko transakcje krajowe, wtedy na kolejnym dokumencie PKA możliwy jest wybór transakcji: Krajowej, Wewnątrzwspólnotowej, Innej zagranicznej (poza UE).

Dostawa – sposób dostawy, wybrany z listy zdefiniowanej w konfiguracji na zakładce: Sprzedaż/Słowniki.

Pozostały limit. Limit kredytowy kontrahenta. W nawiasach prezentowany jest pozostały limit dla centrali, jeśli kontrahent główny posiada centralę.

Kod rodzaju transportu – wybierany ze słownika predefiniowanego w systemie. W polu obok znajduje się opis rodzaju dostawy.

Termin rozliczenia kaucji – termin rozliczenia kaucji będzie domyślnie pobierany z karty kontrahenta, na którego wystawiany jest bieżący dokument. Może on być modyfikowany.

Płatność – zaznaczenie parametru spowoduje, że bieżący dokument będzie generował płatności. Po zaznaczeniu, zostaną uaktywnione pola dotyczące formy płatności (wybierane z listy form płatności, zdefiniowane w konfiguracji (zakładka: Sprzedaż/Słowniki) i terminu rozliczania płatności oraz zostanie uaktywniona funkcja rozliczenia płatności. Na dokument zostanie także dodana zakładka: Płatności.

Uwaga

O generowaniu przez dokument płatności, w pierwszej kolejności decyduje zaznaczenie opcji: Płatność, na karcie kontrahenta (zakładka: Handlowe), na którego wystawiany jest dokument.

Docelowy (dla PKA)/Źródłowy (dla WKA) – magazyn, na który zostanie przyjęty kaucja (docelowy) lub z którego kaucja zostanie wydana (źródłowy). Podczas generowania dokumentu kaucji z dokumentu handlowego będzie pobierany magazyn z dokumentu źródłowego, o ile magazyn ten został przypisany do definicji dokumentu przyjęcia/wydania kaucji. Jeżeli na definicji dokumentu PKA/WKA nie ma takiego magazynu, jaki znajduje się na dokumencie handlowym (źródłowym dla dokumentu kaucji) wtedy na dokument kaucji generowany z handlowego zostanie wybrany domyślny magazyn z definicji dokumentu kaucji.

Lista kaucji na dokumencie wyświetlana jest w panelu, podzielonym na kolumny:

Funkcje obsługujące kaucje na dokumencie:

[Ustal stawki VAT z kart towaru] – przycisk umożliwiający zmianę stawek VAT na zaznaczonych pozycjach w dokumencie, według stawek określonych na kartach towarowych. Po uruchomieniu funkcji przeliczone są ceny/wartości (w przypadku kierunku VAT „od brutto” cena i wartość brutto nie ulegną zmianie, zmienią się ceny/wartości netto, w przypadku kierunku „od netto” zasada jest odwrotna). Odpowiednio przeliczane są również wartości w nagłówku oraz płatności. System przed uruchomieniem funkcji sprawdza czy spełnione są warunki: czy dokument jest niezatwierdzony oraz czy exponorm dokumentu pozwala na stosowanie stawek „krajowych”.

[Edycja kontrahenta] – umożliwia podgląd i edycję karty kontrahenta głównego, docelowego lub płatnika.

- przyciski umożliwiają zmianę kolejności elementów na dokumencie.

[Dodaj] – umożliwia wprowadzenie kaucji na dokument. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], możliwy jest wybór zestawu, produktu lub kilku kaucji jednocześnie.

[Zmień] – umożliwia podgląd i edycję kaucji wprowadzonej na dokument. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], możliwa jest edycja zestawu.

[Usuń] – usuwa zaznaczone pozycje z listy.

[Zamienniki towaru] – otwiera listę zamienników podświetlonego towaru w trybie:

Przycisk jest aktywny, jeśli dokument ma elementy oraz zaznaczony element ma, co najmniej jeden zamiennik.

Element transakcji

Element transakcji dokumentu PKA wygląda podobnie, jak w przypadku elementu transakcji dokumentu zakupu (analogicznie element transakcji WKA jest podobny do elementu transakcji na FS). W przypadku kaucji należy jednak zwrócić uwagę na pole: VAT, znajdujące się na zakładce: Ogólne, elementu transakcji. Wartość kaucji zawsze liczona jest w brutto. W polu można wskazać VAT, jednak VAT naliczany jest dla kaucji tylko po jej zafakturowaniu. Wypełnione pole będzie, więc mieć znaczenie jedynie informacyjne.

Na elementach transakcji dokumentów kaucji, kaucje mogą być rejestrowane tylko w jednostkach podstawowych.

PKA/WKA, zakładka: Kontrahent

Na zakładce znajdują się dane dotyczące kontrahenta głównego, docelowego oraz płatnika – jeżeli dokument ma zaznaczoną opcję generowania płatności. Jako płatnik zostanie domyślnie wprowadzony płatnik kontrahenta, zdefiniowany na jego karcie, na zakładce: Handlowe. Jeżeli nie zostanie on wskazany, wtedy, jako płatnik będzie wprowadzany kontrahent główny.

PKA/WKA, zakładka: Płatności

Zakładka zawiera listę płatności i wpłat dotyczących dokumentu. Po utworzeniu dokumentu lista zawiera jedną pozycję, czyli zobowiązanie na pełną kwotę brutto. Forma płatności i termin są zgodne z ustawieniami w karcie kontrahenta, na zakładce: Handlowe (pola: dla zakupu przy PKA i dla sprzedaży przy WKA). Termin płatności jest liczony od daty wystawienia dokumentu. Proponowana przez system płatność może jednak być rozłożona na wiele różnych (np. rat). Każda modyfikacja listy płatności spowoduje, że zostanie automatycznie dodana płatność uzupełniająca do pełnej kwoty. Jest ona wyróżniona na liście kolorem czerwonym. Taki charakter ma również pierwotna płatność. Rejestrowanie i rozliczanie płatności dokumentów opisano szczegółowo w dokumentacji modułu: Księgowość.

PKA/WKA, zakładka: Nagłówek

Na zakładce definiuje się dane nagłówkowe dokumentu:

Numer i seria dokumentu – domyślnie nadawany jest kolejny numer i seria domyślna zdefiniowana w definicji dokumentu.

Data: Wpływu, Wystawienia, Przyjęcia (dla PKA) – daty określające moment wpływu, wystawienia dokumentu, przyjęcia kaucji.

Data: Wystawienia, Wydania (dla WKA) – daty określające moment wystawienia dokumentu, lub wydania kaucji.

Uwaga

Jeżeli zostanie dokonany zakup lub sprzedaż kaucji (zostanie utworzony spinacz), wtedy na zakładce pojawi się również data zakupu (na PKA) lub sprzedaży (na WKA).

Właściciel – centrum, w którym wystawiony został dokument.

Faktura – numer dokumentu źródłowego. Jeżeli dokument będzie wystawiany ręcznie, wtedy pole nie będzie wypełniane.

Zamówienie – numer zamówienia klienta. Pole wypełniane ręcznie.

Zw. z VAT - Kontrolka dla wskazania przyczyny zwolnienia z VAT, jest ona zawsze dostępna na nagłówku dokumentu, domyślnie z wartością pustą. Użytkownik dodając element ze stawką zw. może (przed lub po dodaniu elementu) wskazać konkretną przyczynę zwolnienia ze stawki VAT.

Wystawił - nazwa operatora, który wystawił dokument.

Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument.

Zatwierdził - nazwa operatora, który zatwierdził dokument.

Rozliczył - nazwa operatora, który rozliczył dokument (przyporządkował do niego operację kasową/bankową stanowiącą zapłatę)

Rabat ogólny, rabat płatności – na dokumencie PKA istnieje możliwość udzielania rabatów, zgodnie z ogólnymi zasadami.

Waluta/kurs – waluta będzie domyślnie pobierana z dokumentu źródłowego. W przypadku dokumentu pozostającego w buforze możliwa jest zmiana waluty. Kurs, według którego zostaną przeliczone wartości dokumentu będzie pobierany z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu. Jeśli taki nie będzie określony, pobierany będzie kurs najpóźniejszy z wcześniejszych. Wybór waluty innej niż systemowa jest niezależny od rodzaju transakcji.

Incoterms – symbol i miejsce Incoterms, wybierane ze słownika predefiniowanego w systemie.

Rodzaj transakcji – kod i opis rodzaju transakcji.

URL – adres URL, z którym nastąpi połączenie po naciśnięciu przycisku: [Zobacz stronę].

Opis – opis dokumentu.

Rejestr - rejestr operacji kasowych lub bankowych, do którego trafi płatność związana z dokumentem. Obok wyświetlany jest numer rachunku bankowego przypisanego do rejestru.

Cecha - cecha transakcji (atrybut wyróżniający transakcję), wybierana ze słownika zdefiniowanego w konfiguracji, wartość domyślna jest przepisywana z karty kontrahenta.

Dokumenty magazynowe - przyjęcie towaru do magazynu następuje na podstawie dokumentów magazynowych (PM). Mogą one być generowane automatycznie przy zatwierdzaniu faktury zakupu. Dostępne są następujące opcje, od których zależy działanie systemu przy zatwierdzaniu dokumentu:

Domyślne ustawienie tej opcji jest przepisywane z definicji dokumentu dla centrum struktury praw, do którego należy operator.

PKA/WKA, zakładka: Księgowość

Zakładka uaktywnia się po zatwierdzeniu dokumentu WKA/PKA. Na zakładce znajdują się dwie podzakładki: Dekretacja i Opis analityczny.

Zakładka: Dekretacja, służy zaksięgowaniu dokumentu i została opisana w dokumentacji modułu: Księgowość.

Zakładka: Opis analityczny, spełnia taką samą funkcję jak na innych dokumentach, którym można przypisać opis analityczny, została opisana w dokumentacji modułu: Business Intelligence.

PKA/WKA, zakładka: Atrybuty

Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do dokumentu. Możliwe jest przypisanie tylko takich atrybutów dla konkretnego dokumentu, jakie zostały przypisane do obiektu: PKA lub WKA (w gałęzi: Dokumenty handlowe), w module: Administrator, w oknie: Definicja atrybutów. Przypisywanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Przychód wewnętrzny (PW)/ Rozchód wewnętrzny (RW)

Dokumenty PW i RW służą do rejestracji zmian stanu towaru niezwiązanych ze sprzedażą ani zakupem. W szczególności mają następujące zastosowanie w wymienionych procesach:

Kompletacja i dekompletacja: W procesie kompletacji ze składników (towarów) powstaje produkt (inny towar). Składniki zostają pobrane z magazynu, co zostaje zarejestrowane przy pomocy dokumentu RW. Produkt zostaje przyjęty do magazynu dokumentem PW. Ilość i wartość towarów w magazynie zmienia się w wyniku tej operacji.

Inwentaryzacja. Niedobory zostają wydane z magazynu dokumentem RW, nadwyżki – przyjęte dokumentem PW.

Likwidacja. Niepełnowartościowe towary zostają usunięte z magazynu, co dokumentuje RW.

Usługa wymagająca zużycia towarów/materiałów, np. malowanie. Sprzedaż takiej usługi jest dokumentowana fakturą lub paragonem, a zmniejszenie stanu w magazynie – dokumentem RW.

Obsługa obu dokumentów jest bardzo podobna, w związku, z czym, dokumenty omówiono na przykładzie dokumentu RW.

Uwaga

Dokumenty RW i PW, jeżeli zostały wygenerowane ze zlecenia produkcyjnego, nie będą mogły zostać anulowane po jego zamknięciu.

PW/RW, zakładka: Ogólne

Dla (dla RW) - kontrahent, dla którego przeznaczony jest przedmiot transakcji. Może być jednorazowy lub wybrany z listy.

Uwaga

W związku z udostępnieniem w wersji 5.0 nowego modułu: Produkcja, na dokumencie RW w polu: Dla, można ustawić obiekt, który będzie miał zaznaczony parametr: Dokument RW.

Od (dla PW) - kontrahent, od którego zostanie pobrany towar.

Osoba - pracownik związany z dokumentem, wybierany z listy pracowników.

Przypisanie kontrahenta lub pracownika do dokumentu RW jest użyteczne, jeśli dokumentuje on np. wypożyczenie wyposażenia, zwrotnego opakowania, itp.

Sposób dostawy - sposób dostawy towaru lub odbioru, wybierany z listy (słownik: Sposoby dostawy) lub wpisywany ręcznie. Jeśli magazyn docelowy powiązano z kontrahentem (lista magazynów), to sposób dostawy jest przepisywany z karty kontrahenta.

Rodzaj transportu - kod rodzaju transportu, wybierany ze zdefiniowanej listy.

Kraj - kraj przeznaczenia (dla RW) lub wysyłki (dla PW) przedmiotu transakcji.

Wybierz rodzaj transakcji - możliwy jest wybór jednej z trzech rodzajów transakcji:

Brutto, Netto - wartość towarów. RW nie jest dokumentem VAT, obie wartości są jednakowe.

Źródłowy: magazyn, z którego będą pobierane zasoby przy dodawaniu pozycji do dokumentu. Działanie tego parametru jest zależne od ustawienia opcji: Sprzedaż z magazynu, w definicji dokumentu w strukturze praw, do którego przypisany jest zalogowany operator. Ustawienia Sprzedaży z magazynu:

[Edycja kontrahenta] – umożliwia podgląd i edycję karty kontrahenta głównego, docelowego.

Uwaga

Edycja ceny i wartości na elemencie dokumentu RW jest możliwa jedynie w przypadku, gdy tym elementem jest usługa lub koszt. Aby móc zmienić cenę na takim elemencie RW, należy w definicji dokumentu RW zaznaczyć parametr: Edycja cen i rabatów na pozycjach dokumentu.

PW/RW, zakładka: Nagłówek

Na zakładce znajdują się następujące pola:

Numer - numer dokumentu zgodny ze schematem numeracji, określonym w konfiguracji (patrz: Numeracja dokumentów).

Właściciel - centrum struktury praw, do którego należy operator. Jeśli operator należy do wielu centrów, przy tworzeniu dokumentu przepisywane jest domyślne centrum operatora. W takim przypadku właściciela dokumentu można zmienić, wybierając spośród tych, do których jest przypisany operator. Korzystając z lokatora ograniczającego, lista zawężana jest do tych centrów, który w swojej nazwie zawierają wartość wpisaną w lokatorze.

Daty:

Wystawienia – data wystawienia dokumentu

Wydania – data wydania towaru. Będzie to domyślna data wystawienia dokumentów magazynowych.

Wystawił - nazwa operatora, który utworzył dokument.

Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni edytował dokument.

Zatwierdził - nazwa operatora, który zatwierdził dokument.

Cecha - cecha transakcji (atrybut wyróżniający transakcję), wybierana ze słownika zdefiniowanego w konfiguracji, wartość domyślna jest przepisywana z karty kontrahenta.

URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z RW. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.

Opis - dodatkowy opis dokumentu.

Dokumenty magazynowe - przyjęcie i wydanie towaru następuje na podstawie dokumentów magazynowych (WM/PM). Mogą one być generowane automatycznie przy zatwierdzaniu RW. Dostępne są następujące opcje, od których zależy działanie systemu przy zatwierdzaniu dokumentu:

Domyślne ustawienie tej opcji jest przepisywane z definicji dokumentu dla centrum struktury praw, do którego należy operator.

PW/RW, zakładka: Atrybuty

Zakładka służy przypisaniu atrybutów do dokumentu RW (PW). Aby było to możliwe – atrybuty muszą uprzednio zostać przypisane do obiektu RW (PW) w oknie: Definicja atrybutów, na zakładce Obiekty (moduł: Administrator). Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Przesunięcie międzymagazynowe wydanie (MMW)/ Przesunięcie międzymagazynowe przyjęcie (MMP)

Przesunięcie międzymagazynowe dokumentuje ruch towaru pomiędzy dwoma magazynami. W systemie Comarch ERP XL Przesunięcie międzymagazynowe jest rejestrowane za pomocą dwóch typów dokumentów. Są to Przesunięcie międzymagazynowe wydanie (MMW) oraz Przesunięcie międzymagazynowe przyjęcie (MMP). Towar jest wydawany z jednego magazynu i przyjmowany w drugim. Wydanie towaru z magazynu źródłowego jest rejestrowane za pomocą dokumentu MMW (Przesunięcie międzymagazynowe wydanie), natomiast przyjęcie towaru na magazyn docelowy odbywa się za pomocą generowanego z MMW dokumentu MMP (Przesunięcie międzymagazynowe przyjęcie). Przenoszone są przy tym wszystkie dane dotyczące zasobów, z których pochodzą przemieszczane towary.

Warto zwrócić uwagę, że możliwe jest częściowe przyjęcie przesuwanego towaru, czy też rozdzielenie go na wiele magazynów. Polega to na wygenerowaniu wielu dokumentów MMP do jednego dokumentu MMW. Szczególnym przypadkiem może być zwrot całości, lub części towaru na ten sam magazyn, a więc wygenerowanie dokumentu MMP, na którym jako magazyn docelowy zostanie wskazany magazyn, z którego towar został wydany. Ponadto, na liście MMW mogą być prezentowane dokumenty, których właścicielem jest inne centrum struktury praw, natomiast magazyn docelowy został wskazany z listy dostępnych magazynów, do którego bieżący operator posiada prawo.

Do dokumentu MMW można dodać drugi dokument MMW, na kaucje związane z towarami ze źródłowego dokumentu MMW. Taki dokument jest oznaczany jako (K)MMW. Obsługa pary MMW – (K)MMW odbywa się według tych samych reguł jak dla pary dokumentów FS - WKA. Dokument (K)MMW, będzie również generowany w oparciu o schemat kaucji zdefiniowany dla towaru (więcej informacji w rozdziale: Kaucje). Wygenerowanie dokumentu MMP z MMW spowoduje jednoczesne wygenerowanie dokumentu (K)MMP.

Dokumenty (K)MMW i (K)MMP, wyglądają podobnie jak źródłowe dokumenty MMW i MMP, jednak brak na nich zakładki: Kaucje.

Przesunięcie międzymagazynowe wydanie (MMW) / Przesunięcie międzymagazynowe przyjęcie (MMP), zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się pola i funkcje:

Źródłowy - magazyn, z którego zostanie wydany towar. Może być zmieniany do momentu dodania pierwszej pozycji dokumentu.

Docelowy - magazyn, do którego towar zostanie przyjęty. Domyślne magazyny: źródłowy i docelowy, określone są w definicji dokumentu MMW.

Netto – wartość netto towaru, który podlega przesunięciu.

Kaucje – wartość kaucji, związanej z towarem, który podlega przesunięciu.

Dostawa - sposób dostawy towaru lub odbioru, wybierany z listy (słownik: Sposoby dostawy) lub wpisywany ręcznie.

Aktualizuj kaucje – zaznaczenie parametru spowoduje wygenerowanie dokumentu kaucji. Wygenerowanie tego dokumentu nastąpi jednak nie bezpośrednio po zaznaczeniu parametru, ale po wybraniu zakładki: Kaucje lub zapisaniu dokumentu. Ustawienie parametru: Aktualizuj kaucje na dokumencie MMP jest przepisywane z dokumentu MMW, natomiast na dokumentach (K)MMW i (K)MMP parametr ten jest niedostępny. Więcej informacji na temat kaucji znajduje się w rozdziale: Kaucje.

Cena towaru obliczana jest, jako średni koszt zakupu pobieranych zasobów i jest niedostępna do edycji. Ma ona jednak tylko znaczenie informacyjne, towary są przyjmowane do magazynu docelowego w rzeczywistych cenach zakupu pobieranych zasobów. Operator może zdecydować, z której dostawy towar ma zostać pobrany, wykorzystując opcje dostępne na zakładce Dostawy elementu transakcji. Zmianę i rozbicie dostawy opisano szczegółowo dla faktury sprzedaży.

Przesunięcie międzymagazynowe wydanie (MMW) / Przesunięcie międzymagazynowe przyjęcie (MMP), zakładka: Nagłówek

Na zakładce znajdują się pola:

Numer - numer dokumentu zgodny ze schematem numeracji, określonym w konfiguracji.

Właściciel - centrum struktury praw, do którego należy operator. Jeśli operator należy do wielu centrów, przy tworzeniu dokumentu przepisywane jest domyślne centrum operatora. W takim przypadku właściciela dokumentu można zmienić, wybierając spośród tych, do których jest przypisany operator. Korzystając z lokatora ograniczającego, lista zawężana jest do tych centrów, który w swojej nazwie zawierają wartość wpisaną w lokatorze.

Źródłowy - pole znajduje się jedynie na dokumencie MMP. W polu tym znajduje się numer dokumentu MMW, do którego wygenerowano MMP. Za pomocą przycisku [Podgląd dokumentu źródłowego], można otworzyć dokument MMW do podglądu.

Daty:

Wystawił - nazwa operatora, który utworzył dokument.

Zatwierdził - nazwa operatora, który zatwierdził dokument.

Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni edytował dokument.

Cecha - cecha transakcji (atrybut wyróżniający transakcję), wybierana ze słownika zdefiniowanego w konfiguracji, wartość domyślna jest przepisywana z karty kontrahenta

URL - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z MMW/MMP. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.

Opis - dodatkowy opis dokumentu.

Dokument MMP – ta sekcja znajduje się jedynie na dokumencie MMW. Ustawienie w tej sekcji decyduje, czy do dokumentu MMW zostanie automatycznie wygenerowany dokument MMP. Może on być generowany do bufora lub jako zatwierdzony. Domyślne ustawienie tej opcji jest przepisywane z definicji dokumentu MMW dla centrum struktury praw, w kontekście, którego pracuje operator. Na definicji dokumentu (zakładka: Inne) znajduje się parametr: Generowanie dokumentu MMP.

Dokumenty magazynowe – ustawienie w tej sekcji decyduje o tym, czy do dokumentu MMW lub MMP zostanie wygenerowany automatycznie dokument magazynowy WM lub PM. Domyślne ustawienie tej opcji jest przepisywane z definicji dokumentu (zakładka: Inne, parametr: Generowanie dokumentów magazynowych).

Przesunięcie międzymagazynowe wydanie (MMW) / Przesunięcie międzymagazynowe przyjęcie (MMP), zakładka: Atrybuty

Na zakładce można przypisać atrybuty do dokumentu. Aby było to możliwe, należy uprzednio przypisać je do obiektu: Dokument MMW lub Dokument MMP, w oknie: Definicja atrybutów, zakładka Obiekty (moduł: Administrator).

Przesunięcie kaucji (K)MMW jako dokument niezależny od MMW na towar

Dotychczas dokumenty (K)MMW/(K)MMP, czyli przesunięcia międzymagazynowe towarów kaucjonowanych, były wyłącznie dokumentami towarzyszącymi przesunięciom MMW/MMP na zwykły towar. Dokument (K)MMW tworzony był i nadal będzie automatycznie do dokumentu MMW z włączonym parametrem Aktualizuj kaucje podczas jego zapisu oraz podczas przejście na zakładkę [Kaucje] dokumentu MMW. Można go również wygenerować przyciskiem Generuj kaucję na ww. zakładce dokumentu oraz opcją Wydaj kaucje menu kontekstowego listy MMW. Na tak tworzone (K)MMW dodawane są towary kaucjonowane zgodnie ze schematami kaucji zdefiniowanymi dla towarów przesuwanych daną MMW. W wersji 2022.0.1 Systemu umożliwiono rejestrowanie dokumentów (K)MMW/(K)MMP bez powiązania z MMW/MMP na zwykłe towary. Dokument (K)MMW można dodać wprost na liście MMW stosowną opcją przy przycisku plusa/stosowną opcją menu kontekstowego.

Taki dokument (K)MMW wskazuje w Trn_KonGid na samego siebie. Obsługa takiego dokumentu nie różni się zasadniczo od dokumentu (K)MMW powiązanego z MMW – taki dokument również operuje wyłącznie kartotekami typu Kaucja, tyle, że dodawanymi samodzielnie przez Użytkownika.

Uwaga

Uwaga: Dokument (K)MMW rejestrowany przy pomocy ww. nowych opcji, tj. niepowiązany z MMW na towary już takim dokumentem pozostanie. Nie przewiduje się możliwości spinania takiego (K)MMW z MMW.

Na podstawie (K)MMW niepowiązanego z MMW generowany jest dokument (K)MMP niepowiązany z MMP, tj. wskazujący w Trn_Kon_Gid na samego siebie. Sposób tworzenia MMP/(K)MMP nie ulega zmianie, nadal tworzony jest automatycznie podczas zatwierdzania MMW/(K)MMW, o ile radio sekcji Dokument MMP formatki zatwierdzanego dokumentu ustawione jest na wartość inną niż Nie generuj oraz opcją Generuj MMP dostępną na liście MMW. To, czy utworzony zostanie MMP czy (K)MMP zależy od tego, czy źródłowym dokumentem jest MMW czy (K)MMW. Operacja generowania MMW z dokumentów magazynowych WM/ZWM nie uległa zmianie, tj. bez względu na rodzaj towaru (kaucja, nie-kaucja) występującego na dokumencie magazynowym podczas ww. operacji tworzony jest dokument MMW.  

Generowanie awiza dostawy przed dokumentami MMP

Od wersji 2025.0 umożliwiono zmianę kolejności w realizacji procesu przesunięcia towaru między różnymi magazynami, który dotychczas odbywał się w następujący sposób: MMW -> WM/ZWM -> MMP –> AWD. Nowa ścieżka pozwala na wygenerowanie dyspozycji przyjęcia AWD na magazyn docelowy od razu po tym jak wygenerowano dokumenty MMW i wydania magazynowe z magazynu źródłowego. Dopiero na podstawie realizacji tej dyspozycji możliwe będzie utworzenie dokumentu MMP. Dotyczy to zarówno magazynów docelowych zwykłych, jak i WMS, czyli do MMW możliwe będzie również wystawianie dokumentów (W)AWD.

Dokumenty AWD (dla MMP)

Na liście dokumentów MMW znajduje się polecenie Awizo dostawy (dla MMP) do dokumentów:

Wskazane do operacji dokumenty MMW są weryfikowane pod kątem stanu dokumentu i utworzonych do nich dokumentów magazynowych. Przetworzone mogą być tylko te zatwierdzone MMW, które mają co najmniej jeden dokument wydania magazynowego: zatwierdzony WM lub zamknięte ZWM lub (W)ZWM. W dalszej kolejności konieczne jest wskazanie magazynu docelowego, na który zostanie utworzone AWD lub (W)AWD. Magazyn może być wybrany spośród docelowych ustawionych na ‘pobranych’ MMW lub w ogóle z nimi nie powiązany. Wynika to z tego, że na dokumentach przyjęć można ustawić dowolny magazyn docelowy. Na koniec utworzony zostaje dokument AWD/(W)AWD, zależnie od tego, jaki zostanie ustawiony magazyn (tzw. zwykły lub WMS). Dodawane są na nim te pozycje i ilości ze źródłowych MMW, które zostały już wydane z magazynu źródłowego i nie są jeszcze ujęte na dokumentach MMP ani AWD, pozostałe pozycje są pomijane. Wyświetlanie dokumentów AWD lub (W)AWD utworzonych do MMW niewiele różni od standardu w porównaniu z tymi, które posiadają źródłowe dokumenty handlowe. Zablokowana jest na nich dodatkowo operacja zmiany partii, czyli na pozycji nie można zmienić cechy i jej wartości, numeru EAN czy daty ważności (wynika to z konieczności działania na tej samej partii, która została wydana z magazynu źródłowego).

Powiązanie pomiędzy dokumentami AWD (dla MMP) a dokumentami źródłowymi MMW jest widoczne na nagłówku dokumentu oraz na liście w następujący sposób:

Jeśli do takich dokumentów zostanie utworzone MMP, wówczas w tych miejscach będzie wskazanie na te dokumenty. Informację, czy do danego dokumentu MMW były wystawione AWD (dla MMP) można sprawdzić w Historii związanych dla dokumentów MMW, w której są one prezentowane na zakładce [Inne].

Zmiany w generowaniu dokumentów MMP

Na liście dokumentów AWD znajduje się polecenie Generuj MMP:

Pozwala ono zrealizować handlowo dokumenty AWD/(W)AWD utworzone na podstawie MMW. Jednocześnie tworzone tutaj MMP zostaje automatycznie powiązane ze wskazanymi dokumentami źródłowymi MMW. Dla takich dokumentów MMP nie można dokonywać żadnych zmian tj. zmiana ilości, bądź usuwania pozycji. Jedyną dostępną operacją jest zatwierdzenie lub usunięcie całego dokumentu, ponieważ dokument stanowi zamknięcie procesu przesunięcia między magazynami.

Dla polecenia generowania MMP z listy dokumentów MMW oraz ZW uwzględniane są powiązane z MMW dokumenty AWD/(W)AWD, które wyświetlają się w trakcie tej operacji.

Do Użytkownika należy decyzja, czy dokument MMP ma powstać do tych dokumentów AWD, czy też z ich pominięciem. W drugim przypadku dokument MMP jest tworzony jak dotychczas (wprost z ilości na MMW, ale tylko takiej która nie została jeszcze ujęta na powiązanych do nich AWD/(W)AWD oraz MMP).

Uwzględnianie przy generowaniu MMP towarów kaucjonowanych z AWD (dla MMP)

Przy tworzeniu dokumentów MMP z uwzględnieniem dokumentów AWD wystawionych wcześniej uwzględniane są dokumenty kaucji (K)MM, które są źródłowymi dla takich AWD. To czy dla takich źródłowych powstanie odpowiedni dokument (K)MMP czy zwykłe MMP zależy od powiązań źródłowego (K)MMW:

Spinanie dokumentów MMP z magazynowymi

Przy spinaniu dokumentów magazynowych AWD/(W)AWD do MMP sprawdzane jest dodatkowo, czy dokument AWD/(W)AWD jest powiązany na nagłówku z MMW. Jeśli jest powiązany z MMW, do którego zostało wystawione MMP, to nastąpi próba wiązania obu dokumentów wg standardowych zasad.

Anulowanie dokumentów MMP i MMW oraz magazynowych z nimi powiązanych

Przy anulowaniu MMW wymagane jest zaznaczenie parametru Wszystkie związane dokumenty magazynowe zostaną usunięte. Oznacza to, że przy anulowaniu MMW są również anulowane dokumenty AWD/(W)AWD z nim powiązane. Anulowanie MMP jest możliwe bez anulowania magazynowych AWD/(W)AWD, które zostały wystawione przed MMP. Dla takich MMP można bowiem przy anulowaniu odznaczyć parametr Wszystkie związane dokumenty magazynowe zostaną usunięte, co będzie znaczyło, że anulowany zostanie tylko dokument MMP, a bez zmian pozostaną dokumenty AWD/(W)AWD, do których ponownie będzie można wystawić MMP.  

Deprecjacja (DP)

Deprecjacja polega na zmniejszeniu wartości księgowej zasobów towaru. Przed utworzeniem dokumentu należy podać warunki filtrowania, według których zostaną wybrane towary, które znajdą się na dokumencie. Po określeniu warunków należy nacisnąć przycisk: [Wygeneruj dokument deprecjacji uwzględniając filtr]. Można również utworzyć pusty (bez pozycji) dokument, naciskając przycisk: [Wygeneruj pusty dokument deprecjacji] i dodawać do niego pozycje pojedynczo.

Zawężeniu listy towarów, które mają zostać poddane deprecjacji służą następujące parametry:

Magazyn - deprecjacja zawsze wykonywana jest dla zasobów jednego magazynu.

Grupa - grupa towarów, jaka zostanie poddana deprecjacji, wybierana z listy otwieranej przyciskiem:

Dostawca – wybranie dostawcy oznacza wyfiltrowanie tylko tych zasobów, które zostały utworzone przez dokumenty z wybranym dostawcą jako kontrahentem głównym.

Ilość - filtr dotyczący ilości handlowej.

Cena – filtr, który umożliwi wskazanie progu ceny, po której towar został przyjęty.

Data przyjęcia, Data ważności - do wyboru są następujące opcje filtrowania po datach: większa, mniejsza, zakres, wszystkie.

Deprecjacja, zakładka: Ogólne

Na zakładce: Ogólne wyświetlana jest lista towarów, które będą poddane deprecjacji, z podziałem na zasoby. W nowo utworzonym dokumencie cena po deprecjacji jest równa cenie przed deprecjacją. W kolumnie: Dostawca, wyświetlone są dane dostawcy towaru.

Na zakładce znajdują się parametry i przyciski:

Magazyn- magazyn, którego dotyczy deprecjacja. Można go wybrać tylko wtedy, gdy dokument został utworzony, jako pusty i tylko przed dodaniem pierwszej pozycji.

Modyfikacja zasobów - odznaczenie spowoduje, że zostanie wygenerowany dokument, jednak jego zatwierdzenie nie spowoduje zmiany wartości zasobów.

[Dodaj] - otwiera listę towarów. Po wybraniu towaru wyświetlona zostanie lista jego zasobów, z której należy wybrać te, które mają się znaleźć na dokumencie.

[Zmień] - otwiera okno: Edycja elementów deprecjacji, w którym ustalane są parametry wyliczenia ceny po deprecjacji na podstawie ceny bieżącej.

Zmiana:

Kierunek: Dokument deprecjacji służy zasadniczo do zmniejszania wartości towaru, ale poprzez wybranie opcji: Zwiększ, można wykonać przy jego pomocy aprecjację, czyli zwiększenie wartości.

Po zatwierdzeniu parametrów przyciskiem: [Zapisz], zostaną przeliczone ceny dla wszystkich zaznaczonych pozycji na dokumencie.

[Usuń] - naciśnięcie spowoduje usunięcie z dokumentu wszystkich zaznaczonych pozycji.

[Zaznaczaj filtrem] - umożliwia automatyczne zaznaczenie wszystkich pozycji spełniających warunki filtrowania, podawane w oknie: Ustaw filtr, według którego będą zaznaczane towary.

Uwaga

Z chwilą utworzenia dokumentu deprecjacji magazyn jest zablokowany, to znaczy, że nie można wykonywać żadnych operacji handlowych na zasobach tego magazynu. Odblokowanie następuje po zatwierdzeniu lub usunięciu dokumentu.

Deprecjacja, zakładka: Nagłówek

Na zakładce wyświetlone są dane dokumentu.

Numer - numer dokumentu. Domyślnie wprowadzany jest kolejny numer dokumentu, jednak może on być modyfikowany.

Właściciel - wskazuje centrum, w jakim wystawiono dokument.

Faktura – numer faktury dostawcy.

Wystawienia - data wystawienia dokumentu.

Operacji - data wykonania operacji, czyli zmiany wartości towaru na magazynie.

Wystawił, Modyfikował, Zatwierdził - dane wskazujące operatora, który dokonał kolejnych czynności (pola wypełnione domyślnie).

URL. - miejsce na wpisanie adresu URL.

Opis - miejsce na wprowadzenie opisu.

Cecha - cecha dokumentu.

Deprecjacja, zakładka: Atrybuty

Na zakładce można przypisać atrybuty. Aby było to możliwe, muszą one zostać uprzednio przypisane do obiektu: DP, w oknie: Definicja atrybutów, zakładka: Obiekty (moduł: Administrator). Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Uwagi ogólne

Dokumenty WM (Wydanie Magazynowe) i PM (Przyjęcie Magazynowe) mogą być utworzone przez operatora lub wygenerowane automatycznie przy zatwierdzaniu dokumentu handlowego.

Pozycja dokumentu WM związana jest zawsze z jednym zasobem towaru. Jeśli pozycja dokumentu sprzedaży wymaga pobrania towaru z różnych zasobów, to w dokumencie magazynowym zostanie ona odpowiednio podzielona. Pozycja dokumentu PM jest zawsze związana z dostawą.

WM i PM są wewnętrznymi dokumentami ilościowymi. Powodują zmianę stanu towaru w magazynie. WM zmniejsza ilość magazynową już w momencie wpisania pozycji, przed zatwierdzeniem dokumentu. PM zmienia ilość magazynową dopiero po zatwierdzeniu dokumentu. Aby ilość przyjęta dokumentem PM, wygenerowanym przez operatora była dostępna do sprzedaży, należy spiąć PM z dokumentem handlowym.

Z menu kontekstowego dostępnego na liście dokumentów WM możliwe jest generowanie dokumentów handlowych:

W wersji 2020.2 Comarch ERP XL obsłużono wywołanie menu kontekstowego za pomocą skrótu: Shift + F10 dla dokumentów magazynowych.

W przypadku generowania dokumentów handlowych z wielu dokumentów magazynowych. System grupuje wskazane dokumenty magazynowe wg zgodności kontrahenta głównego ustalonego dla tych dokumentów. W przypadku dokumentów magazynowych pochodzących z zamówienia kontrahent ten jest ustalany na podstawie kontrahenta głównego z zamówienia, w przypadku dokumentów magazynowych zarejestrowanych niezależnie od zamówienia jest on ustalany na podstawie kontrahenta głównego przypisanego do karty kontrahenta, dla którego wystawiono dany dokument magazynowy.

Przyjęcie magazynowe (PM)

Przyjęcie magazynowe (PM) dokumentuje przyjęcie do magazynu. Może zostać wygenerowane ręcznie – przez operatora lub automatycznie – w momencie zatwierdzania dokumentu handlowego z zaznaczoną opcją: Dokumenty magazynowe – zatwierdzone.

PM jest wewnętrznym dokumentem ilościowym. Dokument zmienia ilość magazynową dopiero po zatwierdzeniu dokumentu. Aby ilość przyjęta dokumentem PM, wygenerowanym przez operatora była dostępna do sprzedaży, należy spiąć PM z dokumentem handlowym.

PM, zakładka: Ogólne

Wygląd zakładki, uzależniony jest od sposobu generowania dokumentu (ręcznie lub automatycznie). Podczas generowania dokumentu PM ręcznie Operator dodaje element dokumentu, w którym określa towar, jego parametry (cechę, EAN, datę ważności) oraz ilość. Następnie na osobnej zakładce okna elementu może określić umieszczenie tego towaru w jednym albo wielu miejscach magazynu. Rozmieszczenia towaru na magazynie można dokonać przez ręczną edycję albo przez uruchomienie opcji rozmieszczenia towaru przez system, na podstawie podanych parametrów (więcej informacji o rozmieszczeniu towaru na magazynie znajduje się w rozdziale: Zarządzanie położeniem w magazynie).

W drugim przypadku - dokumentu PM generowanego automatycznie - dane przepisane są z dokumentu handlowego i nie można ich edytować. W takim dokumencie, przed jego zatwierdzeniem można jedynie przesuwać pozycje pomiędzy dwiema listami. W górnym panelu wyświetlana jest lista towarów, których wydanie/przyjęcie zostanie potwierdzone dokumentem. W dolnym panelu wyświetlane są towary, które są na dokumencie handlowym, ale nie zostaną wydane/przyjęte, np. z powodu rozbieżności pomiędzy ewidencją a stanem rzeczywistym lub – braków w dostawie.

Na zakładce znajdują się funkcje:

Kontrahent – dostawca towaru.

Magazyn – magazyn, na który następuje przyjęcie towaru. Dla PM, generowanego automatycznie magazyn jest niedostępny do edycji (również wtedy, gdy PM znajduje się w buforze). Dla takiego dokumentu zostanie wskazany magazyn, który w definicji dokumentu danego centrum, został ustalony, jako magazyn docelowy (okno: Definicja dokumentu PM, zakładka: Magazyny, pole: Magazyn docelowy).

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu (przyjęcia towaru do magazynu).

Data zatwierdzenia - data ta pełni nie tylko rolę informacyjną, ale może również być podstawą ustalania dat na dokumentach handlowych generowanych na podstawie dokumentów magazynowych.

Uwaga

Istnieje możliwość sparametryzowania ustalania daty na dokumentach magazynowych generowanych z dokumentów handlowych. W CDN.Konfig istnieje parametr Kon_numer= -133 (data dokumentu magazynowego z handlowego) i jeżeli:

Kon_Wartosc=0 – na dokumencie magazynowym pobierana jest data bieżąca

Kon_Wartosc=1 – na dokumencie magazynowym pobierana jest data z dok. handlowego.

[Zmień] – przycisk umożliwia wyświetlenie do podglądu/edycji elementu dokumentu PM. Opis elementu znajduje się w rozdziale: Element transakcji dokumentu PM.

[Dodaj] – Umożliwia dodanie na dokument pozycji towarowej. Dodanie pozycji towarowej dostępne jest również poprzez dokonanie odczytu z kolektora. Umożliwia to zestaw funkcji znajdujących się pod przyciskiem: Przycisk aktywny jest tylko na dokumencie PM generowanym ręcznie

[Usuń] – usuwa pozycje towarową z dokumentu. Przycisk aktywny tylko dla dokumentu PM generowanego ręcznie.

[Dodaj], [Usuń] – przyciski aktywne na dokumencie PM generowanym automatycznie i tylko wtedy, gdy znajduje się on w buforze. Umożliwiają one przesunięcia towarów między listami, opisanymi wyżej.

[Zamienniki towaru] – otwiera listę zamienników podświetlonego towaru w trybie:

Przycisk jest aktywny, jeśli dokument ma elementy oraz zaznaczony element ma co najmniej, jeden zamiennik.

[Edycja kontrahenta] – umożliwia podgląd i edycję karty kontrahenta głównego.

Element transakcji dokumentu PM, zakładka: Ogólne

Na zakładce wyświetlane są dane elementu transakcji. Istnieje tu również możliwość opisania partii towaru za pomocą cechy. Przy kontrolce z cechą wyświetlana jest przycisk lupki z menu rozwijalnym , udostępniającym opcje [Edytuj cechę]-aktywną zawsze i [Wybierz z listy] – aktywną wyłącznie jeśli spełnione zostaną wszystkie warunki tj. dokument nie jest zatwierdzony, w kontrolce z klasą cech dla danej wartości wprowadzono konkretna klasę cechy, na elemencie nie ma „obcej dostawy” i element nie jest wygenerowany z dokumentu handlowego, ani z nim spięty. Jeżeli dokument PM jest w buforze istnieje również możliwość edycji daty ważności towaru, jaki jest przyjmowany na magazyn (domyślna data nadawana jest według ustawienia parametru: Oznacz partię towaru datą ważności, na karcie towaru, na zakładce: Zasoby/Wg położenia). Natomiast jednostka pomocnicza przepisywana jest automatycznie na element PM/WM z dokumentu handlowego lub zamówienia, do którego została wygenerowana.

Jeśli na elemencie PM zostanie wybrana jednostka pomocniczą, do której przypisano logistyczną, to subelementy magazynowe zawsze będą w tej jednostce, niezależnie od ilości.

Element transakcji dokumentu PM, zakładka: Położenie

Na zakładce można zdefiniować położenie towaru, czyli konkretny adres w obrębie magazynu, na który zostanie przyjęta partia towaru (o ile adresy w danym magazynie zezwalają na przyjęcie towaru w określonej jednostce składowania i w adresie będzie jeszcze miejsce na umieszczenie towaru).

Położenie to wskazywane jest:

Element transakcji dokumentu PM, zakładka: Dostawy

Na zakładce wyświetlona jest informacja o dostawach towaru, do których istnieje możliwość przypisania atrybutów.

[Zmień dostawę] – otwiera listę zasobów dostaw towaru i umożliwia wybranie dostawy.

[Edycja atrybutów] – umożliwia dodanie atrybutów do zaznaczonej pozycji dokumentu PM.

[Edycja dostawy] – otwiera okno Dostawy.

PM, zakładka: Kontrahent

Na zakładce wyświetlane są szczegóły danych dostawcy, przepisane z karty kontrahenta. Odbiorcę można wybrać poprzez wpisanie jego akronimu lub wybór z listy otwieranej przyciskiem: . Adres można wybrać z listy adresów kontrahenta, otwieranej przyciskiem: . Domyślnie przepisywany jest adres aktualny. Dodatkowo wyświetlane są: nazwa banku kontrahenta i numer konta.

Zmiana danych na zakładce nie jest możliwa, jeśli dokument PM został wygenerowany automatycznie.

[Edycja kontrahenta] – umożliwia podgląd i edycję karty kontrahenta głównego.

[Podgląd adresu kontrahenta] – umożliwia podgląd karty kontrahenta głównego.

PM, zakładka: Nagłówek

Na zakładce znajdują się dane nagłówkowe dokumentu, takie jak numer i seria dokumentu, centrum, w którym został wystawiony dokument, dane operatora dokonującego operacji na dokumencie oraz opis. Dokument można również opisać za pomocą cechy transakcji. Cechy transakcji definiuje się w oknie: Konfiguracja, z poziomu zakładki: Sprzedaż/Składniki. Na zakładce znajduje się także numer dokumentu FZ, do którego wygenerowano PM. Za pomocą przycisku [Podgląd dokumentu źródłowego], można otworzyć dokument FZ do podglądu.

PM, zakładka: Atrybuty

Zakładka umożliwia opisanie dokumentu za pomocą atrybutów. Dodawanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Wydanie magazynowe (WM)

WM dokumentuje wydanie towaru z magazynu. Dokument może zostać wygenerowany:

Automatycznie

W momencie zatwierdzenia dokumentu handlowego (w zależności od ustawienia na dokumencie handlowym, na zakładce: Nagłówek, opcji: Dokumenty magazynowe: Nie generuj/Do bufora/Zatwierdzone)

Ręcznie przez operatora

Dokument ten wygląda podobnie do dokumentu PM, w związku z tym jego opis ograniczy się do wyszczególnienia różnic między obydwoma dokumentami.

Na dokumencie WM, na zakładce: Ogólne, wskazuje się kontrahenta, którym jest odbiorca towaru oraz magazyn źródłowy (a nie docelowy jak na dokumencie PM) czyli ten, z którego ma zostać wydany towar. Dla WM, generowanego automatycznie magazyn jest niedostępny do edycji (również wtedy, gdy WM znajduje się w buforze). Dla takiego dokumentu zostanie wskazany magazyn, który w definicji dokumentu danego centrum, został ustalony, jako magazyn docelowy (okno: Definicja dokumentu PM, zakładka: Magazyny, pole: Magazyn docelowy).

Szczególną funkcję na dokumentach WM, które generowane są z zamówienia sprzedaży i faktury sprzedaży, pełni przycisk: . W przypadku takich dokumentów WM, w górnym panelu znajdzie się faktyczna ilość na WM, o której decydują dane wprowadzone z kolektora.

Cechy w kolektorze są obsługiwane tak samo, jak na formatce WM: Jeśli cecha jest podana, pobierają się wyłącznie zasoby z tą cechą. Jeśli nie jest podana (pusta), pobierają się zasoby z dowolną cechą (oczywiście taką samą, bo element WM wskazuje na partię, więc subelementy handlowe muszą być zgodne, co do partii). Żadne ustawienia w konfiguracji ani w karcie towaru nie mają tu znaczenia.

Przyklad

Na zamówieniu sprzedaży znajduje się ilość 5 sztuk towaru T1. Z tego zamówienia zostaje wygenerowany dokument WM, na który wprowadzony został ten towar w tej samej ilości, jak na zamówieniu. Następnie został użyty przycisk: [Wczytaj dane z kolektora kasując bieżącą listę elementów]. W kolektorze został zapisany towar T1 w ilości 4 szt. Po naciśnięciu przycisku, na dokumencie WM w górnym panelu (a więc tym, który określa ilość towaru na dokumencie) zostanie wyświetlona ilość towaru T1 = 4 (gdyż tylko taka ilość została zapisana w kolektorze). W panelu dolnym natomiast, zostanie wyświetlona ilość, jaka pozostała z zamówienia czyli=1.

Na dokumencie WM, podobnie jak na dokumencie PM, uwzględniona jest funkcjonalność zarządzania położeniem w magazynie, czyli można wskazać konkretną lokalizację (adres), z której ma zostać wydany towar. Wskazanie może nastąpić:

Uwaga

W trakcie zatwierdzania dokumentu WM jest sprawdzane przekroczenie limitu kredytowego, ale nie jest wyświetlana wartość dostępnego limitu. W zależności od wyboru parametru na definicji dokumentu: Zablokuj bądź Zezwalaj, będzie wyświetlany stosowny komunikat. Elementy wydania magazynowego nie są uwzględniane w wyliczeniu wartości dostępnego limitu kredytowego – na dokumencie WM nie ma wartości. Kontrola limitu na dokumencie WM ma na celu sprawdzenie, czy limit został przekroczony przed wystawieniem tego dokument.

Do Wydania magazynowego wygenerowanego z Zamówienia sprzedaży krajowego można wygenerować dokument Wydania zewnętrznego eksportowego krajowego lub Faktury eksportowej krajowej. Jest to możliwe w przypadku gdy Typ transakcji jest Krajowy oraz stawki VAT są Krajowe.

Z menu kontekstowego dostępnego na liście dokumentów PM możliwe jest generowanie dokumentów handlowych:

Uwaga

Istnieje możliwość sparametryzowania ustalania daty na dokumentach magazynowych generowanych z dokumentów handlowych.

W CDN.Konfig istnieje parametr Kon_numer= -133 (data dokumentu magazynowego z handlowego) i jeżeli:

Kon_Wartosc=0 – na dokumencie magazynowym pobierana jest data bieżąca

Kon_Wartosc=1 – na dokumencie magazynowym pobierana jest data z dok. handlowego.

Element transakcji WM

Element transakcji WM jest podobny do elementu transakcji dokumentu PM. Na zakładce ogólne wskazuje się towar, który ma zostać wydany oraz jego ilość. Można również wskazać cechę towaru, który jest wydawany.

Przy kontrolce z cechą wyświetlana jest przycisk lupki z menu rozwijalnym , udostępniającym opcje [Edytuj cechę]-aktywną zawsze i [Wybierz z listy] – aktywną w przypadku „cechy dostawy” wyłącznie jeśli spełnione zostaną wszystkie warunki tj. dokument nie jest zatwierdzony, w kontrolce z klasą cech dla danej wartości wprowadzono konkretna klasę cechy, element nie jest wygenerowany z dokumentu handlowego, ani z nim spięty; aktywną w przypadku „ cechy wydanego towaru” wyłącznie jeśli spełnione zostaną wszystkie warunki tj. dokument nie jest zatwierdzony, dla towaru wybrano dla cechy opcję inną niż Przy sprzedaży/Z zasobu, w kontrolce z klasą cech dla danej wartości wprowadzono konkretną klasę cechy.

Na zakładce: Położenie, wskazuje się lokalizację (adres), z której zostanie wydany towar. Jak wspomniano wyżej, wskazanie to może nastąpić automatycznie lub ręcznie. Na zakładce można wskazać inną lokalizację magazynową (automatycznie – za pomocą przycisku: lub ręcznie – za pomocą przycisku: ) oraz dodać zasób ze wskazanej lokalizacji (za pomocą przycisku: ). Podobnie jak na elemencie transakcji dokumentu PM, dla zaznaczonego zasobu, możliwe jest wyświetlenie danych adresu, na którym się znajduje, o ile zasób ten ma przypisane położenie w magazynie. Podglądu adresu dokonuje się po zaznaczeniu na zakładce: Położenie, zasobu i naciśnięciu przycisku: [Podgląd adresu].

Na zakładce: Dostawy, wyświetlone są informacje na temat dostaw, które utworzyły zasób na wydawany towar.

Przesunięcie wewnątrzmagazynowe (MP)

Dokument przesunięcia wewnątrzmagazynowego służy przemieszczeniu towaru między lokalizacjami w obrębie jednego magazynu.

Obsługa dokumentu wygląda w ten sposób, że na dokument MP dodaje się element, w którym określa się towar oraz jego parametry (EAN, cechę, datę ważności). Następnie wskazuje się zasób, z którego towar ma zostać pobrany, edytuje jego ilość i wybiera adres docelowy.

Lista dokumentów MP znajduje się w oknie: Lista dokumentów handlowych, na zakładce: Magazynowe/MP.

W przypadku, kiedy dla zasobu występuje rezerwacja zasobowa istnieje możliwość wystawienia MP, które przesuwa zasób między lokalizacjami.

MP, zakładka: Ogólne

Na zakładce wskazuje się magazyn, w obrębie którego ma zostać dokonane przesunięcie oraz dodaje się element dokumentu. Służą temu pola i funkcje:

Magazyn – w polu wskazuje się magazyn, w obrębie którego ma zostać dokonane przesunięcie towaru miedzy lokalizacjami.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu.

Data zatwierdzenia - data ta pełni nie tylko rolę informacyjną, ale może również być podstawą ustalania dat na dokumentach handlowych generowanych na podstawie dokumentów magazynowych.

[Dodaj] – służy dodaniu elementu na dokument.

[Zmień] – umożliwia otworzenie do podglądu/edycji elementu dokumentu.

[Usuń] – służy usunięciu elementu z dokumentu.

Element transakcji MP

Na elemencie transakcji wskazuje się:

- po naciśnięciu przycisku wyświetlona jest lista zasobów, które spełniają kryteria wskazane w pozostałych polach elementu transakcji MP. Wybranie zasobu, z którego ma zostać dokonane przemieszczenie towaru następuje poprzez jego zaznaczenie i naciśnięcie przycisku: [Wybierz].

- po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlona lista lokalizacji (adresów) w obrębie magazynu (okno: Struktura magazynu), na której należy wskazać lokalizacje docelową przemieszczanego towaru.

- w polu wprowadza się kod towaru, który ma zostać przemieszczony.

Cecha – listę zasobów, z której nastąpi wybranie towaru do przemieszczenia można zawęzić według cechy, z jaką towar został przyjęty do magazynu (cecha wskazana na dokumencie PM). Przy kontrolce z cechami widnieje przycisk lupki z rozwijanym menu.

Opcje w menu:

[Edytuj cechę] - aktywna zawsze, otwiera formatkę Cecha, w której edycja możliwa jest na dokumencie niezatwierdzonym.

[Wybierz z listy] – aktywna na niezatwierdzonym dokumencie o ile na elemencie podano konkretna klasę cechy.

EAN – podobnie jak cecha, umożliwia zawężenie (wg kryterium kodu EAN) listy zasobów możliwych do przemieszczenia za pomocą konkretnego dokumentu MP.

Data ważności – data ważności towaru, który ma zostać przemieszczony (więcej informacji o dacie ważności znajduje się przy opisie karty towaru, Zakładka: Zasoby/Wg położenia).

Jednostka i ilość – ilość towaru w danej jednostce, w jakiej towar ma zostać przemieszczony.

Jednostki składowania – w polach wskazuje się jednostki, w jakich składowany był towar w źródłowej lokalizacji oraz w jakiej będzie składowany w lokalizacji docelowej (np. po przepakowaniu).

Element transakcji można opisać atrybutami.

MP, zakładka: Nagłówek

Na zakładce znajdują się dane nagłówkowe dokumentu, takie jak jego numer i seria, wskazanie centrum, w którym został wystawiony oraz operatora, który dokonywał zmian na dokumencie. Dokument można opatrzyć opisem oraz określić cechą transakcji (wybraną ze słownika zdefiniowanego w konfiguracji, na zakładce: Sprzedaż/Cechy transakcji).

MP, zakładka: Atrybuty

Na zakładce istniej możliwość opisania dokumentu za pomocą atrybutów. Aby było to możliwe klasa atrybutu musi zostać przypisana do obiektu: [Dokumenty magazynowe].[MP].

Reklamacje - informacje ogólne

W systemie istnieją dwa dokumenty do rejestrowania reklamacji:

Dokumenty wyświetlane są w podziale rodzajowym na liście dokumentów handlowych na zakładce: Reklamacje.

Wygenerowanie dokumentów reklamacji może nastąpić z poziomu listy dokumentów reklamacji wybierając przycisk lub z meny kontekstowego innych dokumentów handlowych i dokumentów wewnętrznych MMW i MMP. Użytkownik ma możliwość wygenerowania dokumentu reklamacji bezpośrednio z dokumentu źródłowego. Przy takim sposobie generowania reklamacji wszystkie elementy z dokumentu źródłowego zostaną dodane na dokument reklamacji. Użytkownik w łatwy sposób może usunąć część pozycji za pomocą seryjnego usuwania. Możliwe jest również seryjne generowanie dokumentów reklamacji po przez zaznaczenie wybranych dokumentów handlowych na liście dokumentów. Jeżeli wybrane dokumenty będą miały różnych kontrahentów, system pozwoli określić, czy wygenerować tyle dokumentów reklamacji, ilu jest różnych kontrahentów, czy wszystkie dokumenty mają trafić na jeden dokument reklamacji bez uzupełniania kontrahenta.

Dokument RLS służy rejestrowaniu i rozpatrywaniu reklamacji zgłoszonych przez odbiorców towaru.

Dokument RLZ służy rejestrowaniu reklamacji zgłoszonych przez nas do dostawców towaru.

Reklamować będzie można tylko towar, który znajduje się w bazie danych.

Ze względu na to, że w interfejsie obydwu dokumentów występują jedynie niewielkie różnice, wynikające z odmiennych, pełnionych przez nie funkcji, dokumenty zostaną opisane razem, z zastrzeżeniem tych odmienności.

RLS/RLZ, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się pola:

Kontrahent: W przypadku RLS jest to kontrahent zgłaszający reklamację, natomiast w przypadku RLZ jest to kontrahent przyjmujący reklamację. Może być wybrany z listy kontrahentów rozwijanej przyciskiem: . Jeśli operator korzysta z listy drzewiastej dla kontrahentów lista otworzy się na poziomie ostatnio używanej przez operatora grupy. Można wprowadzić kontrahenta również przez wpisanie jego akronimu. W przypadku nie odnalezienia odpowiedniego kontrahenta, po wpisaniu jego akronimu, zostanie wyświetlone zapytanie o wprowadzenie kontrahenta jednorazowego. W przypadku odpowiedzi negatywnej zostanie wyświetlona lista kontrahentów, otworzona na zakładce: Wg akronimu. Rozwijana umieszczona obok przycisku strzałka menu, również umożliwia wybranie opcji: Jednorazowy. Dane dostawcy będą wtedy wprowadzone ręcznie, bez wyboru z listy kontrahentów. W przypadku zaznaczenia na definicji dokumentu parametru Kontrahent na zakładce: Ogólnej Docelowy wówczas na zakładce pojawi się przycisk Kontrahent Docelowy .

[Edycja kontrahenta] – umożliwia podgląd i edycję karty kontrahenta głównego, docelowego.

Lista towarów reklamowanych - na liście będą wyświetlane elementy dokumentu reklamacji. Informację o pozycjach są wyświetlane w następujących kolumnach:

Lp. – numer porządkowy pozycji,

Towar – kod towaru na pozycji,

Ilość – ilość towaru na pozycji,

Jm. – jednostka miary, w jakiej jest wyświetlana ilość towaru na pozycji,

Dokument – numer dokumentu źródłowego dla pozycji dokumentu reklamacji,

Żądanie reklamującego – żądanie sposobu realizacji reklamacji dla towaru na pozycji,

Status – status reklamacji dla towaru na pozycji. Status reklamacji będzie ustalony na:

Operacja – nazwa aktualnej operacji wykonanej w ramach realizacji reklamacji towaru na pozycji,

Nazwa – nazwa towaru na pozycji.

Magazyn – parametr pozwala określić magazyn, na który zostanie przyjęty towar lub z którego zostanie pobrany towar w celu realizacji żądania reklamacji. Parametr dostępny tylko w przypadku zaznaczenia na definicji dokumentu reklamacji na zakładce Ogólne parametru Uwzględniaj obsługę magazynu.

Automatyczne generowanie dokumentów – zaznaczenie parametru decyduje o automatycznym generowaniu dokumentów w przypadku wyboru operacji na realizacji pozycji, dla której przewidziane generowanie dokumentu. Automatyczne generowanie dokumentów następuje po zatwierdzeniu operacji dla realizacji pozycji. Parametr dostępny tylko w przypadku zaznaczenia na definicji dokumentu reklamacji na zakładce Ogólne parametru Uwzględniaj obsługę magazynu. Na generowanych dokumentach zawsze będzie wybierana transakcja krajowa.

[Podgląd dokumentu związanego z elementem] – przycisk wywołuje mechanizm uruchomienia formatki dokumentu będącego dokumentem źródłowym dla podświetlonej pozycji na liście.

[Uzupełnij element dla zaznaczonych pozycji] – przycisk uruchamia mechanizm seryjnego uzupełniania żądania reklamującego dla zaznaczonych pozycji na liście dokumentu reklamacji. Mechanizm uruchamiany dla dokumentów niezatwierdzonych.

[Dodaj operację dla zaznaczonych pozycji] – przycisk uruchamia mechanizm seryjnego określenia operacji realizacji reklamacji dla zaznaczonych pozycji na liście. Mechanizm uruchamiany dla dokumentów zatwierdzonych.

[W górę], [w dół] – przyciski uruchamiają mechanizm zmiany kolejności pozycji na liście.

[Wczytaj elementy dokumentu] – przycisk uruchamia mechanizm wczytywania elementów dokumentu, który może być reklamowany. Funkcjonalność automatycznie generuje pozycje dokumentu reklamacji importując wszystkie pozycje wskazanego dokumentu. Po imporcie lista może zostać zawężona do wybranych pozycji po przez seryjne usuwanie pozycji z listy.

[Dodaj] – przycisk umożliwi ręczne dodanie pozycji do dokumentu. Jego kliknięcie wywołuje okno edycji elementu transakcji. Użytkownik ma możliwość seryjnego dodawania pozycji do dokumentu poprzez zaznaczenie wybranych towarów na liście. Funkcjonalność dostępna po kliknięciu na przycisk i wyborze opcji [Dodaj listę].

Uwaga

Od wersji 2013.2 została wprowadzona dodatkowa funkcjonalność za pomocą, której prezentowana jest dodatkowa kolumna Ilość, w której Użytkownik poda ilość właściwą dla każdego zaznaczonego towaru. Istnieje możliwość wprowadzenia ilości w jednostce podstawowej i pomocniczej, jeżeli została zdefiniowana na karcie towaru. Edycja w jednej kolumnie będzie powodować automatyczną zmianę ilości w drugiej, zgodnie z przelicznikiem danej jednostki. Za pomocą skrótu klawiaturowego Shift+Insert istnieje możliwość wywołania funkcji „Dodaj listę”.

[Zmień] – przycisk otwiera okno edycji elementu transakcji dla podświetlonej pozycji na liście.

[Usuń] – przycisk uruchamia mechanizm usuwania podświetlonej pozycji lub zaznaczonych na liście. Funkcjonalność szczególnie przydatna, pozycje są bezpośrednio importowane z dokumentu źródłowego na dokument reklamacji. Za pomocą znaczników na liście pozycji i przycisku [Usuń] możliwe jest szybkie seryjne usuwanie pozycji, które nie będą reklamowane.

Okno: Element transakcji

Obiekty w oknie edycji elementu transakcji pogrupowane są według następujących zakładek:

Zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się następujące pola i przyciski:

[Wybierz towar] – przycisk uruchamia okno listy towarów, na której użytkownik może dokonać wyboru reklamowanego towaru. Dodanie towaru może odbyć się również poprzez wprowadzenie jego kodu w pole Kod towaru umiejscowionego na prawo od przycisku [Wybierz towar]. Po dokonaniu wyboru reklamowanego towaru, który zostanie dodany na pozycję, system zaktualizuje wyświetlaną poniżej przycisku nazwę towaru w polu Nazwa towaru.

Jednostka – pole wypełniane automatycznie przez system. Prezentuje oznaczenie jednostki podstawowej, w jakiej towar został dodany na pozycję dokumentu.

Ilość – pole pozwala określi ilość towaru na pozycji dokumentu. Dla pozycji powiązanych z dokumentem źródłowym, wartość wprowadzona w polu Ilość jest kontrolowana przez system. Operator nie może wprowadzić wielkości przekraczającej ilości na elemencie związanego dokumentu.

[Wskaż element dokumentu] – przycisk uruchamia mechanizm, który wiąże element dokumentu reklamacji ze wskazanym w otwieranym oknie Historia towaru na zakładce Transakcje, na zakładce Chronologicznie elementem/subelementem dokumentu źródłowego. Jeżeli na zakładce Ogólne dokumentu reklamacji został wskazany kontrahent, to lista transakcji wyświetlana w oknie Historia towaru zostanie ograniczona do transakcji przeprowadzonych z wybranym kontrahentem. Jeżeli kontrahent nie został określony, po wyborze dokumentu źródłowego, pole Kontrahent zostanie uzupełnione na podstawie dokumentu źródłowego, związanego z elementem dokumentu reklamacji.

[Usuń powiązanie z dokumentem] – wywołanie przycisku powoduje usuniecie powiązania między element dokumentu transakcji, a elementem dokumentu źródłowego, którego numer jest prezentowany w polu na lewo od przycisku.

Cecha dostawy – grupa parametrów dostępna na elemencie dokumentu RLZ. Działanie analogiczne do działania parametrów Cecha dostawy na elemencie innych dokumentów handlowych, np. FS. Parametr nie widoczny na elemencie dokumentu RLS, natomiast w elemencie dokumentu RLS cecha dostawy jest pobierana bezpośrednio z dostawy wskazanej w subelemencie dokumentu źródłowego. Jej wartość będzie prezentowana na zakładce Dostawy.

Cecha wydanego towaru - grupa parametrów dostępna na elemencie dokumentu RLS. Działanie analogiczne do działania parametrów Cecha wydanego towaru na elemencie innych dokumentów handlowych, np. FS.

Przyczyna reklamacji – w tym polu operator ma możliwość dokonania opisu przyczyny reklamowanego towaru na pozycji.

Żądanie reklamującego – pole pozwala na dokonanie wyboru żądania reklamującego w zakresie sposoby realizacji reklamacji. Operator może dokonać wyboru pomiędzy opcjami zdefiniowanymi w Słowniku kategorii w polu Żądanie reklamującego dostępnego w gałęzi Transakcje. W systemie Comarch ERP XL zostały zdefiniowane następujące predefiniowalne rodzaje żądań reklamującego: Usuniecie wady, Wymiana na nowy, Zwrot pieniędzy. Użytkownik ma możliwość definiowania indywidualnych rodzajów żądań z poziomu Słownika kategorii.

Rozpatrzenie reklamacji: Status – pole pozwala na określenie statusu pozycji dokumentu reklamacji. Wartość pola może być zmieniana przez użytkownika w trakcie realizacji reklamacji. W systemie zostały zdefiniowane następujące statusy: Rozpatrywana, Uznana, Odrzucana, Zrealizowana.

Zakładka: Realizacja

Na zakładce prezentowana jest lista wykonanych operacji reklamacyjnych dla pozycji dokumentu. Informacje pogrupowane są według następujących kolumn:

Wykonano – wykonania operacji realizacji pozycji reklamacji,

Nazwa – nazwa operacji realizacji,

Wykonał – login operatora, który dodał operację realizacji,

Stan po – pole informujące o statusie pozycji reklamacji wybranego po wykonaniu operacji realizacji,

Dokument – numer dokumentu, który został związany z operacją realizacji pozycji.

Pod listą dostępne są następujące przyciski:

[Podgląd dokumentu związanego z operacją] – przycisk dostępny tylko wtedy, gdy dla podświetlonej operacji realizacji pozycji na liście możliwe jest wygenerowanie dokumentu związanego i dokument został wygenerowany. Przycisk uruchamia formatkę dokumenty związanego z operacją realizacji pozycji.

[Generuj dokument] – przycisk dostępny tylko wtedy, gdy dla podświetlonej operacji realizacji pozycji możliwe jest wygenerowanie dokumentu źródłowego i dokument ten nie został wygenerowany. Wybranie przycisku uruchamia mechanizm generowania dokumentu wskazanego w operacji wybranej na etapie realizacji. Typ dokumentu uzależniony jest od wybranej operacji kluczowej.

[Dodaj operację] – przycisk uruchamia formatkę Operacja – zostanie dodana. Przycisk dostępny tylko dla dokumentów zatwierdzonych.

[Zmień operację] – przycisk podnosi do edycji formatkę okna Operacji – zostanie zmieniona dla podświetlonej operacji na liście realizacji.

[Usuń operację] – przycisk uruchamia mechanizm usuwania podświetlonej operacji na liście. Usunięta może być tylko ostatnia operacja z listy.

Okno: Operacja

Mechanizm obsługujący okno Operacji umożliwia wygenerowanie kolejnej operacji realizacji rezerwacji dla pozycji dokumentu rezerwacji. Okno jest uruchamiane po wybraniu przycisku Dodaj operację lub Zmień operację z poziomu formatki edycji elementu dokumentu RLZ/RLS na zakładce Realizacja.

Operacją jest każda akcja, jaka zostanie wykonana w związku z rozpatrywaniem reklamacji. Operacja jest zdefiniowana w słowniku operacji. Operacje są definiowane odrębnie dla Reklamacji Zakupu i Sprzedaży. Część z nich jest predefiniowana w systemie. Do operacji zdefiniowanych przez operatora można przypisać dokument. W module Sprzedaż w menu Listy -> Reklamacje: Definicje operacji istnieje możliwość zdefiniowania dodatkowych operacji.

Okno Operacji podzielone jest na dwie zakładki: Ogóle i Atrybuty. Na zakładce Atrybuty możliwe jest określenie atrybutów dla operacji realizacji.

Na zakładce Ogólne dostępne są następujące przyciski i pola:

Zdefiniowana – pole pozwala określić operację, jaka będzie wykonana w ramach realizacji reklamacji towaru. Użytkownik może dokonać wyboru operacji zdefiniowanych na liście Reklamacje: Definicje operacji. W systemie zostały zdefiniowane następujące operacje predefiniowalne:

Dodanie elementu ,

Dodanie elementu przez Comarch ERP Mobilny Sprzedawca,

Dodanie elementu przez WWW,

Korekta dokumentu sprzedaży – operacja umożliwia wygenerowanie ręczne lub automatyczne dokumentu, z którym został powiązany element dokumentu RLS. Jeśli numer dokumentu został wpisany ręcznie (dokumentu nie ma w systemie) zostanie wygenerowany dokument korekty ręcznej FSK. Generowana korekta z reklamacji ma serię zgodną z serią korekty jaka została przypisana do serii oryginalnego dokumentu. Jeżeli centrum, z którego tworzona jest korekta nie ma praw do tej serii korekty określonej dla oryginalnego dokumentu np. FS/FZ, to ustawia się domyślna seria korekty wskazana na definicji dokumentu korygowanego. Dotyczy korekt generowanych z RLZ i RLS. Po dodaniu tej operacji generuje się dokument korekty na minus z ilością wskazaną na elemencie reklamacji RLS/RLZ. Na reklamacjach zapisywane jest powiązanie z subelementem dokumentu źródłowego, a więc na korekcie te same subelementy powinny być modyfikowane. Typ korekty zależy od typu dokumentu źródłowego wskazanego na elemencie reklamacji. W przypadku wskazania na RLS dokumentu WZ w wyniku tej operacji wygenerowany zostanie dokument WZK. W analogiczny sposób funkcjonalność ta odnosi się do wybrania operacji Korekta dokumentu zakupu.

Korekta dokumentu zakupu – operacja analogiczna do Korekty dokumentu sprzedaży dla dokumentów FZK,

Odrzucenie reklamacji,

Otworzenie reklamacji – operacja wykonywana tylko z poziomu menu kontekstowego dostępnego na liście dokumentów reklamacji i wyborze opcji Otwórz.

Potwierdzenie dokumentu RLS – opcja dodawana automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu RLS,

Potwierdzenie dokumentu RLZ – operacja analogiczna do Potwierdzenie dokumentu RLS,

Przesunięcie towaru do innego magazynu – operacja umożliwia generowanie dokumentu MMW na magazyn wybrany na dokumencie. Operacja odzwierciedla sytuację przesunięcia towaru do innego magazynu z magazynu reklamacji,

Przyjęcie nowego towaru (FZ) – operacja umożliwia wygenerowanie dokumentu faktury zakupu, domyślnie na towar wskazany w elemencie reklamacji. Operacja odzwierciedla sytuację w której użytkownik chce przyjąć od dostawcy nowy towar zamiast towaru, który został zareklamowany. Następnie lub uprzednio można dokonać korekty dokumentu źródłowego,

Przyjęcie nowego towaru (PW) – operacja umożliwia generowanie dokumentu PW. Odzwierciedlenie sytuacji analogicznej do Przyjęcia nowego towaru (FZ),

Przyjęcie reklamowanego towaru (RWK) – operacja umożliwia wygenerowanie dokumentu RWK do dokumentu RW związanego z elementem reklamacji. Odzwierciedla sytuację przyjęcia towaru od dostawcy w sytuacji, kiedy zaistniała operacja odrzucenia reklamacji,

Przyjęcie towaru od dostawcy (PW) – umożliwia wygenerowanie dokumentu PW na element, który został wydany dokumentem RW do dostawcy, jeżeli wcześniej został wygenerowany dokument RW.

Przyjęcie towaru od Klienta (PW) – umożliwia wygenerowanie dokumentu PW na towar wskazany na elemencie dokumentu reklamacji. Operacja odzwierciedla sytuację przyjęcia od odbiory reklamowanego towaru, np. w celu wykonania naprawy,

Przyjęcie towaru z innego magazynu - umożliwia wygenerowanie dokumentu MMP, jeżeli w operacji Przesunięcie towaru do innego magazynu został wygenerowany dokument MMW,

Uznanie reklamacji ,

Wydanie nowego towaru (FS) – umożliwia wygenerowanie dokumentu FS na towar wskazany na elemencie dokumentu reklamacji, ale użytkownik ma możliwość zmiany tego towaru. Operacja odzwierciedla sytuację, gdy użytkownik chce wydać nowy towar do odbiory a później wykonać (lub wcześniej wykonano) korektę źródłowego dokumentu sprzedaży.

Wydanie nowego towaru (RW) – umożliwia wygenerowanie dokumentu RW na towar znajdujący się na elemencie reklamacji, ale użytkownik ma możliwość zmiany tego towaru. Operacja odzwierciedla sytuację, w której użytkownik chce wydać nowy towar do odbiory bez korygowania dokumentu sprzedaży, np. w sytuacji, kiedy wydawany jest inny egzemplarz tego samego towaru,

Wydanie reklamowanego towaru (PWK) – umożliwia wygenerowanie dokumentu PWK, jeżeli uprzednio został wygenerowany dokument PW. Odzwierciedla sytuację, gdy użytkownik zwraca towar do odbiory np. po odrzuceniu reklamacji lub po wykonaniu naprawy towaru,

Wydanie towaru dla Klienta (RW) – umożliwia wygenerowanie dokumentu RW na element, który został przyjęty dokumentem PW od Klienta, jeżeli wcześniej został wygenerowany dokument RW,

Wydanie towaru do dostawcy (RW) – umożliwia wygenerowanie dokumentu RW na towar znajdujący się na elemencie dokumentu reklamacji. Odzwierciedla sytuację, gdy użytkownik wydaje towar dostawcy w celu wykonania sprawdzenia lub naprawy towaru,

Wygenerowanie reklamacji zakupu – umożliwia wygenerowanie dokumentu RLZ na towar z dokumentu RLS. Odzwierciedla sytuację, gdy użytkownik wysyła towar do swojego dostawcy w celu zareklamowania towaru, który reklamuje u niego odbiorca,

Wygenerowanie zlecenia serwisowego – umożliwia wygenerowanie dokumentu ZSR na towar znajdujący się na elemencie dokumentu RLS. Odzwierciedla sytuację, gdy tworzone jest zlecenie serwisowe do serwisu użytkownika w celu wykonania naprawy reklamowanego towaru,

Zamknięcie reklamacji – operacja zamyka reklamację. Jej wykonanie dostępne jest tylko z poziomu menu kontekstowego na liście dokumentów reklamacji,

Złomowanie reklamowanego towaru – umożliwia wygenerowanie dokumentu PWK, jeśli uprzednio został wygenerowany dokument PW na towar znajdujący się w elemencie reklamacji. Odzwierciedla sytuację, w której po przyjęciu reklamowanego towaru od odbiorcy zostanie on ze złomowany i nie ma potrzeby przesuwania go do magazynu towarów wadliwych.

– data dodania operacji.

Stan po - stan reklamacji po wykonaniu operacji. Dostępne są stany: W realizacji, Rozpatrzona, Zamknięta oraz <bez zmian>.

Nazwa – nazwa operacji.

Opis – opis operacji.

Magazyn – pole pozwala na określenie magazynu, na który zostanie wygenerowany dokument, jeśli określenie operacji na to zezwala.

[Wskaż element dokumentu] – przycisk otwiera Listę dokumentów handlowych, magazynowych, transportowych lub listę zleceń serwisowych. Funkcja ta służy wskazaniu dokumentu powstałego w wyniku realizacji operacji.

Status – status realizacji: Rozpatrywana, Uznana, Odrzucona lub <Bez zmian>.

Opublikowana – parametr decydujący o tym, czy w iZam będzie widoczna sekcja związana z realizacją reklamacji.

Zakładka: Dostawy

Na zakładce Dostawy są wyświetlane subelementy z dokumentu handlowego wskazanego na zakładce Ogólne elementu reklamacji. Jeżeli dokument reklamacji został zatwierdzony a pole Dokument nie zostało uzupełnione lub wprowadzono numer dokumentu niezarejestrowanego w systemie, to na zakładce Dostawy jest wyświetlana ilość towaru z cechą określoną na elemencie. Lista dostaw nie jest dostępna do edycji. Użytkownik z poziomu tej zakładki ma możliwość podglądu i usuwania dostaw z listy oraz edytowanie ilość towaru, powiązanego z elementem reklamacji. Podczas obsługi zmiany ilości towaru pobieranego z dostawy należy pamiętać, że dokumenty reklamacji nie modyfikują zasobów.

Uwaga

W module Administrator na Liście słowników Kategorii, w gałęzi Transakcja znajduje się słownik: Żądanie reklamującego. Można w nim dodać nowe wartości do słownika.

Rozpatrzenie reklamacji – dostępne są następujące opcje statusu: Rozpatrywana, Uznana, Odrzucona. Status dokumentu ustawiany jest automatycznie i wynika z operacji wykonanych na dokumencie. W trakcie wystawiania dokumentu należy określić: kontrahenta, reklamowany towar, dokument, na podstawie, którego odbiorca zgłasza reklamację, przyczynę reklamacji oraz żądanie reklamującego. Reklamacja otrzymuje wówczas status: Rozpatrywana. Następnie w procesie rozpatrywania reklamacji można daną reklamację uznać lub odrzucić.

RLS/RLZ, zakładka: Kontrahent

Do Reklamacji sprzedaży można przypisać 2 kontrahentów: Głównego i Docelowego:

Kontrahent Główny – kontrahent, który był na fakturze.

Kontrahent Docelowy – kontrahent, który jest odbiorcą towaru, czyli adresatem dostawy.

Takie rozróżnienie umożliwia odzwierciedlenie sytuacji, gdy towar jest wysyłany na adres inny, niż aktualny adres nabywcy, zarówno w sytuacji, gdy nabywcą i odbiorcą jest ten sam kontrahent, jak i wtedy, gdy są oni różni. Po wybraniu kontrahenta na zakładce Ogólne staje się on głównym i docelowym. Adresem kontrahenta głównego jest adres aktualny, adresem docelowego – wysyłkowy, jeśli jest zdefiniowany.

Kontrahenta można wybrać poprzez wpisanie jego akronimu lub wybór z listy otwieranej przyciskiem . Adres można wybrać z listy adresów kontrahenta, otwieranej przyciskiem: .

[Edycja kontrahenta] – umożliwia podgląd i edycję karty kontrahenta głównego.

[Podgląd adresu kontrahenta] – umożliwia podgląd i karty kontrahenta głównego.

RLS/RLZ, zakładka: Nagłówek

Numer - numer dokumentu zgodny ze schematem numeracji, określonym w konfiguracji (patrz: Numeracja dokumentów)

Właściciel – centrum, w którym wystawiono dokument

U kontrahenta – w pole jest wpisywany numer dokumentu reklamacji, który dostaliśmy od kontrahenta lub z Comarch ERP Pulpitu Kontrahenta

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu

Data modyfikacji – data modyfikacji dokumentu, jest niedostępna do edycji i wypełniana automatycznie

Data rozpatrzenia – data rozpatrzenia reklamacji; niedostępna do edycji i wypełniana automatycznie po ustawieniu stanu dokumentu na: Rozpatrzona

Data zamknięcia – data zamknięcia reklamacji; jest niedostępna do edycji i wypełniana automatycznie po ustawieniu stanu dokumentu na: Zamknięta

Wystawił - kod operatora wystawiającego dokument

Modyfikował - kod operatora, który ostatnio modyfikował dokument

Odpowiedzialny – kod operatora odpowiedzialnego za realizację reklamacji. Domyślnie podpowiada się operator, który wystawia dokument z możliwością zmiany. Operatora odpowiedzialnego można zmieniać tylko na niezatwierdzonych reklamacjach. Pole nie może zostać puste. Po zmianie operatora zostaje wyświetlone pytanie dotyczące przekazana prowadzenia reklamacji.

Podczas kopiowania dokumentów RLS i RLZ za pomocą Ctrl+Ins nie przenosi się operator odpowiedzialny. Jest ustawiany zgodnie z operatorem wystawiającym.

Rozpatrzył - kod operatora, który ustawił stan na dokumencie na: Rozpatrzona

Zamknął - kod operatora, który zamknął reklamację

Cecha - atrybut wyróżniający transakcje, wybierany ze słownika: Cechy transakcji

URL - adres strony internetowej z informacjami powiązanymi z reklamacją. Jeśli jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony o podanym adresie.

Opis – pole z opisem transakcji

Uwaga

Od wersji 2018.1 wprowadzono możliwość dodawanie do dokumentu reklamacji sprzedaży zasobów produkcyjnych oraz środków trwałych. Reklamacje z taki elementami będą służyły do wewnętrznego składania reklamacji na zasoby będące w posiadaniu firmy takie jak sprzęty, urządzenia, pojazdy, elementy budynków i otoczenia itp.

Informacje ogólne

System umożliwia rejestrowanie wysyłek towaru do klientów, tworzenie dokumentów transportowych (specyfikacja i list przewozowy) oraz śledzenie historii wysłanego towaru. Do prowadzenia ewidencji służą Paczki i Wysyłki, mające charakter dokumentów, choć nie rejestrują transakcji.

W systemie Comarch ERP XL dokumenty transportowe posiadają swoją definicję dokumentu i właściciela. Funkcją definicji będzie obsługa praw operatorów do edycji dokumentów. Generowanie paczek i wysyłek z zamówień, dokumentów handlowych i magazynowych będzie dostępne dla operatorów mających prawa do dokumentów PC/WYS. Prawo do edycji dokumentu źródłowego nie będzie wymagane.

Paczka, jako dokument odpowiada fizycznemu opakowaniu z towarem. Tworzenie paczki polega na łączeniu w nią dokumentów lub ich elementów, co odpowiada pakowaniu towaru na podstawie dokumentów wydania. Do tak utworzonej paczki można wydrukować specyfikację, czyli listę towarów w niej zawartych.

Wysyłka to zestaw paczek, który jest wysyłany jednym transportem. Jest tworzona z zatwierdzonych paczek. Do wysyłki można wydrukować list przewozowy z listą paczek oraz dokumentów związanych z każdą paczką. Można do niej przypisać koszty zarejestrowane dokumentami oraz podzielić je na poszczególne paczki.

Podczas generowania paczek i wysyłek można posłużyć się listami tras i samochodów zdefiniowanymi w osobnych słownikach. Podczas przypisywania trasy do paczki pod uwagę brany jest właściciel dokumentu. Wybór trasy będzie możliwy spośród tras związanych z lokalizacją przypisaną do centrum, które jest właścicielem paczki.

Informacja o transporcie jest widoczna w historii kontrahenta, która umożliwia wyszukanie informacji dotyczącej dokumentu lub towaru.

Uwaga

Możliwe jest uwzględnianie przez dokumenty transportowe dokumentów znajdujących się w buforze lub ich elementów. Zależy to od zaznaczenia parametru: Obsługa dokumentów na paczkach i wysyłkach, w konfiguracji, na zakładce Sprzedaż/Parametry 2.

Samochody

Lista samochodów

Lista samochodów stanowi słownik, w którym ewidencjonuje się szczegółowe dane wykorzystywanych samochodów. Dla każdego samochodu istnieje możliwość przypisania spedytora oraz kierowcy (ze strony spedytora lub własnego pracownika). Zarejestrowane na liście samochody będą wykorzystywane podczas generowania wysyłek – dla każdej wysyłki można wskazać samochód, który zrealizuje wysyłkę. Ponadto okno to służy do ewidencjonowania przejazdów zarejestrowanych samochodów.

Samochód zarejestrowany na liście może zostać podpięty do trasy definiowanej z poziomu okna: Lista tras. W takiej sytuacji, po wybraniu trasy, dla wysyłki zostanie automatycznie wskazany samochód, który ją zrealizuje.

Zakładka: Ogólne

Na zakładce: Ogólne znajduje się lista zarejestrowanych w systemie samochodów. Z jej poziomu możliwe jest dodawanie nowego samochodu, edycja danych obiektu zarejestrowanego oraz jego usunięcie. Operacji tych dokonuje się za pomocą standardowych przycisków.

Zakładka: Przejazdy

Na zakładce przejazdy znajduje się lista przejazdów wszystkich zarejestrowanych w bazie samochodów. Dane są prezentowane na liście w kolumnach zawierających: datę wyjazdu, datę przyjazdu, numer rejestracyjny i markę samochodu, akronim kierowcy oraz przejechaną odległość. Z poziomu tej zakładki można zaewidencjonować nowy przejazd, uzyskać podgląd danych dotyczących przejazdu, dokonać w nich zmiany lub usunąć przejazd. Operacji tych dokonuje się za pomocą standardowych przycisków.

Funkcje dostępne na zakładce: Przejazdy listy samochodów.

[Potwierdź przejazd] – umożliwia potwierdzenie przejazdu.

Uwaga

Przycisk [Potwierdź przejazd] jest aktywny jedynie dla Operatorów, którzy posiadają uprawnienia do jego użycia. Aby nadać takie uprawnienia wybranemu Operatorowi należy na formatce Operator, zakładka: Ogólne/Parametry zaznaczyć parametr: Potwierdzenie przejazdu.

[Dodaj] – umożliwia dodanie nowego przejazdu

[Karta] – umożliwia podniesienie wybranego przejazdu do edycji

[Usuń] – umożliwia usunięcie przejazdu

[Zamknij okno] – umożliwia zamknięcie aktywnego okna

[Włącz filtrowanie] – umożliwia filtrowanie po zadanych warunkach

[Konstruktor filtra] – umożliwia konstruowanie własnego filtra

[Renumeruj przejazdy] – umożliwia renumerację przejazdów danego pojazdu w ramach roku kalendarzowego

Uwaga

Renumeracja zapisów możliwa jest jedynie dla listy przejazdów zawężonej do jednego pojazdu.

[Włącz/Wyłącz sumowanie] – umożliwia podsumowanie prezentowanych wartości.

Dodatkowo pod listą znajdują się filtry:

Wyświetl przejazdy za miesiąc – zawężenie wyświetlanych przejazdów do konkretnego miesiąca.

Wyświetl przejazdy za okres – umożliwia zawężenie wyświetlanych przejazdów pomiędzy datami Od oraz Do.

Dokładny czas – po zaznaczeniu parametru w tabeli pojawiają się dodatkowe kolumny pozwalające na dokładniejszą prezentację czasu przejazdu (h/m/s).

Pojazd – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych przejazdów do konkretnego pojazdu.

Potwierdzone – w filtrze istnieje możliwość wyboru jednej z trzech opcji: Nieistotne/ Tak/ Nie.

Typ przejazdu – umożliwia wyfiltrowanie przejazdów o typie:

Nieistotne – prezentacja wszystkich typów przejazdów,

Pozostałe – prezentacja przejazdów o typie pozostałe,

Służbowe - prezentacja przejazdów o typie służbowe,

Rozpocz./Zakończ. ewid – prezentacja przejazdów o typie Rozpoczęcie lub Zakończenie ewidencji.

Rodzaj transportu- w filtrze można wybrać opcję Nieistotne lub jeden z rodzajów kategorii Środków transportu.

Uwaga

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 kwietnia 2014 r. dla każdego pojazdu należy określić dzień rozpoczęcia oraz zakończenia prowadzenia ewidencji. Z tego powodu w Słownikach kategorii w gałęzi Transport, magazyn/ Rodzaje przejazdów wprowadzono do wyboru nowe typy przejazdów: Rozpoczęcie ewidencji, Zakończenie ewidencji, Służbowy, Pozostałe. Aby były one dostępne na formatce przejazdu Użytkownik musi zdefiniować nowe wymagane typy przejazdów.

W celu dodania nowego przejazdu należy użyć przycisku [Nowy]. Po jego naciśnięciu zostanie otwarte okno: Przejazd, w którym określane są dane przejazdu.

W oknie: Przejazd użytkownik ma możliwość określenia następujących danych:

Wystawił - nazwa operatora, który zarejestrował przejazd,

Data- data przejazdu,

Samochód – samochód wybrany z listy zarejestrowanych w systemie. Lista jest uruchamiana za pomocą przycisku: . Możliwe jest również ręczne wpisanie numeru rejestracyjnego samochodu, jednak numer taki musi być zarejestrowany w bazie danych. Wypełnienie pola: Samochód jest konieczne dla zaewidencjonowania przejazdu,

Kierowca – osoba kierująca samochodem podczas przejazdu, wybierana z listy pracowników lub poprzez wpisanie akronimu. Lista pracowników jest uruchamiana za pomocą przycisku: ,

Rodzaj przejazdu – wybierany ze słownika kategorii rodzaj przejazdu,

Przyjazd – data i godzina przyjazdu,

Stan licznika – stan licznika w danym dniu,

Czas przejazdu – czas przejazdu w godzinach,

Odległość – podana w kilometrach długość trasy przejazdu,

Wyjazd – data i godzina wyjazdu,

Opis – pole z opisem przejazdu.

W karcie przejazdu umożliwiono przechowanie danych GPS. Dane GPS mogą być wypełniane tylko przez programy zewnętrzne. W przyszłości Mobilny Sprzedawca na platformę Android będzie te dane wypełniał. Jeżeli dane będą wypełnione, to w grupie: Przyjazd pokaże się przycisk: [Pokaż na mapie]. Dzięki tej funkcjonalności można kontrolować, czy Przedstawiciel handlowy był rzeczywiście w miejscu, w którym dodawał przejazd.

Zakładka: Wydatki

Na zakładce: Wydatki listy samochodów prezentowane są dokumenty, których rekordy tabeli VAT zostały powiązane z kartą inwentarzową, na której wskazano powiązanie z kartoteką samochodu dla którego prowadzona jest ewidencja.

Funkcje dostępne na zakładce: Wydatki listy samochodów.

[Edycja dokumentu] – umożliwia edycję dokumentu z którym powiązany jest rekord tabeli VAT

[Edycja elementu tabeli VAT] – umożliwia edycję tabeli VAT

[Włącz/Wyłącz sumowanie] – umożliwia podsumowanie prezentowanych wartości

[Zamknij okno] – umożliwia zamknięcie aktywnego okna

Dodatkowo pod listą znajdują się filtry:

Za okres: Od- Do – umożliwia wskazanie zakresu dat wpływu, dla którego wyświetlane będą wydatki

Pojazd – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych wydatków, do tych powiązanych z wskazanym samochodem

 

Zakładka: ESG.

Firmy, które w ramach swojej działalności korzystają z floty samochodów również wpływają na środowisko, więc w ramach funkcjonalności ESG mogą w Systemie określić dla swoich pojazdów podstawowe czynniki wpływu. Informacje te można wprowadzać na zakładce [ESG] dostępnej na liście samochodów.

Wskazówka

Zakładka jest aktywna tylko pod warunkiem posiadania odpowiedniej licencji do obsługi ESG.

Po dodaniu na listę tych samochodów, dla których dane chcemy wprowadzać, mamy możliwość ustalenia dla nich następujących informacji:

Dane wprowadzane są za pomocą EiP (Edit in Place), gdzie w pierwszych kolumnach wybierany jest rekord z odpowiedniego słownika kategorii. Słowniki są dostępne w module Administrator w dedykowanej grupie: ESG i można je rozwijać wg standardowych zasad.

Usuwanie rekordu z tej listy powoduje jedynie usunięcie informacji na niej wprowadzonych dla tego samochodu, ale nie skutkuje usunięciem samego samochodu z bazy danych.

Korzystając z przycisku eksportu do arkusza umieszczonym na Ribbonie zakładki [ESG] można przenieść dane z listy do arkusza kalkulacyjnego, co można wykorzystać np. przygotowując kalkulację opłaty środowiskowej dla floty pojazdów firmy.

 

Samochód

W oknie: Samochód definiuje się szczegółowe dane auta wykorzystywanego do realizacji wysyłek. Dane te są zapisywane na trzech zakładkach: Ogólne, Przejazdy i Atrybuty.

Zakładka: Ogólne

Na zakładce: Ogólne znajdują się następujące dane:

Nr Rej. – numer rejestracyjny samochodu.

Marka – marka auta, wybrana z listy zdefiniowanej w oknie: Kategorie (folder: Transport, Magazyn>Marki samochodów).

Model – model marki samochodu.

Ładowność – ładowność określona w tonach.

Objętość – objętość ładunku w m³.

Rok produkcji – rok produkcji samochodu.

Badania ważne do – termin ważności badań technicznych samochodu.

Polisa – numer polisy ubezpieczeniowej.

Ważna do – termin ważności polisy ubezpieczeniowej.

Spedytor – nazwa spedytora, który posługuje się danym samochodem. Spedytora można wybrać spośród kontrahentów z zaznaczonym parametrem: Spedytor (okno: Karta kontrahenta, zakładka: Ogólne, parametr: Spedytor).

Domyślny samochód spedytora – zaznaczenie tego parametru powoduje, że dany samochód będzie traktowany, jako domyślny dla wskazanego spedytora.

Kierowca – możliwe jest wybranie kierowcy:

Opis – pole przeznaczone na wpisanie opisu samochodu.

Śr. trwały

Zakładka: Przejazdy

Zakładka: Przejazdy zawiera listę przejazdów, które zostały wykonane danym samochodem. Jest ona bardzo podobna do listy przejazdów znajdującej się na zakładce: Przejazdy, w oknie: Lista samochodów (nie są jednak prezentowane na niej kolumny zawierające dane pojazdu, gdyż na liście prezentowane są dane dotyczące przejazdów tylko jednego samochodu. Zamiast danych samochodu lista zawiera kolumnę z rodzajem przejazdu).

Podobnie jak na zakładce: Przejazdy, w oknie: Lista samochodów, z poziomu tej zakładki można zaewidencjonować nowy przejazd, uzyskać podgląd danych dotyczących przejazdu, dokonać w nich zmiany lub usunąć przejazd. Jedyną różnicą jest to, że operacje te można wykonywać na przejazdach jednego, określonego samochodu, a nie wszystkich zarejestrowanych w bazie. Szczegóły na temat ewidencjonowania przejazdów znajdują się w rozdziale: Lista samochodów

Lista tras

Lista tras, to słownik tras, które mogą zostać przypisane do paczki oraz do wysyłki. Elementami trasy są adresy kontrahentów. Każda trasa przypisana jest do lokalizacji, określonej na centrum struktury praw (okno: Edycja struktury firmy – z poziomu struktury praw, zakładka: Ogólne, parametr: Lokalizacja).

Z poziomu okna: Lista tras, dodaje się nowe trasy, dokonuje się ich edycji oraz usuwa już zarejestrowane. Operacji tych dokonuje się za pomocą standardowych przycisków.

Trasa dostawy towaru

Trasa określana jest poprzez wskazanie miejsca jej początku (które wskazuje się w polu: Lokalizacja) oraz punktów, którymi są adresy kontrahenta. Podczas tworzenia paczki i wybrania dokumentu handlowego, możliwe będzie wybranie jednej z tras, w której punktem jest adres zdefiniowany dla kontrahenta na tym dokumencie.

Jeżeli adres ten ma zaznaczony parametr: Wysyłkowy, wtedy trasa, której punktem jest adres kontrahenta docelowego na dokumencie związanym z paczką zostanie automatycznie wybrana na paczkę po spięciu z nią dokumentu.

W oknie: Trasa dostawy towaru, określa się dane trasy:

Lokalizacja – trasa przypisana jest do lokalizacji związanej z centrum struktury praw, co znaczy, że w centrum, w którym będzie generowana paczka, będzie można wybrać taką trasę, która ma lokalizację zgodną z lokalizacją wskazaną dla tego centrum (w oknie: Edycja struktury firmy z poziomu struktury praw, zakładka: Ogólne, pole: Lokalizacja).

Lokalizacja wybierana jest z listy lokalizacji, definiowanych w oknie Kategoria (moduł: Administrator>Słowniki kategorii>Inne>Lokalizacje). Lokalizacja ta wskazuje początek trasy.

Kod trasy – skrócona nazwa trasy

Nazwa – nazwa trasy

Długość – długość trasy w km

Spedytor – spedytor wybierany spośród kontrahentów z zaznaczonym parametrem: Spedytor (okno: Karta kontrahenta, zakładka: Ogólne)

Samochód – samochód przypisany do trasy, wybierany z listy samochodów zdefiniowanej w oknie: Lista samochodów (więcej informacji w rozdziale: Samochody)

Kierowca – kierowca wybierany bądź z listy pracowników, lub pracowników spedytora (czyli osób przypisanych do kontrahenta – spedytora, w oknie: Karta kontrahenta, zakładka: Osoby)

Opis – opis trasy

Punkty trasy – punktami trasy są adresy kontrahentów, zdefiniowane w oknie: karta kontrahenta, na zakładce: Adresy. Obok przycisku dostępne jest menu rozwijane z dwiema opcjami: Dodaj punkt oraz Dodaj listę. Opcja Dodaj punkt, pozwala na dodanie pojedynczego punktu poprzez wypełnienie formularza punktu trasy. W oknie wybiera się kontrahenta (za pomocą przycisku: ), a następnie adres przypisany do jego karty (po naciśnięciu przycisku ). Po zapisaniu okna, adres ten będzie stanowił punkt trasy.

Polecenie Dodaj listę wywołuje listę kontrahentów w trybie do wyboru, na której można zaznaczyć wiele rekordów. Po zaakceptowaniu wyboru kontrahenci są dodawani jako kolejne punkty trasy, a jako adres ustawiany jest aktualny adres kontrahenta. Przy dodawaniu seryjnym nie są uwzględniani kontrahenci archiwalni oraz tacy, którzy już są dodani jako punkt dla tej trasy (o ile zostali dodani z adresem aktualnym). Zasady dodawania punktów przy operacji seryjnej są więc takie same, jak przy dodawaniu pojedynczego punktu trasy

Edycja punktu trasy odbywa się po naciśnięciu przycisku: [Karta], a jego usunięcie umożliwia przycisk: [Usuń].

Za pomocą przycisków: i możliwe jest ustalanie kolejności punktów trasy.

Uwaga

Na karcie kontrahenta, w oknie: Adres kontrahenta przy nazwie ulicy znajduje się przycisk [Pokaż na mapie]. Po uruchomieniu funkcji: Pokaż trasę zostanie uruchomiona przeglądarka Google, która wskaże na mapie trasę dodaną do danej lokalizacji. Trasa jest wyznaczona punktami trasy. Ze względu na ograniczenie w aplikacji zewnętrznej Google Maps, możliwe jest wyświetlanie maksymalnie 10 punktów trasy.

Obsługa paczek i wysyłek

Obsługa paczek i wysyłek umożliwia ewidencjonowanie transportu dostaw, według zdefiniowanych tras. Możliwe jest generowanie paczek i spinanie z nimi dokumentów handlowych, można również wykorzystać opcję: Wysyłka ze wskazanego, (dostępną z menu kontekstowego na liście dokumentów) co spowoduje wygenerowanie wysyłki oraz automatyczne dołączenie paczki do tej wysyłki.

Do paczki przypina się dokument handlowy (również FRR i FRK)/ magazynowy/ zamówienie/ kaucja/ wewnętrzny (MMW,MMP,MM). Operator może także wskazać konkretny element z dokumentu handlowego, magazynowego, zlecenia serwisowego, zamówienia lub reklamacji. Możliwe jest również dołączenie do paczki dokumentu korekty (bez korygowanego dokumentu). Następnie wskazuje się trasę, zdefiniowaną w słowniku: Lista tras (więcej informacji w rozdziale: Trasy). Wśród tras do wyboru zostaną wyświetlone te, które jako początek trasy mają wskazaną lokalizację taką, jaka jest zgodna z lokalizacją centrum, w którym wystawiana jest paczka oraz jako punkt trasy mają wskazany jeden z adresów kontrahenta, na którego wystawiony został dokument/zamówienie przypięty do paczki.

Dla paczki określa się wagę, objętość, wartość oraz inne dane opisane w rozdziale: Paczka).

Po zatwierdzeniu paczki następuje wygenerowanie z niej wysyłki, w której istnieje możliwość uszczegółowienia danych dotyczących transportu (więcej informacji w rozdziale: Wysyłka). Po wysłaniu paczki (czyli zatwierdzeniu wysyłki) możliwe jest jej dostarczenie - dostarczenie dostawy rejestruje się po naciśnięciu przycisku: [Dostarcz] na liście paczek. Paczka przejdzie wtedy w stan: Dostarczona.

Zwrócenie paczki rejestruje się po naciśnięciu przycisku: [Zwróć paczkę] na liście paczek. Paczka przejdzie wtedy w stan: Zwrócona. Zwrócona paczka może zostać rozpakowana (za pomocą przycisku: [Rozpakuj]).

Zmiany w generowaniu paczek i wysyłek z list dokumentów

W związku z tym, że generowanie zleceń do Comarch Shipping wymaga podania dla wysyłki dokładnie jednego adresu odbiorcy, nawet jeśli wysyłka zawiera kilka paczek, to zmodyfikowane zostało działanie tworzenia paczek i wysyłek obsługujących adres dostawy.

Dotychczasowe działanie parametru z konfiguracji, zakładka [Sprzedaż/Parametry 2] Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki pozwalało na tworzenie paczek z dokumentami, które miały ustawionego kontrahenta z tym samym adresem oraz takich, które w ogóle nie miały kontrahenta (np. paragony). Ta kontrola została teraz uściślona tak, że dokumenty bez kontrahenta będą zawsze wiązane do jednej paczki, a do innych tylko te na których kontrahent jest ustawiony.

Przyklad

W konfiguracji jest zaznaczony parametr: Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki.Na liście paragonów zaznaczono kilka dokumentów, z czego dwa nie mają przypisanego kontrahenta, a pozostałe mają kontrahenta zgodnego (z tym samym adresem).Po wybraniu operacji generowania paczek z zaznaczonych zostaną dodane dwie paczki z ustawionym parametrem: Dokumenty na ten sam adres, gdzie jedna będzie zawierała paragony bez kontrahentów, a druga pozostałe paragony.

Dodatkowo w tym samym miejscu w konfiguracji został dodany nowy parametr Z listy dokumentów twórz wiele paczek i wysyłek (tylko dla generowania z dokumentów). Parametr możliwy do zaznaczenia, jeśli zaznaczono powyższy, czyli Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki. W przeciwnym razie nie zaznaczony i niedostępny do edycji.

 

Zaznaczenie nowego parametru skutkuje zmianą w wykonaniu operacji Wysyłka z zaznaczonych dostępnej w menu kontekstowym na listach dokumentów: handlowych, serwisowych i zamówień oraz na liście paczek. Ta operacja spowoduje najpierw utworzenie paczek z ustawionym parametrem: Dokumenty na ten sam adres (jak opisano powyżej), a następnie do każdej z tych paczek zostaje utworzona osobna wysyłka. Chodzi o to, aby każda wysyłka miała jednoznaczny adres dostawy. W tym przypadku będzie on pobierany z adresu na powiązanej paczce.

Uwaga

Operacja nie dotyczy polecenia: Wysyłka dla pozycji z zaznaczonych dostępnego w menu kontekstowym na listach dokumentów: handlowych, serwisowych i zamówień.

Lista paczek

Lista paczek wyświetlona jest w kolumnach informujących o numerze paczki, dacie jej utworzenia, parametrach oraz wybranej trasie. W kolumnie akronim wyświetlony jest akronim adresu wysyłkowego lub kod magazynu (jeśli spiętym dokumentem jest dokument MM).

Status paczki odzwierciedla fazę procesu pakowanie-dostarczenie, w której się znajduje:

W przygotowaniu	W buforze
Gotowa	zatwierdzona, niezwiązana z wysyłką
W trakcie załadunku	zatwierdzona, związana z wysyłką, wysyłka w buforze
Wysłana	związana z zatwierdzoną wysyłką
Dostarczona	związana z zatwierdzoną wysyłką, potwierdzone dostarczenie do odbiorcy
Zwrócona	związana z zatwierdzoną wysyłką, potwierdzony zwrot od odbiorcy
Rozpakowana	związane z nią dokumenty można przypisać do innej paczki
Anulowana	anulowana po zatwierdzeniu, przed przypisaniem do wysyłki, związane z nią dokumenty można przypisać do innej paczki

[Dodaj] - tworzy nową paczkę. Paczka może zostać również utworzona przez wybranie opcji: Paczka ze wskazanego, z menu kontekstowego na liście dokumentów handlowych. Tak utworzona paczka będzie zawierać wszystkie zaznaczone na liście dokumenty, pod warunkiem, że spełniają one warunki konieczne do tego, aby mogły być związane z tworzoną paczką.

[Generuj wysyłkę] - tworzy wysyłkę i dołącza do niej zaznaczone na liście paczki.

[Dostarczono] - zmienia status paczki na: dostarczona. Jest to możliwe, jeśli paczka ma status: wysłana.

[Zwróć] - zmienia status paczki na: zwrócona. Jest to możliwe, jeśli paczka ma status: wysłana.

[Rozpakuj] - rozpakowanie paczki powoduje, że związane z nią dokumenty mogą być ponownie przyłączone do innej paczki, choć powiązanie z pierwotną pozostaje. Status zostaje zmieniony na: rozpakowana.

Uwaga

Rozpakowana paczka może być skopiowana (opcja: kopiuj paczkę, w menu rozwijanym strzałką obok przycisku: ). Kopiowanie spowoduje utworzenie nowej paczki i przypisanie do niej tych wszystkich dokumentów związanych ze źródłową, które nie zostały jeszcze związane z inną paczką.

Zlecenia z listy paczek

Na liście paczek w menu kontekstowym udostępnione zostało polecenie Zleceń Nadania Przesyłki (w skrócie ZNP) w Comarch Shipping. Dzięki temu po zaznaczeniu wcześniej utworzonych paczek jest możliwość wygenerowania z nich zleceń po uprzednim utworzeniu jednej lub kilku wysyłek. To, ile wysyłek i zleceń zostanie utworzonych zależy od tego, na ile różnych adresów utworzone są wybrane paczki.

Uwaga

W przypadku operacji tworzenia ZNP z paczek system działa automatycznie tak, jakby w konfiguracji zaznaczony był parametr: Z listy dokumentów twórz wiele paczek i wysyłek (tylko dla generowania z dokumentów).

[więcej informacji w biuletynie dotyczącym Comarch Shipping]

Paczka

Zakładka: Ogólne

 

Na zakładce znajdują się pola:

Numer - numer dokumentu zgodny ze schematem numeracji, określonym w konfiguracji (patrz: Numeracja dokumentów).

Właściciel – centrum, w którym wystawiono dokument.

Data utworzenia – data utworzenia paczki, dostępna do edycji.

Modyfikował - prezentuje dane operatora, który ostatnio wprowadzał zmiany na dokumencie.

Trasa – trasa, którą ma zostać zrealizowana wysyłka paczki. Trasa wybierana jest ze słownika zdefiniowanego w oknie: Lista tras (więcej informacji w rozdziale: Trasy). Do wyboru zostaną wyświetlone trasy, które mają lokalizację zgodną z lokalizacją centrum wystawiającym paczkę, a punktem trasy jest adres kontrahenta wybranego na spiętym dokumencie. W przypadku wskazania konkretnego elementu dokumentu na paczce adres/punkt trasy będzie ustalany wg dokumentu źródłowego dołączanego do paczki elementu.Wybrana trasa zostanie przepisana automatycznie na wysyłkę, która zostanie wygenerowana dla paczki.

Trasa jest automatycznie wprowadzana na paczkę po spięciu z nią dokumentu, jeśli adres kontrahenta docelowego na dokumencie spiętym:

Wysyłka – w polu wyświetlany jest numer wysyłki, z którą związana jest paczka. Pole wypełniane jest automatycznie po wygenerowaniu wysyłki z paczki.

Opis - dodatkowy opis paczki, drukowany na specyfikacji towaru.

Na koszt - oznaczenie, kto ponosi koszt dostarczenia (parametr ma charakter informacyjny).

Objętość - wyrażona w metrach sześciennych objętość paczki. Wyświetlenie danych dotyczących objętości nastąpi po przypięciu dokumentu do paczki.

Po naciśnięciu przycisku: Oblicz zostanie przeliczona objętość dla paczki, na podstawie danych z dokumentów, które przypięte są do paczki. Dane na tych dokumentach, dotyczące objętości, pochodzą z karty towaru, z zakładki: Opakowanie.

Waga brutto - waga paczki brutto w jednostkach. Jednostka wagi jest wspólna dla obydwu rodzajów wag.

Wyświetlenie danych dotyczących wagi nastąpi po przypięciu dokumentu do paczki.

Naciśnięcie przycisku: Oblicz, spowoduje przeliczenie obu wag (według danych z karty towaru, z zakładki: Opakowanie). W przypadku urządzeń dodanych ze zleceń serwisowych ww. ustalanie będzie wg towaru wskazanego na urządzeniu. W przypadku środków trwałych, zasobów produkcyjnych waga, objętość nie będzie ustalana.

Rodzaj przesyłki – możliwość wybrania rodzaju przysyłki z dostępnych dla danego kuriera w Comarch Shipping, które są importowane do XL z tej aplikacji. Tutaj najpierw konieczne jest wskazanie kuriera, aby została odpowiednio zawężona lista rodzajów.

Wymiary: długość, szerokość i wysokość, wyrażone w centymetrach. Wymiarami można posługiwać się niezależnie od aplikacji Comarch Shipping

Wartość n/b - suma wartości netto i brutto dokumentów związanych z paczką. Niedostępne do edycji.

Cecha transakcji - atrybut wyróżniający transakcje, wybierany ze słownika: Cechy transakcji.

Adres- dane adresowe i kontaktowe, które są do niej przypisane. Dotychczas wyświetlany był tylko akronim powiązanego adresu.

Ustawienie adresu na paczce następuje na podstawie dokumentów do niej powiązanych, o ile w konfiguracji modułu Konfiguracja/Sprzedaż/Parametry 2 jest zaznaczony parametr Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki.

Od wersji 2023.0 ustawienie to decyduje również o tym, czy na paczce zostanie dodana osoba kontrahenta. Wybór osoby następuje automatycznie na podstawie dokumentów powiązanych. Można to też zrobić samodzielnie poprzez wybór odpowiedniego rekordu z listy osób przypisanych do kontrahenta.

Obecnie, gdy na paczkę jest pobierany adres z dokumentów powiązanych (zawsze z zakładki [Kontrahent docelowy]) i na tych dokumentach (na tej samej zakładce) jest wypełniona osoba kontrahenta, wówczas zostaje ona pobrana również na paczkę. Ponieważ na każdym z dokumentów może być ustawiona inna osoba, to sposób pobierania jest następujący:

Podczas usuwania powiązania dokumentów do paczki osoba nie jest modyfikowana aż do czasu usunięcia ostatniego powiązanego dokumentu. Wówczas następuje bowiem usunięcie z paczki adresu a wraz z nim też osoby kontaktowej.

Dopóki dokument Paczki nie jest zatwierdzony, to osobę kontrahenta można również uzupełnić, usunąć lub zmodyfikować samodzielnie, poprzez wybór dowolnej osoby z listy wszystkich osób kontrahenta. Ważne jest tylko, aby wcześniej został powiązany jakikolwiek dokument, na podstawie którego kontrahent dla paczki zostanie ustalony.

Wraz z ustawieniem osoby kontaktowej może nastąpić również pobranie na paczkę jej danych kontaktowych: telefon oraz e-mail. Ma to szczególne znaczenie dla współpracy z Comarch Shipping, o czym więcej w rozdziale o takim tytule.

Standardowo jako dane kontaktowe dla paczki traktowane były dane z adresu do niej powiązanego. Teraz przy odpowiednim ustawieniu w konfiguracji modułu Sprzedaż (Konfiguracja/Sprzedaż/Parametry 2) nowego parametru Dane kontaktowe na paczce z osoby kontrahenta można sprawić, aby zostały one pobrane z osoby kontaktowej na paczce, o ile taka zostanie na niej wybrana. Wówczas od razu na paczce podmienia się zawartość w kontrolkach Telefon i E-mail, więc widać wprost, jakie dane kontaktowe są obowiązujące dla danej paczki.

Zakładka: Dokumenty

Zakładka Dokumenty zawiera listę dokumentów handlowych (także FRR i FRK)/ magazynowych, zamówień oraz MM związanych z paczką. Wyświetlane są: numer dokumentu, akronim kontrahenta, data wystawienia oraz wartość netto.

Na zakładce znajdują się parametry i przyciski:

Dokumenty na ten sam adres - parametr niedostępny do edycji, zgodny z ustawieniem: Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki. Jeśli kontrola jest włączona, paczkę można tworzyć jedynie z towarów przeznaczonych dla jednego odbiorcy, wysyłanych na ten sam adres. Przy takim ustawieniu system pozwala wiązać z jedną paczką tylko takie dokumenty handlowe, które mają ten sam adres dostawy, czyli adres kontrahenta docelowego.

Uwaga

W związku ze zmianami związanymi z Comarch Shipping ta kontrola została uściślona tak, że dokumenty bez kontrahenta będą zawsze wiązane do jednej paczki, a do innych tylko te na których kontrahent jest ustawiony.

Przykład: W konfiguracji jest zaznaczony parametr: Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki.Na liście paragonów zaznaczono kilka dokumentów, z czego dwa nie mają przypisanego kontrahenta, a pozostałe mają kontrahenta zgodnego (z tym samym adresem).Po wybraniu operacji generowania paczek z zaznaczonych zostaną dodane dwie paczki z ustawionym parametrem: Dokumenty na ten sam adres, gdzie jedna będzie zawierała paragony bez kontrahentów, a druga pozostałe paragony.

Towar - wpisanie kodu towaru lub wybranie go z listy otwieranej przyciskiem: , spowoduje zawężenie wyświetlanej listy do tych dokumentów, które zawierają wybrany towar. Pole edycji jest obsługiwane standardowo, czyli wpisanie nieistniejącego kodu towaru spowoduje otwarcie listy towarów.

[Dołącz dokument] - otwiera listę dokumentów możliwych do spięcia z paczką.Z paczką można spiąć również dokument MM. Wyświetlane są tylko te dokumenty, które nie zostały jeszcze związane z żadną paczką. Po naciśnięciu przycisku: , zostanie rozwinięte menu, za pomocą którego można wybrać konkretny rodzaj spinanego dokumentu lub element danego dokumentu.

[Odepnij dokument od paczki] - odłącza dokument lub element od paczki.

[Podgląd] - wyświetla dokument do podglądu.

[Rozwiń menu dostępnych opcji] – wyświetla rozwijane menu pozwalające na podgląd dokumentu lub elementu.

[Korekta dokumentu] - tworzy korektę dokumentu. Jeśli utworzona korekta zostanie zatwierdzona, zostanie jednocześnie automatycznie związana z paczką.

Wszystkie przyciski, z wyjątkiem [Podglądu], są aktywne jedynie dla paczki w buforze.

W celu dodania spięcia wybranych elementów do paczki należy wybrać opcję z menu rozwijanego [Dołącz element]. Wyświetlona zostanie zbiorcza lista elementów. W zależności od wyboru jednej z opcji poniżej zostaną wyświetlone elementy dla tego rodzaju dokumentu:

W przypadku spinania zleceń serwisowych, elementami możliwymi do spięcia będą urządzenia. Na wyświetlonej liście poza potwierdzeniem elementu, który ma być do paczki dołączony, będzie umożliwiała wskazanie ilości z tegoż elementu, która ma być na paczce ustalona. Listę będzie można również ograniczyć do elementów niespiętych dotąd do paczki przez parametr ‘Możliwe do spięcia do paczki’.

Zakładka: Atrybuty

Na zakładce można przypisać atrybuty do paczki. Aby było to możliwe, należy uprzednio przypisać atrybuty do obiektu: Paczki, w oknie: Definicja atrybutów, zakładka Obiekty (moduł: Administrator). Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Lista wysyłek

Na liście wysyłek wyświetlane są: numer wysyłki, data utworzenia, akronim spedytora, trasa, objętość i waga towarów, ilość paczek w wysyłce, cecha transakcji, opis. Naciśnięcie przycisku: [Lista związanych] wyświetla listę dokumentów związanych z wysyłką w postaci drzewa o strukturze: wysyłka – paczka - dokument handlowy - dokument magazynowy.

 

Zlecenia z listy wysyłek

Na liście wysyłek w menu kontekstowym udostępnione zostały operacje dotyczące Zleceń Nadania Przesyłki (w skrócie ZNP) w Comarch Shipping: Operacja Zlecenie Nadania Przesyłki (ZNP) z listy wysyłek działa dla pojedynczego rekordu na liście. Po jej wybraniu następuje weryfikacja prawidłowości wysyłki, czyli sprawdzany jest:

[więcej informacji w biuletynie dotyczącym Comarch Shipping]

Wysyłka

Wysyłka, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się pola:

Numer - numer dokumentu zgodny ze schematem numeracji, określonym w konfiguracji (patrz: Numeracja dokumentów).

Właściciel – centrum, w którym wystawiono dokument.

Data utworzenia – data wystawienia dokumentu/utworzenia wysyłki.

Wystawił - nazwa operatora, który wystawił dokument.

Trasa – trasa wybrana ze słownika: Lista tras (więcej informacji w rozdziale: Trasy). Domyślnie, trasa będzie przepisywana z paczki, do której została wygenerowana wysyłka. Jeżeli na paczce nie ma wskazania paczki, wtedy można ją wybrać na wysyłce, po naciśnięciu przycisku: . Zostanie wyświetlona lista tych tras, które mają lokalizację (początek trasy) taką, jaka jest w oddziale wystawiającym paczkę/wysyłkę oraz punkt trasy zdefiniowany na podstawie adresu kontrahenta dokumentu spiętego do paczki.

Odległość – odległość zdefiniowana dla wybranej trasy.

Kurier - pole odwołuje się do listy słownikowej z rodzajami kurierów (dostępna w Słownikach kategorii, grupa Transport, magazyn). Obsługa pola zgodnie ze standardem, czyli jeśli ustawiono domyślny rekord w słowniku, to będzie on ustawiany na nowo dodawanych wysyłkach. Rekordy można również dezaktywować w słowniku, w przypadku, gdy nie są wykorzystywane.

Spedytor - pole ściśle powiązane z polem Kurier, które pozwala ustawić kontrahenta obsługującego wysyłkę. Jeśli na kartach kontrahentów zostanie zaznaczony parametr: Spedytor i dodatkowo wybrany zostanie rodzaj kuriera, wówczas na wysyłce będzie możliwe wybranie jako Spedytora tylko takich kontrahentów. Jeśli wysyłka jest realizowana poprzez spedytora nie będącego kontrahentem, wówczas działanie pola Spedytor pozostaje bez zmian czyli Kontrahent typu: Spedytor, może być wybrany z listy otwieranej przyciskiem:  . Domyślnie zostanie w to pole wprowadzony spedytor, przypisany do wybranej trasy.

Samochód – domyślnie w pole wprowadzony jest samochód przypisany do trasy wybranej na wysyłce. Możliwa jest zmiana samochodu i jego wybór z listy samochodów po naciśnięciu przycisku: (więcej informacji w rozdziale: Samochody).

Kierowca – domyślnie w pole wprowadzony jest kierowca przypisany do trasy wybranej na wysyłce. Możliwa jest jednak zmiana kierowcy i jego wybór bądź z listy pracowników, lub z listy pracownika wybranego spedytora (Karta kontrahenta, zakładka: Osoby). Jeżeli w oknie Wysyłki został dodany spedytor, wówczas po kliknięciu w pole: Kierowca, zostanie otworzona lista osób zdefiniowana na karcie spedytora.

Numer listu - numer zewnętrznego listu przewozowego spedytora.

Stan przesyłki - odwołuje się do listy słownikowej o tej samej nazwie (dostępna w Słownikach kategorii, grupa Transport, magazyn). Do rekordów tego słownika zostały dodane predefiniowane stany dla zleceń z Comarch Shipping, które rozpoczynają się od wyrażenia ‘ZNP’ i rekordy te będą ustawiane automatycznie na wysyłkach integrowanych z tą aplikacją. Niezależnie od tego jest również możliwość korzystania ze słownika na standardowych zasadach, czyli dodając do niego własne pozycje, a następnie ustawianie stanów ręcznie na wysyłkach.

Numer ZNP – pole widoczne dopiero, jeśli wysyłka zostanie przesłana do Comarch Shipping. Wyświetla numer zlecenia nadany jej w aplikacji. Obok numeru znajduje się przycisk lupki. Służy on do podglądu zlecenia w Comarch Shipping.

Ubezpieczenie - kwota, na jaką towar jest ubezpieczony. Pobranie - kwota do pobrania przez spedytora. Punkt odbioru (ID) - możliwość wpisania identyfikatora punktu odbioru. Data nadania – możliwość ustawienia daty nadania. Dostarczyć od, dostarczyć do - daty i godziny, pomiędzy którymi towar ma zostać dostarczony do odbiorcy. Wprowadzanie dat ułatwia kalendarz otwierany przyciskami: i  .

Objętość - wyrażona w metrach sześciennych objętość wszystkich towarów w wysyłce. Domyślnie wyświetlona jest objętość przepisana z paczki spiętej z wysyłką. Po naciśnięciu przycisku: Oblicz, zostanie przeliczona objętość wysyłki na podstawie objętości paczek związanych z wysyłką.

Objętość samochodu - wyrażona w metrach sześciennych. Wartość przepisywana z karty samochodu. Pole niedostępne do edycji.

Wolna objętość – wartość stanowi różnicę łącznej objętości wysyłki i przestrzeni samochodu.

Waga - waga wysyłki netto i brutto w jednostkach. Domyślnie wyświetlona jest waga przepisana z paczki spiętej z wysyłką. Naciśnięcie przycisku: Oblicz, przelicza wagę na podstawie wagi paczki.

Ładowność samochodu - Wartość przepisywana z karty samochodu. Pole niedostępne do edycji.

Wolna ładowność – stanowi różnicę całkowitej wagi wysyłki i masy własnej samochodu.

Wartość n/b - suma wartości netto i brutto dokumentów związanych z paczką. Niedostępne do edycji.

Cecha transakcji: atrybut wyróżniający transakcje, wybierany ze słownika: Cechy transakcji.

Wysyłka, zakładka: Paczki

Na zakładce znajduje się lista paczek, jakie są przypięte do wysyłki.

Na zakładce Paczki dostępne są zastępujące funkcje:

[Dostarczono], [Zwróć], [Rozpakuj] - działanie takie samo, jak na liście paczek.

- funkcja umożliwiająca przesunięcie pozycji w górę.

- funkcja umożliwiająca przesunięcie pozycji o dół.

[Przypnij paczkę do wysyłki] - otwiera listę dokumentów paczek. Wyświetlane są tylko te paczki, które nie zostały jeszcze związane z żadną wysyłką. Do wysyłki można dołączyć paczkę: gotową.

[Odepnij paczkę od wysyłki] - odłącza paczkę. Przywraca jej status: gotowa.

[Podgląd] - wyświetla okno paczki do podglądu.

- oblicza ilość paczek w wysyłce. Ilość może być wpisana ręcznie. Jeśli ilość nie została wpisana, to zostanie obliczona i zapisana przy zatwierdzaniu dokumentu. Takie działanie umożliwia operatorowi wpisanie dowolnej liczby lub pozostawienie wyliczenia systemowi.

- funkcja umożliwiająca przenumerowanie paczek według kolejności przypisanych do nich adresów na trasie.

Jeśli określono i zatwierdzono koszty wysyłki (patrz opis zakładki Koszty), to można je rozdzielić na paczki. Kolumny koszt i procent są wtedy dostępne do edycji. Jeśli do którejkolwiek paczki przypisano koszt, to 100% kosztów wysyłki musi być rozdzielone na paczki, aby było możliwe zapisanie dokumentu. Pod listą paczek wyświetlana jest kwota pozostająca do rozłożenia.

Wysyłka, zakładka: Koszty

Zakładka Koszty zawiera listę dokumentów kosztowych związanych z wysyłką. Na liście są wyświetlane: numer dokumentu, data wystawienia, pełna kwota dokumentu (netto), kwota przypisana do wysyłki jako koszt, procent pełnej kwoty dokumentu. Dokumentem może być:

Zakładka jest aktywna wyłącznie dla zatwierdzonych wysyłek. Do listy można dodać wyłącznie dokument zatwierdzony, a w przypadku noty memoriałowej – zaksięgowany. Listę można edytować dopóki wysyłka jest: W trakcie rozliczenia. Aby dodać dokument do listy należy wybrać jedną z opcji rozwijanych strzałką umieszczoną obok przycisku . Spowoduje to otwarcie listy odpowiednich dokumentów. Po wybraniu dokumentu pojawi się okno, w którym zostaną wyświetlone podstawowe dane dokumentu oraz dostępna do edycji kwota. Można ją zmienić bezpośrednio lub poprzez określenie procentu pełnej kwoty dokumentu.

Ten sam dokument kosztowy może być związany z wieloma wysyłkami. System nie kontroluje również rozdziału kwot tego samego dokumentu na różne wysyłki.

Dla wysyłki można wybrać jeden z następujących sposobów rozliczenia kosztów, zdefiniowanych w słownikach kategorii:

W słowniku można zdefiniować inne, własne kryteria. Wybór ten nie powoduje żadnego działania, może być jednak wykorzystany w analizach (BI).

Wysyłka, zakładka: Inne

Na potrzeby współpracy z Comarch Shipping zmieniono nazwę zakładki z [Opis] na [Inne]. Oprócz pola z opisem zakładka zawiera także pole: Link do śledzenia przesyłki, z możliwością wywołania podglądu takiego linku. W polu można wpisać adres otrzymany po nadaniu przesyłki, pod którym dostępne są informacje o tym, gdzie znajduje się ona aktualnie. Po wypełnieniu pola aktywny będzie przycisk do wywołania wpisanego adresu w oknie domyślnej przeglądarki. [więcej informacji w biuletynie dotyczącym Comarch Shipping]

 

Wysyłka, zakładka: Atrybuty

Na zakładce można przypisać atrybuty do konkretnej wysyłki. Aby było to możliwe, należy uprzednio przypisać atrybuty do obiektu: Wysyłka, w oknie: Definicja atrybutów, na zakładce Obiekty (moduł: Administrator).

Dokumenty magazynowe z paczek/wysyłek

Od wersji 2021.1 Comarch ERP XL umożliwiono generowanie dokumentów magazynowych ZWM/(W)ZWM oraz AWD/(W)AWD do dokumentu Paczki, z uwzględnieniem następujących scenariuszy:

Do paczki może zostać utworzone wiele dokumentów magazynowych - mogą one być na różne magazyny, różnych kontrahentów, częściowe ilości itd. Dokumenty te są automatycznie wiązane z paczkami i oznaczane na liście dokumentów paczki w specjalny sposób.

Realizacja tej funkcjonalności znacznie usprawni pracę pomiędzy osobami zlecającymi załadunek a pracownikami odpowiedzialnymi za ten proces.

Rodzaje paczek, konfiguracja powiązań dokumentów i inne zmiany

Żeby nie było wątpliwości, jaki dokument magazynowy wygenerować dla danej paczki zostały na nich dodane rodzaje i w zależności od nich możliwe będzie wiązanie określonych typów dokumentów:

Możliwość wiązania dokumentów w zależności od ustawionego rodzaju paczki przedstawia poniższa tabela.

Domyślny rodzaj paczki będzie można ustawić na definicji dokumentu (jak pokazano na rysunku poniżej), dzięki czemu będzie się on ustawiał na nowo dodawanych paczkach.

Natomiast przy generowaniu paczki z dokumentów systemowych rodzaj będzie ustawiany automatycznie, zależnie od typu dokumentów, z których jest ona tworzona – tutaj domyślny rodzaj paczki nie będzie pobierany z definicji.

 

Obecnie do paczek można wiązać zarówno nagłówki dokumentów, jak i pojedyncze elementy. Generowanie dokumentów magazynowych z brakiem informacji o konkretnych elementach/subelementach byłoby mocno utrudnione. Dlatego też, aby wygenerować dokument magazynowy, do paczki powiązane muszą być elementy zamówień oraz subelementy dokumentów handlowych.

Możliwe będzie włączenie takiej opcji wiązania elementów/subelementów dokumentów na definicji Paczki – parametr Zapisuj subelementy na powiązaniach z dokumentami (będą generowane dokumenty magazynowe), jak pokazano na rysunku powyżej. Po włączeniu parametru dla operacji wiązania zarówno nagłówków jak i elementów dokumentów handlowych oraz zamówień, do dokumentu paczki wiązane będą zawsze:

Tylko dla paczek wystawionych po zaznaczeniu tego parametru dostępne będzie generowanie dokumentów magazynowych, z uwzględnieniem dodatkowo rodzaju paczki: W związku z powyższymi zmianami na dokumencie paczki, zakładka [Dokumenty] wprowadzone zostały następujące modyfikacje:

 

Generowanie dokumentów magazynowych

Utworzenie dokumentu magazynowego do paczki jest możliwe zarówno z poziomu formatki paczki, jak i formatki wysyłki. Na wysyłce, na zakładce [Paczki] pojawiły się bowiem nowe przyciski jak pokazano poniżej.

 

Analogiczne polecenia dostępne są na tej samej zakładce w menu kontekstowym listy paczek.

Przed wygenerowaniem dokumentu magazynowego weryfikowana jest poprawność zapisów dla paczki:

Jeśli spełnione są wszystkie powyższe warunki, wówczas następuje ‘pobranie’ z paczek elementów/subelementów do generowania wybranego dokumentu magazynowego. Gdyby wśród tych elementów były takie, które są powiązane na różne magazyny, wówczas konieczne będzie wybranie jednego z nich i dla niego będzie wystawiany dokument magazynowy. Samo generowanie odbywa się wg poniższych zasad:

 

Przyklad

Dokument ZS-1 ma trzy elementy: T1 na 100 szt., T2 na 200 szt. oraz T3 na 300 szt. Do wysyłki są powiązane trzy paczki: -PC-1 z powiązanym elementem zamówienia ZS-1: T1 na 100 szt. -PC-2 z powiązanym elementem zamówienia ZS-1: T2 na 200 szt. -PC-3 z powiązanym elementem zamówienia ZS-1: T3 na 300 szt. Przypadek 1. Edytuję dokument PC-1 i wybieram polecenie generowania ZWM. Wyświetla się okno z elementami do wydania, gdzie zaznaczam wszystkie pozycje i nie zmieniam ilości. Powstaje dokument ZWM-1 z jednym elementem: T1 na 100 szt. Dokument zostaje powiązany do PC-1. Przypadek 2. Na wysyłce zaznaczam wszystkie trzy paczki i wybieram polecenie: ZWM osobne dla zaznaczonych. Powstają trzy dokumenty: -ZWM-1 z jednym elementem: T1 na 100 szt., powiązany do PC-1, -ZWM-2 z jednym elementem: T2 na 200 szt., powiązany do PC-2, -ZWM-3 z jednym elementem: T3 na 300 szt., powiązany do PC-3. Przypadek 3. Na wysyłce zaznaczam wszystkie trzy paczki i wybieram polecenie: ZWM wspólne dla zaznaczonych. Wyświetla się okno z elementami do wydania, gdzie zaznaczam wszystkie pozycje i nie zmieniam ilości. Powstaje jeden dokument ZWM-1 z elementami: -T1 na 100 szt. -T2 na 200 szt. -T3 na 300 szt. Dokument jest powiązany do PC-1, PC-2 oraz do PC-3. Przypadek 4. Na wysyłce zaznaczam pierwsze dwie paczki i wybieram polecenie: ZWM wspólne dla zaznaczonych. Wyświetla się okno z elementami do wydania, gdzie zaznaczam wszystkie pozycje i nie zmieniam ilości. Powstaje jeden dokument ZWM-1 z elementami: -T1 na 100 szt. -T2 na 200 szt. Dokument jest powiązany do PC-1 oraz do PC-2. PC-3 nie ma powiązanego dok. magazynowego.

Wskazówka

Jeśli w trakcie generowania dokumentu magazynowego (W)ZWM nastąpi konieczność podziału elementów z zamówień na pełne/niepełne jednostki, wówczas zamiast wspomnianego powyżej jednego dokumentu zostaną utworzone dwa. Obydwa będą powiązane do paczki/paczek, które były wskazane przed generowaniem.

Przyklad

Dokument ZS-1 na magazyn WMS ma trzy elementy: T1 na 100 szt., T2 na 200 szt. oraz T3 na 300 szt. Na każdym z nich jest ustawiona jednostka pomocnicza: paleta, gdzie przelicznik wynosi 1 paleta = 60 szt. i na jednostce jest oznaczony parametr: (W)ZWM do zamówień w jedn. całkowitych.

Do wysyłki są powiązane trzy paczki: -PC-1 z powiązanym elementem zamówienia ZS-1: T1 na 100 szt. -PC-2 z powiązanym elementem zamówienia ZS-1: T2 na 200 szt. -PC-3 z powiązanym elementem zamówienia ZS-1: T3 na 300 szt. Przypadek 1. Edytuję dokument PC-1 i wybieram polecenie generowania ZWM. Wyświetla się okno z elementami do wydania, gdzie zaznaczam wszystkie pozycje i nie zmieniam ilości. Powstają dwa dokumenty: -(W)ZWM-1 na pełne jednostki pomocnicze z jednym elementem: T1 na 60 szt./1 paleta, -(W)ZWM-2 na niepełne jednostki pomocnicze z jednym elementem: T1 na 40 szt./0,67 palety. Obydwa dokumenty zostają powiązane do PC-1. Przypadek 2. Na wysyłce zaznaczam wszystkie trzy paczki i wybieram polecenie: ZWM osobne dla zaznaczonych. Powstają następujące dokumenty: -(W)ZWM-1 na pełne jednostki pomocnicze z jednym elementem: T1 na 60 szt./1 paleta, powiązany do PC-1, -(W)ZWM-2 na niepełne jednostki pomocnicze z jednym elementem: T1 na 40 szt./0,67 palety, powiązany do PC-1, -(W)ZWM-3 na pełne jednostki pomocnicze z jednym elementem: T2 na 180 szt./3 palety, powiązany do PC-2, -(W)ZWM-4 na niepełne jednostki pomocnicze z jednym elementem: T2 na 20 szt./0,33 palety, powiązany do PC-2, -(W)ZWM-5 na pełne jednostki pomocnicze z jednym elementem: T3 na 300 szt./5 palet, powiązany do PC-3. Przypadek 3. Na wysyłce zaznaczam wszystkie trzy paczki i wybieram polecenie: ZWM wspólne dla zaznaczonych. Wyświetla się okno z elementami do wydania, gdzie zaznaczam wszystkie pozycje i nie zmieniam ilości. Powstają dwa dokumenty: -(W)ZWM-1 na pełne jednostki pomocnicze z elementami: T1 na 60 szt./1 paleta, T2 na 180 szt./3 palety, T3 na 300 szt./5 palet, -(W)ZWM-2 na niepełne jednostki pomocnicze z elementami: T1 na 40 szt./0,67 palety, T2 na 20 szt./0,33 palety. Oba dokumenty są powiązane do PC-1, PC-2 oraz do PC-3. Przypadek 4. Na wysyłce zaznaczam pierwsze dwie paczki i wybieram polecenie: (W)ZWM wspólne dla zaznaczonych. Wyświetla się okno z elementami do wydania, gdzie zaznaczam wszystkie pozycje i nie zmieniam ilości. Powstają dwa dokumenty: -(W)ZWM-1 na pełne jednostki pomocnicze z elementami: T1 na 60 szt./1 paleta, T2 na 180 szt./3 palety, -(W)ZWM-2 na niepełne jednostki pomocnicze z elementami: T1 na 40 szt./0,67 palety, T2 na 20 szt./0,33 palety. Oba dokumenty są powiązane do PC-1, PC-2. PC-3 nie ma powiązanego dok. magazynowego.

 

Uwaga

Jeśli do paczki/wielu paczek nie została powiązana cała ilość dla elementu zamówienia czy subelementu dokumentu handlowego, wówczas przy kolejnym generowaniu dokumentu magazynowego dla paczki/wysyłki ilość, która będzie proponowana do wydania/do przyjęcia nie będzie ograniczona do ilości powiązanej, a jedynie do ilości pozostałej do zrealizowania z dokumentu źródłowego. Ilość żądaną należy w takim przypadku ustawić samodzielnie w oknie z elementami do powiązania, jak pokazano na rysunku powyżej.

Przyklad

Dokument ZS-1 ma trzy elementy: T1 na 100 szt., T2 na 200 szt. oraz T3 na 300 szt. Do wysyłki są powiązane trzy paczki: -PC-1 z powiązanym elementem zamówienia ZS-1: T1 na 50 szt. -PC-2 z powiązanym elementem zamówienia ZS-1: T2 na 200 szt. -PC-3 z powiązanym elementem zamówienia ZS-1: T3 na 300 szt. Edytuję dokument PC-1 i wybieram polecenie generowania ZWM. Wyświetla się okno z elementami do wydania, gdzie zaznaczam wszystkie pozycje i w kolumnie Do wydania ustawiam ilość 40 szt. Powstaje dokument ZWM-1 z jednym elementem: T1 na 50 szt. Dokument zostaje powiązany do PC-1. Z tej samej paczki ponownie wybieram polecenie generowania ZWM. Znowu wyświetla się okno z elementami, gdzie w kolumnie Do wydania widnieje 60 szt. Ponieważ 40 szt. przypisane do paczki zostało już zrealizowane, to należy zmienić tu ilość na 10 szt. i dla niej generować nowe ZWM.

Powiązanie utworzonych dokumentów magazynowych z paczkami

Utworzone dokumenty magazynowe zostaną powiązane z paczkami i będą na nich oznaczone symbolem wykrzyknika, jak pokazano poniżej.

 

Jeśli do generowania wybrano polecenie ZWM/AWD wspólne dla zaznaczonych, wówczas utworzony dokument/dokumenty zostaną powiązane do wszystkich wskazanych przed generowaniem paczek.

Wskazówka

Dokument magazynowy zostanie powiązany do paczki niezależnie od jego stanu. Nie ma tutaj znaczenia parametr z konfiguracji: Obsługa dokumentów w buforze na paczkach i wysyłkach (Konfiguracja/Sprzedaż/Parametry 2).

Wygenerowanych dokumentów magazynowych, analogicznie do innych dokumentów powiązanych do paczki, nie można usunąć, dopóki nie zostanie usunięte powiązanie z paczką. W przypadku usuwania powiązania z dokumentami wygenerowanymi użytkownik otrzymuje informację o ich specjalnym charakterze i powiązanie jest usuwane dopiero po jego zaakceptowaniu.

Dokumenty magazynowe można generować na paczkach potwierdzonych, ale nie można z nich usuwać powiązania, to może się zdarzyć, że błędnie utworzonych dokumentów magazynowych nie dałoby się usunąć z Systemu, nawet gdyby były w buforze. Dlatego też dodaliśmy możliwość usuwania wygenerowanych dokumentów magazynowych (i tylko tych!) z potwierdzonych paczek. Funkcjonalność dostępna jest dla uprawnionych operatorów.

Na karcie operatora, zakładka [Parametry]/[Handlowe] został dodany symbol dokumentu paczki PC:

Operator z zaznaczonym tym parametrem ma na paczkach potwierdzonych, w menu kontekstowym na zakładce [Dokumenty], aktywne polecenie: Odepnij wygenerowany magazynowy, które usuwa powiązanie z paczką wygenerowane z niej dokumenty magazynowe. Dla pozostałych powiązanych dokumentów polecenie nie wykonuje żadnych operacji.

Kolejność załadunku na dokumentach magazynowych

W celu optymalizacji realizacji wysyłek, dla jak najlepszego wykorzystania środka transportowego na wysyłce możliwe jest ustalenie kolejności paczek. Dotychczas kolejność ta nie była pokazywana wprost na liście, a od wersji 2021.1 Comarch ERP XL będzie widoczna w nowej kolumnie Lp.:

-Na oknie wysyłki, zakładka [Paczki]: -Na liście wszystkich paczek:

Kolejność paczki będzie teraz przekazywana na dokumenty magazynowe wydań/przyjęć wygenerowanych lub ręcznie powiązanych do paczki. W przypadku, gdy dokumenty magazynowe nie będą powiązane z paczką/wysyłką, będzie możliwe samodzielne ustawienie kolejności załadunku przez użytkowników.

W tym celu na nagłówkach dokumentów magazynowych ZWM/(W)ZWM oraz AWD/(W)AWD dodano nowe pole: Kolejność załadunku, obok którego wyświetlana jest informacja o powiązaniu dokumentu z wysyłką, jeśli takie zostało utworzone w Systemie.

 

Niezależnie od tego, czy kolejność załadunku pochodzi z wysyłki, czy nie, to jest ona możliwa do zmiany na dokumentach magazynowych przed rozpoczętą realizacją.

Dla dokumentów w tym stanie kolejność może być też ustawiana automatycznie, jeśli zmianie ulegnie kolejność paczki na wysyłce lub zostanie ona odpięta od wysyłki. Wówczas użytkownik jest odpytywany, czy zmienić też kolejność na powiązanych dokumentach magazynowych. Dopiero po potwierdzeniu następuje zmiana kolejności załadunku na takich dokumentach.

Powtórna fiskalizacja dokumentu

Funkcja pomocnicza, która służy powtórnej fiskalizacji paragonu, faktury fiskalnej oraz faktury zaliczkowej i końcowej. W oknie: Fiskalizacja dokumentów, znajduje się przycisk: Dokument, po którego naciśnięciu wyświetlona zostanie lista dokumentów, zawężona do wyżej wymienionych (oraz zakładka Znajdź, ułatwiająca wyszukiwanie dokumentu). Po wybraniu dokumentu, w oknie: Fiskalizacja dokumentu, uaktywni się przycisk: [Fiskalizuj dokument]. Po jego naciśnięciu, dokument zostanie zafiskalizowany.

Uwaga

Jeżeli wybrany dokument nie jest dokumentem fiskalnym, zostanie wyświetlone ostrzeżenie, że taki dokument nie może być zafiskalizowany.

Raport dobowy

Funkcja umożliwia wydrukowanie raportu dobowego.

Raport szczegółowy

Umożliwia wydrukowanie raportu szczegółowego.

Notatnik - informacje ogólne

Notatnik służy przygotowaniu szablonu transakcji (specyfikacji towaru). Notatnik powiązany jest z operatorem, co oznacza, że każdy operator ma własny notatnik. Jeden notatnik może z kolei zawierać wiele szablonów.

Uwaga

Zapisy dokonywane w notatniku nie powodują żadnych operacji na magazynie.

Dane szablonu transakcji, zdefiniowane w notatniku, mogą zostać przeniesione na dokument. Przeniesienie to może łączyć się ze zlikwidowaniem zapisu w notatniku, ale zapis taki może również tam pozostać, służąc do tworzenia następnych dokumentów. Funkcja taka jest szczególnie korzystna, w sytuacji, gdy np. zawierane są transakcje z tym samym kontrahentem na ten sam towar. Zdefiniowana w notatniku specyfikacja może w takim przypadku być wielokrotnie wykorzystywana do tworzenia dokumentu sprzedaży lub zakupu, skracając czas generowania kolejnych dokumentów.

Funkcjonalność notatnika została wzbogacona o możliwość seryjnego generowania dokumentów dla wskazanych przez operatora kontrahentów.

Uwaga

W odróżnieniu od wykorzystania szablonu w notatniku, do utworzenia dokumentu, wykonanie kopii dokumentu jest możliwe po posłużeniu się kombinacją klawiszy <Ctrl> + <Ins> na tym dokumencie.

W oknie znajdują się dwie zakładki.

Notatnik, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się dwa panele, w których definiuje się dane dotyczące rodzaju dokumentu, jaki będzie mógł zostać wygenerowany oraz elementu tego dokumentu.

Panel górny to lista dokumentów, jakie mogą zostać wygenerowane. Wprowadzenie nowego dokumentu na listę następuje za pomocą przycisku: [Nowy dokument]. Na liście, informacje o dokumencie przedstawione są w kolumnach:

Typ – typ dokumentu, np. FS, WZ itd.

Magazyn, Skład – pola te będą uzupełniane zamiennie w zależności od typu dokumentu, np. dla FS uzupełniona będzie kolumna: Magazyn, natomiast dla FSE – kolumna: Skład.

Waluta – w polu można wskazać walutę. Dotyczy to wystawianych dokumentów: FSE, WZE, FAI, SAD.

Nazwa - nazwa transakcji. Jeżeli szablon transakcji został utworzony z istniejącego dokumentu (za pomocą przycisku: [Wczytaj dokument], wtedy wyświetlona jest nazwa tego dokumentu. Jeżeli natomiast szablon zostanie utworzony za pomocą przycisku: [Nowy dokument], wtedy automatycznie zostanie wyświetlona nazwa kolejnego szablonu, np. Transakcja: 00000007.

Suma - wskazuje wartość, na jaką opiewa ilość towaru przewidziana w szablonie.

Panel dolny to lista elementów dokumentu. Dla każdego dokumentu będzie wyświetlona osobna – zdefiniowanego dla niego lista. Wartości wprowadzane są ręcznie (po naciśnięciu przycisku: [Dodaj]) lub z dokumentu źródłowego (jeżeli dokument jest wprowadzony za pomocą przycisku: [Wczytaj dokument]). Informacje o wartościach elementów wyświetlane są w kolumnach:

Lp.

Kod – kod towaru, stanowiącego element dokumentu.

Ilość – ilość towaru w jednostkach podstawowych.

Cena – cena towaru.

Rabat – rabat dla pozycji elementu.

Wartość - wartość, na jaką opiewa ilość towaru danego elementu.

Nazwa – nazwa elementu (towaru).

Edycja danych elementu dostępna jest:

poprzez wybranie odpowiednich wartości na zakładce: Ogólne,

poprzez zaznaczenie elementu i naciśnięcie przycisku: [Zmień].

Ponadto, na zakładce znajdują się pola i przyciski:

Do ceny z dokumentu źródłowego dodaj – w polu można wpisać wartość procentową, o jaką zmodyfikowana zostanie cena wszystkich elementów na wygenerowanym dokumencie.

Moje, Wszystkie, Operatora (z możliwością wskazania odpowiedniego operatora) – filtr, umożliwiający wyświetlenie listy dokumentów według kryterium operatora.

Zatwierdzony- umożliwia automatyczne zatwierdzanie dokumentów handlowych ( FZ, PZ, PZI, FRR, PW, PKA, FS, PA, FW, WZ, FSE, WZE, WKA, RW, MMW). Parametr pozostaje aktywny jeżeli dla ww. dokumentów na których wymagany jest kontrahent w Notatniku przypisano kontrahenta.

[Nowy dokument] - służy dodaniu nowego szablonu transakcji (zdefiniowaniu nowego dokumentu – ale nie jego wygenerowaniu).

[Zapisz na dokument] - służy wygenerowaniu dokumentu z zaznaczonego szablonu. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji] zostanie wyświetlona lista dokumentów, które mogą zostać wygenerowane z zaznaczonego szablonu transakcji. Na wybrany dokument zostanie przeniesiony przedmiot transakcji, wyświetlony na liście elementów dokumentu w dolnym panelu okna. Jeżeli na zakładce: Kontrahenci, zostaną przypisani kontrahenci do dokumentu, wtedy jedno naciśnięcie przycisku spowoduje wygenerowanie dokumentu dla każdego kontrahenta z osobna.

Cena towaru z dokumentów rozchodowych pobiera się z karty towaru, a nie bezpośrednio z wczytywanego dokumentu.

[Wczytaj dokument] - służy utworzeniu szablonu transakcji z dokumentu zarejestrowanego w systemie. Dokument źródłowy może być dokumentem znajdującym się w buforze.

Uwaga

W systemie Comarch ERP XL istnieje możliwość wczytywania do notatnika dokumentów spinaczy. Wczytywane są wtedy wszystkie elementy spiętych dokumentów. Istnieje również możliwość dołączenia do istniejącego nagłówka pozycji z wskazanego dokumentu handlowego. Można to zrealizować w następujący sposób: należy ustawić kursor w dolnym panelu, nacisnąć przycisk [Wczytaj dokument] i z pojawiającej się listy wybrać odpowiedni dokument. Można również wykonać taką operację ustawiając przycisk w górnym panelu, a następnie trzymając wciśnięty klawisz Ctrl nacisnąć przycisk [Wczytaj dokument] i również z pojawiającej się listy wybrać odpowiedni dokument.

[Do góry] - służy przesunięciu towaru o jedną pozycję do góry, jeśli na liście towarów, wchodzących w skład szablonu znajduje się więcej niż jeden towar.

[Na dół] - służy przesunięciu towaru o jedną pozycję na dół, jeśli na liście towarów, wchodzących w skład szablonu znajduje się więcej niż jeden towar.

[Dodaj] – służy dodaniu nowego elementu do dokumentu. Otwiera okno: Element notesu, w którym można zdefiniować jego dane.

[Zmień] – umożliwia podgląd i edycję elementu dokumentu.

[Usuń] – usuwa element z listy elementów dokumentu.

Okno: Element notesu

Określenie ilości i wartości towaru, będącego przedmiotem szablonu transakcji następuje w oknie: Element notesu.

Otwarcie okna następuje:

W oknie znajdują się dane dotyczące kodu towaru, jego ilości, ceny, rabatu oraz wartości. Wyboru towaru dokonuje się po naciśnięciu przycisku: [Wybierz towar].

Cena, jaka zostanie wyświetlona w oknie po dokonaniu wyboru jest jego ceną proponowaną, ustaloną uprzednio na karcie towaru (zakładka Ogólne). Możliwa jest modyfikacja ceny oraz pozostałych pól znajdujących się w oknie. Zdefiniowane tutaj: ilość i wartość towaru zostaną przepisane podczas generowania dokumentu z szablonu.

Aby zapisać wprowadzone lub zmodyfikowane dane, należy nacisnąć przycisk: [Zapisz zmiany]. Pozycja towaru zostanie w ten sposób przeniesiona do szablonu.

Import elementów Notatnika z arkusza kalkulacyjnego

Oprócz standardowego sposobu dodawania elementów (towarów) do szablonu Notatnika od wersji 2021.0 istnieje możliwość ich importu z arkusza kalkulacyjnego.

Aby System zaimportował elementy z pliku, w jego pierwszym arkuszu powinny się znaleźć co najmniej kolumny [KOD] i [ILOŚĆ].  Do importu danej pozycji konieczne jest wypełnienie kolumny KOD, natomiast kolumna ILOŚĆ nie musi być wypełniona. Obsługiwane są również kolumny [CENA] i [RABAT], ale ich obecność w arkuszu nie jest obowiązkowa.

Identyfikacja towaru odbywa się na podstawie zawartości kolumny [KOD] arkusza. W pierwszej kolejności System szuka niearchiwalnego towaru z kodem zgodnym z podaną wartością (twr_kod) i wczytuje do Notatnika. Jeżeli towar taki nie istnieje, wówczas poszukiwany jest towar z numerem EAN towaru, przypisanym czy to na jego karcie, czy to na jednostce pomocniczej towaru i towar taki jest dodawany do Notatnika. Podczas importu honorowane są również kody EAN wagowe (cenowe/ilościowe).

Ilość importowanego elementu

Ilość na importowanym elemencie ustalana jest na podstawie zawartości kolumny [ILOŚĆ] w arkuszu, przy czym ilość ta jest traktowana jako ilość w jednostce głównej, również w tych przypadkach, gdy identyfikacja towaru nastąpi na podstawie EANu jednostki pomocniczej. System postępuje zależnie od zawartości ww. kolumny:

Ustalenie ceny na importowanym elemencie

Cena importowanego elementu ustalana jest na podstawie kolumny [CENA] w arkuszu. Przekazana w arkuszu cena jest traktowana jako cena netto dla jednostki głównej towaru wyrażona w walucie systemowej. W przypadku, jeżeli arkusz nie posiada ww. kolumny lub nie jest ona wypełniona, wówczas System samodzielnie podstawia domyślną cenę sprzedaży towaru. Jeżeli identyfikacja towaru nastąpi w oparciu o EAN cenowy, wówczas cena zostaje ustalona na podstawie ceny zaszytej w tym kodzie EAN.

Rabat na importowanym elemencie

Podczas ręcznej edycji elementu notatnika System pozwala na ustalenie rabatu z zakresu od -999,99 do 99,99. Jeżeli w arkuszu w kolumnie [RABAT] zostanie podana wartość z zakresu [-999,99 do 99,99], wówczas rabat ten jest ustalany na elemencie notatnika, w przeciwnym razie rabat zostaje ustalony na poziomie 0,00.

Przy okazji udostępnienia opcji Importu elementów z arkusza, zostały dokonane w Notatniku drobne zmiany w zakresie nazewnictwa operacji, czyniąc je bardziej intuicyjnymi.

Notatnik, zakładka: Kontrahenci

Na zakładce wprowadza się kontrahentów, dla których zostaną wygenerowane dokumenty, zdefiniowane na zakładce: Ogólne.

Aby wskazać kontrahentów, dla których zostanie wygenerowany dokument zdefiniowany w oknie: Notatnik, należy:

Usunięcie kontrahenta z listy odbywa się za pośrednictwem przycisku: [Usuń]. Możliwy jest też podgląd jego danych (przycisk: [Zmień]). Przyciski: [Do góry] i [Na dół], umożliwiają zmianę kolejności wyświetlania kontrahentów na liście.

Kopiowanie i przeciąganie elementów do Notatnika

Wklejanie elementu do szablonu notatnika

Po ustawieniu kursora na liście elementów danego szablonu Notatnika i użyciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<V>, System identyfikuje towar o kodzie zgodnym z wartością wcześniej skopiowaną do schowka i dodaje element z takim towarem. Odbywa się to poprzez podniesienie formatki nowego elementu i wypełnienie na niej kontrolki kodem towaru. Pozostałe parametry, takie jak ilość, cena, rabat, wartość ustalane są standardowo, jak podczas samodzielnego wprowadzenia towaru przez Użytkownika.

Użytkownik może dokonać kopiowania do schowka z dowolnego miejsca np. z dokumentu Worda, Excela czy też jakiejkolwiek kontrolki tekstowej formatki Systemu. Dodatkowo może on skorzystać z możliwości kopiowania elementu dokumentu handlowego (innego niż korekta i faktura zaliczkowa), importowego, oferty, zamówienia, dokumentów magazynowym PM/WM, reklamacji, umowy, zlecenia produkcyjnego, czy cennika. Wystarczy ustawić kursor na właściwym elemencie listy elementów ww. dokumentu i użyć kombinacji klawiszy <CTRL>+<C>, w wyniku czego skopiowany zostanie kod towaru. Takiego kopiowania można dokonać również z listy towarów. Skopiowany w ten sposób kod towaru wystarczy następnie wkleić do Notatnika.

Dodawanie elementu Notatnika poprzez jego przeciągnięcie (metoda Drag & Drop)

Możliwość dodania towaru do Notatnika poprzez jego przeciągnięcie z listy towarów jest dostępna od wielu wersji Systemu. W wersji 2021.0 Comarch ERP XL taka sama możliwość została udostępniona z listy elementów formatki dokumentu handlowego (innego niż korekta i faktura zaliczkowa), formatki oferty, zamówienia oraz dokumentu magazynowego PM/WM.

Po wskazaniu i przeciągnięciu danego elementu dokumentu handlowego/oferty/zamówienia System podnosi formatkę nowego elementu z towarem, ilością, ceną, rabatem i wartością ustaloną na podstawie danego elementu dokumentu. Przez ww. cenę należy rozumieć cenę początkową elementu.

W przypadku ww. operacji dokonywanej z formatki dokumentu magazynowego pobierany jest towar oraz ilość. W tym wypadku cena ustalana jest standardowo, jak podczas samodzielnego wprowadzania towaru przez Użytkownika.

Wstęp

Zlecenie wydania z magazynu i awizo dostawy są dokumentami magazynowymi, które można wystawiać z poziomu listy pulpitu dyspozytora lub z poziomu listy dokumentów handlowych listy zamówień dla pozycji zaznaczonych na liście.

Dokumenty te umożliwiają:

Dokumenty ZWM/AWD mogą być generowane dla całych dokumentów, jak również możliwe jest dla zaznaczonych dokumentów wskazanie pozycji oraz ilości danej pozycji do przeniesienia na zlecenie/awizo.

Możliwe jest również dodawanie pozycji do zlecenia/awiza będącego w buforze poprzez wskazanie dokumentu, z którego pobrane mają zostać elementy. Funkcjonalność ta pozwoli na wystawienie zlecenia/awiza do dokumentów różnego typu, np. ZWM do zamówienia sprzedaży i RW. Dokumenty ZWM/AWD widoczne są na liście dokumentów wydań i przyjęć magazynowych.

Pulpit dyspozytora

Zaznaczenie parametru w Konfiguracji uaktywnia Ikonę znajdująca się w module Sprzedaż. Również tą funkcjonalność można uruchomić z poziomu menu Dokumenty.

Operacje na liście dokumentów można wykonywać:

W prawej części okna umieszczone są przyciski podstawowych operacji.

W oknie znajdują się funkcje:

Filtr – filtr ułatwiający wyszukanie odpowiednich dokumentów.

Data wydania/przyjęcia – filtr umożliwia wskazanie konkretnej daty oraz godziny wydania oraz przyjęcia dokumentu.

Dokumenty – filtr umożliwia zawężenie lub rozszerzenie listy dokumentów poprzez wybór opcji: Wszystkie, Zlecenia wydania, Awiza przyjęcia

Status– filtr umożliwia zawężenie listy do dokumentów w określonym stanie: Wszystkie, Niezatwierdzone, Zatwierdzone, W realizacji, Zrealizowane, Aktywne, Zamknięte.

Magazyny – filtr umożliwia zawężenie listy do dokumentów ze wskazanego magazynu.

Trasa – filtr umożliwia zawężenie listy do dokumentów, na których dodano wybrana w polu trasę.

Kontrahent – umożliwia zawężenie listy dokumentów wystawionych dla wskazanego kontrahenta

Spedytor - umożliwia zawężenie listy dokumentów, na których wybrano wskazanego w filtrze spedytora.

Lista za – wybranie i zaznaczenie miesiąca i roku spowoduje wyświetlenie tylko tych dokumentów, których data wpływu zawiera się w wybranym okresie.

Pod listą dokumentów Pulpitu dyspozytora znajdują się następujące opcje: [Realizuj pozycje]– umożliwia sumowanie wartości netto związanych dokumentów oraz przychód i koszt, zamykanie pozycji, zamykanie dokumentu

[Dołącz] - umożliwia dodanie opiekuna. W menu rozwijanym za pomocą przycisku: można wskazać również zasób.

[Odłącz] - umożliwia odłączenie opiekuna. W menu rozwijanym za pomocą przycisku: można odłączyć również zasób.

[Dodaj] – umożliwia dodanie nowego dokumentu (domyślnie otwiera się dokument ZWM). W menu rozwijanym za pomocą przycisku: można dodać dokument ZWM lub AWD.

[Edytuj pozycję] – przycisk umożliwia podniesienie pozycji.

[Usuń] - usuwanie podświetlonego rekordu,

[Zamknij okno] - zamknięcie okna

Na zakładce Elementy są dostępne dodatkowe filtry w stosunku do zakładki Dokumenty.

W oknie znajdują się funkcje:

Dokument – można wskazać dokument Zlecenia wydania lub Awiza dostawy.

Towar – filtr umożliwia filtrowanie listy dokumentów z uwzględnieniem towaru.

Magazynier – wybranie magazyniera zawęża listę dokumentów do związanych z określonym opiekunem.

Zasób – wybranie zasobu zawęża listę dokumentów do związanych ze wskazanym zasobem.

Definicja dokumentu ZWM/AWD

Układ zakładek Ogólne, Magazyny, Serie, Rodzaje kontrahentów, Atrybuty jest analogiczny jak dla dokumentów WM/PM. Zamiast daty zatwierdzenia na dokumentach ZWM/AWD na zakładce ogólne figuruje data zamkniecia. Pełni ona taką samą rolę jak w przypadku dokumentów WM/PM.

Na zakładce Inne znajdują się poniższe parametry:

Rezerwacje:

Realizacja:

Panel pomocniczy:

Łącz pozycje dokumentów źródłowych – parametr umożliwia łączenie pozycji z dokumentów źródłowych.

Automatyczne zamykanie dokumentu – dokument może zostać automatycznie zamknięty, jeżeli dokument osiągnie stan Zrealizowany/Do zamknięcia. Parametr jest domyślnie zaznaczony.

Automatyczne zamykanie pozycji dokumentu – pozycja dokumentu może przejść w stan Zamknięta po osiągnięciu stanu Zrealizowana. Parametr jest domyślnie zaznaczony.

Zlecenie wydania z magazynu/awizo dostawy

Układ na dokumencie ZWD/AWD jest taki sam jak na dokumentach WM/ PM. Po zatwierdzeniu dokumentu (odznaczeniu parametru Do bufora) układ listy elementów ulega zmianie - pojawią się dodatkowe kolumny oraz wyświetlane są tzw. realizacje.

Na dokumentach ZWM i AWD możliwe jest przydzielenie opiekuna. Opiekuna możemy przydzieli do jednej pozycji dokumentu lub do wszystkich pozycji. Opiekun wybierany jest z listy operatorów.

Jeżeli na pozycji dokumentu wskazany zostanie opiekun, to tylko on będzie mógł dodać realizację do tej pozycji. Jeśli opiekun nie zostanie wskazany, to realizację będzie mógł dodać operator należący do centrum, które jest właścicielem dokumentu.

Do zlecenia wydania z magazynu i awiza dostawy istnieje możliwość przydzielenia zasobów. W tym celu wykorzystana jest lista zasobów znana z modułów Produkcja i Serwis.

Przydział zasobów odbywa się na zasadzie ręcznego dołączenia danego zasobu. Użytkownik może skorzystać ze standardowych funkcji dostępnych dla zasobów - wykresu obciążenia zasobów oraz terminarza zasobu.

Przy pomocy przycisku [Dodaj] możemy wskazać towar, listę towarów lub istnieje możliwość wskazania dokumentu handlowego, elementu dokumentu handlowego, dokumentu zamówienia lub elementu zamówienia. Przycisk umożliwia dołączenie opiekuna. Lista rozwijalna znajdująca się obok przycisku umożliwia również dołączenie zasobu, odłączenie zasobu oraz opiekuna.

Na zakładce Nagłówek istnieje możliwość wskazania Trasy oraz Spedytora, jak również wskazanie sposobu Dostawy. Funkcjonalność wyboru Spedytora oraz Trasy jest taka sama jak dla dokumentów Transportowych. Można również określić Priorytet zlecenia lub awiza. Priorytety można zdefiniować w Słownikach kategorii – Dokumenty WMS.

Pozostałe zakładki dokumentu mają analogiczny wygląd i funkcjonalność jak dokumenty WM/PM.

Po wyjęciu dokumentu z bufora, aktywuje się przycisk [Realizacja pozycji]. Na dokumencie pojawiają się również nowe kolumny oraz wyświetlane są realizacje. Po wciśnięciu przycisku Realizacja pozycji pojawia się okno Elementu, w którym można określić ilość jaka ma być zrealizowana. Można również wpisać kod EAN, wskazać położenie, cechę wybranego towaru.

Po dodaniu realizacji pozycji oraz wskazaniu ilości, jaka ma być zrealizowana przez dokument można taki dokument zamknąć. Na dokumencie, z którego wygenerowano dokument ZWM/AWD zmienia się wówczas status na Zatwierdzone lub w przypadku gdy dokument nie zrealizował w całości dokumentu handlowego wówczas status dokumentu nie ulegnie zmianie i w dalszym ciągu dokument będzie w statusie Do wygenerowania.

Wstęp

W wersji Comarch ERP XL 2016.3 dodana została możliwość wskazania przyczyny zastosowania stawki zwolnionej w danej transakcji.

Uwaga

W wersji 2016.3, w przypadku dokumentów synchronizowanych z systemów zewnętrznych, przyczynę zwolnienia należy wskazać ręcznie po zaimportowaniu dokumentu w Comarch ERP XL.

Słownik przyczyn

Przyczyna zwolnienia z podatku VAT oparta została na zamkniętym słowniku kategorii, dodanym w gałęzi: Transakcje jako „Przyczyna zwolnienia z VAT”. Na formatce, poza wskazaniem przyczyny zwolnienia (Wartość), rozumianej jako konkretny przepis prawny, można wskazać podstawę zwolnienia, tzn. zwolnienie wynika z polskiej ustawy, dyrektywy unijnej, innej podstawy.

Jednocześnie udostępnione zostały trzy predefiniowane przyczyny

Przypisywanie na dokumentach

Przypisywanie przyczyny zastosowania stawki zw. jest na nagłówku dokumentu i odnosi się ona do wszystkich elementów z taką stawką na dokumencie. Nie ma możliwości wpisywania ręcznie wartości z poziomu dokumentu, tzn. poza wartością pustą możliwy jest wybór z zamkniętej listy słownikowej. Kontrolka dla wskazania przyczyny zwolnienia z VAT jest zawsze dostępna na nagłówku dokumentu, domyślnie z wartością pustą. Użytkownik dodając element ze stawką zw. może (przed lub po dodaniu elementu) wskazać konkretną przyczynę zwolnienia ze stawki VAT.

Uwaga

W pierwszej wersji zakłada się, że nie będą mieszane przyczyny zwolnienia na jednym dokumencie. Dla takiego rozwiązania przygotowana została również schema JPK_FA

Powyższe zostało obsłużone na dokumentach j.n.

Podczas dodawania nowego dokumentu jako przyczyna zwolnienia ustalana będzie wartość pusta, dodatkowo:

Zmiana przyczyny na zatwierdzonym dokumencie

Dodatkowo dla uprawnionych użytkowników jest możliwość zmiany przyczyny zwolnienia na zatwierdzonym dokumencie. Stosowne uprawnienie nadawane jest na karcie operatora, jako wspólne dla operacji zmiany przyczyny korekty jak i zmiany przyczyny zwolnienia z VAT. Odpowiedni parametr dostępny jest na zakładce {Parametry/Ogólne} jako „Zmiana przyczyny korekty/zw. z VAT na zatw. dokumencie”.

Seryjne ustalanie przyczyny zwolnienia z VAT

Jednocześnie udostępniona została możliwość seryjnego ustalania przyczyny zwolnienia z VAT na zatwierdzonych dokumentach. Jest ona dostępna z poziomu rejestru VAT, jako kolejny parametr dla opcji: Zmień seryjne faktury dostępnej w menu kontekstowym na liście rejestrów VAT.

Ustalanie nowej wartości przyczyny zwolnienia z VAT, analogicznie jak w przypadku zmiany na nagłówku dokumentu możliwe jest dla operatorów z uprawnieniem: Zmiana przyczyny korekty/zw. z VAT na zatw. dokumencie.

Wydruki

Na wydrukach faktur sprzedaży i zakupu oraz ich korekt również jest drukowana informacja o przyczynie zwolnienia z podatku VAT.

Uwaga

Podanie przyczyny zwolnienia jest wymagane na fakturach i ich korektach, w związku z tym modyfikacja dotyczy wydruków tychże dokumentów. Wydruki innych dokumentów nie były zmieniane.

Na wydrukach pojawia się dodatkowa informacja: Przyczyna zwolnienia z VAT. Sekcja ta przekazuje informację o przyczynie zastosowania stawki zwolnionej i analogicznie jak na nagłówku odnosi się do elementów ze stawką ZW na tymże dokumencie. Drukowanie informacji ma miejsce wówczas, gdy wartość przyczyny zwolnienia na nagłówku dokumentu jest niepusta. W przeciwnym razie sekcja nie jest drukowana. Poniżej lista zmodyfikowanych wydruków:

Wydruki FS, (A)FS, (S)FS

Wydruki FSK, (A)FSK, (S)FSK

Wydruki FZ, (A)FZ, (S)FZ

Wydruki korekt FZK, (A)FZK, (S)FZK

Wydruki korekt zbiorczych (Z)FSK

Wydruki korekt zbiorczych (Z)FZK

Obsługa odwrotnego obciążenia VAT - informacje ogólne

Mechanizm umożliwiający rejestrowanie towarów podlegających procedurze odwrotnego obciążenia w systemie jest funkcjonalnością opcjonalną. Parametr: Obsługa odwrotnego obciążenia VAT dostępny z poziomu konfiguracji programu / Parametry 2 pozwala na włączenie/wyłączenie tego mechanizmu.

Do naliczania/odliczania podatku przez nabywcę towarów oznaczonych jako „odwrotne obciążenie” w systemie wykorzystane zostały dokumenty FWS i FWZ, jakie będą generowane do dokumentu faktury zakupu FZ.

Ponieważ dokumenty FWS/FWZ standardowo generowane są do faktury importowej FAI i wymagają posiadania licencji na moduł import, mechanizm generowania faktur wewnętrznych do faktur zakupu został odpowiednio sparametryzowany, przez co nie jest możliwe, aby za pomocą tego mechanizmu rejestrować także nabycia wewnątrzwspólnotowe z pominięciem modułu import.

Typ transakcji dla odwrotnego obciążenia VAT

Faktura sprzedaży na rzecz płatnika VAT towaru podlegającego procedurze odwrotnego obciążenia powinna być oznaczona typem transakcji „Podatnikiem jest nabywca”. Możliwe jest domyślne ustalenie tego typu na podstawie kontrahenta głównego z dokumentu, o ile został on oznaczony takim właśnie parametrem. Jednak parametr z karty kontrahenta „działa” na każdej fakturze sprzedaży, bez względu na rodzaj sprzedawanego towaru. W związku z tym rekomendowane jest oznaczanie kontrahenta parametrem „Podatnikiem jest nabywca” wyłącznie wówczas, gdy wszystkie transakcje z nim dokonywane dotyczą procedury odwrotnego obciążenia, w przeciwnym razie nie należy go stosować. W takim przypadku podczas „zwykłej” sprzedaży zostanie ustalony prawidłowy rodzaj transakcji, a w przypadku sprzedaży wyłącznie towarów podlegających ww procedurze System podczas zapisu/zatwierdzania dokumentu zaprezentuje informację o niewłaściwej transakcji i zaproponuje jej zmianę.

Podczas generowania dokumentów z zamówień rodzaj transakcji jest ustalany na podstawie zamówienia, a ponieważ na zamówieniach nie ma tego rodzaju, nie ma go również na wygenerowanym dokumencie. Dopiero przy zapisie dokumentu pojawia stosowny komunikat dotyczący użycia innej stawki VAT, niż przypisana do towaru.

Podczas zatwierdzania dokumentu z towarem podlegającym procedurze odwrotnego obciążenia, przy typie transakcji Kraj, pojawia się komunikat o błędnym rodzaju transakcji:

Dokument zawiera pozycje podlegające procedurze odwrotnego obciążenia VAT, a nie ustalono na nim właściwego typu transakcji.

Czy dokonać zmiany rodzaju transakcji? TAK/NIE/ANULUJ.

Po wybraniu opcji TAK nastąpi zmiana rodzaju transakcji na właściwą (Podatnikiem jest Nabywca).

Generowanie faktury wewnętrznej sprzedaży FWS do FZ

W celu wygenerowania faktury wewnętrznej sprzedaży FWS do faktury zakupu FZ w module Sprzedaż, aby możliwe było zarejestrowanie towarów podlegających procedurze odwrotnego obciążenia, wymagane jest:

Uwaga

FZ otrzymana od dostawcy powinna być wystawiona w stawce NP i wtedy taka pozycja nie jest ujęta na deklaracji. W tej poprawnej sytuacji tylko FWS i FWZ są ujęte na deklaracji.

Ważne jest żeby sprawdzić czy w konwersji na liście stawek VAT ustawia się poprawna stawka.

FWS, zakładka: Ogólne Na dokument FWS, jaki jest generowany z FZ wartości pól przenoszone są z dokumentu źródłowego.

Na zakładce Ogólne dokumentu FWS znajdują się następujące pola:

- przenoszony z FZ, z możliwością zmiany,

Kraj wysyłki, Transakcja, Rodzaj transportu - wartości przeniesione z FZ, bez możliwości zmiany

Waluta - wartość przeniesiona z FZ, bez możliwości zmiany

Kurs waluty – rodzaj oraz wartość kursu przeniesiony z FZ z możliwością zmiany

Okno: Element transakcji

Na dokument FWS generowany z FZ przepisywane są tylko te pozycje, które na karcie towaru mają zaznaczoną opcje: odwrotne obciążenie.

Na zakładce: Kwoty wyświetlane są Sumaryczne wartości dostawy wg faktur oraz Vat z możliwością jej zmiany. Zablokowana została możliwość dodawania zestawu kwot.

FWS, zakładka: Kontrahent

Na zakładce wyświetlane są dane kontrahenta głównego i docelowego. Do momentu zatwierdzenia dokumentu możliwa jest ich zmiana.

FWS, zakładka: Nagłówek

Na zakładce Nagłówek znajdują się dane:

Numer – numer dokumentu. Domyślnie nadawany jest kolejny numer, jednak może on zostać zmieniony na inny wolny numer.

Daty:

Wystawił - kod operatora wystawiającego dokument

Modyfikował - kod operatora, który ostatnio modyfikował dokument

Zatwierdził - kod operatora, który zatwierdził dokument

Rodzaj transakcji – kod rodzaju transakcji, zdefiniowany w oknie: Słowniki kategorii. W polu obok znajduje się opis rodzaju transakcji.

URL - adres strony internetowej z informacjami powiązanymi z reklamacją. Jeśli jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony o podanym adresie.

Opis – pole z opisem transakcji

Cecha - atrybut wyróżniający transakcje, wybierany ze słownika: Cechy transakcji

Objętość – wyrażona w metrach sześciennych objętość towaru

Waga n/b - waga wysyłki netto i brutto w jednostkach

Generowanie dokumentu FWZ – parametr ten odpowiada za generowanie dokumentu FWZ z dokumentu FWS. Domyślne ustawienie tej opcji jest przepisywane z definicji dokumentu dla centrum struktury praw, do którego należy operator.

FWS może zostać wygenerowana:

Generowanie faktury wewnętrznej zakupu FWZ do FWS

Fakturę wewnętrzną zakupu FWZ można wygenerować do faktury wewnętrznej sprzedaży FWS w module Sprzedaż, jeśli dokument FWS wygenerowany został do faktury zakupu FZ. Dokument FWZ może być generowana automatycznie podczas zatwierdzania FWS, jeśli na FWS na zakładce Nagłówek została wybrana opcja dotycząca generowania FWZ: do bufora lub potwierdzone. Domyślne ustawienie tej opcji jest przepisywane z definicji dokumentu dla centrum struktury praw, do którego należy operator. W przypadku generowania dokumentu FKZ do FKS sprawdzane jest czy transakcja dotyczy procedury odwrotnego obciążenia oraz czy jest licencja na moduł Sprzedaż.

Rejestrowanie na jednej fakturze sprzedaży zarówno towarów podlegających procedurze odwrotnego opodatkowania, jak i jej niepodlegającej.

W związku z brakiem jednoznacznych interpretacji co do tego, czy na jednej fakturze można zarejestrować sprzedaż zarówno towarów podlegających procedurze odwrotnego opodatkowania, jak i jej niepodlegającej, zostały wprowadzone zmiany na wydrukach takich dokumentów sprzedaży, a mianowicie, jeżeli na dokumencie występują oba ww rodzaje towarów po oznaczeniu „Odwrotne obciążenie” na wydruku wymienione zostaną Lp pozycji z dokumentu, których dotyczy odwrotne obciążenie.

W momencie zapisywania dokumentu, na którym są towary podlegające/nie podlegające procedurze odwrotnego obciążenia pojawia się stosowny komunikat:

‘Dokument zawiera zarówno pozycje podlegające, jak i niepodlegające procedurze odwrotnego obciążenia VAT, a nie ustalono na nim właściwego typu transakcji.

Czy dokonać zmiany rodzaju transakcji?’ TAK/NIE/ANULUJ.

Po wybraniu opcji TAK zmienia się rodzaj transakcji, na Podatnikiem jest Nabywca (zakładka VAT).

Limit obrotowy w procedurze odwrotnego obciążenia

Wielkość limitu prezentowana będzie na dokumentach handlowych, a liczona będzie poprzez porównanie wartości 20.000,00 określonej w ustawie z sumą netto transakcji dokonanych tego typu towarami w danym dniu z danym kontrahentem. W trakcie rejestrowanie transakcji z towarami podlegającymi procedurze odwrotnego obciążenia powyżej określonej wartości, na niezatwierdzonym dokumencie handlowym, na którym wstępuje taki towar prezentowany jest pozostały limit przy zachowaniu którego procedura limitu o.o. nie obowiązuje. Ujemna wartość tego limitu informuje o tym, że dla transakcji należy stosować stawki VAT właściwe dla limitu o.o oraz że należy zmienić rodzaj transakcji (dokumenty sprzedaży), lub dokonać zmiany stawki VAT na elementach (dokument FZ, PZ). Suma transakcji wyliczana będzie na podstawie elementów sprzedaży lub zakupu (w zależności od tego dla jakiego dokumentu będzie obliczana), które dotyczą tego typu towarów, a znajdują się na dokumentach zarejestrowanych na tego samego kontrahenta z taką samą datą sprzedaży/zakupu, jak data na bieżącym dokumencie. Stan ww dokumentów nie będzie istotny, tj. już dokumenty niezatwierdzone będą ten limit pomniejszać. Do ustalania limitu brane są pod uwagę typ dokumentu: FS, WZ, FW, FSE, WZE, (S)FS, FZ, PZ. Przy wyliczaniu limitu nie jest istotny stan dokumentu. Sprawdzany jest kontrahent główny który musi być Zgodny z kontrahentem głównym dokumentu, na którym jest prezentowany limit. Wartość limitu jest ustalana zgodnie z datą sprzedaży lub zakupu na dokumencie.

Odwrotne obciążenie – informacje i ostrzeżenia przy generowaniu dokumentów

W przypadku zatwierdzania dokumentu z zaznaczonym parametrem podatnikiem jest nabywca oraz towarami objętymi odwrotnym obciążeniem oraz zwykłymi pojawi się okno z komunikatem.

Jeśli na dokumencie jest odznaczony parametr podatnikiem jest nabywca a transakcja jest krajowa oraz na pozycjach dokumentów są towary objęte odwrotnym obciążeniem oraz zwykłe pojawia się komunikat z ostrzeżeniem i pytaniem o zmianę rodzaju transakcji. Wybranie odpowiedzi tak spowoduje iż zostanie zaznaczony parametr podatnikiem jest nabywca. Odpowiedź nie spowoduje zapisanie dokumentu bez zmian. Wybranie opcji anuluj spowoduje iż dokument nie zostanie zapisany i nie zostaną na nim dokonane zmiany.

Jeśli na dokumencie jest odznaczony parametr podatnikiem jest nabywca, transakcja jest krajowa oraz na dokumencie są dodane towary objęte odwrotnym obciążeniem pojawia się komunikat z ostrzeżeniem i pytaniem o zmianę rodzaju transakcji. Wybranie odpowiedzi tak spowoduje iż zostanie zaznaczony parametr podatnikiem jest nabywca. Odpowiedź nie spowoduje zapisanie dokumentu bez zmian. Wybranie opcji anuluj spowoduje iż dokument nie zostanie zapisany i nie zostaną na nim dokonane zmiany.

Jeśli na dokumencie jest odznaczony parametr podatnikiem jest nabywca, transakcja jest krajowa oraz na dokumencie są dodane towary objęte odwrotnym obciążeniem z zaznaczonym parametrem na karcie towaru Limit o.o to wówczas pojawia się komunikat z ostrzeżeniem o przekroczeniu limitu odwrotnego obciążenia i pytaniem o zmianę rodzaju transakcji. Wybranie odpowiedzi tak spowoduje iż zostanie zaznaczony parametr podatnikiem jest nabywca. Odpowiedź nie spowoduje zapisanie dokumentu bez zmian. Wybranie opcji anuluj spowoduje iż dokument nie zostanie zapisany i nie zostaną na nim dokonane zmiany.

Zapis dokumentu zakupu a procedura o.o.

Podczas dodawania na FZ/PZ towarów oznaczonych parametrem Limit o.o. system ustala na pozycjach stawki krajowe podatki VAT, bez względu na to, czy limit o.o. 20000,00 PLN został przekroczony, czy też nie. To Operator widząc „ujemny” limit na dokumencie powinien zmienić stawki edytując poszczególne elementy, lub wykorzystując opcję seryjnego ustawiania stawki o.o. na pozycjach dokumentu. Jeżeli jednak Użytkownik tego nie dokona, wówczas System zaprezentuje stosowne ostrzeżenie przy zapisie/zatwierdzaniu takiego dokumentu zakupu, jeżeli limit został przekroczony, a pomimo to istnieją elementy podlegające ww. limitowanej procedurze, na których nie użyto stawki właściwej dla o.o.

Informacja prezentowane jest więc wówczas, gdy spełnione są wszystkie poniższe warunki:

Korekta danych - informacje ogólne

W wersji 2019.0 Comarch ERP XL wprowadzony został nowy typ korekty dokumentu handlowego sprzedaży: Korekta danych. Za pomocą tego dokumentu Użytkownik może dokonać korekty z tytułu:

Korekta danych została udostępniona dla faktur sprzedaży: FS, (s)FS, (S)FS, RA, FSL, FSE, (s)FSE, (S)FSE, FEL oraz wydań: WZ, WZE, WKA. Do jej wykonania służy stosowna opcja dostępna na poszczególnych zakładkach listy dokumentów handlowych oraz w historii kontrahenta.

Możliwość rejestrowania Korekty danych została sparametryzowana. Tylko Użytkownik z prawem Korekta danych na karcie Operatora może rejestrować tego typu korektę.

Formatka korekty danych

Formatka Korekty danych różni się tylko nieznacznie od formularza zwykłej korekty.

Różnice dotyczą zasad dostępności lub braku dostępności poszczególnych kontrolek oraz operacji możliwych do wykonania, czy też zasad edycji poszczególnych parametrów na takiej korekcie. Główne wyróżniki tego typu korekty to:

Korekta kontrahenta i/lub danych kontrahenta

Możliwość korygowania kontrahenta dedykowana jest dla przypadku, gdy transakcja fizycznie została prawidłowo przeprowadzona, towar otrzymał właściwy kontrahent, natomiast omyłkowo na dokument sprzedaży wprowadzono niewłaściwego kontrahenta.

Przyklad

Sprzedaż miała miejsce dla kontrahenta K1, który otrzymał towar, otrzymał również fakturę, na której zamiast niego (K1) jest kontrahent K2. W tej sytuacji otrzyma on korektę danych, korygującą kontrahenta K2 na K1. Kontrahent K2 nigdy nie dostał ani towaru ani faktury, nie otrzyma więc żadnego dokumentu.

Jeżeli natomiast towar fizycznie został wydany niewłaściwemu kontrahentowi K2 (i faktura na K2), wówczas Operator powinien zarejestrować FSK dla K2 na całkowity zwrot towaru i przyjąć od niego towar, a następnie wystawić FS na K1 i wydać mu towar.

Korekta danych pozwala na zmianę kontrahenta głównego, docelowego i płatnika. Zmiana kontrahenta głównego jest możliwa wyłącznie, jeżeli do dokumentu nie zarejestrowano dotąd korekty innej niż „korekta danych”. W przypadku zmiany kontrahenta docelowego i płatnika takiej restrykcji już nie ma.

Uwaga

Korekta danych nie dokonuje zmiany rodzaju transakcji, nawet wówczas, gdy dla „prawidłowego” kontrahenta należałoby zastosować inny rodzaj transakcji, niż wynikał z kontrahenta błędnie wprowadzonego na fakturę.

W takich przypadkach Użytkownicy oprócz korekty danych dla prawidłowego kontrahenta mogą wygenerować kolejną korektę z tytułu zmiany stawki VAT z wyłączoną opcją uwzględniania w jpkvat. “Poprawy” rodzaju transakcji można natomiast dokonać za pomocą dokumentów Avista rejestrowanych wprost w Rejestrze VAT.

Korekta danych może dotyczyć również przypadków, kiedy to kontrahent użyty na transakcji jest prawidłowy, nieprawidłowe są natomiast jego dane np. adresowe. W takich przypadkach na korekcie danych można je „poprawić” dokonując zmiany adresu kontrahenta na tejże korekcie. Możliwość taka podlega tym samym regułom jak powyżej tj. adres kontrahenta głównego można zmienić o ile dotąd nie zarejestrowano korekty innej niż korekta danych.

Kontrahent i adres na rekordach TraVat

Celem prawidłowej obsługi korekty faktur polegającej na zmianie kontrahenta i/lub adresu kontrahenta dla danej transakcji na deklaracjach VAT tego typu korekty posiadają podwójne rekordy tabeli VAT: dla „niewłaściwego” kontrahenta o wartości przeciwnej do wartości transakcji oraz dla kontrahenta „właściwego” o wartości zgodnej z wartością transakcji. Aby to rozróżnienie rekordów dla kontrahentów było możliwe, od wersji 2019.0 Comarch ERP XL informacja o kontrahencie i jego adresie zapisywana jest bezpośrednio na rekordzie TraVat, odpowiednio w polach: Trv_KntNumer i Trv_KnANumer. Informacja ta prezentowana jest również na szczegółach poszczególnych rekordów tabeli VAT.

Uwaga

Ww. Identyfikator kontrahenta i adresu kontrahenta zapisywany jest od wersji 2019.0 Comarch ERP XL nie tylko na rekordach tabeli VAT Korekt danych, ale na wszystkich rekordach TraVAT tworzonych na dokumentach zarówno sprzedaży jak i zakupu, na których wsytępuje kontrahent.

Domyślnie parametry tworzonych jw. rekordów tabeli VAT, takie jak data powstania obowiązku podatkowego, miesiąc ujęcia na deklaracji VAT itp. ustalane są w oparciu o korygowany dokument. Użytkownik może je zmienić wg ogólnych zasad edycji tychże parametrów.

Płatność na korekcie kontrahenta i/lub korekcie danych kontrahenta

Na korekcie danych System tworzy automatycznie stosowne „pary” płatności na podstawie nierozliczonych płatności dokumentu korygowanego:

Ww. pary płatności są stosownie zgrupowane i tak utworzone grupy płatności prezentowane są na korekcie danych w formie drzewa. Ilość gałęzi w tym drzewie zależna jest od ilości płatności na dokumencie korygowanym.

Kwota na ww. płatnościach ustalana jest w oparciu o nierozliczoną wartość płatności dokumentu korygowanego. Płatność typu zobowiązanie nie podlega edycji ani w zakresie Kwoty, ani Waluty, takiej płatności nie można również usunąć.

Płatność na właściwego Płatnika tj. ww. należność może być natomiast przez Użytkownika swobodnie edytowana, w tym również rozbijana na wiele płatności o różnych formach, terminach, czy też różnych Płatnikach. W tym celu wystarczy stosownie zmniejszyć Kwotę tejże płatności, a podczas jej zapisu System utworzy płatność różnicową, na której Użytkownik może ustalić inny termin, formę płatności itp. Z kolei usunięcie takiej płatności skutkuje stosownym zwiększeniem Kwoty w innej płatności „po korekcie”, korygującej tą samą płatność oryginału. Jeżeli więc na korekcie danych istnieje tylko jedna płatność korygująca daną płatność faktury korygowanej, wówczas nie można jej z korekty danych usunąć.

Ww. edytowalne płatności „po korekcie” oznaczone są na niezatwierdzonej korekcie danych kolorem zielony.

Identyfikator kontrahenta z korekty danych na transakcji korygowanej

Zarejestrowanie korekty z tytułu zmiany kontrahenta, czy też jego adresu nie wpływa w żaden sposób na prezentację kontrahenta na formatce oryginalnego dokumentu sprzedaży, czy też na dane kontrahenta na wydruku takiego dokumentu tj. nadal prezentowany jest/drukowany jest na nim pierwotny kontrahent.

Korekta formy i/lub terminu płatności

Za pomocą korekty danych można również skorygować formę, czy też termin płatności transakcji. Wystarczy wygenerować korektę danych dla tego samego kontrahenta, co kontrahent na oryginalnym dokumencie i ustalić prawidłową formę, czy też termin płatności na zakładce Ogólne korekty danych lub bezpośrednio na jej płatnościach, na zakładce Płatności.

Wskazówka

Korekta danych z tytułu zmiany formy/terminu płatności powinna być rejestrowana wówczas, jeżeli została ona ustalona błędnie na fakturze. W takim przypadku korekta danych ma za zadanie skorygowanie błędnie ustalonych warunków płatności. Jeżeli zaś parametry te zostały na fakturze określone w prawidłowy sposób, Klient natomiast uzyskał zgodę na ich zmianę, np. na przedłużenie terminu płatności, wówczas powinna zostać zarejestrowana Prolongata, a nie korekta danych.

Zmiana formy, terminu i/lub daty płatności na zakładce Ogólne korekty danych i wywołanie operacji aktualizacji płatności pozwala na zmianę ww. parametrów na wszystkich płatnościach „po korekcie”, oznaczonych na dokumencie na zielono. Prezentowany tutaj Termin liczony jest od daty z dokumentu korygowanego, tj. od daty jego wystawienia lub sprzedaży, zgodnie z ustawieniem parametru sekcji Płatność od daty na definicji dokumentu korygowanego. Ww. daty prezentowane są na formatce korekty danych.

Użytkownik może również dokonać korekty terminu, formy i innych parametrów na poszczególnych płatnościach, wygenerowanych przez System podczas generowania korekty danych.

Jeżeli na dokumencie korygowanym było wiele płatności, a korekta ma dotyczyć tylko jednej/niektórych z nich, wówczas Użytkownik może usunąć daną płatność korygowaną, w wyniku czego System usuwa automatycznie również płatność/płatności je korygujące. Wystarczy ustawić kursor na rekordzie Korekta płatności lub na danym Zobowiązaniu i użyć opcji Usuń, a System usunie całą gałąź dotyczącą korygowanej płatności.

Jeżeli rezygnacja z dokonywania korekty danej płatności, czyli operacja usunięcia płatności z korekty danych wykonana została niesłusznie, Użytkownik może skorzystać z udostępnionej na korekcie danych opcji Dołącz płatności do skorygowania, w wyniku czego System wygeneruje „brakujące” pary płatności.

Korekta danych a powiązane dokumenty

Korekta danych do spinaczy i wydań zewnętrznych

Dla spinaczy nagłówkowych i spinaczy elementów można zarejestrować zarówno korektę kontrahenta, jak i terminu i formy płatności. Zarejestrowanie takiej korekty danych nie oznacza automatycznej korekty danych dla dokumentów w nich spiętych. Na WZ/WKA/WZE nadal kontrahentem pozostaje pierwotny kontrahent. Jeżeli Użytkownik zechce dokonać zmiany kontrahenta na tych dokumentach, powinien zarejestrować korektę danych do WZ/WKA/WZE samodzielnie.

Możliwość dokonania korekty kontrahenta dla dokumentu WZ/WKA/WZE zależna jest od tego, czy dokument taki tworzy własne płatności oraz czy została już dla niego wystawiona faktura=spinacz. Korekta płatności dla tego typu dokumentów nie jest natomiast dostępna, bez względu na „status” dokumentu. Możliwości rejestrowania korekty danych dla wydań zewnętrznych przedstawia poniższa tabela.

Dla tych przypadków, dla których korekta danych do wydania nie jest dostępna Użytkownik powinien zarejestrować fakturę do danego wydania i to na niej ustalić prawidłowego kontrahenta i parametry płatności, jeżeli zaś taka faktura została już utworzona i zatwierdzona, wówczas zarejestrować stosowną korektę danych do tejże faktury.

Korekta danych do RA a Paragony

Korekta danych zarejestrowana do faktury typu spinacz paragonów: RA nie wpływa na kontrahenta na spiętym w nim paragonie. Dla paragonów korekta danych nie jest dostępna. Jeżeli ustalono na nim niewłaściwego kontrahenta, wówczas Użytkownik powinien zarejestrować fakturę RA do takiego paragonu i to na niej ustalić prawidłowego kontrahenta i parametry płatności, jeżeli zaś taka faktura została już utworzona i zatwierdzona, wówczas zarejestrować stosowną korekty danych do tejże faktury.

Korekty danych a faktury zaliczkowe i końcowe

Korekta danych zarejestrowana do faktury zaliczkowej nie wpływa na kontrahenta na dokumencie końcowym, odliczającym tą fakturę zaliczkową, korekta kontrahenta dla dokumentu końcowego nie wpływa na fakturę zaliczkową odliczaną na końcowym. Jeżeli istnieje taka potrzeba, wówczas Użytkownik powinien wygenerować korekty danych do dokumentu końcowego, czy też faktury zaliczkowej samodzielnie.

System uwzględnia natomiast korekty danych podczas automatycznego proponowania faktur zaliczkowych podczas rejestrowania nowych transakcji, a także podczas operacji samodzielnego dołączania faktury zaliczkowej na zakładce Płatności faktury sprzedaży.

Przyklad

W definicji dokumentu FS włączony paramert Odliczanie faktur zaliczkowych/Automatycznie... Zarejestrowano FSL-1/2018 na kontrahenta K1, a następnie korektę danych, na której zmieniono kontrahenta głównego na K2. Scenariusz 1: Użytkownik rejestruje fakturę sprzedaży i wprowadza na nią kontrahenta K1, faktura zaliczkowa nie jest proponowana. Scenariusz 2: Użytkownik rejestruje fakturę sprzedaży i wprowadza na nią kontrahenta K2, System proponuje FSL-1/2018 do odliczenia.

Korekta danych a Kaucje

Zarejestrowanie korekty danych do dokumentu, z którym związana jest kaucja WKA nie powoduje żadnych zmian na tejże kaucji. Jeżeli Użytkownik chce dokonać korekty kontrahenta dla kaucji powinien zarejestrować korektę danych do WKA samodzielnie. Jeżeli natomiast dokument kaucji jest generowany do dokumentu po tym, jak zarejestrowano dla niego korektę danych, wówczas System taką korektę uwzględnia, tj. ustala na dokumencie WKA kontrahenta z korekty danych.

Przyklad

Zarejestrowano FS-1/2018 na kontrahenta K1, a następnie korektę danych, na której zmieniono kontrahenta głównego na K2. Użytkownik generuje WKA z ww. FS-1/2018, w wyniku czego na dokumencie tym ustalony zostaje kontrahent K2.

Korekta danych a dokumenty magazynowe WM/ZWM

Zarejestrowanie korekty danych do dokumentu, z którym związany jest dokument magazynowy WM/ZWM nie powoduje żadnych zmian na tym dokumencie magazynowym.

Jeżeli natomiast dokument magazynowy jest generowany do dokumentu po tym, jak zarejestrowano dla niego korektę danych, wówczas System taką korektę uwzględnia, tj. ustala na dokumencie WM/ZWM kontrahenta na podstawie kontrahenta docelowego z dokumentu korekty danych.

Kolejna korekta do dokumentu z korektą danych

Korekta kontrahenta jest uwzględniana podczas rejestrowania kolejnej korekty do danej transakcji. Kontrahent na takiej korekcie ustalany jest w oparciu o kontrahenta z korekty danych.

Korekta danych a prezentacja kontrahenta na listach dokumentów

Zarejestrowanie korekty danych na zmianę kontrahenta nie wpływa na prezentację kontrahenta z dokumentu korygowanego na liście dokumentów, na liście związanych i innych listach, tj. nadal prezentowany jest na nich pierwotny kontrahent. Wyjątek stanowią: zakładka z listą elementów wydań listy dokumentów handlowych oraz historia kontrahenta i towaru.

Kolumny z akronimem i miastem na liście wypełniane są na podstawie kontrahenta z korekty danych zarejestrowanej do danego dokumentu wydania.

Na historii kontrahenta został udostępniony stosowny parametr, decydujący o tym, czy System ma prezentować dokumenty wg kontrahenta, na którego zostały zarejestrowane, czy wg kontrahenta ustalonego na korekcie danych. Jeżeli Użytkownik chce zobaczyć na liście również te transakcje, które co prawda nie zostały pierwotnie zarejestrowane dla Kontrahenta, którego historię ogląda, ale który to Kontrahent został na nie „wprowadzony” stosowną korektą danych, wówczas powinien włączyć parametr Uwzględniaj korekty danych. Włączenie tego parametru oznacza jednocześnie, że na liście nie pojawią się te transakcje, które co prawda zostały zarejestrowane na danego kontrahenta, ale następnie korektą danych został on „na nich” zmieniony.

Podobny parametr został udostępniony na historii towaru, przy czym w tym wypadku nie wpływa on na to, czy dany dokument jest na liście prezentowany, czy też nie, ale na to, jaki kontrahent zostanie dla poszczególnych transakcji zaprezentowany. Jeżeli parametr jest wyłączony, wówczas jest to kontrahent z oryginalnego dokumentu, jeżeli zaś parametr jest włączony, wówczas jest to kontrahent z korekty danych, zarejestrowanej do danej transakcji.

Wydruki korekt danych

Dla dokumentów typu Korekta danych został udostępniony nowy wydruk. Zawartość tego wydruku w dużej mierze zależy od tego, jakie parametry zostały na danym dokumencie skorygowane:

Jeżeli na korekcie danych nie dokonano korekty kontrahenta, ani jego adresu, wówczas na wydruku znajduje się standardowa sekcja: Nabywca i Odbiorca. Jeżeli zaś dokonano korekty czy to kontrahenta (głównego, docelowego, płatnika) lub jego adresu, wówczas na wydruku znajduje się sekcja Przed korektą z danymi Nabywcy i Odbiorcy z dokumentu korygowanego oraz sekcja Po korekcie z danymi Nabywcy i Odbiorcy z drukowanej korekty danych.

O tym, czy na wydruku korekty danych mają się pojawić elementy z korygowanej transakcji decyduje stosowny parametr prezentowany w oknie parametrów podczas uruchamiania tego wydruku. Na korektach danych do faktur zaliczkowych drukowane są elementy zamówienia, do którego zarejestrowano korygowaną fakturę zaliczkową, na pozostałych zaś – elementy korygowanego dokumentu.

Płatności drukowane są w dwóch sekcjach. W sekcji Przed korektą drukowane są płatności korygowane, natomiast w sekcji Po korekcie drukowane są płatności je korygujące.

Na wydruku nie ma zwyczajowej sekcji Razem do zapłaty/zapłacono/pozostaje do zapłaty. Korekta danych ma zerową wartość, w związku z czym nie powoduje ona konieczności dokonania zapłaty za daną transakcję/korektę transakcji. Drukowanie ww. informacji mogłoby być dla Klienta mylące, dublowałoby bowiem kwotę ‘razem do zapłaty’ na oryginale i korekcie danych.

Zmiana daty sprzedaży na zatwierdzonym dokumencie

Datę sprzedaży, która w Systemie Comarch ERP XL oznacza: datę sprzedaży, dokonania dostawy, wykonania usługi, otrzymania zaliczki można od wersji 2019.0 zmieniać na dokumencie, który został już potwierdzony. Możliwość takiej zmiany oparta została na stosownym prawie Edycja daty sprzedaży na zatwierdzonym dokumencie, zapisywanym w karcie operatora, a udostępniona została na dokumentach FS, (s)FS, (S)FS, FSE, (s)FSE, (S)FSE, FSL, FEL, WZ i WZE.

Operator z prawem jw. może dokonać zmiany daty sprzedaży na dokumencie do chwili jego zaksięgowania, przy czym Operator z prawem do zamykania okresów operacji handlowych może ją ustalić w dowolny sposób, Operator bez prawa do zamykania okresów handlowych zaś może ją ustalić wyłącznie w ramach niezamkniętego okresu handlowego.

Zmiana ww. daty powoduje automatyczną zmianę daty obowiązku podatkowego na tych rekordach tabeli VAT, na których jako kategorię daty wybrano datę sprzedaży, a co za tym idzie powinna być dokonywana w rozważny sposób. W szczególności chodzi o zmianę miesiąca sprzedaży na wcześniejszy, niż dotychczasowy miesiąc sprzedaży na dokumencie. W takim wypadku, oprócz zmiany daty może być konieczne zarejestrowanie korekty deklaracji JPK Vat, o czym Użytkownik jest informowany.

Zmiana daty nie powoduje natomiast zmiany cen/wartości elementów, jaka jest dokonywana podczas zmiany daty sprzedaży na dokumencie niezatwierdzonym.

Wstęp

W wersji Comarch ERP XL 2015.1 udostępniona została funkcjonalność korekty ceny części ilości elementu transakcji. Funkcjonalność tą wprowadzono dla transakcji sprzedaży oraz zakupu, z wyjątkiem transakcji importowych i WNT, rejestrowanych dokumentami PZI i FZI.

W przypadku korekt ceny sprzedaży, korekty takiej można dokonać w zakresie ilości wynikającej z ilości zarejestrowanej na danym elemencie dokumentu korygowanego, natomiast w przypadku korekty dokumentów zakupu, takiej operacji można dokonać tylko w zakresie ilości, która wciąż jest dostępna w Firmie, czyli dokonać „przeceny” tej części dostawy, która nie została jeszcze wyprzedana.

Formatka korekty ceny dla części ilości

Formatka korekty ceny dla części ilości, otwierana jest po naciśnięciu przycisku [korekta ceny dla części ilości] na dokumencie korygowanym.

Zakładka: Ogólne

W oknie korekty ceny dla części ilości znajdują się pola:

Towar – przycisk umożliwia otworzenie karty towaru w trybie do podglądu.

Jednostka, Ilość, Cena, Wartość, Vat prezentowane w górnej części formatki na podstawie elementu korygowanego (elementu FZ/PZ…FS/WZ…), po uwzględnieniu dotychczasowych korekt, z wyjątkiem korekty bieżącej.

Opis – pole tekstowe, domyślnie ustalane na podstawie Opisu z elementu korekty, dla której wywołana została operacja

Przyczyna korekty – pole umożliwiające wpisanie przyczyny korekty, domyślnie na podstawie „przyczyny korekty” elementu korekty, dla którego wywołana została operacja.

Sekcja {Było} – prezentuje cenę na podstawie elementu korygowanego (elementu FZ/PZ…FZ/WZ…) po uwzględnieniu dotychczasowych korekt, z wyjątkiem korekty bieżącej oraz wartość wyliczoną jako iloczyn „Ilość Ma być” x „Cena Było” z formatki. Pola niedostępne do edycji.

Sekcja {Ma być} – pole w którym podawana jest ilość dla której ma zostać dokonana zmiana ceny

Sekcja {Różnica} – różnica pomiędzy ceną „Było” a „Ma być” oraz wartością „Było” a „Ma być”.

Zakładka: Atrybuty

Zakładka służy przypisaniu atrybutów do pozycji korekty. Przypisywanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Zakładka: Załączniki

Na zakładce istnieje możliwość dodania załącznika.

Uwaga

Aby możliwe było utworzenie korekty ilościowo-wartościowej Operator musi mieć prawa do dokonywania tego typu korekty (okno Operator, zakładka Parametry/Ogólne, parametr „Korekta ceny dla części ilości”) oraz korygowany dokument PZ/PW/PKA ma „ustaloną wartość dostawy”.

Prezentacja elementów korekty

Skutkiem dokonania korekty ceny dla części ilości będzie utworzenie dwóch elementów korekty:

Po użyciu przycisku [Zmień] na elemencie, zostanie podniesiona formatka elementu technicznego korekty.

W przypadku korekt dokumentów zakupu element A będzie pełnił rolę technicznego „zmniejszenia” dotychczasowej dostawy, element B natomiast będzie zakładał nową dostawę, o parametrach identycznych jak ww „zwracana” dostawa, lecz o nowej cenie.

W przypadku korekty ceny dla części ilości dokonanej na korekcie dokumentu rozchodu element A „zwróci” towar z poszczególnych dostaw w określonej ilości, natomiast element B je znowu rozchoduje.

Korekta ceny dla części ilości a dokumenty magazynowe

Wykonanie korekty dla części ilości elementu zakupu wiąże się z rozbiciem oryginalnej dostawy. System zmniejsza dostawę pierwotną i tworzy jednocześnie nową dostawę, która jest wyceniona po nowej cenie. Zmiany zasobów magazynowych zostały obsłużone przez generowanie par dokumentów magazynowych WM-PM lub odpowiednio ZWM/AWD, jeżeli włączona została obsługa WMS.

Pary dokumentów tworzone są podczas zatwierdzania korekty I/C dokumentu przychodu. Generowane dokumenty są automatycznie zatwierdzone. Nie można ich anulować inaczej niż anulując dokument korekty. Mechanizm ten wynika z konieczności zachowania spójności dokumentów WM-PM.

W przypadku, gdy na dokumencie zaznaczono opcję ,,nie generuj” dokumentów magazynowych, Operator ma możliwość wygenerowania par dokumentów magazynowych do korekty I/C na żądanie.

Uwaga

Należy pamiętać, że z uwagi na specyfikę tworzenia par dokumentów magazynowych elementy korekt, są pomijane w dotychczasowych funkcjach generowania WM/PM oraz w funkcjach spinania dokumentów handlowych z magazynowymi.

Omawiane typy dokumentów magazynowych, z uwagi na specyfikę ich tworzenia mają stosowną adnotację zamieszczoną w opisie oraz na liście.

Uwaga

Omawiane pary dokumentów magazynowych mają charakter ,,techniczny”, dlatego podczas ich tworzenia System nie sprawdza prawa do magazynów.

Dla korekt dokumentów sprzedaży mechanizm związany z generowaniem par dokumentów magazynowych będzie analogiczny z tą różnicą, że System wygeneruje najpierw dokument PM/AWD, a na jego podstawie dokument WM/ZWM.

Korekta ceny dla części ilości a procedura odwrotnego obciążenia podatkiem VAT

W przypadku gdy zmiana ceny dla części ilości dotyczy zakupu towaru podlegającemu procedurze odwrotnego obciążenia, Operator będzie musiał obsłużyć omawiany proces częściowo samodzielnie na dokumencie FWS. Podczas generowania FKS do takiego elementu, a także do jego kolejnej korekty System nie uwzględni na dokumencie FKS nowododanego na taką korektę elementu, ponieważ nie było go na dokumencie FWS. Z tego powodu, jeżeli Operator zdecyduje się na korektę części ilości powinien naliczyć lub odliczyć podatek Vat na samodzielnie wygenerowanym dokumencie FWS.

Odpowiednia informacja w tym temacie wyświetlana jest podczas wykonywania korekty ceny dla części ilości towaru, który podlega procedurze odwrotnego obciążenia oraz podczas generowania dokumentu FKS.

Korekta ceny dla części ilości a KDZ

Jeżeli do dostawy, dla której dokonywana jest zmiana ceny dla części ilości przypisano koszty dodatkowe dokumentem KDZ, wówczas podczas zatwierdzania korekty C/I System przenosi koszty dodatkowe z dostawy oryginalnej, na dostawę tworzoną w wyniku ww. częściowej zmiany ceny. Dokonuje tego poprzez tworzenia dokumentu KDZ, który dodaje do nowej dostawy koszty dodatkowe na podstawie kosztów dodatkowych przypisanych do dostawy oryginalnej, proporcjonalnie do „korygowanej ilości”.

Przyklad

FZ na 10szt towaru, Dst 1

KDZ, przypisano koszt 10,00

FZK: zmiana ceny dla 5szt:

-5szt DST1

5szt DST2

Podczas zatwierdzania ww. FZK System generuje KDZ o wartości 5,00, przypisując je do DST2

Anulowanie korekty zmiany ceny dla części ilości a dokument KDZ

Aby móc anulować FZK/PZK.. Operator, musi anulować KDZ, a dopiero po tym anulować FZK/PZK.

Korekta ceny dla części ilości a ECOD

Eksport FSK/(S)FSK

Podczas eksportu korekty, na której dokonano zmiany ceny dla części ilości wysyłane są pełne informacje o obu tworzonych w wyniku takiej korekty elementach, również z zakresu danych „sprzed korekty”. Dla nowego elementu tworzonego na takiej FSK System wysyła zerową ilość, cenę, wartość „previous”.

Uwaga

Jeżeli Firma dokonuje elektronicznej wymiany faktur oraz ich korekt za pomocą mechanizmu ECOD z danym podmiotem, wówczas zanim zacznie stosować dla niego tego typu korekty, powinna upewnić się, czy dany odbiorca tych dokumentów będzie umiał tak przesyłane dane zinterpretować.

Import FZK

Import FZK zadziała wówczas, gdy w importowanym pliku przesyłane są po sobie: element ilościowy na minus oraz nowy element (z zerową ilością Previous) na taką samą ilość bezwzględną.

Uwaga

Operacja importu FZK powiedzie się , jeżeli obie firmy – podmioty wymiany elektronicznej pracują na systemie ERP XL, może się natomiast nie udać, jeżeli System, na którym pracuje firma przesyłająca korektę traktuje tego typu zdarzenia w odmienny sposób.

Import pozycji z arkusza kalkulacyjnego na korektę automatyczną

Na formatkach korekt automatycznych FSK, WZK, WKK, PKK udostępniona została możliwość zaczytywania pozycji z arkusza kalkulacyjnego. Podczas takiego importu System identyfikuje korygowane towary, a także ustala dla każdego z nich zakres korekty. Charakter tejże korekty (ilościowa, wartościowa, cenowa, rabatowa) ustalany jest w oparciu o wskazany na formatce rodzaj korekty.

Aby System dodał w ten sposób elementy, importowany plik powinien zawierać arkusz o nazwie Towary (od wersji 2021.0 nie jest wymagana określona nazwa arkusza), a w nim kolumny o nazwach: KOD, ILOŚĆ, WARTOŚĆ.

Identyfikacja towarów dokonywana jest w oparciu o kolumnę KOD

Kolumna ILOŚĆ interpretowana jest wyłącznie podczas importu dokonywanego na formatce korekty ilościowej. Na jej podstawie System ustala żądana ilość korygowaną dla poszczególnych pozycji. Jeżeli ilość ta nie zostanie w pliku podana, wówczas ustalana jest domyślnie ilość -1

Kolumna WARTOŚĆ interpretowana jest podczas importu dokonywanego na formatce korekty wartościowej, cenowej i rabatowej i w zależności od typu korekty na jej podstawie ustalana jest wartość korekty, cena po korekcie lub wielkość rabatu. Jeżeli kolumna nie jest wypełniona, wówczas System ustala na importowych pozycjach wartość/cenę/rabat na poziomie 0.

Historia zasobu pierwotnego oraz utworzonego w wyniku częściowej zmiany ceny dostawy

Zmiana ceny dla części ilości dostawy poprzez wygenerowanie korekty I/C powoduje powstanie nowej dostawy oraz nowych zasobów. Taką nową dostawę i nowy zasób zakłada dokument omawianej korekty. Operator ma możliwość sprawdzenia w Systemie informacji o pierwotnej dostawie, a także pełnej historii zasobu pierwotnego – oryginalnego oraz założonego w wyniku korekty.

Informacje ogólne

Koszty dodatkowe zakupu krajowego można przypisywać do założonych w Systemie dostaw za pomocą dokumentu: „Koszty Dodatkowe Zakupu – KDZ”. Koszty można dodać do dokumentów FZ, PZ, FRR, PW, PWK oraz ręcznych korekt ilościowych FKS/FKW/WKK.

Lista dokumentów KDZ

W oknie znajdują się funkcje:

Idź do – wpisanie numeru dokumentu i naciśnięcie przycisku: [Szukaj] spowoduje odszukanie wybranego dokumentu i podświetlenie go na liście. Jeśli szukany dokument nie spełnia warunku: Lista za, to filtr ten zostanie automatycznie przestawiony na taki, w którego zakresie dokument się mieści.

Filtr – filtr ułatwiający wyszukanie odpowiednich dokumentów.

Właściciel – filtr wyświetlania dokumentów, według kryterium centrum, w jakim zostały one wystawione. Dostęp do dokumentów wyświetlanych w danym centrum w kontekście operatora, zależy od ustawienia parametru: Podgląd dokumentów, na karcie tego operatora (okno: Operator, zakładka: Parametry/Systemowe).

Stan – filtr umożliwiający wyświetlenie dokumentów w wybranych stanie: wszystkie, niezatwierdzone, zatwierdzone, niezaksięgowane, zaksięgowane, anulowane. Domyślnie jest wybrana opcja: Wszystkie.

Lista za – wybranie i zaznaczenie miesiąca i roku spowoduje wyświetlenie tylko tych dokumentów, których data wpływu zawiera się w wybranym okresie.

[Włącz/Wyłącz sumowanie] - naciśnięcie spowoduje wyświetlenie sumy wartości dokumentów.

[Księguj] - uruchamia procedurę księgowania dokumentu. Opisano ją szczegółowo w dokumentacji modułu: Księgowość.

[Opis analityczny] przycisk uruchamia okno opis analityczny dokumentów handlowych.

[Dodaj dokument].

[Zmień] - otwiera okno edycji lub podglądu dokumentu.

[Usuń] - naciśnięcie powoduje usunięcie podświetlonego dokumentu, lub większej liczby dokumentów zaznaczonych. Można usunąć dokument, który nie jest zatwierdzony.

Menu kontekstowe rozwijane prawym klawiszem myszy zawiera listę wszystkich dostępnych operacji, łącznie z opcjami edycji.

Dokument KDZ

Zakładka Ogólne

Dokument KDZ składa się z dwóch okien. W górnym oknie wskazujemy dostawy oraz dokumenty, dla których są dodawane koszty dodatkowe zakupu. W dolnym oknie dodawane są dokumenty (handlowe, dokumenty VAT), które na dokumencie KDZ są kosztami np. wpływającymi na wartość towaru na magazynie.

W sekcji Kolumny istnieje możliwość parametryzacji czy w oknie Dostawy mają być wyświetlane kolumny dotyczące Wagi i Objętości.

W oknie znajdują się kolumny: Towar, Dostawa, Źródłowy, Data przyjęcia, Akronim, Ilość, Jm., Wartość zakupu, Waga netto, Waga brutto, Objętość, Koszt.

Data operacji wg daty

[Włącz/Wyłącz sumowanie] - naciśnięcie spowoduje wyświetlenie sumy wartości dokumentów.

[Dodaj] – naciśnięcie spowoduje otworzenie listy dokumentów handlowych. Lista rozwijalna znajdująca się przy przycisku umożliwia wybór opcji Dodaj z listy dokumentów lub Dodaj z listy dostaw. W przypadku wybrania drugiej opcji otworzy się okno Lista dostaw.

W oknie lista dostaw jest wyświetla lista dostaw, którą można przy pomocy dostępnych w oknie filtrów zawęzić do interesującej użytkownika dostawy towaru.

[Podgląd] - otwiera element do podglądu. Lista rozwijalna znajdująca się obok przycisku umożliwia również podgląd całego dokumentu.

[Usuń] - naciśnięcie powoduje usunięcie podświetlonego elementu, lub większej liczby zaznaczonych elementów.

W dolnym oknie dodajemy dokumenty, które są dodatkowym kosztem zakupu dla elementów wskazanych w górnym oknie. W oknie znajduja się kolumny: Rodzaj, Wpływa na magazyn, Kod, Nazwa, Dokument, Lp, Źródłowy, Data, Wartość, Naliczono, Do naliczenia.

Przed rozbiciem kosztów można zdefiniować w oparciu o jakie parametry takie rozbicie ma być wykonane.

Służy do tego grupa parametrów Rozbij w oparciu o:

Uwaga

Zalecane jest, aby dokumenty a-vista, które dokumentują koszty dodatkowe zakupu posiadały pozycje. Dodatkowo, na tych elementach można definiować rodzaj kosztu dodatkowego (zakładka Kalkulacja), co ułatwia rozbijanie kosztów na ich podstawie.

[Włącz/Wyłącz sumowanie] - naciśnięcie spowoduje wyświetlenie sumy wartości dokumentów.

[Dodaj] – naciśnięcie spowoduje otworzenie listy dokumentów handlowych. Lista rozwijalna znajdująca się przy przycisku umożliwia wybór opcji Handlowe, Dokumenty VAT,  Inne.

[Podgląd] - otwiera element do podglądu. Lista rozwijalna znajdująca się przycisku umożliwia również podgląd całego dokumentu.

[Usuń] - naciśnięcie spowoduje usunięcie podświetlonego elementu, lub większej liczby zaznaczonych elementów.

Po dodaniu dokumentu który będzie dodatkowym kosztem zakupu istnieje możliwość określenia jaka wartość tego dokumentu ma zostać rozbita na elementy znajdujące się w górnym oknie. Pola w kolumnach Naliczono i do naliczenia są aktywne i można wartości w nich znajdujące się modyfikować. Rozbicie następuje w sposób proporcjonalny.

Zakładka Nagłówek

Numer - numer dokumentu zgodny ze schematem numeracji, określonym w konfiguracji (patrz: Numeracja dokumentów).

Właściciel - Centrum struktury praw, do którego należy operator. Jeśli operator należy do wielu centrów, przy tworzeniu dokumentu przepisywane jest domyślne centrum operatora. W takim przypadku właściciela dokumentu można zmienić, wybierając spośród tych, do których jest przypisany operator. Korzystając z lokatora ograniczającego, lista zawężana jest do tych centrów, który w swojej nazwie zawierają wartość wpisaną w lokatorze.

Data wystawienia - data wystawienia dokumentu. Po wciśnięciu przycisku istnieje możliwość wskazania w kalendarzu innej daty wystawienia dokumentu KDZ.

Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument.

Wystawił - nazwa operatora, który wystawił dokument.

Zatwierdził - nazwa operatora, który zatwierdził dokument.

URL: - adres strony internetowej lub dokumentu HTML, zawierających informacje związane z fakturą zakupu. Jeśli adres jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony/dokumentu o podanym adresie.

Opis - dodatkowy opis dokumentu.

Pulpit operatora - informacje ogólne

Użytkownik Systemu może przygotować własny pulpit z obiektami, z których korzysta najczęściej, dzięki czemu dostęp do nich jest szybszy, a układ spersonalizowany. Dodatkowo, poza standardowymi obiektami na pulpicie można dodać widżet z odwołaniem do dowolnej strony www, innego programu czy raportów BI. Włączenie dostępu do konfiguracji pulpitu odbywa się w: Ustawieniach użytkownika.

Pulpity predefiniowane

Wraz z możliwością kreowania własnych pulpitów dla Użytkowników, w systemie znajdują się pulpity tzw. predefiniowane, stanowiące bazę jak pulpity mogą wyglądać, z przykładowymi obiektami i ułożeniem. Predefiniowane pulpity mogą być przypisane do operatorów i w proponowanej wersji używane lub można je indywidualnie modyfikować wg własnych potrzeb. Funkcjonalność dashboardów pozwala użytkownikowi zdefiniować własne pulpity, odrębnie do predefiniowanych.

Przypisywanie pulpitów predefiniowanych do operatora

Udostępnienie predefiniowanych pulpitów oraz pulpitów przygotowanych przez administratora odbywa się poprzez ich przypisanie na kartach Operatorów. Na karcie operatora znajduje się sekcja umożliwiająca dodawanie pulpitów operatora. Z uwagi na możliwość korzystania z więcej niż jednego pulpitu, na liście prezentowane są wszystkie pulpity przypisane do operatora. Wskazanie predefiniowanego pulpitu jest możliwe również na wzorcu operatora. Dzięki temu można przy pomocy funkcjonalności aktualizacji kart operatorów grupowo przypisać operatorom konkretny predefiniowany pulpit. Także dodając nową kartę operatora w kontekście wzorca, można na samym początku przypisać do niego wybrany pulpit. Analogicznie można przypisać do wybranych operatorów, predefiniowany pulpit poprzez formatkę Edycji parametrów operatorów.

Obsługa pulpitu operatora

Domyślny wygląd pulpitu operatora podzielony jest na 3 sekcje:

W sekcji z widokiem podłączonych pulpitów znajduje się przycisk służący do utworzenia nowego pulpitu.

Automatycznie po kliknięciu ‘Dodaj pulpit’ zostaje utworzony nowy pulpit z nazwą ‘Nowy …’. Nazwę pulpitu można zmienić poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na jego nazwie. Pojawi się lista z opcjami Usuń oraz Zmień nazwę.

Na panel można dodać dowolną ilość widżetów poprzez opcję Przeciągnij i upuść. W tym celu należy wybrać interesujący nas widżet z wszystkich dostępnych w sekcji Konfiguracja i przeciągnąć go na konkretny panel. Możliwe jest również przeciągnięcie i dodanie całej grupy widżetów. Szczegółowo funkcjonalność obsługi Pulpitu operatora jest opisana w biuletynie XL030 – Obsługa dashboardów.

Jak założyć kartę kontrahenta

Aby założyć kartę kontrahenta, należy:

Po wypełnieniu pól w oknie: Karta kontrahenta, należy zapisać kartę kontrahenta, naciskając przycisk: [Zapisz]. Nowy kontrahent zostanie wyświetlony na liście kontrahentów.

Uwaga

Przy rejestrowaniu kontrahenta, należy zwrócić uwagę na dziedziczenie cech ustalonych dla poszczególnych grup. Dziedziczenie następuje:

a) z grupy do podgrupy (w momencie zakładania nowej podgrupy)

b) z grupy/podgrupy do karty kontrahenta (przy rejestrowaniu karty w konkretnej grupie/podgrupie).

Przenoszenie, bądź kopiowanie elementu z grupy do grupy nie powoduje zmiany jego cech, bez względu na to czy wartości cech danego elementu są zgodne z wzorcem grupy, do której został przeniesiony lub skopiowany.

Dodawanie podobnych kontrahentów

Dodawanie podobnych kontrahentów ma miejsce wtedy, gdy do listy kontrahentów będzie dodawany kontrahent z numerem NIP, jaki został już zarejestrowany w systemie. W takiej sytuacji system rozpozna ten numer NIP i wyświetli komunikat, jak poniżej.

Jeżeli Użytkownik będzie kontynuował dodawanie kontrahenta pomimo powyższego komunikatu, przy próbie zapisania karty nowego kontrahenta zostanie wyświetlone okno: Informacja. Na belce okna zostanie wyświetlona nazwa dodawanego kontrahenta. Aby możliwe było wyświetlenie okna, należy

w oknie: Konfiguracja, na zakładce Sprzedaż/Parametry 2, zaznaczyć parametr: Sprawdzaj podobnych kontrahentów przy dodawaniu.

W oknie: Informacja, znajdują się funkcje:

[Otwórz do podglądu] - otwiera do podglądu kartę kontrahenta, która ma już zarejestrowany numer NIP, jaki został zaproponowany nowemu kontrahentowi. Aby był możliwy jej podgląd, kartę należy zaznaczyć na liście.

[Kontynuuj zapis karty kontrahenta] - naciśnięcie spowoduje dodanie nowego kontrahenta do listy.

[Anuluj zapis] - naciśnięcie spowoduje powrót do karty nowo dodawanego kontrahenta.

Uwaga

Po naciśnięciu przycisku: [Kontynuuj zapis karty kontrahenta], na liście znajdą się dwaj kontrahenci z tym samym numerem NIP.

Jak wyszukiwać kontrahenta

Wyszukiwanie kontrahentów odbywa się w oknie: Kontrahenci, na zakładce Znajdź. Aby wyszukać kontrahenta, należy:

Jak wyszukać kontrahentów przypisanych do danego akwizytora

Aby wyszukać klientów przypisanych do danego akwizytora, należy:

Z listy akwizytorów, należy wskazać akwizytora i nacisnąć przycisk: [Wybierz]. Wybrany akwizytor zostanie wyświetlony w oknie: Kontrahenci, na zakładce Wg akwizytora.

Po wybraniu akwizytora, w oknie: Kontrahenci, na zakładce Wg akwizytora zostanie wyświetlona lista kontrahentów przypisanych do akwizytora.

Jak przenieść kontrahenta do innej grupy

Aby przenieść kontrahenta do innej grupy, należy:

Jak założyć kartę towaru

Aby zarejestrować nowy towar w systemie należy:

Uwaga

Przy rejestrowaniu towaru, należy zwrócić uwagę na dziedziczenie cech ustalonych dla poszczególnych grup. Dziedziczenie następuje:

a) z grupy do podgrupy (w momencie zakładania nowej podgrupy),

b) z grupy/podgrupy do karty kontrahenta (przy rejestrowaniu karty w konkretnej grupie/podgrupie).

Przenoszenie, bądź kopiowanie elementu z grupy do grupy nie powoduje zmiany jego cech, bez względu na to czy wartości cech danego elementu są zgodne z wzorcem grupy, do której został przeniesiony lub skopiowany.

Jak przenieść towar do innej grupy

Aby przenieść towar do innej grupy, należy:

otworzyć okno: Towary i wskazać towar, który ma zostać przeniesiony do innej grupy.

Po wskazaniu towaru, należy nacisnąć przycisk: [Zmień]. Zostanie otworzone okno: Karta towaru (wybranego towaru).

W oknie: Karta towaru, należy wybrać zakładkę Grupy. Na zakładce wyświetlona jest lista grup, do których jest przypisany towar.

Po wybraniu zakładki Grupy, należy nacisnąć przycisk: [Dodanie towaru do grupy]. Zostanie wyświetlone okno: Grupy towarów.

W oknie: Grupy towarów, należy wskazać grupę, do której ma zostać przeniesiony towar i nacisnąć przycisk: [Wybierz]. Wybrana grupa zostanie wyświetlona na liście grup, do których jest przypisany kontrahent, na zakładce Grupy.

Jeżeli grupa, do której towar został przypisany wcześniej, ma zostać odłączona od towaru, należy ją wskazać i nacisnąć przycisk: [Usunięcie towaru z grupy]. W ten sposób, grupa, do której do tej pory był przypisany towar, zostanie od niego odłączona.

Generowanie dokumentów

Jak generować dokumenty – uwagi ogólne

Generowanie dokumentów odbywa się:

poprzez wybranie z menu, rozwijanego po naciśnięciu przycisku: , znajdującego się obok przycisku: [Faktura sprzedaży] pozycji, która odpowiada danemu dokumentu handlowemu lub

wybranie, w oknie: Lista dokumentów handlowych, zakładki z listą odpowiednich dokumentów i wygenerowanie z niej dokumentu.

Przyklad

Dokument wewnętrzny FW, może zostać wygenerowana z zakładki Sprzedaż/FW (na tej zakładce znajduje się lista dokumentów wewnętrznych FW i korekt do tych dokumentów).

Na każdej zakładce znajduje się lista dokumentów, które mogą zostać wygenerowane z poziomu wybranej zakładki. Rozwijana jest ona przyciskiem: [Rozwija menu dostępnych opcji] znajdującym się w lewym dolnym rogu okna: Lista dokumentów handlowych.

Rozwinięcie listy możliwych do wygenerowania dokumentów jest możliwe także po naciśnięciu, na wybranej zakładce, prawego klawisza myszy. Zostanie wtedy rozwinięte tzw. menu kontekstowe.

W systemie Comarch ERP XL możliwe jest rejestrowanie dokumentów „ręcznie” lub generowanie ich z innych dokumentów, np. FS (Faktury sprzedaży) z ZS (zamówienia sprzedaży).

Należy pamiętać, że w generowanych dokumentach znajdują się pola, których wypełnienie jest niezbędne oraz takie, których wypełnienie jest opcjonalne. Pola niezbędne zaznaczone są pogrubioną czcionką.

Generowanie dokumentów zostało przedstawione na przykładzie wystawienia dokumentu sprzedaży (FS) i dokumentu zakupu (FZ), a także ręcznego generowania dokumentu PW (z zaznaczonym parametrem: Złóż automatycznie nową dostawę). Zasady generowania innych dokumentów są analogiczne do niżej przedstawionych, a przy ich wypełnianiu należy uwzględnić opis poszczególnych dokumentów.

Jak wystawić dokument: Faktura sprzedaży (FS)

Aby wygenerować dokument FS należy:

otworzyć okno: Faktura sprzedaży, poprzez:

W nagłówku otworzonego okna: Faktura sprzedaży, zostanie wyświetlony kolejny numer dokumentu (który będzie mógł zostać zmieniony na zakładce: Nagłówek generowanego dokumentu FS).

W otwartym oknie należy wprowadzić dane wymagane (w polach zaznaczonych pogrubioną czcionką) oraz opcjonalne (w zależności od potrzeb Użytkownika). Dane należy wprowadzać zgodnie z opisem w rozdziale: Faktura sprzedaży (FS).

Po wypełnieniu pól należy zapisać wprowadzone dane przyciskiem: .

Jak wystawić dokument: Faktura zakupu (FZ)

Aby wygenerować dokument FZ należy:

otworzyć okno: Faktura zakupu, poprzez:

W nagłówku otworzonego okna: Faktura zakupu, zostanie wyświetlony kolejny numer dokumentu (który będzie mógł zostać zmieniony na zakładce Nagłówek generowanego dokumentu FZ).

W otwartym oknie należy wprowadzić dane wymagane (w polach zaznaczonych pogrubioną czcionką) oraz opcjonalne (w zależności od potrzeb Użytkownika). Dane należy wprowadzać zgodnie z opisem w rozdziale: Faktura zakupu (FZ).

Po wypełnieniu pól należy zapisać wprowadzone dane przyciskiem: .

Jak wygenerować ręcznie dokument: PM

Aby wygenerować ręcznie dokument PM, należy:

na pasku narzędzi nacisnąć przycisk: , znajdujący się obok ikony: i z rozwiniętego podmenu wybrać opcję: Przyjęcie magazynowe. Zostanie otworzone okno: Przyjęcie magazynowe – zostanie dodane.

W oknie: Przyjęcie magazynowe, na zakładce: Ogólne należy wskazać kontrahenta, od którego zostanie przyjęty towar oraz magazyn, na który zostanie przyjęty towar.

Po naciśnięciu przycisku: [Dodaj], zostanie otworzone okno: Element.

W oknie należy wybrać towar, jaki zostanie przyjęty do magazynu oraz określić jego ilość.

W zależności od zaznaczenia parametru: Załóż automatycznie nową dostawę, możliwe będą dwie sytuacje:

Uwaga

Parametr: Załóż automatycznie nową dostawę, w oknie: Dodanie elementów, będzie zawsze domyślnie zaznaczony.

Po wybraniu towaru na zakładkę Ogólne, uaktywnią się funkcje:

[Edycja atrybutów] – umożliwia dodanie atrybutów do zaznaczonej pozycji dokumentu PM.

[Podgląd karty towaru] – otwiera do podglądu kartę towaru, który stanowi pozycję dokumentu PM.

[Zmień dostawę] – umożliwia zdefiniowanie dostawy towaru, w tym:

Edycja powyższych pól jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu.

Uwaga

Definiowanie elementów dostawy jest możliwe jedynie na dokumencie PM wystawianym ręcznie.

[Usuń] – usuwa, zaznaczoną na liście, pozycję dokumentu PM. Po wprowadzeniu elementu dokumentu, można wypełnić pola znajdujące się na pozostałych zakładkach. Po wypełnieniu, potrzebnych Użytkownikowi pól, w oknie: Przyjęcie magazynowe, należy zapisać dokument PM, naciskając przycisk: [Zapisz].

Jak wygenerować dokument za pomocą notatnika

Za pomocą notatnika możliwe jest wygenerowanie dokumentów: WZ, WZE, PZ, FZ, FS, FSE, FW, PA, PW, RW, WKA, PKA, PM, MM, WM, FAI, SAD, ZZ, ZS. Dokumenty mogą być generowane dla wskazanego kontrahenta lub kontrahentów. Możliwe jest wygenerowanie dokumentów z przypisanym elementem transakcji (określeniem rodzaju, ilości, ceny towaru, zastosowanego rabatu). Dane te mogą ulec zmianie na wygenerowanym dokumencie. Zarejestrowanie dokumentu w notatniku następuje poprzez zarejestrowanie nowego dokumentu lub wczytanie dokumentu wcześniej zarejestrowanego w systemie.

Rejestracja nowego dokumentu w notatniku

Aby zarejestrować nowy dokument w notatniku, należy:

Rejestracja nowego dokumentu w notatniku poprzez wczytanie dokumentu już zarejestrowanego

Wczytanie do notatnika dokumentu już zarejestrowanego w systemie, powoduje, że na dokument ten zostaną automatycznie wprowadzone elementy dokumentu źródłowego: nazwa, ilość, cena towaru, wartość zastosowanego rabatu. Ten sposób rejestracji umożliwia skrócenie czasu wystawiania dokumentów seryjnych dla różnych dostawców. Przypisanie wielu kontrahentów do takiego dokumentu w notatniku, umożliwia wygenerowanie dla każdego z nich, osobnego dokumentu zawierającego ten sam element, po naciśnięciu jednego przycisku.

Aby wczytać do notatnika dokument, który został już wcześniej zarejestrowany należy:

Generowanie dokumentu z notatnika

Aby wygenerować dokument, zarejestrowany w notatniku, należy:

Jak zarejestrować nową walutę

Aby zarejestrować nową walutę w systemie, należy:

otworzyć okno: Waluty.

W otwartym oknie, należy nacisnąć przycisk: [Dodaj]. Zostanie otworzone okno: Waluta.

Okno: Waluta, należy wypełnić zgodnie z opisem w rozdziale: Waluta.

Po wypełnieniu pól, należy zapisać nową walutę, przez naciśnięcie przycisku: [Zapisz].

Jak zarejestrować nowy bank

Aby zarejestrować bank w systemie Comarch ERP XL, należy:

otworzyć okno: Banki.

W otwartym oknie, należy nacisnąć przycisk: [Dodaj]. Zostanie otworzone okno: Bank.

Otwarte okno, należy wypełnić zgodnie z opisem w rozdziale: Bank.

Po wprowadzeniu danych banku, należy je zapisać, naciskając przycisk: [Zapisz]. Nowy bank zostanie dodany do listy banków.

Jak przypisać atrybuty do obiektu

Przypisanie atrybutów do obiektu odbywa się dla wszystkich obiektów na identycznych zasadach. Przypisanie atrybutu do konkretnego obiektu, np. towaru, musi zostać poprzedzone przypisaniem danej klasy atrybutu do obiektu: Towary. Odbywa się to w module: Administrator (więcej w dokumentacji modułu: Administrator).

Aby przypisać atrybut do konkretnego obiektu, należy:

Otworzyć zakładkę Atrybuty w otwartym oknie obiektu.

Nacisnąć przycisk: [Dodaj]. Zostanie wyświetlone okno: Definicja atrybutów.

W otwartym oknie, należy zaznaczyć klasę atrybutu, który ma zostać przypisany do obiektu i zatwierdzić wybór przyciskiem: [Wybierz]. Wybrana klasa atrybut zostanie wyświetlona w lewym panelu okna obiektu. Lista atrybutów dostępnych do przypisania do obiektu dla danego operatora, uwzględnia ustawione ograniczenia dostępność na zakładce dostępność do atrybutów. Na liście nie pojawią się atrybuty, do których dany użytkownik nie ma dostępu.

Po wybraniu klasy atrybutu, należy określić jego wartość. W prawym panelu należy kliknąć dwukrotnie lewym przyciskiem myszy, na wysokości klasy atrybutu.

Zostanie rozwinięta lista atrybutów (jeżeli została tak wcześniej zdefiniowana), z której należy wybrać odpowiednią wartość. Możliwe jest również wpisanie wartości atrybutu z klawiatury (o ile możliwość taka jest dostępna dla danej klasy atrybutu – więcej w dokumentacji modułu: Administrator).

Po wskazaniu wartości atrybutu, zakładka: Atrybuty obiektu będzie miała widok, jak na rysunku poniżej.

Informacje ogólne

Funkcjonalność Raporty Klasyfikacji ABC/XYZ dostępna jest w module Sprzedaż w menu Zestawienia. Raporty mogą wykonać tylko Operatorzy posiadający prawo do edycji raportów klasyfikacji ABC/XYZ (parametr na Karcie Operatora). Ponadto raport można wykonać tylko na magazyny, przypisane do centrum, z którego loguje się Operator.

Aby korzystać z funkcjonalności Raporty klasyfikacji ABC/XYZ Użytkownik systemu powinien mieć możliwość weryfikacji raportów BI oraz aktualizacji kart towarowych nowymi kategoriami ustalonymi na podstawie obrotu towarem w zadanym okresie. Wówczas za pomocą raportów klasyfikacji ABC/XYZ, Użytkownik będzie miał możliwość automatycznej aktualizacji kart towarowych kategoriami ustalonymi przez BI.

W przypadku braku możliwości weryfikacji raportów BI, Użytkownik ma możliwość wykonania Raportu ręcznego.

W oknie wyświetlone są raporty klasyfikacji ABC/XYZ.

Informacje wyświetlone są w kolumnach:

Data utworzenia – data utworzenia raportu.

Magazyn – kody magazynów wybranych na raporcie klasyfikacji ABC/XYZ.

Stan – status raportu.

Opis – opis z zakładki Opis z danego raportu.

W oknie znajdują się pola i funkcje:

Stan – wskazuje status raportu: Wszystkie, Zatwierdzone, Niezatwierdzone.

Magazyn – wskazuje po rozwinięciu listę magazynów dostępnych w centrum, do którego zalogowany jest Operator oraz opcję: Wszystkie. Ponad to po naciśnięciu przycisku wywołane zostanie okno listy magazynów, z poziomu którego możliwy jest wybór konkretnego magazynu.

Okres – wskazuje z jakiego okresu system ma wyświetlić raporty. Przyciski i pola Od/Do są wyszarzone jeśli odznaczony jest check Okres.

[Dodaj] z rozwijalnym menu – przy pomocy przycisku można dodać raport klasyfikacji ABC/XYZ. Na liście rozwijalnej dostępne są opcje: Raport BI, Raport ręczny- magazyn, Raport ręczny- globalny. Przycisk jest aktywny jeśli Operator ma prawo do edycji raportów.

[Zmień] – za pomocą przycisku można edytować lub podnosić do podglądu raport w zależności od stanu dokumentu i uprawnień Operatora. Jeżeli Operator nie ma praw do edycji raportu za pomocą przycisku można wykonać tylko podgląd raportu.

[Usuń] – za pomocą przycisku można usunąć raport, przy czym można usunąć raport o statusie niezatwierdzony (w buforze). Przycisk będzie wyszarzany jeśli na liście nie ma żadnych raportów oraz Operator nie ma praw do edycji raportów.

Na raporcie klasyfikacji ABC/XYZ prezentowana jest dotychczasowa kategoria ABC/XYZ oraz proponowana kategoria wynikająca ze wskazanej analizy BI. Użytkownik ma możliwość ręcznej modyfikacji zaproponowanych przez BI kategorii do czasu zatwierdzenia raportu. Po zatwierdzeniu raportu na kartach towarowych zaktualizowane zostaną dotychczasowe kategorie ABC/XYZ kategoriami wynikającymi z analizy BI.

Za pomocą raportu ręcznego Użytkownicy niekorzystający z analizy BI mają możliwość ręcznego przypisania kategorii do poszczególnych towarów.

Tworząc raport na podstawie analizy BI Użytkownik musi podać datę analizy BI na podstawie, której pobrane zostaną dane do raportu. Dodatkowo Użytkownik może wskazać, dla jakich magazynów ma być utworzony raport. Po określeniu powyższych danych i uruchomieniu raportu wczytane zostaną określone dane.

Raport BI

Wykonanie Raportu BI jest możliwe po wybraniu opcji Raport BI, dostępnej w menu rozwijalnym uruchamianym przyciskiem , znajdującym się obok przycisku [Dodaj] na liście raportów klasyfikacji ABC/XYZ.

Okno Raport klasyfikacji ABC/XYZ składa się z dwóch zakładek: Ogólne i Opis.

Na zakładce Ogólne, informacje wyświetlane są w kolumnach Lp., Towar z podziałem na kolumny Kod i Nazwa, Magazyn, Kategoria ABC/XYZ z podziałem na kolumny Przed i Po. Należy podkreślić, że w kolumnie Przed prezentowane są kategorie ABC/XYZ zapisane w normatywach dla danego towaru na konkretnym magazynie natomiast w kolumnie Po prezentowane są kategorie z analizy BI. Dodatkowo na każdej pozycji w kolumnie Po obsłużone jest pole typu combobox, umożliwiające Użytkownikowi wprowadzenie ręcznej zmiany kategorii proponowanej przez analizy BI. Elementami pola typu combobox są wartości słownika kategorii Kategorie ABC/XYZ oraz wartość pusta. Ręczna zmiana kategorii możliwa jest tylko na niezatwierdzonym raporcie.

Na zakładce Ogólne, ponadto znajdują się następujące pola i funkcje:

Data analizy BI – pole prezentuje datę analizy BI.

Magazyn, przycisk: – obok przycisku Magazyn znajduje się pole typu lista, w której prezentowane są wybrane magazyny. Po naciśnięciu przycisku Magazyn pojawia się okno Dostępne magazyny, w którym wskazujemy magazyny do raportu. W oknie Dostępne magazyny prezentowana jest lista magazynów dostępnych w centrum, z którego zalogowany jest Operator. Obok pola z listą magazynów dostępna jest ikona [Usuń magazyny], przy czym ikona jest wyszarzona jeśli na liście nie ma wybranych magazynów lub wykonany został już raport, to jest uruchomiona została ikona [Uruchom].

[Uruchom] – po naciśnięciu przycisku uzupełniona zostaje lista towarami z analizy BI z daty określonej na raporcie.

[Podgląd] – przycisk umożliwia podgląd karty towarowej.

[Usuń] – usuwanie zaznaczonych pozycji. Przycisk jest wyszarzony jeśli raport jest zatwierdzony.

Na zakładce Ogólne znajdują się również filtry:

Magazyn – z możliwością wyboru opcji Wszystkie oraz magazynów z listy magazynów

Kategorie przed i Kategoria po – z możliwością wyboru opcji Wszystkie, Brak oraz kategorii ze Słownika kategorii Kategorie ABC/XYZ.

Grupa Kategorie z opcjami:

Raport ręczny – magazyn

Raport ręczny ma na celu umożliwienie Użytkownikom niekorzystającym z modułu BI automatycznej aktualizacji kategorii ABC/XYZ na kartach towarowych na normatywach na poszczególnych magazynach.

Wykonanie Raportu ręcznego jest możliwe analogicznie jak jest to w przypadku Raportu BI tj. po wybraniu opcji Raport ręczny z poziomu listy raportów klasyfikacji ABC/XYZ z menu rozwijalnego przy ikonie [Dodaj].

Okno raportu ręcznego jest podobne do okna raportu BI z niewielkimi różnicami, które są omówione poniżej.

Na zakładce Ogólne występuje pole z przyciskiem Grupa towarów . Pole uzupełniane jest po wskazaniu odpowiednich towarów lub grup towarów z formatki Grupy towarów, która podnosi po naciśnięciu przycisku Grupa towarów. Przy tym możliwe jest dodanie towarów z kolejnej grupy towarowej do już istniejących pozycji.

Przyklad

Wskazuję grupę towarową G1. Wybieram magazyn i uruchamiam raport. Na listę dodały się towary z grupy G1 dla wybranego magazynu. Następnie ponownie zmieniam grupę na G2 i ponownie uruchamiam raport do istniejących pozycji dodają się nowe pozycje z grupy G2.

Przycisk [Uruchom] – po naciśnięciu przycisku uzupełniona zostaje lista wszystkimi towarami z danej grupy dla każdego magazynu wskazanego w nagłówku raportu. W kolumnie Przed prezentowane są kategorie ABC/XYZ zapisane w normatywach dla danego towaru na konkretnym magazynie natomiast kolumna Po nie jest uzupełniana automatycznie. Kolumnę tą Użytkownik ręcznie wypełnia odpowiednimi kategoriami ABC/XYZ.

Raport ręczny – globalny

Celem raportu jest umożliwienie wykonania Użytkownikowi automatycznej aktualizacji kategorii ABC/XYZ dla normatywów globalnych. Raport ręczny- globalny jest dostępny analogicznie jak Raport ręczny –magazyn. Istota działania raportu ręcznego – globalnego jest podobna do raportu ręcznego –magazyn. Okno raportu ręcznego – globalnego jest podobne do okna raportu ręcznego –magazyn. Różnica polega na tym, że na formatce Raportu ręcznego- globalnego nie jest prezentowany przycisk Magazyn i pole z listą magazynów wraz z ikona [Usuń magazyny].

Zatwierdzanie raportów klasyfikacji ABC\XYZ

Zatwierdzenie raportu klasyfikacji ABC/XYZ wywołuje aktualizację kategorii ABC/XYZ na normatywie na towarze, kategoriami z kolumny Po w sekcji Kategoria ABC/XYZ raportu.

Podczas zatwierdzania raportu klasyfikacji ABC/XYZ (odznaczeniu checku przy opcji Do bufora) pojawia się okno z pytaniem jak poniżej:

Uwaga

Jeżeli na raporcie dla towaru T1 wskazano kategorię AX na magazynie MAG a na tym towarze nie ma wpisu w normatywach, to podczas aktualizacji kart towarowych dla towaru T1 zostanie dodany rekord z uzupełnioną Kategorią, magazynem i rodzajem towaru (jeżeli został on przypisany do kategorii AX w słowniku kategorii)

Informacje ogólne

Umowa to typ dokumentu, na którym można rejestrować podstawowe dane zawarte w umowie. Dokument umowy (UM) posiada edytowalną definicję w strukturze firmy. Do umowy można wystawić Aneks, który modyfikuje dane zawarte w umowie głównej. Do każdej umowy można przypisać wartość dokumentu lub elementu dokumentu. Przypisywanie wartości jest możliwe zarówno z poziomu umowy jak i z poziomu dokumentów handlowych. Ponadto w module Administrator w słownikach kategorii została dodana gałąź: „Umowy”.

Umowa

Biorąc pod uwagę różnorodność rejestrowanych umów i zróżnicowanie danych zawartych w umowach, przed rozpoczęciem pracy z modułem niezbędna jest konfiguracja podstawowych elementów związanych z umową. Mechanizm rejestracji umów opiera się przede wszystkim o atrybuty, które umożliwiają użytkownikom w dowolny sposób definiować własne pola (właściwości), prezentowane na formatce umowy. Korzystając z atrybutów „obiektowych”, w definiowanych polach można odwoływać się bezpośrednio do obiektów rejestrowanych w systemie Comarch ERP XL. Atrybuty prezentowane są bezpośrednio na elemencie umowy, tak, więc zdefiniowane atrybuty (tekstowe, liczbowe, odwołujące się do innego obiektu) można pogrupować za pomocą elementów umowy. Na każdym elemencie będzie można wskazać inne atrybuty, które powinny być uzupełnione w ramach rejestracji danego typu umowy. W związku z obsługą właściwości umowy poprzez atrybuty, na definicji atrybutów dodano nową grupę: Umowy z pozycjami: Umowa oraz Właściwości.

W pierwszym kroku konfiguracji modułu rejestracji umów należy określić na liście umów, jakiego typu umowy będą rejestrowane w systemie. W kolejnym kroku należy zdefiniować, z jakich elementów składają się poszczególne typu umów (Elementami umowy mogą być poszczególne akapity umów tj. Przedmiot umowy, Zobowiązania podmiotów, Klauzule, Kary umowne, Dodatkowe dane). W ostatnim etapie dla każdego elementu należy określić zestaw właściwości (atrybuty), jakie powinny być uzupełnione przy rejestracji umowy np. dla elementu Protokół odbioru można dodać właściwość: Numer protokołu, Data podpisania, Osoba odpowiedzialna itp.

Użytkownik obsługujący umowy ma możliwość zdefiniowania wzorców elementów umowy, czyli, standardowych elementów, z jakich będą składać się rejestrowane umowy oraz pola, które powinny zawierać te elementy. Tak zdefiniowane wzorce można importować na typy umów, co będzie skutkowało tym, iż umowa dodana w ramach jakiegoś typu, będzie od razu uzupełniona elementami określonymi na typie umowy. Wzorce elementów umów można definiować w menu: Listy.

Na liście wzorca elementów umowy można dodawać elementy umowy, nacisnąć przycisk: [Dodaj].

Na elemencie umowy można zamieszczać dowolne uwagi/ informacje, jakie zawiera podpisana umowa. Oprócz tekstowej adnotacji można zdefiniować własne właściwości, które powinny być uzupełnione w ramach rejestracji umów. Na zakładce właściwości na wzorcu elementu można dodawać dowolne właściwości (klasy atrybutów) z listy zdefiniowanych wcześniej klas atrybutów dla obiektu właściwości umowy. Następnie, jeżeli ten element zostanie dodany do umowy, to na umowie wyświetlą się wskazane na wzorcu właściwości i dla każdej umowy/elementu umowy zapiszą się wartości wskazane dla tej właściwości. Na wzorcu elementów istnieje możliwość zmiany wartości atrybutu.

Lista umów dostępna jest w menu: Dokumenty.

Lista umów prezentuje dane w poniższych kolumnach:

Lista umów składa się z dwóch zakładek – wg typu oraz wg projektu. Na obu zakładkach pod listą znajdują się następujące parametry:

Na liście umów wg typu dostępne są następujące opcje:

[Dodaj typ umowy] – przyciska zawsze dostępny,

[Dodaj] – umożliwia dodanie nowej umowy, przycisk dostępny, gdy istnieje przynajmniej jeden typ umowy. Opcja niedostępna, gdy jako typ umowy podświetlony jest typ: Wszystkie,

[Zmień] – przycisk działa kontekstowo dla obu sekcji (edycja typu lub umowy). Niedostępny jest, jeżeli zaznaczono gałąź Wszystkie lub kursor jest aktywny na pustej liście umów,

[Usuń] – przycisk działa kontekstowo dla obu sekcji. Niedostępny jest, jeżeli zaznaczono gałąź Wszystkie lub kursor jest aktywny na pustej liście umów.

Na liście umów wg projektu dostępne są następujące opcje:

[Dodaj] – umożliwia dodanie nowej umowy,

[Zmień] – przycisk działa kontekstowo dla obu sekcji (edycja typu lub umowy). Niedostępny jest, jeżeli zaznaczono gałąź Wszystkie lub kursor jest aktywny na pustej liście umów,

[Usuń] – przycisk działa kontekstowo dla obu sekcji. Niedostępny jest, jeżeli zaznaczono gałąź Wszystkie lub kursor jest aktywny na pustej liście umów.

Na liście umów dostępne jest także menu kontekstowe z następującymi opcjami:

Na liście umów wykorzystując przycisk [Dodaj typ umowy] dodawane są typy umów.

Na listę elementów dla tworzonego typu umowy elementy można dodać jako nowy element wykorzystując opcję [Dodaj], albo poprzez import elementów ze wzorca elementów umów poprzez wykorzystanie do tego odpowiedniej opcji w menu rozwijanym za pomocą przycisku: .

Na liście umów wykorzystując przycisk [Dodaj] dodawana jest umowa.

Na umowie z poziomu zakładki: Ogólne prezentowane są następujące dane:

Kontrahent – przycisk z menu rozwijanym z dwiema opcjami: Kontrahent i Bank,

Typ – kontrolka automatycznie uzupełniana typem umowy w ramach, którego została dodana umowa,

Rodzaj – możliwość wskazania rodzaju umowy zgodnie z rodzajami zdefiniowanymi w słowniku kategorii,

Data rozpoczęcia – możliwość wskazania daty, domyślnie data bieżąca,

Data zakończenia – możliwość wskazania konkretnej daty bądź opcji Brak ograniczenia,

Czas obowiązywania – możliwość określania daty zakończenia wskazując ilość dni, tygodni, miesięcy lat,

Stan – możliwość określenia stanu umowy z opcjami do wyboru: Potwierdzona, Odrzucona, Zakończona. Druga kontrolka tzw. „opis stanu” również z opcjami do wyboru pobieranymi ze słownika kategorii odpowiedniego do wybranego stanu. Jeżeli dokument jest w buforze, to jako stan wyświetlany jest stan: Niepotwierdzona, a kontrolka „opis stanu” jest nieaktywna.

Aktualizuj dane z aneksu – parametr nieaktywny, jeżeli do umowy nie wygenerowano aneksu.

Aneks (korekta umowy) to kopia umowy, na której istnieje możliwość wprowadzenia zmian niektórych danych z umowy. W związki z tym, jeżeli na umowie zostanie zaznaczony parametr Aktualizuj dane z aneksu to pola, w których wystąpiła różnica (porównanie pól miedzy umową a aneksem) podświetlane będą na żółto. Jeżeli do umowy wygenerowano kilka Aneksów, to wyświetlane są dane z ostatniego aneksu,

Elementy umowy – sekcja podzielona na dwie części. W lewej sekcji prezentowana jest lista elementów umowy, natomiast w prawej sekcji dane wyświetlane są w zależności od podświetlonego rekordu w lewej sekcji.

W lewej sekcji kontekstowej można dodawać elementy umowy. Elementy te mogą być dodawane ręcznie, ze wzorca elementów bądź, jako element innej umowy. W menu rozwijanym za pomocą przycisku: można wybrać odpowiednią opcję dodawania elementu umowy:

Dodaj element – ręczne dodawanie nowego elementu do umowy,

Importuj element – dodawanie elementu do umowy na bazie wzorca elementu umowy,

Dołącz umowę – dodawanie elementu, który będzie wskazywał na inną umowę, np. podpięcie umowy Gwarancji lub polisy. Podpięcie umowy do elementu umowy będzie tożsame z dodaniem elementu umowy jw. tylko ze wskazaną umową

Prawa sekcja kontekstowa natomiast prezentuje szczegóły podświetlonego elementu umowy. Element umowy może, ale nie musi posiadać właściwości. W sytuacji, kiedy szczegóły elementu nie zawierającego właściwości podpowiada się opcja do wpisywania uwag:

Natomiast w sytuacji, kiedy szczegóły elementu zawierają właściwości w prawej sekcji kontekstowej zostaną one wyświetlone z możliwością wskazania/zmiany poszczególnych wartości danej właściwości:

Ponadto w grupie: Uwagi można wprowadzić ręcznie adnotacje do umowy.

Elementy do generowanej umowy można dodawać, jako elementy, które zostały już wskazane na innej umowie (poprzez opcję: Dołącz umowę). Po podświetleniu w prawej sekcji dodanej umowy, w lewej sekcji zostaną wyświetlone szczegóły tej umowy:

W sekcji: Szczegóły umowy prezentowane są dane z umowy powiązanej, bez możliwości edycji tych danych. Po dodaniu umowy w sekcji: Elementy umowy jako pierwsza pozycja domyślnie pojawia się: wartość umowy. Po podświetleniu tej pozycji w lewej sekcji wyświetlana jest sekcja: Stawki VAT:

W prawej sekcji wyświetlana jest lista składająca się z trzech kolumn:

Stawka VAT – dostępna pod listą opcja: [Dodaj] umożliwia dodanie stawki VAT zgodnie z Konfiguracją/Sprzedaż/Stawki VAT. Daną stawkę VAT na listę można dodać tylko raz. System blokuje dwukrotne dodanie tej samej stawki VAT,

Netto – pozwala na wprowadzenie wartości do dwóch miejsc po przecinku,

Brutto – pozwala na wprowadzenie wartości do dwóch miejsc po przecinku

Na liście stawek VAT dokumentu Umowy można dodawać własne formaty list z indywidualnie ustalonymi kolumnami. Na umowie zakładka: Kontrahent przedstawia standardowe dane. Zakładka ta jest ukrywana, jeżeli jako kontrahent umowy zostanie wskazany Bank.

Na umowie zakładka: Nagłówek przedstawia standardowe dane.

Przycisk: Aneks prezentuje numer aneksu, który skorygował daną umowę. Przycisk ten ukryty jest, jeśli do danej umowy nie został wygenerowany aneks. Jeżeli natomiast do umowy zostało wygenerowane kilka aneksów, to w polu: Aneks wyświetlany jest numer ostatniego aneksu wygenerowanego do umowy.

Przycisk: Projekt - za pomocą przycisku jest możliwość wybrania projektu z listy projektów i powiązania go z umową.

Na umowie zakładka: Dokumenty związane prezentowane są wszystkie dokumenty powiązane z bieżącą umową.

Pod listą dokumentów związanych znajdują się następujące opcje:

[Włącz/wyłącz sumowanie] – umożliwia sumowanie wartości netto związanych dokumentów oraz przychód i koszt,

[Dodaj]– umożliwia dodanie nowego dokumentu, który zostanie związany z umową. W menu rozwijanym za pomocą przycisku: można dodać: ofertę sprzedaży, zamówienie sprzedaży, fakturę sprzedaży oraz wydanie zewnętrzne,

[Usuń] - usuwanie podświetlonego rekordu,

[Zwiąż dokument] - umożliwia wiązanie dokumentów. W menu rozwijanym za pomocą przycisku: można wskazać dokumenty: Handlowe, Zamówienia, Księgowe, Serwisowe, Produkcyjne, Obieg dokumentów, Dokument VAT oraz Inne,

[Zmień] – w menu rozwijanym za pomocą przycisku: można wybrać opcje do podglądu: karta dokumentu, albo karta powiązania,

[Rozłącz dokument] - umożliwia odłączenie związanego dokumentu z umową.

Dla dokumentów związanych z umową dostępne jest menu kontekstowe, gdzie dla wszystkich związanych dokumentów dostępna jest opcja edycji, a dla zapytań, ofert i zamówień dodatkowo opcje przekształcania do innych dokumentów. Przykładowe menu kontekstowe dla związanego z umową zamówienia sprzedaży:

Wygenerowany dokument automatycznie zostanie związany z umową.

Powiązania pomiędzy umową a dokumentem handlowym, zamówieniem, itp. jest możliwe także bezpośrednio z formatki dokumentu handlowego, zamówienia, itp. poprzez wykorzystanie przycisku: Obiekty powiązane, który znajduje się na prawej belce dokumentu handlowego, zamówienia, itd..

Z poziomu dokumentów związanych na formatce Umowy można zsumować wartość netto dokumentu związanego w jego walucie. Wartość ta, prezentowana jest w dodatkowej kolumnie po zaznaczeniu stosownego checkboxa: Wartość netto w walucie dokumentu.

Uwaga

Podczas sumowania wartości w kolumnie wartość netto dokumentu System ignoruje waluty poszczególnych dokumentów, wyliczając sumę wartości bez względu na nie, należy więc przed dokonaniem sumowania dokonać stosownego odfiltrowania listy dokumentów.

Wartość w walucie dokumentu nie zależy od tego, jaka część wartości została związana z danym obiektem, zawsze prezentowana jest bowiem pełna wartość walutowa dokumentu.

Rozwój umów – dodawanie pozycji towarowych

Atrybuty dla pozycji dokumentów umów

Na liście obiektów dla atrybutów, w gałęzi Umowy pod pozycją Umowa został dodany nowy obiekt: Pozycje. Przypisanie atrybutów do tego obiektu będzie pozwalało dodawać atrybuty na pozycjach umów.

Nowe parametry i zmiana układu na karcie operatora

Dla operatorów zostały dodane uprawnienia pozwalające modyfikować pozycje umowy po jej zatwierdzeniu oraz pozwalające zatwierdzać dokumenty wygenerowane z umowy nawet, jeśli ilość na tych dokumentach przekracza ilość możliwą do zrealizowania dla umowy.

W związku z nowymi parametrami dotyczącymi umów od wersji 2017.0 nastąpiły zmiany w wyglądzie karty operatora oraz karty wzorca operatora.

Parametr: Operacje na potwierdzonych – UM

Na karcie operatora (zakładka Parametry/Handlowe) w obszarze ‘Operacje na potwierdzonych’ został umieszczony parametr: UM.

Parametr ‘Operacje na potwierdzonych – UM’ jest domyślnie odznaczony, zastąpił dotychczasowy parametr ‘Otwieranie potwierdzonych umów’.

Parametr: Realizacja umowy po przekroczeniu ilości na pozycjach

Na Karcie operatora (zakładka Parametry/Handlowe) zostały dodane nowe checkboxy z opisem: Realizacja umowy po przekroczeniu ilości na pozycjach: Zezwalaj, Ostrzegaj, Zablokuj (możliwość wybrania jednej z tych opcji). Domyślna wartość to Zezwalaj.

Zmiany w definicji dokumentu UM

Od wersji 2017.0 w definicji dokumentu UM na zakładce Parametry dodany został nowy obszar: Generowanie zamówienia z możliwością wybrania jednej z 3 opcji: nie generuj, generuj do bufora, generuj potwierdzone.

Obszar ten jest aktywny tylko dla definicji UM.

Pozostałe zmiany w definicji dokumentu UM na zakładce Parametry:

Zmiany na formatce umowy/aneksu

Od wersji 2017.0 na formatkach umowy i aneksu zostały dodane nowe kontrolki z właściwościami handlowymi umowy, analogiczne jak na zamówieniach.

a) zaznaczony – możliwość zmiany elementów umowy (pozwala na modyfikację, dodawanie i usuwanie nowych właściwości umowy, bez zmiany Kontrahenta, wartości umowy, dat rozpoczęcia i zakończenia, waluty, płatności, rabatu, nadwyżki itd.)

b) niezaznaczony – umowa o stanie Potwierdzona ma nieaktywne wszystkie pola.

c) parametr widoczny jest tylko na dokumencie umowy/aneksu, na pozostałych dokumentach jest ukryty

d) jeżeli parametr jest wyłączony, wówczas prezentowane są dokumenty związane wyłącznie z bieżącą umową

e) jeżeli parametr jest włączony, wówczas można:

Uwaga

Dany dokumenty np. ZZ może być związany zarówno z umową główną, jak i z aneksem, wówczas należy prezentować ją dwukrotnie (po to, aby pokazać poszczególne kwoty powiązania)

Poza elementem z numerem 1 pod każdym z pozostałych w kolumnie Nazwa wyświetlane są nazwy atrybutów przypisanych do elementów, w kolumnie kod wyświetlane jest ‘drzewko’ gdzie każda gałąź zakończona symbolem paragrafu (nowa ikona do dorobienia). Jeśli nie będzie możliwe wyświetlanie w osobnych kolumnach ‘drzewka’ i nazw, wówczas całość wyświetlać w kolumnie Kod.

Ikony na liście dotyczą tylko elementów umów, czyli jeśli podświetlona jest nazwa atrybutu, to ikony nieaktywne.

Po ustawieniu na drzewku kursora na nazwie elementu w oknie po prawej stronie wyświetlana jest lista atrybutów do niego przypisanych. Po wybraniu dwuklikiem nazwy elementu otwiera się do edycji okno elementu z atrybutami.

Po ustawieniu na drzewku kursora na nazwie atrybutu w oknie po prawej stronie wyświetla się lista wszystkich atrybutów przypisanych do elementu, do którego przypisany jest wskazany atrybut. Po wybraniu dwuklikiem nazwy atrybutu dodatkowo kursor ustawia się na wskazanym atrybucie w oknie po prawej stronie.

Przyklad

Jeśli ustawimy kursor na pozycji listy Miejsca przechowywania, to w oknie po prawej stronie zobaczymy wszystkie atrybuty z elementu ‘Ogólne’: Terminy i Miejsca przechowywania (tak jakby kursor ustawiony był na elemencie umowy ‘Ogólne’). Jeśli wybiorę dwuklikiem atrybut Miejsca przechowywania, to w oknie po prawej stronie dodatkowo kursor ustawi się na tym atrybucie.

Zmiana na liście umów

Od wersji 2017.0 przyciski oraz menu kontekstowe dla listy umów zostały rozbudowane o polecenia uruchamiające generowanie dokumentów handlowych i zamówień, zależnie od rodzaju transakcji ustawionego na danej umowie.

Pod listą umów dodany został nowy przycisk pozwalający wygenerować dokumenty handlowe dla umowy. Przycisk ten jest nieaktywny, jeśli lista jest pusta.

Menu dostępne obok przycisku wyświetlane jest zależnie od rodzaju transakcji dla podświetlonej umowy:

Analogiczne zmiany wprowadzone zostały dla okna dostępnego z menu kontekstowego na liście:

Od wersji 2019.3 Comarch ERP XL umożliwiono sortowanie po większości kolumn oraz dodawanie własnych kolumn na liście umów.

Dodawanie pozycji na umowach

Nowe ustawienia na typie umowy

W oknie definicji typu umowy dodany został nowy parametr ‘Zawiera pozycje towarowe’ - parametr określa, czy umowa powinna zawierać pozycje towarowe jak inne dokumenty handlowe.

Dodawanie pozycji towarowych na umowach jest możliwe tylko dla umów, które w trakcie dodawania na typie mają ustawiony ten parametr. Wówczas utworzona umowa zamiast pierwszej pozycji określającej jej wartość ma inny element predefiniowany Pozycje umowy. Na tym elemencie możliwe jest dodawanie pozycji analogicznie, jak na dokumentach zamówień. Stąd też możliwe jest generowanie innych dokumentów handlowych czy zamówień, dla wskazanych pozycji towarowych.

Również na pozycjach umowy można ustawić dopuszczalną ilość towarów ponad określoną w umowie, dla której możliwe będzie generowanie dokumentów.

Obsługa parametru ‘Zawiera pozycje towarowe’ na typie umowy:

Dodana została kontrolka ‘Dopuszczalna nadwyżka towaru’ z możliwością wpisania wartości z zakresu 0.00 do 999.99.

Dodatkowy parametr (nowe pole w bazie) ‘Kontroluj ilości przy generowaniu dokum.’

Obsługa nowych ustawień na umowie

W części nagłówkowej umowy dodane zostały nowe kontrolki:

Nowe Kontrolki są widoczne tylko dla umów zawierających pozycje towarowe. W pozostałych przypadkach kontrolki są ukryte. Obsługa nowych kontrolek:

Przy edycji umowy:

Dla umowy zawierającej pozycje towarowe, w sekcji Elementy umowy zamiast pierwszego elementu ‘Wartość umowy’ wyświetlana jest pierwsza pozycja umowy:

Lista pozycji umowy

Lista pozycji zbudowana jest ze standardowych kolumn, jak na dokumentach zamówień:

Podczas dodawania nowych pozycji dla umowy uwzględniane są promocje podstawowe, z pominięciem: limitowanych, budżetowych oraz pakietowych.

Na liście umożliwiona została praca w trybie Edit-in-place analogicznie jak na zamówieniach: możliwość zmiany ilości, ceny oraz rabatu.

Po zmianie rabatu na nagłówku dokumentu wyświetla się komunikat: ‘Istnieją pozycje tej transakcji. Czy zmienić rabat?’ Po potwierdzeniu następuje zmiana rabatu na istniejących pozycjach.

Po zmianie nadwyżki na nagłówku dokumentu wyświetlać komunikat: ‘Istnieją pozycje tej transakcji. Czy zmienić nadwyżkę?’ Po potwierdzeniu zmienić procent nadwyżki na istniejących pozycjach.

Pod listą dodane zostały następujące przyciski:

[Dodaj] - przycisk aktywny na umowie ze stanem ‘Niezatwierdzona’. Za pomocą przycisku można dodać nową pozycję z menu rozwijanego:

[Zmień] - przycisk aktywny po podświetleniu elementu umowy. Na Niepotwierdzonej umowie okno otwierane jest w trybie do edycji. Na umowie ze stanem inny niż Niepotwierdzona okno otwierane jest w trybie do podglądu. Przycisk z menu rozwijanym:

Uwaga

Jeśli operator ma przypisane uprawnienie do operacji na potwierdzonych umowach i umowa ma stan Potwierdzona, wówczas przycisk Zmień otwiera okno pozycji w trybie do edycji

[Usuń] - przycisk do usuwania aktywny tylko na niepotwierdzonej umowie. Przycisk z menu rozwijanym:

[Generuj dokument] – przycisk z menu rozwijanym zależnym od rodzaju transakcji dla edytowanej umowy (sprzedaż/zakup), aktywny jeśli na liście dodana chociaż jedna pozycja i umowa ma stan Potwierdzona:

Dla umowy w stanie Niepotwierdzona przyciski generowania dokumentów są nieaktywne. Dla umowy w stanie Potwierdzona nieaktywne polecenia dodawania i usuwania pozycji umowy, a Zmień otwiera okno pozycji w trybie do podglądu.

Jeśli Operator ma przypisane uprawnienie do operacji na potwierdzonych umowach, i umowa ma stan Potwierdzona, wówczas przycisk Zmień otwiera okno pozycji w trybie do edycji.

Ergonomia działań na umowach

Uwzględniając postulaty użytkowników w zakresie umów wprowadzono następujące usprawnienia:

Okno pozycji dla umowy

Okno pozycji zbudować w oparciu o okno elementu zamówienia, z uwzględnieniem 4 zakładek: Ogólne, Kalkulacja, Atrybuty, Załączniki.

Harmonogram płatności na umowie

Umowy handlowe są zawierane często na dłuższy okres czasu, a ich rozliczanie odbywa się cyklicznie na podstawie założonych w umowie warunków. W celu obsługi tego procesu na umowach powstał mechanizm generowania harmonogramów, czyli płatności cyklicznych utworzonych na podstawie wprowadzonych informacji. Dodatkowo możliwe jest generowanie dokumentów handlowych do znajdujących się w harmonogramie rat płatności, które są automatycznie wiązane z taką ratą. Zapłata na takim dokumencie jest traktowana jak opłacenie raty, czyli częściowa spłata kwoty, na którą umowa została zawarta. Parametry do generowania harmonogramu Na umowie, dotychczasowa zakładka [Płatność/Zaliczki] została zmieniona na [Harmonogram płatności]. Dla każdej nowo dodawanej umowy nadal automatycznie pojawia się płatność na całą wartość z dokumentu. A od wersji 2021.1 będzie można tą płatność rozbijać na poszczególne raty. Żeby było wiadomo, wg jakich założeń to rozbicie ma być wykonywane należy na umowie ustawić parametry dla harmonogramu płatności, czyli: Na zakładce [Ogólne]:

Przyklad

Na umowie jest data pierwszej płatności: 10/01/2021 i data zakończenia: 19/08/2021. Przypadek 1. Wybrana opcja miesięczna. Liczba miesięcy (niekoniecznie pełnych) od 01 do 08, daje liczbę rat: 8. Przypadek 2. Wybrana opcja: kwartalna. Liczba miesięcy: 8. Działanie 8:3 (co 3 miesiące) = 2,67, czyli po zaokrągleniu w górę 3 i taka jest wyliczona liczba rat.

Wszystkie ww. parametry dotyczące harmonogramu płatności oraz przycisk do wyliczania rat są dostępne do edycji dla umowy w stanie niepotwierdzona (dla każdego operatora) lub dla umowy potwierdzonej (tylko dla operatorów z uprawnieniami do modyfikacji na takich umowach). Dla pozostałych stanów umowy parametry i przycisk są nieaktywne. Po wypełnieniu ww. danych można rozpocząć generowanie harmonogramu płatności za pomocą przycisku Generuj harmonogram płatności. Przed jego utworzeniem pojawia się jeszcze dodatkowe okno z parametrami pozwalającymi ustalić:

Ustawienia z tego okna są zapamiętywane indywidulanie dla każdej umowy, więc w razie konieczności przeliczenia harmonogramu nie trzeba ich uzupełniać ponownie.

Wyliczanie harmonogramu

Po wybraniu w oknie Parametry generacji harmonogramu przycisku  Ustal raty płatności następuje utworzenie harmonogramu, czyli dodanie listy rat w ilości ustalonej nad listą oraz zgodnie z innymi ww. parametrami.

Dla każdej z rat ustalana są następujące wartości:

Wskazówka

Jeśli z wyliczeń kwot dla kolejnych rat okaże się, że ich sumaryczna wartość jest większa niż wartość umowy, wówczas ostatnie raty będą ustalone na różnicę, czyli mogą być mniejsze lub z wartością 0,00, jeśli zostanie wyczerpana cała kwota z umowy.

W przeciwnym razie, gdy okaże się, że suma rat będzie mniejsza niż wartość umowy, wówczas różnica ta jest wliczana do pierwszej lub ostatniej raty, zgodnie z ustawieniem w oknie Parametry generacji harmonogramu.

Wskazówka

Daty płatności oraz planowane daty wystawienia dokumentu mogą przypadać po dacie zakończenia umowy. Nie jest to kontrolowane przy naliczaniu harmonogramu.

Na umowie jest data pierwszej płatności: 20/02/2020 i data zakończenia umowy: 19/08/2020

Przyklad

Przypadek 1.

Wybrana opcja miesięczna i liczba rat: 7. Nie zaznaczony parametr: Kolejne płatności na ostatni dzień miesiąca/kwartału. Termin płatności na umowie: 7 dni.

Kolejne terminy płatności i daty dokumentu to:

1. Data płatności: 20/02/2020, Data dokumentu: 13/02/2020.

2. Data płatności: 20/03/2020, Data dokumentu: 13/03/2020.

3. Data płatności: 20/04/2020, Data dokumentu: 13/04/2020.

4. Data płatności: 20/05/2020, Data dokumentu: 13/05/2020.

5. Data płatności: 20/06/2020, Data dokumentu: 13/06/2020.

6. Data płatności: 20/07/2020, Data dokumentu: 13/07/2020.

7. Data płatności: 20/08/2020, Data dokumentu: 13/08/2020 – data płatności przypada po dacie zakończenia umowy, ale jest to dopuszczalne, nie kontrolujemy tego.

Przypadek 2.

Wybrana opcja miesięczna i liczba rat: 7. Zaznaczony parametr: Kolejne płatności na ostatni dzień miesiąca/kwartału. Termin płatności na umowie: 7 dni.

Kolejne terminy płatności i daty dokumentu to:

1. Data płatności: 20/02/2020, Data dokumentu: 13/02/2020.

2. Data płatności: 31/03/2020, Data dokumentu: 24/03/2020.

3. Data płatności: 30/04/2020, Data dokumentu: 23/04/2020.

4. Data płatności: 31/05/2020, Data dokumentu: 24/05/2020.

5. Data płatności: 30/06/2020, Data dokumentu: 23/06/2020.

6. Data płatności: 31/07/2020, Data dokumentu: 24/07/2020.

7. Data płatności: 31/08/2020, Data dokumentu: 24/08/2020 – obie daty przypadają po dacie zakończenia umowy, ale jest to dopuszczalne, nie kontrolujemy tego.

Przypadek 3.

Wybrana opcja: kwartalna i liczba rat: 3. Zaznaczony parametr: Kolejne płatności na ostatni dzień miesiąca/kwartału. Termin płatności na umowie: 7 dni.

Kolejne terminy płatności to:

1. Data płatności: 20/02/2020, Data dokumentu: 13/02/2020.

2. Data płatności: 31/05/2020 (luty + 3 miesiące, to maj), Data dokumentu: 24/05/2020

3. Data płatności: 31/08/2020 (maj + 3 miesiące, to sierpień), Data dokumentu: 24/08/2020 – obie daty przypadają po dacie zakończenia umowy, ale jest to dopuszczalne, nie kontrolujemy tego.

Pod listą rat znajdują się kwoty z podsumowaniem wartości planowanych: Suma płatności i Do zapłaty oraz ich realizacji, czyli wartość Zapłacono.

Po każdorazowej zmianie danych mających wpływ na wyliczenia harmonogramu przy zmianie zakładki lub zapisie umowy jest informacja o konieczności przeliczenia harmonogramu, jeśli już został wygenerowany. Przeliczanie będzie odbywało się tylko dla rat płatności nie powiązanych z dokumentami, o czym mowa poniżej.

Powiązanie rat z dokumentami handlowymi

Z poziomu harmonogramu płatności jest możliwość wystawiania niektórych dokumentów handlowych dla wskazanych rat. Udostępnione zostały do wystawienia dokumenty faktur, wydań/przyjęć lub paragonów dla rat z wskazanymi pozycjami – wtedy na dokument będą pobierane te pozycje. Dla pozostałych, czyli dla rat bez pozycji z umowy (czyli zawsze dla umów wartościowych) będzie to zawsze faktura a-vista.

Wiązanie do rat pozycji z umowy

Aby powstały zwykłe dokumenty handlowe, to do raty płatności należy związać pozycje z umowy.

Można to wykonać z poziomu listy rat korzystając z przycisku Zwiąż pozycje umieszczonego pod listą lub z poziomu formatki raty, na zakładce [Pozycje]. Podczas wiązania lub już po jego wykonaniu można wskazać ilość, którą chcemy powiązać do raty.

Z tych samych miejsc można też dokonać usunięcia powiązania raty z pozycjami umowy za pomocą przycisku  Rozłącz pozycje.

Po powiązaniu pozycji na liście rat w kolumnie Lp. Umowy widoczny będzie jej numer lub opis Lista, w przypadku, gdy zostanie powiązana więcej niż jedna pozycja.

Seryjne wiązanie pozycji umów do rat harmonogramu

Możliwe jest też wiązanie pozycji umów dla wielu rat, czyli wybrane do powiązania pozycje i ilości są wiązane dla wszystkich zaznaczonych rat. Należy pamiętać o tym, że ilości nie mogą one przekraczać sumarycznej ilości z umowy. Oznacza to, że przy seryjnym wiązaniu ilość powiązana do raty zostanie ograniczona do takiej, która nie jest jeszcze powiązana do innych rat.

Generowanie zwykłych dokumentów handlowych

Tak zapisane raty z pozycjami pozwalają na wygenerowanie dokumentów handlowych zależnie od rodzaju umowy.

Operację generowania można uruchomić z listy raty oraz z menu kontekstowego dla pojedynczego lub wielu rekordów.

Przed utworzeniem dokumentów możliwe jest ustawienie dodatkowych parametrów:

Dodatkowe parametry generowania dokumentów z rat płatności umowy

Po zaakceptowaniu tego okna z parametrami jest generowany wskazany dokument handlowy, na którym są ustawiane następujące dane:

Dokument jest wystawiany do bufora i jeśli był tworzony dla pojedynczej raty, to zostaje podniesiony do edycji. Standardowo na wystawionym dokumencie lub wielu dokumentach utworzone zostają płatności.

Generowanie faktur a-vista

W przypadku umów wartościowych, gdzie nie można związać z ratą żadnej pozycji lub dla umów wartościowych, gdzie nie wykonano takiego powiązania możliwe do wygenerowania będą tylko faktury a-vista: (A)FS lub (A)FZ zależnie od rodzaju umowy. Aby je utworzyć należy wybrać z listy dostępnych dokumentów polecenie: Faktura sprzedaży lub Faktura zakupu.

Tutaj również pojawi się okno z parametrami, jak na rysunku powyżej. Na nim znaczenie będą miały ustawienia dla faktur a-vista:

Tekst własny można łączyć z parametrami, jak przedstawiono na poniższym rysunku.

Pozostałe ustawienia z okna Parametry generowania dokumentów analogicznie, jak dla zwykłych dokumentów handlowych, czyli jak opisano powyżej.

Na utworzony dokument a-vista przekazywana jest wartość i waluta z danej raty oraz nazwa pozycji z parametru przed generowaniem. Pozostałe ustawienia, jak kontrahent czy data wystawienia analogicznie, jak dla zwykłych dokumentów handlowych.

Ręczne wiązanie dokumentów z pozycjami harmonogramu

Z poziomu harmonogramu płatności jest też możliwość ręcznego wiązania wystawionych dokumentów. Tutaj nie ma ograniczenia, że dla rat bez powiązanych pozycji dostępne są tylko dokumenty a-vista. Pozwoli to użytkownikom realizować płatność innym dokumentem niż dopuszczalny przy generowaniu.

Istotne jest, że do jednej raty może być związany tylko jeden dokument, więc przy generowaniu lub ręcznym wiązaniu jest to kontrolowane.

Opłacanie rat harmonogramu

Po powiązaniu dokumentu do raty (na skutek wygenerowania lub ręcznego związania) na harmonogramie płatności wyświetlą się dane z wygenerowanych dokumentów, czyli: data wystawienia dokumentu, jego numer, wartość z walutą. Dodatkowo, jeśli na dokumencie zostanie wykonana zapłata, to w ostatniej kolumnie harmonogramu widoczna będzie kwota rozliczonej płatności, która zostanie uwzględniona też w kwocie podsumowania Zapłacono pomniejszając jednocześnie sumaryczną wartość Do zapłaty.

Kontrola rat harmonogramu dla wielu umów

Zakładka [Harmonogram płatności] została dodana również na liście umów. Są na niej prezentowane wszystkie pozycje z harmonogramów płatności utworzonych na umowach, z możliwością zawężenia do konkretnego okresu czasu oraz prezentowania tylko takich, dla których nie ma powiązanego dokumentu.

Dzięki temu można cyklicznie, czyli np. na początku miesiąca sprawdzać, czy dla rat z planowaną datą wystawienia dokumentu są już powiązane dokumenty handlowe. I jeśli nie, to wygenerować/powiązać wszystkie konieczne faktury. Na zakładce dostępna jest bowiem operacja generowania/wiązania/odwiązywania dokumentów analogiczna, jak dla pojedynczej umowy. Czyli można za pomocą jednej operacji (dla zaznaczonych) utworzyć wiele dokumentów z ustawieniami, jakie ustalono w parametrach generowania poszczególnych rat.

 

Umowy w walucie obcej

Dla umów zawierających pozycje towarowe umożliwiono od wersji 2017.1 wybranie waluty innej niż systemowa. Analogicznie jak na innych dokumentach handlowych, walutę oraz rodzaj kursu (bieżący lub ustalony) można ustawić na zakładce Nagłówek. Dzięki temu możliwe jest generowanie umowy z oferty utworzonej w walucie obcej.

W wyniku tej operacji z oferty pobrane zostają:

Przeliczenie pozycji na walutę obcą wynika z faktu, iż umowy muszą mieć wszystkie pozycje w jednej walucie (zgodnie z ustawieniem parametru: Wszystkie pozycje dokumentu w walucie nagłówka). Zamówienie powstałe w wyniku przekształcenia umowy w walucie obcej dziedziczy po niej walutę i rodzaj kursu oraz wszystkie wartości dla pozycji przeniesione wprost z umowy (zostanie również zaznaczony parametr Zastosuj do wszystkich elementów). Przy generowaniu pozostałych dokumentów handlowych z umów w walucie obcej działają analogiczne mechanizmy, jak przy ich generowaniu z zamówień.

Pozostałe zmiany na dokumencie umowy z dodanymi pozycjami

Po dodaniu nowej pozycji do listy lub modyfikacji istniejącej wyliczane są wartości Netto i Brutto na zakładce Ogólne umowy, analogicznie jak na zamówieniach.

Obsłużone zostały standardowe procesy zmiany w pozycjach przy zmianie danych na dokumencie zgodnie z ustawieniem parametrów Aktualizacja danych po zmianie w definicji umowy.

Jeśli umowa ma oznaczony parametr ‘Zawiera pozycje towarowe’, wówczas dla zakładki Dokumenty związane dezaktywowane zostały:

Uwaga

Nie ma możliwości generowania dokumentów o charakterze niezgodnym – handlowe dokumenty sprzedażowe dla umów zakupowych i odwrotnie. Możliwe jest jedynie wiązanie takich dokumentów.

Zablokowana została możliwość zmiany rodzaju na umowie z pozycjami, jeśli do umowy została dodana chociaż jedna pozycja. Zmiana rodzaju może mieć wpływ na ceny na pozycjach (dla sprzedaży lub zakupu), stąd konieczność jej zablokowania.

Zmiany w istniejących funkcjach dla umów zawierających pozycje towarowe

Zmiana waluty na dokumencie umowy wywołuje przeliczenie elementów umowy według kursu określonego na zakładce Nagłówek dla danej waluty, tak jak dla elementu zamówienia.

Podczas zatwierdzania umowy sprawdzane jest, czy zostały dodane jakieś pozycje. Jeśli brak pozycji wówczas wyświetlany jest komunikat: ‘Dokument nie może zostać potwierdzony. Na dokumencie nie ma żadnych pozycji towarowych’:

Podczas zatwierdzania nie jest kontrolowana zerowa wartość na pozycjach, zgodnie z ustawieniem w definicji dokumentu ‘Zatwierdzanie dokumentów z pozycjami o zerowej wartości’: Zezwalaj (parametr nieaktywny).

Po zatwierdzeniu umowy dezaktywowany zostaje element Pozycje umowy – aktywne są jedynie przyciski lupki (uruchamia okno pozycji w trybie podglądu) oraz generowania dokumentów.

Podczas anulowania umowy usuwane są wszystkie jej elementy. Podczas wykonywania tej operacji usuwane są również pozycje tej umowy.

Kopiowanie umów uwzględnia również pozycje towarowe, czyli na nową umowę przenosi się nowy element Pozycje umowy wraz z przypisanymi do niego wartościami: towarami, ilościami itp.

Operacja zmiany typu umowy kontroluje dla obecnego i nowego typu zgodność ustawienia na umowie, czy jest z pozycjami czy wartościowa. Zmiana na typ o innym charakterze będzie możliwa tylko jeśli w dotychczasowej umowie nie wypełniono wartości dla pierwszego elementu (brak pozycji lub brak wartości umowy). Taka zmiana pociąga za sobą zmianę pierwszego elementu z listy.

Podczas wykonywania operacji zmiany typu umowy (dostępna z menu kontekstowego na liście umów) sprawdzane jest czy umowa nie została wygenerowana z oferty:

Jeśli nie, wówczas sprawdzane jest, czy w pierwszym elemencie umowy zostały już dodane jakieś wartości (umowa ma dodane pozycje towarowe lub ma wpisaną wartość)

Przyklad

Umowa 1/16 ma ustawiony typ pozwalający dodawać pozycje towarowe.

Przypadek 1a: Do umowy nie dodano żadnych pozycji. Zmieniam typu na umowie wartościowy (bez pozycji). Zmiana będzie możliwa i na liście elementów zamiast pierwszego Pozycje towarowe powinien się ustawić Wartość umowy.

Przypadek 1b. Do umowy dodano pozycje. Zmieniam typ na umowie na inny pozwalający dodawać pozycje. Zmiana możliwa, bez zmiany czegokolwiek na liście elementów.

Przyklad

Umowa 2/16 ma ustawiony typ wartościowy (bez pozycji)

Przypadek 2a: Do umowy nie określono wartości. Zmieniam typu na umowie pozwalający dodawać pozycje. Zmiana będzie możliwa i na liście elementów zamiast pierwszego Wartość umowy powinien się ustawić Pozycje towarowe.

Przypadek 2b. Do umowy określono wartość. Zmieniam typ na umowie na inny wartościowy. Zmiana możliwa, bez zmiany czegokolwiek na liście elementów.

Podczas otwierania umowy (opcja ‘Otwórz’ dostępna z menu kontekstowego na liście umów) sprawdzane jest, czy umowa ma oznaczony parametr ‘Zawiera pozycje towarowe’. Jeśli tak, wówczas nie ma możliwości zmiany stanu umowy, jeśli został z nią powiązanych chociaż jeden dokument (nie ma znaczenia czy dokument ten został wygenerowany czy powiązany ręcznie). Wyświetla się informacja: ‘Otwarcie dokumentu nie jest możliwe. Dokument zawierający pozycje towarowe, z którym związane są inne dokumenty nie może zostać otwarty.’

Uwaga

Otwieranie potwierdzonych umów będzie możliwe dla operatora posiadającego uprawnienie do operacji na potwierdzonych umowach

Przekształcanie oferty do dokumentu umowy

Z zatwierdzonej oferty możliwe jest wygenerowanie dokumentu umowy, na którą zostaną przeniesione pozycje z oferty. Przed utworzeniem umowy konieczne jest wybranie jej typu, przy czym rodzaj transakcji na typie musi być zgodny z rodzajem transakcji z oferty. Nie jest możliwe generowanie umów o typie przeciwnym.

Zmiany na liście ofert

Do menu kontekstowego na liście dodana została nowa pozycja: Przekształć do umowy

Do ikony pod listą ofert dodane zostało menu rozwijane z pozycjami:

Generowanie umowy

Po wybraniu polecenia ‘Przekształć do umowy’ najpierw otwiera się okno pozwalające wskazać typ umowy.

Dla wskazanego typu umowy sprawdzane jest czy został zaznaczony parametr ‘Zawiera pozycje towarowe’:

Wskazany typ umowy i jej rodzaj,

Dane pobrane z oferty:

Dla elementu Pozycje umowy – listę elementów pobraną z oferty

Pozostałe pola i elementy umowy, jak dla nowo dodawanej umowy.

Jeśli umowa generowana jest z dokumentu oferty, wówczas na umowie ustawia się automatycznie:

Jeśli nie jest zaznaczony, wówczas nie ma możliwości wybrania tego typu. Wyświetlać komunikat: ‘Wybrany typ umowy nie pozwala na tworzenie pozycji towarowych . Wskaż właściwy typ umowy.’ Pod informacją przycisk OK, po którym wracać do listy wyboru typu umowy.

Jeśli jest zgodny, wówczas powstaje nowa umowa z wypełnionymi polami

Jeśli umowa generowana z listy elementów ofert, wówczas zastosowane zostały mechanizmy jak przy generowaniu zamówień:

Jeśli na liście wybrano elementy dla różnych kontrahentów głównych, generowane są oddzielne umowy dla każdego z kontrahentów.

Jeśli na liście wybrano elementy dla jednego kontrahenta głównego i różnych kontrahentów docelowych generowana jest jedna umowa z kontrahentem docelowym pobranym z pierwszej zaznaczonej pozycji.

Jeśli na liście wybrano elementy o różnych walutach, wówczas nie ma możliwości wygenerowania umowy.

Jeśli umowa zostanie utworzona, wówczas do elementu Pozycje umowy pobierane są zaznaczone na liście elementy.

Dla każdej operacji generowania wyświetlane są logi, jak dla operacji generowania zamówień, np.

Umożliwione zostało wygenerowanie wielu umów do tej samej oferty. W związku z tym generowanie zarówno z listy ofert, jak i listy elementów, nie sprawdza istniejących powiązań dla ofert czy elementów.

Dokumenty związane

Przy utworzeniu powiązania dokumenty są wzajemnie prezentowane na liście dokumentów związanych:

Aneks

Aneks do umowy to dokument umożliwiający dokonywanie zmian pierwotnych danych umowy. Aneks opiera się na tej samej numeracji, co umowa, ale sama formatka dokumentu nazywa się: Aneks. Ponadto na formatce Aneksu na zakładce Nagłówek zamiast przycisku Aneks (jak jest na umowie), jest przycisk Aneksowana. Na Aneksie istnieje możliwość wprowadzania wartości różnicowo lub przyrostowo.

Aneks do umowy generowany jest za pomocą opcji: Aneks z menu kontekstowego na liście umów:

Na aneks przenoszone są dane z anektowanej umowy:

Uwaga

Na aneksie istnieje możliwość dodawania nowych stawek VAT, ale nie ma możliwości usuwania stawek, które znajdowały się na anektowanej umowie.

Jeżeli, któraś ze stawek została błędnie wprowadzona na umowę, to poprzez aneks będzie możliwość tylko wyzerowania tej stawki.

Do umowy źródłowej, dla której wygenerowano już aneks, użytkownik może wygenerować kolejny aneks. Wówczas na generowanym aneksie wyświetlane są dane pobrane z ostatnio wygenerowanego aneksu. Ponadto na zakładce: Nagłówek w polu Aneksowana, wyświetlany jest numer poprzedniego aneksu.

Aneks do umowy zawierającej pozycje

W odróżnieniu od dotychczasowego aneksu, obecnie dla pozycji towarowych nie jest możliwe usuwanie rekordów pobranych z umowy źródłowej lub poprzedniego aneksu (ikona kosza jest wyszarzona). Możliwe jest jedynie określenie ilości zerowej na takiej pozycji.

Na aneksie dla umowy zawierającej pozycje towarowe prezentowane są nowe kontrolki, w sposób taki jak na umowie:

Nowe kontrolki widoczne są tylko dla aneksów zawierających pozycje towarowe. W pozostałych przypadkach są ukryte.

Przy generowaniu aneksu wartości do kontrolek pobierane są z umowy źródłowej lub ostatniego aneksu dla tej umowy. Aktywność kontrolek na formatce aneksu:

Podczas tworzenia aneksu do umowy pobierane są do aneksu pozycje z:

Modyfikacja listy pozycji:

Podczas dodawania nowej pozycji towarowej jest możliwość dodawania tego samego towaru zgodnie z ustawieniem w definicji dokumentu parametru ‘Powielanie pozycji’: Zezwalaj.

Po zmianie rabatu wyświetla się komunikat: ‘Istnieją pozycje tej transakcji. Czy zmienić rabat?’ Po potwierdzeniu następuje zmiana rabatu na istniejących pozycjach.

Po zmianie nadwyżki na nagłówku dokumentu wyświetla się komunikat: : ‘Istnieją pozycje tej transakcji. Czy zmienić nadwyżkę?’ Po potwierdzeniu następuje zmiana procentu nadwyżki na istniejących pozycjach.

Podczas zatwierdzania nie ma kontrolowania zerowej wartość na pozycjach, zgodnie z ustawieniem w definicji dokumentu ‘Zatwierdzanie dokumentów z pozycjami o zerowej wartości’: Zezwalaj (parametr nieaktywny).

Wyświetlanie pozycji na umowie z aneksem po zaznaczeniu parametru ‘Aktualizuj dane z aneksu’ pobiera pozycje z ostatniego aneksu, ponieważ będą tam zarówno pozycje z umowy (ze skorygowanymi wartościami), jak i te aneksowane.

Na aneksie udostępnione zostały wszystkie przyciski do generowania dokumentów jak na umowie źródłowej.

Dostępna zakładka Dokumenty związane. Na zakładce prezentowane są wszystkie dokumenty związane z dokumentem źródłowym (umową lub ostatnim aneksem).

Uwaga

W przypadku aneksowania umowy z pozycjami towarowymi nie będzie żadnego mechanizmu automatycznego korygowania dokumentów wygenerowanych dla umowy źródłowej. Ewentualne korekty można utworzyć niezależnie i powiązać ręcznie z umową źródłową na zakładce Dokumenty związane.

Na aneksie udostępniona również została zakładka z harmonogramem płatności. Działanie zakładki analogiczne jak na zamówieniu/korekcie zamówienia.

Generowanie dokumentów z umów/aneksów

Zasady ogólne

Generowanie dokumentów będzie możliwe z poziomu:

Generowanie dokumentów jest możliwe, jeśli umowa/aneks ma stan Potwierdzona. Tylko wtedy przyciski i polecenia w menu kontekstowym są aktywne. Jeśli do umowy utworzono aneks, to wygenerowanie dokumentów nie jest możliwe.

Na wygenerowanych dokumentach z umów/aneksów zawierających pozycje przenoszone są dane nagłówkowe oraz pozycje. Podczas dodawania pozycji kontrolowana jest ilość z dokumentów już wygenerowanych zarówno dla umowy źródłowej oraz wszystkich jej aneksów. Dalsza edycja dokumentów wygenerowanych odbywa się wg ogólnych zasad.

Podczas zatwierdzania takich dokumentów jest kontrolowane przekroczenie dopuszczalnej ilości na umowach/aneksach i w przypadku przekroczenia, w zależności od uprawnień operatora, dokument można zatwierdzić lub nie.

Po utworzeniu powiązania dokumenty są wzajemnie prezentowane na liście dokumentów związanych:

a) Na wygenerowanym dokumencie konkretna umowa/aneks, jest widoczna pod przyciskiem Obiekty powiązane, zakładka Umowy

Na umowie/aneksie prezentowane są wygenerowane dokumenty, na zakładce Dokumenty związane z uwzględnieniem parametru ‘Umowa główna wraz z aneksami’

Na karcie powiązania dla umów/aneksów sprawdzane jest, czy generowanie odbywało się dla całego dokumentu, czy dla pozycji

Specyfikacja dla generowanych dokumentów

Do generowanego nagłówka dokumentu dane z nagłówka umowy/aneksu pobierane są zgodnie z tabelą:

Kurs na dokumencie ustala się w zależności od ustawienia rodzaju kursu na umowie/aneksie:

a) Kurs ‘ustalony’ wówczas ustala się kurs na podstawie kursu z umowy

Kurs ‘bieżący’, wówczas ustala się kurs bieżący właściwy dla typu kursu określonego na umowie:

Pozostałe parametry nagłówka dokumentu ustalane są wg ogólnych zasad, czyli na podstawie definicji dokumentu oraz kontrahenta ustawionego na nagłówku: magazyn, seria, daty, typ transakcji, sposób dostawy itd.

System nalicza stosowne rabaty wg ogólnych zasad, a następnie ‘wymusza’ cenę/wartość końcową, zapisując różnicę jako ‘rabat operatora’.

Kierunek VAT od netto/brutto pobierany jest z umowy.

Dokonywane są właściwe zapisy struktury udzielonego rabatu.

Po wystawieniu dokumentu jego formatka podnoszona jest w trybie do edycji.

Kontrola stopnia realizacji umowy (z uwzględnieniem aneksów)

Podczas generowania dokumentu z umowy/aneksu sprawdzane jest na typie tej umowy ustawienie parametru ‘Kontroluj ilość przy generowaniu dokumentu’.

Parametr niezaznaczony – generowany jest dokument na pełną ilość dla każdej pozycji umowy

Parametr zaznaczony – podczas generowania dokumentu zarówno z poziomu umowy, jak i aneksu sprawdzane jest dla każdej pozycji, jaka ilość nie została jeszcze powiązana z innymi dokumentami. Od strony umowy ilość pobierana jest z umowy lub z ostatniego aneksu do umowy (jeśli są aneksy), a od strony dokumentów powiązanych, uwzględniane są tylko dokumenty wygenerowane, bez powiązanych ręcznie. Taka ilość ustawiana jest na generowanych dokumentach.

Z umowy pobierane są w pierwszej kolejności ilości bez nadwyżki. Jeśli dla danej pozycji ilość pozostała <= 0, to sprawdzane jest, czy dla tej pozycji wartość nadwyżki jest większa od 0%. Jeśli tak, to sprawdzane jest, czy ilość nadwyżki nie została już wykorzystana:

Jeśli nie została, to pozycja dodawana jest z ilością równą pozostałej nadwyżce (zaokrąglenie jest zawsze w dół),

Jeśli została lub je/śli wartość nadwyżki dla tej pozycji = 0%, to nie jest dodawana pozycja, a w logu z operacji wyświetla się komunikat ‘Zabrakło ilości (nie udało się pobrać towaru)’.

Jeżeli podczas generowania dokumentu zabraknie ilości na wszystkich pozycjach (nie mają ustawionej nadwyżki lub nadwyżka została wykorzystana), wówczas nie jest możliwe jego wygenerowanie.

Podczas zatwierdzania dokumentu wygenerowanego sprawdzane jest, czy ilość na pozycjach nie przekracza ilości dostępnej na źródłowej umowie (z uwzględnieniem nadwyżki oraz ilości pobranej na inne wygenerowane dokumenty). Jeśli przekracza, wówczas możliwość zatwierdzenia dokumentu zależna jest od uprawniania operatora ‘Realizacja umowy po przekroczeniu ilości na pozycjach’:

Zezwalaj - można zatwierdzić dokument,

Ostrzegaj – wyświetla się komunikat: ‘Dokument zawiera pozycje z ilościami przekraczającymi dopuszczalne wartości z umowy. Czy chcesz go zatwierdzić mimo tego?’; z opcjami TAK (zatwierdza dokument) lub NIE (nie zatwierdza dokumentu),

Zablokuj – wyświetla się komunikat: ‘Dokument zawiera pozycje z ilościami przekraczającymi dopuszczalne wartości z umowy. Nie można go zatwierdzić’; z przyciskiem OK (nie zatwierdza dokumentu).

Przyklad

Umowa ma 2 pozycje:

1. T1 – 70 szt. (plus nadwyżka 10%)

2. T2 – 200 szt.

Przypadek 1. Generuję fakturę (numer w bazie 934) i zostawiam bez zmian:

1. T1 – 70 szt.

2. T2 – 200 szt.

W nowej tabeli powinny zostać zapisane dwie pozycje:

1. Lp pozycji z umowy =1; Lp dokumentu wygenerowanego=934, Lp pozycji z dokumentu wygenerowanego=1, Ilość towaru z dokumentu wygenerowanego A=70

2. Lp pozycji z umowy =2; Lp dokumentu wygenerowanego=934, Lp pozycji z dokumentu wygenerowanego=2, Ilość towaru z dokumentu wygenerowanego A=200

Przypadek 2. Generuję fakturę (numer w bazie 934) i zmniejszam ilość towarów na pozycjach:

1. T1 – 50 szt,

2. T2 – 100 szt.

W nowej tabeli powinny zostać zapisane dwie pozycje:

1. Lp pozycji z umowy =1; Lp dokumentu wygenerowanego=934, Lp pozycji z dokumentu wygenerowanego=1, Ilość towaru z dokumentu wygenerowanego A=50

2. Lp pozycji z umowy =2; Lp dokumentu wygenerowanego=934, Lp pozycji z dokumentu wygenerowanego=2, Ilość towaru z dokumentu wygenerowanego A=100

Generuję kolejną fakturę na pozostałą ilość (numer w bazie 935) i pozostawiam bez zmian ilość towarów na pozycjach:

1. T1 – 20 szt,

2. T2 – 100 szt.

W nowej tabeli powinny zostać zapisane dwie pozycje:

1. Lp pozycji z umowy =1; Lp dokumentu wygenerowanego=935, Lp pozycji z dokumentu wygenerowanego=1, Ilość towaru z dokumentu wygenerowanego A=20

2. Lp pozycji z umowy =2; Lp dokumentu wygenerowanego=935, Lp pozycji z dokumentu wygenerowanego=2, Ilość towaru z dokumentu wygenerowanego A=100.

Przypadek 3. Generuję fakturę (numer w bazie 934) i zwiększam ilość towarów na pozycjach:

1. T1 – 150 szt.

2. T2 – 220 szt.

W nowej tabeli powinny zostać zapisane dwie pozycje:

1. Lp pozycji z umowy =1; Lp dokumentu wygenerowanego=934, Lp pozycji z dokumentu wygenerowanego=1, Ilość towaru z dokumentu wygenerowanego (max ilość do zrealizowania na umowie) A1=77, plus nadwyżka A2=7 oraz Pozostała ilość towaru z dokumentu wygenerowanego B=73

2. Lp pozycji z umowy =2; Lp dokumentu wygenerowanego=934, Lp pozycji z dokumentu wygenerowanego=2, Ilość towaru z dokumentu wygenerowanego (max ilość do zrealizowania na umowie) A=200 oraz Pozostała ilość towaru z dokumentu wygenerowanego B=20

Przypadek 3. Generuję fakturę (numer w bazie 934) i modyfikuję jedną pozycję, drugą usuwam i zamiast niej dodaję inny towar :

1. T1 – 150 szt.

2. T3 – 20 szt.

W nowej tabeli powinna zostać zapisana jedna pozycja:

1. Lp pozycji z umowy =1; Lp dokumentu wygenerowanego=934, Lp pozycji z dokumentu wygenerowanego=1, Ilość towaru z dokumentu wygenerowanego (max ilość do zrealizowania na umowie) A1=77 plus nadwyżka A2=7 oraz Pozostała ilość towaru z dokumentu wygenerowanego B=73).

Drugą pozycję ignorujemy ponieważ nie ma takiego towaru na umowie.

Automatyczne generowanie zamówienia z dokumentu umowy

Informacja o stanie realizacji umowy

Zakładka Realizacja na formatce umowy

W związku z tym, że istotne jest również, aby w każdym momencie trwania umowy można było sprawdzić stopień jej realizacji, np. na umowie ustalono, iż dotyczy ona 1000 szt. towaru A, z czego 300 szt. zostało zafakturowane, a dodatkowe 500 szt. znalazło się na dokumentach zamówień, na formatce umowy oraz aneksu dodana została nowa zakładka ‘Realizacja’.

Na liście wyświetlane są wszystkie pozycje z umowy i jej aneksów, w poszczególnych kolumnach: Lp. – lp. pozycji w ramach tej umowy

Towar – kod i nazwa towaru oraz ilość i wartość na pozycji

Pobrano z umowy – ilość, dla której zostały już wygenerowane dokumenty związane oraz wartość z tych dokumentów (pobierane są ilości i wartości z dokumentów wygenerowanych dla umowy źródłowej oraz aneksów )

Uwaga

Nie są uwzględniane anulowane dokumenty związane.

Pozostało – ilość i wartość towaru z pozycji pomniejszona o ilość i wartość pobraną; jeśli w kolumnie Ilość lub Wartość wynik wychodzi ujemny, wówczas wstawiane jest zero.

Pod listą znajduje się lupka pozwalająca na podniesienie okna wybranej pozycji w trybie zgodnym ze stanem dokumentu oraz uprawnieniami operatora.

Zakładka Realizacja na pozycji umowy

Zakładka Realizacja została dodana na pozycji umowy oraz aneksu, po zakładce Kalkulacja:

Na liście prezentowana jest lista pozycji z dokumentów wygenerowanych z umowy, które są powiązane z tą konkretną pozycją umowy (dla pozycji aneksowanych prezentowane są pozycje dokumentów powiązanych z pozycją zarówno z umowy źródłowej, jak i wszystkich aneksów):

Uwaga

Nie są uwzględniane anulowane dokumenty związane.

Dokument – numer dokumentu wygenerowanego z tej pozycji

Lp. – lp. pozycji w ramach dokumentu wygenerowanego

Ilość pobrana z umowy – ilość, dla której została wygenerowana pozycja dokumentu (z uwzględnieniem nadwyżki)

Ilość ponad stan z umowy – ilość towaru z pozycji wygenerowanego dokumentu pomniejszona o ilość pobraną z umowy

Data realizacji i Stan – pobierane z dokumentu wygenerowanego

Nad listą wyróżnione są 3 wartości:

Ilość – ilość towaru z pozycji umowy

Pobrano – sumaryczna ilość z kolumny Ilość pobrana z umowy

Pozostało – różnica pomiędzy wartościami Ilość i Pobrano

Uwaga

Ilości wyświetlane nad listą są prezentowane zgodnie z ustawieniem precyzji ilości na listach (ustawienie w konfiguracji). Wtedy prezentowane dane nad listą i na liście będą spójne.

Pod listą znajduje się lupka pozwalająca podnieść okno powiązanej pozycji z dokumentu wygenerowanego w trybie do podglądu (niezależnie od stanu dokumentu wygenerowanego oraz uprawnień operatora z tego poziomu nie ma możliwości edycji pozycji dokumentu wygenerowanego).

Zakładka Realizacja na liście umów

Na liście umów zakładka Realizacja została dodana jako ostatnia, na kształt zakładki Elementy na liście zamówień

Na liście wyświetlane są wszystkie pozycje z umów oraz aneksów, które są oznaczone jako zawierające pozycje towarowe, w poszczególnych kolumnach:

Dokument – numer dokumentu, z którego pochodzi dana pozycja

Lp. – lp. pozycji w ramach tej umowy

Towar – kod i nazwa towaru oraz ilość na pozycji i wartość

Pobrano z umowy – ilość, dla której zostały już wygenerowane dokumenty związane oraz wartość z tych dokumentów (pobiera ilości i wartości z dokumentów wygenerowanych dla umowy źródłowej oraz aneksów)

Uwaga

Nie są uwzględniane związane dokumenty, które zostały anulowane.

Pozostało – ilość i wartość towaru z pozycji pomniejszona o ilość i wartość pobraną; jeśli w kolumnie Ilość lub Wartość wynik wychodzi ujemny, wówczas wstawiane jest zero

Pod listą znajdują się filtry:

Konstruktor filtra – standardowy filtr, który występuje na większości list

Właściciel – standardowy filtr, który występuje na większości list

Rodzaj, Stan – wygląd i działanie filtra takie jak na liście umów

Typ – lista ze słownikiem typów umów; w polu filtra wyświetlane są na liście rozwijanej właściwe typów po zawężeniu do rodzaju

Obowiązuje do, Lista za – działanie takie jak na liście umów

Check ‘Lista wybranych dokumentów’ – po zaznaczeniu aktywuje się przycisk Dokumenty podnoszący listę umów w trybie do wyboru z możliwością wybrania wielu rekordów (jak na liście Elementy dla zamówień).

Wszystkie elementy filtra odnoszą się do nagłówka umowy, więc na liście pokazywane są te pozycje, które są powiązane z umowami, których nagłówki spełniają założenia filtra.

Obsługa magazynów na umowach

Konfiguracja magazynów oraz ich ustawianie na umowie

W definicji dokumentu umowy została dodana standardowa zakładka [Magazyny], na której określane są magazyny dostępne dla umów w określonym centrum praw. Dodatkowo należy na niej wskazać magazyn domyślny dla umów sprzedażowych (magazyn źródłowy) oraz zakupowych (magazyn docelowy). Jako możliwa do wybrania dla magazynów domyślnych jest też opcja <wszystkie>, dzięki której nie ma konieczności wskazywania na umowach konkretnego magazynu.

Obsługa ustawień magazynów na zakładce oraz podczas operowania na magazynach jest analogiczna jak dla innych definicji dokumentów. Podczas konwersji na liście magazynów zostaną umieszczone te, które w definicji danego centrum, na zakładce [Dokumenty] miały zaznaczony parametr dla dokumentu UM.

Jako domyślne magazyny dla obu rodzajów umów wskazane są: <wszystkie>. Taka opcja pozwala na korzystanie z wszystkich magazynów, nie będzie więc miała wpływu na generowanie umów z dokumentów ofert, która w poprzednich wersjach nie była ‘ograniczona’ magazynami.

Kontrolka z magazynem została dodana na nagłówku oraz elemencie umowy z pozycjami towarowymi, w celu wskazania, jaki magazyn ma być ustawiany na dokumentach generowanych z umowy. Oznacza to, że samo ustawienie magazynu na dokumencie umowy nie ma bezpośredniego przełożenia na gospodarowanie zasobami – nie tworzy rezerwacji oraz nie powoduje zmniejszenia stanu magazynowego. Czynią to dopiero dokumenty z niej wygenerowane.

Z powyższych powodów ustawianie magazynów na samej umowie charakteryzuje się zupełną dowolnością. Możliwe jest więc ustawienie magazynu <wszystkie> lub konkretnego na nagłówku czy pozycji. Jedynym ograniczeniem jest tylko lista magazynów ustawiona w definicji dokumentów dla danego centrum.

Uwaga

Uwaga: Magazyn nie jest dostępny na umowach wartościowych, z których mogą być generowane jedynie dokumenty A-vista nie operujące na magazynach. Nie ma więc żadnego uzasadnienia do ustawiania magazynów na tego rodzaju umowach.

Na dokumencie działają standardowe mechanizmy ustawiania magazynów:

W konwersji na dotychczasowych umowach, na nagłówku oraz pozycji został ustawiony magazyn <wszystkie>, ponieważ jest to zgodne z domyślną wartością w definicji dokumentu oraz daje najszersze możliwości przy generowaniu dokumentów z umów, o czym mowa w kolejnym punkcie.

Ustawianie magazynów przy generowaniu umów i aneksów

Przy przekształcaniu oferty do umowy z pozycjami towarowymi na nagłówku oraz pozycjach umowy automatycznie ustawiane są magazyny pobrane odpowiednio z nagłówka i pozycji oferty źródłowej. Mogą się tutaj pojawić następujące wyjątki:

Magazyn jest możliwy do ustawienia również na aneksach do umów. Przy ich tworzeniu dziedziczony jest z umowy/aneksu źródłowego, jeśli taki magazyn jest dozwolony w definicji umowy. Jeśli nie jest, wówczas ustawiany jest magazyn domyślny z definicji.

Magazyn na dokumentach generowanych z umów

Obecnie z poziomu umów możliwe jest generowanie wybranych dokumentów na różne sposoby:

Niezależnie od tego, jak będą ustawione magazyny na umowie, przy generowaniu do niej dokumentów będą miały znaczenie ustawienia w definicji dokumentu generowanego opcji Sprzedaż z magazynu:

Uwaga

Ustawianie magazynów na dokumentach generowanych nie dotyczy faktur A-vista oraz FAI, na których nie są obsługiwane magazyny.

Pozostałe

Umożliwiono generowanie dokumentów z zakładki [Harmonogram płatności] na liście umów. Tutaj po wyszukaniu właściwych rat z wszystkich umów dostępne jest wystawianie dokumentów dla zaznaczonych rekordów. Sprawdzi się to przy cyklicznym wystawianiu dokumentów do rat, ponieważ możliwe jest zawężenie rekordów do konkretnego przedziału czasowego.

Uwaga

Aby można było wygenerować zwykłe dokumenty, a nie tylko faktury a-vista, w polu filtra musi być zaznaczony parametr jn.

 

 

Lista kontrahentów - Funkcje wspólne dla okna: Kontrahenci

Lista kontrahentów jest wyświetlana w kilku trybach, którym odpowiadają wyświetlone w tym oknie zakładki.

W oknie znajdują się przyciski, które funkcjonują na wszystkich zakładkach:

[Wyposażenie dla kontrahenta] – przycisk otwiera okno z listą urządzeń przypisanych do wyposażenia kontrahenta. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Serwis.

[Przeliczaj punkty lojalnościowe na budżety] – przycisk otwiera okno [Wylicz budżet rabatowy], na którym możliwie jest przeliczenie punktów lojalnościowych na budżety. Na oknie znajdują się następujące parametry:

• Budżet rabatowy:
  • Twórz nowy budżet – dla wskazanych kontrahentów zostanie utworzony nowy budżet, na którym zostanie ustawiona proponowana nazwa PUNKTY LOJALNOŚCIOWE z kolejnym numerem nie istniejącym w danej bazie.
  • Wybierz budżet – możliwość wskazania istniejącego budżetu rabatowego kontrahenta
  • Powiększaj wartość budżetu przyznanego kontrahentowi (aktywne tylko gdy wybrana opcja Wybierz budżet)
    • parametr zaznaczony wskazuje, że wyliczona kwota zostanie dodana do już istniejącej kwoty na budżecie
    • parametr nie zaznaczony nie pozwoli na przeliczenie punktów dla kontrahenta już istniejącego w budżecie.
• Przelicznik punktów:
  • Wskazana ilość zgromadzonych punktów zostanie przeliczona na wskazaną wartość
  • Sposób naliczania wartości: progowo (po przekroczeniu ustawionej w przeliczniku ilości punktów lub jej wielokrotności naliczana jest określona wartość lub jej wielokrotność) lub proporcjonalnie (wartość wyliczana jest co do grosza za każdy zgromadzony punkt).
    • Oznacz przeliczone punkty jako odebrane – przy zaznaczonym parametrze ilość przeliczonych punktów zostanie oznaczona jako Odebrane (zakładka CRM / Program lojalnościowy) i automatycznie pomniejszy ilość punktów zgromadzonych przez kontrahenta.

[Dołącz kontrahentów do kampanii CRM] – umożliwia dodanie zaznaczonych na liście kontrahentów do wybranej kampanii CRM (konkretnie do wybranego etapu kampanii). Naciśnięcie przycisku otwiera okno: Lista kampanii do wyboru. W oknie należy wskazać kampanię, a następnie etap, do którego mają zostać przypisani kontrahenci. Po zaznaczeniu wybranego etapu, należy nacisnąć przycisk: [Wybierz]. Kontrahenci zostaną przypisani do etapu. Szczegóły kampanii i jej etapów dostępne są w module: CRM.

[Zmień] - otwiera okno z danymi podświetlonego kontrahenta lub okno: Wzorzec kontrahenta dla grupy, w zależności od tego, w którym panelu ustawiono kursor.

Kontrahenci, zakładka: Grupy

W tym trybie okno podzielone jest na dwa panele. W lewym wyświetlana jest lista grup kontrahentów o strukturze wielopoziomowej, odzwierciedlonej w postaci „drzewa”. W prawym – lista kontrahentów należących do grupy wskazanej w lewym panelu.

Dostępne są następujące przyciski:

[Pokazuj także elementy] - przełącznik. Jeśli jest wciśnięty, w lewym panelu oprócz grup wyświetlane są również kontrahenci należący do poszczególnych grup.

[Pokazuj elementy z podgrup] - przełącznik. Jeśli jest wciśnięty, w prawym panelu oprócz kontrahentów z grupy wyświetlani są również kontrahenci znajdujący się w podgrupach.

[Pokazuj także grupy] - przełącznik. Jeśli jest wciśnięty, w prawym panelu oprócz kontrahentów wyświetlane są również grupy należące do tej wskazanej w lewym panelu.

[O jeden poziom do góry] - naciśnięcie spowoduje wyświetlenie listy kontrahentów należących do grupy, która jest na wyższym poziomie struktury grup. Przycisk nieaktywny, jeśli wybrano grupę główną.

[Dodaj grupę] - dodaje grupę kontrahentów należącą do wskazanej w lewym panelu. Naciśnięcie spowoduje wyświetlenie okna wzorca kontrahenta, w którym należy wpisać nazwę tworzonej grupy. Każda grupa ma swój wzorzec kontrahenta, czyli zestaw domyślnych danych, przypisywanych nowo tworzonemu kontrahentowi należącemu do tej grupy. Wzorzec omówiono szczegółowo w kolejnym punkcie.

[Dodaj] - otwiera okno z kartą nowego kontrahenta.

[Usuń] - usuwa kartę kontrahenta (po potwierdzeniu). Kontrahent może być usunięty, jeśli nie zarejestrowano z nim żadnych transakcji.

Standardowo na liście nie są wyświetlani kontrahenci oznaczeni jako: Archiwalni. Można dołączyć ich do listy wybierając opcję: Archiwalne.

Na liście kontrahentów w obszarze filtra został dodany przycisk Kontrahent Główny wraz z kontrolką wyświetlająca akronim wybranego kontrahenta. Przycisk ten wywołuje listę kontrahentów z możliwością wyboru jednego rekordu. Po jego wybraniu lista zawęża się do tych kontrahentów którzy przypisani są do wybranego kontrahenta głównego

Na liście kontrahentów działa lokator, czyli ustawianie kursora przy pomocy ciągu znaków wpisanego z klawiatury. Wpisany ciąg jest wyświetlany pod opisem kolumny, na której działa. W trybie Grupy, lokator działa na kolumnie: Akronim. Prawy przycisk myszy na nagłówku kolumny otwiera pomocnicze okno, z którego można wybrać znak „_” zastępujący dowolny znak, „%” zastępujący dowolny ciąg znaków lub znak spacji, niemożliwy do wpisania z klawiatury.

Uwaga

Działanie lokatora jest zależne od ustawienia parametru: Używaj lokatora ograniczającego, ustawianego indywidualnie dla każdego operatora. Standardowe działanie polega na ustawianiu kursora na pierwszej linii zaczynającej się od wprowadzonego ciągu znaków. Lokator ograniczający działa jak filtr, czyli wyświetlane są tylko te linie, które zaczynają się od zadanego ciągu.

Kontrahenci, zakładki: Według Akronimu/Według NIP-u

W tych trybach nie jest wyświetlana lista grup i nie są dostępne funkcje dotyczące grup. Oba tryby różnią się wyłącznie kolejnością wyświetlania kontrahentów oraz kolumną, na której działa lokator.

Na zakładce Wg NIP-u znajduje się lokator dla prefiksu NIP oraz dla numeru NIP. Lokator dla prefiksu NIP zostanie wstawiony, jeśli na otwartej zakładce, w pierwszej kolejności zostaną wprowadzone (z klawiatury) litery. Wprowadzenie cyfr spowoduje umieszczenie lokatora na kolumnie z numerem NIP. Lokator działający na numerze NIP ignoruje znaki rozdzielające, wystarczy więc wprowadzenie samych cyfr.

Kontrahenci, zakładka: Według akwizytora

W tym trybie wyświetlani są kontrahenci, do których przypisano wybranego akwizytora. Akwizytor może być wybrany z listy kontrahentów otwieranej przyciskiem: lub z listy pracowników, otwieranej poprzez wybór odpowiedniej opcji z menu rozwijanego strzałką umieszczoną obok przycisku.

W tym trybie dostępne są dodatkowe przyciski:

[Dodaj do obsługiwanych] - otwiera listę kontrahentów na zakładce Znajdź (opis poniżej). Wybranie kontrahenta z listy spowoduje przypisanie do niego wybranego akwizytora (zmianę w karcie kontrahenta) i dołączenie go do wyświetlanej listy.

[Skasuj z obsługiwanych] - usuwa przypisanie akwizytora do kontrahenta (zmiana w karcie kontrahenta) i usuwa kontrahenta z wyświetlanej listy.

Kontrahenci, zakładka: Według rejonów

Na zakładce listy kontrahentów według rejonów możliwe będzie zdefiniowanie wielopoziomowej struktury rejonów handlowych. W lewym panelu prezentowane będzie drzewo zdefiniowanych w systemie rejonów, natomiast w prawym panelu prezentowana będzie lista tych kontrahentów, którzy należą do rejonu wskazanego w lewym panelu.

Po zaznaczeniu parametru „Wyświetl opiekuna” na liście kontrahentów pojawi się dodatkowa kolumna: Opiekun. W oknie możliwe również będzie wyfiltrowanie tych kontrahentów, którzy mają przypisanego opiekuna.

Dla zdefiniowanych rejonów dostępne są następujące opcje w menu kontekstowym:

Za pomocą przycisku [Dodaj rejon] można zdefiniować nowe rejony.

W oknie Rejon na zakładce Ogólne należy podać nazwę rejonu a także można przypisać opiekuna głównego z listy pracowników.

W oknie Rejon na zakładce Opiekunowie istnieje możliwość przypisania kilku opiekunów do danego rejonu z listy pracowników. Wyróżnia się trzy rodzaje Opiekuna:

Główny – może być tylko jeden taki opiekun przypisany do rejonu, nie można go odłączyć z rejonu, na zakładce Opiekunowie wyróżnia się poprzez pogrubioną czcionkę.

Czasowy – może być kilku opiekunów czasowych przypisanych do rejonu, można na nim określić okres od kiedy do kiedy pełni rolę opiekuna rejonu.

Nieczasowy – może być kilku opiekunów nieczasowych przypisanych do rejonu, jest to opiekun, który nie ma zaznaczonego parametru: główny oraz czasowy.

Na zakładce Opiekunowie znajdują się następujące przyciski:

[Przypisz opiekuna] – za pomocą tej opcji istnieje możliwość przypisania Opiekuna do rejonu z listy pracowników.

[Podgląd] – za pomocą tej opcji istnieje możliwość edycji Opiekuna przypisanego do rejonu.

[Odepnij opiekuna] – za pomocą tej opcji istnieje możliwość odłączenia Opiekuna od rejonu.

Przyklad

Jan Kowalski został przypisany do rejonu wielkopolskie bez określenia terminów

- nie można go przypisać po raz drugi do listy opiekunów rejonu wielkopolskie

- można wyedytować powiązanie pracownika z rejonem i zaznaczyć parametr: Czasowy i ustawić okres – po tej operacji będzie można go ponownie dodać do listy opiekunów

- można go przypisać do karty innego rejonu

2) Jan Kowalski został przypisany do rejonu wielkopolskie na okres 2011-10-01 do 2011-10-31

- można go przypisać do listy opiekunów jako opiekuna w dowolnym okresie

- można go przypisać jako opiekuna nieczasowego – i od tego momentu nie można Jana Kowalskiego dodawać jako opiekuna czasowego

- można wyedytować kartę przypisania opiekuna i ustawić go jako nieczasowego

- można go przypisać do karty innego rejonu

W oknie Rejon na zakładce Kody pocztowe wyświetla się lista kodów pocztowych przypisanych do danego rejonu. Na zakładce znajdują się następujące przyciski:

[Przypisz] – za pomocą tej opcji istnieje możliwość przypisania kodu pocztowego do rejonu.

[Odepnij] – za pomocą tej opcji istnieje możliwość odłączenia kodu pocztowego od rejonu. Przycisk jest nieaktywny, gdy dla danego rejonu kod pocztowy jest domyślny.

W oknie Rejon na zakładce Atrybuty istnieje możliwość dodania atrybutu, natomiast na zakładce Załączniki istnieje możliwość dodania dowolnego załącznika do danego okna.

Kontrahenci, zakładka: Znajdź

Zakładka: Znajdź/Ogólne

Na tej zakładce można podać wiele parametrów filtrowania listy. NIP może być wpisany bez znaków rozdzielających, są one ignorowane. Jako parametr filtrowania może być użyte imię lub nazwisko osoby reprezentującej kontrahenta.

Podobnie działa wyszukiwanie po numerze telefonu. Telefon może być wpisany bez znaków rozdzielających typu: spacja, myślnik, nawias okrągły lub z tymi znakami.

Istnieje również możliwość wyszukiwanie rekordów wg rodzaju i aktualności zgód. Odnajdywane są wówczas rekordy, które w danym dniu mają przypisane aktywne zgody o wskazanym rodzaju.

Na zakładce Użytkownik ma możliwość zastosowania obowiązkowego filtra dla kontrahentów. Filtr zawęża listę znalezionych kontrahentów wg kryteriów określonych w filtrze obowiązkowym.

Jako kryterium istnieje możliwość wyboru prefiksu kraju lub opcji „Dowolny”, wówczas wszystkie kraje będą brane pod uwagę.

Wyszukiwanie przebiega według adresów.

Przyklad

Istnieją dwa adresy kontrahenta - jeden „warszawski” a drugi „wrocławski”, przy czym pierwszy jest adresem aktualnym. Jeżeli w polu: Miasto, zostanie wpisane słowo: Wrocław, to kontrahent zostanie odnaleziony

.

Uwaga

System poszukuje wpisanego ciągu znaków, jako fragmentu całości umieszczonego dowolnie, np. wpisanie „Sp. z o. o.”, jako poszukiwanej nazwy, spowoduje odszukanie wszystkich kontrahentów, którzy mają takie określenie w nazwie. Wielkość liter nie jest uwzględniana.

Dostępne przyciski:

[Uwzględniaj brzmienie w filtrze] - włącza funkcję wyszukiwania po brzmieniu słów, zamiast po ciągu znaków. Umożliwia znalezienie firmy o akronimie „Marteks”, jeśli jako parametr filtrowania wpisano „Martex”.

[Znajdź kontrahentów] - należy nacisnąć po ustawieniu parametrów filtrowania, aby wyświetlić listę kontrahentów spełniających zadane warunki.

[Dodaj fakturę sprzedaży] – umożliwia wystawienie faktury sprzedaży dla kontrahenta. Po naciśnięciu przycisku: , zostanie rozwinięte menu, które umożliwia wygenerowanie również:

[Dodaj zamówienie na zakup] - tworzy nowe zamówienie zakupu do kontrahenta.

[Podgląd] – umożliwia podgląd zaznaczonego kontrahenta na liście znalezionych.

[Dołącz kontrahentów do kampanii CRM] – umożliwia dołączenie zaznaczonych na liście kontrahentów do wybranej kampanii CRM.

[Przeliczaj punkty lojalnościowe na budżety] – otwiera okno [Wylicz budżet rabatowy]

Pozostałe parametry:

Archiwalne: zaznaczenie spowoduje uwzględnianie kontrahentów oraz adresów archiwalnych w wynikach wyszukiwania.

Ile wyświetlać: po znalezieniu wskazanej ilości kontrahentów, wyszukiwanie zostanie przerwane i zostanie wyświetlony wynik. Wybranie małej liczby przyspiesza wyszukiwanie.

Pojedyncze adresy: zaznaczenie spowoduje, że kontrahent, który ma wiele adresów zostanie wyświetlony na liście raz. W przeciwnym przypadku kontrahent znajdzie się na liście tyle razy, ile ma różnych adresów.

Znaleziono: ilość kontrahentów spełniających zadane warunki. Nie większa, niż określona w polu: Ile wyświetlać.

Zakładka: Znajdź/Atrybuty

Zakładka Atrybuty służy wskazaniu kryteriów wyszukiwania w postaci atrybutów wykorzystywanych w module.

Po wskazaniu atrybutów, należy wybrać zakładkę Ogólne i rozpocząć proces wyszukiwania.

Na zakładce znajdują się funkcje:

[Zmień] - służy zmianie wartości dla danego atrybutu.

[Przywróć] - przywraca wartość atrybutu.

Uwaga

Na zakładce: Atrybuty, znajduje się lokator, który ułatwia wybranie atrybutów, stanowiących kryterium wyszukiwania

Zapamiętywanie zaznaczenia na liście kontrahentów po zmianach filtra

Na liście kontrahentów wprowadzone zostało działanie analogiczne jak na liście towarów, gdzie zaznaczenie rekordów jest zapamiętywane po zmianie filtrów. Dzieje się tak również dla tych pozycji listy, które na skutek filtrowania zostaną na liście ukryte.

Wskazówka

Zapamiętywanie jest osobno wykonywane na zakładce [Grupy] oraz na pozostałych zakładkach listy, poza [Znajdź]. Oznacza to, że po zaznaczeniu rekordów na zakładce [Grupy] i przejściu na kolejną zakładkę, nie będą na niej widoczne wcześniejsze zaznaczenia. Natomiast przechodzenie między zakładkami [Wg akronimu] i [Wg NIP-u] będzie pokazywało i pamiętało wszystkie wykonane na nich zaznaczenia.

Oznacza to, że wykonywanie operacji dla rekordów zaznaczonych na liście kontrahentów może być realizowane nie tylko dla tych, które są widoczne jako zaznaczone w momencie wykonywania operacji. Dotyczy to także seryjnych operacji dla zaznaczonych, które są wykonywane na innych obiektach. Np. polecenie Dodaj listę przy dodawaniu kontrahentów do promocji, które wywołuje listę kontrahentów w trybie wyboru.

Aby mieć pewność, że nastąpiło odznaczenie wszystkich rekordów na liście, można skorzystać z nowego polecenia w menu kontekstowym listy towarów Odznacz wszystkie.

Usunięcie zaznaczenia wszystkich rekordów wykonuje się też automatycznie po zamknięciu listy towarów.

Karta kontrahenta

Funkcje wspólne dla okna: Karta Kontrahenta

W oknie znajdują się przyciski, które funkcjonują na wszystkich zakładkach:

[Historia] – przycisk otwiera okno z informacją odnośnie Operatora i daty kiedy karta kontrahenta została utworzona, dodatkowo prezentowana jest informacja odnośnie ostatniej modyfikacji karty.

[Sprawdź NIP kontrahenta w GUS] – funkcjonalność pozwalająca, na podstawie wprowadzonego numeru NIP, zweryfikować nazwę kontrahenta, jego dane adresowe, Telefon, Fax, E-mail, URL oraz inne udostępnione informacje związane z działalnością podmiotu takie jak data powstania czy numer PKD. Jako wzorzec służy Krajowy rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej REGON prowadzony przez GUS. Możliwe jest pobranie tylko części danych, to znaczy tych, które są wykazywane także w Systemie Comarch ERP XL. Dodatkowo użytkownik może poszczególne dane edytować już z poziomu okna pobierania danych z bazy REGON.

Za pomocą przycisku: [Przenieś dane na formularz] istnieje możliwość przeniesienia danych z widocznej tabeli do karty kontrahenta. W sytuacji, gdy na karcie dane już były wprowadzone, wówczas nastąpi ich aktualizacja, a dotychczasowy adres aktualny zostanie zarchiwizowany.

Uwaga

Pobieranie danych z GUS dostępne jest tylko dla programów na gwarancji.

[Sprawdź status podmiotu w VAT] – funkcja umożliwiająca akcję odpytania portalu podatkowego, czy kontrahent z danym numerem NIP jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Wynik sprawdzenie zostanie wyświetlona na ekranie. Wynik kontroli można wydrukować. Przycisk wywołuje również sprawdzenie podmiotu na tzw. białej liście i pobiera również listę jego zgłoszonych rachunków bankowych.

Opcja kontroli statusu podatnika w VAT dostępna jest również na dokumentach. Jeśli dokument handlowy jest oznaczony jako transakcja wewnątrzwspólnotowa, wtedy ten przycisk będzie wywoływał akcję sprawdzania podatnika w bazie VIES.

Każdorazowa weryfikacja statusu kontrahenta jest zapisywana w bazie danych w powiązaniu z adresem kontrahenta. Odpowiedni wpis można odszukać otwierając Adres kontrahenta na zakładce Księgowe. Na liście znajduje się również odpowiedni wydruk.

Jeśli w bazie jest zapisany obecny status podatnika (wg daty systemowej), to jest on również widoczny na zakładce Kontrahent otwartego Dokumentu.

Istnieje również możliwość automatycznej weryfikacji statusu podatnika. W tym celu należy w Konfiguracji systemu na zakładce Księgowość/Parametry 2 zaznaczyć parametr „Automatycznie sprawdzaj ststus kontrahenta w VAT”.

Po jego zaznaczeniu, system podczas wystawiania nowego dokumentu handlowego będzie sam sprawdzał, czy kontrahent posiada odpowiednie wpisy w bazie VAT/VIES i alarmował o ewentualnych nieprawidłowościach.

Automatycznej weryfikacji na portalu podatkowym MF podlegają:

Z kolei automatycznej weryfikacji w systemie VIES podlegają:

Podczas wystawiania któregoś z wyżej wymienionych dokumentów, system Comarch ERP XL sprawdza w bazie portalu podatkowego MF lub VIES, czy dany kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Weryfikacja odbywa się w tle, podczas uzupełniania pól dokumentu i jeśli weryfikacja wypadnie pozytywnie nie jest zwracany żaden komunikat. Dzięki takiemu zachowaniu nie powinno dojść do wydłużenia czasu wystawiania dokumentu z powodu dodatkowych czynności kontrolnych.

Wskazówka

Ministerstwo Finansów nie udostępniło dedykowanego interfejsu do weryfikacji statusu podatnika. Systemy Comarch ERP korzystają z rozwiązania symulującego ręczne wpisanie NIPu na stronie Portalu Podatkowego. Ze względu na coraz większą ilość programów bazujących na tym rozwiązaniu, może dojść do znacznego obciążenia serwerów MF i w konsekwencji do wydłużenia czasu oczekiwania na odpowiedź Portalu podatkowego.

W przypadku gdy podczas kontroli w VAT/VIES zostanie stwierdzone, że kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym jego akronim na dokumencie zostanie podświetlony na żółto. Ponadto podczas zapisu dokumentu zostaje wyświetlony dodatkowy komunikat z ostrzeżeniem.

Karta kontrahenta, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się pola:

Akronim: skrócona nazwa kontrahenta (do 20 znaków). Podstawowy parametr wyszukiwania i identyfikacji kontrahenta. Powinien zawierać najczęściej używaną, skróconą, łatwą do zapamiętania nazwę. Akronim ma charakter hasła skojarzonego z kontrahentem i musi być unikalny. Nie zaleca się używania kolejnych numerów jako akronimów.

Maska: wzorzec akronimu kontrahenta. Jeśli jest zdefiniowana we wzorcu karty kontrahenta, to możliwe będzie wprowadzenie akronimu tylko zgodnego z maską. Znak „#” oznacza cyfrę, znak „?” – literę, np. jeśli akronimy mają być numeryczne, dziewięciocyfrowe, z grupami cyfr rozdzielonymi dwoma separatorami, to maska będzie wyglądać tak: @K###-###-###K 116688 „K” – znak początku i końca maski alfanumerycznej).

Karta, Typ: numer i typ karty klienta. Klient może być identyfikowany na podstawie karty, np. magnetycznej. Może to być karta własna lub obca. Można zapisać numer karty o długości do 13 znaków. Typ jest wybierany z listy zdefiniowanej w konfiguracji.

Nazwa: składa się z 3 segmentów o długości 50 znaków każdy. Ich wypełnienie nie jest kontrolowane przy dodawaniu kontrahenta, pierwsza linia nazwy musi jednak być wypełniona, aby można było zatwierdzić fakturę sprzedaży.

Kraj: prefiks kraju siedziby kontrahenta, wybierany z predefiniowanej, niedostępnej do edycji listy.

Uwaga

Aktualnie przy zakładaniu karty kontrahenta, po wybraniu kodu kraju GB, na zakładce [Księgowe] automatycznie ustawi się Typ kontrahenta jako pozaunijny.

Kod: kod pocztowy miasta kontrahenta.

Adres: podstawowy adres kontrahenta. Do kontrahenta można przypisać wiele adresów o różnym statusie (zakładka: Adresy). Pole: Miasto, musi być wypełnione, aby można było zatwierdzić fakturę sprzedaży. Jeśli kod kraju adresu jest inny niż PL, zamiast pól: Województwo, Powiat, Gmina występują pola Region A, Region B, Region C, w które można wpisać dowolne ciągi znaków. Natomiast w przypadku kodu kraju PL, nie ma możliwości wpisania innej nazwy województwa niż nazwy dostępne z rozwijanej listy. Jeśli dla wybranego kodu pocztowego zostały uzupełnione dane wówczas domyślnie po wpisaniu kodu pocztowego na nowej karcie kontrahenta zostają wypełnione pola: Miasto, Województwo, Powiat, Gmina. Do nazw gmin miejskich dodano człon: (m.), np. zamiast Kraków jest Kraków (m.). Dopisywanie dotyczy tych rekordów, w których nazwa gminy jest zgodna z nazwą miasta. Zmiana istotna dla poprawnego działania raportów w BI.

Obok pola ulica znajduje się przycisk [Pokaż na mapie] . Z listy rozwijalnej obok przycisku dostępne są dwie opcje: Pokaż na mapie oraz pokaż trasę (Google maps), po przyciśnięciu których uruchomiona zostanie przeglądarka stron WWW.

Uwaga

Po zmianie lub wprowadzaniu nowego kodu pocztowego – w sytuacji, gdy zostały zdefiniowane rejony - pojawia się pytanie: Czy zaktualizować przypisanie kontrahenta do rejonów?:

- Możliwe do wybrania będą do dwie opcje: Wszystkie obecnie przypisane rejony zostaną odpięte oraz Wszystkie rejony z nowego kodu pocztowego zostaną przypięte,

- jeśli zaznaczony jest przynajmniej jeden check i wybrany przycisk Wykonaj - zostaną wykonane zaznaczone akcje,

- jeśli wybrany zostanie przycisk Anuluj - żadna akcja nie zostanie wykonana.

W sytuacji, kiedy kod pocztowy nie jest wprowadzony na karcie kontrahenta (kod pocztowy 00-000), jedynie wypełnione jest miasto, wówczas po wpisaniu kodu pocztowego system wyszukuje kod pocztowy na liście kodów. Jeśli zostanie znaleziony kod, uruchamia się proces zmiany miasta i aktualizacji rejonu. Jeśli kod nie zostanie znaleziony, miasto pozostawić niezmienione.

W sytuacji, kiedy na karcie kontrahenta jest wypełniony zarówno kod pocztowy i miasto, po wpisaniu kodu pocztowego system wyszukuje kod pocztowy na liście kodów. Jeśli zostanie znaleziony kod, uruchomia się proces zmiany miasta i aktualizacji rejonu. Jeśli kod nie zostanie znaleziony, miasto zostaje wyzerowane.

W sytuacji, kiedy na karcie kontrahenta nie jest wypełniony ani kod pocztowy ani miasto, wówczas po wpisaniu kodu pocztowego system wyszukuje kod pocztowy na liście kodów. Jeśli zostanie znaleziony kod, uruchomia się proces zmiany miasta i aktualizacji rejonu. Jeśli kod nie zostanie znaleziony, system zapamiętuje sam kod, a pole miasto zostaje puste.

GLN: Globalny Numer Lokalizacyjny w systemie EAN/UCC. Numer jest zbudowany według struktury EAN/UCC-13, czyli składa się z 13 znaków. 12 z nich jest dostępne do edycji (pierwsze 3 są prefiksem kraju). Trzynasty znak jest kontrolny i jest tylko wyświetlany (obok).

Uwaga

W Systemie wprowadzona jest kontrola unikalności numerów GLN. Numer GLN jest sprawdzany w momencie zapisu karty kontrahenta, jeżeli pole przeznaczone na numer GLN jest wypełnione oraz w momencie zapisu adresu dodanego/modyfikowanego z poziomu zakładki Adresy z karty kontrahenta. W efekcie pojawi się komunikat, iż wprowadzony numer GLN już istnieje.

NIP: W sekcji NIP znajdują się:

Prefiks NIP – wskazuje kraj kontrahenta.

Numer NIP – będzie wyświetlany i drukowany w postaci wpisanej w polu edycji (13 znaków dla kontrahenta krajowego i maksymalnie do 20 znaków w przypadku, gdy kontrahent jest inny niż krajowy). System przechowuje go jednak dodatkowo w postaci pozbawionej znaków rozdzielających, co umożliwia wyszukiwanie niezależne od formatu, w jakim NIP został wprowadzony. NIP może zawierać jedynie cyfry i znaki rozdzielające. W innym przypadku zapisanie danych kontrahenta jest niemożliwe. Rejestrowanie kontrahentów o jednakowych numerach NIP jest dozwolone, wymaga jednak dodatkowego potwierdzenia, gdyż system wyświetli przy tym stosowne ostrzeżenie.

Wydłużenie pola NIP - Modyfikacja kontroli numeru NIP

Z uwagi na fakt, że nie każdy kontrahent krajowy musi posługiwać się przedrostkiem ‘PL’, kontrola poprawności wprowadzanego numeru ma miejsce w przypadku wyboru prefiksu ‘PL’ lub braku tegoż prefiksu. W związku z potrzebą wydłużenia numeru NIP dla kontrahentów nie krajowych, tzn. takich którzy korzystają z jakiegoś innego prefiksu (innego od ‘PL’), ale również takich, którzy go nie ustalają, obecne działanie zostało zmienione tzn. nie może być blokowane wpisanie dłuższego numeru NIP w przypadku, gdy prefiks nie został wybrany. Dlatego zmieniona została podstawa stanowiąca, czy kontrola poprawności numeru NIP ma mieć miejsce czy nie. Nie ma obecnie kontroli w oparciu o prefiks przy numerze NIP, na rzecz typu kontrahenta.

Jeżeli kontrahent ma wybrany typ Krajowy, wówczas kontrolowana jest poprawność numeru NIP. Natomiast, jeżeli kontrahent ma wybrany typ Unijny lub Pozaunijny (nie Krajowy), wówczas nie ma miejsca kontrola numeru NIP (bez względu na prefiks przy numerze NIP). Kontrolę poprawności numeru NIP dla przedrostków PL można wyłączyć po odznaczeniu parametru Sprawdzaj poprawność NIP w ścieżce Konfiguracja/Sprzedaż/Parametry2.

W przypadku, gdy typ kontrahenta jest inny niż Krajowy, wówczas istnieje możliwość wprowadzenia wydłużonego numeru NIP, tj. maksymalnie 20 dowolnych znaków (cyfry, litery, spacja, myślnik, kropka, ukośnik, inne).

W przypadku NIP’u kontrahenta w module Detal do tej pory kontrola polegała na weryfikacji obecności odpowiedniej ilości cyfr i myślników. Obecnie w przypadku tej funkcjonalności udostępniona została możliwość wprowadzenia większej ilości znaków, a dotychczasowa kontrola (ostrzeżenie) została zachowana, lecz możliwa do zignorowania. Kontrolę poprawności numeru NIP dla kontrahentów krajowych można wyłączyć po odznaczeniu parametru Sprawdzaj poprawność NIP w ścieżce Konfiguracja/Sprzedaż/Parametry2.

Weryfikacja przy wprowadzaniu numeru NIP jest obecnie w oparciu o typ kontrahenta, którego dany adres dotyczy. Jeżeli kontrahent, związany z danym adresem ma ustawiony typ inny niż: Krajowy, wówczas jest możliwość wprowadzenia maksymalnie 20 dowolnych znaków dla numeru NIP. Kontrolę poprawności numeru dla kontrahentów o typie Krajowy można wyłączyć po odznaczeniu parametru Sprawdzaj poprawność NIP w ścieżce Konfiguracja/Sprzedaż/Parametry2.

Na pieczątce firmy analogicznie, umożliwione zostało wprowadzenie wydłużonego numeru NIP, czyli maksymalnie 20 znaków dla kontrahenta innego niż Krajowy. Kontrolę poprawności numeru NIP dla pieczątki firmy krajowej można wyłączyć po odznaczeniu parametru Sprawdzaj poprawność NIP w ścieżce Konfiguracja/Sprzedaż/Parametry2.

Do tej pory kontrola NIP’u pracownika polegała jedynie na weryfikacji obecności odpowiedniej ilości cyfr i myślników, bez konkretnego formatu czy sprawdzenia unikalności. W związku z powyższym w przypadku tej funkcjonalności udostępniona została możliwość wprowadzenia większej ilości znaków, tj. jak w przypadku NIP’u nie PL, lecz dotychczasowa kontrola (ostrzeżenie) została zachowana. Dla NIP PL kontrolę poprawności numeru NIP można wyłączyć po odznaczeniu parametru Sprawdzaj poprawność NIP w ścieżce Konfiguracja/Sprzedaż/Parametry2.

Rodzaj kontrahenta – możliwość wyboru rodzaju kontrahenta z listy zdefiniowanej w słowniku kategorii. Podczas dodawania kontrahenta na dokument (FZ, PZ, FRR, FAI, FWS, FWZ, FS, FW, WZ, PA, WKA, PKA, RW, PW, FSE, WZE) będzie kontrolowana zgodność rodzaju kontrahenta określona w definicji dokumentu w danym centrum struktury firmy.

Dostawca, Odbiorca: parametry kategoryzacji kontrahentów. Zaznaczenie przy dodawaniu nowego kontrahenta spowoduje automatyczne założenie odpowiedniego konta analitycznego dla rozrachunków, pod warunkiem, że w konfiguracji określono konta syntetyczne dla rozrachunków z odbiorcami i dostawcami (System -> Konfiguracja -> Księgowe -> Konta kontrahentów). W przypadku zaznaczenia w konfiguracji parametru: Oddzielne listy dostawców i odbiorców, musi zostać zaznaczony co najmniej jeden z tych parametrów. Kontrahent może jednocześnie należeć do kategorii dostawców i odbiorców. W tym obszarze wprowadzony jest warunek: co najmniej jeden z powyżej wymienionych parametrów musi być zaznaczony. Np. Jeżeli zaznaczony jest tylko: Odbiorca, to parametr: Odbiorca jest nieaktywny i odwrotnie.

Akwizytor, Spedytor: dodatkowe parametry kategoryzacji kontrahentów. Dla kontrahenta typu: Akwizytor, dostępny jest do edycji procent jego prowizji. Wyróżnienie kontrahentów typu: Spedytor ma zastosowanie w obsłudze wysyłek towaru.

E-mail

jeśli adres e-mail kontrahenta jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Wyślij wiadomość]. Jego naciśnięcie spowoduje utworzenie nowej wiadomości w domyślnym programie obsługi poczty (istnieje możliwość wyboru programu pocztowego, z którego korzysta system).Na liście kontrahentów e-mail wyświetlany jest w postaci łącza. Kliknięcie w łącze otwiera okno wiadomości z ustawionym adresem e-mail.

URL: adres strony internetowej kontrahenta. Jeśli jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Zobacz stronę]. Jego naciśnięcie spowoduje uruchomienie domyślnej przeglądarki i próbę wyświetlenia strony o podanym adresie.

Rejon: główny rejon do którego przypisany jest kontrahent. Po naciśnięciu przycisku wyświetla się lista rejonów. Jeśli operator wybierze rejon z listy, wówczas kontrahent jest odpinany od rejonu do którego był wcześniej przypisany, natomiast nowo wybrany rejon ustawiony jest jako domyślny.

Archiwalny: zaznaczenie spowoduje, że nie będzie możliwe wystawienie żadnego dokumentu dla tego kontrahenta. Przy wybieraniu kontrahenta z poziomu dokumentu, kontrahenci archiwalni nie są widoczni. Ponadto kontrahent z zaznaczonym parametrem: Archiwalny, nie będzie mógł zalogować się do modułu: Pulpit Kontrahenta.

Adres nieaktualny: parametr informacyjny, do wykorzystania przy wysyłaniu korespondencji seryjnej. Jego ustawienie nie ma konsekwencji w działaniu systemu.

Wstrzymano transakcje: zaznaczenie spowoduje, że nie będzie możliwe wystawienie żadnego dokumentu sprzedaży dla tego kontrahenta, ani zarejestrowanie zamówienia od niego. Akronim takiego kontrahenta jest wyróżniony czerwonym kolorem na liście.

Uwaga

W HF1 do wersji 2024.0 wprowadzone zostały kontrolki typu "unicode" na karcie kontrahenta oraz adresie kontrahenta w polach: Nazwa, Adres, Miasto, Powiat, Gmina.

 

Karta kontrahenta, zakładka: Handlowe

Na zakładce znajdują się parametry:

Handlowe:

Uwaga

Określanie priorytetów będzie możliwe tylko dla operatora, który ma uprawnienia do zmiany priorytetów rezerwacji (moduł: Administrator, okno: Operator, zakładka: Parametry/Ogólne, parametr: Zmiana priorytetów rezerwacji).

Karta - data ważności, numer - rodzaj, data ważności i numer karty kredytowej kontrahenta. Rodzaj jest wybierany z listy (słownik: Karty kredytowe). Listę tą można rozszerzać z poziomu karty kontrahenta; wpisanie nazwy karty, której nie ma na liście, spowoduje wyświetlenie pytania, czy dodać nowy typ do listy. Numer karty wpisywany jest bez znaków rozdzielających i może zawierać do 16 znaków.

Domyślny dokument z ZS –po rozwinięciu listy można zdefiniować domyślny dokument, który ma być generowany z dokumentu ZS na danym kontrahencie. Z listy można wybrać dokumenty FS, FSE, PA, WZ, WZE.

Domyślnie na karcie kontrahenta zdefiniowana jest opcja <brak>. Możliwe jest dokonanie zmiany dokumentu domyślnego dla kontrahenta bądź rezygnacja poprzez wybór opcji <brak>.

Domyślny dokument z ZZ- po rozwinięciu listy można zdefiniować domyślny dokument, który ma być generowany z dokumentu ZZ na danym kontrahencie. Z listy można wybrać dokumenty FZ, FAI, FRR, PZ, PZI .

Domyślnie na karcie kontrahenta zdefiniowana jest opcja <brak>. Możliwe jest dokonanie zmiany dokumentu domyślnego dla kontrahenta bądź rezygnacja poprzez wybór opcji <brak>.

Opiekunowie – w tabeli wyświetla się lista opiekunów przypisanych do rejonu, do którego dany kontrahent jest przypisany. Za pomocą przycisku możliwe jest przypisanie opiekuna czasowego z listy pracowników bezpośrednio do karty kontrahenta i określenie przedziału czasowego na jaki ma on być aktywny.

Pojedyncze dokumenty do zamówień – zaznaczenie parametru spowoduje zmianę sposobu generowania dokumentów z zamówień wystawionych na tego kontrahenta w ten sposób, że przy generowaniu dokumentów do wielu zamówień, do każdego zamówienia powstanie osobna para dokumentów (handlowy + magazynowy). Parametr dotyczy tworzenia dokumentów zarówno po stronie zakupu jak i po stronie sprzedaży.

Formy płatności - formę i termin płatności można określić osobno dla 2 rodzajów transakcji z kontrahentem: sprzedaży i zakupu. Warunki płatności są domyślnie przypisywane do dokumentów sprzedaży i zakupu. Maksymalny termin płatności jaki można wprowadzić wynosi 9999 dni.

Kaucje – w tej części określa się dane, które zostaną przeniesione na dokument kaucji, wydawany dla kontrahenta:

Termin rozliczenia – określa termin rozliczenia dokumentu kaucji wydanego dla kontrahenta. Jest to termin, po upływie którego kaucje muszą zostać zwrócone lub zafakturowane.

Płatność – zaznaczenie spowoduje, że dokument kaucji, wystawiany dla kontrahenta, będzie generował płatność.

Płatnik – w tej części następuje wybór płatnika kontrahenta. Domyślnie, w to pole zostanie wprowadzony kontrahent bieżący, jednak możliwe jest zdefiniowanie dla kontrahenta innego płatnika. Wybór płatnika następuje po naciśnięciu przycisku: [Wybór z listy] i wybraniu, z otworzonej w ten sposób listy, odpowiedniego kontrahenta. Pole płatnik jest nieaktywne jeżeli dany kontrahent jest już płatnikiem dla innego kontrahenta.

Po rozwinięciu listy obok przycisku Płatnik istnieje możliwość wyboru: Płatnik z listy kontrahentów, Płatnik z listy banków, Płatnik z listy urzędów, Płatnik z listy pracowników, Przypisz centralę jako płatnika.

Wybór opcji „Przypisz centralę jako płatnika” powoduje, że dla Kontrahenta w polu Płatnik zostanie wybrany Kontrahent będący jego centralą. Jeżeli dany Kontrahent nie ma wybranej centrali (sam jest centralą) to jako płatnik zostanie wybrany ten Kontrahent, z poziomu którego została uruchomiona opcja.

Forma i termin płatności oraz limit kredytowy z karty – zależnie od wskazania podmiotu, na dokument wystawiany dla kontrahenta przenoszone będą forma i termin płatności, zdefiniowane:

na karcie edytowanego kontrahenta – jeżeli zostanie zaznaczona opcja: kontrahenta

na karcie edytowanego płatnika – jeżeli zostanie zaznaczona opcja: płatnika. Więcej informacji o płatniku znajduje się w rozdziale: Płatnik na dokumentach.

Karta kontrahenta, zakładka: Limity kredytowe

Istnieje możliwość dodania wielu limitów kredytowych dla Kontrahenta.

Kredyt - jeśli saldo należności od kontrahenta przekroczy ustalony limit, to przy próbie zarejestrowania transakcji (potwierdzenia dokumentu sprzedaży) sprzedaży system zareaguje stosownie do uprawnień Użytkownika, a ściślej do ustawień w definicji dokumentu: uniemożliwi zarejestrowanie transakcji lub wyświetli ostrzeżenie (okno: Definicja dokumentu, zakładka: Ogólne). Uwzględniane są przy tym ustawienia w definicji dokumentu dla centrum struktury praw, do którego należy zalogowany operator. Do wyliczenia salda porównywanego z limitem uwzględniane są zobowiązania wobec kontrahenta oraz nierozliczone wpłaty. Operator może przydzielać kontrahentowi limit nie większy od wartości ustalonej indywidualnie dla każdego operatora w jego karcie (moduł: Administrator, okno: Operator, zakładka: Parametry).

Limity kredytowe

Limit nieograniczony - zaznaczenie tego pola oznacza, że limit kredytowy Kontrahenta jest nieograniczony.

Dozwolone przeterminowanie - parametr umożliwia kontrolę maksymalnego możliwego przeterminowania. Polega ona na tym, że jeśli pojawi się płatność przeterminowana o większą niż wskazano ilość dni, wtedy system zachowa się jak po przekroczeniu limitu kredytowego (parametru możliwi zarejestrowanie, ale uniemożliwi zatwierdzenie transakcji (lub wyświetli ostrzeżenie)).

Uwaga

Przy wyliczaniu kredytu przeterminowanego oprócz globalnej tolerancji terminu płatności (Konfiguracja/Sprzedaż/Formy płatności) również brane jest pod uwagę Dozwolone przeterminowanie z Kontrahenta (zakładka Limity kredytowe).

Sprawdź wykorzystanie limit u kontrahenta – przycisk otwiera okno: Wykorzystanie limitu kredytowego. Wszystkie informacje wyświetlane w oknie są niedostępne do edycji.

W oknie widoczne są następujące Kwoty:

Limitu - odzwierciedla kwotę udzielonego kredytu

Wykorzystana - odzwierciedla wykorzystaną kwotę kredytu. Jest obliczona następująco: kwota Limitu – kwota: Pozostaje do wykorzystania.

Pozostaje do wykorzystania - odzwierciedla kwotę kredytu możliwą do wykorzystania. Jeżeli kwota będzie ujemna, to zostanie wyświetlony czerwony wykrzyknik obok kwoty.

Dozwolona po terminie - odzwierciedla kwotę dozwoloną po terminie.

Przeterminowana - odzwierciedla kwotę przeterminowanych płatności. Jeżeli kwota przeterminowana będzie większa od kwoty dozwolonej po terminie, to obok tej kwoty jest wyświetlany czerwony wykrzyknik.

W Systemie dostępne są informacje związane z limitami udzielanymi bezpośrednio na dokumentach ZS. Na oknie wykorzystanie limitu kredytowego dodano sekcję Limit z dokumentów ZS. W sekcji tej prezentowany jest łączny limit z dokumentów ZS tego kontrahenta, który nie został jeszcze wykorzystany. Po wybraniu ikony lupy możliwe jest przejście bezpośrednio na listę Dokumentów ZS, na której prezentowane będą tylko te dokumenty, na których pozostaje jakakolwiek kwota limitu do wykorzystania. W dodatkowej kolumnie Pozostały limit prezentowana jest kwota limitu pozostającego do wykorzystania dla każdego dokumentu. Kolumna Pozostały limit dostępna jest standardowo na liście dokumentów ZS.

Grupa parametrów: W kwotach uwzględniono (wg definicji FS) jest przepisywana z ustawień parametrów z grupy: W limicie kredytowym uwzględniaj, z definicji dokumentu FS z zakładki: Ogólne. Parametry są niedostępne do edycji.

Przyciski:

Dodaj – przycisk pozwala dodać limit kredytowy. Po jego naciśnięciu pojawia się okno:

Wszystkie pola zostały opisane powyżej. Dodatkowo po kliknięciu na przycisk Data od/ Data do zostanie wyświetlony kalendarz. Obok przycisku data do jest rozwijane menu z opcjami do wyboru: Wybierz z kalendarza, Brak ograniczenia. Opcja Brak ograniczenia oznacza, że dany limit jest bezterminowy.

Jeżeli zostanie dodany limit bezterminowy nie można dodać nowego limitu, dopóki nie zostanie wprowadzona konkretna data do.

Nie ma możliwości definiowania limitów, które obowiązują w tym samym okresie. Jeżeli Operator wybierze datę, która nakłada się z innym okresem zostanie wyświetlony komunikat: „Zdefiniowany okres jest niepoprawny”. Po zatwierdzeniu komunikatu zostanie przywrócona poprzednia wartość ostatnio zmienianej daty.

Przycisk „dodaj” jest aktywny tylko jeśli nie został zaznaczony parametr Limit nieograniczony dla tego Kontrahenta.

[Zmień] – przycisk jest aktywny jeżeli nie został zaznaczony parametr Limit nieograniczony dla tego Kontrahenta, na liście jest przynajmniej jeden limit kredytowy.

[Usuń] – przycisk jest aktywny jeżeli nie został zaznaczony parametr Limit nieograniczony dla tego Kontrahenta, na liście jest przynajmniej jeden limit kredytowy.

Oddziały

Przycisk Centrala z polem tekstowym – służy do określenia, który Kontrahent jest centralą edytowanego Kontrahenta. W polu tekstowym wyświetlany jest akronim Kontrahenta.

Odłącz od centrali - jego wybór powoduje odłączenie Kontrahenta od dotychczasowej centrali (Kontrahent staje się centralą, bez przypiętych oddziałów).

Tabela z listą Kontrahentów, z kolumnami:

W tabeli jest wyświetlana lista Kontrahentów, którzy są aktualnie przypisani do danej centrali.

Przypisz centralę jako płatnika – przycisk powoduje, że dla zaznaczonych na liście kontrahentów (oddziałów) jako Płatnik zostanie wybrany Kontrahent będący centralą. Jeżeli dany Kontrahent posiada już Płatnika, który jest centralą wówczas system pomija Go i przechodzi do kolejnego z zaznaczonych oddziałów.

[Sprawdź wykorzystanie limitu kontrahenta] – przycisk otwiera okno: Wykorzystanie limitu kredytowego, dla zaznaczonego oddziału.

[Zmień] – przycisk jest aktywny jeśli dany Kontrahent nie jest centralą, jest przynajmniej jeden oddział.

[Przyłącz oddział] – przycisk służy do przyłączania oddziałów do danej centrali. Przycisk jest aktywny jeśli dany Kontrahent jest centralą.

[Odłącz oddział] – przycisk służy do odłączania oddziałów od danej centrali. Przycisk jest aktywny jeśli dany Kontrahent jest oddziałem.

Rejestracja Kontrahenta wielooddziałowego

Definiowanie struktury kontrahenta wielooddziałowego polega na wskazaniu dla Kontrahenta (oddziału) innego Kontrahenta, który będzie Jego centralą lub wskazaniu dla Kontrahenta (centrali) innych Kontrahentów, którzy będą Jego oddziałami.

Po wybraniu Kontrahenta przyciskiem „Centrala” otwiera się lista Kontrahentów. Działanie systemu jest różne w zależności od miejsca edytowanego Kontrahenta w strukturze:

Jeżeli wybrany Kontrahent jest centralą wówczas zostaje wyświetlony komunikat: „Zostanie zmieniona centrala dla wybranego kontrahenta i wszystkich kontrahentów, którzy są jego oddziałami. Czy chcesz kontynuować?”, z opcjami do wyboru Tak, Nie. Po wyborze opcji Tak edytowany Kontrahent zostaje przypięty jako centrala. Po wyborze opcji Nie centrala nie zostaje zmieniona.

W przypadku jeżeli z listy Kontrahentów zostanie wybrany Kontrahent, który jest oddziałem przypiętym do innej centrali zostanie wyświetlony komunikat: „Wybrany kontrahent jest oddziałem i zostanie odłączony od dotychczasowej centrali. Czy chcesz kontynuować?”, z opcjami do wyboru Tak, Nie. Po wyborze Tak, w pole Centrala zostanie przypisany wybrany Kontrahent

Po wybraniu Kontrahenta przyciskiem „Przyłącz oddział” działanie systemu jest różne w zależności od miejsca edytowanego Kontrahenta w strukturze.

Jeżeli wybrany Kontrahent jest oddziałem (przypiętym do innej centrali), po wybraniu z listy Kontrahenta (który ma zostać oddziałem) zostaje wyświetlony komunikat: „Oddział zostanie odłączony od dotychczasowej centrali. Czy chcesz kontynuować?”, z opcjami do wyboru Tak, Nie. Po wyborze „Tak” wybrany Kontrahent zostaje odpięty od dotychczasowej centrali i przypięty do edytowanej. Po wybraniu „Nie” oddział nie zostaje podpięty pod tą centralę.

Jeżeli wybrany Kontrahent jest centralą po wybraniu z listy Kontrahenta zostaje wyświetlony komunikat: „Zostanie zmieniona centrala dla wybranego kontrahenta i wszystkich kontrahentów, którzy są jego oddziałami. Czy chcesz kontynuować?”, z opcjami do wyboru Tak, Nie. Po wyborze opcji Tak edytowany Kontrahent zostaje przypięty jako centrala. Po wyborze opcji Nie centrala nie zostaje zmieniona.

Dodatkowa kontrola limitu kredytu i limitu przeterminowanych płatności podczas generowania dokumentów z ZS

Wprowadzono dodatkową możliwość informowania o przekroczonym limicie kredytowym lub limicie przeterminowanych płatności już na etapie generowania dokumentu do zamówienia ZS. Informacja o przeterminowaniu będzie pojawiać się w momencie generowania dokumentu oraz w logu przed jego utworzeniem.

Uwaga

Warunkiem, aby taki komunikat pojawił się, jest ustawienie na formularzu Operatora odpowiednich parametrów, które odpowiadają za pojawianie się logów w programie. Na karcie Operatora na zakładce [Parametry] w sekcji Log systemowy należy wybrać opcję Wyświetlaj błędy, ostrzeżenia i informacje oraz odznaczyć parametr: Zamknij, gdy brak błędów.

Informacja o przekroczonym limicie pojawi przy generowaniu z zamówienia następujących dokumentów: FS, PA, WZ, FSE, WZE, WM, ZWM, o ile na definicji tych dokumentów zaznaczono w sekcji Zatwierdzanie dokumentów po przekroczeniu limitu kredytowego opcję Ostrzegaj lub Zablokuj. Bez względu na to czy zaznaczono opcję Ostrzegaj czy Zablokuj w logu pojawi się informacja (ostrzeżenie). Nie będzie możliwości zablokowania dokumentu przed jego wygenerowaniem. Pełna blokada pojawi się w momencie zatwierdzania dokumentu.

Wykorzystanie limitu kredytowego

Wykorzystanie limitu kredytowego dla Kontrahenta, który jest centralą obliczane jest następująco:

Obliczanie wykorzystania limitu kredytowego dla centrali odbywa się na ogólnych zasadach (jak w przypadku oddziału) z tą różnicą, że jeśli zaznaczony jest parametr Saldo kontrahenta głównego (na definicji dokumentu) nie są brane pod uwagę płatności do dokumentów, na których centrala jest Kontrahentem głównym oraz centrala jest płatnikiem lub oddział tej centrali jest płatnikiem.

Obliczanie wykorzystania limitu kredytowego dla każdego oddziału, który jest podpięty do tej centrali odbywa się na ogólnych zasadach z tą różnicą, że jeśli zaznaczony jest parametr Saldo kontrahenta głównego (na definicji dokumentu) nie są brane pod uwagę płatności do dokumentów, na których dany oddział jest kontrahentem głównym oraz oddział jest płatnikiem lub centrala tego oddziału jest płatnikiem.

Obliczone wykorzystanie limitów dla centrali i poszczególnych oddziałów zostaje zsumowane, powstała suma będzie wykorzystaniem limitu kredytowego dla centrali.

Jeżeli Kontrahent jest centralą podczas sprawdzania limitu kredytowego system pobiera odpowiedni limit kredytowy, oblicza wykorzystanie limitu kredytowego zgodnie z powyższym opisem a następnie porównuje obie kwoty i w zależności od ustawienia parametru: Zatwierdzanie dokumentów po przekroczeniu limitu kredytowego, na definicji dokumentu, wykonuje odpowiednią akcję: Zezwalaj/ Ostrzegaj/ Zablokuj.

Jeżeli Kontrahent jest oddziałem sprawdzanie limitu kredytowego odbywa się na ogólnych zasadach. W przypadku kiedy limit kredytowy został przekroczony a w definicji dokumentu został zaznaczony parametr: Zatwierdzanie dokumentów po przekroczeniu limitu kredytowego – zablokuj wystawianie dokumentu jest blokowane. Jeżeli limit kredytowy nie został przekroczony lub został przekroczony, ale w definicji dokumentu został zaznaczony parametr: Zatwierdzanie dokumentów po przekroczeniu limitu kredytowego – Zezwalaj/ Ostrzegaj wówczas sprawdzane jest czy Kontrahent ma wybraną centralę. Przy braku centrali dokument jest zatwierdzany. Jeśli Kontrahent ma wybraną centralę system sprawdza czy nie został przekroczony limit tej centrali.

Uwaga

Pola związane z kredytem terminowym wprowadzane są domyślnie dla nowego kontrahenta zgodnie z wartościami, zdefiniowanymi we wzorcu kontrahenta (grupy, do której należy kontrahent) oraz od wartości, zdefiniowanej dla operatora (okno: Operator, zakładka: Parametry/Uprawnienia).

Karta kontrahenta, zakładka: Rozliczenia

Na zakładce dostepne są trzy sekcje:’Rachunki bankowe kontrahenta’, ‘Przypisane rejestry bankowe’ oraz ‘Rozliczenia’.

W sekcji: Rachunki bankowe kontrahenta dostępne są następujące przyciski:

[Dodaj] Pozwala dodać nowy rachunek bankowy kontrahenta

[Zmień] Edycja dodanego rachunku

[Usuń] Usunięcie rachunku bankowego kontrahenta.

Pokaż rachunki archiwalne: zaznaczenie spowoduje widoczność archiwalnych rachunków na liscie rachunków bankowych kontrahenta.

Po wciśnięciu [Dodaj] pojawia się okno: Rachunek bankowy kontrahenta

Konto: prefiks i numer rachunku kontrahenta

Bank: wciśnięcie powoduje otwarcie listy: Banki z której możemy wybrać odpowiedni bank kontrahenta

NRB: zaznaczenie spowoduje sprawdzenie, czy wpisany numer spełnia warunki NRB.

Domyślny rachunek dla rozliczeń: czy rachunek ma być domyślnie podpowiadany na płatnościach kontrahenta

Waluta: waluta rachunku

Dodał: akronim operatora dodającego rachunek

Dla adresu: przypisanie rachunku wskazanemu adresowi kontrahenta. Po naciśnięciu pojawia się lista adresów kontrahenta.

Uwagi: uwagi dotyczące dodawanego rachunku

Zgłoszony do urzędu skarbowego: parametr nie podlega edycji. Zostaje zaznaczony lub odznaczony automatycznie po zweryfikowaniu numeru rachunku na tzw. białej liście.

Historia: umożliwia wyświetlenie listy dotychczasowych zapytań do Ministerstwa Finansów wraz z otrzymanym wynikiem.

Archiwalny: archwizacja rachunku; po zaznaczeniu pojawia się również dokładna data i godzina archiwizacji

W sekcji: Przypisane rejestry kasowe dostępne sa standardowe przyciski [Dodaj], [Zmień], [Usuń], służące dodawaniu, edycji i usuwaniu rejestrów bankowych

Pokaż rachunki wirtualne: zaznaczenie pozwala zobaczyć indywidualne rachunki kontrahenta. Dodatkowo, po jego zaznaczeniu uaktywnia się kolejny paramet: Pokaż archiwalne. Po jego zaznaczeniu na liście widać archiwalne indywidulane rejestry kontrahenta.

Obok przycisku [Dodaj] znajduje się lista rozwijalna z której możemy wybrać, czy dodajemy rejestr rozliczeniowy czy też indywidualny Wybierając: Dodaj rozliczeniowy pojawia się okno: Rejestr bankowy kontrahenta

Typ: określa się automatycznie w zależności od tego czy wybrano opcję: Dodaj rozliczeniowy czy Dodaj indywidualny

Waluta: wybór waluty rejestru

Rejestr: rozwijalna lista z dostępnymi rejestrami bankowymi. W przypadku dodawania rejestru indywidualnego, lista jest zawężona do rejestrów bankowych z zaznaczoną opcją ‘Identyfikacja wirtualnych numerów rachunków’

Przypisz do płatności: pole widoczne tylko dla rejestru rozliczeniowego. Określa, czy rejestr ma być wykorzystywany dla płatności kontrahenta

Bank: nazwa banku pobierana automatycznie ze wskazanego rejestru bankowego

Rachunek: numer rachunku bankowego

Uwagi: Uwagi dotyczące rejestru

Dla rejestrów indywidualnych dostępna jest również możliwość archiwizacji rejestru

Sekcja: Rozliczenia:

Rozliczenie dewizowe – po zaznaczeniu parametru zostanie uaktywnione pole z wyborem waluty. Wybrana waluta będzie domyślnie wprowadzana na nagłówek dokumentu wygenerowanego na kontrahenta.

Płatność z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP) - po zaznaczeniu parametru, na płatnościach nowododawanych dokumentów automatycznie zaznaczany będzie check „Podzielona płatność (MPP)”, pozwalający na wyodrębnienie kwoty VAT.

Podział płatności z wyodrębnieniem kwoty Vat – po zaznaczeniu parametru płatności dla kontrahenta będą automatycznie dzielone na dwie pozycje – jedna na wartość netto dokumentu a druga na wartość podatku VAT.

Płatność Vat w walucie systemowej – zaznaczenie spowoduje, że podczas podziału płatności z wyodrębnieniem kwoty Vat, płatność Vat przeliczy się na walutę systemową.

Karta kontrahenta, zakładka: Księgowe

Na zakładce znajdują się pola:

Status kontrahenta:

Podmiot gospodarczy – przy wystawianiu oferty sprzedaży i zamówienia sprzedaży na kontrahenta z zaznaczonym parametrem, program będzie ustawiał sposób liczenia VAT od netto.

Odbiorca detaliczny – przy wystawianiu oferty sprzedaży i zamówienia sprzedaży na kontrahenta z zaznaczonym parametrem, program będzie ustawiał sposób liczenia VAT od brutto.

Uwaga

Sposób liczenia VAT na dokumentach: Oferta sprzedaży i Zamówienie sprzedaży można modyfikować ręcznie, na bieżącym dokumencie. Spełnione muszą być jednak warunki:

- brak pozycji towarowych na dokumencie,

- zmiana na brutto jest możliwa w przypadku zamówienie krajowego.

Typ kontrahenta:

Data rejestracji w VAT – data rejestracji lub skreślenia uzupełniana podczas weryfikacji statusu podmiotu w VAT.

Seria dokumentu – w polu można wskazać domyślną serię, jaka będzie wprowadzana na dokument wystawiany na kontrahenta.

Rozliczenie dewizowe – po zaznaczeniu parametru zostanie uaktywnione pole z wyborem waluty. Wybrana waluta będzie domyślnie wprowadzana na nagłówek dokumentu wygenerowanego na kontrahenta.

Podział płatności z wyodrębnieniem kwoty Vat – po zaznaczeniu parametru płatności dla kontrahenta będą automatycznie dzielone na dwie pozycje – jedna na wartość netto dokumentu a druga na wartość podatku VAT.

Płatność Vat w walucie systemowej – zaznaczenie spowoduje, że podczas podziału płatności z wyodrębnieniem kwoty Vat płatność Vat przeliczy się na walutę systemową.

Identyfikator - wewnętrzny, systemowy identyfikator kontrahenta, niedostępny do edycji.

Konta kontrahenta. W tej części okna znajdują się informacje o kontach kontrahenta we wskazanym okresie obrachunkowym. Wyświetlone są one w kolumnach:

W przypadku edycji karty kontrahenta, jeżeli konto nie istnieje, proponowany numer konta zostanie wyświetlony w kolorze zielonym, po zaznaczeniu pola w kolumnie: Załóż konto.

Zaznaczenie pola w kolumnie: Załóż konto, powoduje założenie wskazanego konta (przy zapisie karty kontrahenta).

W systemie predefiniowane są dwa typy kont: dostawcy i odbiorcy.

Zostaną one automatycznie założone (zaznaczone pole w kolumnie: Załóż konto) na karcie dodawanego kontrahenta, jeżeli:

Przyklad

W konfiguracji wybrano typ analityki: Wg akronimu. Konta: Dostawcy/Odbiorcy zostaną zaznaczone po wprowadzeniu na kartę kontrahenta jego akronimu.

Uwaga

Jeżeli w konfiguracji zaznaczono parametry: Dla dostawców z płatnością „Gotówka” lub: Dla odbiorców z płatnością „Gotówka” i podano dla nich numer konta, to na nowej karcie kontrahenta będzie wprowadzany właśnie ten numer.

Możliwe jest także zaznaczenie kont bezpośrednio na zakładce: Księgowe.

Oprócz kont dostawcy/odbiorcy, na nowo dodawanej karcie kontrahenta, zostaną wyświetlone inne konta, zdefiniowane przez Użytkownika. O tym, czy konta te będą wyświetlane jako zaznaczone, decyduje ich zaznaczenie na wzorcu grupy, w której definiowany będzie kontrahent.

Możliwe jest jednak, podobnie jak w przypadku kont: Odbiorcy i Dostawcy, zaznaczenie ich bezpośrednio na zakładce Księgowe konkretnej karty kontrahenta.

Okres – w polu wybierany jest okres obrachunkowy, dla którego wyświetlana jest lista kont.

JPK_Procedury - pole umożliwiające powiązanie karty kontrahenta z procedurą szczególną, zdefiniowaną w słowniku kategorii, Transakcje - JPK_Procedury. Wiązanie możliwe w relacji 1:1. Źródłowy z KSeF – ustawienie dotyczące pobierania Kontrahenta w przypadku dokumentów KSeF. Jeżeli wiele adresów bieżących jest przypisanych do danego numeru NIP, a tylko jeden kontrahent ma zaznaczony wskazany parametr, wówczas to on zostaje przypisany na tworzony dokument FZ/(A)FZ. W przypadku większej ilości Kontrahentów z zaznaczonym parametrem, podczas tworzenia dokumentu zostaje wyświetlona ich lista do wyboru. Opłata spożywcza /Odbiorca, Naliczaj podczas sprzedaży - Włączenie parametru oznacza, że z tytułu sprzedaży dokonanej na rzecz tego kontrahenta ma zostać naliczona opłata spożywcza. Parametr ten powinien pozostać włączony na kartach kontrahentów krajowych będących detalistami lub podmiotami prowadzącymi sprzedaż detaliczną lub mieszaną, tylko bowiem sprzedaż na rzecz takich kontrahentów zgodnie z Ustawą podlega opłacie spożywczej.

Karta kontrahenta, zakładka: Kalendarze

Zakładka jest podzielona na dwie sekcje: Kalendarz dostaw, Kalendarz wysyłek. W sekcji Kalendarz dostaw możemy poprzez Przycisk Kalendarz otworzyć listę kalendarzy dostaw. Poniżej jest widoczna lista dni wynikających z tego kalendarza. W sekcji Kalendarz wysyłek możemy poprzez Przycisk Kalendarz otworzyć listę kalendarzy wysyłek. Poniżej jest widoczna lista dni wynikających z tego kalendarza.

Karta kontrahenta, zakładka: Inne

Na zakładce znajdują się pola:

Nie publikuj danych tego kontrahenta: parametr informacyjny.

Business Intelligence: Po zaznaczeniu tej opcji istnieje możliwość zawężenia listy kontrahentów docelowych, według tego kryterium, na opisie analitycznym podzielnika i listy płac (w module: Księgowość).

Akwizytor: wybierany z listy pracowników lub kontrahentów oznaczonych jako: Akwizytorzy. Lista kontrahentów otwierana jest przyciskiem: . Przycisk: , rozwija menu z opcjami: Z listy kontrahentów i Z listy pracowników. Po wybraniu akwizytora z jednej z list wyświetlany jest jego akronim.

Właściciel: centrum struktury praw, w ramach którego założono kartę kontrahenta.

PIN: numer PIN kontrahenta.

Kod Fpp: wyświetlany, jeśli karta kontrahenta powstała poprzez import z programu Firma++.

Marża: parametr do wykorzystania przez Użytkownika. Jego wartość nie jest używana przez system.

Odległość do kontrahenta: jw.

Właściwości: Do kontrahenta można przypisać 3 dodatkowe atrybuty. Jeśli we wzorcu karty kontrahenta określono klasę atrybutu (wybraną z listy Właściwości kontrahentów), to w karcie kontrahenta można wpisać wartość atrybutu tej klasy (max. 255 znaków). Można ją wybrać z listy lub wpisać ręcznie, zgodnie z ustawieniem parametrów klasy atrybutu. Klasy atrybutów, ich parametry i wartości definiowane są w module: Administrator (Listy -> Właściwości kontrahentów).

Uwaga

Jeżeli dokonano zmiany karty kontrahenta przez wzorzec, w polu: Operator modyfikujący, zostanie wyświetlony operator modyfikujący.

Koncesje: w tabeli wyświetla się lista koncesji przypisanych do kontrahenta wraz z informacją: Rodzaj: opcja do wyboru z rozwijanej listy zdefiniowanej w Słowniku kategorii

Ważna do: możliwa do edycji data ważności koncesji

Data utworzenia: data utworzenia danej koncesji dla kontrahenta, dana nie jest dostępna do edycji

Utworzył: operator, który utworzył koncesję dla kontrahenta, dana nie jest dostępna do edycji

Data modyfikacji: data ostatniej modyfikacji danej koncesji dla kontrahenta, dana nie jest dostępna do edycji

Zmodyfikował: operator, który ostatnio modyfikował koncesję dla kontrahenta, dana nie jest dostępna do edycji

Dodanie, edycja oraz usunięcie koncesji odbywa się przy użyciu standardowych przycisków: [Dodaj], [Zmień], [Usuń].

Karta kontrahenta, zakładka: Adresy

Do jednego kontrahenta można przypisać wiele adresów. Adres może być:

Adres: Aktualny, jest edytowany na zakładce Ogólne, pozostałe adresy są edytowane i dodawane na zakładce Adresy. Każda zmiana któregokolwiek adresu spowoduje zapisanie adresu przed zmianą jako archiwalnego, jeśli tylko wystąpił on na jakimkolwiek dokumencie. Adresy są również archiwizowane po ręcznym zaznaczeniu dla nich parametru: Archiwalny. Adresy archiwalne są widoczne na liście po naciśnięciu przycisku: . W kolumnie: Data, wyświetlany jest status adresu lub data jego archiwizacji (zastąpienia innym). Adresów archiwalnych nie można modyfikować. Niemożliwe jest również usuwanie tych adresów, które wystąpiły już na jakimś dokumencie.

Adres: Aktualny, jest automatycznie dodawany do listy adresów przy zapisywaniu danych nowego kontrahenta. Jest on przepisywany na dokumenty sprzedaży jako adres nabywcy.

Jeśli kod kraju adresu jest inny niż PL, zamiast pól: Województwo, Powiat, Gmina występują pola Region A, Region B, Region C, w które można wpisać dowolne ciągi znaków.

Po naciśnięciu przycisku: [Zmień], zostanie wyświetlone okno: Adres kontrahenta składające się z 5 zakładek: Ogólne, Webservice, Księgowe, Osoby i opis oraz Atrybuty. Na zakładce ogólne znajdują się dane adresowe kontrahenta, dla wskazanego adresu. Pole: Telefon, na zakładce Ogólne umożliwia wpisanie do 30 znaków. Zaznaczenie parametru: Nie publikuj, znajdującego się w oknie: Adres, na zakładce Ogólne, znajduje zastosowanie w module: Izam. Jeżeli parametr ten jest zaznaczony, to wskazany adres nie będzie widoczny w tym module.

Parametr: Archiwalny służy do ręcznego oznaczenia adresu jako archiwalny. Zaznaczenie tego parametru jest możliwe dla wszystkich adresów wysyłkowych lub innych. Adresu aktualnego nie można ustawić jako archiwalnego. Po zarchiwizowaniu adresu nie ma możliwości jego modyfikacji.

W panelu: Trasy, wyświetlone są trasy, w których punktem jest adres kontrahenta, a którymi będzie realizowana wysyłka. Trasy te dostępne są do edycji z poziomu okna: Trasa dostawy towaru (więcej informacji w rozdziale: Trasa dostawy towaru).

Trasa zostanie automatycznie przypięta do paczki, jeśli adres będący jej punktem będzie miał zaznaczony parametr: Wysyłkowy. Zaznaczenie tego parametru na adresie aktualnym nie jest jednak możliwe. Aby zarejestrować adres wysyłkowy można dodać nowy adres, w którym parametr: Wysyłkowy będzie już aktywny.

Na liście adresów jest dostępna funkcjonalność Dodaj kolumny.

Uwaga

Na karcie kontrahenta, w oknie: Adres kontrahenta przy nazwie ulicy znajduje się przycisk [Pokaż na mapie]. W menu obok przycisku znajdują się dwie opcje: Pokaż na mapie, Pokaż trasę (Google Maps). Po uruchomieniu funkcji: Pokaż na mapie zostanie uruchomiona przeglądarka Google, która wskaże lokalizację na mapie. Po uruchomieniu funkcji: Pokaż trasę również zostanie uruchomiona przeglądarka Google, która wskaże na mapie trasę dodaną do danej lokalizacji. Trasa do adresu wytyczana jest z punktu startowego będącego adresem na pieczątce centrum zalogowanego operatora.

Informacje z  zakładki Webservice przekazywane są jako dane adresowe kontrahenta dla przelewów krajowych i zagranicznych, niezależnie od wykorzystywanego formatu przelewu (m.in. Elixir-O).

Na  zakładkę , w momencie dodawania nowego adresu, kopiują się dane z zakładki Ogólne tej karty. Jeżeli zmienią się dane adresowe, to niezależnie od zmian na zakładce ogólne, należy wprowadzić je również na zakładce webservice.

Na zakładce księgowe adresu znajdują się pola do wskazania konta odbiorcy i dostawcy, przepisywane są  ustawienia z zakładki księgowe karty kontrahenta dotyczące typu podmiotu oraz metody kasowej:

W obszarze Dokument tożsamości istnieje również możliwość wprowadzenia danych dokumentu, które mają  zastosowanie w przypadku rolników ryczałtowych. W obszarze Data rejestracji w Vat uzupełniane są pola dotyczące rejestracji, skreślenia przywrócenia lub odmowy rejestracji podatnika w Vat. W tabeli poniżej wyświetlana jest historia weryfikacji statusu podmiotu w vat.

Uwaga

Na potrzeby współpracy z Comarch Mobile Sprzedaż na adresie kontrahenta dodana jest zakładka: Osoby i opis, gdzie można zdefiniować osoby powiązane z danym adresem kontrahenta. Można także wskazać domyślną osobę dla tego adresu. W tej zakładce dostępne jest również pole do wpisania opisu adresu.

Karta kontrahenta, zakładka: Grupy i rejony

Kontrahent może być przypisany do wielu grup, przy czym jedna z nich musi być wybrana jako domyślna. Aby przypisać kontrahenta do grupy, należy nacisnąć przycisk: i wybrać grupę z listy. Aby usunąć przypisanie należy wskazać (podświetlić) grupę i nacisnąć przycisk: . Nie można usunąć przypisania do grupy domyślnej, grupę domyślną można jednak zmienić wybierając ją z listy grup. Wyróżnienie grupy domyślnej ma zastosowanie w analizach, pozwala na wyeliminowanie powielania danych. Grupy na liście są wyświetlane w trybie pełnej ścieżki, czyli z podaniem przynależności do wszystkich grup wyższego poziomu.

Kontrahent może być przypisany do wielu rejonów, przy czym jeden musi być wybrany jako domyślny. Aby przypisać kontrahenta do rejonu, należy skorzystać z przycisku i wybrać rejon z listy. Za pomocą przycisku istnieje możliwość odłączenia kontrahenta od rejonu.

Karta kontrahenta, zakładka: Zgody

Z poziomu zakładki istnieje możliwość dodania zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Formularz zgody został szczegółowo opisany w dokumentacji do modułu: RODO.

Filtrowanie zgód na liście odbywa się za pomocą następujących narzędzi:

Karta kontrahenta, zakładka: Osoby

W danych kontrahenta można umieścić informacje o reprezentujących go osobach. Spośród osób wprowadzonych na tą zakładkę można wybrać osobę ze strony kontrahenta na dokumentach handlowych i na zamówieniach (zakładka: Kontrahent, pole: Osoba).

Na zakładce Osoby istnieje możliwość filtrowania osób po nazwie (imię lub/i nazwisko) oraz skonstruowania własnego filtra.

Oprócz podstawowych danych, takich jak imię, nazwisko, stanowisko, dział, telefony, rola decyzyjna (wybierana z predefiniowanej listy), e-mail, dane osoby mogą zawierać następujące parametry:

Osoba upoważniona do odbioru faktury VAT - zaznaczenie spowoduje, że przy wystawianiu faktury VAT dla tego kontrahenta osoba ta znajdzie się na liście, z której można wybrać osobę upoważnioną do odbioru faktury.

Osoba upoważniona do składania zamówień - dotyczy zamówień składanych przez Internet w module: iZam.

Osoba upoważniona do kontaktów – parametr informujący, iż dana osoba jest uprawiona do odbierania i przesyłania informacji.

E-mail do wysyłki upomnień i not odsetkowych – parametr służący do określenia adresu e-mail dla automatycznej wysyłki upomnień.

Archiwalna - funkcja tego parametru jest obsługiwana w module: iZAM. Osoby z zaznaczonym parametrem nie mogą wystawiać zamówienia.

Tylko osoby związane z aktualnym adresem – po zaznaczeniu parametrów wyświetla się będą tylko osoby powiązane z przeglądaną kartą kontrahenta.

Jeśli adres e-mail osoby jest wpisany, to aktywny jest umieszczony obok przycisk: [Wyślij wiadomość]. Jego naciśnięcie spowoduje utworzenie nowej wiadomości w domyślnym programie obsługi poczty.

W sekcji: Komunikatory znajduje się tabela, w której wyświetlane są dane służące do kontaktu z osobą przez komunikator.

Pod listą znajdują się następujące przyciski:

[Dodaj] – otwiera okno: Komunikator, w którym można określić rodzaj i numer komunikatora. Rodzaje komunikatorów są definiowane w odpowiednim słowniku kategorii.

[Podgląd] – dla zaznaczonego wiersza tabeli uruchamia okno: Komunikator, w którym można dokonać zmiany rodzaju lub numeru komunikatora.

[Usuń] – usuwa zaznaczony wiersz z tabeli.

[Skontaktuj się] – uruchamia rozmowę przez wybrany z listy komunikator.

Na zakładce: Role, wprowadza się role, w której zawierają się uprawnienia do korzystania z funkcjonalności Izam. Przypisywane role definiuje się z poziomu modułu: Administrator (w oknie: Role pracowników).

Na karcie osoby możliwe jest również wprowadzenie notatek – na zakładce: Notatki oraz przypisanie do osoby atrybutów – na zakładce Atrybuty. Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Każdej osobie można nadać hasło, które służy zalogowaniu konkretnej osoby do modułu: Izam (po uprzednim zalogowaniu się na kontrahenta, za pomocą hasła podanego na karcie kontrahenta, na zakładce: Kontakty) i umożliwia potwierdzenie zamówienia w tym module. Aby to zrobić, należy nacisnąć przycisk: na formularzu osoby, wpisać hasło dwukrotnie i zapisać je naciskając przycisk: .

Kolejność osób na liście można ustalać przy pomocy przycisków: [O jeden do góry] i [O jeden w dół]. Przy pomocy przycisku: , można ustalić jedną z osób upoważnionych do odbioru faktury VAT jako domyślną. Ten sam przycisk służy do anulowania tego ustawienia. Jeśli ustalono domyślną osobę, to pojawi się ona jako upoważniona do odbioru przy wystawianiu faktury.

Ponadto na zakładce znajdują się pola:

Archiwalne – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście zostaną wyświetlone również osoby z zaznaczonym parametrem: Archiwalny.

Faktura VAT bez podpisu odbiorcy nr: numer (dowolny ciąg znaków) upoważnienia do wystawiania faktur VAT bez podpisu odbiorcy, podpisanego przez kontrahenta. Jeśli numer upoważnienia i data jego ważności są wpisane, to na wydruku faktury sprzedaży zamiast nazwiska osoby upoważnionej do jej odbioru pojawi się tekst „Oświadczenie nr…”. Przy tworzeniu faktury parametr ten jest uwzględniany w pierwszej kolejności, jeśli upoważnienie jest ważne, to domyślna osoba upoważniona nie zostanie przypisana do faktury.

Faktura VAT przesyłane elektronicznie: parametr który pozwoli Operatorowi na zaznaczenie zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną oraz uzupełnienie adresu e-mail. Podczas wysyłania mailem adres z pola: e-mail będzie się podpowiadał domyślnie dla następujących dokumentów: faktury sprzedaży, faktury sprzedaży eksportowe, faktury VAT RR, faktury wewnętrzne, korekty faktur sprzedaży, korekty faktur sprzedaży eksportowych, korekty faktury VAT RR, korekty faktur wewnętrznych, zaliczkowe faktury sprzedaży, zaliczkowe faktury eksportowe. Jeśli parametr nie jest zaznaczony i nie wypełniono adresu: e-mail wówczas przy wysyłce dokumentów mailem proponowany jest adres e-mail z zakładki Ogólne. Jeśli natomiast parametr jest zaznaczony a data wysyłki maila jest większa niż termin ważności lub nie został uzupełniony adres e-mail zostanie wyświetlony komunikat: Data ważności dla FA VAT przesyłanych elektronicznie została przekroczona lub adres e-mail nie został określony poprawnie, pobrano adres e-mail z zakładki Ogólne karty kontrahenta.

Umowa o współpracy partnerskiej: parametr informacyjny, bez konsekwencji w działaniu systemu.

Karta kontrahenta, zakładka: CRM

Działalność: forma prawna działalności, wybierana z predefiniowanej listy.

Branża: wybierana z predefiniowanej listy.

Priorytet: wybierany z predefiniowanej listy.

Źródło: wybierane z predefiniowanej listy.

Rola partnera: wybierane z predefiniowanych list.

Outlook URL: lokalizacja i nazwa folderu programu Outlook, w którym przechowywana jest korespondencja z kontrahentem. Naciskając umieszczony obok przycisk: można otworzyć podany folder.

W obszarze Program lojalnościowy istnieje możliwość zgłoszenia kontrahenta do uczestctwa w programie naliczania punktów i ich wykorzystywaniu w postaci nagród lub budżetów rabatowych.

Aby na dokumentach naliczane były punkty należy wypełnić datę przystąpienia do programu (data Od) oraz opcjonalnie numer karty lojalnościowej. Po wystąpieniu z programu należy wypełnić datę Do, czyli dokumenty wystawione po tej dacie nie będą już naliczały punktów takiemu kontrahentowi.

Obok udziału w programie w tym samym miejscu prezentowane są punkty przypisane do kontrahenta:

Suma - wyliczana na podstawie powyższych ilości, oznacza ilość punktów do wykorzystania z tytułu uczestnictwa w programie

Lista jest terminarzem kontaktów, wątków konwersacji, pozycji konwersacji oraz zadań z kontrahentem. Każdy kontakt ma określony zestaw parametrów oraz tekst notatki. Parametry to termin, priorytet, osoba reprezentująca kontrahenta (wybierana z listy osób), częstotliwość w przypadku kontaktu okresowego oraz kod operatora. Kontakt można oznaczyć jako zakończony.

Lista kontaktów jest posortowana według daty i priorytetu. Można ją filtrować wybierając kontakty: Aktywne albo Zakończone, Wszystkie albo Tylko Moje (zalogowanego operatora), tylko Dzisiejsze. Zaznaczenie parametru Szczegóły spowoduje, iż na liście kontaktów pojawi się dodatkowa kolumna Opis, w której prezentowane będą następujące wartości: notatka dla kontaktu, opis dla konwersacji oraz pozycji konwersacji.

Kontakty mogą być dopisywane automatycznie przy rejestrowaniu sprzedaży wybranego towaru, jeśli odpowiednio ustawiono parametr: Kontakt z klientem, na karcie towaru oraz Zapisuj kontakty kontrahenta, w konfiguracji. Wszystkie wpisy, które były dodane przed wersją systemu Comarch ERP XL 10.0 zostały zgrupowane do wątku o nazwie „Kontakty”. Linia tego wątku nie jest możliwa do edycji. Pod listą kontaktów użytkownik ma do dyspozycji następujące przyciski:

[Dodaj wątek] – powoduje otwarcie formatki dodawania wątku konwersacji. Ikona aktywna tylko, gdy zalogowany operator ma licencję CRM.

[Dodaj] – powoduje otwarcie jednej z następujących formatek w zależności na jakiej pozycji ustawiony jest kursor. Gdy kursor jest ustawiony na pozycji z grupy „Kontakty” otwarta zostanie formatka dodawania kontaktu, gdy na innym rodzaju kontaktu system otworzy formatkę dodania Pozycji konwersacji z Klientem. Operator może również ręcznie wybrać, klikając przycisk , rodzaj otwieranej formatki.

[Zmień] – powoduje otwarcie podświetlonej pozycji w trybie do edycji.

[Usuń] – powoduje usuniecie podświetlonej pozycji.

[Zmień hasło] - służy do ustalenia hasła dostępu Klienta do modułu: IZam.

Karta kontrahenta, zakładka: Upusty

Lista jest zestawieniem upustów i cen dla kontrahenta. Może zawierać:

Jeśli towar należy do więcej niż jednej grupy i określono upusty dla tych grup, to do wyliczenia ceny uwzględniony będzie rabat dla tej grupy, która występuje na liście jako pierwsza. Kolejność na liście jest więc istotna. Można ją zmieniać przy pomocy przycisków: [O jeden do góry] i  [O jeden w dół]. Jeśli dla danego towaru określono stałą cenę, to pozycja na liście nie jest istotna. Stała cena ma wyższy priorytet niż upust. Jeśli została podana, to nie będą od niej liczone żadne upusty, również upust ogólny dla kontrahenta. Podobnie upust na towar ma wyższy priorytet, niż upust na grupę. Jeśli podano upusty na towar oraz na grupę, do której on należy, to zostanie uwzględniony upust na towar, niezależnie od ich kolejności na liście.

Rodzaj dokumentu – lista rozwijalna umożliwiająca filtrowanie promocji po rodzaju dokumentu: wszystkie, przychodowe, rozchodowe.

Rodzaj upustu – lista rozwijalna umożliwiająca filtrowanie promocji po rodzaju upustu: wszystkie, procentowy, wartościowy, stała cena, cena początkowa, narzut procentowy, narzut wartościowy.

Data obowiązywania – umożliwia filtrowania promocji po dacie: konkretna data, brak ograniczenia.

Promocje – zaznaczenie lub odznaczenia parametrów: niepakietowe, pakiety elastyczne, pakiety stałe powoduje, tylko cykliczne, iż promocje danego typu będą widoczne lub nie na liście promocji na karcie towaru.

Pod listą znajduje się również standardowy filtr wraz z konstruktorem filtra.

[Utworzył] – po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlona informacja dotycząca utworzenia karty: data jej utworzenia oraz operator który ja utworzył oraz informacja o operatorze który ja ostatnio modyfikował.

[Podgląd promocji] – po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone okno promocji do podglądu.

[Importuj towary z arkusza kalkulacyjnego] – po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone okno Wyboru pliku zawierającego towary do promocji.

Każdy upust może być opisany notatką. Do podglądu i edycji upustu dla wybranego towaru lub grupy służy przycisk [Zmień], służącego do uruchamia okna Towar, w którym zapisane są ustawienia dotyczące upustu.

Do dodawania upustów dla towarów służy przycisk , obok którego znajduje się przycisk spod którego można wybrać opcję: Dodaj lub Dodaj listę.

Opcja: Dodaj uruchamia okno: Towar służące do dodawania upustu dla jednego towaru lub grupy towarowej. Aby dodać upust lub cenę stałą dla pojedynczego towaru, w oknie: Towar należy podać jego kod w polu edycji lub wybrać go z listy towarów rozwijanej przyciskiem: . Aby dodać upust dla grupy należy rozwinąć strzałką w dół w menu umożliwiające wybranie grupy towarów lub pojedynczego towaru, wybrać opcję: Dodaj grupę i wskazać grupę na liście.

Opcja: Dodaj listę spowoduje wyświetlenie listy towarów, z możliwością dokonania na niej wielokrotnego wyboru. Po wskazaniu listy towarów zostanie uruchomione okno: Parametry upustów, w którym zostaną określone ustawienia upustu dla wszystkich wybranych z listy towarów.

Na zakładce: Upusty na karcie kontrahenta znajduje się również ikona [Usuń], za pomocą której można usunąć jedną lub więcej pozycji z listy upustów. Usunięcie kilku upustów naraz jest możliwe po zaznaczeniu dla nich na liście znaku . Dostępna jest również opcja: Upusty alfabetycznie, której zaznaczenie spowoduje wyświetlenie listy w kolejności według kodów grup i towarów.

Karta kontrahenta, zakładka: Uwagi

Na zakładce wprowadza się dodatkowe informacje związane z kontrahentem.

Karta kontrahenta, zakładka: Odsetki

Dla kontrahenta można indywidualnie zdefiniować tabelę wartości stosowanych do naliczania odsetek przy tworzeniu upomnień i not obciążeniowych. Tabela ogólna zdefiniowana jest w konfiguracji. Ustawienia indywidualne są uwzględniane w pierwszej kolejności. Pozycja tabeli składa się z daty, wartości procentowej i typu odsetek. Końcowa data obowiązywania wartości, to data następnej pozycji. Za każdy dzień przeterminowania należności odsetki będą naliczone zgodnie ze stopą obowiązującą w tym dniu. Lista jest zawsze sortowana według daty.

Po naciśnięciu przycisku: [Nowy], zostanie otworzone okno: Odsetki, w którym definiuje się datę, procent i typ odsetek. Datę można wskazać przez wybór z kalendarza, otworzonego przyciskiem: . Zapisanie zdefiniowanej stopy odsetek odbywa się po naciśnięciu przycisku: [Zapisz].

Na zakładce dostępne są parametry:

Zatwierdzaj upomnienia automatycznie – parametr służący do oznaczania, dla którego kontrahenta wygenerowane upomnienia mają zostać automatycznie zatwierdzone i tym samym przekierowane do automatycznej wysyłki.

Zatwierdzaj noty odsetkowe automatycznie – parametr służący do oznaczania, dla którego kontrahenta wygenerowane noty odsetkowe mają zostać automatycznie zatwierdzone i tym samym przekierowane do automatycznej wysyłki.

Karta kontrahenta, zakładka: Aplikacje

e- Sklep: parametry dotyczą tylko e-Sklepu

Oddziały – przycisk umożliwia wybór oddziałów e-Sklepu, do których ma być wysyłany kontrahent Mobile Sprzedaż: parametry dotyczą tylko Mobile sprzedaży

Grupa towarów – przycisk umożliwiający wskazanie grupy towarów, do której ma mieć dostęp dany kontrahent w mobile sprzedaży.

Oddziały – przycisk umożliwia wybór oddziałów Mobilnej Sprzedaży, do których ma być wysyłany kontrahent

Pulpit kontrahenta – parametry dotyczą tylko Pulpitu kontrahenta

Uwaga

Po wprowadzeniu hasła system zweryfikuje czy jest poprawne i ostrzec konfigurującego, że wprowadzono błędne hasło.

Do jednego kontrahenta można przypisać kilka grup towarowych dla aplikacji Pulpit Kontrahenta. Przypisane grupy są prezentowane na osobnej płaskiej liście, pokazywanej po użyciu przycisku: Grupa towarów. Istnieje możliwość dodania kolejnej grupy na tej liście, usunięcia uprzednio przypisanej grupy, a także wskazania grupy domyślnej w aplikacji. Domyślnie jest to Grupa Główna. Nie można odznaczyć grupy domyślnej, jedynie można ją zmienić (zachowana zostaje wymagalność przypisania przynajmniej jednej grupy). Ustalanie grupy domyślnej następuje w wyniku zapisu okna dedykowanym przyciskiem (zielona fajka). Poza oknem z listą przypisanych grup, jawnie na zakładce prezentowana jest grupa wskazana jako domyślna. Analogicznymi zmianami objęty został także wzorzec kontrahenta. Przypisanie grup oraz domyślność podczas dodawania nowego kontrahenta, następuje w kontekście danego wzorca. Możliwe jest także ustalenie ww. dla kart kontrahentów/wzorców podczas ich kopiowania, a także podczas aktualizowania istniejących kart wg wzorca.

Karta kontrahenta, zakładka: Atrybuty

Lista ogólnych atrybutów kontrahenta. Możliwe jest przypisanie atrybutów uprzednio zdefiniowanych w module: Administrator. Przypisanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Uwaga

Na zakładce: Atrybuty znajduje się lokator, ułatwiający wybranie atrybutów, które mają zostać przypisane do kontrahenta.

Karta kontrahenta, zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących kontrahenta. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Zakładka ta jest taka sama, jak zakładka: Załączniki, znajdująca się na karcie towaru czy karcie pracownika. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator .

Uwaga

Załączniki na Karcie kontrahenta, są automatyczne przenoszone do dokumentów na zakładkę Załączniki, na których wybrany został Kontrahent z dodanym załącznikiem.

Karta kontrahenta, zakładka: Limity akwizytora

Zakładka aktywna jest tylko wtedy, gdy kontrahent, na zakładce: Ogólne, ma zaznaczony parametr: Akwizytor. System umożliwia przydzielanie limitów kredytowych akwizytorom. Kontrahent oznaczony jako: Akwizytor może mieć przypisaną listę limitów kredytowych, przy czym każdy limit jest związany z centrum struktury praw, co oznacza, że jego wielkość może zależeć od tego, do którego centrum należy operator. Limit akwizytora jest maksymalną kwotą kredytu, jaką mogą mieć łącznie wszyscy kontrahenci związani z akwizytorem. Jeśli w konfiguracji wybrano opcję: Sprawdzaj limit akwizytora, to przy wystawianiu dokumentu sprzedaży wymagane jest podanie akwizytora. Jeśli limit jest przekroczony, to system zareaguje stosownie do uprawnień Użytkownika, a ściślej do ustawień w definicji dokumentu; uniemożliwi zarejestrowanie transakcji lub wyświetli ostrzeżenie. Brak limitu oznacza, że limit nie jest sprawdzany (jest nieograniczony). Uwzględniane są przy tym ustawienia w definicji dokumentu dla centrum struktury praw, do którego należy zalogowany operator. Do wyliczenia salda porównywanego z limitem uwzględniane są zobowiązania wobec kontrahentów oraz nierozliczone wpłaty.

Wzorzec kontrahenta

Do każdej grupy kontrahentów przypisany jest wzorzec karty kontrahenta. Wzorzec zawiera wybrane pola i parametry karty. Jeśli są one podane/wypełnione we wzorcu, to wartości te zostaną automatycznie przypisane do nowo tworzonej karty, jeśli będzie się ona zawierać w grupie, której dotyczy wzorzec lub do wzorca karty w nowo tworzonej grupie, jeśli jest ona podrzędna. Wzorzec może być modyfikowany, a zmiany przeniesione na kontrahentów oraz na wzorce w grupach podrzędnych. Znaczenie pól we wzorcu jest takie samo, jak pól znajdujących się w oknie: Karta kontrahenta.

Aby otworzyć okno wzorca kontrahenta należy podświetlić żądaną grupę na lewym panelu listy kontrahentów wyświetlanej w oknie: Kontrahenci, na zakładce: Grupy, i nacisnąć przycisk: [Zmień].

Wzorzec zawiera wybrane parametry i pola karty kontrahenta zgrupowane w zakładkach odpowiadających zakładkom karty kontrahenta. Wszystkie te pola i parametry zostały szczegółowo omówione w rozdziale: Karta kontrahenta.

Parametry zmienione podczas bieżącej edycji wzorca wyświetlane są na żółtym tle. Przy zapisywaniu zmian mogą one zostać przeniesione na kontrahentów lub wzorce grup niższego rzędu, w zależności od wyboru opcji:

Aktualizacja wzorców: zmiany zostaną przeniesione na wzorce dla grup niższego rzędu.

Aktualizacja elementów: zmiany zostaną przeniesione na wszystkich kontrahentów należących do grupy.

Dla każdej z tych aktualizacji dostępne są następujące opcje:

Zmienione pola – warunkowa: zaktualizowane zostaną tylko te pola, których wartość we wzorcu zmieniono i których wartość jest taka, jak we wzorcu przed zmianami.

Zmienione pola – bezwarunkowa: zaktualizowane zostaną tylko te pola, których wartość we wzorcu zmieniono, zostanie im nadana nowa wartość z wzorca, niezależnie od wartości dotychczasowej.

Wszystkie pola – bezwarunkowa: zaktualizowane zostaną wszystkie pola występujące we wzorcu, zostanie im nadana wartość z wzorca, niezależnie od tego, czy została zmieniona.

Uwaga

Podczas aktualizacji należy zwrócić uwagę na jej rodzaj, gdyż może ona istotnie zmienić zapisane właściwości kontrahenta. Zmiana prefiksu NIP i zaznaczenie aktualizacji elementów: Zmienione pola – bezwarunkowa spowoduje, że dla wszystkich kontrahentów, należących do grupy, zostanie przypisany numer zmieniony we wzorcu

Uwaga

Operator może wykonać bezwarunkową aktualizację wzorca kontrahenta, jeśli nie ma ustanowionego zakazu blokującego możliwość bezwarunkowej aktualizacji wzorców i elementów grup kontrahentów (moduł: Administrator, karta operatora, zakładka: Zakazy).

Na formatce Wzorca kontrahenta jest możliwy do zaznaczenia parametr „Utwórz automatycznie akronim”. Zaznaczenie tej opcji będzie skutkowało tym, że na każdej nowododanej karcie kontrahenta należącej do grupy wzorca pole Akronim będzie automatycznie wypełniane wartością GIDNumeru karty kontrahenta w bazie danych. Automatycznie nadana wartość może zostać zmieniona.

Ustalanie typu daty ceny/promocji na zamówieniu w oparciu o kartę kontrahenta

Użytkownicy mogą wskazywać, czy datą, wg której ma być ustalana cena początkowa oraz naliczane promocje na zamówieniach ma być data jego wystawienia, czy planowana data realizacji. Domyślnie typ tejże daty ustalany był dotychczas na podstawie definicji ZS/ZZ. Istnieje możliwość sparametryzowania Systemu w tym zakresie z dokładnością do kontrahenta, dla którego rejestrowane jest zamówienie.

W tym celu na definicję dokumentu ZS/ZZ dodano w sekcji Cena początkowa i promocje wg daty nową opcję wg kontrahenta, na karcie kontrahenta oraz wzorcu kontrahenta zaś udostępniono sekcję Cena początkowa i promocje na zam. wg daty z możliwością wyboru Daty wystawienia i Daty realizacji.

Jeżeli na definicji zamówienia ustawiona zostanie ww. nowa opcja, wówczas cena początkowa i promocje naliczone będą na zamówieniu stosownie wg daty wskazanej na karcie kontrahenta, dla którego rejestrowane jest dane zamówienie.

Dodanie ww. nowego parametru na wzorzec kontrahenta wymagało dokonania na nim stosowych zmian, polegających na przeniesieniu sekcji CRM na zakładkę [Inne].

Historia kontrahenta

Historia kontrahenta to funkcja służąca przeglądaniu operacji wykonywanych w związku z wybranym kontrahentem. Do operacji należą wszystkie transakcje handlowe, zamówienia, rezerwacje, zlecenia, rozliczenia, wysyłki itp. Poszczególne zakładki odpowiadają listom dokumentów różnych modułów systemu, zawężonym do tych dotyczących wybranego kontrahenta lub są listami pozycji tych dokumentów. Takie zgrupowanie wielu list w jednym oknie umożliwia uzyskanie szybkiego dostępu do szerokiego zakresu informacji o operacjach dotyczących kontrahenta. Wyszukiwanie odpowiednich dokumentów ułatwiają filtry znajdujące się na poszczególnych zakładkach. Z poziomu historii kontrahenta można ponadto wykonywać wiele z tych operacji analogicznie, jak na odpowiednich listach dokumentów.

Okno historii kontrahenta otwierane jest przyciskiem: [Historia kontrahenta] umieszczony na pasku narzędzi. Przycisk jest widoczny i działa, jeśli w aktywnym oknie kontrahent jest określony (np. wybrany na dokumencie handlowym).

Uwaga

Na zakładkach nie będą wyświetlone wartości dokumentów, jeśli dla operatora został ustanowiony zakaz: Wyświetlanie wartości na listach (moduł: Administrator, okno: Operator, zakładka Zakazy).

Historia kontrahenta, zakładka: Rozliczenia

Zakładka: Rozliczenia odpowiada funkcjonalnie opcji: Płatności. Dostępne funkcje zostały szczegółowo omówione w dokumentacji modułu: Księgowość.

Uwaga

W oknie nie są widoczne płatności, na których zaznaczony jest parametr Nie rozliczaj

Historia kontrahenta, zakładka: Transakcje

Zakładka zawiera listę dokumentów handlowych oraz listę ich pozycji. Z poziomu historii kontrahenta można wykonywać niektóre operacje na dokumentach handlowych. Zostały one szczegółowo omówione w rozdziale: Lista dokumentów. Działanie przycisków i opcji menu kontekstowego jest analogiczne, jak na liście dokumentów. Listy mogą być zawężane według filtrów:

Dokumenty – ze względu na rodzaj dokumentu (z wyjątkiem zakładki: Rozliczenie kaucji),

Okres – okres, w którym wystawiony został dokument,

Właściciel – centrum, w którym wystawiono dokument. Dostęp do dokumentów wyświetlanych w danym centrum w kontekście operatora, zależy od ustawienia parametru: Podgląd dokumentów, na karcie tego operatora (okno: Operator, zakładka: Parametry/Systemowe).

Historia – kontrahenta, kontrahenta docelowego, płatnika.

Filtr – inny, zdefiniowany przez Użytkownika.

Zakładka: Zbiorczo

Zakładka zawiera listę wszystkich dokumentów handlowych dla kontrahenta, akwizytora, lub kontrahenta docelowego, bez podziału na rodzaje (z wyjątkiem spinaczy, które są prezentowane w osobnej kolumnie). Dotyczą one kontrahenta lub tych, dla których jest on akwizytorem, zależnie od wyboru opcji: Historia.

Uwzględniaj korekty danych: po zaznaczeniu parametru transakcje w historii będą uwzględniane dla kontrahenta z ostatniej korekty danych.

Zakładka: Chronologicznie

Zakładka zawiera listę pozycji wszystkich dokumentów handlowych dla kontrahenta, akwizytora, kontrahenta docelowego, bez podziału na rodzaje.

Zakładka: Dla towaru

Zakładka zawiera listę pozycji wszystkich dokumentów handlowych dla kontrahenta, akwizytora, lub kontrahenta docelowego, bez podziału na rodzaje. Lista jest ograniczona do towaru wybranego z listy, rozwijanej przyciskiem: .

Możliwe jest wyświetlenie dla dokumentów daty wystawienia lub wydania/przyjęcia (w zależności od tego, czy jest to dokument rozchodowy czy przychodowy). Lista jest przedstawiona szczegółowo, z wyodrębnieniem dostaw i zasobów, zgodnie z podziałem elementu transakcji. Jedna pozycja dokumentu wyświetlana jest w postaci drzewa. Liście drzewa (poziom niższego rzędu) odpowiadają składnikom pozycji dokumentu. Jedną pozycją dokumentu może być objęty towar zróżnicowany ze względu na cechę lub magazyn wydania/przyjęcia, może ona więc mieć wiele składników, choć dotyczy towaru o jednym kodzie. Zagadnienie to zostało szerzej omówione w punktach poświęconych elementowi transakcji dokumentów handlowych. Ilość towaru w pozycji dokumentu oraz ilość w poszczególnych składnikach jest wyświetlana w tej samej kolumnie. Suma ilości dla składników daje zawsze ilość dla pozycji.

Po zaznaczeniu lewym przyciskiem myszy subelementu transakcji i naciśnięciu przycisku: Zmień jest otwierane:

dla subelementów dokumentów rozchodowych okno: Zasób towaru (jeżeli zasób jeszcze istnieje) lub Dostawa (jeżeli cały zasób został już rozchodowany)

dla subelementów dokumentów przychodowych okno: Dostawa

Zakładka: Rozliczenie kaucji

Na zakładce prezentowana jest lista dokumentów kaucji(w gałęzi podrzędnej prezentowane są korekty zarejestrowane dla danego dokumentu kaucji) wystawionych na danego kontrahenta. Z poziomu zakładki możliwe jest generowanie dokumentów kaucji, ich księgowanie, a także podgląd i edycja. Możliwe jest także wyświetlenie dokumentów związanych z zaznaczonym dokumentem kaucji.

W kolumnie Wartość do rozliczenia prezentowana jest ta wartość kaucji, która nie została zwrócona ani też zafakturowana, czyli wpływają na nią korekty WKK/PKK oraz spinacze.

Ww. logika ustalania wartości pozostającej do rozliczenia zawodzi wówczas, jeżeli Firma każdorazowo oczekuje zwrotu kaucji, pomimo jej zafakturowania.

W związku z powyższym ujmowanie faktur typu spinacz w ustalaniu wartości ww. kolumny jest w Comarch ERP XL sparametryzowane. O zachowaniu Systemu decyduje ustawienie parametru Uwzględniaj spinacze:

Historia kontrahenta, zakładka: Zamówienia

Zakładka zawiera listę wszystkich zamówień sprzedaży, zakupu i wewnętrznych, ofert i zapytań ofertowych kontrahenta. Lista może być zawężona do wybranego okresu, rodzaju dokumentów (zamówienia, oferty, zapytania) lub do zamówień o określonym statusie. Dokumenty są dostępne do podglądu, można je edytować, dodawać i wykonywać na nich operacje opisane szczegółowo w dokumentacji modułu: Zamówienia.

Możliwe jest wyświetlenie zamówień dla:

Po wybraniu rodzaju dokumentu w polu: Dokumenty, uaktywnione zostaną przyciski, które umożliwiają generowanie odpowiednich dokumentów, realizujących ścieżkę obsługi dokumentów wskazanych w filtrze, np. po wyświetleniu na liście ofert zakupu, udostępniona zostanie możliwość wygenerowania z nich ofert sprzedaży i zamówień na zakup. Możliwe jest również przekształcanie wyświetlonych dokumentów, np. z zapytania można wygenerować ofertę, z oferty zamówienie. Z tego poziomu możliwe jest również wykonanie wydruku Historii zamówień dla dokumentów zamówień lub ofert w zależności od ustawień filtra Dokumenty, na którym są widoczne numer zamówienia, data wystawienia, data ważności, data realizacji oraz stan zamówienia.

Historia kontrahenta, zakładka: Rezerwacje

Zakładka jest bardzo podobna do analogicznej zakładki historii towaru. Zastosowanie rezerwacji, znaczenie wyświetlanych danych, parametry oraz dostępne operacje zostały szczegółowo opisane w rozdziale: Historia towaru.

Po wybraniu zakresu wyświetlanych dokumentów: zamówienia sprzedaży lub zamówienia zakupu, zostaną uaktywnione przyciski, odpowiednio: [Przekształć do faktury sprzedaży] i [Przekształć do faktury zakupu] umożliwiającymi wygenerowanie odpowiednich dokumentów. Po rozwinięciu menu znajdujących się obok tych przycisków, możliwe będzie wygenerowanie innych dokumentów do wyświetlonych zamówień lub rezerwacji. Generowanie tych dokumentów będzie się odbywało według tych samych zasad jak ich generowanie z poziomu listy zamówień. [Dokument] - z poziomu tej zakładki można podnosić dokumenty zamówień, zleceń serwisowych, zleceń kompletacji, zleceń produkcyjnych w trybie do odczytu lub edycji w zależności od: prawa do edycji dokumentu danego centrum, stanu zamówienia oraz prawa operatora do edycji potwierdzonych zamówień.

Historia kontrahenta, zakładka: Upomnienia

Zakładka odpowiada funkcjonalnie opcji: Generowanie not i upomnień. Na zakładce istnieje możliwość sumowania należności z faktur występujących na tym wezwaniu (po naciśnięciu przycisku: [Włącz/wyłącz sumowanie]) a także, na zakładce: Upomnienia i noty odsetkowe, zawężania listy wyświetlanych pozycji w oparciu o standardowe filtry (istnieje możliwość definiowania tutaj filtrów obowiązkowych). Istnieje również możliwość wyświetlenia odsetek i kosztów w wybranej walucie i przeliczenie ich w PLN.

Więcej informacji o płatnościach, notach i upomnieniach znajduje się w dokumentacji modułu: Księgowość.

Historia kontrahenta, zakładka: CRM

Zakładka zawiera listę kampanii, w których uczestniczy kontrahent albo kontrahenci, dla których jest akwizytorem, zależnie od wyboru opcji: Historia. Kampanie opisano szczegółowo w dokumentacji modułu: CRM.

Historia kontrahenta, zakładka: Zlecenia

Zakładka zawiera listę zleceń produkcyjnych, kompletacji, dekompletacji, remontowych i serwisowych dla kontrahenta. Lista może być zawężona do wybranego okresu lub do zleceń o określonym statusie. Dokumenty są dostępne do podglądu, można je edytować i wykonywać na nich operacje opisane szczegółowo w dokumentacji modułu: Produkcja. Na każdej z zakładek znajduje się przycisk Lista związanych który otwiera okno Historia związanych.

Przycisk: [Nowy] umożliwia wygenerowanie nowego zlecenia dla bieżącego kontrahenta.

Historia kontrahenta, zakładka: Import

Zakładka zawiera listę dokumentów importowych oraz listę ich pozycji. Listy mogą być zawężane do wybranego okresu. Jednocześnie mogą być wyświetlane tylko dokumenty o tej samej walucie. Z poziomu historii kontrahenta można wykonywać niektóre operacje na dokumentach importowych. Zostały one szczegółowo omówione w dokumentacji modułu: Import. Działanie przycisków i opcji menu kontekstowego jest analogiczne, jak na liście dokumentów importowych.

Faktury importowe, faktury wewnętrzne i dokumenty SAD wyświetlane są na osobnych listach (zakładkach). Każda z nich zawiera zakładki Zbiorczo, Chronologicznie i Dla towaru. Z listy faktur importowych, po wskazaniu FAI i naciśnięciu prawego przycisku myszy dostępne są opcje generowania dokumentów:

Historia kontrahenta, zakładka: Reklamacje

Zakładka zawiera listę reklamacji zakupu i sprzedaży wystawionych dla danego kontrahenta. RLS i RLZ są wyświetlane na wspólnej liście. Dokumenty mogą być wyświetlane na zakładkach: Zbiorczo, Chronologicznie, Dla towaru.

Lista Reklamacji może być zawężana w oparciu o:

Można także zawęzić listę dokumentów w oparciu o wskazany okres, Właściciela dokumentu, czy też Datę (Wystawienia lub Rozpatrzenia).

Z poziomu Historii kontrahenta istnieje możliwość wystawiania dokumentów RLS i RLZ za pomocą przycisku: [Nowy]

Historia kontrahenta, zakładka: WMS

Dokumenty mogą być wyświetlane na zakładkach: Zbiorczo, Chronologicznie. Lista wyświetlanych dokumentów może być zawężana według filtrów:

Dokumenty – ze względu na rodzaj dokumentu (z wyjątkiem zakładki: Rozliczenie kaucji),

Okres – okres, w którym wystawiony został dokument,

Właściciel – centrum, w którym wystawiono dokument. Dostęp do dokumentów wyświetlanych w danym centrum w kontekście operatora, zależy od ustawienia parametru: Podgląd dokumentów, na karcie tego operatora (okno: Operator, zakładka: Parametry/Systemowe).

Historia – kontrahenta, kontrahenta docelowego, płatnika.

Filtr – inny, zdefiniowany przez Użytkownika.

Status – statusy w jakim znajdują się dokumenty: Niezatwierdzone, Zatwierdzone, W realizacji, Zrealizowane, Aktywne, Zamknięte.

Z poziomu tej zakładki można również: dodać dokumenty zleceń i aviz, sprawdzić historię związanych dokumentów, wykonać podgląd dokumentu lub jego usunięcie.

Historia kontrahenta, zakładka: Transport

Zakładka: Paczki

Zakładka zawiera listę paczek, z którymi są związane dokumenty handlowe dla wybranego kontrahenta. Paczka znajdzie się na liście, jeśli zawiera przynajmniej jeden dokument wystawiony dla wybranego kontrahenta. Wyświetlane dane i dostępne funkcje zostały szczegółowo opisane w rozdziale: Lista paczek.

Zakładka: Dokumenty

Zakładka zawiera listę dokumentów wystawionych dla wybranego kontrahenta, które są związane z paczkami. Na liście wyświetlane są informacje o związanych paczkach i wysyłkach. Przez naciśnięcie przycisku: [Podgląd] lub wybranie jednej z opcji menu rozwijanego za pomocą przycisku: , można wyświetlić dokument, paczkę albo wysyłkę.

Zakładka: Towary

Zakładka Towary zawiera listę pozycji dokumentów wystawionych dla wybranego kontrahenta, które są związane z paczkami. Lista jest ograniczona do towaru wybranego z listy rozwijanej przyciskiem: . Na liście wyświetlane są informacje o związanych paczkach i wysyłkach. Przez naciśnięcie przycisku: [Podgląd] lub wybranie jednej z opcji menu rozwijanego za pomocą przycisku: , można wyświetlić dokument, paczkę albo wysyłkę. Zastosowaniem tej zakładki jest wyszukiwanie informacji o transporcie wybranego towaru, w szczególności o statusie paczki i wysyłki.

Historia kontrahenta, zakładka: Umowy

Zakładka zawiera listę umów wystawionych dla danego kontrahenta. Umowy mogą być wyświetlane na zakładkach: Zbiorczo, Wg typu. Zakładka Wg typu jest analogiczna do listy umów. Po lewej prezentowane są typy umów, a po prawej tylko umowy wystawione na kontrahenta dla którego wyświetlana jest historia.

Historia kontrahenta, zakładka: Outlook

Aby uaktywnić zakładkę, na karcie kontrahenta, na zakładce: CRM, w polu: Outlook URL, należy podać adres skrzynki pocztowej odbiorcy (Właściwości folderu: Skrzynka odbiorcza, zakładka: Strona główna, pole: Adres). Dzięki temu, z poziomu zakładki: Outlook, będzie możliwe odbieranie poczty wysłanej na wskazany adres, jej edycja, wysłanie odpowiedzi itd.

 

Informacje ogólne

Przed rozpoczęciem pracy z modułem: Sprzedaż, należy go skonfigurować, tzn. określić podstawowe parametry niezbędne do rejestrowania obrotu towarowego. Znaczenie poszczególnych parametrów zostanie omówione łącznie ze sposobem ich określania w systemie.

Aby rozpocząć konfigurowanie modułu, należy wybrać z menu głównego, opcję: System. Z rozwiniętej listy należy następnie wybrać opcję: Konfiguracja. Zostanie otworzone okno: Konfiguracja.

 

Konfiguracja, zakładka: Sprzedaż/ Słowniki

Słowniki są listami parametrów, z których można wybierać podczas wprowadzania danych. W czasie pracy z modułem: Sprzedaż występują jako listy dostępnych, możliwych do wprowadzenia wartości. Uprawniony Użytkownik może dodawać, edytować i usuwać pozycje słowników.

Przy wybranej zakładce: Słowniki okno podzielone jest na 2 panele. W lewym panelu wyświetlone są nazwy słowników, w prawym – zawartość (pozycje) aktualnie podświetlonego słownika (nazwa i opis). Większość słowników zawiera pozycje złożone wyłącznie z nazwy i opisu.

Aby dodać nową pozycję do słownika, należy:

wskazać słownik, podświetlając go w lewym panelu okna,

nacisnąć przycisk: [Dodaj element] wprowadzić dane w oknie nowej pozycji słownika, zapisać pozycję przy pomocy przycisku: [Zapisz].

Cechy transakcji: parametry typu: opis, które można przypisywać do dokumentów handlowych i magazynowych. Umożliwiają ich dodatkowe rozróżnienie w analizach.

Drukarki fiskalne: drukarki fiskalne dostępne w systemie. Oprócz nazwy i opisu można edytować kody stawek VAT występujące w drukarce. Mogą one być inne, niż kody stawek stosowane w systemie (definiowanie stawek VAT). W dostępnej do edycji kolumnie: Odpowiednik, można zmienić kod stawki, który domyślnie jest zgodny z kodem systemowym. Prawidłowe przypisanie kodów stawkom VAT jest niezbędne dla właściwej współpracy systemu z drukarką fiskalną (ściślej z jej sterownikiem). System obsługuje 2 typy drukarek fiskalnych: Posnet i Elzab. Jeśli wybrano sterownik Posnet, system odszuka na liście dostępnych drukarek nazwę DF300 i następnie odczyta kody stawek VAT (z kolumny: Odpowiednik). Sterownik Elzab pobiera kody stawek po odszukaniu nazwy FP600. Jeśli stosowane są drukarki wymienionych typów, to w systemie powinny być zdefiniowane drukarki o nazwach DF300 i FP600. Wyboru sterownika dla danego stanowiska dokonuje się przy pomocy opcji: Konfiguracja komputera, modułu: Administrator. Jeżeli nie zostanie podana nazwa sterownika w oknie: Drukarka fiskalna, wtedy, przy próbie wydruku, zostanie wyświetlony komunikat o nieskonfigurowaniu stawek VAT dla drukarki.

Od wersji 2013.5 Comarch ERP XL zostały wprowadzone dodatkowe sterowniki do drukarek fislanych, tzw. Nowe sterowniki. W związku z ich wprowadzeniem, w interfejsie Comarch ERP XL dokonano zmian w:

Konfiguracji systemu na zakładce Sprzedaż / Słowniki / Drukarki fiskalne dodano i obsłużono parametr: Nowy sterownik – po zaznaczeniu tego parametru, w polu: Opis zostanie ukatywnione pole z listą zawierające rodzaje drukarek fiskalnych dla pracy w trybie terminalowym na końcu nazwy drukarki będzie słowo: Terminal),

Konfiguracji komputera dodano i obsłużono zakładkę: Drukarka fiskalna 2 – w celu skorzystania z tzw. Nowych sterowników należy zaznaczyć opcję: Używaj nowych sterowników, a następnie wskazać odpowiednią drukarkę i zależności od niej skonfigurować ustawienia dla sterownika (wybrać port, prędkość portu, określić parametry dla sterowania przepływem), wskazać jedną z opcji, która ma być wysyłana na drukarkę dla towaru (spośród dostępnych, tj.: nazwa, kod, nazwa i kod, kod i nazwa) oraz pozostałe opcje (jak dla pracy ze sterownikami konfigurowanymi na zakładce: Drukarka fiskalna) i ponadto wskazać, czy praca może się odbywać, na drukarce niezafiskalizowanej.

Po skonfigurowaniu ww. opcji i fizycznym podłączeniu drukarki, należ wykonać test drukarki (jak na poniższym zrzucie z systemu).

Jednostki miar: jednostki, w których ewidencjonowana jest ilość towaru.

Okno: Jednostka miary składa się z dwóch zakładek: Ogólne oraz Tłumaczenia. Na zakładce Ogólne istnieje możliwość wpisania nazwy i opisu jednostki, natomiast na zakładce Tłumaczenia można dodać tłumaczenie nazwy w języku obcym. Po naciśnięciu przycisku [Dodaj] należy w kolumnie Język wybrać wcześniej zdefiniowany język w słowniku kategorii oraz wprowadzić nazwę i opis.

Karty kredytowe: rodzaje kart kredytowych używanych przez kontrahentów.

Nazwy kursów: w systemie można określić wiele kursów dla jednej waluty. W tym miejscu można zdefiniować nazwy kursów, które będą stosowane w transakcjach. Wartości poszczególnych kursów dla każdej waluty są wprowadzane w tabeli walut.

Obce karty: rodzaje kart klienta wydawanych przez inne firmy. Obce karty mogą służyć do identyfikacji kontrahenta, typ i numer karty obcej można zapisać w karcie kontrahenta.

Rejestry VAT: rejestr VAT to ewidencja, w której zapisywane są transakcje objęte podatkiem VAT. Każdy dokument związany z podatkiem VAT musi trafić do jednego z tych rejestrów. Rejestr ma nazwę, opis i parametry. W systemie muszą być zdefiniowane, co najmniej 2 rejestry VAT; po jednym dla zakupów i sprzedaży.

Parametry ogólne:

Parametry dla rejestru typu: Zakup:

Rodzaje cen: w systemie można określić wiele rodzajów cen. W tym miejscu można zdefiniować ceny, które będą stosowane w transakcjach. Ceny te następnie są przyporządkowywane do centrów, grup towarów i towarów.

Okno: Cena składa się z dwóch zakładek: Ogólne oraz Tłumaczenia. Podczas dodawania ceny określa się jej typ (Netto/Brutto). Można również wybrać, czy cena ma być określana z dokładnością do groszy (do 2 miejsc po przecinku), czy też nie (do 4 miejsc po przecinku). Z poziomu konfiguracji można również zmieniać te parametry dla istniejącej już ceny. Usunięcie ceny z konfiguracji jest możliwe tylko wtedy, gdy wskazany rodzaj ceny nie został przypisany do żadnego towaru.

Na zakładce Tłumaczenia możliwe jest wprowadzenie tłumaczenia nazwy w języku obcym. Po przyciśnięciu przycisku [Dodaj] należy wybrać język zdefiniowany w słowniku kategorii, a następnie wprowadzić nazwę. Możliwe jest wprowadzenie tłumaczenia w wielu językach, będą one prezentowane na liście.

Sposoby dostawy: w systemie można dodać wiele sposobów dostawy. W tym miejscu można zdefiniować nazwę dostawcy, opis i tłumaczenia.

Konfiguracja, zakładka: Sprzedaż/ Stawki VAT

W systemie predefiniowano 9 stawek VAT. Można je edytować oraz dodawać nowe. System umożliwia nadawanie wszystkim zdefiniowanym w Systemie stawkom VAT oznaczenie literowe właściwe dla określonej drukarki fiskalnej. W praktyce oznaczenia te pokrywają się z oznaczeniami „systemowymi”, niemniej jednak Użytkownik może je swobodnie zmieniać, a system pozwala na nadanie tego samego oznaczenia różnym stawkom, co może być szczególnie przydatne, jeżeli nowym stawkom VAT zostaną nadane takie same jak dotychczas oznaczenia literowe. Przyjęta „swoboda” oznaczeń pozwala zatem na równoległe stosowanie stawek np. A 22%, A 23%. Przy kreowaniu nowej bazy będą widoczne obowiązujące od 01-01-2011 stawki VAT.

Jedną ze stawek można wybrać jako stawkę dla dokumentów eksportowych:

Stawka VAT dla Rolnika ryczałtowego jest specjalną stawką używaną w obrocie z tym typem podmiotu. Stawka będzie domyślnie wprowadzana na fakturę VAT RR (FRR), dokumentującą zakup od rolnika ryczałtowego (więcej informacji o fakturze VAT RR znajduje się w rozdziale: Faktura VAT RR).

Stawka VAT podstawowa służy domyślnemu ustalaniu stawki VAT na dokumentach A-vista rejestrowanych poprzez dodawanie wartości wprost do tabelki VAT.

Stawka VAT dla odwrotnego obciążenia służy domyślnemu ustawieniu stawki VAT jaka będzie się podpowiadać dla pozycji dodawanych na dokumenty. Warunkiem, aby wskazana w konfiguracji stawka VAT dla odwrotnego obciążenia przenosiła się na elementy dokumentu, jest zaznaczenie na karcie towaru parametru: odwrotne obciążenie oraz w konfiguracji/ Parametry 2 parametru: Obsługa odwrotnego obciążenia VAT.

Od wersji 2019.2 zmieniono sposób mapowania stawek VAT dla nowo dodawanych drukarek fiskalnych. Domyślne przypisanie oznaczeń literowych dla drukarek fiskalnych jest zgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r i wygląda następująco:

Uwaga

FZ otrzymana od dostawcy powinna być wystawiona w stawce NP i wtedy taka pozycja nie jest ujęta na deklaracji. W tej poprawnej sytuacji tylko FWS i FWZ są ujęte na deklaracji.

Ważne jest żeby sprawdzić czy w konwersji na liście stawek VAT ustawia się poprawna stawka.

Uwaga

Od wersji 2022.1 dodane zostały stawki VAT obowiązujące w poszczególnych krajach Unii Europejskiej. Stawki podstawowe zostały dodane z oznaczeniem grupy A, stawki obniżone natomiast z kolejnymi literami alfabetu tj. B, C itd. i statusem zaniżona, przy czym dla każdej z nich jako stawka, w stosunku do której jest ona obniżona/zaniżona została ustalona stawka zgodna ze stawką podstawową danego kraju. Stawki te otrzymały znacznik kraju, w którym obowiązują, a dodatkowo prefiks kraju został umieszczony w Aliasie tych stawek.

Aby ułatwić przeglądanie stawek pod ich listą dodany został filtr pozwalający na ich ograniczanie do stawek obowiązujących w danym kraju. Symbol i nazwa kraju prezentowane są na liście stawek VAT.

 

Parametry:

Alias: dodatkowy, definiowany przez Użytkownika kod stawki, wyświetlany razem z podstawowym kodem literowym.

Status:

Uwaga

Podczas dodawania, czy też edycji stawki VAT należy zachować zasadę, zgodnie z którą aby możliwe było dodanie/zmiana stawki, stawka ta musi różnić się od pozostałych przynajmniej jednym z parametrów: symbol lub wartość. Możliwe będzie wiec dodanie stawek: A22% i A23%, a niemożliwe dodanie A22%, A22%. Dodatkowo stawki muszą się różnić miedzy sobą albo wartością, albo statusem, nie będzie więc można dodać jednocześnie stawek: A22% podatek i B22% podatek. Podobnie, jak jest w systemie tylko jedna stawka „zwolniona” i tylko jedna stawka „nie podlega”.

Uwaga

W kontrolkach dla stawek eksportowych/RR/stawki podstawowej wartość prezentowana jest jako: symbol spacja, wartość stawki z %, alias np.: C 0,00% pod, D 0,00 zw itd. Według tych samych zasad prezentowana jest wartość VAT np. na karcie towaru dla VAT(zakup) i VAT(sprz.).

Konfiguracja, zakładka: Sprzedaż/ Formy płatności

Formy płatności są stosowane przy wystawianiu dokumentów handlowych i mogą być przypisane do kontrahentów. W systemie predefiniowano 6 form płatności, które grupują formy definiowane przez Użytkownika. Każda forma płatności ma następujące parametry:

Rabat: jeśli do danej formy płatności przypisany jest rabat procentowy, to będzie on naliczany dodatkowo przy transakcjach z tą formą płatności, zgodnie z przyjętą metodą obliczania rabatów.

Termin: domyślny termin płatności dla danej formy.

Rejestr operacji kasowo-bankowych: przypisanie rejestru do formy płatności umożliwia rejestrowanie wpłat z poziomu dokumentu handlowego.

Tolerancja terminu płatności: jednolita dla wszystkich form, wyrażona w dniach, ma zastosowanie wyłącznie przy obliczaniu dopuszczalnej kwoty przeterminowanych należności kontrahenta, według parametru: Po terminie, karty kontrahenta. Płatność jest przeterminowana, jeśli termin jej uregulowania został przekroczony o ilość dni większą od tolerancji.

Archiwalne – po zaznaczeniu parametru na liście widoczne są również formy płatności oznaczone jako Archiwalne.

Archiwalność form płatności wprowadzona została w wersji 11.0. Formy płatności oznaczone jako archiwalne nie są możliwe do wskazania z poziomu:

W oknie Struktura praw, zakładka Formy płatności, znajduje się parametr: Archiwalne. Po jego zaznaczeniu na liście widoczne będą również formy płatności oznaczone jako archiwalne.

Uwaga

Predefiniowane w systemie formy płatności mogą być uwzględnione w module: Detal. Określenie, czy dana forma płatności będzie występować w tym module, następuje podczas edycji centrum struktury firmy (struktura praw), na zakładce: Formy płatności. Więcej informacji o określeniu formy płatności dla detalu znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator i w dokumentacji modułu: Detal.

Uwaga

Do formy płatności może również zostać przypisany domyślny płatnik. Definiuje się go podczas edycji centrum struktury firmy (struktura praw), na zakładce: Formy płatności. Więcej informacji znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.

Inne parametry

Konfiguracja, zakładka: Sprzedaż/ Rabaty i promocje

Na zakładce znajdują się następujące pola:

Marża

W stu: według wzoru:

100 x (cena sprzedaży – cena zakupu) / cena sprzedaży (wartości: - ∞...100)

Od stu (narzut): według wzoru:

100 x (cena sprzedaży – cena zakupu) / cena zakupu (wartości: -100…+∞)

Wybór jest możliwy tylko do momentu zarejestrowania pierwszej transakcji.

Naliczaj promocje według daty - zaznaczenie jednej z opcji:

ma znaczenie przy naliczaniu promocji podczas przekształcania zamówienia np. do FS. Na fakturze naliczają się wówczas rabaty obowiązujące w dniu daty wystawienia, na zamówieniu lub fakturze sprzedaży, zależnie od tego parametru.

Naliczaj rabaty dla kontrahenta – zaznaczenie jednej z opcji: Głównego, Docelowego ma znaczenie przy naliczaniu promocji dla kontrahentów na dokumentach.

Naliczaj rabaty od ceny – zaznaczenie tej opcji ma wpływ na sposób liczenia upustu efektywnego. Jeżeli:

Opcja zostanie zaznaczona - rabaty będą liczone od ceny z KGO. Najpierw zostanie wyliczona cena (na podstawie ceny początkowej zawierającej stawkę KGO i upustu efektywnego, a następnie wartość (cena pomnożona przez ilość).

Opcja pozostanie odznaczona - rabaty będą liczone od wartości bez KGO. Najpierw liczona będzie wartość (na podstawie ceny początkowej pomniejszonej o stawkę KGO, ilości i upustu), a następnie cena (wartość dzielona przez ilość).

Stawki KGO są definiowane w słownikach kategorii w module Administrator w gałęzi Transakcje. W oknie stawki KGO definiowane są następujące parametry: Kod, Nazwa, Stawka netto do dwóch miejsc po przecinku. Stawka jest w walucie systemowej.

Uwaga

KGO obsługiwane jest na dokumentach: FS, WZ, PA, FZ, PZ o dowolnym rodzaju transakcji oraz na korektach tych dokumentów.

Więcej informacji o rabatach znajduje się w rozdziale: Promocje i rabaty.

Uwaga

Jeśli parametr: Rabaty liczone od ceny, nie zostanie zaznaczony, rabaty będą liczone od wartości.

Dla promocji typu stała cena zaznaczenie parametru Naliczaj inne promocje/rabaty umożliwia naliczanie innych promocji lub rabatów dla danej pozycji. Drugi parametr dotyczy kontroli marzy minimalnej dla promocji typu stała cena.

Realizacja pakietów liczona od wartości początkowych – po zaznaczeniu zapisywane i wyświetlane będą informacje o udzielonych rabatach od wartości początkowych.

Rejestruj strukturę udzielonego rabatu – po zaznaczeniu zapisywane i wyświetlane będą informacje o udzielonych rabatach w oknie: Struktura udzielonego upustu.

Licz upusty dla dokumentów przychodowych od wartości początkowych – zaznaczenie parametru będzie powodowało liczenie upustów na dokumentach przychodowych, tak jak na dokumentach rozchodowych od ceny/wartości początkowej.

Uwaga

Jeżeli parametr: Licz upusty dla dokumentów przychodowych od wartości początkowych, jest zaznaczony, wtedy jako cena zakupu podpowiada się ostatnia cena zakupu – dotyczy to sytuacji, gdy zaznaczony jest parametr: Aktualizacja cen – ostatnia cena zakupu, na definicji dokumentu (dokumentu przychodowego), na zakładce: Parametry. W przypadku zaznaczonego na definicji dokumentu parametru: Aktualizacja cen – ostatnia cena zakupu dla dostawcy, dla dostawcy zostanie zapisana cena początkowa, chyba że cena początkowa wynosi 0. Jeśli cena początkowa wynosi 0, wtedy cena zakupu dla dostawcy aktualizowana jest według ostatniej ceny zakupu.

Segmenty adresu magazynowego – segmenty adresu to określenia służące identyfikacji lokalizacji w magazynie. W polach można wprowadzić własne nazwy, które zastąpią domyślne: Regał, Sekcja, Poziom, Miejsce (więcej informacji rozdziale: Nazwy segmentów adresu).

Przy zmianie ilości elementy utrzymuj:

Konfiguracja, zakładka: Sprzedaż/ Parametry 1

 

Na zakładce określa się następujące parametry:

Numeracja dokumentów - schemat tworzenia numeru (identyfikatora) dokumentu. Składa się on 3 segmentów: numeru kolejnego, roku i serii lub 4 segmentów: numeru kolejnego, roku, serii oraz miesiąca. Można ustalić kolejność tych segmentów oraz ich format. Schemat ten można zmieniać tylko do momentu wystawienia pierwszego dokumentu.

Data fiskalizacji systemu - jeśli data została podana i jest wcześniejsza niż bieżąca, to zatwierdzenie paragonu lub faktury fiskalnej powoduje wydrukowanie takiego dokumentu fiskalnego. Jeśli nie ma komunikacji z drukarką fiskalną (nie można wykonać wydruku), to zatwierdzenie paragonu jest niemożliwe. Data jest dostępna do edycji do momentu wystawienia pierwszego dokumentu fiskalnego.

Uproszczona procedura importu - pozwala wystawiać dokumenty w procedurze uproszczonej importu.

Obsługa AWD/ZWM - zaznaczenie parametru uaktywnia listę dokumentów zleceń wydania z magazynu i awiza dostawy z poziomu WMS Pulpit Dyspozytora. Zaznaczenie parametru spowoduje domyślne generowanie w Comarch ERP XL dokumentów magazynowych AWD/ZWM.

Zapisuj dokumenty dodawane za pomocą OCR jako załączniki - zależnie od wybranej opcji ww. parametru załącznik dodawany jest do bazy lub jako link do importowego dokumentu.

Dodaj karty towarów - Parametr ten decyduje o tym, czy w przypadku, gdy System nie zidentyfikuje towaru o podanym EAN-ie, kodzie, nazwie, ma samodzielnie utworzyć kartę towarową. Przy włączonym parametrze Użytkownik ma możliwość wskazania grupy towarowej, w kontekście której taka kartoteka ma zostać utworzona. Dzięki temu Użytkownik może utworzyć i wskazać specjalną grupę towarową, dedykowaną takim kartom, po weryfikacji których przesunie towary do właściwej grupy.

ECOD Eksport:

Wysyłaj płatności faktury- parametr decyduje o tym, czy podczas eksportu do ECOD dokumentu FS (komunikat INVOICE) będzie wysyłana także sekcja <Payments> określająca typ i ilość płatności na fakturze. Parametr obsługiwany jest przy eksporcie faktury w formacie dla sieci handlowych.

Preferuj kod obcy jako EAN towaru - parametr decyduje o tym, czy wypełniając linię EAN System ma odszukać najpierw kod własny, czy kod obcy towaru.

Na spinaczach grupuj pozycję według towaru i ceny – po zaznaczeniu, w pliku ECOD, pozycje na spinaczach będą grupowane według wskazanego kryterium.

ECOD Import – identyfikacja towarów:

Preferuj kod obcy z pliku - parametr decyduje o tym, po jakim kodzie własnym/obcym będzie identyfikowany towar.

Dla linii EAN preferuj kod obcy - W trakcie identyfikacji towaru na podstawie linii EAN kolejność poszukiwań została sparametryzowana: System zacznie albo od kodów własnych, albo od obcych. W każdym z tych przypadków System najpierw będzie szukał kodów z przypisaną jednostką pomocniczą, a jeżeli jakowych nie znajdzie, wówczas z jednostką główną.

   

Konfiguracja, zakładka: Sprzedaż/ Parametry 2

Generacja stanów historycznych towarów: w zależności od ustawienia tego parametru, w systemie będą dostępne informacje o stanie każdego towaru na koniec dowolnego dnia lub dowolnego miesiąca (lub nie będą dostępne wcale). Jeśli wybrano opcję: dzienna lub miesięczna, to każda operacja związana ze zmianą stanu towaru, powoduje odpowiednią zmianę historycznego stanu dla tego towaru na koniec dnia lub miesiąca operacji. Jeśli operacja zmiany stanu jest wykonywana z datą wsteczną, to historyczne stany towarów dla dni lub miesięcy późniejszych są przeliczane, jeśli są zapisane. Stan historyczny dla dnia lub miesiąca bieżącego jest więc zawsze identyczny ze stanem bieżącym.

Gdy data wydania wcześniejsza niż data przyjęcia: stosownie do ustawienia, przy próbie dodania do dokumentu sprzedaży towaru o dacie zakupu późniejszej, niż data sprzedaży, system wyświetli ostrzeżenie, zablokuje próbę lub ją zignoruje (zezwoli na dodanie).

Uwaga

Jeśli następuje zmiana częstotliwości z dziennej na miesięczną, stany archiwalne są odpowiednio przeliczane. W przypadku zmiany częstotliwości z miesięcznej na dzienną lub wyłączenia raportu, dane archiwalne są usuwane.

Kontroluj cechy towaru - towary o tym samym kodzie mogą być dodatkowo różnicowane przy rejestrowaniu obrotu (wystawianiu dokumentów handlowych), jeśli mają odpowiednie ustawienia parametrów kontroli cech. Podawanie cech takich towarów przy wystawianiu dokumentów handlowych będzie opcjonalne lub obowiązkowe, w zależności od ustawienia parametru: Kontroluj cechy towaru. W przypadku, gdy opcja jest zaznaczona, przy próbie zatwierdzenia dokumentu, bez podania cechy towaru (elementu transakcji), dla towaru, dla którego podanie cechy jest wymagane, zostanie wyświetlone ostrzeżenie. Jeśli kontrola cech nie jest wykorzystywana, należy ją wyłączyć, co zwiększy wydajność systemu.

Zapisuj kontakty kontrahenta - włącza funkcję zapisywania kontaktu w karcie kontrahenta przy wystawianiu dokumentu sprzedaży na towar, dla którego w karcie towaru zaznaczono parametr: Kontakt z klientem.

Sprawdzaj podobnych kontrahentów przy dodawaniu - zaznaczenie spowoduje, że przy dodawaniu nowego kontrahenta zostanie wyświetlona lista kontrahentów o podobnych danych (nazwa i miasto), jeśli tacy istnieją. Sprawdzanie nie działa, jeśli NIP nowego kontrahenta jest podany i unikalny.

Automatyczne zatwierdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych - rozbieżności wykazane w inwentaryzacji są korygowane dokumentami PW (przyjęcie nadwyżek) i RW (rozchód braków). Dokumenty te są generowane przy zatwierdzaniu arkusza inwentaryzacyjnego. Zaznaczenie parametru spowoduje, że zostaną one wygenerowane jako zatwierdzone, niedostępne do edycji.

Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki - parametr obsługi wysyłek. Zaznaczenie spowoduje, że paczkę można tworzyć jedynie z towarów przeznaczonych dla jednego odbiorcy, wysyłanych na ten sam adres. Przy takim ustawieniu system pozwala wiązać z jedną paczką tylko takie dokumenty handlowe, które mają ten sam adres dostawy.

Uwaga

W związku ze zmianami związanymi z Comarch Shipping ta kontrola została uściślona tak, że dokumenty bez kontrahenta będą zawsze wiązane do jednej paczki, a do innych tylko te na których kontrahent jest ustawiony.

Przykład:W konfiguracji jest zaznaczony parametr: Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki.Na liście paragonów zaznaczono kilka dokumentów, z czego dwa nie mają przypisanego kontrahenta, a pozostałe mają kontrahenta zgodnego (z tym samym adresem).Po wybraniu operacji generowania paczek z zaznaczonych zostaną dodane dwie paczki z ustawionym parametrem: Dokumenty na ten sam adres, gdzie jedna będzie zawierała paragony bez kontrahentów, a druga pozostałe paragony.

Z listy dokumentów twórz wiele paczek i wysyłek (tylko dla generowania z dokumentów) - parametr możliwy do zaznaczenia, jeśli zaznaczono powyższy, czyli Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki. Zaznaczenie tego parametru skutkuje zmianą w wykonaniu operacji Wysyłka z zaznaczonych dostępnej w menu kontekstowym na listach dokumentów: handlowych, serwisowych i zamówień oraz na liście paczek. Ta operacja spowoduje najpierw utworzenie paczek z ustawionym parametrem: Dokumenty na ten sam adres, a następnie do każdej z tych paczek zostaje utworzona osobna wysyłka.

Uwaga

Operacja nie dotyczy polecenia: Wysyłka dla pozycji z zaznaczonych dostępnego w menu kontekstowym na listach dokumentów: handlowych, serwisowych i zamówień.

Dotychczas po zamknięciu okna z logiem z tej operacji, jeśli utworzony został jeden dokument (paczka lub wysyłka), to nie pojawiał się on do edycji. Poprawiono to działanie i teraz w takim scenariuszu, niezależnie od ustawienia ww. parametru zawsze pojedynczy dokument będzie wyświetlony w Systemie do edycji. W przypadku powstania wielu dokumentów paczek lub wysyłek nadal będą one zamykane i dostępne do edycji po otwarciu ich z poziomu właściwej listy.

Dane kontaktowe na paczce z osoby kontrahenta - parametr umożliwia pobranie danych kontaktowych na paczce z osoby kontaktowej, o ile taka zostanie na niej wybrana.

Obsługa dokumentów w buforze na paczkach i wysyłkach – zaznaczenie parametru zadecyduje o tym, czy na paczkach i wysyłkach będą obsługiwane dokumenty, znajdujące się w buforze.

Kontrola dokumentów dołączanych do paczki - możliwość wyboru 3 opcji: bez kontroli ilości i powiązań, ilość i powiązania do jednej paczki, ilość i powiązania do wszystkich paczek. Opcją domyślną ustawianą przy kreacji i konwersji bazy jest ilość i powiązania do jednej paczki.

Sprawdzaj limit akwizytora - limit akwizytora jest maksymalną kwotą kredytu, jaką mogą mieć łącznie wszyscy kontrahenci związani z akwizytorem. Kontrahent oznaczony jako: Akwizytor, może mieć przypisaną listę limitów kredytowych. Zaznaczenie spowoduje, że przy wystawianiu dokumentu sprzedaży, wymagane będzie podanie akwizytora. Jeśli limit jest przekroczony, to system zareaguje stosownie do uprawnień Użytkownika, a ściślej do ustawień w definicji dokumentu; uniemożliwi zarejestrowanie transakcji lub wyświetli ostrzeżenie.

Automatycznie zapisuj kody pocztowe – parametr decydujący o tym, czy przy uzupełnianiu nowego kodu pocztowego na karcie kontrahenta zostanie on automatycznie zarejestrowany na liście kodów.

Obsługa odwrotnego obciążenia VAT – zaznaczenie parametru uaktywnia mechanizmy umożliwiające zarejestrowanie w systemie towarów podlegających procedurze odwrotnego obciążenia. Na definicji dokumentu FZ aktywuje parametr: Generowanie dokumentu FWS oraz opcję generowania FWS do FZ z listy faktur zakupu.

Sprawdzaj poprawność NIP – opcjonalna weryfikacja poprawności numeru NIP w zakresie ilości i rodzaju użytych znaków w stosunku do polskich numerów identyfikacji podatkowej. Gdy parametr jest zaznaczony, podczas wprowadzania niepoprawnego numeru NIP kontrahenta krajowego na jego karcie, czy też w adresie, pojawi się stosowny komunikat i niemożliwe będzie zapisanie karty kontrahenta. Jeżeli ww. parametr jest włączony, wówczas, niemożliwe jest także zapisanie pieczątki Firmy dla kraju PL z niepoprawnym NIP-em. Jeżeli ww. parametr jest włączony, podczas zapisu karty pracownika z niepoprawnym numerem NIP prezentowane jest stosowne pytanie - ostrzeżenie. Odznaczenie parametru przydatne w przypadku instalacji Systemu Comarch ERP XL poza Polską.

Obsługa opłaty spożywczej - parametr decyduje o dostępności kontrolek, parametrów, funkcji, zakładek itp. dotyczących funkcjonalności obsługi opłaty spożywczej.

Stosuj WSTO_EE - Włączony parametr Stosuj WSTO_EE oznacza, że System ma honorować parametr WSTO_EE  na kartach kontrahentów tj. na rejestrowanych dla nich ofertach, zamówieniach i dokumentach handlowych sprzedaży ustalać typ transakcji WSTO_EE. Wyłączony parametr zaś oznacza, że parametr WSTO_EE na kartach kontrahentów ma być ignorowany.

Proc. OSS - Włączony parametr świadczy o tym, że Firma przystąpiła do procedury OSS. Przy włączonym parametrze faktury z transakcją WSTO_EE automatycznie są oznaczane jako podlegające tej procedurze. Takie transakcje należy ująć w deklaracji VIU-DO.

Serwis – parametry, wykorzystywane przy automatycznej rejestracji urządzenia serwisowego. Szczegóły dotyczące funkcjonalności parametrów opisane są w dokumentacji do modułu Serwis.

Konfiguracja, zakładka: Parametry KK

Korekta zakupu

Generowanie dokumentów KK i daty na KK – opcje wpływające na sposób grupowania dokumentów KK oraz na jego daty.

Korekta zakupu:

Brak – po zaznaczeniu istnieje możliwość wybrania w polach daty na KK:

Sprzedaży: sprzedaży FS korekty FZK

Wydania: sprzedaży FS, wydania FS, wydania FZK

Wg dni sprzedaży – po zaznaczeniu można wybrać daty na KK:

Sprzedaży: sprzedaży FS

Wydania: sprzedaży FS, wydania FZK

Wg miesięcy sprzedaży – w polach daty na KK:

Sprzedaży: m-c sprzedaży FS

Wydania: m-c sprzedaży FS, wydania FZK

Wg korekty zakupu – w polach daty na KK:

Sprzedaży: korekty FZK

Wydania: korekty FZK, wydania FZK

Ustalenie wartości dostawy:

Brak – po zaznaczeniu istnieje możliwość wybrania w polach daty na KK:

Sprzedaży: sprzedaży FS

Wydania: sprzedaży FS, wydania FS

Wg dni sprzedaży – po zaznaczeniu można wybrać daty na KK:

Sprzedaży: sprzedaży FS

Wydania: sprzedaży FS

Wg miesięcy sprzedaży – w polach daty na KK:

Sprzedaży: m-c sprzedaży FS

Wydania: m-c sprzedaży FS

Wg korekty zakupu – w polach daty na KK:

Sprzedaży: zakupu PZ

Wydania: zakupu PZ, przyjęcia PZ

Korekta sprzedaży:

Brak – po zaznaczeniu istnieje możliwość wybrania w polach daty na KK:

Sprzedaży: korekty FSK

Wydania: korekty FSK, przyjęcia FSK

Wg dni sprzedaży – po zaznaczeniu można wybrać daty na KK:

Sprzedaży: korekty FSK

Wydania: korekty FSK, przyjęcia FSK

Wg miesięcy sprzedaży – w polach daty na KK:

Sprzedaży: m-c korekty FSK

Wydania: m-c korekty FSK, m-c przyjęcia FSK

Wg korekty zakupu – w polach daty na KK:

Sprzedaży: korekty FZK

Wydania: korekty FZK, wydania FZK.

Koszty dodatkowe

Opcje pozwalające na decyzję o sposobie grupowania dokumentów KK oraz ich dacie w związku z wystawieniem dokumentu KDZ

KDZ wg daty dostawy

Brak – po zaznaczeniu istnieje możliwość wybrania w polach daty na KK:

Sprzedaży: sprzedaży FS

Wydania: sprzedaży FS, wydania FS

Wg dni sprzedaży – po zaznaczeniu można wybrać datę:

Sprzedaży: sprzedaży FS

Wydania: sprzedaży FS

Wg miesięcy sprzedaży – w polach daty na KK:

Sprzedaży: m-c sprzedaży FS

Wydania: m-c sprzedaży FS

Wg KDZ – w polach daty na KK:

Sprzedaży: operacji KDZ

Wydania: operacji KDZ

KDZ wg daty kosztu/innej

Brak – po zaznaczeniu istnieje możliwość wybrania w polach daty na KK:

Sprzedaży: sprzedaży FS, operacji KDZ

Wydania: sprzedaży FS, wydania FS, operacji KDZ

Wg dni sprzedaży – po zaznaczeniu można wybrać dla dat na KK:

Sprzedaży: sprzedaży FS

Wydania: sprzedaży FS, operacji KDZ

Wg miesięcy sprzedaży – w polach daty na KK:

Sprzedaży: m-c sprzedaży FS

Wydania: m-c sprzedaży FS, operacji KDZ

Wg KDZ – w polach daty na KK:

Sprzedaży: operacji KDZ

Wydania: operacji KDZ

  Konfiguracja, zakładka: Sprzedaż/ Kody EAN

System generuje kody kreskowe w standardzie EAN/UCC-13. Istnieje możliwość wpisania dowolnego numeru EAN (cyfry lub litery, max. 40 znaków) na dokumentach, jednak przy wpisywaniu 13 znaków kontrola EAN/UCC-13 nadal funkcjonuje. Kody mogą być generowane dla towaru, zasobu lub jednostki miary danego towaru. Przy generowaniu kodu można wybrać jeden z dwóch dostępnych zakresów kodów. Wygenerowany kod będzie pierwszym wolnym z wybranego zakresu. Zakresy ustalone są w konfiguracji.

Zakres 1 EAN: domyślnie ustawiony jest jako 2010000000000…2999999999990, co odpowiada zakresowi kodów wewnętrznych, zgodnie ze standardami EAN.

Zakres 2 EAN: domyślnie ustawiony jest na 5900000000000…5909999999990, co odpowiada zakresowi kodów zewnętrznych dostępnych dla Polski (prefiks 590).

Kontroluj unikalność numerów EAN: zaznaczenie powoduje, że nie ma możliwości wprowadzenia do systemu dwóch identycznych kodów EAN. W przypadku próby wprowadzenia po raz drugi kodu, który jest już zarejestrowany w systemie, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Dla nowo kreowanej bazy, parametr ten jest domyślnie odznaczony.

Dodatkowo zależnie od ustawienia tego parametru zależy rodzaj wyświetlanych informacji w logo, uzyskanym po przeprowadzeniu testu integralności: Sprawdzenie duplikacji kodów EAN.

Pozostałe parametry - służą do konfigurowania wydruków etykiet z kodami kreskowymi. Mają zastosowanie tylko przy pracy z drukarkami Pitney Bowes.

Konfiguracja, zakładka: KSeF

W oknie Konfiguracji udostępniona została nowa zakładka [KSeF] a na niej parametry dotyczące integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Środowisko pracy KSeF- Ww. opcja decyduje o tym, czy Firma jedynie testuje funkcjonalność wysyłki faktur do KSeF pracując na wersji Demo, tj. wysyłając faktury na serwer demo Ministerstwa Finansów, czy też używa tej funkcjonalności produkcyjnie, tj. rejestruje w pełni ustrukturyzowaną e-fakturę i wysyła ją na serwer produkcyjny MF. Eksportu wielu dokumentów - Wybór opcji Sesja interaktywna oznacza, że każda z zaznaczonych faktur zostanie wysłana w oddzielnym pliku, wybór opcji Plik wsadowy natomiast oznacza, że wszystkie one zostaną wysłane w jednej paczce. Zapisuj jako załącznik - W wersji 2023.0 obsłużona została funkcjonalność podpinania pliku .xml wysyłanej faktury oraz pliku .xml pobieranego UPO jako załączników do faktury. Załączniki te tworzone są o ile włączony jest stosowny parametr sekcji. Podczas eksportu wysyłaj - W ww. sekcji Użytkownik decyduje, czy dla poszczególnych elementów faktury ma być wysyłana ilość/cena dla jednostki głównej, czy jednostki pomocniczej użytej na elemencie, a także ma możliwość wskazania czy System ma wysyłać w pliku opis z elementu faktury. Udostępniona w wersji 2024.1 sekcja Klucz KSeF nie jest obsługiwana. Została ona dodana w ramach prac przygotowawczych do obsługi licencjonowania KSeF.

W Konfiguracji systemu na zakładce [KSeF] dodana została pod-zakładka [Import], a na niej szereg nowych parametrów. Parametry te stanowią element  funkcjonalności tworzenia dokumentu zakupu w Systemie Comarch ERP XL na podstawie faktury zakupu zaimportowanej z KSeF. Podczas tworzenia dokumentu dodawaj: Karty kontrahentów/Z udziałem Operatora – ustawienia dotyczą zachowania Systemu w przypadku, gdy nie zostanie odnaleziony kontrahent o wskazanym numerze NIP. Pole Akronim oraz Grupa Kontrahentów oznaczają odpowiednio automatycznie nadawany akronim i przypisaną grupę dla nowego kontrahenta. Karty towarów/Z udziałem Operatora – ustawienia dotyczą zachowania Systemu w przypadku, gdy w bazie nie zostanie zidentyfikowany wskazany towar. Grupa Towarów oznacza automatycznie nadawaną grupę przy dodawaniu nowej karty. Rachunki bankowe kontrahentów – zezwala na dodawanie do karty kontrahenta rachunku bankowego przekazanego w pliku e-faktury o ile nie został dotąd przypisany Kurs na tworzonym dokumencie – pozwala na ustalenie zastosowanego kursu na dokumencie walutowym Sprawdzaj poprawność pliku źródłowego – jeśli parametr zaznaczony, System sprawdza przed generowaniem dokumentu, czy plik .xml będący załącznikiem do faktury KSeF jest zgodny ze schematem e-faktury.  

Zaawansowane operacje handlowe

Wykonywanie czynności w module: Sprzedaż, jest uzależnione od ustanowienia uprawnień i zakazów dla operatora. Istotnym zakazem dla operatora, warunkującym jego pracę w tym module jest zakaz: Zaawansowane operacje handlowe. Zakaz ten ustanawia się, podobnie jak inne zakazy, w oknie: Operator, na zakładce Zakazy. Więcej informacji dotyczących ustanawiania zakazów dla operatora znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.