Księgowość

W systemie Comarch ERP XL nie ma osobnego modułu do prowadzenia kasy, ale wszystkie funkcje do prowadzenia kasy i rachunku bankowego są dostępne w module: Księgowość (są one też dostępne w module: Sprzedaż).

Z obu poziomów umożliwiono:

Rejestry kasowe/bankowe

Rejestry kasowe/bankowe są narzędziami księgowymi stworzonymi w celu rejestracji operacji związanych z przepływem pieniężnym, czyli dokumentów kasowych lub bankowych. Rejestry kasowe/bankowe zakłada się osobno dla każdego stanowiska kasowego i rachunku bankowego.

Opis okna głównego

Lista rejestrów kasowych/bankowych jest wywoływana poprzez wybranie funkcji Rejestry kasowe/bankowe z menu: Kasa/Bank (lub z listy przy przycisku [Zapisy lub rejestry kasowe/bankowe] na pasku narzędzi). Zostanie wyświetlone okno: Rejestry kasowe i bankowe.

W otwartym oknie widoczna jest lista wszystkich rejestrów kasowych/bankowych. Każdy z nich opisany jest na liście przez kod i nazwę. Poza tym, na karcie każdego rejestru znajdują się wszystkie niezbędne informacje o rejestrze.

Możliwe jest zawężenie listy wyświetlanych rejestrów według ich typów, oraz w podziale na oddziałowe i nie oddziałowe. Dodatkowo listę można zawęzić według grupy.

Ponadto, dostępny jest parametr – Archiwalne. Po odznaczeniu tego parametru na liście rejestrów kasowych i bankowych widoczne będą tylko aktualne rejestry (nieoznaczone parametrem archiwalny).

Dodatkowo z poziomu listy dostępne są następujące opcje:

[Pobierz saldo rachunku] – umożliwia odczytywanie bieżącego salda rachunku bankowego za pomocą usługi sieciowej

[Dodaj] – służy do dodawania nowego rejestru

[Zmień] – służy do edytowania zaznaczonego rejestru

[Usuń] – służy do usuwania rejestru.

[Zamknij okno] - służy zamknięciu aktywnego okna

Rejestr kasowy/bankowy

Rejestr kasowy/bankowy, zakładka: Ogólne

Na zakładce: Ogólne znajdują się pola i funkcje, których dostępność uzależniona jest od rodzaju rejestru. Poniżej znajduje się opis tych pól, które dostępne są dla wszystkich rodzajów rejestrów. Opis pozostałych pól znajduje się w podrozdziałach dotyczących poszczególnych rodzajów rejestrów.

Kod – skrócona nazwa rejestru.

Nazwa – nazwa stanowiska kasowego, rachunku bankowego.

Waluta – symbol waluty, w której wyrażane będą rejestrowane operacje (waluta systemowa lub jedna z walut obcych wprowadzonych do systemu).

Konto – konto księgowe rejestru wykorzystywane do księgowania wprowadzonych raportów kasowych i wyciągów bankowych, (jeżeli rejestr jest założony w walucie obcej, to jest to pozabilansowe konto walutowe, rozrachunkowe powiązane z właściwym kontem złotówkowym).

Uwaga

Jeżeli rejestr jest założony w walucie obcej i wybrano wycenę, to konto przypisane do niego musi być kontem pozabilansowym, rozrachunkowym, walutowym.

Rodzaj – możliwe jest zdefiniowanie rejestru jako: Kasa, Bank, Karta, Czek.

Grupa – w tym miejscu możliwe jest wskazanie grupy, do jakiej przydzielony zostanie dany rejestr. Grupy tworzone są Słownikach Kategorii, w sekcji Księgowość i Środki Trwałe- Grupy rejestrów k/b. Rejestry mogą być grupowane według typu, waluty, firmy.

Archiwalny – służy do oznaczania rejestrów, które nie są wykorzystywane.

Rejestry oznaczone tym parametrem nie będą widoczne na następujących listach: Na poniższych listach rejestry te będą widoczne opcjonalnie – poprzez zaznaczenie parametru: Archiwalne

Sekcja Raporty:

 

Okres: należy wskazać okres, na jaki otwierane będą raporty: dzień, tydzień, miesiąc, dowolny.

W przypadku raportów dziennych:

Data otwarcia:

Podczas otwarcia pierwszego raportu w danym roku, data otwarcia ustawiana jest analogicznie z datą systemową i godziną bieżącą z możliwością zmiany.

W kolejnym raporcie data otwarcia określona jest jako: + 1 dzień od daty otwarcia poprzedniego raportu i godzina 00:00:01, z możliwością zmiany daty /godziny w górę.

Data zamknięcia:

Data zamknięcia ustalana jest na podstawie daty otwarcia, z proponowana godziną 23:59:59.

Jeżeli jest dozwolone kilka raportów – parametr „Tylko jeden raport w danym okresie” nieaktywny, zamknięcie następuje z datą/godziną bieżącą. W takim przypadku data otwarcia pobierana jest również z daty/godziny bieżącej.

W przypadku aktywnego parametru „Automatyczne”, zamykanie i otwieranie raportu odbywa się analogicznie z wartościami opisanymi powyżej.

W przypadku raportów tygodniowych:

Data otwarcia:

Podczas otwarcia pierwszego raportu w danym roku, data otwarcia inicjalizowana jest datą systemową i godziną bieżącą z możliwością zmiany.

W kolejnym raporcie data otwarcia określona jest jako kolejny poniedziałek od daty zamknięcia poprzedniego raportu i godzina 00:00:01, z możliwością zmiany daty /godziny wyłącznie w górę (żeby np. ominąć dni wolne od pracy)

Data zamknięcia:

Data zamknięcia – jest to niedziela z tygodnia z oznaczonego datą otwarcia, godzina 23:59:59. Zmiana daty możliwa jest w zakresie od: ostatniej daty zapisu w raporcie do: niedzieli tygodnia otwarcia do godziny 23:59:59.

Jeżeli jest dozwolone kilka raportów – parametr „Tylko jeden raport w danym okresie” nieaktywny, zamknięcie raportu nastąpi z datą/godziną bieżącą. W takim przypadku data otwarcia raportu inicjalizowana jest również datą/godziną bieżącą.

W przypadku aktywnego parametru „Automatyczne” zamykanie i otwieranie raportu odbywa się analogicznie z wartościami opisanymi powyżej.

W przypadku raportów miesięcznych:

Data otwarcia:

Miesiąc liczony od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca (czyli raport otwarty w dniu 6.12. o 11.00 będzie zamknięty 31.12 a nie 7.01.)

Podczas otwarcia pierwszego raportu w danym roku data otwarcia inicjalizowana jest datą systemową i godziną bieżącą z możliwością zmiany.

W kolejnym raporcie data otwarcia określona jest jako pierwszy dzień miesiąca w stosunku od daty zamknięcia poprzedniego raportu i godzina 00:00:01. Zmiana daty /godziny możliwa jest wyłącznie w górę (żeby np. ominąć dni wolne od pracy)

Data zamknięcia:

Data zamknięcia – jest to ostatni dzień kalendarzowy z miesiąca oznaczonego datą otwarcia, godzina 23:59:59. Zmiana daty możliwa jest w zakresie od: ostatniej daty zapisu w raporcie do: ostatniego dnia miesiąca otwarcia.

Jeżeli jest dozwolone kilka raportów – parametr „Tylko jeden raport w danym okresie” nieaktywny, zamknięcie następuje z datą/godziną bieżącą. W takim przypadku data otwarcia inicjalizowana jest również datą/godziną bieżącą.

W przypadku aktywnego parametru „Automatyczne” zamykanie i otwieranie raportu odbywa się analogicznie z wartościami opisanymi powyżej.

Automatyczny: zaznaczenie parametru powoduje otwieranie raportu podczas automatycznych zapłat.

Otwarcie bez zamknięcia poprzedniego: Parametr ten jest dostępny wyłącznie wtedy, gdy nie istnieją raporty wprowadzone do danego rejestru lub wszystkie raporty są zamknięte. Jeżeli parametr jest aktywny – system pozwala na otwieranie kolejnych raportów nawet, jeżeli poprzednie raporty nie zostały zamknięte. Jeżeli parametr jest nieaktywny - jeżeli jakiś raport nie został zamknięty, system nie zezwoli na dodanie kolejnego raportu. Pojawi się wówczas komunikat: „Nie wszystkie raporty zostały zamknięte. Zamknij raport … i spróbuj ponownie”. Analogicznie system zachowa się przy próbie otwarcia raportu uprzednio zamkniętego.

Tylko jeden raport w danym okresie:

Parametr dostępny do edycji wyłącznie, gdy wskazany został okres inny niż „dowolny” oraz wtedy, gdy w rejestrze nie ma żadnych wprowadzonych raportów.

Jeżeli parametr jest aktywny – system pozwala na dodanie tylko jednego raportu w okresie.

Jeżeli parametr jest nieaktywny system pozwala na dodanie kilku raportów w okresie.

Sprawdź raport przy zamykaniu:

Parametr, który w wcześniejszych wersja znajdował się w konfiguracji. Przeniesienie parametru do definicji rejestru umożliwia kontrolę konta przeciwstawnego w ramach raportów danego rejestru.

Automatyczne zapisy do bufora:

Po zaznaczeniu tego parametru zapisy kasowo-bankowe wygenerowane automatycznie podczas zapłaty za dokument będą trafiały do bufora.

Zakładka: Ogólne rejestru typu: Kasa

Dodatkowe pola aktywne na zakładce: Ogólne rejestru typu Kasa to:

Oddział – po zaznaczeniu tej opcji, rejestr będzie mógł zostać przypisany do oddziału.

Zerowanie stanu – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że podczas zamykania raportu wygenerowana zostanie operacja zerująca stan danego raportu na podstawie jego salda. Uaktywnią się również pola: Przychód, Rozchód

Przychód – operacja typu KP, która w swojej definicji ma zaznaczony parametr: Operacja zerująca.

Rozchód – operacja typu KW, która w swojej definicji ma zaznaczony parametr: Operacja zerująca.

 

Zakładka: Ogólne rejestru typu: Bank

Dodatkowe pola aktywne na zakładce: Ogólne rejestru typu Bank to:

Oddział – po zaznaczeniu tej opcji, rejestr będzie mógł zostać przypisany do oddziału.

Rachunek VAT dla MPP – parametr zaznaczany, gdy dany rejestr jest przeznaczony do ewidencjonowania kwot vat z przychodów/rozchodów płaconych mechanizmem MPP. Pojawia się na rejestrach bankowych wyrażonych w PLN.

Bank – numer rachunku bankowego. Podczas podawania numeru rachunku sprawowana jest kontrola standardu NRB. Po zaznaczeniu parametru: NRB, zostanie dodany znak /-/ do numeru banku oraz udostępniona zostanie możliwość podania dwóch cyfr kontrolnych umieszczonych na początku numeru rachunku.

Identyfikacja wirtualnych numerów rachunków – zaznaczenie opcji umożliwia identyfikowanie kontrahenta po numerze rachunku. Pole dostępne do edycji po wpisaniu numeru bankowego.

Lokata – służy do oznaczenia rejestru lokat. Parametr jest widoczny tylko dla rodzaju: Bank. Dostępny jest do edycji do momentu podpięcia do rejestru operacji oznaczonych jako: Lokata

 

 

Zakładka: Ogólne rejestru typu: Karta

Dodatkowe pola aktywne na zakładce: Ogólne rejestru typu Karta to:

Kontrahent – akronim operatora kart, który będzie pobierany na operację zerującą. Jeżeli podczas zamykania raportu będzie powstawać płatność, to podmiotem dla tej płatności będzie płatnik pobierany z karty wskazanego tutaj kontrahenta.

Uwaga

Dla rejestru typu Karta przypisanie operatora kart jest obowiązkowe.

Zerowanie stanu – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że podczas zamykania raportu wygenerowana zostanie operacja zerująca stan danego raportu na podstawie jego salda. Uaktywnią się również pola: Przychód, Rozchód

Przychód – operacja typu KP, która w swojej definicji ma zaznaczony parametr: Operacja zerująca.

Rozchód – operacja typu KW, która w swojej definicji ma zaznaczony parametr: Operacja zerująca.

Generowanie płatności operatora kart – po zaznaczeniu tego parametru, przy zamykaniu danego raportu, utworzy się na nim płatność na operatora na podstawie operacji zerującej raport.

 

Zakładka: Ogólne rejestru typu: Czek

Dodatkowe pola aktywne na zakładce: Ogólne rejestru typu Czek to:

Bank – numer rachunku bankowego. Podczas podawania numeru rachunku sprawowana jest kontrola standardu NRB. Po zaznaczeniu parametru: NRB, zostanie dodany znak /-/ do numeru banku oraz udostępniona zostanie możliwość podania dwóch cyfr kontrolnych umieszczonych na początku numeru rachunku.

Identyfikacja wirtualnych numerów rachunków – zaznaczenie opcji umożliwia identyfikowanie kontrahenta po numerze rachunku. Pole dostępne do edycji po wpisaniu numeru bankowego.

Zakładka: Ogólne rejestru w walucie innej niż systemowa.

Dodatkowe pola aktywne na zakładce: Ogólne rejestru w walucie to:

Wycena – wskazanie sposobu wyceny rejestru walutowego. Pole jest dostępne tylko wtedy, jeśli w polu: Waluta wskazano walutę inną niż systemowa. Dostępne metody wyceny to: Brak, FIFO, LIFO.

Jeżeli dla rejestru w walucie wybrana zostanie wycena FIFO lub LIFO, wówczas w oknie rejestru pojawi się parametr: Wycena rozchodu śr. pieniężnych zapisami późniejszymi. Po zaznaczeniu tego parametru zapisy KW wyceniane mogą być zapisami KP, które wprowadzone zostały z datą lub godziną późniejszą niż data i godzina wycenianego zapisu KW.

Od wersji 2017.0 w systemie została wprowadzona obsługa przelewów euroregulowanych (SEPA) za pomocą mechanizmu Webservice. W oknie rejestru został dodany parametr Domyślne przelewy SEPA. Czek domyślne przelewy SEPA będzie widoczny, dopiero po łącznym spełnieniu następujących warunków:

Rejestr kasowy/bankowy, zakładka: Raporty

Na zakładce: Raporty znajdują się raporty przypisane do danego rejestru. Istnieje możliwość wprowadzenia kilku raportów tego samego dnia, pod warunkiem, że ich czasy otwarcia i zamknięcia nie będą na siebie nachodzić i parametr: Tylko jeden raport w danym okresie będzie odznaczony

Dla wszystkich raportów umieszczonych na zakładce: Raporty rejestru kasowego/bankowego widoczne są następujące dane podzielone na kolumny:

Uwaga

Raport można zaksięgować dopiero po jego zamknięciu.

Na zakładce: Raporty znajdują się też pola i przyciski:

Wyświetl raporty – umożliwia zawężenie listy raportów do raportów bieżących lub raportów BO, pole dostępne jest tylko dla rejestrów walutowych

Filtr – umożliwia filtrowanie listy raportów według kryteriów wskazanych przez Użytkownika

Rok, Miesiąc – zwęża listę raportów do wybranego roku i miesiąca

Dziennik – dziennik, do którego dany raport będzie zaksięgowany

[Księguj] – przycisk umożliwiający zaksięgowanie raportu

[Wyceń] – wycenia wskazany raport (aktywny tylko dla rejestrów walutowych)

[Skasuj wycenę] – usuwa wycenę wskazanego raportu (aktywny tylko dla rejestrów walutowych)

[Pobierz saldo rachunku] – umożliwia odczytywanie bieżącego salda rachunku bankowego za pomocą usługi sieciowej

[Historia procesu] – po naciśnięciu przycisku zostanie otworzone okno: Historia procesu, w którym możliwy jest podgląd procesu obsługującego zaznaczoną na liście notę. Więcej informacji o procesach znajduje się w rozdziale: 1.8 Księgowanie wsadowe oraz dokumentacji modułu: Administrator.

[Zapisy] – umożliwia bezpośrednie przejście do listy zapisów wskazanego raportu.

Uwaga

Zawartość poszczególnych raportów można obejrzeć po wybraniu opcji: Zapisy kasowe/bankowe z menu: Kasa/Bank lub naciśnięcie przycisku: [Zapisy lub rejestry kasowe/bankowe] znajdującego się na pasku narzędzi.

Lista zapisów k/b danego raportu dostępna jest również poprzez dwuklik na wskazanym raporcie.

lub [Dodaj] – dodaje bieżący raport, dla rejestrów walutowych przy pomocy tego przycisku można dodać także raport bilansu otwarcia (RBO)

[Zmień] – podnosi do edycji formatkę raportu

[Usuń] – usuwa raport (jeśli nie jest on zamknięty)

 

Rejestr kasowy/bankowy, zakładka: Operacje

Na zakładce: Operacje wyświetlana jest lista operacji kasowo/bankowych przypisanych do danego rejestru. Lista operacji podzielona jest na kolumny:

Pod listą operacji kasowych/bankowych znajdują się następujące przyciski:

[Przesuń w górę] – umożliwia przesunięcie danej operacji o jedno miejsce w górę na liście.

[Przesuń w dół] – umożliwia przesunięcie danej operacji o jedno miejsce w dół na liście.

[Karta] – umożliwia otworzenie okna operacji kasowej/bankowej w trybie do edycji

[Przyłącz operację] – umożliwia otworzenie listy operacji kasowych/bankowych w trybie do wyboru oraz przypisanie operacji do rejestru (jeśli wskazana operacja nie jest już przypisana).

[Odłącz operację] – Odłączenie operacji od rejestru.

Rejestr kasowy/bankowy, zakładka: Ciągi

Na zakładce znajdują się dwie listy:

Uwaga

Na zakładce: Ciągi widoczne są tylko te operacje, które na definicji operacji, zakładce: Parametry, mają wybraną numerację automatyczną

Na dole zakładki udostępnione są parametry numeracji dla danego ciągu:

Pola pozostają aktywne, dopóki nie zostanie wystawiony zapis kasowy/bankowy powiązany z daną operacją.

Jeśli na definicji operacji nie wybrano numeracji automatycznej, czyli nie przypisano ciągu, numeracja zapisów będzie wspólna dla wszystkich typów operacji (przychodowych, rozchodowych) i odbywać się będzie w ramach rejestru/roku kalendarzowego.

Jeśli na definicji operacji wybrano ciąg numeracji automatycznej, numeracja będzie odbywać się na przecięciu rejestru i ciągu, w ramach roku, miesiąca lub narastająco (w zależności od wyboru w polu: Numeracja). Numer początkowy nadawany jest dla ciągu w ramach rejestru. Wpływa on tylko na numer pierwszego zapisu w danym rejestrze dla danego ciągu. Domyślna wartość numeru początkowego to 1.

W przypadku czeków, jeżeli pojawi się nowa pula z inną numeracją, Użytkownik będzie musiał zdefiniować nowy ciąg, z nowym numerem startowym.

Rejestr kasowy/bankowy, zakładka: Domyślne

Na zakładce wyświetlane są operacje, które mają być domyślnie wykorzystywane podczas importu wyciągu bankowego. Zgodnie ze wskazanymi operacjami powstaną zapisy powiązane z kontrahentem, pracownikiem, innym podmiotem, MPP oraz lokatą – tutaj do wyboru są tylko te operacje, które oznaczone zostały parametrem: Lokata.

Raport bieżący

Raport kasowy/bankowy można dodać z poziomu zakładki: Raporty znajdującej się na rejestrze kasowym/bankowym. Formatka raportu stanowi niejako nagłówek takiego raportu.

Na zakładce: Ogólne znajdują się następujące pola:

Numer – numer raportu nadany przez system

Numer raportu – numer raportu nadany przez Użytkownika

Data otwarcia – data i czas otwarcia raportu

Zamknięty – zaznaczenie parametru zamyka raport

Data zamknięcia – data i czas zamknięcia raportu

Zamknięty przez – operator zamykający raport

Nie księguj – raportu z zaznaczonym parametrem nie będzie można zaksięgować

Data księgowania – umożliwia wskazanie daty, pod jaką ma zostać zaksięgowany raport. Parametr jest aktywny dla zamkniętych raportów

Na zakładce: Stan nagłówka raportu znajdują się pola:

Stan początkowy – stan kasy w chwili otwarcia raportu

Przychody – kwota przychodów

Rozchody – kwota rozchodów

Stan końcowy – stan kasy w chwili zamknięcia raportu

Zakładka: Stan raportu znajdującego się w rejestrze walutowym nieco różni się od zakładki raportu w walucie systemowej. Wartości stanu początkowego i końcowego oraz przychodów i rozchodów prezentowane są w walucie rejestru. W dodatkowej kolumnie znajdują się analogiczne pola przeliczające podane wartości na walutę systemową. W tej części prezentowane są też powstałe różnice kursowe.

Raport Bilansu Otwarcia

Raportu BO związany jest z funkcjonalnością wyceny rozchodu środków pieniężnych wyrażonych w walucie obcej. Może on zostać dodany do rejestru, gdy są w nim już otwarte inne raporty bieżące.

 

Raport BO możne zostać oznaczony parametrami:

Nie księguj – raportu BO oznaczonego tym parametrem nie będzie można zaksięgować.

Księguj jako BO – zapis księgowy utworzony w wyniku zaksięgowania raportu typu BO będzie wpływał na bilans otwarcia, tzn. będzie księgowany w dzienniku BO, pod datą pierwszego dnia okresu obrachunkowego.

Księguj w obrotach bieżących – w wyniku księgowania raportu typu RBO zostanie wygenerowany dekret w dzienniku wskazanym na rejestrze, w dacie zgodnej z datą zamknięcia raportu typu RBO.

Nie rozliczaj – parametr decydujący czy zapisy w danym raporcie BO mają być rozliczane (kompensowane).

W przypadku rozpoczęcia pracy z systemem Comarch ERP XL parametry te będą odznaczone. W przypadku baz podlegających konwersji, na przekonwertowanych rejestrach wycena będzie ustawiana na Brak. Oznaczać to będzie konieczność założenia nowego rejestru z odpowiednim typem wyceny oraz ponownego wprowadzenia zapisów k/b, które nie zostały wycenione, a które w pierwotnym rejestrze mogą być już rozliczone i zaksięgowane. Zatem dzięki dostępnym na raporcie BO parametrom zmniejszone zostanie prawdopodobieństwo zdublowania zapisów k/b zarówno po stronie stanów księgowych jak i rozliczeń.

Operacje kasowe/bankowe

System Comarch ERP XL umożliwia definiowanie typów operacji wykorzystywanych na danych stanowiskach kasowych bądź przy wprowadzaniu wyciągów bankowych. Definicja operacji umożliwia np. uzależnienie typu rozchodu środków pieniężnych w kasie od podmiotu, któremu dana kwota jest wypłacana, a więc przykładowo czy jest to uregulowanie zobowiązania wobec kontrahenta, czy wypłata zaliczki pracownikowi.

Opis okna głównego

Okno: Operacje kasowe/bankowe, jest dostępne z menu: Kasa/Bank. Okno można otworzyć również z poziomu modułu: Administrator, menu: Firma.

W oknie można zadeklarować występujące w kasie typy operacji gotówkowych, a w banku typy operacji na rachunkach. Można również przyporządkować operacje do określonych rejestrów. Okno składa się z dwóch części. Lista z lewej strony służy do wpisywania możliwych operacji, jakie mogą w firmie zaistnieć, typu kasa, bank, karta lub czek. Znajdują się tam wszystkie istniejące operacje.

Lista z prawej strony zawiera operacje dostępne w wybranym pojedynczym rejestrze. Rejestr wybierany jest w polu: Rejestr.

Ponadto w oknie: Operacje kasowe/bankowe są dostępne następujące pola i przyciski:

Wszystkie – wyświetla wszystkie zdefiniowane operacje

[Nowy] – umożliwia dodanie nowej operacji.

[Karta] – umożliwia edycję karty danej operacji i nanoszenie zmian.

[Usuń] – umożliwia usunięcie operacji, (jeżeli nie istnieją zapisy powiązane z daną operacją).

[Przesuń w górę] – umożliwia przesunięcie danej operacji o jedno miejsce w górę na liście.

[Przesuń w dół] – umożliwia przesunięcie danej operacji o jedno miejsce w dół na liście.

[Zamknij okno] – zamyka okno.

[Przyłącz operacje] – przyłącza wskazaną operację do rejestru wybranego w polu: Rejestr

[Odłącz operacje] – odłącza wskazaną operację z rejestru wybranego w polu: Rejestr

Archiwalne – pozwala na wyświetlenie na liście wszystkich operacji – również tych, które oznaczone są parametrem: Archiwalne.

Operacja kasowa/bankowa

Operacja kasowa/bankowa, zakładka: Ogólne

Przy definiowaniu operacji kasowych/bankowych określane zostają:

Kod operacji – skrócona nazwa

Nazwa operacji – pełna nazwa operacji

Konto przeciwstawne – konto wykorzystywane przy księgowaniu operacji – może to być konkretne konto lub konto uzależnione od podmiotu występującego na danej operacji (kontrahenta, pracownika, urzędu). W tym miejscu można również zdefiniować konto w oparciu o wyrażenie. W tym celu należy zaznaczyć parametry: Wyrażenie i Załóż konto, a następnie zdefiniować odpowiednie wyrażenie.

Podmiot – umożliwia przypisanie do operacji typu podmiotu. Dostępne opcje to: Dowolny, Kontrahent, Pracownik, Urząd, Bank. Pole uzupełnianie jest automatycznie w sytuacji kiedy wskazano typ konta w polu: Konto przeciwstawne. Przykładowo jeżeli w polu: Konto przeciwstawne wskazano konto należące do kontrahenta, w polu automatycznie zostanie wybrany podmiot: Kontrahent.

Rodzaj operacji – przychód lub rozchód

Typ operacji – Kasa, Bank, Karta, Czek

Oddział – parametr przypisuje daną operację do oddziału

Uwaga

Jeżeli na operacji zaznaczony został parametr: Oddział, wtedy na operacji wyszarzone zostaną następujące parametry: Numeracja automatyczna, Usunięcie przez anulowanie, Rodzaj kursu, Wpływa na średni kurs. Do operacji takiej może zostać przypisany tylko rejestr, na którym również zaznaczono opcję: Oddział.

Archiwalny – zaznaczenie parametru spowoduje, że operacja nie będzie dostępna z poziomu:

Operacja kasowa/bankowa, zakładka: Parametry

Na zakładce: Parametry znajdują się następujące pola i parametry:

Numeracja automatyczna – po zaznaczeniu tego parametru i wskazaniu ciągu numeracji dokumenty KP/KW będą automatycznie numerowane zgodnie z ustawieniami w wskazanym ciągu

Schemat księgowań – pewnym typom operacji możemy przypisać właściwe schematy księgowań. Jeżeli nie przypiszemy schematu księgowań danej operacji to będzie ona księgowana z wykorzystaniem konta rejestru oraz konta przeciwstawnego określanego na zakładce: Ogólne operacji.

Zaliczka pracownika – służy oznaczeniu zapisów kasowych opartych na tej operacji, jako zaliczek pracownika.

Wynagrodzenie – służy oznaczaniu zapisów kasowych, które wykorzystywane są do wypłaty wynagrodzeń

Lokata – parametr dostępny tylko dla operacji typu: Bank (ustawienie na zakładce: Ogólne) służący oznaczeniu tych operacji, które będą zakładać i rozwiązywać lokaty. Operacje oznaczone tym parametrem będą mogły być przyłączone tylko do rejestrów typu: Bank-Lokata. Jeżeli pole to zostanie zaznaczone, dana operacja nie będzie mogła być zaliczką i wynagrodzeniem pracownika (odpowiednie parametry zostaną wyszarzane).

Bony -  parametr decydujący o tym, czy zapis kasowy tworzony w oparciu o tą definicję może służyć do przyjmowania zapłaty bonem towarowym.

Nie rozliczaj – zapis kasowy, oparty o operację nie będzie rozliczany.

Operacja zerująca – parametr wykorzystywany dla raportów typu kasa i karta. Operacje oznaczone tym parametrem można wskazać na zakładce: Ogólne tych rejestrów w grupie: Zamykanie raportu. Służą one do zerowania zamykanego raportu na podstawie obrotów, bądź salda.

MPP – parametr wykorzystywany dla operacji typu uznanie MPP lub obciążenie MPP. Parametr jest odstępny po zaznaczeniu operacji typu Bank.

Usunięcie przez anulowanie – parametr decyduje o trybie usuwania zapisu kasowego; istnieje możliwość bezśladowego usunięcia zapisu lub pozostawienie zapisu w postaci anulowanego dokumentu. Zaznaczenie parametru spowoduje, że nie będzie możliwe bezśladowe usunięcie zapisu kasowego. Pozostawienie pola niezaznaczonego umożliwi zarówno kasowanie zapisu jak również kasowanie przez anulowanie – dokument będzie nadal wyświetlany na liście zapisów kasowych, jako anulowany.

Kategoria finansowa – parametr controllingowy.

Data analityczna – parametr controllingowy.

Treść – pole to domyślnie wypełniane jest nazwą operacji. Zawartość pola jest przenoszona do zapisu kasowo-bankowego, na zakładkę Ogólne, pole Treść.

Rodzaj kursu - z tabeli, wprowadzony ręcznie.

W przypadku kursu, który zaciągany jest z tabeli, od wersji 10.5, jest możliwość zadecydowania, który kurs ma być stosowany, do której daty ma się odwoływać: daty zapisu, czy daty dokumentu oraz z którego dnia przed tą datą kurs ma być pobierany. Funkcjonalność ta wprowadza pełną swobodę operowania kursami, które użytkownik chce pobierać na operacje kasowo-bankowe.

Wycena wg kursu ustalonego - parametr ma znaczenie wyłącznie dla zapisów k/b wprowadzanych do rejestru walutowego, na którym wybrano jedną z metod wycen (FIFO/LIFO).

Jeżeli parametr zostanie zaznaczony, na zapisie k/b, wprowadzonym tak oznaczoną operacją, zostanie domyślnie ustawiony kurs na podstawie warunków zadeklarowanych w sekcji rodzaj kursu na definicji tej operacji.

Jeżeli parametr będzie odznaczony zostanie ustawiony tzw. „kurs historyczny” pobrany z zapisów przychodowych wg metody wybranej na rejestrze (FIFO/LIFO)

Uwaga

Dopisanie nowej operacji kasowej/bankowej nie jest równoznaczne z możliwością jej stosowania. Dopiero przyporządkowanie operacji do jednego z rejestrów pozwala na jej wykorzystanie w tym rejestrze. Jeśli jakaś operacja ma być stosowana we wszystkich rejestrach, przyporządkowanie musi być przeprowadzone dla każdego z rejestrów osobno. Do przenoszenia rejestrów z listy głównej do danego rejestru służą przyciski [Przyłącz operacje] i [Odłącz operacje].

Definicje banków

System Comarch ERP XL umożliwia tworzenie definicji banków, które pozwalają na określenie sposobu automatycznego cechowania transakcji importowanych z banku.

W oknie prezentowana jest lista definicji banków z podziałem na kolumny:

Kod- kod definicji banku

Nazwa- Nazwa definicji banku

Ponadto w oknie dostępne są następujące pola i przyciski:

[Nowy] – umożliwia dodanie nowej definicji.

[Zmień] – umożliwia edycję definicji banku.

[Usuń] – umożliwia usunięcie definicji banku

Archiwalne – pozwala na wyświetlenie na liście wszystkich definicji – również tych, które oznaczone są parametrem: Archiwalne.

Definicja banków, zakładka: Ogólne

Na zakładce: Ogólne prezentowany jest kod i nazwa definicji banku oraz banki, do których definicja została przypięta.

Na zakładce znajdują się następujące pola, parametry i przyciski:

Kod- kod definicji banku

Nazwa- nazwa definicji banku

Lista przypisanych banków- lista banków przypisanych do definicji

Ponadto w oknie dostępne są następujące pola i przyciski:

[Nowy] – umożliwia dołączenie karty banku do definicji.

[Zmień] – umożliwia edycję karty banku.

[Usuń] – umożliwia usunięcie banku z listy.

Archiwalne – zaznaczenie parametru powoduje odpięcie danej definicji od wszystkich kart banków.

Definicja banków, zakładka: Operacje

Na zakładce: Operacje możliwe jest dodanie warunków do operacji.

Na zakładce znajdują się następujące kolumny, parametry i przyciski:

LP - numer operacji

Operacja – kod operacji

Nazwa – nazwa utworzonego warunku

[Nowy] – umożliwia zdefiniowanie warunku dla operacji.

[Zmień] – umożliwia edycję warunku.

[Usuń] – umożliwia usunięcie warunku z listy.

[Przesuń w górę] – umożliwia przesunięcie danej operacji o jedno miejsce w górę na liście.

[Przesuń w dół] – umożliwia przesunięcie danej operacji o jedno miejsce w dół na liście.

Definicja banków, zakładka: Lokaty

Na zakładce możliwe jest zdefiniowanie kodów operacji, które będą wykorzystane do identyfikacji lokat podczas importu wyciągów.

Zapisy kasowe/bankowe

W oknie: Zapisy kasowe/bankowe rejestrowane są zapisy kasowe i bankowe w podziale na rejestry i raporty. Aby otworzyć okno z zapisami kasowymi i bankowymi należy z menu: Kasa/Bank wybrać opcję: Zapisy kasowe/bankowe lub nacisnąć przycisk: [Zapisy lub rejestry kasowe/bankowe] znajdujący się na pasku narzędzi.

Opis okna głównego

Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Raport

Na zakładce: Raport prezentowane są zapisy składające się na dany raport w danym rejestrze.

Na zakładce znajdują się następujące pola, parametry i przyciski:

Rejestr – wskazanie rejestru, z którego mają być wyświetlone zapisy

Raport – wskazanie systemowego numeru raportu, z którego mają być wyświetlone zapisy

Z dnia – data otwarcia raportu, z którego mają być wyświetlone zapisy

Raport/Wyciąg – numer raportu/wyciągu nadany przez Użytkownika

Filtr – pole filtra, w którym Użytkownik ma możliwość definiowania własnych filtrów

Archiwalne – umożliwia wyświetlenie na liście zapisów pochodzących z rejestrów oznaczonych parametrem: Archiwalne

[Eksport raportu do pliku COMMA] – służy do eksportowania raportu do pliku tekstowego.

[Import zapisów] – służy do zaimportowania zapisów z pliku tekstowego (plik w formacie XML, SWIFT MT940, SWIFT MT940 BGŻ, SWIFT MT940 CitiDirect lub inny zdefiniowany przez Użytkownika w module: Administrator, z poziomu okna: Formaty eksportu przelewów) lub bezpośrednio z banku za pomocą usługi sieciowej.

Uwaga

Bezpośrednia wymiana danych pomiędzy systemem Comarch ERP XL a bankiem, jest możliwa tylko dla tych banków, które korzystają z usługi Comarch Data Connect. W systemie dostępne są predefiniowane usługi sieciowe: ING Bank Śląski – WebService BNP Paribas – WebService Pekao SA - WebService Alior – WebService mBank – WebService Millennium - WebService Citi Handlowy - API Santander – WebService.

[Nowy] – służy do dodawania nowych zapisów kasowych do raportu. Rozwijana lista przy przycisku zawiera następujące opcje:

[Edycja] – służy do edytowania karty danego zapisu.

[Usuń] – służy do usuwania zapisów z raportu. Istnieje możliwość seryjnego usuwania zapisów

[Włącz/Wyłącz sumowanie] – służy do sumowania wartości w poszczególnych kolumnach.

[Księguj raport] – służy do księgowania raportu.

Oprócz funkcji uruchamianych przyciskami, możliwe jest uruchomienie funkcji poprzez wybranie odpowiednich pozycji z menu kontekstowego, rozwijanego prawym klawiszem myszy. Spośród funkcji uruchamianych z tego menu, należy zwrócić uwagę na funkcję: Anuluj. Umożliwia ona anulowanie zapisu kasowego. Taki zapis będzie dalej wyświetlony na liście zapisów, jego kolor zmieni się na szary.

Dla raportów w walucie innej niż systemowa dostępne są dodatkowe pola i ikony:

Wyświetl raporty – zgodnie z wartością wybraną w tym polu pokazywane będą zapisy raportu bieżącego lub raportu BO

Waluta – waluta rejestru, którego zapisy są prezentowane. Pole dostępne tylko dla rejestrów walutowych

Różnice kursowe – parametr staje się aktywny po zmianie waluty na PLN. Po jego zaznaczeniu Lista podsumowanie będzie rozbudowana:

Listę zapisów w tym oknie zawęzić można do pozycji:

[Wyceń] – pozwala wycenić zapisy

[Wycena przez wskazanie] – pozwala na ręczne wskazanie zapisów KP, które mają być uwzględnione w wycenie

[Skasuj wycenę] – usuwa wycenę zapisów

Niezależnie od waluty rejestry, zapisy prezentowane na zakładce: Raport ujęte są w następujące kolumny:

Numer – kolejny numer systemowy zapisu

Nr Kwitu – jeśli do operacji przypisano ciąg, jest to kolejny numer w obrębie rejestru/operacji, jeśli ciągu nie wybrano – kolejny numer w ramach rejestru

Dokument – dokument, który był podstawą do powstania zapisu

Data – data zapisu

Czas zapisu – godzina wprowadzenia zapisu

Przychód – kwotę przychodu

Rozchód – kwotę rozchodu

Kontrahent (w podziale na akronim i miasto) – dane dotyczące kontrahenta, z którym związany jest zapis

Treść - treść zapisu

Konto – konto księgowe

Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Bufor

Zakładka stanowi listę zbudowaną z identycznych kolumn jak zakładka: Raport. Znajdują się na niej pozycje przypisane do danego rejestru i zapisane w buforze (wyboru rejestru dokonuje się w lewym dolnym rogu). Pozycje te nie mają numeru w raporcie, a otrzymują go w momencie ich przenoszenia do raportu. Jest to możliwe po naciśnięcie przycisku: [Przenieś do raportu].

Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Podmiot

Zakładka zawiera zapisy kasowe lub bankowe jednego podmiotu. Jest ona pomocna w kojarzeniu transakcji tego podmiotu z zapłatami.

Na zakładce: Podmiot znajdują się następujące pola:

Rodzaj – rodzaj zapisu (dowolne, przychodowe, rozchodowe)

Kontrahent – pole umożliwiające wybór kontrahenta, którego zapisy mają być wyświetlone

Nierozliczone – wyświetla zapisy, które nie zostały rozliczone

Rozliczone – wyświetla zapisy, które zostały rozliczone

Nie rozliczaj – wyświetla zapisy, które nie podlegają rozliczeniu

Wszystkie – wyświetla wszystkie zapisy

Waluta – określa walutę zapisów

Archiwalne – wyświetla zapisy wprowadzone do rejestrów oznaczonych jako archiwalne

Podzielona płatność MPP - dodatkowy filtr pozwalający na zawężenie listy zapisów względem parametru MPP.

Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Znajdź

Zakładka służy wyszukiwaniu określonego zapisu kasowego lub bankowego. Kryteriami wyszukiwania mogą być: kwota zapisu, kwota rozliczona, kwota do rozliczenia, treść, dokument, podmiot lub rejestr.

Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Nagłówek raportu

Na zakładce prezentowany jest nagłówek wybranego raportu. Pola znajdujące się na nagłówku raportu zostały opisane w rozdziale: Raporty kasowe/bankowe.

Z poziomu zakładki: Nagłówek raportu istnieje możliwość zamykania raportu, poprzez zaznaczenie pola: Zamknięty i zapisanie zmian.

Zapis kasowy/bankowy

Umieszczanie zapisów w raporcie jest możliwe tylko do czasu zamknięcia raportu. System umożliwia też umieszczanie zapisów w buforach kasowych. Jeżeli na zakładce: Ogólne danego rejestru zaznaczone zostanie pole: Automatyczne zapisy do bufora, automatyczne operacje kasowe będą pierwotnie rejestrowane właśnie w buforze.

Dodawanie zapisów kasowych/bankowych do danego raportu odbywa się na zakładce: Raporty okna: Zapisy kasowe/bankowe.

Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się podstawowe informacje o danym zapisie.

Operacja – pole to uzupełniane jest kodem oraz nazwą wybranej operacji. Możliwy jest również wybór odpowiedniej operacji z rozwijalnej listy.

Pozycja – to numer zapisu w raporcie, czyli liczba porządkowa pozycji. Jest to pozycja wpisywana automatycznie przez program.

Numer kwitu – kolejny numer w obrębie rejestru/operacji (jeśli do operacji przypisano ciąg) lub kolejny numer w ramach rejestru (jeśli ciąg nie został przypisany).

Data zapisu – w zależności od rodzaju rejestru system podpowiada albo datę i godzinę systemową – dla rejestrów kasowych, albo datę i godzinę otwarcia raportu – dla rejestrów bankowych. . System kontroluje, czy data i godzina nie jest wcześniejsza od daty i godziny otwarcia raportu bieżącego lub późniejsza, niż data i godzina otwarcia raportu następnego.

Numer dokumentu – jest to identyfikator zapisu. Jeśli do operacji został przypisany ciąg numeracji automatycznej, to pole jest niedostępne do edycji i zostaje automatycznie obliczone przez program – jest to numer unikalny w ramach, rejestru i ciągu numeracji. Jeżeli zapis jest tworzony przy pomocy operacji bez automatycznej numeracji, to pole: numer, jest dostępne do edycji i program nie kontroluje jego unikalności. Należy tam podać numer dokumentu, na podstawie którego następuje wpłata lub wypłata np. numer faktury, numer listy płac.

Przychód/Rozchód – pole, w którym zapisywana jest pełna wartość operacji.

Do rozliczenia – jest to kwota, która nie została powiązana z płatnościami. Pole jest automatycznie aktualizowane podczas dokonywania rozliczeń. Jest ono niedostępne do edycji. Do prowadzenia rozliczeń służą funkcje zgrupowane na zakładce: Rozliczenia.

Treść – domyślnie system wypełnia pole nazwą operacji.

Podmiot – pole wymaga wpisania podmiotu operacji kasowej/bankowej. Jeżeli w definicji operacji kasowej/bankowej wskazano, jako konto przeciwstawne konto kontrahenta, pracownika lub urzędu, przycisk: Podmiot, zostanie odpowiednio zamieniony na: Kontrahent, Pracownik lub Urząd.

Kontrahent – pole jest aktywne wtedy, gdy w definicji operacji, w polu konto przeciwstawne, wybrano opcję: Kontrahenta-dostawcy lub Kontrahenta-odbiorcy. Program oczekuje wówczas na podanie akronimu. Użytkownik może skorzystać z listy kontrahentów, uruchamianej przyciskiem: lub wpisać kod kontrahenta z klawiatury.

Pracownik – pole jest aktywne, gdy w definicji operacji w polu: Konto przeciwstawne, wybrano pozycję: Konto pracownika. Wówczas program oczekuje na podanie akronimu pracownika. Użytkownik może skorzystać z pomocniczej listy pracowników, uruchamianej przyciskiem: lub wpisać akronim pracownika z klawiatury.

Urząd – pole jest aktywne wtedy, gdy w definicji operacji w polu: Konto przeciwstawne, wybrano opcję Konto urzędu. Program oczekuje wówczas na podanie akronimu urzędu. Użytkownik może skorzystać wówczas z listy urzędów wyświetlanych po naciśnięciu przycisku: Urząd lub wpisać akronim danego urzędu z klawiatury.

Bank – pole jest aktywne wtedy, gdy w definicji operacji w polu: Konto przeciwstawne, wybrano pozycję: Banku. Program oczekuje wówczas na podanie akronimu banku. Użytkownik może skorzystać wówczas z listy banków wyświetlanej po naciśnięciu przycisku: Bank lub wpisać akronim danego banku z klawiatury.

Jeżeli pole: Konto przeciwstawne, wypełniono w inny sposób, niż opisany powyżej oznacza to, że pozycja nie dotyczy ani kontrahentów, ani pracowników, ani urzędów. Wówczas w pole: Podmiot, należy wpisać: Inny.

Jeżeli w polu: Konto przeciwstawne, wybrana jest jedna z opcji: Kontrahent dostawcy, Kontrahent odbiorcy, Pracownik, to pola: Podmiot i Konto, zostaną automatycznie wypełnione danymi z karty kontrahenta lub pracownika.

Jeżeli przy definicji operacji kasowych/bankowych wpisano konkretne konto, to zostanie ono pobrane do aktualnie wypełnianego pola.

Jeżeli pole: Konto przeciwstawne, nie zostało wypełnione, program będzie oczekiwał na podanie konta podczas edycji zapisu. Użytkownik może skorzystać z listy pomocniczej, uruchamianej przyciskiem: .

Bon - informacja o przypisanym automatycznie bonie.

Zaliczka pracownika – po zaznaczeniu tego pola na zapisie kasowym/bankowy, zapis ten będzie się pojawiał podczas rozliczania zaliczek pracownika.

Wynagrodzenie – służy oznaczaniu zapisów kasowych, które wykorzystywane są do wypłaty wynagrodzeń

Kod operacji – kod operacji, który przekazywany jest w wyciągu bankowym.

Wystawił, Zmodyfikował – kod operatora wystawiającego, zatwierdzającego, modyfikującego zapis kasowy.

Zmodyfikowano – data i czas modyfikacji zapisu (jest to data serwerowa)

Cecha – cecha wybrana z listy

Opis – dodatkowy opis zapisu

Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Kurs/Wycena

Na tej zakładce definiuje się odpowiedni kurs walut, jeżeli dany zapis ma być w innej walucie niż waluta systemowa. Dla raportów walutowych na tej zakładce dokonywana jest wycena waluty.

 

Na zakładce: Kurs/Wycena dostępne są następujące pola: Waluta rozliczenia – waluta rejestru Kurs wg – FIFO, LIFO, Ustalony

Pole jest aktywne do momentu rozliczenia – Użytkownik ma możliwość wyboru jednej z metod lub wskazania kursu z ręki.

Rozliczenie wg – to informacja o kolejności kojarzenia ze sobą zapisów przychodowych z rozchodowymi (FIFO, LIFO). Pole nie jest przeznaczone do edycji.

Kwota – wartość dokumentu, prezentowana w walucie rozliczenia oraz w walucie systemowej

Pozostaje – kwota pozostająca do rozliczenia, prezentowana w walucie rozliczenia oraz w walucie systemowej

Pozostaje do wyceny – kwota pozostająca do wyceny, prezentowana w walucie dokumentu

Kwota RK – kwota powstałej różnicy kursowej, prezentowana w walucie systemowej

[Wyceń] – wycenia zapis

[Wycena przez wskazanie] – pozwala na ręczne wskazanie zapisów KP, które mają być uwzględnione w wycenie

[Podgląd] – podgląd dokumentu wyceniającego

[Skasuj wycenę] – usuwa wycenę zapisu

Na zakładce: Kurs/Wycena znajduje się też tabela, w której prezentowane są zapisy przychodowe pobrane do wyceny danego zapisu rozchodowego. Tabela podzielona jest na kolumny:

Data

Numer

Numer dokumentu

Kwota wal. – kwota zapisu wyceniającego w walucie

Kwota sys. – kwota zapisu wyceniającego w walucie systemowej

Kurs – kurs zapisu

Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Rozliczenia

Zakładka służy do kojarzenia zapisów kasowych/bankowych z nierozliczonymi dokumentami związanymi z kontrahentem, pracownikiem, urzędem lub niezwiązanymi z konkretnym podmiotem.

 

Aby otworzyć listę nierozliczonych płatności dla wybranego podmiotu, należy nacisnąć przycisk: [Dodaj rozliczenie]. Wyświetlona zostanie lista: „Nierozliczone należności (lub zobowiązania) kontrahenta” podzielona na trzy zakładki:

Z wyświetlonej listy, należy wybrać nierozliczoną płatność i przenieść ją na listę dokumentów rozliczonych przyciskiem: [Wybierz].

Z tego poziomu możliwe jest też dodanie częściowego rozliczenia, kompensaty, częściowej kompensaty, rozliczenia z rejestrem VAT, dokumentem lub notą. Jest to możliwe poprzez wybranie na zakładce Rozliczenia, przycisku: , przy przycisku [Dodaj rozliczenie] i wybranie odpowiedniej opcji z rozwiniętej listy.

Jeżeli zostanie wybrana opcja: Częściowe rozliczenie lub Częściowa Kompensata i wskazany zostanie dokument, zostanie otworzone okno: Podaj kwotę rozliczenia, w którym można modyfikować kwotę.

W zależności od kwoty zapłaty i sumy kwot rozliczanych dokumentów, mogą zaistnieć trzy sytuacje:

Zapłata pełna – jeżeli skojarzona została zapłata z dokumentami, gdzie kwota zapłaty i suma kwot z dokumentów zakładki Rozliczenia są takie same. W tej sytuacji w polu: Do rozliczenia, zakładki Ogólne wyświetlane będzie: 0.

Zapłata częściowa – jeżeli zapłata jest mniejsza niż suma kwot z dokumentów zakładki Rozliczenia. Na liście dokumentów rozliczonych na zakładce Rozliczenia, w kolumnie: Pozostaje, zostanie wyświetlona kwota większa od: 0. W polu: Do rozliczenia, zakładki Ogólne pojawi się: 0.

W polu: Do rozliczenia, zakładki Ogólne zostanie wyświetlona kwota, która została nierozliczona.

Nadpłata – jeżeli zapłata jest większa, niż suma kwot dokumentów z zakładki Rozliczenia. W polu: Do rozliczenia, zakładki Ogólne zostanie wyświetlona kwota, która została nierozliczona

Zmiany w kwocie do rozliczenia na zakładce ogólne, widoczne są dopiero po dokonaniu rozliczenia. Aby kontrolować kwotę pozostająca do rozliczenia, w sytuacji, kiedy zapis rozliczany jest więcej niż jedną pozycją, w oknie płatności do rozliczenia dodano pole, w którym kwota do rozliczenia będzie się odpowiednio zmniejszać w momencie zaznaczania kolejnych pozycji rozliczających dany zapis.

W przypadku częściowej zapłaty, uzyskanie pełnego rozliczenia będzie możliwe po przyjęciu kolejnych zapłat, aż do momentu wyrównania sumy zapłat z sumą zapisu kasowego/bankowego. Wyrównanie to nie musi się dokonać jednorazowo – wpłaty mogą napływać ratami.

W przypadku nadpłaty, powstanie dodatnie saldo po stronie: MA, na koncie odpowiednio: kontrahenta, pracownika czy urzędu. Kwota nadpłaty może być wykorzystywana do rozliczania kolejnych faktur np. kontrahenta.

Na formatce dokumentów do rozliczenia dodany został w wersji 9.0 parametr – Pokaż płatności korekt. Po zaznaczeniu tego parametru na liście dokumentów do rozliczenia pojawią się również płatności przeciwnego typu, ale wyłącznie te, których źródłem są faktury korygujące kontrahenta. Dodatkowo uaktywni się ikona [Kompensuj zaznaczone]. Parametr ten umożliwia powiązanie płatności przeciwnego typu bez generowania dokumentu kompensaty, a następnie z poziomu tej samej listy kontynuację rozliczenia z pozostałymi płatnościami.

Jeżeli w konfiguracji zaznaczony jest parametr: Prezentuj płatności korekt ze znakiem minus, wówczas parametr: Pokaż płatności korekt jest automatycznie zaznaczony.

Uwaga

Kojarzenie zapłat z fakturami może odbywać się w różnych miejscach systemu. Niezależnie od tego, z którego miejsca w systemie kojarzenie zostało wywołane, operuje ono zawsze na wspólnych danych.

Wykonanie rozliczenia płatności np. faktury sprzedaży na zakładce Płatność dokumentu FS spowoduje, że rozliczenie to będzie widoczne na powiązanym zapisie kasowo/bankowym.

Nie rozliczaj - Na zakładce Rozliczenia możliwe jest również zaznaczenie pola: Nie rozliczaj. Jego zaznaczenie spowoduje, że zapis będzie ignorowany w rozliczeniach, kompensatach, a zakładka Rozliczenia ulegnie wyszarzeniu. Zapisy kasowe/bankowe z zaznaczonym polem: Nie rozliczaj będą niedostępne na liście nierozliczonych płatności, zapisów uruchamianych opcjami: Dodaj rozliczenie, Dodaj kompensatę, Dodaj częściowe rozliczenie, Dodaj częściową kompensatę.

Istnieje również możliwość rozliczania płatności bez wcześniejszego wskazania podmiotu i wartości operacji na zakładce ogólne. Po wybraniu operacji kasowo/bankowej zakładka rozliczenia jest od razu aktywna. Operator może więc rozpocząć wprowadzanie zapisu od rozliczania płatności. Lista dostępna z menu kontekstowego przy ikonie plusa ograniczona jest w takiej sytuacji do dwóch możliwości: Dodaj rozliczenie, Dodaj częściowe rozliczenie. Pozostałe opcje zostają wyszarzone. Po wyborze jednej z dostępnych opcji otwiera się odpowiednio: lista nierozliczonych należności, jeżeli wybrana operacja jest operacją przychodową lub lista nierozliczonych zobowiązań, jeżeli wybrana operacja jest operacją rozchodową. Są to pełne listy nierozliczonych należności i zobowiązań. Dopiero po zaznaczeniu pierwszej płatności do rozliczenia listy zawężają się do konkretnego płatnika, tego, który związany jest z wskazaną płatnością. Po wybraniu płatności do rozliczenia i zapisaniu operacji system automatycznie uzupełnia podmiot oraz kwotę operacji na zakładce ogólne.

Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Księgowość

Składa się ona z dwóch zakładek: Dekretacja i Opis analityczny.

Zakładka: Księgowość/Dekretacja

Służy do zbudowania dekretu księgowego dla operacji i zastąpienie nim schematu domyślnego (schematu zbudowanego z konta przypisanego do rejestru, w którym zrealizowano zapis i konta przeciwstawnego, umieszczonego w samym zapisie). Zakładka jest aktywna dla tych operacji kasowych/bakowych, którym przyporządkowano schemat księgowy.

Zakładka: Księgowość/Opis analityczny

Służy do wprowadzania danych, do których można się odwoływać w schematach księgowań i które wykorzystuje się w module: Business Intelligence.

W opisie analitycznym zapisu kasowo-bankowego skorzystać można z zdefiniowanych wcześniej wzorców opisu.

Definiowanie wzorców opisu analitycznego odbywa się z poziomu Menu głównego modułu księgowego po wybraniu Business Intelligence/ Wzorce opisu analitycznego. W oknie tym, za pomocą plusa można dodać nowy wzorzec opisu analitycznego. Na wzorcu należy uzupełnić kod oraz nazwę, określić, czy jest to wzorzec obowiązkowy, czy proponowany. Jeżeli wzorzec zostanie oznaczony, jako obowiązkowy, po wybraniu go na dokumencie operator nie będzie mógł nanieść żadnych zmian. Dany wzorzec można zarchiwizować – nie będzie można go wtedy użyć na danym dokumencie. Na definicji wzorca należy też określić jakiego obiektu wzorzec dotyczy. Po wybraniu konkretnego obiektu uaktywni się obszar elementy opisu, gdzie wskazać należy odpowiednie wartości.

Zdefiniowaną pozycję należy wskazać w polu: na zakładce księgowe / opis analityczny konkretnego dokumentu.

Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Atrybuty

Na tej zakładce można opisać dany zapis kasowy/bankowy zdefiniowanymi w systemie i przypiętymi do danego obiektu atrybutami (definiowanie atrybutów odbywa się w module: Administrator).

Lokaty

W systemie Comarch ERP XL istnieje możliwość zakładania oraz rozwiązywania lokat: terminowych oraz overnight zarówno w walucie obcej jak i w walucie systemowej, wraz z możliwością ewidencji odsetek od tych lokat.

Słownik lokat

W module: Administrator, na liście słowników kategorii, w części: Księgowość i Środki trwałe, znajduje się predefiniowana lokata overnight. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania innych słowników lokat.

Definicja taka obejmuje podanie następujących informacji:

Zdefiniowane lokaty będą możliwe do założenia z poziomu zapisów kasowo/bankowych w rejestrze oznaczonym jako lokata.

Rejestr bankowy typu: Lokata

Obsługa lokat w systemie Comarch ERP XL odbywa się w rejestrach bankowych, oznaczonych jako: Lokata. Na zakładce: Ogólne rejestru, jeśli jako rodzaj zostanie wskazany: Bank, pojawi się parametr: Lokata. Jego zaznaczenie umożliwi przypięcie do rejestru stosownych operacji bankowych, będących wzorcem do zakładania i zamykania lokat zdefiniowanych w słownikach kategorii.

Parametr: Lokata dostępny jest do edycji do momentu przypięcia do rejestru operacji bankowych oznaczonych jako lokata.

Na zakładce: Ogólne, rejestru oznaczonego jako lokata, znajduje się obszar dotyczący parametryzacji kursu dla odsetek od lokaty. Operator musi zdecydować, czy odsetki od lokaty mają być przeliczane po kursie z tabeli, czy po kursie wprowadzanym.

Operacja bankowa typu: Lokata

Operacje kasowe/bankowe definiowane w systemie zostały szerzej opisane w rozdziale: Operacje kasowe/bankowe.

Do oznaczenia operacji bankowej typu: Lokata służy parametr: Lokata znajdujący się na zakładce: Parametry formatki operacji. Tylko tak oznaczone operacje mogą być przypinane do rejestru lokat i wykorzystywane do zakładania i zamykania lokat.

Operacja zakładająca lokatę powinna być zdefiniowana jako operacja rozchodowa, natomiast operacja zamykająca lokatę – jako przychodowa.

Zapis bankowy związany z lokatą

Zapisy kasowe/bankowe związane ze zwykłymi rejestrami kasowymi i bankowymi zostały opisane w rozdziale: Zapisy kasowe/bankowe. Zapis bankowy zakładający lub rozwiązujący lokatę jest możliwy do dodania tylko na podstawie operacji oznaczonej jako lokata, w raporcie należącym do rejestru typu: Lokata. W oknie: Zapisy bankowe, jeśli w polu: Rejestr został wybrany rejestr lokat, w rozwijanym menu dostępnym przy przycisku [Dodaj] dostępne są dwie dodatkowe opcje:

Założenie lokaty

Zapis bankowy zakładający lokatę nieco różni się od zwykłego zapisu bankowego. Główne różnice znajdują się na zakładce: Ogólne zapisu.

Oprócz standardowych pól,  na zakładce: Ogólne, w obszarze: Otwarcie lokaty, znajdują się pola: Lokata – lista do wyboru, zawierająca wszystkie lokaty zdefiniowane w słownikach kategorii w module: Administrator Wymagalność – pole dostępne, jeśli w polu: Lokata wybrana została lokata nieodnawialna. Określa datę i czas wymagalności lokaty. Termin wymagalności obliczany jest automatycznie na podstawie wzoru: data zapisu + okres lokaty + 1 sekunda (dla lokat, których okres wyrażony jest w godzinach) lub data zapisu + okres lokaty + 1 sekunda (dla lokat, których okres wyrażony jest w dniach, tygodniach, miesiącach, latach) Lokata co – pole dostępne, jeśli w polu: Lokata wybrano lokatę odnawialną. Wpis ten zdeterminowany jest okresem definiowanym na słowniku lokaty Konto bankowe – numer rachunku lokaty. Po tym polu następuje kojarzenie zapisu zakładającego oraz likwidującego lokatę w przypadku importu wyciągu bankowego. Dodatkowo, w Polu: Operacja, dostępne są operacje typu rozchód, ocechowane parametrem lokata. Jeżeli zapis zakładający lokatę wprowadzony jest do walutowego rejestru lokat, zostaje on wyceniony zgodnie z przyjęta na rejestrze metodą (FIFO, LIFO, Brak).

Zamknięcie lokaty i naliczenie odsetek

Zamknięcie lokaty i naliczenie odsetek następuje poprzez wskazanie zapisu otwierającego lokatę i wybór opcji: Zamknij lokatę/nalicz odsetki, dostępnej na liście zapisów rejestru lokat, na liście rozwijanej przy przycisku [Dodaj]. Zostaje otwarte okno: Zakończ lokatę/nalicz odsetki.

Na podstawie ustawień wskazanych w tym oknie zostaje wygenerowany zapis przychodowy zamykający lokatę i/lub zapis przychodowy naliczający odsetki.

W oknie: Zakończ lokatę/nalicz odsetki znajdują się następujące pola i parametry:

Lokata – numer zapisu wskazanego do zamknięcia

Operacja – pole z rozwijaną listą operacji przychodowych ocechowanych parametrem Lokata

Data wymagalności – przycisk otwierający kalendarz. Data, pod jaką powstaną dokumenty KP likwidujące lokatę

Zamknij lokatę odnawialną – parametr dostępny w przypadku zamykania lokat odnawialnych, domyślnie odznaczony. Pozwala na zamknięcie lokaty odnawialnej (wygenerowanie zapisu przychodowego zamykającego lokatę)

Zamknij lokatę nieodnawialną – parametr dostępny w przypadku zamykania lokat nieodnawialnych, domyślnie zaznaczony. Pozwala na zamknięcie lokaty nieodnawialnej (wygenerowanie zapisu przychodowego zamykającego lokatę)

Kwota lokaty – kwota zamykanej lokaty

Nalicz odsetki – parametr domyślnie zaznaczony. Pozwala na wygenerowanie zapisu przychodowego rejestrującego odsetki naliczone od lokaty

Kwota odsetek – pole dostępne do edycji, w które należy wpisać kwotę naliczonych odsetek

[Generuj] – generuje zapisy przychodowe zamykające lokatę

[Zamknij okno] – zamyka okno

Jeżeli wartości w polach: Kwota lokaty oraz Kwota odsetek będą różne od zera, system wygeneruje dwa oddzielne zapisy przychodowe dokumentujące likwidację lokaty i naliczenie odsetek.

 

Na zapisie będącym rozwiązaniem lokaty, w obszarze: Zamknięcie lokaty, przedstawione są dane zamykanej lokaty: rodzaj lokaty, wymagalność, numer zapisu otwierającego lokatę, konto bankowe. W polu: Przychód wpisana jest kwota lokaty bez możliwości zmiany.

Pozostałe pola uzupełnione są standardowo.

Zapis bankowy likwidujący lokaty jest automatycznie rozliczany z zapisem bankowym zakładającym lokatę (na zakładce: Rozliczenia następuje podpięcie właściwego zapisu).

Zapis dokumentujący naliczenie odsetek wygląda analogicznie, z tym, że w ple: Przychód wpisana jest kwota odsetek podana przy generowaniu zapisów likwidujących lokatę.

Zamknięcie lokaty walutowej

W przypadku lokat zakładanych w rejestrze walutowym, zapis zakładający lokatę jest wyceniany zgodnie z przyjętą metodą (wycena odbywa się na zakładce: Kurs/Wycena).

Po wybraniu opcji: Zamknij lokatę/nalicz odsetki, otwarte zostanie okno generacji zapisów kończących lokatę, na którym oprócz pól opisanych wcześniej pokazane będzie dodatkowe pole:

Kurs dla odsetek – domyślnie średni kurs NBP z poprzedniego dnia roboczego poprzedzającego datę na formularzu

Ponieważ zapis zamykający lokatę walutową musi być wyceniony w taki sam sposób, w jaki został wyceniony zapis zakładający lokatę, przy zamykaniu lokaty wygenerowanych będzie tyle zapisów przychodowych, ile wyceniało zapis zakładający lokatę. Oprócz tego, jeśli w oknie generacji zaznaczono naliczanie odsetek, wygenerowany będzie zapis przychodowy dotyczący odsetek. Zapis ten wyceniony będzie po kursie podanym na oknie generacji.

Import zapisów bankowych

System Comarch ERP XL umożliwia definiowanie formatów przelewów, co pozwala na wymianę danych z bankiem – eksportu danych z listy płatności i importu do rejestru bankowego. Możliwa jest również bezpośrednia wymiana danych z bankiem za pośrednictwem usługi Comarch Data Connect. Więcej informacji na temat formatów przelewów znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.

Import zapisów bankowych wykonywany jest z poziomu okna: Zapisy kasowe, po naciśnięciu przycisku: [Import zapisów]. Zostanie otworzone okno: Import zapisów, w którym należy wskazać format importowanego pliku, jego położenie (po naciśnięciu przycisku: [Otwórz]) oraz pozostałe parametry importu.

Jeżeli zostanie wybrany format typu Comarch Data Connect, to pole do wskazania pliku zostaje wyszarzone, a dodatkowo udostępnione są 3 opcje wyboru:

W oknie znajdują się też przyciski:

[Wczytaj wyciąg] – następuje wczytanie pliku

Kurs – umożliwia modyfikację wyceny pozycji przychodowych w walucie, dla których na definicji operacji jako rodzaj kursu wybrana została opcja Wprowadzany.

[Przenieś i rozlicz] – następuje tworzenie zapisów w rejestrze oraz automatyczne rozliczenia importowanych zapisów. Dla parametru dostępne są dwie opcje wyboru:

Przenieś i rozlicz – umożliwia tworzenie zapisów w rejestrze oraz automatyczne rozliczenia importowanych zapisów. System pozwala na automatyczne rozliczanie jeżeli spełnione są poniższe warunki:

Zaimportowane zapisy mogą zostać posortowane. Służą do tego przyciski:

[Odwróć kolejność] – naciśnięcie przycisku sortuje pozycje znajdujące się w oknie w kolejności odwrotnej niż początkowa

[Przesuń w górę/ w dół] – umożliwia sortowanie poprzez przesuwanie pozycji na liście w górę/ w dół.

Dodatkowo system umożliwia sortowanie po dowolnej kolumnie dostępnej w oknie importu zapisów.

W dolnej części okna dostępny jest parametr: .

Po jego zaznaczeniu widoczne będą wszystkie zapisy, również te, które zostały już przeniesione.

W menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest opcja: Przenieś oraz Zmień seryjnie.

Opcja „Przenieś” umożliwia przeniesienie zapisów z okna importu zapisów do bazy danych. Wynik przeniesienia zapisów wyświetlany jest w kolumnie: Wynik.

Opcja „Zmień seryjnie” umożliwia zmianę: Kontrahenta, Opisu, Operacji Przychód, Operacji Rozchód dla zaznaczonych zapisów k/b.

Podczas importu zapisów bankowych możliwa jest identyfikacja kontrahenta. Identyfikacja odbywa się poprzez:

Na liście zaimportowanych operacji znajduje się kolumna z danymi kontrahenta (akronim/nazwa). Ich wyświetlenie oznacza, że powiodła się identyfikacja kontrahenta.

Jeżeli akronim kontrahenta został dodatkowo oznaczony kolorem wykorzystywanym podczas zaokrąglania, oznacza to, że w bazie znajduje się więcej niż jeden kontrahent ze wskazanym w wyciągu numerem rachunku bankowego.

System umożliwia również przepisanie rachunku bankowego z importowanego wyciągu na kartę kontrahenta.

W przypadku gdy w oknie importu zapisów bankowych zostanie ręcznie wskazany kontrahent w polu Akronim, pojawi się zapytanie „Czy zaktualizować rachunek bankowy kontrahenta?”. Wybranie opcji: Tak spowoduje przypisanie rachunku do wskazanej uprzednio kartoteki kontrahenta.

Import zapisów typu lokata

Importowane operacje bankowe związane z lokatami (zapisy zakładające lokatę, likwidujące lokatę, odsetki) rozpoznawane są przez system po kodzie operacji tylko w przypadku formatu MT940. Dla pozostałych formatów Użytkownik ma możliwość zdefiniowania kryteriów rozpoznawania pozycji związanych z lokatami.

Importowane zapisy zakładające oraz likwidujące lokatę są automatycznie rozliczane – kojarzenie tych zapisów następuje na podstawie numeru rachunku bankowego przypisanego do lokaty.

W przypadku importu lokat walutowych system rozpozna, czy importowany zapis przychodowy dokumentuje likwidację lokaty i wygeneruje tyle dokumentów przychodowych, ile wyceniało zapis rozchodowy zakładający daną lokatę. Importowane zapisy zakładające oraz likwidujące lokatę zostaną też automatycznie rozliczone.

Obsługa wirtualnych numerów rachunków

Wiele banków oferuje usługę polegającą na identyfikacji numeru rachunku beneficjenta przelewu przez dodatkowy, wirtualny numer rachunku (alias), zbudowany następująco:

11 22222222 3333444444444444

gdzie:

11 – suma kontrolna według standardu NRB

22222222 – numer kierunkowy banku

3333 – identyfikator rachunku (zastępujący cały szesnastocyfrowy numer)

444444444444 – wirtualne subkonto identyfikujące klienta, ignorowane przez bank

Cały wirtualny numer podlega standardowi NRB. Dla banku jednoznacznym identyfikatorem rachunku, który ma swój własny, rzeczywisty, inny numer jest ciąg 3333. Ciąg 444444444444 nie ma dla banku znaczenia, nie jest przetwarzany i może być dowolny, ale występuje na wyciągach. Właściciel rachunku może dowolnie wykorzystywać ciąg 444444444444 do identyfikacji operacji.

Najczęstszym wykorzystaniem ciągu 444444444444, jest podawanie każdemu dłużnikowi innego numeru rachunku, na który należy dokonywać wpłat. Numer dla dłużnika może mieć postać: 11 22222222 33330000000000001, gdzie 0000000000001 to identyfikator dłużnika. Dłużnik dokonuje wpłaty na rachunek 11 22222222 33330000000000001, bank identyfikuje rachunek na podstawie ciągu 3333, ale cały numer umieszcza na wyciągu, dzięki czemu właściciel rachunku łatwo identyfikuje kontrahenta, od którego pochodzi wypłata.

Aby korzystać z obsługi wirtualnych numerów rachunków w Comarch ERP XL, należy:

Jeżeli do dokumentu zostanie przypisany taki rejestr bankowy, to na wydruku takiego dokumentu pojawi się indywidualny numer w postaci 11 22222222 3333000009999955, gdzie 0000099999 to numer kolejny kontrahenta, 55 – wewnętrzna suma kontrolna ciągu 0000099999, 11 – suma kontrolna całego numeru, wyliczona zgodnie ze standardem NRB.

Przy imporcie wyciągu bankowego z pliku, w którego strukturze znajduje się pole: Subkonto – identyfikator kontrahenta, system przypisze kontrahenta do importowanej operacji.

Możliwa jest identyfikacja kontrahenta po wirtualnym numerze rachunku nie tylko podczas importu wykonywanego według formatów definiowalnych, ale również za pomocą formatu SWIFT MT 940.

Wprowadzenie numeru może odbywać się na 2 sposoby:

Przyklad

Przyklad

:86:911 TRANSAKCJA IPH; ID IPH: XX222200002222; OD: PHU KUBUŚ PUCHATEK; TYTUŁEM: TESTU; REF. KLIENTA:

Po znalezieniu numeru rachunku, zostanie uruchomiona funkcja: Identyfikator podmiotu, która identyfikuje kontrahenta. Identyfikacja kontrahenta nie musi występować po GID numerze kontrahenta. Możliwa jest modyfikacja funkcji: Wirtualny numer rachunku (odpowiedzialnej za generowanie numeru kontrahenta), która przekazuje numer kontrahenta do funkcji: Identyfikator podmiotu (którą również można edytować). Dzięki temu Użytkownik może definiować identyfikację kontrahenta, np. wg numeru NIP.

Od wersji 2017.1 dostępna jest również funkcjonalność obsługi wirtualnych rachunków ING przez WebService Rozwiązanie to znane jest pod nazwą SIMP.

Automatyczne rozliczanie płatności podczas importu wyciągu bankowego

Podczas eksportu poleceń przelewów każdemu poleceniu może być nadawany identyfikator. Tym samym identyfikatorem zostaną oznaczone płatności, które są źródłem tego polecenia. Jeśli identyfikator ten wystąpi w wyciągu bankowym (będzie nim oznaczone obciążenie), to podczas jego importu odpowiednie płatności zostaną automatycznie rozliczone.

Przyklad

W definicji formatu Elixir-O w ostatnim polu należy umieścić „Identyfikator operacji” (po znaczniku 51 lub 53). Po wyeksportowaniu polecenia przelewu plik będzie zawierał linię: 110,20080618,229000,10600076,0,"55106000761111222233334444","44106000760000111122223333","TEST SP. z O.O.|||","KONTRAHENT X SP. z O.O.||ARMII KRAJOWEJ 1|31-400 KRAKÓW",0,10600076,"FS-1/05 2290.00|||","","","51","C00017C001" Po zrealizowaniu polecenia bank umieszcza ciąg znaków C00017C001 w odpowiednim miejscu pola :61: wyciągu MT940. Przykładowo: :61:0610061006DN1199,60NTRFC00017C001//BR06279107001473 :61: 0610061006DN1199,60NTRFNONREF//C00017C001 :61:1703010301D542088,00S02064001244729 C00017C001 :61:2110071007D30750,00S02064001332226//C00017C001

Podczas importu wyciągu identyfikator z wyciągu zostanie odszukany w płatnościach, co pozwoli na ich automatyczne rozliczenie z pozycją wyciągu.

.

Ergonomia rozliczeń przelewów

Na życzenie klientów, którzy rozliczają bardzo duże ilości przelewów zostały wprowadzone w tej wersji liczne usprawnienia ergonomiczne.

Wykorzystanie białej listy do identyfikacji kontrahentów

Do tej pory system rozpoznawał kontrahenta na wyciągu bankowym pod warunkiem, że jego numer konta bankowego znajdował się w bazie danych. Obecnie do identyfikowania kontrahentów już na wstępie stosowana jest białą listę podatników VAT. Jeśli konto bankowe z jakiego wykonano przelew nie znajduje się w bazie danych, odpytywana jest baza Ministerstwa Finansów. Jeżeli rachunek został zgłoszony do Urzędu Skarbowego, to system otrzymuje NIP przedsiębiorcy i sprawdza bazę Comarch ERP XL w poszukiwaniu kontrahenta o takim numerze NIP. Po poprawnej identyfikacji numer rachunku bankowego pochodzący z białej listy jest już na stałe przypisany do kontrahenta.

Filtr nierozliczone

W celu łatwiejszego wyszukiwania nierozliczonych płatności na liście zapisów kasowych / bankowych został dodany nowy filtr Rozliczone, który pozwala na przeszukiwanie listy zgodnie z tym kryterium. Jeśli zostanie wybrana opcja Nie, to dodatkowo pojawia się kolumna prezentująca kwotą pozostającą do rozliczenia.

Zapisy do wyjaśnienia

Niekiedy zapisy kasowo/bankowe wymagają dodatkowego wyjaśnienia, gdy operator nie jest w stanie odnaleźć dla nich żadnego rozliczenia. W takim przypadku możliwe jest ich odłożenie w czasie lub przekierowanie do innego operatora. Aby w łatwy sposób oznaczać takie przelewy, dodano na zakładce [Rozliczenia] parametr Do wyjaśnienia.

Możliwe jest również przeszukiwanie listy zapisów pod kątem wyszukiwania przelewów oznaczonych tych parametrem.

Okno rozliczeń przelewów

W celu przyspieszenia procesu rozliczenia faktur oraz identyfikacji kontrahentów zostało wprowadzone nowe dedykowane okno uruchamiane z poziomu listy zapisów kasowo/bankowych.

Uruchomienie okna

Po wybraniu nierozliczonych zapisów zostanie uaktywniony dodatkowy przycisk Zapisy do rozliczenia.

Dla zaznaczonych płatności pojawi się nowe okno.

Budowa okna Zapisy do rozliczenia

Okno Zapisy do rozliczenia składa się z kilku elementów ułatwiających prace na płatnościach.

  Na samej górze widać aktualnie edytowany zapis oraz liczbę przelewów pozostających do rozliczenia. Użytkownik może się między nimi przenosić strzałkami w przód lub w tył. Można tutaj także oznaczyć taki przelew flagą Do wyjaśnienia, o którym więcej mowa w punkcie: Zapisy do wyjaśnienia. Poniżej widać dane pochodzące bezpośrednio z wyciągu bankowego, czyli W przypadku gdy został zidentyfikowany kontrahent, to widoczny jest również jego akronim i lista nierozliczonych dokumentów.

Rozliczanie dokumentów

Na oknie oprócz wartości przelewu (przychód lub rozchód) widoczna jest także kwota Do rozliczenia. Kwota ta jest różnicą między wartością przelewu, a wartością zaznaczonych przelewów. Pozwala to w łatwy sposób zorientować się czy zaznaczone dokumenty pozwalają się całościowo rozliczyć. System umożliwia zaznaczanie także dokumentów, których nie można bezpośrednio rozliczyć z zapisem np. FZ dla uznania rachunku. W takim przypadku będzie dochodziło do kompensowania tych dokumentów z innymi, jeszcze przed dokonaniem rozliczenia z przelewem. Przelew od kontrahenta spowodował uznanie rachunku w wysokości 800 zł. Operator może zaznaczyć fakturę sprzedaży o kwocie 1000 zł oraz zakupu o wartości 200 zł. W takim przypadku FS zostanie rozliczony z dokumentem FZ oraz zapisem bankowym, co spowoduje pełne uregulowanie wszystkich trzech płatności. Rozliczenie wybranych dokumentów jest wywoływane przyciskiem Rozlicz i przejdź.

Po jego wciśnięciu od razu po rozliczeniu następuje przejście danych na oknie do kolejnego przelewu.

Wyszukiwanie kontrahenta

Zostały dodane mechanizmy ułatwiające identyfikację kontrahenta, co jest częstym problemem w przypadku przelewów od klientów indywidualnych.

W takim przypadku można spróbować go zidentyfikować dzięki przyciskom umieszczonym z prawej strony, czyli: W pierwszym przypadku pojawi się nowe okno wyświetlające dane z wyciągu i umożliwiające skopiowanie bądź wpisanie tekstu, po którym możliwa jest identyfikacja kontrahenta.

Przeszukiwać można po:

Metoda podzielonej płatności MPP

W systemie istnieje możliwość zapłaty za nabywane towary i usługi z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności – MPP.

Rachunek VAT dla MPP

Rachunek VAT to specjalny dodatkowy rachunek bankowy, służący do ewidencjonowania kwoty VAT z tytułu opłaconych faktur sprzedaży. Aby rejestr bankowy typu MPP był widoczny na liście rejestrów kasowo/bankowych, należy zaznaczyć parametr „Rachunek VAT”.

Rachunki bankowe typu MPP tworzone są analogicznie jak pozostałe rejestry bankowe. Definiując rejestr bankowy dla tego typu operacji, należy zaznaczyć parametr „Rachunek VAT dla MPP”. Parametr ten jest dostępny w momencie, gdy rodzaj rejestru zostanie określony jako „Bank”.

Rejestr ocechowany flagą „Rejestr VAT dla MPP” nie różni się zasadą działania od innych rejestrów bankowych- można do niego dodawać różne typy operacji bankowych oraz importować wyciągi. Ze względu na specyfikę MPP, zapisy na takim koncie nie podlegają rozliczeniom z dokumentami.

Uwaga

Zaznaczenie parametru „Rachunek VAT dla MPP” ukrywa takie rejestry na wielu listach, aby zapobiec przypadkowemu wykorzystaniu jako podstawowego rachunku do płatności. Z tego względu takie rejestry nie będą wyświetlane na żadnych listach, z wyjątkiem listy Rejestry kasowe i bankowe, oraz Lista Rejestrów w Strukturze Praw.

Import wyciągów

Powyższy opis odnosi się do rachunków bankowych, na których prezentowane są wyłącznie operacje typu MPP. W przypadku takich rachunków Operator może ograniczyć się wyłącznie do monitorowania bieżącego salda. W standardowych rachunkach bankowych, podczas importu wyciągów, będą również importowane zapisy typu MPP.

W związku z tym, w systemie zostały dodane nowe przedefiniowane typy operacji MPP: SPLIO- odpowiadające obciążeniu rachunku, oraz SPLIU- wskazujące na uznanie. Użytkownik może dodatkowo definiować operacje tego typu we własnym zakresie. W celu utworzenia operacji typu MPP, należy w definicji operacji zaznaczyć parametry „Nie rozliczaj” oraz „MPP”.

Zdefiniowane operacje należy kolejno podpiąć na zakładce „Domyślne” rejestru bankowego, w sekcji MPP:

Podczas importu wyciągu, dla każdej transakcji z wykorzystaniem Mechanizmu Podzielonej Płatności MPP utworzone zostaną dwa zapisy: zapis główny w pełnej kwocie brutto oraz zapis MPP, dotyczący przeksięgowania kwoty VAT pomiędzy ROR a rachunkiem VAT. Zapis MPP będzie utworzony po przeciwnej stronie w stosunku do zapisu głównego.

W przypadku, gdy zaczytywana z wyciągu transakcja spełnia warunki MPP, to zostanie jej przypisany odpowiedni format operacji k/b.

Uwaga

Automatyczne przypisanie do operacji typu MPP (SPLIO/SPLIU) odbywa się na podstawie łącznego spełnienia następujących warunków:

a) Tytuł operacji zawiera identyfikator transakcji MPPczyli ciąg /VAT/…/IDC/../INV/…

b) Kwota operacji jest zgodna ze wskazaną w tytule po słowie kluczowym /VAT/

c) W przypadku gdy pod tą samą datą znajduje się więcej niż jeden przelew o tej samej wartości i tytule MPP, zostaje oznaczony tylko pierwszy z nich. Ma to na celu obsługę sytuacji, gdy cały przelew został zaadresowany jako MPP

d) Jeśli któryś z warunków nie jest spełniona, podpowiada się zwykły typ operacji

Uwaga

Dla płatności z oznaczeniem MPP, do pliku w polu Tytułem, przekazywany jest tytuł operacji /VAT/…/IDC/../INV/…, tylko dla formatów przelewów z predefiniowaną nazwą formatu np. Elixir-O. Po zmianie nazwy, tytuł w takim formacie nie będzie przekazywany. Dla własnego formatu z nazwą Elixir-O, dla płatności MPP do pola Tytułem będzie też przekazywany tytuł operacji /VAT/…/IDC/../INV/… .

Jeżeli operacja nie zostanie zidentyfikowana jako operacja typu MPP, wówczas Użytkownik może ręcznie wprowadzić poprawny rodzaj operacji. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć na przypisaną operację i z listy rozwijanej wskazać poprawną.

Po zaimportowaniu wyciągu do Systemu, możliwe jest wyfiltrowanie zapisów bankowych dotyczących operacji MPP. W tym celu w oknie przedstawiającym listę zapisów dodany został filtr „Podzielona płatność (MPP)”.

Dla celów zarządczych możliwe jest sparowanie przelewu głównego z przelewem technicznym na poziomie zapisu kasowo-bankowego. Do tego celu służy dedykowana sekcja MPP na zakładce Rozliczenia zapisu bankowego.

Spinanie dokumentów dotyczy zapisów o przeciwnych znakach, spośród których na jednym zapisie oznaczony został typ MPP. Łączenie zapisów dotyczy również zapisów zaksięgowanych.

Eksport przelewów MPP

W celu ułatwienia dokonywania rozliczeń MPP, na formatce karty kontrahenta dodany został parametr „Płatność z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności MPP”.

Parametr będzie aktywny, gdy kontrahent jest płatnikiem VAT oraz jeśli zaznaczony jest parametr „Rozliczenie dewizowe” w walucie funkcjonalnej PLN, lub gdy parametr „Rozliczenie dewizowe” nie zostanie zaznaczony.

Po zaznaczeniu parametru, podczas zapisywania dokumentów dla danego kontrahenta, przy spełnieniu pozostałych warunków dotyczących MPP, parametr MPP automatycznie zaznaczy się na zakładce Płatność dokumentu. Parametr ten można zaznaczać również ręcznie. Gdy parametr MPP zostanie zaznaczony, wówczas pojawi się dodatkowe pole „Kwota VAT”, w którym wyliczona zostanie wartość VAT pochodząca z danej płatności. W momencie, gdy płatność zostanie wysłana, a więc będzie posiadała status „Wysłano”, pojawią się dodatkowe pola: NIP oraz Nr dokumentu.

Eksport płatności typu MPP odbywa się według dotychczasowego mechanizmu. Wysyłka przelewów odbywa się z poziomu Preliminarza Płatności lub Listy Nierozliczonych Płatności. Do wysyłki płatności typu MPP oraz płatności „zwykłych” wykorzystywany jest jeden format przelewu.

Uwaga

W przypadku MPP nie ma możliwości sumowania przelewów. Każda płatność stanowi oddzielną linię (zlecenie) podczas eksportu do Banku. Wyjątek stanowi realizacja zleceń za pomocą komunikatu zbiorczego.

Realizacja płatności za pomocą komunikatu zbiorczego

Ustawa o VAT dopuszcza realizowanie zleceń w mechanizmie podzielonej płatności za pomocą komunikatu zbiorczego. W systemie obsłużone zostało to za pomoca paczek. W takim przypadku komunikat przelewu musi obejmować wszystkie faktury otrzymane przez podatnika w danym okresie od jednego dostawcy i zawierać całą kwotę podatku VAT wykazanego na tych otrzymanych fakturach. Okres ten nie może być krótszy niż jeden dzień i dłuższy niż jeden miesiąc. Na paczkach przelewów wprowadzono dodatkową kolumnę MPP informującą o tym, czy dana płatność ma być realizowana w trybie podzielonej płatności. Zaznaczenie lub odznaczenie wartości na paczce powoduje analogiczną zmianę na źródłowym dokumencie.

W przypadku grupowania takich płatności system sprawdza, czy nie istnieją inne dokumenty wystawione w okresie, który pokrywa się z realizowanym zobowiązaniem. Jeśli tak, grupowanie nie dojdzie do skutku, o czym użytkownik zostanie powiadomiony stosownym komunikatem.

Jeśli grupowanie się powiedzie, to w tytule przelewu, w znacznikach /INV/ zamiast numeru faktury będzie wskazany zakres dat np. 05.10-16.10.2019.

Parametr Mechanizm podzielonej płatności MPP na liście Preliminarz Płatności

W celu ułatwienia filtrowania dokumentów, w oknie Preliminarza płatności, na zakładkach Rozliczenia/Preliminarz/Kalendarz, dodany został filtr MPP, który ogranicza listę względem zaznaczenia parametru MPP na dokumentach (Nieistotne, Tak, Nie, Niezgodne z nagłówkiem)

Pod parametrem MPP znajduje się parametr „Pokazuj zablokowany VAT”. Po zaznaczeniu tego czeku wyświetlona zostanie dodatkowa kolumna z wartościami, które są wypełniane kwotami VAT dla MPP.

Z poziomu Preliminarza Płatności możliwe jest seryjne zaznaczenie lub odznaczenie parametru MPP.

Na zakładce „Kalendarz” Preliminarza Płatności znajduje się natomiast parametr „Skoryguj o podatek VAT”. Po zaznaczeniu parametru wartości poszczególnych pozycji zostaną odpowiednio skorygowane o wartość kwoty VAT wynikającej z zaznaczenia parametru MPP na płatności dokumentów.

Ogólny opis funkcjonalności modułu

Moduł: Księgowość, zawiera narzędzia konieczne do prawidłowego prowadzenia rachunkowości firmy, zgodnie z treścią Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., przy czym w ramach działań dozwolonych ustawą, pozwala na dużą różnorodność sposobu pracy z programem. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, księgi rachunkowe udostępnione w module obejmują:

Moduł: Księgowość, pozwala na generowanie i księgowanie w oparciu o utworzone schematy księgowań różnego rodzaju dokumentów, a są one następujące:

Uwaga

Lista dokumentów handlowych dostępna z modułu: Księgowość, jest analogiczna do listy dostępnej z poziomu modułu: Sprzedaż, a lista dokumentów inwentarzowych jest analogiczna do listy dostępnej z poziomu modułu: Środki trwałe.

Wszystkie wymienione wyżej dokumenty są księgowane do dowolnej ilości zdefiniowanych wcześniej przez Użytkownika dzienników księgowań, grupujących operacje według rodzaju, np.: KASA dla zapisów kasowo/bankowych, ZAKUP dla faktur zakupu, a dodatkowo mogą być księgowane do Bufora (na brudno) lub bezpośrednio do Księgi Głównej.

Uwaga

Całość ww funkcjonalności opisana została w rozdziale: 1.8Dzienniki księgowe i zapisy księgowe niniejszego dokumentu.

Moduł: Księgowość, umożliwia również Użytkownikowi sporządzanie obligatoryjnych sprawozdań finansowych takich jak:

Z poziomu modułu: Księgowość, istnieje również możliwość rozliczenia się z fiskusem z podatku VAT w oparciu o deklarację VAT – 7, prowadzenia płatności i rozrachunków z kontrahentami krajowymi i zagranicznymi, pracownikami i urzędami, analizę ekonomiczną danych w oparciu o zdefiniowane wskaźniki.

Warte podkreślenia są również pewne cechy programu świadczące o jego dużej elastyczności. Można tu wymienić m.in.:

Opis funkcji dostępnych w module

Podstawę modułu: Księgowość, stanowi: menu i pasek narzędzi.

Menu główne

System

W menu: System możliwe jest wprowadzanie zmian dotyczących systemu.

Listy

W menu: Listy, dostępne są następujące listy.

Księgowość

W menu: Księgowość znajdują się funkcje związane z szeroko rozumianą księgowością i rachunkowością.

Dokumenty

W menu: Dokumenty, dostępne są listy dokumentów możliwych do wystawienia i księgowania.

Kasa/Bank

W menu: Kasa/Bank, dostępne są okna związane z obsługą kasy/banku.

Rozliczenia/Rozrachunki

W menu: Rozliczenia/Rozrachunki, znajdują się listy oraz funkcje związane z dokonywaniem rozliczeń i rozrachunków.

Środki trwałe

Z menu: Środki trwałe, możliwe jest wybranie następujących opcji.

Płace

Menu: Płace odnosi się do funkcjonalności Comarch ERP XL związanej z płacami.

Faktoring/Windykacja

Menu: Faktoring/Windykacja odnosi się do funkcjonalności Comarch ERP XL związanej z upomnieniami i windykacją.

Narzędzia

W menu: Narzędzia, umieszczone są wszystkie instrumenty niezbędne do prowadzenia księgowości finansowej i zarządczej.

Zadania

Z menu możliwe jest wybranie następujących funkcji:

Sztuczna inteligencja

Umożliwia weryfikację, które opcje automatyzacji uruchomione są w programie:

Okno

Służy określeniu sposobu wyświetlania okien. Możliwy jest wybór jednego z poniższych wariantów:

Pomoc

Tematy pomocy - otwiera dokumentację systemu COMARCH ERP XL.

Do systemu dodana została opcja pozwalająca na połączenie serwisanta ze stanowiskiem Klienta. Klient, po użyciu opcji otrzyma stosowny identyfikator, który powinien przekazać np. osobie, która ma się połączyć  celem nawiązania połączenia zdalnego. Połączenie będzie realizowane przy pomocy TeamViewera.

Pasek narzędzi

[Plan kont] – wyświetla plan kont.

[Zapisy księgowe] – wyświetla listę zapisów księgowych.

[Noty memoriałowe] – otwiera listę not memoriałowych.

[Zestawienia] – wyświetla poszczególne zestawienia.

  [Daty obliczeń (bieżący miesiąc.)] – umożliwia ustawienie daty działania funkcji księgowych.

[Okres obrachunkowy] – podaje okres obrachunkowy.

[Deklaracje] – otwiera okno deklaracji VAT.

[Rejestry VAT] – wyświetla listę rejestrów zakupów VAT.

[Dokumenty] – wyświetla listę dokumentów handlowych i magazynowych. Opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Sprzedaż.

  [RKZ] – wyświetla listę RKZ (rejestr kosztów zakupu).

[Zapisy lub rejestry kasowe/bankowe] – wyświetla listę zapisów lub rejestrów kasowych i/lub bankowych.

[Preliminarz] – otwiera preliminarz płatności.

[Rozrachunki] – wyświetla listę dokumentów do rozrachowania.

[Terminarz] – otwiera terminarz pracownika podpiętego do operatora zalogowanego do systemu.

Pasek narzędzi – przyciski związane z aktywnym oknem

[Wydruk] – umożliwia drukowanie odpowiednich zestawień, planów kont itp. w zależności od aktywnego okna, pozwala też na wybór rodzaju wydruku (czarna strzałka przy ikonie).

[Rysuj Wykres] – pozwala na wygenerowanie odpowiedniego wykresu, jeżeli został on wcześniej zdefiniowany.

[Wykonanie raportu] – umożliwia wygenerowanie odpowiedniego raportu.

[Eksport do arkusza kalkulacyjnego] - przycisk jest dostępny (widoczny), jeśli w aktywnym oknie wyświetlona jest lista (tabela), która może być wyeksportowana do arkusza kalkulacyjnego, którego format został wybrany w oknie: Konfiguracja komputera, na zakładce: Eksport (dostępne opcje: Wybór automatyczny, Eksport do MS Excel, Eksport do Open Office Calc). Eksportowane są wszystkie pozycje listy, z uwzględnieniem filtrowania. Nie jest przy tym uwzględniane zaznaczenie pozycji.

[Historia kontaktów] – służy do zapisywania przebiegów poszczególnych, tematycznych rozmów z kontrahentami.

[Pomoc] – wyświetla dokumentację systemową.

[Historia kontrahenta] – wyświetla wszystkie transakcje związane z danym kontrahentem (ikona aktywna po podniesieniu do podglądu odpowiedniego dokumentu z listy dokumentów).

[Historia towaru] – wyświetla wszystkie transakcje związane z danym towarem.

[Dokument źródłowy] – podnosi do podglądu zaksięgowany dokument (ikona aktywna tylko w momencie podniesienia do podglądu zapisu księgowego).

[Dekret wynikowy] z rozwijanym menu:

[Poprzednia/Następna pozycja z listy] – podnosi do podglądu następną pozycję z wyświetlanej listy.

[Wysłanie wydruku pocztą]– w oknie zapisy kasowe/bankowe, po podświetleniu odpowiedniego odpisu.

[Statystyka dokumentu] – wyświetla podstawowe informacje o towarach znajdujących się na dokumencie (marża, waga itp.).

[Zapisy na koncie]- ikona pojawia się po wyświetleniu się planu kont

[Rozrachunki na koncie]- ikona pojawia się po wyświetleniu się planu kont

Pierwsze uruchomienie – konfiguracja

Konfiguracja modułu: Księgowość

Przed rozpoczęciem pracy z modułem: Księgowość, w celu zapewnienia jego poprawnego funkcjonowania, należy go odpowiednio skonfigurować. Aby uruchomić konfigurację należy z menu System, wybrać funkcję: Konfiguracja. Funkcja dostępna jest zarówno z poziomu modułu: Administrator jak i Księgowość.

Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Słowniki

Na zakładce należy zdefiniować odpowiednie słowniki. Są to: bufory księgowań, dzienniki księgowań, klasy kont księgowych i opisy dekretów (zalecany jest jeden bufor księgowań). We wszystkich przypadkach, definiując wymienione słowniki podaje się ich nazwę i opis, z wyjątkiem opisu dekretów, gdzie należy wprowadzić tylko opis dekretu.

Z poziomu zakładki istnieje możliwość zdefiniowania cech transakcji, którymi można następnie opisać dokumenty księgowe.

W słowniku definiuje się również serie dla dokumentów różnic kursowych, kompensat, not memoriałowych, upomnień i not odsetkowych. Dodawane są też rodzaje upomnień oraz spraw spornych. Jeżeli seria zostanie wykorzystana na dokumencie nie można już usunąć jej z konfiguracji. Więcej informacji o dokumentach różnic kursowych znajduje się w dokumencie: Dokumenty różnic kursowych.

Istnieje możliwość archiwizacji niektórych wartości słownikowych. Na listach, gdzie funkcjonalność została wprowadzona znajduje się parametr: Archiwalne. Po zaznaczeniu tego parametru, na listach tych widoczne będą też te obiekty, które w swojej definicji mają zaznaczony parametr: Archiwalny. Będą one wyświetlane w kolorze szarym.

Funkcjonalność ta dotyczy:

Buforów księgowań 

Na liście Zapisów księgowych możliwe jest zaznaczenie parametru: Archiwalny, wówczas do wyboru w polu: Bufor dostępne będą również bufory oznaczone parametrem Archiwalny.

Ciągów numeracji kasy 

Dzienników księgowań

Na liście Zapisów księgowych możliwe jest zaznaczenie parametru: Archiwalny, wówczas do wyboru w polu: Dzienniki dostępne będą również dzienniki oznaczone parametrem Archiwalny.

Rejestrów VAT

Serii dokumentów różnic kursowych

Serii kompensat

W oknie: Lista Kompensat możliwe jest zaznaczenie parametru: Archiwalna, wówczas do wyboru w polu seria dostępne będą również serie oznaczone parametrem Archiwalna.

Serii not memoriałowych

Na liście: Noty memoriałowe możliwe jest zaznaczenie parametru: Archiwalna, wówczas do wyboru w polu seria dostępne będą również serie oznaczone parametrem Archiwalna.

Serii prolongat

Serii upomnień i not odsetkowych

Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Okresy obrachunkowe

Na zakładce należy zdefiniować następujące po sobie okresy obrachunkowe. Najczęściej obejmują one pełny rok.

Od wersji Comarch ERP XL 2022.1 okres obrachunkowy może zaczynać się i kończyć dowolnego dnia danego miesiąca.

Zmiany w definicji okresu obrachunkowego

W oknie [Okres obrachunkowy], za pośrednictwem, którego definiowany jest okres obrachunkowy:

Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Parametry 1

Na zakładce należy określić podstawowe parametry dotyczące księgowania:

W systemie istnieje możliwość zakładania kont pośrednich:

Zaznaczenie parametru: Tworzenie kont pośrednich, powoduje zakładanie nowych kont przy księgowaniu schematem. Użytkownik może założyć konto w tzw. trybie rozszerzonym. Aby konto zostało założone, należy podać symbol konta w schemacie księgowym z poleceniem założenia go. Sposób podawania symbolu jest standardowy, oprócz zastąpienia znaku ‘-‘ występującego w symbolu na konkretnym poziomie znakiem ‘--‘ (podwójny minus).

Przyklad

Chcemy założyć konto: 501-001-ABC-401-01, gdzie: 501 to syntetyka, 001 – pierwszy poziom analityczny, ABC – drugi poziom analityczny, 401-01 – trzeci poziom analityczny. W celu założenia kont wg wyżej podanej struktury hierarchicznej, wyrażenie musi być podane w postaci: 501-001-ABC-401--01. Wiele schematów księgowych zbudowanych jest w następujący sposób : ‘201-‘ & KNt_Akronim. Wyrażenie knt_akronim może zawierać znaki ‘-‘, więc w takim wypadku powinno się wprowadzać: ‘201-‘ & zk(Knt_Akronim) – zk – funkcja zamieniająca jeden znak minus na dwa.

Na zakładce należy określić sposób ewentualnej dodatkowej numeracji dokumentów i dekretów księgowych utworzonych na podstawie księgowania dokumentów. Zaznaczenie parametru: „Dodatkowy identyfikator dokumentu i dekretu księgowego” spowoduje uaktywnienie dwóch opcji:

Jeśli parametr „Dodatkowy identyfikator dokumentu i dekretu księgowego” nie zostanie zaznaczony, zapisy księgowe nie będą otrzymywały dodatkowego numeru.

Uwaga

W przypadku zaznaczonej opcji: „Numer systemowy dokumentu”, jeśli wystawimy zapis księgowy bezpośrednio na konta, dodatkowym identyfikatorem będzie numer tego zapisu. Podobnie będzie, jeśli do zapisu wygenerowana zostanie Uproszczona Nota Memoriałowa.

Na zakładce można też określić, czy opis analityczny będzie możliwy na dokumencie źródłowym, zapisie księgowym, czy też na obu obiektach jednocześnie, oraz wskazać, czy automatyczny bilans otwarcia ma zostać utworzony na podstawie zapisów tylko z Księgi Głównej, czy na podstawie zapisów z Księgi Głównej i Bufora.

Uwaga

Przestawianie parametru: BOA/BOAK na podstawie zapisów z Księgi Głównej, Księgi Głównej+Bufory, podczas importu kolejnego bilansu otwarcia do tego samego okresu, może spowodować zaburzenia w przenoszonym bilansie. Dlatego też NIE ZALECANA jest zmiana ustawienia tego parametru podczas przenoszenia kolejnych bilansów otwarcia za dany rok

Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Parametry 2

Na zakładce należy określić podstawowe parametry dotyczące deklaracji VAT oraz pliku JPK_V7:

W Systemie udostępniono funkcjonalność pozwalającą na automatyczne wygenerowanie dokumentów wewnętrznych A’FW na podstawie kwot wprowadzonych w polach 36, 37, 38, 39 Deklaracji VAT-7. Automatyczne generowanie uzależniono od parametru konfiguracyjnego „Generowanie dokumentów wewnętrznych po zaakceptowaniu deklaracji VAT-7”. Oprócz wybrania parametru, użytkownik musi wskazać rejestr, w którym wygenerowane dokumenty wewnętrzne mają być umieszczane. Momentem wygenerowania dokumentów wewnętrznych jest zmiana statusu deklaracji z Bufor na Zaakceptowana lub z Bufor na Zatwierdzona oraz jej zapisanie.

W zależności od ustawienia w konfiguracji w obszarze Deklaracje,  widoczne będą odpowiednie rodzaje deklaracji, plików JPK, na liście deklaracji VAT oraz plików JPK_V7.

Domyślnie wybranym typem jest deklaracja VAT-7M. Jeżeli wybrany jest tylko jeden rodzaj deklaracji pole zostaje wyszarzone – program wymusza w ten sposób wybór przynajmniej jednego wzorca deklaracji.

W związku z zmianą sposobu wyliczania proporcji przy rozliczeniu VAT naliczonego związanego ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną, wprowadzono w konfiguracji parametr: Wskaźnik struktury sprzedaży.

Zgodnie z przepisami, w przypadku, gdy proporcja:

1) przekroczyła 98% oraz kwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu, wynikająca z zastosowania tej proporcji, w skali roku, była mniejsza niż 500 zł — podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 100%;

2) nie przekroczyła 2% — podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 0%.

Zaznaczenie parametru spowoduje, że wartość proporcji będzie zaokrąglana odpowiednio do 100% lub 0%. Odnosi się to również do wartości proporcji szacunkowej uzupełnianej przez operatora na deklaracji VAT.

Sekcja: Status kontrahenta w bazach MF

Uwaga

Usługa sprawdzania statusu podatnika w VAT dostępna jest tylko dla programów na gwarancji.

Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Księgowania

Na zakładce należy określić, czy możliwe będzie księgowanie przez bufor dla poszczególnych grup księgowań oraz określenie kont księgowych dla przeszacowania walut.

Ponadto na zakładce określa się, czy generowane będą dokumenty różnic kursowych. Po zaznaczeniu parametru: Dokument różnic kursowych, generowane będą dokumenty różnic kursowych, ale wtedy, gdy rozliczenie będzie następowało od strony dokumentów. Jeśli rozliczenie zostanie wykonane od strony dekretów, wygenerowanie dokumentów różnic kursowych nie nastąpi.

Jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony, różnice kursowe będą generowane bezpośrednio na kontach księgowych jako dekrety różnic kursowych.

Zaznaczenie parametru: Dokument różnic kursowych, uaktywni dwie opcje księgowania różnicy kursowej:

Więcej informacji o dokumentach różnic kursowych znajduje się w rozdziale: Dokumenty różnic kursowych.

Na zakładce znajdują się parametry dotyczące generowania Korekty Podatku Dochodowego pozwalające m.in. na wskazanie w jakiej formie ma być tworzony zapis korygujący, do jakiego dziennika i na jakie konta księgowe.

Parametr typu czek, o nazwie „KPPD dla ustaw. Nie rozliczaj”, decyduje o możliwości generowania Korekt Powrotnych (KPPD) w wyniku zaznaczenia lub odznaczenia czeku Nie rozliczaj na płatności.

Ponadto na zakładce określa się także parametry księgowania kompensat.

Konfiguracja, zakładka: Księgowania cd.

Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Konta kontrahentów

Na zakładce należy ustalić numery kont syntetycznych dla dostawców i odbiorców, sposób tworzenia kont analitycznych do istniejących kont syntetycznych, zaznaczyć automatyczne zakładanie kont dla dostawców i odbiorców oraz wprowadzić konta dla kontrahentów z określoną formą płatności: Gotówka.

W tym miejscu istnieje również możliwość założenia większej ilości kont dla kontrahenta. Należy wprowadzić je do tabeli: Symbole kont. Konta te będzie można wskazać na karcie kontrahenta w momencie jej wprowadzania.

Uwaga

Ze względu na możliwość zakładania kont w oparciu o akronimy, nie zaleca się używania w akronimie kontrahenta spacji oraz znaków typu: kropka, myślnik.

Uwaga

Nie można usunąć predefiniowanych symboli kont Odbiorcy i Dostawcy

Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Konta pracowników

Na zakładce wskazuje się konta służące do rozliczeń z pracownikami (z tytułu wypłat wynagrodzeń, zaliczek itp.).

Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Odsetki

Zakładka służy do ustalania procentowej wartości odsetek. Można na niej również określić, czy odsetki będą naliczane od płatności rozliczonych fakturami korygującymi czy też nie. Dodatkowo za pomocą parametru Uwzględniaj dni ustawowo wolne od pracy, można zadecydować czy w sytuacji, gdy wymagalność zapłaty wypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę, termin ten powinien zostać przesunięty na pierwszy po tej dacie dzień, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

W obszarze: Okres - ilość dni, określa się liczbę dni w roku przyjętych do wzoru naliczania odsetek. Odsetki mogą być naliczane od zapłaty oraz od zaległości.

Osobno można definiować odsetki dla należności i zobowiązań. Podczas definiowania odsetek należy wskazać jedną z kategorii typów. Do predefiniowanych typów odsetek należą: kapitałowe, ustawowe za opóźnienie, ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Istnieje również możliwość zdefiniowania własnych typów odsetek w Słownikach kategorii- Księgowość i środki trwałe/ Typy odsetek.

Przyklad

Należność w wysokości A zł jest częściowo zapłacona w kwocie B po upływie X czasu po terminie. Od momentu zapłaty upłynął czas Y, dlatego odsetki zawsze liczone są "jakby" dzisiaj (po łącznym czasie X+Y od terminu) zapłacono resztę należności, czyli A-B. Symbol % oznacza stopę procentową odsetek za 1 dzień. Algorytm od zaległości: Nota jest wystawiana z opóźnieniem X na kwotę AX% Upomnienie ma opóźnienie Y na kwotę (A-B)Y% Algorytm od zapłaty: Nota jest wystawiona z opóźnieniem X na kwotę AX% Upomnienie ma opóźnienie X+Y na kwotę (A-B)(X+Y)% Łączna kwota odsetek wynosi w pierwszym przypadku (AX+AY-BY)%, w drugim (BX+AX+AY-BX-BY)%. Dla uproszczenia pominięto ewentualne zmiany stawek procentowych w czasie objętym przez okresy X i Y. Zaimplementowany algorytm zmiany te uwzględnia.

Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Delegacje

Na zakładce można uzupełnić stawki diet i ryczałtów dla delegacji.

Rejestr VAT - konfiguracja

Dla bezbłędnego przeprowadzania operacji związanych z rejestrami VAT i deklaracją VAT-7 niezbędne jest wprowadzenie odpowiednich ustawień w konfiguracji.

W pierwszej kolejności, na zakładce: Słowniki należy zdefiniować rejestry VAT. W tym celu należy zaznaczy kursorem słownik Rejestr VAT, a następnie przycisnąć ikonę [Dodaj element]. Zostanie wyświetlone okno: Rejestry VAT.

W aktywnym oknie określa się dla poszczególnych rejestrów VAT: nazwę i opis, typ oraz rodzaj wzorca. Dodatkowo dla typu: Zakup, określa się jego rodzaj oraz to, czy będą z nim związane odliczenia VAT-u (tak – VAT zostanie odliczony, nie – VAT nie zostanie odliczony, warunkowo – VAT zostanie odliczony proporcjonalnie, zgodnie z udziałem sprzedaży, w związku z którą przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego do sprzedaży ogółem).

W oknie deklaruje się również, czy dokumenty trafiające do danego wzorca mają być uwzględnione na deklaracji VAT w bieżącym miesiącu.

Wprowadzona została możliwość oznaczania rejestrów VAT parametrem archiwalny. Rejestr tak oznaczony nie będzie dostępny na listach:

Następnym krokiem jest ustalenie - na zakładce: Parametry 2 ,odpowiednich parametrów dotyczących deklaracji VAT-7 i VAT-UE oraz ujmowania faktur fiskalnych/RA w rejestrach VAT.

Uwaga

Lista stawek VAT jest definiowana w module: Administrator, na zakładce: Sprzedaż/Stawki VAT.

Kasa bank - konfiguracja

Dla poprawnego działania wszelkich operacji związanych z kasą i bankiem należy w pierwszej kolejności określić odpowiednie słowniki w konfiguracji – ciągi numeracji kasy. Określamy je podając ich nazwę i opis.

Rozrachunki - konfiguracja

Dla prawidłowego funkcjonowania rozrachunków, należy:

na zakładce: Słowniki konfiguracji modułu - określić nazwy kursów, rodzaje upomnień oraz serie not odsetkowych,

na zakładce: Parametry 1 - zadeklarować, czy dozwolone będą częściowe rozliczenia/rozrachunki,

na zakładce: Odsetki - określić procentową wartość odsetek. Odsetki mają znaczenie przy liczeniu not odsetkowych. W tym miejscu określa się ich procentową wartość i to, czy będą naliczane od zapłaty, czy od zaległości.

Zaawansowane operacje księgowe

Wykonywanie czynności w module: Księgowość, jest uzależnione od ustanowienia uprawnień i zakazów dla operatora. Istotnym zakazem dla operatora, warunkującym jego pracę w tym module jest zakaz: Zaawansowane operacje księgowe. Zakaz ten ustanawia się, podobnie jak inne zakazy, w oknie: Operator, na zakładce: Zakazy. Więcej informacji dotyczących ustanawiania zakazów dla operatora znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.

Zakaz: Zaawansowane operacje księgowe, obejmuje zakazy do:

Struktura planu kont

Plan kont jest bardzo istotnym elementem organizacji rachunkowości w firmie. W celu ujednolicenia zasad grupowania operacji i ograniczenia nakładu pracy, jednostki mogą zastosować wzorcowy plan kont. System Comarch ERP XL udostępnia taki wzorcowy plan, który można modyfikować pod kątem potrzeb jednostki. Możliwe jest też zbudowanie własnego planu kont od podstaw.

Pod pojęciem planu kont w module: Księgowość należy rozumieć zbiór wszystkich kont księgowych, powiązania pomiędzy tymi kontami, ich atrybuty i możliwe do wykonania na nich operacje.

Plan kont w systemie Comarch ERP XL ma następujące cechy:

Aby wyświetlić na ekranie plan kont, należy na pasku narzędzi nacisnąć przycisk: [Plan kont] (jest to też możliwe poprzez wybranie funkcji: Plan kont, z menu: Księgowość). Zostanie wyświetlona drzewiasta lista kont.

Używając przycisków: i  , przy gałęziach drzewa, można rozwijać i zwijać poszczególne gałęzie drzewa planu kont, które obrazują kolejne poziomy kont analitycznych. Na liście istnieje możliwość wyświetlania wybranych kont, tylko kont syntetycznych lub wszystkich kont istniejących w systemie. Odpowiada za to grupa parametrów: Poziom i Wybrane konta. Zaznaczenie parametru: Zwiń do poziomu... i wpisanie numeru poziomu umożliwia szybkie zwinięcie planu kont do wskazanego poziomu.

Lista planu kont posiada strukturę drzewiastą – poziom pierwszy tworzą konta syntetyczne, a poziomy kolejne konta analityczne. Cała lista składa się z trzech zakładek:

Poprzez wybranie odpowiedniej opcji w polu: istnieje możliwość zawężenia listy kont do kont:

Dodatkowo system umożliwia zawężenie listy do kont rejestrujących operacje w walucie systemowej oraz w walutach obcych. Jest to możliwe poprzez wybranie waluty w polu: .

Po zaznaczeniu parametru: Tylko rozrachunkowe, plan kont zostanie zawężony tylko do kont rozrachunkowych.

- parametr udostępnia listy: Plan kont, Zestawienie obrotów i sald w trybie wielokrotnego wyboru, pozwalając użytkownikowi na zaznaczenie dowolnych kont księgowych.

- uaktywnia się po zaznaczeniu parametru: Wybrane konta. Pozwala na zawężenie listy do kont zaznaczonych.

Uwaga

Dla każdego operatora system tworzy jego własną bazę wybranych kont. Oznacza to, że po wyjściu z systemu i ponownym zalogowaniu do modułu księgowego i wejściu na listy: Plan Kont, Zestawienie obrotów i sald zostają zapamiętane wybrane konta.

W oknie planu kont znajduje się parametr: Archiwalne. Po jego zaznaczeniu na liście uwzględniane będą konta, które maja zaznaczony parametr: Archiwalne.

Pozostałe parametry zostały opisane w rozdziale: Zestawienie obrotów i sald

Filtrowanie kont jest również możliwe za pomocą lokatora ograniczającego. Oprócz możliwości wyszukania za jego pomocą konta o podanym numerze, czy nazwie możliwe jest też stosowanie tzw. maski do wyszukiwania określonych grup kont. Zastosowanie tu mają maski:

”_” – zastępuje jeden znak ”%” – zastępuje dowolny ciąg znaków ”[]” - zawiera.

Po wyfiltrowaniu z zastosowaniem maski określonej grupy kont, można odwołać się do zapisów księgowych i rozrachunków na tych kontach. Lista, na której wyświetlone zostaną zapisy księgowe dla wybranej grupy kont otwierana jest z menu rozwijanego obok przycisku Zapisy księgowe: Dekrety wg lokatora, a lista rozrachunków dla wskazanych kont z menu rozwijanego obok przycisku Rozrachunki: Rozrachunki wg lokatora.

 

Konto

Poszczególne konta można otworzyć do edycji, poprzez naciśnięcie przycisku: [Karta konta]. Zostanie wyświetlone okno: Konto.

Konto, zakładka: Ogólne

Zakładka zawiera zestaw podstawowych informacji o koncie. Są tu następujące dane:

Numer konta – identyfikator konta księgowego. W tym polu znajduje się numer konta, z jakim jest ono wyświetlane w planie kont. Pole mieści 50 znaków.

Nazwa – pełna nazwa konta.

Nazwa dodatkowa – dodatkowa nazwa konta.

Data założenia – data utworzenia konta w planie kont. Przy dopisywaniu konta system domyślnie podpowiada bieżącą datę systemową, ale dopuszcza jej zmianę. System nie pozwala na utworzenie konta analitycznego z datą wcześniejszą, niż data utworzenia konta wyższego poziomu np. konta syntetycznego.

Powiązanie – przycisk pozwala powiązać konto z kontrahentem, pracownikiem, urzędem, z którym konto zostanie związane. Powiązanie konta z podmiotem można zastosować tylko w przypadku kont rozrachunkowych.

Waluta – jeżeli konto ma służyć ewidencji operacji w walucie obcej, należy w tym miejscu wskazać właściwy symbol waluty. Walutą domyślną jest waluta systemowa.

Uwaga

Jeżeli w polu: Waluta, wskazana zostanie inna waluta, niż waluta systemowa, na zakładce Ogólne karty konta zostanie otworzone dodatkowe pole: W tym miejscu należy podać konto złotówkowe powiązane z zakładanym kontem walutowym, które będzie służyło do prowadzenia podwójnej ewidencji rozliczeń dla transakcji zagranicznych (w walucie obcej i walucie systemowej).

Założone przez, Operator modyfikujący – w polach wyświetlone są dane operatorów dokonujących odpowiednich operacji.

Ostatnia modyfikacja – w polu wyświetlana jest data ostatniej modyfikacji konta. Jeśli nie dokonywano żadnych modyfikacji wyświetlona zostanie data wygenerowania konta.

Archiwalne – po oznaczeniu konta tym parametrem nie będzie możliwe wybranie tego konta z planu kont na:

Konta oznaczone parametrem: Archiwalne pomijane będą podczas przenoszenia planu kont.

Konto, zakładka: Właściwości

Zakładka zawiera informacje o typie konta.

Wskazanie typu konta określa, jakiego typu operacje będą na nim rejestrowane. W tym miejscu są do wyboru następujące typy:

Uwaga

Jeżeli jako typ konta wybrany zostanie: aktywa-pasywa, to będzie to miało wpływ na prezentację salda na koncie syntetycznym. Konto analityczne w systemie wykazuje zawsze saldo jednostronne, zatem konto syntetyczne aktywno-pasywne będzie wykazywało jednocześnie dwa salda, w sytuacji, gdy podpięte do niego konta analityczne będą posiadały salda po przeciwnych stronach (część saldo Debet, część saldo Credit).

Do kont syntetycznych o statusie:

Korekta podatku doch. – parametr ten informuje o powiązaniu z kontem typu Korekta podatku dochodowego. Dostępny dla kont typu Koszty lub Przychody.

Saldo na podstawie obrotów – parametr jest dostępny dla kont rozrachunkowych oraz zwykłych o statusie aktywa – pasywa. Parametr będzie propagowany na konta niższych poziomów. Jego zmiana jest możliwa tylko na poziomie konta syntetycznego. Parametr ten decyduje o tym, czy saldo konta będzie liczone na podstawie obrotów (do wersji 7.0 parametr ten znajdował się w oknie konfiguracji ogólnej).

Typ konta: Rozrachunkowe – warunkiem rozliczania zapisów księgowych na danym koncie jest zaznaczenie parametru: Rozrachunki.

Ponadto na zakładce: Właściwości znajdują się następujące pola:

Klasa – pozwala na grupowanie kont według przyjętej przez Użytkownika klasyfikacji,

Blokada przenoszenia bilansu otwarcia – blokada działa w okresie bieżącym, do którego importowany jest bilans otwarcia. Zaznaczenie jej na koncie powoduję, że nie zostanie przeniesiony lub zaktualizowany stan początkowy konta podczas importu BO z poprzedniego okresu obrachunkowego.

Przeniesienie planu kont – w tej części znajdują się pola i funkcje pozwalające na ustalenie tożsamości konta na przełomie okresów. Podczas operacji przenoszenia planu kont, system wykorzystuje informacje zawarte w pierwszej grupie do tworzenia (podpinania) bieżącego konta jako konta tożsamego w następnym okresie obrachunkowym. Po operacji przeniesienia planu kont, następuje fizyczne spięcie bieżącego konta z kontem w następnym okresie (wyświetlone w polu: Konto, w następnym okresie). Mimo fizycznego spięcia dwóch kont, Użytkownik ma możliwość zmiany konta tożsamego poprzez naciśnięcie przycisku i wyboru odpowiedniego konta z kolejnego okresu. Nie wpływa to jednak na ustawienia z pierwszej grupy kontrolek, ponieważ dotyczą one jedynie operacji przenoszenia planu kont. Operacja przenoszenia BO opiera się o fizyczną tożsamość konta czyli konto podane w parametrze: Konto w następnym okresie.

Konto, zakładka: Obroty i salda

Na zakładce znajduje się zestawienie obrotów i sald konta za poszczególne miesiące.

Obroty mogą być liczone na podstawie zapisów Księgi Głównej (zapisów zatwierdzonych) lub w oparciu o wszystkie zapisy (w zależności od tego, czy zostanie zaznaczone pole: Bufor).

Zaznaczenie pola: pozwala na wyświetlanie sald nie tylko w oparciu o obroty z danego miesiąca, ale z uwzględnieniem salda z bilansu otwarcia.

Konto, zakładka: Stan konta

Zakładka zawiera zestaw informacji o następujących wartościach w podziale na strony księgowe:

Dane te nie podlegają modyfikacjom. Są one aktualizowane w oparciu o bieżące zapisy księgowe rejestrowane na danym koncie.

Konto, zakładka: Walutowe

Na zakładce wykazywane są powiązania konta złotówkowego z kontami w walutach obcych. Konto złotówkowe może mieć powiązania z kilkoma kontami walutowymi, przy czym nie ma możliwości połączenia konta złotówkowego z kilkoma kontami walutowymi w jednej walucie.

Na tej zakładce zapisujemy odpowiednie powiązania tylko w momencie, gdy istnieje konieczność równoległej rejestracji w dwóch walutach, w walucie systemowej oraz w walucie obcej.

Konto, zakładka: Tożsame

Każde z kont może mieć swój odpowiednik w innych okresach. O takich kontach mówi się, że są ze sobą tożsame i są traktowane jako to samo konto na przełomie okresów. Dwa konta nie mogą być tożsame w tym samym okresie obrachunkowym. Konta tożsame mogą mieć zupełnie inny symbol oraz inną syntetykę. Na zakładce znajduje się informacja o kontach tożsamych. Definiowanie konta tożsamego odbywa się na zakładce: Właściwości.

Konto, zakładka: Zestawienia

Z poziomu tej zakładki możliwe jest podpięcie wybranej funkcji konta do pozycji zestawienia księgowego. Po podpięciu konta do zestawienia widoczne są informacje dotyczące:

Na zakładce możliwe jest również cechowanie kont dla JPK_KR_PD (JPK_CIT) elementami zgodnymi z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów,. Schemat XSD dla tej struktury przewiduje możliwość przypisania trzech znaczników do jednego konta księgowego. Na zakładce dostępne są znaczniki:

Obowiązkowe jest zastosowanie przynajmniej pierwszego z tych znaczników, dla każdego konta analitycznego, które wykazywało saldo lub obroty w danym roku podatkowym.

Wskazówka

System zawiera mechanizm propagujący ustawienie znaczników na wszystkie konta podrzędne. Wystarczy ustawić znacznik na koncie syntetycznym, aby ustawienie przepisało na się na jego konta analityczne, niezależnie od ich poziomu.

Uwaga

Zawartość listy znaczników zestawień księgowych i podatkowych dostępna jest w module Administrator / Listy / Słowniki kategorii / Księgowość i środki trwałe / Mapowanie kont księgowych. Elementy dostępne na tej liście są dostępne do edycji, aby możliwa była bezproblemowa aktualizacja listy w przypadku nowelizacji rozporządzenie. Spółka nie powinna jednak tworzyć elementów, których nie ma w rozporządzeniu.

Konto, zakładka: Konta do korekty.

Po oznaczeniu na zakładce Właściwości typu konta jako Korekta podatku dochodowego, udostępniona zostaje zakładka Konta do korekty. Znajduje się na niej wykaz kont kosztowych (KUP), z którymi konto to zostało powiązane, celem umożliwienia właściwego generowania zapisów korygujących podatek dochodowy. Z kontem tym powinny być także powiązane konta wprowadzone w konfiguracji systemu, w sekcji Korekta podatku dochodowego, w polach Koszty, Przychody.

Na zakładce Korekta pod.dochod. dostępne są następujące ikony:

[Przypnij konto kosztowe/przychodowe] – umożliwia wskazanie kont kosztowych i przychodowych [Podgląd konta] – umożliwia podgląd formatki powiązanego konta [Odepnij konto] – umożliwia usunięcie powiązanego konta

Archiwalne – po zaznaczeniu parametru, na liście widoczne będą konta oznaczone jako Archiwalne, które zostały powiązane z kontem korekty podatku dochodowego.

Konto, zakładka: Atrybuty

Na zakładce jest możliwość dodatkowego opisania poszczególnych kont za pomocą atrybutów zdefiniowanych wcześniej w module: Administrator.

Konto, zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Zestawienie obrotów i sald

Z poziomu planu kont możliwe jest wykonanie zestawienia obrotów i sald, czyli tzw. obrotówki. Służy ona okresowej kontroli zachowania równowagi bilansowej.

Aby system wykonał przeliczenie obrotów i sald, należy zaznaczyć pole: , na planie kont. W wyniku zaznaczenia tego pola, lista kont zostanie wzbogacona o informacje na temat bilansu otwarcia, obrotów i sald po poszczególnych stronach kont. Dodatkowo nazwa okna zmieni się na: Obroty i salda, a obok nazwy zostanie wyświetlony okres, za który obroty i salda zostały obliczone (okres ten jest ustalany w oknie pojawiającym się po naciśnięciu przycisku: [Daty obliczeń]).

W przypadku użycia filtra zawężającego listę do kont spełniających określone warunki (kont analitycznych), istnieje możliwość zsumowania sald po wyfiltrowanych kontach analitycznych.

Uwaga

Jeżeli data obliczeń nie będzie pokrywać się z pełnym okresem obrotowym to wówczas, podczas kreowania zestawienia obrotów i sald zamiast bilansu otwarcia po stronie WN i MA zostaną wyświetlone salda początkowe po stronie WN i MA.

W celu wydajniejszej pracy z dużą ilością kont w danym okresie (powyżej 1 mln) przeprojektowano sposób wyliczania obrotów i sald kont księgowych oraz prezentację ich na oknie. Od wersji Comarch ERP XL 2023.2 wyniki są tymczasowo zapisywane w bazie danych na czas otwarcia danej instancji okna planu kont. Dzięki temu aplikacja pobiera z bazy danych wyliczenia tylko aktualnie prezentowane. Proces obliczania dotyczy całego lub tylko wąskiego zakresu kont i jest on wykonywany w osobnym wątku. Dzięki temu możliwa jest interakcja użytkownika z resztą systemu. Okno w tym czasie zostaje zablokowane z informacją o trwającym przeliczaniu.

Przeliczenie obrotów i sald podobnie jak w wersjach poprzednich odbywa się przez włączenie czeku Obroty i salda, a także przez każdorazowe naciśnięcie przycisku Przelicz ponownie obroty i salda . Ten sam efekt uzyskamy po wybraniu z menu kontekstowego opcji Przelicz konta.

W nowej wersji dodano możliwość przeliczenia całego planu kont niezależnie od filtrowania zastosowanego na oknie, a także przeliczania pojedynczego konta.

Przeliczanie kont wyświetlonych na liście

Przeliczenie obrotów i sald, podobnie jak w wersjach poprzednich odbywa się przez włączenie czeku Obroty i salda, a także przez każdorazowe naciśnięcie przycisku Przelicz ponownie obroty i salda . Ten sam efekt uzyskamy po wybraniu z menu kontekstowego opcji Przelicz konta.

Taki sposób pozwala na obliczanie wszystkich kont prezentowanych aktualnie na oknie.

Przeliczanie całego planu kont

Jeżeli lista planu kont zostanie zawężona do małego zbioru kont (np. kont zespołu „2”) możliwe jest uruchomienie przeliczania całego planu kont niezależnie od zastosowanych filtrów. W tym celu, z menu kontekstowego należy wybrać opcję Przelicz cały plan kont.

Przeliczanie wybranego konta

Możliwe jest również przeliczenie pojedynczego konta. Dla konta posiadającego konta podrzędne wyliczone zostaną również jego wszystkie konta podrzędne. W tym celu należy wybrać opcję z meny podrzędnego Przelicz wskazane konto [XXXX].

Stan „nie przeliczony”

W danym momencie nie wszystkie konta muszą być wyliczone. Na przykład przeliczenie kont dla lokatora 100 a następnie usunięcie lokatora spowoduje, że posiadamy obroty salda jedynie syntetyki 100 i kont podrzędnych. Dla pozostałych nieprzeliczonych kont prezentowany jest wtedy symbol ‘???’.

Uwaga

Naciśnięcie przycisku <F5> (Odśwież) będzie skutkować tylko odświeżaniem listy, a nie jak w wersjach poprzednich również przeliczaniem obrotów i sald.

Na liście, w kolumnie: Typ, wyświetlone są znaczniki związane z parametryzacją konta. Z danym kontem może być związanych kilka znaczników, np. dla konta rozrachunkowego, aktywno-pasywnego, pozabilansowego, w kolumnie: Typ, pojawią się następujące znaczniki:

Parametr	Znacznik
Rozrachunkowe	R
Aktywa-Pasywa	AP
Pozabilansowe	P

Jeżeli na planie kont zaznaczone zostanie pole: , to przy kreowaniu tzw. Obrotówki, będą brane pod uwagę niezatwierdzone zapisy z bufora.

W oknie znajdują się parametry pozwalające na filtrowanie zestawienia:

Powiązanie z zestawieniami: po zaznaczeniu możliwe jest wyszukiwanie kont powiązanych (lub nie) z zestawieniami. Możliwe jest również zawężenie jedynie do danego typu zestawień

Waluta – wyświetlenie obrotów i sald dla wskazanej waluty,

Tylko rozrachunkowe – zawężenie listy do kont rozrachunkowych.

Warunki dekretów – ikona otwiera okno: Warunek dekretów, w którym uzupełnić należy wyszukiwane wartości atrybutów i/lub wymiarów analitycznych

Po zatwierdzeniu parametru na zestawieniu obrotów i sald pojawią się tylko te wartości, których zapisy księgowe ocechowane zadanymi wymiarami lub atrybutami wskazanymi w definicji filtra.

Przyklad

Dekrety na kontach 071 oraz 075 zostały oznaczone atrybutami Atrybut1 o wartości „w trakcie” i Atrybut2 o wartości „umorzony” oraz wymiarem analitycznym Lokalizacja1. Z poziomu obrotówki korzystając z ikony Warunki dekretów wyfiltrowano zapisy, które oznaczone były atrybutami i wymiarem o podanej wartości.

Kwoty opisu analitycznego – parametr pojawia się po zaznaczeniu parametru: Warunki dekretów i zasada jego działania jest analogiczna jak tego parametru, przy czym warunki budowane są w oparciu o wymiary.

Po zdefiniowaniu warunku i zaznaczeniu parametru: kwoty opisu analitycznego, na obrotówce pojawią się tylko te wartości, które pochodzą z zapisów spełniających utworzony warunek.

Uwaga

Jeżeli zostanie zdefiniowany warunek zarówno w oparciu o atrybuty i wymiary, to przy niezaznaczonym parametrze „Kwoty opisu analitycznego” zostaną wyliczone funkcje księgowe w oparciu o kwoty z wszelkich dekretów spełniających ten warunek. Zaznaczenie dodatkowe czeku „Kwoty opisu analitycznego” spowoduje wyliczenie obrotów, sald na podstawie kwot pozycji opisu analitycznego spełniającego zdefiniowany warunek z pominięciem warunków dotyczących atrybutów. Warunek atrybutu będzie traktowany, jako spełniony, czyli PRAWDA.

Przy kreowaniu zestawienia obrotów i sald odpowiednie wartości na kontach mogą być obliczane na dwa sposoby. Na dwustronną prezentację sald mają wpływ następujące czynniki:

Uwaga

W wersji 7.0 z konfiguracji ogólnej usunięty został parametr: Salda kont obliczane na podstawie obrotów. Określenie tego parametru będzie teraz możliwe indywidualnie na każdym koncie, dzięki czemu możliwa jest prezentacja sald wg obrotów na wybranych kontach

Przyklad

Konto	BO WN	BO MA	Obroty WN	Obroty MA	Saldo WN	Saldo MA
201	10	5	145	130	155	135
201-A		5	100	70	100	75
201-B	10		45	60	55	60

Konto	BO WN	BO MA	Obroty WN	Obroty MA	Saldo WN	Saldo MA
201	10	5	145	130	25	5
201-A		5	100	70	25
201-B	10		45	60		5

Istotna, głównie po wykreowaniu tzw. obrotówki, jest możliwość podglądu dokumentów źródłowych, czyli zapisów składających się na stan danego konta. Jest to możliwe poprzez zaznaczenie wybranego konta i naciśnięcie przycisku: [zapisy na koncie] na pasku narzędzi. Zostanie otwarte okno, zawierające wszystkie zapisy danego konta.

Można również obejrzeć wszystkie rozrachunki związane z danym kontem. Do tego celu służy przycisk: [Rozrachunki na koncie].

Istnieje możliwość wyświetlenia historii kontrahenta związanego z danym kontem (dotyczy tylko kont powiązanych z konkretnym kontrahentem). Jest to możliwe poprzez podświetlenie wybranego konta i naciśnięcie przycisku: [Historia kontrahenta] na pasku narzędzi.

Wszystkie te funkcje są też dostępne w momencie, gdy na planie kont nie wykreowano tzw. obrotówki.

Kreator planu kont

Kreator planu kont jest wygodnym narzędziem wspomagającym budowanie zakładowego planu kont. Za jego pomocą, w prosty sposób można wygenerować wzorcowy plan kont dla firmy.

Aby wykreować nowy plan kont należy wybrać funkcję: Kreator planu kont, z menu: Narzędzia.

Po uruchomieniu kreator pyta o to, jak ma wyglądać żądany plan. Dostępny jest plan kont: spółki akcyjnej, spółki z o.o., spółki cywilnej, spółdzielni, przedsiębiorstwa państwowego. Ponadto, należy wskazać, jaką działalność firma prowadzi (handlową, produkcyjną, usługową) oraz w jakim układzie prowadzona będzie ewidencja kosztów (tylko w układzie „4”, w układzie „4” i „5”, tylko w układzie „5”). Od wersji 9.0 można przy kreowaniu planu kont utworzyć przykładowe schematy księgowań – należy zaznaczyć parametr twórz schematy księgowań. Po zaznaczeniu tego parametru automatycznie zaznaczy się (bez możliwości odznaczenia) parametr – twórz konta analityczne.

Plan kont można generować kilkakrotnie, a kształt planu kont po jego wygenerowaniu nie jest ostateczny.

Uwaga

Do planu kont można wnosić poprawki w ciągu całego roku, jednak obowiązują dwie zasady: - Z chwilą dokonania pierwszego zapisu na dowolnym koncie, nie będzie możliwe uruchomienie kreatora planu kont, - Z chwilą dokonania dowolnego zapisu na dowolnym koncie, konta tego nie będzie można już wykasować.

Przeniesienie planu kont

Przeniesienie planu kont jest możliwe tylko wtedy, gdy księgowość prowadzona była w poprzednim roku obrachunkowym, ponieważ to właśnie z poprzedniego roku jest przenoszony plan kont. Plan przenoszony do nowego roku można dowolnie modyfikować, ale poprawek w planie kont dokonywać można tylko do momentu pierwszych księgowań na kontach.

Uwaga

Plan kont przenoszony jest wyłącznie z poprzedniego okresu obrachunkowego

Do przenoszenia planu kont służy funkcja: Przenoszenie planu kont, wybierana z menu: Narzędzia.

 

Po wybraniu tej funkcji zostanie otworzone okno: Przeniesienie planu kont, w którym następuje wskazanie, które z kont mają zostać przeniesione.

Konta do przeniesienia:

[Dodaj] – po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone okno: Wybór kont do przeniesienia z poprzedniego okresu. W oknie wyświetlone są konta w trybie multiselect, które poprzez zaznaczenie wskazuje się do przeniesienia. Po zaznaczeniu kont do przeniesienia, należy nacisnąć przycisk: [Wybierz]. Wybrane konta zostaną wprowadzone do okna: Przeniesienie planu kont.

[Karta] – po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone do podglądu okno konta zaznaczonego na liście.

[Usuń] – za pomocą przycisku usuwa się zaznaczone konto z listy kont do przeniesienia.

Tworzenie kont pośrednich – po zaznaczeniu parametru, podczas przenoszenia planu kont będą zakładane konta pośrednie.

Aby przy przenoszeniu planu kont dla wybranego konta, nie zostało utworzone konto pośrednie (mimo zaznaczenia powyższego parametru), należy w numerze konta w sekcji: Przeniesienie planu kont (Konto>Zakładka: Właściwości) wskazać znak '--' zamiast '-'.

Przyklad

Przykład: Ma zostać założone koto: 501-001-ABC-401-01, gdzie: 501 to syntetyka, 001 – pierwszy poziom analityczny, ABC – drugi poziom analityczny, 401-01 – trzeci poziom analityczny. W celu założenia kont wg wyżej podanej struktury hierarchicznej, wyrażenie musi być podane w postaci: 501-001-ABC-401--001.

Po wybraniu zakresu przenoszonych kont, można uruchomić przeniesienie planu kont za pomocą przycisku: [Start].

Przeniesienie kolejnych kont z poprzedniego okresu

W przypadku, gdy do przeniesienia wskazano tylko niektóre konta (po zaznaczeniu opcji: Wybrane), istnieje możliwość przeniesienia w późniejszym czasie również pozostałych, lub innych wybranych kont, które nie zostały do tej pory przeniesione.

Aby wskazać konta do przeniesienia, które dotychczas nie zostały przeniesione, należy ponownie wybrać z menu: Narzędzia, funkcję: Przeniesienie planu kont. Zostanie otworzone okno: Przeniesienie planu kont, w którym należy zaznaczyć opcję: Wybrane, następnie nacisnąć przycisk: [Dodaj].

Zostanie otworzone okno: Wybór kont do przeniesienia z poprzedniego okresu, w którym, po zaznaczeniu opcji: Tylko nie przeniesione, będzie istniała możliwość wyboru do przeniesienia tylko tych kont, które nie zostały do tej pory przeniesione. Wybór odpowiednich kont należy zatwierdzić przyciskiem: [Wybierz]. Po wyświetleniu listy wybranych kont w oknie: Przeniesienie planu kont, należy uruchomić funkcję ich przeniesienia, czyli nacisnąć przycisk: [Start].

   

Proces księgowania wsadowego

Definiowanie procesu księgowania wsadowego

W systemie Comarch ERP XL istnieje możliwość zdefiniowania procesu księgowania wsadowego dokumentów. Dzięki niemu możliwe jest automatyczne księgowanie dokumentów. Proces księgowania wsadowego definiuje się dla każdego typu dokumentu. Podczas definiowania tego procesu można wykorzystać następujące akcje kluczowe:

Podczas definiowania procesu księgowania wsadowego należy pamiętać o tym, że dla akcji kluczowej: Uruchomienie księgowania/Uruchomienie księgowania domyślnie, nie można przypisać opiekuna automatycznego. Inicjowanie procesu akcją Uruchomienie księgowania lub Uruchomienie księgowania domyślnie musi zostać przeprowadzone ręcznie – przez wskazanego operatora. Następne etapy księgowania przebiegają już automatycznie (po przypisaniu do nich opiekuna automatycznego).

Do księgowania wsadowego może zostać wskazanych wiele dokumentów jednocześnie.

Sposób definiowania procesu księgowania wsadowego przebiega w tych samych etapach, co każdy inny proces. Więcej informacji na temat modelowania procesów znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.

Obsługa procesu księgowania wsadowego

Księgowanie wsadowe możliwe jest do skonfigurowania jako oddzielny proces lub etap innego procesu.

W pierwszym przypadku księgowanie dokumentu za pomocą schematu procesu księgowania wsadowego odbywa się w następujących etapach:

Po wybraniu procesu, księgowanie zostanie uruchomione. Przy odpowiednich ustawieniach (przypisanie opiekuna automatycznego do akcji: Predekretacja i Księgowanie), proces księgowania będzie przebiegał automatycznie.

W drugim przypadku księgowanie dokumentu bazuje na ustawieniach definicji dokumentu, zakładka Opis analityczny, pola Schemat, Dziennik.

Więcej informacji na temat modelowania procesów znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.

Ogólne informacje o bilansie otwarcia

Bilans jest dwustronnym zestawieniem wartości środków gospodarczych – aktywów oraz źródeł ich finansowania – pasywów sporządzonym na określony dzień i w określonej formie. Jedną z zasad przy sporządzaniu raportu jest ciągłość bilansowa, która mówi, że bilans zamykający jeden rok jest jednocześnie bilansem otwarcia roku następnego. w pierwszym roku prowadzenia księgowości wielkość ta wynika z ustalonych na początek kwot wprowadzanych na kontach (np. stan gotówki przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej). W kolejnych latach obrotowych suma wszystkich bilansów otwarcia musi się równać sumie wszystkich bilansów zamknięcia wyliczonych za poprzednie lata.

W systemie Comarch ERP XL udostępniono wprowadzanie Bilansu Otwarcia:

Wprowadzanie bilansu otwarcia pozwala nie tylko na wprowadzanie stanów początkowych. Metoda ta zapewnia również generowanie płatności dla zapisów BO na kontach rozrachunkowych, powiązanych z kartami kontrahentów, pracowników, urzędów. Zapisy na kontach rozrachunkowych mogą być odpowiednikami nierozliczonych faktur z lat poprzednich.

Ewidencja bilansu otwarcia z poziomu listy dokumentów BO

Z poziomu listy dokumentów bilansu otwarcia istnieje możliwość wprowadzenia dwóch rodzajów Bilansu Otwarcia:

Bilans otwarcia jest wprowadzany ręcznie przy rozpoczynaniu pracy z modułem: Księgowość, w celu zachowania ciągłości bilansowej. Rejestruje się go przy pomocy dokumentów BO. Zapisy dokumentu wpływają na wartość sald początkowych kont księgowych. Dekrety na kontach rozrachunkowych powiązanych z kontrahentami, pracownikami, urzędami dodatkowo generują płatności, umożliwiając tym samym prowadzenie rozrachunków w oparciu o nierozliczone zapisy bilansu otwarcia.

Korekta bilansu otwarcia służy do wprowadzania zapisów korygujących bilans otwarcia. Także zapisy dokumentu BOK powiązane z kartoteką kontrahenta, pracownika, urzędu generują płatności.

Ponadto w oknie: Dokumenty bilansu otwarcia, widoczne są, generowane automatycznie, dokumenty:

Uwaga

Wygenerowanie dokumentu BOAK jest możliwe tylko wtedy, gdy nie został wcześniej usunięty dokument BOA oraz miały miejsce zmiany wbilansie zamknięcia, powodujące rozbieżność w stosunku do stanów kont Bilansu Otwarcia.

W oknie: Dokumenty bilansu otwarcia, wszystkie dokumenty są poukładane według daty ich generowania. Znajdują się w nim następujące informacje o dokumentach:

Dodatkowo w oknie można zawężać listę wyświetlanych dokumentów ze względu na typ:

lub ze względu na status:

.

Ponadto w oknie: Dokumenty bilansu otwarcia, dostępne są następujące ikony:

[Nowy] – służy do wprowadzania nowych dokumentów BO i BOK, [Zmień] – służy do podnoszenia dokumentów do edycji, [Usuń] – służy do usuwania dokumentów (można usuwać tylko dokumenty znajdujące się w buforze). [Włącz filtrowanie listy] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych pozycji, do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków. [Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie pozycji w oparciu o zdefiniowane wcześniej parametry. Podnosząc do podglądu konkretny dokument bilansu otwarcia zostanie wyświetlone okno: Dokument BO.

Dokument BO, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajduje się numer nadawany automatycznie w ramach okresu obrachunkowego, data wprowadzenia – w przypadku bilansu automatycznie podpowiada się pierwszy dzień aktywnego okresu obrachunkowego, a w przypadku korekty podpowiada się data systemowa. w polach: Wprowadził, Zaakceptował, Zatwierdził, widoczne są kody operatorów, którzy wprowadzili, zaakceptowali i zatwierdzili dokument. Na tej zakładce zostaje też ustalony status dokumentu, poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu, jak na 0.

Status Bufor – jest domyślny dla dokumentów BO i BOK. Oznacza to, że dokument został wprowadzony na brudno i może podlegać modyfikacjom.

Status Zaakceptowany – zaakceptowanie dokumentu sprawia, że zostaje on zamrożony – nie można go już modyfikować. Ponadto powstają odpowiednie płatności oraz specjalne dekrety księgowe (nie wpływają one na obroty konta, a jedynie na bilans otwarcia, saldo konta oraz powstanie odpowiednich płatności do zapisów na kontach rozrachunkowych). Specjalne dekrety księgowe widoczne są w oknie: Zapisy księgowe, na zakładce: Konto, w dzienniku o nazwie BO.

Uwaga

Istnieje możliwość cofnięcia dokumentu do bufora, jeżeli: - żadna z pozycji nie została rozliczona, - nie wygenerowano dokumentów w oparciu o płatności. Jeżeli natomiast rozliczono którąś z pozycji lub w oparciu o płatności wygenerowano dokumenty wówczas, w celu zmiany statusu na Bufor należy usunąć wszystkie rozliczenia oraz wygenerowane dokumenty (noty, ponaglenia)

Status Nieokreślony – jest związany nie tylko z dokumentem, ale z poszczególnymi jego pozycjami. Jeżeli zostanie zmieniony status chociaż jednej z pozycji dokumentu, przy pozostawieniu całego dokumentu w buforze, wówczas status całego dokumentu zostanie zmieniony na: Nieokreślony.

Status Zatwierdzony – po całkowitym zatwierdzeniu dokumentu. Takiego dokumentu nie można już modyfikować ani kasować. Niemożliwe jest również przywrócenie statusu na inny.

Dokument BO, zakładka: Pozycje

Zakładka udostępnia listę pozycji Bilansu otwarcia.

Każda pozycja dokumentu BO jest sumą „n” zapisów bilansu otwarcia, na tym samym koncie księgowym. Na liście pozycji dostępne są następujące informacje:

Konto – numer konta z planu kont, którego dany zapis dotyczy,

Kwota BO winien – suma wartości zapisów wprowadzonych po stronie winien danego konta księgowego,

Kwota BO ma – suma wartości zapisów wprowadzonych po stronie ma danego konta księgowego,

Per saldo – różnica pomiędzy sumą wartości zapisów po stronie winien i po stronie ma,

Status – status pozycji (może to być status bufor lub zaakceptowany).

Na zakładce Pozycje dostępne są ponadto następujące ikony:

[Włącz/Wyłącz sumowanie] – umożliwia zsumowanie kwot w kolumnach Kwota BO winien, Kwota BO ma i per saldo.

[Nowy] – umożliwia dodanie nowej pozycji.

[Karta] – umożliwia podniesienie pozycji do edycji.

[Usuń] – umożliwia usunięcie danej pozycji.

[Włącz filtrowanie listy] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych pozycji, do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie pozycji w oparciu o zdefiniowane wcześniej parametry.

Uwaga

Ikony: [Nowy] i [Usuń] są aktywne tylko wówczas, kiedy dokument BO znajduje się w buforze.

Po podniesieniu do podglądu pozycji dokumentu BO, zostanie otworzone okno: Pozycja dokumentu BO . Pozycja dokumentu BO Pozycja dokumentu BO, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajduje się numer konta, którego dotyczy dany zapis, podmiot, z którym dane konto jest powiązane (kontrahent, pracownik, urząd) w przypadku konta powiązanego, opis pozycji oraz jej status.

Pozycja dokumentu BO, zakładka: Kwoty Zakładka służy do wprowadzania poszczególnych zapisów Bilansu Otwarcia.

Pozycja dokumentu BO, zakładka: Płatności

Zakładka pokazuje płatności powiązane z dokumentem BO. Pozwala ona na przeglądanie płatności, a także na ich kojarzenie z innymi nierozliczonymi dokumentami. Zakładka jest aktywna, jeżeli dana pozycja ma status zaakceptowany, lub zatwierdzony.

Na tej zakładce wyświetlane są następujące informacje:

Uwaga

Kojarzenie zapisów BO z innymi nierozliczonymi dokumentami może odbywać się nie tylko z poziomu zakładki Płatności, ale także w innych miejscach systemu np. z poziomu rejestrów kasowo/bankowych, listy płatności, listy rozrachunków. Jednak we wszystkich tych miejscach, operacje te bazują na tych samych danych.

Przeniesienie bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego

Import bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego jest dostępny z menu: Narzędzia. Bilans otwarcia może być przenoszony na podstawie zapisów z Księgi Główniej i Bufora lub wyłącznie z Księgi Głównej. W oknie: Przeniesienie bilansu otwarcia umieszczona jest informacja, czy bilans otwarcia powstanie na podstawie zapisów tylko z księgi głównej, czy z księgi głównej i bufora. Zmiany tego parametru można dokonać z poziomu: konfiguracji systemu, zakładek Księgowość/ Parametry1.

Bilans otwarcia można importować w dowolnym momencie, nawet, jeżeli na danym koncie księgowym zostały wprowadzone dekrety okresu bieżącego. Zawsze jednak, jako data zostanie tu podpowiedziana data pierwszego dnia danego okresu obrachunkowego.

Bilans otwarcia może zostać przeniesiony dla kont wszystkich lub wybranych, wg zadeklarowanych przez Użytkownika kryteriów. Decyduje o tym ustawienie parametru: Konta Wszystkie/Wybrane. Po wybraniu opcji: Wybrane, zostaną uaktywnione przyciski umożliwiające dodanie, podgląd i usunięcie wybranych kont:

[Dodaj] – po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone okno: Wybór kont do przeniesienia bilansu otwarcia, w którym za pomocą trybu multiselect należy wskazać konta do przeniesienia. Podobnie jak w przypadku przeniesienia planu kont, możliwe będzie doimportowanie do bilansu otwarcia kont nieprzeniesionych wcześniej. Ułatwia to opcja: Tylko nie przeniesione, która wpływa na zawężenie listy kont do przeniesienia przy ponownym przeniesieniu BO.

[Podgląd] – umożliwia podgląd konta zaznaczonego na liście.

[Usuń] – usuwa konto z listy kont do przeniesienia.

Wybór opcji dla parametru: Status dokumentu BOA/BOAK (Bufor/Zaakceptowany) decyduje o statusie wygenerowanie dokumentu BOA/BOAK.

Uwaga

Nie zalecamy wyboru opcji: Bufor, ponieważ Użytkownik może doprowadzić do zwielokrotnienia bilansu otwarcia na kontach księgowych (przy przenoszeniu BO sprawdzane są stany początkowe kont księgowych. Dokument o statusie: Bufor, nie generuje zapisów na kontach księgowych, a tym samym stanów początkowych).

Parametr: Maksymalna ilość pozycji, pozwala zadeklarować ile pozycji ma się składać na dokumenty BOA, BOAK

Przyklad

Jeżeli bilans otwarcia obejmuje kilka tysięcy kont, np. 5000 możemy zadeklarować konkretną ilość pozycji w ramach jednego dokumentu, np. 500. w wyniku przeniesienia bilansu otwarcia, w miejsce jednego dokumentu BOA zawierającego 5000 pozycji, zostanie utworzonych 10 dokumentów po 500 pozycji. Parametr wprowadzono ze względu na długi czas oczekiwania przy zmianie statusu z: Zaakceptowany, na: Bufor.

Po określeniu kryteriów przeniesienia należy nacisnąć przycisk: [Start], który uruchomi proces przenoszenia BO.

Zaimportowany Bilans Otwarcia generuje stany początkowe widoczne z poziomu planu kont oraz dokument BOA (Automatyczny Bilans Otwarcia). Jeżeli ma zostać skorygowany bilans, należy to robić z poziomu poprzedniego okresu obrachunkowego, a następnie dokonać ponownego importu BO. Różnice w zapisach zostaną zapisane w dokumentach typu BOAK (Automatyczna Korekta Bilansu Otwarcia). Dokument BOAK zostanie wygenerowany z aktualną datą systemową.

Uwaga

Przestawianie parametru: BOA/BOAK na podstawie zapisów z Księgi Głównej, Księgi Głównej+Bufory podczas importu kolejnego bilansu otwarcia do tego samego okresu, może spowodować zaburzenia w przenoszonym bilansie. Dlatego też NIE ZALECANA jest zmiana ustawienia tego parametru podczas przenoszenia kolejnych bilansów otwarcia za dany rok.

Na dokumencie BOA/BOAK na zakładce: Ogólne, umieszczona jest informacja, czy podczas importu uwzględniono zapisy z bufora.

W związku z funkcjonalnością archiwizacji kont księgowych, możliwe są poniższe scenariusze:

Przeszacowanie walut pozwala na dokonanie przeliczeń sald lub zapisów kont walutowych, na koniec miesiąca. Umożliwia to wycenę na koniec:

Przeszacowaniu podlegają wyłącznie konta walutowe. Przeliczenie może dotyczyć albo salda konta walutowego (dla kont zwykłych) albo zapisów na koncie walutowym (dla kont rozrachunkowych).

Przeszacowanie może być przeprowadzane dla zapisów znajdujących się w Księdze Głównej, zapisów znajdujących się w buforze lub sald liczonych w oparciu o zapisy z Księgi Głównej i Bufora.

Funkcja przeszacowania walut jest uruchamiana poprzez wybranie funkcji: Przeszacowanie walut z menu: Księgowość.

Przeszacowanie walut, zakładka: Generacja

Na zakładce ustala się walutę oraz kurs, według którego będą przeliczane wartości na kontach. W tym miejscu ustala się również, czy przeszacowaniu będą podlegać salda kont (uwzględniane są salda kont Księgi głównej i Bufora), czy zapisy na kontach (po wybraniu tej opcji, możliwe jest również uwzględnienie zapisów w buforze).

Jeżeli zostanie ustalone, że przeszacowaniu będą podlegać zapisy, wówczas w aktywnym oknie zostanie wyświetlona dodatkowo możliwość wyboru, czy będą przeszacowane wszystkie zapisy w danej walucie, czy zapisy wybranych kont oraz czy mają być uwzględnione zapisu w buforze. Będzie istniała również możliwość nieprzeliczania zapisów o kursie mniejszym niż podany. Dodatkowo w systemie istnieje możliwość wskazania do przeszacowania kilku kont.

W polu: Miesiąc, wskazuje się miesiąc, na koniec którego ma nastąpić przeszacowanie.

Wyświetlenie kont lub zapisów do przeszacowania nastąpi po naciśnięciu przycisku: [Szukaj kont do przeszacowania].

Na liście zapisów dostępna jest funkcja podglądu zapisu, uruchamiana po zaznaczeniu zapisu i naciśnięciu przycisku: [Edycja].

Uruchomienie przeszacowania następuje po naciśnięciu przycisku [Dokonaj przeszacowania].

Przeszacowanie walut, zakładka: Księgowanie

Zakładka zawiera listę wygenerowanych w danym okresie przeszacowań. Wyliczone i wprowadzone na listę różnice kursowe, powinny zostać zaksięgowane na koniec minionego okresu. Księgowanie będzie przebiegało na konta podane w konfiguracji na zakładce: Księgowość/Księgowania i będzie dotyczyć niezrealizowanych różnic kursowych, które są konieczne do prawidłowej wyceny rozrachunków oraz środków pieniężnych i papierów wartościowych wyrażonych w walucie obcej.

Lista przeszacowań może zostać ograniczona do następujących pozycji:

Księgowanie odbywa się poprzez zaznaczenie odpowiednich przeszacowań i przyciśnięcie przycisku: [Księguj]. Księgowanie może odbywać się tylko przy zawężeniu listy do niezaksięgowanych na końcu okresu lub niezaksięgowanych na początku okresu

   

Ustawienia konfiguracyjne

O tym, czy będą generowane dokumenty różnicy kursowej decyduje ustawienie parametru: Dokument różnicy kursowej, który znajduje się w konfiguracji, na zakładce: Księgowość/Księgowania,. Po jego zaznaczeniu, jeśli rozliczenie nastąpi od strony dokumentów, będą generowane dokumenty różnicy kursowej. W przeciwnym przypadku, różnice kursowe będą generowane bezpośrednio na kontach księgowych. Dla generowanych dokumentów różnic kursowych możliwe jest ustawienie: księgowanie automatycznie lub schematem.

Więcej informacji o ustawieniach konfiguracyjnych znajduje się w rozdziale: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Księgowania.

Dla dokumentów różnic kursowych należy również zdefiniować serię. Definiowania serii dokonuje się w oknie: Konfiguracja, na zakładce: Księgowość/Słowniki, opcja: Serie dokumentów różnic kursowych.

Lista dokumentów różnic kursowych

Na liście dokumentów różnic kursowych wyświetlone są wygenerowane dokumenty różnic kursowych. Okno wyświetlone zostanie po wybraniu z menu: Rozliczenia/Rozrachunki funkcji: Dokumenty różnic kursowych.

Listę dokumentów można filtrować według:

Ponadto, w oknie dostępne są również funkcje:

Pokaż dokumenty – zaznaczenie parametru spowoduje wyświetlenie dokumentów składowych dla dokumentów RK. Pozostawienie parametru odznaczonego może wpłynąć na szybsze wyświetlenie listy dokumentów RK.

[Księgowanie] – przycisk uruchamia funkcję księgowania zaznaczonych na liście dokumentów.

[Sumuj wartości] – po naciśnięciu przycisku zostaną podsumowane wartości na listach (w kolumnach: Kwota dodatnia/ujemna).

[Karta] – funkcja umożliwia otworzenie do podglądu/edycji dokumentu zaznaczonego na liście.

[Usuń] – usuwa zaznaczony na liście dokument RK. Niemożliwe jest usunięcie dokumentu zaksięgowanego.

Dokument różnicy kursowej (RK)

Dokument RK, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się dane dokumentu:

Numer dokumentu – nadawany automatycznie przez System, możliwy do edycji, dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.

Dokument obcy – w polu istnieje możliwość podania własnej numeracji dokumentu obcego (do momentu zaksięgowania dokumentu).

Data dok. – data dokumentu jest ustawiona zgodnie z datą rozliczenia. Użytkownik ma możliwość zmiany tej daty i wykorzystania jej do księgowania schematem księgowym. w przypadku ustawienia w oknie: Konfiguracja (zakładka: Księgowość/Księgowania) parametru księgowania różnic kursowych schematem, data wystawienia dokumentu RK będzie wprowadzana zgodnie z datą dzisiejszą lub datą późniejszego dokumentu.

Data rozliczenia – ustawienie daty rozliczenia uzależnione jest od ustawień konfiguracyjnych:

Dokumenty źródłowe – w tej części wyświetlone są podstawowe dane dokumentów źródłowych (Podmiot, numer dokumentu, Kwota rozliczenia, kurs oraz kwota rozliczenia w walucie systemowej). Przyciski: [Podgląd] umożliwiają podgląd dokumentów źródłowych.

Status – opcje w tej części będą aktywne dopóki dokument RK nie zostanie zaksięgowany. Opcje są zaznaczane:

Różnica kursowa dodatnia/ujemna – pola wypełniane automatycznie, wskazują wartość i rodzaj różnicy.

Dokument RK, zakładka: Księgowość

Z poziomu zakładki możliwe jest dokonanie księgowania dokumentu.

Zgodnie z wybraną w konfiguracji (okno: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Księgowania) metodą księgowania możliwe jest księgowanie dokumentu RK:

Księgowanie automatyczne

Księgowanie automatyczne będzie się odbywało według następujących zasad:

Księgowanie schematem Księgowanie schematem będzie się odbywało według następujących zasad:

Na zakładce Księgowość/Opis analityczny istnieje możliwość dokonania opisu analitycznego dokumentu RK. Dostępne są na niej daty analityczne: Wystawienia i Rozliczenia oraz kategorie finansowe: Nie dotyczy i Wg dokumentu.

Dokument RK, zakładka: Atrybuty

Na zakładce można opisać dokument na za pomocą atrybutów. Atrybuty dodaje się na ogólnych zasadach. Aby było możliwe przypisanie atrybutu do konkretnego dokumentu RK, należy najpierw przypisać klasę atrybutu do obiektu: [Księgowe].[Różnice kursowe].

Dokument RK, zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

 

Informacje ogólne

W systemie Comarch ERP XL dostępna jest funkcjonalność pozwalająca na rejestrację i obsługę delegacji krajowych wraz z powiązanymi z nimi wnioskami o zaliczkę.

Uwaga

System Comarch ERP XL nie obsługuje delegacji zagranicznych.

Delegacje mogą wprowadzone na dwa sposoby:

Uwaga

Jeżeli delegacje wprowadzone są z poziomu aplikacji: Comarch ERP HRM, warunkiem korzystania z funkcjonalności delegacji w systemie Comarch ERP XL jest posiadanie licencji na moduł Księgowość w systemie Comarch ERP XL oraz licencji na moduł Comarch ERP XL HR i Comarch ERP HRM.

Uwaga

Dodowanie delegacji z poziomu Comarch ERP XL wymaga posiadania licencji na moduł: Księgowość, bez konieczności posiadadnia dodatkowych uprawnień za pomocą roli, czy na Operatorze. Wszystkie inne działania na delegacjach zależą od uprawnień Operatora oraz ustawień na roli pracownika z nim powiązanego.

Wnioski pracowników

Dodawanie wniosków możliwe jest z poziomu listy wniosków udostępnionej we wszystkich modułach.

Uwaga

Dokument wniosku pracownika można sparametryzować w definicji tego dokumentu w module Administrator.

Każdy operator na liście wniosków będzie widział tylko własne wnioski.

Lista: Wnioski składa się z 10 kolumn głównych:

Dokument – numer dokumentu nadany przez system,

Data wystawienia – prezentuje datę wystawienia dokumentu,

Akronim – prezentuje akronim pracownika, którego dotyczy wniosek,

Imię i Nazwisko- prezentuje imię i nazwisko pracownika, którego dotyczy wniosek,

Kwota - w kolumnie tej prezentowana jest kwota, na jaką opiewa dokument WNO,

Waluta – waluta płatności; będzie miała szczególne znaczenie w momencie wprowadzenia delegacji zagranicznych,

Zapis k/b – numer zapisu k/b z jakim rozliczany jest dokument WNO; dotyczy wyłącznie wniosków o typie Wniosek o zaliczkę,

Stan – prezentuje aktualny status dokumentu WNO; o jej statusie świadczą również kolory,

Opis – dodatkowy opis dokumentu WNO.

W oknie znajdują się następujące funkcje:

[Włącz filtrowanie listy] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych dokumentów do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie dokumentów w oparciu o zdefiniowane wcześniej parametry.

[Włącz/Wyłącz sumowanie] – sumowanie wartości znajdujących się na dokumentach na poszczególnych pozycjach.

[Zapłata] – opcja dostępna wyłącznie dla wniosków o typie Wniosek o zaliczkę oraz mających co najmniej status wniosku Zatwierdzonego.

[Lista związanych]- po zaznaczeniu konkretnej pozycji na liście i naciśnięciu przycisku otwiera się okno: Historia związanych, w którym wyświetlana zostaje lista dokumentów powiązanych z zaznaczoną pozycją. Lista składa się z 2 zakładek: Zapisy k/b oraz Delegacje. [Dodaj] - umożliwia dodanie do listy nowego wniosku. [Zmień] – umożliwia edytowanie danego dokumentu i dokonywanie na nim zmian. [Usuń] – umożliwia usunięcie danego dokumentu; opcja dostępna wyłącznie dla dokumentów mających stan wniosku niezatwierdzonego. [Zamknij okno] – zamykanie okna: Wnioski. Oprócz funkcji dostępne są dodatkowe filtry: Stan – umożliwia filtrowanie listy wniosków według ich stanów. Lista za – umożliwia zawężenie listy wniosków do danego roku lub/i miesiąca. Pracownik – umożliwia filtrowanie listy wniosków do wybranego pracownika/ pracowników. Typ wniosku – umożliwia filtrowanie listy wniosków wg ich typów (zdefiniowanych uprzednio w Słownikach kategorii- Typach wniosków).

Uwaga

Lista wniosków pracownika jest dostępna tylko dla operatorów powiązanych z pracownikiem.

Uwaga

Ikona umożliwiająca utworzenie zapisu k/b do wygenerowanego wniosku , jest aktywna w momencie, gdy powiązana z nim delegacja ma status “Zaakceptowane polecenie wyjazdu”.

Dodatkowo operatorzy, którym na karcie zostanie nadane uprawnienie „Wgląd do listy wniosków” (zakładka Parametry/Księgowe, obszar: Delegacje, Wnioski) będą widzieli wszystkie wnioski dodane do bazy. Uprawnienie jest dedykowane szczególnie do pracowników działów księgowych, którzy będą mieli dostęp do wszystkich delegacji.

Została wyszczególniona jeszcze jedna grupa użytkowników, którzy będą mieli dostęp do listy wniosków ograniczonych do dokumentów przypisanych pracownikom podległym w strukturze. W tym celu na roli pracownika należy wybrać jedno lub kilka praw dotyczących wniosków pracowników:

Uwaga

Role należy w pierwszej kolejności zdefiniować w module administrator, w sekcji Role pracowników”, a dopiero wówczas można je przypisać pracownikom. Zdefiniowane role podpinane są na karcie pracownika, na zakładce “Role.”

Uwaga

Wniosek o zaliczkę jest tylko jednym z dostępnych typów wniosków i jest dedykowany dla funkcjonalności delegacji. Pozostałe typy będzie można wykorzystać niezależnie w innych modułach.

W Słownikach Kategorii (w Module Administrator), w gałęzi Inne można zdefiniować własne typy wniosków. Wartością domyślną jest jednak Wniosek o zaliczkę.

Jedynie predefiniowany typ „Wniosek o zaliczkę” umożliwia podanie na wniosku kwoty oraz wygenerowanie z niej zaliczki (zapisu k/b). Pozostałe własne typy wniosków nie mają tej funkcjonalności.

Karta Wniosku składa się z 3 zakładek: Ogólne, Atrybuty, Załączniki.

Wniosek, zakładka Ogólne

Na zakładce wprowadza się numer i serię dokumentu oraz datę wystawienia wniosku. Wskazuje się typ wniosku oraz centrum. Należy wprowadzić w tym miejscu kwotę zaliczki (dotyczy wniosków o zaliczki). Opcjonalnie można dodać opis uszczegóławiający, np. planowane przeznaczenie zaliczki. Na zakładce tej widoczne również są informacje na temat pracownika, którego dotyczy wniosek, osoby wystawiającej dokument a także osoby dokonującej jego modyfikacji. W tym miejscu prezentowane są także dane osoby zatwierdzającej/odrzucającej dokument wraz z przyczyną odrzucenia wniosku.

Z tego poziomu na zatwierdzonym wniosku wybierając odpowiedni rejestr k/b oraz operację, można dodać zapis k/b – zaliczkę pracownika na poczet powiązanej delegacji.

Wnioski o zaliczkę można również powiązać z delegacją wybierając opcję Delegacja i wskazując odpowiedni dokument.

Po wystawieniu wniosku na odpowiedniego pracownika, możliwe jest jego zatwierdzenie lub odrzucenie. W systemie zapisywane są informacje o operatorze (i powiązanym z nim pracowniku) dokonującym tych operacji.

Na wnioskach zatwierdzonych lub odrzuconych nie można zapisywać już żadnych zmian, nie jest możliwe również ich usunięcie.

Większość z tych funkcji dostępna jest również w menu kontekstowym rozwijanym spod prawego klawisza myszy z poziomu listy wniosków.

Uwaga

Po utworzeniu delegacji w aplikacji Comarch ERP HRM, do systemu Comarch ERP XL przenoszony jest nie tylko dokument delegacji- automatycznie utworzony zostaje również wniosek o zaliczkę, który jest powiązany z taką delegacją.

Uwaga

Na zatwierdzonym wniosku, do którego wygenerowano zapis k/b, wyszarzona zostanie ikona kosza, uniemożliwiając skasowanie powiązania z dokumentem delegacji.

Wniosek, zakładka Atrybuty

Na tej zakładce można opisać dany wniosek zdefiniowanymi w systemie i przypiętymi do danego obiektu atrybutami (definiowanie atrybutów odbywa się w module: Administrator).

Wniosek, zakładka Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących wniosku. Możliwe jest tu również umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Delegacje krajowe

Obsługa delegacji dodanych, czy to z poziomu Comarch ERP XL, czy poziomu aplikacji Comarch ERP HRM możliwa jest z poziomu listy delegacji udostępnionej we wszystkich modułach.

Uwaga

Lista delegacji jest dostępna tylko dla operatorów powiązanych z pracownikiem.

Każdy operator na liście delegacji będzie widział własne delegacje. Dodatkowo operatorzy, którym na karcie zostanie nadane jedno z uprawnień dotyczących delegacji umieszczonych na zakładce Parametry/Księgowe, obszar Delegacje, Wnioski, będą widzieli wszystkie delegacje dodane do bazy. Uprawnienia te są dedykowane szczególnie dla pracowników działów księgowych, którzy będą rozliczali i księgowali delegacje.

Uwaga

Role należy w pierwszej kolejności zdefiniować w module administrator, w sekcji “Role pracowników”, a dopiero wówczas można je przypisać pracownikom. Zdefiniowane role podpinane są na karcie pracownika, na zakładce: Role.

W związku z udostępnieniem funkcjonalności Delegacji, w Słownikach Kategorii w gałęzi Transport, magazyn dodano nową kategorię: Rodzaje środków transportu. Oprócz predefiniowanych wartości, użytkownik ma możliwość dodawania własnych kategorii w tym obszarze.

W gałęzi Transport, magazyn w obszarze Rodzaje przejazdów, dodana została kategoria Delegacje. Ten typ przejazdu będzie domyślnie powiązany z przejazdami generowanymi z poziomu delegacji i na tych przejazdach wyświetlany.

W gałęzi Rodzaje wydatków wprowadzone są predefiniowane wartości powiązane z obszarem Delegacji. Na kategorii wydatku udostępniono przycisk, umożliwiający wskazanie konta księgowego z planu kont odnoszącego się do danego wydatku. Użytkownik ma również możliwość definiowania własnych kategorii w tym obszarze.

W konfiguracji Modułu Księgowość dodano zakładkę: Delegacje. Na zakładce umieszczono listę: Stawki diet i ryczałtów.

Przeliczaj automatycznie wartości diet i ryczałtów - przy zaznaczonym parametrze wartości wydatków Diety, Ryczałtów za dojazdy i Ryczałtów za noclegi przeliczane będą automatycznie po zmianie liczby. Przy odznaczonym parametrze wartości zostaną przeliczone po naciśnięciu przycisku pioruna.

Użytkownik może dowolnie zdefiniować stawki diet i ryczałtów dla danego kraju wybierając zielony przycisk plusa.

W Module Administrator w sekcji Definicje dokumentów w gałęzi Księgowość, dodany został nowy typ dokumentu: Delegacja.

Listę Delegacji można uruchomić z poziomu większości modułów. Ikona delegacji umieszczona została na zakładce Dokumenty (podobnie jak Wnioski pracowników).

Lista: Delegacje składa się z 10 kolumn głównych:

Dokument – numer dokumentu nadany przez system,

Data wystawienia – prezentuje datę wystawienia dokumentu,

Akronim – prezentuje akronim pracownika, którego dotyczy delegacja,

Imię i Nazwisko- prezentuje imię i nazwisko pracownika, którego dotyczy delegacja,

Rozpoczęcie - w kolumnie tej prezentowany jest termin rozpoczęcia delegacji,

Zakończenie – w kolumnie tej prezentowany jest termin zakończenia delegacji,

Miejsce – prezentuje miejscowość, do jakiej odbywa się delegacja,

Wydatki – prezentuję sumaryczną kwotę, na jaką opiewa delegacja,

Waluta – prezentuje walutę; będzie miała szczególne znaczenie w momencie wprowadzenia delegacji zagranicznych,

Stan - prezentuje aktualny status dokumentu delegacji; o jej statusie świadczą również kolory.

W oknie znajdują się następujące filtry:

Stan – prezentuje aktualny status dokumentu delegacji; o jej statusie świadczą również kolory,

Pracownik – filtr zawężający listę do delegacji wskazanego pracownika,

Okres delegacji – zawęża listę ze względu na datę rozpoczęcia i/lub zakończenia delegacji,

Lista za – filtr zawężający wyświetlaną listę ze względu na datę wystawienia dokumentu delegacji.

W oknie znajdują się następujące funkcje:

[Włącz filtrowanie listy] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych dokumentów, do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie dokumentów w oparciu o zdefiniowane wcześniej parametry.

[Włącz/Wyłącz sumowanie] – sumowanie wartości znajdujących się na dokumentach na poszczególnych pozycjach.

[Lista związanych]- po zaznaczeniu konkretnej pozycji na liście i naciśnięciu przycisku, otwiera się okno: Historia związanych, w którym wyświetlana zostaje lista dokumentów powiązanych z zaznaczoną pozycją. Lista składa się z 2 zakładek: Wnioski o zaliczkę oraz Wizyty.

[Księguj] – służy do księgowania dokumentów delegacji.

[Zapłata] – opcja dostępna wyłącznie dla delegacji mających co najmniej status zatwierdzonych wydatków.

[Dodaj]- umożliwia dodanie delegacji. Delegację może dodać jedynie operator powiązany z pracownikiem i to właśnie ten pracownik będzie ustawiany jako domyślny na delegacji.

[Zmień] – umożliwia edytowanie danego dokumentu i dokonywanie na nim zmian.

[Usuń] – umożliwia usunięcie danego dokumentu; opcja dostępna wyłącznie dla dokumentów mających stan delegacji niezatwierdzonej.

[Zamknij okno] – zamykanie okna: Delegacje.

Od wersji 2019.1 Comarch ERP XL istnieje możliwość dodawania delegacji zarówno z poziomu aplikacji Comarch ERP HRM jak i z poziomu systemu.

Delegacja mająca status dokumentu Wprowadzonego składa się z 3 podstawowych zakładek. Zakładki Atrybuty oraz Załączniki mają analogiczne zastosowanie jak w pozostałych miejscach systemu. W miarę zmiany statusu delegacji, na dokumencie pojawiać się będą dodatkowe zakładki.

Uwaga

Schemat numeracji dokumentów delegacji oraz wniosków wprowadzonych z poziomu aplikacji Comarch ERP HRM został automatycznie rozszerzony o predefiniowaną serię “EPRAC”.

Delegacja, zakładka Ogólne

Numer – numer dokumentu nadany przez system,

Rodzaj – opcja rozwijalna w zakresie rodzaju delegacji; obecnie pole nieaktywne a domyślnie ustawionym rodzajem jest delegacja krajowa,

Wystawiono - prezentuje datę wystawienia delegacji; dla delegacji o statusie Wprowadzona pole możliwe do edycji,

Operator wystawiający – pole nieaktywne, uzupełnione akronimem pracownika wystawiającego dokument,

Operator modyfikujący - pole nieaktywne, uzupełnione akronimem operatora modyfikującego delegację,

Sekcja Polecenie wyjazdu służbowego:

Prezentuje dane na temat pracownika, którego dotyczy dokument delegacji wraz z podstawowymi informacjami na jej temat: miejsce i cel delegacji, czas trwania delegacji. Jeżeli dane te przenoszone są z aplikacji Comarch ERP HRM, użytkownik ma możliwość ich edycji (poza informacjami dotyczącymi pracownika).

W przypadku dodawania delegacji z poziomu systemu w tej sekcji domyślnie ustawiony jest pracownik powiązany z Operatorem wprowadzającym dokument delegacji. Istnieje jednak możliwość jego zmiany.

Sekcja Zaliczki:

W tabeli tej znajdują się wnioski powiązane z delegacją. Użytkownik (którego dotyczy delegacja) z tego poziomu może również dodać kolejne wnioski, bądź edytować istniejące.

Tabela Zaliczki składa się z następujących kolumn:

Kwota – prezentuję sumaryczna kwotę wniosku o zaliczkę,

Waluta – prezentuje walutę, w jakiej wystawiony został dokument wniosku; obecnie tylko PLN, Data - prezentuje datę wystawienia wniosku; dla WNO utworzonego na podstawie DLG wprowadzonej – data wystawienia DLG; dla WNO utworzonego na podstawie DLG zaakceptowanej – data akceptacji DLG, Numer wniosku – wartość wypełniana automatycznie nr systemowym wygenerowanego wniosku. W oknie znajdują się następujące funkcje: [Włącz/Wyłącz sumowanie] – wyświetli sumą kwot rekordów. [Dodaj] - umożliwia dodanie do listy nowego wniosku. [Zmień kwotę] – umożliwia edycję kwoty na wniosku o zaliczkę. [Podgląd] – umożliwia podejrzenie wniosku o delegację. [Usuń] – umożliwia usunięcie rekordu.

Na zakładce Ogólne dokumentu delegacji znajduje się również check „Zaakceptowano.” Po zweryfikowaniu danych ujętych na dokumencie delegacji, można ją zaakceptować (również z poziomu menu kontekstowego). Może tego dokonać operator posiadający szczególne uprawnienia, np. kierownik. Takiemu pracownikowi należy nadać odpowiednie role. Szczegółowe informacje na ten temat zamieszczone zostały w dokumentach Zmian funkcjonalnych wprowadzonych w wersji 2016.2.1 oraz w wersji 2016.3.0. Na dokumencie delegacji pojawią się wówczas dodatkowe zakładki: Rozliczenie oraz Płatności. Po wykonaniu tej czynności, delegacja będzie miała stan „Zaakceptowanego polecenia wyjazdu.” Jeśli operator ma przypisane uprawnienie (Parametry/Księgowe, obszar: Delegacje, Wnioski) „Modyfikacja zaakceptowanych poleceń wyjazdu”, wówczas na zaakceptowanej delegacji będzie mógł zmienić daty trwania delegacji, jej miejsce oraz cel.

Delegacja, zakładka Rozliczenie

Sekcja Przejazdy:

Jeśli delegacja ma status „Zaakceptowane polecenie wyjazdu”, to z tego poziomu można dodawać nowe przejazdy oraz aktualizować istniejące. Służą do tego standardowe ikony:

[Dodaj] - umożliwia dodanie nowego przejazdu.

[Zmień] – umożliwia podgląd i edycję istniejącego rekordu.

[Usuń] – umożliwia usunięcie rekordu.

Po wskazaniu ikony zielonego plusa podnoszona jest formatka Przejazdy, w której wskazać należy szczegóły przejazdu.

Formatka składa się z 2 zakładek: Ogólne oraz Atrybuty. Zakładka Atrybuty jest analogiczna jak w pozostałych miejscach systemu. Na zakładce Ogólne należy wskazać szczegółowe informacje na temat przejazdu. Po wskazaniu środka transportu innego niż samochód służbowy, parametry Samochód i Kierowca stają się wyszarzone.

Zapisanie przejazdu skutkuje pojawieniem się takiej pozycji na liście przejazdów. Pod listą przejazdów znajduje się pole „Liczba godzin delegacji”, które zostaje automatycznie wyliczone na podstawie dodanych przejazdów, jako różnica pomiędzy godziną wyjazdu z pierwszego przejazdu i godziną powrotu z ostatniego przejazdu.

Listę przejazdów pracowników można uruchomić klikając na zakładkę Środki trwałe/ Samochody. Lista ta składa się z 3 zakładek: Ogólne, Przejazdy, Wydatki. Dodany z poziomu delegacji przejazd będzie widoczny w tej liście. Dla przejazdu dodanego z poziomu delegacji uzupełniona będzie kolumna „Delegacja” (widoczna w sekcji „Przejazdy”). Kolumna ta jest automatycznie wypełniana numerem delegacji.

Sekcja Wydatki:

Wprowadzenie przejazdu w sekcji Przejazdy powoduje automatyczne utworzenie wydatku w gałęzi Przejazdy.

W tym miejscu, używając ikonki zielonego plusa, można również wprowadzać pozostałe wydatki związane z delegacją. Ikona ta będzie aktywna w momencie podświetlenia konkretnej kategorii wydatku w sekcji „Rodzaj wydatku”.

Na liście dostępne są następujące parametry:

Pracownik – Prezentuje akronim pracownika, którego dotyczy wydatek.

Rodzaj wydatku – lista rozwijalna; należy w tym miejscu wybrać odpowiednią kategorię wydatku.

Typ wydatku – umożliwia zawężenie wydatku do odpowiedniej podkategorii (jeżeli określono taką w Słownikach Kategorii, w sekcji Rodzaj Wydatków.

Dokument – umożliwia powiązanie wydatku z fakturą lub notą memoriałową.

Kontrahent – umożliwia wskazanie kontrahenta z listy.

Wizyta – umożliwia powiązanie z dokumentem Wizyty Handlowej; powiązania nie można dokonać od strony dokumentu WH.

Delegacja – pole wypełniane automatycznie numerem powiązanej delegacji.

Opis – umożliwia wprowadzenie dodatkowego opisu.

Data – Data dokonania wydatku.

Lista wydatków pracowników dostępna jest również z poziomu, m.in. modułu Księgowość, zakładki Dokumenty.

Na formatce wskazać należy rodzaj oraz typ wydatku. Wydatek powiązać można z dokumentem faktury lub noty memoriałowej. Można również wskazać kontrahenta. Powiązanie wydatku z dokumentem może nastąpić również z poziomu dokumentu delegacji, zakładki Rozliczenia. W sekcji Rodzaj wydatku udostępniono funkcje pozwalające na takie powiązanie.

Pod listą wydatków znajdują się pola dotyczące wyżywienia oraz diet i ryczałtów. Dane te są przepisywane z aplikacji Comarch ERP HRM. Można je również wprowadzić z poziomu systemu Comarch ERP XL. Na podstawie tych danych oraz ilości godzin trwania delegacji wyliczana jest ilość należnych diet. Ilość wyliczana jest automatycznie przy zapisie delegacji lub na żądanie, za pomocą przycisku pioruna. Użytkownik może wprowadzać również ilości ryczałtów należnych za noclegi lub dojazdy.

Po wprowadzeniu zmian na tej zakładce, pracownik może oznaczyć wydatki „do akceptacji.” Parametr będzie możliwy do edycji do momentu zapisu formatki delegacji. Po zapisaniu zmian parametr zostanie wyszarzony. Kolejnym krokiem jest akceptacja wydatków. W tym celu należy zaznaczyć parametr „Zaakceptowano wydatki”.. Obydwie czynności można wykonać również z menu kontekstowego dostępnego na liście delegacji. Z menu kontekstowego dostępne są również odwrotne operacje- cofnięcie akceptacji wydatków (DLG wraca do stanu „Wydatki do akceptacji”) oraz cofnięcie przekazania wydatków do akceptacji (DLG ma wówczas stan „Zaakceptowane polecenie wyjazdu”).

Delegacja, zakładka Płatności

Po oznaczeniu wydatków jako zaakceptowane, na zakładce Płatności, automatycznie wygenerowana zostaje płatność rozliczająca koszty delegacji. Sposób generowania płatności jest zależny od ustawienia parametru „Generuj płatności w wersji rozszerzonej” w definicji dokumentu delegacji.

Zakładka Płatności składa się z 2 sekcji: Delegacja oraz Dokumenty związane z wydatkami. W definicji dokumentu znajduje się parametr „Generuj płatności w wersji rozszerzonej”, którego zaznaczenie będzie miało wpływ na to, czy płatność powiązana z delegacją będzie generowana na kwotę wydatków nie powiązanych z dokumentami będącymi źródłem płatności, czy też na kwotę równą kwocie wszystkich wydatków.

W sekcji Delegacja prezentowane są płatności delegacji, czyli kwoty pochodzące z wydatków delegacji niezwiązanych z dokumentami. Płatnikiem na płatności jest pracownik wskazany na delegacji.

W sekcji Dokumenty związane z wydatkami prezentowane są płatności pochodzące z dokumentów powiązanych z wydatkami delegacji.

Modyfikacja płatności jest możliwa do momentu zaksięgowania delegacji.

Delegacja, zakładka Księgowość

Zakładka ta pojawia się na dokumencie Delegacji po zmianie jej statusu na „Zaakceptowano wydatki.” Wówczas na dokumencie delegacji można dodawać opis analityczny, a po jej zatwierdzeniu podlega ona księgowaniu (zakładka Dekretacja zostaje odszarzona).

Delegacje, zakładka Atrybuty

Na tej zakładce można opisać dany wniosek zdefiniowanymi w systemie i przypiętymi do danego obiektu atrybutami (definiowanie atrybutów odbywa się w module: Administrator).

Delegacje, zakładka Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących wniosku. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Delegacje krajowe – informacje dodatkowe

Dodanie zadania w Terminarzu

Jeżeli w definicji dokumentu delegacji zaznaczono parametr „Generuj zapis w terminarzu”, wówczas po wprowadzeniu takiej delegacji, tworzone jest zadanie w terminarzu. Odbywa się to analogicznie jak w przypadku wizyt handlowych.

Formatka Zadanie terminarza składa się z następujących pozycji:

Kod – delegacja.

Nazwa – pole uzupełniane rodzajem delegacji i numerem dokumentu.

Priorytet – pole automatycznie wypełnione priorytetem standardowym.

Obiekty zadania – obszar uzupełniany danymi pracownika, którego dotyczy delegacja.

Opis – prezentuje miejsce i cel delegacji.

Termin realizacji – prezentuje daty rozpoczęcia i zakończenia delegacji.

Przypomnienie – parametr domyślnie zaznaczony.

Rezerwuj czas – parametr domyślnie zaznaczony.

Zakazy w obszarze Wniosków i Delegacji

Na karcie operatora na zakładce Zakazy dodane zostały zakazy obejmujące obszar wniosków i delegacji.

   

Przepisy ustawy określają szczególne wymagania stawiane systemom przetwarzania danych, które wspomagają prowadzenie rachunkowości. Wymagania te są ustanawiane w kontekście zasad, jakie obowiązują generalnie w rachunkowości i dotyczą wiarogodności informacji zawartych w księgach rachunkowych, ich bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Wymagania te stawiane są zarówno przyjętym rozwiązaniom technicznym, jak metodzie i staranności prowadzenia ewidencji księgowej przez Użytkownika tych systemów.

Ustawa określa zestaw cech programu, które stanowią warunki konieczne dla dopuszczenia go do użytkowania, a także czynności, które muszą być wykonywane w przypadku stosowania księgowości komputerowej.

Zgodnie z art. 13 Ustawy o Rachunkowości systemy komputerowe muszą zapewnić uzyskanie następujących rodzajów urządzeń księgowych składających się na księgi rachunkowe. Urządzeniami tymi są:

Księgi rachunkowe powinny być:

Dzienniki (Zapisy księgowe)

Dzienniki stanowią chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o znajdujących się w księgach operacjach księgowych dokonywanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły w każdym roku obrotowym. Do sprawdzania liczby operacji służy numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy (obroty dziennika), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawienia ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

W dzienniku powinno następować:

Moduł: Księgowość, systemu Comarch ERP XL pozwala na wprowadzenie zapisów księgowych do jednego lub wielu dzienników cząstkowych, grupujących operacje gospodarcze według danego rodzaju. Nazwy dzienników mogą być dowolne. Dla dokumentów bankowych Użytkownik może założyć dziennik BANK, dla dokumentów kasowych dziennik KASA, dla not memoriałowych dziennik MEMOR itp.

Przy wprowadzaniu kilku dzienników cząstkowych, program księgowy automatycznie nadaje numerację w obrębie dzienników cząstkowych.

Oprócz numeru pozycji, zapis księgowy automatycznie otrzymuje informację o osobie wprowadzającej i o osobie zatwierdzającej, czyli przenoszącej zapisy do Księgi Głównej

Do dziennika zapisy księgowe mogą być wprowadzane ręcznie lub generowane z ewidencji pomocniczych za pomocą schematów księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają dokumenty handlowe, magazynowe, kasowo/bankowe, noty memoriałowe, listy płac, dokumenty importowe itd.

W przypadku zapisów generowanych przez program Comarch ERP XL, zgodnie z art. 20 Ustawy o Rachunkowości uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Istnieje możliwość ustalenia źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Natomiast dane źródłowe w miejscu ich powstawania są chronione – nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu.

Wydruki dzienników oraz pojedynczych zapisów udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.

Uwaga

Dziennik księgowań powinien być drukowany co miesiąc. Wymogi stawiane dziennikowi księgowemu zawarto w art. 14 Ustawy o Rachunkowości. Dziennik powinien: - Zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. - Umożliwiać uzgadnianie jego obrotów z zestawieniami obrotów i sald kont Księgi Głównej. - Kolejno numerować zapisy księgowe, a sumy zapisów (obroty) liczyć w sposób ciągły. Jeżeli stosowane są dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienia obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Jeżeli stosowane są dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienia obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Księga Główna

Zgodnie z wymogami Ustawy o Rachunkowości, wydruk Księgi Głównej to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. w zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwot każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont (lub na odwrót), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym planie kont jako konta bilansowe i wynikowe, (czyli według, co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym), ich sumach łącznych (obrotach kont) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Ustawa nakazuje przeprowadzać taki sprawdzian za każdy miesiąc w drodze zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej. Zestawienie takie, nazywane także w praktyce bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność.

Wydruk Księgi Głównej udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.

Uwaga

Księga Główna powinna być drukowana, co najmniej na koniec okresu obrachunkowego lub na dzień sporządzania inwentaryzacji. Zagadnienie dotyczące kont Księgi Głównej reguluje art. 15 Ustawy o Rachunkowości. Konta Księgi Głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach Księgi Głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie Księgi Głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej w ujęciu systematycznym tj. zgodnie z zarachowaniem ich na konta syntetyczne.

Księgi pomocnicze

Wydruk ksiąg pomocniczych to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Tak więc księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, które uzupełniają te, według których operacje są gromadzone na kontach Księgi Głównej. Lista tych ksiąg nie jest stała. Są one tworzone w zależności od potrzeb jednostki lub wymagań prawa. Ustawa wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: materiałów, towarów i produktów, rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, operacji zakupu i sprzedaży, kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów, operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. w miarę potrzeby można również wyodrębnić inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze np.: Księga operacji bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów itp.

Według Ustawy o Rachunkowości (art. 16 ust. 1) księgi pomocnicze prowadzone powinny być w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach Księgi Głównej.

Sprawdzian zgodności ksiąg pomocniczych z kontami Księgi Głównej stanowi równość sumy sald kont ksiąg pomocniczych i salda właściwego konta Księgi Głównej. Technicznie sprawdzian taki powinien nastąpić:

Uwaga

Wydruk ksiąg pomocniczych powinien mieć miejsce nie później niż na koniec okresu obrachunkowego lub na dzień sporządzenia inwentaryzacji.

Problematykę kont ksiąg pomocniczych reguluje art. 16 Ustawy o Rachunkowości – Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont Księgi Głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach Księgi Głównej

Wydruk Ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.

Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych)

Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej zawiera następujące elementy:

Uwaga

Wydruk zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej należy sporządzać nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Problematykę zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej reguluje art. 18 Ustawy o Rachunkowości. Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Zestawienie powinno zawierać: - symbole lub nazwy kont - salda kont na dzień otwarcie ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego - sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego

Wydruk: Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.

Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (konta analityczne)

Zestawienia sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, zakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność.

Uwaga

Wydruk zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych powinien mieć miejsce najpóźniej na koniec okresu obrachunkowego, na dzień inwentaryzacji – zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

Problematykę zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych reguluje art. 18 Ustawy o Rachunkowości.

Sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów

Wydruk: Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu modułu: Księgowość.

Struktura bazy danych

Wszystkie dane związane z modułem: Księgowość znajdują się w następujących tabelach:

Okresy	Lista okresów obrachunkowych
OkresyMiesiace	Przechowuje miesiące wchodzące do danego okresu obrachunkowego
Dziennik	Opisy (nagłówki) zapisów księgowych
DziennikElem	Elementy zapisów księgowych
Dekrety	Zapisy księgowe na konta
DziennikView	View z tabeli Dziennik i Dekrety
DekretyFiltryNag	Nagłówki filtrów dla dekretów do wyliczenia Obrotów i Sald
DekretyFiltryElem	Pozycje filtrów dla dekretów do wyliczenia Obrotów i Sald
Zrodla	Zapisy źródłowe dekretów
ZrodlaPozycje	ZrodlaPozycje Powiązania pozycji dekretu z obiektami, na podstawie których powstał dekret
Konta	Plan kont
KksGrupyNag	Nagłówki grup kont
KntKonta	Tabela symboli kont kontrahenta
KontaNazwy	Nazwy kont w innych językach
KontaLinki	Tabela linków kont podrzędnych
KontaNastLinki	Tabela linków kont tożsamych
SymboleKont	Tabela symboli kont księgowych
Stany	Obroty i salda kont zagregowane do miesięcy
ObrotySalda	Tabela tymczasowa z obrotami i saldami kont
BilansOtwarciaNag	Nagłówki dokumentów bilansu otwarcia
BilansOtwarciaElem	Pozycje dokumentów bilansu otwarcia
BilansOtwarciaSElem	Kwoty dokumentów bilansu otwarcia
Rejestry	Rejestry kasowe i rachunki bankowe
Operacje	Definicje operacji kasowych/bankowych
RejOp	Powiązania rejestrów z operacjami
Raporty	Raporty kasowe i wyciągi bankowe
Zapisy	Zapisy kasowe i bankowe
Banki	Adresy banków
BankiFormKryt	Kryteria rozpoznawania zapisów lokat zdefiniowane dla banku
FormBanKryt	Kryteria rozpoznawania zapisów lokat
FormBanNag	Nagłówki definicji formatów przelewów bankowych
FormBanElem	Elementy definicji formatów przelewów bankowych
RejestryHistoria	Historyczność kolejności wycen dla rejestru
KsoNag	Nagłówki księgowań okresowych
KsoElem	Pozycje księgowań okresowych
KsoRaty	Raty księgowań okresowych
SISDefinicje	Zmienne SIS
SISWartosci	Obliczone wartości zmiennych SIS
KsoParametry	Parametry kluczy podziałowych dla księgowań okresowych
KluczeNag	Nagłówki kluczy podziałowych
KluczeElem	Elementy kluczy podziałowych
KluczeParametry	Parametry kluczy podziałowych
MemNag	Nagłówki not memoriałowych
MemElem	Pozycje not memoriałowych
MemDokNag	Nagłówki definicji not memoriałowych
MemDokElem	Pozycje definicji not memoriałowych
MemSymbole	Symbole kwot not memoriałowych
Predekrety	Dekretacja dokumentów przygotowana do księgowania
Rozrachunki	Lista rozrachunków (powiązania pomiędzy zapisami księgowymi)
Rozliczenia	Rozliczenia i rozrachunki
KompNag	Kompensaty
Preliminarz	Nagłówki przewidywanych przychodów i rozchodów
PreliminarzView	Preliminarz płatności
RozniceKursowe	Dokumenty różnic kursowych
Schematy	Nagłówki schematów księgowań
Skladniki	Pozycje schematów księgowań
UpoNag	Nagłówki upomnień i not odsetkowych
UpoElem	Pozycje upomnień i not odsetkowych
UpoOpisy	Opisy upomnień i not odsetkowych
Odsetki	Tabela odsetek
Wymiary	Lista wymiarów opisu analitycznego
OpisWymNag	Nagłówki opisu analitycznego dokumentów
OpisWymElem	Pozycje opisu analitycznego dokumentów
OpisWymSElem	Wartości wymiarów opisu analitycznego dokumentów
OpisWzorce	Tabela przechowująca wzorce opisu analitycznego
WymPowiazania	Powiązania wymiarów ze strukturą firmy
PikNag	Nagłówki list płac
PikElem	Pozycje list płac
PikKwoty	Kwoty list płac
DokWymiary	Relacje dokumenty-wymiary analityczne dla konfiguracji parametrów dokumentów
DtsDeklaracjeElem	Kwoty importowanych deklaracji podatkowych
DtsDeklaracjeNag	Importowane deklaracje podatkowe
DtsWyplaty	Import list płac
DtsWyplatyKwoty	Kwoty Importu list płac
DtsWyplatyOpis	Opis analityczny importowanych list płac
DtsZestawy	Tabela z zestawami konfiguracyjnymi DTSów
DtsZmienne	Tabela ze zmiennymi konfiguracyjnymi DTSów
PodzielnikNag	Nagłówki podzielników wynagrodzeń
PodzielnikElem	Pozycje podzielników wynagrodzeń
PodzielnikSElem	Wartości wymiarów podzielników wynagrodzeń
PodzielnikZElem	Zatwierdzenia podzielnika wynagrodzeń
PodNag	Nagłówki deklaracji podatkowych
PodElem	Pozycje deklaracji podatkowych
PodSElem	Składniki elementów deklaracji
DefPodNag	DefPodNag Definicje deklaracji podatkowych
DefPodElem	Pola definicji deklaracji podatkowych
ZestKSNag	Nagłówki zestawień księgowych
ZestKSElem	Pozycje zestawień księgowych
ZestKSDef	Definicje zestawień księgowych
ZestKSWidok	Nagłówki widoków zestawień księgowych
ZestKSZmienne	Zmienne widoków zestawień księgowych
ZestKSKolumny	Kolumny widoków zestawień księgowych
ZestKSWyniki	Wyniki obliczeń zestawień księgowych
ZestKSWynikiDef	Wyniki zestawień księgowych dla poszczególnych wyrażeń danej pozycji
KregiKosztowNag	Nagłówki definicji kręgów kosztów
KregiKosztowElem	Elementy definicji kręgów kosztów
PrcKarty	Pracownicy
ListaPlac	Listy Płac
PlaceElementySkladniki	Składniki elementów wypłat
PlaceElementyWyplat	Elementy wypłat
WypElem	Elementy wypłat pracowników
Wyplaty	Wypłaty pracowników
WypSElem	Składniki wypłat pracowników
PrzeszacNag	Nagłówki przeszacowań walut
PrzeszacElem	Elementy przeszacowań walut
WalNag	Nagłówki walut
WalElem	Historia walut
Urzedy	Lista urzędów
UrzedyOpisy	Opisy urzędów
UmlNag	Nagłówki dokumentów umów leasingowych
UmlPrzedmioty	Przedmioty umowy leasingowej
UmlRaty	Raty umów leasingowych
UmwElem	Elementy umów leasingowych
UmwNag	Nagłówki umów leasingowych
UmwTypy	Typy umów leasingowych
UmwVat	Tabelka VAT dla umów leasingowych
NumeryRachunkow	Numery rachunków bankowych
ProlongNag	Prolongaty płatności
ProlongElem	Elementy prolongat

Zasady ochrony danych

Program Comarch ERP XL zawiera: system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych, zabezpieczenie dostępu do programu poprzez stosowanie hasła lub logowania zintegrowanego, system kontroli przebiegu przetwarzania danych (dziennika pracy systemu) oraz ma określone zasady i częstość sporządzania rezerwowych kopii zbiorów danych i odtwarzania ich zawartości w razie potrzeby. w celu tworzenia zbiorów archiwalnych w sposób zapewniający zachowanie kompletności danych program jest wyposażony w funkcje archiwizacji danych.

Ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (art.71).

Ponadto:

Warunki prowadzenia ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych księgi rachunkowe mogą być prowadzone przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W takiej sytuacji zasoby informacyjne rachunkowości, mogą zostać zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części. Zasoby takie uważa się za równoważne z księgami rachunkowymi prowadzonymi przy pomocy komputera, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Użytkownik systemu musi posiadać oprogramowanie umożliwiające uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych (art. 13 ust. 2 i 3 ustawy).

Aby księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych, mogły zostać uznane za prowadzone w sposób prawidłowy, muszą być spełnione co najmniej następujące warunki:

a) jednostka musi sprawować kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;

b) jednostka musi zapewnić identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;

c) księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco,

d) musi być zapewnione jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;

e) dane ksiąg rachunkowych muszą być skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

f) księgi rachunkowe muszą być przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę;

g) jednostka musi dysponować wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub musi mieć zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych (5 lat).

Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu systemu: Comarch ERP XL mogą być prowadzone przy użyciu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Systemu umożliwia przygotowanie dostępu bezpośredniego, nieograniczonego (on-line) do prowadzonych ksiąg. Księgi prowadzone w ten sposób są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Za prawidłowość, kompletność, rzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych w powyższy sposób pod względem merytorycznym odpowiada Użytkownik. Użytkownik ten sprawuje bezpośrednią kontrolę nad księgami rachunkowymi i dokonywanymi w nich zmianami. Opowiada on także za prawidłowość ujęcia operacji gospodarczych oraz jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowanymi.

Wprowadzanie danych do systemu finansowo – księgowego

Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych można rozróżnić wprowadzanie danych do systemu finansowo - księgowego od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Czynność wprowadzania danych do systemu finansowo - księgowego to zapisywanie danych w określony sposób. Podejmowanie decyzji o sposobie zakwalifikowania danych do ujęcia w księgach rachunkowych polega na potwierdzeniu faktu ich ujęcia w księgach. Czynność ta wchodzi w zakres sprawowania kontroli nad księgami rachunkowymi oraz tworzącymi je zapisami. Może ona mieć formę akceptowania lub korygowania wcześniej wprowadzonych zapisów. w szczególności polega to na rozdzieleniu wprowadzenia źródłowego dowodu księgowego do systemu od jego zaksięgowania.

Jeśli podczas wprowadzenia danych do systemu finansowo - księgowego nie jest podejmowana decyzja o sposobie ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych oraz równocześnie nie jest prowadzona kontrola poprawności zapisów zdarzeń dokonywanych w księgach rachunkowych, to takie wprowadzanie danych nie jest równoważne z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Utrzymywanie zapisów w stanie edycji (np. przed akceptacją w buforze) nie jest tożsame z ujęciem w księgach rachunkowych zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu dowodów księgowych.

System: Comarch ERP XL pozwala na rozdzielnie od siebie momentu wprowadzania danych do systemu finansowo - księgowego od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Zapisy wprowadzone do systemu (zarówno w stanie edycji, czyli przed akceptacją w buforze, jak już zaakceptowane) podlegają kontroli dokonywanej przez Użytkownika podczas, podejmowania decyzji na temat zakwalifikowania ich ujęcia w księgach rachunkowych.

 

Schematy księgowań

Informacje ogólne

Schematy księgowań bazują na powtarzalności pracy w księgowości. W każdym miesiącu dokumenty są księgowane w pewien powtarzalny sposób, na takie same konta księgowe. Zastosowanie mechanizmów schematów księgowań usprawnia sam proces księgowania dokumentów powodując, że dekrety na konta księgowe tworzone są w sposób automatyczny.

Schematy księgowań to szablony, według których księgowane są dokumenty wystawiane w module: Sprzedaż lub Księgowość. Budowa prostych schematów nie jest trudna, jednak zaawansowane ich stosowanie wymaga już znajomości budowy bazy danych.

Schematy są definiowane oddzielnie dla każdej funkcji w systemie i w ramach funkcji przypinane są do rodzaju dokumentu.

Definiowanie i zasady działania schematów księgowań

Okno ze schematami księgowań jest dostępne po wybraniu opcji: Schematy księgowań z menu: Narzędzia.

Okno składa się z dwóch części. W lewej części okna znajduje się lista wszystkich dostępnych w systemie schematów księgowań. Schematy te mogą być wyświetlane w układzie według numeru lub według nazwy. W prawej części okna znajduje się lista wybranych schematów przyporządkowanych do określonego typu dokumentów z określonej dziedziny. Dlatego też zawartość prawej części okna zależy od tego, jaką zakładkę pionową i jaki dokument w ramach tej zakładki zostanie wybrany.

Uwaga

W przypadku Operacji kasowych i Not memoriałowych, dla każdej operacji i noty można przyporządkować tylko jeden schemat księgowania

W oknie za schematami księgowań dokumentów dostępne są ponadto następujące ikony:

[Nowy] – służy dodawaniu nowego schematu księgowań.

[Edycja] – służy podnoszeniu zaznaczonego schematu do edycji.

[Usuń] – służy usuwaniu istniejących schematów księgowań.

[Przesuń w górę] – służy przenoszeniu schematu księgowań o jedną pozycję w górę na liście.

[Przesuń w dół] – służy przenoszeniu schematu księgowań o jedną pozycję w dół na liście.

[Przyłącz schemat] – służy przypinaniu schematów z listy wszystkich schematów do wybranego dokumentu.

[Odłącz schemat] – służy odpinaniu schematu księgowań od odpowiedniego dokumentu.

[Zamknij okno] – zamyka okno ze schematami księgowań.

[Eksport] – umożliwia eksport schematu do pliku.

[Import] – umożliwia import schematu z pliku.

Archiwalne – po zaznaczeniu parametru, na liście widoczne będą schematy, które zaznaczony mają w swojej definicji parametr: Archiwalne. Będą one prezentowane w kolorze szarym.

Podczas definiowania nowego schematu księgowania zostanie wyświetlone okno: Schemat księgowania.

Schemat księgowania, zakładka: Ogólne

Na zakładce: Ogólne, znajduje się nazwa, opis dekretu i dziennik, do którego trafiają utworzone przy pomocy schematu zapisy. W tym miejscu jest również określona data księgowania, a także można tu zaznaczyć opcję kontroli kwoty dokumentu. Opcja ta powinna być zaznaczona, jeśli schemat będzie dokonywał księgowania na konto rozrachunkowe podmiotu dla pozycji zbudowanej w oparciu o Płatność. W polu: Opis można wykorzystać zapytanie SQL.

Jeżeli na schemacie zaznaczony zostanie parametr: Archiwalny wówczas schemat nie będzie dostępny z poziomu następujących list :

Istnieje możliwość zdefiniowania warunków dla dzienników księgowań oraz dat księgowania.

Za pomocą opcji Warunki dla dziennika użytkownik może zdefiniować warunki, jakie musi spełniać dokument, aby został zaksięgowany do wskazanego dziennika księgowań.

W oknie Schemat księgowania, w sekcji Warunki dla dziennika księgowań dostępne są następujące ikony:

[Nowy] – służy dodawaniu nowego warunku dla dziennika.

[Edycja] – służy podnoszeniu zaznaczonego warunku dla dziennika do edycji.

[Usuń] – służy usuwaniu istniejących warunków dla dziennika.

Dodanie nowego warunku spowoduje wywołanie okna Warunek dla dziennika. W polu Warunek użytkownik ma możliwość wpisania warunku ręcznie lub za pomocą przycisku Konstruktor filtra . W polu Warunek dla dziennika można wykorzystać również zapytanie SQL.

Za pomocą opcji Warunki dla daty księgowania użytkownik może zdefiniować warunki, jakie musi spełniać dokument, aby został zaksięgowany pod wskazaną datą.

W oknie Schemat księgowania, w sekcji Warunki daty księgowania są następujące ikony:

[Nowy] – służy dodawaniu nowego warunku dla daty księgowania.

[Edycja] – służy podnoszeniu zaznaczonego warunku daty księgowania do edycji.

[Usuń] – służy usuwaniu istniejących warunków daty księgowania.

Dodanie nowego warunku spowoduje wywołanie okna Warunek dla daty księgowania. W polu Warunek użytkownik ma możliwość wpisania warunku ręcznie lub za pomocą przycisku Konstruktor filtra . W polu Warunek dla daty księgowania można wykorzystać również zapytanie SQL. Wybierając tę opcję należy również określić, czy wpisane zapytanie zwraca typ daty (tj. 1- data wystawienia, 2- zakupu/sprzedaży, 3- wpływu, 4- dzisiejsza) lub dokładną datę pod którą dokument ma zostać zaksięgowany.

[Przekonwertuj składnię SQL na pozycjach schematu] - sprawdza wyrażenia SQL pod kątem poprawności składni.

[Włącz testowanie wyrażeń schematu przy kolejnej predekretacji dokumentu] - przy włączonym testowaniu sprawdzane są wyrażenia na konkretnym dokumencie. Można za jego pomocą wychwycić błędy, które zależą od konkretnych danych. np. błędy konwersji typów lub zwracanie przez zapytania SQL(‘…’) więcej niż jednego rekordu. Tryb zostaje wyłączony po każdorazowym predekretowaniu z użyciem danego schematu.

Schemat księgowania, zakładka: Pozycje

Na zakładce znajdują się szczegółowe informacje o schemacie. Schemat księgowania jest budowany poprzez dodawanie pozycji księgowania. W oknie: Pozycja schematu księgowania, określana jest kwota i konto, na które będzie następowało księgowanie. Zarówno konta jak i kwoty mogą być określane przez tzw. definicje stałe lub zmienne (obliczane na podstawie księgowanego dokumentu) oraz wyrażenia (wzór matematyczny do obliczenia konta lub kwoty). Jeżeli do obliczenia konta używa się wyrażenia, należy zaznaczyć pole: Wyrażenie, obok definicji konta. w przypadku kwoty nie jest to konieczne, ponieważ kwota zawsze jest traktowana jak wyrażenie.

Przy konstruowaniu wyrażeń należy używać operatora: & dla sklejania tekstów oraz operatorów matematycznych do działań na liczbach:

Na pozycji schematu księgowania znajdują się parametry:

Sumuj kwoty o tych samych kontach. Zaznaczenie parametru powoduje zsumowanie pozycji opartych o te same konta księgowe do jednego dekretu księgowego. Sumowanie można sparametryzować: ograniczyć dla danej pozycji schematu poprzez zaznaczenie checku: i wskazać poziom, w ramach którego odbywać się będzie sumowanie: .

  Podczas wprowadzania wyrażeń w składni XL’a dokonuje się ich automatycznie konwersja do postaci SQL. Wyrażenia w tej postaci są prezentowane po zaznaczeniu czeku: Pokaż składnię SQL.

Edytuj składnię SQL umożliwia, w sytuacjach awaryjnych, możliwość ręcznej modyfikacji zapytania. Nie jest to operacja zalecana. Po zaznaczeniu checku 'Nieaktywna' pozycja schematu nie będzie w ogóle brana pod uwagę podczas budowania procedur SQL.

Uproszczona została funkcjonalność obliczenia wartości pozycji dla danego poziomu dokumentu księgowanego. Zostało dodane pole: Poziom

.

Za pomocą przycisku [Podgląd zapytania SQL dla danej pozycji schematu] możliwy jest podgląd skonwertowanych wyrażeń w ujęciu całego zapytania dla pozycji stanowiącej część generowanej procedury.

W polu: Opis, można wykorzystać zapytanie SQL.

W zależności od typu dokumentów i sposobu obliczania kwoty dostępne są różne zmienne definiujące kwotę i konto. W poniższych tabelach jest ich pełne zestawienie.

Dokumenty handlowe (Faktury, PZ, MM itp.)
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Nagłówka	Brutto, Netto, VAT, Wartość kaucji, Zaokrąglenie, Zaokrąglenie – plus, Zaokrąglenie – minus, Zaliczka, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane
Płatności	Zapłata, Zaległość, Płatność, Należność – zapłata, Należność – zaległość, Należność, Zobowiązanie – zapłata, Zobowiązanie – zaległość, Zobowiązanie, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL.	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane
Tabeli VAT	Brutto, Brutto (stawka), Netto, Netto (stawka), VAT, VAT (stawka) *), Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane
Elementów	Wartość zakupu, Marża, Netto, Deprecjacja, Wartość po deprecjacji, Wartość kaucji, Koszt surowców (PW z ZP), Koszt wg kategorii (PW z ZP), Zaliczka, KGO, koszt księgowy, koszt rzeczywisty, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL.	KONTO, *MAGAZYN, *SPRZEDAŻ, *KOSZTY, *MAGKONTO, *MAGKONTOZRD, *MAGKONTODOC
Opisu analitycznego	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

Faktury importowe
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Nagłówka	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane
Płatności	Zapłata, Zaległość, Płatność, Należność – zapłata, Należność – zaległość, Należność, Zobowiązanie – zapłata, Zobowiązanie – zaległość, Zobowiązanie, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL.	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane
Elementów	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *MAGAZYN, *SPRZEDAŻ, *KOSZTY, *MAGKONTO, *MAGKONTOZRD, *MAGKONTODOC
Opisu analitycznego	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

SAD, SAD składu celnego
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Nagłówka	Wartość dostawy, Koszt transportu zagranicznego, Koszt transportu krajowego, Cło, Akcyza, VAT, Proforma, Opłata manipulacyjna, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) *URZĘDU-1,* URZĘDU-2, *URZĘDU-3, *URZĘDU-4 + konta definiowane
Płatności	Zapłata, Zaległość, Płatność, Należność – zapłata, Należność – zaległość, Należność, Zobowiązanie – zapłata, Zobowiązanie – zaległość, Zobowiązanie, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL.	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) *URZĘDU-1,* URZĘDU-2, *URZĘDU-3, *URZĘDU-4 + konta definiowane
Tabeli VAT	Brutto, Brutto (stawka), Netto, Netto (stawka), VAT, VAT (stawka) *), Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) *URZĘDU-1,* URZĘDU-2, *URZĘDU-3, *URZĘDU-4 + konta definiowane
Elementów	Wartość dostawy, Koszt transportu zagranicznego, Koszt transportu krajowego, Cło, Akcyza, VAT, Proforma, Opłata manipulacyjna, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *MAGAZYN, *SPRZEDAŻ, *KONTO, *MAGKONTO, *MAGKONTOZRD, *MAGKONTODOC
Opisu analitycznego	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA
Kwot	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO

Dokumenty Środków Trwałych
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Środków trwałych	Amortyzacja podatkowa, Umorzenie, Podstawa bilansowa, Podstawa podatkowa, Amortyzacja przyspieszona, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *GŁÓWNE, *UMORZENIE, *AMPOD, *AMNIEPOD, *STANKST
Opisu analitycznego	Wartość bilansowa, Wartość podatkowa, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *GŁÓWNE, *UMORZENIE, *AMPOD, *AMNIEPOD, *STANKST, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

Kasa / Bank
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Zapisów kasowych/bankowych	Kwota, Pozostaje, Zapłata, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTO, *KONTOREJ, *KONTOPRZEC
Płatności	Płatność, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy), *BANK, *KONTOREJ, *KONTOPRZEC, + konta definiowane
Rozliczeń	Rozliczenie, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTO, *KONTOREJ, *KONTOPRZEC, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy), *PRACOWNIK-1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, *URZĄD-4
Opisu analitycznego	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

HR
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Płac	Etaty_, Umowy_, Zasiłki_, NpDodatki_, NpPotrącenia_, Inne_, Funkcje księgowe, zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *PRACOWNIK-1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, *URZĄD-4
Zestawienia płac	Brutto, Zaliczka podatku, Ubezpieczenie zdrowotne, Ubezpieczenia emerytalne (pracownik), Ubezpieczenia emerytalne (firma), Ubezpieczenia rentowe (pracownik), Ubezpieczenia rentowe (firma), Ubezpieczenia chorobowe, Ubezpieczenia wypadkowe, Fundusz pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Prac., Fundusz Emerytur Pomostowych, Podstawa składek ZUS od składników w walucie obcej, Podstawa podatku od składników w walucie obcej, PPK pracobiorcy, PPK pracodawcy, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *PRACOWNIK-1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, *URZĄD-4
Płatności	Zapłata_PRC, Zaległość_PRC, Płatność_PRC, Funkcje księgowe, zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *PRACOWNIK-1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, *URZĄD-4
Opisu analitycznego	Wartość, Koszt całkowity, Brutto, netto, Podatek, ZUS pracodawcy, ZUS pracobiorcy, PPK pracobiorcy, PPK pracodawcy, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

Deklaracje (PIT-4, PIT-8, DRA, VAT-7)
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Kwot z deklaracji	PIT-4: Kwota pobranego podatku, Kwota potrąconego wynagrodzenia PIT-8: Podatek razem, kwota potrąconego wynagrodzenia DRA: Emerytalne finansowane przez budżet, Emerytalne finansowane przez PFRON, Rentowe finansowane przez budżet, Rentowe finansowane przez PFRON, Chorobowe finansowane przez PFRON, Wypadkowe finansowane przez PFRON, Wynagrodzenie dla płatnika od świadczeń z ub. chorobowego, Wynagrodzenie dla płatnika od ub. zdrowotnego, Kwota składki na FP, Kwota składki na FGŚP, Kwota składki na FEP PPK: PPK pracobiorcy, PPK pracobiorcy- obowiązkowe, PPK pracobiorcy- dobrowolne, PPK pracodawcy, PPK pracodawcy- obowiązkowe, PPK pracodawcy- dobrowolne VAT-7: Podatek należny razem, Podatek naliczony – Środki Trwałe, podatek naliczony – pozostałe, Podatek naliczony – Środki Trwałe i pozostałe towary, Korekta podatku naliczonego – Środki Trwałe, Korekta podatku naliczonego – pozostałe, Podatek naliczony do odliczenia, Kwota podatku podlegającego wpłacie do US, Suma zaliczek wpłaconych, dot. kwartału rozliczeniowego (VAT-7D), Kwota nadpłaty za poprzedni kwartał (VAT-7D), Do zapłaty – różnica między należnym zobow. a sumą zaliczek (VAT-7D), Nadpłata – różnica między sumą zaliczek a należnym zobow. (VAT-7D), Kwota zwrotu na rachunek bankowy, Kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy, Zaokrąglenie, Zaokrąglenie podatku należnego, Zaokrąglenie podatku naliczonego Inne: CIT – 2 CIT-8, PIT-4, PIT-4R, PIT-8A, PIT-8AR, DG-1, F-01/I-01, JPK_FA, JPK_KR, JPK_MAG, JPK_VAT, JPK_WB, JPK_V7 Funkcje księgowe, zmienna…, Zapytanie SQL	Konto, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, *URZĄD
Płatności	Urząd Skarbowy: Zapłata, Zaległość, Płatność ZUS: Ubezpieczenie zdrowotne (Zapłata, Zaległość, Płatność), Ubezpieczenie społeczne (Zapłata, Zaległość, Płatność), Fundusz Pracy + FGŚP (Zapłata, Zaległość, Płatność), Fundusz Emerytur Pomostowych (Zapłata, Zaległość, Płatność) PPK: Zapłata, Zaległość, Płatność	Konto, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, *URZĄD-4
Opis analityczny	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

Noty memoriałowe
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Nagłówka	Rozchód-suma, Przychód-suma, Symbole kwot zdefiniowane w menu: Księgowość/Noty memoriałowe/Symbole kwot, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy), *PRACOWNIK-1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, *URZĄD-4, * BANK, + konta definiowane
Elementów	Wartość, Przychód, Rozchód, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytania SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy), *PRACOWNIK-1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5 + konta definiowane
Płatności	Zapłata, Zaległość, Płatność, Należność-zapłata, Należność-zaległość, Należność, Zobowiązanie-zapłata, Zobowiązanie-zaległość, Zobowiązanie, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy), *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, *URZĄD-4, *BANK
Opisu analitycznego	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

Noty odsetkowe
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Nagłówka	Rozchód-suma, Przychód-suma, Koszt upomnienia, Kwota odsetek, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane
Elementów	Kwota odsetek, Kwota zaległa, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane
Płatności	Zapłata, Zaległość, Płatność, Należność-zapłata, Należność-zaległość, Należność, Zobowiązanie-zapłata, Zobowiązanie-zaległość, Zobowiązanie, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane
Opisu analitycznego	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

Zlecenia kompletacji/dekompletacji
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Nagłówka	Koszt rzeczywisty zlecenia, Koszt ewidencyjny zlecenia, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO
Elementów	Koszt rzeczywisty składników, Koszt ewidencyjny produktów, Koszt rzeczywisty produktów, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *MAGAZYN, *KOSZTY
Składników	Koszt rzeczywisty, Funkcje księgowe zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *MAGAZYN, *KOSZTY
Produktów	Koszt ewidencyjny, Koszt rzeczywisty, Funkcje księgowe, zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *MAGAZYN, *KOSZTY
Opisu analitycznego	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

Zlecenie produkcyjne
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Nagłówka	Odchylenie_kosztu_surowca, Odchylenie_kosztu_ewidencyjnego, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	*KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane
Surowców	Koszt_surowca_finalny, Koszt_surowca_półproduktów_własnych, Koszt_surowca_półproduktów_obcych, Koszt_ewidencyjny_finalny, Koszt_ewidencyjny_półproduktów_własnych, Koszt_ewidencyjny_półproduktów_obcych, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	*KONTO
Produktów	Koszt_surowca_finalny, Koszt_surowca_półproduktów_własnych, Koszt_surowca_półproduktów_obcych, Koszt_ewidencyjny_finalny, Koszt_ewidencyjny_półproduktów_własnych, Koszt_ewidencyjny_półproduktów_obcych, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTO-KATEGORII
Kategorii kosztów	Koszt finalny, Koszt półproduktów własnych Koszt półproduktów obcych, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTO-KATEGORII
Kategorii kosztów produktów	Koszt produktu finalnego, Koszt_ półproduktu własnego, Koszt półproduktu obcego, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT1, * KONTOKNT-2 + konta definiowane
Opisu analitycznego	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

Delegacje
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Płatności	Zapłata, Zaległość, Płatność, Należność-zapłata, Należność-zaległość, Należność, Zobowiązanie-zapłata, Zobowiązanie-zaległość, Zobowiązanie, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL…	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy), *PRACOWNIK-1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, *URZĄD-4, * BANK
Wydatków	Wartość, Diety, Noclegi, Przejazdy, Konsumpcja, Inne wydatki, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	*KONTO
Opisu analitycznego	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

Różnice kursowe
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Nagłówka	Kwota, Kwota dodatnia, Kwota ujemna, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTODOK, *KONTOPLUS, *KONTOMINUS
Opisu analitycznego	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

KBN (Kompensata braków i nadwyżek)
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Nagłówka	Kompensata, Wartość niedoborów, Wartość nadwyżki, Różnica po kompensacie (RW), Różnica po kompensacie (PW), Niedobór zawiniony, Niedobór niezawiniony, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL…	KONTO
Płatności	Zapłata, Zaległość, Płatność, Należność-zapłata, Należność-zaległość, Należność, Zobowiązanie-zapłata, Zobowiązanie-zaległość, Zobowiązanie, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane
Elementów	Kompensata, Wartość niedoborów, Wartość nadwyżki, Różnica po kompensacie (RW), Różnica po kompensacie (PW), Niedobór zawiniony, Niedobór niezawiniony, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL…,	KONTO
Opisu analitycznego	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

Prolongaty
Oblicz dla:	Zmienne dla kwoty:	Zmienne dla konta:
Nagłówka	Koszt upomnienia, Kwota odsetek, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane
Płatności	Zapłata, Zaległość, Płatność, Należność-zapłata, Należność-zaległość, Należność, Zobowiązanie-zapłata, Zobowiązanie-zaległość, Zobowiązanie, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane
Elementów	Kwota odsetek, Kwota zaległa, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane
Opisu analitycznego	Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna…, Zapytanie SQL	KONTO, @KATEGORIA, @CENTRUM, @LOKALIZACJA, @KONTR. DOCELOWY, @PROJEKT, @WYMIAR UŻYTKOWNIKA

*) Jako stawkę należy podać symbol stawki podatku VAT zdefiniowany w konfiguracji (zwykle symbole są oznaczane literami A, B, C …)

**) Każda zmienna Płac (oprócz Zasiłków oraz Nieopodatkowanych potrąceń) ma 13 wariantów: Brutto, Podatek, Zdrowotne, Emer_prac, Emer_fir, Rent_prac, Rent_fir, Chorobowe, Wypadkowe, Netto Fundusz, FGŚP, Etaty_FEP. Aby otrzymać pełną nazwę zmiennej, należy jeden z powyższych symboli „dokleić” do nazwy z tabeli. Nieopodatkowane dodatki nie mają wariantu: Podatek.

Uwaga

Jeżeli zostanie zaksięgowany zapis kasowy/bankowy w oparciu o kwotę "Rozliczenie", obliczaną dla rozliczeń, a następnie rozrachunek zostanie usunięty, dekret ten nie będzie brał ponownego udziału w żadnym rozrachunku. W celu ponownego rozrachowania dekretu należy skasować zapis księgowy powiązany z raportem kasowym i ponowie raport zaksięgować. Zaleca się księgowanie zapisów kasowych/bankowych w oparciu o "Kwotę" obliczaną dla Kasy.

Pobieranie danych przy zmiennych dla konta:

Konta definiowane dostępne w schematach księgowych mają następujące znaczenie:

Z wymienionych zmiennych i kont zostaje utworzony klasyczny dekret księgowy dla określonego typu dokumentu. Program rozpoznaje typ transakcji i kontrahenta i korzystając ze schematu podstawia w miejsce zmiennych odpowiednie kwoty i konta.

Dodając nowy schemat księgowania należy wypełnić również pole: Opis. Tekst, który zostanie wpisany obok przycisku pojawiać się będzie przy każdej automatycznie zaksięgowanej linijce jako komentarz. Pod przyciskiem kryją się dodatkowe zmienne:

Dzięki tym funkcjom komentarz do księgowań będzie wzbogacony o dodatkowe, użyteczne informacje inne dla każdego księgowanego dokumentu.

Uwaga

W schematach księgowań przy księgowaniu płatności można wybrać konkretne konto, konto dostawcy, konto odbiorcy. Istnieje również możliwość, aby numer konta budować jako wyrażenie. Konto wpisane za pomocą wyrażenia może zostać automatycznie założone. Np. jeżeli w schemacie księgowań zostanie dodana a pozycja: ‘202-‘&Knt_Akronim to w takim przypadku, przy księgowaniu takim schematem dokumentów dotyczących kontrahenta (dostawcy), na którego karcie brak określonego konta, system założy nowe konto analityczne do konta syntetycznego 202 uzupełnione akronimem kontrahenta.

Uwaga

Aby konto zostało podpięte we właściwy sposób na karcie kontrahenta, w polu: Załóż konto należy wybrać odpowiednią definicję. Aby rozrachunki były wykonywane w sposób prawidłowy, kwota księgowana na konto rozrachunkowe podmiotu musi być zbudowana w oparciu o Oblicz dla: Płatności, Kwota: Płatność (Należność, Zobowiązanie). Wartość w polu: Kwota nie może być w tym przypadku wyliczana na podstawie wyrażenia SQL.

Dodatkowo, do obliczania kwoty można również użyć dowolnych zmiennych zdefiniowanych w systemie Comarch ERP XL, jak również funkcji księgowych:

Wymienione funkcje księgowe uwzględniają zapisy znajdujące się w Buforze.

Funkcja SQL

Funkcja SQL daje najwięcej możliwości przy użyciu jej w wyrażeniu obliczającym kwotę lub konto w schemacie księgowań. Funkcja ta pozwala na wykonanie dowolnego zapytania zgodnego z językiem SQL i pobranie jego wyniku, jako kwoty lub numeru konta do zaksięgowania.

SQL (wyrażenie_tekstowe)

wyrażenie_tekstowe – dowolne wyrażenie zgodne ze składnią Clariona for Windows zwracające jako wynik tekst, będący poprawnym zapytaniem SQL.

Dostępne są pola z niektórych tabel jako zmienne. Aby z nich skorzystać, trzeba zapisać je poza stałą tekstową np.

SELECT MAX (KAZ_Kwota) WHERE KAZ_KNTNumer= ‘& KNT_GIDNumer

Podczas edycji wyrażenia w oknie: Zapytanie SQL, należy pominąć apostrofy, a nazwę pola należy poprzedzić znakiem: @.

Dzięki możliwości korzystania z pól, schemat księgowania działa „kontekstowo” – zapytanie skierowane do bazy może w warunku (sekcji WHERE) ograniczyć rezultat np. do wierszy odpowiadających bieżącemu dokumentowi, kontrahentowi itp.

Ograniczenia funkcji SQL:

W zależności od tego, jaki dokument jest w danym momencie księgowany (predekretowany), można jako zmiennych użyć w wyrażeniu funkcji SQL pól kilku tabel. Użycie pola z innej tabeli spowoduje błąd w czasie predekretacji.

Lista dostępnych pól jest ograniczona dodatkowo przez sposób obliczania danego składnika schematu księgowania (pole: Oblicz dla – jeżeli kwota budowana jest na podstawie tabeli VAT, użycie pola z tabeli TraElem nie spowoduje błędu, ale da przypadkowy wynik).

Lista tabel, z których pola można wykorzystać jako zmienne:

Dokumenty handlowe (faktury, PZ, MM itp.)
Oblicz dla:	Pola z tabel
Nagłówka	TraNag, TrnOpisy, KntKarty
Płatności	TraNag, TrnOpisy, KntKarty, TraPlat
Tabeli VAT	TraNag, TrnOpisy, KntKarty, TraVat
Elementów	TraNag, TrnOpisy, KntKarty, TraElem, TraSElem, TwrKarty
Opisu analitycznego	OpisWymElem, OpisWymSElem, TraNag

Faktury importowe
Oblicz dla:	Pola z tabel
Nagłówka	ImpNag, KntKarty
Płatności	ImpNag, KntKarty, TraPlat
Tabeli VAT	TraNag, TrnOpisy, KntKarty, TraVat
Elementów	ImpNag, KntKarty, ImpEem, TwrKarty
Opisu analitycznego	OpisWymElem, OpisWymSElem, ImpNag

SAD, SAD składu celnego
Oblicz dla:	Pola z tabel
Nagłówka	SadNag, KntKarty
Kwot	SadNag, KntKarty, SadKwoty
Tabeli VAT	SadNag, KntKarty, TraVat
Opisu analitycznego	OpisWymElem, OpisWymSElem, SadNag

Dokumenty środków trwałych
Oblicz dla:	Pola z tabel
Środków trwałych	SrtHistNag, SrtHistElem, SrtKarty
Opisu analitycznego	OpisWymElem, OpisWymSElem, SrtHistNag

HR
Oblicz dla:	Pola z tabel
Płac	PikNag, PikElem, PikKwoty
Zestawienia Płac	PikNag, PikElem, PikKwoty
Opisu analitycznego	OpisWymElem, OpisWymSelem, PikNag

Kasa / Bank
Oblicz dla:	Pola z tabel
Kasy	Zapisy, Raporty, KnyKarty/PrcKarty *)
Opisu analitycznego	OpisWymElem, OpisWymSelem, Zapisy

Noty memoriałowe
Oblicz dla:	Pola z tabel
Nagłówka	MemNag
Elementów	MemNag, MemElem
Płatności	MemNag, TraPlat, KntKarty/PrcKarty *)
Opisu analitycznego	OpisWymElem, OpisWymSelem, MemNag

Noty odsetkowe
Oblicz dla:	Pola z tabel
Nagłówka	UpoNag
Płatności	UpoNag, TraPlat, KntKarty
Elementów	UpoNag, UpoElem
Opisu analitycznego	OpisWymElem, OpisWymSelem, UpoNag

Zlecenia
Oblicz dla:	Pola z tabel
Nagłówka	ZlcNag
Elementów	ZlcNag, ZlcElem, TwrKarty
Składników	ZlcNag, ZlcElem, TwrKarty
Produktów	ZlcNag, ZlcElem, TwrKarty
Opisu analitycznego	OpisWymElem, OpisWymSelem, ZlcNag

Delegacje
Oblicz dla:	Pola z tabel
Płatności	Delegacje, PrcKarty, TraPlat
Wydatków	Delegacje, PrcKarty, Slowniki, WydatkiPracownikow
Opisu analitycznego	OpisWymElem, OpisWymSelem, Delegacje

Różnice kursowe
Oblicz dla:	Pola z tabel
Nagłówka	RozniceKursowe
Opisu analitycznego	OpisWymElem, OpisWymSelem, RozniceKursowe

KBN (Kompensata braków i nadwyżek)
Oblicz dla:	Pola z tabel
Nagłówka	KBNNag
Płatności	KBNNag, TraPlat, KntKarty, PrcKarty
Elementów	KBNNag, KBNElem
Opisu analitycznego	OpisWymElem, OpisWymSElem, KBNNag

*) Na zapisie kasowym jako podmiot może znaleźć się kontrahent lub pracownik. w zależności od tego dostępne są albo pola z tabeli KntKart, albo PrcKarty.

We wszystkich dokumentach za wyjątkiem listy płac istnieje możliwość wprowadzania ujemnych wartości podczas definiowania opisu analitycznego.

Przyklad

Księgowanie kwoty netto z faktury zaliczkowej. Celem takiego schematu jest zaksięgowanie kwoty netto pochodzącej z faktury zaliczkowej razem z fakturą sprzedaży. Schemat:

Poz.	Konto WN	Konto MA	Kwota	Opis
1.		731-01	Netto	Netto
2.		220-01	VAT	VAT
3.	*ODBIORCA		Płatność	Płatność
4.	731-01	310-01	Wartość zakupu	Koszty
5.	854-01	730-01	SQL('select sum(trn_nettor) from cdn.trarozliczzal join cdn.tranag on trn_gidtyp = trz_zaltyp and trn_gidnumer = trz_zalnumer where trz_kontyp= '&trn_gidtyp&' and trz_konnumer= '&trn_gidnumer)	Netto zaliczkowej

Schemat ten opiera się na powiązaniu faktury zaliczkowej z końcową fakturą sprzedaży poprzez tabelę Tra_RozliczZal

.

Import/Eksport schematów księgowych

Funkcje importu i eksportu schematów księgowych dostępne są z poziomu okna: Schematy księgowań dokumentów uruchamianego z menu: Narzędzia/Schematy księgowań. Do wywołania funkcji służą przyciski [Eksport] oraz [Import]. Rozwijane menu dostępnych opcji pozwala na wybór:

Przy eksporcie:

Przy imporcie:

W momencie uruchamiania eksportu/importu podpowiadane są ścieżki dotyczące eksportu/importu schematów. Można je zdefiniować w konfiguracji komputera na zakładce: Wymiana danych w sekcji: Schematy księgowe.

Parametr Data księgowania

Opisując funkcjonalność schematów księgowań wspomnieć należy, iż od wersji 2019.0 Systemu, na zakładce Księgowość- Dekretacja dokumentów, zostało wprowadzone pole „Data księgowania”. Pole to umożliwia zaksięgowanie dokumentu pod dowolną datą, która może być różna od daty wynikającej ze schematu księgowego.

Parametr „Data księgowania” jest dostępny do edycji dla tych Operatorów, którzy mają przyznane uprawnienie „Modyfikacja daty księgowania na niezaksięgowanym dokumencie”.

Pole „Data księgowania” dodano na dokumentach magazynowych i handlowych, dokumentach dotyczących środków trwałych, listach płac, delegacjach, notach memoriałowych, upomnieniach, oraz deklaracjach. Parametr został dodany również na dokumentach not memoriałowych „zwykłych”, ale nie został dodany na dokumentach uproszczonych not memoriałowych (UNM).

Jeżeli parametr „Data księgowania”, zostanie zaznaczony oraz wskazana zostanie data księgowania, która będzie różna od daty wynikającej ze schematu księgowego, wówczas dokument zostanie zaksięgowany zgodnie z datą księgowania wskazaną na dokumencie.

Jeżeli parametr „Data księgowania” nie zostanie zaznaczony, wówczas działanie Systemu nie zmieni się- dokument zostanie zaksięgowany zgodnie z datą wynikającą ze schematu księgowego. Pole „Data dokumentu” zostanie uzupełnione datą zgodnie ze schematem księgowań.

Księgując dokumenty z listy dokumentów również możliwe jest wskazanie daty, pod którą ma powstać dekret księgowy.

W sekcji „Zastosuj datę”, możliwe jest wskazanie następujący wariantów:

Zmienne

Zmienne są to wyrażenia obliczające dowolne wartości liczbowe, w oparciu o zapisy na kontach. Stanowią one podstawowe narzędzie pozyskiwania prostych informacji, zarówno dla kierownictwa firmy, jak i dla pracowników księgowości. Zmienne mogą też pełnić pomocną rolę w księgowaniach okresowych.

Aby wyświetlić okno: Zmienne, należy wybrać funkcję: Zmienne, z menu: Księgowość.

Aktywne okno składa się z dwóch zakładek: Ogólne i Centrum, na których znajdują się zmienne w podziale na nazwę, opis i wartość w danym okresie obrachunkowym (dostępne dla wszystkich lub dostępne dla centrum, do którego jest podpięty operator).

Archiwalne – po zaznaczeniu parametru, na liście widoczne będą zmienne, które zaznaczony mają parametr: Archiwalne. Będą one prezentowane w kolorze szarym.

Karta pojedynczej zmiennej składa się z dwóch zakładek.

Zmienna, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajduje się nazwa zmiennej i jej opis. Dodatkowo na tej zakładce określane jest, czy dla danej zmiennej będzie stosowany bufor.

Naciśnięcie przycisku: , spowoduje wyświetlenie listy wyboru zawierającej trzy podfunkcje: funkcje konta, funkcje klasy konta oraz wartość pozycji zestawienia. Funkcje klasy konta i funkcje konta zawierają formuły:

Natomiast, jeżeli zostanie wybrana wartość pozycji zestawienia, do wyboru zostaną wyświetlone dostępne zestawienia księgowe.

Jeżeli potrzebne jest bardziej skomplikowane wyrażenie, to do wpisanego wyrażenia można dodać nowe elementy. w tym celu należy naprowadzić wskaźnik myszy na pole: Wyrażenia i nacisnąć jej prawy klawisz. w wyniku tych kroków otworzy się ta sama lista, z której korzystano wcześniej. Należy powtórzyć czynność wybierania opcji z listy, przy czym można wybrać dowolną formułę oraz dowolne konto. Druga wybrana formuła zostanie doklejona do pierwszej, a między nimi zostanie wyświetlony operator dodawania „+”. Operator ten można zmienić ręcznie na: *(mnożenie), –(odejmowanie), /(dzielenie), jeżeli zachodzi taka konieczność.

Korzystając z listy można budować bardzo proste albo bardzo złożone wyrażenia.

Prostym wyrażeniem jest np. PSD(221) zwracające wartość salda debet konta 221-VAT naliczony.

Do złożonych zaliczane jest wyrażenie obliczające wielkość kosztów przypadających na dział sprzedaży, wg klucza udziału sprzedaży tego działu w sprzedaży ogółem: ODT(‘411’)*(OCT(‘731-01’)/OCT(‘731’)).

- po zaznaczeniu parametru i naciśnięciu ikony: Warunki dekretów zostaje otwarte okno: Warunek dekretów, gdzie należy uzupełnić wartości dla atrybutów i/lub wymiarów analitycznych.

Jeżeli zmienna zostanie oznaczona parametrem Warunki dekretów, to do jej wyliczenia zostaną pobrane tylko te zapisy księgowe, które zostały opisane za ich pomocą.

Kwoty opisu analitycznego – parametr pojawia się po zaznaczeniu parametru: Warunki dekretów i zasada jego działania jest analogiczna jak tego parametru, przy czym warunki budowane są w oparciu o wymiary. Po zdefiniowaniu warunku i zaznaczeniu parametru: kwoty opisu analitycznego brane do wyliczeń są tylko te wartości, które pochodzą z zapisów spełniających utworzony warunek.

Zmienna, zakładka: Wartości

Na zakładce wyświetlona jest wartość zmiennej przeliczona dla pewnego okresu czasu. Znajdują się tu ikony:

[Usuń wartość zmiennej] – służy do usuwania zapisów z okna.

[Oblicz wartość zmiennej] – służy do obliczania i wpisywania do okna wyniku działania zmiennej.

Uwaga

Dla działania funkcji: Oblicz wartość zmiennej, istotny jest okres, jaki zostanie określony w oknie: Ustaw daty działania funkcji księgowych (otwieranym po wybraniu funkcji: Daty obliczeń, z menu: Księgowość). Jeżeli uruchomione zostaną obliczenia, następnie zmieniony zostanie okres na inny i ponownie nastąpi uruchomienie obliczenia, to otrzymane wyniki będą się zapewne różnić. Program zapisze oba wyniki na zakładce Wartości okna: Zmienne. Jeżeli okres nie zostanie zmieniony, wówczas nowy wynik zostanie zapisany w miejscu poprzedniego.

Klucze podziałowe

Klucze podziałowe wprowadzono z myślą o umożliwieniu, za pomocą warunków SQL zdefiniowanych przez Użytkownika, podziału kosztów wydziałowych i pomocniczych na poszczególne konta, np. możliwe jest rozdzielenie kosztów produkcji podstawowej (wydziałowych i pomocniczych) na konta związane z produktem. Dzięki kluczom każdą kwotę będącą kosztem produkcji można podzielić na części proporcjonalnie do wartości poszczególnych współczynników wchodzących w skład klucza. Realizacja kluczy ma zastosowanie w księgowaniach okresowych. a zatem rozliczanie produkcji przy pomocy kluczy podziałowych możliwe jest za pomocą księgowań okresowych.

Na każdej pozycji księgowania okresowego istnieje możliwość rozbicia obliczonej kwoty wg wskazanego klucza podziałowego. Aby rozbić obliczoną kwotę, wyrażenie, które ją definiuje należy pomnożyć przez predefiniowaną zmienną. w polach obliczających konto istnieje możliwość użycia zmiennych oznaczających identyfikator współczynnika.

Lista kluczy podziałowych

Lista kluczy podziałowych zostanie wyświetlone po wybraniu z menu: Narzędzia, funkcji: Klucze podziałowe.

W oknie znajdują się pola i funkcje:

[Nowy] – umożliwia dodanie nowego klucza. Opis okna znajduje się w rozdziale: Klucz podziałowy.

[Karta] – umożliwia edycję klucza podziałowego.

[Usuń] – usuwa klucz podziałowy z listy.

Archiwalne – po zaznaczeniu parametru, na liście widoczne będą klucze, które zaznaczony mają parametr: Archiwalny. Będą one prezentowane w kolorze szarym.

Klucz podziałowy

Klucz podziałowy, zakładka: Ogólne

Na zakładce wskazuje się typ klucza – możliwy jest wybór typu: SQL (wtedy rozbicie nastąpi w oparciu o zdefiniowane warunki SQL) lub typu: Elementy (wtedy rozbicie nastąpi w oparciu o podane współczynniki). w oknie wskazuje się również nazwę i opis dla klucza.

Klucz podziałowy, zakładka: Parametry

Na zakładce określa się parametry, używane w zapytaniu SQL, stanowiącym klucz podziałowy (jeżeli wybrano typ: SQL).

Klucz podziałowy, zakładka: SQL

Na zakładce wprowadza się zapytanie SQL, stanowiące klucz podziałowy. Zakładka aktywna jeśli wybrano typ: SQL.

Klucz podziałowy, zakładka: Elementy

Na zakładce określa się współczynniki, w oparciu o które zostanie rozbita kwota do zaksięgowania. Współczynniki te sumowane są do 100%. Zakładka aktywna, jeśli wybrano typ: Elementy.

Księgowanie okresowe

Księgowanie okresowe to dodatkowe narzędzie w module: Księgowość, systemu Comarch ERP XL pozwalające na automatyzację pracy w księgowości związanych z wykonywaniem powtarzalnych cyklicznie księgowań miesięcznych, kwartalnych, rocznych itp. Funkcja polega na zdefiniowaniu schematów księgowań, które służą do wielokrotnego księgowania określonych kwot na określone konta księgowe. Księgowania okresowe używane są najczęściej do przeksięgowywania sald i/lub obrotów jednych kont na inne. Takie księgowania nie są powiązane bezpośrednio z żadnym zdarzeniem gospodarczym, dlatego nie można ich zastąpić mechanizmem schematów księgowych, które wymagają przypięcia do dokumentu. Najczęściej wykorzystywane są na koniec miesiąca do przeksięgowywania kosztów oraz rozliczenia podatku VAT. Umożliwiają również stworzenie schematu pozwalającego na przeksięgowanie przychodów, kosztów na wynik finansowy.

Aby otworzyć okno z listą księgowań okresowych należy wybrać funkcję: Księgowania okresowe z menu: Narzędzia. Okno to składa się z dwóch zakładek.

Na zakładce: Wszystkie, znajduje się lista wszystkich przygotowanych schematów księgowań.

Zawartość zakładki nie zmienia się (z wyjątkiem sytuacji, w których dodany zostanie nowy schemat).

Na zakładce: Dzisiejsze, znajdują się schematy, które są gotowe do zastosowania w bieżącym dniu. Lista księgowań zakładki jest ruchoma i zmienia się w zależności od upływu czasu i wykonywanych działań.

Jeżeli odznaczymy parametr: Archiwalne, to lista zostanie zawężona tylko do aktywnych księgowań okresowych.

W momencie dodawania nowego schematu księgowań zostanie otworzone okno: Księgowanie okresowe.

Zakładka: Ogólne

Na zakładce znajduje się nazwa, numer dokumentu oraz opis .

Dziennik – dziennik księgowań, w którym mają się pojawiać zapisy księgowe wygenerowane schematem księgowań okresowych.

Bufor – wybranie opcji: Tak, oznacza, że wielkości, które będą podlegać przeksięgowaniu będą liczone w oparciu o wszystkie zapisy (KG i bufora), a wybranie opcji: Nie, będzie oznaczać, że księgowane będą tylko zapisy zatwierdzone (w Księdze Głównej).

Opis dekretu – w polu można skorzystać z makr: @NAZWA, @NUMER, @OPISD, lub zbudować zapytanie SQL., które zwróci odpowiedni opis.

Wg. harmonogramu pozycji – zaznaczenie tego parametru powoduje usunięcie z nagłówka księgowania okresowego opcji: Generuj co, Następna generacja, Okres ważności. Parametry te należy uzupełnić wówczas na pozycji księgowania okresowego.

Generuj co – częstotliwość, z jaką ma być generowane księgowanie. Podawana jest ilość dnia lub tygodni lub miesięcy.

Następna generacja – data, począwszy od której przeprowadzane będzie księgowanie.

Okres ważności – wyznacza zakres dat, w jakim księgowanie okresowe ma być wykonywane.

Archiwalny – parametr służy do oznaczania księgowań okresowych, które nie są już wykorzystywane. Księgowanie oznaczone tym parametrem będzie widoczne na oknie księgowań okresowych opcjonalnie po zaznaczeniu tego samego parametru z poziomu listy.

Przypomnij – zaznaczenie parametru powoduje otwarcie Listy pracowników, na której należy wskazać pracownika odpowiedzialnego za wykonanie danego księgowania. Jeżeli pracownik zostanie przypisany, wówczas uaktywni się dodatkowa zakładka: Przypomnienie

Kopiowanie atrybutów na dekrety – po zaznaczeniu tego parametru Atrybuty przypisane na pozycjach KO zostaną skopiowane na dekrety powstałe do tego dokumentu. Definiowanie kopiowania tych atrybutów następuje z poziomu modułu Administrator przy użyciu opcji „Kopiowanie atrybutów z pozycji księgowania okresowego na pozycje zapisów księgowych”. Ustawienie parametry na zakładce Ogólne przenoszone jest na pozycje księgowania okresowego.

Generuj Uproszczoną Notę Memoriałową - uruchomienie księgowania okresowego z zaznaczonym parametrem skutkuje, poza utworzeniem odpowiedniego dekretu, jednoczesnym wygenerowaniem noty. Wygenerowana w ten sposób nota zostaje powiązana z dekretem. Z poziomu listy zapisów księgowych udostępniony został podgląd obu obiektów związanych z dekretem: zarówno definicji księgowania, jak i dokumentu UNM.

Zakładka: Pozycje

Na zakładce istnieje możliwość wprowadzenia pozycji odpowiadających pojedynczym dekretom.

Nową pozycję dodaje się przyciskając przycisk: [Nowy]. Zostanie wyświetlone okno: Pozycja księgowania okresowego.

W zależności od ustawienia parametru: Wg harmonogramu pozycji, na zakładce: Ogólne księgowania okresowego, w oknie Pozycja księgowania okresowego aktywne są różne pola.

Parametr: Wg harmonogramu pozycji odznaczony:

W polu: Oblicz dla, istnieje możliwość wprowadzenia maski konta o maksymalnej długości 30 znaków, w oparciu o którą będzie generowane księgowanie. Maska konta może zawierać dwa rodzaje znaków:

„*” – zastępuje dowolną ilość znaków,

„?” – zastępuje jeden znak.

Maska konta pozwala na dokonanie przeksięgowań z wielu kont na jedno lub na wiele kont (na koncie docelowym podaje się wtedy wyrażenie obliczające konto zawierające zmienną: Konto, odwołującą się do bieżącego konta zgodnego z maską wprowadzoną w polu: Oblicz dla).

Zaznaczenie pola: Filtr SQL spowoduje wydłużenie pola: Oblicz dla, tak, aby można było wpisać dowolnie długi tekst. Tekst ten musi być poprawnym wyrażeniem SQL.

Uwaga

Możliwe jest rozbicie księgowania za pomocą klucza podziałowego. Aby użyć takiego klucza należy nacisnąć przycisk i wybrać klucz z otwartej listy.

W części okna dotyczącego kwot należy wskazać jaka wartość i z jakiego konta (liczona dynamicznie) będzie księgowana. Do wyliczenia kwoty można posłużyć się wyrażeniem lub zmienną - pozostałe opcje są nieaktywne. Jeżeli wcześniej nie zdefiniowano żadnej zmiennej potrzebnej do obliczenia wartości można skonstruować odpowiednie wyrażenie, wykorzystując pojawiającą się po wybraniu odpowiedniej funkcji wyrażenia listę.

Opcje te dostępne są po wcześniejszym wybraniu odpowiedniej funkcji dostępnej pod ikoną: :

Funkcję konta – wysokość kwoty liczona w oparciu o obroty, salda, per saldo itp. konkretnego konta księgowego.

Funkcję klasy konta – wysokość kwoty liczona w oparciu o obroty, salda, per saldo itp. konkretnej klasy konta.

Funkcję bieżącego kont – jeżeli pole: Oblicz dla, będzie wypełnione, w menu: Wyrażenie, obok opcji: Funkcje konta i Funkcje klasy konta, zostanie wyświetlona opcja: Funkcja bieżącego konta, co pozwoli na wpisanie do pola określającego kwotę jednej z funkcji: ODT(Konto), PSD(Konto) itp. Funkcja (Konto) odwołuje się do maski konta wprowadzone w polu: Oblicz dla. Jeżeli pole: Oblicz dla, jest puste, opcja: Funkcje bieżącego konta, jest nieaktywna.

Wyrażenie SQL – można tu zastosować wyrażenie obliczające konto. w wyrażeniu tym można stosować zmienna konto, o ile wypełniono wcześniej pole: Oblicz dla, Funkcję SQL oraz operatory, podobnie jak przy określaniu konta na schematach księgowych.

Następnie, w części dotyczącej określania kont księgowych należy wybrać konta księgowe po stronie Winien i Ma, na które będzie księgowana dynamicznie wyliczona kwotę w oparciu o wyrażenie wskazane powyżej dane. Zaznaczenie w tym miejscu pola: Wyrażenie, przy którymkolwiek z kont powoduje wydłużenie pola z numerem konta. Pozwala to na wpisanie dowolnie długiego wyrażenia (do 2000 znaków) oraz uaktywnienie pola: Załóż konto.

Po wpisaniu wszystkich informacji należy zatwierdzić nowy schemat przyciskiem: [Zapisz zmiany].

Parametr: Wg harmonogramu pozycji zaznaczony:

Jeżeli parametr: Wg. harmonogramu pozycji jest zaznaczony, to w obszarze dotyczącym kwoty możliwe jest zaznaczenie dwóch dodatkowych opcji: Kwota do zaksięgowania lub Dekret.

Jeżeli wybrana zostanie opcja wyrażenie/zmienna – to działanie będzie analogiczne, jak opisano powyżej, przy czym w oknie należy dodatkowo uzupełnić parametry przeniesione z zakładki ogólne związane z obszarem: Częstotliwość.

Kwota do zaksięgowania:

Przy zaznaczonym parametrze wyszarzony zostaje obszar: Oblicz dla. Uzupełnić należy obszar: kwota do zaksięgowania. Po wprowadzeniu kwoty do zaksięgowania, kwota zaksięgowana i kwota, która pozostaje do zaksięgowania wyliczana jest automatycznie.

W oknie tym umieszczony jest też:

W oknie należy też wskazać konta, na które księgowanie ma zostać wykonane

Następnie, za pomocą ikony: należy wygenerować harmonogram rat.

Dekret:

Przy zaznaczonym parametrze: Dekret, wyszarzony zostaje obszar: Oblicz dla. W części dotyczącej kwoty należy wskazać dekret. Na podstawie wskazanego dekretu uzupełniony zostanie obszar dotyczący Kwoty do zaksięgowania. W oknie uzupełnić należy też obszar związany z częstotliwością księgowania okresowego (analogicznie jak w przypadku zaznaczonego parametru: kwota do zaksięgowania) oraz wskazać konta, na które księgowanie ma zostać wykonane.

Następnie, za pomocą ikony: należy wygenerować harmonogram rat. Wygenerowany harmonogram rat widoczny jest na zakładce Harmonogram pozycji księgowania okresowego.

Wygenerowane harmonogramy rat mogą być ręcznie modyfikowane. Przy zapisie zmodyfikowanego ręcznie harmonogramu pojawia się komunikat:

Po wybraniu opcji OK, wstaje formatka zatytułowana Parametry aktualizacji rat harmonogramu. Pozwala ona na wybór jednej z trzech opcji, mających wpływ na sposób aktualizacji rat harmonogramu:

Uwaga

W każdej z metod suma rat jest równa kwocie do zaksięgowania. Ewentualne różnice są uwzględniane w kwocie raty końcowej. Zgodność wspomnianych kwot może nie być zachowana, w przypadku ręcznej modyfikacji kwot rat i wybraniu opcji raty ręcznie skorygowane bez modyfikacji pozostałych.

Zakładka: Przypomnienie

Zakładka uaktywnia się po zaznaczeniu na zakładce Ogólne parametru: Przypomnij. Znajduję się tutaj lista pracowników przypiętych do danego księgowania okresowego. Listę tę można modyfikować dodając bądź usuwając z niej pracowników. Nie może ona jednak być pusta – przynajmniej jeden pracownik musi być powiązany z księgowaniem okresowym, na którym zaznaczony jest parametr: Przypomnij.

Jeżeli w momencie logowania się pracownika do systemu znajdują się jakieś księgowania okresowe z aktualną, bądź wcześniejszą datą generacji, które nie zostały do tej pory wygenerowane, pojawi się Przypomnienie:

Z poziomu okna: Przypomnienie można:

Zestawienia i Sprawozdania GUS

Zestawienia są jednym z narzędzi oceny kondycji finansowej firmy. Stanowią one tzw. wewnętrzną bazę informacji do przeprowadzania analiz. Mają one charakter ewidencyjny, ponieważ liczone są w oparciu o dane zewidencjonowane na kontach księgowych.

Najważniejszym źródłem informacji jest sprawozdanie finansowe. Do jego sporządzania zobowiązane są podmioty prowadzące księgi rachunkowe. Zgodnie z art. 45 Ustawy o Rachunkowości sprawozdanie finansowe składa się z trzech elementów:

Ponadto podmioty wymienione w art. 64 ust 1 Ustawy o Rachunkowości (np. spółki akcyjne), podlegające corocznemu badaniu, zobowiązane są do sporządzania:

Funkcja: Zestawienia księgowe, udostępnia Użytkownikowi narzędzia pozwalające na budowanie ww. sprawozdań oraz różnego rodzaju raportów wewnętrznych niezbędnych w analizie sytuacji majątkowej i finansowej firmy.

Kreator zestawień księgowych

Kreator zestawień księgowych pozwala na przygotowanie szablonów zestawień księgowych. Predefiniowane zestawienia zostały zdefiniowane na podstawie wzorców zgodnych z Ustawą o Rachunkowości oraz Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości i obejmują następujące typy zestawień:

Uwaga

Do poprawnego wyliczenia Wskaźników system wykorzystuje dane zawarte w Bilansie, Rachunku Zysków i Strat oraz Rachunku Przepływów Pieniężnych. Jeśli Użytkownik chciałby korzystać z analizy wskaźnikowej, przy kreowaniu Wskaźników należy wybrać także te wyżej wymienione – informuje o tym stosowny komunikat

Kreator zestawień można uruchomić wybierając opcję: Kreator zestawień księgowych z menu: Narzędzia. Zostanie otwarte okno: Kreator zestawień księgowych.

Po naciśnięciu przycisku [Dalej] w kolejnym kroku należy określić szablon sprawozdania: zgodny z Ustawą o Rachunkowości dla dużych lub/i małych przedsiębiorstw, Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości lub obydwa równocześnie. W zależności od wskazanych w tym oknie opcji pominięte mogą zostać kolejne kroki kreatora. Jeżeli zaznaczone zostały tylko Sprawozdania wg MSR/MSSF, system przejdzie od razu do kroku 4. Jeżeli zaznaczone natomiast zostały tylko sprawozdania wg UoR krok 4 zostanie pominięty. Przy założeniu, że zaznaczone zostały wszystkie opcje, jak na screenie poniżej system przeprowadzi nas przez kolejne 5 kroków.

W kolejnym kroku zostanie wyświetlona lista szablonów zdefiniowanych na podstawie wzorców Ustawy o Rachunkowości dla dużego przedsiębiorcy. Na liście należy wskazać te, które Użytkownik chce wykreować.

W trzecim kroku zostanie wyświetlona lista szablonów zdefiniowanych na podstawie wzorców Ustawy o Rachunkowości dla małego przedsiębiorcy.

W kroku kolejnym następuje wybór szablonów sprawozdań zdefiniowanych według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

Krok piąty to zakończenie kreowania szablonów zestawień. Szablony wskazane w kroku numer 2, 3 i 4 będą widoczne na liście zestawień.

Wykreowane zestawienia księgowe można w dowolny sposób modyfikować. W szczególności należy poszczególnym pozycjom zestawień przypisać odpowiednie definicje (czyli kwoty pochodzące z kont księgowych, mające składać się na daną pozycję). Użytkownik może też wedle własnego uznania zmieniać/dodawać nowe szablony przypisane danemu zestawieniu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w kolejnych podrozdziałach.

Lista zestawień księgowych

Listę zestawień można wywołać poprzez naciśnięcie przycisku: [Zestawienia] lub poprzez wybranie funkcji: Zestawienia, z menu: Księgowość. Po wykonaniu tych kroków mamy do wyboru:

Pozycja: Lista zestawień. zawiera wszystkie zestawienia dostępne w systemie, w tym wszystkie wymienione powyżej, nie zawiera natomiast sprawozdań GUS.

Na liście zestawień dostępne są następujące funkcje:

- umożliwia zawężenie wyświetlanej listy zestawień do zestawień typu bilans, rachunek wyników, Cash Flow lub innych

[Nowy] – dodaje nowe zestawienie

[Karta] – edytuje istniejące zestawienie

[Usuń] – usuwa zestawienie

[Eksport definicji zestawień] – pozwala eksportować zestawienie do pliku

[Import definicji zestawień] – służy do importu wcześniej wyeksportowanych zestawień

Archiwalne – po zaznaczeniu parametru na liście widoczne będą zestawienia, które zaznaczony mają parametr: Archiwalne. Będą one prezentowane w kolorze szarym.

Zestawienia, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajduje się nazwa i opis zestawienia. W tym miejscu znajduje się też schemat numeracji. Przy definiowaniu schematu numeracji określone zostaje, w jaki sposób będą numerowane kolejne poziomy zestawienia (maksymalnie można zdefiniować 10 poziomów). Definiując poszczególne poziomy danego zestawu można przypisać im numerację według cyfr arabskich, dużych cyfr rzymskich, małych cyfr rzymskich, dużych liter, małych liter lub mogą być nie numerowane.

Po zdefiniowaniu schematu numeracji określane są: rodzaj zestawienia (Bilans, Rachunek wyników, Cash Flow, Inne) oraz czy zapisy z bufora mają być uwzględniane w liczeniu wartości pozycji zestawienia (Tak), czy nie (Nie).

Definicje zestawienia można oznaczyć parametrem: Archiwalne.

- po zaznaczeniu parametru i naciśnięciu ikony: Warunki dekretów zostaje otwarte okno: Warunek dekretów, gdzie należy uzupełnić wartości dla atrybutów lub wymiarów analitycznych dekretów.

- parametr pojawia się po zaznaczeniu parametru: warunki dekretów i działanie jego jest analogiczne, przy czym warunki budowane są w oparciu o wymiary analityczne.

Filtr Warunki dekretów zawęża obliczanie obrotów, sald, wskazanych w wyrażeniu do dekretów ocechowanych wymiarami analitycznymi lub atrybutami wskazanymi w definicji filtra.

-parametr umożliwia eksport sprawozdania do aplikacji e-Sprawozdania. Po jego zaznaczeniu pojawia się dodatkowa sekcja, w której Użytkownik ma możliwość określenia typu oraz elementu sprawozdania.

- umożliwia wybranie typu sprawozdania: jednostka inna (zgodnie z załącznikiem nr 1 do Ustawy o Rachunkowości) lub jednostka mała (wariant uproszczony dla małych jednostek).

- umożliwia wybranie elementu sprawozdania:

Dostępność powyższych elementów uwarunkowana jest rodzajem zestawienia księgowego.

Zestawienia, zakładka: Pozycje

Na zakładce znajduje się drzewo (struktura) zestawienia. Powstaje ona poprzez dodawanie kolejnych pozycji zestawienia według odpowiedniej hierarchii.

Budowę zestawienia rozpoczyna się od pnia drzewa czyli poziomu 1 – w przypadku bilansu jest to pozycja aktywa/pasywa. Następnie dodawane są pozycje poziomów niższych. Budowę pierwszego poziomu rozpoczyna się od naciśnięcia przycisku: [Dodaj pozycję na tym samym poziomie]. Aby dodać pozycję niższego poziomu, należy nacisnąć strzałkę przy przycisku: i z rozwijalnego menu wybrać opcję: Dodaj pozycję na niższym poziomie.

Uwaga

Przy dopisywaniu kolejnych pozycji ważne jest, aby zwracać uwagę, na którym poziomie znajduje się kursor

Na zakładce: Pozycje zestawienia księgowego dostępny jest parametr: Nie uwzględniaj danych z kont archiwalnych. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony, dane z kont archiwalnych nie będą uwzględniane podczas przeliczania zestawienia.

W trakcie dodawania pozycji zostanie otworzone okno: Pozycja zestawienia.

Okno: Pozycja zestawienia

Pozycja zestawienia, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajduje się dokładna nazwa pozycji oraz znak, z jakim pozycja ta będzie się pojawiać na zestawieniu:

W tym miejscu jest również określone, czy pozycja ma być liczona w oparciu o wszystkie zapisy, także te wprowadzone na brudno (bufor), czy tylko w oparciu o zapisy zatwierdzone.

Znak zero (0) ustalany jest wtedy, gdy jakaś pozycja musi obowiązkowo być wykazana w zestawieniu, a nie będzie sumowana z innymi pozycjami zestawienia.

Jeżeli na zakładce: Ogólne zestawienia zaznaczony jest parametr: Eksport do e-Sprawozdań Finansowych, na pozycji dostępna jest dodatkowa sekcja: Element e-SF.

Dla każdej pozycji, która ma się przenosić do e-Sprawozdań finansowych należy wskazać jej kod po stronie aplikacji E-sprawozdania. Lista możliwych do wybrania kodów jest dostępna na liście rozwijalnej: Element e-SF. Jeśli pozycja ta nie ma określonego kodu, ale i tak chcemy ją przenieść do aplikacji należy wybrać kod PozUszcz – Pozycja uszczegóławiająca. Wskazanie pozycji uszczegóławiającej nie jest możliwe na najwyższym poziomie zestawienia.

Jeśli wartość danej pozycji nie ma być przenoszona do aplikacji e-Sprawozdania, należy zaznaczyć parametr: Nie przekazuj do e-SF.

Pozycja zestawienia, zakładka: Definicje

Zakładka służy do określenia, co i w jaki sposób ma policzyć dopisywana pozycja zestawienia. Definicja jest podpinana do gałęzi najniższych w hierarchii.

Zakładka: Definicje, zawiera listę elementów, z których każdy kryje w sobie pewną wartość. Wartość ta oznaczona jest przez definicję wyświetlaną w kolumnie: Definicja, co ułatwia analizę kwot składowych.

Suma wartości elementów z listy daje wartość pozycji, przy czym elementy mogą być opatrzone znakami plus lub minus.

Podczas dodawania definicji zostanie otworzone okno: Definicja zestawienia .

Elementami okna: Definicja zestawienia są:

Po naciśnięciu przycisku , zostaje rozwinięty następujący wybór funkcji:

Jeżeli w tym miejscu zostanie wybrana funkcja konta lub funkcja klasy kont, to możliwy będzie wybór:

Po zaznaczeniu parametru uaktywnia się rozwijana lista, z wartościami: Domyślnie lub wybierz. Po wybraniu opcji „Domyślnie” system uwzględni wyrażenie dotyczące atrybutów z nagłówka zestawienia księgowego. Jeżeli Użytkownik wskaże opcję „Wybierz”, to system uwzględni wyrażenie określone na definicji. Zaznaczenie parametru: Warunki dekretów możliwe jest, tylko wtedy, jeżeli w oknie zaznaczony jest parametr: Wyrażenie. Dla Zmiennej i Zestawienia parametr: Warunki dekretów jest wyszarzony.

Wybranie przycisku: , spowoduje otwarcie okna z listą zmiennych. Wybrana zmienna będzie odtąd obliczać wartość pozycji.

Po naciśnięciu przycisku: będzie możliwość wybrania gałęzi tego samego lub innego zestawienia (np. do gałęzi bilansu Zysk/Strata netto można podpiąć odpowiednią gałąź z wcześniej sporządzonego Rachunku wyników).

Po określeniu odpowiedniego typu pozycji, w dolnej części okna: Definicji zestawienia, określany jest znak edytowanego elementu. Wybrany znak widoczny będzie na liście elementów zakładki Definicja w postaci „+” lub „-”.

Uwaga

Jeśli pozycja zestawienia jest zdefiniowana jako wyrażenie SQL, dla określania zakresu dat dla okresu, za który ma zostać przeliczone zestawienie, konieczne jest posłużenie się zmiennymi:

• @Data_Od_SQL – początek okresu obliczeń,
• @Data_Do_SQL – koniec okresu obliczeń

Jeżeli kolumna zestawienia księgowego ma ustawiony okres obliczeń od 2013-01-01 do 2013-12-31, to pod zmienną @Data_Od_SQL zostanie podstawiona wartość 20130101, a pod zmienną @Data_Do_SQL wartość 20131231. Stosując zapytanie SQL w zestawieniu księgowym z odwołaniem do powyższych parametrów, należy pamiętać o odpowiednim formatowaniu dat.

select sum(dt_kwota) from cdn.dekrety where dt_konto like '4%' and DT_DataDekr between (select datediff( dd,'18001228', ' @Data_Od_SQL')) AND (select datediff( dd,'18001228', ' @Data_Do_SQL')).

Zestawienia, zakładka: Szablony

Zakładka jest miejscem przechowywania wzorców zestawień.

W tym miejscu zostaje ustalone, jakie kolumny mają tworzyć nowe zestawienie, czyli układ poziomy zestawienia (w odróżnieniu od zakładki: Pozycje, gdzie ustalany jest układ pionowy). Na przecięciu pozycji z kolumnami, zakładka tworzy pola, w które wstawiane będą wartości liczbowe.

Nazwy szablonu dla opisywanej zakładki (zamiast nazwy kolumny) użyto nieprzypadkowo, ponieważ poziomych układów zestawienia można przygotować nawet kilkanaście. Idea polega na tym, aby nie trzeba było przygotowywać kilkunastu różnych zestawień w różnych przekrojach ale jedno, dla którego będzie można zastosować szablony pozwalające osiągnąć ten sam efekt.

Zdefiniowane szablony dostępne są potem jako lista wyboru na zakładce Pozycje w polu: Szablon.

Jeżeli w polu: Szablon, zostanie wybrany inny szablon, wówczas można się spodziewać, że zakładka Pozycje będzie zawierać inne pozycje. Dla różnych nazw szablonów powstaną zestawienia w różnych przekrojach.

Nowy szablon można dodać poprzez naciśnięcie przycisku: [Nowy] na zakładce Szablony. Zostanie otworzone okno: Edycja szablonu.

Na zakładce: Ogólne, w oknie: Edycja szablonu, znajduje się tylko nazwa i opis szablonu oraz określone jest, czy szablon ma być widoczny tylko dla konkretnego centrum.

Na zakładce: Zmienne znajduje się lista zmiennych czasowych, które wykorzystane są na zakładce Kolumny. Pod pojęciem zmiennej czasowej kryje się pewien okres: od dnia - do dnia. System pozwala skorzystać z czterech standardowych okresów w systemie oraz dowolnej liczby innych, zdefiniowanych przez Użytkownika.

Nową zmienną czasową dodaje się poprzez naciśnięcie przycisku: [Nowy].

W aktywnym oknie należy podać nazwę zmiennej, oraz wybrać jeden z okresów z rozwijanej listy. Do wyboru są następujące możliwości:

Na zakładce: Kolumny określone jest z ilu kolumn liczbowych ma składać się zestawienie.

Ilość kolumn wyświetlanych w zestawieniu odpowiada ilości tytułów na liście. Kolejność kolumn w zestawieniu (porządek od lewej strony) odpowiada kolejności tytułów na liście (porządek od góry).

Ustalanie kolejności pozycji na liście może być wykonywane poprzez użycie przycisków: [Przesuń w górę], [Przesuń w dół], które służą do przesuwania zaznaczonej linijki w górę lub w dół. Dodawanie nowej kolumny do zestawienia realizowane jest poprzez wybór przycisku: [Nowy]. Po jego naciśnięciu zostanie otworzone okno: Edycja kolumny zestawienia.

W aktywnym oknie należy wpisać tytuł kolumny oraz wybrać format w polu: Format. w ten sposób określa się format, w jakim mają być wyświetlane liczby w zestawieniu (np. ilość miejsc dziesiętnych, zapis procentowy).

Wybierając przycisk: Wyrażenie, zostanie wyświetlona lista zawierająca zdefiniowane wcześniej zmienne czasowe na zakładce: Zmienne. Tu należy zdecydować, z jakiego okresu zostaną pobrane dane do zestawienia.

Po naciśnięciu przycisku: Wyrażenie i wybraniu jednej ze zmiennych zostaje rozwinięta lista jak na rysunku poniżej.

Kolumna może pokazywać:

Reasumując:

Wartość – prosta wartość pozycji (np. obroty konta) za okres (ten zależy od wybranej zmiennej).

Wartość grupy nadrzędnej – wartość obliczona dla pozycji położonej o jeden poziom wyżej w hierarchii zestawienia.

Wartość grupy głównej – wartość obliczona dla pozycji położonej na najwyższym poziomie (tzw. pień zestawienia).

Udział w grupie nadrzędnej – iloraz wartość/wartość grupy nadrzędnej.

Udział w grupie – iloraz wartość/wartość grupy głównej.

Efektem końcowym działania będzie wpisanie wyrażenia w pole obok przycisku. Wyrażenie to można modyfikować w ramach dostępnych opcji.

Aby zatwierdzić wprowadzone dane należy nacisnąć przycisk: [Zapisz zmiany].

Wpływ parametru: Bufor, na prezentację danych w zestawieniu księgowym

Wartość parametru: bufor ustawia się w nagłówku zestawienia księgowego, w definicji pozycji oraz w szablonie.

Uwaga

Istnieje możliwość wydruku zestawienia, na którym uwzględniona będzie również definicja danej pozycji zestawienia

Aby wywołać taki wydruk, należy z poziomu konkretnego zestawienia wybrać wydruk z dopiskiem: definicja, a następnie w oknie: Ustalenie parametrów wydruku zaznaczyć czek: Pokazać definicję.

Przy tak ustalonych parametrach wydruku, oprócz nazwy pozycji pojawiać się też będzie jej definicja:

Sprawozdania GUS

W systemie Comarch ERP XL udostępnione są formularze sprawozdań GUS:

W związku z wprowadzeniem powyższych deklaracji wprowadzone zostały również zmiany w pieczątce firmy. Zmiany dotyczą pól:

Pola te należy uzupełnić w celu prawidłowego pobierania danych na deklaracje.

Formularze obliczane są w oparciu o wyrażenia zdefiniowane przez użytkownika, analogicznie jak deklaracje podatkowe CIT. Wyrażenia dla poszczególnych pozycji formularza można tworzyć w oparciu o:

Funkcjonalność została przygotowana do wprowadzania kolejnych wersji formularzy, między innymi udostępniono opcję przenoszenia wyrażeń z poprzedniej wersji sprawozdania.

Ponadto w systemie udostępnione zostały wydruki ww. formularzy zgodne z wzorami GOFIN.

Grupowanie kont

Funkcja: Grupowanie kont, została wprowadzona w celu usprawnienia wykonywania prac związanych z planem kont. Jest ona bardzo przydatna w przypadku firm o rozbudowanej analityce kosztowej (konta grupy 4 i 5), gdyż w przypadku takich firm dużą niedogodnością jest konieczność wielokrotnego zakładania identycznie wyglądających gałęzi planu kont. Funkcja: Grupowanie kont, pozwala na automatyczne zakładanie wielu kont analitycznych do kont wykazanych w definicji grupy. Konta tworzą się równolegle po dopisaniu nowego konta przez Operatora do jednego z kont wskazanych w grupie.

Lista: Grupowanie kont jest dostępna z menu: Narzędzia. Po jej wybraniu zostanie otworzone okno: Grupowanie kont.

Lista ta składa się z dwóch kolumn:

Znajdują się też na niej następujące ikony:

[Synchronizuj grupę] – służy do przypisania wszystkich kont analitycznych podrzędnych wobec jakiejś syntetyki z grupy do wszystkich pozostałych syntetyk grupy, w których tych kont jeszcze nie ma.

[Nowy] – służy dodawaniu nowej grupy kont do listy.

[Karta] – służy edytowaniu poszczególnych grup (w trakcie edycji można modyfikować daną grupę).

[Usuń] – służy do usuwania poszczególnych grup.

Ponadto w oknie: Grupowanie kont umożliwiono zawężenie wyświetlanych grup tylko do grup, które są aktywne w danym okresie oraz tych, które są aktywne we wszystkich okresach. Zawężenie to jest możliwe poprzez zaznaczenie pola: .

W trakcie dodawania nowej grupy zostanie otworzone okno: Grupa kont.

W aktywnym oknie należy uzupełnić nazwę grupy kont, określić czy jest ona aktywna czy też nie, a jeżeli tak, to czy jest aktywna zawsze, czy tylko w wybranym okresie.

Okno podzielone jest na dwie sekcje: Grupuj konta i Pomiń konta analityczne.

W każdej z sekcji znajdują się następujące ikony:

[Dodaj] – służy dodawaniu do grupy nowych kont z planu kont (po jej naciśnięciu zostanie otwarte okno z planem kont).

[Podgląd] – służy edytowaniu karty danego konta (po jej naciśnięciu zostanie podniesiona do podglądu karta podświetlonego na liście konta.

[Usuń] – służy usuwaniu poszczególnych kont z listy.

Uwaga

Grupowanie kont działa podczas dopisywania nowego konta analitycznego w planie kont. Zostaje wówczas uruchomiona procedura sprawdzania, czy konto syntetyczne nadrzędne wobec dopisywanego właśnie konta znajduje się w jednej z grup kont. Jeżeli tak, konta o takiej samej końcówce numeru zostaną dopisane do wszystkich syntetyk z tej grupy

Z procesu grupowania można wyłączyć wskazane konta analityczne. Należy wówczas w sekcji: Pomiń konta analityczne, wskazać konta analityczne, które mają być pominięte podczas grupowania.

Grupowanie kont może zostać wykorzystane w celu automatycznego zakładania kont walutowych. w tym celu konieczne jest utworzenie takiej grupy kont, która będzie zawierała:

Utworzenie takiej grupy jest niezbędne do automatycznego zakładania kont walutowych podczas dopisywania kartotek kontrahentów lub podczas księgowania dokumentów na konta walutowe.

Kręgi kosztów

Reguły zamkniętego kręgu kosztów, pozwalają jednostkom prowadzącym różnorodną działalność na ustalenie rzeczywistych kosztów świadczeń na potrzeby wewnętrzne, wywodzących się z kosztów operacyjnych o charakterze rodzajowym. Przestrzeganie zasad zamkniętego kręgu kosztów i zmiany stanu produktów umożliwia jednostkom wybór i sporządzanie rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym, który w zakresie analizy kosztów w powiązaniu z danymi wynikającymi z ksiąg ma większą wartość poznawczą niż kalkulacyjny wariant sprawozdania.

Zagadnienia kręgu kosztów występują w firmach stosujących w zakresie rachunku kosztów konta zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” oraz konta zespołu 5 „Koszty według rodzajów działalności i ich rozliczenie” lub tylko konta zespołu 5 z ustaleniem kosztów rodzajowych.

W systemie Comarch ERP XL umożliwiono kontrolę kręgu kosztów. Liczba zdefiniowanych kręgów kosztów może być dowolna, a samo ich zdefiniowanie pozostawiono Użytkownikowi systemu.

Istnieje możliwość włączenia kontroli kręgu kosztów „online”. Oznacza to, że kontrola zadziała w momencie wprowadzania zapisu zbiorczego - podczas zapisywania każdego zapisu zbiorczego (zarówno „ręcznego” jak i pochodzącego z księgowania dokumentów czy księgowań okresowych) sprawdzana jest kontrola spełniania przez ten zapis kręgów kosztów. Uzależnione jest to od zaznaczenia w konfiguracji, na zakładce: Księgowość/Parametry 1, parametru: Kontrola kręgu kosztów.

Lista kręgów kosztów jest dostępna z menu: Narzędzia.

Okno z listą kręgów składa się z dwóch kolumn:

W aktywnym oknie znajdują się dodatkowo następujące ikony:

[Raport niezgodności] – służy generowaniu raportu niezgodności dla danego kręgu kosztów lub danych elementów, w wyniku którego zostanie wyświetlona lista zapisów księgowych, które wykraczają poza krąg kosztów.

[Nowy] – służy dodawaniu nowych kręgów kosztów.

[Karta] – służy podnoszeniu danego kręgu kosztów do edycji.

[Usuń] – służy usuwaniu zbędnych kręgów.

Archiwalne – po zaznaczeniu parametru na liście widoczne będą kręgi kosztów, które zaznaczony mają parametr: Archiwalne. Będą one prezentowane w kolorze szarym.

Podczas definiowania kręgów zostanie otworzone okno: Krąg kosztów .

Krąg kosztów, zakładka: Ogólne

Na zakładce: Ogólne, znajduje się nazwa kręgu oraz okres, w którym dany krąg ma być aktywny. Jeżeli istnieje potrzeba zawężenia okresu aktywności danego kręgu, wówczas w miejscu: Aktywny należy wybrać pole i z listy dostępnych okresów wybrać odpowiedni dla danego kręgu.

Ponadto, na zakładce znajdują się parametry, mające wpływ na kontrolę kręgu kosztów „online”:

Kontrola podczas wprowadzania zapisów:

Archiwalny –kręgi kosztów można oznaczać parametrem Archiwalny.

Krąg kosztów, zakładka: Elementy

Na zakładce znajdują się wszystkie składowe danego kręgu kosztów. Są one przedstawione w podziale na dwie kolumny:

Karta każdego z elementów kręgu kosztów składa się z dwóch zakładek.

Na zakładce: Ogólne znajduje się nazwa elementu kręgu kosztów oraz konta, które należą do danego kręgu kosztów. w polu: Konto, dostępna jest lista opcji, z której można wybrać albo konto bezpośrednio z planu kont albo zespół kont predefiniowanych w systemie:

Na zakładce: Zaawansowane można określić wchodzące do kręgu kosztów konta za pomocą odpowiedniego wyrażenia – maski.

Przyklad

Po zaznaczeniu parametru "Kontrola uwzględnia strony księgowań" system weryfikuje zgodność kwot w ramach sald poszczególnych stron dekretu.

Przykładowo dla kręgu dotyczącego kont zespołu 4* i konta 490. Na jednym z elementów kręgu (nieistotne którym) należy zaznaczyć parametr: Porównuj do przeciwnej strony księgowań.

Na drugim elemencie należy pozostawić parametr odznaczony, ponieważ konta kosztowe zespołu 4* powinny znajdować się w dekrecie po przeciwnej stronie w stosunku do konta Rozliczenie kosztów.

Poniżej dekret spełniający kręg kosztów z kontrolą uwzględniającą strony księgowań:

Poniżej dekret spełniający kręg standardowy, który zostanie zinterpretowany jako niespełniający kręgu z kontrolą strony księgowań:

 

Jednolity plik kontrolny

W systemie Comarch ERP XL istnieje możliwość eksportu danych do pliku XML w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Wdrożenie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) jest związane z ustawą z dnia 10 września 2015r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1649). Na mocy tej ustawy do Ordynacji podatkowej został wprowadzony art. 193a, który nakłada na przedsiębiorców obowiązek udostępniania organom podatkowym informacji elektronicznych w spójnej formie. Przedsiębiorstwa muszą przesyłać fiskusowi w postaci XML szczegółowe dane handlowe i finansowo-księgowe. Na żądanie organów kontrolujących będzie należało w tej formie wysłać księgi rachunkowe (JPK_KR), wyciągi bankowe (JPK_WB), faktury VAT (JPK_FA), operacje magazynowe (JPK_MAG). Dodatkowo do 25 dnia następnego miesiąca bez uprzedniego wezwania należy w formie elektronicznej przesyłać deklaracje i rejestry VAT (JPK_V7).

Operator, aby mógł wygenerować, bądź edytować pliki JPK, musi mieć na swojej karcie zaznaczony parametr: Generowanie JPK. Dostęp do tej funkcjonalności ograniczony został ze względu na bardzo duży zakres informacji wchodzących w zakres JPK, które mogą być wrażliwe z punktu widzenia przedsiębiorstwa.

Listę JPK otworzyć można zarówno z modułu Księgowość, zakładka narzędzia, jaki i z modułu Sprzedaż, zakładka ogólne. Z poziomu okna: Lista plików JPK, operator z nadanym uprawnieniem: Generowanie JPK może podejrzeć wygenerowane już pliki, lub wygenerować nowe. Przed uruchomieniem generacji należy wskazać rodzaj pliku, który ma zostać wygenerowany oraz wersję tego pliku. W przypadku plików o statusie zaakceptowana lub zatwierdzona możliwe jest ich wysłanie do MF oraz eksport w postaci XML na dysk.

W systemie Comarch ERP XL możliwe jest wygenerowanie poniższych plików JPK:

Od października 2020 roku zamiast plików JPK_VAT i deklaracji VAT-7 do urzędu przesyłany jest plik JPK_V7, który jest  połączeniem obu tych deklaracji. Obsługa plików JPK_VAT pozostała w systemie, gdyż korekty poprzednich okresów składane mają być na tych plikach.

JPK_VAT – rejestry VAT

Plik JPK_VAT jest szczegółowym wykazem dokumentów, które składają się na deklarację VAT-7. Ze względu na nowelizację Ordynacji Podatkowej plik JPK_VAT generowany jest jedynie za okresy miesięczne (nawet jeżeli deklaracja VAT składana jest kwartalnie)

Plik ten został podzielony na 7 zakładek: Ogólne, Nagłówek, Sprzedaż VAT-7, Zakup VAT-7, Sumy ctrl, Załączniki.

Zakładka Ogólne

Na zakładce tej należy wybrać miesiąc, za jaki sporządzane jest zestawienie, wskazać wielkości wskaźnika struktury sprzedaży wykorzystywanego do obliczeń.

Uwaga

JPK_VAT zawiera pełny wykaz dokumentów, które składają się na rejestr VAT za dany okres. Sporządzanie dużej ilości deklaracji podatkowych może się zatem bardzo niekorzystanie odbić na wielkości bazy danych. Konieczne staje się częściowe usuwanie plików JPK, W wersji 2018 Comarch ERP XL udostępniony został mechanizm zmiany statusu JPK z “Zatwierdzona” na “Usunięta”. Zmiana statusu na “Usunięta” jest możliwa wyłącznie dla JPK, do którego została utworzona kopia danych w postaci pliku XML. Informacja o wykonanej kopii znajduje się w polu URL na zakładce Ogólne pliku JPK. Po zmianie statusu na “Usunięta” usuwane są jedynie listy szczegółowe zawierające zapis wszystkich pozycji zawartych na pliku JPK, sam plik nie zostaje usunięty z systemu.

Z poziomu tego okna można też, po przeliczeniu pliku, uruchomić jego walidację Funkcja ta sprawdza poprawność danych w pliku. Część pól, które w JPK_VAT są obligatoryjne, nie są wymagane w systemie Comarch ERP XL. Ze względu na bardzo duży zakres plików JPK, ręczne kontrolowanie poprawności danych jest praktycznie niemożliwe stąd wprowadzony został mechanizm sprawdzający.

Po wciśnięciu przycisku uruchamia się okienko zdarzeń systemowych, na którym można zobaczyć postęp weryfikacji pliku JPK.

Wyniki weryfikacji można podzielić na dwie kategorie:

Przeprowadzenie walidacji nie jest w systemie Comarch ERP XL elementem wymagalnym do zaakceptowania oraz wysłania JPK. Jest to jedynie narzędzie pomocnicze, które wskazuje pozycje, które mogą wymagać poprawy przed wysłaniem pliku do organów kontrolujących.

Oprócz opisanego walidatora plików JPK, sprawdzany jest również wygenerowany plik XML. Weryfikacja ta jest automatyczna i następuje przy zapisie pliku kontrolnego na dysk lub podczas wysyłania JPK na bramkę Ministerstwa. Sprawdzana jest wówczas zgodność XML-a ze schematem XSD. Wynik tej walidacji widoczny jest w logu systemowym

Przycisk umożliwia sprawdzenie bieżącego statusu VAT kontrahentów ujętych w JPK_VAT. Nie wymaga zaznaczania żadnych pozycji. Automatycznie zwraca się z zapytaniem o status podatnika dla wszystkich zakupów od kontrahentów krajowych, a także transakcji sprzedaży z wykorzystaniem odwrotnego obciążenia (Podatnikiem jest nabywca).

Zakładka Nagłówek

Zakładka Nagłówek przechowuje najważniejsze informacje pobrane z zakładki Ogólne w formie, jaka znajdzie się już na wygenerowanym XMLu oraz informacje identyfikujące podatnika, czyli jego NIP, Nazwę oraz adres mailowy. Informacje te domyślnie pobierane są z pieczątki firmy, jednak możliwe jest ich edytowanie.

Zakładki Sprzedaż VAT-7, Zakup VAT-7

Zakładki te zawierają wykaz dokumentów uwzględnionych na deklaracji VAT-7. Na każdej z tych zakładek umieszczono dwie listy, jedną z podsumowaniem dokumentów wg pól deklaracji VAT-7, oraz drugą przedstawiające szczegółowy wykaz wszystkich dokumentów wraz z kolumnami deklaracji VAT-7, do których odnoszą się poszczególne wartości z danej faktury.

Dostępne jest powiązanie między wartością agregującą a poszczególnymi pozycjami szczegółowymi. Obok list rozwijalnych z danymi szczegółowymi, znajduje się przycisk: Wyświetl wszystkie, który umożliwia wyświetlenie wszystkich dokumentów składających się na rejestr sprzedaży lub zakupu VAT.

Zakładka Sumy ctrl

Zakładka ta zawiera podsumowanie informacji zawartych na rejestrach VAT, czyli liczbę pozycji w rejestrze sprzedaży i zakupu oraz wartość podatku naliczonego i podatku należnego.

Wysyłka pliku JPK_VAT

Proces przesyłania pliku JPK drogą elektroniczną wygląda podobnie jak w przypadku deklaracji VAT-7, czyli przebiega w dwóch etapach:

Aby wysłać plik na bramkę Ministerstwa Finansów należy zaznaczyć deklarowany plik JPK o statusie zaakceptowany lub zatwierdzony i wcisnąć przycisk Wyślij do MF.

Po wciśnięciu przycisku Wyślij do MF pojawi się okienko pozwalające na wybór dodatkowych parametrów wysyłki:

Użytkownik ma możliwość określenia parametrów dotyczących źródła pochodzenia pliku, jak i też samego typu wysyłki.

Specyfikacja interfejsów usług JPK opracowana przez Ministerstwa Finansów nakazuje określenie, czy przesyłany plik jest wysyłany cyklicznie, czy też na żądanie, w ramach aktualnie przeprowadzanej kontroli. Obecne przepisy nakazują przesyłanie pliku JPK_VAT co miesiąc bez wezwania, więc dla nich powinna być zaznaczona opcja Cykliczna. W przypadku przesyłania pozostałych plików (JPK_FA, JPK_MAG, JPK_KR, JPK_WB) powinna być zaznaczona opcja Na żądanie.

Po wybraniu odpowiednich parametrów wciśnięcie przycisku , pozwala na wybór właściwego certyfikatu i wysłanie danych. Wtedy też do dokumentu JPK zostanie przypisany odpowiedni numer referencyjny, który pozwala na pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Po zaznaczeniu wysłanego dokumentu na liście JPK i wciśnięciu przycisku Pobierz UPO, zostanie pobrane poświadczenie odbioru przypisane do numeru referencyjnego wskazanego pliku. Numer referencyjny oraz aktualny status e-deklaracji widoczny jest na zakładce Ogólne pliku JPK.

JPK_WB – wyciągi bankowe

Plik JPK_WB został podzielony na 6 zakładek: Ogólne, Nagłówek, Podmiot, Listy JPK, Sumy ctrl, Załączniki.

Zakładka Ogólne

Zakładka ogólne zawiera najważniejsze informacje o danym pliku oraz parametry jego generacji.

Do generacji należy podać rejestr bankowy, z którego zapisy zostaną pobrane, oraz zakres dat, za który ma zostać utworzony plik. Konieczne jest również podanie właściwego Urzędu Skarbowego.

Uwaga

Kod urzędu zapisywany w pliku XML pobierany jest bezpośrednio z karty wskazanego urzędu

Na zakładce Ogólne umieszczono również pole Uwagi, które pozwala na zapisywanie uwag do utworzonych plików JPK. Pole to dostępne jest do edycji również dla plików o statusie Zaakceptowany lub Zatwierdzony. Informacje zawarte w tym polu nie są przenoszone do pliku XML.

Zakładka Nagłówek

Zakładka Nagłówek przechowuje najważniejsze informacje pobrane z zakładki Ogólne w formie, jaka znajdzie się już na wygenerowanym XMLu. Oprócz danych identyfikujących wersję struktury znajduje się tam także numer rachunku bankowego (w formacie IBAN), dla którego jest wygenerowany JPK oraz jego saldo na początek i na koniec zadanego okresu.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że w Comarch ERP XL zawsze tworzony będzie jeden plik JPK_WB za cały zadany okres niezależnie od ustawienia częstotliwości raportów na rejestrze bankowym. Wszystkie potrzebne obliczenia są dokonywane automatycznie podczas generacji pliku.

Zakładka Podmiot

Zakładka Podmiot zawiera informacje identyfikujące podatnika, czyli jego NIP, REGON, Nazwę oraz dane adresowe. Informacje te domyślnie pobierane są z pieczątki firmy, jednak możliwe jest ich edytowanie.

Zakładka Listy JPK

Zakładka ta zawiera informacje pobrane z zapisów bankowych. Dzieli się ona na dwie listy rozwijalne: „Podsumowanie wyciągu” oraz „Operacje bankowe”. Podsumowanie wyciągu to okno zawierające podsumowanie wszystkich operacji bankowych, z danego dnia.

Po zaznaczeniu dowolnego dnia na podsumowaniu, dolna lista jest automatycznie zawężana do operacji bankowych, które składają się na obrót danego dnia. Widoczny jest, zatem kontrahent, kwota i opis operacji, a także saldo rachunku bankowego po każdej z transakcji.

Uwaga

W systemie XL można podczas dodawania nowego zapisu bankowego nie umieszczać informacji o drugiej stronie operacji, czyli pozostawić wskazanie Podmiot ***INNY***. W takim przypadku do pliku XML przekazywany jest kontrahent INNY, co może spowodować zakwestionowanie poprawności pliku podczas jego analizy przez organ kontrolujący.

Zakładka Sumy ctrl

Zakładka ta zawiera podsumowanie wszystkich operacji bankowym w danym okresie, czyli liczbę operacji, oraz łączną kwotę uznań i obciążeń raportowanego rachunku.

Analogicznie jak dla pliku JPK_VAT można uruchomić funkcję walidacji pliku oraz wysłać plik na serwery MF.

JPK_KR – księgi rachunkowe

Plik JPK_KR zawiera informacje o zapisach księgowych w danym okresie. Zawiera on zestawienie obrotów i sald za wskazany okres, listę wszystkich zapisów na kontach oraz w dziennikach danego okresu. Plik ten również został podzielony na 6 zakładek: Ogólne, Nagłówek, Podmiot, Listy JPK, Sumy ctrl, Załączniki.

Zakładka Ogólne

Zakładka ta zawiera zakres dat, za jaki sporządzane jest zestawienie księgowe oraz wskazanie docelowego urzędu. Ponadto został umieszczony na niej dodatkowy czek „Uwzględniaj zapisy w buforze”. Po jego zaznaczeniu oprócz dekretów z Księgi Głównej, zostaną również na liście ujęte zapisy w buforach księgowych.

Zakładka Nagłówek

Zakładka analogiczna jak w poprzednich strukturach.

Zakładka Podmiot

Analogicznie jak w poprzednich strukturach.

Zakładka Listy JPK

Zakładka ta zawiera informacje pobrane z zapisów księgowych. Dzieli się ona na cztery listy rozwijalne: „Zagregowane Zestawienie Obrotów i Sald”, „Zestawienie Obrotów i Sald”, „Zapisy na kontach”, „Dziennik”.

Dla ułatwienia analizy dużej ilości danych został wykorzystany tutaj sposób wyświetlania informacji „od ogółu do szczegółu”. Dopiero po wybraniu interesującej nas kategorii zbiorczej można wyświetlić szczegółowe informacje, które składają się na dane tam zawarte.

Pierwsza z list przedstawia salda Winien i Ma Zestawienia Obrotów i Sald, pogrupowane wg kategorii konta, czyli pierwszych dwóch znaków numeru konta.

Po zaznaczeniu interesującej kategorii, na niższej liście wyświetlane są szczegółowe informacje na temat obrotów wszystkich kont wchodzących do danej kategorii. Analogicznie po wskazaniu konta, na którym dokonywane były zapisy księgowe w analizowanym okresie, na liście Zapisy na kontach zostaną wyświetlone szczegóły poszczególnych księgowań. Finalnie, na ostatniej liście można zobaczyć szczegóły Dziennika księgowań, w którym dana operacja została ujęta.

Na liście dziennik znajduje się wskazanie akronimu operatora odpowiadającego za treść zapisu. W przypadku księgowań w buforze, jest to operator wprowadzający, w przypadku księgowań zatwierdzonych, jest to operator, który dany zapis księgowy zatwierdził.

Zakładka Sumy ctrl

Zakładka ta zawiera podsumowanie wszystkich operacji w danym okresie. W przypadku ksiąg rachunkowych jest to liczba wierszy dziennika, suma kwot operacji w dziennikach, liczba wierszy zapisów na kontach księgowych oraz suma tych zapisów po stronie Winien i Ma.

Uwaga

Do dnia wydania wersji Ministerstwo Finansów nie odpowiedziało na nasze pytania dotyczące szczególnych przypadków obsługi zapisów na kontach pozabilansowych. Aby zatem uniknąć ewentualnych przypadków braku walidacji takich struktur, zdecydowaliśmy się w tej wersji nie eksportować żadnych zapisów na kontach pozabilansowych. Ta funkcjonalność zostanie rozszerzona w wersji HotFix po uzyskaniu szczegółowych wytycznych ze strony MF

Analogicznie jak dla pliku JPK_VAT można uruchomić funkcję walidacji pliku oraz wysłać plik na serwery MF

JPK_V7

Od 01-10-2020 Ministerstwo Finansów wprowadziło nowe pliki JPK:

Zgodnie z nowymi rozwiązaniami, dotychczasowe deklaracje VAT-7 i VAT-7K będą przesyłane łącznie z informacją o ewidencji  vat - JPK_VAT, w jednym dokumencie elektronicznym w formie JPK_V7M lub JPK_V7K.

Możliwość generacji plików JPK_V7M i JPK_V7K uzależniono od istniejących opcji w konfiguracji, dostępnych z poziomu zakładki Parametry2, w sekcji Deklaracje: Jeżeli zostaną wybrane obie opcje, zostanie udostępniona możliwość generowania pliku wg struktury JPK_V7M lub JPK_V7K. Generacja plików JPK_V7M i JPK_V7K  udostępniona jest z poziomu istniejącego okna „Lista plików JPK”, gdzie dostępna jest także generacja innych plików JPK, jak np. JPK_VAT, JPK_FA, JPK_MAG itd.  Okno dostępne jest z poziomu zakładki Narzędzia oraz

 Formularz JPK_V7M, JPK_V7K

Formularze JPK_V7M i JPK_V7K służą do składania rejestrów VAT w formie elektronicznej oraz deklaracji VAT-7 (miesięcznej lub kwartalnej) i składają się z 9 zakładek:

Zakładka ogólne.

Na zakładce Ogólne znajdują się też: Standardowe dane  operatora, który: Standardowe dane związane z wysyłką pliku JPK_V7 na bramkę ministerstwa finansów, tj.: Udostępniono także dwie standardowe kontrolki URL oraz Opis.

 

Zakładka Nagłówek

Sekcja Formularz – w sekcji tej prezentowane są informacje dot. schemy JPK_V7: Sekcja Formularz deklaracji. Sekcja ta przechowuje między innymi takie informacje jak:

Sekcja Część deklaratywna, ewidencyjna za okres:

W ramach sekcji udostępniono dwa parametry typu czek: Deklaracja VAT oraz Ewidencja VAT.

Obok czeku Deklaracja VAT i Ewidencja udostępniono pola, w których prezentowany jest okres, za który sporządzona zostanie deklaracja i wyświetlona ewidencja.

W przypadku złożenia pliku po raz pierwszy oba czeki domyślnie są zaznaczone i nie przeznaczone do edycji.

W przypadku złożenia korekty parametry są dostępne do edycji, przy czym:

Uwaga

System nie sprawdza różnic na poziomie poszczególnych pozycji w części ewidencyjnej. Nie wychwyci różnic wynikających np. ze zmiany adresu kontrahenta na dokumencie. Zatem to użytkownik ostatecznie musi zdecydować, czy korekcie podlegają obie części pliku (deklaratywna i ewidencyjna) czy jedna z nich.

Uwaga

Jeżeli w ewidencji oraz deklaracji za dany miesiąc/kwartał podatnik nie dokona żadnej transakcji mającej wpływ na podatek od towarów i usług, będzie musiał złożyć tzw. zerowy JPK_VAT.

Sekcja Podmiot

Jeżeli w pieczątce firmy zostanie wybrana osoba niefizyczna, do pliku xml przekazywane są takie dane jak:

Jeżeli w pieczątce firmy zostanie wybrana osoba fizyczna, do pliku xml przekazywane są następujące dane:

Dane pobierane są z pieczątki firmy, przy czym w/w pola na formularzu JPK_V7 udostępniono do edycji.

 Zakładka Deklaracja

Zawiera dane niezbędne do obliczenia wysokości podatku należnego oraz naliczonego. Z poziomu zakładki Deklaracja udostępniono trzy zakładki:

W przypadku generowania korekty pojawia się dodatkowo zakładka:

 

Zakładka VAT należny

Na zakładce VAT Należny prezentowane są pola odpowiadające polom z sekcji C „starego” formularza deklaracji VAT-7(20) lub VAT-7K(14).

Wartości prezentowane w części deklaratywnej system wylicza na podstawie pozycji wykazanych na zakładce Sprzedaż VAT-7.

 

Zakładka VAT naliczony

Na zakładce VAT Naliczony udostępniono analogiczne pola jak na „starym” formularzu deklaracji VAT-7.

Wartości prezentowane w części deklaratywnej system liczy na podstawie pozycji wykazanych na zakładce Zakup   VAT-7.

 

Zakładka Rozliczenie VAT + Inf. Dodatkowe

Na zakładce udostępniono pola pozwalające na obliczenie zobowiązania podatkowego lub kwoty zwrotu.

Pola te są generalnie odpowiednikiem pól ujętych w sekcjach E i F na „starym formularzu deklaracji VAT-7”.

W wersji 2022 dodano techniczne pole 49a, którego nie ma w strukturach plików JPK_V7M i JPK_VK: Po dodaniu technicznego pola 49a, pole 49 wypełniane jest następująco:

W plikach JPK_V7M i K dodano nowy parametr Zaliczenie zwrotu podatku na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych (59-61). Nowością są także pola 68 i 69 Zbiorcza wysokość korekty, o której mowa w art. 89a ust. 1 ustawy. W polach tych wykazywana jest zbiorcza wysokość korekty z tyt. „Ulgi za złe długi” w podatku VAT. Może ona przyjmować tylko wartość ujemną. Do jej wyliczenia brane są pod uwagę wyłącznie dokumenty ZD’FS, obniżające podatek vat należny, generowane na podstawie przeterminowanych płatności, spełniających określone warunki uprawniające do zastosowania ulgi za złe długi w podatku VAT. Pola te mają charakter informacyjny.

 

 

Zakładka ORDZU 

Dane prezentowane na zakładce Deklaracje za pierwszy i drugi miesiąc kwartału mają charakter wyłącznie informacyjny. Nie są przekazywane do pliku xml, a zatem nie podlegają wysyłce na serwer MF. W ww. przypadku, w  ramach zakładki Deklaracje dostępne są tylko dwie podzakładki: VAT należny i VAT naliczony.

Na formularzach JPK_V7K za trzeci miesiąc dostępne są już wszystkie zakładki, ponieważ w trzecim miesiącu następuje rozliczenie podatku VAT. Dane przekazywane są do pliku xml, podlegają wysyłce na serwer MF.

Na wszystkich zakładkach, w lewym górnym rogu udostępniono dwa parametry „Bieżący miesiąc”, „Narastająco”. Dzięki tym parametrom użytkownik ma możliwość wyświetlania danych za okres bieżący lub narastająco. Dla plików za pierwszy i drugi miesiąc kwartału domyślnie ustawiana jest opcja Bieżący miesiąc. Dla pliku za trzeci miesiąc kwartału – opcja Narastająco.

Uwaga

Zmieniono logikę korygowania.  Korektę pliku JPK_V7M i JPK_V7K można wystawić bez konieczności anulowania pliku korygowanego. W związku z tym,  korekty plików JPK_V7M i JPK_V7K oprócz stanu bieżącego (do wysyłki) wykazują także stan różnicowy, na podstawie, którego generowane są płatności oraz kwoty do księgowania.

Na formularzach plików typu korekta prezentowany jest stan bieżący oraz różnicowy. Dane bieżące prezentowane są w kolumnach Netto i VAT po lewej stronie formularza. Z kolei dane różnicowe prezentowane są w kolumnach Netto i VAT po prawe stronie formularza. Kolumny te mają w nagłówku informację Różnica. Pola, w których występują różnice, prezentowane są w kolorze żółtym, co powinno ułatwić śledzenie wystąpienia różnic.

Na formularzu pliku JPK_V7K dane różnicowe prezentowane są w kontekście parametrów wybranych w sekcji Dane za okres. Jeżeli zatem zostanie wybrana opcja:

Zakładka Sprzedaż VAT-7

Na zakładce Sprzedaż VAT-7 prezentowany jest rejestr sprzedaży VAT (część ewidencyjna). Konstrukcja okna, sposób prezentacji danych jest identyczny jak na formularzu pliku JPK_VAT.

Okno składa się z dwóch sekcji:

Zakres danych jakie muszą być prezentowane dla danego rekordu jest zbliżony do zakresu danych prezentowanych w JPK_VAT, występują jednak różnice. Wprowadzono:

Wskazówka

W celu ujęcia w plikach JPK_V7 wartości:

• spisu z natury,
• zwrotu od US na zakup kasy rejestrującej

należy wystawić dokumenty wewnętrzne a-vista (A)FW, z odpowiednimi parametrami na pozycji tabeli VAT w polu „VAT należny od:”

Uwaga

W plikach JPK_V7 nie są uwzględniane rekordy powiązane z dokumentami sprzedaży i zakupu, na których wybrano rodzaj transakcji : Podatnikiem jest Nabywca.

Uwaga

Dla plików JPK_V7M i JPK_V7K nie są obsługiwane parametry w konfiguracji (zakładka [Parametry2]):Nie zaokrąglaj współczynnika struktury sprzedaży oraz Nie zaokrąglaj kwot na deklaracjach VAT-7, VAT-UE.

Zakładka Zakup VAT-7

Na zakładce Zakup VAT-7 prezentowany jest rejestr zakupu VAT (część ewidencyjna). Konstrukcja okna, sposób prezentacji danych jest identyczny jak na formularzu pliku JPK_VAT.

Okno składa się z dwóch sekcji: Zakres danych jakie muszą być prezentowane dla danego rekordu jest zbliżony do zakresu danych prezentowanych w JPK_VAT, występują jednak różnice. Wprowadzono:

Zakładka Sumy Ctrl

Zawiera dane dotyczące:

Zakładka Płatności

Na zakładce Płatności i formularzu płatności sposób prezentacji danych, akcje możliwe do wykonania są zgodne z obowiązującym standardem. Domyślnie jako Płatnik ustawiany jest Urząd skarbowy wskazany w pieczątce firmy, na zakładce Deklaracje, w polu VAT-7, VAT-UE.

Generacja płatności na formularzu pliku korygujących JPK_V7M, JPK_V7K:

Zakładka Księgowość

Pliki JPK_V7M i JPK_V7K podlegają księgowaniu, nie podlegają opisowi analitycznemu. W związku z tym na zaakceptowanym formularzu pliku JPK_V7 brak zakładki Opis analityczny.

Ponieważ oba typy - plików JPK_V7M i JPK_V7, osadzone są na tym samym mechanizmie, udostępniono jeden wspólny schemat księgowania tych plików.  Schemat księgowy należy zdefiniować w oknie: Schematy księgowe, z poziomu zakładki Deklaracje, dla tzw. Innych deklaracji.

Zakładka Załączniki

Sposób dodawania załączników, ich prezentacja jest zgodna z obowiązującym standardem.

Wysyłka na bramkę Ministerstwa Finansów

Przeniesienie zapisów do Księgi Głównej

W celu podniesienia ergonomii przenoszenia zapisów księgowych z buforów do księgi głównej dodane jest narzędzie dostępne z wstążki z zakładki [Narzędzie], pod przyciskiem Przenoszenie zapisów do Księgi Głównej oraz z poziomu okna [Zapisy księgowe].

Funkcja pozwala na przenoszenie zapisów z buforów do księgi głównej w obrębie wybranego dziennika lub wszystkich dzienników. Użytkownik może wskazać za jaki okres zapisy księgowe mają zostać przeniesione. Okres może obejmować więcej niż jeden miesiąc. Oprócz możliwości wybrania zakresu dat („od” – „do”), udostępniono także parametr „Do dnia”, pozwalający na przeniesienie zapisów do danego dnia. Z parametrów „za okres”, „Do dnia” można korzystać zamiennie jak również równolegle.

Uwaga

Jeżeli użytkownik wskaże okres dłuży od okresu obrachunkowego, system przeniesie zapisy z buforów do księgi głównej tylko w obrębie wybranego okresu obrachunkowego.

W oknie dostępne są pola:

Z dziennika - wskazuje dla jakiego dziennika przenoszone będą zapisy. Możliwe jest przeniesienie zapisów dla wszystkich dzienników

Okres obrachunkowy - w polu prezentowana jest informacja w kontekście jakiego okresu obrachunkowego zapisy są przenoszone. Pobierana jest ona z definicji okresu obrachunkowego, z pola Opis. Za okres: - po zaznaczeniu parametru możliwe jest wskazanie zakresu miesięcy (Miesiąc od: i Miesiąc do:), dla którego mają zostać przeniesione zapisy. Do dnia: - Po zaznaczeniu parametru możliwe jest określenie dnia, do którego wszystkie zapisy zostaną przeniesione do księgi głównej.

Przyklad

Dodane są zapisy: (BUFOR)DZK/25/01/1 z datą 01.01.2025 (BUFOR)DZK/25/01/2 z datą 05.01.2025 (BUFOR)DZK/25/02/1 z datą 01.02.2025 (BUFOR)DZK/25/02/2 z datą 05.02.2025 Przy przenoszeniu wybrane są parametry Za okres: miesiąc od: 01.2025, miesiąc do: 02.2025 oraz Do dnia: 02.02.2025. Po uruchomieniu przeniesienia do księgi głównej zostaną przeniesione: DZK/25/01/1 z datą 01.01.2025 DZK/25/01/2 z datą 05.01.2025 DZK/25/02/1 z datą 01.02.2025 Zapis (BUFOR)DZK/25/02/2 z datą 05.02.2025 pozostanie w buforze.

Ogólny opis funkcjonalności modułu

Dnia 27 kwietnia 2016 r zostało opublikowane nowe Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Rozporządzenie wprowadza szereg zmian w zakresie ochrony danych osobowych przetwarzanych przez podmioty gospodarcze. Z jednej strony jednostki przetwarzające będą miały zwiększone dotychczasowe obowiązki informacyjne w zakresie gromadzenia i przetwarzania danych: przechowywanie wszelkich zgód na przetwarzanie i profilowanie oraz upoważnień pracowników do przetwarzania, gromadzenie informacji o czynnościach przetwarzających oraz raportowanie o ewentualnych naruszeniach.

Z drugiej strony osoby fizyczne, których dane są przetwarzane otrzymały dodatkowe uprawnienia, czyli: możliwość wglądu do wszystkich zgromadzonych danych, możliwość ich przeniesienia czy cofnięcia zgody na przetwarzanie, a nawet zawnioskowanie o usunięcie własnych danych (tzw. prawo do zapomnienia).

Moduł: RODO zawiera narzędzia dla osób czuwających nad bezpieczeństwem gromadzonych i przetwarzanych danych osobowych.

W oknie, poza standardowymi listami zawierającymi dane osobowe dostępne są dodatkowe trzy listy:

Dostęp do ww. list mają tylko Operatorzy z zaznaczonym parametrem: Uprawnienia administratora danych osobowych, na zakładce: Parametry/Uprawnienia/Administracja danymi osobowymi karty operatora.

Opis funkcji dostępnych w module

Podstawę modułu: RODO stanowi: menu i wstążka

Menu główne

System

W menu: System możliwe jest wprowadzanie zmian dotyczących systemu.

Listy

W menu: Listy, dostępne są następujące listy:

Narzędzia

W menu: Narzędzia dostępne są dwie sekcje. W sekcji: Ogólne dostępne są trzy podstawowe listy modułu:

Opisy historii uruchomień (tj. zapisów działań operatorów w systemie jak np. eksport list do MS Excel) oraz historii komunikatów systemowych znajduje się w dokumentacji do modułu Administrator.

Zadania

Z menu możliwe jest wybranie następujących funkcji:

Okno

Służy określeniu sposobu wyświetlania okien. Możliwy jest wybór jednego z poniższych wariantów:

Pomoc

Tematy pomocy - otwiera dokumentację systemu COMARCH ERP XL.

Do systemu dodana została opcja pozwalająca na połączenie serwisanta (np. pracownika Asysty Technicznej) ze stanowiskiem Klienta. Klient, po użyciu opcji otrzyma stosowny identyfikator, który powinien przekazać np. pracownikowi AT celem nawiązania połączenia zdalnego. Połączenie będzie realizowane przy pomocy TeamViewera.

 

• Oferta Comarch ERP – okno z informacją o ofercie.
• Społeczność Comarch ERP – otwiera okno z logowaniem do Comarch Cloud.
• Wszystko.pl – okno zawierające oferty handlowe z portalu wszystko.pl
• Ważne informacje – okno zawiera wiadomości produktowe oraz promocje dla użytkowników Comarch ERP XL

Pasek narzędzi

[Kontrahenci] – wyświetla listę kontrahentów

[Osoby kontrahenta-Listy] – wyświetla listę osób kontrahenta

[Pracownicy] – otwiera listę pracowników

[Upoważnienia PDO] – otwiera listę upoważnień do przetwarzania danych osobowych

[Czynności PDO] – otwiera rejestr czynności przetwarzania danych osobowych

[Naruszenia PDO] – otwiera listę naruszeń przetwarzania danych osobowych

[Terminarz] – otwiera terminarz pracownika podpiętego do operatora zalogowanego do systemu

Listy w module RODO

Kontrahenci

Lista kontrahentów została omówiona szczegółowo w dokumentacji modułu: Sprzedaż.

Osoby kontrahenta

Na liście osób u kontrahenta wyświetlane są osoby kontaktowe wszystkich kontrahentów zarejestrowanych w systemie. Lista składa się z trzech zakładek: Wg kontrahentów, Wg osób, Znajdź.

Na każdej zakładce lista osób u kontrahenta wyświetlana jest w układzie: Osoba/Imię i nazwisko, Stanowisko, e-Mail, Telefon, Telefon 2, Kontrahent/Akronim, Miasto, Nazwa.

Filtrowanie danych

Istnieje możliwość filtrowania listy:

• z użyciem filtra prostego i konstruktora filtra (z wyłączeniem zakładki Znajdź),
• wg kontrahenta za pomocą przycisku [Kontrahent] , który otwiera listę zarejestrowanych w systemie kontrahentów
• wg. stanowiska, wybierając zdefiniowany uprzednio rodzaj stanowiska ( słownik stanowisk dostępny jest w module: Administrator, zakładka Listy\Słowniki kategorii\CRM\Stanowiska)
• wg. flagi: Archiwalne

Dodatkowo dostępne są następujące funkcje:

[Dodaj] - pozwala na dodania nowej osoby kontrahenta. Opcja jest aktywna jeżeli lista została zawężona do jednego kontrahenta

[zmień] – pozwalać edytować kartę osoby kontrahenta

[Usuń] – usuwa osobę kontrahenta

Ponadto w menu kontekstowym listy dostępna jest opcja Dokonaj anonimizacji danych osobowych (patrz: rozdział 1.6 Anonimizacja danych osobowych).

Zakładka Znajdź listy osób u kontrahenta składa się z dwóch podrzędnych zakładek: Ogólne i Atrybuty.

Na zakładce Znajdź/Ogólne wyżej omówiona funkcjonalność filtrowania listy została rozszerzona o możliwość wyszukiwania osób wg kryteriów:

• Imię i nazwisko,
• Telefon
• Rodzaj zgody (wyszukiwanie osób, do których jest przypisana zgoda na przetwarzanie danych osobowych o wskazanym rodzaju),
• Tylko aktywna zgoda (wyszukiwanie osób, które w danym dniu mają przypisaną aktywną zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Aktywność parametru uzależniona jest od wskazania rodzaju zgody w filtrze powyżej. Uwaga: zgoda jest aktualna jeżeli jej data wycofania jest mniejsza niż data bieżąca),
• E-Mail.

 

Na zakładce Znajdź/Atrybuty Użytkownik ma możliwość filtrowania osób wg przypisanych do nich atrybutów.

Uwaga

Od wersji 2018.2 Użytkownik może zablokować poszczególnym operatorom możliwość wykonania operacji eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego ze wskazanych miejsc w systemie, w tym list zawierających dane osobowe. Służy do tego dodatkowa opcja zakazu: Blokuj Eksport do Excela na karcie operatora (zakładka Zakazy). Jest to parametr dostępny wprost z listy ( w osobnej kolumnie) dla każdego zakazu.

Raport danych osobowych

W systemie Comarch ERP XL dodano funkcjonalność umożliwiającą osobom fizycznym wgląd do własnych danych osobowych. Pozwala ona Użytkownikowi na sporządzenie na żądanie osoby wnioskującej (tj. kontrahenta, osoby u kontrahenta, pracownika) raportu danych osobowych, jakie są przechowywane w systemie, z uwzględnieniem zmian w danych osobowych dokonywanych na jej karcie.

Na wstążce / pasku narzędzi otwartej karty kontrahenta, osoby kontrahenta oraz pracownika, a także podświetlonej osoby na liście osób u kontrahenta dostępny jest przycisk [Dane os.-raport].

Pod przyciskiem dostępne są następujące opcje:

Eksport danych

Przed operacją eksportu danych Użytkownik może zdefiniować parametry pozwalające na pobranie obok danych osobowych z karty kontrahenta/osoby u kontrahenta/pracownika, także innych danych przechowywanych w systemie odnoszących się do osoby wnioskującej. Dotyczy to głównie kontrahenta, dla którego można wskazać również: wszystkie jego adresy, powiązane osoby oraz właściwości (zapisane na zakładce Inne). Dla wszystkich obiektów możliwy jest natomiast wybór przypisanych do nich atrybutów. W przypadku danych zapisanych w atrybutach należy dodatkowo zaznaczyć, które z nich mają zostać uwzględnione w sporządzanym raporcie.

Wyeksportowane dane mogą zostać zapisane do pliku w formacie XML lub udostępnione w formie wydruku.

Eksport historii zmian

Historia zmian w danych osobowych kontrahenta, osoby u kontrahenta oraz pracownika jest zapisywana do pliku XML. Plik ten zawiera informacje o zmianach w danych osobowych dokonywanych na karcie. W przypadku kontrahenta są to także informacje o zmianach w jego adresach.

Uwaga

Aby takie dane były dostępne, należy wcześniej w konfiguracji systemu na zakładce Ogólne/Parametry 3/Zapisuj historię zmian zaznaczyć parametry: Karty kontrahenta, Adresy kontrahenta, Osoby kontrahenta, Karty pracownika. Od momentu zaznaczenia tych parametrów tworzone będą stosowne zapisy, które można będzie wyeksportować na żądanie osoby.

Pracownicy

Lista pracowników została omówiona szczegółowo w dokumentacji modułu: Administracja.

Operatorzy

Lista operatorów została omówiona szczegółowo w dokumentacji modułu: Administracja.

Narzędzia w module RODO

Upoważnienia PDO – lista upoważnień do przetwarzania danych osobowych

Lista upoważnień do przetwarzania danych osobowych nadanych przez administratora osobom fizycznym lub prawnym.

Lista składa się z dwóch zakładek: Ogólne i Załączniki.

Zakładka: Ogólne

Na zakładce: Ogólne nadane upoważnienia prezentowane są w układzie: Imię i nazwisko, Obiekt w systemie/Nazwa, Rodzaj, Zakres upoważnienia, Data nadania, Data ustania.

Pod listą dostępne są opcje:

[Dodaj]- pozwala na dodanie upoważnienia

[zmień] – pozwalać edytować upoważnienie

[Usuń] – usuwa upoważnienie

Filtrowanie danych

Filtrowanie upoważnień na liście odbywa się za pomocą następujących narzędzi:

Zakładka: Załączniki

Zakładka: Załączniki służy do umieszczania załączników. Lista wyświetlana jest w układzie: Nazwa, Adres, URL, Typ, Dostępność w aplikacjach, Opis. Na zakładce można m.in. dodać i usunąć załącznik, a także uruchomić go do odczytu.

Formularz upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

Formularz upoważnienia do przetwarzania danych osobowych składa się z trzech zakładek: Ogólne, Atrybuty i Załączniki.

Z poziomu każdej zakładki dostępny jest przycisk , który umożliwia sprawdzenie, kiedy formularz został utworzony, ostatnio zmodyfikowany i przez jakiego operatora. Z poziomu każdej zakładki możliwy jest również zapis wprowadzonych zmian, wyjście/anulowanie, blokada możliwości zapisu zmian, możliwość pozostawienia okna na wierzchu.

Zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się pola i funkcje:

Imię i nazwisko – pole obowiązkowe

Powiązanie - pozwala na wybór powiązania z obiektem w systemie: Pracownikiem, Operatorem, Osobą kontrahenta, Kontrahentem.

Data nadania – pole obowiązkowe

Data ustania - data ustania upoważnienia, możliwa do określenia po odznaczeniu parametru Aktywne.

Rodzaj upoważnienia – rodzaj upoważnienia ze słownika kategorii: Ochrona danych osobowych/Rodzaje upoważnień PDO

Zakres upoważnienia – Zakres upoważnienia, ustalany na podstawie wybranego Rodzaju upoważnienia, z możliwością edycji.

Parametr - zaznaczony oznacza, że upoważnienie jest aktualne. Jego odznaczenie archiwizuje formularz, w wyniku czego nie jest możliwa jego dalsza modyfikacja.

Zakładka: Atrybuty

Na zakładce istnieje możliwość dodatkowego opisania za pomocą atrybutów zdefiniowanych wcześniej w module: Administrator.

Zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Czynności PDO – rejestr czynności przetwarzania danych osobowych

Zawiera informacje o kluczowych osobach zajmujących się ochroną danych osobowych: administrator, współadministratorzy, przedstawiciel oraz inspektor. Ponadto jest to prosta lista czynności zidentyfikowanych w firmie jako czynności przetwarzające dane osobowe wraz z listą krajów, w których czynności te mogą być wykonywane.

Lista składa się z dwóch zakładek: Ogólne i Załączniki.

Zakładka: Ogólne

Na zakładce Ogólne dane zawarte są w trzech sekcjach:

Zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Formularz czynności przetwarzania danych osobowych

Formularz czynności przetwarzania danych osobowych składa się z następujących zakładek: Ogólne, Inne, Atrybuty i Załączniki

Z poziomu każdej zakładki dostępny jest przycisk , który umożliwia sprawdzenie, kiedy formularz został utworzony, ostatnio zmodyfikowany i przez jakiego operatora. Z poziomu każdej zakładki możliwy jest również zapis wprowadzonych zmian, wyjście/anulowanie, blokada możliwości zapisu zmian, możliwość pozostawienia okna na wierzchu.

Zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się pola:

Kategoria czynności - rodzaj upoważnienia ze słownika kategorii: Ochrona danych osobowych/Kategorie czynności PDO. Jest to pole obowiązkowe.

Pozostałe dostępne pola: Cel przetwarzania, Kategorie osób, których dane dotyczą, Kategorie danych osobowych, Kategorie odbiorców, którym dane ujawniono lub zostaną ujawnione, Planowane terminy usunięcia danych to pola tekstowe.

Parametr - służy do oznaczenia czynności jako archiwalnej.

Zakładka: Inne

Na zakładce znajdują się trzy sekcje:

Zakładka: Atrybuty

Na zakładce istnieje możliwość dodatkowego opisania za pomocą atrybutów zdefiniowanych wcześniej w module: Administrator.

Zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Naruszenia PDO - lista naruszeń przetwarzania danych osobowych

Lista naruszeń przetwarzania danych osobowych wypełniana przez administratorów w przypadku wystąpienia takiego naruszenia.

Lista składka się z dwóch zakładek: Ogólne i Załączniki

Zakładka: Ogólne

Na zakładce: Ogólne wprowadzone są zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych. Dane prezentowane są w układzie: Dane inspektora, Liczba rekordów, Data naruszenia, Data zgłoszenia, Charakter naruszenia, Kategoria i przybliżona lista osób, których dane dotyczą.

Pod listą dostępne są opcje:

[Dodaj]- pozwala na dodanie nowego naruszenia

[zmień] – pozwalać edytować naruszenie

[Usuń] – usuwa naruszenie

Filtrowanie na liście odbywa się za pomocą filtra prostego i konstruktora filtra.

Zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Formularz zgłoszenia naruszenia danych osobowych

Formularz zgłoszenia naruszenia składa się z trzech zakładek: Ogólne, Atrybuty, Załączniki

Z poziomu każdej zakładki dostępny jest przycisk , który umożliwia sprawdzenie, kiedy formularz został utworzony, ostatnio zmodyfikowany i przez jakiego operatora. Z poziomu każdej zakładki możliwy jest również zapis wprowadzonych zmian, wyjście/anulowanie, blokada możliwości zapisu zmian, możliwość pozostawienia okna na wierzchu

Zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się przyciski/pola:

Inspektor - przycisk z możliwością wybrania z listy pracownika lub kontrahenta. Na nowo dodawanym zgłoszeniu domyślnie wybrany jest inspektor wskazany w rejestrze czynności przetwarzania DO. Jest to pole obowiązkowe.

Liczba rekordów, których dotyczy naruszenie – pole liczbowe

Data naruszenia- data i godzina naruszenia ochrony danych osobowych. Pole obowiązkowe.

Data zgłoszenia- data i godzina zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych. Data naruszenia nie może być większa niż data zgłoszenia.

Pozostałe dostępne pola: Charakter naruszenia ochrony danych, Kategoria i przybliżona liczba osób, których dane dotyczą, Możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych, Środki zastosowane lub proponowane w celu zaradzenia naruszeniu lub zminimalizowania skutków naruszenia, Przyczyna opóźnienia zgłoszenia ,Szczegóły to pola tekstowe.

Zakładka: Atrybuty

Na zakładce istnieje możliwość dodatkowego opisania za pomocą atrybutów zdefiniowanych wcześniej w module: Administrator.

Zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

W systemie Comarch ERP XL istnieje możliwość ewidencjonowania zgód na przetwarzanie danych osobowych udzielonych przez: kontrahentów, osoby kontrahentów oraz pracowników. Zgody wprowadzane są do systemu z poziomu zakładki: Zgody dostępnej na karcie kontrahenta, osoby u kontrahenta i pracownika.

Dodatkowo istnieje możliwość importu zgód za pomocą Migratora.

Formularz zgody kontrahenta/ osoby kontrahenta/ pracownika

Formularz składa się z trzech zakładek: Ogólne, Atrybuty, Załączniki

Z poziomu każdej zakładki dostępny jest przycisk , który umożliwia sprawdzenie, kiedy formularz został utworzony, ostatnio zmodyfikowany i przez jakiego operatora. Z poziomu każdej zakładki możliwy jest również zapis wprowadzonych zmian, wyjście/anulowanie, blokada możliwości zapisu zmian, możliwość pozostawienia okna na wierzchu

Zakładka: Ogólne

Rodzaj zgody – przycisk pozwala na wybranie rodzaju zgody ze słownika kategorii: Ochrona danych osobowych/Rodzaje zgód dla danych osobowych. Jest to pole obowiązkowe.

Wersja- numer wersji rodzaju zgody

Aktywna - odznaczenie parametru archiwizuje zgodę.

Data udzielenia - data udzielenia zgody

Źródło udzielenia – pozwala na wybór źródła udzielenia zgody ze słownika kategorii: Ochrona danych osobowych/Źródła zgody.

IP - IP komputera, z którego została udzielona zgoda.

URL

Treść - treść zgody z definicji zgody

Forma kontaktu - forma kontaktu, wybierana spośród tych, które wskazano na definicji zgody.

Szczegóły - pole tekstowe

Regulamin - Regulamin wskazany na definicji zgody.

Powód wycofania - pozwala na wybór powodu wycofania zgody ze słownika kategorii: Ochrona danych osobowych/Powody wycofania zgody.

Źródło wycofania - pozwala na wybór źródła wycofania zgody ze słownika kategorii: Ochrona danych osobowych/Źródła zgody.

Zakładka: Atrybuty

Na zakładce istnieje możliwość dodatkowego opisania za pomocą atrybutów zdefiniowanych wcześniej w module: Administrator.

Zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Anonimizacja danych osobowych

W systemie Comarch ERP XL dostępna jest funkcjonalność anonimizacji danych osobowych, tj. trwałego i nieodwracalnego usunięcia z bazy wszystkich danych osobowych dotyczących osoby wnioskującej (kontrahenta lub osoby u kontrahenta).

Usunięcia danych osobowych z systemu może dokonać uprawniony operator. By nadać mu stosowne uprawnienia, należy zaznaczyć parametr: Pozwalaj na anonimizację na zakładce Parametry/Uprawnienia/Administracja danymi osobowymi karty operatora.

Operację anonimizacji uruchamia się poprzez wybór opcji: Dokonaj anonimizacji danych osobowych dostępnej w menu kontekstowym:

Uwaga

W przypadku kontrahenta JEDNORAZOWY, ze względu na specyfikę jego użycia w systemie, operacja anonimizacji dotyczy tylko jego adresów.

Wybranie polecenia: Dokonaj anonimizacji danych osobowych rozpoczyna się proces anonimizacji. W pierwszej kolejności wyświetlony zostaje bardzo ważny komunikat: Wykonanie operacji spowoduje nieodwracalne usunięcie danych osobowych zarejestrowanych na karcie kontrahenta [COMARCH] i uniemożliwi wykonywanie operacji z tym kontrahentem oraz z dokumentami powiązanymi. Czy chcesz przejść do procesu weryfikacji powiązań kontrahenta w systemie? Jeśli zostanie wybrana odpowiedź: Tak, to rozpocznie się operacja anonimizacji.

Uwaga

Aby zagwarantować poprawność wykonania operacji, w tym samym czasie nie powinny być wykonywane żadne operacje na zapisach powiązanych.

Istotne aspekty anonimizacji:

Uwaga

Przed wykonaniem operacji wskazane jest, aby zostały zsynchronizowane wszystkie dokumenty i z zapisy z aplikacji współpracujących, np. Comarch Mobile, Comarch WMS czy Comarch e-Sklep.

Dodatkowo operacja usunięcia danych osobowych kontrahenta oraz adresów kontrahenta jednorazowego poprzedzona jest kontrolą powiązań tego kontrahenta/adresu z innymi obiektami w systemie. Konieczność wprowadzenia takiej kontroli wynika z faktu, że niektóre z tych obiektów podlegają odrębnym przepisom (podatkowym, księgowym) nakazującym przechowywanie danych przez czas w nich oznaczony.

Weryfikacja powiązań kontrahenta przeprowadzana jest zawsze we wszystkich modułach systemu, co oznacza, że poza dokumentami, dla których istnieje obowiązek przechowywania, kontrolowane są również aktualnie trwające działania handlowe (dokumenty w buforze), działania CRM, powiązane płatności oraz konta księgowe.

Jeżeli kontrola wykaże istnienie takich powiazań, operacja anonimizacji będzie mogła zostać zablokowana. O tym, czy dane będą mogły zostać usunięte z systemu pomimo ww. powiązań, decyduje parametr: Nie stosuj blokad przy anonimizacji kontrahenta na zakładce Parametry/Uprawnienia/Administracja danymi osobowymi karty operatora.

Operator korzystający z tego uprawnienia będzie miał możliwość odznaczenia parametru: Blokuj w oknie Weryfikacja powiązań przed anonimizacją.

Jeśli nie przyznano uprawnienia, wówczas wszystkie parametry są zaznaczone i nieaktywne, co oznacza, że każdy z ww. warunków będzie blokował przeprowadzenie anonimizacji. Jeśli przyznano uprawnienie, okno wyświetla się jak na powyższym rysunku i jest możliwe dowolne włączanie/wyłączanie warunków blokujących operację. Przy czym niezależnie od ustawienia parametrów, zawsze wykonywana jest pełna kontrola, a jej wyniki dostępne są w logu. Natomiast w przypadku, gdy dane zapisy powiązane nie mają być traktowane jako blokujące, wówczas po przeprowadzonej kontroli użytkownik zostanie dopuszczony do przeprowadzenia anonimizacji. Istnieje jednak wówczas niebezpieczeństwo, że zostaną wykasowane dane, które są niezbędne do przechowywania w systemie na podstawie odrębnych przepisów. Należy więc postępować bardzo rozważnie zmieniając ustawienia tych parametrów:

W ramach weryfikacji wykonywane są następujące czynności:

Kontroluj, czy istnieją dokumenty w buforze/do realizacji

Sprawdzane są:

Wyszukuj zatwierdzone dokumenty handlowe z o kresu ostatnich lat: 5

Okres ostatnich lat należy interpretować jako czas biegnący od początku roku następującego po roku z daty ustalonej na dokumencie i kończący się w roku poprzedzającym datę wykonywania anonimizacji.

Przyklad

Okres przechowywania dla dokumentu FS ustawiony został w parametrach na 5 kolejnych lat. Data wykonywania anonimizacji: 2018-03-18.

Poprzednie 5 lat to okres: 2013 -2017. Data wystawienia dla ostatniej zatwierdzonej FS musi być zatem mniejsza niż 2013-01-01. Jeśli są dokumenty z datą późniejszą, to anonimizacja zostanie zablokowana.

W tym punkcie sprawdzane są:

 

Uwaga

Ponieważ z przepisów wynika, że minimalny okres przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniami podatkowymi wynosi minimum 5 lat, to taka wartość jest proponowana zawsze dla tego parametru. Jeśli firma ma ustalony ten okres na dłuższy, wówczas należy zmienić go w tym oknie, aby zostały poprawnie zweryfikowane wszystkie dokumenty. Analogiczne dotyczy kolejnego parametru dotyczącego reklamacji.

Wyszukuj zakończone reklamacje z okresu ostatnich lat: 1

Sprawdzane są zamknięte reklamacje, których data zamknięcia zawiera się w ustalonym okresie. Interpretacja okresu analogiczna, jak dla poprzedniego parametru.

Kontroluj, czy istnieją nierozliczone płatności

Sprawdzane są nierozliczone płatności z kontrahentem.

Ostrzegaj, jeśli istnieje powiązane konto księgowe

Sprawdzane są konta księgowe powiązane z kontrahentem. Kontrola ta jest aktywna zawsze jako informacyjna (nie będzie blokowała operacji anonimizacji), aby zwrócić uwagę na to, że w numerze lub nazwie takiego konta mogła być użyta dana osobowa (np. akronim czy NIP kontrahenta). Po anonimizacji należałoby taką informację usunąć. W tym celu można wykorzystać funkcję specjalną: Zmiana numeru konta.

Uwaga

Gdy w powyższych opisach mowa o wszelkiego rodzaju dokumentach (handlowe, importowe, zamówienia, umowy, reklamacje i inne), na których powiązanych może być kilku różnych kontrahentów, jako: główny, docelowy, płatnik, zgłaszający itd., to weryfikacja zawsze dotyczy każdego z nich. Czyli nawet jeśli dany kontrahent znajduje się na dokumencie jako płatnik, to użytkownik zostanie o tym poinformowany.

Jeśli w wyniku weryfikacji zostanie znaleziony choć jeden z poszukiwanych rekordów, wówczas w logu pojawi się stosowna informacja. Konieczne jest tutaj, aby operator na karcie, zakładka Systemowe/ Log systemowy nie miał zaznaczonego parametru: Zamknij, gdy brak błędów. Tylko wówczas log będzie widoczny na ekranie.

Została również dodana specjalna funkcja SQL dla anonimizacji (CDN.WDR_RODOZweryfikujDokumenty), pozwalająca użytkownikom wpisywać dodatkowe warunki do kontroli przed anonimizacją (np. powiązania z własnymi obiektami innymi niż standardowe) oraz określać komunikaty wyświetlane w logu dla tych warunków.

Wykonanie operacji na karcie kontrahenta będzie skutkowało następującymi zmianami:

Uwaga

Usuwanie nie dotyczy załączników umieszczonych z Archiwum wydruków, w których mogą znajdować się dane osobowe kontrahenta. Jeśli będzie taka konieczność, to operację można wykonać samodzielnie z poziomu listy załączników, ustawiając wcześniej w filtrze właściwego kontrahenta.

Operacja usuwania jest dostępna, jeśli w konfiguracji ustawiono odpowiedni parametr ( Ogólne/ Parametry1: Nie pozwalaj na usuwanie załączników systemowych) lub operator ma uprawnienia administratora danych osobowych.

 

• Usunięcie kontrahenta zanonimizowanego z powiązanych rekordów:
  •  kart kontrahentów, jeśli ustawiony jako główny, płatnik lub akwizytor,
  •  kart towaru, jeśli występuje jako dostawca,
  •  magazynów, jeśli występuje jako opiekun,
  • trasy, jeśli występuje jako spedytor lub jako punkt trasy,
  • samochodu, jeśli występuje jako kierowca,
  • projektu, jeśli występuje jako kontrahent główny lub docelowy,
  • urządzenia serwisowego, jeśli występuje jako właściciel,
  • środka trwałego,
  • paczki (usuwany adres) nie powiązanej z wysyłką.
• Zmodyfikowanie trwających/aktywnych działań CRM powiązanych z kontrahentem:
  • Zakończenie otwartych wątków konwersacji, zatwierdzonych wizyt handlowych (oznaczenie jako niewykonane) oraz kampanii CRM (z opcją: Porażka i kodem zakończenia: Kontrahent zanonimizowany),
  • Usunięcie niezakończonych zadań CRM,
  • Odrzucenie niezatwierdzonych wizyt.
• Usunięcie kontrahenta z otwartych obiektów oraz dokumentów produkcyjnych: otwartych zleceń produkcyjnych/harmonogramów projektu, niearchiwalnych technologii produkcji/ kosztorysów projektu oraz z zasobów produkcyjnych.
• Ustawienie parametru: Nie rozliczaj na nierozliczonych lub częściowo rozliczonych zapisach kasowo- bankowych kontrahenta oraz na nierozliczonych płatnościach. Zmiana ustawienia tego parametru będzie możliwa.
• Ustawienie na stałe parametru: Archiwalne dla powiązanego konta księgowego.
• Na samym końcu usuwane są z bazy powiązane osoby kontaktowe, jeśli nie mają powiązań w systemie lub anonimizowane, jeśli powiązania takie istnieją.

Uwaga

W przypadku anononimizacji adresu dla kontrahenta JEDNORAZOWEGO, podlega on takim samym zmianom, jak adres zwykłego kontrahenta. Z istniejących powiązań zmianom podlegają tylko wizyty handlowe oraz usunięcie lub anonimizacja powiązanej osoby. Adres taki zostaje również oznaczony na oknie jako zanonimizowany z datą wykonania operacji.

Wykonanie operacji na karcie osoby kontrahenta będzie skutkowało następującymi zmianami:

• Oznaczenie osoby kontrahenta jako zanonimizowanej (widoczne na górze okna wraz z datą wykonania operacji) oraz modyfikacja obowiązkowego pola Imię i Nazwisko – zastąpienie go ciągiem cyfr. Na karcie takiej osoby nie będzie można już zapisywać zmian.
• Usunięcie wszystkich pozostałych danych z karty wraz z powiązaniem z adresem.
• Zarchiwizowanie osoby kontrahenta wraz z odznaczeniem pozostałych parametrów, gdyż osoba taka traci wszelkie uprawnienia. Po archiwizacji, zgodnie ze standardem osoba zniknie z listy, o ile nie zaznaczono na niej parametru Archiwalne.
• Wycofanie wszystkich aktywnych zgód kontrahenta z oznaczeniem powodu: Obiekt zanonimizowany.
• Usunięcie z karty powiązania z atrybutami i załącznikami. Jeśli załącznik był przypisany tylko do tego rekordu, wówczas zostanie usunięty również z bazy danych.
• Usunięcie osoby zanonimizowanej z powiązanych rekordów: trasy oraz samochodu, jeśli występuje jako kierowca.

Działania z obiektami zanonimizowanymi

Ponieważ anonimizacja jest związana z ‘zapomnieniem’ danego obiektu, to oczywistym jest, że nie powinien on już być nadal wykorzystywany w systemie. W związku z tym dla obiektów zanonimizowanych wprowadzono kilka zasad:

• Dla kontrahenta nie będzie można wykonywać podstawowych operacji: dodawać nowych dokumentów oraz zatwierdzać, anulować czy korygować istniejących. Dla niektórych typów dokumentów zablokowane będą również:
  •  Dla umów blokowane będzie także ich zakańczanie i wystawianie aneksów.
  • Umowy oferty, zamówienia czy wszelkiego rodzaju zleceń (produkcyjne, serwisowe i inne) nie uda się również otworzyć.
  • Dla powiązanego budżetu nie będzie można utworzyć nowej wersji.
• Nie będzie blokad dotyczących generowania dokumentów z istniejących powiązanych z kontrahentem (z zanonimizowanym wyjątkiem spinaczy). Tutaj zabezpieczeniem przed utworzeniem na stałe nieprawidłowych zapisów powiązanych z kontrahentem zanonimizowanym będzie blokada zatwierdzania takich dokumentów.
• Natomiast przy kopiowaniu lub generowaniu nowych dokumentów, jeśli na źródłowym ustawiony był kontrahent zanonimizowany jako akwizytor lub osoba zanonimizowana jako osoba kontrahenta, to dane takie nie będą przenoszone na nowy dokument.
• Nie będzie możliwe dodanie płatności dla kontrahenta zanonimizowanego oraz wykorzystanie do księgowania konta księgowego powiązanego z takim kontrahentem.
• Kontrahenta, czy osoby zanonimizowanej nie będzie można przypisać do żadnego obiektu w systemie (działania CRM lub obiekty logistyczne, serwisowe, produkcyjne czy księgowe). Blokada została wprowadzona na etapie wyboru lub w niektórych przypadkach, przy zapisie obiektu z rekordem zanonimizowanym. Wówczas konieczna będzie zmiana takiego obiektu.
• Dla operacji wykonywanych na kampaniach CRM, jeśli do karty kontrahenta w etapie była przypisana osoba zanonimizowana lub zanonimizowany akwizytor, to przy przenoszeniu, czy propagowaniu tej karty dane te nie będą już ustawiane.

Anonimizacja danych na obiektach księgowych

Operacja anonimizacji polega na usunięciu z systemu wszystkich danych osobowych danej osoby (kontrahenta lub osoby kontrahenta). Tym samym dane te przestaną być widoczne na dokumentach i innych obiektach systemowych.

Ponieważ dane takie jak Kod czy NIP kontrahenta mogą być wykorzystywane na obiektach księgowych, również powinny zostać usunięte. Operacja ta powinna być wykonywana po uprzednim sprawdzeniu przez użytkowników, czy jakiekolwiek obiekty i zapisy księgowe faktycznie zawierają dane do anonimizacji. Dlatego też mechanizm został udostępniony jako odrębny od całego procesu anonimizacji, w którym z góry wiadomo, że usuwane dane na pewno zawierają dane osobowe.

Obiekty, które należy zweryfikować muszą być bezpośrednio lub pośrednio powiązane z kontrahentem zanonimizowanym i są to:

• Konta księgowe: numer i nazwa
• Predekrety: pole Opis
• Zapisy księgowe: pola Opis na nagłówku i na dekrecie
• Wymiary analityczne powiązane z kontem księgowym, które jest powiązane ze zanonimizowanym kontrahentem: pole Opis, numery kont księgowych.

Jeśli okaże się, że w powyższych zapisach został użyty Kod lub NIP kontrahenta, wówczas po wykonaniu anonimizacji należy użyć funkcji specjalnej: Anonimizacja danych księgowych dostępnej w module: Administrator (Administrator/Narzędzia/Funkcje specjalne). Po wykonaniu funkcji dane te zostaną usunięte i zastąpione danymi po anonimizacji.

Po wybraniu funkcji zostanie otwarte okno z parametrami anonimizacji danych księgowych.

Zgodnie z opisem w oknie parametrów funkcji, dotyczy ona obiektów powiązanych z kontrahentem po anonimizacji.

W aktywnym oknie, istnieje możliwość wyboru kontrahenta lub wybrania opcji: Wszyscy kontrahenci.

Uwaga

Na liście do wyboru dostępni będą tylko kontrahenci oznaczeni jako zanonimizowani. Natomiast wybór polecenia: Wszyscy kontrahenci spowoduje wykonanie operacji dla wszystkich kontrahentów zanonimizowanych, a nie dla wszystkich z bazy.

Następnie można wybrać spośród dostępnych parametrów te typy obiektów i pól, z których mają zostać usunięte dane osobowe kontrahenta.

W zależności od zaznaczeń zmianie ulegają następujące dane:

W przypadku wymiarów analitycznych, aby uniknąć duplikacji ich nazw w przypadku, gdy będzie do nich przypisanych wiele kont księgowych powiązanych do jednego kontrahenta, do nowej nazwy będzie dodawany ‘licznik’ w postaci: _1, _2, _3 itd.

Przyklad

Założono konta: 201-ABC, 202-ABC, powiązane z kontrahentem ABC. Na podstawie kont utworzono wymiary: 201-ABC, 202-ABC. Kontrahenta ABC zanonimizowano, nadano mu numer 12345. Po wykonaniu funkcji specjalnej w wymiarach powiązanych z kontami 201-ABC i 202-ABC w polu nazwa nastąpi zmiana na 12345_1 oraz ‘202-ABC’ na nową 12345_2.

Zastosowanie not memoriałowych

Noty memoriałowe to dodatkowa ewidencja w module: Księgowość, systemu Comarch ERP XL, służąca do rejestracji dokumentów innych niż dokumenty VAT (faktury VAT zakupu i sprzedaży). Mogą to być takie dokumenty jak: rachunki zwykłe od jednostek podmiotowo zwolnionych z podatku VAT, dokumenty związane z rozliczaniem delegacji, not odsetkowych otrzymanych od kontrahenta. Noty memoriałowe mogą również służyć do wprowadzania tzw. poleceń księgowych dotyczących różnego rodzaju księgowań w trakcie roku obrachunkowego np. przeksięgowania kosztu własnego na koniec miesiąca, rozliczenia podatku VAT itp.

Główne zastosowanie not memoriałowych sprowadza się do ewidencji tych wszystkich dokumentów (nievatowskich), które związane są z kontrahentem lub pracownikiem i które powinny zostać zaksięgowane na konto rozrachunkowe kontrahenta lub pracownika i rozliczone.

Jeżeli księgowość otrzymuje notę odsetkową od kontrahenta wówczas jej rejestracja powinna być przeprowadzona przez noty memoriałowe, gdzie dokumenty takie będą mogły zostać rozliczone z zapłatami z raportów kasowych, lub skompensowane z dokumentami handlowymi typu faktura VAT.

Podobnie należy postępować z dokumentami stanowiącymi załączniki do zaliczki pracownika. Jeżeli pracownik rozlicza się z zaliczki dokumentami innymi niż faktury VAT, należy je wprowadzić do not memoriałowych i rozliczyć z zaliczką pracownika w raporcie kasowym.

Definiowanie not memoriałowych

Aby korzystać z not memoriałowych konieczne jest zdefiniowanie symboli kwot, typów not memoriałowych dla każdego rodzaju dokumentów, serii dla not memoriałowych i schematów księgowych niezbędnych do właściwego zaksięgowania dokumentów.

 Symbole kwot

Lista symboli kwot wyświetlana jest poprzez wybranie funkcji: Noty memoriałowe/Symbole kwot z menu: Księgowość .

Symbole kwot oznaczonych jako: Przychód lub Rozchód, wprowadza się dla określenia wartości, jakie będą w notach memoriałowych używane dla poszczególnych dokumentów. Symbole mogą być zdefiniowane dla każdego rodzaju dokumentów, np. dla dokumentów typu nota odsetkowa może być zdefiniowany symbol kwoty: ODSETKIR jako rozchód, czyli odsetki płacone kontrahentowi i ODSETKIP jako przychód, czyli otrzymywane od kontrahenta. Symbole kwot mogą też być uniwersalne, zdefiniowane np. jako PRZYCHÓD i ROZCHÓD i wykorzystywane dla wszystkich rodzajów dokumentów.

W oknie: Lista symboli kwot, symbole są wyświetlane według symbolu i znajdują się na niej następujące informacje:

Dodatkowo w oknie tym, są dostępne następujące ikony: [Nowy] – umożliwia dodanie nowego symbolu kwoty, [Karta] – umożliwia podniesienie karty symbolu do edycji, [Usuń] – umożliwia usuwanie symboli, [Zamknij okno] – zamyka okno z listą symboli kwot.

 Definicja noty memoriałowej

Każdy rodzaj dokumentu wprowadzany do ewidencji wymaga zdefiniowania noty memoriałowej. Inaczej powinny być zdefiniowane noty dla dokumentów, które będą rozliczane z dokumentami kasowymi lub fakturami, a inaczej noty dla dokumentów pozostałych, niepodlegających rozliczeniu.

Zdefiniowane noty memoriałowe są dostępne po wybraniu funkcji: Noty memoriałowe/Definicje dokumentów z menu: Księgowość. Są one zebrane w formie listy .

W systemie istnieje możliwość archiwizowania definicji not memoriałowych. Definicje oznaczone parametrem: Archiwalny widoczne będą na liście not tylko po zaznaczeniu parametru: Archiwalne. Będą one prezentowane w kolorze szarym.

Po podniesieniu do edycji odpowiedniej definicji noty, zostanie otworzone okno: Definicja noty memoriałowej. Definicja noty memoriałowej, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się podstawowe informacje na temat definicji noty. Są to: Definicję noty memoriałowej można oznaczyć parametrem: Archiwalna.

Definicja noty memoriałowej, zakładka: Parametry

Na zakładce określony jest typ noty (rozchód, przychód, rozchód+przychód, nieokreślony), miejsce określenia podmiotu (nagłówek lub pozycje), rodzaj podmiotu (kontrahent, pracownik, urząd, inny).

 

Na tej zakładce zaznacza się również, czy dopuszczalna jest edycja pozycji oraz czy podmiot ma być wymagany, czy nie. Parametr: Sumuj płatności tego samego podmiotu decyduje o tym, czy płatności dotyczące jednego i tego samego podmiotu mają być sumowane. w przypadku jego zaznaczenia sumowanie będzie widoczne na zakładce: Płatności – płatności dla jednego kontrahenta zostaną zbite do jednej pozycji.

Na tej zakładce znajduje się też parametr Leasing. Zaznaczenie tego parametru umożliwi powiązanie takiej noty memoriałowej z konkretną ratą umowy leasingowej i środkiem trwałym.

Uwaga

Zaznaczenie pola: spowoduje, że przy dodawaniu nowej noty memoriałowej będziemy mogli samodzielnie dodawać na niej nowe pozycje.

Definicja noty memoriałowej, zakładka: Pozycje Zakładka zawiera listę przypisanych do danej noty pozycji. Dodając nową pozycję do definicji noty określa się:

Dla dokumentów związanych z kontrahentem, pracownikiem lub urzędem definicja powinna zawierać podmiot określony jako wymagany, ze wskazaniem na kontrahenta, pracownika lub urząd. Jest to związane z tym, że tylko noty z określonym podmiotem posiadają płatności i mogą być rozliczane.

Dla zwykłych poleceń księgowań np. przeksięgowania kosztów na koniec miesiąca albo rozliczenia podatku VAT, definicja noty nie powinna określać podmiotu.

Uwaga

Dla każdego rodzaju noty memoriałowej można określić serie. Serie te wprowadzane są w konfiguracji modułu: Księgowość, zakładka Słowniki/Serie not memoriałowych i określane w nagłówku definicji noty memoriałowej. Serie można przypisać do definicji konkretnych dokumentów

 

Lista not memoriałowych

Lista wystawionych not memoriałowych jest dostępna, po wybraniu funkcji: Noty memoriałowe, z menu: Księgowość. Na liście znajdują się noty memoriałowe i uproszczone noty memoriałowe, a także korekty uproszczonych not memoriałowych. z poziomu okna możliwe jest generowanie oraz podgląd i edycja zarejestrowanych not.

Przy zawężeniu listy tylko do not zwykłych dodatkowo w oknie pojawia się parametr: Stan. W ramach filtra udostępniono cztery opcje:  

Noty memoriałowe, zakładka: Wg numeru

Na zakładce noty memoriałowe są sklasyfikowane według numerów. Znajdują się na niej następujące informacje o notach:

Dodatkowo w oknie można zawęzić listę do odpowiedniego miesiąca, roku lub za wskazany okres, jednej z określonych wcześniej serii: oraz określić walutę noty zwykłej: oraz walutę, w jakiej przeliczone będą noty uproszczone (parametr: Przelicz w) – wartości przeliczone wyświetlone będą w kolumnie: Waluta.

Na liście: Noty memoriałowe możliwe jest zaznaczenie parametru: Archiwalna, wówczas do wyboru w polu seria dostępne będą również serie oznaczone parametrem Archiwalny.

Możliwe jest również filtrowanie not według ich rodzajów (Wszystkie, Zwykłe, Uproszczone).

Dodatkowo dostępne są następujące funkcje:

[Historia procesu] – w oknie wyświetlona jest informacja o procesach obsługujących zaznaczoną na liście notę. Więcej informacji o procesach znajduje się w rozdziale:  Księgowanie wsadowe oraz w dokumentacji modułu: Administrator.

[Korekta] – naciśnięcie przycisku umożliwia wygenerowanie korekty do uproszczonej noty memoriałowej.

[Nowy] – służy dodaniu nowej noty. Po rozwinięciu menu przyciskiem: [Rozwija menu dostępnych opcji] możliwy jest wybór funkcji: Dodaj notę uproszczoną, Dodaj notę.

[Karta] – służy podnoszeniu kart noty do edycji.

[Usuń] – służy usuwaniu not.

[Księguj] – służy księgowaniu not.

Noty memoriałowe, zakładka: Chronologicznie

Ta zakładka ma taki sam układ, jak zakładka: Wg numeru. Noty na niej są posortowane według daty wprowadzenia. Na zakładce nie ma możliwości zawężenia listy not do jednej serii.

Nota memoriałowa

Karta noty memoriałowej składa się z czterech zakładek.

Nota memoriałowa, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się podstawowe informacje na temat wystawianej noty:

Rodzaj dokumentu – rodzaj wybrany z listy definicji dokumentów not.

Kontrahent (ew. pracownik, urząd) – po wybraniu rodzaju noty, jeżeli nota ma być powiązana z kontrahentem, pracownikiem lub urzędem, w tym miejscu wybiera się z odpowiedniej listy (lub wpisując z klawiatury) odpowiedni podmiot.

Uwaga

Jeżeli przy definiowaniu dokumentu dla danej noty, na zakładce: Parametry, wybrano miejsce określenia podmiotu – nagłówek i wybierano rodzaj podmiotu, to w tym miejscu będzie można wprowadzić odpowiedni podmiot. Jeżeli dodatkowo zaznaczone zostanie pole: Wymagany, nie będzie możliwe zapisanie nowej noty tego rodzaju bez podania odpowiednio kontrahenta, pracownika lub banku. Jeżeli przy definiowaniu dokumentu noty określone zostanie miejsce określenia podmiotu – pozycje, wówczas przy dodawaniu nowej noty memoriałowe na zakładce: Ogólne pole: Podmiot będzie wyszarzone. Podmiot będziemy określać w momencie dodawania pozycji do not.

Kontrahent docelowy – akronim kontrahenta docelowego.

Płatnik – noty memoriałowe generowane są dla płatnika, którym może być: Kontrahent, Urząd, Bank lub Pracownik. Wybranie płatnika zadecyduje o warunkach płatności (pobierane będą np. z karty kontrahenta będącego płatnikiem). Możliwa jest edycja warunków płatności, wykonywana dla noty memoriałowej z poziomu zakładki: Płatności.

Data wprowadzenia – data wprowadzenia noty (domyślnie podpowiada się tu data systemowa, którą można zmieniać).

Opis – wpisywana treść noty.

Przychód, Rozchód – wpisujemy wartość przychodu lub rozchodu.

Jeżeli na definicji noty zaznaczony jest parametr Leasing, wówczas na pozycji pojawią się dodatkowe pola:

Uwaga

Jeżeli w definicji dokumentu noty memoriałowej, na zakładce: Pozycje określono pozycje noty wówczas na zakładce Ogólne noty zostanie otworzone dodatkowo okno służące do wprowadzania pozycji. w pola: Rozchód/Przychód będą przepisywały się zsumowane kwoty z wprowadzanych pozycji. Jeżeli nie zostaną określone pozycje, ale przy definiowaniu dokumentu noty, na zakładce: Parametry, zaznaczone zostanie pole: Dopuszczalna edycja pozycji, wówczas otwarte zostanie okno, w którym będzie można wpisywać dowolne pozycje

Nota memoriałowa, zakładka: Nagłówek

Na zakładce wprowadza się serię i numer noty, numer dokumentu (z miejscem na 40 znaków) oraz daty: dokumentu i operacji. Następnie należy wybrać walutę, a w przypadku waluty obcej określić także kurs. Na zakładce zapisuje się również, kto wprowadził i ewentualnie modyfikował notę oraz wprowadza dodatkowe uwagi.

Nota memoriałowa, zakładka: Płatności

Na zakładce, wyświetlone są płatności wynikające z noty memoriałowej. Warunki płatności określone na płatności, np. forma płatności, pobierane są z karty płatnika wybranego na zakładce: Ogólne (np. w przypadku wybrania jako płatnika kontrahenta, pobierane będą warunki płatności z karty kontrahenta). Na zakładce można rozliczyć lub skompensować wartość noty.

Nota memoriałowa, zakładka: Księgowość

Po wybraniu odpowiedniego dziennika księgowań i użyciu odpowiedniego schematu księgowań można zaksięgować notę.

Uwaga

Aby zaksięgowanie noty było możliwe musimy najpierw wybrać funkcję: Schematy księgowań z menu: Narzędzia, modułu: Księgowość, stworzyć odpowiednie schematy i dołączyć schematy do zdefiniowanych dokumentów not.

Nota memoriałowa, zakładka: Atrybuty

Na zakładce jest możliwość dodatkowego opisania poszczególnych not memoriałowych za pomocą atrybutów, zdefiniowanych wcześniej w module: Administrator.

Statusy not memoriałowych.

Na formularzu dokumentu Nota Memoriałowa (NM) w prawym górnym rogu wprowadzono parametr Do bufora, który na nowo dodawanym dokumencie jest domyślnie wybrany. Zgodnie z przyjętym standardem parametr ten wyznacza status noty. Nota (NM) może mieć trzy statusy:

Dokument o statusie Bufor

Dokument o statusie „W buforze” można modyfikować na dotychczasowych zasadach, bezśladowo usunąć. Generuje on płatności, które można rozliczyć. Nie podlega księgowaniu. Możliwość analitycznego opisania dokumentu w buforze, podobnie jak innych typów dokumentów uzależniono od nadania odpowiednich uprawnień, tj.: Na liście noty w buforze wyświetlane są w kolorze nadanym stanowi „W buforze” w ramach kategorii „Stany dokumentów”. Domyślnie jest to kolor zielony.

Dokument o statusie Zatwierdzony

Dokument o statusie Zatwierdzony to dokument z odznaczonym parametrem Do bufora. Odznaczenie parametru Do bufora możliwe jest z poziomu formularza NM oraz z poziomu menu kontekstowego, za pomocą opcji Zatwierdź. Zatwierdzenie noty jest możliwe po spełnieniu przez nią kryteriów wyznaczonych przez definicję. Dokument o statusie Zatwierdzony w przeciwieństwie do dokumentu w buforze podlega księgowaniu. W związku z tym, że statusy not (NM) zostały wprowadzone z uwagi na funkcjonalność bonów, dla tych Użytkowników, którzy nie będą korzystali z tej funkcjonalności, na karcie operatora, na zakładce Księgowość udostępniony jest parametr Edycja zatwierdzonych not.

Operator z nadanym prawem do edycji zatwierdzonych not ma możliwość edycji danych także na zatwierdzonym dokumencie na dotychczasowych zasadach, pod warunkiem, że nota nie została powiązana z bonem lub rozliczona lub zaksięgowana. Operator z tego rodzaju uprawnieniem może także cofnąć notę do bufora korzystając z opcji Cofnij do bufora, udostępnionej z poziomy menu kontekstowego. Na formularzu parametr Do bufora pozostaje nieaktywny.

Na liście noty zatwierdzone wyświetlane są w kolorze nadanym stanowi Zatwierdzony w ramach kategorii Stany dokumentów. Domyślnie jest to kolor czarny. Noty zatwierdzone i zaksięgowane wyświetlane są w kolorze niebieskim.

Dokument o statusie Anulowany

Anulowanie noty zatwierdzonej jest możliwe pod warunkiem, że nie została ona zaksięgowana, rozliczona oraz powiązana z bonem. Anulowanie dokumentu jest możliwe z poziomu menu kontekstowego, po wybraniu opcji Anuluj. Na liście anulowane noty wyświetlane są w kolorze nadanym stanowi Anulowany w ramach kategorii Stany dokumentów. Domyślnie jest to kolor popielaty.

Uproszczona nota memoriałowa UNM

Uproszczona nota memoriałowa to dokument, który umożliwia dokonanie prostego przeksięgowania kwot z jednego konta rozrachunkowego na inne, w celu zapewnienia zgodności między rozliczeniami i rozrachunkami. Forma dokumentu w stosunku do „zwykłej” noty memoriałowej zapewnia lepszą ergonomię pracy. Uproszczone noty memoriałowe nie mają swoich definicji, tak jak zwykłe noty memoriałowe (więcej informacji o definicjach not memoriałowych znajduje się w rozdziale: Definicja noty memoriałowej). Korzystają natomiast z tych samych serii co NM (definiowanych z poziomu okna: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Słowniki). Uproszczone noty memoriałowe oraz zwykłe noty memoriałowe będą miały również wspólną numerację. Dokument UNM generuje płatności pod warunkiem, że pozycja tego dokumentu wprowadzona będzie na konto rozrachunkowe powiązane z podmiotem.

Uwaga

W systemie wprowadzone zostało ograniczenie dotyczące rejestrowania pozycji noty memoriałowej na konta rozrachunkowe: system blokuje możliwość wprowadzenia zapisu na dwa konta rozrachunkowe w jednej pozycji noty memoriałowe

 

Generowanie uproszczonej noty memoriałowej

Uproszczona nota memoriałowa może być generowana:

Uwaga

Nie można wygenerować uproszczonej noty memoriałowej do zapisu księgowego, który został wystornowany.

Uwaga

Zakaz „Generowanie uproszczonej noty memoriałowej” dodany na liście zakazów na karcie operatora (moduł: Administrator) spowoduje, że operator nie będzie mógł generować not z poziomu zapisów księgowych. Będzie mógł natomiast dodać notę z poziomu listy not.

Nota uproszczona generowana z zapisu księgowego

Jak wspomniano wyżej nota uproszczona może zostać wygenerowana z poziomu zapisu księgowego lub listy zapisów księgowych (patrz informacje w rozdziale: Zapisy księgowe, zakładka: Dzienniki).

Wygenerowanie noty uproszczonej z zapisu księgowego będzie możliwe pod warunkiem, że żaden z dekretów nie został rozrachowany. Nota wygenerowana z zapisu księgowego będzie się odznaczała następującymi cechami:

Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się pola i funkcje:

Seria – noty uproszczone posługują się tymi samymi seriami, które zostały zdefiniowane dla zwykłych not memoriałowych. Definiowanie serii dla not odbywa się z poziomu okna: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Słowniki. Istnieje możliwość zmiany serii dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.

Numer – numer automatycznie nadany przez system, w ramach wybranej serii.

Wprowadził/modyfikował – w polach wskazany jest identyfikator operatorów dokonujących odpowiednich operacji.

Nr dokumentu – pole, w którym wprowadza się zewnętrzny numer dokumentu. Istnieje możliwość jego zmiany dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.

Id. księgowy – dodatkowy identyfikator dokumentu i zapisu księgowego nadawany dokumentom przy księgowaniu.

Data wprowadzenia – datą domyślną jest data bieżąca z możliwością zmiany. Data ta jest odpowiednikiem daty wprowadzenia zapisu księgowego. Istnieje możliwość zmiany daty wprowadzenia dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.

Data dokumentu – może nią być data dokumentu zewnętrznego, dla którego wystawiana jest nota. Data ta odpowiada dacie na zapisie księgowym. Istnieje możliwość jej zmiany dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.

Data operacji – data przenoszona do zapisu księgowego, do pola: Data operacji. Istnieje możliwość zmiany tej daty dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany.

Treść – wypełnienie pola wymagalne. Opis przenoszony do nagłówka zapisu księgowego. Możliwość jej zmiany na dokumencie niezaksięgowanym. Wartość z tego pola przenoszona jest również na pole Opis pozycji UNM.

Cecha – w polu istnieje możliwość ocechowania dokumentu, także zaksięgowanego.

Url – pole przeznaczone na wprowadzenie adresu URL. Istnieje możliwość wprowadzenia adresu także na dokumencie zaksięgowanym (zgodnie z obowiązującym standardem).

 

Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Pozycje

Z poziomu zakładki dokonuje się dodawania, edycji i usuwania pozycji dokumentu UNM. Informacje o pozycjach wyświetlone są w kolumnach:

Na zakładce znajdują się pola i funkcje: Dziennik – w polu wskazuje się dziennik księgowania dokumentu.

[Księguj] – za pomocą przycisku uruchamia się księgowanie dokumentu. Nota nie jest księgowana przy użyciu schematu, ponieważ predekretacja odbywa się już na poziomie pozycji UNM (dokument będzie ręcznie dekretowany). w ramach jednej pozycji nie ma możliwości wprowadzenia dwóch identycznych kont księgowych (analogicznie jak ma to miejsce na poziomie zapisu księgowego). Nie ma możliwości zaksięgowania niezbilansowanego zapisu księgowego opartego o konta bilansowe oraz wynikowe. Księgowanie UNM jest uwzględnione w mechanizmie Kontroli Kręgu Kosztów. Księgowanie odbywa się zgodnie z datą wprowadzenia (widoczną na zakładce: Ogólne).

[Włącz/Wyłącz sumowanie] – za pomocą funkcji aktywuje się podsumowanie na liście pozycji.

[Nowy] – za pomocą przycisku następuje dodanie noty memoriałowej. Dodanie nowej pozycji jest możliwe na dokumencie niezaksięgowanym. w obrębie noty dopuszcza się wprowadzenie zapisów na kontach bilansowych powiązanych z kontami pozabilansowymi, którym przypisano różne waluty. Określanie parametrów pozycji odbywa się w oknie: Pozycja noty memoriałowej (uproszczonej), którego opis znajduje się w rozdziale: Pozycja noty memoriałowej (uproszczonej).

[Karta] – za pomocą przycisku możliwy jest podgląd/edycja pozycji dokumentu. Edycja pozycji będzie możliwa, o ile nie została ona jeszcze rozliczona.

[Usuń] – za pomocą przycisku odbywa się usuwanie pozycji dokumentu.

[Włącz filtrowanie listy] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych pozycji, do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie pozycji w oparciu o zdefiniowane wcześniej parametry.

 

Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Płatności

Płatności będą generowane dla pozycji opartych na dekretacji zawierającej konta rozrachunkowe, powiązane z podmiotem (kontrahentem, pracownikiem, urzędem) - analogicznie jak dla zapisów Bilansu Otwarcia. Pozycja może generować tylko jedną płatność. Nie jest możliwe zatwierdzenie pozycji noty, która będzie zawierała dwa konta rozrachunkowe.

Wskazanie konta rozrachunkowego powiązanego z podmiotem po stronie WN pozwoli na wygenerowanie płatności typu: Należność, po stronie MA – płatność typu: Zobowiązanie.

Pozycja na kwotę ujemną na koncie rozrachunkowym powiązanym z podmiotem wygeneruje:

Uwaga

W związku z parametrem globalnym: Prezentuj płatności korekt ze znakiem minus, płatności związane z dokumentem typu UNK (Korekta Uproszczonej Noty Memoriałowej), w zależności od jego ustawień będą prezentowane ze znakiem minus lub po stronie przeciwnej

Dla każdej pozycji będą generowane osobne płatności.

Dokument będzie generował płatności w walucie obcej, jeżeli pozycja będzie oparta na dekretacji zawierającej konta bilansowe rozrachunkowe, powiązane z kontami rozrachunkowymi pozabilansowymi walutowymi. Waluta płatności musi być zgodna z walutą przypisaną do konta pozabilansowego walutowego.

Na płatności nie ma możliwości zmiany podmiotu (analogicznie jak na zapisach bilansu otwarcia).

Zakładka: Płatności, zawiera standardowe kolumny, w tym kolumnę: Podmiot, w związku z tym, że pozycje noty mogą być oparte o konta księgowe, powiązane z różnymi podmiotami. Płatności dla tego samego kontrahenta będą wyświetlone osobno.

Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Opis analityczny

Opis analityczny będzie standardowo przenoszony na zapis księgowy. Uproszczona nota memoriałowa korzysta z ustawień definicji dokumentu uproszczonej noty memoriałowej. Pola: Kategoria finansowa, data analityczna oraz parametr związany z datą księgowania, pozostają dostępne do edycji.

Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Atrybuty

Istnieje możliwość opisania pozycji UNM za pomocą atrybutów. Klasa atrybutu musi zostać uprzednio przypisana do obiektu: [Księgowe].[Uproszczone noty memoriałowe]. Dodawanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Pozycja noty memoriałowej (uproszczonej)

Pozycja UNM, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się następujące pola i funkcje:

Data dokumentu – przepisywana z nagłówka dokumentu, z możliwością zmiany.

Data operacji – data przepisywana z nagłówka dokumentu z możliwością zmiany.

Data wprowadzenia – data przepisywana z nagłówka dokumentu, pole nie jest przeznaczone do edycji.

Numer dokumentu – numer dokumentu zewnętrznego.

Wybór kont księgowych – plan kont udostępniają przyciski: , - (nazwa przycisków uzależniona jest od parametru konfiguracyjnego: Nazwy stron księgowania, np. Debet lub Credit). Jeżeli konto powiązano z podmiotem, podmiot wyświetlany jest w polu: Płatnik.

Kwota – w polu określa się kwotę pozycji. Dopuszczalna jest możliwość wprowadzenia wartości ujemnej.

Opis – wypełnienie pola z opisem jest wymagane, ponieważ dane z tego pola zostają automatycznie przeniesione do dekretu księgowego, który musi być opisany. Do tego pola przenoszony jest automatycznie opis z pola: Treść zakładki Ogólne: UNM.

Umowa leasingu – notę można powiązać z ratą umowy leasingowej.

Środek trwały – notę można powiązać ze środkiem trwałym.

Pozycja UNM, zakładka: Waluty

Zakładka jest aktywna pod warunkiem wyboru konta bilansowego powiązanego z kontem pozabilansowym, walutowym. Na zakładce wyświetlone są informacje dotyczące konta pozabilansowego powiązanego z kontem złotówkowym wybranym na zakładce: Ogólne. Za pomocą przycisku: Kurs, istnieje możliwość wskazania rodzaju kursu, po którym zostanie przeliczona kwota pozycji. Kurs może zostać również wprowadzony ręcznie.

 

Pozycja UNM, zakładka: Atrybuty

Istnieje możliwość opisania pozycji UNM za pomocą atrybutów. Klasa atrybutu musi zostać uprzednio przypisana do obiektu: [Księgowe].[Uproszczone noty memoriałowe].[Pozycje]. Dodawanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

Atrybuty przypisane na pozycjach UNM mogą zostać skopiowane na dekrety powstałe do tego dokumentu. Definiowanie kopiowania tych atrybutów następuje z poziomu modułu Administrator przy użyciu opcji „Kopiowanie atrybutów z pozycji uproszczonej noty memoriałowej na dekrety”.

Pozycja UNM, zakładka: Załączniki

Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

Korekta uproszczonej noty memoriałowej

Z poziomu listy not memoriałowych możliwe jest wygenerowanie korekty do uproszczonej noty memoriałowej. Korygować można zarówno dokumenty zaksięgowane jak i niezaksięgowane, oraz rozliczone i nierozliczone. Nota, do której wygenerowano korektę nie będzie podlegała edycji (za wyjątkiem możliwości rozliczania, ocechowania, wprowadzenia adresu url – identycznie jak na nocie zaksięgowanej).

Aby wygenerować korektę należy w oknie: Noty memoriałowe, zaznaczyć odpowiedni dokument UNM, a następnie nacisnąć przycisk: [Korekta] lub z menu kontekstowego, rozwijanego prawym przyciskiem myszy wybrać funkcję: Korekta. Do danego dokumentu źródłowego może być wystawionych wiele dokumentów korygujących, przy czym wartość bezwzględna na „ostatnim” dokumencie korygującym nie może być większa od wartości skorygowanej o wcześniej wystawione do tego dokumentu korekty.

 

Dzienniki księgowe i zapisy księgowe

Każdej operacji gospodarczej, w trakcie działalności firmy towarzyszy zapis księgowy. Zapis księgowy jest zapisem dokonywanym na podstawie dokumentu księgowego.

W systemie Comarch ERP XL, do przeglądania i rejestracji dokumentów księgowych służy okno: Zapisy księgowe. Wywołuje się je poprzez przyciśnięcie przycisku: [Zapisy księgowe] na pasku narzędzi lub wybierając funkcję: Zapisy księgowe, z menu: Księgowość. Zostanie wówczas otworzone okno: Zapisy księgowe.

Lista zapisów księgowych pozwala Użytkownikowi na dodawanie nowych zapisów księgowych, jak również na przeglądanie już istniejących.

Zapisy mogą być dodawane do bufora lub od razu, jako zatwierdzone – do Księgi Głównej. Ważne jest to, że tylko zapisy znajdujące się w buforze można dowolnie modyfikować. W przypadku zapisów umieszczonych bezpośrednio w Księdze Głównej, zmiana ich wartości jest możliwa tylko przez storno zapisu.

Cechy funkcjonalności storna:

Przeniesienie zapisu stornującego z Bufora do KG powoduje:

Wygenerowanie storna w buforze oznacza:

Uwaga

Dla zachowania porządku w numeracji system nie pozwala na dokonywanie zapisów do bufora i <KG> w danym dzienniku przemiennie.

Zapisy księgowe

Zapisy księgowe, zakładka: Dzienniki

Zakładka służy ewidencji dokumentów w postaci dekretów, w wybranych dziennikach księgowych.

Uwaga

Poszczególne dzienniki księgowań ustala się z poziomu okna: Konfiguracja, na zakładce: Księgowość/Słowniki. Dla każdego dziennika podajemy jego nazwę i opis

Zapisy księgowe, zakładki: Dzienniki.

Znajdują się tu informacje o poszczególnych zapisach:

Ponadto na zakładce Dzienniki znajdują się następujące ikony:

[Renumeruj bufor] – służy do zmiany numeracji porządkowej dokumentów w buforze tak, aby wyeliminować luki powstałe na skutek kasowania zapisów znajdujących się w buforze.

[Przenieś do Księgi Głównej] – służy do przeniesienia dokumentów znajdujących się w buforze do Księgi Głównej. Istnieje w tym miejscu przeniesienie wszystkich dekretów z bufora lub dekretów do zaznaczonego zapisu.

[Generuj uproszczoną notę memoriałową] – za pomocą przycisku następuje generowanie uproszczonej noty memoriałowej do zaznaczonego na liście zapisu księgowego. Możliwe jest wygenerowanie wielu dokumentów UNM do wielu zapisów jednocześnie (w stosunku 1:1). Dokument UNM można wystawić z zapisu prostego i złożonego, oraz z poziomu zapisu znajdującego się w buforze, oraz księdze głównej. Notę do zapisu księgowego można wystawić pod warunkiem, że żaden z dekretów nie został rozrachowany. Więcej informacji o nocie uproszczonej generowanej do zapisu księgowego znajduje się w rozdziale: 1.10.12 Uproszczona nota memoriałowa (UNM).

[Nowy dekret zbiorczy] – służy dodaniu nowego dekretu zbiorczego

[Nowy dekret] – służy dodaniu pojedynczego dekretu

[Karta] – służy podnoszeniu wybranych dekretów do edycji.

[Usuń] – służy usuwaniu dekretów.

[Włącz filtrowanie] – służy ograniczeniu listy wyświetlanych dekretów do takich, które zawierają podany ciąg znaków.

[Konstruktor filtra] – służy konstruowaniu nowych warunków logicznych do filtrowania.

Na zapisach kasowych znajduje się tez parametr- Archiwalny. Po zaznaczeniu tego parametru na liście dzienników pojawią się również te, które w swojej definicji oznaczone zostały jako Archiwalne.

Parametr ten dotyczy również archiwalnych buforów księgowań.

Dziennik oznaczony jako Archiwalny nie będzie dostępny z poziomu następujących list :

Uwaga

W przypadku dokumentów zawartych w Księdze Głównej do przycisku: , nie jest przypisana funkcja kasowania, lecz STORNO. Stornowanie dekretu składowego jest zablokowane.

W systemie wprowadzono możliwość seryjnego usuwania zapisów księgowych oraz usuwanie zapisów księgowych z menu kontekstowego.

Funkcja seryjnego usuwania zapisów księgowych dostępna jest tylko dla zapisów w buforze z poziomu okna Zapisy Księgowe. Seryjne usuwanie następuje w trybie multiselect po wybraniu ikony .

Po zaznaczeniu zapisów do usunięcia i wybraniu opcji: usuń pojawia się okno, na którym należy dokonać wyboru, czy równocześnie z rozrachunkami skasować rozliczenia (jeżeli takie istnieją), oraz czy równocześnie z zapisem księgowym usunąć UNM.

Zapisy księgowe można również kasować z poziomu dokumentu. Funkcja dostępna jest w menu kontekstowym rozwijanym spod prawego klawisza myszy na zaksięgowanym dokumencie.

Aby ograniczyć możliwość korzystania z powyższych funkcjonalności można na karcie operatora ustawić zakazy:

Zapisy księgowe, zakładka: Chronologicznie

Zakładka zawiera listę księgowań w wybranym buforze lub <KG> z wybranego miesiąca. Nie ma tu zawężenia listy do wybranego dziennika. Lista posortowana jest według daty.

Zapisy księgowe, zakładka: Id. księgowy

Zakładka prezentuje taką samą listę dokumentów, co zakładka: Chronologicznie. Posortowane są one według dodatkowego identyfikatora księgowego.

Zapisy księgowe, zakładka: Dokumenty

Zakładka zawiera tą samą listę dokumentów, co zakładka Chronologicznie z tym, że jest ona posortowana według numerów własnych dokumentów (numerów faktur obcych).

Zapisy księgowe, zakładka: Konto

Zakładka zawiera chronologicznie uporządkowaną listę zapisów księgowych na koncie, wybranym w polu: Konto. Na zakładce można zawęzić listę do odpowiedniego bufora lub Księgi Głównej, wybranego dziennika księgowego lub wybranego miesiąca w odpowiednim roku.

Dodatkowo dla kont rozrachunkowych możliwe jest zawężenie listy do wszystkich operacji, operacji tylko rozliczonych lub nierozliczonych albo operacji nierozliczonych WN lub nierozliczonych MA.

W polu konto można wprowadzić również konto syntetyczne. Spowoduje to wyświetlenie zapisów księgowych z wszystkich kont analitycznych, które podpięte są pod wskazanym kontem syntetycznym.

W polu tym można również wskazać określoną grupę kont poprzez zastosowanie maski konta; wówczas w oknie zapisów pojawią się dekrety znajdujące się na wskazanych kontach.

Zapisy księgowe na tej liście można dodatkowo filtrować korzystając z parametru

[Warunki dekretów]

Po zaznaczeniu parametru i naciśnięciu ikony Warunki dekretów, otwiera ona okno: Warunek dekretu, w którym uzupełnić należy wyszukiwane wartości dekretów. Po potwierdzeniu zapisanych danych, na liście zapisów zostaną wyfiltrowane tylko te pozycje, które posiadają zadane cechy .

Zapisy księgowe, zakładka: Konto, wydruk Potwierdzenie salda i Potwierdzenie salda wg kontrahentów

Z poziomu zakładki Konto można wykonać wydruk Potwierdzenie salda oraz Potwierdzenie salda wg kontrahentów. Potwierdzenie salda jest wykazem niezapłaconych na dany dzień należności, zobowiązań.

Wydruk Potwierdzenie salda można wykonać dla wybranych kont, lub zakresu kont na dany dzień okresu obrachunkowego. W parametrach dostępna jest zmiana waluty oraz salda: niezerowe, zerowe oraz wszystkie.

Wydruk Potwierdzenie salda wg kontrahentów można wykonać dla wybranych kontrahentów, zakresu kontrahentów, kont lub zakresu kont na dany dzień okresu obrachunkowego. Kontrahentów można zawęzić według ich statusu, dostępne są opcje: wszyscy, odbiorca oraz dostawca. W parametrach dostępna jest zmiana waluty oraz salda: niezerowe, zerowe oraz wszystkie. Dodatkowym parametrem jest możliwość wyboru kont z obrotami i bez obrotów

Uwaga

Jeżeli wydruk potwierdzenia salda wykonany zostanie najpierw wtrybie do podglądu na ekran, wówczas drukowany jest tylko jeden odcinek potwierdzenia – odcinek A. Aby wydrukowany został odcinek A i B należy wykonać wydruk bezpośrednio na drukarkę.

Zapisy księgowe, zakładka: Znajdź/Ogólne

Zakładka służy wyszukaniu konkretnego zapisu księgowego, na podstawie wybranych parametrów.

Aby odnaleźć zapis na zakładce Znajdź, wystarczą nawet szczątkowe informacje, np. fragment tekstu z opisu pozycji lub nagłówka w dokumencie. Oczywiście im więcej zostanie podanych informacji, tym szybciej żądany dokument zostanie odnaleziony.

Na zakładce: Znajdź zapisy mogą być wyszukiwane w oparciu o:

Dodatkowo listę poszukiwanych zapisów możemy zawęzić do wskazanego okresu (po zaznaczeniu parametru Okres i wskazaniu przedziału za pomocą dat).

Jeżeli dla parametru: Uwzględnij, zostanie wybrana opcja: Nagłówki, to wyszukiwanie będzie dotyczyć opisów zawartych w nagłówkach dokumentów. Jeżeli natomiast wybrana zostanie opcja: Pozycje, to przeszukane zostaną opisy znajdujące się przy każdej z pozycji.

Przeszukiwanie bazy danych zostanie rozpoczęte w momencie naciśnięcia przycisku: [Znajdź zapisy]. Efektem poszukiwań będzie wyświetlenie w dolnej części okna listy zapisów spełniających zadane warunki.

Uwaga

Przy wyszukiwaniu szczególna rolę odgrywa wartość wpisana w polu: . Jest to ogranicznik dla ilości wyświetlanych pozycji listy. W przypadku zadania wyszukiwania, którego warunki spełnia większa liczba zapisów w bazie oczekiwanie na wyszukiwanie może trwać bardzo długo. Dlatego zaleca się wpisanie w tym polu wartość ograniczającą ilość wyświetlanych wyników.

Zapisy księgowe, zakładka: Znajdź/Atrybuty

Na zakładce istnieje możliwość odszukania zapisu po atrybucie, jakim został opisany. Wyszukanie odbywa się po wprowadzeniu atrybut na zakładkę i naciśnięciu przycisku: [Znajdź zapisy].