Przed rozpoczęciem pracy z modułem Finanse, należy z poziomu System –> Konfiguracja –> Księgowość w sekcji Operacje kasowe/bankowe skonfigurować parametry:

• Automatyczne wypełnianie pola „Tytułem” – użytkownik ma możliwość zdecydowania, czy podczas rozliczania operacji kasowych/bankowych pole Tytułem ma być automatycznie uzupełniane. W przypadku włączonego parametru pole Tytułem na formularzu operacji wypełniane jest według następujących zasad:
  • Następuje automatyczne uzupełnienie pola Tytułem numerami dokumentów, z którymi rozliczana jest operacja
  • Dla operacji o typie Przychód – pobierany jest zawsze numer systemowy
  • Dla operacji o typie Rozchód – pobierany jest numer obcy. Jeżeli numer obcy nie został określony to pobierany jest numer systemowy.
  • W przypadku pobrania numeru z kilku dokumentów rozdzielane są one znakiem „ ,”
  • W przypadku usunięcia rozliczenia – numer dokumentu jest usuwany z pola Tytułem
• Domyślna numeracja automatyczna – użytkownik może wybrać sposób numeracji operacji k/b tworzonych automatycznie podczas zatwierdzania i rozliczania dokumentów. Jeżeli parametr Domyślna numeracja automatyczna jest:
  • zaznaczony – numeracja dla wszystkich operacji k/b jest nadawana zgodnie ze zdefiniowanym numeratorem
  • odznaczony – dla operacji k/b utworzonych automatycznie podczas zatwierdzania i rozliczania dokumentu jako Numer dokumentu zostaje ustawiony numer rozliczanego dokumentu, natomiast dla operacji dodanych ręcznie Numer dokumentu jest nadawany zgodnie ze zdefiniowanym numeratorem

• Przenoszenie ustawienia parametru „Rozliczenie” na dekret – jeżeli parametr jest:
  • zaznaczony – w przypadku, gdy na operacji zaznaczona jest opcja Nie podlega rozliczeniom na dekrecie automatycznie zostanie ustawiona opcja Nie podlega rozrachunkom. Jeżeli natomiast na operacji zaznaczono Podlega rozliczeniom to na dekrecie automatycznie zostanie ustawiona opcja Podlega rozrachunkom.
  • odznaczony – na dekretach księgowych domyślnie ustawiana jest opcja Podlega rozrachunkom, niezależnie od wartości parametru Rozliczenie na operacji.
• Wprowadzanie ujemnych operacji – parametr domyślnie wyłączony na wszystkich wersjach językowych bazy i możliwy do włączenia wyłącznie w polskiej, angielskiej i niemieckiej wersji. Po zaznaczeniu parametru zostaje aktywowana możliwość wprowadzania operacji k/b z ujemną wartością.
• Automatyczna korekta – decyduje o typie operacji korygującej. Parametr domyślnie przyjmuje wartość Operacja o przeciwnym typie. Możliwość zmiany wartości na Operacja o przeciwnym znaku jest dostępna wyłącznie w przypadku posiadania uprawnień do wprowadzania ujemnych operacji k/b. Jeżeli parametr ustawiony jest jako:
  • Operacja o przeciwnym typie – skorygowanie operacji przychodowej za pomocą przycisku [Koryguj] utworzy korektę w postaci operacji rozchodowej o tej samej wartości, natomiast skorygowanie operacji rozchodowej utworzy korektę w postaci operacji przychodowej o tej samej wartości
  • Operacja o przeciwnym znaku – skorygowanie operacji przychodowej za pomocą przycisku [Koryguj] utworzy korektę w postaci operacji przychodowej o wartości przeciwnej, natomiast skorygowanie operacji rozchodowej utworzy korektę w postaci operacji rozchodowej o wartości przeciwnej

• Ogranicz listę płatności przy dodawaniu operacji – podczas dodawania operacji, jeżeli parametr jest:
  • zaznaczony, a na operacji nie został wskazany podmiot – na liście Dokumenty do rozliczenia nie są wyświetlane żadne płatności
  • zaznaczony, a na operacji został wskazany podmiot – na liście Dokumenty do rozliczenia wyświetlone zostaną wszystkie nierozliczone płatności dla danego podmiotu, których właścicielem jest firma główna oraz wszystkie firmy podrzędne
  • odznaczony, a na operacji nie został wskazany podmiot – na liście Dokumenty do rozliczenia wyświetlone zostaną wszystkie nierozliczone płatności dla wszystkich podmiotów, których właścicielem jest firma główna oraz wszystkie firmy podrzędne
  • odznaczony, a na operacji został wskazany podmiot – na liście Dokumenty do rozliczenia wyświetlone zostaną wszystkie nierozliczone płatności dla danego podmiotu, których właścicielem jest firma główna oraz wszystkie firmy podrzędne

Lista operacji kasowych/bankowych to lista wpłat i wypłat, które odpowiadają wpływom i rozchodom środków finansowych w kasie lub na rachunku bankowym.

Lista operacji kasowych/bankowych dostępna jest z poziomu Finanse pod przyciskiem [Operacje k/b].

Widoczność operacji kasowych/bankowych na liście jest uzależniona od centrum, do którego zalogowany jest operator. Operacja jest widoczna na liście, jeżeli:

• została dodana przez centrum bieżące (centrum, do którego zalogowany jest operator)
• została dodana przez centrum podrzędne w stosunku do bieżącego
• została dodana przez centrum, które udostępnia ją (poprzez określenie widoczności dla typu dokumentu) centrum bieżącemu lub podrzędnemu w stosunku do bieżącego

Dodatkowo na liście widoczne są wyłącznie te operacje, na których wskazany jest rejestr kasowy/bankowy dostępny w danym centrum.

Na liście znajdują się Standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Dodaj] – dodaje operację o typie Przychód z możliwością zmiany na Rozchód
• [Dodaj wpłatę] – dodaje operację o typie Przychód
• [Dodaj wypłatę] – dodaje operację o typie Rozchód
• [Renumeruj Lp] – służy do uzyskania poprawnej numeracji operacji w przypadku powstania luk w numeracji
• [Koryguj] – umożliwia dodanie korekty do zaznaczonej na liście operacji
• [Księguj poprzez konto przeciwstawne] – służy do automatycznego księgowania operacji z wykorzystaniem konta i dziennika cząstkowego rejestru oraz konta przeciwstawnego wskazanego na operacji
• [Operacje] – umożliwia wykonanie seryjnych zmian dla zaznaczonych operacji. Przycisk jest aktywny wyłącznie, jeżeli operator należy do grupy posiadającej uprawnienie Zmiany seryjne na operacjach z zakładki Inne uprawnienia. Użytkownik ma możliwość zdecydowania o szczegółowości loga wyświetlanego podczas zmiany. Przy wykonywaniu zmian seryjnych obowiązują takie same zasady jak podczas ręcznej edycji operacji. Elementy, które mogą zostać zmienione:
  • Forma płatności
  • Data dokumentu
  • Rejestr
  • Status rozliczenia
  • Płatnik
  • Konto księgowe
  • Usunięcie rozliczeń i kompensat (wymaga uprawnień Wykonywanie rozliczeń/ Wykonywanie kompensat)

[Atrybuty] – umożliwia seryjną aktualizację atrybutów dla zaznaczonych operacji. Po wybraniu tego przycisku wyświetlone zostaje okno służące do określenia parametrów zmiany seryjnej.

Lista operacji k/b składa się z kolumn:

• Lp.
• Numer raportu – numer raportu, do którego należy dana operacja k/b
• Numer dokumentu – numer operacji zależny od ustawienia parametru Domyślna numeracja automatyczna dostępnego w konfiguracji systemu
• Data dokumentu
• Kod podmiotu
• Przychód – wartość operacji o typie Przychód
• Nazwa podmiotu
• Rozchód – wartość operacji o typie Rozchód
• Waluta – zależna od waluty ustawionej w filtrze
• Status
  • R – rozliczona
  • N – nierozliczona
  • NP – nie podlega rozliczeniu
• Tytułem
• Konto przeciwstawne – konto księgowe wskazane na operacji
• Do wysłania – kwota do wysłania

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Data operacji
• Do rozliczenia
• Dostępność – stanowisko POS, na którym ma być dostępna dana operacja
• Forma płatności
• Godzina – godzina dodania operacji
• Kasa/Rachunek – nazwa rejestru, do którego została wprowadzona operacja
• Korekta – dla operacji korygującej w tej kolumnie wyświetlany jest wykrzyknik
• Kwota VAT – kwota operacji o typie Podzielona płatność – Operacja VAT
• NIP podmiotu
• Numer obcy
• Numer bonu
• Opis
• Podzielona płatność
  • Nie – zapłata bez użycia mechanizmu podzielonej płatności
  • Zapłata – zapłata z użyciem mechanizmu podzielonej płatności
  • Operacja VAT – zapis techniczny przeksięgowania na rachunek VAT
• Rodzaj bonu
• Rozliczono – kwota, która została już rozliczona
• Stan – informacja o tym, czy dokument został zaksięgowany
• Typ – informacja o tym, czy jest to operacja przychodowa czy rozchodowa
• Uzgodniono – informacja o tym, czy zostało uzgodnione, że dane z wyciągu bankowego są zgodne z zapisami księgowymi. Więcej informacji znajduje się w kategorii Bank Reconciliation.
• Waluta systemowa – waluta systemowa firmy, w której została wystawiona dana operacja
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
• Wpływa na saldo
• Stan – prezentuje jeden z dwóch stanów operacji: Zaksięgowany lub Niezaksięgowany.

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

W systemie istnieje możliwość dodawania operacji kasowych/bankowych za pomocą przycisków:

• [Dodaj wpłatę]/[Dodaj wypłatę] – na operacji zostaje automatycznie ustawiony jej typ (Przychód/Rozchód), bez możliwości zmiany
• [Dodaj] – na operacji zostaje automatycznie ustawiony typ Przychód, z możliwością zmiany przez użytkownika

Dodawanie operacji za pomocą przycisków [Dodaj wpłatę]/[Dodaj wypłatę]

Sposób wypełniania formularzy operacji jest taki sam dla operacji przychodowych i rozchodowych.

Aby dodać operację wpłaty, należy z poziomu Finanse –> Operacje kasowe/bankowe wybrać przycisk [Dodaj wpłatę] z grupy przycisków Lista.

• [Powiąż] – rozlicza operację z płatnością zaznaczoną na liście Dokumenty do rozliczenia
• [Usuń powiązanie] – usuwa rozliczenie pomiędzy operacją a płatnością zaznaczoną na liście Dokumenty rozliczone
• [Rozlicz] – pozwala rozliczyć operację oraz zarejestrować potrącenie
• [Skompensuj] – pozwala skompensować operację oraz zarejestrować potrącenie
• [Księguj poprzez konto przeciwstawne] – służy do automatycznego księgowania operacji z wykorzystaniem konta i dziennika cząstkowego rejestru oraz konta przeciwstawnego wskazanego na operacji
• [Preliminarz] – wybranie przycisku otwiera okno preliminarza płatności danego kontrahenta, z poziomu którego istnieje możliwość dokonania rozliczenia/kompensaty płatności.
• [Podgląd] – wyświetla w trybie do odczytu kartę kontrahenta wskazanego na operacji
• [Historia] – wyświetla historię wszystkich transakcji dokonywanych z udziałem kontrahenta wskazanego na operacji

Formularz operacji składa się z elementów:

Panel boczny

Typ – określa, czy dana operacja jest typu przychodowego czy rozchodowego. Jest to pole informacyjne, niedostępne do edycji.

Pod polem Typ system wyświetla numer wprowadzanej operacji nadawany automatycznie przez system.

Wartość – wartość i waluta operacji. Jest to pole obligatoryjne. Automatycznie ustawiana jest waluta przypisana do wybranego rejestru. Dla rejestru w walucie systemowej użytkownik ma możliwość zmiany waluty operacji na obcą. Dla rejestru w walucie obcej nie ma możliwości zmiany waluty operacji.

Rozliczono – kwota operacji, która została rozliczona. Pole nie podlega edycji.

Do rozliczenia – kwota wyliczana jako różnica wartości operacji i kwoty rozliczonej. Pole nie podlega edycji.

Numer obcy – zależny od ustawienia parametru Domyślna numeracja automatyczna w konfiguracji systemu. Jeżeli parametr jest:

• zaznaczony – dla operacji dodawanych automatycznie jest to numer dokumentu, z którym rozliczona jest dana operacja, a dla operacji wprowadzanych ręcznie jest to dowolny numer wprowadzony przez użytkownika
• odznaczony – jest to dowolny numer wprowadzony przez użytkownika

Data dokumentu – data ta wpływa na wyliczenie salda raportu oraz datę rozliczenia dokumentu

Data operacji – pole pozwalające na zaewidencjonowanie daty zdarzenia gospodarczego powiązanego z daną wpłatą lub wypłatą, np. data wystawienia dokumentu źródłowego (faktury gotówkowej, kwitu), data zlecenia przelewu

Rejestr – rejestr, do którego trafi dana operacja

Płatność – forma płatności operacji. Można ją wybrać z listy form płatności.

Raport – pole jest automatycznie wypełniane numerem raportu przypisanym do wybranego rejestru i zgodny ze wskazaną datą dokumentu. Jeżeli taki raport nie istnieje, pole pozostanie puste, a w menu uaktywni się przycisk [Dodaj raport]. Użytkownik będzie mógł dodać raport, do którego trafi dana operacja. Jest to pole obligatoryjne.

Nr pozycji – pole uzupełniane automatycznie jako kolejny numer w danym raporcie

Rozliczenie – w ramach pola do wyboru są dwie wartości: Podlega, Nie podlega

Saldo – parametr warunkuje, czy dana operacja będzie miała wpływ na saldo rejestru

Podmiot – pole służące do wskazania podmiotu, z którym powiązana jest operacja. Dla operacji przychodowej domyślnie podpowiadany jest typ podmiotu Nabywca, natomiast dla operacji rozchodowej Dostawca. Użytkownik ma możliwość zmiany typu podmiotu na jedną z wartości: Dostawca, Nabywca, Pracownik, Bank, Urząd. W przypadku wskazania wartości Nabywca użytkownik ma możliwość wywołania listy, której zawartość uzależniona jest od wartości parametru Pokaż nabywców/dostawców:

• lista nabywców – w przypadku odrębnych list kontrahentów, tj. parametr Pokaż nabywców/dostawców jest zaznaczony,
• lista kontrahentów ograniczona wyłącznie do nabywców poprzez filtr Podział – w przypadku wspólnej listy kontrahentów, tj. parametr Pokaż nabywców/dostawców jest odznaczony. Użytkownik ma możliwość zmiany wartości określonej w filtrze.

W przypadku wybrania wartości Dostawca mechanizm wywołania zawartości listy jest analogiczny.

Wypełnienie pola Podmiot na formularzu operacji jest nieobowiązkowe. W przypadku braku określenia podmiotu, przy zapisie/zatwierdzaniu operacji zostaje wyświetlony komunikat: „Podmiot operacji nie został określony. Czy na pewno zapisać/zatwierdzić i zaksięgować operację k/b? Tak/Nie.” Użytkownik ma możliwość wyłączenia komunikatu poprzez zaznaczenie parametru Nie pokazuj tego komunikatu ponownie.

Ponadto jeżeli nie zostanie wskazany żaden podmiot, a w polu Konto księgowe zostanie wskazane konto rozrachunkowe powiązane z podmiotem, to przy zapisie operacji wyświetlane jest ostrzeżenie: „Podmiot operacji nie został określony, a wskazano konto słownikowe. Czy na pewno zapisać operację k/b? Tak/Nie.” Wybór opcji Nie spowoduje powrót do edycji operacji. Wybór opcji Tak spowoduje zapisanie operacji.

Konto księgowe

• Jeżeli konto wyświetlane jest na zielono, oznacza to, że nie istnieje ono w planie kont i zostało zaproponowane przez system. Zaznaczenie parametru Załóż konto automatycznie założy konto dla wybranego podmiotu po zapisie operacji.
• Jeżeli konto wyświetlane jest na czarno, oznacza to, że jest założone.

Reguły podpowiadania konta na operacjach:

• Pobierane jest konto przypisane do danego słownika (kontrahenta, pracownika, banku lub urzędu) w firmie, w której zalogowany jest użytkownik
• W przypadku niewskazania podmiotu, konto księgowe nie jest podpowiadane
• Niemożliwa jest zmiana numeru konta księgowego na operacji kasowej/bankowej, jeżeli właścicielem operacji jest inna firma niż firma aktualnie zalogowana
• Dla wspólnej listy kontrahentów (parametr Pokaż dostawców/nabywców zaznaczony):
  • Na operacji przychodowej podpowiadane jest konto nabywcy
  • Na operacji rozchodowej podpowiadane jest konto dostawcy
• Dla rozdzielnych list kontrahentów (parametr Pokaż dostawców/nabywców odznaczony) oraz dla wspólnej listy kontrahentów, gdy kontrahent jest tylko odbiorcą bądź tylko dostawcą:
  • Po wskazaniu nabywcy podpowiadane jest konto nabywcy
  • Po wskazaniu dostawcy podpowiadane jest konto dostawcy
• W przypadku: pracownika podpowiadane jest konto wynagrodzenia, banku – konto rozliczenia, urzędu celnego – konto cła, urzędu skarbowego – konto podatku dochodowego
• Konto na operacjach zaimportowanych podpowiadane jest wyłącznie, jeżeli operator importujący operacje miał ustawiony bieżący okres obrachunkowy

Załóż konto – zaznaczenie parametru skutkuje automatycznym założeniem konta księgowego dla podmiotu, jeśli jeszcze nie istniało. Konto może zostać założone wyłącznie przez operatora z ustawionym bieżącym okresem obrachunkowym.

Tytułem – pole to służy do wprowadzenia nazwy/tytułu operacji w celu łatwiejszej klasyfikacji. Pole może być wypełniane automatycznie w zależności od ustawienia parametru Automatyczne wypełnianie pola Tytułem. Podczas księgowania operacji przez konto przeciwstawne treść pola Tytułem zostaje przeniesiona na zapis księgowy tej operacji.

Rachunek – automatycznie ustawiany jest domyślny numer rachunku podmiotu wskazanego na operacji. Użytkownik ma możliwość jego zmiany w ramach wszystkich aktywnych rachunków podmiotu.

Bank – kod i nazwa banku właściwego dla danego podmiotu. Po wyborze rachunku pole to jest automatycznie uzupełniane. Jest to pole nieedytowalne.

Waluty – w ramach tego pola użytkownik ma możliwość wyboru typu kursu. Automatycznie podpowiadany jest domyślny typ ustawiony na rejestrze kasowym/bankowy, w ramach którego dodawana jest operacja kasowa/bankowa. Jeżeli zostanie wybrany taki typ kursu, dla którego jest zdefiniowane notowanie dla danej waluty i daty, to kurs zostanie automatycznie pobrany na dokument. W przypadku typu, dla którego nie został zdefiniowany kurs w danym dniu, system wyświetla komunikat „Pobrano inną datę kursu”. Oznacza to, że kurs został pobrany z ostatniego dnia, dla którego został zdefiniowany.

Użytkownik ma możliwość zdefiniowania parametrów dotyczących daty pobierania kursu, czyli ustalenia daty, która ma być brana pod uwagę i na ile dni przed tą datą ma być ustawiona data pobrania kursu. Może tego dokonać na definicji typu dokumentu (Wpłata kasowo-bankowa lub Wypłata kasowo-bankowa) dostępnej w centrum struktury firmy.

Zakładka Rozliczenia

Zakładka składa się z dwóch sekcji: Dokumenty do rozliczenia, Dokumenty rozliczone oraz pola Opis.

Na liście Dokumenty do rozliczenia wyświetlane są:

• dla wpłaty o wartości dodatniej – wszystkie nierozliczone należności o wartości większej od zera, powiązane z tym samym kontrahentem
• dla wypłaty o wartości dodatniej – wszystkie nierozliczone zobowiązania o wartości większej od zera, powiązane z tym samym kontrahentem
• dla wpłaty o wartości ujemnej – wszystkie nierozliczone zobowiązania o wartości większej od zera, powiązane z tym samym kontrahentem
• dla wypłaty o wartości ujemnej – wszystkie nierozliczone należności o wartości większej od zera, powiązane z tym samym kontrahentem

Dodatkowo, poza powyższymi zasadami, wyświetlanie płatności na liście Dokumenty do rozliczenia uzależnione jest od ustawienia parametru Ogranicz listę płatności przy dodawaniu operacji. Szczegółowy opis działania tego parametru znajduje się w artykule Parametry konfiguracyjne związane z operacjami kasowymi/bankowymi.

Nad listą Dokumenty do rozliczenia dostępny jest parametr Kompensaty. Po zaznaczeniu parametru, na liście Dokumenty do rozliczenia wyświetlone zostają płatności przeciwnego typu powiązane z tym samym kontrahentem (np. dla wpłaty o wartości dodatniej wyświetlone zostają nierozliczone wypłaty o wartości dodatniej i nierozliczone wpłaty o wartości ujemnej) Szczegółowy opis wykonywania kompensat znajduje się w kategorii Kompensaty.

Obok parametru Kompensaty znajduje się pole Właściciel, które pozwala ograniczyć wyświetlane dokumenty na liście wyłącznie do dokumentów wystawionych w wybranym centrum. Domyślna wartość tego pola to Wszystkie dostępne obiekty. Jeśli użytkownik nie ma uprawnienia do odczytu danej operacji, nie będzie ona widoczna na liście.

Lista Dokumenty do rozliczenia składa się z kolumn:

• Numer dokumentu
• Numer obcy
• Kod podmiotu
• Kwota – wartość operacji/płatności
• Pozostaje – kwota pozostająca do rozliczenia
• Termin – data dokumentu dla operacji kasowej/bankowej i termin płatności dla płatności
• Waluta
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Kwota w walucie systemowej
• Nazwa podmiotu
• Pozostaje w walucie systemowej – kwota pozostająca do rozliczenia wyrażona w walucie systemowej
• Rozliczono – kwota, która została rozliczona
• Rozliczono w walucie systemowej – kwota, która została rozliczona, wyrażona w walucie systemowej
• Tytułem

Szczegółowy opis rozliczania operacji z poziomu zakładki Rozliczenia znajduje się w artykule Rozliczanie płatności za pomocą przycisków [Powiąż], [Powiąż zaznaczone], [Rozlicz], [Zapłać].

Na liście Dokumenty rozliczone prezentowane są dokumenty, z którymi operacja została rozliczona lub skompensowana. Dokumenty, do których użytkownik nie ma uprawnień, wyświetlane są z zamaskowanymi danymi. Lista Dokumenty rozliczone składa się z kolumn:

• Numer dokumentu
• Numer obcy
• Kod podmiotu
• Rozliczono – kwota, która została rozliczona
• Pozostaje – kwota pozostająca do rozliczenia
• Termin – data dokumentu dla operacji kasowej/bankowej i termin płatności dla płatności
• Waluta

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Do rozliczenia w walucie systemowej – kwota pozostająca do rozliczenia wyrażona w walucie systemowej
• Kwota – wartość operacji/płatności
• Kwota rozliczenia – kwota, która została rozliczona z daną operacją
• Kwota rozliczenia w walucie systemowej – kwota, która została rozliczona z daną operacją wyrażona w walucie systemowej
• Kwota w walucie systemowej – wartość operacji/płatności w walucie systemowej
• Rozliczono w walucie systemowej – kwota, która została rozliczona, wyrażona w walucie systemowej
• Tytułem
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu

Zakładka Podmiot

Zakładka Podmiot zawiera dane o podmiocie związanym z daną operacją. Informacje uzupełniane są automatycznie po wyborze podmiotu w panelu bocznym operacji.

Zakładka Dokumenty skojarzone

Zakładka wyświetla dokumenty, z którymi została rozliczona dana operacja.

Zakładki Opis analityczny, Atrybuty, Historia zmian, Załączniki

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian

Dodawanie operacji przy użyciu przycisku [Dodaj]

W przypadku dodawania operacji za pomocą przycisku [Dodaj] z poziomu Finanse –> Operacje kasowe/bankowe, istnieje możliwość wyboru typu operacji bezpośrednio na formularzu. Domyślnie podpowiadany jest typ Przychód. Zmiana typu operacji jest możliwa wyłącznie do momentu zapisu operacji lub całkowitego/częściowego jej rozliczenia. Przy każdorazowej zmianie typu operacji aktualizowany jest typ podmiotu oraz dokumenty do rozliczenia.

Dodawanie operacji z ujemnym znakiem jest możliwe wyłącznie, jeżeli z poziomu System –> Konfiguracja –> Księgowość został zaznaczony parametr Wprowadzanie ujemnych operacji. Szczegółowy opis parametru znajduje się w artykule Parametry konfiguracyjne związane z operacjami kasowymi/bankowymi.

Zasady rozliczania operacji z ujemnym znakiem:

• wpłata k/b może zostać rozliczona z płatnościami o typie Zobowiązanie, skompensowana z wpłatą o dodatnim znaku lub skompensowana z wypłata o ujemnym znaku
• wypłata k/b może zostać rozliczona z płatnościami o typie Należność, skompensowana z wypłatą o dodatnim znaku lub skompensowana z wpłatą o ujemnym znaku

W celu dodania operacji korygującej obrót środkami pieniężnymi należy na liście operacji kasowych/bankowych zaznaczyć odpowiednią operację, do której użytkownik chce wystawić korektę, a następnie z grupy przycisków Lista wybrać przycisk [Koryguj]. Typ operacji korygującej zależny jest od ustawienia parametru Automatyczna korekta dostępnego z poziomu System –> Konfiguracja –> Księgowość –> sekcja Operacje kasowe/bankowe. Użytkownik ma możliwość wyboru, czy operacja korygująca będzie ewidencjonowana jako operacja przeciwnego typu o tym samym znaku czy operacja tego samego typu o przeciwnym znaku. Szczegółowy opis parametru znajduje się w artykule Parametry konfiguracyjne związane z operacjami kasowymi/bankowymi.

Użytkownik ma możliwość weryfikacji, czy dana operacja jest korektą. Informacja ta jest prezentowana w kolumnie do wyboru Korekta dostępnej z poziomu listy operacji k/b. Dla operacji korygujących w kolumnie Korekta wyświetlany jest symbol wykrzyknika.

Na zakładce Dokumenty skojarzone, zarówno z poziomu operacji korygującej, jak również operacji korygowanej, wyświetlana jest informacja o powiązaniu pomiędzy tymi operacjami. Dodatkowo, w przypadku dodania korekty do operacji nierozliczonej, system dokona automatycznej kompensaty pomiędzy operacją korygującą i operacją korygowaną. Użytkownik ma możliwość usunięcia tego rozliczenia.

W przypadku anulowania dokumentów handlowych, faktur VAT i dokumentów windykacyjnych oraz usuwania faktur VAT następuje automatyczne usunięcie rozliczenia/kompensaty płatności dokumentu, który zostanie anulowany/usunięty. Użytkownik zostaje o tym poinformowany komunikatem: „Czy na pewno chcesz anulować zaznaczoną fakturę? Powiązane rozliczenia zostaną usunięte”.

Dodatkowo, jeżeli na definicji centrum typu firma został zaznaczony parametr Zgodność z francuskimi przepisami VAT, podczas anulowania dokumentu handlowego istnieje możliwość automatycznego wygenerowania dokumentu korygującego obrót pieniężny. Przy zaznaczonym parametrze, podczas anulowania dokumentu handlowego, którego płatność jest rozliczona z operacją k/b, zostanie wyświetlony komunikat: „Czy skorygować automatycznie powiązane operacje? Tak/Nie”. Po wyborze opcji Tak zostaną automatycznie usunięte rozliczenia/kompensaty płatności dokumentu, który został anulowany oraz zostanie utworzona operacja korygująca o przeciwnym typie i takiej samej kwocie co operacja korygowana. W przypadku wybrania opcji Nie, zostaną automatycznie usunięte rozliczenia/kompensaty płatności dokumentu, który został anulowany.

Możliwość edycji poszczególnych pól na operacji kasowej/bankowej jest uzależniona od stanu operacji oraz stanu raportu kasowego/bankowego, w którym dana operacja się znajduje. W systemie obowiązują następujące zasady edycji operacji:

• Operacje nierozliczone i niezaksięgowane w otwartym raporcie

  Przy edycji operacji z poziomu listy operacji kasowych/bankowych (Finanse –> Operacje kasowe/bankowe), listy operacji w raporcie kasowym/bankowym oraz list płatności w finansach możliwa jest zmiana wartości pól:

  • Wartość
  • Numer obcy
  • Data dokumentu
  • Data operacji
  • Płatność
  • Rozliczenie
  • Saldo
  • Podmiot
  • Konto księgowe
  • Tytułem
  • Rachunek
  • Podzielona płatność
  • Waluty
  • Właściciel
  • Opis

Dodatkowo, przy edycji operacji z poziomu listy operacji kasowych/bankowych (Finanse –> Operacje kasowe/bankowe) oraz list płatności w finansach możliwa jest zmiana wartości pola Rejestr.

• Operacje nierozliczone i niezaksięgowane w zamkniętym raporcie

  Z poziomu listy operacji, listy operacji w raporcie kasowym/bankowym oraz list płatności w finansach możliwa jest edycja pól:

  • Numer obcy
  • Data operacji
  • Płatność
  • Rozliczenie
  • Saldo
  • Konto księgowe
  • Tytułem
  • Rachunek
  • Podzielona płatność
  • Właściciel
  • Opis

• Operacje nierozliczone/częściowo rozliczone i zaksięgowane – niezależnie od statusu raportu (otwarty/zamknięty)

  Z poziomu listy operacji, listy operacji w raporcie kasowym/bankowym oraz list płatności w finansach możliwa jest edycja pól:

  • Data operacji
  • Płatność
  • Rozliczenie
  • Rachunek

• Operacje częściowo rozliczone i niezaksięgowane w otwartym raporcie

  Z poziomu listy operacji, listy operacji w raporcie kasowym/bankowym oraz list płatności w finansach możliwa jest edycja pól:

  • Numer obcy
  • Data operacji
  • Płatność
  • Rozliczenie
  • Saldo
  • Konto księgowe
  • Tytułem
  • Rachunek
  • Podzielona płatność
  • Właściciel
  • Opis

Dodatkowo, z poziomu listy operacji kasowych/bankowych (Finanse Operacje kasowe/bankowe) oraz list płatności w finansach istnieje możliwość zmiany wartości pola Rejestr.

• Operacje częściowo rozliczone i niezaksięgowane w zamkniętym raporcie

  Z poziomu listy operacji, listy operacji w raporcie kasowym/bankowym oraz list płatności w finansach możliwa jest edycja pól:

  • Numer obcy
  • Data operacji
  • Płatność
  • Rozliczenie
  • Saldo
  • Konto księgowe
  • Tytułem
  • Rachunek
  • Podzielona płatność
  • Właściciel
  • Opis

• Operacje rozliczone i niezaksięgowane – niezależnie od statusu raportu (otwarty/zamknięty)

  Z poziomu listy operacji, listy operacji w raporcie kasowym/bankowym oraz list płatności w finansach możliwa jest edycja pól:

  • Konto księgowe
  • Tytułem
  • Podzielona płatność
  • Opis

• Operacje rozliczone i zaksięgowane

Dla operacji zaksięgowanej i całkowicie rozliczonej dostępne do edycji jest wyłącznie pole Podzielona płatność.

W systemie istnieje możliwość wykorzystania formatów predefiniowanych do importu: ING Bank Śląski – Web service, Swift MT940, Swift MT940 Alior, Swift MT940 BGŻ, Swift MT940 BZ WBK, Swift MT940 Deutsche Bank Polska, Swift MT940 ING, Swift MT940 mBank oraz formatów zdefiniowanych przez użytkownika.

Przed rozpoczęciem importu wyciągów bankowych, należy:

• zdefiniować numer rachunku bankowego podmiotu, na który zostały wystawione operacje kasowe/bankowe (zakładka Rachunki bankowe na karcie danego podmiotu)
• przypisać numer rachunku bankowego dla rejestru, do którego zostaną zaimportowane operacje

Funkcjonalność importu wyciągów bankowych dostępna jest po wybraniu z menu Finanse przycisku Import.

Na liście pozycji wyciągu bankowego dostępne są Standardowe przyciski oraz dodatkowo:

[Wczytaj plik] – pozwala na wczytanie z dysku pliku zawierającego wyciąg bankowy. Przycisk dostępny dla formatów o typie: Predefiniowany, Definiowalny, Specjalny.

[Wczytaj plik – Wczytaj wyciąg] – przycisk dostępny wyłącznie dla formatu o typie Web service. Pozwala na pobranie wyciągu ze wskazanego dnia poprzez usługę sieciową bezpośrednio z systemu bankowego.

[Wczytaj plik – Wczytaj historię operacji] – przycisk dostępny wyłącznie dla formatu o typie Web service. Pozwala wczytać historię operacji za wskazany okres.

[Zaimportuj zaznaczony] – importuje zaznaczone na liście operacje

Nad listą pozycji wyciągu znajdują się pola:

• Format pliku – umożliwia wybór zdefiniowanego w systemie formatu do importu pliku
• Kodowanie – dla predefiniowanych formatów MT940 możliwy jest wybór kodowania z listy. Opcje możliwe do wyboru: ASCII, Windows-1250, ibm852, ISO-8859-2, UTF-8. Dla formatów definiowanych przez użytkownika wyświetlane jest kodowanie pobrane z definicji danego formatu, bez możliwości edycji.
• Rejestr – pole dostępne wyłącznie, jeżeli w polu Format pliku został wybrany format typu Web service. Do wyboru dostępne są wyłącznie rejestry powiązane z bankiem z zaznaczonym parametrem Wymiana danych za pomocą Web service.

Aby zaimportować operacje, należy:

• Wskazać format pliku
• Wskazać rejestr, jeżeli jako format pliku wskazano format o typie Web service
• Wybrać przycisk:
  • [Wczytaj plik] dla formatu o typie Predefiniowany, Definiowalny lub Specjalny i wskazać plik z dysku komputera
  • [Wczytaj plik – Wczytaj wyciąg] dla formatu o typie Web Service i wskazać dzień, z którego ma zostać pobrany wyciąg
• Zaznaczyć operacje na liście wczytanych pozycji wyciągu bankowego i wybrać przycisk [Zaimportuj zaznaczony]

W oknie pozycji wyciągu bankowego widoczne są kolumny:

• Data dokumentu – data pobrana z importowanego pliku
• Kwota uznania – kwota operacji przychodowej
• Kwota obciążenia – kwota operacji rozchodowej
• Kod podmiotu – kod podmiotu, na który została wystawiona operacja
• Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu, na który została wystawiona operacja
• Tytułem – treść zaczytana z pola Tytułem na operacji

Zaimportowane wyciągi bankowe dostępne są w systemie z poziomu Finanse → Operacje k/b. Właścicielem zaimportowanych operacji jest centrum, do którego zalogowany jest użytkownik dokonujący importu.

Rejestr bankowy i podmiot na importowanych operacjach ustalane są na podstawie numerów rachunków bankowych. W przypadku, gdy nie został zaimportowany numer rachunku, z którym wiąże się dana operacja (również w sytuacji, gdzie pole Numer Rachunku nie zostało zdefiniowane w formatach przelewów) przy próbie zapisu pojawia się komunikat: „BŁĄD: Numer rachunku własnego z wyciągu nie jest zgodny z żadnym numerem rachunku rejestru w systemie.”

Podczas importu operacji w systemie obowiązuje mechanizm kontroli aktywności rachunków bankowych. Oznacza to, że jeżeli do dwóch rejestrów bankowych został przypisany ten sam numer rachunku bankowego, a jeden z tych rejestrów został dezaktywowany, system rozpoznaje aktywny rejestr i pozwala na zaimportowanie do niego operacji.

Szczegółowy opis importowania operacji związanych z mechanizmem podzielonej płatności znajduje się w artykule Obsługa mechanizmu podzielonej płatności podczas eksportu zestawień poleceń przelewów oraz importu wyciągów bankowych.