Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych składników majątku, jak również wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej.
Lista inwentaryzacji dostępna jest z poziomu menu głównego Magazyn –> (Zasoby) Inwentaryzacje.
Na dokument inwentaryzacji składają się:
- arkusze inwentaryzacyjne – artykuły/partie artykułów mogą zostać dodane do arkusza przed wykonaniem spisu z natury lub dopiero po jego wykonaniu w momencie wprowadzania ilości rzeczywistych do systemu. Pierwszy sposób wykorzystywany jest najczęściej, gdy inwentaryzacji będą podlegać tylko wybrane artykuły. Drugi, gdy inwentaryzacji podlega cały magazyn lub sklep, a osoby wykonujące spis z natury nie poszukują konkretnych towarów, lecz inwentaryzują wskazany fragment magazynu lub sklepu.
- odczyty powiązane z arkuszami – jeśli artykuły/partie artykułów mają trafić na arkusze dopiero w momencie wprowadzania ilości rzeczywistych do systemu, najlepiej wykorzystać w tym celu odczyty. Mogą one być uzupełniane artykułami/partiami artykułów na bieżąco podczas inwentaryzowania danego obszaru lub mogą zostać uzupełnione poprzez odczyt z kolektora już po dokonaniu spisu z natury. Wprowadzając kolejne partie artykułów na odczyty będą one automatycznie trafiać na powiązany z nimi arkusz. Zatwierdzając kolejne odczyty, ilości rzeczywiste z tych odczytów będą sumowane na arkuszu.
Proces inwentaryzacji można podzielić na trzy etapy:
- Etap 1 – określenie towarów, które mają zostać zinwentaryzowane oraz przygotowanie dokumentu inwentaryzacji
- Etap 2 – przeprowadzenie właściwego spisu z natury
- Etap 3 – wprowadzenie rzeczywistych ilości do systemu i wystawienie dokumentów korygujących rozbieżności
Dokument inwentaryzacyjny:
- dotyczy jednego wybranego magazynu. Jeśli inwentaryzacji ma podlegać więcej magazynów, należy dla każdego z nich stworzyć osobny dokument inwentaryzacji.
- może zawierać dowolną ilość arkuszy inwentaryzacyjnych, które zawierają wykaz towarów/partii towarów wraz z ilością wynikającą z dokumentów oraz ilością rzeczywistą.
Uprawnienia mające wpływ na przebieg/zakończenie inwentaryzacji:
- Automatyczne generowanie dokumentów inwentaryzacyjnych podczas zatwierdzania inwentaryzacji
- Automatyczne zatwierdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych
- Inwentaryzacja – kontrola poprawności dokumentów
- Blokada artykułów do sprzedaży
- Zwalnianie rezerwacji
- Pobieranie zasobów przyjętych po dacie inwentaryzacji
Dodawanie formularza inwentaryzacji
Formularz nowego dokumentu inwentaryzacyjnego otwierany jest po wybraniu przycisku [Dodaj].
Zakładka Ogólne składa się z listy:
- arkuszy inwentaryzacyjnych
- odczytów, która domyślnie jest zwinięta
Nagłówek formularza inwentaryzacji zawiera następujące pola:
- numer dokumentu
- magazyn, dla którego tworzony jest dokument inwentaryzacji
- centrum, które jest właścicielem dokumentu (właściciela można zmienić do momentu dodania nowego arkusza inwentaryzacji)
- blokada artykułów
- zwalnianie rezerwacji
- aktualny stan dokumentu
- data zatwierdzenia – data ta nie podlega edycji i jest uzupełniania automatycznie podczas zatwierdzania inwentaryzacji.
W przypadku gdy na arkuszu byłaby ona późniejsza, podczas zatwierdzania inwentaryzacji pojawi się komunikat z pytaniem dotyczącym aktualizacji daty zatwierdzenia dokumentu na najpóźniejszą datę wystawienia z arkusza.
