W każdej firmie istotna jest bieżąca analiza należności oraz prowadzenie działań związanych z monitoringiem i windykowaniem należności przeterminowanych. Należności przeterminowane to nieuregulowane (nierozliczone) należności, których termin płatności już upłynął.

Działania te, obejmują m.in. wysyłanie do klientów monitów przypominających o nieuregulowanych płatnościach, jak również wezwań do zapłaty oraz not odsetkowych.

Dokumenty windykacyjne można wystawić tylko dla dokumentów zatwierdzonych. Wyjątkiem jest dokument bilansu otwarcia.

W przypadku braku wpłaty należności w terminie, naliczana jest dodatkowa opłata za każdy dzień zwłoki, tzw. odsetki za zwłokę. Wysokość tej opłaty, wynika ze stopy procentowej wskazanej w regulacjach ustawowych lub umowach handlowych. Wysokość opłaty może być zmienna w czasie, zatem na danej stawce wskazuje się jej datę obowiązywania. Zdefiniowane stopy procentowe odsetek są wspólne dla wszystkich firm oraz podrzędnych do nich centrów. Kwota zaległości jest wyliczana w oparciu o wartość płatności danego dokumentu. Odsetki ustalane są z poziomu menu: Konfiguracja –> Finanse –> Odsetki.

Po wyborze odsetek z poziomu konfiguracji wyświetlane jest okno o nazwie Odsetki, o następującym układzie:

Użytkownik ma możliwość wprowadzania własnych progów odsetkowych:

• Wartość [%] – wysokość odsetek, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku
• Od – data obowiązywania odsetek
• Rodzaj – wskazanie rodzaju stawki, możliwy jest wybór wartości wprowadzonej w obrębie słowników uniwersalnych

W systemie kontrolowana jest unikalność wartości w przypadku tej samej daty i typu.

Rodzaje stawek

Rodzaje stawek odsetek dostępne są z poziomu Konfiguracja –> Ogólne –> Słowniki uniwersalne. Użytkownik może dodać te wartości na standardowych zasadach.

Odsetki na karcie kontrahenta

Użytkownik ma możliwość wprowadzenia obowiązujących odsetek na karcie kontrahenta, na zakładce Księgowe.

Na karcie kontrahenta w sekcji Odsetki znajdują się dwa pola: Odsetki oraz Rodzaj. W polu Odsetki dostępne są do wyboru odsetki ustawowe oraz umowne. W przypadku wyboru odsetek ustawowych, pole wypełniane jest wartością domyślną słownika uniwersalnego – Rodzaj stawek odsetek. Pole Rodzaj dostępne jest wyłącznie w przypadku odsetek ustawowych. Po wybraniu odsetek umownych użytkownik ma możliwość definiowania własnych wartości.

Podczas wprowadzania umownych odsetek na karcie kontrahenta, dostępne są następujące kolumny w tabeli:

• Wartość – należy wpisać wysokość odsetek, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku
• Od – data obowiązywania odsetek

Treść oraz temat wiadomości email wysłanej w dokumentach windykacji

Użytkownik ma możliwość ustawienia treści oraz tematu maila, jaki będzie dołączony do wydruku poszczególnych dokumentów. Może to zrobić z menu Konfiguracja –> Ogólne –> Słowniki uniwersalne, w gałęzi Ogólne –> Treść wiadomości email/Temat wiadomości email. Treść wiadomości email jest dostępna na dokumencie windykacyjnym oraz podlega edycji.