Tryb Offline
Tryb Offline to mechanizm zapewniający ciągłość pracy i możliwość wystawiania oraz zatwierdzania faktur w sytuacjach, gdy występują trudności techniczne w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Umożliwia to minimalizację przerw w procesie fakturowania spowodowanych problemami z jakością sieci transmisyjnej lub brakiem połączenia z Internetem lub awarią wywołaną ze strony serwerów ministerstwa
Tryb offline od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur ze strony KSeF. Wynikają one z zaistniałych okoliczności np. problemów z połączeniem po stronie podatnika albo awarii czy prac serwisowych w KSeF. W zależności od przesłanek, pomimo stosowania od strony technicznej wysyłki w trybie offline, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR. Dlatego wyróżniamy kilka trybów pracy Offline: Offline24 (tryb automatyczny), Niedostępność, Awaria i Awaria całkowita.
W przypadku, gdy będąc online próba wysyłki/zatwierdzenia faktury do KSeF (np. z powodu chwilowego braku połączenia z Internetem zakończy się niepowodzeniem, system wyświetli odpowiedni komunikat i faktura zostanie automatycznie wystawiona w trybie Offline24 i oznacza to że musi zostać przesłana do KseF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.
Pozostałe tryby pracy zależą od działania platformy KSeF i powinny być konfigurowane/włączane przez użytkownika na podstawie komunikatów zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP)
Tryb offline/online możliwy jest do ustawienia na zakładce KSeF na definicji firmy z włączoną opcją Obsługa KSeF.
Tryb online – standardowy tryb pracy systemu, zapewniający możliwość wysyłki dokumentów do KSeF, zgodnie z ustawieniami w systemie.
Tryb offline – ustawienie tego trybu wraz z dedykowanym typem świadczy o tym, że nie ma możliwości wysłania do KSeF wystawionych dokumentów. Wystawiane dokumenty będą przyjmowały odpowiedni status, a podczas zatwierdzania wyświetlony zostanie dedykowany komunikat.
Dostępne rodzaje trybu offline różnią się terminem przesłania dokumentów do KSeF, w przypadku wybrania opcji:
- Niedostępność – dokumenty należy dostarczyć do KSeF do następnego dnia roboczego od momentu zakończenia niedostępności KSeF
- Awaria – do 7 dni roboczych od momentu zakończenia niedostępności KSeF dla awarii
- Awaria całkowita – brak konieczności wysyłki dokumentów do KSeF.
W związku z tym włączenie trybu Niedostępność lub Awaria będzie skutkować automatycznym oznaczaniem wszystkich wystawianych faktur jako offline oraz możliwością ich wizualizacji jako faktury ustrukturyzowanej z dwoma kodami QR. Ponadto zostaną dodane powiadomienia dla operatora przypominające o wysyłce faktur do KSeF po zakończeniu niedostępności/awarii.
W przypadku trybu Niedostępność/Awaria:
- nie ma możliwości importu faktur zakupu i ich korekt z KSeF – przyciski będą wyszarzone
- nie ma możliwości eksportu faktur sprzedaży i ich korekt do KSeF – przyciski będą wyszarzone
- podczas zatwierdzania faktur sprzedaży i ich korekt, sprawdzana jest nadal poprawność dokumentu, ustawiany jest tryb offline, status KSeF: Nie wysłano (w tym przypadku ignorowane jest ustawienie parametru Automatycznie prześlij do KSeF)
- nie ma możliwości wystawienia korekty do dokumentu źródłowego, który nie otrzymał numeru KSeF
- nie ma możliwości pobierania UPO
- 2026-07-08 (środa)
- Podatnik generuje fakturę w trybie offline24 z powodu braku połączenia z KSeF.
- Termin przesłania tego dokumentu do KSeF mija 2026-07-09 (następny dzień roboczy).
- 2026-07-09 (czwartek)
- Ministerstwo Finansów publikuje komunikat o awarii KSeF (BIP) trwającej planowo do dnia 2026-07-16.
- Zgodnie z zasadą: pierwotny termin zostaje przesunięty, a nowy liczony jest 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii – operator powinien włączyć w Altum tryb Awaria i ustawić datę końcową na dzień 2026-07-16.
- 2026-07-12 (sobota)
- Awaria zostaje usunięta – system ponownie dostępny, co powinno zostać zakomunikowane przez Ministerstwo Finansów – operator powinien zaktualizować datę końcową na dzień 2026-07-12 lub/i włączyć tryb Online (data powinna zostać zaktualizowana automatycznie na bieżącą).
- Rozpoczyna się okres 7 dni roboczych na dosłanie zaległej faktury.
- 2026-07-22 (wtorek)
- Upływa termin 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
- Aplikacja do tej daty ma czas na wysyłkę faktury do KSeF z ustawionym offlineMode = true.
Awaria całkowita
Awaria całkowita to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Wprowadzenie procedury postępowania na wypadek takich okoliczności wynika z sytuacji geopolitycznej. Komunikaty o awarii całkowitej KSeF w takiej sytuacji zostaną zamieszczone w ogólnodostępnych źródłach. Komunikaty w środkach społecznego przekazu wystąpią gdy nie będzie możliwe zamieszczenie ich w BIP.
W trybie awarii całkowitej:
- fakturę i/lub fakturę korygującą można wystawić dowolnie w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną, bez obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej FA(3)
- nie ma obowiązku przesłania wystawionych faktur do KSeF po ustaniu awarii
- faktury z tego trybu nie posiadają kodu QR
- przekazanie faktur nabywcy odbywa się dowolnym kanałem (osobiście, e-mail, inne)
- datą wystawienia jest zawsze datą faktyczna wskazana na fakturze, a data otrzymania to data faktycznego otrzymania faktury zakupu.
W związku z tym w systemie włączenie tego trybu będzie skutkować automatycznym oznaczaniem wszystkich wystawianych faktur nowym statusem KSeF: Nie podlega oraz ich zatwierdzaniem i drukowaniem na zasadach identycznych jak przy braku włączonej Obsługi KSeF.
W przypadku trybu Awaria całkowita:
- nie ma możliwości importu faktur zakupu i ich korekt z KSeF – przyciski będą wyszarzone
- nie ma możliwości eksportu faktur sprzedaży i ich korekt do KSeF – przyciski będą wyszarzone
- podczas zatwierdzania faktur sprzedaży i ich korekt, sprawdza jest nadal poprawność dokumentu (przy braku zgodności pojawi się odpowiedni komunikat), ustawiany jest tryb offline, status KSeF: Nie podlega(w tym przypadku ignorowane jest ustawienie parametru Automatycznie prześlij do KSeF)
- będzie możliwe wystawienie korekty do dokumentu źródłowego, który nie otrzymał numeru KSeF
- wydruk dokumentów będzie odbywał się na zasadach identycznych jak przy braku włączonej Obsługi KSeF.
- brak możliwości pobrania UPO
Tryb online
W przypadku zakończenia trybu offline (minął wyznaczony termin niedostępności/awarii/awarii całkowitej lub został zakończony przed upływem tej daty) należy wykonać ręczną zmianę trybu w systemie. W tym celu należy przejść na formularz firmy na zakładkę KSeF i zaznaczyć parametr Online.
W przypadku gdy zakończy się okres trwania trybu offline użytkownik, który loguje się do systemu – otrzyma dedykowany komunikat z informacją o konieczności zmiany trybu na formularzu firmy. Zmiana trybu na online będzie skutkowała pojawieniem się komunikatu o konieczności wysłania faktur oznaczonych trybem offline przy kolejnym zalogowaniu.
Wydruk
Wydruk dokumentu offline będzie zależał zarówno od rodzaju włączonego trybu offline, a także od rodzaju kontrahenta czy też rodzaju transakcji.
Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony dla:
- podmiotu gospodarczego z NIP i rodzaju transakcji: Krajowa
- oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
- oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF np. w sytuacji gdy nie pobrano jeszcze UPO
Użytkownik będzie musiał zdecydować, czy taki wydruk powinien zostać wykonany:
Po wybraniu opcji:
- NIE – wydruk nie zostanie wykonany
- TAK – przygotowany zostanie wydruk:
- z adnotacją o trybie offline
- opatrzony adnotacją POTWIERDZENIE TRANSAKCJI, a nie Faktura podstawowa Wygenerowanymi dwoma kodami QR
Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony na:
- kontrahenta bez NIP (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Krajowa
- kontrahenta zagranicznego (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Wewnątrzwspólnotowa, Pozaunijna
- oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
- oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF/UPO
Po wybraniu opcji:
- NIE – wydruk nie zostanie wykonany
- TAK – przygotowany zostanie wydruk:
- z wygenerowanymi dwoma kodami QR
