Zakładka podzielona jest na dwie części. Po lewej stronie prezentowane są informacje o nabywcy/sprzedawcy, a po prawej o odbiorcy/dostawcy.
Obie zakładki posiadają dane kontrahenta tj.:
- dane teleadresowe
- numer GLN
- dane domyślnej osoby kontaktowej po stronie kontrahenta
- kod
- nazwę
- numer NIP
- REGON
- PESEL
Dane uzupełniane są automatycznie po wskazaniu kontrahenta w nagłówku dokumentu.
Po wybraniu kontrahenta/-ów na dokument jako adres nabywcy/sprzedawcy automatycznie ustawiony zostanie domyślny adres główny. Jako adres odbiorcy/dostawcy system ustawi domyślny adres dostawy (jeśli adres dostawy jest zdefiniowany na karcie kontrahenta) lub domyślny adres główny (jeśli kontrahent nie ma zdefiniowanego żadnego adresu dostawy).
Adres domyślnie pobrany przez system na dokument można:
- zmienić – wybierając inny adres zdefiniowany na karcie kontrahenta lub tworząc nowy adres i wybierając go na dokument
- uzupełnić – w przypadku braku pewnych informacji (wprowadzić dane w puste pola adresu pobranego na dokument)
- edytować – zmodyfikować wyświetlane dane
Możliwość uzupełniania i edytowania danych adresowych kontrahenta bezpośrednio na dokumencie jest dostępna tylko dla operatorów należących do grupy posiadającej uprawnienie Edycja adresu na dokumencie oraz prawo modyfikacji adresu.
Operator należący do grupy operatorów, która nie ma praw do edycji adresu, może jedynie zmienić adres użyty na dokumencie za pomocą przycisku […], pozostałe pola z zakładek Adres i Osoba kontaktowa wraz z polami na ich podzakładkach (Kontakty i Opis) są nieaktywne. W takiej sytuacji operator może jedynie wybrać inny adres zdefiniowany na karcie tego kontrahenta lub utworzyć nowy, ale tylko jeśli posiada uprawnienia do dodawania adresu.
Jeśli operator posiada prawa do modyfikacji adresu i zdecyduje się na edycję lub uzupełnienie brakujących danych w adresie wybranym na dokumencie, wpłynie to na informacje zapisane na karcie ewidencyjnej kontrahenta. Taki adres zostanie automatycznie zarchiwizowany, a w jego miejsce powstanie nowy, który będzie uwzględniał naniesione przez operatora zmiany. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy modyfikowany adres nie był dotąd wykorzystany nigdzie w systemie (np. na innym dokumencie). Taki adres zostanie zaktualizowany – nie będzie archiwizowany i tworzony nowy.
W praktyce zdarzają się sytuacje, które wymagają wystawienia dokumentów z adresem, który został już zarchiwizowany. Aby wystawić dokument na adres archiwalny, należy wybrać przycisk zmiany typu adresu ([…]) i na otwartej w ten sposób liście adresów kontrahenta odznaczyć parametr Tylko aktywne. Odznaczony parametr spowoduje wyświetlenie również archiwalnych adresów, które będzie można wybrać na dokument.
System domyślnie nie umożliwia aktualizacji danych kontrahenta oraz jego adresu na dokumencie, który ma stan: Zaksięgowany, Zaksięgowany Zafiskalizowany lub Anulowany.
Modyfikacja danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach jest dostępna wyłącznie dla operatora należącego do grupy posiadającej uprawnienie Aktualizacja danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach, które jest dostępne z poziomu Konfiguracja Struktura Firmy Grupy operatorów edycja wybranej grupy zakładka Inne uprawnienia. Po zaznaczeniu parametru na większości dokumentów w systemie istnieje możliwość aktualizacji adresu z poziomu:
- nagłówka dokumentu
- zakładki Kontrahenci
Dla większości dokumentów handlowo-magazynowych wypełnienie adresu kontrahenta nie jest obligatoryjne. Ustawodawca nakłada taki obowiązek jedynie w przypadku faktur
Numer GLN, prezentowany wśród danych adresowych, wykorzystywany jest podczas elektronicznej wymiany dokumentów między partnerami. Identyfikuje firmę oraz jej lokalizację zgodnie z globalnymi standardami.
