Uwaga

 Funkcjonalność jest dedykowana na rynek niemiecki - można z niej skorzystać, jeżeli w firmie, do której użytkownik jest zalogowany wykorzystuje się dedykowane stawki VAT (tzn.  jeżeli na formularzu firmy w polu Grupa stawek VAT wskazano wartość DE).

Zgodnie z niemieckimi przepisami, w czasie kontroli podatkowej, firmy są zobligowane do przekazywania na żądanie istotnych podatkowo danych w formie elektronicznej. Wymagania, jakie muszą spełniać dostarczane dane są ujęte w dokumencie "Zasady dostępu do danych i kontrolowalności dokumentów cyfrowych" ("Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen", czyli GDPdU). Administracja skarbowa nie określa konkretnych pól i specyfikacji dostarczanych danych, ponieważ w zależności od systemu komputerowego, struktury i wielkości przedsiębiorstwa różne dane mogą być istotne podatkowo. Eksport z systemu danych uznanych przez producenta oprogramowania za istotne podatkowo dostępny jest z poziomu menu Główne à Eksport GDPdU, jeżeli na formularzu firmy, w sekcji Księgowość, aktywowano parametr Eksport GDPdU.

Po wybraniu przycisku [Eksport GDPdU]zostanie otwarte okno, w którym należy wskazać:

• zakres danych, które mają zostać wyeksportowane
• okres, dla którego będą eksportowane dane – wymagany, jeżeli wybrano dane z sekcji Księgowość. Wskazana data nie może być wcześniejsza niż 01.01.1900 i późniejsza niż 31.12.2079.
• lokalizację, w której zostaną zapisane wyeksportowane pliki

Uwaga

Dane eksportowane są dla centrum, z poziomu którego odbywa się eksport.

Zakres eksportowanych danych:

• Kontrahenci
  • Typ – parametr determinuje, dla jakich kontrahentów będą eksportowane niżej wskazane dane: Wszyscy, Nabywcy, Dostawcy
  • Dane podstawowe – kod, nazwa, NIP, odsetki, konta księgowe, formy płatności itp. Konta księgowe eksportowane są dla okresu wyznaczonego wskazanym zakresem dat.
  • Dane adresowe – ulica, numer, miasto, kod pocztowy itp..
  • Rachunki bankowe – dane dotyczące rachunków bankowych przypisanych do poszczególnych kontrahentów
  • Dane adresowe kontrahentów jednorazowych – ulica, numer, miasto, kod pocztowy itp.
• Księgowość
  • Plan kont:
    • plan kont dla okresu obrachunkowego wyznaczonego wskazanym zakresem dat. Jeżeli zakres dat obejmuje więcej niż jeden okres obrachunkowy, to dane zostaną wyeksportowane dla okresu późniejszego.
    • typy kont
  •  Zestawienie obrotów i sald – obroty i salda poszczególnych kont księgowych dla wskazanego okresu
  • Zapisy księgowe:
    • dane dotyczące zapisów księgowych dla wskazanego okresu: numer w dzienniku, data księgowania, kwota itp.
    • dane o centrach struktury firmy i oddziałach
    • informacje o możliwych stanach danego typu dokumentu
    • dane dotyczące dzienników cząstkowych dla wskazanego okresu
  • Nierozliczone płatności
    • formy płatności
    • płatności, których termin płatności zawiera się we wskazanym zakresie dat i są nierozliczone na moment wykonywania eksportu (numer dokumentu, numer obcy, kod podmiotu, waluta, kwota pozostająca do rozliczenia itp.)

• Pozostałe
  • Skonto – dane dotyczące zdefiniowanych w systemie typów skont
  • Stawki VAT – dane dotyczące zdefiniowanych w systemie stawek VAT

Po zaznaczeniu odpowiednich parametrów należy wybrać przycisk [Utwórz] w celu dokonania eksportu. We wskazanej wcześniej lokalizacji zostaną utworzone:

• pliki z rozszerzeniem .csv zawierające wyeksportowane dane
• plik indeksowy opisujący strukturę danych
• stały plik gdpdu-01-09-2004.dtd

Uwaga

W przypadku ponownego eksportowania danych do tej samej lokalizacji pliki są nadpisywane.

  Poniższa tabela przedstawia, z jakich tabel/procedur/widoków pobierane są poszczególne dane podczas eksportu:

Sekcja	Dane	Tabela/Procedura/Widok
Kontrahenci	Dane podstawowe	Dictionaries.CustomerInterestValues dbo.Dic_CustomerData dbo.Dic_Customers SecDictionaries.Dic_PaymentForms
	Dane adresowe	Address.Addresses Address.AddressData
	Rachunki bankowe	Dictionaries.BankAccounts
	Dane adresowe kontrahentów jednorazowych	Address.Addresses Address.AddressData
Księgowość	Plan kont	SecAccountingStructure.Accounts AccountingStructure.AccountTypesTable
	Zestawienie obrotów i sald	AccountingStructure.CalculateSAB
	Zapisy księgowe	AccountingDocuments.AccountingAdviceDocuments AccountingDocuments.Decrees SecAccountingStructure.PartialJournals CompanyStructure.CompanyUnits DT.States
	Nierozliczone płatności	BanksRegisters.vPaymentPlanEntities SecDictionaries.Dic_PaymentForms
Pozostałe	Skonto	Dictionaries.Terms
	Stawki VAT	Dic_VatRates

 

 

Konfiguracja obsługi jednolitego pliku kontrolnego

Aby w systemie istniała możliwość obsługi JPK z poziomu System Konfiguracja Wymiana danych w sekcji Pliki JPK, należy:

• zaznaczyć parametr JPK – określający aktywność funkcjonalności Jednolity Plik Kontrolny. Parametr domyślnie zaznaczony w wersjach innych niż francuska
• określić Adres usługi Web service – adres, na który zostaną wysłane elektronicznie pliki JPK. Użytkownik może wysłać plik JPK na adres usługi Web Service: https://e-dokumenty.mf.gov.pl lub na serwer testowy: https://test-e-dokumenty.mf.gov.pl/.
• określić Katalog plików wymiany – czyli, katalogu zapisu wyeksportowanych plików JPK w rozszerzeniu XML. Dla każdej firmy tworzony jest osobny katalog, w ramach którego zakładane są podkatalogi dla każdej z grup JPK np. JPK-MAG, JPK-FA, JPK-KR itd. W skład nazwy pliku wchodzi symbol grupy JPK oraz dokładna data z godziną, w której nastąpiło wystawienie pliku np. JPK_KR(1)_ 20160902_0843.

Uwaga

W przypadku niektórych plików ich nazwy zostały rozszerzone o dodatkowe informacje:

• JPK_WB – numer rachunku bankowego przypisanego do rejestru bankowego
• JPK_MAG – symbol magazynu
• JPK_FA – symbol waluty, w której wystawione są faktury

Uprawnienia

Z poziomu Konfiguracja -> Struktura firmy -> Grupy operatorów -> Inne uprawnienia należy zaznaczyć:

• Tworzenie plików JPK – (domyślnie zaznaczone) użytkownik należący do grupy operatorów posiadających uprawnienie będzie miał możliwość wystawiania JPK. Uprawnienie nie jest dostępne dla francuskiej wersji bazy danych
• Usuń wiersze JPK – (domyślnie odznaczone) użytkownik należący do grupy operatorów posiadających uprawnienie będzie miał możliwość usuwania danych, z wyłączeniem zakładek: Ogólne, Nagłówek oraz Sumy kontrolne. Opcja może być wykorzystana po wysłaniu danych na serwer Ministerstwa i odebraniu UPO w celu zmniejszenia ilości danych związanych z funkcjonalnością JPK. Wiersze usuwane są z danego dokumentu JPK prezentowanego w systemie, w pliku XML dalej są zawarte.

Słowniki uniwersalne – Rodzaj dowodu

Z poziomu Konfiguracja -> Słowniki uniwersalne dostępny są słownik Rodzaj dowodu, który jest wymagany dla zapisu księgowego pliku JPK_KR. Słownik posiada następujące predefiniowane wartości:

• Faktura
• Dokument magazynowy
• PK – opcja domyślna
• Wyciąg bankowy
• Raport kasowy
• Różnica kursowa
• Dokument windykacyjny
• Kompensata
• Raport okresowy z kasy fiskalnej
• Zamknięcie kont
• Przeksięgowanie techniczne

Użytkownik ma możliwość wprowadzenia własnych elementów do słownika. Wartość słownika Rodzaj dowodu jest prezentowana:

• w nagłówku zapisu księgowego
• stornie zapisu księgowego
• w panelu bocznym okna predekretacji

Podczas księgowania dokumentów, automatycznie zostają przypisane rodzaje dowodów na zakładce Dodatkowe zapisu księgowego zgodnie z następującymi zasadami:

• Dokument magazynowy - księgowanie dokumentów magazynowych przyjęć i wydań
• Dokument windykacyjny - księgowanie monitów, wezwań i not
• Faktura - księgowanie dokumentów handlowych sprzedaży i zakupu
• Kompensata - księgowanie dokumentów kompensat
• PK – księgowanie ręczne zapisów księgowych oraz księgowanie automatyczne dekretów kompensacyjnych
• Przeksięgowanie techniczne – dla pozostałych księgowań: not memoriałowych oraz księgowań okresowych
• Raport kasowy - księgowanie operacji w raporcie kasowym
• Różnica kursowa - księgowanie dokumentów różnic kursowych
• Wyciąg bankowy - księgowanie operacji w raporcie bankowym

W przypadku storna rodzaj dowodu zostaje przeniesiony z zapisu księgowego. Zmiana rodzaju dowodu podczas predekretacji, skutkuje przeniesieniem jej na zapis księgowy. Ręczna zmiana wartości dowodu jest możliwa na niezatwierdzonych zapisach księgowych.

Uwaga

Nie ma możliwości zmiany rodzaju dowodu na dekretach znajdujących się w Księdze Głównej.

Słowniki uniwersalne – Przyczyna zwolnienia z VAT

Zastosowanie na fakturze stawki VAT o typie zwolniona, wiąże się z koniecznością określenia w pliku JPK_FA przyczynę jej zwolnienia. W związku z tym z poziomu Konfiguracja Słowniki uniwersalne udostępniony został słownik Przyczyna zwolnienia z VAT, w którym znajdują się następujące predefiniowane wartości:

Wartość	Podstawa zwolnienia	Opis
Art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT	Przepis ustawy lub aktu wydanego na podstawie ustawy	Dostawa towarów używanych, pod warunkiem że w stosunku do tych towarów nie przysługiwało dokonującemu ich dostawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
Art. 43 ust. 1 pkt 19a ustawy o VAT	Przepis ustawy lub aktu wydanego na podstawie ustawy	Świadczenie usług, o których mowa w pkt 18 i 19, jeżeli usługi te zostały nabyte przez podatnika we własnym imieniu ale na rzecz osoby trzeciej od podmiotów, o których mowa w pkt 18 i 19
Art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT	Przepis ustawy lub aktu wydanego na podstawie ustawy	Usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe

Uwaga

Wartości predefiniowane w słownikach są aktywne tylko w polskiej wersji bazy danych.

Użytkownik ma możliwość definiowania nowych wartości w słownikach, w ramach poniższych podstaw zwolnienia:

• Przepis ustawy lub aktu wydanego na podstawie ustawy
• Dyrektywa 2006/112/WE
• Inna podstawa prawna

Wartości ze słownika Przyczyna zwolnienia z VAT wykorzystywane są na dokumentach, dla których przynajmniej dla jednego z elementów określono stawkę VAT ZW. Dokumenty, na których dodane zostało pole Przyczyna zwolnienia z VAT:

• Faktury sprzedaży i ich korekty
• Faktury zakupu i ich korekty
• Paragony i ich korekty
• Faktury vat i ich korekty

W przypadku dodania na dokument elementu ze stawką VAT ZW, a wartość pola Przyczyna zwolnienia z VAT nie została na danym dokumencie uprzednio ręcznie ustalona, to w polu tym zostanie automatycznie wybrana wartość domyślna ze słownika. W związku z koniecznością wprowadzenia wartości pola Przyczyna zwolnienia VAT na istniejących już dokumentach, które są zatwierdzone lub/i zaksięgowane, wprowadzone zostało nowe uprawnienie dostępne z poziomu Konfiguracja Struktura firmy Grupy operatorów Inne uprawnienia. W obszarze Handel/Magazyn dostępny jest to parametr o nazwie Zmiana przyczyny zwolnienia z podatku VAT na zatwierdzonym dokumencie. Nadanie tego uprawnienia pozwala operatorom należącym do danej grupy posiadającej to uprawnienie na dokonanie modyfikacji pola Przyczyna zwolnienia VAT na dokumentach zatwierdzonych lub/i zaksięgowanych.

Uwaga

Określenie domyślnej wartości w słowniku Przyczyna zwolnienia z VAT nie jest obligatoryjne.

 

Ustawienia konfiguracyjne związane z eksportem plików JPK

Wysyłka elektroniczna plików JPK wymaga dwóch dodatkowych certyfikatów. W przypadku, gdy nie są one widoczne, konieczne jest ich zainstalowanie w przeglądarce internetowej. Certyfikaty te, dostępne są na stronie Ministerstwa Finansów. Na stronie internetowej należy przejść na zakładkę: Krajowa Administracja Skarbowa/ Działalność/ Jednolity Plik Kontrolny/Specyfikacja interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego. W podanej lokalizacji znajdują się certyfikaty, które trzeba zainstalować. Certyfikat CPD MF Root CA należy zainstalować w magazynie "Zaufane główne urzędy certyfikacji" natomiast Certyfikat CPD MF Level2 CA należy zainstalować w magazynie "Pośrednie urzędy certyfikacji". Na stronie Ministerstwa Finansów, zamieszczone są aktualne informacje oraz zmiany dotyczące plików JPK. Wysyłka plików odbywa się przy wykorzystaniu podpisu kwalifikowanego, dlatego też zgodnie z instrukcją udostępnianą przez wystawcę takiego podpisu, należy zainstalować sterowniki oraz certyfikat klienta. Ważne, aby wykonać wszystkie kroki związane z instalacją podpisu wystawcy.

Uwaga

Jeśli pomimo zainstalowania podpisu wystawcy, podczas wysyłania plików JPK, na liście certyfikatów, podpis nie jest widoczny, konieczne jest zaktualizowanie ze strony producenta aplikacji do obsługi karty kryptograficznej oraz zrestartowanie komputera. Aby certyfikat był widoczny powinien zostać zainstalowany w systemie operacyjnym. Certyfikat ten, musi być prawidłowy (zaufany) oraz znajdować się w magazynie certyfikatów osobistych. W celu sprawdzenia poprawności zainstalowanego certyfikatu należy uruchomić program certmgr.msc. W folderze certyfikatów osobistych należy zweryfikować widoczność certyfikatu, który zostanie użyty do podpisu. Jeśli jest on widoczny, oznacza to, że został prawidłowo zainstalowany w systemie Windows. Po dwukrotnym kliknięciu na certyfikat, na zakładce Ogólne umieszczona jest data ważności certyfikatu, certyfikat powinien być ważny dla aktualnej daty. W zakładce tej powinien znajdować się również zapis: „Masz klucz prywatny, który odpowiada temu certyfikatowi”.

  W zakładce Ścieżka certyfikacji, w sekcji Stan certyfikatu powinien znajdować się zapis: „Ten certyfikat jest prawidłowy”.

Wysyłka plików JPK może być również prowadzona za pośrednictwem Aplikacji klienckiej do wysyłania plików JPK udostępnionej przez Ministerstwo Finansów na stronie internetowej. Aplikacja umożliwia zaimportowanie danych z pliku .csv.

Ustawienia konfiguracyjne związane z eksportem plików JPK dla usług terminalowych

W przypadku wysyłania plików JPK przez użytkowników korzystających z połączeń terminalowych konieczne jest wykonanie dodatkowej konfiguracji. Dostęp do serwerów Comarch (www.erp.comarch.pl) umożliwia pobieranie aktualnych katalogów plików dll, a także eksport plików JPK na serwery Ministerstwa Finansów. Komunikacja dla poniższych stron powinna zostać otwarta w portach: 80 i 443:

• www.erp.comarch.pl
• www.jpk.mf.gov.pl
• www.w3.org
• https://test-e-dokumenty.mf.gov.pl
• www.crd.gov.pl
• https://taxdocumentstorage01tst.blob.core.windows.net
• https://taxdocumentstorage02tst.blob.core.windows.net
• https://taxdocumentstorage03tst.blob.core.windows.net
• https://taxdocumentstorage04tst.blob.core.windows.net
• https://taxdocumentstorage05tst.blob.core.windows.net

W przypadku braku dostępu do powyższych adresów należy skontaktować się z działem zajmującym się polityką bezpieczeństwa w firmie Klienta. Należy ustawić również adresy słowne dns. Urządzenie  z  elektronicznym podpisem należy podpiąć do komputera, z którego następuje połączenie za pomocą programu Podłączenie pulpitu zdalnego (RDP) do serwera. Podczas podłączenia do serwera, w opcjach połączenia, na zakładce Zasoby lokalne/Lokalne urządzenia i zasoby, należy wybrać opcję Karty inteligentne. Również dostęp do sieci nie powinien być na podstawie serwera proxy. Dlatego też w przeglądarce internetowej z poziomu Opcje internetowe Połączenia Ustawienia sieci LAN, parametr Użyj serwera proxy dla sieci LAN powinien zostać odznaczony.

 

Podczas wprowadzania dokumentów należy zwrócić uwagę na pola obowiązkowe, bez których plik JPK nie zostanie poprawnie zweryfikowany. W poszczególnych strukturach plików JPK wskazane są pola obowiązkowe, bez których plik nie zostanie poprawnie zweryfikowany, przez co nie będzie mógł zostać przesłany do urzędu skarbowego. W niniejszym rozdziale biuletynu zaprezentowano sposób wprowadzania dokumentów oraz pola, na które należy zwrócić szczególną uwagę. Pola te muszą zostać wypełnione na dokumencie, aby plik został poprawnie wygenerowany. System Comarch ERP Altum nie kontroluje, czy podczas wprowadzania dokumentu, niektóre pola wymagane w plikach JPK zostały wypełnione przez użytkownika. Opis postępowania dotyczy wszystkich użytkowników, niezależnie od wersji systemu Comarch ERP Altum, z której firma korzysta. Przy czym obsługa generowania plików JPK jest dostępna w wersji 2016.5 i wyższych.

Uwaga

Dodatkowo w systemie Comarch ERP Altum dostępny jest proces BPM: „JPK – obsługa pól obowiązkowych na dokumentach”. Proces stanowi uzupełnienie funkcjonalności umożlwiającej wymianę Jednolitych Plików Kontrolnych. Schematy dla plików JPK zawierają pola, które powinny być obowiązkowo wypełnione na dokumencie. Część z tych pól nie jest wymagana podczas wprowadzania dokumentów do systemu. Proces umożliwia wyświetlanie ostrzeżenia przy braku wypełnienia konkretnych pól dokumentu. Dla dokumentów NM, FZV i ich korekt proces działa wyłącznie w trybie informacyjnym.

Uwaga

Funkcjonalność generowania plików JPK z systemu Comarch ERP Altum jest dostępna od wersji 2016.5, dlatego konieczna jest aktualizacja systemu do aktualnej wersji. Jeżeli wskazane w biuletynie wymagane pola będą uzupełnione na dokumentach wprowadzonych we wcześniejszych wersjach systemu Comarch ERP Altum niż 2016.5, to po aktualizacji zostaną one poprawnie uwzględnione podczas generowania Jednolitych plików kontrolnych w wersji 2016.5 i późniejszych.

Dane firmy

W przypadku wszystkich rodzajów plików JPK obowiązkowe pola do uzupełnienia definiujące przedsiębiorstwo dostępne są z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Firma zakładka Ogólne. Są to następujące pola:

• Nazwa, Nazwa firmy - należy wpisać nazwę firmy
• NIP
• Kod urzędu
• W sekcji Adres:
  • Kraj
  • Województwo
  • Miasto
  • Kod pocztowy
  • Ulica
  • Nr domu
  • Poczta
  • Gmina
  • Powiat

Uwaga

Wyjątek stanowi plik JPK_V7M, w przypadku którego nie ma konieczności uzupełniania sekcji Adres oraz plik JPK_VAT, dla którego nie ma konieczności uzupełniania sekcji Adres i kodu urzędu.

Urząd skarbowy

Każdy rodzaj pliku JPK wymaga uzupełnienia kodu urzędu. Wyjątek stanowi plik JPK_VAT, w przypadku którego nie ma konieczności uzupełniania tych danych. Pole należy uzupełnić na karcie urzędu Główne → Urzędy → Kod identyfikacyjny.

Dodatkowo, jeżeli użytkownik wskazał urząd z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Firma zakładka Deklaracje, to jest on domyślnie pobierany podczas tworzenia plików.

   

Dodawanie nowego pliku bez względu na jego rodzaj następuje z poziomu Listy JPK. Aby dodać w systemie plik JPK należy z poziomu menu Główne -> JPK, w sekcji dostępnych rodzajów plików podświetlić dany element JPK i wybrać opcję [Dodaj]. Rodzaj dodawanego pliku implikowany jest rodzajem gałęzi, która została podświetlona.

W efekcie zostanie otwarty nowy dokument JPK o strukturze zgodnej z charakterem danego pliku. Przykładowy plik dla JPK_WB wygląda następująco:

Dla każdego z plików (bez względu na ich rodzaj) w lewym panelu okna istnieje możliwość wskazania parametrów, względem których podczas wyliczania danego pliku, pobierane są dane. Każda grupa JPK ma możliwość wskazania parametrów ogólnych, do których można zaliczyć np. wskazanie firmy, dla której dane mają być pobierane (w polu Wylicz dla) lub określenia zakresu dat, dla którego plik ma być generowany. W lewym panelu istnieje również możliwość wskazania parametrów charakterystycznych dla danego pliku np. dla pliku JPK_FA można wskazać walutę, w której zostały wystawione faktury lub wskazać wg jakiego typu daty dotyczącej osobno sprzedaży i osobno zakupu mają być pobierane dokumenty; dla pliku JPK_WB istnieje możliwość wskazania rejestru bankowego; w przypadku pliku JPK_KR istnieje możliwość wskazania czy zapisy znajdujące się w buforze mają być pobierane, czy też nie; dla pliku JPK_MAG istnieje możliwość wskazania, którego magazynu ma dotyczyć dany plik; a dla plików JPK_VAT i JPK_V7M  – jaka jest wysokość współczynnika rzeczywistego. Szczegółowy opis paramentów charakterystycznych dla danego pliku zawarty jest w  odpowiednich podrozdziałach dedykowanych dla danego rodzaju pliku.

Panel z parametrami

Stan dokumentu – zgodny z przyjętymi zasadami nadawania stanu Każdy z plików może przyjmować jeden z następujących stanów Niezatwierdzony, Zaakceptowany, Zatwierdzony, które różnią się między sobą zakresem możliwych do wykonania operacji. Plik o statusie Niezatwierdzony:

• można go usunąć bezśladowo
• można go przeliczyć
• można utworzyć plik XML

Plik o statusie Zaakceptowany:

• nie można go usunąć
• nie można go przeliczyć
• można utworzyć plik XML
• można eksportować plik JPK
• można powrócić do stanu Niezatwierdzony, w tym celu należy podnieść do edycji plik i użyć przycisk [Otwórz]. Opcja ta, dostępna jest jeżeli plik JPK nie został jeszcze wyeksportowany.

Plik o statusie Zatwierdzony:

• nie można go usunąć
• można utworzyć plik XML
• nie można go przeliczyć
• można eksportować plik JPK
• można powrócić do stanu Niezatwierdzony za pomocą opcji Cofnij zatwierdzenie dostępnej pod prawym przyciskiem z poziomu listy oraz za pomocą przycisku [Cofnij zatwierdzenie] dostępnego na zakładce Elementy. Opcja jest dostępna wyłącznie, jeżeli plik nie został jeszcze wyeksportowany.

Symbol – symbol formularza pliku, nieedytowalne pole Korekta – parametr umożliwiający wskazanie, że dany plik JPK jest korektą Wylicz dla – określa firmę, dla której eksportowane będą dane. Wybór jest zawężony do centrów typu firma. Możliwe jest wygenerowanie w systemie więcej niż jednego pliku za ten sam okres dla tego samego centrum typu firma. W przypadku gdy użytkownik jest zalogowany w centrum niższym, może generować plik wyłącznie dla danego centrum typu firma. Definicja – nazwa z definicji pliku JPK Data – okres, za który generowany jest plik JPK, możliwe do wyboru: dzień, miesiąc, rok, zakres dat, poprzedni miesiąc, bieżący miesiąc

Uwaga

Dla pliku JPK_V7M dostępne są wyłącznie okresy: Miesiąc, Poprzedni miesiąc, Bieżący miesiąc.

Uwaga

W pliku JPK_KR w przypadku wyboru w Zakresie dat różnych okresów obrachunkowych system wyświetli komunikat: „Wskazano różne okresy obrachunkowe, nie można wygenerować pliku. Zakres dat od do musi dotyczyć jednego okresu obrachunkowego”.

Kod urzędu – kod pobrany z karty danego urzędu Urząd – pole automatycznie uzupełniane po wyborze pola Kod urzędu, pole bez możliwości edycji Status e-pliku – stan pliku JPK, który zawiera informację na temat aktualnego stanu, w jakim znajduje się plik JPK. W oknie pliku JPK w sekcji z parametrami system wyświetla jeden ze statusów: Nie wysłano, Wysłano/trwa przetwarzanie, Wysłano/nie odebrano UPO, Wysłano/ odebrano UPO, Błąd wysyłania lub Odrzucono. Data wysłania – dokładna data i godzina, w której wysłano plik JPK Data odebrania – data i godzina automatycznie uzupełniana przez system po pobraniu dokumentu UPO, w której nastąpiło odebranie dokumentu UPO. Numer referencyjny - automatycznie uzupełniany przez system, po wykonaniu eksportu pliku JPK. Właściciel – centrum, w którym utworzono plik JPK

Zakładka Nagłówek – dostępna dla wszystkich rodzajów plików

W zakładce Nagłówek prezentowane są dane dotyczące pliku JPK. Informacje prezentowane są w formie tabeli z dwiema kolumnami Nazwa oraz Wartość. W przypadku wszystkich rodzajów plików JPK zakładka Nagłówek posiada podobne dane. Zakres danych związany jest ściśle w rodzajem generowane pliku. Są to informacje na temat: wariantu formularza, celu złożenia pliku, dat związanych z wytworzeniem pliku JPK, waluty, urzędu, NIPu, Regonu oraz adresu podmiotu generującego plik JPK, itd.

Uwaga

System umożliwia eksport list ze szczegółowymi danymi do arkusza kalkulacyjnego, gdzie również można dokonać szczegółowej analizy danych przed utworzeniem pliku XML i przekazaniem ich do kontroli.

Poszczególne pliki JPK różnią się zawartością. Dane charakterystyczne dla danego pliku dostępne są na dedykowanych zakładach, które szczegółowo opisane są w rozdziałach dotyczących konkretnych plików. W przypadku każdego z plików JPK, możliwy jest podgląd dokumentów źródłowych składających się na dany plik z poziomu pliku JPK bez konieczności otwierania kolejnych zakładek w systemie. Z poziomu pliku JPK_KR użytkownik może podglądnąć zapisy księgowe w dzienniku, z plików JPK_VAT i JPK_V7M można podnieść do edycji dokumenty wprowadzone do rejestrów VAT. Z poziomu pliku JPK_WB istnieje możliwość edycji operacji bankowych, z poziomu pliku JPK_FA można edytować faktury, a z poziomu pliku JPK_MAG użytkownik ma bezpośredni dostęp do dokumentów wydań zewnętrznych, przyjęć zewnętrznych, wydań wewnętrznych oraz listy przesunięć magazynowych. Wszystkie pliki zawierają zakładki: <<Atrybuty>>, <<Załączniki>> oraz <<Historia zmian>>. W oknie pliku JPK, z menu głównego dostępna jest lista Plik JPK z następującymi opcjami:

• [Przelicz] – każdorazowe użycie przycisku i przeliczenie danych uwzględnia nowe ustawienia parametrów z zakładki Ogólne. Po użyciu przycisku [Przelicz], plik JPK zostaje zapisany, nawet jeśli został zamknięty za pomocą przycisku [x].
• [Zapisz] – zapisuje zmiany w pliku JPK
• [Zaakceptuj] – zmienia stan pliku z Niezatwierdzonego na Zaakceptowany, dostępny tylko jeżeli plik JPK jest w stanie Niezatwierdzonym
• [Zatwierdź] – zmienia stan pliku na Zatwierdzony, po zatwierdzeniu pliku nie ma możliwości jego edycji
• [Otwórz] – przycisk jest dostępny, jeżeli plik jest w stanie Zaakceptowanym
• [Utwórz plik JPK] – powoduje wygenerowanie pliku w formacie XML w folderze wskazanym w konfiguracji systemu. Jeśli plik nie był zatwierdzony, wybranie funkcji [Utwórz pliku JPK] powoduje zmianę jego stanu na Zatwierdzony.
• [Pobierz UPO] – pobiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)
• [Usuń wiersze JPK] – powoduje usunięcie w pliku JPK wyłącznie dane szczegółowe tzn. wszystkie oprócz danych znajdujących się w zakładkach: Ogólne, Nagłówek oraz Sumy kontrolne. Operacja usuwania wierszy poprzedzona jest komunikatem: „Plik JPK jest zamknięty/zatwierdzony. Czy jesteś pewien, że chcesz go usunąć na stałe z bazy danych?”.
• [Eksportuj plik JPK] – umożliwia elektroniczną wysyłkę wszystkich plików JPK dostępnych w systemie, bezpośrednio na portal Ministerstwa Finansów. Użytkownik może eksportować plik z wykorzystaniem tzw. podpisu kwalifikowanego. Wyeksportowane pliki są zapisywane w katalogu plików wymiany, wskazanym w konfiguracji systemu oraz wysyłane na wskazany adres usługi Web Service. Po poprawnej weryfikacji pliku dokonanej przez Ministerstwo Finansów, użytkownik może pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a następnie je wydrukować. Po wysłaniu pliku JPK zostaje wyświetlony numer referencyjny w oknie pliku JPK.

Po wypełnieniu wszystkich obligatoryjnych pól oraz przeliczeniu pliku JPK można wygenerować plik XML do folderu wskazanego w konfiguracji systemu, za pomocą przycisku [Utwórz plik JPK], dostępnym w menu. Możliwe jest generowanie pliku JPK w stanie Zaakceptowanym oraz Zatwierdzonym. Natomiast eksport pliku o stanie Zaakceptowanym zmienia jego stan na Zatwierdzony. W wyniku poprawnego utworzenia pliku XML zostaje wyświetlone okno z informacją o jego walidacji.

Pliki JPK, które poprawnie przeszły walidację, są dostępne do podglądu w folderze, który został wskazany jako Katalog plików wymiany w konfiguracji systemu. Plik JPK o strukturze XML prezentuje dane w sposób ujętym na poniższym rysunku. Jest to przykład struktury XML dla pliku JPK_VAT otwartym za pomocą programu XML Notepad.

[alert] Należy zwrócić szczególną uwagę, jeśli pliki nie przejdą walidacji w systemie, oznacza to, że nie zostały one sporządzone poprawnie. W takim przypadku nie zostaną one zatwierdzone oraz nie ma możliwości przesłania ich drogą elektroniczną na portal Ministerstwa Finansów. Mimo braku walidacji plik zostanie zapisany w lokalizacji wskazanej w konfiguracji systemu. Należy pamiętać, że jeśli pliki walidują się poprawnie, są one automatycznie zatwierdzane w systemie. Brak walidacji prezentowany jest w logu walidacji pliku XML w postaci informacji o tym, który element jest niepoprawny.

[/alert]

Lista JPK dostępne jest z poziomu z zakładki Główne -> JPK. Menu okna dzieli się na grupy:

• Lista, z przyciskami: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Odśwież]
• Dokumenty źródłowe, z przyciskami: [Obroty i salda], [Zapisy dziennik], [Zapisy konto], [Rejestry VAT], [Raporty bankowe], [Faktury sprzedaży], [Faktury zakupu], [Wydania zewnętrzne], [Przyjęcia zewnętrzne], [Wydania wewnętrzne], [Przesunięcia]
• Zawiadomienie ZD z przyciskiem [Zawiadomienie ZD] – sekcja dostępna po zaznaczeniu na liście pliku JPK_V7M. Wybranie przycisku podnosi do edycji powiązany z plikiem dokument zawiadomienie ZD. Jeżeli do pliku nie zostało wygenerowane zawiadomienie ZD, pojawi się komunikat: „Do danego pliku JPK_V7M nie istnieje powiązany dokument: Zawiadomienie ZD.” Opis zawiadomienia ZD znajduje się w artykułach Lista Zawiadomień ZD i Dodawanie Zawiadomienia ZD.
• Wydruki, z przyciskami: [Drukuj listę], [Drukuj dokument]

Lista JPK składa się z dwóch zakładek Elementy oraz Słownik pól. Pod zakładkami znajdują się standardowe przyciski: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Odśwież], [Cofnij zatwierdzenie], [Eksport do arkusza kalkulacyjnego]. Usuwanie plików JPK możliwe jest wyłącznie dla plików w stanie Niezatwierdzony. Zakładka Elementy Dla poszczególnych plików na liście widoczne są kolumny:

• Kod
• Data od
• Data do
• Wersja
• Korekta
• Status
• Wyliczone dla
• Status e-pliku

Dodatkowe kolumny dostępne na liście to:

• Data generacji – data dodania pliku w historii zmian
• Nazwa pliku – nazwa pliku określona przez użytkownika

W przypadku niektórych plików JPK występują kolumny specjalnie dedykowane dla konkretnych plików:

• W oknie pliku JPK_WB – kolumna Rachunek bankowy, w której wyświetlany jest numer rachunku bankowego w tworzonym pliku JPK
• W oknie pliku JPK_FA – kolumna Waluta, zawiera walutę, dla jakiej generowany jest plik
• W oknie pliku JPK_MAG – kolumna Magazyn, dostarcza informacji na temat magazynu, do którego należą dokumenty w pliku

Z poziomu zakładki Elementy, po ustawieniu się na konkretnej grupie plików JPK i wybraniu przycisku [Dodaj], następuje dodanie pliku JPK o określonym typie.

Zakładka Słownik pól

Zakładka ta w przypadku wszystkich rodzajów plików JPK składa się z takich samych kolumn:

• Pole – dowolny oraz unikalny tekst wprowadzany przez użytkownika
• Atrybut – umożliwia wybór atrybutu spośród dostępnych w systemie
• Opis – dowolny tekst wprowadzany przez użytkownika
• Aktywny – odpowiada za aktywność pola

 

W celu dodania pliku JPK_KR_PD należy z poziomu menu Główne/JPK, w sekcji dostępnych rodzajów plików podświetlić pole JPK_KR_PD i wybrać przycisk [Dodaj]. Panel boczny W panelu bocznym pliku istnieje możliwość  wskazania parametrów ogólnych, względem których pobierane są dane podczas przeliczania pliku np. wskazania firmy, dla której mają być pobierane dane, zakresu dat, dla którego plik ma być generowany oraz kodu urzędu. Dostępne są także parametry charakterystyczne dla tego pliku:

• Podatnik korzysta z:
  • CIT estoński – domyślnie odznaczony, z możliwością zmiany przez użytkownika
  • Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej – parametr jest automatycznie zaznaczony jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego został wybrany typ ZOiS8
• Typ ZOiS – wartość parametru przenoszona jest z formularza okresu obrachunkowego i nie podlega edycji
• Uwzględniaj zapisy w buforze – domyślnie odznaczony z możliwością zmiany
• Uwzględniaj zapisy na kontach pozabilansowych – domyślnie odznaczony z możliwością zmiany

Uwaga

Plik JPK_KR_PD może zostać zaakceptowany jeżeli znajdują się w nim wyłącznie zapisy zatwierdzone.

Zakładka Nagłówek Po przeliczeniu pliku na zakładce wyświetlane są podstawowe informacje zgodnie z ustawieniami parametrów w panelu bocznym. Prezentowany jest także cel złożenia (1- plik pierwotny, 2- korekta) oraz zakres dat za jaki składany jest plik. Informacje dotyczące danych podatnika oraz urzędu skarbowego pobierane są z formularza Firmy z zakładki Deklaracje. Zakładka Kontrahent Po przeliczeniu pliku na zakładce wyświetlane są informacje o kontrahentach (kod kontrahenta, prefiks NIP oraz NIP), którzy znajdują się na dokumentach Polecenie księgowania zaksięgowanych w okresie, za który generowany jest plik JPK Zakładka Zestawienie obrotów i sald Na zakładce prezentowane są pozycje pochodzące z zestawienia obrotów i sald, które składają się na plik JPK_KR_PD

Uwaga

W przypadku generowania pliku JPK_KR_PD wymagane jest uzupełnienie znacznika S_12_1 na wszystkich kontach najniższego poziomu na których są prowadzone zapisy księgowe.

Zakładka Dziennik Na zakładce prezentowane są zapisy księgowe (Księgowość/Dziennik) oraz dekrety wchodzące w skład tych zapisów (Księgowość/Konto)

Uwaga

W przypadku generowania pliku JPK_KR_PD wymagane jest uzupełnienie pola Opis na zapisach księgowych oraz na dekretach wchodzących w skład tych zapisów. Pole Opis na dekrecie można uzupełnić do momentu zatwierdzenia zapisu księgowego.

Zakładka Sumy kontrolne Prezentuje ogólne informacje dotyczące ksiąg rachunkowych.

Zakładka RPD Zawiera pozycje dotyczące rozliczenia podatkowego. Wartości na tej zakładce nie są wyliczane automatycznie. Użytkownik ma możliwość ręcznego wprowadzenia wartości wyłącznie, jeżeli w zakresie dat za który generowany jest dany plik zawarty jest ostatni dzień okresu obrachunkowego.

Zakładka Atrybuty Zawiera listę atrybutów przypisanych do obiektu wraz z ich wartością Zakładka Załączniki Umożliwia dodanie do pliku JPK załącznika Zakładka Historia zmian Umożliwia przegląd operacji wykonanych w pliku przez użytkowników

Plik JPK_KR jest to plik zawierający zestawienie zapisów z ksiąg rachunkowych podmiotu. W zestawieniu uwzględniane są:

• dane pobrane z zestawienia obrotów i sald
• zapisy księgowe znajdujące się w dziennikach
• zapisy księgowe wprowadzone na kontach księgowych

Należy zwrócić szczególną uwagę, aby na zapisach księgowych, które mają zostać uwzględnione w pliku JPK_KR, zostało uzupełnione pole Opis. Wymagane jest także, aby w systemie znajdował się co najmniej jeden dokument PK, z co najmniej jednym dekretem w zadanym okresie w pliku. Aby dodać w systemie plik JPK dotyczący obszaru ksiąg rachunkowych należy z poziomu menu Główne JPK, w sekcji dostępnych rodzajów plików podświetlić pole JPK_KR i wybrać opcję [Dodaj].

Dla pliku JPK_KR spośród listy Dokumentów źródłowych aktywne są przyciski: [Obroty i salda], [Zapisy dziennik] oraz [Zapisy konto]. Mogą one być wykorzystane przy weryfikacji poprawności danych zawartych w pliku JPK_KR. Okno pliku JPK_KR składa się z panelu z parametrami w lewej części okna oraz z następujących zakładek:

• Nagłówek
• Sumy kontrolne
• Zestawienie obrotów i sald
• Dziennik
• Zapisy na kontach
• Atrybuty
• Załączniki
• Historia zmian

Panel z parametrami – parametry charakterystyczne dla pliku JPK_KR

• Uwzględnij zapisy w buforze - przy generowaniu pliku JPK uwzględnia również zapisy księgowe znajdujące się w buforze
• Uwzględniaj zapisy na kontach pozabilansowych - przy generowaniu pliku JPK uwzględniane są również zapisy na kontach pozabilansowych

Uwaga

W pliku JPK_KR w przypadku wyboru w Zakresie dat różnych okresów obrachunkowych system wyświetli komunikat: „Wskazano różne okresy obrachunkowe, nie można wygenerować pliku. Zakres dat od do musi dotyczyć jednego okresu obrachunkowego”.

Zakładka Nagłówek

Dane dotyczące pliku JPK_KR prezentowane na zakładce Nagłówek są następujące:

Zakładka Sumy kontrolne

Zakładka Sumy kontrolne prezentuje ogólne informacje dotyczące ksiąg rachunkowych.

Sumy kontrolne dostępne dla pliku JPK_KR są następujące:

• Bilans otwarcia Wn
• Bilans otwarcia Ma
• Obroty Wn
• Obroty Ma
• Obroty narastająco Wn
• Obroty narastająco Ma
• Saldo WnSaldo Ma
• Liczba wierszy dziennika
• Suma kwot dziennik
• Liczba zapisów konto
• Suma Wn zapisów
• Suma Ma zapisów

Jeżeli w panelu bocznym pliku JPK został zaznaczony parametr Uwzględniaj zapisy na kontach pozabilansowych to prezentowane są dodatkowo sumy kontrolne na kontach pozabilansowych. Dane prezentowane na zakładce wyliczone są na podstawie kont pobranych do pliku i widocznych na zestawieniu obrotów i sald.

Zakładka Zestawienie obrotów i sald

W zakładce prezentowane są pozycje pochodzące z zestawienia obrotów i sald, które składają się na plik JPK_KR.

Zakładka Dziennik

W zakładce prezentowane są pozycje pochodzące z Dzienników, które składają się na plik JPK_KR. Dane sortowane są analogicznie jak na liście Zapisy księgowe opcja Dziennik.

Zakładka Zapisy na kontach

W zakładce prezentowane są pozycje (dekrety) pochodzące z zapisów na kontach, które składają się na plik JPK_KR.

W przypadku generowania pliku JPK_KR wymagane jest uzupełnienie pola Opis na zapisie księgowym. Wprowadzając ręcznie zapis księgowy z poziomu Księgowość Dzienniki, obligatoryjne pole Opis dostępne jest z poziomu każdej z zakładek dokumentu PK.

W systemie Comarch ERP Altum zalecane jest księgowanie dokumentów za pomocą schematów księgowych, na których użytkownik może wskazać, co powinno znaleźć się w polu Opis.

Wymagane jest także, aby w systemie znajdował się co najmniej jeden dokument PK z co najmniej jednym dekretem w zadanym okresie. Jednocześnie w tym samym zakresie czasowym, na Zestawieniu obrotów i sald powinna się znaleźć co najmniej jedna niezerowa wartość. W przypadku not memoriałowych, przy wprowadzaniu tych dokumentów, należy uzupełnić pole Opis, które podczas księgowania zostanie przeniesione na zapis księgowy.

W przypadku zapisów księgowych użytkownik musi wskazać w pliku JPK_KR Rodzaj dowodu np. faktura, dokument magazynowy, wyciąg bankowy, raport kasowy itd. W tym celu w wersji 2016.5 dodano nowy słownik, który może zostać wskazany na zapisie księgowym. W systemie przewidziano następujące rodzaje dowodu księgowego i zastosowano odpowiednie mapowanie podczas księgowania:

• Faktura
• Dokument magazynowy
• PK
• Dokument magazynowy
• Wyciąg bankowy
• Raport kasowy
• Różnica kursowa
• Dokument windykacyjny
• Kompensata
• Raport okresowy z kasy fiskalnej
• Zamknięcie kont
• Przeksięgowanie techniczne

Po konwersji do wersji 2016.5 następuje przypisanie Rodzaju dowodu na podstawie typu dokumentu, który jest księgowany. Należy zweryfikować ustawione wartości i ewentualnie je skorygować. W wersji 2016.5.5 zarówno w konwersji, jak i podczas księgowania dokumentów został przyjęty następujący sposób mapowania danych:

• Księgowanie ręczne zapisów księgowych – PK
• Księgowanie dokumentów handlowych sprzedaży i zakupu – Faktura
• Księgowanie dokumentów magazynowych przyjęć i wydań – Dokument magazynowy
• Księgowanie operacji w raporcie kasowym – Raport kasowy
• Księgowanie operacji w raporcie bakowym – Wyciąg bankowy
• Księgowanie dokumentów różnic kursowych – Różnica kursowa
• Księgowanie monitów, wezwań i not – Dokument windykacyjny
• Księgowanie kompensat – Kompensata
• Dla innych księgowań: not memoriałowych, księgowań okresowych – przeksięgowanie techniczne

 

Plik JPK_FA jest to plik zawierający zestawienie faktur sprzedaży i zakupu oraz ich korekt. W zestawieniu uwzględniane są:

• faktury sprzedaży i ich korekty
• faktury zakupu ich korekty
• korekty ręczne faktury sprzedaży i zakupu
• faktury zaliczkowe sprzedaży i zakupu oraz ich korekty
• faktury VAT wystawione ręcznie oraz ich korekty

Należy zwrócić szczególną uwagę, aby podczas wystawiania dokumentów faktur, gdzie pojawiają się elementy ze stawką VAT ZW, prawidłowo określić wartość pola Przyczyna zwolnienia z VAT. Szczegółowe informacje dotyczące uzupełniania pól znajdują się w rozdziale Obowiązkowe pola dla pliku JPK_FA (Faktury VAT). W przypadku faktur VAT o tym, czy dokument zostanie uwzględniony w zestawieniu decyduje ustawienie parametru JPK_FA na dokumencie wprowadzonym bezpośrednio do Rejestru VAT. Zaznaczenie parametru spowoduje, że faktura VAT zostanie uwzględniona podczas generowania pliku JPK_FA.

Do zestawienia pobierane są faktury, których właścicielem jest firma wskazana w polu Wylicz dla oraz te faktury, których data wskazana w nagłówku zawiera się w zadanym okresie dat. W zależności od ustawiania w  nagłówku pliku JPK pola waluty, generowany będzie oddzielny plik dla każdej z walut. W przypadku generowania pliku JPK_FA w firmie głównej dane pobierane są dla wszystkich firm zdefiniowanych w systemie. Dla każdej z firm tworzony jest oddzielny plik. Dodatkowo do pełnej obsługi JPK_FA dodano słownik Przyczyna zwolnienia z VAT oraz udostępniono mechanizm przypisywania atrybutów do pól JPK. Na podstawie ww powiązania brakujące informacje w pliku mogą być pobierane z atrybutów dodanych na dokumencie. Szczegółowy opis słownika Przyczyna zwolnienia z VAT znajduje się w artykule Konfiguracja. Aby dodać w systemie plik JPK dotyczący faktur, należy z poziomu menu Główne JPK, w sekcji dostępnych rodzajów plików podświetlić pole JPK_FA i wybrać opcję [Dodaj].

Dla pliku JPK_FA w grupie przycisków Dokumenty źródłowe aktywne są przyciski:

• [Rejestry VAT]
• [Faktura sprzedaży]
• [Faktura zakupu]

W pliku JPK_FA, w grupie przycisków Plik JPK dostępne są standardowe przyciski służące do jego obsługi opisane w artykule Dodawanie pliku JPK. Okno pliku JPK_FA składa się z panelu z parametrami w lewej części okna oraz z następujących zakładek:

• Nagłówek
• Sumy kontrolne
• Faktura
• <<Atrybuty>>
• <<Załączniki>>
• <<Historia zmian>>

Zakładka Nagłówek dla pliku JPK_FA posiada takie same pola jak w przypadku pliku <<JPK_KR>>. Dodatkowo dla pliku JPK_FA, na zakładce Nagłówek znajdują się charakterystyczne dla tego pliku parametry:

• Faktura sprzedaży wg daty – użytkownik ma możliwość określenia, według której z dat uwzględniane mają być dokumenty faktur o typie rozchodowym w pliku JPK. Istnieje możliwość wskazania jednej z poniższych dat:
  • Wystawienia (opcja domyślna)
  • Sprzedaży
  • Deklaracji VAT
• Faktura zakupu wg daty – po zaznaczeniu parametru, użytkownik ma możliwość określenia, według której z dat uwzględniane mają być dokumenty faktur o typie przychodowym w pliku JPK. Istnieje możliwość wskazania jednej z poniższych dat:
  • Wystawienia
  • Wpływu (opcja domyślna)
  • Zakupu
  • Deklaracji VAT

W przypadku gdy parametr nie jest zaznaczony system nie pobiera dokumentów przychodowych (faktur zakupu, faktur VAT zakupu, faktur zaliczkowych zakupu oraz ich korekt) do pliku JPK_FA.

• Waluta – użytkownik ma możliwość określenia walut/waluty, według której dokumenty zostaną uwzględnione w pliku JPK.

Uwaga

W przypadku gdy faktura jest wystawiona lub otrzymana od kontrahenta z numerem NIP zagranicznym (innym niż 10 cyfr) to NIP nie jest on pobierany do pliku JPK_FA.

Zakładka Sumy kontrolne Zakładka Sumy kontrolne prezentuje ogólne informacje dotyczące faktur:

• Liczba faktur
• Wartość brutto faktur
• Wartość stawki podatkowej 22% i 23%
• Wartość stawki obniżonej pierwszej 7% i 8%
• Wartość stawki obniżonej drugiej 5%
• Wartość stawki obniżonej trzeciej – pole rezerwowe
• Wartość stawki obniżonej czwartej – pole rezerwowe
• Liczba wierszy faktury
• Wartość wierszy faktur

Zakładka Faktura Na zakładce Faktura prezentowane są wszystkie dokumenty (faktur sprzedaży i zakupu i ich korekt, faktur zaliczkowych i ich korekt, faktur VAT i ich korekt oraz korekty ręczne faktur). Użytkownik ma możliwość zweryfikowania, jakie dokumenty trafią do pliku JPK, wraz z możliwością zweryfikowania m.in. ich elementów pod względem: ilości, ceny oraz stawki VAT z jaką znalazły się one na dokumencie. W przypadku dodania do pliku JPK_FA dokumentów, które nie posiadają pozycji towarowych: faktur zaliczkowych oraz faktur VAT oraz ich korekt, w sekcji pliku dotyczącej wierszy zostanie wyświetlony predefiniowany rekord odpowiednio o typie Zaliczka na poczet zamówienia <numer zamówienia powiązanego z fakturą zaliczkową> lub Koszt.

Obowiązkowe pola dla pliku JPK_FA (Faktury VAT)

Struktura pliku JPK_FA wymaga bardzo szczegółowych danych odnośnie rodzaju transakcji. W pliku należy odpowiednio wykazać faktury dla: Metody kasowej

• Samofakturowania
• Odwrotnego obciążenia
• Przypadku, o którym mowa w art. 106c ustawy (organ egzekucyjny lub komornik sądowy)
• Przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego
• Przypadku dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 120 ust. 4 i 5 marża
• Przypadku świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 119 ust. 1 kwota marży, faktura - w zakresie danych określonych w ust. 1 pkt 1-17 - powinna zawierać wyłącznie dane określone w ust. 1 pkt 1-8 i 15-17, a także wyrazy "procedura marży dla biur podróży", Marży biur podróży

W pliku należy wskazać wewnątrzwspólnotowe transakcje trójstronne:

• W przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) - dane określone w art. 136

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na to, że:

• Jeżeli faktura jest wystawiona przez organ egzekucyjny lub komornika sądowego, to w pliku musi być nazwa i adres tego organu lub komornika sądowego
• Jeżeli faktura jest wystawiona przez przedstawiciela podatkowego, to pliku musi być jego nazwa, adres i numer
• Jeżeli na fakturze jest zwolnienie z VAT, to musi być wskazana przyczyna zwolnienia
• Jeżeli jest to faktura korygująca, to należy wskazać przyczynę korekty, numer faktury korygowanej dla korekt ręcznych
• Jeżeli jest to faktura dotycząca dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 120 ust. 4 i 5 marża, to należy wskazać: „procedura marży - towary używane" lub "procedura marży - dzieła sztuki" lub "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki"

Kolejne dane obowiązkowe, które powinny zostać wykazane w pliku JPK_FA dotyczą nowego środka transportu:

• Data dopuszczenia nowego środka transportu
• Przebieg pojazdu
• Liczba godzin roboczych używania nowego środka transportu

Uwaga

Aby powyższe transakcje zostały w pliku właściwie wykazane należy od 1 lipca 2016 właściwie cechować dokumenty poprzez przypisanie do nagłówka właściwych atrybutów.

Rodzaje transakcji: metoda kasowa, samofakturowanie, faktury VAT marża dla biur podróży, wewnątrzwspólnotową transakcją trójstronną – drugi w kolejności podatnik

W systemie Comarch ERP Altum mogą to być dowolnie nazwane atrybuty zdefiniowane przez użytkownika. Zalecane jest, aby dla atrybutów związanych z metodą kasową, samofakturowaniem, wewnątrzwspólnotową transakcją trójstronną – drugi w kolejności podatnik oraz fakturą VAT marża dla biur podróży, ustalić typ: wartość logiczna.

Faktury dla komornika lub przedstawiciela podatkowego

Jeżeli użytkownik wystawia faktury dla komornika lub przedstawiciela podatkowego, konieczne jest zdefiniowanie atrybutów, które pozwolą na dokumencie wskazać szczegółowe dane tj.: nazwa komornika, adres komornika, nazwy przedstawiciela podatkowego, adresu przedstawiciela i jego numeru przedstawiciela podatkowego. W tym celu należy w systemie założyć kartę kontrahenta – komornika/przedstawiciela podatkowego i uzupełnić wymagane dla JPK dane teleadresowe. Następnie należy utworzyć atrybut o typie kontrahent. Aby prawidłowo oznaczyć fakturę, konieczne będzie dodanie do dokumentu tego atrybutu i wskazanie kontrahenta - komornika/przedstawiciela podatkowego w jego wartości.

Transakcje, dla których podstawą opodatkowania jest marża

Jeżeli w firmie rejestrowane są faktury dotyczące dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 120 ust. 4 i 5 marża, to należy utworzyć atrybut typu lista z trzema wartościami:

• „procedura marży - towary używane"
• „procedura marży - dzieła sztuki"
• „procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki"

Nowe środki transportu

Jeżeli firma ma nowe środki transportu, to powinna zdefiniować następujące atrybuty:

• Data dopuszczenia nowego środka transportu – atrybut typu data
• Przebieg pojazdu – atrybut typu tekst
• Liczba godzin roboczych używania nowego środka transportu – atrybut typu liczba

Po zdefiniowaniu koniecznych w firmie atrybutów, należy je standardowo przypisać do właściwych typów dokumentów tj. FS czy FZ.

Uwaga

Przy czym należy tutaj zauważyć, że opisywanie atrybutami pod kątem JPK jest konieczne również na fakturach wprowadzanych bezpośrednio do rejestrów VAT, jeżeli dotyczą transakcji, które mają być odpowiednio cechowane w pliku JPK.

Na definicji pliku JPK_FA został udostępniony Słownik pól, który umożliwia użytkownikowi zdefiniowanie powiązania dodanych do dokumentów atrybutów z odpowiednimi polami w pliku JPK. Jeżeli wartości atrybutów zostaną poprawnie uzupełnione, to podczas wprowadzania dokumentów będą one automatycznie uwzględnione podczas generowania pliku JPK.

Poniżej prezentowane są zalecane typy atrybutów dla określania wartości poszczególnych pól wymaganych w plikach JPK:

Nazwa pola w pliku JPK	Rodzaj transakcji /danych	Typ atrybutu
P_16	Metoda kasowa	Atrybut logiczny
P_17	Samofakturowanie	Atrybut logiczny
P_20	Faktura komornika	Atrybut o typie kontrahent
		(Jeżeli atrybut o typie kontrahent zostanie przypisany do tego pola, to na podstawie tego atrybutu będą uzupełniane dane w polu P_20A i P_20B )
P_20A	Imię i nazwisko komornika	Uzupełniane na podstawie atrybutu z P_20
P_20B	Adres komornika	Uzupełniane na podstawie atrybutu z P_20
P_21	Przedstawiciel podatkowy	Atrybut o typie kontrahent
		(Jeżeli atrybut o typie kontrahent zostanie przypisany do tego pola, to na podstawie tego atrybutu będą uzupełniane dane w polu P_21A i P_21B )
P_21A	Imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego	Uzupełniane na podstawie atrybutu z P_21
P_21B	Adres przedstawiciela podatkowego	Uzupełniane na podstawie atrybutu z P_21
P_21C	Numer przedstawiciela podatkowego	Uzupełniane na podstawie atrybutu z P_21
P_22A	Data dopuszczenia nowego środka transportu	Atrybut o typie data
P_22B	Przebieg pojazdu	Atrybut o typie tekst
P_22C	Liczba godzin roboczych używania nowego środka transportu	Atrybut o typie tekst lub liczba
P_23	Faktura trójstronna – faktura wystawiana przez drugiego w kolejności podatnika	Atrybut logiczny
P_106E_2	Procedura marży dla biur podróży	Atrybut logiczny
P_106E_3	Dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków (Procedura marży)	Atrybut typu lista
		Wartości atrybutu:
		Procedura marży - towary używane
		Procedura marży - dzieła sztuki
		Procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki
P_106E_3A	Rodzaj dostaw – jedna z niżej wymienionych wartości:	Uzupełniane na podstawie atrybutu
	„Procedura marży - towary używane" lub " Procedura marży - dzieła sztuki" lub " Procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki”	z P_106E_3

.

Faktury korygujące

W przypadku faktur korygujących sprzedaży i zakupu na dokumencie należy określić dodatkowo przyczynę korekty. Służy do tego pole znajdujące się w nagłówku dokumentu Przyczyna korekty:

Pole to dostępne jest także na korektach ręcznych. Na takich dokumentach powinien być również uzupełniony numer faktury korygowanej. Numer ten na korektach ręcznych można wprowadzić na zakładce Dokumenty skojarzone.

Zwolnienie z VAT

Jeżeli na fakturze zastosowano stawkę zwolnioną, to w pliku należy wskazać przyczynę zwolnienia. W tym celu dostępny jest słownik, który może zostać wskazany na dokumencie. Ponieważ opcja ta nie była dostępna w wersjach niższych jak 2016.5, wprowadzono możliwość wskazania przyczyny zwolnienia na dokumentach zatwierdzonych i zaksięgowanych. Uprawnienie związane z możliwością modyfikacji takich dokumentów dostępne jest z poziomu Konfiguracja Struktura firmy Grupy operatorów Inne uprawnienia. W obszarze Handel/Magazyn jest to parametr o nazwie Zmiana przyczyny zwolnienia z podatku VAT na zatwierdzonym dokumencie. Po aktualizacji do wersji, w której dostępna jest funkcjonalność Jednolitego pliku kontrolnego konieczne będzie uzupełnienie przyczyny zwolnienia na dokumentach ze stawką zwolnioną.

W wypadku faktur VAT (oraz ich korekt) wprowadzanych do rejestru ręcznie użytkownik będzie miał możliwość określenia, czy dany dokument powinien być ujmowany w pliku JPK_FA. Służy do tego parametr JPK_FA dodany na nagłówku dokumentu – aby dokument był ujmowany, powinien on być zaznaczony. W przypadku dokumentów wystawionych przed konwersją, parametr ten nie będzie domyślnie zaznaczany. W wypadku dokumentów VAT wygenerowanych do dokumentów handlowych parametr nie jest edytowalny.

 

Plik JPK_MAG to plik dotyczący operacji na wybranym magazynie. W każdym pliku eksportowane są dane dotyczące dokumentów magazynowych wystawionych na wybrany w oknie eksportu magazyn, firmę oraz zawierające się w zadanym zakresie dat. Weryfikacja dat dla dokumentów magazynowych odbywa się po dacie magazynowej (data: przyjęcia, wydania, korekty, wystawienia w zależności od dokumentu). W przypadku firmy głównej dane pobierane są dla wszystkich magazynów z zaznaczonym parametrem Dedykowany dla firmy głównej. W ramach jednego pliku możliwe jest zaraportowanie danych tylko dla jednego magazynu (po eksporcie powstanie tyle plików ile wybranych zostało magazynów). Do pliku nie są eksportowane dokumenty:

• Wydania zewnętrznego, wydania wewnętrzne oraz przesunięcia międzymagazynowe na minus (MM-), które nie mają ustalonego kosztu własnego sprzedaży (odznaczony w nagłówku dokumentu parametr Ustalony koszt własny sprzedaży)
• Przyjęcie zewnętrzne zatwierdzone ilościowo (stan dokumentu Zatwierdzony ilościowo)
• Korekty kosztu

Do pliku są eksportowane dokumenty:

• Wydania zewnętrznego, wydania wewnętrznego oraz przesunięcia międzymagazynowego na minus (MM-), które mają ustalony koszt własny sprzedaży (zaznaczony w nagłówku dokumentu parametr Ustalony koszt własny sprzedaży)
• Przyjęcia zewnętrznego zatwierdzone trwale (stan dokumentu Zatwierdzony)
• Przyjęcia wewnętrzne zatwierdzone trwale (stan dokumentu Zatwierdzony)
• Przesunięcia międzymagazynowe na plus (MM+), których magazyn docelowy jest zgodny z magazynem pliku kontrolnego
• Korekty: wydania zewnętrznego, rozchodu wewnętrznego, przyjęcia zewnętrznego

Wartości pobierane są w walucie systemowej i według wartości nabycia w jednostce elementu. Aby dodać w systemie plik JPK dotyczący magazynów, należy z poziomu menu Główne JPK, w sekcji dostępnych rodzajów plików podświetlić pole JPK_MAG i wybrać przycisk [Dodaj].

Dla pliku JPK_MAG w grupie przycisków Dokumenty źródłowe aktywne są przyciski:

• [Wydania zewnętrzne]
• [Przyjęcia zewnętrzne]
• [Wydania wewnętrzne]
• [Przesunięcia]

W oknie pliku JPK_MAG, z menu głównego dostępna jest standardowa lista Plik JPK z przyciskami. Pełny opis listy znajduje się w rozdziale Dodawanie pliku JPK. Okno pliku JPK_MAG składa się panelu z parametrami w lewej części okna oraz z następujących zakładek:

• Nagłówek
• Sumy kontrolne
• PZ
• WZ
• RW
• MM
• <<Atrybuty >>
• <<Załączniki>>
• <<Historia zmian>>

Panel z parametrami oraz zakładka Nagłówek dla pliku JPK_MAG posiadają takie same pola jak w przypadku pliku JPK_KR. Dodatkowo dla pliku JPK_MAG, na zakładce Ogólne znajdują się charakterystyczne dla tego pliku parametry. Panel z parametrami – parametry charakterystyczne dla pliku JPK_MAG Magazyn – parametr pozwala na wybranie magazynu, dla którego zostanie wygenerowany plik JPK_MAG. W systemie jest możliwość zaznaczenia kilku magazynów. Na liście prezentowane są magazyny, które należą do firmy wskazanej w parametrze Wylicz dla.

Zakładka Sumy kontrolne

Zakładka Sumy kontrolne prezentuje ogólne informacje dotyczące operacji na magazynie:

• Liczba PZ
• Wartość dokumentów PZ
• Liczba WZ
• Wartość dokumentów WZ
• Liczba RW
• Wartość dokumentów RW
• Liczba MM
• Wartość dokumentów MM

Zakładka PZ

Na zakładce PZ prezentowane są wszystkie dokumenty przyjęć zewnętrznych, które wystawione zostały w zadanym w pliku JPK_MAG okresie. Użytkownik ma możliwość zweryfikowania, jakie dokumenty PZ trafią do pliku JPK, wraz z możliwością zweryfikowania m.in. ich elementów pod względem: ilości, ceny oraz wartości pozycji z jaką znalazły się one na dokumencie.

Pozostałe zakładki WZ, RW, MM prezentują analogiczne dane uwzględniając odpowiedni typ dokumentu. Po wybraniu przycisku Przelicz na formularzu JPK_MAG wprowadzony został mechanizm weryfikujący czy na magazynie w wybranym okresie istnieją dokumenty:

• zatwierdzone ilościowo
• z nieustaloną wartością dostawy
• nieustalonym kosztem sprzedaży własnej

Jeżeli znaleziony będzie chociaż jeden taki dokument, prezentowane jest okno z informacją, że nie zostanie on uwzględniony w przeliczeniu. Po potwierdzeniu kontynuowania operacji, deklaracja zostaje przeliczona bez uwzględnienia dokumentów zatwierdzonych ilościowo/z nieustaloną wartością dostawy/z nieustalonym kosztem własnym sprzedaży.

W przypadku generowania pliku JPK_MAG nie ma obowiązku uzupełniania dodatkowych pól. Również nie jest konieczne, aby w systemie znajdował się chociaż jeden dokument w danym zakresie czasowym.

Plik JPK_VAT to plik dotyczący rejestrów VAT. Za jego pomocą eksportowane są informacje zawarte w rejestrach VAT (faktury zakupu i sprzedaży) dla danej firmy. Plik ten, posiada zagregowane dane w postaci poszczególnych pól pochodzących z deklaracji VAT-7. Należy zwrócić szczególną uwagę, aby na fakturach zakupu i sprzedaży w rejestrach VAT zostało uzupełnione pole Miasto w adresie kontrahenta. Wymaganie to, dotyczy wszystkich faktur, dla których ma zostać utworzony plik JPK_VAT.

Uwaga

Pliki JPK VAT zawierające dokumenty za okres od 1.02.2018 oraz korekty za okresy wcześniejsze, należy przesyłać na formularzu JPK_VAT(3). Od 1.02.2018 dla plików JPK_VAT obowiązuje wyłącznie formularz 3.

Uwaga

W przeciwieństwie do pozostałych plików JPK, aby walidacja pliku JPK_VAT przebiegła prawidłowo, nie ma konieczności uzupełniania w systemie kodu urzędu skarbowego oraz adresu podmiotu w strukturze firmy. Dla formularza JPK_VAT(3), pola te nie są przenoszone do pliku XML.

Aby dodać w systemie plik JPK dotyczący rejestrów VAT, należy z poziomu menu Główne JPK, w sekcji dostępnych rodzajów plików podświetlić pole JPK_VAT i wybrać opcję [Dodaj].

Dla pliku JPK_VAT spośród listy Dokumentów źródłowych aktywy jest przycisk [Rejestry VAT] oraz [Deklaracje]. Użytkownik może z niego korzystać przy weryfikacji poprawności danych zawartych w pliku JPK_VAT. W oknie pliku JPK_VAT, z menu głównego dostępna jest standardowa lista Plik JPK z przyciskami. Pełny opis listy znajduje się w rozdziale Dodawanie plików JPK.

Uwaga

Dane w pliku JPK_VAT powinny się pokrywać z danymi zawartymi w deklaracji VAT-7 za ten sam okres. Pozwala to na porównanie oraz sprawdzenie poprawności danych w przypadku obu dokumentów.

Okno pliku JPK_VAT składa się z panelu z parametrami w lewej części okna oraz z następujących zakładek:

• Nagłówek
• Sumy kontrolne
• Ewidencja sprzedaży
• Ewidencja zakupu
• <<Atrybuty >>
• <<Załączniki>>
• <<Historia zmian>>

Panel z parametrami oraz zakładka Nagłówek dla pliku JPK_VAT posiadają takie same pola jak w przypadku pliku JPK_KR. Dodatkowo dla pliku JPK_VAT, na zakładce Ogólne znajdują się charakterystyczne dla tego pliku parametry. Panel z parametrami – parametry charakterystyczne dla pliku JPK_VAT:

• Cel złożenia – pole pozwalające na wprowadzenie liczby z zakresu od 0 do 999. W polu system wyświetla kolejny numer, w stosunku do wygenerowanych i zapisanych na liście plików JPK_VAT za dany miesiąc. Każdy plik otrzymuje swój unikatowy numer, co oznacza, że nie ma możliwości, aby utworzyć dwa pliki JPK_VAT za ten sam zakres czasowy z takim samym numerem celu złożenia. Podczas próby wskazania takiego samego numeru zostanie wyświetlony komunikat: „W systemie istnieje już plik JPK_VAT o tym samym numerze w polu Cel złożenia”. System nie wymaga chronologicznego wskazywania cyfr w tym polu. W przypadku dodania pierwszego pliku JPK_VAT za dany miesiąc w polu Cel złożenia zostanie automatycznie wskazana cyfra 0, natomiast korekty pliku będą otrzymywać kolejne numery: 1,2,3 itd.
• Współczynnik rzeczywisty – określa współczynnik sprzedaży związany z zakupami zwolnionymi i opodatkowanymi. Zakupy odpowiednio ocechowane w systemie (odliczenie VAT Warunkowo) zostaną wykazane w pliku JPK w wartości wynikającej ze współczynnika.
• Typ pliku – pole wyboru, określa czy jest to plik cyklicznie wysyłany (aktualnie dotyczy to tylko JPK_VAT) czy na żądanie podczas kontroli karno–skarbowej. Możliwe opcje do wyboru: Cyklicznie, Na żądanie. W pliku domyślnie ustawiony typ to Cyklicznie.
• Adres e-mail – pole nieobowiązkowe, przechowuje adres e-mail podatnika. Jeśli z poziomu Konfiguracja Struktura firmy Firma Deklaracje, zostanie uzupełnione pole JPK e-mail, po przeliczeniu pliku JPK_VAT, pole zostanie automatycznie uzupełnione.

Zakładka Sumy kontrolne

Na zakładce Sumy kontrolne zawarte są ogólne informacje dotyczące rejestrów VAT w systemie, prezentowane w formie pozycji pokrywających się z polami na deklaracji VAT-7. Wartości na tej zakładce wyliczane są na podstawie faktur ujętych w pliku. Zakwalifikowanie do danego pola związane jest z ustawieniem parametrów VAT na poszczególnych pozycjach faktur w rejestrach VAT, analogicznie jak ma to miejsce dla deklaracji VAT – 7.

Zakładka Ewidencja sprzedaży

Na zakładce Ewidencja sprzedaży w pliku JPK_VAT zestawione są faktury sprzedaży, które zostały wprowadzone w systemie w okresie wskazanym w pliku JPK.

Zakładka Ewidencja zakupu

Na zakładce Ewidencja zakupu w pliku JPK_VAT zestawione są faktury zakupu, które zostały wygenerowane w systemie w okresie wskazanym w pliku JPK.

Uwaga

W przypadku generowania pliku JPK_VAT dla firmy głównej dane pobierane są ze wszystkich firm zdefiniowanych w systemie. Jeśli plik generowany jest dla firmy podrzędnej, dane pobierane do pliku dotyczą tylko tej firmy. Zachowanie to jest analogiczne do sytuacji wyliczania deklaracji VAT -7 dla firmy głównej i firm podrzędnych.

 

Dla faktur zakupu i sprzedaży w rejestrach VAT obowiązkowo należy wypełnić pole Miasto w adresie kontrahenta. W przypadku faktur zakupu obowiązkowo należy uzupełnić nip kontrahenta. W przeciwnym razie plik JPK nie przejdzie poprawnej walidacji. Natomiast dla faktur sprzedaży, na których kontrahent nie posiada NIPu, system automatycznie przenosi słowo <Brak> do pliku JPK_VAT. Dla kontrahenta o typie pozaunijny, w przypadku którego na fakturze nie został uzupełniony numer identyfikacji podatkowej, do pliku JPK_VAT automatycznie wstawiana jest wartość <Brak>. Jeśli na fakturach, dla kontrahenta został uzupełniony wyłącznie numer pesel, (pole z NIPem jest puste), numer ten jest przenoszony do pliku JPK_VAT do pola: Nr Kontrahenta (dla faktur sprzedaży) oraz Nr Dostawcy (dla faktur zakupu).

Uwaga

W przypadku FSV wygenerowanych na podstawie dokumentów ZSD, w systemie dla takich faktur zostaje przypisany kontrahent Nieokreślony, w przypadku którego nie ma możliwości wprowadzenia danych dotyczących adresu. Dlatego też, od wersji 2017.1 dla FSV powstałych z dokumentów ZSD, system automatycznie przenosi do pliku JPK_VAT do pola Miasto wartość <Brak>. Zastosowane rozwiązanie pozwala na wykonanie prawidłowej walidacji plików przed ich wysłaniem.

 

Plik JPK_WB dotyczy wyciągów bankowych. Za jego pomocą eksportowane są wyciągi bankowe zawierające wszystkie operacje (przychodowe i rozchodowe) w ciągu określonego okresu czasu. Należy zwrócić szczególną uwagę, aby na operacjach bankowych, na podstawie których zostanie utworzony plik JPK_WB, zostały uzupełnione pola Tytułem oraz Nazwa podmiotu. Również rejestr bankowy musi posiadać numer rachunku bankowego zapisany w formacie IBAN. Aby dodać w systemie plik JPK dotyczący wyciągów bankowych, należy z poziomu menu Główne JPK, w sekcji dostępnych rodzajów plików podświetlić pole JPK_WB i wybrać opcję [Dodaj].

Dla pliku JPK_WB spośród listy Dokumentów źródłowych aktywy jest przycisk [Raporty bankowe]. Użytkownik może z niego korzystać przy weryfikacji poprawności danych pochodzących z wyciągów bankowych. W oknie pliku JPK_WB, z menu głównego dostępna jest standardowa lista Plik JPK z przyciskami. Pełny opis listy znajduje się w artykule Dodawanie plików JPK. Okno pliku JPK_WB składa się z panelu z parametrami w lewej części okna oraz z następujących zakładek:

• Nagłówek
• Sumy kontrolne
• Lista operacji
• <<Atrybuty>>
• <<Załączniki>>
• <<Historia zmian>>

Panel z parametrami oraz zakładka Nagłówek dla pliku JPK_WB posiadają takie same pola jak w przypadku pliku JPK_KR. Dodatkowo dla pliku JPK_WB, na zakładce Ogólne znajdują się charakterystyczne dla tego pliku parametry. Panel z parametrami – parametry charakterystyczne dla pliku JPK_WB

• Rachunek bankowy – parametr pozwala na wybranie rachunku bankowego, na podstawie którego zostanie wygenerowany plik JPK_WB. W systemie jest możliwość zaznaczenia kilku rachunków. Na liście prezentowane są kody rejestrów bankowych o typie bank, które należą do firmy wskazanej w parametrze Wylicz dla.

 

• Oddzielny plik dla każdego wyciągu - zaznaczenie parametr powoduje wygenerowanie oddzielnego pliku JPK_WB dla każdego raportu bankowego. Po przeliczeniu pliku JPK_WB zostanie wyświetlony komunikat: „Przeliczenie wygenerowało więcej niż jeden plik JPK_WB. Pliki zostały automatycznie utworzone i są widoczne na liście plików JPK_WB”.

Uwaga

W pliku JPK_WB w przypadku raportów bankowych generowany jest osobny plik dla każdej waluty. Również każdy rachunek bankowy raportowany jest w oddzielnym pliku JPK_WB.

Zakładka Sumy kontrolne

Zakładka Sumy kontrolne prezentuje ogólne informacje dotyczące raportów bankowych.

Sumy kontrolne dostępne dla pliku JPK_WB są następujące:

• Saldo początkowe – saldo początkowe raportu bankowego
• Saldo końcowe – saldo końcowe raportu bankowego
• Liczba wierszy wyciągu – liczba operacji bankowych zawartych w pliku JPK_WB
• Suma obciążeń – suma operacji rozchodowych
• Suma uznań – suma operacji przychodowych

Zakładka Lista operacji

Zakładka Lista operacji zawiera wszystkie wpłaty i wypłaty na rachunek bankowy, które znajdują się w raporcie wskazanym w pliku JPK_WB w danym zakresie czasowym. Wartość dodatnią w kolumnie Kwota operacji posiadają wpłaty, natomiast wartość ujemną - operacje wypłaty. Zakładka dostarcza także informacji na temat podmiotu, na którego zostały wystawione operacje w systemie oraz zawiera pole Opis, które jest niezbędne do uzupełnienia na operacjach bankowych, aby prawidłowo wygenerować plik JPK_WB.

 

W przypadku tworzenia plików JPK_WB konieczne jest, aby rejestr bankowy posiadał numer rachunku bankowego o typie IBAN.

W systemie musi znajdować się również co najmniej jedna operacja bankowa. Na każdej operacji bankowej użytkownik musi uzupełnić pole Tytułem oraz pole Podmiot.

 

Uwaga

Funkcjonalność dostępna wyłącznie w polskiej wersji językowej systemu.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w celu rozliczenia ulgi na złe długi należy wygenerować Zawiadomienie ZD (zawiadomienie o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego). Na zawiadomieniu ZD ujmowane są faktury, które łącznie spełniają warunki:

• faktura niezapłacona lub zapłacona częściowo
• upłynęło 90 dni od terminu jej płatności
• nie upłynęło jeszcze 2 lata od terminu jej wystawienia
• rodzaj transakcji: Krajowa
• parametr W deklaracji VAT-7: Tak
• w przypadku faktur zakupu Odliczenia VAT: Tak lub Warunkowo
• parametr VAT-ZD: Tak (możliwość zmiany z poziomu płatności dokumentu)
• parametr Zawiadomienie ZD: Nie
• zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny
• odznaczony parametr W likwidacji

W zależności od ustawienia parametru Uwzględniaj faktury, których 150/90 dni minęło w miesiącu, za który liczona jest deklaracja, dostępnego na definicji typu dokumentu VAT-ZD (Konfiguracja → Typy → dokument VAT-ZD), na zawiadomieniu ZD ujmowane są:

• tylko te faktury, dla których 150/90 dni od upływu terminu płatności minęło w miesiącu, za który przeliczane jest zawiadomienie – gdy parametr jest zaznaczony
• faktury, dla których 150/90 dni od upływu terminu płatności minęło w jednym z poprzednich miesięcy, natomiast faktury nie zostały ujęte na poprzednich zawiadomieniach ZD – gdy parametr jest odznaczony

Przykład

FZV niezapłacona wystawiona 16.11.2018 z terminem płatności 23.11.2018. W lutym 2019 minęło 90 dodatkowych dni do ujęcia na VAT-ZD, jednak w tym miesiącu FZV nie została uwzględniona na zawiadomieniu ZD. Podczas przeliczania przeliczenia pliku JPK_V7M wraz z zawiadomieniem ZD:

• gdy parametr Uwzględniaj faktury, których 150/90 dni minęło w miesiącu, za który liczona jest deklaracja jest odznaczony – na zawiadomieniu ZD za marzec FZV zostanie wykazana
• gdy parametr Uwzględniaj faktury, których 150/90 dni minęło w miesiącu, za który liczona jest deklaracja jest zaznaczony – na zawiadomieniu ZD za marzec FZV nie zostanie wykazana

Lista Zawiadomień ZD dostępna jest po wybraniu z menu Księgowość przycisku [Zawiadomienia ZD].

Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Rejestry VAT] – otwiera zakładkę VAT-ZD w rejestrach VAT
• [Deklaracje] – otwiera listę deklaracji
• [Korekty w rejestrze VAT] – przycisk aktywny po zaznaczeniu na liście zawiadomienia ZD, które zostało zaakceptowane lub zatwierdzone. Otwiera okno Dokumenty korygujące Zawiadomienie ZD, gdzie prezentowane są dokumenty korygujące wygenerowane do wskazanego zawiadomienia ZD w podziale na zakładki: Wierzyciel, Dłużnik, Wierzyciel -dokumenty zapłacone, Dłużnik - dokumenty zapłacone.

Dokument zawiadomienie ZD może zostać usunięty z poziomu Listy Zawiadomień ZD za pomocą przycisku [Usuń] lub jednocześnie z usunięciem pliku JPK_V7M, do którego został wygenerowany. Lista zawiadomień ZD składa się z kolumn:

• Symbol – symbol zawiadomienia ZD
• Kod deklaracji – symbol deklaracji VAT-7
• Wersja – wersja formularza załącznika VAT-ZD
• Miesiąc – miesiąc wyliczenia zawiadomienia
• Rok – rok wyliczenia zawiadomienia
• Status – status zawiadomienia
• Korekta – informacja, czy zawiadomienie jest korektą
• Wyliczone dla – centrum, dla którego wyliczono zawiadomienie
• Kod JPK – symbol pliku JPK_V7M
• Wersja JPK – wersja formularza pliku JPK_V7M
• Status JPK – status pliku JPK_V7M

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Dokumenty korygujące – informacja, czy do zawiadomienia wygenerowano dokumenty korygujące
• Status e-deklaracji – informacja o statusie wysyłki deklaracji VAT, do której zawiadomienie zostało utworzone
• Wierzyciel – informacja, czy zawiadomienie posiada zakładkę Wierzyciel
• Właściciel – właściciel zawiadomienia ZD

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Zawiadomienie ZD może zostać:

• Wygenerowane podczas pierwszego przeliczania pliku JPK_V7M

Podczas pierwszego przeliczania pliku JPK_V7M użytkownik ma możliwość wyboru w panelu bocznym w parametrze Zawiadomienie ZD opcji Nie, wówczas dokument zawiadomienie ZD nie zostanie wygenerowany, lub opcji Tak, wówczas, jeżeli w systemie istnieją dokumenty spełniające warunki ujęcia na zawiadomieniu ZD, dokument ten zostanie wygenerowany w stanie niezatwierdzonym. Jeżeli w momencie przeliczania pliku JPK_V7M żaden z dokumentów nie spełnia kryteriów ujęcia na zawiadomieniu ZD, zawiadomienie nie zostanie wygenerowane, a system wyświetli komunikat: „W systemie nie ma dokumentów spełniających ustawowe kryteria ujęcia na dokumencie Zawiadomienie ZD. Dokument nie został wygenerowany.”

• Degenerowane po wybraniu wartości Tak w odpowiednim polu w panelu bocznym

W przypadku, gdy nie wygenerowano dokumentu zawiadomienie ZD podczas pierwszego przeliczania pliku JPK_V7M, użytkownik ma możliwość dogenerowania go poprzez wskazanie w panelu bocznym w parametrze Zawiadomienie ZD opcji Tak i ponowne przeliczenie pliku JPK_V7M.

Uwaga

W systemie istnieje kontrola jednokrotnego generowania Zawiadomienia ZD. Oznacza to, iż nie ma możliwości jednoczesnego wygenerowania Zawiadomienia ZD do deklaracji VAT-7 i Zawiadomienia ZD do pliku JPK_V7M za ten sam okres.

Uwaga

Dla zawiadomień ZD liczonych za okresy od stycznia 2019 uwzględniane są dokumenty, w przypadku których upłynęło 90 dni od terminu płatności. Dla zawiadomień ZD liczonych za okresy wcześniejsze uwzględniane są dokumenty, w przypadku których upłynęło 150 dni od terminu płatności.

Na zawiadomieniu wykazywane są tylko faktury, nie są uwzględniane dokumenty korygujące. Każda faktura wykazywana jest w tylu pozycjach, ile ma płatności.

Uwaga

Faktury korygujące niezapłacone (nieskompensowane) nie są wykazywane na zawiadomieniu ZD. Należy je wcześniej skompensować z fakturą i wykazać tylko pozostałą niezapłaconą część z faktury.

Jeżeli płatność faktury została ujęta na zawiadomieniu ZD, to nie ma możliwości:

• podziału płatności faktury
• zmiany terminu płatności faktury
• zmiany podmiotu płatności
• usunięcia faktury z systemu

W menu okna Zawiadomienie ZD znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Przelicz wszystko] – przycisk aktywny dla zawiadomienia w buforze. Przelicza wszystkie zakładki zawiadomienia ZD.
• [Zaakceptuj] – przycisk aktywny dla zawiadomienia w buforze
• [Zatwierdź] – przycisk aktywny dla zawiadomienia w buforze oraz zaakceptowanego
• [Otwórz] – przycisk aktywny dla zawiadomienia zaakceptowanego. Umożliwia przywrócenie statusu Bufor dla zawiadomienia.
• [Generuj dok. korygujące] – umożliwia wygenerowanie brakujących dokumentów korygujących
• [Przelicz] – przycisk aktywny dla zawiadomienia w buforze. Przelicza otwartą zakładkę zawiadomienia ZD.
• [Dodaj] – przycisk aktywny dla zawiadomienia w buforze. Otwiera zakładkę VAT-ZD w rejestrach VAT przefiltrowaną zgodnie z założeniami ujęcia faktury na zawiadomieniu ZD.
• [Usuń] – przycisk aktywny dla zawiadomienia w buforze po zaznaczeniu faktury. Usuwa zaznaczone pozycje.
• [Edytuj] – przycisk aktywny po zaznaczeniu faktury. Po wybraniu przycisku dostępna jest lista opcji:
  • Edytuj dokument – otwiera formularz faktury VAT dla zaznaczonej pozycji
  • Edytuj płatność – otwiera formularz płatności dla zaznaczonej pozycji
  • Edytuj dokument korygujący – otwiera formularz faktury VAT dokumentu korygującego wygenerowanego do zaznaczonej pozycji
• [Status płatnika] – przycisk aktywny dla zawiadomienia w buforze. Po wybraniu przycisku na otwartej zakładce zawiadomienia zostanie dodana kolumna Podatnik VAT czynny oraz zostanie zweryfikowany status kontrahenta na dzień weryfikacji zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta. Jeżeli kontrahent w dniu przeliczenia zawiadomienia nie jest już czynnym podatnikiem VAT, to nie powinien być ujęty na zawiadomieniu i należy usunąć pozycję związaną z kontrahentem.
• [Rejestry VAT] – otwiera listę rejestrów VAT na zakładce VAT-ZD
• [Deklaracje] – otwiera listę deklaracji
• [Korekty w rejestrze VAT] – przycisk aktywny dla zawiadomienia zaakceptowanego lub zatwierdzonego. Otwiera listę Dokumenty korygujące Zawiadomienie ZD, na której w podziale na zakładki Wierzyciel, Dłużnik, Wierzyciel – dokumenty zapłacone oraz Dłużnik – dokumenty zapłacone prezentowane są dokumenty korygujące wygenerowane do zawiadomienia ZD.

Formularz zawiadomienia ZD składa się z elementów:

Panel boczny

Status – możliwe statusy zawiadomienia ZD to Niezatwierdzony, Zaakceptowany, Zatwierdzony. Symbol – nieedytowalny przez użytkownika numer zawiadomienia ZD Korekta – parametr zaznaczony, jeżeli zawiadomienie ZD zostało wygenerowane do korekty pliku JPK_7M, w przeciwnym przypadku parametr jest odznaczony. Wylicz dla – pole nieedytowalne, uzupełniane na podstawie pola Wylicz dla pliku JPK_V7M, do którego został wygenerowany dokument zawiadomienie ZD Właściciel – pole nieedytowalne, uzupełniane na podstawie pola Właściciel pliku JPK_V7M, do którego został wygenerowany dokument zawiadomienie ZD Definicja – pole, w którym należy wskazać definicję formularza pliku JPK_V7M. Domyślnie ustawiana jest definicja obowiązująca w okresie wyliczania zawiadomienia. Okres VAT-ZD – pole nieedytowalne, uzupełniane na podstawie pola Miesiąc pliku JPK_V7M, do którego został wygenerowany dokument zawiadomienie ZD Data wypełnienia – uzupełniane na podstawie pola Data wypełnienia pliku JPK_V7M, do którego został wygenerowany dokument zawiadomienie ZD. Pole można edytować do momentu zatwierdzenia lub zaakceptowania zawiadomienia ZD. Data korekty VAT – pole nieedytowalne, uzupełniane ostatnim dniem miesiąca, za który przeliczany był plik JPK_V7M, do którego został wygenerowany dokument zawiadomienie ZD Data przeliczenia Zawiadomienia ZD – na podstawie tej daty przeliczane są dokumenty na zakładce Dłużnik/Wierzyciel

Zakładka Wierzyciel

Zakładka zawiera listę faktur sprzedaży, które spełniają ustawowe kryteria ujęcia na zawiadomieniu ZD oraz będą stanowić podstawę do wygenerowania korekt podstawy opodatkowania i podatku należnego. Zakładka Wierzyciel przeliczana jest zgodnie z polem Stan na dzień, które domyślnie ustawione jest na 25. dzień kolejnego miesiąca, za który składane jest zawiadomienie. W przypadku zmiany daty w polu Stan na dzień należy ponownie przeliczyć zakładkę zawiadomienia.

Zakładka Dłużnik

Zakładka zawiera listę faktur zakupu, które spełniają ustawowe kryteria ujęcia na zawiadomieniu ZD oraz będą stanowić podstawę do wygenerowania korekt podstawy opodatkowania i podatku naliczonego. Zakładka Dłużnik przeliczna jest zgodnie z polem Stan na dzień, które domyślnie ustawione jest na ostatni dzień miesiąca, za który składane jest zawiadomienie. W przypadku zmiany daty w polu Stan na dzień należy ponownie przeliczyć zakładkę zawiadomienia.

Zakładka Wierzyciel - dokumenty zapłacone

Zakładka zawiera listę faktur sprzedaży, które albo zostały wykazane na zawiadomieniu ZD na zakładce Wierzyciel jako niezapłacone w terminie 150 lub 90 dni od terminu ich płatności i wygenerowano do nich dokumenty korygujące albo na ich płatności w polu VAT-ZD wybrano wartość Poza systemem. W momencie częściowej lub całkowitej zapłaty, faktury sprzedaży kwalifikowane są ponownie na zawiadomieniu ZD na zakładce Wierzyciel - dokumenty zapłacone. Zakładka Wierzyciel - dokumenty zapłacone przeliczana jest zgodnie z polem Stan na dzień, które domyślnie ustawione jest na ostatni dzień miesiąca, za który składane jest zawiadomienie. W przypadku zmiany daty w polu Stan na dzień należy ponownie przeliczyć zakładkę zawiadomienia.

Zakładka Dłużnik - dokumenty zapłacone

Zakładka zawiera listę faktur zakupu, które albo zostały wykazane na zawiadomieniu ZD na zakładce Dłużnik jako niezapłacone w terminie 150 lub 90 dni od terminu ich płatności i wygenerowano do nich dokumenty korygujące albo na ich płatności w polu VAT-ZD wybrano wartość Poza systemem. W momencie częściowej lub całkowitej zapłaty, faktury zakupu kwalifikowane są ponownie na zawiadomieniu ZD na zakładce Dłużnik - dokumenty zapłacone. Zakładka Dłużnik – dokumenty zapłacone przeliczana jest zgodnie z polem Stan na dzień, które domyślnie ustawione jest na ostatni dzień miesiąca, za który składane jest zawiadomienie. W przypadku zmiany daty w polu Stan na dzień należy ponownie przeliczyć zakładkę zawiadomienia.

Zakładka Dokumenty skojarzone

Zakładka zawiera listę deklaracji oraz dokumentów korygujących powiązanych z zawiadomieniem ZD.

Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładki Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Akceptowanie zawiadomienia ZD

W celu zaakceptowania zawiadomienia należy wybrać przycisk [Zaakceptuj] z grupy przycisków Lista. Podczas akceptowania zawiadomienia ZD użytkownik decyduje, czy od razu wygenerować dokumenty korygujące podstawę opodatkowania i kwotę podatku. Dokumenty korygujące generowane są jako dokumenty wewnętrzne oraz oznaczone parametrem Korekta VAT-ZD w panelu bocznym dokumentu. Parametr ten nie podlega edycji. Dokumenty korygujące można również wygenerować używając przycisku [Generuj dok. korygujące]. Dokumenty korygujące generowane są pojedynczo do poszczególnych faktur. Zaakceptowane zawiadomienie ZD można ponownie cofnąć do bufora za pomocą przycisku [Otwórz], która pozwala na zmianę statusu dokumentu, jeżeli nie zostały do niego wygenerowane dokumenty korygujące lub zostały już usunięte oraz plik JPK_V7M, którego dotyczy dane zawiadomienie nadal jest w buforze. Jeżeli dokumenty korygujące zostały wygenerowane do zawiadomienia należy je najpierw usunąć. Użytkownik może odszukać dokumenty korygujące w rejestrach VAT lub z poziomu zawiadomienia ZD po wybraniu przycisku [Korekty w rejestrze VAT]. Zostanie otwarta lista Dokumenty korygujące Zawiadomienie ZD umożliwiająca usunięcie, podgląd, wydruk lub zaksięgowanie dokumentów korygujących.

Wskazówka

Proponowane rejestry i serie dla dokumentów korygujących podstawę opodatkowania i wartość podatku można zmienić z poziomu Konfiguracja → Struktura Firmy → Firma → Dokumenty → Zawiadomienie ZD (ZD) → zakładka Ogólne w sekcji Generowanie dokumentów korygujących podstawę opodatkowania i kwotę podatku.

Uwaga

Po wygenerowaniu dokumentów korygujących podstawę opodatkowania i kwotę podatku należy ponownie przeliczyć plik JPK_V7M, aby dokumenty te zostały na niej ujęte. Dokumenty korygujące podstawę opodatkowania i kwotę podatku wykazywane są również w odpowiednich polach pliku JPK_V7M.

Zatwierdzanie zawiadomienia ZD

W celu zatwierdzenia zawiadomienia należy wybrać przycisk [Zatwierdź] z grupy przycisków Lista. Zawiadomienie musi być zaakceptowane z wygenerowanymi dokumentami korygującymi. W momencie pobrania UPO status zawiadomienia analogicznie jak w przypadku deklaracji zostanie zmieniony automatycznie na Zatwierdzony. Zatwierdzony dokument zawiadomienie ZD można przywrócić do stanu Zaakceptowany za pomocą opcji Cofnij zatwierdzenie dostępnej z listy zawiadomień ZD pod prawym przyciskiem myszy. Operacja jest możliwa do wykonania, o ile plik JPK_V7M nie został zatwierdzony.

Uwaga

W przypadku, gdy do pliku JPK_V7M zostało wygenerowane zawiadomienie ZD, należy w pierwszej kolejności zmienić status zawiadomienia na Zaakceptowany i wygenerować dokumenty korygujące, a następnie zmienić status pliku JPK. Jeżeli zawiadomienie ZD nie zostanie zaakceptowane nie ma możliwości zaakceptowania ani zatwierdzenia pliku JPK_V7M.

 

Korekta zawiadomienia ZD

W przypadku generowania korekty do pliku JPK_V7M, generowana jest korekta zawiadomienia ZD (na takich samych zasadach jak zawiadomienie ZD) oznaczona w panelu bocznym dokumentu nieedytowalnym parametrem Korekta. Korekta zawiadomienia ZD, analogicznie jak korekta pliku JPK_v7M, ma charakter całościowy, uwzględnia wszystkie dokumenty zakwalifikowane do ujęcia w danym miesiącu. Jeżeli dokument został już ujęty na zawiadomieniu ZD, to nie można go usunąć z korekty zawiadomienia ZD. Użytkownik zostanie o tym poinformowany komunikatem: „Dokument jest ujęty na Zawiadomieniu [Numer zawiadomienia ZD]. Usunięcie dokumentu nie jest możliwe.”

Na korekcie zawiadomienia ZD elementy dokumentu prezentowane są w podziale na informację Było i Jest. System porównuje dane z zawiadomienia pierwotnego oraz dane aktualne. W przypadku korekty zawiadomienia ZD generowane są dokumenty korygujące podstawę opodatkowania i kwotę podatku tylko dla dokumentów, które nie były uwzględnione lub uległy zmianie w stosunku do poprzedniego zawiadomienia ZD.

Plik JPK_V7M to plik obejmujący część ewidencyjną i deklaracyjną. Część ewidencyjna dotyczy rejestrów VAT. Za pomocą pliku JPK_V7M eksportowane są informacje zawarte w rejestrach VAT (faktury zakupu i sprzedaży) dla danej firmy. Część deklaracyjna pliku JPK_V7M zastąpiła deklarację VAT-7 i VAT-7K.  

Uwaga

W przeciwieństwie do pozostałych plików JPK, aby walidacja pliku JPK_V7M przebiegła prawidłowo, nie ma konieczności uzupełniania adresu podmiotu w strukturze firmy

Aby dodać w systemie plik JPK dotyczący rejestrów VAT, należy z poziomu menu Główne / JPK, w sekcji dostępnych rodzajów plików podświetlić pole JPK_V7M i wybrać opcję [Dodaj].

Dla pliku JPK_V7M spośród listy Dokumentów źródłowych aktywy jest przycisk [Rejestry VAT] oraz [Deklaracje]. Użytkownik może z niego korzystać przy weryfikacji poprawności danych zawartych w pliku JPK_V7M. W sekcji Zawiadomienie ZD dostępny jest przycisk [Zawiadomienie ZD]. Wybranie przycisku podnosi do edycji powiązany z plikiem JPK_V7M dokument zawiadomienie ZD. Jeżeli do pliku JPK_V7M nie został wygenerowany dokument zawiadomienie ZD, pojawi się komunikat: „Do danego pliku JPK_V7M nie istnieje powiązany dokument: Zawiadomienie ZD.” W oknie pliku JPK_V7M, z menu głównego dostępna jest standardowa lista Plik JPK z przyciskami. Pełny opis listy znajduje się w rozdziale Dodawanie plików JPK. Okno pliku JPK_V7M składa się z panelu z parametrami w lewej części okna oraz z następujących zakładek:

• Nagłówek
• Deklaracja
• Ewidencja sprzedaży
• Ewidencja zakupu
• Atrybuty
• Załączniki
• Historia zmian
• Powiązane

Panel z parametrami – parametry charakterystyczne dla pliku JPK_VAT

• Cel złożenia – pole wyświetlające liczby z zakresu od 0 do 999. W polu system wyświetla kolejny numer, w stosunku do wygenerowanych i zapisanych na liście plików JPK_V7M za dany miesiąc. Każdy plik otrzymuje swój unikatowy numer, co oznacza, że nie ma możliwości, aby utworzyć dwa pliki JPK_V7M za ten sam zakres czasowy z takim samym numerem celu złożenia. W przypadku dodania pierwszego pliku JPK_V7M za dany miesiąc w polu Cel złożenia zostanie automatycznie wskazana cyfra 0, natomiast korekty pliku będą otrzymywać kolejne numery: 1,2,3 itd.
• Korekta – pole dostępne w momencie generowania kolejnego pliku JPK_V7M za dany miesiąc. Dostępne możliwości dokonania korekty to korekta Deklaracji i korekta Ewidencji.
• Współczynnik rzeczywisty – określa współczynnik sprzedaży związany z zakupami zwolnionymi i opodatkowanymi. Zakupy odpowiednio ocechowane w systemie (odliczenie VAT Warunkowo) zostaną wykazane w pliku JPK w wartości wynikającej ze współczynnika.
• Zawiadomienie ZD z dostępnymi opcjami Tak lub
• Adres e-mail – pole nieobowiązkowe, przechowuje adres e-mail podatnika. Jeśli z poziomu Konfiguracja à Struktura firmy → Firma → Deklaracje, zostanie uzupełnione pole JPK e-mail, po przeliczeniu pliku JPK_V7M, pole zostanie automatycznie uzupełnione.
• Telefon – pole nieobowiązkowe, przechowuje adres e-mail podatnika. Jeśli z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Firma →  Deklaracje, zostanie uzupełnione pole JPK telefon, po przeliczeniu pliku JPK_V7M, pole zostanie automatycznie uzupełnione.

Zakładka Nagłówek Po przeliczeniu pliku JPK_V7M na zakładce wyświetlane są informacje dotyczące podatnika, urzędu skarbowego oraz okresu, za jaki generowany jest plik JPK_V7M, zgodnie z ustawieniami parametrów w panelu bocznym.

Informacje dotyczące danych podatnika oraz urzędu skarbowego pobierane są ze struktury firmy, zakładki Deklaracje (Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Deklaracje). Dodatkowo, w przypadku pliku JPK_V7M, użytkownik podczas rozpoczynania pracy z systemem ma możliwość wprowadzenia współczynnika sprzedaży opodatkowanej do całkowitej w polu Współczynnik rzeczywisty. W kolejnych latach współczynnik liczony jest automatycznie na podstawie danych z poprzedniego roku, przy czym użytkownik może skorygowania wartości wyliczonej przez program. Po wprowadzeniu współczynnika nie należy ponownie przeliczać deklaracji. Zakładka Deklaracja Po przeliczeniu pliku JPK_V7M na zakładce wyświetlane są pozycje pliku JPK_V7M zgodnie z ustawieniami parametrów w panelu bocznym. Każda pozycja oznaczona jest odpowiednim symbolem wyświetlanym w kolumnie Pole, przykładowo dla pozycji Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, zwolnione od podatku wyświetlany jest symbol P_10.

Uwaga

Dla pierwszego pliku JPK_V7M należy ręcznie wpisać wartość w polu Kwota nadwyżki z poprzedniej deklaracji. Dodatkowo, jeżeli po wpisaniu wartości plik zostanie przeliczony, to wartość ta zostanie usunięta, więc należy ją na nowo uzupełnić.

Uwaga

Faktury VAT sprzedaży, na których parametr Typy dokumentów JPK przyjmuje wartość FP,są ujmowane wyłącznie w części ewidencyjnej pliku JPK_V7M (nie są ujmowane w części deklaracyjnej), niezależnie od wartośći parametru V7M. Sprzedaż paragonowa wykazywana jest w części deklaracyjnej wyłącznie na podstawie dokumentu ZSD/KSD lub innego dokumentu zbiorczego, na którym parametr Typy dokumentów JPK przyjmuje wartość inną niż FP.

Zakładka Ewidencja sprzedaży Na zakładce Ewidencja sprzedaży w pliku JPK_V7M zestawione są faktury sprzedaży, które zostały wprowadzone w systemie w okresie wskazanym w pliku JPK.

Zakładka Ewidencja zakupu Na zakładce Ewidencja zakupu w pliku JPK_V7M zestawione są faktury zakupu, które zostały wygenerowane w systemie w okresie wskazanym w pliku JPK.

Uwaga

W przypadku generowania pliku JPK_V7M dla firmy głównej dane pobierane są ze wszystkich firm zdefiniowanych w systemie. Jeśli plik generowany jest dla firmy podrzędnej, dane pobierane do pliku dotyczą tylko tej firmy.

Zakładka Historia zmian Szczegółowy opis zakładki znajduje się w artykule Zakładka Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian. Zakładka Powiązane Na zakładce Powiązane wyświetlana jest informacja o załącznikach dodanych do pliku JPK_V7M. Załącznik stanowi integralną część pliku JPK_V7M. Przy przeliczaniu pliku JPK_V7M zawsze przeliczane są wszystkie jego załączniki. Okres przeliczania załącznika jest taki sam jak pliku JPK_V7M. Dostępne załączniki:

• Zawiadomienie ZD - zawiadomienie o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego

Korekta pliku JPK_V7M

Możliwość generowania korekty pliku JPK_V7M istnieje tylko, jeżeli pierwotny plik został zaakceptowany bądź zatwierdzony. W celu wygenerowania korekty pliku JPK_V7M należy z poziomu menu Główne à JPK, w sekcji dostępnych rodzajów plików podświetlić pole JPK_V7M i wybrać opcję [Dodaj] i w polu data wskazać okres za jaki ma być wygenerowana korekta pliku JPK_V7M. Istniej możliwość dokonania korekty pliku JPK_V7M w zakresie:

• wyłącznie części deklaracyjnej – w tym celu w panelu bocznym w polu Korekta należy zaznaczyć parametr Deklaracji
• wyłącznie części ewidencyjnej – w tym celu w panelu bocznym w polu Korekta należy zaznaczyć parametr Ewidencji
• części deklaracyjnej oraz części ewidencyjnej – w tym celu w panelu bocznym w polu Korekta należy zaznaczyć parametr Deklaracji i Ewidencji.

Domyślnie zaznaczone są obydwa parametry. Na korekcie pliku JPK_V7M uwzględniane są wszystkie dokumenty zakwalifikowane do ujęcia w pliku JPK_V7M w danym miesiącu, dlatego korekta ma charakter całościowy.

Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur KSeF jest to jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Wdrożenie KSeF w firmie jest obowiązkowe dla:

• dużych przedsiębiorstw od 1.02.2026 - w przypadku, gdy wartość sprzedaży brutto (wraz z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku
• pozostałych przedsiębiorstw od 1.04.2026.

Fakturą ustrukturyzowaną nazywana jest faktura wystawiana przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF), oznaczona przydzielonym w tym systemie numerem identyfikującym fakturę. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy detalicznego lub kontrahenta zagranicznego. W przypadku, gdy odbiorca nie wyrazi zgodny na taką formę dokumentu, wystawca ma prawo wystawić fakturę ustrukturyzowaną w systemie, jednak przekazanie jej odbiorcy powinno odbyć się w uzgodniony z nim sposób.

Uwaga

Aby komunikacja z KSeF odbywała się prawidłowo, należy odblokować adresy IP:

• 145.237.204.182 - dostęp do środowiska demo
• 145.237.204.187 - dostęp do środowiska produkcyjnego

Dodatkowo należy odblokować port 443.

Logowanie do KSeF możliwe jest za pomocą:

• Certyfikatu – możliwe jest wskazanie certyfikatu kwalifikowanego lub certyfikatu KSeF. W przypadku certyfikatu KSeF pobierane są jako dwa oddzielne pliki .cert oraz .key, które w należy scalić w jeden. Szczegóły znajdują się w artykule Uwierzytelnianie za pomocą certyfikatu KSeF.

Uwaga

Certyfikaty są zapisywane w magazynie certyfikatów Windows.

• Tokenu – możliwe jedynie do 31.12.2026, po tym terminie wykorzystanie tokenu zostanie wyłączone.

W artykule opisano uwierzytelnienie na środowisku demonstracyjnym KSeF z wykorzystaniem certyfikatu KSeF. Aby móc skorzystać z certyfikatu KSeF po aktualizacji, należy zainstalować wygenerowany certyfikat w Windows według poniższej instrukcji.

Uwaga

Generowanie certyfikatu do środowiska produkcyjnego odbywa się analogicznie jak dla środowiska demo.

1. Zalogować się na stronie Zaloguj – Krajowy System e-Faktur i wygenerować pliki z rozszerzeniem  *.key i *.crt. Nazwy certyfikatów nie powinny zawierać spacji. Wprowadzone hasło do certyfikatu musi zostać zapamiętane i przechowywane w bezpiecznym miejscu. Zalecanym jest zapisanie certyfikatu w katalogu na dysku C: C:\KSEF\.
2. Oba certyfikaty .cert oraz .key muszą zostać ze sobą scalone w tym celu należy pobrać darmowy program OPEN SSL – https://slproweb.com/download/Win64OpenSSL_Light-3_6_0.exe i zainstalować go z domyślnymi ustawieniami.
3. Wybrać przycisk [Start] na pasku zadań Windows, wpisać cmd i nacisnąć [Enter]. Uruchomiony zostanie Wiersz Poleceń.
4. W oknie należy wprowadzić: cd  C:\Program Files\OpenSSL-Win64\bin i zatwierdź Enterem
5. Kolejno należy wpisać poniższe polecenie wcześniej zmieniając w nim nazwy plików „NAZWA_PLIKU” na nazwę wygenerowanego certyfikatu.1): openssl pkcs12 -export -out C:\KSEF\cert_export.pfx -inkey C:\KSEF\ NAZWA_PLIKU.key -in C:\KSEF\ NAZWA_PLIKU.crt
6. Podczas wykonywania skryptu pojawi się pytania o hasło – należy wpisać hasło z pkt.1 (hasło należy powtórzyć kilka razy zgodnie z wyświetlonymi poleceniami). Wpisywane hasło nie jest widoczne.
7. Zamknąć wiersz poleceń i przejść do C:\KSEF w którym utworzył się plik z rozszerzeniem cert_export.pfx. Kliknij w niego dwukrotnie i zainstaluj go w Windows. Podczas instalacji należy zaznaczyć parametr Oznacz ten klucz jako eksportowalny.

Stanowisko jest gotowe do wysyłania lub importu faktury do/z KSeF w systemie. Nowy certyfikat pojawi się na automatycznie na liście certyfikatów. Wystawcą będzie Test CCK KSeF Jak rozpoznać czy zainstalowany certyfikat KSeF w Windowsie jest z właściwego środowiska? Ministerstwo Finansów stworzyło środowisko: produkcyjne, demo (preprodukcyjne). Na każdym z nich można wygenerować certyfikat KSeF, ale będzie on działał tylko w tym jednym środowisku. Jak te certyfikaty są widoczne w Windowsie, przedstawia poniższa tabela.

Środowisko	Wystawiony dla	Wystawiony przez	Opis
Produkcyjne – MCU	Prawidłowe Imię i nazwisko + (uwierzytelnienie)	CCK KSeF	Będzie można użyć po 01.02.2026
Demo	Prawidłowe Imię i nazwisko + (uwierzytelnienie)	TEST CCK KSeF

 

Na formularzu kontrahenta dostępna jest sekcja z parametrami dotyczącymi KSeF, w przypadku gdy:

• w formularzu firmy została włączona obsługa KSeF
• typ kontrahenta: Krajowy
• status kontrahenta: Podmiot gospodarczy

W przypadku zmiany, któregokolwiek z powyższych parametrów sekcja dotycząca KSeF zostanie ukryta.

Dostępne parametry: Odbiór faktur przez KSeF – wartość możliwa jest do zmiany w każdym momencie pracy z systemem. Wysyłka maila o FS w KSeF -  umożliwia informowanie Nabywcy za pomocą wiadomości e-mail o wystawieniu faktury, a następnie przesłaniu jej do KSeF. Po skonfigurowaniu wysyłek mailowych w Comarch ERP Altum oraz zaznaczeniu parametru, w momencie odbioru UPO oraz nadaniu numeru KSeF, na wskazane konto mailowe kontrahenta automatycznie wysyłana jest wiadomość o wystawieniu faktury. Na karcie kontrahenta na zakładce Dane kontaktowe kontrahenta został dodany Typ E-mail KSeF, gdzie należy uzupełnić dane do wysyłki maila o dokumencie w KSeF. Wprowadzono również znaczniki, które mają na celu rozróżnienie, czy faktura dotyczy członka grupy VAT (GV) lub Jednostki samorządu Terytorialnego (JST).  

W słowniku uniwersalnym Typy załączników dostępne są wartości systemowe Plik KSeF oraz QR KSeF o poniższych parametrach:

• Wartość: Plik KSeF
• Opis: Plik xml (*.xml)|*.xml
• Aktywny: tak
• Domyślny: nie
• Kompresja: tak
• Zapisywanie: Plik w bazie
• Rozmiar: Bez ograniczeń

• Wartość: QR KSeF
• Opis: Obraz png (*.png)|*.png
• Aktywny: tak
• Domyślny: nie
• Kompresja: nie
• Miejsce zapisu: Plik w bazie
• Rozmiar: bez ograniczeń

Eksport pojedynczych dokumentów źródłowych do KSeF (FS i FSL) Eksport dokumentów może zostać uruchomiony ręcznie lub automatycznie. W przypadku ręcznego eksportu, przycisk dostępny jest jeżeli:

• zalogowany użytkownik ma uprawnienie do eksportu dokumentów do KSeF – uprawnienie Wysyłanie faktur do KSeF
• dokument jest w stanie Zatwierdzony lub Zafiskalizowany w przypadku FS i FSL oraz Zatwierdzony w przypadku KIFS, KWFS, KVFS, KFSL
• status KSeF dokumentu ma wartość Nie wysłano lub Odrzucono
• data wystawienia dokumentu jest równa lub późniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru Obsługa KSeF od

Uwaga

Eksportować można dokumenty wystawione wyłącznie w firmie, do której należy centrum zalogowanego użytkownika.

W przypadku zaznaczenia, podczas zatwierdzania dokumentu system weryfikuje zapis historii operacji dokumentu:

• jeżeli dokument został poprawnie zweryfikowany, zostanie zatwierdzony, a następnie przesłany do KSeF
• jeżeli weryfikacja dokumentu się nie powiedzie, dokument pozostanie w stanie niezatwierdzonym i nie zostanie przesłany do KSeF.

Eksport pojedynczych korekt do KSeF (KIFS, KWFS, KVFS, KFSL oraz korekty ręczne)

• zalogowany użytkownik ma uprawnienie do eksportu dokumentów do KSeF – uprawnienie Wysyłanie faktur do KSeF
• dokument jest w stanie Zatwierdzony
• dokument korekty jest wysłany do KSeF, dla korekty wystawionej do dokumentu bez względu na to czy dokument źródłowy został wysłany do KSeF. W przypadku dokumentów wystawionych w trybie Offline z wskazaniem opcji Niedostępny lub Awaria w pierwszej kolejności dokument źródłowy musi zostać przesłany do KSEF. W przypadku opcji Awaria całkowita dokument źródłowy ma status Nie podlega i dokument korekt może zostać wysłany do KSeF.
• status KSeF dokumentu ma wartość Nie wysłano, Odrzucono, Nie podlega
• data wystawienia dokumentu jest równa lub późniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru Obsługa KSeF od

Eksport wielu dokumentów do KSeF W zależności od ustawienia parametru Tryb eksportu wielu dokumentów, który dostępny jest na formularzu firmy, eksport wielu dokumentów może odbywać się w trybie:

• sesji interaktywnej
• wysyłki wsadowej

Po zaznaczeniu na liście faktur więcej niż jednej pozycji, a następnie wybraniu przycisku Eksport system weryfikuje uprawnienie operatora do eksportu dokumentu do KSeF. W zależności od ustawienia parametru uruchamiany jest proces wysyłki interaktywnej lub wsadowej. Brak nadanych uprawnień blokuje operację. Z zaznaczonych przez użytkownika dokumentów pomijane są te:

• które są w stanie: Zainicjowany, Niezatwierdzony, Zaksięgowany oraz Anulowany
• o statusie KSeF innym niż Nie wysłano, Odrzucono, Nie podlega
• których data wystawienia dokumentu jest wcześniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru Obsługa KSeF od
• które zostały już wydrukowane
• które są niezgodne ze schematem faktury ustrukturyzowanej

Dodatkowo, istnieje również możliwość eksportu wielu dokumentów za dany okres – po wybraniu przycisku Eksport za okres i zweryfikowaniu uprawnień operatora, prezentowane jest dodatkowe okno do uzupełnienia szczegółów eksportu:

• Pole Dzień/Zakres dat – pozwala określić daty eksportowanych dokumentów

Uwaga

Nie ma możliwości wskazania daty wcześniejszej od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru Obsługa KSeF od.

• Pole Właściciel – umożliwia eksport dokumentów wystawionych we wskazanym centrum
• Przycisk Eksportuj oraz Anuluj – mechanizm weryfikacji eksportu jest analogiczny jak w przypadku przycisku Eksport

Podczas logowania do systemu, jeżeli:

• baza została wykreowana w języku polskim
• na firmie włączona została obsługa KSeF
• dla firmy wskazano grupę stawek VAT -> PL

wyświetlony zostanie komunikat pozwalający również zalogować się do KSeF.

Po wybraniu opcji [TAK], użytkownik może wskazać sposób uwierzytelniania mając do wyboru:

• Certyfikat – pozwala na wskazanie certyfikatu kwalifikowanego lub certyfikatu KSeF.
• Token KSeF

Po prawidłowym zalogowaniu użytkownik będzie miał możliwość wysyłania/odbierania faktur z KSeF. Po wybraniu opcji [NIE] operator nie będzie miał możliwości wysyłania/odbierania faktur z KSeF. Aby poprawnie uwierzytelnić się do KSeF, operator musi wybrać opcję [Uwierzytelnianie] z poziomu Menu Główne -> w grupie przycisków KSeF. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno z możliwością wskazania jednej z dwóch opcji uwierzytelniania (analogicznie jak ma to miejsce podczas logowania). W przypadku gdy na firmie włączona jest obsługa KSeF, dodatkową informacją dotyczącą aktualnego połączenia do KSeF jest ikona w prawym dolnym rogu systemu:

• Zielona kropka – KSeF jest w trybie Online i użytkownik jest uwierzytelniony
• Żółta kropka – KSeF jest w trybie Online i użytkownik nie jest uwierzytelniony
• Czerwona kropka – włączony został tryb Offline z opcją Niedostępność lub Awaria
• Czarna kropka – włączony został Offline z opcją Awaria całkowita

Wskazówka

Połączenie z KSeF będzie utrzymywane około 7 dni. Access token odświeżany jest co 10 minut, na podstawie Refresh Tokena utrzymującego informacje 7 dni.

W przypadku włączenia trybu Offline i powrotu po czasie niedostępności do trybu Online, koniecznym jest wykonanie ponownego uwierzytelnienia, w tym celu wystarczy wejść z poziomu Menu Główne wybrać opcję Uwierzytelnianie. Jeśli nie upłynął 7 dniowy okres dla refresh tokena, nie będzie konieczności ponownego uwierzytelniania.

Aby włączyć obsługę KSeF na formularzu firmy w sekcji Handel należy zaznaczyć parametr Obsługa KSeF od. Parametr ten:

• prezentowany jest na formularzu wyłącznie, jeżeli Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL
• można zaznaczyć/odznaczyć w dowolnym momencie pracy z systemem
• domyślnie jest odznaczony na bazach nowo kreowanych oraz konwertowanych

Po zaznaczeniu parametru prezentowana jest dodatkowe pole umożliwiające wskazanie daty rozpoczęcia obsługi KSeF (domyślnie ustawiana jest data bieżąca) oraz dodatkowa zakładka KSeF na formularzu firmy. Na zakładce dostępne są poniższe parametry:

• Automatyczne pobieranie plików wysłanych faktur jako załączniki (domyślnie zaznaczony)
• Pobieranie UPO jako załączniki (domyślnie zaznaczony)
• Automatyczna weryfikacja KSeF przed zatwierdzeniem dokumentu (domyślnie zaznaczony) – system sprawdza, czy dokument spełnia wymagania dokumentów wysyłanych KSeF. Jeśli weryfikacja KSeF zakończy się negatywnie, dokument nie zostanie zatwierdzony.
• Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ - jeżeli parametr jest zaznaczony, system dokonuje identyfikacji artykułów dokumentu otrzymanych w KSeF (xml) z artykułami z bazy danych. W celu powiązania artykułów wyświetli się okno, gdzie należy ręcznie dokonać przypisania artykułów. Dla kolejnych dokumentów wcześniej zdefiniowane powiązania zostaną zastosowane automatycznie, co przyspiesza proces generowania dokumentów FZ.
• Tryb eksportu wielu dokumentów ­– z wartościami:
  • sesja interaktywna (opcja domyślna) – do KSeF wysyłane są pojedyncze faktury, które następnie są przetwarzane asynchronicznie w tle. Po zakończeniu przetwarzania dostępna jest informacja o statusie faktur oraz ewentualnych błędach. Opcja zalecana dla mniejszych przedsiębiorstw wysyłających do KSeF pojedyncze/niewielkie ilości faktur.
  • Wysyłka wsadowa – do KSeF wysyłane są paczki zawierające wiele faktur, które następnie są przetwarzane asynchronicznie w tle. Po zakończeniu przetwarzania paczki dostępna jest informacja o jej statusie, a także możliwość weryfikacji statusów poszczególnych faktur oraz ewentualnych błędów. Opcja zalecana dla dużych przedsiębiorstw wysyłających do KSeF duże wolumeny faktur.
• Środowisko pracy KSeF - z dostępnymi opcjami:

• Demo (opcja domyślna)
• Produkcyjne

który umożliwia określenie sposobu pracy komponentu KSeF z wybranym środowiskiem. W przypadku, gdy wygenerowany został już token do komunikacji z KSeF, przed zmianą środowiska należy w pierwszej kolejności usunąć token.

Uwaga

Tryb demo dostępny jest wyłącznie dopóki do KSeF nie zostanie przesłany żaden dokument w trybie produkcyjnym.

• Uwierzytelnianie - sekcja uzupełniana jest automatycznie podczas generowania tokena na podstawie właściwości certyfikatu, dla którego generowany jest dany token. W zależności od danych podanych do certyfikatu pobierany zostaje nr NIP lub PESEL. Jest on niezbędny do prawidłowej komunikacji z KSeF. Certyfikat należy zainstalować na środowisku, gdzie znajduje się system Comarch ERP Altum.

Uwaga

Możliwość autoryzacji za pomocą tokenu możliwa będzie do 31.12.2026. Od 1.01.2027 możliwa będzie jedynie autoryzacja za pomocą certyfikatu KSeF.

Uwaga

Nie ma możliwości uwierzytelniania za pomocą Profilu Zaufanego (PZ).

• Certyfikat Offline – pozwala na wskazanie certyfikatu offline, dzięki któremu będzie możliwość wydrukowania dokumentów w przypadku gdy KSeF został ustawiony w tryb Offline. Tryb offline został opisany tutaj.
• Faktury generuj w rejestrze VAT – należy wskazać rejestr, do którego mają być generowane faktury VAT
• Korekty generuj w rejestrze VAT – należy wskazać rejestr, do którego mają być generowane korekty faktury VAT

Uwaga

Domyślnie, w powyższe dwa pola pobierany jest rejestr ustawiony jako domyślny w danym centrum.

Wskazówka

Jeżeli rejestry VAT nie były dodane w firmie w momencie aktywowania parametru Obsługa KSeF, to po ich zdefiniowaniu dla centrum dla dokumentów FZV i KFZV zostaną one automatycznie zaktualizowane w konfiguracji.

Uwaga

Podczas generowania faktury VAT można zmienić domyślnie ustawiony rejestr na inny, zgodny z ustawieniami na centrum dla dokumentu FZV i KFZV.

• Schema FA – możliwość wskazania schematy wg której ma być generowany plik wysyłany do KSeF. Od 1.02.2026 obowiązującą schemą jest Schema FA(3), bez możliwości zmiany.
• Eksport dokumentów – zawiera parametr Numer dokumentu z wartościami: Obcy, Systemowy (opcja domyślna).
• Licencja KSeF wykorzystywana w synchronizacji z POS – w tej sekcji należy wskazać serwer oraz numer klucza zawierający licencję KSeF, która będzie użyta podczas  synchronizacji.
• Komunikacja KSeF – zawiera dostępną opcję Połączenie, z możliwymi wartościami: Online (opcja domyślna), Offline. Po wybraniu opcji Offline, dostępne są dodatkowe pola, pozwalające określić przyczyny i czas niedostępności:
  • Tryb – pozwala określić przyczynę braku dostępności: Niedostępność, Awaria, Awaria całkowita
  • Data początkowa/Data końcowa – pozwala określić przedział czasowy niedostępności KSeF.

Na wstążce wyświetlanej na zakładce KSeF dodana została nowa grupa przycisków KSeF, zawierająca następujące przyciski:

• Generuj token – wybranie przycisku generuje token dla uwierzytelnionego podmiotu oraz automatycznie wprowadza wartości identyfikatora podmiotu oraz token w dedykowanych polach na zakładce KSeF.
• Usuń token – przycisk aktywny wyłącznie w przypadku, gdy token został już wygenerowany.

   

Na zakładce Komputer w menu System -> Konfiguracja dostępna jest sekcja Załączniki KSeF.

W sekcji wyróżniono pola:

• Folder załączników typu Plik KSeF - należy wskazać lokalizację, do której będą zapisywane załączniki typu Plik KSeF
• Folder załączników QR KSeF - należy wskazać lokalizację, do której będą zapisywane załączniki typu QR KSeF

Na formularzu grupy operatorów (Konfiguracja -> Grupy operatorów), na zakładce Inne uprawnienia, dostępne są następujące uprawnienia:

• Wysyłanie faktur do KSeF
• Pobieranie faktur z KSeF
• Edycja numeru KSeF na zatwierdzonym dokumencie
• Drukowanie faktur nie wysłanych do KSeF
• Kontrola niewysłanych faktur KSeF – włączenie kontroli pozwala na wyświetlenie monitu podczas zmiany centrum/wylogowania/zamknięcia systemu, dotyczącego istniejących w systemie faktur niewysłanych do KSeF, które posiadają status Zatwierdzony i zostały wystawione po dacie wskazanej w polu Obsługa KSeF na formularzu firmy.

Uprawnienia te są domyślnie odznaczone.

Przycisk [Pobierz UPO] jest dostępny na formularzu oraz liście faktur, jeżeli Status KSeF dokumentu ma wartość Wysłano. Po wybraniu przycisku, w przypadku odpowiedzi KSeF prześle:

• UPO to:
  • status KSeF dokumentu zostaje zmieniony na Pobrano UPO
  • uzupełniony zostanie Numer KSeF na dokumencie
  • jeżeli w konfiguracji firmy zaznaczony jest parametr Pobieranie UPO jako załączniki, to dodany zostaje plik xml z UPO jako załącznik. W historii zmian dokumentu zapisywana jest operacja Pobranie UPO KSeF z datę przesłania dokumentu.

• informację, że sesja jest na etapie inicjalizacji lub procesowania to:
  • status KSeF dokumentu nie zostaje zaktualizowany
  • w historii zmian dokumentu zapisywana jest operacja Pobranie UPO KSeF wraz z opisem etapu procesowania
• błąd to:
  • status KSeF dokumentu zostaje zmieniony na Odrzucono
  • W historii zmian dokumentu zapisywana jest operacja Pobranie UPO KSeF wraz z opisem błędu

Dodatkowo, istnieje również możliwość pobrania UPO dla wielu dokumentów za dany okres – po wybraniu przycisku Pobierz UPO za okres prezentowane jest dodatkowe okno do uzupełnienia szczegółów eksportu:

• Pole Dzień/Zakres dat – pozwala określić daty dla których ma zostać pobrane UPO

Uwaga

Nie ma możliwości wskazania daty wcześniejszej od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru Obsługa KSeF od.

• Pole Właściciel – umożliwia pobranie UPO dla dokumentów wystawionych we wskazanym centrum
• Przycisk Pobierz oraz Anuluj – mechanizm weryfikacji możliwości pobrania UPO analogiczny jak dla przycisku [Pobierz UPO]

 

Import z KSeF

W menu głównym Zakup, w grupie Dokumenty, dostępna jest lista Import KSeF, która umożliwia import faktur z Krajowego Systemu e-faktur.

Po wybraniu przycisku otwierany jest formularz z listą faktur zakupu zaimportowanych z KSeF, zawierającą takie kolumny jak:

• data wystawienia i wpływu dokumentu
• NIP i nazwa sprzedawcy
• numer obcy
• wartości faktury
• numer faktury
• numer KSeF
• Pracownik

Z tego poziomu, użytkownik ma możliwość ergonomicznie zarządzać procesem importu FZ z KSeF, przeglądać faktury, czy kontrolować ewentualną duplikację dokumentów.

Na wstążce nad listą dodana została grupa przycisków KSeF z przyciskami:

• Import
• Import za okres - umożliwia zawężenie listy dokumentów do wybranego zakresu dat według daty przesłania lub przyjęcia faktury

Po wybraniu każdego z przycisków weryfikowane jest uprawnienie operatora do importu dokumentów z KSeF – w przypadku jego braku, pojawia się odpowiedni komunikat blokujący operacje. W przypadku wybrania przycisku Import za okres, prezentowane jest dodatkowe okno umożliwiające określenie szczegółów importu:

• Faktury wg daty z opcjami: przesłana do KSeF, przyjęcia w KSeF
• Kontrolka daty początkowej i końcowej (domyślnie daty bieżące)
• Przyciski [Import] oraz [Anuluj].

Faktury ustrukturyzowane importowane są jako załączniki. Na podstawie podglądu pliku załącznika, użytkownik może z poziomu listy faktur zakupu lub rejestrów VAT ręcznie wprowadzić taki dokument do systemu. Dodany został pogląd zaimportowanych faktur z KSeF, dzięki czemu istnieje możliwość jej weryfikacji bez konieczności logowania do KSeF. Na liście faktur można dwuklikiem wybrać dany dokument, aby wyświetlić podgląd faktury.

Podgląd faktury ustrukturyzowanej odzwierciedla wszystkie elementy dostępne i zgodne z podglądem faktury ze strony KSeF Ministerstwa Finansów. Faktury importowane są prezentowane według schemy FA(1) i FA(3  w zależności od daty wystawienia faktur w KSeF. Na liście Faktury zakupu KSeF dostępnej z poziomu Zakup -> Import KSeF został zmodyfikowany widok. Po kliknięciu na dowolną pozycję na liście otworzy się podgląd faktury, który można w dowolnym momencie ukryć za pomocą strzałki umieszczonej w polu podglądu faktury. Wybór innej pozycji na liście faktur skutkować będzie odświeżeniem podglądu na związany z wybraną pozycją na liście.

Analogiczny podgląd faktury ustrukturyzowanej jest widoczny po  wygenerowaniu FZ oraz korekt importowanych z KSeF. Dodatkowo wykonując import dokumentu z KSeF jeśli wskazany został Podmiot Inny z rolą Pracownik, informacja ta jest oznaczona w kolumnie Pracownik (zaznaczony parametr). Lista dokumentów faktur zakupu, ich korekt oraz faktur zaliczkowych Na liście faktur zakupu dostępne są dodatkowe kolumny (domyślnie ukryte), optymalizujące pracę z KSeF:

• Numer KSeF – prezentuje numer z kontrolki analogicznego pola na formularzu faktury
• Faktura źródłowa nr KSeF – prezentuje numer KSeF faktury źródłowej, do której wystawiona jest korekta
• Data wystawienia KSeF (niedostępna na liście FZ)
• Status KSeF – prezentuje wartość z analogicznego pola na formularzu faktury

Formularze dokumentów związane z obsługą KSeF

Uwaga

Poniższe parametry wyświetlane są wyłącznie, gdy w konfiguracji firmy zaznaczony jest parametr Obsługa KSeF.

Na nagłówku formularzy: faktury zakupu, jej korekt (KIFZ, KWFZ), korekt ręcznych, faktury zaliczkowej i jej korekty dostępne są pola:

• Numer KSeF
• Opis terminu płatności – pole pełni rolę informacyjną i jest uzupełniane na podstawie zaimportowanego dokumentu.
  Uwaga

  Termin płatności na fakturze wyliczany jest na podstawie pola Termin płatności.

Identyfikacja artykułów na generowanym dokumencie FZ z KSeF

Wprowadzony został mechanizm polegający na identyfikacji artykułów na generowanym dokumencie FZ z KSeF. W tym celu na formularzu firmy na zakładce KSeF dodano parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ. Podczas generowania dokumentu FZ, jeżeli parametr jest zaznaczony, system dokonuje identyfikacji artykułów dokumentu otrzymanych w KSeF (xml) z artykułami z bazy danych. W celu powiązania artykułów wyświetli się okno, gdzie należy ręcznie dokonać przypisania artykułów. Dla kolejnych dokumentów wcześniej zdefiniowane powiązania zostaną zastosowane automatycznie, co przyspiesza proces generowania dokumentów FZ.

Weryfikacja zgodności kwot na generowanych dokumentach

W momencie wywołania funkcji Zapisz/Zatwierdź/Zatwierdź i zaksięguj dla generowanych dokumentów FZ, FZV oraz korekt dodano mechanizm weryfikacji zgodności kwot pomiędzy dokumentem źródłowym a generowanym. W przypadku wykrycia rozbieżności system wyświetli komunikat o niezgodności kwot oraz zapytanie, czy kontynuować operację mimo wykrytej różnicy.

Generowanie faktur VAT

W celu wygenerowania faktury zakupu VAT na liście Faktury zakupu KSeF w sekcji Generowanie dostępny jest przycisk Faktura VAT.

Po wybraniu przycisku, w zależności od danych znajdujących się w zaimportowanym dokumencie można utworzyć FZV i KFZV. Po wygenerowaniu faktury VAT zostaje otwarte odpowiednie okno FZV/KFZV, z poziomu którego należy zapisać wygenerowany dokument.

Uwaga

Po wygenerowaniu faktury VAT nie ma możliwości wygenerowania kolejnej faktury zakupu lub VAT z tego samego dokumentu.

Fakturę VAT można usunąć jeżeli nie została:

• zatwierdzona,
• zaksięgowana,
• rozliczona,
• ujęta na dokumencie windykacyjnym,
• ujęta w ZPP.

Generowanie FZ oraz korekt z faktur importowanych z KSeF

W celu wygenerowania faktury zakupu oraz korekty na liście Faktury zakupu KSeF w sekcji Generowanie dostępne są przyciski:

• [Faktura] – podczas generowania FZ uzupełniane są niektóre dane z nagłówka dokumentu, resztę danych należy uzupełnić tak jak przy dodawanej standardowo FZ
• [Faktura z dokumentu] – generowanie faktur na podstawie dokumentów ZZ i PZ
• [Korekta] – podczas generowania pojawi się okno wyboru rodzaju korekty, które składa się z pola Przyczyna korekty oraz listy do wyboru Rodzaj korekty z wartościami:
  • Korekta wartościowa (dla korekt dokumentów zaliczkowych)
  • Korekta ilościowa
  • Korekta faktury VAT (dla korekt dokumentów zaliczkowych
  • Korekta kosztów dodatkowych

Do formularza Korekt ręcznych faktur zakupu oraz Korekt ręcznych faktur VAT zakupu dodano nowe pole w nagłówku:

• Numer KSeF faktury korygowanej - numer KSeF faktury źródłowej, z możliwością ręcznego wpisania numeru przy wystawianiu dokumentu

Uwaga

Przy korekcie ręcznej brakujące dane należy uzupełnić tak jak w przypadku faktur.

Powiązanie dokumentu z pozycją z KSeF

Została dodana możliwość powiązania dokumentu znajdującego się w systemie z dokumentem z KSeF. Ma to zastosowanie, gdy w systemie znajduje się już faktura więc nie ma potrzeby generowania dokumentu z KSeF. Z poziomu Zakup -> Import KSeF -> Grupa przycisków Lista -> sekcja lista dodany został przycisk [Dołącz] z wartościami:

• FZ – otwarte zostaje okno z listą faktur FZ,
• FZV – otwarte zostaje okno z listą faktur FZV.

Po wyborze dokumentu z listy należy wykonać akcję dołączenia powiązania. Przy próbie dołączenia powiązania do dokumentu, który ma już powiązanie z innym dokumentem zostanie wyświetlony komunikat: Dołączanie powiązania nie powiodło się. Nie dodano załącznika do faktury. Wybrany dokument ma już powiązanie. W sekcji Lista został dodany również przycisk [Odłącz], który jest aktywny w momencie wyboru z listy dokumentu posiadającego powiązanie z innym dokumentem w systemie.

       

Z pozycji Konfiguracja -> Struktura firmy -> Firma -> Dokumenty na definicji dokumentu ZPP, zakładka Ogólne została dodana nowa sekcja Identyfikator KSeF z parametrami:

• Przelew zwykły
• Przelew MPP

Zaznaczenie tych parametrów powoduje generowanie Identyfikatora płatności dla wskazanych typów przelewów. W przypadku odznaczonych parametrów tworzenie ZPP następuje według dotychczasowych zasad.

Uwaga

Sekcja jest wyświetlana, gdy w konfiguracji Firmy zaznaczono parametr Obsługa KSeF

ZPP – przelew zwykły Z pozycji Finanse -> Przelewy, podczas dodawania dokumentu ZPP, znaczenie ma status parametru Grupowanie przelewów według rachunków podmiotów. Jeśli parametr jest zaznaczony, płatności na tego samego odbiorcę z tym samym rachunkiem bankowym i uzupełnionym Numerem KSeF są łączone w jeden element, któremu następnie zostaje wygenerowany Identyfikator płatności. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, płatności nie są grupowane i identyfikator nie jest generowany. Jeżeli faktura posiada Numer KSeF to zostanie on przypisany jako Źródłowy na zakładce Płatności dokumentu ZPP. ZPP – zapłata MPP Płatności z zaznaczonym parametrem Podzielona płatność podlegają oddzielnemu grupowaniu przelewów niż płatności z odznaczonym parametrem. Za grupowanie przelewów dotyczących mechanizmu podzielonej płatności odpowiada parametr Grupowanie przelewów według rachunków podmiotu w mechanizmie podzielonej płatności. Na zestawienie poleceń przelewów z zaznaczonym parametrem Grupowanie przelewów według rachunków podmiotu w mechanizmie podzielonej płatności istnieje możliwość dodania płatności dla danego kontrahenta wyłącznie jednego typu – z zaznaczonym lub z odznaczonym parametrem Podzielona płatność. Ponadto, na tym zestawieniu mogą zostać dodane wyłącznie podzielone płatności, których data wpływu jest w tym samym miesiącu. W przypadku Grupowanie przelewów według rachunków podmiotów w mechanizmie podzielonej płatności jest odznaczony w takim przypadku na ZPP dla tego samego rachunku bankowego można zaczytać zarówno płatności z MPP jak i przelewy zwykłe. Jeżeli faktura posiada Numer KSeF to zostanie on przypisany jako Źródłowy na zakładce Płatności dokumentu ZPP. Formaty przelewów W momencie gdy dokument posiada Numer KSeF pole Tytułem, Tytułem -  numery dokumentów, Tytułem – numery i kwoty dokumentów pobiera Numer KSeF dokumentu. Jeśli dokument nie posiada Numeru KSeF to działanie pozostaje jak dotychczas: Pole Tytułem – numery dokumentów pobiera numer obcy z płatności, a w przypadku jego braku – numer systemowy dokumentu. Pole Tytułem – numery systemowe dokumentów pobiera zawsze numer systemowy dokumentu, natomiast pole Tytułem – numery systemowe i kwoty dokumentów pobiera numer systemowy oraz kwotę płatności. Listy płatności Na listach: Preliminarz płatności, Lista należności, Lista zobowiązań, Lista rozrachunków, Rozliczenia nabywcy , Rozliczenia dostawcy zostały dodane dwie nowe kolumny:

• Data wystawienia KSeF (domyślnie ukryta)
• Numer KSeF (domyślnie ukryta)

Zmiany na formularzu operacji kasowo-bankowej Nowa kolumna Numer KSeF (domyślnie ukryta) została dodana w następujących miejscach:

• Zakładka Dokumenty do rozliczenia na szczegółach operacji
• Zakładka Dokumenty rozliczone na szczegółach operacji
• Lista Nierozliczone zobowiązania/należności podmiotu
• Nierozliczone operacje kasowe/bankowe podmiotu

Na liście szczegółów operacji kasowo-bankowych dodano sekcję Lista faktur wg identyfikatora KSeF.

Za pomocą przycisku [Pobierz listę faktur] dostępnego w sekcji KSeF pobierana jest lista faktur według Identyfikatora płatności, którym jest ciąg znakowy podany w polu Tytułem. Pole Tytułem obejmuje jeden Identyfikator płatności KSeF. Numery KSeF pobranych faktur dodawane są w sekcji Lista faktur wg identyfikatora KSeF. Pozwala to na łatwe wyszukiwanie faktur według Numeru KSeF na liście Dokumenty do rozliczenia za które nastąpiła płatność i powiązać je ze sobą.

Na dokumentach księgowych dostępne są:

• kolumny: Numer KSeF oraz Faktura źródłowa nr KSeF na liście rejestrów VAT
• pol2: Numer KSeF na formularzu faktury sprzedaży/zakupu VAT oraz ich korektach – wartości pól są domyślnie przenoszone z dokumentu źródłowego.
• pola: Status KSeF na formularzu faktury sprzedaży VAT oraz jej korektach – wartości pól są domyślnie przenoszone z dokumentu źródłowego.

W przypadku ręcznie wprowadzanych do rejestru faktur/korekt VAT po stronie sprzedaży, wartość parametru Status KSeF można ustawić na:

• Nie wysłano (domyślna wartość)
• POS pobrano dane z UPO
• Nie podlega
• Wysłano
• Pobrano UPO
• Odrzucono

W przypadku środowiska demonstracyjnego statusy będą zawierały w nazwie Demo.

Tryb Offline

Tryb Offline to mechanizm zapewniający ciągłość pracy i możliwość wystawiania oraz zatwierdzania faktur w sytuacjach, gdy występują trudności techniczne w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Umożliwia to minimalizację przerw w procesie fakturowania spowodowanych problemami z jakością sieci transmisyjnej lub brakiem połączenia z Internetem lub awarią wywołaną ze strony serwerów ministerstwa Tryb offline od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur ze strony KSeF. Wynikają one z zaistniałych okoliczności np. problemów z połączeniem po stronie podatnika albo awarii czy prac serwisowych w KSeF. W zależności od przesłanek, pomimo stosowania od strony technicznej wysyłki w trybie offline, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR. Dlatego wyróżniamy kilka trybów pracy Offline: Offline24 (tryb automatyczny), Niedostępność, Awaria i Awaria całkowita. W przypadku, gdy będąc online próba wysyłki/zatwierdzenia faktury do KSeF (np. z powodu chwilowego braku połączenia z Internetem zakończy się niepowodzeniem, system wyświetli odpowiedni komunikat i faktura zostanie automatycznie wystawiona w trybie Offline24 i oznacza to że musi zostać przesłana do KseF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Pozostałe tryby pracy zależą od działania platformy KSeF i powinny być konfigurowane/włączane przez użytkownika na podstawie komunikatów zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Tryb offline/online możliwy jest do ustawienia na zakładce KSeF na definicji firmy z włączoną opcją Obsługa KSeF. Tryb online – standardowy tryb pracy systemu, zapewniający możliwość wysyłki dokumentów do KSeF, zgodnie z ustawieniami w systemie. Tryb offline – ustawienie tego trybu wraz z dedykowanym typem świadczy o tym, że nie ma możliwości wysłania do KSeF wystawionych dokumentów. Wystawiane dokumenty będą przyjmowały odpowiedni status, a podczas zatwierdzania wyświetlony zostanie dedykowany komunikat. Dostępne rodzaje trybu offline różnią się terminem przesłania dokumentów do KSeF, w przypadku wybrania opcji:

• Niedostępność - dokumenty należy dostarczyć do KSeF do następnego dnia roboczego od momentu zakończenia niedostępności KSeF
• Awaria - do 7 dni roboczych od momentu zakończenia niedostępności KSeF dla awarii
• Awaria całkowita – brak konieczności wysyłki dokumentów do KSeF.

W związku z tym włączenie trybu Niedostępność lub Awaria będzie skutkować automatycznym oznaczaniem wszystkich wystawianych faktur jako offline oraz możliwością ich wizualizacji jako faktury ustrukturyzowanej z dwoma kodami QR. Ponadto zostaną dodane powiadomienia dla operatora przypominające o wysyłce faktur do KSeF po zakończeniu niedostępności/awarii.

Wskazówka

Wydruk potwierdzenia transakcji z dwoma kodami QR będzie dostępny w udostępnionym QF w drugiej połowie stycznia.

W przypadku trybu Niedostępność/Awaria:

• nie ma możliwości importu faktur zakupu i ich korekt z KSeF – przyciski będą wyszarzone
• nie ma możliwości eksportu faktur sprzedaży i ich korekt do KSeF – przyciski będą wyszarzone
• podczas zatwierdzania faktur sprzedaży i ich korekt, sprawdzana jest nadal poprawność dokumentu, ustawiany jest tryb offline, status KSeF: Nie wysłano (w tym przypadku ignorowane jest ustawienie parametru Automatycznie prześlij do KSeF)
• nie ma możliwości wystawienia korekty do dokumentu źródłowego, który nie otrzymał numeru KSeF
• nie ma możliwości pobierania UPO

Przykład

Przykład wystawienia faktury w trybie offline24 z ogłoszoną awarią KSeF:

1. 2026-07-08 (środa)
   • Podatnik generuje fakturę w trybie offline24 z powodu braku połączenia z KSeF.
   • Termin przesłania tego dokumentu do KSeF mija 2026-07-09 (następny dzień roboczy).
2. 2026-07-09 (czwartek)
   • Ministerstwo Finansów publikuje komunikat o awarii KSeF (BIP) trwającej planowo do dnia 2026-07-16.
   • Zgodnie z zasadą: pierwotny termin zostaje przesunięty, a nowy liczony jest 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii – operator powinien włączyć w Altum tryb Awaria i ustawić datę końcową na dzień 2026-07-16.
3. 2026-07-12 (sobota)
   • Awaria zostaje usunięta – system ponownie dostępny, co powinno zostać zakomunikowane przez Ministerstwo Finansów - operator powinien zaktualizować datę końcową na dzień 2026-07-12 lub/i włączyć tryb Online (data powinna zostać zaktualizowana automatycznie na bieżącą).
   • Rozpoczyna się okres 7 dni roboczych na dosłanie zaległej faktury.
4. 2026-07-22 (wtorek)
   • Upływa termin 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
   • Aplikacja do tej daty ma czas na wysyłkę faktury do KSeF z ustawionym offlineMode = true.

Awaria całkowita

Awaria całkowita to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Wprowadzenie procedury postępowania na wypadek takich okoliczności wynika z sytuacji geopolitycznej. Komunikaty o awarii całkowitej KSeF w takiej sytuacji zostaną zamieszczone w ogólnodostępnych źródłach. Komunikaty w środkach społecznego przekazu wystąpią gdy nie będzie możliwe zamieszczenie ich w BIP. W trybie awarii całkowitej:

• fakturę i/lub fakturę korygującą można wystawić dowolnie w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną, bez obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej FA(3)
• nie ma obowiązku przesłania wystawionych faktur do KSeF po ustaniu awarii
• faktury z tego trybu nie posiadają kodu QR
• przekazanie faktur nabywcy odbywa się dowolnym kanałem (osobiście, e-mail, inne)
• datą wystawienia jest zawsze datą faktyczna wskazana na fakturze, a data otrzymania to data faktycznego otrzymania faktury zakupu.

W związku z tym w systemie włączenie tego trybu będzie skutkować automatycznym oznaczaniem wszystkich wystawianych faktur nowym statusem KSeF: Nie podlega oraz ich zatwierdzaniem i drukowaniem na zasadach identycznych jak przy braku włączonej Obsługi KSeF. W przypadku trybu Awaria całkowita:

• nie ma możliwości importu faktur zakupu i ich korekt z KSeF – przyciski będą wyszarzone
• nie ma możliwości eksportu faktur sprzedaży i ich korekt do KSeF – przyciski będą wyszarzone
• podczas zatwierdzania faktur sprzedaży i ich korekt, sprawdza jest nadal poprawność dokumentu (przy braku zgodności pojawi się odpowiedni komunikat), ustawiany jest tryb offline, status KSeF: Nie podlega(w tym przypadku ignorowane jest ustawienie parametru Automatycznie prześlij do KSeF)
• będzie możliwe wystawienie korekty do dokumentu źródłowego, który nie otrzymał numeru KSeF
• wydruk dokumentów będzie odbywał się na zasadach identycznych jak przy braku włączonej Obsługi KSeF.
• brak możliwości pobrania UPO

Tryb online

W przypadku zakończenia trybu offline (minął wyznaczony termin niedostępności/awarii/awarii całkowitej lub został zakończony przed upływem tej daty) należy wykonać ręczną zmianę trybu w systemie. W tym celu należy przejść na formularz firmy na zakładkę KSeF i zaznaczyć parametr Online. W przypadku gdy zakończy się okres trwania trybu offline użytkownik, który loguje się do systemu – otrzyma dedykowany komunikat z informacją o konieczności zmiany trybu na formularzu firmy. Zmiana trybu na online będzie skutkowała pojawieniem się komunikatu o konieczności wysłania faktur oznaczonych trybem offline przy kolejnym zalogowaniu.

Wydruk

Wydruk dokumentu offline będzie zależał zarówno od rodzaju włączonego trybu offline, a także od rodzaju kontrahenta czy też rodzaju transakcji. Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony dla:

• podmiotu gospodarczego z NIP i rodzaju transakcji: Krajowa
• oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
• oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF np. w sytuacji gdy nie pobrano jeszcze UPO

Użytkownik będzie musiał zdecydować, czy taki wydruk powinien zostać wykonany: Po wybraniu opcji:

• NIE – wydruk nie zostanie wykonany
• TAK – przygotowany zostanie wydruk:
  • z adnotacją o trybie offline
  • opatrzony adnotacją POTWIERDZENIE TRANSAKCJI, a nie Faktura podstawowa Wygenerowanymi dwoma kodami QR

Wskazówka

Wydruk potwierdzenia transakcji z dwoma kodami QR będzie dostępny w udostępnionym QF w drugiej połowie stycznia.

Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony na:

• kontrahenta bez NIP (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Krajowa
• kontrahenta zagranicznego (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Wewnątrzwspólnotowa, Pozaunijna
• oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
• oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF/UPO

Po wybraniu opcji:

• NIE – wydruk nie zostanie wykonany
• TAK – przygotowany zostanie wydruk:
  • z wygenerowanymi dwoma kodami QR

Podczas synchronizacji do Comarch POS oraz Comarch Mobile przesyłana jest:

• wartość parametru Obsługa KSeF z konfiguracji firmy wraz z datą jej aktywacji
• wartość parametru Odbiór faktur przez KSeF na kartotece kontrahenta
• wartość pola Numer KSeF dokumentu synchronizowanych faktur sprzedaży oraz ich korekt

Podczas importu danych przesyłana jest wartość parametru Odbiór faktur przez KSeF z karty kontrahenta.    

Definicje dokumentów sprzedażowych

Na definicjach dokumentów:

• Faktura sprzedaży (FS)
• Korekta ilościowa faktury sprzedaży (KIFS)
• Korekta wartościowa faktury sprzedaży (KWFS)
• Korekta VAT faktury sprzedaży (KVFS)
• Faktura zaliczkowa sprzedaży (FSL)
• Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży (KFSL)

dostępny jest parametr Automatycznie prześlij do KSeF (domyślnie odznaczony). Jest on prezentowany wyłącznie w przypadku, gdy w konfiguracji firmy aktywowana została obsługa KSeF.

Uwaga

Obsługa KSeF do dnia 31.07.2026 będzie dostępna bez konieczności posiadania licencji. Po tym okresie, wszystkie operacje związane z obsługą e-faktur będą wymagać posiadania licencji na KSeF lub Użytkownik będzie musiał mieć wykupiony odpowiedni pakiet dokumentów w OCR.

Lista dokumentów faktur sprzedaży, ich korekt oraz faktur zaliczkowych Na wstążce nad listą faktur sprzedaży dostępna jest grupa przycisków KSeF zawierająca następujące przyciski: Eksport – pozwala na wykonanie eksport wybranej faktury do KSeF. Eksport za okres – pozwala na wykonanie eksportu faktur do KSeF z wybranego okresu. Szczegóły opis dotyczący eksport dostępny jest w artykule Eksport dokumentów do KSeF. Pobierz UPO – pozwala na pobranie UPO dla wybranej faktury do KSeF Pobierz UPO za okres – pozwala na pobranie UPO z wybranego okresu Szczegóły opis dotyczący pobierania UPO dostępny jest w artykule Pobieranie UPO. Wyślij e-mail  Sprawdź poprawność – pozwala na sprawdzenie poprawności wystawionej faktury pod kątem zgodności ze schemą FA(3). Weryfikacja ręczna wywoływana jest po wybraniu przycisku Sprawdź poprawność dostępnego na liście faktur oraz z poziomu formularza faktury. Weryfikacja automatyczna, z kolei, jest wykonywana podczas próby zatwierdzania dokumentu z poziomu szczegółów lub z listy, jeżeli na formularzu firmy zaznaczony jest parametr Automatyczna weryfikacja w KSeF przed zatwierdzeniem dokumentu. Niezależnie od wybranego sposobu weryfikacji, jeżeli próba zakończy się:

• powodzeniem, w infobarze prezentowana jest informacja Weryfikacja KSeF: pozytywna
• niepowodzeniem, w infobarze prezentowana jest informacja Weryfikacja KSeF: negatywna, a w szczegółach wyświetlany jest zwrócony błąd lub błędy

Uwaga

Weryfikacja poprawności faktur nie wymaga posiadania przez operatora uprawnień do wysyłki dokumentów do KSeF. Weryfikacja dotyczy wszystkich dokumentów sprzedaży wysyłanych do KSeF: FS, KIFS, KWFS, KVFS, FSL, KFSL oraz korekt ręcznych.

Sprawdź dostępny limit  - pozwala na sprawdzenie pozostałego limitu możliwych do wysłania faktur do KSeF. Do 31.07.2026 nie jest wymagane posiadanie licencji KSeF i nie są weryfikowane limity. Generuj kod QR – aby wygenerować kod QR do dokumentu, niezbędne jest, aby dokument posiadał Numer KSeF. W momencie pobierania UPO nadawany jest Numer KSeF oraz generowany kod QR. Jeśli z jakiegoś powodu kod QR nie zostanie wygenerowany to jest dostępny przycisk [Generuj kod QR] za pomocą którego można taki kod wygenerować. Wygenerowany kod QR dodawany jest na dokumencie na zakładce Załączniki o typie QR KSeF.

Uwaga

Przyciski są widoczne wyłącznie, jeżeli zalogowany użytkownik posiada licencję na obsługę KSeF.

Grupa przycisków KSeF nad listą FS Na liście faktur sprzedaży dostępne są dodatkowe kolumny (domyślnie ukryte), optymalizujące pracę z KSeF:

• Numer KSeF – prezentuje numer z kontrolki analogicznego pola na formularzu faktury
• Faktura źródłowa nr KSeF – prezentuje numer KSeF faktury źródłowej, do której wystawiona jest korekta
• Data wystawienia KSeF (niedostępna na liście FZ)
• Status KSeF – prezentuje wartość z analogicznego pola na formularzu faktury

Formularz dokumentów związane z obsługą KSeF

Uwaga

Poniższe parametry wyświetlane są wyłącznie, gdy w konfiguracji firmy zaznaczony jest parametr Obsługa KSeF.

Na nagłówku formularzy: faktury sprzedaży, jej korekt (KIFS, KWFS, KVFS), korekt ręcznych, faktury zaliczkowej sprzedaży i jej korekty dostępne są pola:

• Numer KSeF
• Status KSeF – wartość pola wyświetlana jest w zależności od statusu komunikacji z KSeF (nie wysłano, wysłano, pobrano UPO, odrzucono, nie podlega) dla środowiska demonstracyjnego, statusy są poprzedzone prefiksem DEMO

Dodatkowo, wprowadzono znaczniki, które mają na celu rozróżnienie, czy faktura dotyczy członka grupy VAT (GV) lub Jednostki samorządu Terytorialnego (JST). Znaczniki zostały dodane na nagłówkach dokumentów FS, FSL, KFSL, KIFS, KWFS, KVFS. Dla dokumentów KFSL, KIFS, KWFS, KVFS wartości pól są przenoszone automatycznie z dokumentu pierwotnego.

Dokumenty korekt ręcznych faktury sprzedaży

Na formularzu korekty faktury sprzedaży, na zakładce Dokumenty skojarzone w sekcji Dokument korygowany dodano kontrolki:

• Numer obcy – numer obcy dokumentu korygowanego, wysyłany do KSeF, gdy na formularzu firmy, zakładka KSeF w sekcji Eksport dokumentów wybrany jest numer dokumentu Obcy
• Numer KSeF – numer KSeF dokumentu korygowanego

Uwaga

Parametr Automatycznie prześlij do KSeF znajdujący się na definicjach dokumentów KWFS, KIFS oraz KVFS dotyczy również korekt ręcznych

Pracownik

Udostępniona została możliwość wskazania pracownika na dokumentach faktury sprzedaży i jej korektach oraz na dokumencie faktury zaliczkowej i jej korekcie, który dokonał zakupu na rzecz odbiorcy. W tym celu na zakładce Kontrahenci w sekcji Odbiorca dodana została podzakładka Pracownik. Informacja o takim pracowniku jest wysyłana w sekcji Podmiot3 z rolą Pracownik w Schemie FA(3). Pola Imię oraz Nazwisko mają charakter obligatoryjny, natomiast pozostałe pola są opcjonalne. Edycja danych pracownika jest możliwa wyłącznie na dokumencie w stanie Zainicjowanym lub Niezatwierdzonym.

Drukowanie faktur sprzedaży wysłanych do KSeF

Wskazówka

W celu prawidłowej obsługi wysyłania do KSeF wydrukowanych dokumentów zalecane jest włączenie historii przyrostowej na fakturach sprzedaży, fakturach zaliczkowych sprzedaży oraz korektach tych dokumentów.

Fakturę przesłaną do KSeF można dostarczyć nabywcy również za pomocą wydruku, e-maila czy e-faktury. Ponieważ przesłanie do KSeF faktury, która została już uprzednio dostarczona do nabywcy jest traktowane, jak wystawienie kolejnej (nowej) faktury, wprowadzona została funkcjonalność blokady eksportu do KSeF wcześniej wydrukowanych lub wysłanych e-mailem. W przypadku, gdy w konfiguracji firmy włączona jest obsługa KSeF, to podczas próby wydrukowania dokumentu weryfikowane jest czy:

• data wystawienia dokumentu jest wcześniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru Obsługa KSeF od, to bez względu na ustawianie Odbiór faktur przez KSeF na karcie kontrahenta, dokument jest drukowany bez sprawdzania kolejnych warunków
• data wystawienia dokumentu jest równa lub późniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru, a parametr Obsługa KSeF od jest odznaczony, to należy zweryfikować numer KSeF dokumentu:
  • Jeżeli jest on nadany – wydruk jest uruchamiany
  • Jeżeli nie ma nadanego numeru KSeF, należy zweryfikować, czy operator ma uprawnienie do drukowania faktur nie wysłanych do KSeF – jeżeli ma uprawnienia: wyświetlane jest okno z dedykowanym komunikatem oraz przyciski Drukuj i Anuluj 
• data wystawienia dokumentu jest taka sama lub późniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru, a parametr Obsługa KSeF od jest zaznaczony, to należy zweryfikować numer KSeF dokumentu. W przypadku jego braku, prezentowana jest treść błędu.

Zmiany na wydrukach w Altum

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nakłada na podatników obowiązek umieszczania kodu QR na wydruku faktury, w przypadku jej udostępniania poza systemem KSeF. Kod QR umożliwia natychmiastową weryfikację zgodności danych faktury z informacjami zapisanymi w KSeF. Proces weryfikacji odbywa się za pomocą urządzenia mobilnego, które po zeskanowaniu kodu QR odczytuje zaszyfrowane informacje i wyświetla dane identyfikujące fakturę wraz z informacją o zgodności z oryginalnym zapisem w systemie KSeF. W tym celu dodano kod QR oraz link weryfikacyjny do poniższych, standardowych wydruków:

• Faktura sprzedaży końcowa
• Faktura sprzedaży
• Faktura zaliczkowa sprzedaży
• Faktura sprzedaży – korekta (ilościowa i wartościowa)
• Faktura sprzedaży – korekta stawki VAT
• Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży

Podgląd wydruku Faktura sprzedaży z kodem QR Wydruki dla faktur ustrukturyzowanych KSeF W celu stworzenia nowego wydruku dodano nowy typ wydruku – xml KSeF. Jest on dostępny, gdy włączona jest obsługa KSeF na Firmie.

Do standardu dodano nowe wydruki:

• Faktura ustrukturyzowana KSeF – wydruk dla dokumentów FS
• Faktura zaliczkowa KSeF – wydruk dla dokumentów FSL
• Faktura korygująca KSeF – wydruk dla dokumentów KIFS, KWFS, KVFS oraz korekty ręcznej

W przypadku trybu Offline UPO nie musi być pobrane aby można było wykonać wydruk.

W przypadku wydruków dokumentów wystawionych w trybie offline, podczas wydruku faktury ustrukturyzowanej pojawi się dedykowane pytanie, w którym użytkownik zdecyduje, czy taki wydruk ma zostać wykonany. W tym przypadku na takim wydruku będzie znajdować informacja o trybie offline i dostępne będą dwa kody QR:

• pierwszy kod QR – służy weryfikacji faktury po jej przesłaniu do KSeF
• drugi kod QR – służy do potwierdzenia autentyczności wydawcy na podstawie certyfikatu.

Uwaga

W przypadku wykonywania wydruku standardowych faktur – zaplanowane są do realizacji kolejne zmiany w 2 połowie stycznia.

W przypadku pojawienia się komunikatu: Required element missing: Faktura/Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne/Nazwa należy zweryfikować, czy na formularzu firmy została wprowadzona nazwa w polu Nazwa firmy.

System nie obsługuje identyfikatora IDWew dla Podmiot3 i nie są planowane zmiany w tym zakresie.

W systemie Comarch ERP Altum nie będą udostępniane dedykowane metody API do KSeF

Każda z firm powinna posiadać unikalny:

• numer NIP
• certyfikat

W przypadku wystawienia faktury z firmy A na firmę B należy:

1. Wystawić fakturę sprzedaży w firmie_A na kontrahenta firma_B
2. Po zatwierdzeniu wykonać eksport faktury do KSeF oraz pobrać UPO
3. Następnie z poziomu firmy_B wykonać import faktury zakupu z poziomu Zakup -> Import KSeF
4. Wybrać przycisk [Import] lub [Import za okres]
5. Po pobraniu faktur zakupu, zaznaczyć fakturę zaimportowaną z KSeF.
6. Aby powiązać ją z istniejącą fakturą zakupu należy wybrać przycisk [Dołącz] -> [FZ]
7. Z poziomu listy faktur zakupu wskazać fakturę wystawianą w firmie A.

Uwaga

Na dokumencie FZ powiązanej z dokumentem z KSeF za pomocą opcji [Dołącz] nie jest automatycznie uzupełniany numer KSeF, należy wprowadzić go ręcznie na dokumencie systemowym.

1. Włączenie obsługi KSeF i nadanie uprawnień

• Weryfikacja ustawień: Upewnij się, że na formularzu firmy Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL.
• Aktywacja parametru: Na formularzu firmy w sekcji Handel zaznacz parametr Obsługa KSeF od i wskaż datę rozpoczęcia.
• Wybór środowiska: W zakładce KSeF na formularzu firmy wybierz środowisko pracy: Demo lub Produkcyjne.
• Parametry importu: W zakładce KSeF na formularzu firmy zaznacz parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ (wspomaga automatyczne łączenie towarów) oraz wskaż domyślne rejestry VAT dla faktur i korekt.
• Uwierzytelnienie: Z poziomu Menu Główne -> KSeF wybierz opcję Uwierzytelnianie. Zaloguj się przy użyciu Certyfikatu. Prawidłowe uwierzytelnienie zasygnalizowane jest zieloną kropką w prawym dolnym rogu systemu.
• Uprawnienia operatora: Przejdź do Konfiguracja -> Struktura firmy -> Grupy operatorów. Na formularzu grupy, w zakładce Inne uprawnienia, zaznacz parametr Pobieranie faktur z KSeF. Bez tego uprawnienia import będzie zablokowany.

2. Pobranie faktur (Import)

• Przejdź do menu głównego Zakup, a w grupie Dokumenty wybierz listę Import KSeF.
• Na wstążce kliknij przycisk:
  • Importuj – dla pobrania bieżących danych.
  • Importuj za okres – aby pobrać dokumenty z konkretnego przedziału dat (wg daty przesłania lub przyjęcia).
• System zweryfikuje uprawnienia operatora i pobierze dokumenty, prezentując m.in. NIP, nazwę sprzedawcy i kwoty.

3. Podgląd dokumentu

• System wyświetli wizualizację faktury ustrukturyzowanej bez konieczności logowania do portalu KSeF.

4. Generowanie Faktury Zakupu (FZ)

• Zaznacz pobraną fakturę na liście Faktury zakupu KSeF.
• W sekcji Generowanie kliknij przycisk [Faktura].
• Identyfikacja towarów: Jeśli włączono parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ, system spróbuje dopasować towary. W przypadku braku dopasowania pojawi się okno do ręcznego przypisania artykułu z bazy, które zostanie zapamiętane dla przyszłych importów.
• Ręczne wprowadzenie towarów: W przypadku gdy parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ nie jest włączony to należy ręcznie wprowadzić artykuły na podstawie podglądu FS z KSeF.
• Weryfikacja kwot: Podczas zapisu FZ system automatycznie porówna kwoty z dokumentem źródłowym KSeF i wyświetli ostrzeżenie w przypadku różnic.

5. Opcje dodatkowe (Faktura VAT / Dołączanie)

• Faktura VAT: Jeśli chcesz wprowadzić dokument tylko do rejestru VAT (bez FZ), użyj przycisku [Faktura VAT].
• Powiązanie z istniejącym dokumentem: Jeżeli faktura została już wprowadzona do systemu ręcznie - nie generuj nowej. Użyj przycisku [Dołącz] (w sekcji Lista), aby powiązać wpis z KSeF z istniejącą w systemie fakturą.

1. Włączenie obsługi KSeF i nadanie uprawnień

• Weryfikacja ustawień: Upewnij się, że na formularzu firmy Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL.
• Aktywacja parametru: Na formularzu firmy w sekcji Handel zaznacz parametr Obsługa KSeF od i wskaż datę rozpoczęcia.
• Wybór środowiska: W zakładce KSeF na formularzu firmy wybierz środowisko pracy: Demo lub Produkcyjne.
• Uwierzytelnienie: Z poziomu Menu Główne -> KSeF wybierz opcję Uwierzytelnianie. Zaloguj się przy użyciu Certyfikatu. Prawidłowe uwierzytelnienie zasygnalizowane jest zieloną kropką w prawym dolnym rogu systemu.
• Uprawnienia operatora: Aby użytkownik miał możliwość wysyłania faktur, przejdź do Konfiguracja -> Struktura firmy -> Grupy operatorów. Na formularzu grupy, w zakładce Inne uprawnienia, zaznacz parametr Wysyłanie faktur do KSeF (domyślnie jest on odznaczony). Bez tego uprawnienia przyciski eksportu będą niedostępne.

2. Dodanie i weryfikacja dokumentu

• Wystawienie faktury: Utwórz nową fakturę sprzedaży (FS) lub jej korektę. Aby dokument mógł trafić do KSeF, musi zostać Zatwierdzony.
• Weryfikacja: Podczas zatwierdzania system automatycznie sprawdzi zgodność faktury obowiązującą schemą w KSeF (jeśli włączono parametr automatycznej weryfikacji na formularzu firmy, zakładka KSeF). Wynik widoczny jest w infobarze (Weryfikacja KSeF: pozytywna/negatywna).
• Automatyczna wysyłka (opcja): Jeśli na definicji dokumentu zaznaczono parametr Automatycznie prześlij do KSeF, zatwierdzony i poprawnie zweryfikowany dokument zostanie wysłany samoczynnie.

3. Eksport do KSeF (Wysyłka ręczna)

• Jeżeli faktura nie została wysłana automatycznie, przejdź na listę faktur sprzedaży.
• Zaznacz dokument o statusie Nie wysłano lub Odrzucono.
• W grupie przycisków KSeF na wstążce wybierz przycisk [Eksport].
• Po udanej wysyłce status dokumentu zmieni się na Wysłano.

4. Pobranie UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru)

• Na liście faktur lub formularzu dokumentu (dla dokumentu o statusie Wysłano) kliknij przycisk [Pobierz UPO].
• Po otrzymaniu odpowiedzi z KSeF:
  • Status zmieni się na Pobrano UPO.
  • W polu Numer KSeF pojawi się nadany numer identyfikujący fakturę.
  • Plik xml z UPO zostanie zapisany jako załącznik (jeśli zaznaczono odpowiedni parametr w konfiguracji).

5. Podgląd QR i Wydruk

• Generowanie kodu QR: Kod QR generuje się automatycznie w momencie pobrania UPO i nadania numeru KSeF. Można go również wygenerować ręcznie przyciskiem [Generuj kod QR].
• Wydruk standardowy: Na standardowych wydrukach (np. Faktura sprzedaży) automatycznie umieszczany jest kod QR oraz link weryfikacyjny.
• Wydruk ustrukturyzowany: Dostępny jest typ wydruku Faktura ustrukturyzowana KSeF (format xml KSeF), który wizualizuje fakturę zgodnie ze wzorem Ministerstwa Finansów.

Lista artykułów zawiera informacje o artykułach, którymi dokonuje się obrotu w firmie. Aby otworzyć listę artykułów, należy przejść do menu Główne i z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Artykuły].

W lewej części okna znajduje się drzewo grup artykułów. Funkcja grup artykułów i ich definiowanie zostały szczegółowo opisane w artykule Definiowanie grup artykułów.

Menu listy artykułów zawiera standardowe przyciski pozwalające na dodawanie, edycję, usuwanie grup artykułów i artykułów, a także przyciski związane z generowaniem dokumentów handlowych, tworzeniem powiązań między poszczególnymi artykułami, programowaniem wagi oraz menu wydruków. Lista artykułów składa się z kolumn:

• Kod
• Nazwa
• Aktywny
• Ilość – ilość towaru dostępna w magazynach definiowana na podstawie danych z zatwierdzonych dokumentów magazynowych
• Rezerwacje blokujące – ilość towaru zarezerwowana do sprzedaży lub przesunięcia na inny magazyn definiowana na podstawie danych z dokumentów rozchodowych (niezatwierdzone, bądź zatwierdzone PAR, FS – niepowiązane z dokumentami magazynowymi, niezrealizowane i niezamknięte ZS, zatwierdzone ZWE (brane są pod uwagę zarówno rezerwacje zasobowe jak i ilościowe) oraz niezatwierdzone WZ, RW, MM-), lub zwracana dostawcy (niezatwierdzona, bądź zatwierdzona KIFZ oraz niezatwierdzone KIPZ i KIPW). Dodatkowo ilość prezentowana w kolumnie Rezerwacje blokujące jest pomniejszana o ilość z dokumentów KIFS, KIPAR pod warunkiem, że do powiązanych z nimi dokumentów FS i PAR nie zostały wygenerowane dokumenty magazynowe. Funkcja rezerwacji towaru została szczegółowo opisana w artykule Rodzaje rezerwacji.
• Ilość dostępna – różnica między kolumną Ilość a kolumną Rezerwacje blokujące. W kolumnie tej uwzględniane są zarówno rezerwacje zasobowe, ilościowe jak i bezzasobowe (nieblokujące), tylko gdy zaznaczony zostanie parametr Uwzględniaj rezerwacje nieblokujące znajdujący się w filtrze listy artykułów. Zaznaczenie tego parametru powoduje uwzględnianie rezerwacji bezzasobowych (nieblokujących) w kolumnie Ilość. W przypadku rezerwacji nieblokującej (bezzasobowej) i ilości artykułu równej w kolumnie Ilość dostępna widoczna jest wartość 0.
• Zamówienia – ilość zamówionego towaru definiowana na podstawie danych z dokumentów przychodowych. Zamówienia na dokumentach przychodowych zostały szczegółowo opisane w kategorii Dokumenty handlowe.
• Braki – ilość towaru, na którą wystawiono handlowy dokument rozchodowy, ale nie była ona dostępna w magazynach. Funkcja sprzedaży z brakami została szczegółowo opisana w artykule Sprzedaż poniżej stanów magazynowych.
• Jednostka – jednostka miary artykułu, np. szt., kg, cm, itp.
• Netto – cena sprzedaży artykułu netto zdefiniowana w cenniku rozchodowym
• Brutto – cena sprzedaży artykułu brutto zdefiniowana w cenniku rozchodowym
• Waluta – waluta ceny artykułu

Kolumny domyślnie ukryte:

• Kategoria – kolumna zawiera wartości zdefiniowane w słowniku uniwersalnym Ogólne → Kategorie artykułów
• EAN – kod EAN zdefiniowany na karcie artykułu
• Rezerwacje nieblokujące – ilość towaru zarezerwowanego niedostępnego w magazynach i nieobjętego rezerwacją ilościową
• Rezerwacje zasobowe - ilość towaru wynikająca z rezerwacji mających pokrycie w zasobach (zablokowana do sprzedaży ilość z konkretnej dostawy)
• SENT – parametr informujący o tym, czy artykuł jest objęty monitorowaniem transportu SENT. Aktywacja obsługi SENT jest możliwa na nagłówku firmy (Konfiguracja → Struktura Firmy → Struktura Praw → formularz edycji firmy).
• Typ – rodzaj dodawanego artykułu, dostępne wartości to: Towar, Usługa i Komplet
• Załącznik – kolumna zawierająca informacje o pliku załączonym do artykułu, np. zdjęciu

Filtrowanie

Lista artykułów posiada domyślny filtr zawierający m.in. pola:

• Typ ceny - lista rozwijana zawierająca wartości pobrane z cenników tworzonych w systemie. Domyślnie na liście znajdują się wartości: Detaliczna, Hurtowa, Zakupu. funkcje typów cen zostały szczegółowo opisane w kategorii Typy cen.
• Kontrahent
• Kod EAN
• Typ artykułu – lista rozwijana zawierająca domyślne typy: Towar, Usługa, Komplet
• Magazyn – pozwala na filtrowanie listy według zasobów dostępnych na danym magazynie. Jeśli w magazynie nie ma określonego towaru, jest on wyświetlany na liście z wartością 0.
• Ilość – pozwala na filtrowanie listy według dostępnej ilości towaru
• Rezerwacje - pozwala na filtrowanie listy według ilości zarezerwowanego towaru
• Zamówienia - pozwala na filtrowanie listy według ilości zarezerwowanego towaru
• Cechy – sekcja pozwalająca na filtrowanie listy według cech towaru zdefiniowanych przez użytkownika

  Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Użytkownik ma możliwość definiowania grup artykułów w celu łatwiejszego zarządzania nimi. Drzewo grup artykułów znajduje się w panelu Grupy w oknie listy artykułów.

Lista rozwijana Podział znajdująca się pod drzewem grup pozwala użytkownikowi na wybranie, według jakiej kategorii podziału ma być prezentowane drzewo grup. Dostępne, domyślnie zdefiniowane w systemie wartości to:

• Asortyment – Podział ze względu na rodzaj artykułu
• Producent – Podział ze względu na producenta artykułu
• Bez podziału – Artykuły bez podziału na grupy

Użytkownik ma możliwość definiowania nowych kategorii podziału artykułów w słowniku uniwersalnym Ogólne → Kategorie podziału artykułów. Każdy podział artykułów zawiera domyślnie Grupę główną. Użytkownik może definiować nowe podgrupy dla każdego podziału, a następnie przyporządkowywać im je w oknie Dostępność obiektów (Konfiguracja→ Struktura firmy→ Dostępność obiektów). Ponadto w słowniku uniwersalnym Kategorie podziału artykułów dla każdej kategorii dostępny jest parametr Wielokrotne przypisanie artykułu do grup. Zaznaczenie parametru powoduje, że istnieje możliwość dołączania i odłączania wielu grup w ramach określonego podziału. Jeśli parametr pozostanie odznaczony, wówczas użytkownik będzie mógł jedynie przenosić artykuł do innych grup w ramach tego samego podziału. Wartość parametru jest prezentowana pod drzewem grup oraz na formularzu definicji grupy artykułów. Zaznaczenie parametru Wielokrotne przypisanie do grup powoduje również, że w grupie przycisków Lista dostępny staje się przycisk [Dołącz grupę], który umożliwia jednoczesne dołączanie wielu artykułów do wielu grup. Po zaznaczeniu wybranych artykułów na liście artykułów, a następnie wybraniu przycisku, pojawia się okno prezentujące drzewo grup. Użytkownik ma możliwość zaznaczenia w nim grupy/grup, do której należy dołączyć wybrane artykuły.

Formularz grupy artykułów

Aby dodać nową grupę artykułów, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się nad drzewem grup artykułów lub w menu głównym. Wówczas wyświetli się formularz definicji grupy artykułów podzielony na zakładki: Ogólne, Opis, Atrybuty, Załączniki i Pozycjonowanie.

Zakładka Ogólne

Zakładka Ogólne zawiera następujące pola i parametry:

• Wielokrotne przypisanie artykułu do grup – parametr nieaktywny, jego oznaczenie pobierane jest z definicji kategorii podziału w słowniku uniwersalnym. Jeśli parametr został tam zaznaczony, użytkownik ma możliwość dołączania wielu artykułów do wielu grup.
• Blokada dodawania nowych artykułów – zaznaczenie parametru spowoduje brak możliwości dodawania nowych artykułów do grupy. Parametr może być zaznaczany/odznaczany w dowolnym momencie.
• Kod – pole obowiązkowe
• Nazwa – pole obowiązkowe
• Język – lista rozwijana umożliwiająca wybór języka wprowadzanych treści. Domyślnie zdefiniowane w systemie wartości to: Polski, Angielski, Niemiecki, Francuski oraz Hiszpański. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych języków w Słowniku uniwersalnym Ogólne → Języki
• Aktualizuj wzorce - parametr opisany w dalszej części artykułu
• Aktualizuj elementy - parametr opisany w dalszej części artykułu

Zakładka Ogólne zawiera podzakładki:

• Ogólne
• Cechy
• Artykuły powiązane
• Księgowe
• Opis analityczny
• Atrybuty
• e-Sklep
• Dostępność

Podzakładka Ogólne

Pola z podzakładki Ogólne stanowią wzorzec dla pól znajdujących się na formularzu artykułu należącego do danej grupy lub grupy jej podrzędnej. W czasie definiowania artykułu lub grupy podrzędnej wartości z pól wzorca będą automatycznie przenoszone na ich karty. Wyjątek stanowi pole Maska/Konfigurator umożliwiające weryfikację poprawności lub automatyczne nadawanie kodów artykułów oparciu o stworzoną definicję. Gdy użytkownik wprowadzi zmiany w zapisanym wcześniej wzorcu, w głównej zakładce Ogólne zostaną aktywowane parametry pozwalające na aktualizację danych na formularzach grup podrzędnych i artykułów należących do grupy:

• Aktualizuj wzorce – dotyczy grup podrzędnych
• Aktualizuj elementy – dotyczy artykułów

Obok każdego z tych parametrów znajduje się lista rozwijana z dostępnymi opcjami:

• Zmienione pola - warunkowa – powoduje aktualizację pól zgodnie ze zmianami na wzorcu. Zaktualizowane zostają tylko te pola na karcie grupy/artykułu, które przed zmianą miały taką samą wartość jak na wzorcu.
• Zmienione pola - bezwarunkowa – powoduje aktualizację pól zgodnie ze zmianami na wzorcu. Zaktualizowane zostają wszystkie zmieniane pola, bez względu na ich wartość przed aktualizacją.
• Wszystkie pola- bezwarunkowa – powoduje aktualizację wszystkich pól zgodnie z ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność (np. kod, nazwa)

Mechanizm działania wzorców grupy artykułów jest analogiczny do mechanizmu działania wzorców grupy kontrahentów, który został opisany w artykule Definiowanie grupy kontrahentów. Funkcje podzakładek Cechy, Artykuły powiązane, Księgowe, Opis analityczny oraz Dostępność są analogiczne do funkcji zakładek znajdujących się na formularzu definicji artykułu.   Podzakładka e-Sklep pozwala na ustawienie parametrów do synchronizacji z Comarch ERP e-Sklep.

Pozostałe zakładki

Zakładka Opis umożliwia użytkownikowi wprowadzenie dowolnego opisu grupy artykułów. Zakładki Atrybuty i Załączniki zostały szczegółowo opisane w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.  Zakładka Historia zmian jest widoczna, jeżeli w oknie Konfiguracji zmian (Konfiguracja→Historia→Konfiguracja) jest zaznaczony parametr Historia przyrostowo. Zakładka zawiera podgląd operacji dokonanych na obiekcie z uwzględnieniem nazwy użytkownika oraz daty zmiany. Zakładka Pozycjonowanie zawiera pola związane z pozycjonowaniem grupy artykułów w e-Sklepie.  

Aby dodać nowy artykuł do systemu, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w panelu ergonomicznym lub w menu głównym nad listą artykułów. Wówczas wyświetli się formularz nowo tworzonego artykułu. W panelu po lewej stronie (formularzu nagłówka artykułu) znajdują się następujące pola i parametry:

• Id - numer identyfikacyjny klienta w bazie danych, pole nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez system
• Aktywny – zaznaczenie parametru powoduje, że artykuł może być używany w innych miejscach systemu, np. na dokumentach handlowych lub magazynowych
• Kod – pole obowiązkowe, zawiera kod służący do łatwej i szybkiej identyfikacji artykułu (np. skrót nazwy)
• Nazwa – pole obowiązkowe
• Język tłumaczonych treści – lista rozwijana pozwalająca na dodanie tłumaczenia wprowadzanych wartości na języki dostępne w systemie. Lista zawiera następujące wartości predefiniowane: Polski, Angielski, Niemiecki, Francuski, Hiszpański. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych języków w słowniku uniwersalnym Ogólne → Języki.
• Stawka VAT sprzedaży – lista rozwijana pozwalająca na wybranie stawki VAT przy sprzedaży artykułu. Lista zawiera następujące predefiniowane wartości odpowiednie dla wersji językowej bazy danych, dla polskiej wersji są to: A 23%, B%, C 0%, D ZW, E NP, F 5%, G 7%. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych stawek VAT w słowniku uniwersalnym Ogólne → Stawki VAT.
• Stawka VAT zakupu - lista rozwijana pozwalająca na wybranie stawki VAT przy zakupie artykułu. Lista zawiera wartości pochodzące z tego samego słownika uniwersalnego co lista Stawka VAT sprzedaży.
• Typ – lista rozwijana pozwalająca na określenie rodzaju dodawanego artykułu. Dostępne wartości to:
  • Towar – operacje przeprowadzane z wykorzystaniem towarów zawsze wiążą się z dokumentami magazynowymi. W systemie można kontrolować stan towarów oraz ich ewidencję ilościową.
  • Usługa – podlega wszystkim operacjom handlowym, ale nie podlega operacjom magazynowym, nie ma także zasobów.
  • Komplet – zestaw dwóch lub więcej artykułów. Więcej informacji dotyczących kompletów artykułów znajduje się w artykule Artykuł typu komplet.

Uwaga

Jeśli artykuł został już użyty w systemie, np. na dokumencie handlowym, jego typ nie może być zmieniony.

• Kategoria – lista rozwijana zawierająca wartości zdefiniowane w słowniku uniwersalnym Ogólne → Kategorie artykułów. Użytkownik ma możliwość dodawania własnych wartości do słownika. Kategorie przypisywane są do typów artykułów, dlatego użytkownik może wybrać wyłącznie kategorię, która w definicji ma przypisany taki sam typ jak typ zdefiniowany w nagłówku formularza artykułu.

Pole Kategoria uzależnione jest od parametru Obsługa kategorii zamiast typu na karcie artykułu dostępnego w konfiguracji systemu (System → Konfiguracja → Handel → sekcja Artykuły). Zaznaczenie parametru powoduje, że na w nagłówku formularza artykułu dostępne jest wyłącznie pole Kategoria zamiast pól Typ i Kategoria.

• Producent – pole umożliwiające przypisanie producenta do artykułu. Przycisk […] otwiera listę dostawców, spośród których użytkownik może wybrać producenta. Informacja o producencie artykułu może być wysyłana do e-Sklepu.
• Marka – lista rozwijana zawierająca wartości zdefiniowane przez użytkownika w słowniku uniwersalnym Ogólne → Marki artykułów
• Numer katalogowy – pole może zawierać maksymalnie 100 znaków (liter lub cyfr)
• Kod CN – pole umożliwiające przypisanie kodu CN do artykułu. Przycisk […] otwiera listę kodów CN zdefiniowanych przez użytkownika w systemie. Lista <link>kodów CN</link> dostępna jest w menu Konfiguracja w grupie przycisków Ogólne.
• Grupa towarowa JPK – pole nieobligatoryjne, przypisana została wartość słownika Grupa towarowa JPK (z możliwością zmiany).
• Procedura JPK – pole nieobligatoryjne, w przypadku, gdy do wybranego kodu CN przypisana została wartość słownika Procedura JPK (z możliwością zmiany).
• Kraj pochodzenia – pole umożliwiające wybór kraju pochodzenia artykułu. Przycisk […] otwiera listę krajów zdefiniowanych w słowniku uniwersalnym Kraje (menu Konfiguracja → Kraje). Pole niedostępne dla artykułów typu komplet z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument oraz dla artykułów typu usługa.
• Marża minimalna – pole umożliwiające wprowadzenie minimalnej wartości procentowej marży, jaka ma zostać uzyskana przy sprzedaży artykułu. Sposób kalkulacji marży jest uzależniony od ustawienia parametru Sposób kalkulacji marży (System → Konfiguracja → Handel). Więcej informacji na temat marży znajduje się w artykule Podstawy kalkulacji cenników.
• Jednostka podstawowa - jednostka, w której prowadzona jest ewidencja magazynowa towaru, więcej informacji na temat jednostek artykułu znajduje się w opisie zakładki Ogólne formularza artykułu
• Kolejka pobierania zasobów – lista rozwijana umożliwiająca wybór sposobu pobierania zasobów towaru z magazynu. W zależności od ustawień w konfiguracji systemu (System → Konfiguracja → Handel) wartości to: FIFO, LIFO, <nieustalona> lub AVCO. 

Uwaga

W bazie danych, w której przeprowadzono już operacje, możliwa jest wyłącznie zmiana domyślnej metody pobierania zasobów z FIFO na LIFO i na odwrót. Nie ma możliwości zmiany z FIFO/LIFO na AVCO lub odwrotnie.

• Podlega rabatom – zaznaczenie parametru powoduje, że przy sprzedaży artykułu mogą być naliczane rabaty. Więcej informacji na temat działania rabatów w systemie znajduje się w kategorii Rabaty.
• Rabat od ceny - parametr pojawia się po zaznaczeniu parametru Podlega rabatom. Określa sposób naliczania rabatów towarowych. Jego zaznaczenie powoduje, że na dokumencie w pierwszej kolejności obliczana jest cena jednostkowa po rabacie, a następnie wartość po rabacie. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, najpierw liczona jest wartość przed rabatem, następnie wartość po rabacie, a na samym końcu cena jednostkowa po rabacie.
• Uwzględnij w skoncie – parametr domyślnie zaznaczony, jego odznaczenie spowoduje, że dla artykułu na dokumencie nie zostaną uwzględnione warunki związane ze skontem
• Edycja nazwy – zaznaczenie parametru powoduje, że nazwa artykułu może być edytowana na niezatwierdzonym dokumencie. Zmiana nazwy artykułu na niezatwierdzonym dokumencie nie ma wpływu na nazwę znajdującą się na formularzu artykułu.
• Bon – parametr umożliwia oznaczenie artykułu jako bon, jest dostępny wyłącznie dla artykułów typu towar. Więcej informacji na temat dodawania artykułu jako bon do systemu znajduje się w artykule Definiowanie artykułu typu bon.
• Skup – parametr dostępny po aktywacji parametru Obsługa skupu w konfiguracji systemu (System → Konfiguracja → Handel).
• Opakowanie gratis – zaznaczenie parametru umożliwia rozchodowanie darmowych opakowań podczas wystawania dokumentu handlowego PAR/FS na Comarch POS. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne odznaczenie parametru Podlega rabatom oraz ukrycie parametru Rabat od ceny.
• Artykuł wagowy – zaznaczenie parametru umożliwia ważenie artykułu przy wystawianiu dokumentów handlowo-magazynowych. Parametr jest dostępny wyłącznie dla artykułów typu towar.
• Odwrotne obciążenie – parametr służący do oznaczania towarów uprawnionych do korzystania z odwrotnego obciążenia. Funkcja odwrotnego obciążenia została szczegółowo opisana w artykule Obsługa odwrotnego obciążenia.
• Pobieraj VAT na FSL/FZL – parametr dostępny wyłącznie we francuskiej wersji bazy danych. Zaznaczenie parametru powoduje, że na fakturze zaliczkowej dla danego artykułu zostaje wyliczony VAT.

Ponadto formularz artykułu podzielony jest na zakładki: Ogólne, Parametry, Grupy, Zasoby, Cenniki, Rabaty, Komplety, Artykuły powiązane, Księgowe, Opis analityczny, Dostępność, Atrybuty, Załączniki, Aplikacje i Historia zmian.

Zakładka Ogólne

Zakładka podzielona jest na dwie sekcje: Ceny – zawiera listę najbardziej aktualnych cenników rozchodowych dla danego typu ceny. Jeśli zdefiniowany został również cennik dla partii, na formularzu takiego artykułu dostępna jest dodatkowa zakładka Ceny wg cech, która zawiera cenniki zdefiniowane dla partii wg cech. Więcej informacji dotyczących funkcjonalności cenników w systemie znajduje się w kategorii Cenniki. Jednostki – zawiera listę jednostek przypisanych do artykułu. W systemie występują dwa typy jednostek – podstawowe i pomocnicze. Każdy artykuł musi mieć przypisaną jednostkę podstawową i w takiej jednostce prowadzona jest jego ewidencja magazynowa. Jednostka pomocnicza może zostać użyta przy wykonywaniu operacji handlowej. Artykułowi można przypisać dowolną liczbę jednostek pomocniczych, ale dla każdej z nich należy wprowadzić przelicznik na jednostkę podstawową. Lista jednostek miar zdefiniowanych w systemie znajduje się w menu Konfiguracja → Handel i magazyn. Użytkownik ma możliwość dodawania własnych jednostek do systemu. Lista jednostek składa się z kolumn:

• Jednostka podstawowa – parametr pozwalający na oznaczenie jednostki jako podstawowej
• Ilość jednostek pomocniczych, Ilość jednostek podstawowych – pola pozwalające na określenie przelicznika jednostki podstawowej na jednostkę pomocniczą
• Jednostka – lista rozwijana pozwalająca na wybranie jednej ze zdefiniowanych w systemie jednostek miar.
• Dziesiętnie – zaznaczenie parametru powoduje, że przelicznik jednostki wyświetlany jest jako ułamek dziesiętny
• Precyzja – ilość cyfr po przecinku z jaką przeliczna jest dana jednostka w systemie. Artykuł typu komplet ma zawsze precyzję równą 0 i nie można jej zmienić.
• Przelicznik – stosunek ilości jednostki podstawowej do jednostki pomocniczej. Przeliczniki definiowane są podczas dodawania/edycji danej jednostki w systemie.
• Objętość – wartość objętości
• Objętość j.m. – jednostka miary objętości
• Waga netto – wartość wagi netto
• Waga brutto – wartość wagi brutto
• Waga j.m – jednostka miary wagi
• Aktywna – zaznaczenie parametru powoduje, że jednostka miary jest aktywna dla danego artykułu
• Podziel dostawę – parametr aktywny dla jednostek podstawowych, które mają precyzję równą 0. Zaznaczenie parametru powoduje, że na dokumentach przychodowych liczba subpozycji dla elementu jest zawsze równa ilości na elemencie.

Uwaga

Jednostkę podstawową dla danego artykułu można zmieniać tylko wtedy, gdy w systemie nie została wykonana jeszcze żadna operacja przy jego użyciu.

Uwaga

Nie ma możliwości definiowania jednostek pomocniczych dla artykułów typu komplet z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument

Sekcje Blokada zmiany dla (jednostka podstawowa) oraz Domyślna dla (jednostka pomocnicza) pozwalają na zablokowanie zmian jednostki na wybranych dokumentach.

Uwaga

Blokadę zmiany jednostki można włączyć jedynie dla jednostek, które są domyślne dla danego typu dokumentu.

Uwaga

Ustawienie domyślności jednostki dla dokumentów oraz blokady jej zmiany jest niedostępne dla artykułu typu komplet.

Więcej informacji na temat jednostek miar znajduje się w artykule:

Zakładka Parametry

Zakładka Parametry dostępna jest dla artykułów typu towar i usługa. Podzielona jest na dwie podzakładki: Kody i Cechy.

Uwaga

Dla artykułów typu komplet dostępna jest tylko podzakładka Kody

Podzakładka Kody umożliwia przypisywanie kodów kreskowych do artykułu oraz zarządzanie nimi. Lista kodów składa się z kolumn:

• Rodzaj kodu – lista rozwijana pozwalająca na wybranie jednej z dostępnych wartości: własny lub obcy
• Typ kodu - lista rozwijana pozwalająca na wybranie jednej z dostępnych wartości: EAN-8, EAN-13, EAN-13 Wagowy (GS1 Polska), ISBN13, Inny, UPC-A, Wagowy lub <puste>
• Kod kreskowy – pole, w którym należy wprowadzić kod kreskowy zgodny z wybranym typem
• Jednostka
• Partia – pozwala wybrać partię towaru, dla której obowiązuje kod.
• Domyślny – parametr decydujący o tym, czy dany kod ma być domyślny dla artykułu

Podzakładka Cechy pozwala na definiowanie cech artykułu. W systemie istnieją cechy słownikowe i niesłownikowe. Klasy cech są definiowane w słowniku uniwersalnym Transakcje → Klasy cech. Każdej klasie cech w słowniku uniwersalnym można przypisać wartości pochodzące z innego słownika. Cechy niesłownikowe mogą być definiowane w zakładce Cechy w momencie tworzenia partii. Należy jednak pamiętać, że w momencie wystawiania dokumentu i dodawania elementu przez formularz, wartości cechy niesłownikowej nie będą dostępne do wyboru. Lista cech składa się z kolumn:

• Nazwa cechy
• Wpływa na partię – zaznaczenie parametru powoduje, że cecha wpływa na podział dostawy na różne zasoby, ale jednocześnie może agregować poszczególne zasoby do partii. Jeśli parametr zostanie zaznaczony dla cechy słownikowej, w sekcji Wartości cechy aktywny jest przycisk [Powiąż] pozwalający na przypisanie konkretnych cech ze słownika uniwersalnego, natomiast jeśli parametr zostanie zaznaczony dla cechy niesłownikowej, w sekcji Wartości aktywny jest przycisk [Dodaj], który umożliwia przypisanie cech do artykułu.
• Zakup – wymagana – zaznaczenie parametru powoduje, że nie jest możliwe zatwierdzenie dokumentu zakupu zawierającego subpozycję bez wskazanej wartości cechy.
• Słownik wartości – pole umożliwiające wybór słownika uniwersalnego, z którego cecha ma przyjmować wartości
• Typ wartości – pole umożliwiające wybór formatu wartości danej cechy. Jeśli cecha pobierana jest ze słownika uniwersalnego, pole uzupełniane jest automatycznie zgodnie z typem wartości przypisanym jej w słowniku, jednak może być edytowana. W przypadku cech niesłownikowych użytkownik może wybrać typ z listy rozwijanej. Dostępne wartości to: Tekst, Liczba rzeczywista, Liczba całkowita, Wartość logiczna, Liczba naturalna, Data.
• Cennik – parametr jest aktywny tylko przy zaznaczonym parametrze Wpływa na partię. Zaznaczenie parametru umożliwia różnicowanie cen tego samego artykułu w cenniku w zależności od kombinacji cech.

Generowanie partii

Zaznaczenie parametru Wpływa na partię powoduje aktywację przycisku [Generuj partie] znajdującego się nad listą cech. Umożliwia on dodanie nowej partii i przypisanie kodu EAN do poszczególnych cech artykułu. Po wygenerowaniu partii w zakładce Cechy pojawi się sekcja Partie zawierająca macierz kombinacji cech danego artykułu.

Zakładka Grupy

Zakładka Grupy zawiera informacje o grupach, do których należy danych artykuł. Szczegółowe informacje dotyczące grup artykułów znajdują się w artykule Definiowanie grup artykułów.

Zakładka Zasoby

Zakładka Zasoby dostępna jest wyłącznie dla artykułów typu Towar. Składa się z dwóch podzakładek: Zasoby i partie oraz Zapas planowany. Podzakładka Zasoby i partie jest nieedytowalna. Zawiera listę zasobów i partii danego artykułu generowaną na podstawie transakcji handlowo - magazynowych przeprowadzonych w systemie oraz zaewidencjonowanych dokumentów. Zasoby określają stany magazynowe towarów wraz z cenami zakupu towarów. Natomiast partie określają stany ilościowe danego towaru, w ramach zdefiniowanych cech. W przypadku gdy użytkownik zalogowany jest do centrum innego niż Firma główna na liście dostępny jest również parametr Zasoby w obcych magazynach, który umożliwia prezentowanie zasobów danego artykułu w magazynach innych firm. Dzięki przyciskom dostępnym w menu głównym użytkownik ma możliwość rezerwowania i zwalniania zasobów a także generowania korekt kosztu. Parametr Przyjęte do dnia jest dostępny dla metody pobierania zasobów FIFO i LIFO. Zaznaczenie parametru powoduje, że na liście wyświetlane są tylko te zasoby, których data jest wcześniejsza lub taka sama jak wybrana data.

Podzakładka Zapas planowany umożliwia określanie minimalnej i optymalnej ilości danego artykułu i partii w określonej jednostce dla danego magazynu. Wartości te mogą być dodawane i usuwane w dowolnym momencie pracy z systemem. Dane te są wykorzystywane w procesach BPM oraz BST. Więcej informacji na temat zasobów i zapasów artykułów w systemie znajduje się w kategoriiZarządzanie zasobami. 

Zakładka Cenniki

Zakładka Cenniki składa się z dwóch podzakładek: Wszystkie i Dostawców. Zawierają one odpowiednio listę wszystkich cenników powiązanych z artykułem oraz listę cenników dostawców. Zakładka ma jedynie charakter informacyjny. Więcej informacji dotyczących cenników w systemie znajduje się w kategorii Cenniki.

Zakładka Rabaty

Zakładka Rabaty zawiera informacje o aktywnych (obowiązujących lub takich, które będą obowiązywać) rabatach powiązanych z artykułem. Więcej informacji dotyczących rabatów w systemie znajduje się w kategorii Rabaty. 

Pozostałe zakładki

Zakładka Elementy dostępna jest dla artykułów typu komplet i została opisana w artykule Artykuły typu komplet. Zakładka Komplety dostępna jest tylko dla artykułów typu towar lub usługa. Zawiera informacje o wszystkich zdefiniowanych w systemie kompletach, których część stanowi dany artykuł. Więcej informacji dotyczących kompletów znajduje się w artykule Artykuły typu komplet. Zakładka Artykuły powiązane zawiera listę artykułów powiązanych z danym artykułem. Zakładka niedostępna dla artykułów typu komplet. Funkcjonalność artykułów powiązanych została szczegółowo opisana w artykule Artykuły powiązane. Zakładka Księgowe prezentuje domyślne konta księgowe przypisane do danego artykułu. Zakładki Opis analityczny i Historia zmian zostały szczegółowo opisane w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian. 

Uwaga

Zakładka Historia Zmian jest niedostępna dla artkułów typu komplet z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument.

W systemie istnieje możliwość definiowania artykułu typu Komplet, czyli zestawu dwóch lub więcej artykułów. W tym celu w nagłówku formularza artykułu, w polu Typ, należy wybrać wartość Komplet.

Parametr Pobieraj składniki na dokument

Komplety mogą być wykorzystywane w operacjach zakupowych i sprzedażowych wtedy, gdy w nagłówku formularza artykułu jest zaznaczony parametr Pobieraj składniki na dokument. Gdy parametr jest odznaczony, komplet może podlegać wyłącznie operacjom sprzedażowym. Zaznaczenie parametru Pobieraj składniki na dokument powoduje:

• Ukrycie następujących pól i parametrów w nagłówku formularza: Stawka VAT zakupu, Stawka VAT sprzedaży, Kod CN, Minimalna marża, Rabat od ceny, Podlega rabatom, Edycja nazwy, Kraj pochodzenia
• Brak możliwości definiowania jednostek pomocniczych. Taki komplet może mieć zdefiniowaną tylko jedną jednostkę podstawową o precyzji 0.
• Brak możliwości definiowania artykułów powiązanych (ukrycie zakładki Artykuły powiązane na formularzu artykułu)
• Brak możliwości definiowania rabatów – rabaty można definiować dla poszczególnych elementów kompletu (ukrycie zakładki Rabaty na formularzu artykułu i parametru Rabat od ceny w nagłówku formularza artykułu)
• Brak możliwości definiowania ceny dla całego kompletu – cenę można definiować tylko dla poszczególnych elementów kompletu (ukrycie sekcji Ceny w zakładce Ogólne)
• Ukrycie zakładki Historia zmian na formularzu artykułu oraz dezaktywację przycisku [Historia] w menu głównym nad listą artykułów

Ponadto po zaznaczeniu parametru w nagłówku formularza artykułu pojawia się sekcja Modyfikacja pojedynczego elementu na dokumentach przychodowych/rozchodowych wraz z parametrami:

• Blokuj – zaznaczenie parametru spowoduje, że możliwość zmiany ilości pojedynczej pozycji na liście artykułów w dokumencie zostanie zablokowana. Usunięcie składnika kompletu przy zaznaczonej opcji Blokuj spowoduje usunięcie wszystkich elementów tego kompletu.
• Zezwalaj – zaznaczenie parametru spowoduje, że zmiana ilości pojedynczego elementu będzie możliwa. Dodatkowo usunięcie jednego ze składników kompletu spowoduje rozłączenie kompletu i usunięcie zaznaczonego elementu.

Uwaga

Parametr Pobieraj składniki na dokument jest aktywny tylko do momentu wykonania pierwszej operacji na komplecie.

Zakładka Elementy

Na formularzu artykułu typu komplet dostępna jest zakładka Elementy, która zawiera listę artykułów składających się na dany komplet oraz umożliwia ich dodawanie i usuwanie. Lista zawiera kolumny:

• Kod
• Nazwa
• Ilość
• Jednostka miary
• Precyzja (kolumna ukryta) - ilość cyfr po przecinku, z jaką przeliczna jest jednostka miary artykułu

   

W systemie istnieje możliwość seryjnego dodawania artykułów. Aby opcje seryjnego dodawania artykułów w menu głównym były aktywne, operator musi musi posiadać uprawnienie Seryjne dodawanie artykułów. Aktywacja tego uprawnienia jest możliwa z poziomu menu Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → formularz edycji grupy operatorów → zakładka Inne uprawnienia. Ponadto grupa artykułów, do której mają być seryjnie dodawane nowe artykuły, musi mieć przypisany konfigurator.

Seryjne dodawanie artykułów przez listę

Na podstawie utworzonego konfiguratora użytkownik ma możliwość dodawania artykułów poprzez zdefiniowaną listę (Dodaj seryjnie → Przez listę). Lista artykułów składa się z kolumn zdefiniowanych na podstawie konfiguratora przypisanego do grupy artykułów. Przycisk [Dodaj] umożliwia dodawanie nowych pozycji do listy. Po uzupełnieniu wszystkich pól i wybraniu przycisku [Zapisz] następuje generowanie artykułów zdefiniowanych na liście.

 

Seryjne dodawanie artykułów przez macierz

Również na podstawie konfiguratora przypisanego do grupy artykułów użytkownik ma możliwość dodawania artykułów przez macierz funkcji. W menu kontekstowym dostępne są opcje:

• Dodaj wartość – umożliwia ręczne wpisanie wartości dla funkcji, dla których wartości nie zostały zdefiniowane w konfiguratorze
• Dołącz wartość – umożliwia wybór wartości z listy dla funkcji, dla których wartości zostały zdefiniowane w konfiguratorze

   

Historia artykułu pozwala na przeglądanie wszystkich operacji wykonywanych na wybranym artykule. Aby przejść do historii artykułu, należy wybrać przycisk [Historia] dostępny w menu głównym lub w panelu ergonomicznym nad listą artykułów.

Uwaga

Dla artykułów typu Komplet z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument przycisk [Historia] jest nieaktywny.

Formularz historii artykułu podzielony jest na zakładki: Chronologicznie, Wg grup kontrahentów oraz Wg kodów kontrahentów. W historii widoczne są wyłącznie te dokumenty, do których ma dostęp operator zalogowany w ramach danego centrum.

Zakładka Chronologicznie

Zakładka Chronologicznie zawiera chronologicznie ułożoną listę transakcji, w których brał udział dany artykuł oraz listę Ilość towaru na magazynie (wg daty przyjęcia/wydania) Pierwsza lista składa się z kolumn:

• Kod kontrahenta – kod kontrahenta, na którego wystawiono dokument transakcji
• Nazwa kontrahenta – nazwa kontrahenta, na którego wystawiono dokument transakcji
• Typ – typ dokumentu transakcji
• Ilość – ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej
• Wartość – wartość całkowita artykułu na dokumencie
• Cena – cena jednostkowa artykułu na dokumencie
• Data -data wystawienia dokumentu transakcji
• Numer dokumentu
• Wartość/koszt nabycia
• Waluta
• Stan (domyślnie ukryta) – stan dokumentu transakcji

W przypadku francuskich baz danych z metodą kolejkowania AVCO dokumenty anulowane prezentowane są na liście dwukrotnie – z datą wystawienia/magazynową oraz z datą anulowania. Wartości anulowanych dokumentów w kolumnach Ilość, Wartość, Wartość/Kosz nabycia prezentowane są ze znakiem przeciwnym. Lista Ilość towaru na magazynie prezentuje ilość towaru znajdującą się w danym magazynie wyliczoną na podstawie danych z listy transakcji. Lista zawiera dwa wiersze i składa się z kolumn:

• Stan – stan początkowy lub stan końcowy towaru na magazynie
• Data – data stanu początkowego lub końcowego towaru na magazynie
• Ilość – ilość towaru dostępna na magazynie w danym dniu
• Wartość zakupu
• Wartość nabycia – wartość zakupu powiększona o koszty dodatkowe (np. transport)
• Waluta

Zakładka Chronologicznie zasoby

Zakładka Chronologicznie zasoby jest dostępna wyłącznie dla baz danych z metodą kolejkowania AVCO. Zawiera listę transakcji, w których brał udział dany artykuł i które miały wpływ na jego stan na magazynie. Oprócz kolumn, które znajdują się również na liście w zakładce Chronologicznie, lista zawiera dodatkowe kolumny:

• AVCO cena jednostkowa nabycia
• AVCO wartość nabycia

Kolumny domyślnie ukryte:

• Cena jednostkowa zakupu
• Wartość zakupu

Zakładka Wg grup kontrahentów

Zakładka Wg grup kontrahentów zawiera informacje o łącznej ilości i wartości transakcji, w których brał udział dany artykuł, posortowane według grup kontrahentów, na których zostały wystawione dokumenty transakcji. Lista składa się z kolumn:

• Kod grupy
• Nazwa grupy
• Ilość
• Wartość
• Cena (średnia)
• Waluta

Zakładka Wg kodów kontrahentów

Zakładka Wg kodów kontrahentów zawiera informacje o łącznej ilości i wartości transakcji, w których brał udział dany artykuł, posortowane według kodów kontrahentów, na których zostały wystawione dokumenty transakcji. Lista składa się z kolumn:

• Kod kontrahenta
• Nazwa kontrahenta
• Ilość
• Wartość
• Cena (średnia)
• Waluta

Uwaga

Jeśli dokument zostanie wystawiony na pracownika, wówczas pole w kolumnie Kod kontrahenta w zakładkach Chronologicznie i Wg kodów kontrahentów pozostaje puste. Taki dokument nie jest widoczny w zakładce Wg grup kontrahentów.

Filtrowanie

Pod każdą z list znajduje się filtr, który pozwala na wyszukiwanie transakcji według:

• Daty przyjęcia/wydania
• Magazynu
• Kontrahenta
• Stanu dokumentu – dostępne wartości to Zatwierdzony i Niezatwierdzony
• Typu dokumentu

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.   

Pole Maska na formularzu grupy artykułów (zakładka Ogólne) umożliwia określenie zasad, według których ma być definiowany kod artykułu dodawanego do danej grupy. Jeśli grupa artykułów posiada zdefiniowaną maskę, to na jej podstawie, podczas dodawania artykułu do grupy, system weryfikuje poprawność nadawanego mu przez użytkownika kodu. Maska kodu jest tworzona według następujących zasad składni RegEx:

• Najpierw należy wstawić znak specjalny, który opisuje rodzaj i zakres używanych w kodzie znaków, np:
  • [] – wskazanie elementu z listy
  • () – zawartość nawiasu to element
  • $ – koniec wiersza
  • ^ – dopasowanie do początku pola (oznacza to, że znak następujący po ^ musi być początkiem wyrażenia)
• Następnie, jeśli kod ma zawierać liczby, stosowane się kwantyfikatory numeryczne, np.:
  • \d – dowolna liczba cyfr
  • \d? – zero lub jedna cyfra
  • \d – jedna cyfra
• Aby móc użyć w kodzie znaku białego (np. spacja, znak tabulacji), należy dodać \s pomiędzy wyrażeniami.
• Pozostałe znaki wpisywane są na stałe do maski (np. aa\d oznacza, że kody mogą być tylko w postaci aa1, aa2, aa3 itp.).

Podstawowe wyrażenia RegEx: Wyrażenia określające znaków możliwych do wprowadzenia

Wyrażenie	Znaczenie	Zaprzeczenie
[abcs23]	znak z listy	[^abcs]
[a-f]	znak z przedziału	[^a-f]
\d	cyfra	\D
\w	litera lub cyfra	\W
\s	znak biały (spacja, enter, tab)	\S
.	dowolny znak

Wyrażenia określające ilość powtórzeń danego wyrażenia

Wyrażenie	Liczba powtórzeń
*	zero lub więcej
+	jeden lub więcej
?	zero lub jeden
{n}	dokładnie n
{n,m}	od n do m

Przykładowe użycia maski RegEx:

Maska	Przykładowe kody
[a-t]{3}	las, por, rok, pas, rak, lat, mak
\d{4}TEKST	2013, 1111, 1999
[a-s]{3}\s\d{4}	rok 2013, pas 1453
\d{1,2}\s[a-z]{3,11}\s{2,4}	1 stycznia 2011, 11 listopada 1999, 5 maja 36
\d{2,4}.\d{2}.\d{2}	2013-07-23, 13-07-23
\d*[a-z]{7}	1trampki, spodnie, 555koszula

Maska może stanowić również element konfiguratora, jednak w takim przypadku nie są obsługiwane następujące wyrażenia:

• wyrażenia zawierające znaki specjalne
• \d
• \w
• \s
• *
• +
• {n,}

Lista kontrahentów zawiera informacje o poszczególnych współpracujących z firmą kontrahentach, czyli nabywcach i dostawcach. Zapisani kontrahenci mogą być później wykorzystywani w różnych miejscach systemu, np. na fakturach czy innych dokumentach handlowych. Aby otworzyć listę kontrahentów, należy przejść do menu Główne i z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Kontrahenci]. W systemie istnieje możliwość prezentowania klientów i dostawców na osobnych listach. Pozwala na to parametr Pokazywanie nabywców/dostawców na odrębnych listach dostępny w konfiguracji systemu (System->Konfiguracja->Handel). Zaznaczenie parametru spowoduje, że w menu głównym, zamiast przycisku [Kontrahenci] będą dostępne dwa przyciski: [Nabywcy] i [Dostawcy].

Uwaga

Parametr Pokazywanie nabywców/dostawców jest aktywny tylko wtedy, gdy na bazie danych nie były wykonywane jeszcze żadne operacje.

W lewej części okna znajduje się drzewo grup kontrahentów. Funkcja grup kontrahentów i ich definiowanie zostały szczegółowo opisane w artykule Definiowanie grup kontrahentów.

Menu listy kontrahentów zawiera standardowe przyciski pozwalające na dodawanie, edycję, usuwanie grup kontrahentów i kontrahentów, przeglądanie historii kontrahenta oraz menu wydruków. Dla każdej pozycji z listy w menu dostępne są również przyciski związane z generowaniem kwestionariuszy oraz przycisk otwierający preliminarz płatności kontrahenta. Grupa przycisków CRM ([Lista możliwości], [Działania]) pojawia się po podpięciu pracownika do operatora (Konfiguracja → Struktura firmy → Operatorzy → formularz edycji operatora). Lista kontrahentów składa się z kolumn:

• Kod
• Nazwa
• Prefiks kraju – prefiks kraju, z którego pochodzi kontrahent
• NIP
• Status – wartość pochodząca ze słownika uniwersalnego Status kontrahenta. Domyślnie zdefiniowane wartości to: Podmiot gospodarczy i Odbiorca detaliczny

Kolumny domyślnie ukryte:

• E-mail
• Imię
• Kod pocztowy
• Miasto
• Nazwisko
• Telefon
• Tytuł – wartość pochodząca ze słownika uniwersalnego Tytuły z kategorii Ogólne. Domyślnie zdefiniowane wartości to: Pan, Pani.
• Ulica

Kolumny domyślnie ukryte odpowiadające polom z zakładki CRM na formularzu kontrahenta:

• Branża
• Forma prawna
• Opiekunowie
• Przychody
• Rodzaj
• Stan finansów
• Status działań CRM
• Waluta
• Zatrudnienie
• Źródło

Filtrowanie

Lista kontrahentów posiada domyślny filtr zawierający pola:

• Podział - pozwala na wyszukiwanie kontrahenta według typu, lista rozwijana zawierająca domyślne wartości: Wszyscy, Nabywcy i Dostawcy.
• Opiekun – pozwala na wyszukiwanie kontrahenta według opiekuna, którego można wybrać spośród zdefiniowanych w systemie kontrahentów lub pracowników
• Rodzaj - pozwala na wyszukiwanie kontrahenta według rodzaju kontrahenta określanego na zakładce CRM na formularzu kontrahenta. Lista rozwijana zawiera domyślne wartości pobierane ze słownika uniwersalnego Rodzaj: Kontrahent, Partner, Potencjalny klient, Prospekt

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Podział na grupy kontrahentów ułatwia zarządzanie zdefiniowanymi w systemie kontrahentami. Drzewo grup kontrahentów znajduje się w panelu Grupy w oknie listy kontrahentów.

Lista rozwijana Podział pozwala użytkownikowi na wybranie, według jakiej kategorii podziału ma być prezentowane drzewo grup kontrahentów. Dostępna na liście domyślnie zdefiniowana w systemie wartość to:

• Podstawowy – podstawowy podział kontrahentów
• Comarch B2B – podział zdefiniowany w słowniku uniwersalnym Kategorie podziału kontrahentów. Aby był dostępny, należy zaznaczyć parametr Aktywna w słowniku.

Użytkownik ma możliwość definiowania nowych kategorii podziału artykułów w słowniku uniwersalnym Ogólne → Kategorie podziału kontrahentów. Następnie grupy kontrahentów można przyporządkować odpowiednim kategoriom w oknie Dostępność obiektów (Konfiguracja→ Struktura firmy→ Dostępność obiektów). Aby dodać nową grupę kontrahentów, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się nad drzewem grup kontrahentów lub w menu głównym. Wówczas wyświetli się formularz definicji grupy kontrahentów podzielony na zakładki: Ogólne, Kwestionariusze, Atrybuty, Załączniki.

Formularz grupy kontrahentów

Zakładka Ogólne

Zakładka Ogólne zawiera następujące pola i parametry:

• Kod – pole obowiązkowe
• Nazwa – pole obowiązkowe
• Aktualizuj wzorce – parametr opisany w dalszej części artykułu
• Aktualizuj elementy - parametr opisany w dalszej części artykułu

oraz podzakładki:

• Ogólne
• Handlowe
• Opis
• Opis analityczny
• Atrybuty
• Załączniki
• Dostępność

Podzakładka Ogólne

Pola znajdujące się w podzakładce Ogólne stanowią wzorzec dla pól znajdujących się na formularzu kontrahenta należącego do danej grupy lub grupy jej podrzędnej. W czasie definiowania kontrahenta lub grupy podrzędnej wartości z pól wzorca będą automatycznie przenoszone na ich karty. Wyjątek stanowi pole Maska/Konfigurator umożliwiające weryfikację poprawności lub automatyczne nadawanie kodu kontrahenta w oparciu o stworzoną definicję. Gdy użytkownik wprowadzi zmiany w zapisanym wcześniej wzorcu, na głównej zakładce Ogólne zostaną aktywowane parametry pozwalające na aktualizację danych na formularzach grup podrzędnych i kontrahentów należących do grupy:

• Aktualizuj wzorce – dotyczy grup podrzędnych
• Aktualizuj elementy – dotyczy kontrahentów

Obok każdego z tych parametrów znajduje się lista rozwijana z dostępnymi opcjami:

• Zmienione pola - warunkowa – powoduje aktualizację pól zgodnie ze zmianami na wzorcu. Zaktualizowane zostają tylko te pola na karcie grupy/kontrahenta, które przed zmianą miały taką samą wartość jak na wzorcu.

Przykład

Grupa główna (NIP: PL) Kontrahent A3 (NIP: PL) – przypisany bezpośrednio do Grupy Głównej Grupa 1(NIP: DE) – grupa podrzędna do grupy głównej Kontrahent A1 (NIP: RW) – przypisany do Grupy 1 Kontrahent A2 (NIP: PL) – przypisany do Grupy 1 Na formularzu Grupy głównej dokonywana jest zmiana numeru NIP z PL na DE. Użytkownik zaznacza parametry Aktualizuj wzorce (grupy) i Aktualizuj elementy (karty kontrahentów) oraz wybiera opcję Zmienione pola – warunkowa. Zaktualizowane zostanie wyłącznie pole NIP na formularzu Grupy głownej oraz na formularzach kontrahentów: Kontrahent A3, Kontrahent A2.

• Zmienione pola - bezwarunkowa – powoduje aktualizację pól zgodnie ze zmianami na wzorcu. Zaktualizowane zostają wszystkie zmieniane pola, bez względu na ich wartość przed aktualizacją.

Przykład

Grupa główna (NIP: PL) Kontrahent A3 (NIP: PL) – przypisany bezpośrednio do Grupy Głównej Grupa 1(NIP: DE) – grupa podrzędna do grupy głównej Kontrahent A1 (NIP: RW) – przypisany do Grupy 1 Kontrahent A2 (NIP: PL) – przypisany do Grupy 1 Na formularzy Grupy głownej dokonywana jest zmiana numeru NIP z PL na DE. Użytkownik zaznacza parametry Aktualizuj wzorce (grupy) i Aktualizuj elementy (karty kontrahentów) oraz wybiera opcję Zmienione pola – bezwarunkowa. Zaktualizowane zostanie wyłącznie pole NIP na formularzach wszystkich grup i kontrahentów.

• Wszystkie pola- bezwarunkowa – powoduje aktualizację wszystkich pól zgodnie z ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność (np. Kod, Nazwa)

Przykład

Grupa główna (NIP: PL) Kontrahent A3 (NIP: PL) – przypisany bezpośrednio do Grupy Głównej Grupa 1(NIP: DE) – grupa podrzędna do grupy głównej Kontrahent A1 (NIP: RW) – przypisany do Grupy 1 Kontrahent A2 (NIP: PL) – przypisany do Grupy 1 Na formularzu Grupy głównej dokonywana jest zmiana numeru NIP z PL na DE. Użytkownik zaznacza parametry Aktualizuj wzorce (grupy) i Aktualizuj elementy (karty kontrahentów) oraz wybiera opcję Wszystkie pola – bezwarunkowa. Zaktualizowane zostaną wszystkie pola, zgodnie z ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność.

Funkcje podzakładek Handlowe, Opis analityczny oraz Dostępność są analogiczne do funkcji zakładek znajdujących się na formularzu definicji kontrahenta.

Pozostałe zakładki

Zakładka Kwestionariusze prezentuje kwestionariusze powiązane z grupą kontrahentów, których definiowanie zostało opisane w artykule Definiowanie kwestionariuszy.  Zakładki Atrybuty i Załączniki występujące także na zakładce Ogólne zawierają listy załączników i atrybutów powiązanych z grupą kontrahentów. Funkcje atrybutów i załączników w systemie zostały szczegółowo opisane w artykułach: Atrybuty i Załączniki.  Zakładka Historia zmian jest widoczna, jeżeli w oknie Konfiguracji zmian (Konfiguracja → Historia→ Konfiguracja) jest zaznaczony parametr Historia przyrostowo. Zakładka zawiera podgląd operacji dokonanych na obiekcie z uwzględnieniem nazwy użytkownika oraz daty zmiany.

Aby dodać nowego kontrahenta, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w panelu ergonomicznym lub w menu głównym nad listą kontrahentów, a następnie z listy rozwijanej wybrać jedną z opcji:

• Wg wzorca – status zostanie pobrany z wzorca grupy kontrahentów, do której jest dodawany kontrahent
• Odbiorca detaliczny
• Podmiot gospodarczy

Uwaga

Po zapisaniu karty kontrahenta zmiana statusu jest możliwa tylko pod warunkiem, że z kontrahentem nie jest powiązany żaden opiekun z dedykowanym rodzajem relacji.

Po wybraniu statusu wyświetli się formularz nowo tworzonego kontrahenta. Po lewej stronie widoku znajduje się nagłówek formularza kontrahenta zawierający następujące pola i parametry wypełniane przez użytkownika. Elementy wspólne dla odbiorcy detalicznego i podmiotu gospodarczego:

• Id - numer identyfikacyjny kontrahenta w bazie danych, pole nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez system
• Kod – pole obowiązkowe, zawiera kod służący do łatwej i szybkiej identyfikacji kontrahenta (np. skrót nazwy), może składać się maksymalnie z 50 znaków. Kody kontrahentów muszą być unikalne.
• NIP – możliwe jest wprowadzanie numeru NIP w postaci cyfr i liter zarówno bez znaków rozdzielających jak i z separatorami. Przed polem znajduje się lista kodów krajów. Dla kontrahenta o statusie Podmiot gospodarczy uzupełnienie pola NIP jest wymagane, jeśli został zaznaczony parametr Podatnik VAT Czynny. Dodatkowo w przypadku zaznaczenia parametru Podatnik VAT czynny oraz wyboru kodu kraju PL w polu weryfikowany jest rodzaj (wyłącznie cyfry) i liczba wpisanych znaków. System umożliwia również pobieranie oraz weryfikację danych kontrahenta z serwisu Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) jak i z serwisu VIES.
• PESEL
• Typ – lista rozwijana pozwalająca na wybranie typu kontrahenta spośród dostępnych możliwości:
  • Krajowy – kontrahent prowadzący działalność w kraju, w którym użytkowany jest system
  • Unijny – kontrahent prowadzący działalność na terenie Unii Europejskiej
  • Pozaunijny – kontrahent prowadzący działalność poza Unią Europejską
• Status – lista rozwijana pozwalająca na wybranie statusu kontrahenta, czyli Podmiot gospodarczy lub Odbiorca detaliczny. Wartość z tego pola ma wpływ na naliczanie kierunku VAT na dokumencie, jeśli na definicji dokumentu została wybrana opcja naliczania kierunku VAT: Zależne od statusu kontrahenta.
• Oznaczenie procedur JPK – pole umożlwiające wybór jednej z wartości słownika uniwersalnego o tej samej nazwie dostępnego w grupie słowników: Transakcje

Oraz parametry:

• Nabywca/Dostawca – parametry dostępne, gdy kontrahenci są wyświetlani na jednej liście
• Odwrotne obciążenie – parametr pozwalający na oznaczenie kontrahenta jako uprawnionego do korzystania z odwrotnego obciążenia. Parametr jest dostępny po zaznaczeniu w konfiguracji systemu (System → Konfiguracja → Handel) parametru Obsługa odwrotnego obciążenia. Więcej informacji na temat mechanizmu odwrotnego obciążenia znajduje się w artykule Obsługa odwrotnego obciążenia.
• URL – strona internetowa kontrahenta

Pola z danymi adresowymi znajdujące się na kartach obu typów kontrahentów są uzupełniane automatycznie na podstawie danych wprowadzonych na zakładce Adresy. Pola i parametry dostępne dla kontrahenta o statusie Podmiot gospodarczy:

• Nazwa – pole obowiązkowe, nazwa może składać się z dowolnej liczby znaków (cyfr i/lub liter). Nazwy kontrahentów mogą się powtarzać.
• REGON
• Jednostka powiązana – parametr umożliwia oznaczenie kontrahentów powiązanych kapitałowo i organizacyjnie. Parametr domyślnie zaznaczony, użytkownik może go odznaczyć w dowolnym momencie pracy z systemem.
• Podatnik VAT czynny – parametr umożliwia oznaczenie kontrahenta jako podmiotu zobowiązanego do opłacenia należnego podatku w wyznaczonym terminie
• W likwidacji – parametr pozwalający na oznaczenie kontrahenta jako podmiotu będącego w likwidacji. Ustawienie parametru jest weryfikowane podczas dodawania zawiadomienia VAT-ZD.

Pola i parametry dostępne dla kontrahenta o statusie Odbiorca detaliczny:

• Imię - pole obowiązkowe
• Nazwisko
• Nr dokumentu tożsamości – numer dokumentu tożsamości identyfikującego kontrahenta
• Data wystawienia – data wystawienia wybranego dokumentu tożsamości
• Organ wydający – organ wydający wybrany dokument tożsamości
• Data urodzenia

Formularz kontrahenta zawiera także zakładki: Adres, Grupy, Handlowe, Limity kredytowe, CRM, Osoby kontaktowe, Księgowe, Rachunki bankowe, Opis analityczny, Dostępność, Atrybuty, Załączniki, Historia zmian

Zakładka Adresy

Na zakładce Adresy użytkownik ma możliwość definiowania i dodawania różnych typów adresów kontrahenta. Dostępne typy adresów to:

• Główny
• Dostawy
• Oddziału
• Korespondencyjny
• Faktury
• Zamieszkania

Na liście adresów znajduję się wygenerowany domyślny adres typu Główny, który może być dowolnie edytowany przez użytkownika, jednak nie może zostać usunięty. Użytkownik może dodać dowolną liczbę adresów kontrahenta, ale tylko jeden adres z każdego typu może być oznaczony jako domyślny. Zaznaczenie parametru Aktywny przy adresie powoduje, że może on być używany w innych miejscach systemu. Adresy mogą być dezaktywowane (archiwizowane) ręcznie poprzez odznaczenie parametru Aktywny. Jeśli adres, który został już użyty w systemie, zostanie zmodyfikowany na formularzu kontrahenta lub na dokumencie, wówczas następuje jego automatyczna archiwizacja. Adres oznaczony jako domyślny dla typu głównego nie może zostać zdezaktywowany ani usunięty. Nie można usuwać także adresów, które już zostały użyte w systemie (np. na dokumencie). W celu wystawienia faktury sprzedaży/zakupu konieczne jest uzupełnienie pola Miasto w danych adresowych kontrahenta. W przeciwnym razie, podczas zatwierdzania dokumentu system wyświetli stosowny komunikat. Wówczas użytkownik może wprowadzić miasto kontrahenta z poziomu dokumentu.

Uwaga

Dezaktywacja adresu jest nieodwracalna.

Na zakładce Adresy dostępne są również podzakładki:

• Dane kontaktowe kontrahenta - zawiera listę danych kontaktowych (np. numer telefonu, e-mail, komunikator) powiązanych z adresem i umożliwia ich dodawanie
• Zgody na przetwarzanie danych osobowych – zgody na przetwarzanie danych osobowych zostały szczegółowo opisane w artykule Rejestr zgód
• Dane kontaktowe osób - zawiera dane kontaktowe osób kontaktowych wprowadzonych na zakładce Osoby Kontaktowe karty kontrahenta

Zakładka Grupy

Na zakładce Grupy widoczne są grupy, w których znajduje się kontrahent. W tym miejscu użytkownik ma możliwość edytowania przynależności kontrahenta do grup.

Zakładka Handlowe

Zakładka Handlowe umożliwia zdefiniowanie parametrów i danych wykorzystywanych podczas transakcji handlowych z kontrahentem, czyli:

• Płatność – forma płatności przypisana do kontrahenta. Wartość z tego pola podpowiada się automatycznie na dokumencie wystawianym na danego kontrahenta.
• Termin – domyślny termin płatności dla kontrahenta. Przy wystawianiu dokumentu handlowego na danego kontrahenta termin płatności jest wyznaczany w oparciu o wartość pochodzącą z tego pola oraz datę wystawienia dokumentu.
• EOM – parametr umożliwiający wyznaczenie terminu płatności dla kontrahenta na koniec miesiąca
• Koryguj o – wartość z zakresu [-1000, 1000] wprowadzona w tym polu wskazuje, o ile dni ma zostać skorygowany termin płatności, wyznaczony na koniec miesiąca. Pole jest dostępne dopiero po aktywowaniu parametru EOM.
• Split payment – parametr dostępny po zaznaczeniu parametru Obsługa split payment na formularzu definicji firmy (Konfiguracja->Struktura firmy->Firma). Umożliwia rozliczanie płatności z kontrahentem z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, który został szczegółowo opisany w kategorii Split payment (mechanizm podzielonej płatności).
• Waluta – lista rozwijana, pozwala na wybranie waluty dla kontrahenta spośród walut zdefiniowanych w systemie
• Skonto – pozwala na przypisanie domyślnego skonta dla kontrahenta.
• Sposób dostawy – sposób dostawy towaru przypisany dla kontrahenta. Lista rozwijana, zawiera domyślną wartość Odbiór własny. Użytkownik ma możliwość definiowania własnych wartości w słowniku uniwersalnym Transakcje → Sposoby dostawy.

Sekcja Aplikacje dotyczy aplikacji Comarch B2B pozwalającej nabywcom na przeglądanie stanów magazynowych i składanie zamówień przez przeglądarkę internetową. Lista rozwijana Magazyn B2B pozwala na wybranie magazynu, do którego ma trafić zamówienie złożone u kontrahenta. Sekcja nie jest dostępna dla kontrahentów oznaczonych tylko jako Dostawca. Sekcja Rozchodowe typy cen umożliwia dodawanie rozchodowych typów cen dla nabywcy. Nie jest ona dostępna dla kontrahentów oznaczonych tylko jako Dostawca. Pole Formaty EDI pozwala na dodawanie formatów elektronicznej wymiany dokumentów (faktur i zamówień).

Zakładka CRM

Zakładka CRM zawiera następujące pola uzupełniane przez użytkownika: Sekcja Ogólne:

• Rodzaj – lista rozwijana, zawiera predefiniowane wartości: Kontrahent, Partner, Potencjalny klient, Prospekt. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych rodzajów w słowniku uniwersalnym CRM → Rodzaj.
• Forma prawna – lista rozwijana, zawiera predefiniowane wartości: Inna działalność, Jednoosobowa działalność gospodarcza, Przedsiębiorstwo państwowe, Spółdzielnia, Spółka akcyjna, Spółka cywilna, Spółka jawna, Spółka komandytowa, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych rodzajów w słowniku uniwersalnym CRM → Forma prawna.
• Branża – lista rozwijana umożliwiająca wskazanie branży działalności osoby kontaktowej. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych branż w słowniku uniwersalnym CRM → Branże.
• PKD (Polska klasyfikacja działalności) – wpisanie odpowiedniego numeru PKD spowoduje wybranie odpowiadającej mu działalności w polu Branża
• Źródło pozyskania – lista rozwijana umożliwiająca wskazanie sposobu, w jaki udało się pozyskać osobę kontaktową. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych źródeł w słowniku uniwersalnym CRM → Źródło pochodzenia.

Sekcja Lojalność:

• Liczba punktów - pole informacyjne przedstawiające ilość zgromadzonych przez kontrahenta punktów lojalnościowych. Punkty przypisywane są artykułom w cennikach.
• Numer karty lojalnościowej – pole umożliwiające wybór karty lojalnościowej dla kontrahenta spośród tych zarejestrowanych w systemie.
• Aktualny stan karty

Sekcja Stan przedsiębiorstwa:

• Zatrudnienie – liczba zatrudnionych przez kontrahenta pracowników
• Przychody – wysokość przychodów kontrahenta za poprzedni rok
• Stan finansów – lista rozwijana pozwalająca na określenie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Domyślnie zdefiniowane wartości to: Brak danych, Dobry, Zły. Użytkownik ma możliwość definiowania własnych wartości w słowniku uniwersalnym CRM → Stan finansów

Sekcja Pozyskiwanie nowego klienta (dane ułatwiające oszacowanie kosztów związanych z nawiązaniem współpracy z zarejestrowanym w systemie kontrahentem):

• Status – lista rozwijana, zawiera predefiniowane wartości: Kontakt w przyszłości, Nawiązano kontakt, Niechciany, Nowy, Podjęto próbę kontaktu, Utracony, W koszu. Użytkownik ma możliwość definiowania własnych wartości w słowniku uniwersalnym CRM → Status działań.
• Szacowane koszty w okresie od-do – prognozowane koszty rozpoczęcia współpracy z kontrahentem

Sekcja Lista opiekunów pozwala na wybieranie opiekunów kontrahenta spośród pracowników zarejestrowanych w systemie. Szczegółowe informacje na temat funkcji modułu CRM znajdują się w kategorii CRM i RODO.

Zakładka Rachunki bankowe

Zakładka Rachunki bankowe prezentuje listę rachunków bankowych przypisanych do kontrahenta oraz umożliwia ich dodawanie/edycję/usuwanie. Aby zapisać nowy rachunek bankowy należy uzupełnić pola:

• Bank – lista banków zdefiniowanych z poziomu Główne -> Banki
• Numer
• Typ – lista rozwijana pozwalająca na określenie rodzaju dodawanego rachunku (NRB, IBAN, Inne)

Na liście rachunków bankowych, oprócz powyższych pól prezentowana jest również informacja o przeprowadzonej weryfikacji danego rachunku (kolumna Zgłoszony) oraz dacie jej wykonania. Weryfikacja rachunku bankowego Dla firm rozliczających podatek VAT w Polsce, z poziomu zakładki Rachunki bankowe, istnieje możliwość weryfikacji rachunku na tzw. Białej liście podatników. Przycisk Weryfikacja rachunku jest dostępny jeżeli:

• na firmie zaznaczono parametr
• do kontrahenta przypisany jest co najmniej jeden rachunek bankowy
• kontrahent posiada zdefiniowany NIP lub REGON

Po wybraniu przycisku, system wyświetli komunikat zawierające informacje o wyniku weryfikacji.

Uwaga

Weryfikacja rachunku bankowego jest możliwa wyłącznie w trybie online. Usługa dostępna jest tylko dla użytkowników, którzy posiadają aktualny klucz licencyjny.

Wywołanie weryfikacji rachunku jest rejestrowane na formularzu kontrahenta oraz na zakładce Historia zmian dostępnej na formularzu rachunków bankowych. Prezentowane są tam informacje o:

• numerze rachunku, który podlegał sprawdzeniu
• dacie wywołanej weryfikacji
• lub REGONie kontrahenta
• Wyniku weryfikacji – Zgłoszony: Tak/Nie

Pozostałe zakładki

Zakładka Limity kredytowe umożliwia dodawanie limitów kredytowych, które mają wpływ na transakcje dokonywane z nabywcą.

Uwaga

Zakładka jest niedostępna dla kontrahentów oznaczonych jedynie jako Dostawcy.

Zakładka Rabaty prezentuje informacje o aktualnych rabatach powiązanych z kontrahentem. Więcej informacji na temat działania rabatów w systemie znajduje się w kategorii Rabaty. Zakładka Kupony prezentuje informacje o aktualnych promocjach kuponowych dostępnych dla edytowanego kontrahenta. Więcej informacji na temat kuponów znajduje się w artykule Promocje kuponowe. Zakładki Osoby kontaktowe umożliwia powiązywanie osób kontaktowych z kontrahentem. Więcej informacji na temat osób kontaktowych znajduje się w kategorii Osoby kontaktowe. Zakładka Księgowe prezentuje domyślne konta księgowe przypisane do danego kontrahenta. Zakładka Dostępność zawiera drzewo centrów, dla których dostępny jest kontrahent oraz umożliwia ich dołączanie i odłączanie. Zakładki Opis analityczny, Atrybuty i załączniki, Historia zmian zostały szczegółowo opisane w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia Zmian.    

Historia kontrahenta pozwala na przeglądanie operacji przeprowadzonych z udziałem danego kontrahenta. Aby otworzyć historię kontrahenta, należy wybrać przycisk [Historia] dostępny w menu głównym lub w panelu ergonomicznym nad listą kontrahentów. Formularz historii kontrahenta podzielony jest na zakładki: Zbiorczo, Wg grup artykułów, Wg kodów artykułów.

Zakładka Zbiorczo

Zakładka Zbiorczo zawiera chronologicznie ułożoną listę dokumentów wystawionych na danego kontrahenta. Lista składa się z kolumn:

• Data – data dokumentu
• Typ – typ dokumentu
• Numer dokumentu
• Kontakt – numer osoby kontaktowej kontrahenta
• Netto – wartość netto dokumentu wyrażona w walucie systemowej
• Vat – wartość podatku VAT wyrażona w walucie systemowej
• Brutto – wartość brutto dokumentu wyrażona w walucie systemowej
• Zaległość - zaległości kontrahenta wynikającej z nieuregulowania płatności wskazanej w dokumencie wyrażona w walucie systemowej
• Waluta

Zakładka Wg grup artykułów

Zakładka Wg grup artykułów zawiera informacje o łącznej ilości i wartości transakcji posortowane według grup artykułów biorących w nich udział. Lista składa się z kolumn:

• Grupa artykułu
• Ilość
• Wartość
• Cena (średnia) – średnia cena artykułu z danej grupy
• Waluta – jeżeli artykuły były dodawane na dokumenty w firmach o różnych walutach, wówczas dana grupa artykułów zostanie wyświetlona w tylu wierszach, w ilu walutach systemowych zarejestrowano dokumenty na danego kontrahenta

Zakładka Wg kodów artykułów

Zakładka Wg kodów artykułów informacje o łącznej ilości i wartości transakcji posortowane według kodów i nazw artykułów biorących w nich udział. Lista składa się z kolumn:

• Kod artykułu
• Nazwa artykułu
• Ilość
• Wartość
• Cena (średnia) – średnia cena każdego z artykułów
• Waluta
• Ostatnia cena (domyślnie ukryta) - jednostkowa cena netto artykułu z ostatnio wystawionego dokumentu, na którym artykuł ten występuje jako pozycja
• Producent (domyślnie ukryta)

Filtrowanie

Każda z list posiada domyślny filtr, na którym znajdują się pola:

• Data od/do – wyszukiwanie transakcji według daty wystawienia
• Magazyn –wyszukiwanie transakcji według magazynu
• Kategoria podziału artykułów – lista rozwijana, dostępna tylko dla zakładki Wg grup artykułów
• Artykuł – pole dostępne tylko dla zakładki Zbiorczo, pozwala na wyszukiwanie transakcji według biorącego w niej udział artykułu (do wyboru spośród artykułów zarejestrowanych w systemie)
• Stan dokumentu – lista rozwijana zawierająca domyślne wartości: Niezatwierdzony, Zatwierdzony
• Typ dokumentu

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

W trakcie definiowania kontrahenta o statusie Podmiot gospodarczy użytkownik ma możliwość weryfikacji jego numeru NIP w serwisach GUS i VIES,a także sprawdzenia jego statusu VAT. Służy do tego lista rozwijana znajdująca się obok pola NIP w nagłówku formularza kontrahenta zawierająca opcje: GUS, VIES oraz VAT.

Weryfikacja numeru NIP w bazie GUS i VIES

Po wprowadzeniu odpowiedniej wartości w polu NIP w nagłówku formularza kontrahenta należy wybrać z listy rozwijanej serwis, z którego zostaną pobrane dane. Dla kontrahentów polskich dostępne jest weryfikacja w bazach GUS i VIES, natomiast dla kontrahentów pochodzących z Unii Europejskiej dostępna jest weryfikacja wyłącznie w bazie VIES. Opcja weryfikacji nie jest dostępna dla kontrahentów niepochodzących z krajów unijnych lub w przypadku wprowadzenia błędnego formatu numeru NIP.

Uwaga

Do poprawnego działania funkcji pobierania danych z GUS i VIES konieczne jest odblokowanie portów: 443 i 80 oraz adresów: www.erp.comarch.pl, http://ec.europa.eu/ (dla GUS) i https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl (dla VIES).

Uwaga

Weryfikacja w VIES i GUS jest możliwa wyłącznie w trybie online. Usługa dostępna jest tylko dla użytkowników, którzy posiadają aktualny klucz licencyjny.

W przypadku poprawnej weryfikacji numeru NIP system wyświetli okno potwierdzające weryfikację.

Zaznaczenie parametru Edytuj dane przed aktualizacją umożliwia edycję danych na formularzu. W przypadku negatywnej weryfikacji numeru NIP system wyświetli okno:

Weryfikacja statusu VAT podmiotu

W przypadku polskich podmiotów gospodarczych, poza weryfikacją numeru NIP, użytkownik może sprawdzić również ich status VAT. Służy do tego opcja VAT dostępna na liście rozwijanej przy polu NIP.

Uwaga

Weryfikacja statusu VAT kontrahenta jest możliwa jedynie w trybie online. Do poprawnego działania funkcji pobierania danych konieczne jest odblokowanie portu: 443 oraz adresu: https://ppuslugi.mf.gov.pl/.

W przypadku negatywnej weryfikacji system wyświetli stosowną informację w polu Wynik weryfikacji.  

Pole Maska na formularzu grupy kontrahentów (zakładka Ogólne) umożliwia określenie zasad, według których ma być definiowany kod kontrahenta dodawanego do danej grupy. Jeśli grupa kontrahentów posiada zdefiniowaną maskę, to na jej podstawie, podczas dodawania kontrahenta do grupy, system weryfikuje poprawność nadawanego mu przez użytkownika kodu. Maska kodu jest tworzona według następujących zasad składni RegEx:

• Najpierw należy wstawić znak specjalny, który opisuje rodzaj i zakres używanych w kodzie znaków, np:
  • [] – wskazanie elementu z listy
  • () – zawartość nawiasu to element
  • $ – koniec wiersza
  • ^ – dopasowanie do początku pola (oznacza to, że znak następujący po ^ musi być początkiem wyrażenia)
• Następnie, jeśli kod ma zawierać liczby, stosowane się kwantyfikatory numeryczne, np.:
  • \d – dowolna liczba cyfr
  • \d? – zero lub jedna cyfra
  • \d – jedna cyfra
• Aby móc użyć w kodzie znaku białego (np. spacja, znak tabulacji), należy dodać \s pomiędzy wyrażeniami.
• Pozostałe znaki wpisywane są na stałe do maski (np. aa\d oznacza, że kody mogą być tylko w postaci aa1, aa2, aa3 itp.).

Podstawowe wyrażenia RegEx:

Wyrażenia określające typ znaków możliwych do wprowadzenia

Wyrażenie	Znaczenie	Zaprzeczenie
[abcs23]	znak z listy	[^abcs]
[a-f]	znak z przedziału	[^a-f]
\d	cyfra	\D
\w	litera lub cyfra	\W
\s	znak biały (spacja, enter, tab)	\S
.	dowolny znak

Wyrażenia określające powtórzeń danego wyrażenia

Wyrażenie	Liczba powtórzeń
*	zero lub więcej
+	jeden lub więcej
?	zero lub jeden
{n}	dokładnie n
{n,m}	od n do m

Przykładowe użycia maski RegEx:

Maska	Przykładowe kody
[a-t]{3}	las, por, rok, pas, rak, lat, mak
\d{4}TEKST	2013, 1111, 1999
[a-s]{3}\s\d{4}	rok 2013, pas 1453
\d{1,2}\s[a-z]{3,11}\s{2,4}	1 stycznia 2011, 11 listopada 1999, 5 maja 36
\d{2,4}.\d{2}.\d{2}	2013-07-23, 13-07-23
\d*[a-z]{7}	1trampki, spodnie, 555koszula

Maska może stanowić również element konfiguratora, jednak w takim przypadku nie są obsługiwane następujące wyrażenia:

• wyrażenia zawierające znaki specjalne
• \d
• \w
• \s
• *
• +
• {n,}

Konfiguracja kontrahenta domyślnego

Na karcie kontrahenta, na zakładce Dostępność dodana została kolumna Domyślny. Ustawienie domyślności możliwe jest jedynie do edycji dla operatora należącego do grupy B2_admin. Dodatkowo, z poziomu wstążki nad listą, dodany dostał przycisk [Dostępność] z możliwością globalnego zaznaczenia/odznaczenia parametru dla jednostek struktury firmy.

 

Uwaga

W danym centrum/firmie może być tylko jeden kontrahent domyślny. Ten sam kontrahent może być oznaczony jako domyślny dla wielu centrów/firm.

Na bazach konwertowanych oraz nowo kreowanych, w kolumnie Domyślny parametr pozostaje domyślnie zaznaczony dla kontrahenta Nieokreślonego dla wszystkich centrów struktury. W przypadku dodawania nowej jednostki struktury domyślnie parametr na karcie kontrahenta jest:

• zaznaczony dla kontrahenta Nieokreślonego dla nowo dodanej firmy głównej
• zaznaczony dla kontrahenta Nieokreślonego dla nowo dodanego centrum, jeżeli w konfiguracji odznaczony jest parametr Automatyczne dołączanie nowo dodanego centrum do obiektów w centrum nadrzędnym
• zaznaczony dla kontrahenta domyślnego dla firmy nadrzędnej dla nowo dodanego centrum, jeżeli w konfiguracji zaznaczony jest parametr Automatyczne dołączanie nowo dodanego centrum do obiektów w centrum nadrzędnym

Informacja o powiązanym z centrum/firmą kontrahencie domyślnym jest prezentowana również z poziomu struktury praw.

Uwaga

Nie ma możliwości zaznaczenia domyślności na kontrahencie ustawionym jako wewnętrzny dla jakiekolwiek centrum w strukturze. Blokowana jest również możliwość powiązania kontrahenta jako wewnętrznego, jeżeli wcześniej został oznaczony jako domyślny, dla jakiegokolwiek centrum/firmy.

W przypadku próby odznaczenia dostępności kontrahenta dla centrum/firmy, dla której został on oznaczony jako domyślny, w systemie wyświetlany jest odpowiedni komunikat o blokadzie takiej operacji do momentu oznaczenia innego kontrahenta jako domyślnego.

Obsługa kontrahenta domyślnego na dokumentach

Od wersji 2023.0 obsługa kontrahenta domyślnego została udostępniona dla dokumentów:

• zamówień sprzedaży
• paragonów
• faktur sprzedaży
• wydań zewnętrznych

Podczas dodawania nowego dokumentu system weryfikuje kontrahenta oznaczonego jako domyślny w kontekście centrum/firmie, która jest właścicielem dokumentu i automatycznie pobiera standardowe ustawienia z jego karty (np. warunki handlowe). W przypadku:

• operacji kasowo-bankowych, dokumentów kompensaty oraz dokumentów FSVV i KFSV generowanych do ZSD i KSD – pobierany jest zawsze kontrahent Nieokreślony (niezależnie od ustawień domyślności)
• Tax Free – pobierany jest kontrahent z pierwotnego paragonu

Uwaga

Nie ma możliwości wygenerowania dokumentu TF do pagonu wystawionego na kontrahenta domyślnego o statusie pomiot gospodarczy.

Dla dokumentów wystawionych na kontrahenta domyślnego zachowana została możliwość edycji danych kontrahenta na dokumencie, jeżeli jest on oznaczony jako domyślny dla centrum będącego właścicielem dokumentu. Analogicznie jak w przypadku kontrahenta nieokreślonego, do edycji na dokumentach w stanie zainicjowanym oraz niezatwierdzonym pozostają następujące pola:

• Nazwa
• Imię
• Nazwisko
• Prefiks oraz numer NIP
• REGON
• PESEL

Edycja danych kontrahenta domyślnego na zatwierdzonych dokumentach obsługiwana jest według standardowego uprawnienia grupy operatorów.

Lista osób kontaktowych zawiera informacje o osobach kontaktowych w firmie, które mogą być przypisywane do poszczególnych kontrahentów. Aby otworzyć listę osób kontaktowych, należy przejść do menu Główne i z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Osoby kontaktowe]. Menu listy osób kontaktowych zawiera standardowe przyciski pozwalające na dodawanie nowych pozycji oraz ich edycję, a także menu wydruków. Po zaznaczeniu pozycji na liście w menu pojawiają się również opcje związane z generowaniem kwestionariuszy.

Lista osób kontaktowych składa się z następujących kolumn:

• Kod
• Imię
• Nazwisko
• Powiązanie z kontrahentem – stanowisko/relacja rodzinna w zależności od statusu kontrahenta
• Opiekun – kontrahent lub pracownik powiązany z osobą kontaktową
• Przypisani kontrahenci – parametr informujący o tym, czy do osoby kontaktowej są przypisani kontrahenci
• Aktywna – zaznaczenie parametru powoduje, że osoba kontaktowa może być używana w systemie
• WWW (domyślnie ukryta) – strona WWW osoby kontaktowej

   

Aby dodać nową osobę kontaktową do systemu, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w panelu ergonomicznym lub w menu głównym nad listą osób kontaktowych. Wówczas wyświetli się formularz nowo tworzonej osoby kontaktowej podzielony na zakładki: Ogólne, Dane CRM, Atrybuty i Załączniki.

Zakładka Ogólne

Zakładka Ogólne zawiera następujące pola i parametry uzupełniane przez użytkownika:

• Kod – pole obowiązkowe, jego wypełnienie wystarczy, aby móc zapisać osobę kontaktową w systemie
• Tytuł – lista rozwijana, zawiera dwie predefiniowane wartości Pan i Pani. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych tytułów słowniku uniwersalnym Ogólne → Tytuły.
• Tytuł naukowy – lista rozwijana, zawiera dwie predefiniowane wartości Dr i Prof. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych tytułów naukowych w słowniku uniwersalnym Ogólne → Tytuły naukowe.
• Data urodzenia
• WWW
• Aktywny

Sekcja Adresy umożliwia dodawanie adresów osoby kontaktowej. Dostępne typy adresów to:

• Główny
• Dostawy
• Oddziału
• Korespondencyjny
• Faktury
• Zamieszkania

Na liście adresów znajduję się wygenerowany domyślny adres typu Główny, który może być dowolnie edytowany przez użytkownika, jednak nie może zostać usunięty. Użytkownik może dodać dowolną liczbę adresów osoby kontaktowej, ale tylko jeden adres z każdego typu może być oznaczony jako domyślny. Zaznaczenie parametru Aktywny przy adresie powoduje, że może on być używany w innych miejscach systemu. Adresy mogą być dezaktywowane (archiwizowane) poprzez odznaczenie parametru Aktywny. Adres oznaczony jako domyślny dla typu głównego nie może zostać zdezaktywowany ani usunięty. Nie można usuwać także adresów, które już zostały użyte w systemie (np. na dokumencie).

Uwaga

Dezaktywacja adresu jest nieodwracalna. 

Podzakładka Dane kontaktowe zawiera dane kontaktowe osoby kontaktowej (np. numer telefonu, e-mail, komunikator) i umożliwia ich dodawanie. dla każdego adresu z osobna. Podzakładka Zgody na przetwarzanie danych – zawiera listę zgód na przetwarzanie danych osobowych osoby kontaktowej i umożliwia ich dodawanie. Zgody na przetwarzanie danych osobowych zostały szczegółowo opisane w artykule Rejestr zgód. 

Zakładka Dane CRM

Zakładka Dane CRM zawiera następujące pola:

• Rodzaj – lista rozwijana, zawiera predefiniowane wartości: Kontrahent, Partner, Potencjalny klient, Prospekt. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych rodzajów w słowniku uniwersalnym CRM → Rodzaj.
• Opiekun – pole umożliwiające wskazanie opiekuna handlowego dla osoby kontaktowej spośród dostępnych w systemie kontrahentów lub pracowników
• Branża – lista rozwijana umożliwiająca wskazanie branży działalności osoby kontaktowej. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych branż w słowniku uniwersalnym CRM → Branże.
• PKD (Polska klasyfikacja działalności) – wpisanie odpowiedniego numeru PKD spowoduje wybranie odpowiadającej mu działalności w polu Branża
• Źródło – lista rozwijana umożliwiająca wskazanie sposobu, w jaki udało się pozyskać osobę kontaktową. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych źródeł w słowniku uniwersalnym CRM → Źródło pochodzenia.
• Status - lista rozwijana umożliwiająca wskazanie statusu możliwości dla osoby kontaktowej. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych statusów w słowniku uniwersalnym CRM → Status możliwości.

Sekcja Lista kontrahentów umożliwia wskazywanie kontrahentów, z którymi dana osoba kontaktowa jest powiązana oraz wybór rodzaju tego powiązania w zależności od statusu kontrahenta.

Pozostałe zakładki

Zakładki Atrybuty, Załączniki oraz Historia zmian zostały szczegółowo opisane w artykuleZakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.     

Lista pracowników zawiera informacje o poszczególnych pracownikach firmy. Dane zapisanych pracowników są wykorzystywane przy ustalaniu uprawnień do wybranych funkcji oraz na różnych elementach systemu np. pracownik może zostać ustawiony jako opiekun dla danego kontrahenta (zakładka CRM na formularzu edycji kontrahenta). Aby otworzyć listę pracowników, należy przejść do menu Główne, a następnie z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Pracownicy].

Menu listy pracowników zawiera standardowe przyciski pozwalające dodawanie/edycję/usuwanie pracowników, menu wydruków oraz przyciski umożliwiające generowanie kwestionariuszy. Grupa przycisków Operatorzy zewnętrzni zawiera przycisk [Generuj], który umożliwia automatyczne utworzenie operatorów zewnętrznych powiązanych ze wskazanymi pracownikami.

Lista pracowników składa się z kolumn:

• Kod
• Imię
• Nazwisko
• PESEL
• NIP
• Aktywny – parametr informujący o tym, czy dany pracownik może być wykorzystywany w innych miejscach systemu

Aby dodać nowego pracownika, należy wybrać przycisk [Dodaj] dostępny w menu głównym lub w panelu ergonomicznym nad listą pracowników. Wówczas wyświetli się formularz nowo tworzonego pracownika podzielony na zakładki: Ogólne, Środki trwałe, Lista umów, Księgowość, Konto email, Opis, Rachunki bankowe, Atrybuty, Załączniki.

Zakładka Ogólne 

Zakładka Ogólne zawiera następujące pola i parametry:

• Kod – pole obowiązkowe
• Imię – pole obowiązkowe
• Nazwisko – pole obowiązkowe
• Utwórz operatora – zaznaczenie parametru powoduje automatyczne utworzenie konta operatora powiązanego z definiowanym pracownikiem. Obok parametru znajduje się lista rozwijana umożliwiająca wybór typu operatora, dostępne wartości to: Wewnętrzny, Zewnętrzny, Uniwersalny.
• Aktywny – zaznaczenie parametru powoduje, że pracownik może być używany w innych miejscach systemu
• NIP
• PESEL
• URL
• Numer karty – numer karty identyfikacyjnej pracownika, którą posługuje się pracownik. Numery kart pracowników muszą być unikalne. Pracownicy, dla których uzupełniono numery kart mogą wprowadzić login poprzez sczytanie np. kodu kreskowego. Funkcja jest dostępna po odznaczeniu parametru Loguj przy pomocy logowania zintegrowanego w oknie logowania.

Sekcja Adresy umożliwia dodawanie adresów pracownika. Dostępne typy adresów to:

• Główny
• Dostawy
• Oddziału
• Korespondencyjny
• Faktury
• Zamieszkania

Na liście adresów znajduje się wygenerowany domyślny adres typu Główny, który może być dowolnie edytowany przez użytkownika, jednak nie może zostać usunięty. Użytkownik może dodać dowolną liczbę adresów pracownika, ale tylko jeden adres z każdego typu może być oznaczony jako domyślny. Zaznaczenie parametru Aktywny przy adresie powoduje, że może on być używany w innych miejscach systemu. Adresy mogą być dezaktywowane (archiwizowane) ręcznie poprzez odznaczenie parametru Aktywny.

Uwaga

Adres oznaczony jako domyślny dla typu głównego nie może zostać zdezaktywowany ani usunięty. Nie można usuwać także adresów, które już zostały użyte w systemie (np. na dokumencie).

Uwaga

Dezaktywacja adresu jest nieodwracalna.

Podzakładka Kontakty zawiera dane kontaktowe pracownika (np. numer telefonu, e-mail, komunikator) i umożliwia ich dodawanie dla każdego adresu z osobna. Podzakładka Zgody na przetwarzanie danych – zawiera listę zgód na przetwarzanie danych osobowych pracownika i umożliwia ich dodawanie. Zgody na przetwarzanie danych osobowych zostały szczegółowo opisane w artykule Rejestr zgód.

Zakładka Lista umów

Zakładka Lista umów umożliwia dodawanie, usuwanie i edycję następujących informacji związanych z umowami pracownika:

• Umowa od – data początku obowiązywania umowy
• Umowa do – data końca obowiązywania umowy
• Jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna, której przyporządkowany jest pracownik. Przycisk […] umożliwia wybranie odpowiedniej jednostki spośród tych zdefiniowanych w systemie. Jednostki organizacyjne są dodawane z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Struktura podległościowa.

Zakładka Konto email

Zakładka Konto email umożliwia zdefiniowanie konta poczty e-mail pracownika. Zawiera następujące pola:

• Host – adres serwera mailowego, do którego loguje się pracownik
• Port – numer, którym posługuje się serwer poczty wychodzącej podczas komunikacji. Domyślnie w systemie podpowiada się wartość 25, ponieważ takim portem posługuje się większość serwerów poczty e-mail.
• Login
• Hasło
• Podpis – w tym polu można wprowadzić domyślny podpis pracownika, który będzie widoczny w wiadomościach mailowych

Pozostałe zakładki

Zakładka Księgowość prezentuje domyślne konta księgowe przypisane do danego pracownika. Zakładka Opis umożliwia wprowadzenie dodatkowych informacji dotyczących pracownika. Zakładka Rachunki bankowe prezentuje listę rachunków bankowych przypisanych do pracownika oraz umożliwia ich dodawanie/edycję/usuwanie. Zakładki Atrybuty i Załączniki zostały szczegółowo opisane w artykule Zakłada Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian. 

Lista przechowuje informacje o miejscach składowania towaru. Aby otworzyć listę magazynów, należy przejść do menu Główne i z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Magazyny]. Jest ona dostępna również w menu Magazyn w grupie przycisków Zasoby. Menu listy magazynów zawiera standardowe przyciski pozwalające na dodawanie/edytowanie/usuwanie magazynów oraz funkcje związane z wydrukami.

Lista magazynów składa się z kolumn:

• Symbol
• Nazwa
• Firma – nazwa firmy, do której należy magazyn
• Obsługa WMS – parametr decydujący o tym, czy magazyn ma być obsługiwany w WMS
• Aktywny – parametr decydujący o tym, czy magazyn może być używany w innych miejscach systemu

Kolumny domyślnie ukryte:

• Adres
• Kontrahent – kolumna dotycząca magazynów konsygnacyjnych, dla których można wskazać kontrahenta (dostawcę lub odbiorcę w zależności od rodzaju magazynu konsygnacyjnego)
• Rodzaj – kolumna dotycząca magazynów konsygnacyjnych, dla których można wybrać jeden z następujących rodzajów: Własny lub Odbiorcy
• Typ – dostępne są następujące typy magazynów: Lokalny, Odległy, Konsygnacyjny

Uwaga

Symbole magazynów muszą być unikalne, jednak ich nazwy mogą się powtarzać.

 

Aby dodać nowy magazyn, należy wybrać przycisk [Dodaj] dostępny w menu głównym lub w panelu ergonomicznym nad listą magazynów. Wówczas zostanie otwarty formularz nowo dodawanego magazynu. Po lewej stronie widoku znajduje się nagłówek formularza magazynu zawierający następujące pola i parametry:

• Symbol – pole obowiązkowe
• Nazwa – pole obowiązkowe
• Typ – lista rozwijana, z której użytkownik ma do wyboru następujące typy magazynów:
  • Lokalny – magazyn funkcjonujący w centrum lokalnym
  • Odległy – magazyn funkcjonujący w oddziale odległym
  • Konsygnacyjny - opcja dostępna po aktywowaniu w konfiguracji (System → Konfiguracja → Handel) parametru Obsługa konsygnacji, pozwalająca określić, czy dany magazyn jest magazynem własnym czy odbiorcy oraz powiązać kontrahenta.

Więcej informacji na temat konsygnacji znajduje się w kategorii Konsygnacja. 

Wskazówka

Typ magazynu może zostać wybrany również z listy rozwijanej dostępnej bezpośrednio pod przyciskiem [Dodaj] w menu głównym.

Uwaga

Jeżeli nowo dodawany magazyn zostanie dołączony do jakiegokolwiek centrum podrzędnego, wówczas po zapisie karty magazynu nie ma możliwości zmiany jego typu z lokalnego na inny.

• Współczynnik prognozy – wartość liczbowa określająca priorytet magazynu, która będzie mieć wpływ na podział prognozowanych ilości między magazynami
• Aktywny –zaznaczenie parametru pozwala na używanie magazynu w innych miejscach systemu, np. na dokumentach
• Dedykowany dla firmy głównej – zaznaczenie parametru powoduje, że magazyn jest dostępny tylko dla firmy głównej. Parametr jest aktywny tylko wtedy, gdy magazyn nie jest dołączony do żadnego centrum typu firma.
• Obsługa w WMS - parametr widoczny tylko w sytuacji, gdy w konfiguracji systemu (System → Konfiguracja → Komputer) jest zaznaczony parametr Współpraca z WMS. Parametr decyduje o tym, czy dokumenty magazynowe wystawione na ten magazyn będą przekazywane do realizacji w aplikacji Comarch WMS.
• Pola Adres, Telefon i E-mail są uzupełniane automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w polach zakładki Adres na formularzu definicji magazynu. Zakładka została opisana w dalszej części tego artykułu.

Ponadto formularz magazynu podzielony jest na zakładki: Stan magazynu, Zarządzanie stanami, Widoczność stanów, Księgowe, Adres, Atrybuty, Załączniki

Zakładka Stan magazynu

Zakładka Stan magazynu jest nieedytowalna i zawiera dane utworzone w wyniku przeprowadzonych transakcji i zarejestrowanych dokumentów. Podzielona jest na podzakładki: Wg artykułów i Wg partii

Wg artykułów

Podzakładka Wg artykułów prezentuje stan magazynu według artykułów. Lista artykułów składa się z kolumn:

• Kod
• Nazwa
• Ilość
• Rezerwacje - ilość towaru zarezerwowana do sprzedaży lub przesunięcia na inny magazyn
• Zamówienia - ilość zamówionego towaru
• Cena jednostkowa - cena jednej jednostki artykułu znajdującego się na magazynie
• Wartość zakupu - wartość zasobów danego artykułu znajdujących się na magazynie
• Cena nabycia - cena zakupu artykułu powiększona o koszty dodatkowe (np. koszt transportu) nabytego artykułu
• Wartość nabycia - wartość zakupu zasobów danego artykułu znajdujących się na magazynie powiększona o koszty dodatkowe (np. koszt transportu)
• Waluta
• Braki (domyślnie ukryta) - ilość towaru, na którą wystawiono dokumenty rozchodowe, ale nie była ona dostępna w magazynach. Funkcja sprzedaży z brakami została szczegółowo opisana w artykule Sprzedaż poniżej stanów magazynowych. 
• Jednostka (domyślnie ukryta)

Przyciski dostępne nad listą umożliwiają generowanie dokumentów handlowych i magazynowych dla artykułów (FS, WZ, MM-, PAR, RW, KIPZ) oraz eksport danych do arkusza kalkulacyjnego. Lista Partie/zasoby prezentuje partie/zasoby danego artykułu dostępne na magazynie i zawiera składa się z takich samych kolumn jak lista artykułów, a ponadto zawiera także kolumnę Pojemność. Przyciski dostępne nad listą umożliwiają dokonywanie rezerwacji zasobów, zwalnianie ich, wyświetlenie historii dostawy oraz eksport danych do arkusza kalkulacyjnego.

• Przyjęte do dnia – parametr dostępny dla metody kolejkowania FIFO/LIFO. Zaznaczenie parametru powoduje, że na obu listach prezentowane są zasoby, których data przyjęcia jest wcześniejsza lub taka sama jak wybrana data

Wg partii

Podzakładka Wg partii prezentuje artykuły dostępne na magazynie pogrupowane według cech. W przypadku metody kolejkowania FIFO/LIFO każdą pozycję na liście można dodatkowo rozwinąć i podejrzeć zasoby. W przypadku metody AVCO prezentowana jest jedynie pozycja nadrzędna. Lista składa się z takich samych kolumn jak lista artykułów podzakładki Wg artykułów i dodatkowo zawiera kolumny:

• Cechy
• Do wydania

Przyciski dostępne nad listą umożliwiają generowanie dokumentów handlowych i magazynowych dla partii (FS, WZ, MM-, PAR, RW, KIPZ), wydanie całości zasobów, wyzerowanie wydania oraz eksport danych do arkusza kalkulacyjnego.

Zakładka Zarządzanie stanami

Zakładka Zarządzanie stanami zawiera dane wykorzystywane są w bilansie stanu towarów. W tym miejscu użytkownik określa minimalną i optymalną ilość danego towaru, jaka powinna znajdować się w magazynie. Każdy artykuł może zostać dodany na listę tylko raz. Dzięki znajdującym się w menu głównym opcjom Kopiuj z innego magazynu i Kopiuj do innych magazynów istnieje możliwość kopiowania stanów magazynowych do i z kartotek innych zdefiniowanych w systemie magazynów. Lista składa się z kolumn:

• Kod
• Nazwa
• Ilość minimalna – minimalna ilość towaru jaka powinna znajdować się na magazynie
• Ilość optymalna – optymalna ilość towaru jaka powinna znajdować się na magazynie
• Jednostka

Zakładka Widoczność stanów

Zakładka Widoczność stanów prezentuje listę centrów i firm, dla których są widoczne stany magazynowe. Za pomocą przycisków [Dołącz] i [Odłącz] znajdujących się w menu głównym nad listą użytkownik może dodawać i usuwać centra/firmy mające wgląd w stany magazynowe. Na formularzu magazynu, na którym bieżące centrum/firma zostało dołączone w zakładce Widoczność stanów, zakładka Zarządzanie stanami nie jest dostępna. Natomiast w zakładce Stan magazynu użytkownik zalogowany w danym centrum, może zobaczyć:

• stany i wartości zasobów na magazynach dołączonych do tego centrum
• tylko stany na magazynach centrów/firm, które mają dołączone to centrum na zakładce Widoczność stanów

Pozostałe zakładki

Zakładka Księgowe zawiera konta przypisane do danego magazynu. Zakładka Adres zawiera dane adresowe i kontaktowe magazynu, które automatycznie pojawiają się w nagłówku formularza magazynu. Zakładki Atrybuty i Załączniki zostały szczegółowo opisane w artykule Zakładka Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian. 

Lista urzędów zawiera informacje o zdefiniowanych w systemie instytucjach, które niezbędnych czasem do wskazania przy:

• dokonywaniu płatności
• wykonywaniu operacji kasowo-bankowych
• wypełnianiu deklaracji VAT

Aby otworzyć listę urzędów, należy przejść do menu Główne i z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Urzędy].

W lewym panelu znajduje się drzewo grup urzędów, do których można przypisywać nowo definiowane instytucje. Domyślnie zdefiniowane w systemie typy to: Urząd Celny i Urząd skarbowy. Użytkownik ma możliwość definiowania własnych grup urzędów w słowniku uniwersalnym Ogólne → Typy urzędów.

Menu listy urzędów zawiera standardowe przyciski pozwalające na dodawanie/edytowanie/usuwanie urzędów oraz funkcje związane z wydrukami.

Lista urzędów składa się z kolumn:

• Kod – kod urzędu zdefiniowany przez użytkownika
• Kod urzędu – kod identyfikacyjny urzędu nadany przez organy państwowe
• Nazwa
• Miasto
• Rodzaj – wartość pobierana ze słownika uniwersalnego Typy urzędów

Aby dodać nowy urząd, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w menu głównym lub w panelu ergonomicznym nad listą urzędów. Wówczas wyświetli się formularz definicji nowego urzędu. Po lewej stronie znajduje się nagłówek formularza urzędu zawierający następujące pola i parametry:

• Id – numer identyfikacyjny urzędu w bazie danych, pole nieedytowalne, numer jest nadawany automatycznie przez system
• Aktywny – zaznaczenie parametru powoduje, że urząd może być używany w systemie
• Kod – pole obowiązkowe, kod służący do łatwej i szybkiej identyfikacji urzędu (np. skrót nazwy), może składać się maksymalnie z 50 znaków (liter i/lub cyfr). Kody urzędów muszą być unikalne.
• Nazwa – pole obowiązkowe, może składać się maksymalnie z 500 znaków (liter i/lub cyfr).
• Kod identyfikacyjny – numer identyfikacyjny urzędu nadany przez organy państwowe
• Typ – lista rozwijana, zawierająca wartości zdefiniowane w słowniku uniwersalnym Typy urzędów
• URL – strona WWW urzędu
• Pola Adres, Telefon i E-mail są uzupełniane automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w polach zakładki Adres na formularzu urzędu.

Ponadto formularz urzędu podzielony jest na zakładki: Adres, Rachunki, Księgowe, Atrybuty, Załączniki. Zakładka Adres umożliwia wprowadzenie danych adresowych oraz kontaktowych (np. numer telefonu lub adres e-mail) urzędu.

Zakładka Rachunki prezentuje listę rachunków bankowych przypisanych do urzędu oraz umożliwia ich dodawanie/edycję/usuwanie. Zakładka Księgowe prezentuje domyślne konta księgowe przypisane do danego urzędu. Zakładki Atrybuty i Załączniki zostały szczegółowo opisane w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.   

Lista banków zawiera informacje o instytucjach finansowych, w których firma, kontrahenci, pracownicy i urzędy mają założone rachunki bankowe i które pośredniczą w operacjach finansowych. Aby otworzyć listę banków, należy przejść do menu Główne i z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Banki].

Menu listy banków zawiera standardowe przyciski pozwalające na dodawanie/edytowanie/usuwanie banków oraz przyciski związane z wydrukami. Ponadto w menu znajduje się przycisk pozwalający na importowanie listy banków z KIR (Krajowa Izba Rozliczeniowa).

Lista banków składa się z kolumn:

• Kod
• Nazwa
• Numer rozliczeniowy – numer identyfikujący dany bank
• Numer SWIFT
• Typ numerów rachunków – dostępne wartości to IBAN, NRB, inne
• Aktywny – parametr informujący o tym, czy dany bank może być używany w systemie

 

Aby dodać nowy bank, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w menu głównym lub w panelu ergonomicznym nad listą banków. Wówczas wyświetli się formularz definicji nowego banku. Po lewej stronie widoku znajduje się nagłówek formularza banku zawierający następujące pola i parametry:

• Aktywny - zaznaczenie parametru powoduje, że bank może być używany w systemie
• Kod - pole obowiązkowe, zawiera kod służący do łatwej i szybkiej identyfikacji banku (np. skrót nazwy), może składać się maksymalnie z 10 znaków (liter i/lub cyfr). Kody banków muszą być unikalne
• Numer rozliczeniowy – pole obowiązkowe, numer identyfikujący dany bank. Liczba cyfr możliwa do wpisania w polu różni się w zależności od wybranego typu numeru rachunku (NRB – 8 cyfr, IBAN, inne – 12 cyfr).
• Typ numeru rachunków – lista rozwijana, do wyboru są następujące wartości
  • Inne
  • IBAN – Międzynarodowy Numer Rachunku Bankowego używany w operacjach międzynarodowych
  • NRB – Numer Rachunku Bankowego używany w operacjach krajowych
• URL – strona WWW banku
• Pola Adres, Telefon i E-mail są uzupełniane automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w polach zakładki Adres na formularzu definicji banku.
• Wymiana danych za pomocą Web Service – parametr widoczny tylko dla banku ING. Dla rozpoznania banku znaczenie mają 4 cyfry numeru rozliczeniowego (ING - 1050).

Ponadto formularz banku podzielony jest na zakładki: Adresy, Księgowe, Usługa sieciowa, Adres, Atrybuty, Załączniki.

Zakładka Adresy

Zakładka umożliwia wprowadzenie danych adresowych oraz kontaktowych (np. numer telefonu lub adres e-mail) banku.

Adresy banków można definiować również za pomocą przycisków dostępnych w menu głównym, w grupie przycisków Adresy.

Zakładka Księgowe prezentuje domyślne konta księgowe przypisane do danego banku.

Zakładka Usługa sieciowa

Zakładka Usługa sieciowa widoczna jest wyłącznie po zaznaczeniu parametru Wymiana danych za pomocą Web Service w nagłówku formularza banku. Na zakładce umieszczone są parametry dotyczące przelewów walutowych i listy certyfikatów do rejestracji w systemie certyfikatu transportowego koniecznego do połączenia z danym bankiem.

W sekcji Przelewy walutowe dostępne są pola:

• Opłatę ponosi – do wyboru są opcje:
  • Zleceniodawca
  • Zleceniobiorca
  • Po równo – opcja domyślna
• Osoba kontaktowa
• Kontakt

W sekcji Certyfikaty komunikacyjne prezentowane są kolumny:

• Użytkownik
• Nazwa certyfikatu

W sekcji możliwe jest dodanie certyfikatu transportowego w powiązaniu z zalogowanym operatorem. Certyfikat może być usunięty wyłącznie przez administratora systemu lub przez operatora, do którego jest przypisany.

Zakładki Atrybuty i Załączniki

Zakładki zostały szczegółowo opisane w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian. 

Opcja Import z KIR pozwala na automatyczne pobieranie i aktualizowanie danych banków z Krajowej Izby Rozliczeniowej. Wybranie przycisku [Import z KIR] znajdującego się w menu głównym spowoduje otwarcie okna Parametry importu słownika banków z bazy KIR zawierającego następujące pola i parametry:

• Nie wykonuj importu, jeżeli źródło jest starsze niż dla ostatnio wybranego importu – parametr jest dostępny tylko wtedy, gdy w bazie danych był już wcześniej dokonywany import banków z KIR. W przypadku pozostawienia zaznaczonego parametru import nie zostanie przeprowadzony, jeżeli plik danych banków znajdujących się na serwerze nie został zaktualizowany od czasu poprzednio wykonanego importu. Odznaczenie parametru spowoduje, że dane zostaną pobrane niezależnie od daty utworzenia pliku danych bankowych.
• Sposób importu – lista rozwijana zawierająca następujące opcje do wyboru:
  • Aktualizuj istniejące i dopisz nowe banki – importuje nowe banki oraz aktualizuje dane banków już znajdujących się na liście
  • Tylko nowe banki – importuje wyłącznie banki, które jeszcze nie znajdują się na liście. Dane banków już istniejących w systemie nie są aktualizowane.

Uwaga

Do przeprowadzenia importu banków z KIR konieczne jest zainstalowanie programu Microsoft Database Engine 2010.

 

Punkty odbioru to obiekty będące miejscami dostawy i odbioru przez klienta zamówionego towaru. Punkty odbioru są związane z obsługą zamówień sprzedaży, która rozpoczyna się w systemie, natomiast kończy się wydaniem towaru w systemie Comarch POS. Punkt odbioru może być zdefiniowany za pomocą danych kontrahenta, magazynu lub centrum. Aby otworzyć listę punktów odbioru, należy przejść do menu Główne, a następnie z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Punkty odbioru].

Menu listy punktów odbioru zawiera standardowe przyciski pozwalające na dodawanie/edycję/usuwanie punktów odbioru.

Lista punktów odbioru składa się z kolumn:

• Kod
• Nazwa punktu
• Adres
• Telefon
• E-mail
• Numer NIP
• Nazwa obiektu
• Typ obiektu – typ obiektu wybierany podczas definiowania punktu odbioru, możliwe wartości to Kontrahent, Magazyn i Centrum
• Potwierdzenia – zaznaczenie parametru powoduje, że przy złożeniu zamówienia z odbiorem w punkcie odbioru, na adres e-mail punktu wysyłane jest potwierdzenie
• Aktywny – zaznaczenie parametru powoduje, że punkt odbioru może być wykorzystywany w systemie
• Realizacja ZS - zmiana jego ustawienia jest możliwa w dowolnym momencie pracy z programem dla punktów odbioru o typie magazyn i centrum. Dla punktu odbioru o typie kontrahent parametr jest odznaczony bez możliwości zmiany. Parametr domyślnie pozostaje odznaczony dla:
  • punktów odbioru na bazach konwertowanych z wcześniejszych wersji
  • dla nowo dodawanych punktów odbioru

Aby dodać nowy punkt odbioru, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w panelu ergonomicznym lub w menu głównym nad listą punktów odbioru, a następnie z listy rozwijanej wybrać jedną z opcji:

• Kontrahent
• Magazyn
• Centrum

Wówczas zostanie wyświetlona lista zarejestrowanych w systemie kontrahentów/magazynów/centrów, spośród których należy wybrać pozycję, która będzie punktem odbioru. Po dokonaniu wyboru zostanie otwarty formularz adresowy punktu odbioru składający się z sekcji Adresy oraz podzakładek Kontakty, Opis i Punkt odbioru

Sekcja Adresy

Sekcja Adresy zawiera listę adresów punktu odbioru. Użytkownik ma możliwość definiowania i dodawania różnych typów adresów punktu odbioru. Dostępne typy adresów to:

• Główny
• Dostawy
• Oddziału
• Korespondencyjny
• Faktury
• Zamieszkania

Aby dodać nowy adres, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w panelu ergonomicznym nad listą adresów, a następnie wypełnić formularz znajdujący się pod listą. Na liście adresów znajduje się wygenerowany domyślny adres typu Główny, który może być dowolnie edytowany przez użytkownika, jednak nie może zostać usunięty. Użytkownik może dodać dowolną liczbę adresów punktu odbioru, ale tylko jeden adres z każdego typu może być oznaczony jako domyślny. Zaznaczenie parametru Aktywny przy adresie powoduje, że może on być używany w innych miejscach systemu. Adresy mogą być dezaktywowane (archiwizowane) ręcznie poprzez odznaczenie parametru Aktywny. Jeśli adres, który został już użyty w systemie, zostanie zmodyfikowany na formularzu punktu odbioru lub na dokumencie, wówczas następuje jego automatyczna archiwizacja. Adres oznaczony jako domyślny dla typu głównego nie może zostać zdezaktywowany ani usunięty. Nie można usuwać także adresów, które już zostały użyte w systemie (np. na dokumencie).

Podzakładki

Podzakładka Kontakty zawiera listę danych kontaktowych (numer telefonu, e-mail, fax itp.) dla każdego adresu oraz umożliwia ich definiowanie. Podzakładka Opis umożliwia wprowadzenie dodatkowych informacji dotyczących punktu odbioru. Podzakładka Punkt odbioru zawiera dane dotyczące dni i godzin otwarcia punktu odbioru oraz umożliwia ich edycję.

Na nagłówku dokumentu ZS dodany parametr Realizuj w punkcie odbioru, który prezentowany jest w przypadku gdy:

• wskazany został punkt odbioru o typie magazyn
• wskazany został punkt odbioru o typie centrum

Uwaga

W przypadku baz konwertowanych z wcześniejszych wersji parametr pozostaje odznaczony na wszystkich zamówieniach bez możliwości zmiany.

Jeżeli na ZS wskazany zostanie punkt odbioru o typie magazyn i parametr Realizuj w punkcie odbioru zostanie zaznaczony, to uruchamiana zostaje weryfikacja zgodności magazynu na nagłówku zamówienia z magazynem będącym puntem odbioru. W przypadku:

• zgodności – magazyn na nagłówku i subpozycjach pozostaje bez zmian
• niezgodności – wyświetlane jest pytanie o potwierdzenie zmiany magazynu na nagłówku i subpozycjach na zgodny z punktem odbioru. W zależności od wybranej opcji:
  • Tak – w przypadku, gdy magazyn powiązany z punktem odbioru jest dostępny na ZS w bieżącym centrum, to zostanie on zaktualizowany na nagłówku i subpozycjach ZS, utworzone zostaną rezerwacje zasobowe/ilościowe/bezzasobowe, a parametr Realizuj w punkcie odbioru pozostaje zaznaczony

Uwaga

W przypadku, gdy magazyn powiązany z punktem odbioru nie jest dostępny na ZS w bieżącym centrum, po potwierdzeniu aktualizacji przez operatora magazyn zostaje zmieniony na nagłówku i subpozycjach, a tworzące przez nie rezerwacje zostają automatycznie zmienione na bezzasobowe.

• •  Nie – magazyn wybrany na dokumencie ZS nie zostaje zaktualizowany, utworzone rezerwacje pozostają bez zmian, a parametr Realizuj w punkcie odbioru zostaje odznaczony.

Jeżeli na ZS wskazany zostanie punkt odbioru o typie centrum i parametr Realizuj w punkcie odbioru zostanie zaznaczony, to uruchamiana zostaje weryfikacja czy magazyn wybrany na nagłówku zamówienia jest dostępny dla dokumentu ZS w centrum będącym punktem odbioru. Jeżeli:

• jest dostępny – parametr Realizuj w punkcie odbioru pozostaje zaznaczony
• nie jest dostępny – wyświetlane jest pytanie o potwierdzenie operacji usunięcia magazynu w nagłówku zamówienia oraz rezerwacji na jego pozycjach. W zależności od wybranej opcji
  • TAK – zaznaczony zostaje parametr Realizuj w punkcie odbioru, usuwany jest magazyn na nagłówku zamówienia oraz jego subpozycjach oraz zwolnione zostają wszystkie rezerwacje
  • NIE – dokument nie zostaje zaktualizowany, a parametr Realizuj w punkcie odbioru zostaje odznaczony
• nie ma wskazanego magazynu (wybrana opcja: <Wszystkie>) – wówczas weryfikowane jest czy magazyny na subpozycjach zamówienia są dostępne w centrum wskazanym jako punkt odbioru:
  • są dostępne lub brak jest wskazanego magazynu – parametr Realizuj w punkcie odbioru postaje zaznaczony
  • istnieje co najmniej jeden niedostępny magazyn – wyświetlane jest pytanie o potwierdzenie kontynuowania operacji z opcjami opisanymi w poprzednim punkcie

W przypadku zmiany magazynu w nagłówku ZS, na którym wskazany jest punkt odbioru o typie magazyn/centrum wprowadzona została weryfikacja czy na dokumencie zaznaczony został parametr Realizuj w punkcie odbioru – jeżeli tak, prezentowane jest pytanie z potwierdzeniem kontynuowania operacji. Po jego akceptacji na nagłówku i subpozcyjach zamówienia aktualizowany jest magazyn, a parametr Realizuj w punkcie odbioru zostaje odznaczony. Zmiana ustawienia parametru Realizuj w punkcie odbioru na zatwierdzonym zamówieniu Zmiana ustawienia parametru Realizuj w punkcie odbioru jest możliwa na zamówieniach w stanie zatwierdzonych dla operatora należącego do grupy operatorów w uprawnieniami do edycji ZS oraz dla zamówień w realizacji, do których wystawiona została zaliczka ale nie wygenerowano żadnego innego dokumentu. W przypadku:

• odznaczenia parametru – dokument nie jest dodatkowo aktualizowany
• zaznaczenia parametru – uruchamiana jest weryfikacja zgodności magazynu (w przypadku punktu odbioru magazyn) lub dostępności dla dokumentu ZS w centrum powiązanym z punktem odbioru (w przypadku punktu odbioru centrum)

W związku z wprowadzeniem powyższych zmian, zaktualizowane zostały warunki widoczności dokumentów ZS. Na liście zamówień sprzedaży w danym centrum widoczne są dokumenty, które spełniają poniższe warunki:

• właścicielem jest centrum, do którego aktualnie jest zalogowany użytkownik
• właścicielem jest centrum podrzędne w stosunku do centrum, do którego aktualnie jest zalogowany użytkownik
• bieżące centrum zostało dołączone do zakładki Widoczność na dokumencie ZS w centrum będącym właścicielem dokumentu
• bieżące centrum zostało wskazane na ZS jako punkt odbioru
• jako punkt odbioru wskazany jest magazyn dostępny na ZS w bieżącym centrum

Natomiast w Comarch POS na liście zamówień sprzedaży widoczną są dokumenty, które spełniają poniższe warunki:

• właścicielem dokumentu jest centrum bieżące
• bieżące centrum zostało wskazane na ZS jako punkt odbioru
• jako punkt odbioru wskazany jest magazyn dostępny na ZS w bieżącym centrum

Funkcjonalność Historia umożliwia zapamiętywanie informacji dotyczących zmian wprowadzanych do systemu przez użytkownika, np. zatwierdzania, księgowania dokumentów, dodawania i edytowania obiektów itp.

Konfiguracja historii

Konfiguracja historii zmian dostępna jest w menu Konfiguracja → Historia → Konfiguracja. Lista Konfiguracja historii składa się z kolumn:

• Nazwa obiektu – typ obiektu, dla którego możliwe jest zarządzanie historią zmian
• Aktywny – parametr oznaczający, czy zmiany dla danego obiektu będą zapamiętywane
• Historia przyrostowo – zaznaczenie parametru powoduje, że zmiany dotyczące obiektu zapamiętywane są przyrostowo. Jeśli parametr jest odznaczony, zapamiętywane są wyłącznie podstawowe akcje, np. dodanie, zatwierdzenie, usunięcie dokumentu.

Informacje zapamiętywane po zaznaczeniu parametru Historia przyrostowo:

• Dodanie
• Zapisanie zmian
• Automatyczny zapis modyfikacji
• Zatwierdzenie
• Zatwierdzenie ilości
• Usuwanie
• Anulowanie
• Rozliczenie
• Predekretacja
• Księgowanie schematem
• Księgowanie ręczne
• Wydruk
• Dodanie/import (np. konta księgowego)
• Otwarcie
• Zamknięcie
• Złożenie dokumentu
• Eksport ECOD
• Fiskalizacja
• Dodanie/modyfikacja/usunięcie atrybutu
• Dodanie/modyfikacja/zatwierdzenie opisu analitycznego
• Dodanie/modyfikacja/usunięcie załącznika
• Dodanie/modyfikacja/usunięcie kosztu dodatkowego
• Aktywacja/dezaktywacja cennika
• Dodanie/modyfikacja/usunięcie cen poszczególnych elementów cennika

Historia zmian

Aby otworzyć historię zmian danego obiektu, należy zaznaczyć odpowiednią pozycję w Konfiguracji historii, a następnie dwukrotnie na nią kliknąć lub wybrać przycisk [Historia zmian] z menu głównego. Wówczas wyświetli się lista wszystkich zapisanych zmian dokonanych na obiekcie, z których każda oznaczona jest odpowiednim identyfikatorem tekstowym. Dwukrotne kliknięcie na pozycję lub kliknięcie na znajdującą się obok niej strzałkę powoduje wyświetlenie następujących szczegółów wprowadzonej zmiany:

• Identyfikator – identyfikator numeryczny zmiany
• Identyfikator tekstowy – identyfikator obiektu, którego dotyczyła zmiana
• Nazwa operacji – rodzaj wprowadzonej zmiany
• Nazwa użytkownika – użytkownik, który wprowadził zmianę
• Data operacji – data wprowadzenia zmiany
• Nazwa obiektu –typ obiektu, którego dotyczy zmiana
• Opis – dodatkowe informacje dotyczące dokonanej zmiany

Dodatkowo na formularzu każdego obiektu (np. dokumentów, artykułów, kontrahentów itp.) znajduje się zakładka Historia zmian zawierająca historię operacji, w których dany obiekt brał udział.

Filtrowanie

Historia zmian posiada domyślny filtr umożliwiający filtrowanie listy według określonego przedziału czasu i nazwy użytkownika. Parametr Tylko istniejące jest domyślnie zaznaczony, jego odznaczenie powoduje, że na liście wyświetlane są również zmiany dotyczące obiektu usuniętego z systemu. Funkcja Identyfikator tekstowy znajdująca się nad historią zmian pozwala na dostosowanie filtru przez użytkownika. Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.  

System Comarch ERP Altum oferuje pełną obsługę bonów różnego przeznaczenia oraz umożliwia sprzedaż bonów jednego przeznaczenia. Pierwszym krokiem do rozpoczęcia pracy z bonami jest zdefiniowanie rodzaju bonu o określonym typie i wskazanie jego właściwości. Dostępne są dwa typy bonów:

• własny – wydawany i dystrybuowany przez firmę w obrębie własnego sklepu, sieci, bądź honorowany przez firmy partnerskie. Bony własne są rejestrowane przed rozpoczęciem procesu ich dystrybucji.
• zewnętrzny – wydawany przez jedną firmę, ale honorowany przez inne sklepy. Bony zewnętrzne są dodawane do systemu dopiero w procesie płatności takim bonem.

Na podstawie zdefiniowanych rodzajów bonów użytkownik może kreować i dodawać nowe bony. Artykuły typu bon mogą być sprzedawane przy użyciu dokumentów:

• Zamówienie sprzedaży
• Nota debetowa
• Paragon
• Faktura sprzedaży

Ponadto bony mogą być wykorzystywane jako forma płatności. Istnieje także możliwość dokonywania zwrotu gotówki na bon podczas korygowania dokumentów handlowych.  

Rozpoczynając pracę z bonami użytkownik w pierwszej kolejności powinien zdefiniować rodzaj bonu o określonym typie (własny/zewnętrzny). Opcja dodawania rodzajów bonów dostępna jest w menu listy rodzajów bonów. Aby otworzyć listę, należy przejść do menu Konfiguracja → Handel i magazyn → Rodzaje bonów. Po prawej stronie listy znajduje się formularz Szczegóły zawierający szczegółowe informacje o wybranym rodzaju bonu.

Aby zdefiniować nowy rodzaj bonu, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący nad listą rodzajów bonów i z listy rozwijanej wybrać typ bonu (własny/zewnętrzny).

Po dodaniu do listy nowej pozycji użytkownik musi uzupełnić nagłówek formularza rodzaju bonu znajdujący się po prawej stronie widoku. Pola i parametry formularza rodzaju bonu różnią się w zależności od typu bonu.

Bon zewnętrzny

Aby zdefiniować rodzaj bonu o typie Zewnętrzny, należy obowiązkowo wprowadzić jego nazwę. Ponadto w nagłówku formularza bonu zewnętrznego użytkownik ma do dyspozycji następujące parametry:

• Aktywny – parametr decydujący o tym, czy bon ma być aktywny
• Jednorazowy – parametr decydujący o tym, czy bon ma być wykorzystany w całości podczas jednej transakcji. W przypadku bonu zewnętrznego parametr ten jest domyślnie zaznaczony i nie można go odznaczyć.
• Zwrot reszty – parametr decydujący o tym, czy należy wydawać klientowi resztę w przypadku płatności bonem za zakupy o wartości niższej niż wartość bonu

Bon własny

Aby zdefiniować rodzaj bonu o typie Własny, obowiązkowo, oprócz nazwy, należy wskazać także Schemat numeracji (Konfigurator). Można wybrać go ze schematów numeracji wcześniej zdefiniowanych przez użytkownika lub utworzyć nowy. Dla bonu własnego użytkownik może wprowadzić także:

• Serię – numer początkowy identyfikujący rodzaj bonu
• Kwotę początkową
• Termin ważności

Wskazówka

Z polem Termin ważności powiązany jest parametr Od aktywacji. Zaznaczenie parametru spowoduje, że termin ważności bonu będzie liczony od daty jego aktywacji. Jeśli parametr pozostanie niezaznaczony, termin ważności bonu będzie liczony od daty jego wygenerowania.

Pozostałe parametry znajdujące się w Szczegółach bonu własnego to:

• Program lojalnościowy – parametr decydujący o tym, czy definiowany rodzaj bonu może być wskazany jako identyfikator klienta w programie lojalnościowym. (Informacje na temat powiązania bonu z kontrahentem w programie lojalnościowym znajdują się w artykule Powiązanie bonu z kontrahentem.)
• Jednorazowy – parametr ten może być dowolnie zaznaczany/odznaczany przez użytkownika, pełni on taką samą funkcję jak w przypadku bonu zewnętrznego
• Zwrot reszty – parametr pojawia się na formularzu po zaznaczeniu parametru Jednorazowy, pełni on taką samą funkcję jak w przypadku bonu zewnętrznego
• Wielokrotnie uzupełniany – parametr widoczny na formularzu tylko w przypadku braku aktywacji parametru Jednorazowy. Zaznaczenie tego parametru daje możliwość późniejszego, wielokrotnego uzupełniania bonu na dowolną kwotę.
• Artykuł - pole nieaktywne, zostaje automatycznie uzupełnione w momencie dodania powiązania bonu z artykułem

Uwaga

Po zdefiniowaniu rodzaju bonu można dodać go do systemu jako artykuł tylko raz.

 

 W systemie istnieje możliwość dodawania pojedynczych bonów jak i serii bonów. Opcja dodawania bonów dostępna jest w menu listy bonów. Aby otworzyć listę bonów, należy przejść do menu Główne i z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Bony].

Uwaga

W ten sposób obsługiwane jest dodawanie wyłącznie rodzajów bonów o typie Własny, ponieważ bony zewnętrzne pojawiają się na liście automatycznie, gdy zostaną użyte jako forma płatności za dokument, a płatność ta zostanie zarejestrowana w systemie.

W celu dodania nowego bonu do systemu należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w menu głównym nad listą bonów i z listy rozwijanej wybrać jeden ze zdefiniowanych wcześniej rodzajów bonów.

Po wybraniu rodzaju bonu wyświetli się formularz nowo tworzonego bonu.

Po lewej stronie znajduje się nagłówek formularza zawierający informacje o aktualnym stanie bonu, czyli:

• Zainicjowany – bon w trakcie tworzenia, który nie został jeszcze zapisany
• Zapisany – bon przyjmuje taki stan po wybraniu przycisku [Zapisz] z menu głównego. Użytkownik wciąż ma możliwość zmiany kwoty początkowej, terminu ważności oraz usunięcia bonu.
• Zatwierdzony – bon przyjmuje taki stan po wybraniu przycisku [Zatwierdź] z menu głównego. Może zostać wydany jako karta lojalnościowa, wykorzystany do realizacji zwrotu lub zablokowany.
• Przyjęty na stan – bon nie został sprzedany, jest wciąż dostępny na stanie.
• Aktywny – bon przyjmuje taki stan w momencie sprzedaży, wydania lub powiązania z kontrahentem
• Zrealizowany – jest to bon w pełni wykorzystany, nie może być ponownie użyty w systemie
• Zablokowany – bon przyjmuje taki stan po wybraniu opcji Zablokuj opisanej w artykule Blokowanie bonów

Oraz następujące pola i parametry:

• Kwota początkowa, Termin ważności – pola uzupełniane automatycznie na podstawie rodzaju bonu, mogą być modyfikowane przez użytkownika
• Data wystawienia, Typ, Rodzaj, Numer – pola uzupełniane automatycznie na podstawie rodzaju bonu, nieedytowalne
• Zapłacono, Pozostaje, Data aktywacji, Data wydania i Data realizacji - pola akutalizowane automatycznie na podstawie informacji pochodzących z płatności dokonanej bonem i zarejestrowanej w systemie
• Lokalizacja, Obsługujący – pola umożliwiające wybór centrum i pracownika, które wystawiły bon

Wskazówka

System generuje automatycznie numer bonu na podstawie przypisanego jego rodzajowi konfiguratora.

Formularz bonu zawiera również zakładki: Dokumenty skojarzone uzupełnianą automatycznie przez system. Pojawiają się na niej dokumenty, za które zapłacono przy użyciu bonu Zakładki Atrybuty i Załączniki zostały szczegółowo opisane w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Seryjne dodawanie bonów

Aby dodać do systemu serię bonów, należy wybrać przycisk [Generuj] znajdujący się w menu głównym nad listą bonów. W oknie seryjnego dodawania bonów użytkownik określa wartości dla następujących pól:

• Rodzaj bonu – lista rozwijana, z której należy wybrać jeden z dostępnych rodzajów bonów własnych
• Ilość bonów – opcja stosowana zamiennie z opcją Import z pliku, która umożliwia import bonów o określonych numerach zgodnych ze zdefiniowanym schematem numeracji z pliku csv
• Kwota początkowa – pole uzupełniane automatycznie na podstawie rodzaju bonu, może być edytowane przez użytkownika
• Termin ważności od – pole uzupełniane automatycznie na podstawie daty systemowej. Jeśli podczas definicji rodzaju bonu został wybrany parametr Od aktywacji, pole to jest niewidoczne.
• Generuj w stanie – lista rozwijana, z której należy wybrać stan, w którym mają znajdować się generowane bony
• Lokalizacja – pozwala na wybranie centrum, które będzie właścicielem bonów

Ponadto w oknie seryjnego dodawania bonów użytkownik ma do dyspozycji następujące parametry:

• Drukuj bony – po zaznaczeniu parametru wygenerowane bony zostaną automatycznie wydrukowane
• Rejestruj dostawę - umożliwia rejestrowanie dostaw na magazynie za pomocą dokumentów Przyjęcie zewnętrzne/Przychód wewnętrzny. Parametr jest aktywny tylko wówczas, gdy nie jest zaznaczony parametr Stwórz zamówienie zakupu oraz gdy rodzaj bonu jest powiązany z artykułem (w systemie nie występuje <link>artykuł typu bon</link> o danym rodzaju). Po zaznaczeniu tego parametru pojawiają się dodatkowe pola:
  • Dokument – lista rozwijana, z której należy wybrać typ dokumentu, w jakim realizowane jest przyjęcie bonów.
  • Kontrahent – pole umożliwiające wybór kontrahenta, który ma widnieć na dokumencie przyjęcia bonów
  • Stwórz zamówienie zakupu - umożliwia wystawienie zamówienia zakupu na bony wygenerowane w procesie seryjnego dodawania. Parametr jest aktywny tylko wtedy, gdy nie jest zaznaczony parametr Rejestruj dostawę. Wybór tego parametru również spowoduje pojawienie się pola Kontrahent, w którym należy wybrać kontrahenta jaki ma widnieć na zamówieniu zakupu.

   

Aby móc wykorzystywać bon, po dodaniu go do systemu, należy utworzyć artykuł typu Bon. Operacja jest analogiczna do operacji dodawania zwykłego artykułu do systemu.

Aby zdefiniować artykuł jako bon, należy

• Wybrać typ artykułu: Towar
• Zaznaczyć parametr Bon. Zaznaczenie parametru spowoduje pojawienie się listy rozwijanej, z której należy wybrać zdefiniowany wcześniej rodzaj bonu. Ponadto wyświetli się również parametr Sprzedaż przez noty, który decyduje o tym, czy dany bon może być sprzedawany za pomocą Not debetowych. 

Uwaga

Po zdefiniowaniu rodzaju bonu można wykorzystać go tylko raz przy dodawaniu artykułu typu bon do systemu.

Na zakładce Parametry automatycznie dodawana jest cecha Numer bonu, uzupełniana na podstawie numeru znajdującego się na formularzu bonu. Po odpowiednim wypełnieniu pól i zapisaniu artykułu użytkownik będzie miał możliwość przyjęcia na stan bonów przy pomocy dokumentu Przyjęcie zewnętrzne.  

W systemie istnieje możliwość powiązania bonu z kontrahentem. Powiązany bon będzie pełnił funkcję identyfikatora kontrahenta w programie lojalnościowym. Operacja jest możliwa jednak wyłącznie dla rodzajów bonów, które na formularzu rodzaju bonu mają zaznaczony parametr Program lojalnościowy i znajdują się w stanie Zatwierdzony, Przyjęty na stan lub Aktywny. Aby dokonać powiązania, należy otworzyć formularz bonu znajdującego się na liście bonów, a następnie w polu Kontrahent, przy pomocy przycisku […] wybrać kontrahenta, który nie jest powiązany z żadnym bonem.

Wskazówka

Opcja powiązania bonu z kontrahentem jest dostępna również na zakładce CRM na formularzu kontrahenta.

Uwaga

Po użyciu danego rodzaju bonu w systemie ustawienia parametru Program lojalnościowy nie mogą być modyfikowane.

   

W systemie istnieje możliwość blokady istniejących bonów. Zablokowane mogą zostać bony znajdujące się w stanie:

• Aktywny
• Przyjęty na stan
• Zatwierdzony

Aby przejść do okna blokowania bonu, należy przejść do listy bonów, a następnie, po zaznaczeniu bonu, wybrać przycisk [Zablokuj] znajdujący się w menu głównym. W oknie blokowania znajduje się lista rozwijana ze zdefiniowanymi przez system przyczynami blokady bonu:

• Awans do wyższego poziomu programu
• Rezygnacja z uczestnictwa w programie lojalnościowym
• Przeniesienie na inną kartę na życzenie klienta
• Zgubienie
• Przeterminowanie
• Zduplikowany numer bonu

Wskazówka

Użytkownik ma możliwość definiowania nowych przyczyn blokady bonu w słowniku uniwersalnym CRM →Przyczyny blokady bonu.

Uwaga

Operacja blokady bonów jest nieodwracalna.

 

W menu głównym nad listą bonów dostępny jest przycisk [Przenieś na bon], który umożliwia użytkownikowi przeniesienie informacji z jednego bonu (np. w przypadku jego zgubienia lub zniszczenia) na nowy bon i powiązanie ich między sobą. Operacja jest dostępna wyłącznie dla bonów w stanie Zablokowany lub Aktywny. Oba bony muszą być tego samego rodzaju. Jeśli bon źródłowy był w stanie Aktywny, wówczas, po przeniesieniu informacji na bon docelowy, zostaje on zdezaktywowany. Operacja przenoszenia na bon odbywa się analogicznie do operacji dodawania nowego bonu do systemu. Na formularz nowo dodanego bonu docelowego przenoszone są informacje pochodzące z formularza rodzaju bonu, jednak użytkownik może edytować następujące pola:

• Kwota początkowa
• Termin ważności od
• Lokalizacja
• Obsługujący

Uwaga

Jeśli w systemie pojawią się bony o takich samych numerach (np. w przypadku baz konwertowanych), zostają one zablokowane, a jako przyczyna blokady zostaje wskazana Zduplikowany numer bonu. Wówczas możliwe jest przeniesienie wartości bonu na nowy bon i realizacja płatności bonem.

   

Artykuły typu bon mogą być sprzedawane przez dokumenty:

• Paragon
• Faktura sprzedaży
• Nota debetowa

Możliwe jest także wystawienie Zamówienia sprzedaży na bony.

Sprzedaż bonów przez paragon/fakturę sprzedaży

Za pomocą paragonu i faktury sprzedaży mogą być sprzedawane artykuły typu bon, które nie mają zaznaczonego parametru Sprzedaż przez noty. Dodawanie na dokument artykułu oznaczonego jako bon odbywa się w taki sam sposób jak artykułu o typie Towar, czyli przez wprowadzenie numeru bonu lub wybranie artykułu odpowiadającego rodzajowi bonu i uzupełnienie cechy numer bonu. Po zatwierdzeniu paragonu/faktury sprzedaży z bonami nastąpi:

• sprawdzenie czy bon o danym numerze istnieje w systemie
• weryfikacja stanów bonów znajdujących się na dokumencie w celu uniknięcia zatwierdzenia dokumentów z bonami, które w międzyczasie zmieniły swój stan
• aktywacja bonów
• aktualizacja daty sprzedaży, daty aktywacji i wartości bonów, terminu ważności, lokalizacji
• powiązanie dokumentu z widniejącymi na nim bonami (dokument będzie widoczny w zakładce Dokumenty skojarzone na kartach bonów)
• utworzenie dokumentu magazynowego WZ oraz powiązania między dokumentem PAR/FS a dokumentem WZ

Istnieje możliwość anulowania i korygowania paragonów i faktur sprzedaży zawierających artykułu typu bon pod warunkiem, że artykuł ten:

• nie został wskazany na dokumencie jako środek płatniczy
• znajduję się w stanie Aktywny
• nie jest powiązany z kontrahentem
• nie jest przeterminowany

Po anulowaniu dokumentu stan artykułu typu bon zmienia się na Przyjęty na stan, a w Historii zmian pojawia się informacja o Ponownym przyjęciu na stan w wyniku anulowania sprzedaży. W systemie nie ma możliwości wartościowego korygowania elementów z artykułami oznaczonymi jako bon.

Sprzedaż bonów przez notę debetową

Za pomocą noty debetowej mogą być sprzedawane artykuły typu bon z zaznaczonym parametrem Sprzedaż przez noty znajdujące się w stanie:

• Przyjęty na stan (zarówno przy wyłączonej jak i włączonej sprzedaży z brakami)
• Zatwierdzony (przy włączonej sprzedaży z brakami)

Uwaga

Aby móc dokonywać sprzedaży przez noty, należy przejść do zakładki System →Konfiguracja → Handel aktywować parametr Obsługa not debetowych/kredytowych.

Lista not debetowych dostępna jest w menu Sprzedaż, w sekcji Dokumenty, pod przyciskiem [Noty debetowe]. Aby utworzyć nową notę debetową, należy przejść do listy not i z menu głównego wybrać przycisk [Dodaj].

Aby dodać bon na notę debetową, należy wybrać przycisk [Dodaj] dostępny nad listą bonów, a następnie wprowadzić kod bonu lub za pomocą przycisku […] wybrać go z listy artykułów typu bon. Następnie należy uzupełnić szczegóły dokumentu znajdujące się w panelu po lewej stronie. Pole Wartość zostaje uzupełnione automatycznie na podstawie wartości bonu. Jeśli wartość ta wynosi 0, wówczas użytkownik może określić ją ręcznie i zostanie ona przeniesiona na bon. Po zatwierdzeniu noty debetowej nastąpi:

• weryfikacja stanów bonów znajdujących się na dokumencie w celu uniknięcia zatwierdzenia dokumentów z bonami, które w międzyczasie zmieniły swój stan
• aktywacja bonów
• aktualizacja daty sprzedaży, daty aktywacji i wartości bonów
• wygenerowanie odpowiednich dokumentów magazynowych RW
• powiązanie noty debetowej z widniejącymi na niej bonami (dokument będzie widoczny w zakładce Dokumenty skojarzone na kartach bonów)
• zapisanie informacji o aktywowaniu bonu w Historii operacji

Uwaga

Dokument noty rejestrujący sprzedaż bonów nie może być anulowany, a bon, którego sprzedaż jest rejestrowana przez noty nie może zostać zwrócony

Zamówienie sprzedaży

Zamówienia sprzedaży mogą być wystawiane dla artykułów typu bon z niezaznaczonym parametrem Sprzedaż przez noty. Wystawianie dokumentów ZS dla artykułów typu bon odbywa się analogicznie, jak w przypadku zamówień sprzedaży dla pozostałych artykułów.