Struktura firmy

W menu Konfiguracja → Struktura firmy → Struktura praw znajduje się lista wszystkich centrów zdefiniowanych w systemie. W tym miejscu użytkownik ma możliwość dodawania nowych centrów w strukturze firmy.

Lista prezentowana jest w formie drzewa, które w przejrzysty sposób ukazuje wzajemne relacje pomiędzy centrami (podrzędności, nadrzędności, a także równoległości) oraz przypisane do nich grupy operatorów.

Kolumna Typ zawiera rodzaj centrum struktury, natomiast kolumna Aktywny wskazuje możliwość logowania się do poszczególnych centrów.

Dla nowo kreowanych baz struktura praw zawiera wyłącznie jedno centrum - Firma Główna. Jest to główne centrum struktury firmy (root), do którego można definiować inne centra.

W przypadku konwersji bazy danych ze starszych wersji systemu niż Comarch ERP Altum 2015.0, pojawi się komunikat dotyczący konfiguracji konwersji struktury praw:

Wybór opcji Pozostaw węzeł główny bez zmian oznacza, że dana firma (root) pozostanie firmą główną. Natomiast po wyborze opcji Skonwertuj węzeł główny na centrum typu Firma, do struktury zostanie dodany o poziom wyżej nowy węzeł główny (root) – Firma Główna.

Model wielofirmowy daje możliwość obsługi wielu firm w jednej bazie danych. Węzeł Firma główna może pełnić w tym przypadku funkcję:

• centrum administracyjnego z dostępem do wszystkich danych, obiektów i dokumentów wykorzystywanych w centrach podrzędnych
• firmy prowadzącej działalność operacyjną i jednocześnie będącą jednostką nadrzędną w stosunku do pozostałych firm (centrów typu Firma)

Centrum typu Firma może funkcjonować jako odpowiednik jednego z przedsiębiorstw w holdingu, natomiast pozostałe centra struktury odpowiadają jednostce podziału w obrębie danej firmy.

Standardowe przyciski edycji/usuwania danego obiektu (centrum) z drzewa struktury oraz jej odświeżania znajdują się w pasku menu. Edycja danej firmy z poziomu struktury praw umożliwia dostęp do tych samych funkcji jak w przypadku edycji firmy (do której aktualnie zalogowany jest użytkownik) z poziomu Konfiguracja → Struktura Firmy → Firma.

Na pulpicie systemu można utworzyć skrót do edycji danego centrum za pomocą opcji Dodaj skrót na pulpicie Altum, dostępnej w menu kontekstowym (prawy przycisk myszy).

Za pomocą przycisków [W górę]/[W dół] użytkownik zarządza położeniem zaznaczonego centrum w strukturze. Przycisk [Dołącz grupę] otwiera listę grup operatorów zdefiniowanych w systemie. Użytkownik ma możliwość wskazania na niej grupy, która ma zostać dołączona do centrum. Przycisk [Odłącz grupę] usuwa grupę z centrum struktury. Operatorzy, którzy nie należą do żadnej z grup dołączonych do danego centrum, nie mają możliwości logowania się do tego centrum struktury.

Uwaga

Nie można odłączyć grupy B2_admin od głównego centrum struktury firmy.

Przyciski służące do definiowania nowego centrum struktury praw:

• [Dodaj lokalne] – otwiera formularz definiowania nowego centrum lokalnego struktury firmy, w zależności od wybranego typu:
  • Firma
  • Centrum
  • Comarch e-Sklep

[Dodaj oddziałowe] – otwiera formularz definiowania nowego centrum odległego struktury firmy dla typu Mobile

Dodawanie centrum typu Firma

Aby utworzyć nowe centrum typu Firma, należy wybrać przycisk [Dodaj lokalne], a następnie [Firma].

Uwaga

Centrum typu Firma może być dodawane tylko do firmy głównej.

  W otwartym formularzu firmy należy odpowiednio uzupełnić dane w panelu bocznym formularza, dane na poszczególnych zakładkach oraz ustalić uprawnienia do obiektów dostępne po wybraniu przycisku [Dostępność obiektów]. Szczegółowe informacje o dostępności obiektów znajdują sie w artykule Dostępność obiektów.  

Uwaga

Dla centrum typu Firma musi zostać dołączony jeden domyślny Typ ceny (rozchodowej i przychodowej) oraz Typ kursu (którego waluta bazowa jest zgodna z walutą systemową firmy). W przeciwnym wypadku zapis firmy nie będzie możliwy.

Dodawanie centrum lokalnego

Aby utworzyć nowe centrum typu Centrum, należy wybrać przycisk [Dodaj lokalne], a następnie [Centrum]. Kolejne kroki definiowania centrum przebiegają tak samo jak opisano powyżej.

Dodatkowo w panelu bocznym znajduje się parametr Utwórz pieczątkę dla centrum, który umożliwia zastosowanie na wydrukach dokumentów innych danych adresowych niż dla firmy.

Dodawanie centrum Comarch E-Sklep

Aby utworzyć nowe centrum typu Comarch e-Sklep, należy wybrać przycisk [Dodaj lokalne], a następnie [Comarch e-Sklep]. Definiowanie centrum Comarch e-Sklep jest analogiczne do dodawania centrum lokalnego, przy czym dodatkowo należy uzupełnić dane w zakładce Synchronizacja oraz w panelu Dostępność obiektów określić uprawnienia do obiektów m.in. Grupy kontrahentów, Grupy artykułów, Wartość słownika uniwersalnego oraz Jednostki miary pomocnicze.

Dodawanie centrum odległego Mobile

Aby utworzyć nowe centrum odległe typu Mobile, należy wybrać przycisk [Dodaj oddziałowe], a następnie [Mobile]. Definiowanie centrum Mobile przebiega tak samo jak dodawanie centrum typu lokalnego, przy czym dodatkowo należy uzupełnić dane w zakładce Synchronizacja oraz w panelu Dostępność obiektów określić uprawnienia do obiektów m.in. Grupy kontrahentów oraz Grupy artykułów.

 

Panel Dostępność obiektów służy do zarządzania dostępnością obiektów dla poszczególnych centrów struktury firmy. Tylko użytkownicy należący do grupy posiadającej uprawnienie Zarządzanie dostępnością obiektów w strukturze praw mogą korzystać z tej funkcji programu. Przypisywanie uprawnień do grup operatorów jest możliwe z poziomu Konfiguracja → Struktura praw → Grupy operatorów → edycja grupy → zakładka Inne uprawnienia.

Zarządzanie dostępnością obiektów w systemie odbywa się:

• globalnie dla wszystkich centrów w menu Konfiguracja → Struktura praw → Dostępność obiektów
• lokalnie w ramach konkretnego centrum w menu Konfiguracja → Struktura praw → edycja/dodawanie danego centrum → przycisk [Dostępność obiektów]. Z tego poziomu nie jest dostępne okno struktury praw.

Panel dostępności obiektów składa się z następujących sekcji:

• Struktura praw – drzewo struktury firmy z opcją dodania domyślnie ukrytych kolumn zawierających informację o typie i aktywności centrum (okno dostępne tylko z poziomu Konfiguracja → Struktura praw → Dostępność obiektów)
• Lista obiektów – obiekty dostępne do przypisania wybranemu centrum. Lista zawiera kolumnę z nazwą obiektu oraz - w przypadku wyboru centrum podrzędnego – parametr Pobierz z nadrzędnego. Zaznaczony parametr powoduje ‘dziedziczenie’ przez centrum podrzędne wartości obiektów z centrum nadrzędnego. Dezaktywacja parametru pozwoli użytkownikowi ręcznie przypisać wartości obiektów do centrum podrzędnego. Kolumną domyślnie ukrytą jest Obszar, wskazujący na kontekst danego obiektu (np. Księgowość, Handel/Magazyn)
• Lista wartości przypisanych do wskazanego obiektu – dla firmy głównej, centrów typu Firma oraz centrów podrzędnych z odznaczonym parametrem Pobierz z nadrzędnego, w panelu ergonomicznym listy dostępne są przyciski [Dołącz]/[Odłącz]. Pozwalają one na dołączenie/odłączenie konkretnego obiektu do listy wartości. Przycisk [Dołącz] otwiera listę obiektów zdefiniowanych w systemie, z której należy wskazać dany obiekt za pomocą [Wybierz]. Dla niektórych obiektów dostępny jest przycisk [Edytuj], pozwalający na dodatkową konfigurację dołączanych obiektów. Przycisk [Eksport do arkusza kalkulacyjnego] umożliwia eksport danych z listy do arkusza kalkulacyjnego.

Uwaga

W przypadku centrów Comarch e-Sklep i Mobile parametr Pobierz z nadrzędnego jest zablokowany do zaznaczenia dla obiektów, które nie mogą być dziedziczone z centrum nadrzędnego.

Obiekty dodawane do systemu z poziomu dowolnego centrum struktury są automatycznie dodawane do firmy głównej (root), a także do firmy (centrum typu Firma), nadrzędnej w stosunku do danego centrum. Dostępność tych obiektów w pozostałych centrach podrzędnych (w ramach firmy) uzależniona jest od wartości parametru Pobierz z centrum nadrzędnego.

Wszystkie obiekty zdefiniowane w systemie wyświetlone są tylko w firmie głównej (root). Użytkownik zalogowany do centrum podrzędnego ma podgląd listy z obiektami dołączonymi do firmy (centrum typu Firma) nadrzędnej. Ponieważ na liście widoczne są również obiekty, które nie są dołączone bezpośrednio do centrum wyświetlającego listę, ich edycja jest ograniczona np. brak zakładki Zarządzanie stanami dla magazynu niedostępnego w tym centrum.

Magazyny

Użytkownik ma możliwość indywidualnego zarządzania dostępnością magazynów dla poszczególnych jednostek w strukturze firmy.

Dołączanie magazynu do centrum odbywa się wg następujących reguł:

• Do firmy głównej automatycznie dołączane są wszystkie magazyny zdefiniowane w systemie. Natomiast tylko magazyny z zaznaczonym parametrem dostępności Dedykowany dla firmy głównej mają w edycji (z poziomu dostępności obiektów firmy głównej) zakładkę Dokumenty, w której użytkownik określa dostępność magazynu dla poszczególnych typów dokumentów.
• Do centrum typu Firma można dołączyć magazyny, które:
  • mają odznaczony parametr Dedykowany dla firmy głównej na formularzu magazynu
  • nie zostały dołączone do innego centrum typu Firma
  • nie mają zarejestrowanych transakcji w innej walucie niż waluta systemowa firmy

Podobnie jak w przypadku innych obiektów, o dostępności magazynów w centrach podrzędnych decyduje parametr Pobierz z nadrzędnego. Jeśli parametr nie jest aktywny, to

• do centrum lokalnego podpiętego bezpośrednio do firmy głównej można dołączyć tylko te magazyny, na których jest zaznaczony parametr Dedykowany dla firmy głównej. Na liście magazynów do dołączenia dostępne będą tylko magazyny z zaznaczonym parametrem.
• do centrum lokalnego podpiętego do centrum typu Firma można dołączyć magazyny dostępne w ramach tej firmy

Po dołączeniu konkretnego magazynu do listy wartości obiektu, w kolumnach prezentowane są informacje o nazwie i aktywności magazynu pobrane z jego formularza. Następnie dodany magazyn należy edytować w celu przypisania typów dokumentów, dla których ma być dostępny. Na zakładce Dokumenty za pomocą przycisku [Zaznacz/Odznacz] użytkownik ma możliwość wyboru typów dokumentów i wskazania, dla których z nich magazyn będzie domyślny.

Z tego poziomu użytkownik ma dodatkowo możliwość definiowania nowych magazynów.

Uwaga

Jeżeli dany typ dokumentu nie został wskazany jako dostępny dla magazynu w centrum/firmie, do której jest zalogowany użytkownik, to przy próbie dodania dokumentu tego typu w systemie użytkownik zostanie powiadomiony o tym odpowiednim komunikatem.

Więcej informacji o magazynach znajduje się w kategorii Elementy podstawowe - Magazyny.

Punkty odbioru

Adres dostawy zamawianego towaru i miejsce jego odbioru przez klienta to punkty odbioru, które należy zdefiniować w menu Główne → Punkty odbioru.

W panelu dostępności obiektów użytkownik może zarządzać dostępnością punktów odbioru w centrach struktury firmy.

W przypadku centrów typu Firma dostępne są wszystkie punkty odbioru zdefiniowane dla określonej firmy. Podobnie jak w przypadku innych obiektów dostępność punktów odbioru w centrach podrzędnych wskazuje parametr Pobierz z nadrzędnego.

Dołączanie wartości do Punktów odbioru opiera się na tej samej zasadzie co dołączanie wartości do innych obiektów. Przycisk [Dołącz] otwiera listę zdefiniowanych w systemie punktów odbioru. W tym miejscu użytkownik może wybrać istniejący punkt lub zdefiniować nowy (wyłącznie dla firmy głównej lub centrum typu firma). Lista dołączonych punktów odbioru zawiera kolumny:

• Kod
• Nazwa
• Adres
• Nazwa obiektu – nazwa obiektu, na podstawie którego zdefiniowany został punkt odbioru (Kontrahent, Magazyn, Centrum)
• Domyślny – parametr wskazujący, czy dany punkt ma być domyślny dla danego centrum
• Aktywny – parametr wskazujący, czy dany punkt ma być aktywny w systemie

Więcej informacji o punktach odbioru znajduje się w katagorii Elementy podstawowe – Punkty odbioru.

Rejestry kasowo-bankowe

Dołączanie rejestrów kasowo-bankowych do centrum odbywa się wg następujących reguł:

• Do firmy głównej automatycznie dołączane są wszystkie rejestry kasowo-bankowe zdefiniowane w systemie. O dostępności rejestru kasowo-bankowego podczas pracy operacyjnej (np. dodawania raportów kasowo/bankowych) w firmie głównej decyduje ustawienie parametru Dedykowany dla firmy głównej, znajdujący się na formularzu rejestru. Więcej informacji w artykule Rejestry kasowo-bankowe.
• Do centrum typu Firma można dołączyć rejestry, które:
  • mają nieaktywny parametr Dedykowany dla firmy głównej na formularzu rejestru
  • nie zostały dołączone do innego centrum typu Firma

Podobnie jak w przypadku innych obiektów, o dostępności rejestrów kasowo - bankowych w centrach podrzędnych decyduje parametr Pobierz z nadrzędnego. Jeśli parametr nie jest aktywny, to

• do centrum lokalnego przyporządkowanego bezpośrednio firmie głównej można dołączyć rejestry, na których jest zaznaczony parametr Dedykowany dla firmy głównej. Na liście rejestrów kasowo – bankowych do dołączenia dostępne będą tylko rejestry z zaznaczonym parametrem.
• do centrum lokalnego podpiętego do centrum typu Firma można dołączyć rejestry dostępne w ramach tej firmy.

Po dołączeniu rejestrów do listy w kolumnach prezentowane są dane o nazwie, typie, walucie i aktywności rejestru, pobrane z jego formularza. Z tego poziomu użytkownik ma dodatkowo możliwość tworzenia nowych rejestrów kasowo-bankowych.

Formy płatności

Lista form płatności zdefiniowanych w Konfiguracja → Finanse → Formy płatności jest dołączana automatycznie do wszystkich centrów struktury firmy. Poprzez ustawienie parametrów poszczególnych form płatności użytkownik może jednak dopasować je odpowiednio do każdego centrum. Dotyczy to między innymi danych dotyczących domyślności formy płatności, czy też dostępności dla dokumentów rozchodowych.

Podobnie jak w przypadku innych obiektów dziedziczenie ustawień dla form płatności w centrach podrzędnych zależy od ustawienia parametru Pobierz z nadrzędnego.

Lista form płatności zawiera kolumny:

• Nazwa – nazwa formy płatności
• Typ – wskazuje rodzaj formy płatności (Gotówka, Bank, Karta, Czek, Bon własny, Bon zewnętrzny)
• Domyślna – parametr określa domyślność formy płatności dla dokumentów przychodowych i rozchodowych w danym centrum
• Sprzedaż – parametr określa dostępność formy płatności dla dokumentów rozchodowych w danym centrum
• Zakup – parametr informujący o dostępności formy płatności dla dokumentów przychodowych w danym centrum (brak możliwości edycji parametru)
• Rejestr-zapłata – pole z rozwijaną listą rejestrów kasowo-bankowych dostępnych w ramach wybranego centrum, a w przypadku firmy głównej rejestrów z zaznaczonym parametrem Dedykowany dla firmy głównej. Powiązanie formy płatności z rejestrem kasowo-bankowym powoduje, że podczas wystawiania dokumentu po wybraniu określonej formy płatności, w oknie potwierdzenia zapłaty automatycznie podpowie się domyślny rejestr kasowo-bankowy. Wartość <brak> oznacza, że żaden rejestr nie jest przypisany do formy płatności.
• Potwierdzenie zapłaty – parametr określa, czy po zatwierdzeniu dokumentu ma być wyświetlane okno potwierdzenia zapłaty
• Aktywny – kolumna informacyjna, aktywność danej formy płatności można zmienić w menu Konfiguracja → Finanse → Formy płatności
• Rodzaj bonu – rozwijana lista bonów zewnętrznych zdefiniowanych w menu Konfiguracja → Handel/Magazyn → Rodzaje bonów. Szczegółowe informacje o rodzajach bonów znajdują się w artykule Definiowanie rodzajów bonów.

Uwaga

Podczas konwersji bazy zostają usunięte wszystkie powiązania pomiędzy formami płatności a rodzajami bonów. Dlatego po wykonaniu konwersji konieczna jest ponowna konfiguracja w panelu Dostępność obiektów.

• Rejestrowanie reszty – parametr domyślnie zaznaczony dla form płatności Bon zewnętrzny oraz Bon własny bez możliwości edycji. Dla pozostałych form płatności parametr ten jest nieaktywny, ale może być zmieniony w dowolnym momencie. Jeśli parametr Rejestrowanie reszty jest zaznaczony dla danej formy płatności w centrum, to również dla zapłaty z resztą w walucie zapłaty tworzona jest operacja kasowa/bankowa na kwotę reszty. Operacja na kwotę reszty jest automatycznie kompensowana z operacją zapłaty utworzoną w oknie Potwierdzenie zapłaty. Dodatkowo, na zakładkach Dokumenty skojarzone tych operacji, wyświetlana jest informacja o powiązaniu między operacją zapłaty i operacją rejestracji reszty. Więcej informacji w artykule Rozliczanie płatności za pomocą okna Potwierdzenie zapłaty.

Uwaga

Dokumenty wystawiane w centrum mogą być rozliczane wyłącznie formami płatności dostępnymi w danym centrum.

Uwaga

Dla form płatności Bon własny oraz Bon zewnętrzny możliwe jest wskazanie rejestru wyłącznie o typie Kasa gotówkowa.

Dzienniki cząstkowe

Użytkownik może zarządzać dziennikami cząstkowymi w panelu Dostępności obiektów po zdefiniowaniu okresu obrachunkowego. Lista wartości dla obiektu Dzienniki cząstkowe zawiera dzienniki zdefiniowane w systemie dla określonego centrum w ramach danego okresu obrachunkowego.

Podobnie jak w przypadku innych obiektów, dziedziczenie ustawień dla dzienników cząstkowych w centrach podrzędnych zależy od ustawienia parametru Pobierz z nadrzędnego.

Uwaga

Dziennik *BO* jest domyślnie przypisywany do wszystkich centrów typu Firma oraz ich centrów podrzędnych i nie ma możliwości jego odłączenia.

Szczegółowe informacje na temat dzienników cząstkowych znajdują się w artykule Definiowanie dzienników cząstkowych.

Rejestry VAT

Użytkownik ma możliwość indywidualnego zarządzania dostępnością rejestrów VAT dla poszczególnych jednostek w strukturze firmy.

Dołączanie rejestrów VAT do centrum odbywa się wg następujących reguł:

• Do firmy głównej automatycznie dołączane są wszystkie rejestry VAT zdefiniowane w systemie. Natomiast tylko rejestry z zaznaczonym parametrem dostępności Dedykowany dla firmy głównej mają w edycji (z poziomu dostępności obiektów firmy głównej) zakładkę Dokumenty, w której użytkownik określa dostępność rejestru dla poszczególnych typów dokumentów.

Uwaga

Jeżeli dany rejestr jest dedykowany dla firmy głównej, to wszystkie jego podrejestry są również dostępne tylko dla firmy głównej i centrów do niej podrzędnych.

• Do centrum typu Firma można dołączyć rejestry VAT, które:
  • mają odznaczony parametr Dedykowany dla firmy głównej na formularzu rejestru
  • nie zostały dołączone do innego centrum typu Firma

Uwaga

Jeden rejestr VAT wraz z podrejestrami może być przypisany tylko do jednego centrum typu Firma. Jeżeli jeden z podrejestrów danego rejestru zostanie przypisany do określonej firmy, to nie można innego podrejestru tego samego rejestru dołączyć do innej firmy.

Podobnie jak w przypadku innych obiektów, o dostępności rejestrów VAT w centrach podrzędnych decyduje parametr Pobierz z nadrzędnego. Jeśli parametr nie jest aktywny, to

• do centrum lokalnego podpiętego bezpośrednio do firmy głównej można dołączyć tylko te rejestry, na których jest zaznaczony parametr Dedykowany dla firmy głównej. Na liście rejestrów VAT do dołączenia dostępne będą tylko rejestry z zaznaczonym parametrem.
• do centrum lokalnego podpiętego do centrum typu Firma można dołączyć rejestry VAT dostępne w ramach tej firmy

Po dołączeniu konkretnego rejestru do listy wartości obiektu, w kolumnach prezentowane są informacje o nazwie, typie i aktywności rejestru pobrane z jego formularza. Następnie dodany rejestr należy edytować w celu przypisania typów dokumentów, dla których ma być dostępny. Na zakładce Dokumenty za pomocą przycisku [Zaznacz/Odznacz] użytkownik ma możliwość wyboru typów dokumentów i wskazania, dla jakich typów dokumentów rejestr będzie domyślny.

Szczegółowe informacje na temat rejestrów VAT znajdują się w kategorii Księgowość – Rejestry VAT.

Zastawienia księgowe

Użytkownik ma możliwość indywidualnego zarządzania dostępnością zestawień księgowych dla poszczególnych jednostek w strukturze firmy. Podobnie jak w przypadku innych obiektów, o dostępności zestawień księgowych w centrach podrzędnych decyduje parametr Pobierz z nadrzędnego.

Więcej informacji na temat zestawień księgowych w kategorii Księgowość – Zestawienia księgowe.

Schematy księgowań

Użytkownik może zarządzać schematami księgowań w panelu Dostępności obiektów po zdefiniowaniu okresu obrachunkowego. Lista wartości dla obiektu Schematy księgowań zawiera schematy zdefiniowane w systemie dla określonego centrum w ramach danego okresu obrachunkowego.

Podobnie jak w przypadku innych obiektów, dostępność schematów księgowań w centrach podrzędnych zależy od ustawień parametru Pobierz z nadrzędnego.

Po dołączeniu schematów do listy w kolumnach wyświetlane są dane o symbolu, nazwie, domyślności i aktywności schematu oraz typie dokumentu. Użytkownik może określić, który ze schematów księgowych będzie domyślny dla danego typu dokumentu w centrum. Status aktywności jest pobierany z formularza schematu księgowań i nie podlega edycji.

Więcej informacji na temat schematów księgowań znajduje się w kategorii Księgowość – Księgowanie dokumentów.

Schematy księgowań okresowych

Użytkownik może zarządzać schematami księgowań okresowych w panelu Dostępności obiektów po zdefiniowaniu okresu obrachunkowego. Lista wartości dla obiektu Schematy księgowań okresowych zawiera schematy zdefiniowane w systemie dla określonego centrum w ramach danego okresu obrachunkowego.

Podobnie jak w przypadku innych obiektów, dostępność schematów księgowań okresowych w centrach podrzędnych zależy od ustawień parametru Pobierz z nadrzędnego.

Więcej informacji na temat schematów księgowań okresowych znajduje się w kategorii Księgowość – schematy księgowań okresowych.

Typy cen

Możliwość zarządzania dostępnością typów cen w poszczególnych centrach struktury wiąże się z obsługą wielofirmowości w systemie.

W przypadku centrów typu Firma dostępne są wszystkie typy cen zdefiniowane dla określonej firmy. Podobnie jak w przypadku innych obiektów, dostępność typów cen w centrach podrzędnych wskazuje parametr Pobierz z nadrzędnego.

Lista typów cen przypisanych do obiektu zawiera kolumny:

• Nazwa
• Rodzaj – rodzaj typu ceny (Przychodowa, Rozchodowa)
• Przypisani kontrahenci – wartość parametru pobierana jest z formularz typu ceny i nie podlega edycji
• Domyślna – parametr określa, który z typów cen będzie domyślny dla dokumentów handlowych w danym centrum. Obowiązkowo należy określić domyślność dla jednego typu ceny przychodowej i rozchodowej.
• Aktywna – status aktywności jest pobierany z formularza typu ceny i nie podlega edycji

Definiowanie typów cen odbywa się w menu Konfiguracja → Handel/Magazyn → Typy cen. Z poziomu dostępności obiektów można jednak za pomocą przycisku [Dołącz] otworzyć listę typów cen i edytować istniejące lub dodać nowe typy cen.

Uwaga

Do każdego centrum typu Firma należy dołączyć jeden domyślny typ ceny rozchodowej i jeden domyślny typ ceny przychodowej.

• Ukryj artykuł jeżeli cena 0 - kolumna dostępna wyłącznie dla centrum e-Commerce, działa dla klientów zalogowanych do e-sklepu oraz dla dodatkowych cenników (nie działa ona dla cennika domyślnego). Po zaznaczeniu parametru należy zaznaczyć również parametr Wysyłaj domyślne ceny dla zalogowanych kontrahentów w danym centrum e-sklepowym na zakładce Synchronizacja. Dodatkowo należy pamiętać również o ustawieniu danego typu ceny(w tym przypadku niedomyślnego) na karcie kontrahenta na zakładce Handlowe oraz Aplikacje.

Typy kursów

Możliwość zarządzania dostępnością typów kursów w poszczególnych centrach struktury wiąże się z obsługą wielofirmowości w systemie.

Dołączanie typów kursów do centrum odbywa się wg następujących reguł:

• Dla firmy głównej dołączane są wszystkie typy kursów zdefiniowane w systemie. W centrach typu Firma dostępne są wszystkie typy kursów zdefiniowane dla danej firmy. Wyłącznie dla centrów typu Firma użytkownik może odłączać i dołączać typ kursu oraz ustawiać jego domyślności.
• Dla centrów podrzędnych parametr Pobierz z nadrzędnego jest domyślnie zaznaczony i nie ma możliwości jego zmiany. Wszystkie typy kursów są zatem pobierane z firmy nadrzędnej.

Uwaga

Podczas dodawania nowego centrum typu Firma należy przyporządkować do niego jeden typ kursu, którego waluta bazowa jest zgodna z walutą systemową firmy. W przeciwnym wypadku zapis firmy będzie niemożliwy.

Na liście wartości obiektu Typ kursu w kolumnach prezentowane są dane o nazwie typu kursu, walucie bazowej kursu oraz jego domyślności. Waluta bazowa jest to waluta, w stosunku do której podawane są kursy dla pozostałych walut. System automatycznie oznaczy jako domyślny pierwszy dodany typ, którego waluta bazowa jest zgodna z walutą systemowa firmy.

Uwaga

Zmiana domyślnego typu kursu jest możliwa wyłącznie poprzez wskazanie innego typu kursu, którego waluta bazowa jest zgodna z walutą systemową firmy.

Przy zmianie domyślnego typu kursu pojawi się komunikat: „Zmieniono domyślny typ kursu dla firmy. Czy aktualizować domyślne typy kursów na definicjach dokumentów?”

• Jeżeli użytkownik wybierze odpowiedź [TAK] – typ kursu zostanie zmieniony dla firmy i zostanie zaktualizowany na definicjach dokumentów w firmie i jej centrach podrzędnych
• Jeżeli użytkownik wybierze przycisk [NIE] – zostanie ustawiony nowy domyślny typ kursu dla firmy, ale nie zostanie on zaktualizowany na definicjach dokumentów

Podczas odłączania kursu od firmy system zweryfikuje, czy dany typ kursu nie został wskazany jako domyślny typ kursu na którejkolwiek definicji dokumentu w firmie lub jej centrach podrzędnych. W takim wypadku odłączenie typu kursu nie będzie możliwe.

Serie

Dołączanie serii do centrum struktury stosuje się w celu zachowania spójnej numeracji dokumentów wystawianych z danego centrum (jeśli w numeratorze zdefiniowany jest element Seria dokumentu). Lista serii obowiązuje w całej strukturze firmy. Użytkownik może jednak poprzez ustawienia parametrów poszczególnych serii dopasować je odpowiednio dla każdego centrum.

Podobnie jak w przypadku innych obiektów dziedziczenie ustawień dla serii w centrach podrzędnych zależy od ustawienia parametru Pobierz z nadrzędnego.

Do listy wartości obiektu można dołączyć serie zdefiniowane w systemie dostępne na liście serii numeracji (Konfiguracja → Dokumenty → Serie). Na liście wartości obiektu w kolumnach prezentowane są informacje o kodzie, nazwie i aktywności serii pobrane listy serii numeracji. Następnie dodaną serię należy edytować w celu przypisania typów dokumentów, dla których seria ma być dostępna. Na zakładce Dokumenty za pomocą przycisku [Zaznacz/Odznacz] użytkownik ma możliwość wyboru typów dokumentów i wskazania, dla jakich typów dokumentów seria będzie domyślna.

Z tego poziomu użytkownik ma dodatkowo możliwość definiowania nowych serii.

Szczegółowe informacje o seriach dokumentów znajdują się w arykule Serie.

Grupy kontrahentów

Użytkownik ma możliwość indywidualnego zarządzania dostępnością grup kontrahentów dla poszczególnych jednostek w strukturze firmy. W panelu Dostępności obiektów grupy kontrahentów prezentowane są w ramach danej kategorii podziału. Lista kategorii podziału kontrahentów dostępna w menu Konfiguracja → Ogólne → Słowniki uniwersalne obowiązuje w całej strukturze firmy.

Podobnie jak w przypadku innych obiektów, o dostępności grup kontrahentów w centrach podrzędnych decyduje parametr Pobierz z nadrzędnego.

Lista wartości dla obiektu Grupy kontrahentów prezentowana jest w dwóch oknach:

• Kategorie podziału – okno nieedytowalne, prezentuje aktywne kategorie podziału kontrahentów zdefiniowane w systemie, składa się z kolumn:
  • Wartość – nazwa kategorii podziału kontrahentów
  • Opis – informacja dodatkowa
• Grupy – lista grup kontrahentów należących do poszczególnych kategorii podziału. Za pomocą przycisku [Dołącz] użytkownik ma możliwość przypisania dowolnych grup kontrahentów dla danego centrum.

Szczegółowe informacje dotyczące zarządzania dostępnością kontrahenta znajdują się w artykule Definiowanie grup kontrahentów.

Grupy artykułów

Użytkownik ma możliwość indywidualnego zarządzania dostępnością grup artykułów dla poszczególnych jednostek w strukturze firmy. W panelu Dostępności obiektów grupy artykułów prezentowane są w ramach danej kategorii podziału. Lista kategorii podziału artykułów dostępna w menu Konfiguracja → Ogólne → Słowniki uniwersalne obowiązuje w całej strukturze firmy.

Podobnie jak w przypadku innych obiektów, o dostępności grup artykułów w centrach podrzędnych decyduje parametr Pobierz z nadrzędnego.

Lista wartości dla obiektu Grupy artykułów prezentowana jest w dwóch oknach:

• Kategorie podziału – prezentuje aktywne kategorie podziału artykułów dla danego centrum, składa się z kolumn:
  • Wartość – nazwa kategorii podziału artykułów
  • Opis – informacja dodatkowa
• Grupy – lista grup artykułów należących do poszczególnych kategorii podziału. Za pomocą przycisku [Dołącz] użytkownik ma możliwość przypisania dowolnych grup artykułów dla danego centrum. Lista składa się z kolumn:
  • Kod
  • Nazwa
  • Lokalizacja – pozycja grupy na drzewie grup artykułów (menu Główne → Artykuły)
  • Grupa analityczna POS – parametr wskazujący na ujęcie danej grupy w raporcie Podsumowanie dnia tworzonym na stanowisku POS

Szczegółowe informacje w kategorii Elementy podstawowe – Artykuły.

Rodzaje bonów

W menu Konfiguracja → Handel / Magazyn → Rodzaje bonów istnieje możliwość zdefiniowania rodzajów bonów, które następnie będą widoczne w oknie wartości dla obiektu Rodzaje bonów w panelu Dostępności obiektów. W oknie Rodzaje bonów zarówno dla bonu własnego jak i zewnętrznego dostępne są kolumny:

• Nazwa – nazwa rodzaju bonu
• Typ – wskazuje na rodzaj bonu

1. • własny – emitowany przez przedsiębiorstwo
   • zewnętrzny – emitowany przez zewnętrznego emitenta

• Kwota – wartość początkowa bonu
• Waluta – waluta systemowa firmy, która jest właścicielem bonu. Podczas tworzenia nowego rodzaju bonu, system ustawia walutę zgodną z walutą systemową firmy, w której zalogowany jest operator definiujący nowy rodzaj bonu.
• Jednorazowy – parametr określający, czy wartość bonu musi zostać wykorzystana jednorazowo podczas transakcji
• Wielokrotnie uzupełniany – parametr określający, czy bon może zostać doładowany. Dotyczy bonów wielokrotnego użycia tj. karta podarunkowa.
• Zwrot reszty – parametr określający, czy środki pozostałe na bonie wykorzystanym podczas transakcji mogą zostać wypłacone jako reszta. Zwrot reszty możliwy jest wyłącznie dla bonów jednorazowego użycia.
• Termin ważności – określa termin ważności bonu, ustawiany domyślnie
• Aktywny – parametr określający dostępność bonu. Wpływa na możliwość generowania kolejnych bonów danego rodzaju oraz w przypadku bonów zewnętrznych na możliwość ich wykorzystania podczas płatności (dla bonów własnych wykorzystanie bonu uzależnione jest od statusu bonu).
• Program lojalnościowy – parametr określający wykorzystanie danego bonu jako identyfikator klienta w ramach programu lojalnościowego

Na liście wartości dla obiektu Rodzaje bonów dostępna jest tabela prezentująca informacje na temat nazwy, typu oraz aktywności rodzajów bonów.

Grupy środków trwałych

Użytkownik ma możliwość indywidualnego zarządzania dostępnością środków trwałych dla poszczególnych jednostek w strukturze firmy. W panelu Dostępności obiektów środki trwałe prezentowane są w ramach kategorii podziału Środki trwałe. Lista wartości dla obiektu Środki trwałe prezentowana jest w dwóch oknach:

• Kategorie podziału – predefiniowana kategoria Środki trwałe, okno nieedytowalne
• Grupy – lista grup środków trwałych należących do kategorii podziału. Za pomocą przycisku [Dołącz] użytkownik ma możliwość przypisania dowolnych grup środków trwałych dla danego centrum

Szczegółowe informacje na temat środków trwałych znajdują się w kategorii Środki trwałe.

Jednostki miar pomocnicze

Obiekt Jednostki miar pomocnicze jest widoczny tylko dla centrum typu Comarch e-Sklep. Lista prezentuje udostępnione dla centrum jednostki miar. Więcej informacji w artykule Jednostki miary.

Treści zgód

Obiekt Treści zgód jest widoczny tylko dla centrum typu Comarch e-Sklep. Więcej informacji w artykule Rejestr zgód.

Wartość słownika uniwersalnego

Obiekt Wartość słownika uniwersalnego jest widoczny tylko dla centrum typu Comarch e-Sklep. Użytkownik może wskazać, które wartości słownika uniwersalnego będą dostępne w sklepie internetowym.  

W menu Konfiguracja → Struktura firmy → Firma dostępne są informacje o firmie, do której aktualnie zalogowany jest użytkownik.

Dane firmy są prezentowane

• na formularzu firmy głównej – jeżeli użytkownik zalogowany jest w firmie głównej lub centrum podrzędnym firmy głównej
• na formularzu centrum typu Firma – jeżeli użytkownik zalogowany jest w centrum typu Firma lub centrum podrzędnym tego centrum

Formularz

W lewym panelu formularza znajdują się podstawowe informacje dotyczące firmy, po prawej stronie natomiast dane zawarte w aktualnie otwartej zakładce formularza oraz pole do wprowadzenia dodatkowego opisu firmy.

Podstawowe informacje dotyczące firmy

• Typ – rodzaj centrum struktury
• Aktywne – kontrolka aktywności danego centrum (brak możliwości dezaktywacji firmy głównej)
• Nazwa
• Data utworzenia – pole nieedytowane
• Waluta – pole wyboru waluty systemowej. Przycisk […], który otwiera listę walut zdefiniowanych w systemie, jest aktywny dla firmy głównej oraz centrów typu Firma do momentu zapisania zmian na formularzu. W przypadku centrów podrzędnych domyślnie ustawiana jest waluta systemowa firmy nadrzędnej. Dla nowo tworzonych baz firmy głównej domyślna waluta systemowa jest ustawiana zgodnie z wersją językową kreowanej bazy.

Uwaga

Podczas kreacji bazy we francuskiej wersji systemu tworzony jest domyślnie plan kont, a przycisk […] w polu Waluta jest nieaktywny. Zmiana waluty systemowej firmy głównej będzie możliwa dopiero po usunięciu całego planu kont.

• Grupa stawek VAT – domyślna grupa stawek VAT przypisana do firmy. Lista rozwijana jest aktywna dla firmy głównej oraz centrów typu Firma do momentu wystawienia pierwszego dokumentu. System dopuszcza przypisywanie odmiennych grup stawek VAT dla centrów typu Firma, dzięki czemu możliwe jest określanie różnych stawek VAT dla artykułu lub grupy artykułów w zależności od firmy. Lista grup stawek VAT jest dostępna w słownikach uniwersalnych.
• Nazwa firmy – pole wyboru kontrahenta, z którym ma zostać powiązana firma. Przycisk […] otwiera komunikat: „Dane firmy zostaną uzupełnione informacjami (kod, nazwa, NIP, Regon, URL, Forma prawna, Branża, PKD) dla wskazanego kontrahenta, czy kontynuować?”. Po potwierdzeniu system automatycznie uzupełni wymienione pola zgodnie z danymi zdefiniowanymi na karcie wskazanego kontrahenta oraz oznaczy tego kontrahenta jako wewnętrznego (zakładka Handlowe karty kontrahenta). Jednego kontrahenta można powiązać wyłącznie z jednym centrum typu Firma. Zmiany kontrahenta wewnętrznego można dokonać do momentu wykorzystania w systemie tego kontrahenta lub centrum, z którym został powiązany np. przez wystawienie dokumentu na tego kontrahenta.
• NIP – NIP firmy lub powiązanego kontrahenta wewnętrznego. Pole składa się z rozwijanej listy prefiksów dla poszczególnych krajów i pola do wprowadzenia numeru. Obowiązkowe do wypełnienia dla przedsiębiorstw o strukturze wielofirmowej. Podczas logowania do systemu następuje weryfikacja zgodności wprowadzonego NIP-u z NIP-em zarejestrowanym na kluczu licencyjnym użytkownika.
• REGON – numer REGON firmy lub powiązanego kontrahenta wewnętrznego
• Forma prawna – lista rozwijana z opcjami wyboru form prawnych jednostki
• NIW – Numer Identyfikacyjny Wierzyciela stosowany dla podmiotów nieposiadających numeru NIP
• Branża PKD – pole do wprowadzenia numeru Polskiej Klasyfikacji Działalności oraz wyboru właściwej branży
• Adres – adres główny prezentowany jako pieczątka firmy na wydrukach dokumentów. W celu zmiany adresu głównego należy wybrać przycisk […], który otwiera listę zdefiniowanych adresów. Z tego poziomu można dodawać i edytować kontakty, które będą widoczne na formularzu w polach Telefon oraz Email.
• Telefon
• Email
• URL – adres strony www

Poniżej użytkownik może rozwinąć dodatkową sekcję i uzupełnić formularz danymi dotyczącymi organu, który dokonał rejestracji firmy:

• Organ rejestrowy
• Nazwa rejestru
• Numer w rejestrze
• Data rejestracji
• Kapitał zakładowy
• Kapitał wpłacony
• Powierzchnia sklepu – dodatkowe pole określające powierzchnię sklepu (budynku) w m²

Dostępne poniżej parametry podzielone są na cztery obszary:

Sekcja Handel

• Sprzedaż z brakami – parametr umożliwiający sprzedaż artykułów, których nie ma aktualnie na stanie (brak zasobów w magazynie). Szczegółowy opis sprzedaży z brakami znajduje się w artykule Zarządzanie zasobami – Sprzedaż poniżej stanów magazynowych. Parametr może być zaznaczony w dowolnym momencie pracy z systemem. Dezaktywacja parametru uzależniona od zaewidencjonowanych w systemie braków - do momentu ich usunięcia parametr będzie nieaktywny
• Monitorowanie transportu SENT – parametr aktywujący obsługę monitorowania drogowego przewozu towarów, dostępny wyłącznie dla centrów typu Firma. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w kategorii SENT
• Obsługa odwrotnego obciążenia - parametr aktywujący obsługę odwrotnego obciążenia. Można go edytować do momentu zarejestrowania pierwszego dokumentu obsługującego odwrotne obciążenia
• Zgodność z francuskimi przepisami VAT – parametr dostępny dla grupy stawek VAT: FR. Zaznaczenie parametru powoduje szereg zmian funkcjonalnych w systemie, wynikających z dostosowania systemu do wymagań normy dotyczącej francuskich przepisów VAT:
  • Blokada sprzedaży detalicznej – blokada dotyczy m.in. obsługi paragonów oraz ich korekt, fiskalizowania faktur, możliwości obsługi faktur sprzedażowych i zaliczkowych oraz ich korekt, jeśli na dokumencie nie został wskazany NIP kontrahenta. Szczegółowy opis w artykula Paragony.
  • Logowanie zdarzeń specjalnych – rejestracja zdarzeń specjalnych określonych przez normę w celu monitorowania operacyjnej zgodności systemu i integralności danych.
  • Weryfikacja podpisu cyfrowego – funkcja dostępna dla faktur, paragonów, duplikatów paragonów raportów Grand Total Period, archiwów oraz zdarzeń specjalnych – menu Konfiguracja -> Narzędzia -> Weryfikacja podpisu cyfrowego.
  • Historia wydruków – obsługa funkcji identyfikacji duplikatów paragonów drukowanych na stanowiskach POS. Szczegółowe informacje znajdują się w pomocy Comarch POS.
  • Raporty Grand Total – obsługa list raportów generowanych na stanowiskach sprzedaży POS, dostępnych w menu Sprzedaż -> Grand Totals (archiwum fiskalne). W polu Folder zapisu archiwum znajdującym się pod parametrem Zgodność z francuskimi przepisami VAT istnieje możliwość wskazania miejsca zapisu na dysku archiwum fiskalnego. Więcej informacji w pomocy Comarch POS.

• • Drukowanie paragonów – parametr dostępny na francuskiej bazie danych z zaznaczonym parametrem Zgodność z francuskimi przepisami VAT. Umożliwia pominięcie wydruku paragonu o wartości poniżej zdefiniowanej kwoty. Po wybraniu opcji Powyżej wartości prezentowane jest dodatkowe pole z możliwością zdefiniowania wartości w EUR, po przekroczeniu której paragon będzie drukowany.

Sekcja Księgowość

• Rejestracja kompensat – parametr aktywujący obsługę rejestracji dokumentów kompensat.
• Wymiana danych za pomocą Web Service ING Bank Śląski – parametr aktywujący funkcjonalność bezpośredniej wymiany danych pomiędzy systemem Comarch ERP Altum a bankami korzystającymi z usługi Comarch Data Connect (obecnie wyłącznie bank ING Bank Śląski)
• Automatyczne dodawanie faktur zakupu OCR – parametr dostępny dla grupy stawek VAT: PL. Aktywuje usługę OCR umożliwiającą wczytywanie faktur do rejestru VAT na podstawie skanów i zdjęć dokumentów.

Sekcja Środki trwałe

• 360 dni w roku dla metody liniowej – jeśli parametr jest aktywny i amortyzacja rozpoczyna się w trakcie miesiąca, to odpisy amortyzacyjne są generowane proporcjonalnie do liczby dni amortyzacji w danym miesiącu. Jeżeli parametr jest nieaktywny, to odpisy amortyzacyjne są wyliczane za cały miesiąc.
• Zaokrąglenia dodawane do ostatniego miesiąca – jeżeli parametr jest aktywny, to odpisy za poszczególne miesiące są wyliczane w równej wysokości, a pozostałe grosze doliczane są do odpisu za ostatni miesiąc okresu obrachunkowego/ kalendarzowego. Jeżeli parametr jest nieaktywny, to zaokrąglenia kwoty pozostawiane są w odpisie za ten miesiąc, za który zostały wyliczone.

Sekcja Obsługa transakcji międzyfirmowych

• Zawiera pole, dzięki któremu istnieje możliwość ustawienia, czy dane centrum ma być sprzedawcą czy nabywcą w kontekście obsługi transakcji międzyfirmowych.

Sekcja Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich – wyświetlana tylko wtedy, gdy walutą systemową dla firmy jest PLN

• Zawiera pole z możliwymi opcjami do wyboru:
  • Brak – mechanizm podzielonej płatności nie zostanie aktywowany
  • W księgowości - aktywuje obsługę mechanizmu podzielonej płatności na płatnościach rejestrowanych w firmie.
  • W księgowości i w handlu - aktywuje obsługę mechanizmu podzielonej płatności na płatnościach rejestrowanych w firmie oraz dodatkowych parametrów i mechanizmów na dokumentach handlowych

Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w kategorii Mechanizm podzielonej płatności. Parametr Weryfikacja rachunku bankowego dla płatności powyżej – umożliwia określenie wartości limitu (w walucie systemowej danej firmy bez możliwości zmiany), domyślnie zaznaczony dla firm, które mają ustawioną grupę stawek VAT: PL.

W menu znajdują się standardowe przyciski zapisu i zamknięcia formularza oraz przycisk [Dostępność obiektów], który służy do zarządza obiektami w ramach danej firmy. Więcej informacji o funkcjonalności znajduje się w artykule Dostępność obiektów.

Pozostałe przyciski w menu zmieniają się w zależności od wyboru zakładki formularza.

Zakładka Adresy

Zakładka Adresy zawiera dane teleadresowe zdefiniowane dla danej firmy. Użytkownik ma możliwość dodawania, usuwania i edytowania adresów i przypisanych do nich kontaktów.

Uwaga

Zakładka jest dostępna tylko dla centrów typu Firma. W centrach podrzędnych widoczna jest zakładka Adres prezentująca adres edytowanego centrum, a także zakładka Firma prezentująca dane adresowe firmy, do której należy dane centrum.

W górnej sekcji okna znajduje się lista zdefiniowanych adresów, a w kolumnach prezentowane są poszczególne dane dotyczące adresu oraz parametry jego aktywności i domyślności. Przy dodawaniu nowego adresu parametr Aktywny jest domyślnie zaznaczony. Odznaczenie parametru spowoduje, że adres przyjmuje cechę archiwalnego np. nie można wybrać go na dokumencie.

Przykład

W systemie wystawiono dokument z wykorzystaniem określonego adresu centrum. Następnie użytkownik zaktualizował kod pocztowy centrum. W tym wypadku zostanie stworzona kopia archiwalna poprzedniego adresu, natomiast w jego miejsce zostanie utworzony aktualny adres. Po odznaczeniu parametru filtrowania w kolumnie Aktywny na liście w kolumnie Data archiwizacji widoczny będzie również zarchiwizowany adres z informacją o dacie wprowadzonych zmian.

Środkową sekcję okna stanowi lista kontaktów wybranego powyżej adresu z zakładką Opis. Użytkownik może dodać następujące typy kontaktów: telefon, telefon prywatny, telefon służbowy, e-mail, faks, SMS, komunikator: GG, komunikator: Skype. Dla każdego typu kontaktu można określić tylko jeden kontakt domyślny. Nie można dezaktywować domyślnego typu kontaktu. Kolumna Data archiwizacji wskazuje dzień, w którym kontakt został dezaktywowany.

Zakładka Dokumenty

W zakładce Dokumenty użytkownik może edytować poszczególne typy dokumentów, podobnie jak w menu Konfiguracja → Dokumenty → Typy. Jednak z poziomu edycji centrum struktury istnieje większy wybór opcji w konfiguracji dokumentów. Za pomocą przycisku [Dołącz do grupy] użytkownik przypisuje poszczególne typy dokumentów wybranej grupie dokumentów.

Oprócz możliwości przypisywania typów dokumentów do stworzonych przez użytkownika grup, można również określić widoczność grup dokumentów w danym centrum struktury. W trybie edycji grupy dokumentów w sekcji Widoczność użytkownik wskazuje za pomocą przycisku [Dołącz] centra struktury, w których mają być widoczne wszystkie dokumenty należące do danej grupy. Przycisk [Odłącz] służy do wykonania odwrotnej operacji.

Poniżej opisane zostały dodatkowe zakładki i pola w edycji danego typu dokumentu, które nie są dostępne w konfiguracji typów dokumentów z poziomu Konfiguracja → Dokumenty → Typy.

Zakładka Ogólne

W zakładce Ogólne edytowanego typu dokumentu dostępne są podstawowe informacje oraz dodatkowe parametry dotyczące konfiguracji dokumentu w ramach danego centrum, np. dotyczące kontroli limitu kredytowego, pobierania kursu walut, precyzji ceny, generowania dokumentów magazynowych, czy też sposobu naliczania podatku VAT.

Parametry poszczególnych typów dokumentów zostały opisane w artykule Konfiguracja typów dokumentów.

Zakładka Serie

Po dodaniu serii do edytowanego typu dokumentu, zostanie ona uwzględniona w numeratorze tego dokumentu (pod warunkiem, że numerator zawiera element Seria dokumentu).

Aby dołączyć serię do typu dokumentu należy wybrać przycisk [Dołącz] i wybrać z listy odpowiednią serię w obrębie danego centrum. Aby seria była dostępna na liście, należy najpierw dodać ją do danego centrum struktury za pomocą funkcji Dostępność obiektów. Za pomocą przycisku [Odłącz] seria jest usuwana z listy. Przy tworzeniu nowego dokumentu dostępne są serie, które znajdują się na tej zakładce i mają zaznaczoną opcję Aktywna, a domyślnie wybrana zostanie seria z zaznaczoną opcją Domyślna.

W tym miejscu programu możliwe jest powiązanie serii numeracji dokumentu z wybranym rejestrem VAT. Więcej informacji w kategorii Rejestry VAT.

Zakładka Magazyny

Na niektórych typach dokumentów handlowo-magazynowych użytkownik ma możliwość dołączania istniejących w systemie magazynów do tych typów dokumentów. Dzięki temu można wskazać magazyn, z którego ma być pobrany zasób przy tworzeniu nowego dokumentu handlowego bądź magazynowego.

Aby dołączyć magazyn do typu dokumentu należy wybrać przycisk [Dołącz] i z listy wybrać odpowiedni magazyn w obrębie danego centrum. Aby magazyn był dostępny na liście, należy najpierw dodać go do tego centrum struktury za pomocą funkcji Dostępność obiektów. Przycisk [Odłącz] służy usunięciu magazynu z listy. Przy tworzeniu nowego dokumentu dostępne są magazyny, które znajdują się na tej zakładce i mają zaznaczoną opcję Aktywny, a domyślnie wybrany zostanie magazyn z zaznaczoną opcją Domyślny.

Uwaga

Do typów dokumentów można dołączać jedynie magazyny typu Lokalnego i Konsygnacyjne. Wyjątkiem są dokumenty BST oraz ZWE, dla których istnieje możliwość dołączania magazynów typu Odległego. Dzięki temu możliwe jest utworzenie bilansu sprzedaży detalicznej lub zamówienia wewnętrznego na oddziały odległe w ramach firmy. Ponadto dla dokumentu BST istnieje możliwość oznaczenia kilku magazynów jako Domyślnych, dzięki czemu zostaną one automatycznie dodane na nowo dodawany dokument bilansu sprzedaży detalicznej. Więcej informacji w kategorii Bilans stanu towarów.

Dodatkowo nad listą magazynów dostępne są parametry:

• Operacje na jednym magazynie – określa możliwość wyboru pozycji na dokument handlowy tylko z jednego magazynu (oznaczonego jako Domyślny)
• Preferuj magazyn domyślny – jeśli parametr jest aktywny, to podczas dodawania pozycji na dokument, najpierw pobierane są pozycje z magazynu domyślnego (zgodnie z wybraną metodą kolejkowania FIFO lub LIFO), a następnie ze wszystkich pozostałych magazynów, również zgodnie w wybraną metodą kolejkowania. Parametr ten ma wpływ jedynie na dokumenty handlowe, ponieważ operacje wykonywane na dokumentach magazynowych, dotyczą zawsze tylko jednego magazynu. Parametr ten jest automatycznie zaznaczany, jeżeli zostanie zaznaczony parametr Operacje na jednym magazynie.

Wskazówka

Dla typu dokumentu ZS, na liście magazynów widoczna jest jeszcze kolumna Blokada automatycznych rezerwacji. Po jej zaznaczeniu, podczas wystawiania zamówienia sprzedaży bez określania magazynu (<Wszystkie>), brane są pod uwagę zasoby jedynie z magazynów, na których parametr nie został zaznaczony.

Zakładka Widoczność

Listy dokumentów w poszczególnych centrach struktury firmy różnią się zawartością – nie wszystkie dokumenty są widoczne we wszystkich centrach. O widoczności dokumentów w poszczególnych centrach decyduje użytkownik, przy czym obowiązują następujące zasady:

• Dokument wystawiony przez dane centrum jest widoczny dla wszystkich centrów nadrzędnych w danej gałęzi struktury
• Dokument wystawiony przez dane centrum jest niewidoczny dla wszystkich centrów podrzędnych w danej gałęzi i równorzędnych wobec siebie

Przykład

W centrum Firma główna widoczne są wszystkie dokumenty wystawione w tym centrum oraz dokumenty wystawione przez wszystkie jego centra podrzędne. W centrum lokalnym Księgowość widoczne są dokumenty wystawione w tym centrum, natomiast dokumenty wystawione w centrach Shoes4YOU oraz Firma główna są niewidoczne, gdyż centra te są nadrzędne w stosunku do niego. Niewidoczne są dokumenty wystawione pozostałych centrach lokalnych, czyli Zarząd i Magazyn, gdyż są one równorzędne względem siebie. W centrum typu Firma Shoes4You_DE widoczne są tylko dokumenty wystawione w tym centrum, natomiast dokumenty wystawione w centrum Firma główna oraz pozostałych firmach, czyli Shoes4YOU oraz Shoes4You Akcesoria (równorzędnych względem siebie) i ich centrów podrzędnych, są niewidoczne.

Ponadto dla każdego typu dokumentu można wskazać centra równorzędne, podrzędne lub znajdujące się w innej gałęzi struktury, dla których dokumenty będą widoczne. Przy czym obowiązuje zasada, że jeśli dokument jest widoczny dla danego centrum, to jest widoczny dla wszystkich centrów nadrzędnych.

Za pomocą przycisku [Dołącz] użytkownik wybiera z listy struktury firmy to centrum, w którym dany dokument ma być widoczny. Aby usunąć widoczność dokumentu z danego centrum, należy zaznaczyć go na liście i wybrać przycisk [Odłącz].

Przykład

Użytkownik zalogowany do centrum Firma główna dołącza na zakładce Widoczność centrum lokalne Zarząd. Po zalogowaniu do centrum Zarząd użytkownik będzie w stanie zobaczyć wszystkie dokumenty danego typu wystawione w centrum Firma główna.

Zakładka Rejestry VAT

W tym miejscu systemu użytkownik może przypisać rejestry VAT lub wybrać rejestr domyślny dla danego typu dokumentu.

Aby dołączyć rejestr VAT do typu dokumentu należy wybrać przycisk [Dołącz], a następnie wskazać dany rejestr VAT z listy dostępnych rejestrów. Aby odłączyć rejestr, należy zaznaczyć go na liście i wybrać przycisk [Odłącz]. Użytkownik może wskazać rejestr domyślny dla danego typu dokumentu poprzez oznaczenie parametru Domyślny. Szczegółowe informacje w kategorii Rejestry VAT.

Zakładka Operatorzy

Zakładka Operatorzy znajdująca się na formularzu firmy funkcjonuje analogicznie do opisanej w artykule Grupy operatorów – Definiowanie nowej grupy operatorów.

Zakładka Deklaracje

W zakładce Deklaracje użytkownik wprowadza informacje niezbędne do złożenia deklaracji podatkowych.

Wskazówka

Zakładka Deklaracje jest dostępna tylko na formularzu firmy głównej lub centrum typu Firma.

W zależności od wyboru typu płatnika zmienia się wygląd zakładki.

Dostępne pola do uzupełnienia:

• Urząd skarbowy – nazwa urzędu skarbowego, który zostanie przypisany do firmy, Przycisk […] otwiera listę zdefiniowanych w systemie urzędów.
• Kod identyfikacyjny urzędu – pole uzupełniane automatycznie po wskazaniu właściwego urzędu lub do edycji ręcznej.
• Typ płatnika – lista rozwijana z opcjami
  • Osoba fizyczna – otwiera dodatkowe pola do edycji: Imię, Nazwisko, Data urodzenia oraz PESEL
  • Podatnik niebędący osobą fizyczną
• Nazwa pełna – pole uzupełniane automatycznie nazwą firmy z nagłówka formularza. Możliwa zmiana danych po zaznaczeniu parametru Edycja ręczna
• Nazwa skrócona – skrót nazwy firmy

W sekcji Przedstawiciel płatnika należy wprowadzić dane osoby reprezentującej firmę: Imię, Nazwisko, Telefon, E-mail.

JPK e-mail – wskazany adres email podatnika zostanie automatycznie wprowadzony na formularzu pliku JPK_VAT.

Dane dotyczące adresu podatnika w sekcji środkowej zakładki należy pobrać za pomocą przycisku […] w polu Adres płatnika – typ z listy zdefiniowanych adresów w systemie.

Zakładka Stanowiska POS

W tym miejscu systemu użytkownik ma możliwość dodania punktów sprzedaży podpiętych do centrum, do którego użytkownik jest aktualnie zalogowany. Użytkownik może również zdefiniować nowe stanowisko POS. Szczegółowy opis parametrów oraz dodawanie nowego stanowiska sprzedaży znajduje sie w pomocy Comarch POS.

Zakładka Atrybuty

Funkcja dołączania atrybutu do centrum struktury wg zasad opisanych w artykule Przypisywanie wartości atrybutu do obiektu.

Zakładka Załączniki

Funkcja dołączania załączników do centrum struktury wg zasad opisanych w artykule Przypisywanie załączników do obiektu.

 

Drzewo struktury podległościowej

Struktura podległościowa to zespół jednostek organizacyjnych firmy i przypisanych do nich pracowników. Dzięki hierarchicznej prezentacji struktury opartej o listę pracowników zdefiniowanych w systemie, użytkownik otrzymuje informację o relacjach pomiędzy pracownikami niezależnie od struktury praw firmy.

Okno struktury podległościowej jest dostępne z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Struktura podległościowa.

Struktura podległościowa prezentowana jest w postaci drzewa. Główną grupę stanowi Root, do której dołączane są wszystkie jednostki organizacyjne oraz pracownicy. Grupę Root można dowolnie edytować, ale nie można jej usunąć. Użytkownik może zdefiniować własną strukturę organizacyjną firmy oraz zbudować dowolne relacje między pracownikami.

Sekcja Struktura na dzień pozwala na przeglądanie historii struktury na wybrany dzień. Datę można wprowadzić ręcznie lub wybrać ją z wbudowanego kalendarza.

Sekcja Wyszukiwanie jest szczególnie przydatna w przypadku mocno rozbudowanych struktur. W celu wyszukania danego obiektu w strukturze należy określić w polu Szukany element obiekt wyszukiwania (Pracownik lub Jednostka organizacyjna), natomiast w polu Szukany kod/nazwa wprowadzić imię i nazwisko pracownika lub nazwę jednostki. Następnie za pomocą przycisku [Szukaj] z menu Struktura lub przycisku lupy obok pola Szukany kod/nazwa uruchomić wyszukiwanie. Pasujące obiekty zostaną zaznaczone na drzewie struktury.

W menu dostępne są standardowe przyciski dodawania/edycji/usunięcia obiektu (jednostki organizacyjnej lub pracownika) na drzewie struktury podległościowej oraz jej odświeżania.

Na drzewie struktury można wskazać pracownika i oznaczyć go jako kierownika w danej jednostce za pomocą przycisku [Kierownik] > [Ustaw kierownika]. Odwrotny proces uruchamiają przyciski [Kierownik] > [Degraduj kierownika].

Przycisk [Pokaż podwładnych] otwiera listę wszystkich pracowników podlegających wskazanemu w strukturze kierownikowi.

Definiowanie jednostek organizacyjnych

Jednostka organizacyjna to dowolna jednostka działająca wewnątrz struktury firmy np. centrum, lokalizacja, dział itp.

Aby dodać jednostkę organizacyjną, należy zaznaczyć grupę Root (lub jednostkę do niej podległą) na drzewie struktury i wybrać przycisk [Dodaj], a następnie opcję [Dodaj jednostkę].

• Nazwa – nazwa jednostki musi być wartością unikalną
• Typ – lista rozwijana, do której można dodać własne typy jednostek organizacyjnych za pomocą przycisku [Dodaj typ] z menu

Edycja typu jednostki odbywa się bezpośrednio na liście. Po zapisaniu zmian i zamknięciu listy, należy wybrać przycisk [Odśwież typy], aby dane zostały zaktualizowane w polu Typ.

• Data utworzenia – wskazuje datę utworzenia jednostki organizacyjnej, nie może być wcześniejsza niż data utworzenia jednostki nadrzędnej. Może być wpisana ręcznie lub za pomocą wbudowanego kalendarza.
• Data usunięcia – wskazuje datę usunięcia jednostki ze struktury firmy, nie może być późniejsza niż data usunięcia jednostki nadrzędnej. Może być wpisana ręcznie lub za pomocą wbudowanego kalendarza, może również pozostać nieokreślona.
• Opis – pole do wprowadzenia dodatkowych informacji o danej jednostce organizacyjnej
• Konto kosztowe – sekcja definiująca jednostkę jako kosztową w strukturze podległościowej firmy. Przycisk [Przypisz] otwiera listę kont kosztowych, z których należy wskazać to, które ma zostać przypisane do jednostki. Przycisk z symbolem gumki usuwa przypisane konto. Więcej informacji o kontach znajduje się w artykule Plan kont.

Po uzupełnieniu formularza i zapisie zmian jednostka organizacyjna zostanie dodana do drzewa struktury podległościowej.

Zdefiniowanie struktury podległościowej firmy jest niezbędnym warunkiem aktywacji modułu CRM w systemie.

Dodawanie pracownika do jednostki organizacyjnej

Aby dodać pracownika do jednostki organizacyjnej, należy zaznaczyć daną jednostkę na drzewie struktury i wybrać przycisk [Dodaj], a następnie opcję [Dodaj pracownika]. Następnie z listy pracowników należy wskazać konkretnego pracownika.

Użytkownik ma możliwość określenia czasu obowiązywania umowy pracownika, w tym przypadku daty jego przypisania do jednostki organizacyjnej firmy (pole Od) oraz daty, od której pracownik przestaje należeć do struktury podległościowej firmy (pole Do).

W polu Stanowisko użytkownik wybiera z listy zdefiniowanych stanowisk te właściwe dla danego pracownika. Szczegóły definiowania stanowisk znajdują się w artykule Stanowiska.

Po uzupełnieniu danych i zatwierdzeniu przyciskiem [Wybierz] pracownik zostanie dodany do drzewa struktury podległościowej.

 

Lista stanowisk dostępna jest z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Stanowiska.

Stanowiska zdefiniowane przez użytkownika mogą zostać przyporządkowane pracownikom w strukturze podległościowej firmy.

W menu dostępne są standardowe przyciski dodawania/usuwania obiektu (stanowiska), zapisu zmian oraz odświeżania i zamknięcia listy.

Przycisk [Dodaj] otwiera kolejną linijkę na liście, gdzie definiowane jest nowe stanowisko. Po wpisaniu nazwy stanowiska i zapisaniu zmian lista stanowisk dostępna jest w oknie Wybór pracownika w procesie dodawania pracownika do struktury podległościowej firmy.