Dokumenty – informacje ogólne

Dokumenty dodawane do Repozytorium mogą występować w dowolnym formacie.

Każdemu dokumentowi dodanemu z  poziomu Repozytorium (za pomocą przycisku „Prześlij”) zostaje nadany typ „Nieokreślony”, który można później edytować na inny typ dokumentu, co wiąże się z przypisaniem mu tym samym określonego zestawu atrybutów związanego z danym typem.

Pliki dodawane z poziomu kontrolki typu Załącznik w module Workflow, w ramach integracji z modułem Workflow, przyjmują typ dokumentu i atrybuty zdefiniowane w ramach obiegu dokumentów.

Dodawanie dokumentów

Uprawnienia do dodawania i edycji dokumentów mają jedynie użytkownicy o poziomie uprawnień „Administrator” lub „Edytor”.

Dla użytkownika o poziomie uprawnień „Przeglądający” przycisk [Prześlij] jest „wyszarzony” i nie reaguje na kliknięcie.

Od wersji 2022.0 możliwe jest przesyłanie wielu plików jednocześnie.

Dodawanie dokumentu odbywa się po kliknięciu w przycisk [Prześlij] znajdujący się w prawym górnym rogu okna Repozytorium.

Wyświetlane jest wówczas okno eksploratora dokumentów, w którym należy wskazać dokument/dokumenty, które zostaną dodane do Comarch DMS Repozytorium. Możliwe jest także przekazywanie dokumentów do Repozytorium za pomocą przeciągania elementów (metodą drag&drop).

Po rozpoczęciu przesyłania wyświetlane jest okno transferu plików, a następnie lista dokumentów jest odświeżana i dokument/dokumenty są wyświetlane w katalogu, w kontekście którego uruchomiono przesyłanie dokumentu/dokumentów.

W ramach Repozytorium możliwe jest dodawanie kolejnych wersji danego dokumentu i zarządzanie nimi.

W celu dodania nowej wersji pliku należy:

1. przejść do lokalizacji w Repozytorium, w której znajduje się plik

2. nacisnąć przycisk [Prześlij] w prawym górnym rogu Repozytorium ,

3. w ramach eksploratora plików wybrać plik o tej samej nazwie oraz rozszerzeniu, a następnie potwierdzić przyciskiem [Otwórz].

4. Wówczas zostaje wyświetlone okno Przesyłanie elementów o tej samej nazwie, w ramach którego można wybrać jedną z trzech opcji:

Jeżeli w ramach okna operator zaznaczy checkbox Zastosuj do pozostałych elementów w tym transferze (dostępny tylko przy przesyłaniu wielu dokumentów jednocześnie), wówczas wybór opcji będzie dotyczył także innych aktualnie przesyłanych dokumentów, które mają takie same nazwę i rozszerzenie jak dokumenty znajdujące się już w danej lokalizacji w Repozytorium.

5. Po wybraniu przycisku [Zaktualizuj istniejący] dokument zostaje zapisany w tej samej lokalizacji jako kolejna wersja istniejącego dokumentu.

Jeżeli operator prześle do danej lokalizacji w Repozytorium dokument, a będzie się już w niej znajdował dokument o takich samych nazwie i rozszerzeniu, ale zarchiwizowany lub zarchiwizowany unieważniony, to wówczas zostanie wyświetlony komunikat Przesyłanie elementów o tej samej nazwie tylko z dwiema opcjami:

Jeśli dany dokument był wersjonowany przed  archiwizacją, wówczas można tylko pobrać jego poprzednie wersje.

Nie są wtedy natomiast możliwe takie działania jak:

Każda z nowododanych wersji pliku zachowuje w stosunku do poprzedniej wersji:

Dodawanie kolejnej wersji pliku jest także możliwe w ramach okna zarządzania wersjami po wyborze linku [Prześlij nową wersję] (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu).

Identyfikator dokumentu

Po zmianie typu nowego dokumentu z „Nieokreślony” na inny dokumentowi zostaje przyznany własny identyfikator, wyświetlany w ramach prawego panelu po naciśnięciu [Szczegóły].

Identyfikator jest złożony z prefiksu typu dokumentu, ukośnika i kolejnego numeru dokumentu dodanego w ramach danego typu.

Identyfikator ulega zmianie wraz ze zmianą typu danego dokumentu. Raz wykorzystany identyfikator nie jest używany ponownie.

Edycja dokumentów

W ramach edycji dokumentu możliwe do zmiany są cztery cechy dokumentu:

Edycji nazwy dokumentu może dokonać użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” po wyborze menu kontekstowego   lub dokumentu lub przycisku [Więcej akcji] w podglądzie dokumentu i kliknięciu opcji  [Zmień nazwę] (zob. Menu kontekstowe dokumentu).

Edycji typu i wartości atrybutów oraz wyboru kolejnych atrybutów może dokonać użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” po kliknięciu w nazwę danego dokumentu  na liście dokumentów i  wyborze przycisku [Edytuj atrybuty].

Pola możliwe do edycji:

– pole, w którym można zmienić typ dokumentu, wybierając spośród typów dokumentów określonych przez administratora Repozytorium. Aby móc określać wartości atrybutów i wybierać kolejne atrybuty konieczna jest zmiana typu dokumentu „Nieokreślony” na inny.

– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole oznaczone jest gwiazdką, ponieważ atrybut został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany

– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia, bo atrybut nie został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany

– pole, za pomocą którego można dokonać wyboru dodatkowych atrybutów, spośród wszystkich atrybutów utworzonych przez administratora Repozytorium i oznaczonych jako aktywne.

Aby zaznaczyć wszystkie atrybuty, można wybrać opcję [Zaznacz wszystko].

Po zaznaczeniu wybranych atrybutów należy nacisnąć [Wybierz], aby zatwierdzić wybór. W celu anulowania zaznaczenia można nacisnąć znak „x” obok liczby wybranych atrybutów lub nacisnąć [Wyczyść].

Kiedy do dokumentu zostanie przypisany typ dokumentu z włączoną regułą retencji, wówczas w ramach prawego panelu w zakładce Atrybuty znajduje się dodatkowo atrybut Kryterium okresu przechowywania. Atrybut ten umieszczony jest na ostatniej pozycji na liście atrybutów przypisanych do typu dokumentu, ale jeżeli po włączeniu retencji i dodaniu tego atrybutu zostaną dodane kolejne atrybuty, wówczas będą wyświetlane poniżej atrybutu Kryterium okresu przechowywania.

Jeżeli na definicji typu dokumentu zaznaczono parametr , wówczas uzupełnienie atrybutu jest konieczne, aby zapisać zmiany. Kwestia uzupełnienia atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest również zawsze weryfikowana, kiedy użytkownik próbuje archiwizować dokument – archiwizacja nie zostanie przeprowadzona, jeśli nie uzupełniono wartości atrybutu, a w ramach okna wykonywanych akcji po kliknięciu na informację [Nie zarchiwizowano] wyświetla się następujący komunikat:

Modyfikacja wartości atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest możliwa niezależnie od tego, czy dodano ją ręcznie czy została wpisana automatycznie.

Po dokonaniu zmian typu dokumentu i/lub rodzajów oraz wartości atrybutów należy nacisnąć [Zapisz], aby zachować zmiany.

Jeżeli użytkownik nie chce zapisać zmian, wówczas powinien kliknąć przycisk [Anuluj]. Pojawi się wówczas okno z zapytaniem „Czy chcesz zapisać zmiany?”. Jeśli wybrany zostanie przycisk [Zapisz], zmiany zostaną zapisane, natomiast po wyborze opcji [Odrzuć] zmiany będą anulowane.

Usuwanie dokumentów

Usuwanie plików z Comarch DMS Repozytorium możliwe jest zawsze, gdy dokument posiada status Aktywny.

Od wersji 2022.0 możliwe jest również usunięcie wielu plików na raz.

Gdy dokument został zarchiwizowany  nie ma możliwości usunięcia go z Comarch DMS Repozytorium.

Po kliknięciu opcji [Usuń] w menu kontekstowym, plik jest przenoszony do kosza, a po wyborze ikonki wyświetlone zostaje okno wykonywanych akcji z informacją o usunięciu.

Jeżeli podczas usuwania wystąpiły błędy, wówczas po kliknięciu w napis [Nie usunięto] w Oknie wykonywanych akcji  (zob. Okno „Wykonywane akcje”) wyświetlany jest komunikat informujący o przyczynach nieusunięcia plików.

Menu kontekstowe dokumentu

Menu kontekstowe dokumentu może zostać wywołane na jeden z trzech sposobów:

W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:

1. Dla użytkownika o uprawnieniach  „Przeglądający”: menu ma tylko dwie opcje: „Pobierz” i „Zobacz/Ukryj szczegóły”.

Po wybraniu opcji „Pobierz”, dokument zostaje natychmiast pobrany.

Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie.

2. Dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu dla aktywnego dokumentu zawiera następujące opcje:

• „Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
• „Archiwizuj” – po zaznaczeniu „Archiwizuj” dokument ul
• ołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”
• „Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
• „Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieran
• ega archiwizacji (zob. Archiwizacja dokumentu)
• „Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
• „Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
• „Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
• Jeżeli dokument jest archiwizowany, wówczas w menu kontekstowym edytora dostępna jest także opcja   [Unieważnij dokument](zob. Unieważnianie dokumentów). Jeżeli zarchiwizowany dokument jest w okresie retencji, wtedy w menu   kontekstowym edytora znajduje się również opcja[Edytuj zakończenie okresu przechowywania] (zob. Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych )

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie  okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami” i  „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje „Pobierz”, „Przenieś do”,  „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”,  „Zarządzaj  wersjami”

3.Dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” menu aktywnego dokumentu posiada następujące opcje:

• „Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
• „Zarządzaj uprawnieniami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – otwiera okno, w którym można  nadawać, modyfikować i usuwać uprawnienia innych użytkowników do dokumentu  (zob. Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami)
• „Archiwizuj” – po zaznaczeniu „Archiwizuj” dokument ulega archiwizacji (zob. Archiwizacja dokumentu)
• „Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
• „Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”
• „Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
• „Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
• „Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
• Jeżeli dokument jest archiwizowany, wówczas w menu kontekstowym edytora dostępna jest także opcja[Unieważnij dokument] (zob. Unieważnianie dokumentów). Jeżeli zarchiwizowany dokument jest w okresie retencji, wtedy w menu   kontekstowym edytora znajduje się również opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania]  (zob. Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych ).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś   do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”,   „Zarządzaj wersjami” i „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje  „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami”

Blokada edycji dokumentu

Jeżeli jeden z użytkowników edytuje dokument, wówczas inny użytkownik nie może  w tym samym czasie dokonywać w stosunku do niego takich akcji jak:

Przyklad

Dwoje użytkowników: „AnnaNowa” i „Abacki” jest zalogowanych w tym samym czasie do Repozytorium DMS.  „Anna Nowa” klika w nazwę dokumentu „Dokument 1” w „Folderze 3″, a następnie na przycisk ” Edytuj atrybuty”. W tym samym czasie  również użytkownik „Abacki” postanawia  edytować „Dokument 1”, jednak kiedy wchodzi do „Folderu 3”, widzi przy dokumencie znak kłódki. Po wejściu do podglądu dokumentu okazuje się, że opcja „Edytuj atrybuty” jest wyszarzona, a pod nazwą dokumentu i w prawym dolnym rogu aplikacji wyświetlana jest informacja o tym, że „AnnaNowa” edytuje dokument i że edycja przez innego użytkownika jest niemożliwa. Użytkownik „Abacki” musi poczekać, aż „AnnaNowa” zakończy edycję, aby sam mógł dokonać zmian w dokumencie.

 

 

 

Podgląd dokumentu

Podgląd dokumentu jest możliwy w przypadku dokumentów w formacie PDF i plików graficznych (JPG, PNG) i dostępny zarówno dla użytkowników o uprawnieniach na poziomie „Administrator” i „Edytor”, jak i na poziomie „Przeglądający”.

Podgląd dokumentu wyświetla się po kliknięciu w nazwę dokumentu na liście folderów i dokumentów. W ramach okna podglądu dokumentu widoczne są ikonki:

– przyciski służące do przechodzenia pomiędzy stronami podglądu dokumentu

– ikonka , po kliknięciu której następuje pobranie dokumentu na dysk

– przycisk, po wyborze którego otwiera się okno drukowania dokumentu

– ikonka, za pomocą której można obracać podgląd dokumentu zgodnie z ruchem wskazówek zegara

– przyciski służące do oddalania i przybliżania widoku podglądu

[Więcej akcji] – przycisk, po naciśnięciu którego rozwija się menu kontekstowe; jego zawartość zależy od uprawnień użytkownika (zob. Menu kontekstowe dokumentu). W przypadku dokumentów unieważnionych w ramach menu kontekstowego możliwe jest jedynie pokazanie lub ukrycie szczegółów dokumentu oraz  jego pobranie.

[Edytuj atrybuty] – przycisk, po naciśnięciu którego możliwy jest wybór lub edycja typu i atrybutów dokumentu (zob. Edycja dokumentów). Ikonka jest „wyszarzona” i nieaktywna dla użytkowników z poziomem uprawnień „Przeglądający” oraz dla wszystkich użytkowników, jeśli dokument został zarchiwizowany.

Na prawo od podglądu dokumentu widoczny jest również prawy panel, analogiczny do tego, który znajduje się przy liście folderów i dokumentów (zob. Okno Repozytorium).

Opis komunikatu:

Możliwe rozwiązania:

Należy zweryfikować nazwę firmy na zakładce Autoryzacja API na zakładce Ustawienia w aplikacji desktop Comarch DMS (por. Autoryzacja API).

Należy wpisać zmapowaną nazwę bazy, czyli wartość z kolumny Nazwa firmy z Menedżera baz.

Opis komunikatu:

Możliwe rozwiązania:

Należy sprawdzić czy:

1. baza, którą wskazano w pliku Web.config w katalogu z aplikacją serwerową (dawna web) Comarch DMS, została podłączona do systemu Comarch ERP XL w module Menedżer baz z włączonymi uprawnieniami administratora (w ramach aplikacji CDNMGR w katalogu Comarch ERP XL).

2. dla bazy wskazanej w pliku Web.config – znajdującym się w katalogu z aplikacją serwerową (dawną web) Comarch DMS – podczas podłączania jej w module Menedżer baz wybrano sposób dostępu aplikacji do serwera SQL: Autoryzacja przez serwer SQL (krok 4 z 6),

3. dla bazy wskazanej w pliku Web.config – znajdującym się w katalogu z aplikacją serwerową (dawną web) Comarch DMS – podczas podłączania jej w module Menedżer baz wybrano opcję Baza widoczna dla: Wszystkich użytkowników komputera (krok 6 z 6),

4.  W Zmiennych środowiskowych systemu Windows (Komputer -> ppm Właściwości -> Zaawansowane ustawienia systemu -> Zaawansowane -> Zmienne środowiskowe) dla zmiennej systemowej Path jako pierwsza ścieżka dla Comarch ERP XL podany jest katalog z wersją Comarch ERP XL współpracującą z wersja Comarch DMS i w którym znajdują się właściwe dla tej wersji pliki biblioteki API.

Rodzaje folderów

W ramach Repozytorium można wyróżnić 2 rodzaje folderów:

  obszar – folder, do którego uprawnienia są wydzielone i przydzielone do administratorów lokalnych podczas tworzenia folderu;  folder dziedziczy także  uprawnienia użytkowników na poziomie administratora z nadrzędnych obszarów .

folder, do którego nie są przypisani administratorzy lokalni; folder dziedziczy także wszystkie rodzaje uprawnień użytkowników  z nadrzędnych obszarów

Użytkownicy z poziomem uprawnień Edytor lub Przeglądający w ramach danego obszaru :

1. zachowują swoje uprawnienia w stosunku do wszystkich folderów podrzędnych i dokumentów znajdujących się w folderze

2. nie mają  uprawnień do podrzędnych obszarów (chyba że zostaną im osobno nadane).

Przyklad

Założono Folder 6, w którym nadano uprawnienia:

• użytkownikowi „Józef Kowal” uprawnienie „Edytor”
• użytkownikowi „Anna Nowa” uprawnienie „Przeglądający”

 

 

Następnie utworzono dwa foldery podrzędne do Folderu 6:

• obszar o nazwie Folder 6.1
• folder o nazwie Folder 6.2

 

Po wejściu do zakładki nadawania uprawnień w Folderze 6.1 można zobaczyć, że brak tam uprawnień przyznanych użytkownikom „Józef Kowal” i „Anna Nowa” na poziomie Folderu 6. Oznacza to, że ani „Józef Kowal”, ani „Anna Nowa” nie mają dostępu do Folderu 6.1 i jego zawartości.

 

 

Natomiast po wejściu  do zakładki nadawania uprawnień w Folderze 6.2 widoczne jest, że obydwoje użytkowników zachowało swe uprawnienia. Oznacza to, że i „Józef Kowal”, i „Anna Nowa”  mają dostęp do Folderu 6.2  oraz jego zawartości – oprócz znajdujących się w nim innych obszarów   wraz z zawartością.

 

Dodawanie i edycja folderów

Nowy folder może zostać dodany przez użytkownika o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” w ramach folderu , do którego ma uprawnienia.

Użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” może dodawać foldery obydwóch rodzajów – (z administratorem) i (bez administratora).

Użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Edytor” -może dodawać foldery jedynie jednego rodzaju – (bez administratora).

Dla użytkownika o poziomie uprawnień „Przeglądający” przycisk [Nowy folder] jest „wyszarzony” i nie reaguje na kliknięcie.

Aby utworzyć nowy folder należy:

1. nacisnąć ikonkę [Nowy folder]. Pojawia się wówczas  okno „Nowy folder”.

2. W polu „Nazwa folderu” należy obowiązkowo wprowadzić nazwę, jaka ma zostać nadana folderowi.

3. Opcjonalnie ( i jeśli pozwalają na to uprawnienia) można  przypisać do folderu nowego administratora, zaznaczając checkbox przy polu „Przypisz nowego administratora folderu”.

Następnie należy  wyszukać użytkownika, któremu mają zostać nadane uprawnienia administratora do folderu, wpisując przynajmniej jedną literę jego imienia lub nazwiska – wyświetli się wówczas lista wyboru spośród nazw użytkowników, w których występuje podana fraza.

Kliknięciem w nazwę użytkownika nadaje mu się uprawnienia administratora folderu. Możliwe jest również dodanie w analogiczny sposób kolejnych użytkowników jako administratorów.

4. Później należy nacisnąć przycisk [Utwórz], aby zapisać wprowadzone zmiany lub [Anuluj], aby je anulować.

Po naciśnięciu [Utwórz] powstaje nowy folder w ramach folderu nadrzędnego, w którym naciśnięto przycisk [Nowy folder].

Możliwość edycji folderu ogranicza się do zmiany nazwy folderu w ramach jego menu kontekstowego, poprzez wybór opcji [Zmień nazwę], wpisanie nowej nazwy folderu i kliknięcie przycisku „Zapisz”.

Edycji może dokonywać tylko użytkownik o uprawnieniach „Administrator” lub „Edytor”.

Usuwanie folderów

Uprawnienia do usuwania folderów mają użytkownicy o uprawnieniach „Administratora” lub „Edytora”.

Folder może zostać usunięty poprzez wybranie menu kontekstowego folderu i kliknięcie [Usuń].

Można także usunąć wiele folderów na raz, zaznaczając przy nich checkboxy i wybierając opcję   z menu kontekstowego na belce nad listą dokumentów, możliwe jest też usuwanie na raz wielu folderów i dokumentów.

Przy usuwaniu folderu/folderów na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o usunięciu elementu.

Uwaga

Folder nie zostanie usunięty, jeśli znajduje się w nim dokument z włączonym okresem retencji.

Jeśli w katalogu znajdują się dokumenty podlegające regule retencji, wtedy przy próbie usunięcia katalogu w ramach okna wykonywanych akcji po kliknięciu w link zostaje wyświetlone okno komunikatu z informacją o braku możliwości usunięcia folderu z powodu obecności dokumentów podlegających regule retencji.

 

 

 

 

Również  folder, w którym znajduje się dokument,  który uległ archiwizacji i ma status „zarchiwizowany” (jest „wyszarzony” na liście dokumentów), nie może zostać usunięty.

Jeżeli w katalogu znajdują się dokumenty zarchiwizowane, przy próbie jego usunięcia na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o błędzie podczas usuwania elementu.

 

Menu kontekstowe folderu

Menu kontekstowe folderu może zostać wywołane poprzez przesunięcie kursora na  pozycję danego folderu i kliknięcie w ikonkę , która pojawi się po prawej stronie.

Można także zaznaczyć jeden lub wiele folderów za pomocą checkboxów, a potem wywołać menu kontekstowe, klikając w ikonkę na belce, która pojawi się nad listą dokumentów.

W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:

1. dla użytkownika o uprawnieniach  „Przeglądający”: menu ma tylko jedną opcję „Zobacz szczegóły”, która powoduje rozwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.

2. dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu zawiera 4 opcje: „Przenieś do”, „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”.

Opcja „Przenieś do” umożliwia przenoszenie folderów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium ( zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami. Opcja przenoszenia nie dotyczy obszarów).

Opcja „Zmień nazwę” powoduje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy folderu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”.

Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.

Opcja „Usuń”  zaś umożliwia usunięcie folderu do kosza, razem z zawartością.

3. dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” (zarówno dla Administratora Repozytorium, jak i  administratora lokalnego): menu posiada 5 opcji: „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do” „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”.

Opcja „Zarządzaj uprawnieniami”  otwiera okno, w którym można  nadawać, modyfikować i usuwać uprawnienia innych użytkowników do folderu (zob. Nadawanie operatorom uprawnień w Repozytorium – dla administratora i Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami).

Opcja „Przenieś do” umożliwia przenoszenie folderów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium ( zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami. Opcja przenoszenia nie dotyczy obszarów).

Opcja „Zmień nazwę” powoduje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy folderu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”.

Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.

Opcja „Usuń”  zaś umożliwia usunięcie folderu do kosza, razem z zawartością.

W ramach listy folderów i dokumentów wyświetlane są foldery oraz dokumenty dodane do Repozytorium.

W ramach folderu głównego „Repozytorium” nie jest możliwe dodanie dokumentu, istnieje natomiast opcja (tylko dla użytkownika  z uprawnieniami administratora Repozytorium) utworzenia nowego folderu w tym miejscu.

Uwaga

Folder główny „Repozytorium”  ma kilka specyficznych cech:

• dostęp do niego mają tylko administratorzy Repozytorium – czyli użytkownicy, którzy w aplikacji desktop posiadają uprawnienia administratora, a w  ramach ustawień Struktury organizacyjnej w aplikacji desktop mają wybraną i zapisaną opcję współpracy z modułem „ Obieg Dokumentów i Repozytorium„
• w tym folderze możliwe jest tylko dodawanie nowych folderów z przypisanym administratorem
• niemożliwe jest dodawanie do niego dokumentów
• uprawnienia do niego można nadać lub usunąć jedynie poprzez aplikację desktop
• w stosunku do niego nie można nadać innego poziomu uprawnień niż „Administrator”

W folderze głównym „Repozytorium”  foldery mogą być sortowane według nazwy lub według daty dodania, za pomocą strzałek znajdujących się przy polach „Nazwa” i „Dodano”. Podobnie odbywa się sortowanie folderów i dokumentów w folderach podrzędnych.

Kolumny zawierające informacje o folderze/dokumencie zawierają zawsze nazwę, natomiast widoczność innych kolumn jest zależna od ustawień wybranych przez użytkownika (zob. Repozytorium – konfiguracja dla użytkownika – widok kolumn).

Domyślnie na liście folderów i dokumentów może być widocznych 6 kolumn: Nazwa, Dodano, Autor, Wersje, Rozmiar i Typ dokumentu. Kolejność kolumn również zależy od ustawień użytkownika.

Dodatkowo od wersji 2023.0.0  obok kolumny „Nazwa” może być widoczna kolumna z ikonami, dla której wyłączenie widoczności lub zmiana kolejności nie są możliwe – nie jest ona wyodrębniona w ramach ustawień widoku kolumn (zob. Ujednolicenie oznaczeń dokumentów na liście dokumentów).

Możliwe jest wyszukiwanie danego folderu lub dokumentu za pomocą wyszukiwarki nad listą folderów i dokumentów, także przy użyciu dostępnych filtrów (w kwestii filtrów zob. Okno Repozytorium-główne okno).

W dolnej części strony za pomocą opcji można określić liczbę elementów, które mają być widoczne na stronie, a za pomocą strzałek  dostępnych obok przejść do następnej strony, wrócić do poprzedniej lub przejść do końca listy dokumentów.

Opis komunikatu:

Możliwe rozwiązania:

W przypadku kontrahenta Unijnego wymagane jest wskazanie kraju wysyłki.

W tym celu należy kolejno:

1. na definicji obiegu dodać kontrolkę np. typu Lista

2. na właściwościach Etapu, na którym będzie generowany dokument, na zakładce Kontrolki, zaznaczyć dla tej kontrolki  ’Wymagana’, aby kraj (prefix) zawsze został wskazany podczas tworzenia nowego dokumentu.

Ewentualnie prefiks kraju można pobierać z karty kontrahenta. Przykład zapytania poniżej:

If @Prefiks kraju_MODE@ = 0 --po dodaniu nowego dokumentu podstawi się kraj o id=17
 /*tryb inicjacji*/ 
select kpc_id, KPC_Kod, 17 FROM cdn.KrajeCelne else IF @Prefiks kraju_MODE@=1 
--po zmianie kontrolki zależnej (czyli kontrahenta) 
podstawi się prefiks kraju kontrahenta /*tryb obserwacji*/ 
begin select kpc_id, KPC_Kod,(SELECT top 1 kpc_Id 
from cdn.KntKarty join cdn.krajecelne on kpc_kod = Knt_kraj 
where Knt_GIDNumer =@Kontrahent_GIDNUMER@ ) as DefaultId from cdn.krajecelne

3. Kontrolkę należy zmapować, jak przedstawiono poniżej:

Opis komunikatu:

Możliwe rozwiązania

Należy uruchomić RejestrOD spod prawego klawisza myszy z opcją ‘Uruchom jako administrator’. Plik znajduje się w katalogu z plikami wersji desktopowej.

Opis komunikatu: 

Po wpisaniu loginu i naciśnięciu przycisku [Zaloguj] w ramach okna logowania wyświetlany jest następujący komunikat:

Możliwe rozwiązania:

W przypadku nowoutworzonej bazy pierwsze logowanie odbywa się na operatora Administrator bez hasła. Po zalogowaniu się należy skonfigurować aplikację (zob. Struktura organizacyjna dla Comarch DMS we współpracy z Comarch ERP XL , Struktura organizacyjna dla Comarch DMS we współpracy z Comarch ERP Optima, Struktura organizacyjna dla Comarch DMS we współpracy z Comarch ERP Altum, Struktura organizacyjna dla Comarch DMS Standalone).

W ramach zakladki „Konto” dostępne są następujące sekcje, które opisano szczegółowo w dalszej części artykułu:

W górnej części zakładki widoczne jest  pole informujące o tym, czy aplikacja  Comarch DMS jest zaktualizowana do najnowszej wersji, czy też dostępna jest aktualizacja.

W dolnej  części zakładki dostępny jest przycisk [Wyloguj się], po kliknięciu w który następuje wylogowanie z aplikacji i powrót do ekranu logowania.

Ustawienia konta

W ramach zakladki „Ustawienia konta” dostępne są następujące sekcje:

Widok listy dokumentów

W ramach sekcji „Widok listy dokumentów” użytkownik może ustawić, w jaki sposób mają być wyświetlane dokumenty na liście dokumentów w aplikacji mobilnej. Do wyboru jest jedna z trzech opcji:

• Podstawowy – jeśli wybrano tę opcję, wówczas każdy dokument na liście dokumentów jest opisany trzema parametrami – domyślnie są to: Numer dokumentu, Nazwa Obiegu i Nazwa etapu – użytkownik może zmienić domyślnie wyświetlane parametry z poziomu aplikacji desktop (zob. Ustawienia dla aplikacji mobilnej)

 

 

• Szczegółowy – jeśli wybrano tę opcję, wówczas każdy dokument na liście dokumentów jest opisany pięcioma parametrami – domyślnie są to: Numer dokumentu, Nazwa Obiegu, Nazwa etapu, Data przekazania i Czas na realizację zadania – użytkownik może zmienić domyślnie wyświetlane parametry z poziomu aplikacji desktop (zob. Ustawienia dla aplikacji mobilnej)

 

 

 

• Kompaktowy – jeśli wybrano tę opcję, wówczas każdy dokument na liście dokumentów jest opisany dwoma parametrami – domyślnie są to:  Numer dokumentu i Nazwa obiegu – użytkownik może zmienić domyślnie wyświetlane parametry z poziomu aplikacji desktop (zob. Ustawienia dla aplikacji mobilnej)

Przyklad

Przykład zmiany domyślnie wyświetlanych parametrów  z poziomu aplikacji desktop

Użytkownik zmienia parametry znajdujące się w sekcji „Tryb szczegółowy” w ramach sekcji „Ustawienia dla aplikacji mobilnej” w ustawieniach obiegu „Faktury 2024”:

1. w polu „Parametr 4” zamiast domyślnej wartości „Data przekazania” ustawia wartość kontrolki „Termin płatności”

2. w polu „Parametr 5” zamiast domyślnej wartości „Czas na realizację zadania” – wartość kontrolki „Kontrahent”.

Użytkownik zaznacza również obok tych parametrów opcję „Pokaż etykietę kontrolki”, aby nad wartościami na liście dokumentów wyświetlane były opisy „Termin płatności” i „Kontrahent”.

 

 

Historia przekazania – etap

W ramach sekcji „Historia przekazania – etap” użytkownik może wybrać sposób prezentacji historii przekazania dokumentów na diagramie widocznym w szczególach dokumentu po kliknięciu w przycisk „Zobacz historię przekazania”. Dostępne są dwie opcje:

• Aktualny – ustawienie domyślne; jeżeli wybrano tę opcję, wówczas etapy wyświetlane są w kolejności od aktualnego (górna część diagramu) aż do pierwszego (dolna część diagramu)

 

 

• Pierwszy – jeżeli wybrano tę opcję, wówczas etapy wyświetlane są w kolejności od pierwszego (górna część diagramu) aż do aktualnego (dolna część diagramu)

Język

W ramach tej sekcji użytkownik może wybrać, w jakim języku ma być wyświetlana aplikacja.

Aby zmienić język aplikacji należy wybrać odpowiednią opcję i zapisac zmiany za pomocą przycisku [Zapisz]

Dostępne są następujące opcje:

Powiadomienia

W ramach aplikacji mobilnej użytkownik może ustawić powiadomienia o nowych, przypisanych do niego dokumentach. W tym celu powinien wejść do zakładki „Powiadomienia” i zaznaczyć pole obok typu obiegu, z którego ma otrzymywać powiadomienia.

Jeżeli do użytkownika zostanie przekazany nowy dokument, wówczas otrzyma powiadomienie, nawet jeśli w danym momencie nie jest zalogowany do aplikacji mobilnej Comarch DMS.

Gdy użytkownik otrzymuje powiadomienie, wówczas w górnej części ekranu pojawia się ikonka Comarch DMS.

Po rozwinięciu paska powiadomień widoczne jest powiadomienie. Jeśli:

• • użytkownik jest zalogowany do aplikacji, a powiadomienie dotyczy pojedynczego dokumentu, wówczas:

• • • w ramach powiadomienia widoczny jest numer dokumentu, ktory został przekazany do użytkownika

• • • po kliknięciu w powiadomienie użytkownik zostaje przeniesiony na kartę danego dokumentu

• użytkownik nie jest zalogowany do aplikacji, a powiadomienie dotyczy pojedynczego dokumentu, wówczas:

• • • w ramach powiadomienia widoczny jest numer dokumentu, ktory został przekazany do użytkownika

• • • po kliknięciu w powiadomienie użytkownik zostaje przeniesiony do okna logowania, a po zalogowaniu – na listę dokumentów

• użytkownik jest zalogowany do aplikacji, a powiadomienie dotyczy wielu dokumentów, wówczas:
  • • w ramach powiadomienia widoczna jest liczba dokumentów, ktore zostały przekazane do użytkownika

• po kliknięciu w powiadomienie użytkownik zostaje przeniesiony na listę dokumentów (jeśli nie był zalogowany – do okna logowania, a po zalogowaniu – na listę dokumentów)

 

Bezpieczeństwo

Jeżeli na urządzeniu mobilnym istnieje możliwość zapisu odcisku palca użytkownika, wówczas ten użytkownik może  zaznaczyć parametr „Blokada odciskiem palca” w zakładce „Bezpieczeństwo” (domyślnie parametr jest odznaczony).

Jeśli użytkownik zaznaczy parametr „Blokada odciskiem palca”, wówczas w przypadku jeśli użytkownik wyjdzie  z aplikacji i będzie chciał do niej wrócić, będzie musiał przyłożyć palec do czytnika liniii papilarnych na urządzeniu mobilnym, aby uzyskać dostęp do aplikacji.

Raporty

Zakładka „Raporty” jest dostępna w aplikacji mobilnej, jeśli na karcie danego użytkownika w aplikacji desktop Comarch DMS  wybrano „Tak” w ramach pola „Kreator raportów i dashboardów” w ramach sekcji „Funkcjonalności” na zakładce „Uprawnienia” (zob. przykładowo Zakładka Uprawnienia).

Po kliknięciu na zakładkę „Raporty” zostaje otwarte okno z listą „Wybierz raport”.

Po kliknięciu w pole „Wybierz raport” użytkownik może wybrać jeden z raportów i dashboardów, do których nadano danemu użytkownikowi uprawnienia w ramach zakładki „Uprawnienia” na zakładce  [Kreator raportów i dashboardów]  w aplikacji desktop Comarch DMS (zob. Kreator raportów i dashboardów – uprawnienia).

W ramach listy mogą być dostępne:

1. predefiniowane dashboardy:

 

• Dokumenty przeterminowane – pokazuje, jakie dokumenty są przeterminowane, w jakim typie obiegu się znajdują, do kogo są przypisane i ile czasu minęło od terminu wykonania zadania

 

 

• Ilość dokumentów operatora w etapie – pokazuje, ile dokumentów na jakim etapie ma operator w danym typie obiegu

 

 

• Ilość dokumentów – pokazuje, ile dokumentów znajduje się w danym typie obiegu

 

 

• Uprawnienia na właściwościach operatora – pokazuje, jakie uprawnienia nadano operatorowi w aplikacji desktop Comarch DMS w ramach zakładki „Uprawnienia” (zob. przykładowo Zakładka Uprawnienia) i jakie ustawienie wybrano w  sekcji „Przekazanie dokumentu” na zakładce „Szczegóły dokumentu” w ramach zakładki [Panel użytkownika]  w aplikacji desktop Comarch DMS (zob. Szczegóły dokumentu). Szczegółowe uprawnienia dostępne są po kliknięciu w wielokropek … znajdujący sie na końcu każdefo wiersza.

 

 

 

2. predefiniowane raporty:

• Pocztowa książka nadawcza – pokazuje pocztową książkę nadawczą, zgodnie z ustawieniami dla danego obiegu w aplikacji desktop Comarch DMS (zob. Lista dokumentów jako książka nadawcza). W polu WorkflowTypeId należy wpisać Id danego typu obiegu i kliknąć „Submit”, aby zostały pokazane wyniki.

 

 

• Historia zmian dokumentu – pokazuje, jakie zmiany zachodziły na danym dokumencie na poszczególnych etapach (zob. Historia zmian dokumentu). W polu DocumentId należy wpisać Id danego dokumentu.

 

3. raporty i dashboardy utworzone przez użytkowników w aplikacji desktop Comarch DMS

Zakładka Zawartość twojej listy zawiera parametr Widok kolumn, taki sam jak dla standardowego użytkownika.

W ramach parametru Widok kolumn możliwe jest określenie, jakie informacje o pliku dodanym do Repozytorium będą  widoczne w kolumnach. Aby zdefiniować ten parametr należy wybrać jedną z dwóch opcji: „Domyślne kolumny” lub „Ustawienia własne”.

Przy zaznaczonej opcji „Domyślne kolumny” na liście dokumentów widoczne jest 6 kolumn:

Możliwe jest także ograniczenie liczby pokazywanych kolumn  poprzez kliknięcie [Edytuj], zaznaczenie opcji  „Ustawienia własne” i odznaczeniu pod poleceniem „Wybierz dane” kolumn, które nie mają być widoczne.

Pod poleceniem „Ustaw kolejność” jest natomiast możliwa zmiana kolejności ułożenia kolumn na liście dokumentów poprzez ustawienie kafelków z nazwami kolumn w preferowanym porządku za pomocą przeciągania kursorem.

Następnie należy kliknąć ikonkę [Zapisz], aby zachować wprowadzone zmiany.