Rodzaje folderów

W ramach Repozytorium można wyróżnić 2 rodzaje folderów:

  obszar – folder, do którego uprawnienia są wydzielone i przydzielone do administratorów lokalnych podczas tworzenia folderu;  folder dziedziczy także  uprawnienia użytkowników na poziomie administratora z nadrzędnych obszarów .

folder, do którego nie są przypisani administratorzy lokalni; folder dziedziczy także wszystkie rodzaje uprawnień użytkowników  z nadrzędnych obszarów

Użytkownicy z poziomem uprawnień Edytor lub Przeglądający w ramach danego obszaru :

1. zachowują swoje uprawnienia w stosunku do wszystkich folderów podrzędnych i dokumentów znajdujących się w folderze

2. nie mają  uprawnień do podrzędnych obszarów (chyba że zostaną im osobno nadane).

Przyklad

Założono Folder 6, w którym nadano uprawnienia:

• użytkownikowi „Józef Kowal” uprawnienie „Edytor”
• użytkownikowi „Anna Nowa” uprawnienie „Przeglądający”

 

 

Następnie utworzono dwa foldery podrzędne do Folderu 6:

• obszar o nazwie Folder 6.1
• folder o nazwie Folder 6.2

 

Po wejściu do zakładki nadawania uprawnień w Folderze 6.1 można zobaczyć, że brak tam uprawnień przyznanych użytkownikom „Józef Kowal” i „Anna Nowa” na poziomie Folderu 6. Oznacza to, że ani „Józef Kowal”, ani „Anna Nowa” nie mają dostępu do Folderu 6.1 i jego zawartości.

 

 

Natomiast po wejściu  do zakładki nadawania uprawnień w Folderze 6.2 widoczne jest, że obydwoje użytkowników zachowało swe uprawnienia. Oznacza to, że i „Józef Kowal”, i „Anna Nowa”  mają dostęp do Folderu 6.2  oraz jego zawartości – oprócz znajdujących się w nim innych obszarów   wraz z zawartością.

 

Dodawanie i edycja folderów

Nowy folder może zostać dodany przez użytkownika o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” w ramach folderu , do którego ma uprawnienia.

Użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” może dodawać foldery obydwóch rodzajów – (z administratorem) i (bez administratora).

Użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Edytor” -może dodawać foldery jedynie jednego rodzaju – (bez administratora).

Dla użytkownika o poziomie uprawnień „Przeglądający” przycisk [Nowy folder] jest „wyszarzony” i nie reaguje na kliknięcie.

Aby utworzyć nowy folder należy:

1. nacisnąć ikonkę [Nowy folder]. Pojawia się wówczas  okno „Nowy folder”.

2. W polu „Nazwa folderu” należy obowiązkowo wprowadzić nazwę, jaka ma zostać nadana folderowi.

3. Opcjonalnie ( i jeśli pozwalają na to uprawnienia) można  przypisać do folderu nowego administratora, zaznaczając checkbox przy polu „Przypisz nowego administratora folderu”.

Następnie należy  wyszukać użytkownika, któremu mają zostać nadane uprawnienia administratora do folderu, wpisując przynajmniej jedną literę jego imienia lub nazwiska – wyświetli się wówczas lista wyboru spośród nazw użytkowników, w których występuje podana fraza.

Kliknięciem w nazwę użytkownika nadaje mu się uprawnienia administratora folderu. Możliwe jest również dodanie w analogiczny sposób kolejnych użytkowników jako administratorów.

4. Później należy nacisnąć przycisk [Utwórz], aby zapisać wprowadzone zmiany lub [Anuluj], aby je anulować.

Po naciśnięciu [Utwórz] powstaje nowy folder w ramach folderu nadrzędnego, w którym naciśnięto przycisk [Nowy folder].

Możliwość edycji folderu ogranicza się do zmiany nazwy folderu w ramach jego menu kontekstowego, poprzez wybór opcji [Zmień nazwę], wpisanie nowej nazwy folderu i kliknięcie przycisku „Zapisz”.

Edycji może dokonywać tylko użytkownik o uprawnieniach „Administrator” lub „Edytor”.

Usuwanie folderów

Uprawnienia do usuwania folderów mają użytkownicy o uprawnieniach „Administratora” lub „Edytora”.

Folder może zostać usunięty poprzez wybranie menu kontekstowego folderu i kliknięcie [Usuń].

Można także usunąć wiele folderów na raz, zaznaczając przy nich checkboxy i wybierając opcję   z menu kontekstowego na belce nad listą dokumentów, możliwe jest też usuwanie na raz wielu folderów i dokumentów.

Przy usuwaniu folderu/folderów na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o usunięciu elementu.

Uwaga

Folder nie zostanie usunięty, jeśli znajduje się w nim dokument z włączonym okresem retencji.

Jeśli w katalogu znajdują się dokumenty podlegające regule retencji, wtedy przy próbie usunięcia katalogu w ramach okna wykonywanych akcji po kliknięciu w link zostaje wyświetlone okno komunikatu z informacją o braku możliwości usunięcia folderu z powodu obecności dokumentów podlegających regule retencji.

 

 

 

 

Również  folder, w którym znajduje się dokument,  który uległ archiwizacji i ma status „zarchiwizowany” (jest „wyszarzony” na liście dokumentów), nie może zostać usunięty.

Jeżeli w katalogu znajdują się dokumenty zarchiwizowane, przy próbie jego usunięcia na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o błędzie podczas usuwania elementu.

 

Menu kontekstowe folderu

Menu kontekstowe folderu może zostać wywołane poprzez przesunięcie kursora na  pozycję danego folderu i kliknięcie w ikonkę , która pojawi się po prawej stronie.

Można także zaznaczyć jeden lub wiele folderów za pomocą checkboxów, a potem wywołać menu kontekstowe, klikając w ikonkę na belce, która pojawi się nad listą dokumentów.

W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:

1. dla użytkownika o uprawnieniach  „Przeglądający”: menu ma tylko jedną opcję „Zobacz szczegóły”, która powoduje rozwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.

2. dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu zawiera 4 opcje: „Przenieś do”, „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”.

Opcja „Przenieś do” umożliwia przenoszenie folderów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium ( zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami. Opcja przenoszenia nie dotyczy obszarów).

Opcja „Zmień nazwę” powoduje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy folderu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”.

Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.

Opcja „Usuń”  zaś umożliwia usunięcie folderu do kosza, razem z zawartością.

3. dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” (zarówno dla Administratora Repozytorium, jak i  administratora lokalnego): menu posiada 5 opcji: „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do” „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”.

Opcja „Zarządzaj uprawnieniami”  otwiera okno, w którym można  nadawać, modyfikować i usuwać uprawnienia innych użytkowników do folderu (zob. Nadawanie operatorom uprawnień w Repozytorium – dla administratora i Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami).

Opcja „Przenieś do” umożliwia przenoszenie folderów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium ( zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami. Opcja przenoszenia nie dotyczy obszarów).

Opcja „Zmień nazwę” powoduje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy folderu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”.

Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.

Opcja „Usuń”  zaś umożliwia usunięcie folderu do kosza, razem z zawartością.

W ramach listy folderów i dokumentów wyświetlane są foldery oraz dokumenty dodane do Repozytorium.

W ramach folderu głównego „Repozytorium” nie jest możliwe dodanie dokumentu, istnieje natomiast opcja (tylko dla użytkownika  z uprawnieniami administratora Repozytorium) utworzenia nowego folderu w tym miejscu.

Uwaga

Folder główny „Repozytorium”  ma kilka specyficznych cech:

• dostęp do niego mają tylko administratorzy Repozytorium – czyli użytkownicy, którzy w aplikacji desktop posiadają uprawnienia administratora, a w  ramach ustawień Struktury organizacyjnej w aplikacji desktop mają wybraną i zapisaną opcję współpracy z modułem „ Obieg Dokumentów i Repozytorium„
• w tym folderze możliwe jest tylko dodawanie nowych folderów z przypisanym administratorem
• niemożliwe jest dodawanie do niego dokumentów
• uprawnienia do niego można nadać lub usunąć jedynie poprzez aplikację desktop
• w stosunku do niego nie można nadać innego poziomu uprawnień niż „Administrator”

W folderze głównym „Repozytorium”  foldery mogą być sortowane według nazwy lub według daty dodania, za pomocą strzałek znajdujących się przy polach „Nazwa” i „Dodano”. Podobnie odbywa się sortowanie folderów i dokumentów w folderach podrzędnych.

Kolumny zawierające informacje o folderze/dokumencie zawierają zawsze nazwę, natomiast widoczność innych kolumn jest zależna od ustawień wybranych przez użytkownika (zob. Repozytorium – konfiguracja dla użytkownika – widok kolumn).

Domyślnie na liście folderów i dokumentów może być widocznych 6 kolumn: Nazwa, Dodano, Autor, Wersje, Rozmiar i Typ dokumentu. Kolejność kolumn również zależy od ustawień użytkownika.

Dodatkowo od wersji 2023.0.0  obok kolumny „Nazwa” może być widoczna kolumna z ikonami, dla której wyłączenie widoczności lub zmiana kolejności nie są możliwe – nie jest ona wyodrębniona w ramach ustawień widoku kolumn (zob. Ujednolicenie oznaczeń dokumentów na liście dokumentów).

Możliwe jest wyszukiwanie danego folderu lub dokumentu za pomocą wyszukiwarki nad listą folderów i dokumentów, także przy użyciu dostępnych filtrów (w kwestii filtrów zob. Okno Repozytorium-główne okno).

W dolnej części strony za pomocą opcji można określić liczbę elementów, które mają być widoczne na stronie, a za pomocą strzałek  dostępnych obok przejść do następnej strony, wrócić do poprzedniej lub przejść do końca listy dokumentów.

Opis komunikatu:

Możliwe rozwiązania:

W przypadku kontrahenta Unijnego wymagane jest wskazanie kraju wysyłki.

W tym celu należy kolejno:

1. na definicji obiegu dodać kontrolkę np. typu Lista

2. na właściwościach Etapu, na którym będzie generowany dokument, na zakładce Kontrolki, zaznaczyć dla tej kontrolki  ’Wymagana’, aby kraj (prefix) zawsze został wskazany podczas tworzenia nowego dokumentu.

Ewentualnie prefiks kraju można pobierać z karty kontrahenta. Przykład zapytania poniżej:

If @Prefiks kraju_MODE@ = 0 --po dodaniu nowego dokumentu podstawi się kraj o id=17
 /*tryb inicjacji*/ 
select kpc_id, KPC_Kod, 17 FROM cdn.KrajeCelne else IF @Prefiks kraju_MODE@=1 
--po zmianie kontrolki zależnej (czyli kontrahenta) 
podstawi się prefiks kraju kontrahenta /*tryb obserwacji*/ 
begin select kpc_id, KPC_Kod,(SELECT top 1 kpc_Id 
from cdn.KntKarty join cdn.krajecelne on kpc_kod = Knt_kraj 
where Knt_GIDNumer =@Kontrahent_GIDNUMER@ ) as DefaultId from cdn.krajecelne

3. Kontrolkę należy zmapować, jak przedstawiono poniżej:

Opis komunikatu:

Możliwe rozwiązania

Należy uruchomić RejestrOD spod prawego klawisza myszy z opcją ‘Uruchom jako administrator’. Plik znajduje się w katalogu z plikami wersji desktopowej.

Opis komunikatu: 

Po wpisaniu loginu i naciśnięciu przycisku [Zaloguj] w ramach okna logowania wyświetlany jest następujący komunikat:

Możliwe rozwiązania:

W przypadku nowoutworzonej bazy pierwsze logowanie odbywa się na operatora Administrator bez hasła. Po zalogowaniu się należy skonfigurować aplikację (zob. Struktura organizacyjna dla Comarch DMS we współpracy z Comarch ERP XL , Struktura organizacyjna dla Comarch DMS we współpracy z Comarch ERP Optima, Struktura organizacyjna dla Comarch DMS we współpracy z Comarch ERP Altum, Struktura organizacyjna dla Comarch DMS Standalone).

W ramach zakladki „Konto” dostępne są następujące sekcje, które opisano szczegółowo w dalszej części artykułu:

W górnej części zakładki widoczne jest  pole informujące o tym, czy aplikacja  Comarch DMS jest zaktualizowana do najnowszej wersji, czy też dostępna jest aktualizacja.

W dolnej  części zakładki dostępny jest przycisk [Wyloguj się], po kliknięciu w który następuje wylogowanie z aplikacji i powrót do ekranu logowania.

Ustawienia konta

W ramach zakladki „Ustawienia konta” dostępne są następujące sekcje:

Widok listy dokumentów

W ramach sekcji „Widok listy dokumentów” użytkownik może ustawić, w jaki sposób mają być wyświetlane dokumenty na liście dokumentów w aplikacji mobilnej. Do wyboru jest jedna z trzech opcji:

• Podstawowy – jeśli wybrano tę opcję, wówczas każdy dokument na liście dokumentów jest opisany trzema parametrami – domyślnie są to: Numer dokumentu, Nazwa Obiegu i Nazwa etapu – użytkownik może zmienić domyślnie wyświetlane parametry z poziomu aplikacji desktop (zob. Ustawienia dla aplikacji mobilnej)

 

 

• Szczegółowy – jeśli wybrano tę opcję, wówczas każdy dokument na liście dokumentów jest opisany pięcioma parametrami – domyślnie są to: Numer dokumentu, Nazwa Obiegu, Nazwa etapu, Data przekazania i Czas na realizację zadania – użytkownik może zmienić domyślnie wyświetlane parametry z poziomu aplikacji desktop (zob. Ustawienia dla aplikacji mobilnej)

 

 

 

• Kompaktowy – jeśli wybrano tę opcję, wówczas każdy dokument na liście dokumentów jest opisany dwoma parametrami – domyślnie są to:  Numer dokumentu i Nazwa obiegu – użytkownik może zmienić domyślnie wyświetlane parametry z poziomu aplikacji desktop (zob. Ustawienia dla aplikacji mobilnej)

Przyklad

Przykład zmiany domyślnie wyświetlanych parametrów  z poziomu aplikacji desktop

Użytkownik zmienia parametry znajdujące się w sekcji „Tryb szczegółowy” w ramach sekcji „Ustawienia dla aplikacji mobilnej” w ustawieniach obiegu „Faktury 2024”:

1. w polu „Parametr 4” zamiast domyślnej wartości „Data przekazania” ustawia wartość kontrolki „Termin płatności”

2. w polu „Parametr 5” zamiast domyślnej wartości „Czas na realizację zadania” – wartość kontrolki „Kontrahent”.

Użytkownik zaznacza również obok tych parametrów opcję „Pokaż etykietę kontrolki”, aby nad wartościami na liście dokumentów wyświetlane były opisy „Termin płatności” i „Kontrahent”.

 

 

Historia przekazania – etap

W ramach sekcji „Historia przekazania – etap” użytkownik może wybrać sposób prezentacji historii przekazania dokumentów na diagramie widocznym w szczególach dokumentu po kliknięciu w przycisk „Zobacz historię przekazania”. Dostępne są dwie opcje:

• Aktualny – ustawienie domyślne; jeżeli wybrano tę opcję, wówczas etapy wyświetlane są w kolejności od aktualnego (górna część diagramu) aż do pierwszego (dolna część diagramu)

 

 

• Pierwszy – jeżeli wybrano tę opcję, wówczas etapy wyświetlane są w kolejności od pierwszego (górna część diagramu) aż do aktualnego (dolna część diagramu)

Język

W ramach tej sekcji użytkownik może wybrać, w jakim języku ma być wyświetlana aplikacja.

Aby zmienić język aplikacji należy wybrać odpowiednią opcję i zapisac zmiany za pomocą przycisku [Zapisz]

Dostępne są następujące opcje:

Powiadomienia

W ramach aplikacji mobilnej użytkownik może ustawić powiadomienia o nowych, przypisanych do niego dokumentach. W tym celu powinien wejść do zakładki „Powiadomienia” i zaznaczyć pole obok typu obiegu, z którego ma otrzymywać powiadomienia.

Jeżeli do użytkownika zostanie przekazany nowy dokument, wówczas otrzyma powiadomienie, nawet jeśli w danym momencie nie jest zalogowany do aplikacji mobilnej Comarch DMS.

Gdy użytkownik otrzymuje powiadomienie, wówczas w górnej części ekranu pojawia się ikonka Comarch DMS.

Po rozwinięciu paska powiadomień widoczne jest powiadomienie. Jeśli:

• • użytkownik jest zalogowany do aplikacji, a powiadomienie dotyczy pojedynczego dokumentu, wówczas:

• • • w ramach powiadomienia widoczny jest numer dokumentu, ktory został przekazany do użytkownika

• • • po kliknięciu w powiadomienie użytkownik zostaje przeniesiony na kartę danego dokumentu

• użytkownik nie jest zalogowany do aplikacji, a powiadomienie dotyczy pojedynczego dokumentu, wówczas:

• • • w ramach powiadomienia widoczny jest numer dokumentu, ktory został przekazany do użytkownika

• • • po kliknięciu w powiadomienie użytkownik zostaje przeniesiony do okna logowania, a po zalogowaniu – na listę dokumentów

• użytkownik jest zalogowany do aplikacji, a powiadomienie dotyczy wielu dokumentów, wówczas:
  • • w ramach powiadomienia widoczna jest liczba dokumentów, ktore zostały przekazane do użytkownika

• po kliknięciu w powiadomienie użytkownik zostaje przeniesiony na listę dokumentów (jeśli nie był zalogowany – do okna logowania, a po zalogowaniu – na listę dokumentów)

 

Bezpieczeństwo

Jeżeli na urządzeniu mobilnym istnieje możliwość zapisu odcisku palca użytkownika, wówczas ten użytkownik może  zaznaczyć parametr „Blokada odciskiem palca” w zakładce „Bezpieczeństwo” (domyślnie parametr jest odznaczony).

Jeśli użytkownik zaznaczy parametr „Blokada odciskiem palca”, wówczas w przypadku jeśli użytkownik wyjdzie  z aplikacji i będzie chciał do niej wrócić, będzie musiał przyłożyć palec do czytnika liniii papilarnych na urządzeniu mobilnym, aby uzyskać dostęp do aplikacji.

Raporty

Zakładka „Raporty” jest dostępna w aplikacji mobilnej, jeśli na karcie danego użytkownika w aplikacji desktop Comarch DMS  wybrano „Tak” w ramach pola „Kreator raportów i dashboardów” w ramach sekcji „Funkcjonalności” na zakładce „Uprawnienia” (zob. przykładowo Zakładka Uprawnienia).

Po kliknięciu na zakładkę „Raporty” zostaje otwarte okno z listą „Wybierz raport”.

Po kliknięciu w pole „Wybierz raport” użytkownik może wybrać jeden z raportów i dashboardów, do których nadano danemu użytkownikowi uprawnienia w ramach zakładki „Uprawnienia” na zakładce  [Kreator raportów i dashboardów]  w aplikacji desktop Comarch DMS (zob. Kreator raportów i dashboardów – uprawnienia).

W ramach listy mogą być dostępne:

1. predefiniowane dashboardy:

 

• Dokumenty przeterminowane – pokazuje, jakie dokumenty są przeterminowane, w jakim typie obiegu się znajdują, do kogo są przypisane i ile czasu minęło od terminu wykonania zadania

 

 

• Ilość dokumentów operatora w etapie – pokazuje, ile dokumentów na jakim etapie ma operator w danym typie obiegu

 

 

• Ilość dokumentów – pokazuje, ile dokumentów znajduje się w danym typie obiegu

 

 

• Uprawnienia na właściwościach operatora – pokazuje, jakie uprawnienia nadano operatorowi w aplikacji desktop Comarch DMS w ramach zakładki „Uprawnienia” (zob. przykładowo Zakładka Uprawnienia) i jakie ustawienie wybrano w  sekcji „Przekazanie dokumentu” na zakładce „Szczegóły dokumentu” w ramach zakładki [Panel użytkownika]  w aplikacji desktop Comarch DMS (zob. Szczegóły dokumentu). Szczegółowe uprawnienia dostępne są po kliknięciu w wielokropek … znajdujący sie na końcu każdefo wiersza.

 

 

 

2. predefiniowane raporty:

• Pocztowa książka nadawcza – pokazuje pocztową książkę nadawczą, zgodnie z ustawieniami dla danego obiegu w aplikacji desktop Comarch DMS (zob. Lista dokumentów jako książka nadawcza). W polu WorkflowTypeId należy wpisać Id danego typu obiegu i kliknąć „Submit”, aby zostały pokazane wyniki.

 

 

• Historia zmian dokumentu – pokazuje, jakie zmiany zachodziły na danym dokumencie na poszczególnych etapach (zob. Historia zmian dokumentu). W polu DocumentId należy wpisać Id danego dokumentu.

 

3. raporty i dashboardy utworzone przez użytkowników w aplikacji desktop Comarch DMS

Zakładka Zawartość twojej listy zawiera parametr Widok kolumn, taki sam jak dla standardowego użytkownika.

W ramach parametru Widok kolumn możliwe jest określenie, jakie informacje o pliku dodanym do Repozytorium będą  widoczne w kolumnach. Aby zdefiniować ten parametr należy wybrać jedną z dwóch opcji: „Domyślne kolumny” lub „Ustawienia własne”.

Przy zaznaczonej opcji „Domyślne kolumny” na liście dokumentów widoczne jest 6 kolumn:

Możliwe jest także ograniczenie liczby pokazywanych kolumn  poprzez kliknięcie [Edytuj], zaznaczenie opcji  „Ustawienia własne” i odznaczeniu pod poleceniem „Wybierz dane” kolumn, które nie mają być widoczne.

Pod poleceniem „Ustaw kolejność” jest natomiast możliwa zmiana kolejności ułożenia kolumn na liście dokumentów poprzez ustawienie kafelków z nazwami kolumn w preferowanym porządku za pomocą przeciągania kursorem.

Następnie należy kliknąć ikonkę [Zapisz], aby zachować wprowadzone zmiany.

Na formatce prezentowane są typy obiegów, do których operator ma dostęp lub zostały dla niego wykluczone.

Nowe typy obiegu dodawane są za pomocą linku „Dodaj”.

Dodany typ można usunąć za pomocą ikony kosza.

Wprowadzone modyfikacje należy zapisać ikoną dyskietki   [Zapisz].

Zaznaczenie parametru „Dostępne” spowoduje zaprezentowanie dodanych typów obiegu na liście dokumentów.

Zaznaczenie parametru „Wykluczone” spowoduje wykluczenie dodanych pozycji typów obiegu z listy dokumentów.

Jeżeli operatorowi nie zostanie nadany dostęp do typu obiegu, a operator ma prawo inicjować dokumenty w tym typie, aplikacja wyświetli komunikat:: „Operator nie ma uprawnień na liście dokumentów do następujących typów obiegów: <nazwy typów obiegu>. W ustawieniach definicji wskazanych typów obiegów jest on uprawniony do tworzenia dokumentów. Bez dostępu do wymienionych typów obiegów, operator nie będzie mógł tworzyć dokumentów.”.

W ramach zakładki „Uprawnienia” można wyróżnić trzy sekcje:

Sekcja „Uprawnienia ogólne”

Administrator – umożliwia nadanie operatorowi uprawnień administracyjnych.

Sekcja „Praca z dokumentem”

Zmiana daty utworzenia dokumentu – domyślnie operator nie ma prawa do zmiany daty na dokumencie. Ustawiona wartość „Tak” umożliwia zmianę daty utworzenia dokumentu.

Usuwanie dokumentów – domyślnie operator nie ma prawa do usuwania dokumentów. Uprawnienie nadaje się poprzez wybór opcji „Tak”.

Wydruk standardowy – parametr decydujący o możliwości wykonania standardowego wydruku karty obiegu dokumentów. Gdy wartość parametru zostanie ustawiona na „Tak”, na karcie obiegu po kliknięciu w ikonę zostanie wywołany dotychczasowy wydruk karty obiegu. Jeżeli wartość parametru zostanie ustawiona na „Nie”, wówczas standardowy wydruk nie będzie dostępny i jeżeli nie zostały zdefiniowane żadne raporty, do których pracownik jest uprawniony, wówczas ikona będzie niewidoczna dla pracownika. Jeżeli parametr „Wydruk standardowy” zostanie ustawiony na „Nie” i pracownik jest uprawniony do wywołania raportu w kontekście szczegółów dokumentu, wówczas po kliknięciu w ikonę zostanie wywołany raport. Gdy w kontekście szczegółów dokumentu pracownik uprawniony jest do wywołania wielu raportów, wówczas po kliknięciu w ikonę zostanie uruchomiony pierwszy z listy dostępnych raportów. Pozostałe raporty, do których pracownik jest uprawniony w danym kontekście dostępne są na liście pod przyciskiem .

Sekcja „Funkcjonalności”

Inicjowanie obiegu na podstawie skanu dokumentu – nadane uprawnienie aktywuje funkcjonalność Skany dokumentów  , dzięki czemu operator może inicjować określone typy obiegów w oparciu o skany dokumentów (zob. Konfiguracja masowego skanowania).

Automatyczne generowanie dokumentów – nadane uprawnienie aktywuje funkcjonalność automatycznego tworzenia dokumentów z wykorzystaniem narzędzia OCR (zob. dział Automatyczne generowanie dokumentów). Za pomocą narzędzia możliwe jest także inicjowanie obiegu dla dokumentów pobranych z bazy danych sql za pomocą zapytania SQL.

Wydruk książki nadawczej – uprawnienie aktywuje funkcjonalność drukowania książki nadawczej. Na liście dokumentów zostaje włączona ikona „Wydruk książki nadawczej”  (zob. Wydruk listy dokumentów w formie książki nadawczej).

Eksport listy dokumentów do arkusza – uprawnienie aktywuje funkcjonalność eksportu wyświetlonej listy dokumentów do arkusza MS Excel (zob. Eksport listy dokumentów do arkusza).

Konfiguracja automatycznego trybu pracy – pole dostępne od wersji 2023.1.0; określa, czy pracownik ma dostęp do zakładki [Konfiguracja automatycznego trybu pracy] i czy może tworzyć skrypty do pracy automatycznej (zob. Konfiguracja automatycznego trybu pracy (robotyzacja procesów) ).

Kreator raportów i dashboardów – uprawnienie aktywuje funkcjonalność tworzenia raportów i dashboardów  (zob. dział Raporty i dashboardy). W menu bocznym aplikacji pojawia się ikona [Kreator raportów i dashboardów].

Praca z modułem –określa czy pracownik posiada dostęp do modułu Manager dokumentów lub Repozytorium (jeśli została włączona współpraca z modułem Repozytorium).

Jeżeli w parametrze wybrano wartość ‘Obieg Dokumentów i Manager dokumentów’  lub 'Obieg Dokumentów i Repozytorium’ wówczas w menu bocznym dostępna jest ikona [Manager dokumentów/Repozytorium].

Jeśli w parametrze wybrano wartość „Obieg Dokumentów”, wówczas operator nie ma dostępu ani do modułu Manager dokumentów ani do modułu Repozytorium, nie jest także dla niego wyświetlana w menu głównym ikona .

Po zdefiniowaniu nowych spółek na formatce „Połączenia z ERP”, operator powinien utworzyć strukturę organizacyjną dla każdej ze spółek na zakładce „Struktura organizacyjna”.

Dla każdej spółki operator powinien zdefiniować nowe działy/pracowników/stanowiska.

Operatorzy, działy i stanowiska, które są utworzone w jednej spółce nie są widoczne w pozostałych spółkach.

Zdefiniowane w aplikacji typy obiegu są wspólne dla wszystkich spółek. Jednak uprawnienia dostępu lub odmowy dostępu do poszczególnych typów obiegu są uzależnione od indywidualnych ustawień operatora w każdej spółce.

Może się zdarzyć, że np. w Spółce 1, operator (sekretarka) ma dostęp do typu obiegu „Obieg 1” a w Spółce 2, ten sam pracownik ma zabroniony dostęp do tego typu obiegu.