Menu kontekstowe folderu

Menu kontekstowe folderu może zostać wywołane poprzez przesunięcie kursora na  pozycję danego folderu i kliknięcie w ikonkę , która pojawi się po prawej stronie.

Można także zaznaczyć jeden lub wiele folderów za pomocą checkboxów, a potem wywołać menu kontekstowe, klikając w ikonkę na belce, która pojawi się nad listą dokumentów.

W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:

1. dla użytkownika o uprawnieniach  „Przeglądający”: menu ma tylko jedną opcję „Zobacz szczegóły”, która powoduje rozwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.

2. dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu zawiera 4 opcje: „Przenieś do”, „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”:

3. dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” (zarówno dla Administratora Repozytorium, jak i  administratora lokalnego): menu posiada 5 opcji: „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do” „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”:

Menu kontekstowe dokumentu

Menu kontekstowe dokumentu może zostać wywołane na jeden z trzech sposobów:

W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:

1.Dla użytkownika o uprawnieniach  „Przeglądający”: menu ma tylko dwie opcje: „Pobierz” i „Zobacz/Ukryj szczegóły”:

2.Dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu dla aktywnego dokumentu zawiera następujące opcje:

• „Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
• „Archiwizuj” – po zaznaczeniu „Archiwizuj” dokument ulega archiwizacji (zob. Archiwizacja dokumentu)
• „Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
• „Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”
• „Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
• „Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
• „Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
• Jeżeli dokument jest archiwizowany, wówczas w menu kontekstowym edytora dostępna jest także opcja [Unieważnij dokument] (zob. Unieważnianie dokumentów). Jeżeli zarchiwizowany dokument jest w okresie retencji,               wtedy w menu   kontekstowym edytora znajduje się również opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania] (zob. Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych )

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie  okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami” i  „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje „Pobierz”, „Przenieś do”,  „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”,  „Zarządzaj  wersjami”

3.Dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” menu aktywnego dokumentu posiada następujące opcje:

• „Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
• „Zarządzaj uprawnieniami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – otwiera okno, w którym można  nadawać, modyfikować i usuwać uprawnienia innych użytkowników do dokumentu  (zob. Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami)
• „Archiwizuj” – po zaznaczeniu „Archiwizuj” dokument ulega archiwizacji (zob. Archiwizacja dokumentu)
• „Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
• „Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”
• „Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
• „Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
• „Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
• Jeżeli dokument jest archiwizowany, wówczas w menu kontekstowym edytora dostępna jest także opcja [Unieważnij dokument] (zob. Unieważnianie dokumentów). Jeżeli zarchiwizowany dokument jest w okresie retencji,           wtedy w menu   kontekstowym edytora znajduje się również opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania] (zob. Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych ).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś   do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”,   „Zarządzaj wersjami” i „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje  „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami”

W wersji 2023.0.0 wprowadzono zmiany w oznaczeniach na liście dokumentów.

Oznaczenia w formie ikon są widoczne w odrębnej dodatkowej kolumnie, która nie ma nazwy i znajduje się na prawo od kolumny „Nazwa”.

Jeżeli użytkownik zmieni kolejność ułożenia kolumn, wówczas kolumna z ikonami znajdzie się analogicznie na prawo od kolumny „Nazwa”.

Kolumna z ikonami dostępna jest zarówno na liście dokumentów w oknie głównym, jak i w koszu oraz w ramach zakładki „Pliki usunięte po retencji”.

Kiedy użytkownik przesunie kursor na daną ikonę, wtedy wyświetlana jest informacja dotycząca jej znaczenia.

Oznaczenia dokumentów zarchiwizowanych nie ulegają zmianie.

W ramach prawego panelu widoczne są oznaczenia, które odpowiadają ikonom znajdującym się na liście dokumentów. Jeżeli danego dokumentu dotyczy więcej niż jedno takie oznaczenie, wówczas wyświetlane są jedno pod drugim.

Ikony i oznaczenia na prawym panelu mogą być widoczne:

• Stale – dotyczy to następujących ikon:

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik przetworzony przez OCR]– oznaczenia wyświetlane dla plików, które zostały przetworzone przez OCR i przesłane z modułu Workflow i które można wyszukiwać według treści

 

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik unieważniony] – oznaczenia wyświetlane dla plików, które zostały unieważnione za pomocą opcji [Unieważnij dokument]

 

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik przywrócony po retencji] – oznaczenia wyświetlane dla plików, które przywrócono z zakładki „Pliki usunięte po retencji” na listę dokumentów za pomocą opcji [Przywróć]

 

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik usunięty] – oznaczenia wyświetlane dla plików które zostały usunięte z usługi IBARD lub z bazy MongoDB, widoczne zarówno z poziomu listy dokumentów, jak również z poziomu okna „Zarządzaj wersjami”

 

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik podpisany elektronicznie]– oznaczenia wyświetlane dla dokumentów, które zostały podpisane elektronicznie w module Workflow

 

• Czasowo – dotyczy to następującej ikony:

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik w trakcie edycji] – oznaczenia wyświetlane dla plików, które są aktualnie edytowane

Aby dodać nowy dokument w aplikacji mobilnej Comarch DMS na system iOS należy kolejno:

1. przejść na zakładkę [Dokumenty]

2. nacisnąć przycisk  [Utwórz dokument], który znajduje się w prawym górny rogu ekranu

3. wybrać typ obiegu dokumentów, w którym ma zostać dodany nowy dokument.

4. w ramach wybranego typu obiegu zostaje otwarty nowy dokument, na którym należy  uzupełnić kontrolki znajdujące się na karcie obiegu (opcjonalnie) i kliknąć przycisk [Utwórz]  

Nowy dokument został utworzony – numer dokumentu jest widoczny w górnej części okna, w nagłówku oraz pod nazwą typu obiegu.

Na zapisanym dokumencie można wprowadzać modyfikacje i dodawać wartości w kontrolkach. Zmiany należy następnie zapisać za pomocą przycisku [Zapisz] dostępnego na dokumencie.

Aby dodać nowy dokument w aplikacji mobilnej Comarch DMS na system Android należy kolejno:

1. przejść na zakładkę [Dokumenty]

2. nacisnąć przycisk  [Utwórz dokument]

3. wybrać typ obiegu dokumentów, w którym ma zostać dodany nowy dokument.

4. w ramach wybranego typu obiegu zostaje otwarty nowy dokument, na którym należy uzupełnić kontrolki znajdujące się na karcie obiegu (opcjonalnie) i kliknąć przycisk [Utwórz]  

Nowy dokument został utworzony – numer dokumentu jest widoczny w górnej części okna, pod nazwą typu obiegu.

Na zapisanym dokumencie można wprowadzać modyfikacje i dodawać wartości w kontrolkach. Zmiany należy następnie zapisać za pomocą przycisku [Zapisz] dostępnego na dokumencie.

Archiwizacja dokumentu jest działaniem polegającym na nadaniu dokumentowi statusu Zarchiwizowany.

Właściwość ta oznacza, że dokument nie może być w żaden sposób zmieniany oraz nie może być usunięty z Comarch DMS Repozytorium.

Opcja [Archiwizuj] jest dostępna w menu kontekstowym przy danym dokumencie, menu kontekstowym i menu [Więcej akcji] dokumentu.

W wersji 2022.0.1 zmieniona została treść komunikatów dotyczących archiwizacji. Jeśli wybrano opcję [Archiwizuj] dla jednego lub wielu dokumentów, wówczas wyświetlany jest jeden z poniższych komunikatów:

Jeżeli użytkownik wybierze przycisk [Anuluj] lub znak , wówczas okno zostanie zamknięte, a dokumenty nie zostaną zarchiwizowane.

Jeżeli natomiast nadal chce przeprowadzić archiwizację, powinien wybrać przycisk [Archiwizuj] – wówczas pliki zostaną zarchiwizowane, a akcja będzie widoczna w oknie wykonywanych akcji, dostępnym po kliknięciu ikonki (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

Na dokumencie zarchiwizowanym możliwe są:

W przypadku dokumentów zarchiwizowanych nie jest możliwe:

Dokumenty zarchiwizowane prezentowane są na liście dokumentów w jaśniejszym kolorze niż dokumenty aktywne. Informacja o tym, że dokument jest zarchiwizowany jest również wyświetlana na panelu ze szczegółami dokumentu.

W wersji 2022.0.1 nastąpiły zmiany dotyczące okresu retencji na dokumentach zarchiwizowanych, a mianowicie:

• Zmianie uległa zasada zmiany okresu przechowywania dokumentów zarchiwizowanych, które mają ustawioną regułę retencji
• Zmiana definicji reguły retencji nie ma nigdy wpływu na dokumenty zarchiwizowane, do których został przypisany typ dokumentu, na którym zmieniono warunki okresu przechowywania
• Możliwa jest edycja daty zakończenia okresu przechowywania dla dokumentów zarchiwizowanych w okresie retencji – dzięki funkcji Edytuj, która jest dostępna na prawym panelu (opcja dostępna jedynie dla użytkowników o uprawnieniach edytora i administratora do danych dokumentów)

 

 

• W menu kontekstowym dla pojedynczego dokumentu zarchiwizowanego została dodana opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania]

Jeżeli użytkownik wybierze opcję  [Edytuj zakończenie okresu przechowywania] z menu kontekstowego dokumentu lub opcję Edytuj na prawym panelu, wówczas zostaje wyświetlone okno Edytuj zakończenie okresu przechowywania pliku.

Wygląd okna jest zależny od wyboru dokonanego przez użytkownika w ramach parametru Przechowuj dokumenty przez określony czas przy definiowaniu reguły retencji dla typu dokumentu. Jeśli wybrano:

1. Miesiące, w oknie edycji dostępne są kontrolki Miesiąc i Rok, które umożliwiają przedłużenie okresu retencji do wybranego miesiąca i roku.

Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni miesiąc i rok:

2. Lata, w oknie edycji dostępna jest kontrolka Rok, która umożliwia przedłużenie okresu retencji do wybranego roku.

Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni rok:

W ramach kontrolki Miesiące wyświetlana jest lista wszystkich miesięcy, w ramach której należy kliknąć na wybraną pozycję.

Uwaga

W ramach okna edycji daty zakończenia okresu przechowywania nie można dokonać wyboru, który skróciłby okres przechowywania dokumentu.

Jeżeli użytkownik wybierze miesiąc wcześniejszy niż ten, który jest ostatnim okresem przechowywania, wtedy pod kontrolkami zostaje wyświetlony komunikat informujący o braku możliwości skrócenia okresu przechowywania, a przycisk [Zapisz] jest wyszarzony i nieaktywny.

 

W ramach kontrolki Rok wyświetlana jest lista lat rozpoczynająca się rokiem, w którym kończy się okres retencji. Należy kliknąć na wybraną pozycję na liście.

Jeżeli użytkownik naciśnie przycisk [Odrzuć] lub znak – wtedy zmiany nie zostaną wprowadzone.

Jeśli natomiast chce zachować zmianę daty zakończenia retencji, wówczas powinien wybrać przycisk [Zapisz] (przycisk jest nieaktywny do czasu dokonania zmiany miesiąca albo roku w kontrolkach).

Po kliknięciu w jeden z tych przycisków okno zostaje zamknięte, a użytkownik powraca do miejsca, skąd wywołał okno.

Zmiana terminu zakończenia okresu przechowywania nie powoduje zmiany daty modyfikacji dokumentu. Dokonane zmiany są rejestrowane w bazie danych i wyświetlane w ramach historii zmian daty zakończenia okresu przechowywania.

Zmieniona data zakończenia okresu retencji jest widoczna na prawym panelu, gdzie jest również wyświetlany przycisk [Zobacz historię zmian]. Przycisk znajduje się na prawym panelu od czasu pojawienia się pierwszego wpisu w historii zmian daty zakończenia retencji, nie jest natomiast wyświetlany, jeżeli data zakończenia okresu przechowywania nie była nigdy edytowana.

Po wyborze przycisku [Zobacz historię zmian] zostaje wyświetlone okno Historia zmian zakończenia okresu przechowywania pliku.

Pierwszy wpis pojawia się w tym oknie wtedy, kiedy miała miejsce pierwsza zmiana daty zakończenia retencji po archiwizacji dokumentu.

Po wyborze przycisku [Zamknij] lub znaku następuje zamknięcie okna, a użytkownik wraca do miejsca, z którego otworzył okno.

W wersji 2022.0.1 zmianom uległa funkcjonalność unieważniania dokumentów w Repozytorium, a mianowicie:

W wersji 2022.0.1 zmieniono kwestię dostępności opcji [Unieważnij dokument] w menu kontekstowym – jest ona aktywna jedynie dla zarchiwizowanych dokumentów.

Opcja  [Unieważnij dokument] może zostać wybrana:

Po wyborze opcji [Unieważnij dokument] zostaje wyświetlone okno unieważniania dokumentu, w którym w ramach pola [Wybierz powód] należy wybrać jeden ze wszystkich aktywnych powodów unieważnienia dostępnych na wyświetlonej liście (zobacz: „Ustawienia” w Repozytorium – zakładka „Zarządzanie aplikacją” dla administratora).

Użytkownik może zrezygnować z unieważnienia dokumentu, naciskając przycisk [Anuluj] lub znak (niezależnie od tego, czy wybrano powód unieważnienia czy nie) – wtedy okno zostanie zamknięte, a dokument nie będzie unieważniony.

Jeżeli natomiast użytkownik nadal chce unieważnić dokument, powinien po wybraniu powodu unieważnienia potwierdzić wybór, klikając przycisk [Unieważnij] – wówczas okno zostanie zamknięte, a dokument ulegnie unieważnieniu, co jest widoczne w ramach okna wykonywanych akcji.

Przycisk [Unieważnij] pozostaje wyszarzony aż do czasu wyboru powodu unieważnienia.

Jeżeli wybrano wiele dokumentów do unieważnienia, wówczas proces ten przebiega analogicznie jak w przypadku unieważniania pojedynczego dokumentu, z tym, że w oknie unieważniania dokumentów w nawiasie jest podana ich liczba, a wybrany powód unieważnienia dotyczy wszystkich unieważnianych w ramach tej akcji dokumentów.

Jeżeli zaznaczono wiele dokumentów, w tym także niezarchiwizowane dokumenty, i we wspólnym menu kontekstowym wybrano opcję [Unieważnij dokument], a następnie powód unieważnienia, wówczas unieważnienie zostanie przeprowadzone tylko dla zarchiwizowanych dokumentów, a dla pozostałych w oknie wykonywanych akcji zostanie wyświetlony błąd.

Po kliknięciu na [Nie unieważniono] zostanie wówczas wyświetlone okno z informacją o przyczynie wystąpienia błędu.

Jeżeli wybrano opcję [Unieważnij dokument] dla wielu dokumentów, a wśród nich znalazły się dokumenty unieważnione, wówczas akcja nie zostanie dla nich przeprowadzona, a po kliknięciu na informację w oknie wykonywanych akcji zostanie wyświetlone okno z informacjami dotyczącymi przyczyn wystąpienia błędu.

Unieważniony dokument jest oznaczony na liście dokumentów , a po wyświetleniu dla niego prawego panelu na zakładce Szczegóły prezentowana jest informacja [Plik unieważniony] , a poniżej powód unieważnienia.

Pobieranie dokumentów unieważnionych na dysk

W wersji 2022.0.1. zostały wprowadzone zmiany w kwestii pobierania plików unieważnionych – kiedy użytkownik wybierze opcję Pobierz dla dokumentu unieważnionego, wówczas zostanie wyświetlony następujący komunikat:

W ramach komunikatu możliwy jest wybór:

Jeśli użytkownik wybierze przycisk [Pobierz] na belce nad listą dokumentów, aby pobrać wiele zaznaczonych dokumentów unieważnionych, wówczas zostanie wyświetlony następujący komunikat:

W ramach komunikatu możliwy jest wybór:

• [Pobierz] – po kliknięciu przycisku dokumenty zostają pobrane na dysk w formacie zip
• [Anuluj] lub znaku – po naciśnięciu następuje zamknięcie okna komunikatu, bez pobrania żadnego dokumentu

Zmiany w usuwaniu dokumentów unieważnionych

W wersji 2022.0.1 wprowadzono zmiany dotyczące usuwania dokumentów unieważnionych:

Jeżeli użytkownik zaznaczy wiele dokumentów, w tym dokumentu unieważnione, i wybierze z menu kontekstowego na belce nad listą dokumentów opcję [Usuń], wówczas dla dokumentów unieważnionych akcja nie zostanie przeprowadzona, a po kliknięciu w oknie wykonywanych akcji na informację [Nie usunięto] zostanie wyświetlone okno z informacjami o przyczynach błędów.

Zmiana reguły retencji nie powoduje usunięcia dokumentów unieważnionych.

Możliwe jest pobieranie jednego pliku lub wielu plików jednocześnie, także przez wielu użytkowników w tym samym czasie (maksymalna liczba użytkowników jest ustalana w pliku konfiguracyjnym). Jeśli wielu użytkowników pobiera wiele plików na raz, wówczas obowiązuje kolejka pobierania.

Wiele plików pobieranych na raz nie może w sumie przekraczać rozmiaru 10 GB.

Możliwe jest pobieranie:

Maksymalnie można pobrać 10000 plików.

W danej chwili jeden użytkownik może pobierać jeden dokument albo jedną paczkę zip – pliki/paczki są kolejkowane – kiedy zostaje zakończone pobieranie pierwszej paczki, rozpoczyna się pobieranie następnej.

Opcjonalnie administrator może zmienić konfigurację masowego pobierania w odniesieniu do limitu rozmiaru pobieranej paczki i liczby użytkowników, którzy mogą jednocześnie pobierać dokumenty.

Domyślnie ustawiona jest wartość 1024 MB (1 GB) dla rozmiaru pobieranej paczki i 10 użytkowników, którzy mogą jednocześnie pobierać pliki.

Jeżeli administrator Repozytorium chce dokonać zmian danych wartości, wówczas może dodać w pliku konfiguracyjnym appsettings.json dodatkową sekcję, a następnie odmienić w niej wartości:

„DownloadSettings”: {

„PackageSizeLimitInMB”: 1024,

„DownloadConcurrentProcessLimit”: 10

}

Aby masowe pobieranie plików z Repozytorium było aktywne, należy wykonać następujące kroki:

1. w ramach pola wyszukiwania przy przycisku „Start” wpisać frazę „Włącz lub wyłącz funkcje systemu Windows” i kliknąć „Otwórz”

2. Następnie w oknie, które zostało otwarte, należy rozwinąć zawartość folderu „Internetowe usługi informacyjne”, później „Usługi WWW”, potem „Funkcje tworzenia aplikacji”, zaznaczyć checkbox przy folderze „Protokół WebSocket” i kliknąć przycisk .

3. Zostanie wówczas otwarte okno Funkcje systemu Windows, w ramach którego system dokona zapisu wprowadzonych zmian.

4. Gdy zmiany zostaną zapisane, informacja o tym zostanie wyświetlona w ramach okna. Należy wówczas zamknąć okno, klikając na przycisk [Zamknij].

5. Następnie należy otworzyć Menadżer Internetowych Usług Internetowych (IIS) i w środkowej części okna, w sekcji Zarządzanie kliknąć na ikonę Edytor konfiguracji, a następnie wybrać opcję Otwórz funkcję, znajdującą się po prawej stronie, w górnej części panelu Akcje.

6. Po wyborze opcji Otwórz funkcję w środkowej części Menedżera zostanie wyświetlony Edytor konfiguracji.

W polu Sekcja należy wyszukać na rozwijalnej liście sekcję system.webServer/webSocket, a następnie wybrać dla pola enabled wartość True.

Następnie aby zapisać zmiany, wybierz opcję Zastosuj dostępną w ramach panelu Akcje po prawej stronie Menedżera.

7. Później należy ponownie uruchomić IIS, wybierając opcję Uruchom ponownie na panelu Akcje w ramach Menedżera IIS.

Po wykonaniu powyższych kroków możliwe jest już pobieranie masowe w ramach modułu Repozytorium.

Funkcjonalność pobierania, zarówno jednego, jak i wielu dokumentów, jest dostępna po wybraniu linka    [Pobierz] na belce nad listą dokumentów w Repozytorium, która to belka pojawia się po zaznaczeniu przynajmniej jednego dokumentu.

Po kliknięciu w [Pobierz] zarówno dla pojedynczych plików, jak i dla wielu plików pakowanych do formatu zip, zostaje wyświetlone okno transferu plików pośrodku Repozytorium.

W oknie transferu widoczny jest progres (w formie koła), poprzedzony jednym z następujących statusów pobierania:

Okno transferu plików może przyjmować jeden z dwóch stanów:

1. Rozwinięty – prezentowane są wówczas następujące informacje:

Jeśli operator przesunie kursor na napis Nie pobrano lub na ikonę , zostanie wyświetlona informacja o przyczynie błędu pobierania.

Błąd w pobieraniu może wystąpić w wyniku:

Po przesunięciu kursora na ikonkę wyświetlany jest wówczas komunikat „ Błąd pobierania. Skontaktuj się z administratorem”.

Kiedy rozpoczęto pobieranie pliku lub paczki zip, wówczas możliwe jest anulowanie akcji pobierania poprzez kliknięcie znaku X przy wybranym pliku lub paczce. Zostaje wówczas wyświetlona obok danego pliku/paczki ikona , po najechaniu na którą kursorem widoczna jest informacja Pobieranie anulowane przez użytkownika.

Okno transferu plików można rozwijać   lub zwijać    za pomocą strzałki dostępnej w nagłówku okna. Wybór znaku    w ramach nagłówka okna transferu plików powoduje anulowanie wszystkich trwających pobrań jednocześnie.

Jeśli użytkownik próbuje zamknąć przeglądarkę, a nadal trwa pobieranie plików, przeglądarka wyświetli komunikat ostrzegający o trwaniu akcji, na przykład taki jak poniżej:

Jeśli użytkownik zaznaczy zarówno pliki, jak i foldery, a potem wybierze  [Pobierz], wówczas pojawi się następujący komunikat:

Użytkownik może wybrać jeden z przycisków:

W ramach komunikatu dostępny jest także checkbox   [Nie pokazuj więcej tego komunikatu. Już wiem, że foldery nie podlegają pobieraniu]. Jeśli uzytkownik go zaznaczy i wybierze   [Pobierz], wówczas komunikat nie będzie już wyświetlany. Jeśli natomiast użytkownik zaznaczy checkbox, ale naciśnie [Anuluj] lub , wtedy komunikat zostanie znowu wyświetlony przy następnej próbie pobierania folderów.

Podczas wyszukiwania według frazy lub filtrowania według daty dodania, bez używania innych filtrów, w wynikach wyszukiwania/ filtrowania będą znajdować się oprócz plików także katalogi.

W przypadku używania innych filtrów w wynikach wyświetlane są jedynie dokumenty. Katalogi są również widoczne jako struktura podrzędna danego katalogu, gdy wyświetlana jest jego zawartość.

Jeżeli użytkownik chce pobrać wszystkie pliki znajdujące się w folderze lub obszarze , wówczas powinien wejść do folderu, a następnie zaznaczyć za pomocą checkboxa jego zawartość.

Przycisk „Pobierz” a kwestia pobierania folderów

Jeśli operator zaznaczył jedynie foldery (ręcznie lub za pomocą checkboxa w nagłówku listy dokumentów), które znajdują się na danej stronie, wówczas przycisk [Pobierz] na belce nad listą dokumentów nie zostaje wyświetlony, choć widoczna jest informacja o zaznaczonych folderach.

Jeśli operator wybrał przycisk [Zaznacz wszystkie] w ramach belki nad lista dokumentów, a wśród zaznaczonych elementów znajdowały się jedynie foldery, wówczas przycisk [Pobierz] jest widoczny, ale po kliknięciu na niego foldery nie zostają pobrane, a w prawym dolnym rogu wyświetlana jest informacja:

Pobieranie plików unieważnionych

W przypadku, jeśli operator zaznaczył wiele plików jednocześnie i nacisnął na belce nad listą dokumentów [Pobierz], a pośród nich znajdują się pliki unieważnione, wówczas zostaje wyświetlony następujący komunikat:

Jeżeli natomiast operator zaznaczył wiele plików i folderów jednocześnie, a następnie na belce nad listą dokumentów wybrał przycisk [Pobierz], wtedy pokazuje się następujący komunikat:

Na każdym z powyższych komunikatów można potwierdzić pobranie plików (w tym unieważnionych) za pomocą przycisku [Pobierz] lub zrezygnować z pobierania, wybierając przycisk [Anuluj] albo znak .

Jeśli użytkownik uprzednio zaznaczył checkbox [Nie pokazuj więcej tego komunikatu. Już wiem, że foldery nie poflegają pobieraniu] w komunikacie wyświetlanym przy próbie pobrania folderu, wówczas późniejsze komunikaty informują go tylko o próbie pobrania plików unieważnionych.

Integracja modułu Comarch BPM (dawniej DMS) Repozytorium z systemem Comarch ERP Enterprise (CEE) przynosi różne korzyści, mianowicie:

Kosz – informacje ogólne

Kosz w module Repozytorium znajduje się pod drzewem struktury folderów, na panelu po lewej stronie i jest oznaczony ikoną [Kosz].

Do „Kosza” przenoszone są foldery i dokumenty, dla których w menu kontekstowym zaznaczono opcję „Usuń”.

Usunięte elementy są przechowywane w „Koszu” przez 30 dni, o czym informuje komunikat widoczny po wejściu do „Kosza”.  Po tym okresie są usuwane z „Kosza” i nie można ich już odzyskać.

Na pasku zawierającym informację o przechowywaniu możliwy jest również wybór opcji [Opróżnij kosz], która umożliwia natychmiastowe usunięcie wszystkich elementów znajdujących się w „Koszu”, z pominięciem 30-dniowego okresu przechowywania.

Lista folderów i dokumentów w „Koszu”

Lista folderów i dokumentów znajdujących się w „Koszu” zawiera 5 kolumn:

1. Nazwa – w tej kolumnie znajdują się nazwy folderów lub dokumentów, pod jakimi występowały one na liście folderów i dokumentów przed usunięciem.

Po kliknięciu nazwy dokumentu możliwy jest jego podgląd, z poziomu podglądu można także wybrać widoczne w dolnej części ekranu opcje: [Pobierz], [Usuń na zawsze]  i [Przywróć z kosza] (dla użytkownika o uprawnieniach „Przeglądający” dostępna jest tylko opcja [Pobierz]).

2. Usunięto – kolumna prezentuje datę dzienną przeniesienia folderu lub dokumentu do kosza

3. Autor – w kolumnie podana jest nazwa użytkownika, który dodał dany element do Repozytorium albo w którego imieniu dodano dokument do Repozytorium z poziomu kontrolki załącznik w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium).

4. Typ dokumentu – kolumna prezentująca informację o typie dokumentu, jeżeli typ nie był wybrany przed usunięciem, zostaje opisany jako „Nieokreślony”. Ta kolumna nie dotyczy folderów, dlatego widnieje przy nich myślnik -.

5. Trwałe usunięcie za – określa czas, za jaki dojdzie do trwałego usunięcia folderu lub dokumentu. W okres 30 dni wliczono dzień usunięcia.

Od wersji 2023.0.0 na liście elementów dostępna jest także kolumna z oznaczeniami dokumentów – jeśli dane dokumenty posiadały takie oznaczenia przed usunięciem.

Nad listą folderów i dokumentów znajduje się wyszukiwarka , służąca do wyszukiwania spośród wszystkich usuniętych folderów  oraz dokumentów w ramach „Kosza”.

Poniżej listy dokumentów  za pomocą opcji [Ilość na stronie] możliwy jest wybór ilości elementów wyświetlanych na stronie, zaś po prawej stronie okna można przejść do dalszych lub poprzednich stron listy usuniętych folderów i dokumentów.

W ramach kosza możliwe jest zaznaczenie jednego lub wielu elementów.

Kiedy operator wybierze przynajmniej jeden element, wówczas nad listą dokumentów zostanie wyświetlona belka z informacją Wybrano [ilość zaznaczonych elementów] z [ilość elementów dostępnych na całej liście]. W nagłówku listy dokumentów dostępny jest checkbox, po którego zaznaczeniu wszystkie elementy na liście zostają zaznaczone. Na belce dostępne są następujące przyciski:

Po zaznaczeniu elementu/elementów filtry pozostają widoczne i są dostępne nad belką.

Menu kontekstowe w „Koszu”

Po kliknięciu w ikonę menu kontekstowego po prawej stronie od kolumny „Trwałe usunięcie za” lub po zaznaczeniu checkboxów obok elementu/elementów i kliknięciu w ikonę menu   na belce, która pojawi się nad listą dokumentów, wyświetlane są dodatkowe opcje, uzależnione od poziomu uprawnień użytkownika:

Opcje dostępne w menu kontekstowym mają następujące funkcje:

Natomiast jeśli operator zaznaczy wiele elementów i w ramach menu kontekstowego na belce wybierze opcję [Usuń na zawsze], wówczas zostanie wyświetlony poniższy komunikat:

W obydwóch przypadkach operator może zrezygnować z usuwania elementu/elementów, wybierając przycisk [Anuluj], znak lub klikając poza oknem.

Jeżeli jednak operator nadal chce usunąć element, powinien nacisnąć [Usuń]. Wówczas w prawym górnym rogu Repozytorium na ikonie okna Wykonywane akcje pojawia się czerwona kropka , która znika po kliknięciu w ikonę i wyświetleniu okna wykonywanych akcji. Usuwanie elementu/elementów odbywa się w ramach okna wykonywanych akcji (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

Jeżeli wystąpiły błędy, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, w oknie wykonywanych akcji wyświetlana jest informacja Nie usunięto: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>.

Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie usunięto i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało. W przypadku większej liczby elementów możliwe jest przechodzenie do dalszych komunikatów za pomocą znajdującego się w oknie suwaka.

Aby wyjść z okna komunikatu, należy wybrać przycisk [Zamknij], znak lub kliknąć poza oknem.

Masowe pobieranie

Możliwość pobierania wielu plików jednocześnie istnieje również na poziomie kosza.

W ramach kosza również nie ma możliwości pobrania folderu – jeśli operator zaznaczy wiele elementów, w tym folder i wybierze przycisk [Pobierz], wówczas folder nie zostanie pobrany, zostanie natomiast wyświetlony następujący komunikat:

Użytkownik może wybrać jeden z przycisków:

W ramach komunikatu dostępny jest także checkbox [Nie pokazuj więcej tego komunikatu].

Jeśli użytkownik  zaznaczy checkbox i wybierze [Pobierz], wówczas komunikat nie będzie już wyświetlany.

Jeśli natomiast użytkownik zaznaczy checkbox, ale naciśnie [Anuluj] lub , wtedy komunikat zostanie znowu wyświetlony przy następnej próbie pobierania folderów.

Przywracanie folderów i plików z "Kosza"

Elementy mogą zostać również przywrócone z kosza.

Jeżeli zaznaczono co najmniej jeden element i wybrano z menu kontekstowego opcję [Przywróć], wówczas element zostaje przywrócony do wybranej lokalizacji albo nowoutworzonej po kliknięciu w ikonę    w ramach wyświetlonego okna dialogowego Wybierz nową lokalizację.

Po wybraniu lokalizacji i zatwierdzeniu jej kliknięciem w przycisk [Przywróć tutaj] zostanie otwarte okno Wykonywane akcje, a na nagłówku Repozytorium na ikonie okna Wykonywane akcje pojawi się czerwona kropka .

Przywracanie elementu/elementów odbywa się w ramach okna wykonywanych akcji (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

Informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana jest   jako Nie przywrócono <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>.

Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie przywrócono i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało.

W przypadku większej liczby elementów możliwe jest przechodzenie do dalszych komunikatów za pomocą znajdującego się w oknie suwaka.

Filtry w "Koszu"

W ramach "Kosza" dostępne są również filtry.

Usunięte foldery i dokumenty można filtrować według takich filtrów jak:

[Data usunięcia] - parametr, za pomocą którego ustala się zakres dat, z którego mają zostać wyświetlone usunięte wówczas foldery i dokumenty.

[Typ dokumentu] - parametr, który umożliwia wybór jednego z określonych w Repozytorium typów dokumentów i wyszukanie tylko dokumentów tego typu.

Po wyborze jednego z typów dokumentu na liście dokumentów wyświetlane są wszystkie dokumenty należące do danego typu, które znajdują się w danym katalogu oraz we wszystkich folderach podrzędnych do tego katalogu (jeśli operator ma do nich uprawnienia).

Pod nazwą dokumentu znajdującego się w folderze podrzędnym prezentowana jest nazwa tego folderu; jeśli dany dokument znajduje się bezpośrednio w folderze nadrzędnym, prezentowana jest jedynie nazwa dokumentu.

[Więcej filtrów] - parametr pozwalający na zastosowanie dodatkowych filtrów.

Po naciśnięciu pola "Dodaj nowy filtr" możliwe jest wyszukiwanie dokumentu na podstawie jednego z określonych w repozytorium atrybutów, przyporządkowanego do dokumentu.

Po kliknięciu "Dodaj kolejny filtr"  można wybrać kolejne atrybuty, według których zostanie przeprowadzone wyszukiwanie.

Filtry zostaną zastosowane po naciśnięciu przycisku  "Pokaż wyniki". Możliwe jest filtrowanie według wielu atrybutów jednocześnie.

Prawy panel w "Koszu"

W ramach kosza po wyborze checkboxa przy danej pozycji lub opcji [Zobacz/Ukryj szczegóły] w ramach menu kontekstowego dostępny jest prawy panel.

1. Po wyborze ikonki [Szczegóły]:

2. Po wyborze ikonki [Atrybuty] pokazuje się nazwa dokumentu, jego typ i dane pochodzące z atrybutów danego dokumentu. Dla folderu wyświetlana jest jedynie jego nazwa i napis Wybierz plik, aby zobaczyć jego atrybuty.

3. Po naciśnięciu  ikonki [Procesy powiązane z dokumentem] wyświetlane są: nazwa dokumentu i procesy powiązane z dokumentem.

Dotyczy dokumentów dodanych do Repozytorium za pomocą kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) oraz dokumentów dodanych z Repozytorium do kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob. Załącznik dodany z modułu Repozytorium) - dla innych dokumentów w tej zakładce widoczna jest tylko nazwa i informacje o braku dostępnych procesów.

W ramach zakładki "Procesy powiązane z dokumentem", podzielonej na dwa pola: "Aktywne" i "Zakończone", wyświetlane są takie informacje jak: oznaczenie "Główny" (jeśli dokument był procesem głównym, zob. Załącznik dodany z modułu Repozytorium), nazwa obiegu, z którego pochodzi załącznik, nazwa dokumentu w ramach obiegu i etap, na którym znajduje się dokument w obiegu.

Jeżeli dokument wciąż jest w obiegu, pokazywany jest w polu "Aktywne" wraz z datą utworzenia dokumentu nad pozostałymi informacjami o dokumencie.

Jeżeli dokument zakończył obieg, pokazywany jest w polu "Zakończone" wraz z datą zakończenia obiegu. Dla folderu wyświetlana jest jedynie jego nazwa i napis Wybierz plik, aby zobaczyć dostępne procesy.