Monity przez e-mail

Wprowadzenie

Możliwe jest drukowanie, wysyłanie za pomocą poczty e-mail lub faksem monitów. Decyzja o tym, czy i do którego etapu monitu monity mają być wysyłane za pomocą poczty e-mail, jest ustalana w aplikacji Konfiguracja. W przypadku wysyłania monitów za pomocą poczty e-mail wymagane jest dodatkowe skonfigurowanie ustawień w profilu monitu oraz w innych aplikacjach (np. na karcie partnera), które sterują wysyłaniem za pomocą poczty e-mail.

Ten artykuł opisuje sposoby automatycznego wysyłania monitów za pomocą poczty e-mail. Instrukcje zawierają wymagane ustawienia, a także warunki wstępne i skutki.

Wysyłanie monitów pocztą e-mail

W tym rozdziale wymieniono aplikacje, w których należy skonfigurować ustawienia wysyłania monitów przez e-mail. Kolejność aplikacji odzwierciedla również kolejność, w jakiej należy dokonać ustawień.

Aplikacja Partnerzy

W tej aplikacji należy najpierw określić adresy e-mail odbiorców i nadawców powiadomień. Na potrzeby procedury należy rozróżnić, czy partner jest własną organizacją, tj. nadawcą monitów, czy też wierzycielem organizacji i jednocześnie odbiorcą monitów.

Partner jest własną organizacją

W typie komunikacji, który ma być używany do przypomnień, np. E-mail, służbowy, należy wprowadzić adres e-mail. Jeśli dla jednostki organizacyjnej nie zostanie wprowadzony adres e-mail, informacji nie będzie można zapisać w aplikacji Konfiguracja, jeśli ten typ komunikacji jest używany jako adres odbiorcy w dokumentach (szczegóły w rozdziale Aplikacja Konfiguracja).

Instrukcja:

1. Otworzyć aplikację Partnerzy i wybrać organizację jako partnera do edycji.
2. Przejdź do widoku Podstawowe
3. Wprowadzić adres e-mail w sekcji Dane kontaktowe, np. w polu E-mail, służbowy.
4. Zapisać edytowanego partnera.

Partner jest dłużnikiem lub wierzycielem organizacji i odbiorcą monitów

O ile dla Partnera, który ma być monitowany, określono preferowaną osobę kontaktową dla monitów, musi być dla tej osoby kontaktowej wprowadzony adres e-mail w typie komunikacji, który ma być używany, np. E-mail, służbowy, w sekcji Dane kontaktowe.

Instrukcja:

1. Otworzyć aplikację Partnerzy i wybierać odpowiedniego partnera (odbiorcę monitów).
2. Przejść do widoku Rachunkowość
3. Na zakładce Osoba kontaktowa wskazać osobę kontaktową oznaczoną jako preferowaną.
4. Na pasku narzędzi karty kliknij przycisk [Edytuj osobę kontaktową lub utwórz nową].
5. Otwarte zostanie okno dialogowe, w którym osoba kontaktowa zostanie zaakceptowana do przetwarzania.
6. Wprowadzić adres e-mail, np. w polu E-mail, służbowy i zamknąć okno dialogowe za pomocą przycisku [Zastosuj]
7. Zapisać edytowanego partnera (odbiorcę monitów).

Jeśli dla odbiorcy monitu nie jest wprowadzona preferowana osoba kontaktowa, adres e-mail musi być wprowadzony w używanym typie komunikacji, np. E-mail, służbowy.

1. W otwartej aplikacji Partnerzy, dla Partnera, który ma być edytowany (odbiorcy monitu), przejść do widoku Podstawowe.
2. Wprowadzić adres e-mail w sekcji Dane kontaktowe, np. w polu E-mail, służbowy.

3. Zapisać edytowanego odbiorcę monitu.

Aplikacja Konfiguracja

Dla wysyłania monitów za pomocą poczty e-mail w tej aplikacji istotne są funkcje Wartości domyślne i Artykuły. Są one przyporządkowane jako podfunkcje w ramach głównej funkcji Comarch Financials Enterprise w ramach funkcji Księgowość finansowa.

Funkcja Wartość domyślna

W ramach tej funkcji, na zakładce Monit, należy określić etap monitu, do którego powiadomienia mają być wysyłane za pomocą poczty e-mail. Monity są wysyłane automatycznie do wskazanego etapu, pod warunkiem że w odpowiednim profilu monitu zdefiniowano szablon dokumentu dla typu Monit z medium E-mail, a także możliwe jest ustalenie adresu e-mail odbiorcy.

Monity, które przekraczają tutaj określony stopień monitu, są zasadniczo drukowane na papierze. Jednym z powodów jest na przykład to, że monity z informacją o egzekucji muszą być wysyłane listem poleconym. Ustawienie Brak poziomu monitu powoduje, że automatyczne wysyłanie monitów za pomocą poczty e-mail jest wyłączone.

Instrukcja:

1. Otworzyć aplikację Konfiguracja.
2. Otworzyć podfunkcję Wartości domyślne w funkcji Księgowość finansowa.
3. Przejść na zakładkę Monit.
4. Wprowadzić odpowiedni poziom monitowania w polu Monit e-mailem/faksem do poziomu monitu.
5. Jeśli nie zostało to jeszcze wykonane, należy określić w pozostałych polach najwyższy poziom monitu dla organizacji, ogólną możliwość monitowania należności i zobowiązań oraz powiązane standardowe profile monitu.
6. Zapisać wprowadzone dane za pomocą przycisku [Zapisz].

Funkcja Dokumenty

W ramach tej funkcji należy najpierw określić adresowanie odbiorcy, np. E-mail, służbowy, w sekcji Szablony artykułów transakcji dla środka wyjściowego E-mail i kategorii artykułu Pismo monitu. Ustawienie jako preferowany środek nie jest tutaj bezwzględnie konieczne, ponieważ co do zasady brane są pod uwagę w pierwszej kolejności dane z profilu monitu.

Dodatkowo w sekcji Nadawca dla wiadomości e-mail musi być określony logiczny Nadawca wiadomości e-mail dla artykułu transakcji Pismo monitu.

Instrukcja:

1. Otworzyć aplikację Konfiguracja.
2. Otwórz podfunkcję Dokumenty w funkcji Księgowość finansowa.
3. Wybrać przycisk [Nowy] w sekcji Szablony dokumentów, aby dodać nowy wiersz w tabeli.
4. W kolumnie Kategoria dokumentu księgowego wybrać opcję Monit.
5. W kolumnie Medium wybierać opcję E-Mail.
6. Przypisać szablon dokumentu, który ma zostać użyty.
7. W kolumnie Adres odbiorcy wybierać ustawienie np. E-mail, służbowy.
8. W razie potrzeby zaznaczyć parametr Preferowany (ustawienie w profilu monitowania zawsze ma priorytet).
9. Przejść do sekcji Nadawca e-maili.
10. Wybrać przycisk [Nowy], aby dodać nowy wiersz w tej tabeli.
11. W kolumnie Formularz wybrać wartość Monit.
12. W kolumnie Nadawca wskazać, wybrać, który adres e-mail ma być używany jako adres Nadawcy, np. Stały adres.
13. Jeśli jako nadawcę wybrano opcję Stały adres, należy wprowadzić odpowiedni adres e-mail w polu Adres e-mail.
14. Zapisać wprowadzone dane za pomocą przycisku [Zapisz].

Aplikacja Profile monitu

Co do zasady, każdemu dłużnikowi i wierzycielowi, który jest monitowany i któremu w kartotece partnera nie przypisano własnego profilu monitu, jest automatycznie przypisany standardowy profil monitu z aplikacji Konfiguracja. W profilu monitu należy określić między innymi ustawienia, które są wymagane do wysyłania monitu za pomocą poczty e-mail. Szczegółowe informacje o tej aplikacji znajdują się w artykule Profile monitu.

Na zakładce Dokumenty, w sekcji Szablony dokumentów, musi być wskazana opcja Monit dla medium E-mail. Ponieważ monitowanie za pomocą poczty e-mail zależy w dużej mierze od ustawienia etapu monitu w aplikacji Konfiguracja, oznaczenie E-mail jako preferowanego środka w profilu monitu nie jest konieczne.

Dodatkowo w sekcji Nadawca e-maili musi być wprowadzony nadawca wiadomości e-mail dla dokumentu monitu.

Instrukcja:

1. W aplikacji Profile monitów otworzyć profil, który ma zostać zmodyfikowany.
2. Za pomocą przycisku [Nowy] w sekcji Szablony dokumentów dodać nowy wiersz w tabeli.
3. W nowododanym wierszu w kolumnie Formularz wskazać opcję Monit.
4. W kolumnie Medium wskazać opcję: E-Mail.
5. Przypisać szablon dokumentu w kolumnie Szablon dokumentu, który ma zostać użyty.
6. W razie potrzeby  zaznaczyć opcję Preferowany.
7. Przejść do sekcji Nadawca e-maili.
8. Za pomocą przycisku [Nowy] w sekcji Nadawca e-maili dodać nowy wiersz w tabeli.
9. W nowododanym wierszu w kolumnie Formularz wskazać opcję Monit.
10. W kolumnie Nadawca wskazać, adres e-mail ma być używany jako adres nadawcy, np. Stały adres.
11. Jeśli jako nadawcę wybrano opcję Stały adres, należy wprowadzić adres nadawcy wiadomości e-mail w polu Adres e-mail.
12. Następnie zapisać profil monitu.

Aplikacja Szablony dokumentów

W tej aplikacji możliwe jest określenie wielojęzycznego tematu i tekstu wiadomości e-mail. W tym celu w używanym szablonie dokumentu dla medium E-mail na zakładce Wydanie należy wybrać opcję Wg szablonu w polach Ustawienie Temat i Ustawienie Tekst. Ustawienie Zgodnie z ustawieniami użytkownika powoduje, że te dane są pobierane z ustawień w aplikacji Ustawienia użytkownika.

Ponadto, w używanym szablonie dokumentu dla medium E-mail na zakładce Archiwizacja powinno być aktywowane archiwizowanie dokumentu przy pierwszym wydruku, ponieważ w przeciwnym razie monity nie będą zapisywane wewnętrznie jako pliki PDF.

Szczegółowy opis aplikacji znajduje się w artykule Szablony dokumentów. Opis instrukcji dla tej aplikacji znajduje się w artykule Instrukcje: Szablony dokumentów.