Zapytanie o faktury proforma

Faktura proforma jest dokumentem uzupełniającym do zamówienia sprzedaży lub zlecenia dystrybucji, który dokumentuje wartość towarów zamówienia w transgranicznym obrocie towarowym do celów celnych. Faktura proforma służy do uzyskania dokładnego opisu wartości planowanej dostawy. Faktura proforma może zostać dołączona do przesyłki jako wydrukowany dokument w celu ułatwienia lub umożliwienia odprawy celnej.

Niniejszy dokument opisuje sposób mapowania faktur proforma w systemie oraz strukturę aplikacji Zapytania o faktury proforma. Instrukcje dotyczące obsługi faktur proforma, np. jak tworzyć kopie faktur proforma, można znaleźć w dokumentacji Instrukcje: Zapytania o faktury proforma.

Definicje terminów

Faktura proforma

Faktura proforma jest dokumentem uzupełniającym dla zamówienia sprzedaży, który dokumentuje wartość towarową zamówienia w transgranicznym obrocie towarowym do celów celnych. Faktura proforma służy do uzyskania dokładnego opisu wartości planowanej dostawy. W tym celu można wygenerować jedną lub więcej faktur proforma bezpośrednio w aplikacji Zamówienia sprzedaży dla każdego zamówienia sprzedaży i wystawionych dokumentów towarzyszących; fakturę proforma można dołączyć do dostawy jako wydrukowany dokument w celu ułatwienia lub umożliwienia odprawy celnej. Faktura proforma zazwyczaj zawiera dane dotyczące zamówionych pozycji, ilości, cen, warunków i terminów.

Rodzaj faktury proforma

Rodzaje faktur proforma służą do identyfikacji faktur proforma. Zawierają one różne wartości domyślne dla faktur proforma.

Opis aplikacji

Aplikacji Zapytania o faktury proforma można używać do przeglądania faktur proforma, które zostały już utworzone i wydrukowane oraz, w razie potrzeby, do tworzenia kopii odpowiednich dokumentów uzupełniających.

Aplikacja Zapytania o faktury proforma jest wyłącznie aplikacją do odczytu. Dane są pobierane z zamówienia sprzedaży w momencie tworzenia faktury proforma i nie można ich już zmienić w fakturze proforma.

Więcej informacji na temat wyświetlanych danych można znaleźć w artykułach Zamówienia sprzedaży, Zlecenia dystrybucji.

Aplikacja składa się z nagłówka i obszaru roboczego.

Nagłówek

Nagłówek zawiera odpowiednie pola, które jednoznacznie identyfikują fakturę proforma, a także inne ogólnie obowiązujące dane faktury proforma w następujących zakładkach:

• Pola identyfikacji
• Zakładka Ogólne
• Zakładka Podatki
• Zakładka Dostawa

Pola identyfikacji

Wartość w polu Numer jednoznacznie identyfikuje fakturę proforma. Rodzaj faktury proforma i numer faktury proforma są używane do identyfikacji. Wyświetlany jest również odbiorca faktury.

Szczegółowe informacje o polach:

• Numer – unikalna identyfikacja faktury proforma jest wyświetlana w tym polu. Składa się on z dwóch pól: rodzaju faktury proforma w pierwszym polu i numeru faktury proforma w drugim. Użyty rodzaj faktury proforma wraz z numerem faktury proforma służy do identyfikacji faktury proforma.
  • Rodzaj faktury proforma – rodzaj faktury proforma dla faktury proforma, która ma zostać wyświetlona
  • Numer faktury proforma – w razie potrzeby pozwala wprowadzić numer faktury proforma, która ma zostać wyświetlona.
• Odbiorca faktury – jako odbiorca faktury dla zamówienia sprzedaży lub zamówienia dystrybucji, klient jest jednoznacznie identyfikowany i przypisywany w tym polu za pomocą swojego numeru partnera. Wyświetlany jest klient wprowadzony jako odbiorca faktury w odpowiednim zamówieniu. Odbiorcy faktury nie można zmienić na fakturze proforma.

Zakładka Ogólne

Zakładka Ogólne wyświetla pewne ogólne dane, które mają zastosowanie do całej faktury proforma, w tym datę wystawienia i szczegóły warunków płatności.

Pola w szczegółach:

• Data dokumentu – wyświetlana jest data dokumentu. Jest ona definiowana w oknie dialogowym akcji [Utwórz i drukuj fakturę proforma] w polu Data dokumentu.
• Kwota brutto po rabacie – w tym polu wyświetlana jest całkowita kwota zamówienia (suma wszystkich pozycji zamówienia wraz z podatkami) w odpowiedniej walucie dokumentu zamówienia sprzedaży.

Suma kwot brutto wszystkich pozycji zamówienia jest określana w zamówieniu sprzedaży lub zleceniu dystrybucji i wyświetlana w podstawie zamówienia jako Kwota brutto w zakładce Wartości zamówienia.

• Warunki płatności – warunek jest pobierany z zamówienia sprzedaży lub zlecenia dystrybucji, z zakładki Warunki faktury, w momencie tworzenia faktury proforma.

Warunek płatności opisuje warunki, które mają zastosowanie do płatności faktury: Warunki płatności mogą obejmować terminy i wartości procentowe przyznawania rabatów. Jeśli odbiorca faktury dotrzyma jednego z określonych terminów płatności, może odliczyć procent rabatu gotówkowego określony dla tego przedziału od kwoty faktury.

Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji: Warunki płatności.

• Forma płatności – jest pobierana z zamówienia sprzedaży lub zlecenia dystrybucji, z zakładki Odbiorca faktury, podczas tworzenia faktury proforma.

Forma płatności opisuje sposób, w jaki faktura ma zostać opłacona, np. poprzez polecenie zapłaty lub za pobraniem.

• Płatnik – partner z rolą klienta, który rozlicza należności, tj. faktycznie płaci za otrzymane pozycje. Płatnik może różnić się od odbiorcy faktury i zamawiającego w przypadku zamówień sprzedaży lub od odbiorcy faktury i odbiorcy dostawy w przypadku zamówień dystrybucji.

Partner przypisany w danych podstawowych partnera odbiorcy faktury, jeśli ma to zastosowanie, jest przenoszony i wyświetlany jako partner płatności w tym polu. Partnera płatności nie można wprowadzić ani zmienić ręcznie.

• Data waluty – data waluty określa datę wejścia w życie warunku płatności zdefiniowanego w nagłówku zamówienia.

Data waluty jest pobierana z zakładki Warunki faktury zamówienia sprzedaży w momencie tworzenia faktury proforma.

Zlecenia dystrybucji nie mają daty waluty.

• Organizacja sprzedaży – wyświetlana jest organizacja sprzedaży z zamówienia sprzedaży lub zlecenia dystrybucji.

Zakładka Podatki

Na zakładce Podatki wyświetlane w tabeli są warunki obliczania obowiązujących podatków i różne obliczone wartości. Dla każdego klucza podatkowego użytego w fakturze proforma wyświetlany jest wiersz. Wszystkie kody podatkowe zapisane w pozycjach zamówienia lub określone w tym celu są wymienione wraz z odpowiednimi wartościami. Jeśli więcej niż jeden kod podatkowy jest istotny dla faktury proforma, poniżej wierszy dla poszczególnych kodów podatkowych wyświetlany jest dodatkowy wiersz z sumami wartości poszczególnych kodów podatkowych wymienionych powyżej.

Następujące dane są wyświetlane dla każdego kodu podatkowego w wierszu pod wymienionymi nagłówkami kolumn:

• Kod podatkowy – oznacza kombinację typu podatku i stawki podatkowej. Stawki podatkowe są przechowywane dla różnych typów podatków. W sprzedaży i dystrybucji odbiorca faktury jest odpowiednim partnerem dla kodu podatkowego.

Dane w tym wierszu podsumowują wszystkie wartości pozycji faktury proforma, które mają zastosowanie do tego kodu podatkowego. Danych tych nie można zmienić.

Klucz podatkowy jest określany w momencie tworzenia faktury proforma za pośrednictwem zamówienia sprzedaży lub zamówienia dystrybucji.

Kody podatkowe są wprowadzane i edytowane w aplikacji Kody podatkowe. Więcej informacji na temat kodów podatkowych można znaleźć w dokumentacji Kody podatkowe i Zamówienia sprzedaży lub Zlecenia dystrybucyjne.

• Wartość netto po rabacie – w tej kolumnie dla każdego wiersza określana i wyświetlana jest suma wszystkich kwot netto pozycji zamówienia, do których ma zastosowanie kod podatkowy zgodnie z pierwszą kolumną.

Jeśli w fakturze proforma zastosowano kilka kodów podatkowych, w ostatnim wierszu obliczana jest suma kwot netto dla wszystkich kodów podatkowych wyświetlonych powyżej.

• Kwota podatku – w tej kolumnie dla każdego wiersza określana i wyświetlana jest suma wszystkich kwot podatku dla pozycji zamówienia, do których ma zastosowanie klucz podatkowy zgodnie z pierwszą kolumną.

Kwota podatku wynika z kwoty netto pozycji i wartości procentowej należącej do klucza podatkowego.

Jeśli w fakturze proforma użyto kilku kodów podatkowych, suma kwot podatku jest obliczana w ostatnim wierszu przy użyciu wszystkich kodów podatkowych wyświetlonych nad nim.

• Kwota brutto – w tej kolumnie określana jest i wyświetlana dla każdego wiersza suma wszystkich kwot brutto tych pozycji zamówienia, do których ma zastosowanie kod podatkowy zgodnie z pierwszą kolumną.

Kwota brutto jest sumą kolumn kwoty netto i kwoty podatku, a zatem reprezentuje całkowitą wartość pozycji zamówienia z tym kodem podatkowym.

Jeśli w fakturze proforma zastosowano kilka kodów podatkowych, suma wartości brutto jest obliczana w ostatnim wierszu przy użyciu wszystkich kodów podatkowych wyświetlonych powyżej.

Zakładka Dostawa

Zakładka Dostawa wyświetla szczegóły dostawy zapisane w nagłówkach zamówień w momencie tworzenia faktury proforma.

Szczegółowe pola:

• Odbiorca dostawy– w tym polu wyświetlany jest odbiorca dostawy pobrany z zamówienia sprzedaży, zakładki Odbiorca dostawy lub odbiorca dostawy ze zlecenia dystrybucji. Jest on jednoznacznie identyfikowany przez identyfikator partnera i wyświetlany wraz z danymi ilościowymi wprowadzonymi w nagłówku zamówienia sprzedaży lub podstawie zlecenia dystrybucji.

Odbiorca dostawy odbiera dostawę zamówionych pozycji. Odbiorca dostawy jest partnerem przypisanym do klienta.

• Warunki dostawy – warunki dostawy są pobierane z zamówienia sprzedaży lub zlecenia dystrybucji, zakładka Warunki dostawy, w momencie tworzenia faktury proforma.

Warunki dostawy opisują umowy między kupującym a sprzedającym. Można tu określić rodzaj dostawy i miejsce realizacji. Warunek z Incoterms jako termin dostawy zawsze określa odniesienie do lokalizacji.

Więcej informacji na temat Incoterms można znaleźć w dokumentacji Warunki dostawy.

• Spedytor – spedytor jest pobierany z zamówienia sprzedaży, zakładka Odbiorca dostawy, lub ze zlecenia dystrybucji, zakładka Odbiorca dostawy, w momencie tworzenia faktury proforma. Jest on wyraźnie identyfikowany przez swój numer partnera.

Spedytor organizuje wysyłkę towarów. Zleca transport firmie spedycyjnej lub wykonuje go samodzielnie.

• Warunki wysyłki – warunki wysyłki są pobierane z zamówienia sprzedaży lub zlecenia dystrybucji, zakładka Warunki dostawy, w momencie tworzenia faktury proforma.

Warunki wysyłki opisują sposób transportu towarów, np. „przez spedytora”, „przez kuriera” lub „pocztą”.

Obszar roboczy

W obszarze roboczym pozycje faktury proforma są wymienione w tabeli pozycji. Pozycje opisują usługę, która ma zostać zafakturowana:

Które pozycje zostały zamówione?

• w jakiej ilości?
• w jakiej cenie i na jakich warunkach?
• w jakim dniu?
• gdzie zostały dostarczone?

Aplikacja Zapytanie o fakturę proforma jest wyłącznie aplikacją do odczytu. Dane pozycji faktury proforma są pobierane z pozycji zamówienia sprzedaży lub pozycji zlecenia dystrybucji w momencie tworzenia faktury proforma i nie można ich już zmienić na fakturze proforma. Wyświetlane dane zostały pokrótce opisane poniżej.

Więcej informacji na temat wyświetlanych danych można znaleźć w niniejszej dokumentacji: Zamówienia sprzedaży, Zlecenia dystrybucyjne.

Tabela pozycji

W tabeli pozycji informacje dotyczące zamówienia sprzedaży lub zlecenia dystrybucji są wyświetlane w podobny sposób, jak w przypadku wydrukowanego dokumentu Faktura proforma. W tabeli wyświetlany jest wpis dla każdej pozycji faktury proforma, która zazwyczaj składa się z kilku wierszy.

Pierwszy wiersz zawsze wyraźnie identyfikuje zamówienie sprzedaży lub zlecenie dystrybucji, na którym oparta jest faktura proforma. W tym celu wyświetlany jest rodzaj zamówienia sprzedaży i numer zamówienia sprzedaży na podstawie zamówień sprzedaży lub rodzaj zlecenia dystrybucji i numer zlecenia dystrybucji, a także data dokumentu odpowiedniego zlecenia na podstawie zleceń dystrybucji. Pozycje zostały opisane poniżej. To, które informacje są wyświetlane dla pozycji zamówienia, zależy przede wszystkim od wyświetlania ceny, które zostało zdefiniowane w danym zamówieniu w zakładce Wartości zamówienia w nagłówku zamówienia.

Na wyświetlanie mają wpływ następujące ustawienia:

• Wyświetlanie ceny brutto – jeśli wybrano wyświetlanie ceny brutto, dla każdej pozycji wyświetlane są maksymalnie cztery dodatkowe wiersze, które opisują składniki ceny pozycji według rodzaju i kwoty dla tej pozycji.
• Wyświetlanie ceny netto – w przypadku wybrania tej opcji wyświetlania cen nie są wyświetlane żadne składniki cenowe pozycji zamówienia, lecz ceny netto i kwoty wynikające ze składników cenowych zapisanych w zamówieniu.

Następujące informacje są wyświetlane dla każdej pozycji faktury pro forma w określonych nagłówkach kolumn:

• Pozycja – numer pozycji faktury proforma jest wyświetlany w polu Pozycja. Służy on do precyzyjnej identyfikacji poszczególnych pozycji faktury proforma. Numer pozycji może być również wykorzystany do powiązania poszczególnych pozycji w różnych dokumentach poprzez odniesienie do dokumentu.

Numer pozycji jest generowany automatycznie przez system na podstawie schematu numeracji zdefiniowanego w rodzaju zamówienia dla faktur proforma. Nie można go przypisać ręcznie.

• Artykuł – w tej kolumnie wyświetlany jest artykuł zamówiony zgodnie z zamówieniem wraz z jego identyfikacją i opisem.
• Kod podatkowy – wyświetlany jest kod podatkowy odpowiedni dla tej pozycji zamówienia.
• Klasyfikacja cenowa pozycji – wyświetlana jest identyfikacja klasyfikacji cenowej pozycji, która została zdefiniowana w pozycji zamówienia w powiązanym zamówieniu sprzedaży lub zleceniu dystrybucji w momencie tworzenia faktury proforma.
• Ilość całkowita – wyświetlana jest ilość pozycji zamówienia zamówiona zgodnie z zamówieniem sprzedaży lub zleceniem dystrybucji.
• Cena brutto – wyświetlana jest obowiązująca cena artykułu pozycji zamówienia zgodnie z zamówieniem sprzedaży lub zleceniem dystrybucji w zależności od prezentacji ceny i wymiaru ceny określonego w pozycji zamówienia. Cena jest równowartością pieniężną, którą należy zapłacić za jedną jednostkę zamówionego artykułu.

• Kwota netto – ważna kwota (wartość) pozycji zamówienia zgodnie z zamówieniem sprzedaży lub zleceniem dystrybucji jest wyświetlana w zależności od prezentacji ceny. Kwota jest iloczynem całkowitej ilości i ceny jednostkowej dla tej pozycji.

• Cena podstawowa z podatkami – w tej kolumnie wyświetlana jest cena podstawowa z podatkami dla dokumentów z cenami dla odbiorcy końcowego z następującymi składnikami:

1. udział w cenie (po lewej stronie ukośnika)

Udział w cenie (kwota obejmująca podatki i walutę) jest wyświetlany w walucie bonu w odniesieniu do istniejącej ilości w prawej sekcji.

2. ukośnik („/”) dla „za”
3. udział ilościowy (po prawej stronie ukośnika)

Wyświetlany jest udział ilościowy (ilość i jednostka), do którego odnosi się udział cenowy.

Cena podstawowa jest wyświetlana tylko dla produktów oznaczonych jako podlegające cenie podstawowej. Kolumna jest pusta w przypadku produktów nieoznaczonych jako podlegające cenie podstawowej.

Należy pamiętać, że w zależności od wyświetlanej ceny wartości są obliczane w następujący sposób:

• Prezentacja brutto – obliczenia są oparte na cenie brutto z podatkiem.
• Prezentacja netto – obliczenia są oparte na cenie netto z podatkiem.

Tabela pozycji: Wiersze sumujące

Poniżej wpisów dla poszczególnych pozycji faktury proforma wyświetlanych jest kilka wierszy sumarycznych dla pokazanych pozycji faktury proforma. To, które wiersze są wyświetlane szczegółowo, zależy między innymi od wybranego sposobu wyświetlania ceny oraz od tego, czy został otwarty dokument odbiorcy końcowego.

Brak dokumentu użytkownika końcowego:

• Suma częściowa – po wymienionych pozycjach zamówienia i po wymienionych rabatach i dopłatach do pozycji, kwota brutto jest wyświetlana jako suma częściowa, jeśli wybrano wyświetlanie ceny Brutto. Jeśli wybrano wyświetlanie ceny Netto, wiersz ten jest pomijany.
• Warunki pozycji zamówienia i warunki nagłówka zamówienia – jeśli wyświetlana cena jest ustawiona na Brutto, po pozycjach zamówienia wyświetlane są wykorzystane rabaty i dopłaty do pozycji, a następnie suma częściowa. Po tym mogą następować maksymalnie cztery wiersze warunków podstawowych zamówienia. Warunki podstawowe zamówienia to podstawowe rabaty lub dopłaty wprowadzone w zamówieniu sprzedaży w nagłówku na karcie Warunki faktury, które mają zastosowanie oprócz wszelkich rabatów i dopłat, które mogą mieć zastosowanie do pozycji zamówienia.

Rodzaj składnika ceny, wartość procentowa i kwota wynikowa są wyświetlane dla każdego zastosowanego rabatu lub dopłaty.

• Suma zamówienia – dla wszystkich pozycji zamówienia jest wyświetlana pod pozycjami potwierdzenia zamówienia. Suma zamówienia jest sumą wszystkich kwot pozycji zamówienia wyświetlanych powyżej, jak w kolumnie Kwota netto.

Jeśli jako wyświetlaną cenę ustawiono Netto, uwzględniane są składniki ceny (rabaty i dopłaty).

• Kwota całkowita – wartość zamówienia przed opodatkowaniem jest wyświetlana w wierszu Kwota całkowita. Kwota całkowita odpowiada sumie zamówienia i jest powtarzana w celu zachowania przejrzystości.
• Kwoty podatku – pod kwotą całkowitą znajduje się tyle wierszy, ile jest różnych kodów podatkowych użytych w pozycjach. Dla każdego kodu podatkowego wyświetlany jest jeden wiersz, wskazujący kod podatkowy i odpowiadającą mu kwotę podatku (= suma kwot podatku wszystkich odpowiednich pozycji).
• Kwota końcowa – kwota końcowa potwierdzenia zamówienia jest wyświetlana w ostatnim wierszu. Kwota końcowa jest wynikiem kwoty całkowitej powiększonej o wszystkie kwoty podatku.

Dokument użytkownika końcowego:

• Warunki pozycji zamówienia i warunki podstawowe zamówienia – jeśli jako wyświetlaną cenę ustawiono Brutto, po pozycjach zamówienia wyświetlane są wykorzystane rabaty i dopłaty do pozycji, a następnie suma częściowa. Po tym mogą następować maksymalnie cztery wiersze warunków podstawowych zamówienia. Warunki podstawowe zamówienia to podstawowe rabaty lub dopłaty wprowadzone w zamówieniu sprzedaży w nagłówku na karcie Warunki faktury, które mają zastosowanie oprócz wszelkich rabatów i dopłat, które mogą mieć zastosowanie do pozycji zamówienia.

Rodzaj składnika ceny, wartość procentowa i kwota wynikowa są wyświetlane dla każdego zastosowanego rabatu lub dopłaty.

• Kwota końcowa – wiersz Kwota końcowa pokazuje wartość zamówienia z uwzględnieniem wszystkich podatków.
• Uwzględniony podatek – pod kwotą końcową znajduje się tyle wierszy, ile różnych kodów podatkowych zostało użytych w pozycjach. Dla każdego klucza podatkowego wyświetlany jest jeden wiersz, w którym podany jest klucz podatkowy i odpowiadająca mu kwota podatku (= suma kwot podatku wszystkich odpowiednich pozycji).

Akcje związane z aplikacją: Zapytanie o faktury proforma

Za pomocą akcji [Drukuj kopię faktury proforma] na standardowym pasku przycisków można utworzyć kopię faktury. W zależności od oryginału drukowana jest kopia wyświetlanej faktury proforma.

Wymagania wstępne

Kopię faktury proforma można utworzyć w dowolnym momencie.

Efekty

Za każdym razem, gdy wykonywana jest akcja [Drukuj kopię faktury proforma], system tworzy kopię aktualnie otwartej faktury proforma. Kopia jest drukowana z określoną datą dokumentu na medium wyjściowym określonym lub zdefiniowanym zgodnie z zamówieniem sprzedaży lub zleceniem dystrybucji oraz w formacie zgodnym z szablonem dokumentu zapisanym lub wybranym w zamówieniu sprzedaży lub zleceniu dystrybucji. Za każdym razem, gdy tworzona jest kopia, licznik kopii jest zwiększany o jeden.

Utworzenie kopii faktury proforma nie ma żadnych innych skutków.

Konfiguracja

Dla aplikacji Zapytanie o faktury proforma nie ma istotnych ustawień w aplikacji Konfiguracja.

Jednostki biznesowe

Następująca jednostka biznesowa jest istotna dla aplikacji Zapytanie o faktury proforma: com.cisag.app.sales.obj.ProformaInvoice i jest używana między innymi do:

• przypisywania uprawnień,
• konfigurowania definicji działań lub
• importu lub eksportu danych.

Jednostka biznesowa należy do następującej grupy jednostek biznesowych:

com.cisag.app.sales.OrderData

Uprawnienia

Uprawnienia mogą być przypisywane zarówno przy użyciu ról uprawnień, jak i poprzez przypisanie organizacji. Koncepcję uprawnień można znaleźć w dokumentacji technicznej Uprawnienia.

Funkcje specjalne

Aplikacja Zapytanie o faktury proforma nie ma żadnych specjalnych funkcji.

Przyporządkowania organizacji

Struktury organizacyjne służą do kontrolowania, które dane są widoczne, możliwe do wykorzystania lub edycji. W tym celu należy aktywować funkcję Uprawnienia do treścią w aplikacji Konfiguracja.

Aby dany użytkownik mógł zobaczyć aplikację Zapytanie o faktury proforma w menu użytkownika, musi być przypisany do organizacji, która jest zintegrowana z jedną z następujących struktur organizacyjnych:

• Sprzedaż

Aby dany użytkownik mógł wyszukiwać faktury proforma, jedna z przypisanych do niej organizacji musi być wpisana w tabeli Uprawnienia w aplikacji Rodzaje faktur proforma.

Więcej informacji na temat tabeli Uprawnienia oraz kompleksowy przegląd uprawnień związanych z treścią można znaleźć w artykule Uprawnienia do treści.

Specjalne możliwości

Aplikacja Zapytanie o faktury proforma nie ma żadnych specjalnych możliwości.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Zapytanie o faktury proforma jest udostępniana dla następujących typów partnerów biznesowych:

• Klienci
• Przedstawiciele