Porównanie ofert zakupu

Przegląd tematu

Zakup ma za zadanie optymalne zaopatrzenie firmy w dobra materialne i niematerialne, których potrzebuje ona jako materiału wejściowego do produkcji, konsumpcji wewnętrznej lub odsprzedaży w handlu detalicznym. W tym kontekście optymalne oznacza posiadanie odpowiednich towarów o odpowiedniej jakości dostępnych we właściwym czasie i we właściwej ilości we właściwym miejscu. Zaopatrzenie zapewnia to, na przykład poprzez wybór odpowiedniego dostawcy.

Kluczową rolę odgrywa tu pozyskiwanie ofert od potencjalnych dostawców. Pierwszym krokiem jest utworzenie i wysłanie zapytania ofertowego do danego dostawcy. Następnie, w odpowiedzi na zapytania (lub zaproszenia do składania ofert), zazwyczaj otrzymywane są oferty.

Poniższa sekcja opisuje porównanie przychodzących ofert zakupu, obsługiwanych przez system. Porównanie to dostarcza istotnych dla decyzji informacji na temat poszczególnych ofert w przejrzystym formacie. Co więcej, odchylenia od zapytania ofertowego są również wyróżnione wizualnie. W ten sposób wspierany jest wybór właściwej oferty, a tym samym również dostawcy.

Niniejszy dokument opisuje strukturę i sposób przeprowadzania porównania ofert zakupowych. Omówiono w nim również możliwe dalsze przetwarzanie ofert, np. w zamówienie.

Instrukcje dotyczące korzystania z aplikacji Porównaj oferty zakupowe można znaleźć w dokumencie Procedury: Porównaj oferty zakupowe.

Przegląd różnych procesów biznesowych związanych z porównywaniem ofert można znaleźć w dokumencie Wprowadzenie: Zamówienia.

Definicje terminów

Zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe to zaproszenie do złożenia oferty, adresowane do jednego lub większej liczby dostawców. Zapytanie ofertowe zazwyczaj zawiera informacje na temat artykułu, ilości, daty dostawy, miejsca dostawy i terminu składania ofert.

Oferta zakupu

Oferta zakupu to oferta dostawcy na żądany artykuł. Oferta zawiera informacje na temat artykułu, ceny, ilości, daty dostawy, warunków dostawy i płatności oraz miejsca dostawy. Limit czasowy ofert jest ustalany poprzez określenie okresu obowiązywania. Oferty zakupu mogą odnosić się do zapytania ofertowego w systemie i w ten sposób kontynuować łańcuch dokumentów.

Zamówienie

Zamówienie to prośba skierowana do dostawcy o świadczenie usług w określonym czasie. Zamówienie zawiera na przykład szczegóły dotyczące przedmiotu, ceny, ilości, daty dostawy, warunków dostawy i płatności oraz miejsca dostawy. Zamówienia mogą odnosić się do ofert w systemie i w ten sposób kontynuować łańcuch dokumentów.

Opis aplikacji

Aplikacji Porównaj oferty zakupowe można użyć, aby sprawdzić, które oferty zamówień zostały otrzymane w odpowiedzi na konkretne zapytanie ofertowe, a które są nadal nierozstrzygnięte. Zapytanie może zostać wysłane do dowolnej liczby odbiorców zapytania. Oznacza to, że dowolna liczba ofert może zostać powiązana z zapytaniem i wyświetlona wraz z ich danymi w porównaniu ofert zakupu.

Na pierwszy rzut oka najważniejsze informacje o zapytaniu i wszystkich powiązanych ofertach są wyświetlane i mogą być porównywane. Porównywane są warunki, ceny (z uwzględnieniem udzielonych rabatów), ilości ofertowe i terminy dostaw poszczególnych dostawców.

W ramach porównania ofert, kompletne oferty od dostawcy lub poszczególne pozycje mogą zostać oznaczone do włączenia do zamówienia. Następnie generowane są dla nich zamówienia.

Aplikacja Porównaj oferty zakupowe ma następującą strukturę: w obszarze zapytania ofertowego wybiera się je za pomocą pola Zapytanie. Ponadto w tym obszarze wyświetlane są również podstawowe informacje dotyczące zapytania ofertowego. W obszarze roboczym wyświetlane są wszystkie oferty dostawców powiązane z bieżącym zapytaniem; w razie potrzeby wyświetlani są również dostawcy, których ofert jeszcze brakuje.

Poniżej pozycje różnych ofert są porównywane z pozycjami zapytania. W tym celu wszystkie pozycje zapytania ofertowego i oferty zakupu są sortowane według pozycji zapytania ofertowego, dostawcy, rodzaju oferty zakupu, oferty zakupu, pozycji oferty zamówienia i wyświetlane w grupach z najważniejszymi informacjami. Wszelkie istniejące pozycje bezpłatnych towarów są wyświetlane pod odpowiednimi pozycjami ofert. Różnice między pozycją zapytania a pozycją oferty, a także usługi, które nie są wymagane, są wyraźnie zaznaczone.

Należy zwrócić uwagę, że dane pozycji w ofertach, np. ilości i ceny, mogły zostać znormalizowane, aby dopasować je do zapytania lub innych pozycji oferty w celu lepszego porównania. W tym przypadku można użyć przycisku [Oryginalne dane oferty], aby wyświetlić zapisane dane pozycji oferty.

Obszar zapytań

Aby porównać ze sobą oferty, należy wybrać zapytanie ofertowe w obszarze zapytań poprzez pole Zapytanie. Jego otwarcie spowoduje natychmiastowe uruchomienie porównania ofert.

Obszar zapytań składa się z następujących pól:

• Zapytanie – w tym polu należy wybrać unikalny identyfikator zapytania ofertowego, które ma być przedmiotem porównania ofert. Składa się ono z dwóch pozycji: rodzaju zapytania ofertowego w pierwszym polu wejściowym i numeru zapytania ofertowego w drugim polu wejściowym.
  • Rodzaj zapytania – należy wybrać istniejący typ zapytania ofertowego, aby zidentyfikować zapytanie ofertowe, dla którego chcesz porównać otrzymane oferty.
  • Numer zapytania – Wybrany tutaj numer zapytania ofertowego wraz z typem zapytania ofertowego służy do identyfikacji zapytania ofertowego, które ma zostać porównane.
• Status – w tym miejscu wyświetlane są informacje o statusie bieżącego zapytania ofertowego. Aby uzyskać więcej informacji na temat statusów, należy zapoznać się z dokumentacją Zapytania ofertowe zakupu.
• Warunki dostawy – pole wyświetla warunki dostawy w oparciu o zapytanie ofertowe.
• Warunki wysyłki – wyświetlane są warunki wysyłki zgodnie z podstawą zapytania ofertowego.
• Warunki płatności – wyświetlany jest termin płatności zgodnie z podstawą zapytania ofertowego.
• Forma płatności – wyświetlany jest typ płatności zgodnie z podstawą zapytania ofertowego zakupu.

Obszar roboczy

Jeśli wybraniu zapytania został wybrany przycisk [Aktywuj], otrzymane dla niego oferty i ich pozycje zostaną wyświetlone w obszarze roboczym.

Porównanie danych podstawowych

Wyświetlane są wszystkie oferty powiązane z zapytaniem ofertowym. Oprócz identyfikacji ofert wyświetlany jest dostawca, różne warunki i informacje o statusie ofert. Dla każdego dostawcy, który odpowiedział na zapytanie z ofertą, odpowiednie podstawowe dane oferty są wyświetlane w każdym wierszu.

Jeśli funkcja Uprawnienia do treści jest aktywna w aplikacji Konfiguracja, wyświetlane są tylko oferty, do których masz uprawnienia.

Dla ofert wyświetlane są następujące dane podstawowe. Nie można ich edytować, z wyjątkiem pól wyboru służących do wyboru kompletnej oferty w celu utworzenia zamówienia. Dane pochodzą z ofert zamówień i w razie potrzeby można je tam zmienić.

• Oferta – to pole zawiera identyfikator oferty zamówienia. Identyfikacja składa się z rodzaju i numeru oferty.
• Dostawca – wyświetlany jest dostawca oferty zakupu.
• Warunki dostawy – wyświetlane są warunki dostawy otrzymanej oferty zakupu.
• Warunki wysyłki – wyświetlane są warunki wysyłki otrzymanej oferty zakupu.
• Warunki płatności – wyświetlane są warunki płatności otrzymanej oferty zakupu.
• Forma płatności – wyświetlana jest forma płatności otrzymanej oferty zakupu.
• Status – wyświetlany jest status otrzymanej oferty zakupu. Aby uzyskać więcej informacji na temat statusów, należy zapoznać się z dokumentacją Oferty zakupu.
• Wybór (pole wyboru) – tego pola wyboru można użyć do wybrania przychodzącej oferty zamówienia ze wszystkimi jej pozycjami jednocześnie. Zamówienie można następnie utworzyć za pomocą przycisku [Generuj zamówienia zakupu] na standardowym pasku narzędzi.

Jeśli warunki oferty różnią się od warunków zapytania ofertowego, różniąca się treść jest podświetlona na czerwono. Można użyć przycisku [Zaległe oferty], aby wyświetlić dostawców, od których oferty są nadal nierozstrzygnięte. W takim przypadku wyświetlany jest tylko numer dostawcy, a pole wyboru jest niedostępne.

Porównanie pozycji

Po uzyskaniu podstawowych informacji o ofertach i dostawcach, porównywane są zamówione i oferowane pozycje. W tym celu wyświetlane są wszystkie pozycje zapytania. Lista jest posortowana według pozycji zapytania i zawiera jeden wiersz na pozycję zapytania z najważniejszymi danymi.

Wszystkie pozycje oferty powiązane z daną pozycją zapytania są wyświetlane w kilku wierszach dla każdej pozycji zapytania. Jeśli jednostki miary i/lub wymiar ceny lub jednostka ceny różnią się między pozycją zapytania a pozycją oferty lub między pozycjami oferty różnych dostawców, dane są ujednolicane i wyświetlane z tą samą jednostką miary i wymiarem ceny. Ułatwia to porównywanie danych ze sobą. Jeśli użytkownik chce zobaczyć zapisane dane pozycji ofert, można je wyświetlić za pomocą przycisku [Oryginalne dane oferty].

Dane pozycji zapytania wyświetlane do porównania

Następujące dane dla każdej pozycji zapytania ofertowego są wyświetlane w jednym wierszu na liście. Dane pochodzą głównie z zapytania ofertowego i nie można zmienić ich w tym miejscu. W razie potrzeby można je zmienić w aplikacji Zapytania ofertowe. Ilość i cena docelowa są w razie potrzeby konwertowane przez system i wyświetlane inaczej niż pozycja zapytania w celu lepszego porównania.

• Pozycja zapytania – wyświetlany jest numer pozycji zapytania.
• Artykuł – wyświetlany jest artykuł zgodny z pozycją zapytania. W przypadku pseudoartykułów opis artykułu, który może różnić się od danych podstawowych, jest wyświetlany zgodnie z pozycją zapytania.
• Ilość zapytania – wyświetlana jest ilość zgodna z pozycją zapytania.

• Preferowana data – wyświetlana jest preferowana data zgodnie z pozycją zapytania.
• Wymiar ceny – wyświetlany jest wymiar ceny dla pozycji zapytania.
• Docelowa cena zakupu – wyświetlana jest docelowa cena zakupu zgodnie z pozycją zapytania.
• Status – wyświetlane są informacje o statusie pozycji zapytania.

Dane pozycji zapytania wyświetlane do porównania

Poniżej danych każdej pozycji zapytania wyświetlane są dane odpowiednich pozycji oferty pogrupowane według dostawcy w dwóch wierszach.

Jeśli aktywowany został przycisk [Oryginalne dane oferty], dla każdej pozycji oferty wyświetlane są dwa dodatkowe wiersze.

Wszelkie rabaty rzeczowe są wyświetlane pod odpowiednią pozycją oferty.

Dane te pochodzą głównie z pozycji oferty zakupowej i nie można ich zmienić na liście. W razie potrzeby można je zmienić w aplikacji Oferty zakupu. Odchylenie w procentach jest obliczane i wyświetlane przez system. W razie potrzeby ilości i ceny są przeliczane przez system i wyświetlane inaczej niż w dokumentach.

Następujące dane są wyświetlane w pierwszym wierszu dla każdej pozycji oferty:

• Pozycja oferty – wyświetlany jest numer pozycji oferty.
• Dostawca – jeśli system znalazł pozycję oferty pasującą do pozycji zapytania, w tym miejscu wyświetlany jest dostawca z oferty zamówienia.
• Oferowana ilość – wyświetlana jest ilość zgodna z pozycją oferty. Jeśli oferowana ilość różni się od ilości żądanej, wartość ta jest podświetlona na czerwono.

• Cena brutto – wyświetlana jest cena brutto pozycji oferty.

• Całkowita kwota brutto (waluta wiodąca) – wyświetlana jest kwota brutto pozycji oferty.
• Wartość zakupu w gotówce (waluta wiodąca) – wyświetlana jest wartość zakupu za gotówkę zgodnie z pozycją oferty.
• Cena nabycia – wyświetlana jest cena kosztu zgodnie z pozycją oferty.

• Status – wyświetlane są informacje o statusie pozycji kosztorysowej.
• Wybór (pole wyboru) – tego pola wyboru można użyć do wybrania pozycji oferty dla akcji Generuj zamówienia zakupu.

Następujące dane są wyświetlane dla każdej pozycji oferty w drugim wierszu:

• Artykuł – wyświetlany jest artykuł zgodny z pozycją oferty. W przypadku pseudoartykułów opis artykułu, który może różnić się od danych podstawowych, jest wyświetlany zgodnie z pozycją zapytania. Jeśli oferowany artykuł różni się od artykułu żądanego lub jeśli pseudoartykuł ma inny opis artykułu w pozycji zapytania i pozycji oferty, wartość ta jest podświetlona na czerwono.
• Odchylenie zestawu – podczas porównywania pozycji zestawu mogą wystąpić odchylenia w szczegółowych pozycjach w odniesieniu do artykułu i ilości. W takim przypadku wyświetlana jest ikona. Odpowiedni tekst podpowiedzi wskazuje, których ilości artykułów brakuje lub które zostały nieoczekiwanie zaoferowane.

• Termin dostawy – wyświetlana jest data dostawy zgodnie z pozycją oferty. Jeśli data dostawy różni się od żądanej daty pozycji zapytania, wartość ta jest podświetlona na czerwono.
• Całkowita kwota netto (waluta wiodąca) – wyświetlana jest kwota netto zgodnie z pozycją oferty.
• Wartość nabycia (waluta wiodąca) – wyświetlana jest wartość kosztu zgodnie z pozycją oferty.
• Odchylenie w % – odchylenie w procentach jest określane przez system i wyświetlane w tym miejscu. Odchylenie w procentach odnosi się do odchylenia ceny kosztu pozycji oferty od docelowej ceny kosztu pozycji zapytania, jeśli została ona określona w zapytaniu. Jeśli w pozycji zapytania nie wprowadzono docelowej ceny kosztów, odchylenie nie jest określane. Wyświetlana wartość procentowa to zawsze „0 %”. Jeśli wartość procentowa jest dodatnia, wartość ta jest podświetlona na czerwono.

Oryginalne dane oferty

Jeśli przycisk [Oryginalne dane oferty] jest aktywny, poniżej linii porównawczych pozycji oferty wyświetlane są dwa dodatkowe wiersze, które są szczególnie przydatne, jeśli ilości lub ceny zostały znormalizowane do porównania.

Te dwa wiersze zawierają następujące informacje:

• Artykuł – pozycja jest wyświetlana w takiej postaci, w jakiej została wprowadzona w pozycji oferty.
• Oferowana ilość – ilość jest wyświetlana tak, jak została wprowadzona w pozycji oferty.
• Cena brutto – cena brutto jest wyświetlana w postaci, w jakiej została wprowadzona lub określona w pozycji oferty. Wartość odnosi się do jednostki ceny i wymiaru ceny pozycji oferty.
• Wymiar ceny – wyświetlane są jednostka ceny i wymiar ceny zgodnie z pozycją oferty.
• Cena nabycia (waluta wiodąca) – cena nabycia jest wyświetlana tak, jak została obliczona w pozycji oferty. Wartość odnosi się do jednostki ceny i wymiaru ceny pozycji oferty.
• Bez rabatów nagłówka – wyświetlana jest właściwość Bez rabatów nagłówka zgodnie z pozycją oferty.
• Rabaty nagłówka (1-4) – wyświetlane są rabaty od 1 do 4 nagłówka oferty.
• Rabaty (1-4) – wyświetlane są rabaty od 1 do 4 dla pozycji oferty.

Wyświetlane rabaty rzeczowe na pozycję oferty

Jeśli są dostępne, odpowiednie rabaty na towary gratisowe, są one wyświetlane pod danymi pozycji oferty. Następujące dane są wyświetlane dla każdej pozycji towarów:

• Pozycja oferty – szczegółowy numer pozycji rabatu na towary w ofercie zakupu.
• Artykuł z rabatem – artykuł pozycji objęty rabatem.
• Ilość – ilość danego towaru.
• Status – status danej pozycji.

Konfiguracja

Ustawienia w aplikacji Konfiguracja nie są istotne dla aplikacji Porównanie ofert zakupu.

Jednostki biznesowe

Następujące jednostki biznesowe są istotne dla aplikacji Porównanie ofert zakupu. którą użytkownik stosuje, przykładowo, w celu:

• przypisywania uprawnień,
• konfigurowania definicji działań,
• importowania lub eksportowania danych.

Zapytanie ofertowe:

com.cisag.app.purchasing.obj.RequestForProposal

Oferta zakupu:

com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierProposal

Jednostki biznesowe należą do następującej grupy jednostek biznesowych:

com.cisag.app.purchasing.OrderData

Uprawnienia

Uprawnienia można przypisywać zarówno za pomocą ról uprawnień, jak i poprzez przypisanie organizacji. Koncepcję autoryzacji można znaleźć w dokumentacji technicznej Uprawnienia.

Specjalne możliwości

Nie ma specjalnych możliwości dla aplikacji Porównanie ofert zakupu.

Przypisywanie organizacji

Struktury organizacyjne służą do kontrolowania, które dane są widoczne, możliwe do wykorzystania lub edycji. W tym celu należy aktywować funkcję Uprawnienia do treści, w aplikacji Konfiguracja.

Aby dana osoba widziała aplikację Porównanie ofert zakupu w menu użytkownika i mogła ją otworzyć, musi być przypisana do organizacji, należącej do jednej z następujących struktur organizacyjnych:

• Zamówienia zakupu

Aby dana osoba mogła porównywać oferty zamówień, jedna z przypisanych do niej organizacji musi być wpisana w tabeli Uprawnienia zarówno w aplikacji Rodzaje zapytań ofertowych zakupu, jak i Rodzaje ofert zakupu.

Więcej informacji na temat tabeli Uprawnienia oraz kompleksowy przegląd uprawnień związanych z treścią można znaleźć w dokumentacji dotyczącej uprawnień związanych z treścią.

Funkcje specjalne

Nie ma specjalnych funkcji dla aplikacji Porównanie ofert zakupu.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Porównanie ofert zakupu nie jest widoczna dla partnerów biznesowych.

Działania związane z aplikacją

W aplikacji Porównanie ofert zakupu możliwe są dwa kroki przetwarzania.

Po pierwsze, można sprawdzić, które oferty otrzymano w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Są one wyświetlane wraz z warunkami i informacjami o poszczególnych pozycjach, dzięki czemu można je ze sobą porównać.

Następnie można wybrać poszczególne pozycje oferty lub kompletną ofertę zamówienia. Można użyć akcji Generuj zamówienia zakupu, aby utworzyć zamówienia.

Instrukcje dotyczące korzystania z aplikacji Porównanie ofert zakupu znajdują w dokumencie Procedury: Porównanie ofert zakupu.

Wyświetlanie ofert zakupowych dla zapytania ofertowego

Aplikacja Porównanie ofert zakupu jest aplikacją zapytań. Nie służy ona do wprowadzania i przetwarzania dokumentów. Dlatego wszystkie dane są tylko wyświetlane i nie można ich zmienić. Dane pochodzą głównie z zapytania ofertowego i oferty zamówienia. W razie potrzeby można je tam zmienić. Niektóre z wyświetlanych wartości i jednostek są obliczane lub konwertowane przez system. Na podstawie porównania oferowanych pozycji z pozycjami żądanymi możesz zdecydować, które pozycje mają zostać zamówione i u którego dostawcy.

Warunki wstępne

Wprowadzono zapytanie ofertowe. Warunkiem wstępnym porównania otrzymanych ofert jest dostępność ofert zamówień, które są powiązane z zapytaniem za pośrednictwem odniesienia do dokumentu. W tym celu muszą one zostać wygenerowane z zapytania ofertowego lub odniesienie do dokumentu musi zostać wprowadzone ręcznie w bazie ofert i w pozycjach ofert. Jeśli żadna oferta nie jest powiązana z zapytaniem ofertowym dla dostawcy lub jeśli nie masz uprawnień do wyświetlania ofert, oferty te są traktowane jako oferty oczekujące.

Akcja Generuj zamówienia zakupu

Akcja Generuj zamówienia zakupu jest dostępna w aplikacji Porównanie ofert zakupu. Można użyć tej akcji, aby wygenerować zamówienia z wybranych pojedynczych pozycji oferty lub z kompletnej oferty zamówienia.

Wymagania wstępne

Porównanie ofert zakupu dla zapytania ofertowego zostało uruchomione i pokazuje co najmniej jedną pozycję oferty jako wynik. W celu wygenerowania zamówień można wybrać tylko te pozycje oferty, które zostały zwolnione i nie zostały jeszcze w pełni uruchomione. Odpowiednia podstawa oferty musi być zwolniona. Bieżąca data musi mieścić się w okresie ważności oferty.

Okno dialogowe

Jeśli wymagania są spełnione, po wykonaniu akcji Generuj zamówienia zakupu otworzy się okno dialogowe. Można w nim wprowadzić następujące ustawienia:

• Rodzaj – w tym polu wprowadź typ zamówienia, w ramach którego mają być tworzone zamówienia.
• Zatwierdź ostrzeżenia automatycznie – można użyć tego pola wyboru, aby wymusić automatyczne potwierdzanie ostrzeżeń, które mogą wystąpić podczas tworzenia zamówień.

Efekty

Podczas generowania zamówienia system postępuje w następujący sposób:

1. Zamówienie z zaznaczonymi pozycjami jest generowane dla dostawcy określonego dla każdej podstawy oferty. Używany jest rodzaj zamówienia określony w oknie dziennika.
2. Wszystkie dane, jeśli zostały wprowadzone, są przenoszone z oferty do zamówienia. Dane są przenoszone dla każdej pozycji i dlatego mogą być różne dla każdej pozycji, jeśli jest to dozwolone w zamówieniu.
3. Jeśli nadal brakuje danych, w razie potrzeby są one uzupełniane wartościami domyślnymi w zamówieniu. Mogą to być na przykład dane partnera, dane podstawowe pozycji lub typ zamówienia.
4. Utworzone zamówienia są dalej przetwarzane w aplikacji Zamówienia zakupu.

Aby uzyskać więcej informacji, należy zapoznać się z dokumentacją Zamówienia zakupu.