Rodzaje dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży

Niniejszy dokument opisuje rolę, jaką odgrywają rodzaje dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży w przetwarzaniu dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży. Artykuł zawiera informacje o domyślnych wartościach i ustawieniach dla dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży przechowywanych w rodzajach dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży oraz o ich wpływie na przetwarzanie i dalsze przetwarzanie dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży.

Definicje terminów

Dokumenty szybkiej sprzedaży

Dokument szybkiej rejestracji sprzedaży pozwala na szybkie tworzenie dokumentów sprzedaży, takich jak oferty sprzedaży lub zamówienia sprzedaży. Na przykład, klient, artykuły i odpowiadające im ilości są wprowadzane do dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży i na tej podstawie tworzone są dokumenty sprzedaży. Szybką rejestracja dokumentów sprzedaży można zatem uznać za etap wstępny, np. w przypadku zapytań o ofertę sprzedaży.

Rodzaje dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży

Rodzaje dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży służą do identyfikacji dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży. Służą one również do definiowania ustawień dla dokumentów szybkiej sprzedaży. Ustawienia kontrolują, między innymi, kontrole i obliczenia systemu dla szybko wprowadzanych dokumentów sprzedaży oraz ich dalsze wykorzystanie.

Opis aplikacji

Aplikacja Rodzaje dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży służy do tworzenia rodzajów dokumentów szybkiej sprzedaży. Na podstawie takiego typu dokumentu tworzony jest dokument szybkiej rejestracji sprzedaży. Rodzaj dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży zawiera niezbędne ustawienia i wartości domyślne, a także jest częścią identyfikacji dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży.

Niektóre dane zdefiniowane w rodzaju są automatycznie przenoszone do nowych dokumentów szybkiej sprzedaży jako wartości domyślne. W pewnych okolicznościach zastępują one wartości domyślne wynikające z danych podstawowych klienta lub danych konfiguracji. Rodzaj dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży zawiera również informacje istotne dla zapytań i raportów.

Aplikacja składa się z nagłówka i obszaru roboczego, które opisano poniżej.

Nagłówek

Nagłówek rodzaju dokumentu szybkiej sprzedaży zawiera pola umożliwiające jednoznaczną identyfikację rodzaju dokumentu. Dostępne pola:

• Rodzaj – w polu wprowadzany jest unikatowy identyfikator rodzaju dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży. Zasadniczo można go dowolnie wybrać. Jest to szczególnie przydatne w systemach z kilkoma organizacjami, jeśli w aplikacji Konfiguracja, funkcja Sprzedaż, podfunkcja Schemat numeracji zostanie wprowadzony zakres numerów o typie Schemat numeracji dla dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży. Jeśli schemat został zdefiniowany dla wybranej organizacji sprzedaży, kolejny wynikający z niego numer jest proponowany po wprowadzeniu rodzaju.
  Identyfikacja typu jest wykorzystywana do użycia prawidłowego rodzaju dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży w kolejnych aplikacjach i zapytaniach, np. w celu przypisania prawidłowego rodzaju do dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży, a tym samym przyjęcia określonych wartości domyślnych i ustawień.
• Oznaczenie – służy jako dodatkowa funkcja identyfikacyjna. Może składać się z dowolnie wybranego tekstu. Jednoznaczny i jeśli to możliwe, unikalny opis, ułatwia wyszukiwanie.

Wskazówka

W przypadku używania znaków specjalnych należy pamiętać, że ze względów technicznych są one konwertowane na następujące symbole zastępcze w ciągu znaków do wyszukania:

• Gwiazdka (*) na podkreślenie (_)
• Znak zapytania (?) na znak procentu (%)

Użycie podkreślnika w funkcji wyszukiwania spowoduje wyszukiwanie nie tylko podkreślnika, ale dowolnego znaku. Znak procentu jest oceniany w ten sam sposób, co odpowiada żadnemu, jednemu lub większej liczbie znaków. Należy zatem w miarę możliwości unikać stosowania podkreślników i znaków procentu w ciągach znaków, ponieważ mogą zostać znalezione inne i więcej obiektów niż zamierzano.

• Schemat numeracji – w rodzaju dokumentu szybkiej sprzedaży wybierany jest schemat numeracji, którego system używa do automatycznego generowania numeru zgodnie z określonym wzorcem dla nowych dokumentów szybkiej sprzedaży.

Więcej informacji w artykule Schemat numeracji.

• Pochodzenie przedstawiciela – ustawienie pochodzenia przedstawiciela handlowego pozwala zdefiniować główne dane partnera, na podstawie których mają być proponowani przedstawiciele handlowi wprowadzeni w dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży.

Przedstawiciela handlowego można określić na podstawie następujących danych podstawowych partnera:

• Klient

(jest to klient w dokumencie szybkiego wprowadzania)

• Dostawca
• Odbiorca faktury

Sugerowane są maksymalnie trzy substytuty z głównych danych partnera. Jeśli w odpowiednich danych podstawowych partnera przechowywanych jest więcej niż trzy, pierwsze trzy są przyjmowane zgodnie z ich kolejnością.

Zaproponowane przez system zamienniki można zmienić zarówno w dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży, jak i w wygenerowanym na jego podstawie dokumencie docelowym.

• Zastosuj ceny odbiorcy końcowego – po aktywowaniu tej funkcji dokumenty rejestracji sprzedaży tego rodzaju mogą być używane dla klientów oznaczonych jako konsumenci końcowi. Ceny i wartości zawierające podatek VAT są wyświetlane w dokumentach szybkiej rejestracji sprzedaży. Zakłada się, że funkcja Ceny detaliczne w Konfiguracji jest aktywna.

Jeśli rodzaj zamówienia jest używany w dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży, wprowadzone ustawienia nie mogą zostać zmienione.

Obszar roboczy

Obszar roboczy aplikacji zawiera główne pola i funkcje służące do wprowadzania wartości domyślnych, które mają mieć zastosowanie do dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży. Pola i funkcje są pogrupowane tematycznie w zakładkach, które opisano w poniższych sekcjach:

• Zakładka Dane dostawy
• Zakładka Dane faktury
• Zakładka Dane dokumentu docelowego

Zakładka Dane dostawy

• Preferowany termin – pozwala na obliczania żądanej daty w dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży. Obliczenie opiera się na bieżącej dacie plus dni robocze zapisane w tym polu.
• Pochodzenie obowiązujących jednostek – pole służy do określenia miejsca, z którego pobierane jest ustawienie obowiązujących jednostek. Wybrany wpis jest wartością domyślną dla dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży tego rodzaju. Do wyboru są następujące pozycje:
  • Artykuł – pozwala na przeniesienie ustawienia obowiązywania jednostek z danych podstawowych artykułu
  • Ręcznie – pozwala na definiowanie indywidualnych ustawień dla pochodzenia jednostek

To pole jest wyświetlane, jeśli funkcja Zarządzaj zapasami w jednostkach logistycznych jest aktywna dla klienta w aplikacji Konfiguracja. Funkcję tę można znaleźć w funkcji Logistyka magazynowa, podfunkcja Zapasy.

• Wykorzystanie magazynu –  za pomocą parametru można ustalić, czy w dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży ma być używany magazyn

Jeśli parametr jest aktywny, pole Magazyn można edytować, aby dodać magazyn jako wartość domyślną dla dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży. Ponadto miejsce przechowywania można wprowadzić na takim dokumencie tylko wtedy, gdy parametr ten jest aktywny.

Jeśli jest on nieaktywny, na dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży nie można wprowadzić miejsca przechowywania. Oznacza to, że w dokumencie docelowym określana jest inna wartość domyślna.

• Magazyn – jeśli parametr Wykorzystanie magazynu jest aktywny, pole to można edytować, aby wprowadzić miejsce przechowywania jako wartość domyślną dla dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży

Miejsce przechowywania w tym polu wskazuje lokalizację, z której mają być dostarczane zamówione pozycje. W związku z tym należy wybrać lokalizację magazynu jako miejsce wydania.

Jeśli nie zostanie wprowadzona żadna lokalizacja magazynu, zostanie ona przyjęta jako wartość domyślna z danych podstawowych partnera odbiorcy dostawy. Jeśli tam również nie wprowadzono magazynu zostanie on pobrany z aplikacji Konfiguracja -> funkcji Sprzedaż.

• Zastosuj warunki dostawy – parametr pozwala określić, czy w dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży mają być używane warunki dostawy

Jeśli parametr jest aktywny, pola Warunek dostawy i Warunek wysyłki można edytować, aby warunki dostawy i wysyłki mogły być przechowywane jako wartości domyślne dla dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży. Ponadto warunki dostawy i wysyłki można wprowadzić na dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży tylko wtedy, gdy parametr jest aktywny.

Jeśli parametr jest wyłączony, na dokumencie nie można wprowadzić żadnych warunków dostawy i wysyłki. Oznacza to, że w dokumencie docelowym dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży określana jest inna wartość domyślna.

• Warunek dostawy – jeśli parametr Zastosuj warunki dostawy jest aktywny, pole to można edytować, aby wprowadzić warunki dostawy jako wartość domyślną dla dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży

Warunki dostawy opisują umowy między kupującym a sprzedającym. Mogą być używane do określenia rodzaju dostawy i miejsca realizacji, np. „bezpłatne miejsce zamieszkania” lub „odbiór”. Można również określić, czy należy naliczyć koszty transportu.

W przypadku wybrania terminu dostawy typu Incoterms, w drugiej części pola można wprowadzić odniesienie do lokalizacji.

• Warunek wysyłki – jeśli parametr Zastosuj warunki dostawy jest aktywny, pole to można edytować, aby wprowadzić warunek wysyłki jako wartość domyślną dla dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży.

Warunki wysyłki opisują sposób, w jaki produkty są transportowane, np. przez spedytora, kuriera lub pocztę. Służy również jako główny parametr do obliczania kosztów transportu.

Dane faktury

Dostępne pola:

• Zastosuj warunki płatności – za pomocą tego parametru można określić, czy w dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży mają być używane warunki płatności.

Jeśli parametr jest włączony, w dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży można wprowadzić rodzaj płatności i warunek płatności.

Jeśli parametr jest wyłączony, w dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży nie można wprowadzić rodzaju płatności ani terminu płatności. Oznacza to, że w dokumencie docelowym szybkiej rejestracji sprzedaży określana jest inna wartość domyślna.

• Zastosuj ceny – parametr pozwala określić, czy w dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży mają być używane ceny.

Jeśli parametr jest aktywny, pola Ustalanie cen i Pochodzenie ceny są dostępne w rodzaju. Tylko wtedy pola wymagane do wprowadzenia cen w edytorze pozycji będą dostępne w dokumencie szybkiej sprzedaży. Ponadto, jeśli aktywna jest funkcja Ceny detaliczne, ceny dla odbiorców końcowych mogą być wyświetlane tylko wtedy, gdy aktywny jest parametr Zastosuj ceny.

Jeśli parametr ten jest wyłączony, wyżej wymienione pola nie mogą być edytowane w ten sposób, a pola do wprowadzania cen w edytorze pozycji nie są dostępne w dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży. Chociaż tabela artykułów zawiera odpowiednie kolumny w tym przypadku, nie są one istotne. Nawet jeśli funkcja Ceny detaliczne jest aktywna, ceny dla klientów końcowych nie są wyświetlane. Oznacza to, że w dokumencie docelowym szybkiej rejestracji sprzedaży określona jest inna wartość domyślna.

Wskazówka

Ustawienia parametru nie można już zmienić, jeśli w dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży używany jest rodzaj szybkiej rejestracji sprzedaży.

• Ustalanie ceny – pozwala określić, w którym momencie ceny mają być określane:
  • Ustal natychmiast – ceny i rabaty w nagłówku i pozycjach dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży są określane natychmiast po wprowadzeniu zmian.
    Gdy tylko istnieją pozycje, pola istotne dla określenia ceny można zmienić tylko za pomocą akcji Zmień warunki faktury.
  • Ustal z opóźnieniem – ceny i rabaty w nagłówku i pozycjach dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży nie są określane natychmiast po wprowadzeniu zmian. Podstawowe pola istotne dla określenia ceny można również zmienić, jeśli istnieją pozycje. Rabaty i ceny w nagłówku i pozycji, których to dotyczy, są oznaczane jako Nieważne poprzez ich dezaktywację. Są one określane automatycznie podczas wydania, przed ręcznym przeniesieniem lub ręcznie z wyprzedzeniem za pomocą akcji Określ rabaty i ceny. Dostępna jest również akcja Zmień warunki faktury.
• Pochodzenie ceny – jeśli parametr Zastosuj ceny jest aktywy, należy zdefiniować źródło ceny.
  Pochodzenie ceny służy do określenia, skąd system uzyskuje dane do określenia ceny w dokumencie szybkiej rejestracji sprzedaży. Zdefiniowane pochodzenie ceny jest również ważne przy zmianie warunków faktury za pomocą odpowiedniego działania. Do wyboru są następujące pozycje:
  • Cennik
  • Ręcznie
  • Cennik, ręcznie

Wybór opcji Cennik, ręcznie ma następujący skutek: jeśli nie można znaleźć ceny dla pozycji szybkiego rejestracji w cenniku, system automatycznie zmienia pochodzenie ceny tej pozycji na Ręcznie.

Wybrany wpis jest wartością domyślną dla dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży.

Wskazówka

Jeśli w tym polu wybrano opcję Cennik lub Cennik, ręcznie, do działania funkcji ustalania ceny dla dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży potrzebne są następujące elementy: Co najmniej jeden cennik sprzedaży z co najmniej jednym cennikiem zawierającym wpisy dla artykułu wymienionego w pozycji wiersza.

Pochodzenie ceny zdefiniowane w tym polu wpływa również na pochodzenie rabatu w nagłówku dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży.

Dane dokumentu docelowego

 

• Typ dokumentu docelowego – pole służy do definiowania typu dokumentu docelowego, który ma zostać wygenerowany na podstawie dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży. Do wyboru są następujące pozycje:
  • Zapytanie ofertowe sprzedaży
  • Oferta sprzedaży
  • Zamówienie sprzedaży

Wybrany wpis jest wartością domyślną dla nowego dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży.

• Rodzaj zapytania ofertowego sprzedaży – rodzaj  zapytania sprzedaży służy do identyfikacji zapytań sprzedaży. Rodzaj zapytania ofertowego sprzedaży służy do przenoszenia określonych wartości domyślnych i ustawień dla zapytań ofertowych sprzedaży.

Rodzaj typ zapytania sprzedaży zostanie przyjęty jako wartość domyślna w nowych dokumentach szybkiej rejestracji sprzedaży.

Wskazówka

Jeśli Zapytanie ofertowe sprzedaży jest zdefiniowane jako docelowy typ dokumentu, należy wprowadzić rodzaj zapytania.

• Rodzaj oferty sprzedaży – rodzaj oferty sprzedaży służy do identyfikacji ofert sprzedaży. Rodzaj oferty sprzedaży służy do przenoszenia pewnych domyślnych wartości i ustawień dla ofert sprzedaży. Należy wybrać istniejący rodzaj oferty sprzedaży, który zostanie przyjęty jako wartość domyślna w nowych dokumentach szybkiej rejestracji sprzedaży.

Wskazówka

Jeśli Oferta sprzedaży jest zdefiniowane jako docelowy typ dokumentu, należy wprowadzić rodzaj oferty.

• Rodzaj zamówienia sprzedaży – rodzaj zamówienia sprzedaży służy do identyfikacji zamówień sprzedaży. Rodzaj zamówienia sprzedaży służy do przyjmowania określonych wartości domyślnych i ustawień dla zamówień sprzedaży.

Należy wybrać istniejący rodzaj zamówienia sprzedaży, który zostanie następnie przyjęty jako wartość domyślna w nowych dokumentach szybkiej rejestracji sprzedaży.

Wskazówka

Jeśli Zamówienie sprzedaży jest zdefiniowane jako docelowy typ dokumentu, należy wprowadzić rodzaj zamówienia.

• Automatycznie zatwierdzaj ostrzeżenia – za pomocą tego parametru można wymusić automatyczne potwierdzanie wszelkich ostrzeżeń pojawiających się podczas przejęcia dokumentu.

Ustawienie to ma zastosowanie zarówno do przejęcia automatycznego, jak i ręcznego.

Ustawienie służy jako wartość domyślna dla nowego dokumentu szybkiego wprowadzania sprzedaży.

• Po przejęciu –  pole służy do określenia, co ma się stać z dokumentem szybkiej rejestracji sprzedaży po utworzeniu na jego podstawie dokumentu docelowego. Do wyboru są następujące pozycje:
  • Ponownie wykorzystaj dokument – po pomyślnym przejęciu (ręcznym lub automatycznym) status dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży zmienia się z powrotem na W opracowaniu, zarówno dla nagłówka, jak i dla pozycji. Służy to jako szablon dla dalszych przejęć. Pola z istniejącymi numerami dokumentów docelowych są czyszczone.
• Natychmiast usuń dokument – dokument szybkiej rejestracji sprzedaży jest usuwany natychmiast po pomyślnym przejęciu go do dokumentu docelowego.
• Zakończ dokument – po pomyślnym przejęciu dokument szybkiej rejestracji sprzedaży zmienia status na Zrealizowane. Istniejące numery dokumentów docelowych pozostają. Taki dokument można oznaczyć znacznikiem usuwania w celu reorganizacji.
• Wstaw znacznik usuwania – po pomyślnym przejęciu dokument szybkiej rejestracji sprzedaży zmienia status na Zrealizowane. Dokument otrzymuje również znacznik usuwania. Istniejące numery dokumentów docelowych są zachowywane. Taki dokument jest usuwany przy użyciu reorganizacji. Jeśli reorganizacja jeszcze się nie rozpoczęła, znacznik usuwania można usunąć ręcznie.

Konfiguracja

Funkcja Logistyka magazynowa

Jeśli funkcja Logistyka magazynowa nie jest aktywna, obowiązują następujące zasady:

• Funkcja Użyj miejsca przechowywania jest trwale wyłączona.
• Parametr Wykorzystaj magazyn i pole Magazyn nie są widoczne.

Funkcja Sprzedaż

Schemat numeracji można określić w polu Schemat numeracji dla rodzajów dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży w aplikacji Konfiguracja, funkcja Sprzedaż, podfunkcja Schemat numeracji. Jeśli schemat numeracji jest zapisany dla organizacji sprzedaży wybranej na pasku tytułu, kolejny wynikający z niego numer jest sugerowany podczas wprowadzania rodzaju dokumentu.

Jednostki biznesowe

W przypadku aplikacji Rodzaje dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży istotna jest następująca jednostka biznesowa: com.cisag.app.sales.obj.SalesRapidDocumentType. Umożliwia ona:

• przypisywanie uprawnień,
• konfigurację definicji działań lub
• import lub eksport danych

Jednostka biznesowa należy do następującej grupy jednostek biznesowych:

com.cisag.app.sales.OrderData

Uprawnienia

Uprawnienia mogą być przypisywane zarówno przy użyciu ról uprawnień, jak i poprzez przypisanie organizacji. Więcej informacji  można znaleźć w artykule Uprawnienia.

Specjalne funkcje

Dla aplikacji Rodzaje dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży nie istnieją specjalne funkcje.

Przyporządkowania organizacji

Jeśli funkcja Uprawnienia związane z treścią jest aktywowana w aplikacji Konfiguracja, aplikacja Rodzaje dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży jest wyświetlana tylko wtedy, gdy została przypisana do organizacji w danych podstawowych partnera, i organizacja ta jest zintegrowana z co najmniej jedną z następujących struktur organizacyjnych:

• Sprzedaż

Aplikacja Rodzaje dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży zawiera tabelę Uprawnienia. Aby użytkownik mógł korzystać z rodzaju dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży, musi być przypisany do co najmniej jednej organizacji w głównych danych partnera, która została wprowadzona w tabeli Uprawnienia dla danego rodzaju dokumentu szybkiej rejestracji sprzedaży.

Wskazówka

Tabela jest widoczna tylko wtedy, gdy użytkownikowi przypisano funkcję Wyświetl uprawnienia dla powiązanej jednostki biznesowej za pośrednictwem roli uprawnień. Aby móc edytować uprawnienia związane z treścią, użytkownik musi mieć również możliwość ich edycji.

Musi mieć również przypisane ogólne możliwości otwierania odpowiedniej aplikacji oraz otwierania i edytowania odpowiedniej jednostki biznesowej.

Więcej informacji na temat tabeli Uprawnienia oraz kompleksowy przegląd uprawnień związanych z treścią można znaleźć w artykule Uprawnienia związane z treścią.

Specjalne możliwości

Dla aplikacji Rodzaje dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży nie istnieją specjalne możliwości.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Rodzaje dokumentów szybkiej rejestracji sprzedaży nie jest udostępniana partnerom biznesowym.