Do pracy z katalogami i dokumentami w managerze dokumentów, oprócz nadania uprawnień do pracy z modułem Manager dokumentów na właściwościach pracownika (zob. Dostęp do modułu Manager dokumentów), konieczne jest nadanie uprawnień dla każdego katalogu i dokumentu po wybraniu opcji Uprawnienia z menu kontekstowego folderu (zob. Okno Managera dokumentów).
Dodawanie uprawnionych do katalogu pracowników odbywa się poprzez naciśnięcie linku „Dodaj”. Nadane uprawnienia można edytować, zaznaczając odpowiednie checkboxy lub usunąć, wybierając ikonkę kosza. Aby wprowadzone zmiany zostały zachowane, należy następnie wybrać przycisk „OK”.
Uprawnienia nadawane pracownikom dzielą się na dwie sekcje: „Katalog” i „Dokumenty w katalogu”.
W sekcji „Katalog” dostępne są następujące uprawnienia:
- Przeglądanie zawartości katalogu – pracownik uzyskuje uprawnienie do przeglądania zawartości katalogu, gdy zostanie wskazany na liście uprawnionych osób do pracy z katalogiem, ale nie zostaną zaznaczone inne uprawnienia.
- Administrator – operator posiadający tego typu uprawnienie może budować strukturę katalogów podrzędnych w katalogu, na którym posiada uprawnienie administratora. Ponadto może zarządzać uprawnieniami i właściwościami struktury podfolderów, a także przeglądać, edytować i archiwizować dokumenty znajdujące się w katalogach podrzędnych.
- Edycja – uprawnienie pozwalające na dodawanie i usuwanie oraz zmianę nazwy katalogu.
- Archiwizacja – zaznaczenie powoduje, że każdy nowy dokument dodany do katalogu automatycznie przejmuje z katalogu ustawienie liczby dni, po których dokument zostanie automatycznie zarchiwizowany.
W sekcji „Dokumenty w katalogu” dostępne są następujące rodzaje uprawnień:
- Przeglądanie – uprawnienie pozwalające na podgląd i pobranie dokumentu.
- Edycja – pozwala na dodawanie, usuwanie i pobieranie dokumentów, a także na dodawanie nowych wersji dokumentów, o ile dokument posiada włączoną właściwość wersjonowania.
- Archiwizacja – pozwala na archiwizowanie dokumentów za pomocą polecenia „Archiwizuj” znajdującego się w menu kontekstowym dokumentu (zob. Okno Managera dokumentów).
W oknie „Uprawnienia” wyświetlonym w kontekście katalogu oprócz nadawania uprawnień możliwa jest aktualizacja uprawnień wskazanym pracownikom na istniejących katalogach podrzędnych, na dokumentach znajdujących się w katalogu lub na dokumentach znajdujących się w katalogu i katalogach podrzędnych.
Aby dokonać aktualizacji uprawnień, należy zaznaczyć pracowników, dla których będą aktualizowane uprawnienia.
Aktualizacja uprawnień odbywa się w trzech trybach:
- Zastosuj na katalogach podrzędnych – uprawnienia zostaną nadane na wszystkich katalogach podrzędnych katalogowi, z poziomu którego dokonano aktualizacji.
- Zastosuj na dokumentach przypisanych do katalogu – uprawnienia zostaną zaktualizowane na dokumentach znajdujących się bezpośrednio w katalogu, z poziomu którego dokonano aktualizacji, uprawnienia na katalogach podrzędnych i na dokumentach w katalogach podrzędnych pozostaną bez zmian.
- Zastosuj na dokumentach przypisanych do katalogu i podkatalogów – uprawnienia zostaną zaktualizowane na dokumentach znajdujących się bezpośrednio w katalogu, z poziomu którego dokonano aktualizacji oraz na dokumentach znajdujących się w katalogach podrzędnych. Uprawnienia na katalogach podrzędnych pozostaną bez zmian.
W przypadku, gdy uprawnienia zostały zmienione w celu aktualizacji na dokumentach lub katalogach podrzędnych wybranie przycisku „OK” spowoduje zmianę uprawnień na katalogu i w konsekwencji nadawanie takich uprawnień nowym dokumentom tworzonym w ramach katalogu. Wybranie przycisku „Anuluj” lub znaku „x” przywróci zestaw uprawnień sprzed aktualizacji.
Blokowanie struktury katalogów w managerze dokumentów
Funkcjonalność blokowania struktury katalogów umożliwia wskazanie operatorów posiadających uprawnienia do zarządzania układem katalogów w managerze dokumentów. Przez zarządzanie układem katalogów należy rozumieć możliwość przeniesienia danego katalogu w górę lub w dół na drzewie katalogów.
W pliku Web.config dostępny jest klucz <add key=”DMUsersIdAllowedToReorderDirectiories” value=” „/>.
Domyślnie wartość klucza jest pusta – wszyscy operatorzy zgodnie z uprawnieniami nadanymi w managerze dokumentów mogą zarządzać kolejnością katalogów na drzewie.
W przypadku, gdy wartość klucza zostanie uzupełniona identyfikatorami operatorów, tylko ci operatorzy będą mieli możliwość zarządzania strukturą katalogów, natomiast dla pozostałych operatorów funkcjonalność zostanie zablokowana. W kluczu należy wskazać identyfikatory operatorów znajdujące się w kolumnie DCD_ID w tabeli DF_ConfOsDictionary.
Numery identyfikatorów w kluczu powinny być rozdzielane przecinkami.
np. np. <add key=”DMUsersIdAllowedToReorderDirectiories” value=”1077, 2, 1012 „/>
Przeniesienie katalogu „Projekty” w górę drzewa struktury katalogów
