EMAIL

image_pdfimage_print

 

Informacje ogólne

Zakładka oferuje możliwość zdefiniowania wzorców maila.

Wzorce maili są wykorzystywane w funkcjonalności wysyłania powiadomień, którą operator może ustawić w ustawieniach danego obiegu, na wybranym etapie, w zakładce „Mail” (zob. Właściwości etapu – zakładka Mail).

 

Uwaga
Aby mozliwe było wysyłanie maili do użytkowników, konieczne jest, aby oprócz włączenia funkcjonalności wysyłania powiadomień administrator poprawnie uzupełnił i zapisał pola w zakładce „Serwer pocztowy” (zob. Serwer pocztowy).

 

Zgodnie z rodzajami dostępnych powiadomień mailowych,  zakładka „Email” składa się z 6 predefiniowanych szablonów wiadomości e-mail:

  • Otrzymany dokument każdorazowo
  • Otrzymany dokument zbiorczo
  • Przeterminowany dokument
  • Przypominający
  • Dla obserwatora każdorazowo
  • Dla obserwatora zbiorczo

 

Nad  listą wzorców znajduje się przycisk zapisz32 [Zapisz], służący do zapisu wprowadzonych lub zmodyfikowanych danych.

Pod przyciskiem „Zapisz” dostępne jest pole URL Prefix, w którym należy zdefiniować adres URL (http://<Nazwa serwera>/<Nazwa aplikacji serwerowej lub web>/documents/) na potrzeby maski {WebDocumentUrl}.

 

Uwaga
Poprawny zapis adresu URL w polu „URL Prefix” jest konieczny dla poprawnego przeniesienia odbiorcy maila do dokumentu w aplikacji serwerowej Comarch DMS (dawna web) lub w aplikacji webowej po kliknięciu w numer dokumentu w wiadomości mailowej.

 

W ramach każdego z szablonów dostepne są dwa pola:

  • Temat maila – temat maila wysyłanego do operatora,
  • Treść maila – treść maila wysyłanego do operatora

 

Nazwa nadawcy maila jest zależna od treści znajdującej się w polu „Nazwa wyświetlana” w zakładce „Serwer pocztowy” (zob. Serwer pocztowy).

 

Okno szablonu wiadomości e-mail

 

Wzorzec „Otrzymany dokument każdorazowo”

Wzorzec wykorzystywany w wiadomości email, jeśli w definicji danego typu obiegu w ramach zakładki „Schemat obiegu„, po kliknięciu zakładki  „Mail” na danym etapie w sekcji „E-mail do uprawnionego operatora” zaznaczono parametry: „Wyślij e-mail do osób powiązanych z etapem”  i „każdorazowo po przekazaniu dokumentu„.

 

Parametry zaznaczane, jeśli mail ma być wysyłany do uprawnionego operatora każdorazowo po przekazaniu dokumentów

 

W szablonie stosowane są maski, dzięki którym możliwe jest wstawienie w treści maila określonych danych:

  • {Origin} powód, dla którego dokument trafił do danego operatora (źródło) – w tym miejscu w wiadomości mailowej znajduje się tekst, który wpisano w ramach definiowania schematu danego obiegu na danym etapie w  zakładce „Ogólne” w polu „Źródło” (zob. Właściwości etapu – zakładka Ogólne),
  • {Proceeding}wytyczne dla operatora dotyczące realizacji etapu – w tym miejscu w wiadomości mailowej znajduje się tekst, który wpisano w ramach definiowania schematu danego obiegu na danym etapie w  zakładce „Ogólne” w polu „Postępowanie” (zob. Właściwości etapu – zakładka Ogólne),
  • {WebDocumentUrl}link URL do szczegółów danego dokumentu w aplikacji serwerowej lub web,
  • {DocumentNumber}numer danego dokumentu,
  • {WorkflowName}nazwa danego typu obiegu,
  • {StageName}nazwa danego etapu, w którym znajduje się dany dokument

 

Wzorzec maila „Otrzymany dokument każdorazowo” – zaznaczono maski

 

Pola „Żródło” i Postępowanie” w ramach schematu obiegu – przykład

 

Wiadomość email – z informacjami pochodzącymi z przykładowego uzupełnienia pól : „Źródło” i”Postępowanie” na poprzedniej ilustracji

 

Istnieje możliwość wprowadzania modyfikacji w treści maila w stosunku do pierwotnego wzorca – poniżej pokazano, która część tekstu we wzorcu odpowiada której części tekstu w wiadomości mailowej. Wprowadzone zmiany należy zapisać za pomocą przycisku zapisz32 [Zapisz].

 

Wzorzec maila „Otrzymany dokument każdorazowo” z zaznaczonymi fragmentami tekstu, które mozna zmodyfikować

 

Mail wysłany do operatora – numery nad zaznaczonymi fragmentami tekstu odpowiadają tak samo oznaczonym fragmentom tekstu ze wzorca na poprzedniej ilustracji

 

Wprowadzanie zmian we wzorcu maila  „Otrzymany dokument każdorazowo” i zapisywanie zmian

 

Mail wysłany do operatora, po dokonaniu powyższych zmian

 

Wzorzec „Otrzymany dokument zbiorczo”

Wzorzec wykorzystywany w wiadomości email, jeśli w definicji danego typu obiegu w ramach zakładki „Schemat obiegu„, po kliknięciu zakładki  „Mail” na danym etapie w sekcji „E-mail do uprawnionego operatora” zaznaczono parametry: „Wyślij e-mail do osób powiązanych z etapem”  i  ” co [liczba] dzień” lub „w [dzień tygodnia] o godzinie [godzina] „.

 

Parametry zaznaczane, jeśli mail ma być wysyłany do uprawnionego operatora zbiorczo co określoną liczbę dni

 

Parametry zaznaczane, jeśli mail ma być wysyłany do uprawnionego operatora zbiorczo w określonym dniu tygodnia

 

W szablonie stosowane są maski, dzięki którym możliwe jest wstawienie w treści maila określonych danych:

  • {WorkflowName}nazwa danego typu obiegu
  • {StageName}nazwa danego etapu, w którym znajduje się dany dokument
  • {Origin}powód, dla którego dokumenty trafiły do danego operatora (źródło) – w tym miejscu w wiadomości mailowej znajduje się tekst, który wpisano w ramach definiowania schematu danego obiegu na danym etapie w  zakładce „Ogólne” w polu „Źródło” (zob. Właściwości etapu – zakładka Ogólne i powyżej w podpunkcie Wzorzec „Otrzymany dokument każdorazowo”),
  • {Proceeding}wytyczne dla operatora dotyczące realizacji etapu – w tym miejscu w wiadomości mailowej znajduje się tekst, który wpisano w ramach definiowania schematu danego obiegu na danym etapie w  zakładce „Ogólne” w polu „Postępowanie” (zob. Właściwości etapu – zakładka Ogólne i powyżej w podpunkcie Wzorzec „Otrzymany dokument każdorazowo”)
  • {WebDocumentUrl}link URL do szczegółów danego dokumentu w aplikacji serwerowej lub web,
  • {DocumentNumber}numer danego dokumentu
  • {PropagationDate}data przekazania danego dokumentu

 

Wzorzec maila „Otrzymany dokument zbiorczo” – zaznaczono maski

 

Istnieje możliwość wprowadzania modyfikacji w treści maila w stosunku do pierwotnego wzorca – poniżej zaznaczono,  w których częściach tekstu we wzorcu można dokonać modyfikacji. Wprowadzone zmiany należy zapisać za pomocą przycisku zapisz32 [Zapisz].

 

Elementy tekstu możliwe do zmiany we wzorcu „Otrzymany dokument zbiorczo”

 

Wzorzec „Przeterminowany dokument”

Wzorzec wykorzystywany w wiadomości email, jeśli w definicji danego typu obiegu w ramach zakładki „Schemat obiegu„, po kliknięciu zakładki  „Mail” na danym etapie w sekcji „E-mail o zaległościach” zaznaczono parametry: „Wyślij e-mail o zaległościach”   i  ” co [liczba] dzień” lub „w [dzień tygodnia] o godzinie [godzina] „.

 

Parametry zaznaczane, jeśli mail ma być wysyłany do uprawnionego operatora co określoną liczbę dni

 

Parametry zaznaczane, jeśli mail ma być wysyłany do uprawnionego operatora  w określonym dniu tygodnia

 

W szablonie stosowane są maski, dzięki którym możliwe jest wstawienie w treści maila określonych danych:

  • {ExpiredDocumentsBegin}data przekazania dokumentu/dokumentów do etapu,
  • {WebDocumentUrl}link URL do szczegółów danego dokumentu w aplikacji serwerowej lub web,
  • {DocumentNumber}numer danego dokumentu
  • {ExpirationTime}czas przeterminowania etapu,
  • {ExpiredDocumentsEnd}data wyjścia z etapu.

 

Wzorzec maila „Przeterminowany dokument” – zaznaczono maski

 

Istnieje możliwość wprowadzania modyfikacji w treści maila w stosunku do pierwotnego wzorca – poniżej zaznaczono,  w których częściach tekstu we wzorcu można dokonać modyfikacji. Wprowadzone zmiany należy zapisać za pomocą przycisku zapisz32 [Zapisz].

 

Elementy tekstu możliwe do zmiany we wzorcu „Przeterminowany dokument”

 

Wzorzec „Przypominający”

Wzorzec wykorzystywany w wiadomości email, jeśli w definicji danego typu obiegu w ramach zakładki „Schemat obiegu„, po kliknięciu zakładki  „Mail” na danym etapie w sekcji „E-mail przypominający” zaznaczono parametry: „Wyślij e-mail przypominający”   i  ” co [liczba] dzień” lub „w [dzień tygodnia] o godzinie [godzina] „.

 

Parametry zaznaczane, jeśli mail ma być wysyłany do uprawnionego operatora co określoną liczbę dni

 

Parametry zaznaczane, jeśli mail ma być wysyłany do uprawnionego operatora w określonym dniu tygodnia

 

W szablonie stosowane są maski, dzięki którym możliwe jest wstawienie w treści maila określonych danych:

  • {ExpiredDocumentsBegin}data przekazania dokumentu/dokumentów do etapu,
  • {WebDocumentUrl} link URL do szczegółów danego dokumentu w aplikacji serwerowej lub web,
  • {DocumentNumber}numer danego dokumentu,
  • {ExpirationTime}czas przeterminowania etapu,
  • {ExpiredDocumentsEnd}data wyjścia z etapu.

 

Wzorzec maila „Przypominający” – zaznaczono maski

 

Istnieje możliwość wprowadzania modyfikacji w treści maila w stosunku do pierwotnego wzorca – poniżej zaznaczono,  w których częściach tekstu we wzorcu można dokonać modyfikacji. Wprowadzone zmiany należy zapisać za pomocą przycisku zapisz32 [Zapisz].

 

Elementy tekstu możliwe do zmiany we wzorcu „Przypominający”

 

Wzorzec „Dla obserwatora każdorazowo”

Wzorzec wykorzystywany w wiadomości email, jeśli w definicji danego typu obiegu w ramach zakładki „Schemat obiegu„, po kliknięciu zakładki  „Mail” na danym etapie w sekcji „E-mail do Obserwatora” zaznaczono parametry: „Wyślij e-mail do obserwatora”  i „każdorazowo po przekazaniu dokumentu„.

 

Parametry zaznaczane, jeśli mail ma być wysyłany do uprawnionego obserwatora każdorazowo po przekazaniu dokumentów

 

W szablonie stosowane są maski, dzięki którym możliwe jest wstawienie w treści maila określonych danych:

  • {Origin}powód, dla którego dokument trafił do danego operatora (źródło) – w tym miejscu w wiadomości mailowej znajduje się tekst, który wpisano w ramach definiowania schematu danego obiegu na danym etapie w  zakładce „Ogólne” w polu „Źródło” (zob. Właściwości etapu – zakładka Ogólne),
  • {Proceeding}wytyczne dla operatora dotyczące realizacji etapu – w tym miejscu w wiadomości mailowej znajduje się tekst, który wpisano w ramach definiowania schematu danego obiegu na danym etapie w  zakładce „Ogólne” w polu „Postępowanie” (zob. Właściwości etapu – zakładka Ogólne),
  • {WebDocumentUrl}link URL do szczegółów danego dokumentu w aplikacji serwerowej lub web,
  • {DocumentNumber}numer danego dokumentu,
  • {WorkflowName}nazwa danego typu obiegu,
  • {StageName}nazwa danego etapu, w którym znajduje się dany dokument

 

Wzorzec maila „Dla obserwatora każdorazowo” – zaznaczono maski

 

Istnieje możliwość wprowadzania modyfikacji w treści maila w stosunku do pierwotnego wzorca – poniżej zaznaczono,  w których częściach tekstu we wzorcu można dokonać modyfikacji. Wprowadzone zmiany należy zapisać za pomocą przycisku zapisz32 [Zapisz].

 

Elementy tekstu możliwe do zmiany we wzorcu „Dla obserwatora każdorazowo”

 

Przykładowy mail do obserwatora – pierwsza linijka tekstu została zmodyfikowana we wzorcu

 

Wzorzec „Dla obserwatora zbiorczo”

Wzorzec wykorzystywany w wiadomości email, jeśli w definicji danego typu obiegu w ramach zakładki „Schemat obiegu„, po kliknięciu zakładki  „Mail” na danym etapie w sekcji „E-mail do Obserwatora” zaznaczono parametry: „Wyślij e-mail do obserwatora”  i  ” co [liczba] dzień” lub „w [dzień tygodnia] o godzinie [godzina] „.

 

Parametry zaznaczane, jeśli mail ma być wysyłany do uprawnionego obserwatora co określoną liczbę dni

 

Parametry zaznaczane, jeśli mail ma być wysyłany do uprawnionego obserwatora zbiorczo w określonym dniu tygodnia

 

W szablonie stosowane są maski, dzięki którym możliwe jest wstawienie w treści maila określonych danych:

  • {WorkflowName}nazwa danego typu obiegu,
  • {StageName}nazwa danego etapu, w którym znajduje się dany dokument,
  • {Origin}powód, dla którego dokumenty trafiły do danego operatora (źródło) – w tym miejscu w wiadomości mailowej znajduje się tekst, który wpisano w ramach definiowania schematu danego obiegu na danym etapie w  zakładce „Ogólne” w polu „Źródło” (zob. Właściwości etapu – zakładka Ogólne i powyżej w podpunkcie Wzorzec „Otrzymany dokument każdorazowo”),
  • {Proceeding}wytyczne dla operatora dotyczące realizacji etapu – w tym miejscu w wiadomości mailowej znajduje się tekst, który wpisano w ramach definiowania schematu danego obiegu na danym etapie w  zakładce „Ogólne” w polu „Postępowanie” (zob. Właściwości etapu – zakładka Ogólne i powyżej w podpunkcie Wzorzec „Otrzymany dokument każdorazowo”),
  • {WebDocumentUrl}link URL do szczegółów danego dokumentuw aplikacji serwerowej lub web,
  • {DocumentNumber}numer danego dokumentu,
  • {PropagationDate}data przekazania danego dokumentu

 

Wzorzec maila „Dla obserwatora zbiorczo” – zaznaczono maski

 

Istnieje możliwość wprowadzania modyfikacji w treści maila w stosunku do pierwotnego wzorca – poniżej zaznaczono,  w których częściach tekstu we wzorcu można dokonać modyfikacji. Wprowadzone zmiany należy zapisać za pomocą przycisku zapisz32 [Zapisz].

 

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS!

Czy ten artykuł był pomocny?