„Ustawienia” w Repozytorium – zakładka „Zarządzanie aplikacją” dla administratora

 

W ramach zakładki  [Ustawienia] można wyróżnić dwie sekcje:

 

Uwaga

Zakładka „Zarządzanie aplikacją” jest widoczna tylko dla administratora – standardowy użytkownik widzi tylko zakładkę „Zawartość twojej listy” i jedynie do niej ma dostęp.

 

 

Po kliknięciu w link [Skonfiguruj ustawienia aplikacji] w ramach zakładki „Zarządzanie aplikacją” dostępne są cztery sekcje:

 

 

Sekcja „Atrybuty”

W ramach sekcji „Atrybuty” możliwe jest dodawanie nowych i edycja istniejących atrybutów.

Atrybuty to pola do wypełnienia, które można przypisać do typów dokumentów innych niż „Nieokreślony” (zostaną wtedy automatycznie przypisane do dokumentu, dla którego wybrano dany typ) lub bezpośrednio do danego dokumentu.

 

Typy atrybutów

W ramach Repozytorium dostępne jest 5 typów atrybutów:

1. „Krótki tekst” (do 40 znaków) – zawiera opcjonalny parametr Lista podpowiedzi, który domyślnie jest odznaczony.

Jeżeli parametr Lista podpowiedzi zostanie zaznaczony, wówczas pokazują się pola, które należy wypełnić – w każdym z takich pól wpisuje się jedną z opcji, które mają być wyświetlone przy danym atrybucie.

Kiedy dany atrybut będzie dodawany do danego dokumentu, w polu atrybutu wyświetlą się podpowiedzi ułożone w kolejności alfabetycznej.

Parametr Lista podpowiedzi można edytować podczas edycji atrybutu.

 

 

 

2. „Długi tekst” (do 255 znaków)

3. „Liczba” – zawiera również opcjonalny parametr „Część dziesiętna” (domyślnie zaznaczony), dzięki któremu możliwe jest wpisanie liczby z max. 2 miejscami po przecinku.

W przypadku odznaczenia parametru „Część dziesiętna” można wpisać tylko liczby całkowite.

 

Uwaga

Parametru „Część dziesiętna” nie można edytować po zapisie atrybutu

 

 

4. „Data”

5. „Wartość logiczna”– możliwość wyboru za pomocą suwaka opcji „Tak” lub „Nie”

 

Dodawanie nowego atrybutu

Aby dodać nowy atrybut należy wybrać przycisk [Dodaj atrybut], dostępny po prawej stronie ekranu.

Otwiera się wówczas okno „Dodaj atrybut”, w ramach którego należy wpisać nazwę atrybutu (musi być niepowtarzalna w obrębie wszystkich atrybutów – aktywnych i nieaktywnych) i wybrać dla niego z rozwijanej listy odpowiedni typ atrybutu.

Po dokonaniu zmian należy nacisnąć przycisk [Zapisz], aby zapisać nowy atrybut.

 

 

Dodany atrybut jest teraz widoczny na liście z adnotacją „aktywny”.

 

Edycja atrybutu

Możliwa jest edycja atrybutu – w tym celu należy najechać kursorem na dany atrybut i kliknąć menu kontekstowe , a następnie „Edytuj”.

 

 

Po wyborze „Edytuj” wyświetlone zostaje okno „Edytuj atrybut”, w którym możliwa jest edycja:

 

Wskazówka

Zmiana statusu atrybutu na „Nieaktywny” nie wpływa na dokumenty, którym już przypisano dany typ dokumentu – dany atrybut jest nadal widoczny w opisie danego dokumentu, nie można go jedynie edytować, jeśli zaś zostanie usunięty – nie jest możliwe jego ponowne dodanie do dokumentu

 

Uwaga

Przywrócenie atrybutu do statusu „Aktywny” nie powoduje automatycznego przywrócenia go do typu dokumentu, do którego wcześniej był przypisany – konieczne jest ponowne przypisanie go do typu dokumentu. Atrybut, któremu przywrócono status „Aktywny” może też znowu być przypisywany do dokumentów, tak jak przedtem

 

Uwaga

Dla atrybutów oznaczonych jako „nieaktywny”  w ramach edycji możliwa jest tylko zmiana statusu – nie można edytować jego nazwy ani listy podpowiedzi

 

 

Przyklad

W ramach sekcji atrybuty dodano atrybut typu Wartość logiczna „Czy został zatwierdzony”, domyślnie zaznaczony jako „aktywny”. Następnie dodano go do typu dokumentu „Faktura” wraz z drugim atrybutem „Data wystawienia”.

 

Następnie status atrybutu „Czy został zatwierdzony” zmieniono na „Nieaktywny”. Wówczas atrybut przestaje być przypisany do typu dokumentu „Faktura”, nie można go też znaleźć na liście atrybutów możliwych do przypisania.

 

 

Wskazówka

Możliwe jest także edytowanie atrybutu przypisanego do  dokumentu. W przypadku edycji atrybutu przypisanego do typu dokumentu –  po edycji trzeba przypisać go ponownie

 

Usuwanie atrybutu

Po wybraniu menu kontekstowego atrybutu   możliwe jest również jego usunięcie za pomocą opcji „Usuń”.

 

Uwaga

Jeżeli atrybut został już powiązany z dokumentem – należy do typu dokumentu, który przypisano już do jakiegoś dokumentu lub został osobno przypisany do dokumentu – wówczas pojawia się komunikat mówiący o braku możliwości usunięcia, a atrybut nie jest usuwany.

Konieczne jest wówczas usunięcie atrybutu przy danym dokumencie – nawet jeśli usunięto go już z danego typu dokumentu.

 

 

Lista atrybutów

 

Nad listą atrybutów znajduje się wyszukiwarka , w której można wpisać odpowiednią frazę, aby wyszukać atrybut po nazwie – lista atrybutów zostaje wówczas ograniczona do tych, które zawierają daną frazę.

Lista atrybutów składa się z 3 kolumn:

 

Sekcja „Typy dokumentów”

 

W tej zakładce możliwe jest określenie typów dokumentów oraz włączenie, edycja lub wyłączenie retencji dokumentów.

Typy dokumentów to definiowane przez administratora rodzaje dokumentów wraz z przypisanymi atrybutami, dzięki którym można szczegółowo opisać dokument dodany do repozytorium.

Na liście typów dokumentu znajduje się jeden predefiniowany typ „Nieokreślony”, który jest nadawany automatycznie nowododanym do repozytorium dokumentom i którego nie można edytować ani usunąć – możliwa jest jednak zmiana typu danego dokumentu na inny niż „Nieokreślony” w ramach edycji dokumentu.

 

Lista typów dokumentów

Lista typów dokumentów składa się z 3 kolumn:

 

Nad listą typów dokumentów znajduje się pole wyszukiwarki , gdzie można wyszukać dany typ dokumentu, wpisując pierwszą literę nazwy lub którąś z innych liter występujących w nazwie.

 

Dodawanie nowego typu dokumentu

Nowy typ dokumentu można dodać, naciskając przycisk , znajdujący się powyżej listy typów dokumentów, po prawej stronie ekranu. Po wyborze tego przycisku wyświetlane jest okno „Dodaj typ dokumentu”, gdzie wymagane jest określenie parametrów:

 

Uwaga

Prefix identyfikatora typu nie podlega edycji.

 

Wskazówka

Obok prefixa znajduje się ikonka informacji, po kliknięciu której wyświetlane są  ogólne informacje dotyczące prefixów.

 

Oprócz tego w ramach okna dostępne są dwie zakładki:

 

W ramach zakładki Atrybuty  konieczne jest przypisanie przynajmniej 1 atrybutu, maksymalnie zaś 50 atrybutów.

Atrybuty mogą być wybrane spośród dostępnych na rozwijalnej liście atrybutów, które dodano w ramach sekcji Atrybuty (zobacz: Sekcja „Atrybuty”) albo dodane nowe za pomocą przycisku .

W ramach listy rozwijalnej należy zaznaczyć checkbox obok wybranego atrybutu/atrybutów i kliknąć przycisk .

Aby usunąć pojedyncze atrybuty, trzeba odznaczyć checkboxy obok nich i ponownie nacisnąć .

Jeśli administrator chce usunąć wszystkie  przypisania atrybutów do danego typu jednocześnie, może to zrobić, wybierając na liście rozwijalnej atrybutów lub naciskając znak „x” przy polu z wybraną ilością atrybutów (np. ).

Atrybut dodany za pomocą przycisku dołącza zarówno do listy atrybutów przy danym typie dokumentów, jak i do listy wszystkich dostępnych atrybutów w sekcji Atrybuty.

 

Uwaga

Jeżeli dodano nowy atrybut za pomocą przycisku , to pozostaje on na liście atrybutów dostępnych w sekcji Atrybuty, nawet jeśli ostatecznie nowy typ dokumentu nie został zapisany.

 

 

Po dodaniu atrybutu (oprócz atrybutów typu Wartość logiczna) można zaznaczyć, czy dany atrybut będzie wymagany, zaznaczając opcję „Wymagane”.

Oznacza to, że po dodaniu danego typu  do dokumentu konieczne będzie wpisanie wartości tego atrybutu, aby móc dokonać zapisu.

Jeśli parametr „Wymagane” pozostanie niezaznaczony, wówczas uzupełnienie wartości atrybutu jest opcjonalne. Parametr „Wymagane” jest domyślnie odznaczony.

 

 

W dolnej części zakładki Atrybuty  widoczna jest lista rozwijalna „Lokalizacja domyślna”. Ten parametr odnosi się wyłącznie do współpracy z CEE. Pozwala na wybranie lokalizacji, do której będą automatycznie przesyłane z CEE do Repozytorium dokumenty należące do danego typu.

 

 

W ramach zakładki Przechowywanie dokumentów można określić, czy dokumenty, które będą przypisane do danego typu dokumentu będą podlegać retencji – czyli czy takie dokumenty w formie zarchiwizowanej będą musiały być przechowywane w Repozytorium przez określony czas, bez możliwości usunięcia w tym okresie.

Funkcjonalność retencji została szczegółowo omówiona w artykule Retencja (okres przechowywania dokumentów) dla administratora. W zakładce dostępne są dwie opcje:

 

 

Menu kontekstowe typu dokumentu

Na liście typów dokumentu po przesunięciu kursorem na dany typ (oprócz typu „Nieokreślony”) wyświetlane jest menu kontekstowe , w ramach którego dostępne są trzy opcje:

 

 

Edycja typu dokumentu

Po kliknięciu w ramach menu kontekstowego w opcję Edytuj  zostaje otwarte okno Edytuj typ dokumentu. W ramach zakładki Atrybuty możliwa jest edycja:

 

Nie jest natomiast możliwa edycja prefixa identyfikatora typu.

 

 

Uwaga

Jeżeli dany typ dokumentu z określonym zestawem atrybutów przypisano już do jakiegoś dokumentu, a następnie do typu dokumentu zostanie dodany nowy atrybut – jego pole pojawi się do uzupełnienia w ramach edycji danego dokumentu. Jeśli natomiast usunięto któryś z atrybutów – pozostaje on nadal w szczegółach dokumentu, który przypisano do danego typu przed usunięciem atrybutu. Nowododane dokumenty będą jednak posiadać atrybuty przypisane do danego typu aktualnie.

 

W ramach zakładki Przechowywanie dokumentów  możliwe jest:

 

Wskazówka

Edycja i wyłączenie retencji zostały opisane w artykule Retencja (okres przechowywania dokumentów) dla administratora)

 

Uwaga

Typ dokumentu „Nieokreślony” nie podlega żadnej formie edycji

 

Historia zmian reguły przechowywania

Po wyborze z menu kontekstowego danego typu dokumentu opcji Historia zmian reguły przechowywania  wyświetlony zostaje wykaz wszelkich zmian dotyczących retencji dla danego typu dokumentu, a są to:

Zmiany wyświetlane są w kolejności od najnowszej do najstarszej.

 

 

W przypadku pozycji dotyczących włączenia lub edycji reguły retencji możliwy jest wybór przycisku . Wyświetlane jest wówczas okno Szczegóły zmiany, w którym obok rodzaju zmiany, daty jej dokonania (dnia i godziny) oraz osoby, która jej dokonała, wyświetlane są również parametry, jakie ustawiano przy włączaniu retencji lub jej edycji.

 

Uwaga

W wersji 2022.0.1 wprowadzono zmiany  w ramach okna Historia zmian, po wyborze przycisku ,  w oknie Szczegóły zmiany  – pola prezentowane są w nowym układzie: usunięto checkbox  Zablokuj możliwość zmiany  typu dokumentu w okresie retencji i zmodyfikowano wygląd sekcji Zmieniono z  i Zmieniono na, tak, aby miały wygląd analogiczny do  ustawień reguły retencji na definicji typu obiegu.

 

 

W przypadku edycji retencji w oknie Szczegóły zmiany pokazywane są zarówno parametry ustawione przed edycją (w ramach pola Zmieniono z:), jak i parametry ustawione podczas edycji (w ramach pola Zmieniono na). Pokazywany jest wówczas jedynie powód edycji, bez powodu włączenia retencji.

 

 

Nad wykazem zmian dostępna jest wyszukiwarka , dzięki której można wyszukać daną aktywność (włączenie/edycja/wyłączenie retencji), wpisując literę lub frazę pochodzącą z uzasadnienia włączenia/edycji/wyłączenia retencji.

W ramach zaś znajdującego się obok pola możliwe jest wyznaczenie zakresu dat, z których zmiany retencji mają być pokazywane na wykazie. Wybór zakresu potwierdzany jest przyciskiem [Zapisz].

 

 

Okno historii zmian retencji można zamknąć, wybierając znak „x” lub przycisk [Zamknij], znajdujący się w prawym dolnym rogu strony.

 

Usuwanie typu dokumentu

Po wyborze z menu kontekstowego danego typu dokumentu opcji Usuń możliwe jest natychmiastowe i nieodwracalne usunięcie tego typu z Repozytorium.

 

Uwaga

Jeżeli dany typ dokumentu został już przypisany do co najmniej jednego dokumentu (aktywnego lub zarchiwizowanego), wówczas tego typu nie można usunąć, dopóki pozostaje przypisany, a przy próbie usunięcia wyświetlany jest komunikat:

 

Uwaga

Nie jest możliwe usunięcie typu dokumentu „Nieokreślony”

 

Sekcja „Pliki usunięte po retencji”

Uwaga

Tylko użytkownicy o uprawnieniach administratora w Comarch DMS mają uprawnienia do dokumentów, które zostały automatycznie usunięte po zakończeniu retencji.

Uwaga

W wersji 2022.0.1 nastąpiła zmiana dotycząca plików usuniętych po retencji – aktualnie na liście plików usuniętych po retencji mogą znajdować się jedynie pliki zarchiwizowane, dla których nastąpił koniec okresu retencji.

 

Lista usuniętych dokumentów

W ramach sekcji wyświetlana jest lista usuniętych dokumentów z informacjami o nich podanymi w 3 kolumnach:

 

 

Menu kontekstowe usuniętego dokumentu i przywracanie dokumentów

Jeżeli operator wybrał co najmniej jeden plik z listy, wówczas nad listą dokumentów, pod wyszukiwarką i przyciskami filtrów, w miejscu paska pojawia się belka z informacją Wybrano [ilość zaznaczonych elementów] z [ilość wszystkich elementów dostępnych na liście]. Na belce dostępne są przyciski:

[Odznacz] – po kliknięciu w niego wszystkie elementy na liście dokumentów zostają odznaczone

 [Zaznacz wszystkie] – po kliknięciu w niego wszystkie elementy na liście dokumentów zostają zaznaczone

 

[Pobierz] – po kliknięciu w niego wszystkie zaznaczone elementy na liście dokumentów zostaną pobrane

 

 [Menu kontekstowe] – po naciśnięciu tego przycisku zostają wyświetlone następujące opcje:

 

Te opcje znajdują się także w menu kontekstowym , które pojawia się po przesunięciu kursorem na dany dokument – to menu jest dostępne tylko dla pojedynczego dokumentu.

 

 

Ikony związane z paginacją – [Ilość na stronie] i  [ikony zmiany stron] – są widoczne tylko po przesunięciu strony w dół za pomocą suwaka, jeśli na liście jest przynajmniej 10 plików.

 

 

Po wybraniu w ramach menu kontekstowego  przycisku [Przywróć] zostaje wyświetlony komunikat Przywracanie plików automatycznie usuniętych po retencji, informujący o skutkach przywrócenia dokumentu/dokumentów.

Jeżeli administrator nadal chce przywrócić dokument/dokumenty, powinien wybrać przycisk [Rozumiem, chcę przywrócić] . Jeżeli chce wycofać się z akcji przywracania, może wybrać opcję [Anuluj] , znak albo kliknąć poza polem komunikatu.

 

 

Po wyborze przycisku [Rozumiem, chcę przywrócić] zostaje wyświetlone okno Przywróć wybrane pliki (<liczba wybranych plików>), w ramach którego należy z listy folderów wybrać folder, do którego zostaną przywrócone wszystkie dokumenty.

Można także dodać nowy folder, do którego trafią wszystkie zaznaczone pliki, klikając ikonkę , następnie wpisując nazwę folderu i wybierając [Dodaj]. Później należy wybrać nowododany folder z listy .

 

Uwaga

Jeżeli operator chce przywrócić pliki do różnych lokalizacji, powinien przywracać każdy z nich osobno.

 

 

Po wybraniu lokalizacji i zatwierdzeniu jej kliknięciem w przycisk [Przywróć tutaj] na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o przywróceniu elementu/elementów (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

 

 

Uwaga

Kiedy dokument zostaje przywrócony do danej lokalizacji, uzyskują do niego uprawnienia wszyscy użytkownicy uprawnieni do danej lokalizacji.

 

Podgląd usuniętego dokumentu i prawy panel

Po dwukrotnym kliknięciu w nazwę usuniętego dokumentu wyświetlony zostaje jego podgląd (dla plików PDF,JPG,PNG), dostępny jest też prawy panel, na którym znajdują się następujące informacje:

Po wyborze ikonki [Szczegóły]:

Po wyborze ikonki [Atrybuty] pokazuje się nazwa dokumentu, jego typ i dane pochodzące z atrybutów danego dokumentu.

Po naciśnięciu  ikonki [Procesy powiązane z dokumentem] wyświetlane są: nazwa dokumentu i procesy powiązane z dokumentem. Dotyczy dokumentów dodanych do Repozytorium za pomocą kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) lub dokumentów dodanych z Repozytorium do kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob.  Załącznik dodany z modułu Repozytorium) – dla innych dokumentów w tej zakładce widoczna jest tylko nazwa i informacje o braku dostępnych procesów.

W ramach zakładki „Procesy powiązane z dokumentem„, podzielonej na dwa pola: „Aktywne” i „Zakończone”, wyświetlane są takie informacje jak: nazwa obiegu, z którego pochodzi załącznik, nazwa dokumentu w ramach obiegu i etap, na którym znajduje się dokument w obiegu.

Jeżeli dokument wciąż jest w obiegu, pokazywany jest w polu „Aktywne” wraz z datą utworzenia dokumentu nad pozostałymi informacjami o dokumencie.

Jeżeli dokument zakończył obieg, pokazywany jest w polu „Zakończone” wraz z datą zakończenia obiegu.

W ramach okna podglądu możliwe jest również pobranie, przywrócenie lub usunięcie na zawsze dokumentu za pomocą, odpowiednio, przycisków [Pobierz], [Przywróć] i  [Usuń na zawsze].

 

 

 

Ikony nad listą usuniętych dokumentów

Nad listą usuniętych dokumentów znajdują się przyciski:

– wpisując w tym polu pierwszą literę lub frazę z nazwy dokumentu można wyszukać dokument

[Data usunięcia] –  po kliknięciu tego filtra można zawęzić wyświetlaną listę do dokumentów usuniętych danego dnia lub w danym zakresie dni

 

 

[Typ] – po naciśnięciu tego filtra możliwe jest zawężenie wyświetlanej listy do dokumentów przypisanych do danego typu dokumentu

 

[Usuń wszystkie na zawsze] – naciskając ten przycisk można usunąć jednocześnie wszystkie dokumenty znajdujące się w sekcji Pliki usunięte po retencji.

Nad listą dokumentów znajduje się również informacja , przypominająca o warunkach przechowywania w koszu dokumentów po okresie retencji. Zgodnie z treścią komunikatu, dokumenty, które znalazły się w sekcji Pliki usunięte po retencji  zostają automatycznie usunięte po 30 dniach (liczonych od daty usunięcia dokumentu) i ulegają trwałemu usunięciu z systemu.

 

Trwałe usuwanie plików

Po zaznaczeniu przez operatora plików i wybraniu w ramach menu kontekstowego przycisku  [Usuń na zawsze] zostaje wyświetlony poniższy komunikat:

 

 

Jeżeli operator chce zmienić decyzję, powinien kliknąć [Anuluj], znak albo kliknąć poza polem komunikatu. Jeśli natomiast nadal pragnie usunąć pliki, wówczas należy wybrać przycisk [Usuń]. Wtedy na ikonie okna wykonywanych akcji pojawi się czerwona kropka , zaś po kliknięciu ikony zostanie wyświetlone okno wykonywanych akcji z informacją o usunięciu elementu/elementów (zob. Okno „Wykonywane akcje”) .

 

 

Jeżeli natomiast operator chce trwale usunąć wszystkie pliki znajdujące się na liście dokumentów w zakładce Pliki usunięte po retencji, wówczas może kliknąć link [Usuń wszystkie na zawsze]. Wtedy zostaje wyświetlony poniższy komunikat:

 

 

Jeżeli operator chce zmienić decyzję, powinien kliknąć [Anuluj], znak albo kliknąć poza polem komunikatu. Jeśli natomiast nadal pragnie usunąć pliki, wówczas należy wybrać przycisk [Usuń na zawsze]. Wówczas wszystkie pliki z kosza retencji zostaną trwale usunięte.

Aby opróżnić kosz retencji, można także zaznaczyć wszystkie dokumenty z listy, wybierając przycisk [Zaznacz wszystkie] na belce nad listą dokumentów, a następnie z menu kontekstowego opcję [Usuń na zawsze], a potem [Usuń] na wyświetlonym komunikacie.

 

Uwaga

Operacja Usuń wszystkie na zawsze ma charakter nieodwracalny.

 

Masowe pobieranie

Możliwość pobierania wielu plików jednocześnie istnieje również na poziomie kosza retencyjnego.

 

 

Sekcja „Powody unieważnienia”

 

 

W wersji 2022.0.1 w ramach zakładki  [Ustawienia], w sekcji Zarządzanie aplikacją  dodano nową zakładkę Powody unieważnienia, w której znajduje się lista powodów unieważnienia.

Na liście domyślnie dostepny jest jeden predefiniowany powód Duplikat.

Uprawnienia do zarządzania powodami unieważnienia dokumentu ma administrator Repozytorium.

Powody unieważnienia mogą być:

 

Dodawanie powodu unieważnienia dokumentu

Aby dodać nowy powód unieważnienia dokumentu, administrator powinien wpisać jego nazwę w polu Dodaj nowy powód, a następnie nacisnąć przycisk  [Dodaj].

Przycisk jest nieaktywny, jeśli w polu nie wpisano żadnego znaku – staje się aktywny po wpisaniu co najmniej 1 znaku.

Nazwa powodu może mieć co najmniej 1, a maksymalnie 50 znaków.

Po kliknięciu przycisku [Dodaj] nowy powód zostaje umieszczony na liście zgodnie z kolejnością alfabetyczną, pod predefiniowanym powodem Duplikat i domyślnie jest określony jako aktywny.

Za pomocą strzałek obok  nazwy kolumny Powód można zmieniać kolejność powodów unieważnienia dodanych przez administratora.

 

 

 

Użytkownik nie może dodać powodu unieważnienia, który ma taką samą nazwę jak powód, który znajduje się już na liście. W przypadku podjęcia takiej próby pod polem Dodaj nowy powód zostaje wyświetlona informacja Taki powód już istnieje, a przycisk  [Dodaj] jest wyszarzony.

 

 

Jeśli dwóch użytkowników w tym samym czasie próbuje wprowadzić nowy powód unieważnienia dokumentu o tej samej nazwie, a pierwszy z nich naciśnie przycisk [Dodaj], wówczas dla drugiego użytkownika po naciśnięciu również  przez niego przycisku  [Dodaj] wyświetlany jest następujący komunikat:

 

 

Po wybraniu przez drugiego użytkownika [Dodaj] lub przycisku „Enter” na klawiaturze oprócz wyświetlenia powyższego komunikatu następuje również odświeżenie listy powodów unieważnienia.

 

Menu kontekstowe na liście powodów unieważnienia

Menu kontekstowe jest dostępne dla wszystkich powodów unieważnienia, które zostały dodane przez administratora.

Uwaga

Menu kontekstowe nie jest dostępne dla predefiniowanego powodu unieważnienia Duplikat.

 

 

Menu kontekstowe powodu unieważnienia  zostaje wyświetlone po przesunięciu kursora na daną pozycję. Są w nim dostępne dwie opcje:

 

 

 

Usuwanie powodu unieważnienia

Usunięcie powodu unieważnienia jest możliwe z poziomu jego menu kontekstowego, widocznego po przesunięciu kursora na daną pozycję. Po wyborze opcji Usuń powód unieważnienia zostaje usunięty  z listy.

 

Uwaga

Usunięcie powodu unieważnienia dokumentu jest możliwe jedynie w przypadku, jeśli nie przypisano go do żadnego dokumentu.

 

 

Jeśli użytkownik próbuje usunąć  powód unieważnienia, który został już przypisany do dokumentu, wówczas akcja nie zostaje przeprowadzona i wyświetlany jest komunikat informujący o braku możliwości usunięcia powodu.

 

 

Jeżeli dwóch operatorów próbuje usunąć ten sam powód unieważnienia, to dla operatora, który kliknie opcję Usuń  jako drugi zostanie wyświetlony następujący komunikat:

 

 

Oznaczanie powodu unieważnienia jako aktywny lub nieaktywny

Uwaga

Powód unieważnienia dokumentu jest zawsze dostępny w filtrze na liście dokumentów, bez względu na to, czy powód jest aktywny czy nie.

Powód unieważnienia może zostać oznaczony jako nieaktywny. W takim przypadku powód unieważnienia:

 

Przyklad

Powód unieważnienia dokumentu Brak konieczności zachowania został oznaczony jako nieaktywny.

 

Powód unieważnienia Brak konieczności zachowania jest jednak nadal prezentowany na prawym panelu dokumentu, do którego go wcześniej przypisano.

 

 

Zdezaktywowany powód unieważnienia Brak konieczności zachowania  nie jest już jednak dostępny do wyboru w oknie unieważniania dokumentu FZ_4_2021.

 

 

Aby dezaktywować powód unieważnienia należy  przesunąć kursor na daną pozycję i z poziomu wyświetlonego wtedy menu kontekstowego  wybrać opcję Ustaw jako nieaktywny.  Powód unieważnienia jest następnie wyświetlany na liście z oznaczeniem Nieaktywny .

 

 

Jeśli w tym samym czasie na liście powodów unieważnienia pracuje dwóch użytkowników, Użytkownik 1 usunie powód unieważnienia z listy, a Użytkownik 2 próbuje oznaczyć go jako nieaktywny, wówczas dla Użytkownika 2 zostaje wyświetlony następujący komunikat:

 

 

Istnieje możliwość zmiany statusu powodu unieważnienia z powrotem na aktywny. W takim przypadku powód unieważnienia będzie ponownie dostępny na liście powodów unieważnienia możliwych do wyboru  w ramach okna unieważniania dokumentu.

 

Aby aktywować powód unieważnienia należy  przesunąć kursor na daną pozycję i z poziomu wyświetlonego wtedy menu kontekstowego  wybrać opcję Ustaw jako aktywny.  Powód unieważnienia jest następnie wyświetlany na liście z oznaczeniem Aktywny .

 

 

Uwaga

Edycja powodu unieważnienia nie jest możliwa – w przypadku ewentualnej pomyłki konieczne jest usunięcie powodu i jego ponowne dodanie lub oznaczenie powodu jako nieaktywny i dodanie nowego powodu (z inną nazwą).