W przypadku nieobecności danego pracownika, do którego przypisano dokument, nie ma możliwości przekazania dokumentu do innej osoby. W celu obsługi takiej sytuacji stworzono możliwość zastępstwa (na określony czas lub stale) za pracownika, którego wyznaczono do realizacji zadania.
Funkcjonalność pozwala na wskazanie operatora, który zastępuje pracownika w razie jego nieobecności.
Możliwe jest ustawienie zastępstwa bez oznaczania czasu („bez ograniczeń”) albo w wybranym zakresie dat (w kwestii konfiguracji funkcjonalności zastępstw zob. Zastępstwa).
Operator zastępujący nie widzi dokumentów osoby zastępowanej po zakończeniu czasu zastępstwa.
Operator zastępowany widzi zawsze dokumenty do niego przypisane pomimo zdefiniowanego zastępstwa.
Operator, którego wskazano jako zastępcę danego operatora, widzi wszystkie dokumenty przypisane do tego operatora. Czas widoczności dokumentów zależy od ustawień konfiguracyjnych na właściwościach operatora zastępowanego:
- jeśli zastępstwo jest bez ograniczeń – użytkownik zastępujący widzi dokumenty zawsze;
- jeśli w zastępstwie zostały wskazane daty – widzi dokumenty tylko w czasie zastępstwa.
Operator zastępujący może przekazywać i dokonywać wszystkich operacji na dokumentach przypisanych do osoby, którą zastępuje. Wyjątkiem są operacje wynikające z uprawnień, które nadano na właściwościach pracownika.
W przypadku, gdy operator np. Operator1 zastępuje dwóch użytkowników np. Operator2 i Operator33 a Operator2 i Operator3 są uprawnieni do tego samego etapu:
- przy inicjowaniu dokumentu przez osobę zastępującą – zostaje otwarte okno z prośbą o wybranie operatora, w imieniu którego zostanie zainicjowany dokument; w tym celu należy kliknąć w pole z nazwą danego operatora.
- przy przekazywaniu dokumentu przez osobę zastępującą – otwarte zostaje okno z prośbą o wybranie operatora, w imieniu którego dokument jest przekazywany do następnego etapu; w tym celu należy kliknąć w pole z nazwą danego operatora.
Taka sama sytuacja ma miejsce, gdy do tego samego etapu przypisany jest operator zastępowany i operator zastępujący.
Jeżeli operator zastępujący przekazuje do następnego etapu dokument, który już istnieje (i jest przypisany do osoby zastępowanej), wówczas w panelu szczegółów dokumentu na zakładce 
[Status] na rozwiniętym polu danego etapu w ramach pola Dokument przekazany w imieniu widoczne jest imię oraz nazwisko osoby zastępowanej (zob. Panel szczegółów dokumentu ).
