– kontrolka daty utworzenia repozytorium. Nie jest możliwa jej modyfikacja.

– możliwość wprowadzenia własnej nazwy dla dokumentu wystawianego w ramach funkcjonalności repozytorium dokumentów

[Nawiguj wstecz] – powrót na listę dokumentów

[Zapisz] – funkcjonalność zapisu zmian lub zatwierdzenia nowododanej pozycji

[Usuń] – umożliwia usunięcie dokumentu

[Archiwizuj] – ikona umożliwia zamknięcie dokumentu typu repozytorium. Dokumenty zamknięte będą posiadały status Zarchiwizowany i będą prezentowane na liście dokumentów jeśli w ramach filtra zaznaczony zostanie parametr „Zakończony” lub „Wszystkie”

– kontrolka typu etykieta

– kontrolka typu załącznik ze skanera lub z dysku. Prezentowana jest nazwa załącznika, ikona umożliwiająca usunięcie załącznika i ikona zapisu załącznika do bazy.

– kontrolka typu tekst z wypełnionymi dowolnymi znakami np. liczbowymi lub tekstem.

– kontrolka typu „Dokumenty w obiegu”. Umożliwia dodanie dokumentów istniejących w aplikacji. Dodane dokumenty można usunąć z kontrolki za pomocą znaku „x”.

  – kontrolka typu URL. Umożliwia dodanie odnośnika do wybranej strony internetowej.

1. 1. Operator z uprawnieniami administratora definiuje typ obiegu jako repozytorium dokumentów.
   2. Wprowadza nazwę.
   3. Dodaje kontrolki w sekcji Repozytorium.
   4. Na zakładce Uprawnienia modyfikuje lub nie nazwę repozytorium. Dodaje uprawnienia. Zapisuje typ obiegu.
   5. Operator z uprawnieniami do wybranego typu obiegu inicjuje dokument w ramach zdefiniowanego typu obiegu.
   6. Na szczegółach operator wypełnia wartości w istniejących kontrolkach.
   7. Operator wprowadza nazwę dokumentu w miejscu, gdzie dotychczas był numer dokumentu.
   8. Zapisuje dokument.
   9. Operator ponownie otwiera dokument, modyfikuje szczegóły dokumentu poprzez: zmianę danych, usunięcie danych. Zapisuje dokument.
   10. Aplikacja zapisuje zmodyfikowane dane.
   11. W wybranym przez operatora czasie – dokument może zostać zakończony (zarchiwizowany).
   12. Nie ma warunków, które uniemożliwiałby zamknięcie dokumentu.

W oknie szczegółów dokumentu na karcie obiegu dostępna jest funkcjonalność pozwalająca na wyświetlanie informacji technicznych o dokumencie, z którym aktualnie pracuje operator.

Aby wyświetlić okno, należy użyć kombinacji: [ctrl]+[tryb pełnoekranowy] lub w oknie szczegółów dokumentu.

W oknie Informacje o dokumencie wyświetlane są następujące parametry:

– numer dokumentu aplikacji Comarch DMS. Numer składa się z 4 części:

FZ – prefix, 18 – kolejny numer, 10 – miesiąc, w którym wystawiono dokument, 2022 – rok.

[Nawiguj wstecz] – powrót na listę dokumentów,

[Zapisz] – funkcjonalność zapisu zmian lub zatwierdzenia nowododanej pozycji:

[Tryb pełnoekranowy] – Przyciski włączenia/wyłączenia prezentacji karty obiegu w trybie pełnoekranowym. Ten przycisk umożliwia również uzyskanie informacji technicznych o dokumencie (zob. Okno z informacjami o dokumencie)

[Usuń] – umożliwia usunięcie wskazanego dokumentu.

Nie można usunąć dokumentu na innym etapie niż przypisany do zalogowanego operatora i dokumentu z zakończonym obiegiem.

Dokument może usunąć tylko operator z odpowiednimi uprawnieniami. Dokument po usunięciu znika z interfejsu, pozostaje jednak w bazie, jako archiwalny. Istnieje możliwość przywrócenia takiego dokumentu.

Po kliknięciu na ikonę usuwania dokumentu pojawia się komunikat informujący o próbie usunięcia dokumentu – jeżeli operator nadal chce usunąć dokument, wówczas powinien nacisnąć „Tak”, jeśli zaś naciśnie „Nie” lub kliknie poza oknem komunikatu – dokument nie zostanie usunięty.

[Wydruk] – ikona umożliwia wykonanie wydruku standardowego karty obiegu (zob. Wydruk szczegółów dokumentu) oraz (jeżeli tak zdefiniowano w zakładce Kreator raportów i dashboardów w sekcji Uprawnienia) umożliwia wyświetlenie raportu/wydruku sPrint w kontekście szczegółów dokumentu.

[Diagram] – ikona prezentująca zdefiniowany schemat (diagram) procesu.

[Przejdź do następnego etapu] – ikona przenosi dokument do wskazanego etapu.

[Cofnij dokument] – ikona umożliwia cofnięcie dokumentu do wcześniejszego etapu. Ikona nie jest prezentowana podczas inicjowania dokumentu i na etapie początkowym.

[Dodaj] – opcja dodania nowego elementu pola, w którym ikona została wyświetlona

Formatka podzielona jest na trzy panele:

1. W pierwszym panelu (Karta obiegu) prezentowane są kontrolki wynikające z budowy schematu, które wypełniane są podczas tworzenia dokumentu.

2. Drugi panel (Przebieg) dotyczy graficznej prezentacji przebytych etapów obiegu.

3. Trzeci panel (Przekazanie) dotyczy zasad przekazywania dokumentu.

Istnieje także możliwość podglądu diagramu i podglądu załącznika.

Panel Karta obiegu

– sekcja dokumentu. Każda utworzona na dokumencie sekcja może być zwinięta lub rozwinięta – sposób prezentacji sekcji uzależniony jest od ustawienia parametru ‘Prezentacja sekcji’ w panelu użytkownika (zob. Szczegóły dokumentu).

– Na karcie obiegu została udostępniona funkcjonalność skalowania widoku karty obiegu. Możliwe jest powiększanie i pomniejszanie karty obiegu za pomocą ikon i umieszczonych w prawym dolnym rogu karty obiegu.

[Zmiana daty utworzenia] – funkcjonalność zmiany daty utworzenia dokumentu (zob. Zmiana daty utworzenia dokumentu). Zmiana daty wpływa w sposób pośredni na numeru dokumentu.

– kontrolka typu liczba (Liczba rzeczywista/Liczba całkowita/Liczba stałoprzecinkowa). Wartości wprowadzane są ręcznie przez operatora lub pochodzą z zapytania SQL lub C# zdefiniowanego na formatce Inicjowanie lub Wzór na wartość.

– kontrolka typu tekst (zob. Tekst). Wartości wprowadzane są ręcznie przez operatora lub pochodzą z zapytania SQL lub C# zdefiniowanego na formatce Inicjowanie lub Wzór na wartość.

– kontrolka typu data i godzina (zob. Data i godzina). Możliwość zmiany daty za pomocą rozwijanej formatki z kalendarzem (YYYY-MM-DD hh:mm:ss).

– kontrolka typu załącznik  (zob. Załącznik). Prezentowana jest nazwa załącznika, ikona umożliwiająca usunięcie pliku oraz ikona zapisu załącznika na dysk.

Gdy jest włączona opcja wersjonowania załączników, obok nazwy załącznika wyświetlana jest cyfra określająca liczbę wersji pliku załącznika.

W wersji 2023.0.0 uległa zmianie ikona załącznika w formacie PDF, zarówno w aplikacji serwerowej (dawny web) , jak i w aplikacji desktop. Aktualna ikona dla załącznika PDF to ikona

– kontrolka typu wartość logiczna (zob. Wartość logiczna). Prezentuje wartości: Tak/Nie.

– kontrolka typu lista (zob. Lista). Wartości kontrolki definiowane są na jej właściwościach lub pochodzą z zapytania SQL lub C# zdefiniowanego na formatce Inicjowanie.

– kontrolka typu dane tabelaryczna (zob. Dane tabelaryczne).

Możliwość dodawania nieograniczonej ilość wierszy.

Typ i ilość kolumn jest określana na właściwościach kontrolki podczas definicji typu obiegu.

Wartości kontrolki mogą być wprowadzane ręcznie przez operatora, definiowane na jej właściwościach lub pochodzić z funkcjonalności inicjowania kontrolek zapytaniami SQL, kodem C# lub wyrażeniem.

Od wersji 2024.1.0 istnieje możliwość importu danych do kontrolki typu Dane tabelaryczne z arkusza kalkulacyjnego (zob. Import danych z arkusza Excel do kontrolki typu Dane tabelaryczne)

Z poziomu karty obiegu możliwy jest wydruk szczegółów dokumentu za pomocą ikony . Oprócz informacji z samego dokumentu, na wydruku znajduje się również przebieg etapów jakie przebył drukowany dokument.

Na karcie podglądu dokumentu dostępne są funkcjonalności:

– nawigacja na dokumencie, możliwość wyszukiwania na dokumencie fraz,

– wydruk z możliwością określenia parametrów wydruku

– szybki wydruk, parametry domyślne

– określenie parametrów strony

– skalowanie strony

– przyciski umożliwiające poruszanie się pomiędzy stronami dokumentu

– panel nawigacji po dokumencie

– przyciski pomniejszania i powiększania strony

– układ strony

– możliwość ciągłego przewijania pomiędzy stronami dokumentu

–  przycisk aktywny po zaznaczeniu podglądu dwóch stron obok siebie w ramach ikony ; przenosi do pierwszej strony wydruku

– eksport dokumentu do pliku, możliwość wyboru formatu pliku

– wyślij dokument mailem, możliwość wyboru formatu pliku

– możliwość dodania na dokument znaku wodnego

Używając ikonki [Dodaj], która jest dostępna w ramach kontrolki typu załącznik, można dodać do dokumentu pliki dowolnego formatu. Po kliknięciu ikonki „Dodaj” możliwy jest wybór źródła pliku – również pliku z Managera dokumentów.

Aby możliwe było dodanie pliku z Managera dokumentów konieczne jest, aby:

Jeżeli powyższe warunki zostaną spełnione i zmiany zostaną zapisane,  to przy próbie dodania nowego dokumentu po kliknięciu ikonki  [Dodaj] w ramach kontrolki typu załącznik widoczna jest dodatkowa opcja – „Z managera dokumentów”

Kiedy użytkownik wybierze opcję „Z managera dokumentów”, wówczas otworzy się okno Managera dokumentów. Aby dodać plik z Managera dokumentów jako załącznik należy kliknąć na dany plik, a następnie na ikonkę [Załącz wybrane pliki]. Wówczas plik zostanie dodany do kontrolki typu załącznik na danym dokumencie.

W ramach otwartego okna Managera dokumentów dostępne są następujące ikony:

[Załącz wybrane pliki] –  po wyborze tej ikonki do kontrolki typu załącznik zostanie dołączony plik, na który przedtem kliknął użytkownik, przycisk jest wyszarzony do czasu  wyboru pliku z Managera dokumentów.

[Zamknij] –  po kliknięciu tej ikonki okno Managera dokumentów zostaje zamknięte, a załącznik nie jest dodawany

[Nowy dokument] –  po kliknięciu ikony zostaje otwarte okno, w którym możliwe jest dodanie z dysku nowego dokumentu do Managera dokumentów

[Nowy katalog] –  naciśnięcie tej ikonki powoduje otwarcie okna, w ramach którego w Managerze dokumentów można dodać nowy katalog

[Szukaj] – wyszukiwarka, w której użytkownik może wyszukiwać dokumenty po frazie – wyszukiwane są również dokumenty znajdujące się  w katalogach

[Filtry] – po kliknięciu tej ikonki wyświetlony zostaje checkbox [Ukryj katalogi] – jeśli operator zaznaczy checkbox, katalogi nie są widoczne na liście dokumentów w oknie Managera dokumentów

[Usuń filtry] – po naciśnięciu tej ikonki zostaje usunięty filtr i katalogi są znów widoczne w oknie Managera dokumentów

[Wyświetlaj listę] – kliknięcie tej ikonki sprawia, że dokumenty wyświetlane są w formie listy, wraz z datą modyfikacji i nazwą użytkownika, który dokonał modyfikacji

[Wyświetlaj duże ikony] –  po naciśnięciu tego przycisku w ramach okna Managera dokumentów wyświetlane są duże ikony dokumentów i katalogów oraz ich nazwy

– przycisk widoczny w prawej części okna Managera dokumentów, obok nazwy katalogu, dzięki niemu możliwe jest przejście do katalogu nadrzędnego

– przyciski dostępne nad drzewem katalogów, pozwalają zmienić kolejność katalogów, które są wyświetlane w ramach katalogu nadrzędnego.

Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na katalog otwierane jest menu kontekstowe katalogu, a na dokument – menu kontekstowe dokumentu (zob. Okno Managera dokumentów).

W wersji 2023.1.0 została wprowadzona funkcjonalność dodawania załącznika z modułu Repozytorium w aplikacji desktop Comarch DMS, dostępna, jeśli Comarch DMS współpracuje z modułem Repozytorium

Uwaga

Od wersji 2023.1.0 aby możliwa była poprawna współpraca z modułem Repozytorium należy zainstalować dodatek Application Request Routing, dostępny pod następującym adresem:

https://www.iis.net/downloads/microsoft/application-request-routing

Później w ramach Menedżera Internetowych usług Internetowych należy kliknąć na ikonę „Application Request Routing Cache”, a następnie w ramach panelu „Akcje” po prawej stronie ekranu nacisnąc link „Otwórz funkcje”.

 

Następnie należy zaznaczyć parametr „Enable proxy” w ramach zakładki „Application Request Routing” i potwierdzić zmianę przyciskiem „Zastosuj”.

Jeśli użytkownik zaznaczył checkbox „Współpraca z Repozytorium” w ustawieniach danej kontrolki typu załącznik (zob. Załącznik) i zapisał zmiany, wówczas po kliknięciu ikony w ramach danej kontrolki typu załącznik na dokumencie widoczna jest opcja „Z Repozytorium”.

Kiedy użytkownik kliknie na opcję „Z Repozytorium”, wówczas zostanie otwarte okno „Dodaj załącznik”, w ramach którego można dokonać wyboru pliku lub plików, które zostaną dodane do danej kontrolki typu załącznik.

Aby dodać dokument z modułu Repozytorium, użytkownik powinien kolejno:

• kliknąć w ramach okna „Dodaj załącznik” na folder, w którym znajduje się dokument, który ma zostać dodany do kontrolki typu załącznik;

 

 

• na liście dokumentów kliknąć w nazwę danego dokumentu, a następnie nacisnąć przycisk [Dodaj];

 

 

Wówczas okno „Dodaj załącznik” zostanie zamknięte, a dokument będzie dodany do kontrolki typu załącznik. Użytkownik może na raz zaznaczyć i dodać wiele dokumentów.

Kiedy dokumenty zostaną zaznaczone, wówczas na ciemnoniebieskiej belce wyświetlanej nad listą dokumentów wyświetlana jest ich liczba.

Przycisk [Dodaj] pozostaje nieaktywny aż do czasu, kiedy użytkownik zaznaczy przynajmniej jeden dokument.

Uwaga

Nie jest możliwe załączanie folderów z Repozytorium. Jeśli użytkownik chce załączyć wiele plików, wówczas powinien wejść do folderu i zaznaczyć te pliki.

 

Uwaga

Dołączanie wielu plików jest możliwe tylko w obrębie jednego katalogu. Zaznaczane dokumenty zostają zliczone, a ich liczba będzie widoczna na belce wyświetlanej na miejscu filtrów. Kiedy użytkownik wejdzie do innego katalogu, licznik dokumentów zostaje wyzerowany i dokumenty są od nowa zliczane w danym katalogu.

Jeśli jednak lista dokumentów zostanie odfiltrowana (np. według wartości atrybutów), wówczas na liście widoczne są dokumenty z informacją o folderze, w którym się znajdują i można zaznaczyć dowolną liczbę dokumentów.

 

 

 

Nad listą dokumentów w oknie „Repozytorium” znajdują się cztery pola służące do filtrowania listy:

• Status – w ramach tego pola można wybrać jedną z następujących opcji:
  • Dowolny – na liście widoczne będą wszystkie dokumenty aktywne i zarchiwizowane z danego folderu
  • Aktywne – na liście widoczne będą wszystkie aktywne dokumenty z danego folderu
  • Zarchiwizowane – na liście widoczne będą jedynie dokumenty zarchiwizowane z danego folderu

 

 

• Data dodania – po kliknięciu na to pole otwierane jest okno, w ramach którego można wybrać zakres dat, w którym dodano dokumenty

 

 

• Typ dokumentu – po kliknięciu na to pole można wybrać typ/typy dokumentów, z których dokumenty mają być widoczne na liście. Domyślnie zaznaczone są wszystkie dostępne typy.

Uwaga

Wartości dostępne w ramach tego filtra są zależne od ustawień danej kontrolki typu załącznik, gdzie operator ustawia obsługiwane w ramach tej kontrolki typy dokumentów. W ramach filtra widoczne są jedynie typy dokumentów zdefiniowane w ustawieniach danej kontrolki.

 

 

• Więcej filtrów– w ramach tego pola w oknie „Pozostałe filtry” możliwe jest filtrowanie dokumentów według:
  • kryterium okresu przechowywania;
  • wartości atrybutów.

Kiedy użytkownik wybierze filtr, obok pól z filtrami widoczny jest link „Wyczyść filtry”. Gdy operator kliknie w ten link, wszystkie ustawione filtry zostaną usunięte.

Po dodaniu załącznika z modułu Repozytorium do dokumentu w aplikacji desktop Comarch DMS i po kliknięciu w nazwę załącznika jego podgląd zostanie wyświetlony po prawej stronie dokumentu.

Kiedy dokument z załącznikiem dodanym z Repozytorium zostanie przekazany do następnego etapu do operatora bez dostępu do Repozytorium, wówczas taki operator:

Jeżeli plik z modułu Repozytorium dodano do kontrolki typu załącznik w module Workflow, a następnie usunięto do kosza, kosza retencji lub z systemu, wówczas w przypadku jeśli użytkownik próbuje pobrać go na dysk, wyświetlić podgląd, szczegóły lub zmienić jego typ, wówczas zostaje wyświetlony odpowiedni komunikat informujący o usunięciu dokumentu i braku możliwości wykonania danej czynności.

Mapowanie wartości z kontrolek na wartości atrybutów

W wersji 2023.1.0 nastąpiła aktualizacja funkcjonalności mapowania wartości z kontrolek do atrybutów podczas przesyłania pliku z dysku do modułu repozytorium jako załącznika dokumentu w module Workflow, związana z możliwością podpinania jednego dokumentu w module Repozytorium jako załącznik do wielu dokumentów w module Workflow.

Jeśli:

Dokument w module Workflow, z którego kontrolek wartości są mapowane do atrybutów dokumentu w module Repozytorium nosi nazwę „proces główny”. „Proces główny” to pierwszy dokument z modułu Workflow, do którego dołączono dokument z modułu Repozytorium. „Proces główny” posiada oznaczenie „Główny” w sekcji „Procesy powiązane z dokumentem” na prawym panelu dokumentu w module Repozytorium.

W przypadku dokumentów z modułu Repozytorium, które załączono do dokumentu w module Workflow, na prawym panelu wyświetlane są numery procesów, do których je dołączono (numery dokumentów z modułu Workflow).

Jeśli po tym, jak do kontrolki typu załącznik w module Workflow dodano załącznik z Repozytorium w trybie procesu głównego połączenie z serwerem zostało przerwane i nie nastąpiło zmapowanie atrybutów wartościami z kontrolek, wówczas zostanie wyświetlony informujący o tym komunikat.

Jeśli w kontrolkach na dokumencie w module Workflow zmieniły się wartości, które powinny zostać zmapowane na atrybuty dokumentów w module Repozytorium, a te dokumenty zostały przedtem zarchiwizowane, wówczas zostanie wyświetlony komunikat informujący o braku możliwości aktualizacji atrybutów danymi z karty obiegu.