W wersji 2021.2.0 została wprowadzona integracja modułu DMS Workflow z modułem Repozytorium. Oznacza to umożliwienie bezpośredniego przekazywania plików z poziomu kontrolki typu załącznik na dokumencie w obiegu do repozytorium.
Na prawym panelu Repozytorium wprowadzona została dodatkowa zakładka „Procesy powiązane z dokumentem”, oznaczona ikoną .
Po zaznaczeniu checkboxa obok danego dokumentu na tej zakładce są wyświetlane takie informacje jak:
data utworzenia dokumentu
nazwa typu obiegu w module Workflow
numer dokumentu w module Workflow
nazwa etapu, w którym aktualnie znajduje się dokument DMS w module Workflow
Powyższe informacje, w zależności od etapu, na którym jest dokument, znajdują się w jednej z dwóch sekcji:
Aktywne – kiedy dokument DMS znajduje się w obiegu
Zakończone – kiedy przekazano już dokument DMS do etapu końcowego
W wersji 2023.1.0 została wprowadzona funkcjonalność dołączania plików z modułu Repozytorium do dokumentu w module Workflow jako załącznik (zob. Załącznik dodany z modułu Repozytorium).
Uwaga
Informacje wskazane powyżej prezentowane są wyłącznie dla plików przesłanych do Repozytorium z kontrolki typu załącznik na dokumencie DMS lub dla plików z Repozytorium dodanych do kontrolki typu załącznik na dokumencie DMS, nie wyświetlają się natomiast dla plików dodanych do Repozytorium bezpośrednio z poziomu Repozytorium.
Uwaga
W przypadku usunięcia dokumentu DMS, który był powiązany z plikiem przesłanym do Repozytorium albo usunięcia pliku z załącznika plik ten pozostaje w Repozytorium (choć w tym drugim przypadku zostaje przeniesiony do zakładki ‘Kosz’), ale skasowane zostają informacje znajdujące się w zakładce 'Procesy powiązane z dokumentem’.
Trwałe usunięcie pliku z Repozytorium a plik dodany z Repozytorium do modułu Workflow
Jeśli do dokumentu w module Workflow dodano jako załącznik plik z modułu Repozytorium, a następnie plik ten został trwale usunięty z modułu Repozytorium, wówczas:
podgląd takiego dokumentu w module Workflow nie jest możliwy – po kliknięciu w nazwę załącznika wyświetlany jest komunikat informujący o braku możliwości podglądu dokumentu;
pobranie takiego dokumentu na dysk nie jest możliwe – po kliknięciu w ikonę dyskietki wyświetlany jest komunikat informujący o braku możliwości pobrania dokumentu.
Domyślny operator Repozytorium
Operatorzy, którzy nie mają uprawnień do danych lokalizacji w Repozytorium lub do modułu Repozytorium, mogą dodawać do niego pliki w formie załączników dokumentów DMS, dlatego została dodana funkcjonalność operatora domyślnego.
Operator domyślny jest określany przez administratora DMS w ramach okna ’Ustawienia’ na zakładce ’Przechowywanie plików’ (dawna zakładka 'IBARD’) w sekcji ’Kontrolki typu Załącznik’ przy wyborze opcji ’Login domyślnego operatora repozytorium’. W imieniu tego operatora pozostali operatorzy mogą przesyłać pliki do Repozytorium.
Wybór operatora domyślnego jest dokonywany w ramach listy operatorów DMS, która została zawężona do operatorów mających uprawnienia do pracy z modułem Repozytorium.
Jeśli aktywny jest tryb wielospółkowy, operator zostaje wskazany z listy operatorów wybranej spółki.
Operatorzy na liście są uszeregowani w kolejności alfabetycznej. Możliwe jest wyświetlenie na liście maksymalnie 11 operatorów, przy większej liczbie pojawia się pasek przewijania.
Zmiana operatora domyślnego jest możliwa po usunięciu poprzedniego po kliknięciu ikony koszai ponownym dokonaniu wyboru z listy.
Od wersji 2023.1.0 operatorzy, którzy nie mają uprawnień do danych lokalizacji w Repozytorium lub do modułu Repozytorium, mogą również dodawać pliki z modułu Repozytorium do kontrolek typu załącznik w module Workflow w imieniu operatora domyślnego.
Jeżeli dokumenty przesłane do Repozytorium za pomocą kontrolki typu załącznik w module Workflow mają trafić także do usługi IBARD, administrator powinien w pliku Web.config (domyślna lokalizacja: C:\inetpub\wwwroot\DMS) zmienić parametr „DestinationAttachmentsWorkflow”, tak, aby „DestinationAttachmentsWorkflow” = IBARD.
Wówczas w Ustawieniach w ramach sekcji Kontrolki typu Załącznik pojawia się dodatkowa podsekcja Comarch Ibard. Po wyborze przycisku [Autoryzacja] zostaje wyświetlone okno, w którym należy uzupełnić login i hasło do konta IBARD, na które mają trafiać załączniki dodane za pomocą kontrolki typu załącznik, a następnie kliknąć [Zaloguj].
Po zalogowaniu do usługi IBARD w ramach podsekcji Comarch IBARD w sekcji Kontrolki typu Załącznikwyświetlany jest login użytkownika w IBARD, a załączniki dodane za pomocą kontrolki typu załącznik trafiają do usługi IBARD.
Wskazówka
Po kliknięciu w drugą sekcję o nazwie ‘Repozytorium’ i naciśnięciu kontrolki „Autoryzacja” możliwe jest ustawienie konta IBARD, gdzie zostaną zapisane pliki dodawane do repozytorium.
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?
We właściwościach kontrolki typu załącznik został wprowadzony podział na dwie zakładki: ’Ogólne’ i ’Archiwa’.
W zakładce ’Archiwa’:
jeżeli współpraca z modułem Repozytorium jest wyłączona, znajduje się checkbox ’Manager dokumentów’.
jeśli współpraca z Repozytorium jest włączona, w tym miejscu pojawia się checkbox ’Współpraca z Repozytorium’ (od wersji 2023.1.0; wcześniej 'Zapisz do Repozytorium’).
Aby funkcjonalność przesyłania plików z kontrolki do Repozytorium lub dodawania plików z Repozytorium do kontrolki była możliwa, należy kolejno:
1. w aplikacji stacjonarnej DMS wybrać zakładkę ’Archiwa’
2.zaznaczyć opcję ’Współpraca z Repozytorium’
3.określić warunki zapisu, takie jak:
przy wyborze opcji 'Lokalizacja’: lokalizacja w Repozytorium, do której powinny być przesyłane pliki; do wyboru spomiędzy wszystkich folderów, które zostały utworzone w module Repozytorium (oprócz katalogu głównego), ułożonych według struktury drzewa katalogów.
przy wyborze w 'Zastosuj login operatora Repozytorium’ możliwe są dwie opcje:
a) własny (wartość domyślna) – pliki będą dodawane w imieniu operatora DMS, który dodał załącznik za pomocą kontrolki.
b) z konfiguracji – wówczas pliki będą dodawane w imieniu operatora domyślnego, który został wybrany w zakładce ‘Ustawienia’ w zakładce ‘Przechowywanie plików’ po kliknięciu na sekcję ‘Kontrolki typu Załącznik’, a następnie w przycisk ‘Ustaw’ w polu ’Repozytorium’
Przyklad
W ‘Ustawieniach’ w polu ‘Login domyślnego operatora Repozytorium’ wybrano operatora ‘Anna Nowa’.
We właściwościach kontrolki typu załącznik w polu ‘Zastosuj login operatora Repozytorium’ zaznaczono ‘Z konfiguracji’.
Następnie operator ‘Administrator’ dodał nowy dokument i dołączył do niego załącznik o nazwie ‘Faktura FZ_5_2021’.
Po wejściu do ‘Folderu 1’ w module Repozytorium w aplikacji webowej załącznik ‘Faktura FZ_5_2021’ jest widoczny jako utworzony przez operatora ‘Anna Nowa’ – choć w rzeczywistości utworzył go operator ‘Administrator’.
Natomiast po zaznaczeniu opcji’Ustawienia typów dokumentów’ i kliknięciu przycisku‘Dodaj’ pod napisem ‘Typy’ powinny zostać wybrane takie właściwości jak:
1. typ dokumentów, który będzie przypisywany do przesłanych plików, a także określony typ domyślny (może zostać wybrany tylko jeden typ domyślny).
Lista typów dokumentów ułożona jest alfabetycznie.
Jeżeli typ dokumentu nie zostanie określony, załączniki będą wysyłane do Repozytorium jako przynależne do typu 'Nieokreślony’.
Możliwe jest wybranie wielu typów dokumentów, ale tylko jeden może zostać oznaczony jako typ domyślny. Lista dostępnych typów dokumentów zależy od typów dokumentu zdefiniowanych w module Repozytoriumw sekcji ‘Ustawienia’ w ramach okna ‘Zarządzanie aplikacją’ w zakładce ‘Typy dokumentów’.
Wskazówka
Od wersji 2023.1.0 wybór typów dokumentów w ramach kontrolki typu załącznik określa również, które typy dokumentów i przypisane do nich dokumenty będą dostępne w ramach okna „Dodaj załącznik” w ramach funkcjonalności dodawania załączników z Repozytorium do dokumentów w module Workflow (zob. Załącznik dodany z modułu Repozytorium ).
Przyklad
Ustawianie typów dokumentów dostępnych w oknie „Dodaj załącznik” w ramach funkcjonalności dodawania załączników z modułu Repozytorium do modułu Workflow
Użytkownik w ustawieniach kontrolki typu załącznik „Załącznik”, w zakładce „Archiwa”, po zaznaczeniu parametru „Współpraca z Repozytorium” i wybraniu lokalizacji oraz loginu operatora:
usunął domyślny typ dokumentu „Nieokreślony”;
dodał dwa typy dokumentów dostępne w Repozytorium: „Faktura zakupu” i „Instrukcja”, wraz z atrybutami i zapisał zmiany
po dodaniu nowego dokumentu i kliknięciu kontrolki „Załącznik”, a następnie wyborze opcji „Z Repozytorium” zostaje otwarte okno, w którym dostępne są jedynie dwa typy dokumentów, zgodnie z ustawieniami kontrolki – „Faktura zakupu” i „Instrukcja”.
2.kontrolki DMS, które zostaną zmapowane do atrybutów oznaczonych jako wymagane (jeśli dla danego typu dokumentu będą one określone).
Jeżeli w ustawieniach modułu Repozytorium dla wybranego typu dokumentu nie zostały ustalone wymagane atrybuty, określenie atrybutów i kontrolek do mapowania nie jest konieczne.
Po wybraniu określonego atrybutu po kliknięciu w ’Ustaw’ wyświetla się lista kontrolek, spośród których można wybrać kontrolki dostępne w ramach tego atrybutu.
Uwaga
Funkcjonalność mapowania atrybutów z modułu Workflow do modułu Repozytorium nie jest dostępna, jeżeli w zakładce „Schemat obiegu” w sekcji „Przekazanie”, a następnie „Przekazanie czasowe” zaznaczono opcję „Przekazuj po zadanym czasie”.
Przyklad
Wybór atrybutów
Dla typu dokumentu ‘Faktura Zakupu’ w ustawieniach modułu Repozytorium wybrano jako wymagane atrybuty ‘Nazwa faktury’ i ‘data wystawienia’. Z tego powodu jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘Faktura zakupu’, konieczne jest ustawienie kontrolek dla tych atrybutów. Natomiast dla typu dokumentu ‘instrukcja’ nie wybrano w ustawieniach modułu Repozytorium wymaganych atrybutów. Wobec tego, jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘instrukcja’, to ustawienie atrybutów jest opcjonalne. W ramach atrybutu ‘data wystawienia’ możliwy jest wybór jednej z dwóch kontrolek typu Data i godzina znajdujących się na karcie obiegu.
Atrybuty, które nie są wymagane, można usuwać z listy we właściwościach kontrolki za pomocą ikony kosza . Dla atrybutów wymaganych taka opcja nie jest dostępna.
3.w ramach pola 'Etap mapowania’: etap obiegu dokumentu, na którym wartości kontrolek zostaną zmapowane do atrybutów, a także typ dokumentu będzie zmapowany na plik przesłany do Repozytorium. Wybór etapu mapowania dla każdego wybranego typu dokumentu jest konieczny dla zapisania obiegu.
Kontrolki, jakie są prezentowane, zależą od tego, jaki typ atrybutu został wybrany.
Dany atrybut może zostać dodany tylko raz w ramach jednego typu dokumentu.
Wyróżnione zostały następujące typy atrybutów, wraz z typami kontrolek, które mogą do nich należeć:
atrybut krótki tekst – kontrolka typu dokument elektroniczny, typu dokument ERP XL, typu dokumenty w obiegu, typu dokumenty związane, typu kontrahent, typu lista, typu tekst, typu towar, typu URL, typu właściciel
atrybut długi tekst – kontrolka typu dokument elektroniczny, typu dokument ERP XL, typu dokumenty w obiegu, typu dokumenty związane, typu kontrahent, typu lista, typu tekst, typu towar, typu URL, typu właściciel
atrybut liczba (z odznaczoną opcją wartość dziesiętna) – kontrolka typu liczba całkowita
atrybut liczba (z zaznaczoną opcją wartość dziesiętna) – kontrolka typu liczba całkowita, typu liczba rzeczywista, typu liczba stałoprzecinkowa
atrybut data – kontrolka typu data i godzina
atrybut wartość logiczna – kontrolka typu wartość logiczna
Jeżeli we właściwościach kontrolki wybrano dwa lub więcej typów dokumentów, to przy dodawaniu załącznika z dysku lub ze skanu na dokumencie pojawia się okienko z opcją wyboru typu, do którego operator chce przypisać dany załącznik.
Przypisanie typu dokumentu dla załącznika dodanego do Repozytorium z poziomu Workflow lub załącznika dodanego z Repozytorium do dokumentu w Workflow można później zmienić, klikającna ikonę obok nazwy załącznika, wybierając inny typ dokumentu i zapisując zmiany. Zmiana typu dokumentu będzie widoczna w module Repozytorium.
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?
Możliwe jest pobieranie jednego pliku lub wielu plików jednocześnie, także przez wielu użytkowników w tym samym czasie (maksymalna liczba użytkowników jest ustalana w pliku konfiguracyjnym). Jeśli wielu użytkowników pobiera wiele plików na raz, wówczas obowiązuje kolejka pobierania.
Wiele plików pobieranych na raz nie może w sumie przekraczać rozmiaru 10 GB.
Możliwe jest pobieranie:
pojedynczego pliku (o maksymalnym rozmiarze 2 GB)
wielu plików (w formacie zip, podzielonym na paczki, jeśli zachodzi taka potrzeba, przy czym maksymalny rozmiar paczki zip to 1 GB).
Maksymalnie można pobrać 10000 plików.
W danej chwili jeden użytkownik może pobierać jeden dokument albo jedną paczkę zip – pliki/paczki są kolejkowane – kiedy zostaje zakończone pobieranie pierwszej paczki, rozpoczyna się pobieranie następnej.
Opcjonalnie administrator może zmienić konfigurację masowego pobierania w odniesieniu do limitu rozmiaru pobieranej paczki i liczby użytkowników, którzy mogą jednocześnie pobierać dokumenty.
Domyślnie ustawiona jest wartość 1024 MB (1 GB) dla rozmiaru pobieranej paczki i 10 użytkowników, którzy mogą jednocześnie pobierać pliki.
Jeżeli administrator Repozytorium chce dokonać zmian danych wartości, wówczas może dodać w pliku konfiguracyjnym appsettings.json dodatkową sekcję, a następnie odmienić w niej wartości:
„DownloadSettings”: {
„PackageSizeLimitInMB”: 1024,
„DownloadConcurrentProcessLimit”: 10
}
Uwaga
Jeżeli dodatkowa sekcja zostaje umieszczona na końcu pliku, wtedy po poprzedniej sekcji należy dopisać przecinek – zapis musi być zgodny ze standardem plików json.
Aby masowe pobieranie plików z Repozytorium było aktywne, należy wykonać następujące kroki:
1. w ramach pola wyszukiwania przy przycisku „Start”wpisać frazę „Włącz lub wyłącz funkcje systemu Windows” i kliknąć„Otwórz”
2. Następnie w oknie, które zostało otwarte, należy rozwinąć zawartość folderu„Internetowe usługi informacyjne”, później„Usługi WWW”, potem„Funkcje tworzenia aplikacji”, zaznaczyć checkbox przy folderze „Protokół WebSocket” i kliknąć przycisk .
3. Zostanie wówczas otwarte okno Funkcje systemu Windows, w ramach którego system dokona zapisu wprowadzonych zmian.
4. Gdy zmiany zostaną zapisane, informacja o tym zostanie wyświetlona w ramach okna. Należy wówczas zamknąć okno, klikając na przycisk [Zamknij].
5. Następnie należy otworzyć Menadżer Internetowych Usług Internetowych (IIS) i w środkowej części okna, w sekcji Zarządzaniekliknąć na ikonęEdytor konfiguracji, a następnie wybrać opcjęOtwórz funkcję, znajdującą się po prawej stronie, w górnej części panelu Akcje.
6. Po wyborze opcji Otwórz funkcję w środkowej części Menedżera zostanie wyświetlony Edytor konfiguracji.
W polu Sekcja należy wyszukać na rozwijalnej liście sekcję system.webServer/webSocket, a następnie wybrać dla polaenabledwartość True.
Następnie aby zapisać zmiany, wybierz opcjęZastosuj dostępną w ramach panelu Akcje po prawej stronie Menedżera.
7. Później należy ponownie uruchomić IIS, wybierającopcję Uruchom ponownie na panelu Akcje w ramach Menedżera IIS.
Po wykonaniu powyższych kroków możliwe jest już pobieranie masowe w ramach modułu Repozytorium.
Funkcjonalność pobierania, zarówno jednego, jak i wielu dokumentów, jest dostępnapo wybraniu linka[Pobierz] na belce nad listą dokumentów w Repozytorium, która to belka pojawia się po zaznaczeniu przynajmniej jednego dokumentu.
Po kliknięciu w[Pobierz] zarówno dla pojedynczych plików, jak i dla wielu plików pakowanych do formatu zip, zostaje wyświetlone okno transferu plików pośrodku Repozytorium.
W oknie transferu widoczny jest progres (w formie koła), poprzedzony jednym z następujących statusów pobierania:
Pobieranie – gdy trwa pobieranie pojedynczego pliku lub wielu plików w formacie zip
Pobrano – kiedy pojedynczy plik lub plik zip został pobrany
Nie pobrano – kiedy pojedynczy plik lub plik zip nie został pobrany
Oczekiwanie – gdy paczka zip oczekuje na rozpoczęcie pobierania
Okno transferu plików może przyjmować jeden z dwóch stanów:
1. Rozwinięty – prezentowane są wówczas następujące informacje:
W nagłówku okna: informacja Trwa transfer plików (<liczba plików pobranych w całości>/ <liczba wszystkich plików, które wybrano do pobrania>)
Nazwy poszczególnych plików z informacją: Pobrano (jeśli pobieranie pliku zakończyło się pomyślnie), Nie pobrano (jeśli podczas pobierania pliku nastąpił błąd), Pobieranie (jeśli plik jest właśnie pobierany) lub Oczekuje (jeżeli plik jest w kolejce do pobierania). Jeśli nazwa pliku jest długa, można wyświetlić ją w całości po przesunięciu na nią kursora
Ikona (jeśli plik został pomyślnie pobrany), ikona (jeśli plik nie został poprawnie pobrany) lub kółko pokazujące stan pobierania poszczególnych plików (jeżeli trwa pobieranie danego pliku lub pobieranie ma się dopiero rozpocząć)
Jeśli operator przesunie kursor na napisNie pobrano lub na ikonę , zostanie wyświetlona informacja o przyczynie błędu pobierania.
Błąd w pobieraniu może wystąpić w wyniku:
Utraty połączenia z Internetem
Utraty połączenia z serwerem
wprowadzenia w pliku konfiguracyjnym appsettings.json błędnego connection string do bazy, w której przechowywane są pliki
usunięciu danych binarnych przez innego użytkownika
Po przesunięciu kursora na ikonkę wyświetlany jest wówczas komunikat „ Błąd pobierania. Skontaktuj się z administratorem”.
Kiedy rozpoczęto pobieranie pliku lub paczki zip, wówczas możliwe jest anulowanie akcji pobierania poprzez kliknięcie znaku X przy wybranym pliku lub paczce. Zostaje wówczas wyświetlona obok danego pliku/paczki ikona , po najechaniu na którą kursorem widoczna jest informacja Pobieranie anulowane przez użytkownika.
2.Zwinięte – widoczne są wtedy następujące informacje:
Informacja o transferze plikówTrwa transfer plików
Liczba plików przesłanych w całości/liczba wszystkich plików, które wybrano do pobrania
Okno transferu plików można rozwijać lub zwijać za pomocą strzałki dostępnej w nagłówku okna. Wybór znaku w ramach nagłówka okna transferu plików powoduje anulowanie wszystkich trwających pobrań jednocześnie.
Jeśli użytkownik próbuje zamknąć przeglądarkę, a nadal trwa pobieranie plików, przeglądarka wyświetli komunikat ostrzegający o trwaniu akcji, na przykład taki jak poniżej:
Uwaga
Użytkownik ma możliwość pracy na wielu zakładkach jednocześnie w ramach jednej licencji. Możliwe jest logowanie jedynie raz na jednym stanowisku przez jednego użytkownika (w ramach jednej licencji), ale można korzystać z więcej niż jednej karty. Aby móc korzystać z dwóch kart, konieczne jest skopiowanie linku do nowej karty.
Uwaga
Aby dwóch użytkowników mogło korzystać w danym momencie z jednego komputera konieczne jest posiadanie dwóch licencji.
Uwaga
Edytowanie jednego dokumentu na dwóch lub więcej zakładkach nie jest możliwe – po otwarciu dokumentu do edycji na jednej zakładce, na pozostałych zostaje zablokowany.
Jeśli użytkownik zaznaczy zarówno pliki, jak i foldery, a potem wybierze[Pobierz], wówczas pojawi się następujący komunikat:
Użytkownik może wybrać jeden z przycisków:
[Pobierz] – wówczas zostaną pobrane wszystkie zaznaczone dokumenty, ale zaznaczone foldery zostaną pominięte
[Anuluj] – wtedy nie zostanie pobrany żaden z zaznaczonych elementów
W ramach komunikatu dostępny jest także checkbox [Nie pokazuj więcej tego komunikatu. Już wiem, że foldery nie podlegają pobieraniu]. Jeśli uzytkownik go zaznaczy i wybierze [Pobierz], wówczas komunikat nie będzie już wyświetlany. Jeśli natomiast użytkownik zaznaczy checkbox, ale naciśnie [Anuluj] lub , wtedy komunikat zostanie znowu wyświetlony przy następnej próbie pobierania folderów.
Podczas wyszukiwania według frazy lub filtrowania według daty dodania, bez używania innych filtrów, w wynikach wyszukiwania/ filtrowania będą znajdować się oprócz plików także katalogi.
W przypadku używania innych filtrów w wynikach wyświetlane są jedynie dokumenty.Katalogi są również widoczne jako struktura podrzędna danego katalogu, gdy wyświetlana jest jego zawartość.
Jeżeli użytkownik chce pobrać wszystkie pliki znajdujące się w folderzelub obszarze , wówczas powinien wejść do folderu, a następnie zaznaczyć za pomocą checkboxa jego zawartość.
Uwaga
Jeżeli w folderze, w którym zaznaczono całą zawartość do pobrania, znajdują się foldery, wówczas ani one, ani ich zawartość nie zostanie pobrana.
Przycisk „Pobierz” a kwestia pobierania folderów
Jeśli operator zaznaczył jedynie foldery (ręcznie lub za pomocą checkboxa w nagłówku listy dokumentów), które znajdują się na danej stronie, wówczas przycisk [Pobierz] na belce nad listą dokumentów nie zostaje wyświetlony, choć widoczna jest informacja o zaznaczonych folderach.
Jeśli operator wybrał przycisk [Zaznacz wszystkie] w ramach belki nad lista dokumentów, a wśród zaznaczonych elementów znajdowały się jedynie foldery, wówczas przycisk [Pobierz] jest widoczny, ale po kliknięciu na niego foldery nie zostają pobrane, a w prawym dolnym rogu wyświetlana jest informacja:
Pobieranie plików unieważnionych
W przypadku, jeśli operator zaznaczył wiele plików jednocześnie i nacisnąłna belce nad listą dokumentów [Pobierz], a pośród nich znajdują się pliki unieważnione, wówczas zostaje wyświetlony następujący komunikat:
Jeżeli natomiast operator zaznaczył wiele plików i folderów jednocześnie, a następnie na belce nad listą dokumentów wybrał przycisk [Pobierz], wtedy pokazuje się następujący komunikat:
Na każdym z powyższych komunikatów można potwierdzić pobranie plików (w tym unieważnionych) za pomocą przycisku [Pobierz] lub zrezygnować z pobierania, wybierając przycisk [Anuluj] albo znak .
Jeśli użytkownik uprzednio zaznaczył checkbox [Nie pokazuj więcej tego komunikatu. Już wiem, że foldery nie poflegają pobieraniu] w komunikacie wyświetlanym przy próbie pobrania folderu, wówczas późniejsze komunikaty informują go tylko o próbie pobrania plików unieważnionych.
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?
W wersji 2022.0.1 zmianom uległa funkcjonalność unieważniania dokumentów w Repozytorium, a mianowicie:
Unieważnianie działa jedynie dla dokumentów zarchiwizowanych, niezależnie od tego, czy dokument jest w retencji
Unieważnienie stosowane jest do plików, które zostały błędnie dodane do Repozytorium, duplikatów i dokumentów z niewłaściwie określoną datą retencji
Unieważnienie dokumentu wymaga uzasadnienia przez użytkownika – podania powodu unieważnienia (ze słownika)
Konieczne jest, aby administrator Repozytorium wprowadził niezależny od typu dokumentu słownik powodów unieważnienia, działający analogicznie do atrybutów
administrator Repozytorium definiuje listę powodów unieważnienia
powód unieważnieniamoże zostać usunięty, jeśli nie przypisano go do żadnego dokumentu
jeśli powód unieważnienia został już przypisany do jakiegoś dokumentu, wówczas nie można go usunąć, a jedynie dezaktywować
do systemu dodano jeden domyślny powódDuplikat, którego nie można edytować – stąd zawsze istnieje możliwość wskazania powodu unieważnienia
powód unieważnienia, który został wybrany, jest widoczny do wglądu na dokumencie
podczas masowego pobierania dokumentów, jeśli pośród zaznaczonych przez użytkownika dokumentów co najmniej jeden jest unieważniony, przed wykonaniem akcji zostaje wyświetlony komunikat informujący o zaznaczeniu dokumentu unieważnionego z możliwością potwierdzenia lub anulowania akcji
W wersji 2022.0.1 zmieniono kwestię dostępności opcji [Unieważnij dokument] w menu kontekstowym – jest ona aktywna jedynie dla zarchiwizowanych dokumentów.
Opcja [Unieważnij dokument] może zostać wybrana:
Z menu kontekstowego pojedynczego dokumentu zarchiwizowanego
Z menu kontekstowego na belce nad listą dokumentów po zaznaczeniu checkboxu przy co najmniej 1 dokumencie
Po kliknięciu przycisku[Więcej akcji] w podglądzie dokumentu
Użytkownik może zrezygnować z unieważnienia dokumentu, naciskając przycisk [Anuluj] lub znak (niezależnie od tego, czy wybrano powód unieważnienia czy nie) – wtedy okno zostanie zamknięte, a dokument nie będzie unieważniony.
Jeżeli natomiast użytkownik nadal chce unieważnić dokument, powinien po wybraniu powodu unieważnienia potwierdzić wybór, klikając przycisk [Unieważnij] – wówczas okno zostanie zamknięte, a dokument ulegnie unieważnieniu, co jest widoczne w ramach okna wykonywanych akcji.
Przycisk [Unieważnij] pozostaje wyszarzony aż do czasu wyboru powodu unieważnienia.
Jeżeli wybrano wiele dokumentów do unieważnienia, wówczas proces ten przebiega analogicznie jak w przypadku unieważniania pojedynczego dokumentu, z tym, że w oknie unieważniania dokumentów w nawiasie jest podana ich liczba, a wybrany powód unieważnienia dotyczy wszystkich unieważnianych w ramach tej akcji dokumentów.
Jeżeli zaznaczono wiele dokumentów, w tym także niezarchiwizowane dokumenty, i we wspólnym menu kontekstowym wybrano opcję[Unieważnij dokument], a następnie powód unieważnienia, wówczas unieważnienie zostanie przeprowadzone tylko dla zarchiwizowanych dokumentów, a dla pozostałych w oknie wykonywanych akcji zostanie wyświetlony błąd.
Po kliknięciu na[Nie unieważniono] zostanie wówczas wyświetlone oknoz informacją o przyczynie wystąpienia błędu.
Jeżeli wybrano opcję[Unieważnij dokument] dla wielu dokumentów, a wśród nich znalazły się dokumenty unieważnione, wówczas akcja nie zostanie dla nich przeprowadzona, a po kliknięciu na informację w oknie wykonywanych akcji zostanie wyświetlone oknoz informacjami dotyczącymi przyczyn wystąpienia błędu.
Unieważniony dokumentjest oznaczonyna liście dokumentów , a po wyświetleniu dla niego prawego panelu na zakładce Szczegółyprezentowana jest informacja[Plik unieważniony] , a poniżej powód unieważnienia.
Pobieranie dokumentów unieważnionych na dysk
W wersji 2022.0.1. zostały wprowadzone zmiany w kwestii pobierania plików unieważnionych– kiedy użytkownik wybierze opcjęPobierz dla dokumentu unieważnionego, wówczas zostanie wyświetlony następujący komunikat:
W ramach komunikatu możliwy jest wybór:
[Pobierz] – po kliknięciu przycisku dokument zostanie pobrany na dysk
[Anuluj] lub znaku – po naciśnięciu następuje zamknięcie okna komunikatu, bez pobrania dokumentu
Jeśli użytkownik wybierze przycisk[Pobierz]na belce nad listą dokumentów, aby pobrać wiele zaznaczonych dokumentów unieważnionych, wówczas zostanie wyświetlony następujący komunikat:
W ramach komunikatu możliwy jest wybór:
[Pobierz] – po kliknięciu przycisku dokumenty zostają pobrane na dysk w formacie zip
[Anuluj] lub znaku – po naciśnięciu następuje zamknięcie okna komunikatu, bez pobrania żadnego dokumentu
Zmiany w usuwaniu dokumentów unieważnionych
W wersji 2022.0.1 wprowadzono zmiany dotyczące usuwania dokumentów unieważnionych:
Dokumenty unieważnione, które podlegają regule retencji, zostaną usunięte po zakończeniu okresu przechowywania, tak samo jak dokumenty zarchiwizowane – czyli dokumenty, których dotyczy automatyczne usuwanie po okresie retencji, będą trafiać do kosza retencji, natomiast dokumenty, których nie dotyczy automatyczne usuwanie po okresie retencji będą mogły zostać ręcznie usunięte do kosza. Istnieje możliwość przywrócenia lub ręcznego usunięcia dokumentów zarówno z kosza retencji, jak i z kosza
Dokument unieważniony, który nie podlega regule retencji, nie jest usuwany – brak również opcji [Usuń] w ramach menu kontekstowego dla pojedynczego dokumentu
Jeżeli użytkownik zaznaczy wiele dokumentów, w tym dokumentu unieważnione, i wybierze z menu kontekstowego na belce nad listą dokumentów opcję[Usuń], wówczas dla dokumentów unieważnionych akcja nie zostanie przeprowadzona, a po kliknięciu w oknie wykonywanych akcji na informację [Nie usunięto] zostanie wyświetlone okno z informacjami o przyczynach błędów.
Zmiana reguły retencji nie powoduje usunięcia dokumentów unieważnionych.
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?
Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych
W wersji 2022.0.1 nastąpiły zmiany dotyczące okresu retencji na dokumentach zarchiwizowanych, a mianowicie:
Zmianie uległa zasada zmiany okresu przechowywania dokumentów zarchiwizowanych, które mają ustawioną regułę retencji
Zmiana definicji reguły retencji nie ma nigdy wpływu na dokumenty zarchiwizowane, do których został przypisany typ dokumentu, na którym zmieniono warunki okresu przechowywania
Możliwa jest edycja daty zakończenia okresu przechowywania dla dokumentów zarchiwizowanych w okresie retencji– dzięki funkcji Edytuj, która jest dostępna na prawym panelu (opcja dostępna jedynie dla użytkowników o uprawnieniach edytora i administratora do danych dokumentów)
W menu kontekstowym dla pojedynczego dokumentu zarchiwizowanego została dodana opcja[Edytuj zakończenie okresu przechowywania]
Jeżeli użytkownik wybierze opcję[Edytuj zakończenie okresu przechowywania] z menu kontekstowego dokumentu lub opcjęEdytujna prawym panelu, wówczas zostaje wyświetlone okno Edytuj zakończenie okresu przechowywania pliku.
Wygląd okna jest zależny od wyboru dokonanego przez użytkownikaw ramach parametru Przechowuj dokumenty przez określony czas przy definiowaniu reguły retencji dla typu dokumentu. Jeśli wybrano:
1.Miesiące, w oknie edycji dostępne są kontrolki Miesiąc i Rok, które umożliwiają przedłużenie okresu retencji do wybranego miesiąca i roku.
Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni miesiąc i rok:
2.Lata, w oknie edycji dostępna jest kontrolka Rok, która umożliwia przedłużenie okresu retencji do wybranego roku.
Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni rok:
W ramach kontrolki Miesiące wyświetlana jest lista wszystkich miesięcy, w ramach której należy kliknąć na wybraną pozycję.
Uwaga
W ramach okna edycji daty zakończenia okresu przechowywania nie można dokonać wyboru, który skróciłby okres przechowywania dokumentu.
Jeżeli użytkownik wybierze miesiąc wcześniejszy niż ten, który jest ostatnim okresem przechowywania, wtedy pod kontrolkami zostaje wyświetlony komunikatinformujący o braku możliwości skrócenia okresu przechowywania, a przycisk [Zapisz] jest wyszarzony i nieaktywny.
W ramach kontrolki Rokwyświetlana jest lista lat rozpoczynająca się rokiem, w którym kończy się okres retencji. Należy kliknąć na wybraną pozycję na liście.
Jeżeli użytkownik naciśnie przycisk[Odrzuć] lub znak – wtedy zmiany nie zostaną wprowadzone.
Jeśli natomiast chce zachować zmianę daty zakończenia retencji, wówczas powinien wybrać przycisk[Zapisz] (przycisk jest nieaktywny do czasu dokonania zmiany miesiąca albo roku w kontrolkach).
Po kliknięciu w jeden z tych przycisków okno zostaje zamknięte, a użytkownik powraca do miejsca, skąd wywołał okno.
Zmiana terminu zakończenia okresu przechowywania nie powoduje zmiany daty modyfikacji dokumentu. Dokonane zmiany są rejestrowane w bazie danych i wyświetlane w ramach historii zmian daty zakończenia okresu przechowywania.
Zmieniona data zakończenia okresu retencji jest widoczna na prawym panelu, gdzie jest również wyświetlany przycisk[Zobacz historię zmian]. Przycisk znajduje się na prawym panelu od czasu pojawienia się pierwszego wpisu w historii zmian daty zakończenia retencji, nie jest natomiast wyświetlany, jeżeli data zakończenia okresu przechowywania nie była nigdy edytowana.
Po wyborze przycisku[Zobacz historię zmian] zostaje wyświetlone okno Historia zmian zakończenia okresu przechowywania pliku.
Pierwszy wpis pojawia się w tym oknie wtedy, kiedy miała miejsce pierwsza zmiana daty zakończenia retencji po archiwizacji dokumentu.
Po wyborze przycisku [Zamknij] lub znaku następuje zamknięcie okna, a użytkownik wraca do miejsca, z którego otworzył okno.
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?
Archiwizacja dokumentu jest działaniem polegającym na nadaniu dokumentowi statusuZarchiwizowany.
Właściwość ta oznacza, że dokument nie może być w żaden sposób zmieniany oraz nie może być usunięty z Comarch DMS Repozytorium.
Uwaga
W wersji 2022.0.1 nastąpiła zmiana dotycząca uprawnień do archiwizacji dokumentu – aktualnie dokument może być archiwizowany przez operatora, który posiada uprawnienia co najmniej edytora (a nie tylko administratora).
Opcja [Archiwizuj] jest dostępna w menu kontekstowymprzy danym dokumencie, menu kontekstowym i menu[Więcej akcji] dokumentu.
W wersji 2022.0.1 zmieniona została treść komunikatów dotyczących archiwizacji. Jeśli wybranoopcję [Archiwizuj] dla jednego lub wielu dokumentów, wówczas wyświetlany jest jeden z poniższych komunikatów:
Jeżeli użytkownik wybierze przycisk[Anuluj] lub znak , wówczas okno zostanie zamknięte, a dokumenty nie zostaną zarchiwizowane.
Jeżeli natomiast nadal chce przeprowadzić archiwizację, powinien wybrać przycisk [Archiwizuj] – wówczas pliki zostaną zarchiwizowane, a akcja będzie widoczna w oknie wykonywanych akcji, dostępnym po kliknięciu ikonki (zob. Okno „Wykonywane akcje”).
Na dokumencie zarchiwizowanym możliwe są:
Podgląd dokumentu, typu dokumentu i wartości przypisanych mu atrybutów – dla wszystkich pracowników z uprawnieniem co najmniej przeglądający
Pobranie dokumentu na dysk (także poprzednich wersji dokumentu – jeśli był wersjonowany przed zarchiwizowaniem) – dla wszystkich pracowników z uprawnieniem co najmniej przeglądający
Zarządzanie uprawnieniami do dokumentu – dla wszystkich pracowników z uprawnieniem administrator.
Przenoszenie dokumentu do innej lokalizacji – dla wszystkich pracowników z uprawnieniem co najmniej edytor
Wyświetlenie szczegółów dokumentu – dla wszystkich pracowników z uprawnieniem co najmniej przeglądający
Unieważnienie dokumentu
Edycja zakończenia okresu przechowywania (jeśli dokument podlega regule retencji)
W przypadku dokumentów zarchiwizowanych nie jest możliwe:
Usunięcie dokumentu
Zmiana wartości atrybutów
Dodanie nowych atrybutów
Zmiana typu dokumentu
Zmiana nazwy dokumentu
Dodawanie nowych wersji dokumentu
Edytowanie wersji dokumentu
Usuwanie poprzednich wersji dokumentu
Dokumenty zarchiwizowane prezentowane są na liście dokumentów w jaśniejszym kolorze niż dokumenty aktywne. Informacja o tym, że dokument jest zarchiwizowany jest również wyświetlana na panelu ze szczegółami dokumentu.
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?
Ujednolicenie oznaczeń dokumentów na liście dokumentów
W wersji 2023.0.0 wprowadzono zmiany w oznaczeniach na liście dokumentów.
Oznaczenia w formie ikon są widoczne w odrębnej dodatkowej kolumnie, która nie ma nazwy i znajduje się na prawo od kolumny „Nazwa”.
Jeżeli użytkownik zmieni kolejność ułożenia kolumn, wówczas kolumna z ikonami znajdzie się analogicznie na prawo od kolumny „Nazwa”.
Kolumna z ikonami dostępna jest zarówno na liście dokumentów w oknie głównym, jak i w koszu oraz w ramach zakładki „Pliki usunięte po retencji”.
Kiedy użytkownik przesunie kursor na daną ikonę, wtedy wyświetlana jest informacja dotycząca jej znaczenia.
Oznaczenia dokumentów zarchiwizowanych nie ulegają zmianie.
W ramach prawego panelu widoczne są oznaczenia, które odpowiadają ikonom znajdującym się na liście dokumentów. Jeżeli danego dokumentu dotyczy więcej niż jedno takie oznaczenie, wówczas wyświetlane są jedno pod drugim.
Ikony i oznaczenia na prawym panelu mogą być widoczne:
Stale – dotyczy to następujących ikon:
Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik przetworzony przez OCR]– oznaczenia wyświetlane dla plików, które zostały przetworzone przez OCR i przesłane z modułu Workflow i które można wyszukiwać według treści
Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik unieważniony] – oznaczenia wyświetlane dla plików, które zostały unieważnione za pomocą opcji [Unieważnij dokument]
Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik przywrócony po retencji] – oznaczenia wyświetlane dla plików, które przywrócono z zakładki „Pliki usunięte po retencji” na listę dokumentów za pomocą opcji [Przywróć]
Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik usunięty] – oznaczenia wyświetlane dla plików które zostały usunięte z usługi IBARD lub z bazy MongoDB, widoczne zarówno z poziomu listy dokumentów, jak również z poziomu okna „Zarządzaj wersjami”
Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik podpisany elektronicznie]– oznaczenia wyświetlane dla dokumentów, które zostały podpisane elektronicznie w module Workflow
Czasowo – dotyczy to następującej ikony:
Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik w trakcie edycji] – oznaczenia wyświetlane dla plików, które są aktualnie edytowane
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?
Menu kontekstowe folderu może zostać wywołane poprzez przesunięcie kursora na pozycję danego folderu i kliknięcie w ikonkę , która pojawi się po prawej stronie.
Można także zaznaczyć jeden lub wiele folderów za pomocą checkboxów, a potem wywołać menu kontekstowe, klikając w ikonkę na belce, która pojawi się nad listą dokumentów.
W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:
1. dla użytkownika o uprawnieniach „Przeglądający”: menu ma tylko jedną opcję „Zobacz szczegóły”, która powoduje rozwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.
2. dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu zawiera 4 opcje: „Przenieś do”, „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”:
Opcja „Zmień nazwę” powoduje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy folderu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana przyciskiem „Anuluj”.
Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.
Opcja „Usuń” zaś umożliwia usunięcie folderu do kosza, razem z zawartością.
3. dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” (zarówno dla Administratora Repozytorium, jak i administratora lokalnego): menu posiada 5 opcji: „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do” „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”:
Opcja „Zmień nazwę” powoduje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy folderu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz”lub anulowana przyciskiem „Anuluj”.
Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.
Opcja „Usuń” zaś umożliwia usunięcie folderu do kosza, razem z zawartością.
Menu kontekstowe dokumentu
Menu kontekstowe dokumentu może zostać wywołane na jeden z trzech sposobów:
przesunięcie kursora na dany dokument i kliknięcie w ikonkę, która pojawi się po prawej stronie (tylko dla pojedynczego dokumentu)
wybór przycisku[Więcej akcji] w podglądzie dokumentu
zaznaczenie checkboxa obok dokumentu lub dokumentów i kliknięcie w ikonkę na belce, która pojawi się nad listą dokumentów
W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:
1.Dla użytkownika o uprawnieniach „Przeglądający”: menu ma tylko dwie opcje: „Pobierz” i „Zobacz/Ukryj szczegóły”:
Po wybraniu opcji „Pobierz”, dokument zostaje natychmiast pobrany.
Opcja „Zobacz/Ukryj szczegóły” powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie.
2.Dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu dla aktywnego dokumentu zawiera następujące opcje:
„Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
„Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
„Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana przyciskiem „Anuluj”
„Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego paneluze szczegółowymi informacjami o dokumencie
„Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
„Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
Dla dokumentów zarchiwizowanychdostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami” i „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje „Pobierz”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami”
3.Dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” menu aktywnego dokumentu posiada następujące opcje:
„Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
„Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
„Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz”lub anulowana przyciskiem „Anuluj”
„Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego paneluze szczegółowymi informacjami o dokumencie
„Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
„Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami” i „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami”
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?
Edycji typu i wartości atrybutów oraz wyboru kolejnych atrybutów może dokonać użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor”– w tym celu należy kolejno:
1.kliknąć w nazwędanego dokumentu na liście dokumentów
2.wybrać przycisk [Edytuj atrybuty] i wprowadzić wartości dla atrybutów.
Pola możliwe do edycji:
[Typ dokumentu]– pole, w którym można zmienić typ dokumentu, wybierając spośród typów dokumentów określonych przez administratora Repozytorium.
Aby móc określać wartości atrybutów i wybierać kolejne atrybuty konieczna jest zmiana typu dokumentu „Nieokreślony” na inny.
– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole oznaczone jest gwiazdką, ponieważ atrybut został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany
– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia, bo atrybut nie został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany
[Dodatkowe atrybuty] – pole, za pomocą którego można dokonać wyboru dodatkowych atrybutów, spośród wszystkich atrybutów utworzonych przez administratora Repozytorium i oznaczonych jako aktywne.
Aby zaznaczyć wszystkie atrybuty, można wybrać opcję [Zaznacz wszystko].
Po zaznaczeniu wybranych atrybutów należy nacisnąć [Wybierz], aby zatwierdzić wybór.
W celu anulowania zaznaczenia można nacisnąć znak „x” obok liczby wybranych atrybutów lub nacisnąć [Wyczyść].
Kiedy do dokumentu zostanie przypisany typ dokumentu z włączoną regułą retencji, wówczas w ramach prawego panelu w zakładce Atrybuty znajduje się dodatkowo atrybutKryterium okresu przechowywania.
AtrybutKryterium okresu przechowywania umieszczony jest na ostatniej pozycji na liście atrybutów przypisanych do typu dokumentu, ale jeżeli po włączeniu retencji i dodaniu tego atrybutu zostaną dodane kolejne atrybuty, wówczas będą wyświetlane poniżej atrybutu Kryterium okresu przechowywania.
Jeżeli na definicji typu dokumentu zaznaczono parametr[Wymagane] , wówczas uzupełnienie atrybutu jest konieczne, aby zapisać zmiany.
Kwestia uzupełnienia atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest również zawsze weryfikowana, kiedy użytkownik próbuje archiwizować dokument – archiwizacja nie zostanie przeprowadzona, jeśli nie uzupełniono wartości atrybutu, a w ramach okna wykonywanych akcji po kliknięciu na informację [Nie zarchiwizowano] wyświetla się następujący komunikat:
Modyfikacja wartości atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest możliwa niezależnie od tego, czy dodano ją ręcznie czy została wpisana automatycznie.
Uwaga
Jeżeli, przykładowo, do dokumentu Delegacje przypisano typ dokumentu Pracownicze, który podlega regule retencji, ale nie wskazano dla niego żadnej kontrolki w polu Wybierz kryterium, a następnie w ramach edycji tego typu dokumentu wskazano taką kontrolkę, wówczas data w atrybucie Kryterium okresu przechowywania na dokumencie Delegacje nie zostanie zaktualizowana. Możliwa jest wtedy natomiast zmiana typu dokumentu dla dokumentu Delegacje na inny, a następnie znowu zmiana na typ dokumentu Pracownicze – wówczas zmiana ustawień typu dotyczy również tego dokumentu.
3. Po dokonaniu zmian typu dokumentu i/lub rodzajów oraz wartości atrybutów nacisnąć [Zapisz], aby zachować zmiany.
Jeżeli użytkownik nie chce zapisać zmian, wówczas powinien kliknąć przycisk [Anuluj]. Pojawi się wówczas okno z zapytaniem „Czy chcesz zapisać zmiany?”. Jeśli wybrany zostanie przycisk [Zapisz], zmiany zostaną zapisane, natomiast po wyborze opcji [Odrzuć] zmiany będą anulowane.
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?