W wersji 2022.0.1 zmianom uległa funkcjonalność unieważniania dokumentów w Repozytorium, a mianowicie:

W wersji 2022.0.1 zmieniono kwestię dostępności opcji [Unieważnij dokument] w menu kontekstowym – jest ona aktywna jedynie dla zarchiwizowanych dokumentów.

Opcja  [Unieważnij dokument] może zostać wybrana:

Po wyborze opcji [Unieważnij dokument] zostaje wyświetlone okno unieważniania dokumentu, w którym w ramach pola [Wybierz powód] należy wybrać jeden ze wszystkich aktywnych powodów unieważnienia dostępnych na wyświetlonej liście (zobacz: „Ustawienia” w Repozytorium – zakładka „Zarządzanie aplikacją” dla administratora).

Użytkownik może zrezygnować z unieważnienia dokumentu, naciskając przycisk [Anuluj] lub znak (niezależnie od tego, czy wybrano powód unieważnienia czy nie) – wtedy okno zostanie zamknięte, a dokument nie będzie unieważniony.

Jeżeli natomiast użytkownik nadal chce unieważnić dokument, powinien po wybraniu powodu unieważnienia potwierdzić wybór, klikając przycisk [Unieważnij] – wówczas okno zostanie zamknięte, a dokument ulegnie unieważnieniu, co jest widoczne w ramach okna wykonywanych akcji.

Przycisk [Unieważnij] pozostaje wyszarzony aż do czasu wyboru powodu unieważnienia.

Jeżeli wybrano wiele dokumentów do unieważnienia, wówczas proces ten przebiega analogicznie jak w przypadku unieważniania pojedynczego dokumentu, z tym, że w oknie unieważniania dokumentów w nawiasie jest podana ich liczba, a wybrany powód unieważnienia dotyczy wszystkich unieważnianych w ramach tej akcji dokumentów.

Jeżeli zaznaczono wiele dokumentów, w tym także niezarchiwizowane dokumenty, i we wspólnym menu kontekstowym wybrano opcję [Unieważnij dokument], a następnie powód unieważnienia, wówczas unieważnienie zostanie przeprowadzone tylko dla zarchiwizowanych dokumentów, a dla pozostałych w oknie wykonywanych akcji zostanie wyświetlony błąd.

Po kliknięciu na [Nie unieważniono] zostanie wówczas wyświetlone okno z informacją o przyczynie wystąpienia błędu.

Jeżeli wybrano opcję [Unieważnij dokument] dla wielu dokumentów, a wśród nich znalazły się dokumenty unieważnione, wówczas akcja nie zostanie dla nich przeprowadzona, a po kliknięciu na informację w oknie wykonywanych akcji zostanie wyświetlone okno z informacjami dotyczącymi przyczyn wystąpienia błędu.

Unieważniony dokument jest oznaczony na liście dokumentów , a po wyświetleniu dla niego prawego panelu na zakładce Szczegóły prezentowana jest informacja [Plik unieważniony] , a poniżej powód unieważnienia.

Pobieranie dokumentów unieważnionych na dysk

W wersji 2022.0.1. zostały wprowadzone zmiany w kwestii pobierania plików unieważnionych – kiedy użytkownik wybierze opcję Pobierz dla dokumentu unieważnionego, wówczas zostanie wyświetlony następujący komunikat:

W ramach komunikatu możliwy jest wybór:

Jeśli użytkownik wybierze przycisk [Pobierz] na belce nad listą dokumentów, aby pobrać wiele zaznaczonych dokumentów unieważnionych, wówczas zostanie wyświetlony następujący komunikat:

W ramach komunikatu możliwy jest wybór:

• [Pobierz] – po kliknięciu przycisku dokumenty zostają pobrane na dysk w formacie zip
• [Anuluj] lub znaku – po naciśnięciu następuje zamknięcie okna komunikatu, bez pobrania żadnego dokumentu

Zmiany w usuwaniu dokumentów unieważnionych

W wersji 2022.0.1 wprowadzono zmiany dotyczące usuwania dokumentów unieważnionych:

Jeżeli użytkownik zaznaczy wiele dokumentów, w tym dokumentu unieważnione, i wybierze z menu kontekstowego na belce nad listą dokumentów opcję [Usuń], wówczas dla dokumentów unieważnionych akcja nie zostanie przeprowadzona, a po kliknięciu w oknie wykonywanych akcji na informację [Nie usunięto] zostanie wyświetlone okno z informacjami o przyczynach błędów.

Zmiana reguły retencji nie powoduje usunięcia dokumentów unieważnionych.

W wersji 2022.0.1 nastąpiły zmiany dotyczące okresu retencji na dokumentach zarchiwizowanych, a mianowicie:

• Zmianie uległa zasada zmiany okresu przechowywania dokumentów zarchiwizowanych, które mają ustawioną regułę retencji
• Zmiana definicji reguły retencji nie ma nigdy wpływu na dokumenty zarchiwizowane, do których został przypisany typ dokumentu, na którym zmieniono warunki okresu przechowywania
• Możliwa jest edycja daty zakończenia okresu przechowywania dla dokumentów zarchiwizowanych w okresie retencji – dzięki funkcji Edytuj, która jest dostępna na prawym panelu (opcja dostępna jedynie dla użytkowników o uprawnieniach edytora i administratora do danych dokumentów)

 

 

• W menu kontekstowym dla pojedynczego dokumentu zarchiwizowanego została dodana opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania]

Jeżeli użytkownik wybierze opcję  [Edytuj zakończenie okresu przechowywania] z menu kontekstowego dokumentu lub opcję Edytuj na prawym panelu, wówczas zostaje wyświetlone okno Edytuj zakończenie okresu przechowywania pliku.

Wygląd okna jest zależny od wyboru dokonanego przez użytkownika w ramach parametru Przechowuj dokumenty przez określony czas przy definiowaniu reguły retencji dla typu dokumentu. Jeśli wybrano:

1. Miesiące, w oknie edycji dostępne są kontrolki Miesiąc i Rok, które umożliwiają przedłużenie okresu retencji do wybranego miesiąca i roku.

Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni miesiąc i rok:

2. Lata, w oknie edycji dostępna jest kontrolka Rok, która umożliwia przedłużenie okresu retencji do wybranego roku.

Po otwarciu okna domyślnie wyświetlany jest ostatni okres przechowywania dokumentu – w tym przypadku ostatni rok:

W ramach kontrolki Miesiące wyświetlana jest lista wszystkich miesięcy, w ramach której należy kliknąć na wybraną pozycję.

Uwaga

W ramach okna edycji daty zakończenia okresu przechowywania nie można dokonać wyboru, który skróciłby okres przechowywania dokumentu.

Jeżeli użytkownik wybierze miesiąc wcześniejszy niż ten, który jest ostatnim okresem przechowywania, wtedy pod kontrolkami zostaje wyświetlony komunikat informujący o braku możliwości skrócenia okresu przechowywania, a przycisk [Zapisz] jest wyszarzony i nieaktywny.

 

W ramach kontrolki Rok wyświetlana jest lista lat rozpoczynająca się rokiem, w którym kończy się okres retencji. Należy kliknąć na wybraną pozycję na liście.

Jeżeli użytkownik naciśnie przycisk [Odrzuć] lub znak – wtedy zmiany nie zostaną wprowadzone.

Jeśli natomiast chce zachować zmianę daty zakończenia retencji, wówczas powinien wybrać przycisk [Zapisz] (przycisk jest nieaktywny do czasu dokonania zmiany miesiąca albo roku w kontrolkach).

Po kliknięciu w jeden z tych przycisków okno zostaje zamknięte, a użytkownik powraca do miejsca, skąd wywołał okno.

Zmiana terminu zakończenia okresu przechowywania nie powoduje zmiany daty modyfikacji dokumentu. Dokonane zmiany są rejestrowane w bazie danych i wyświetlane w ramach historii zmian daty zakończenia okresu przechowywania.

Zmieniona data zakończenia okresu retencji jest widoczna na prawym panelu, gdzie jest również wyświetlany przycisk [Zobacz historię zmian]. Przycisk znajduje się na prawym panelu od czasu pojawienia się pierwszego wpisu w historii zmian daty zakończenia retencji, nie jest natomiast wyświetlany, jeżeli data zakończenia okresu przechowywania nie była nigdy edytowana.

Po wyborze przycisku [Zobacz historię zmian] zostaje wyświetlone okno Historia zmian zakończenia okresu przechowywania pliku.

Pierwszy wpis pojawia się w tym oknie wtedy, kiedy miała miejsce pierwsza zmiana daty zakończenia retencji po archiwizacji dokumentu.

Po wyborze przycisku [Zamknij] lub znaku następuje zamknięcie okna, a użytkownik wraca do miejsca, z którego otworzył okno.

Archiwizacja dokumentu jest działaniem polegającym na nadaniu dokumentowi statusu Zarchiwizowany.

Właściwość ta oznacza, że dokument nie może być w żaden sposób zmieniany oraz nie może być usunięty z Comarch DMS Repozytorium.

Opcja [Archiwizuj] jest dostępna w menu kontekstowym przy danym dokumencie, menu kontekstowym i menu [Więcej akcji] dokumentu.

W wersji 2022.0.1 zmieniona została treść komunikatów dotyczących archiwizacji. Jeśli wybrano opcję [Archiwizuj] dla jednego lub wielu dokumentów, wówczas wyświetlany jest jeden z poniższych komunikatów:

Jeżeli użytkownik wybierze przycisk [Anuluj] lub znak , wówczas okno zostanie zamknięte, a dokumenty nie zostaną zarchiwizowane.

Jeżeli natomiast nadal chce przeprowadzić archiwizację, powinien wybrać przycisk [Archiwizuj] – wówczas pliki zostaną zarchiwizowane, a akcja będzie widoczna w oknie wykonywanych akcji, dostępnym po kliknięciu ikonki (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

Na dokumencie zarchiwizowanym możliwe są:

W przypadku dokumentów zarchiwizowanych nie jest możliwe:

Dokumenty zarchiwizowane prezentowane są na liście dokumentów w jaśniejszym kolorze niż dokumenty aktywne. Informacja o tym, że dokument jest zarchiwizowany jest również wyświetlana na panelu ze szczegółami dokumentu.

W wersji 2023.0.0 wprowadzono zmiany w oznaczeniach na liście dokumentów.

Oznaczenia w formie ikon są widoczne w odrębnej dodatkowej kolumnie, która nie ma nazwy i znajduje się na prawo od kolumny „Nazwa”.

Jeżeli użytkownik zmieni kolejność ułożenia kolumn, wówczas kolumna z ikonami znajdzie się analogicznie na prawo od kolumny „Nazwa”.

Kolumna z ikonami dostępna jest zarówno na liście dokumentów w oknie głównym, jak i w koszu oraz w ramach zakładki „Pliki usunięte po retencji”.

Kiedy użytkownik przesunie kursor na daną ikonę, wtedy wyświetlana jest informacja dotycząca jej znaczenia.

Oznaczenia dokumentów zarchiwizowanych nie ulegają zmianie.

W ramach prawego panelu widoczne są oznaczenia, które odpowiadają ikonom znajdującym się na liście dokumentów. Jeżeli danego dokumentu dotyczy więcej niż jedno takie oznaczenie, wówczas wyświetlane są jedno pod drugim.

Ikony i oznaczenia na prawym panelu mogą być widoczne:

• Stale – dotyczy to następujących ikon:

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik przetworzony przez OCR]– oznaczenia wyświetlane dla plików, które zostały przetworzone przez OCR i przesłane z modułu Workflow i które można wyszukiwać według treści

 

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik unieważniony] – oznaczenia wyświetlane dla plików, które zostały unieważnione za pomocą opcji [Unieważnij dokument]

 

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik przywrócony po retencji] – oznaczenia wyświetlane dla plików, które przywrócono z zakładki „Pliki usunięte po retencji” na listę dokumentów za pomocą opcji [Przywróć]

 

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik usunięty] – oznaczenia wyświetlane dla plików które zostały usunięte z usługi IBARD lub z bazy MongoDB, widoczne zarówno z poziomu listy dokumentów, jak również z poziomu okna „Zarządzaj wersjami”

 

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik podpisany elektronicznie]– oznaczenia wyświetlane dla dokumentów, które zostały podpisane elektronicznie w module Workflow

 

• Czasowo – dotyczy to następującej ikony:

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik w trakcie edycji] – oznaczenia wyświetlane dla plików, które są aktualnie edytowane

Menu kontekstowe folderu

Menu kontekstowe folderu może zostać wywołane poprzez przesunięcie kursora na  pozycję danego folderu i kliknięcie w ikonkę , która pojawi się po prawej stronie.

Można także zaznaczyć jeden lub wiele folderów za pomocą checkboxów, a potem wywołać menu kontekstowe, klikając w ikonkę na belce, która pojawi się nad listą dokumentów.

W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:

1. dla użytkownika o uprawnieniach  „Przeglądający”: menu ma tylko jedną opcję „Zobacz szczegóły”, która powoduje rozwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.

2. dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu zawiera 4 opcje: „Przenieś do”, „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”:

3. dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” (zarówno dla Administratora Repozytorium, jak i  administratora lokalnego): menu posiada 5 opcji: „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do” „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”:

Menu kontekstowe dokumentu

Menu kontekstowe dokumentu może zostać wywołane na jeden z trzech sposobów:

W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:

1.Dla użytkownika o uprawnieniach  „Przeglądający”: menu ma tylko dwie opcje: „Pobierz” i „Zobacz/Ukryj szczegóły”:

2.Dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu dla aktywnego dokumentu zawiera następujące opcje:

• „Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
• „Archiwizuj” – po zaznaczeniu „Archiwizuj” dokument ulega archiwizacji (zob. Archiwizacja dokumentu)
• „Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
• „Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”
• „Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
• „Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
• „Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
• Jeżeli dokument jest archiwizowany, wówczas w menu kontekstowym edytora dostępna jest także opcja [Unieważnij dokument] (zob. Unieważnianie dokumentów). Jeżeli zarchiwizowany dokument jest w okresie retencji,               wtedy w menu   kontekstowym edytora znajduje się również opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania] (zob. Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych )

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie  okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami” i  „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje „Pobierz”, „Przenieś do”,  „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”,  „Zarządzaj  wersjami”

3.Dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” menu aktywnego dokumentu posiada następujące opcje:

• „Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
• „Zarządzaj uprawnieniami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – otwiera okno, w którym można  nadawać, modyfikować i usuwać uprawnienia innych użytkowników do dokumentu  (zob. Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami)
• „Archiwizuj” – po zaznaczeniu „Archiwizuj” dokument ulega archiwizacji (zob. Archiwizacja dokumentu)
• „Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
• „Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”
• „Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
• „Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
• „Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
• Jeżeli dokument jest archiwizowany, wówczas w menu kontekstowym edytora dostępna jest także opcja [Unieważnij dokument] (zob. Unieważnianie dokumentów). Jeżeli zarchiwizowany dokument jest w okresie retencji,           wtedy w menu   kontekstowym edytora znajduje się również opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania] (zob. Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych ).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś   do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”,   „Zarządzaj wersjami” i „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje  „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami”

Edycji typu i wartości atrybutów oraz wyboru kolejnych atrybutów może dokonać użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” – w tym celu należy kolejno:

1. kliknąć w nazwę danego dokumentu  na liście dokumentów

2. wybrać przycisk [Edytuj atrybuty] i wprowadzić wartości dla atrybutów.

Pola możliwe do edycji:

[Typ  dokumentu]– pole, w którym można zmienić typ dokumentu, wybierając spośród typów dokumentów określonych przez administratora Repozytorium.

Aby móc określać wartości atrybutów i wybierać kolejne atrybuty konieczna jest zmiana typu dokumentu „Nieokreślony” na inny.

– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole oznaczone jest gwiazdką, ponieważ atrybut został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany

– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia, bo atrybut nie został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany

[Dodatkowe atrybuty] – pole, za pomocą którego można dokonać wyboru dodatkowych atrybutów, spośród wszystkich atrybutów utworzonych przez administratora Repozytorium i oznaczonych jako aktywne.

Aby zaznaczyć wszystkie atrybuty, można wybrać opcję [Zaznacz wszystko].

Po zaznaczeniu wybranych atrybutów należy nacisnąć [Wybierz], aby zatwierdzić wybór.

W celu anulowania zaznaczenia można nacisnąć znak „x” obok liczby wybranych atrybutów lub nacisnąć [Wyczyść].

Kiedy do dokumentu zostanie przypisany typ dokumentu z włączoną regułą retencji, wówczas w ramach prawego panelu w zakładce Atrybuty znajduje się dodatkowo atrybut Kryterium okresu przechowywania.

Atrybut Kryterium okresu przechowywania  umieszczony jest na ostatniej pozycji na liście atrybutów przypisanych do typu dokumentu, ale jeżeli po włączeniu retencji i dodaniu tego atrybutu zostaną dodane kolejne atrybuty, wówczas będą wyświetlane poniżej atrybutu Kryterium okresu przechowywania.

Jeżeli na definicji typu dokumentu zaznaczono parametr [Wymagane] , wówczas uzupełnienie atrybutu jest konieczne, aby zapisać zmiany.

Kwestia uzupełnienia atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest również zawsze weryfikowana, kiedy użytkownik próbuje archiwizować dokument – archiwizacja nie zostanie przeprowadzona, jeśli nie uzupełniono wartości atrybutu, a w ramach okna wykonywanych akcji po kliknięciu na informację [Nie zarchiwizowano] wyświetla się następujący komunikat:

Modyfikacja wartości atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest możliwa niezależnie od tego, czy dodano ją ręcznie czy została wpisana automatycznie.

3. Po dokonaniu zmian typu dokumentu i/lub rodzajów oraz wartości atrybutów  nacisnąć [Zapisz], aby zachować zmiany.

Jeżeli użytkownik nie chce zapisać zmian, wówczas powinien kliknąć przycisk [Anuluj]. Pojawi się wówczas okno z zapytaniem „Czy chcesz zapisać zmiany?”. Jeśli wybrany zostanie przycisk [Zapisz], zmiany zostaną zapisane, natomiast po wyborze opcji [Odrzuć] zmiany będą anulowane.